Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất.doc

Tổ chức kế toán tại Công ty vật tư và xuất nhập khẩu hoá chất.doc

Lời nói đầu

“ Học đi đôi với hành” , đó là câu nói đã có từ rất lâu của cha ông ta Họctrên giảng đờng những lý thuyết , bài học làm cơ sở cho chúng ta ứng dụng vàothực tiễn , lý luận mà không có thực tiễn ứng dụng thì chỉ là lý luận suông , cònnếu ta bắt tay vào thực tế mà không học , không có kiến thức thì không thể làmđúng theo yêu cầu của công việc , nhất lại là làm kế toán Vì vậy , sau ba nămruỡi ngồi trên ghế giảng đờng , tiếp thu kiến thức từ rất nhiều môn học , nhiềumảng , từ kiến thức xã hội , kinh tế cũng nh chính trị và nhất là các kiến thức vềkế toán Tạo điều kiện cho chính bản thân sinh viên không bị lạc lõng giữa khốilợng kiến thức trên sách vở , cũng nh không bị bỡ ngỡ , lúng túng trong quátrình đi xin việc cũng nh làm việc , nhà trờng đã dành một học kỳ cho sinh viêntiến hành quá trình thực tập , giai đoạn này sinh viên sẽ đợc tiếp xúc trực tiếpvới các hoạt động , công việc cũng nh công tác kế toán tại cơ sở thực tập Thôngqua giai đoạn thực tập tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất , em đã đợc tiếpxúc trực tiếp thực tế công tác hạch toán kế toán và hoạt động kinh doanh , hoạtđộng điều hành , quản lý trong Công ty Đây là một giai đoạn đầy khó khăn ,lúng túng vì kiến thức trên sách vở khác rất nhiều những gì đang diễn ra trênthực tế cả về cách quản lý cũng nh công tác hạch toán kế toán Mặc dù vậy ,trong thời gian tìm hiểu tại Công ty vật t xuất nhập khẩu hoá chất , trên cở sởvận dụng những kiến thức đại cơng cũng nh chuyên ngành vào việc quan sát ,đánh giá thực tế về Công ty nhằm nắm bắt đợc một cách chung nhất , khái quátnhất quá trình hình thành , quá trình phát triển , các hoạt động quản lý cũng nhqui trình hạch toán – kế toán trong doanh nghiệp Để thực hiện đợc điều đó ,từ những ngày thực tập đầu tiên , em đã tiếp xúc với các phòng ban trong Côngty , đặc biệt là phòng kế toán , với các nhân viên trong phòng nhằm thu thập tàiliệu , tìm hiểu về các khía cạnh cần thiết để viết Báo cáo tổng hợp

Báo cáo của em bao gồm ba phần nh sau :

Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật t và xuấtnhập khẩu hoá chất

Phần II : Tổ chức kế toán tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Phần III : Nhận xét và đánh giá chung về Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoáchất

Phần I : Tổng quan về hoạt động kinh doanh và quản lý tại Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

I - Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty vật t và xuấtnhập khẩu hoá chất

Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất ra đời trong hoàn cảnh chiếntranh phá hoại của Mỹ đang leo thang đánh phá ác liệt miền Bắc nớc ta , thấy trớcđợc tình hình nớc ta sẽ thắng lợi , Tỗng cục hoá chất đã ra quyết định số 327/HC- QLKT vào ngày 4/11/1969 thành lập Công ty vận tải hoá chất nhằm thựchiện chức năng đợc giao là cơ quan chuyên môn duy nhất giúp Tổng cục hoá chấtvề mặt quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toàn ngành hóa chất

Vào năm 1985 ,khi đất nớc vừa thống nhất đợc 10 năm , Tổng cục hoáchất nhận thấy trong xu hớng hội nhập toàn cầu hoá , nhu cầu tiêu dùng hoá chấttrong nớc ngày càng tăng , đã ra quyết định số 824 / HC – TCCBĐT ngày25/12/1985 đổi tên Công ty vật t vận tải hóa chất thành Công ty vật t và xuấtnhập khẩu hoá chất Ngoài nhiệm vụ quản lý và cung ứng vật t kỹ thuật cho toànngành hoá chất , Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất còn có thêm nhiệm vụxuất nhập khẩu và cung ứng vật t , đợc đảm nhận uỷ thác các nguồn xuất nhậpkhẩu của các cơ sở trong Tổng cục hoá chất , có t cách pháp nhân về ngoại th-

ơng , có tài khoản ngoại tệ , có thể tự tạo các quan hệ với các đối tác không cầnthông qua Tổng cục hoá chất

Nhằm tăng thêm lĩnh vực hoạt động cho Công ty , vào ngày 4/9/1992 ,Tổng cục hoá chất ra quyết định số 1723/CNNg phê chuẩn Điều lệ hoạt độngcủa Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất , bổ sung kinh doanh các loạinguyên liệu , vật t , thiết bị dùng trong ngành hoá chất , tiêu thụ sản phẩm củacác xí nghiệp trong cùng ngành , làm dịch vụ vận tải , sửa chữa ô tô , gia côngcơ khí

Ngày 20/11/91 , Hội đồng bộ trởng ra quyết định 388- HĐBT về việcthành lập lại các doanh nghiệp nhà nớc , Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoáchất cũng không nằm ngoài quyết định này , do đó Công ty cũng đã tiến hànhthành lập lại theo quyết định số 60/CNNg ngày 13/2/1993 với điều lệ Công tyquy định mức vốn hoạt động nh sau :

 Vốn kinh doanh : 12.082,0 triệu đồng  Vốn ngân sách nhà nớc cấp : 11.414,0 ,,

 Vốn tự bổ sung : 659,0 ,,

Quyết định này quy định ngành nghề kinh doanh chủ yếu : Vật t thiết bị ,vận tải , các loại hoá chất , nguyên liệu hoá chất , thiết bị văn phòng , phân bón ,phân NPK và các loại hàng hoá khác

Ngày 9/1/1997 , Để đáp ứng đợc theo cơ chế thị trờng cũng nh xu thế toàncầu hoá , nhất là khi Việt Nam đã ra nhập khối ASEAN , và tới đây cố gắng ranhập tổ chức quốc tế WTO – Tổ chức thơng mại thế giới , theo QĐ số13/QĐ/HĐQT của hội đồng quản trị đã ra quyết định phê chuẩn điều lệ tổ chứcvà hoạt động của Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Theo quyết định này , Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất hạch toánđộc lập trực thuộc Tổng công ty Hoá chất Việt Nam , là tổ chức kinh tế do Nhà n-ớc đầu t , thành lập và tổ chức quản lý , hoạt động kinh doanh nhằm thực hiện cácmục tiêu kinh tế – xã hội do Nhà nớc giao Công ty có :

1 Tên giao dịch quốc tế : VINACHIMEX ( Việtnam Chemical Importand Export Corporation )

2 Trụ sở tại : Số 4 Phạm Ngũ Lão , Quận Hoàn Kiếm , Hà Nội 3 Có t cách pháp nhân , quyền và nghĩa vụ dân sự

4 Vốn và các nguồn lực khác do Tổng công ty giao và do Công ty tự huyđộng

5 Con dấu theo quy định của Nhà nớc6 Tài khoản riêng

7 Bảng cân đối tài sản , các quỹ theo qui định của Chính phủ và hớng dẫncủa Tổng công ty

Cho đến nay , công ty đã trở thành một thực thể khách quan không thểphủ nhận trong nền kinh tế thị trờng và là một trong những doanh nghiệp đứngđầu ngành hoá chất và của Trung ơng Trải qua 35 năm hoạt động và phát triểnkhông ngừng , đến nay Công ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất đã đạt đợc gần 2tỷ mỗi năm , kết quả này đạt đợc là một cố gắng của toàn thể doanh nghiệp và làmục tiêu phấn đấu trong những năm tiếp theo

II - Đặc điểm hoạt động kinh doanh của Công ty vật t xuất nhậpkhẩu hoá chất

1 Đặc điểm về ngành nghề

Theo , quyết định thành lập DNNN số 60/CNNg/TC ngày 13/02/1993của Bộ Công nghiệp nặng qui định ngành nghề kinh doanh nh sau : Kinh doanhcác loại vật t , thiết bị , vận tải , hoá chất và các hàng hoá khác

Sau đó , ngày 19/8/1995 bổ sung thêm sản xuất thêm Silicát , mút xốp ,kem giặt , phân bón NPK , bột nhẹ , kinh doanh và xuất nhập khẩu sản phẩmhoá chất dân dụng

Vào ngày 26/10/1995 Công ty bổ sung thêm các ngành nghề kinh doanhnh sau : Kinh doanh thiết bị điện , điện lạnh và thiết bị văn phòng , kinh doanhxuất nhập khẩu trang thiết bị nội thất và dịch vụ cho thuê văn phòng

2 - Đặc điểm về sản phẩm , loại hàng hoá

 Về kinh doanh vật t , nguyên liệu , máy móc thiết bị :

Đây là lĩnh vực hoạt động chính của Công ty , mang lại doanh thu cũng nhlợi nhuận chủ yếu Với mối liên hệ bạn hàng trong và ngoài nớc đã đợc xâydựng từ rất lâu , bên cạnh việc kinh doanh các mặt hàng truyền thống của côngty nh : hạt nhựa , hoá chất các loại ( các loại sunfat , acid , hạt nhựa PP ,PE ,PVC ), Công ty còn tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng khác với khối lợng lớnnh Soda , các loại hoá chất cho sản xuất cao su , máy móc thiết bị , dây truyềnsản xuất cho các đơn vị trong và ngoài Tổng công ty , đặc biệt là lĩnh vực đấuthầu cung ứng các dây truyền công nghệ , thiết bị , máy móc nhập khẩu phục vụcho đầu t đổi mới công nghệ nâng cao năng lực sản xuất của các đơn vị trongngành Kết quả đạt đợc trong việc kinh doanh các mặt hàng này năm 2002 ớctính doanh thu là khoảng 440 tỷ đồng chiếm khoảng 80% doanh thu toàn côngty

 Hoạt động kinh doanh tiêu thụ phân bón :

Đây là mặt hàng kinh doanh khá phức tạp , khả năng rủi ro lớn bởi nó chịuảnh hởng rất nhiều của điều kiện thời tiết , nhất là trong những năm mà thiên

tai , bão lụt thờng xuyên xẩy ra trên khắp thế giới Năm 2002 doanh thu từ kinhdoanh phân bón chỉ đạt khoảng 50 tỷ đồng , trong đó phần lớn là từ việc tiêu thụcác loại phân bón cụ thể :

 Về kinh doanh các loại phân lân nội địa :

Kinh doanh chủ yếu các mặt hàng của các công ty Lân Ninh Bình , LânLâm Thao , Lân Văn Điển

- Về kinh doanh phân bón nhập khẩu : Tiêu thụ NA , kali

- Để tăng nguồn thu , công ty còn tiến hành thực hiện các hoạt độngtiếp nhận vận chuyển hàng hoá , vận chuyển Quặng Apatite , dịch vụ cho thuêkho bãi , liên doanh cho thuê văn phòng , cửa hàng xăng dầu .

Ngoài ra , Công ty cũng tiến hành sản xuất thơng phẩm có liên quan đếnhoá chất , hàng gia công nhằm bù đắp chi phí và bắt đầu có lãi mặc dù cha đángkể

3 - Đặc điểm về qui mô hoạt động , thị trờng kinh doanh

Khi nớc ta thực hiện chuyển đổi từ cơ chế quan liêu bao cấp sang thựchiện cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc , với chính sách mở cửa nền kinhtế , mậu dịch ở biên giới phát triển mạnh mẽ , xu thế hội nhập kinh tế quốc tế đãtạo nhiều điều kiên thuận lợi song cũng gây ra nhiều khó khăn và thách thứcmới , đặc biệt là cuộc chiến chống khủng bố trên phạm vi toàn cầu cũng nh ảnhhởng của thiên tai lũ lụt liên tiếp xẩy ra trong nớc ở cả ba miền cộng với sự biếnđộng (tăng) liên tục của tỷ giá ngoại tệ dẫn đến sự biến động của giá cả thị trờngvà cuối cùng là làm thay đổi ( dù không đáng kể ) qui mô hoạt động và thị trờngkinh doanh

Dới đây là báo cáo kim ngạch NK và XK của Công ty sang thị trờng cácnớc cũng nh nhập khẩu từ các nớc sang thị trờng Việt Nam thể hiện qui mô hoạtđộng và thị trờng kinh doanh của Công ty Trong năm 2002 (Biểu số 1 )

Biểu số 1 : Báo cáo tình hình nhập khẩu cả năm 2002

( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch )

Nh vậy , qua Báo cáo nhâp khẩu năm 2002 ta có thể thấy rằng quy môhoạt đông của công ty là khá rộng , qua tỷ lệ thị phần xuất khẩu thì thị trờngchính của Công ty là Nam Triều Tiên ( Chiếm 32,93% ) , trong năm 2003 vớinhững trục trặc do các vấn đề Chính trị và mối quan hệ với Mỹ đang gặp nhiềukhó khăn do đó đây là nơi đầu t sẽ có nguy cơ gặp nhiều rủi ro bắt buộc Công typhải cẩn thận trong nhập khẩu Tiếp theo là đến Trung Quốc ( Chiếm tới 21,61% ) , đây là một thị trờng rộng lớn và có nhiều tiềm năng nên công ty cần cóbiện pháp thúc đẩy nhập khẩu và xuất khẩu hơn nữa Ngoài ra Công ty còn tiếnhành nhập khẩu từ các nớc nh Nhật Bản : 11,36% , Thái Lan: 7,87%

Biểu số 2 : Báo cáo tình hình xuất khẩu năm 2002

( Trích từ Báo cáo tình hình XNK gửi Vụ XNK – Bộ kế hoạch của Phòng kế hoạch )

Qua tình hình xuất khẩu ta thấy so với nhập khẩu thì đây quả là một consố quá nhỏ , thị trờng xuất khẩu thì quá eo hẹp , gói gọn Trong những năm gầnđây càng ngày lợng xuất khẩu càng thu hẹp , năm 2002 chỉ xuất khẩu vàoMyama và khu chế xuất Tân thuận Với chức danh là Công ty vật t XNK hoáchất thì đây quả là cha xứng đáng với tầm vóc của nó , vì vậy doanh nghiệp cầnđẩy mạnh hơn nữa tìm kiếm thị trờng xuất khẩu nhằm thu đợc lợi nhuận từ bênngoài và thu ngoại tệ vào trong nớc

4 - Quan hệ của Công ty với các bên liên quan

Lợi nhuận của Công ty một phần là do nhập khẩu hoá chất từ nớc ngoàivề bán cho các doanh nghiệp nhà nớc ( chủ yếu là trong Tổng công ty ) , cácmối quan hệ với các công ty ở nớc ngoài nói chung là tốt , không có các kiệncáo hay phá vỡ hợp đồng giữa các bên , mặc dù hiểu biết của công ty đối vớicác đối tác nớc ngoài cha thực sự rõ ràng , nhng với việc ký kết các hợp đồng rõràng và minh bạch , với đội ngũ những ngời ký kết hợp đồng thành thạo cho nêncả 2 bên đều thoả mãn về nhau mà không có khúc mắc gì Còn trong quá trìnhbán hàng cho các doanh nghiệp trong nớc thì do đây là chỉ tiêu từ Tổng công tygiao xuống nên đã có sự hiểu biết khá rõ về các loại hình kinh doanh cũng nh sựquan biết giữa các thành viên trong ban giám đốc do đó cha có gì xẩy ra mà

không đợc giải quyết kịp thời và tốt đẹp Ngoài ra , công ty còn tiến hành liêndoanh ( HĐTC) với Công ty Mecanimex ( Nhà liên doanh 35 Tràng thi ) vàVinachimex( Nhà liên doanh 37 Tràng thi) với mục tiêu 2 bên cùng có lợi ,doanh thu từ 2 liên doanh này là khá cao cộng với 2 giám đốc của 2 liên doanhnày là bạn của nhau nên mối quan hệ thật sự tốt đẹp

III - Kết quả hoạt động một số năm gần đây

Sau đây là bảng tổng kết một số chỉ tiêu trong các năm 2000 , 2001 , 2002

Biểu số : Bảng kết quả hoạt động kinh doanh một số năm gần đây

( Đơn vị : 1000đ)

( Trích từ các Báo cáo tài chính của 3 năm : 2000 , 2001 , 2002 )

Sau đây là bảng phân tích một số chỉ tiêu trong 3 năm trở lại đây củadoanh nghiệp ( Biểu số 4) để thấy và so sánh đợc tình hình hoạt động kinhdoanh của doanh nghiệp , qua đó ta có thể có một cái nhìn tổng quát về kết quảcủa những cố gắng mà doanh nghiệp đang tiến hành ngày một tốt hơn haykhông

Biểu số 4 : Bảng so sánh một số chỉ tiêu trong 3 năm gần đây :

vốn vay , do đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu do đó cũng là điềudễ hiểu Hệ số thanh toán nợ ngắn hạn cho thấy khả năng đáp ứng các khoản nợngắn hạn ( phải thanh toán trong vòng một năm hay một chu kỳ kinh doanh ) ,trong 3 năm trở lại đây tỉ lệ này luôn lớn hơn 1 ( không nhiều lắm ) chứng tỏdoanh nghiệp có đủ khả năng thanh toán các khoản nợ ngắn hạn và tình hình tàichính của doanh nghiệp là bình thờng càng khẳng định vay ngắn hạn để tiếnhành lu chuyển vốn nên số vốn vay ngắn hạn của doanh nghiệp là tăng dần vàrất cao Nhìn vào tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu cả 3 năm đã tăng dần , chứngtỏ doanh nghiệp đã cố gắng để tăng lợi nhuận mặc dù thì tỷ lệ này không phải làcao cho lắm nên doanh nghiệp nên cố gắng đẩy nhanh hơn nữa tốc độ tăng lợinhuận Thu nhập bình quân của doanh nghiệp đã tăng dần và thuộc vào mức thunhập khá , đây quả là một cố gắng lớn của doanh nghiệp trong việc tăng thunhập cho ngời lao động theo từng năm , nhng so với mức lạm phát trong nhữngnăm gần đây thì mức tăng này cũng cha phải là cao bởi nếu so với mức tăng25% của giá vàng trong năm 2002 so với các năm trớc thì mức tăng thu nhập nhvậy cũng cha đảm bảo cho lắm Lợi nhuận của công ty có đợc là từ hoạt độngkinh doanh ( chiếm khoảng ) , ngoài ra còn do thu nhập từ hoạt động tài chính( chiếm tới ) mà chủ yếu là từ các khoản đầu t tài chính ngắn hạn ( gồm có gópvốn liên doanh và các khoản đầu t dài hạn khác ) Thu nhập HĐBT chủ yếu làdo thu từ thanh lý TSCĐ và một vài các khoản thu khác còn chi phí cho HĐBTthì chỉ có giá trị còn lại của TSCĐ Nhìn chung tình hình tài chính cũng nh tìnhhình kinh doanh của doanh nghiệp là rất tốt , các chỉ tiêu tài chính là ổn định vàđảm bảo , các tỷ suất đều đang tăng dần theo thời gian là dấu hiệu tốt Tuynhiên phần nguồn vốn chủ sở hữu của doanh nghiệp cần tăng thêm để đảm bảomột phần tài trợ cho tài sản của doanh nghiệp đợc đảm bảo hơn nữa Phần thunhập hoạt động tài chính là cao so với loại hình hoạt động của doanh nghiệp làkinh doanh chứ không phải loại hình hoạt động cho thuê tài chính do đó cầntăng cờng thu nhập từ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu và sản xuất hơn nữa.

IV Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở Công ty vật t vàxuất nhập khẩu hoá chất

1 - Đặc điểm lao động và cơ cấu lao động trong công ty

Để cho quá trình tái sản xuất xã hội nói chung và quá trình sản xuất kinhdoanh ở các doanh nghiệp nói riêng đợc diễn ra thờng xuyên , liên tục thì mộtvấn đề thiết yếu là phải tái sản xuất sức lao động Vì vậy , tìm hiểu về lao độngtrong công ty là công việc quan trọng khi tiến hành tìm hiểu tổng quan về côngty Sau đây là biểu cơ cấu lao động của công ty ( Biểu số 5)

Biểu số 5 : Cơ cấu lao động trong công ty

CNV Số lợng (ngời) Tỉ lệ (%)Giới tính :

- Nam - Nữ

81 70.6629.34Trình độ :

- Đại học- Cao đẳng - Trung cấp

- Nhân viên và thợ kỹ thuật

18.8414.4913.4153.26- Thuộc CNVCNN

- Hợp đồng dài hạn - Hợp đồng ngắn hạn

1.0835.5163.41- Văn phòng công ty ( Hà Nội )

- Xí nghiệp ( Hà Tây )- Chi nhánh TPHCM- Chi nhánh Hải Phòng- Chi nhánh Đà Nẵng

101+11Mùa vụ48+40 Mùa vụ

( Trích từ báo cáo lao động của phòng tổ chức )

Công ty có tổng cộng là 276 ngời , ngoài số lợng trên còn có một số nhânviên đang đi học văn bằng II theo sự hỗ trợ về mặt tài chính của công ty , trongsố 3 ngời là viên chức nhà nớc là GĐ, PGĐ , Kế toán trởng , còn lại là hợp đồngdài hạn và ngắn hạn Nhìn chung , với con số theo báo cáo này thì đây là côngty có mặt bằng trình độ còn không đợc cao lắm ( so với các công ty khác trongcùng một ngành ) , điều này có thể gây một số bất lợi trong việc điều hành vàquản lý bởi đây là công ty có cả nhiệm vụ xuất nhập khẩu cần một trình độ hiểubiết sâu rộng về các kiến thức trong quản lý cũng nh trình độ trong sản xuất đểđáp ứng yêu cầu về kỹ thuật cũng nh kinh doanh

Theo báo cáo thì doanh thu của xí nghiệp không cao lắm trong khi số ợng lao động là khá cao , nh vậy nó sẽ chiếm một tỷ lệ lơng nhiều hơn mức cầnthiết , vì vậy doanh nghiệp cần xem xét thu hẹp sản xuất hoặc nâng cao trình độđể đẩy mạnh sản xuất hơn nữa nhằm thu đợc hiệu quả cao hơn

l-Để không lãng phí khối lợng lao động không có công việc ổn định nêncông ty đã tiến hành thuê lao động theo mùa vụ , đây là cách quản lý tốt nhằmtiết kiệm chi phí và không mất thêm nhân viên quản lý khối lợng lao động này

2 - Đặc điểm tổ chức quản lý và sản xuất ở công ty

Do đây là doanh nghiệp chủ yếu kinh doanh thơng mại nên tổ chức quảnlý và sản xuất phải tổ chức phù hợp với yêu cầu của quản lý đặt ra , phải phân

chia trách nhiệm rõ ràng , có sự chỉ huy tập trung thống nhất nhằm đảm bảotăng hiệu quả trong kinh doanh

Công ty thực hiện quản lý theo hình thức trực tuyến , nghĩa là các nhânviên trong công ty tổ chức thực hiện theo một đờng thẳng , ngời thừa hành chỉnhận và thi hành mệnh lệnh của ngời phụ trách cấp trên trực tiếp ngời phụ tráchchịu trách nhiệm hoàn toàn về kết quả công việc của những ngời dới quyềnmình Giám đốc đợc sự giúp sức của các phòng ban chức năng , các chuyên giatrong việc suy nghĩ , tìm tòi , nghiên cứu tìm những giải pháp tối u cho các vấnđề quản lý Tuy nhiên , quyền quyết định vẫn thuộc về giám đốc Những quyếtđịnh quản lý do các phòng ban chức năng nghiên cứu , đề xuất khi đợc thủ trởngthông qua biến thành mệnh lệnh đợc truyền đạt từ trên xuống dới Dới đây làmô hình tổ chức quản lý của công ty ( Sơ đồ số 1 ) :

Sơ đồ 1 : Bộ máy quản lý của công ty

( Trích tài liệu từ Phòng tổ chức )

Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban :

Giám đốc Công ty là ngời chịu trách nhiệm duy nhất trớc Tổng công tyquyết định toàn bộ các nhiệm vụ quản lý kinh doanh của công ty

Phó giám đốc giúp việc điều hành một số lĩnh vực hoạt động của công tytheo sự giao phó của Giám đốc , chịu trách nhiệm trớc Giám đốc và pháp luật vềcác nhiệm vụ đợc Giám đốc giao và uỷ quyền

 Phòng xuất nhập khẩu : Thực hiện nhiệm vụ kinh doanh xuất , nhập khẩu vậtt , thiết bị , các loại hoá chất , phân bón , các nguyên liệu hoá chất và các loạihàng hoá khác Thực hiện kế hoạch , nhiệm vụ kinh doanh nhập khẩu , xuấtkhẩu của giám đốc giao , hạch toán đầy đủ mọi hoạt động kinh tế đảm bảo kinh

Giám đốc

Phó giám đốc

P Tổ chức , hành chính

P.Kế hoạch

P.Vận tải P.Xuất nhập khẩu

P.Kế toán, tài chính

P.Xây dựng cơ bản

Chi nhánh vật t XNK hoá chất

Chi nhánh vật t XNK Hải

Chi nhánh vật t hóa chất Đà

Xí nghiệp vật t vận tải Hoá

chất

doanh có hiệu quả Thực hiện đầy đủ mọi quy định về quản lý hàng hoá , quảnlý luồng hàng hoá ra vào cảng một cách chính xác

Phòng tổ chức hành chính : Căn cứ chức năng , nhiệm vụ của Công ty ,nghiên cứu tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức sản xuất , sắp xếp cán bộ công nhânviên hợp lý , đáp ứng yêu cầu , nhiệm vụ của các đơn vị trong từng thời kỳ Nghiên cứu cải tiến tổ chức lề lối làm việc và quan hệ công tác giữa các đơn vịtrong phạm vi công ty

Phòng xây dựng cơ bản : Căn cứ kế hoạch kiến thiết cơ bản của Công ty ,tiến hành lập kế hoạch cụ thể và giá trị xây dựng cơ bản Dự toán kinh phí , vậtt xây dựng đồng thời nắm tình hình sửa chữa kho tàng năm để lập kế hoạch xincấp phát vốn để trình Tổng công ty hoá chất duyệt

Phòng kế hoạch : Nghiên cứu , nắm vững chỉ thị , nghị quyết và chỉ tiêukế hoạch của Tổng công ty giao cho Công ty Tiến hành lập kế hoạch chung củaCông ty về các mặt : Tài chính , lao động và tiền lơng , kỹ thuật cơ bản , vậnchuyển trình Giám đốc ký duyệt để giao chỉ tiêu cho các đơn vị thực hiện

Phòng vận tải : Căn cứ kế hoạch tiếp nhận hàng của các đơn vị , lập kếhoạch vận chuyển và có biện pháp chỉ đạo công tác giải toả cảng nhanh Nắmchắc số lợng , chất lợng phơng tiện vận tải của Công ty để điều động cho cácđơn vị hoặc hợp đồng vận chuyển hàng hoá cho khách hàng khi có yêu cầu

Xí nghiệp vận tải hoá chất : Có nhiệm vụ sản xuất kinh doanh các sảnphẩm cơ khí , phân bón NPK , kinh doanh vật t , thiết bị , các loại hoá chất , sửachữa trung đại tu ô tô , sản xuất Silicat đáp ứng sản xuất hàng hoá

Các chi nhánh trực thuộc : Tổ chức trung chuyển , quản lý các mặt hàng :vật t , thiết bị , vận tải , cấp phát các vận đơn , chứng từ , uỷ quyền kí kết cáchợp đồng kinh tế Ngoài ra , chi nhánh TPHCM còn có thể trực tiếp xuất nhậpkhẩu uỷ thác các hợp đồng kinh tế do công ty giao , kinh doanh các mặt hàngtrong nớc do công ty uỷ nhiệm

Phần II : tổ chức kế toán tại Công ty vật t và xuất nhậpkhẩu hoá chất

I - Đặc điểm quản lý tài chính

Đặc điểm quản lý tài chính của công ty đợc quy định nh sau :

Đợc sử dụng vốn và các quỹ khác của công ty để phục vụ kịp thời nhu cầu sảnxuất kinh doanh theo nguyên tắc có hiệu quả , bảo toàn và phát triển vốn , tr ờnghợp sử dụng các loại vốn khác với mục đích sử dụng đã quy định cho các loạivốn và quỹ đó thì phải theo nguyên tắc có hoàn trả , có thể tự huy động vốntrong công nhân viên chức và ở ngoài công ty để đầu t phát triển và hoạt độngkinh doanh nhng không làm thay đổi hình thức sở hữu nhà nớc của công ty , đ-ợc phát hành trái phiếu theo quy định của nhà nớc Trong qúa trình hoạt động sẽhình thành các quỹ đầu t phát triển , quĩ khen thởng , quĩ phúc lợi , quĩ dự trữ tàichính và quĩ dự phòng trợ cấp mất việc làm theo hớng dẫn của Bộ tài chính vàcủa Tổng công ty đợc hội đồng quản trị phê duyệt , đợc sử dụng các quỹ nêutrên theo quy định của pháp luật Sau khi làm đầy đủ nghĩa vụ với nhà nớc , lậpcác quĩ theo quy định , công ty chia lợi nhuận còn lại cho ngời lao động theocống hiến của mỗi ngời và kết quả kinh doanh

Công ty có trách nhiệm thực hiện đúng chế độ và các qui định về sử dụngvà quản lý vốn , tài sản , các quĩ , về kế toán , hạch toán , chế độ kiểm toán vàcác chế độ khác về tài chính theo qui định của nhà nớc và Qui chế tài chính củaTổng công ty Ngoài ra , trách nhiệm của Ban lãnh đạo Công ty là phải công bốcông khai tình hình tài chính trong năm cho công nhân viên chức và các thôngtin để đánh giá đúng đắn và khách quan về hoạt động của công ty khi tiến hànhtổng kết cuối năm

II -Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

1 - Phơng thức tổ chức bộ máy kế toán

Theo qui định tại điều lệ công ty , bộ máy kế toán của công ty tổ chứctheo phơng thức trực tuyến chức năng tức các công việc liên quan đến phòng kếtoán thì kế toán trởng ( trởng phòng ) tổng hợp các số liệu lấy từ kế toán tổnghợp , còn kế toán tổng hợp tiến hành lấy số liệu từ kế toán phần hành chuyểnđến và tổng hợp đa ra các báo cáo tài chính và các báo cáo khác để phục vụ choviệc ra các quyết định kinh doanh Theo hình thức này , toàn đơn vị không chỉlập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công tác kế toán ở xínghiệp , chi nhánh , mà ngoài phòng kế toán tổng hợp ở văn phòng tại trụ sởchính , ở chi nhánh Thành phố Hồ Chí Minh , xí nghiệp và chi nhánh Thành PhốHải Phòng vẫn có bộ phận kế toán riêng , phòng kế toán tổng hợp ở văn phònglàm nhiệm vụ tổng hợp để xác định kết quả kinh doanh

2 - Cơ cấu lao động kế toán

Do quy mô hoạt động của công ty khá rộng , có 4 chi nhánh ở 4 tỉnhthành , cộng với các hoạt động xuất nhập khẩu ,do đó phòng kế toán có 8 nhânviên kiêm các công việc khác nhau , trong đó có 8 nhân viên có trình độ đạihọc , trong đó có cả những ngời không phải chuyên nghành kế toán , có 2 ngờiđang đi học thêm văn bằng hai ( chiếm 25%) , do tính chất công việc cần sự kiêntrì và cẩn thận , vì vậy chỉ duy nhất có một nhân viên là nam còn lại 7 nhân viênlà nữ , điều này tạo ra khá nhiều khó khăn cho phòng trong các công việc cầnđòi hỏi có sức khoẻ nh đi lại , thanh toán và quan hệ với ngân hàng , các đốitác Phòng kế toán là nơi tập trung trình độ cao so với các phòng ban khác docông việc cần thiết phải có trình độ phân tích , tổng hợp nhằm đa ra các thôngtin cho Giám đốc cũng nh các phòng ban khác để ra các quyết định cho hoạtđộng kinh doanh

3 - Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Công ty tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình sau : ( Sơ đồ số 2 )

Sơ đồ số 2 : Tổ chức bộ máy kế toán

( Trích tài liệu từ Phòng kế toán )

Phòng kế toán có các chức năng , nhiệm vụ sau :

 Ghi chép , tính toán , phản ánh số hiện có , tình hình luân chuyển và sửdụng tài sản , vật t , tiền vốn , quá trình và kết quả hoạt động sản xuất , kinhdoanh của đơn vị

 Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất , kinh doanh , kế hoạchthu , chi tài chính , tiến hành thu , nộp , tính toán , kiểm tra việc giữ gìn và sửdụng các loại tài sản , vật t , tiền vốn , kinh phí , phát hiện và ngăn ngừa kịp thờinhững hành động tham ô , lãng phí , vi phạm chính sách , chế độ , kỷ luật kinhtế tài chính của nhà nớc

 Cung cấp các số liệu , tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất –kinh doanh , kiểm tra và phân tích hoạt động kinh tế , tài chính , phục vụ côngtác lập và theo dõi thực hiện kế hoạch phục vụ cho công tác thống kê và thôngtin tài chính Phản ánh , giám đốc các nghiệp vụ xuất , nhập khẩu , thanh toánkịp thời công nợ trong mỗi thơng vụ xuất , nhập khẩu để đảm bảo cán cân ngoạithơng

Chức năng của các nhân viên trong phòng kế toán :

Kế toán trởng : Có nhiệm vụ tổng hợp tất cả các thông tin tài chính củadoanh nghiệp thành các báo cáo có ý nghĩa đối với quá trình phân tích và raquyết định Kế toán trởng làm nhiệm vụ kiểm tra , theo dõi thuộc phạm vi quảnlý của mình để kịp thời phát hiện ra sai sót trong tiến trình công việc

Kế toán tổng hợp : Từ tất cả các số liệu đã đợc đa vào máy từ các phầnhành khác nhau tổng hợp , đối chiếu để cuối tháng , quí , năm lập các báo cáotài chính theo yêu cầu của kế toán trởng Ngoài ra kế toán tổng hợp còn theo dõivề sự tăng , giảm , hao mòn của TSCĐ trong công ty

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp (kế toán TSCĐ)

Kế toán thanhtoán và theo dõi tiền l ơng

Kế toán các nghiệp vụ mua

bán hàng hoá

Kế toán ngânhàng

Thủ quỹ

Bộ phận kế toán chinhánh

Bộ phận kế toán xí nghiệp

Bộ phận kế toán chi nhánh TP Hải Phòng

Kế toán nghiệp vụ mua , bán hàng hoá : Có nhiệm vụ tổ chức , theo dõi ,quản lý từ quá trình mua bán với nớc ngoài , vận chuyển , sau đó bán trong vàngoài nớc hàng hoá do công ty giao và tiến hành vào máy các nghiệp vụ phátsinh , thực hiện ngiêm túc nguyên tắc kế toán ngoại tệ của các chỉ tiêu để cungcấp thông tin chính xác cho quản lý hoạt động xuất nhập khẩu

Kế toán thanh toán , tiền lơng : Tiến hành thanh toán cho các đối tợng cầnthiết , theo dõi và thanh toán tiền lơng cho công nhân viên trong công ty và tiếnhành nhập vào máy các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ,

Kế toán ngân hàng : theo dõi việc vay vốn , thanh toán với ngân hàng đểthực hiện các hợp đồng mua bán với nớc ngoài

Thủ quỹ : Có nhiệm vụ thu , chi tiền mặt tại quỹ , bảo toàn tiền tại quỹ ,bảo quản số d trên cơ sở tiền mặt

Bộ phận kế toán ở các chi nhánh và xí nghiệp : thực hiện các bút toán cầnthiết cũng nh theo dõi các nghiệp vụ phát sinh , tỗng hợp và cuối cùng báo cáovề văn phòng để tổng hợp đa ra báo cáo chung toàn công ty

4 - Mối quan hệ bộ máy kế toán với các bộ phận khác trong Công ty

Phòng kế toán ghi chép toàn bộ quá trình hoạt động của công ty , do đónó liên quan đến toàn bộ : Từ các nhân viên đến các phòng ban , đến các chinhánh , mối liên hệ này là mối liên hệ hai chiều , các phòng ban khác cung cấpcác hoá đơn , chứng từ ( Ví dụ nh phòng xuất nhập khẩu cung cấp các hoá đơn ,các hợp đồng cho phòng kế toán ) , phòng kế toán có nhiệm vụ cấp các chi phícho các phòng ban và các nhân viên để sau đó ghi vào chi phí của toàn doanhnghiệp Phòng kế toán cung cấp các số liệu cho Phòng Kế hoạch để tiến hànhlập báo cáo và lập kế hoạch cho năm sau , Phòng kế toán và phòng vận tải phảitrao đổi các thông tin về các hợp đồng để tiến hành vận chuyển cho đúng thờihạn và đúng tiến độ của hợp đồng

III - Đặc điểm tổ chức công tác kế toán

1 - Đặc điểm tổ chức chứng từ kế toán

Nét đặc trng của hạch toán kế toán là giá trị pháp lý đầy đủ của nhữngthông tin thu thập đợc , nó đợc chứng minh cho mỗi nghiệp vụ đợc phản ánh Tổ chức chứng từ là thiết kế khối lợng công tác hạch toán ban đầu trên hệ thốngbảng từ hợp lý , hợp pháp theo một quy trình luân chuyển chứng từ nhất định Đối với công ty , căn cứ vào quyết định số : 1141 - TC /QĐ/CĐKT ban hànhngày 1 tháng 11 năm 1995 của bộ tài chính , căn cứ vào tình hình cụ thể củacông ty cũng nh căn cứ vào từng đối tợng quản lý , từng loại nghiệp vụ mà xâydựng cho công ty một hệ thống chứng từ hợp lý , hợp pháp đã đợc duyệt bởi Bộtài chính và của Tổng công ty Tuỳ theo từng phần hành mà sẽ có hệ thống

những chứng từ riêng , vì vậy phần này sẽ đợc đi sâu hơn trong phần tiếp theocủa báo cáo

2 - Đặc điểm tổ chức tài khoản kế toán

Tổ chức tài khoản kế toán chính là quá trình thiết lập một hệ thống tàikhoản hạch toán kế toán cho các đối tợng hạch toán kế toán nhằm cung cấp cácthông tin tổng quát về từng loại tài sản , nguồn vốn và quá trình kinh doanh củađơn vị Dựa trên quyết định số : 1141-TC/QĐ/CĐKT ngày 1-11-1995 của Bộtài chính cũng nh đặc thù về quản lý của đơn vị mình , kết hơp với công ty phầnmền kế toán INFOBUS – VD xây dựng một hệ thống tài khoản nhìn chung làgiống với hệ thống tài khoản của Bộ tài chính ban hành , ngoài ra còn có các tàikhoản đặc thù cho riêng đơn vị Công ty đã sử dụng cả hệ thống tài khoản ghikép và ghi đơn ( Tài khoản 009 – Nguồn vốn khấu hao cơ bản hiện có ) , sửdụng tài khoản dự phòng , sử dụng các tài khoản nguồn vốn cũng nh tài khoảnnguồn kinh phí Chỉ có các tài khoản thuộc nhóm đầu t tài chính ngắn hạn ,TSCĐ thuê tài chính , TSCĐ vô hình , nợ dài hạn và nợ khác là không sử dụngđến hoàn toàn Về chi tiết các tài khoản đặc thù sẽ đợc đề cập rõ hơn ở phần sau.

3 - Đặc điểm tổ chức sổ kế toán

Vì doanh nghiệp sử dụng toàn bộ bằng máy vi tính , do đó tổ chức ghi sổ kếtoán không trực tiếp giống hình thức nào cả , nhng nói chung thì hình thức đợcbáo cáo là tổ chức theo Nhật ký chung , cứ có nghiệp vụ kinh tế phát sinh thì cáckế toán viên tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính , vào cuối tháng in ra sổ chi tiếtvà sổ tổng hợp các tài khoản và các báo cáo cần thiết theo qui định của Bộ tàichính Theo báo cáo tài chính năm 2002 của công ty quy định hình thức sổ củadoanh nghiệp là hình thức Nhật ký chung

Sơ đồ số 3 : Sơ đồ tổ chức sổ ở công ty

Chú thích : : Ghi hằng ngày

4 - Đặc điểm các Báo cáo tài chính

Chứng từ gốc

Sổ chi tiết Nhật ký chung

Sổ cái các TK

Báo cáo tài chínhGhi theo định kỳ

Doanh nghiệp tiến hành lập Báo cáo tài chính vào cuối mỗi năm , báo cáo

tài chính bao gồm : Bảng cân đối kế toán , Báo cáo kết quả kinh doanh , Bảnthuyết minh báo cáo tài chính , ngoài ra còn có giải trình quyết toán tài chính ,niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1/N đến 31/12/N Báo cáo tài chính hàng năm lậptheo Mẫu số B1 - DN ban hành theo quyết định số 167/2000QĐ - BTC ra ngày25 /10/2000 của Bộ trởng Bộ tài chính Mẫu của Bảng cân đối kế toán giống vớiquy định của Bộ tài chính ( Phụ lục 1 ) , Bảng kết quả kinh doanh cũng giốngnh quy định của Bộ tài chính bao gồm 2 phần : Phần 1 - Lãi , Lỗ và Phần 2 -Tình hình thực hiện nghĩa vụ với ngân sách Nhà nớc Trong bản thuyết minhBáo cáo tài chính bao gồm các khoản mục : Đặc điểm của doanh nghiệp , Chếđộ kế toán áp dụng tại doanh nghiệp , Chi tiết một số chỉ tiêu trong báo cáo tàichính ( Gồm : Chi phí sản xuất kinh doanh theo yếu tố , Tình hình tăng , giảmtài sản cố định , Tình hình thu nhập của công nhân viên , Tình hình tăng giảmtài sản cố định , Các khoản phải thu và nợ phải trả và Tình hình tăng giảm cáckhoản phải đầu t vào các đơn vị khác ) , Giải thích và thuyết minh một số tìnhhình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh , Một số chỉ tiêu đánh giá kháiquát tình hình hoạt động của doanh nghiệp , Phơng hớng sản xuất kinh doanhtrong kỳ tới và mục cuối cùng là Các kiến nghị Nói chung Báo cáo tài chínhcủa doanh nghiệp là đầy đủ ( chỉ thiếu Báo cáo lu chuyển tiền tệ nhng đây làbáo cáo không bắt buộc ) , đúng theo quy định của Nhà nớc về lập và gửi Báocáo tài chính , ngoài ra do doanh nghiệp phải lập gửi lên Tổng công ty do đó cầncó sự chi tiết và rõ ràng các chỉ tiêu trong báo cáo

IV - Đặc điểm quy trình kế toán của các phần hành kế toán củaCông ty vật t và xuất nhập khẩu hoá chất

Dựa trên những quyết định , chế độ chung do Bộ tài chính quy định , mỗimột doanh nghiệp sẽ có cách vận dụng khác nhau nh : thêm hoặc bớt chứng từ ,chi tiết các tài khoản nhằm phù hợp với hoạt động kinh doanh của chính doanhnghiệp mình Vì vậy tìm hiểu những khác biệt đó để có cái nhìn tổng quát vềcác phần hành kế toán là một điều cần thiết

1- Đặc điểm phần hành kế toán theo dõi về ngân hàng

Đây là doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu , việc mua bán bằng tiềnViệt Nam , bằng ngoại tệ qua ngân hàng là thờng xuyên , vì vậy , việc theo dõiriêng về mua bán , vay ngoại tệ ,với chế độ chứng từ , tài khoản riêng là điềucần thiết nhng phải tuân theo các chế độ chung của Bộ tài chính Theo quy địnhtrong Báo cáo tài chính thì nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác : Qui đổingoại tệ ra đồng VN theo tỷ giá bình quân tháng của Ngân hàng ngoại thơng

Việt Nam và Ngân hàng Công thơng Việt Nam theo đúng chế độ hạch toánngoại tệ của Bộ tài chính ban hành

a) Chứng từ sử dụng :

- Giấy báo số d khách hàng - Uỷ nhiệm chi

- Đơn xin mua ngoại tệ - Uỷ nhiệm thu

- Lệnh chuyển có

- Giấy nộp tiền ngân phiếu thanh toán

b) Quy trình luân chuyển chứng từ ( Sơ đồ 4 )

+) Thu qua ngân hàng

Sơ đồ 4 : Quy trình luân chuyển chứng từ

c) Tài khoản sử dụng

Ngoài các tài khoản bình thờng trong hệ thống tài khoản đợc quy định bởiBộ tài chính , trong phần hành kế toán ngân hàng còn sử dụng một số tài khoảnchi tiết sau :

- TK1111 : Tiền mặt tại quỹ

- TK1121 : Tiền gửi ngân hàng (VNĐ)

o TK1121C : Tiền gửi ngân hàng công thơngo TK1121N : Tiền gửi ngân hàng ngoại thơng o TK1121T : Tiền gửi ngân hàng đầu t

- TK1122 : Tiền gửi ngân hàng ( USD ) - TK1123C : Kí quỹ ngân hàng công thơng

- TK1123N : Giữ hộ ngoại tệ Ngân hàng ngoại thơng - TK1124T : Ký quỹ đảm bảo tiền vay

Ng ời mua ( Khách nợ )

Thủ quỹ

Kế toán ngân hàng

Ngân hàng 1