ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG SỔ SÁCH CHỨNG TỪ của CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG LÂM SẢN VÀ VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP

ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG SỔ SÁCH CHỨNG TỪ của CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG LÂM SẢN VÀ VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP

I.TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU NÔNGLÂM SẢN VÀ VẬT TƯ NÔNG NGHIỆP(XNK NLS VÀ VTNN)

1.1 Lịch sử hình thành của công ty:

Căn cứ vào quyết định số 1853/NN/TCCB/QĐ ngày 01/11/1996 của Bộtrưởng Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, về việc thành lập tổng côngty xây dựng nông nghiệp và phát triển nông thôn.

Căn cứ quyết định số 3329/QĐ/BNN – DMDN ngày 29/11/2005 của Bộ nôngnghiệp và phát triển nông thôn: V/v thành lập công ty xuất khẩu nông lâm sảnvà vật tư nông nghiệp là đơn vị hạch toán phụ thuộc - thuộc tổng công ty xâydựng nông nghiệp và phát triển nông thôn

Theo chủ trương đổi mới doanh nghiệp của bộ nông nghiệp, công tyxuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp được thành lập Doanhnghiệp được thành lập trong sự phát triển ngày càng mạnh mẽ của đất nước,chúng ta thực hiện xu thế hội nhập hóa Chính vì thế công ty có nhiều cơ hộivà thách thức mới mở ra.

Trước đây, Công ty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệplà một bộ phận của tổng công ty xây dựng nông nghiệp và phát triển nôngthôn.

Cùng với sự phát triển của tổng công ty XDNN&PTNT, công ty đã cómột quá trình phát triển lâu dài.Tổng công ty được thành lập theo mô hìnhmới theo quyết định số 39/TTG ngày 7/3/1994 của Thủ Tướng Chính Phủ.Tổng công ty là một đơn vị hạch toán độc lập, có tư cách pháp nhân, có condấu riêng và hoạt động theo điều lệ mẫu về tổ chức và hoạt động của tổngcông ty nhà nước ban hành theo nghị định số 39/CP ngày 27/6/1995 củaChính Phủ và điều lệ cụ thể của tổng công ty Tổng công ty có quyền đượclập tài khoản riêng tại kho bạc và các ngân hàng Tổng công ty trước đây làcông ty khảo sát thiết kế nhà nước.

Năm 1989, trước sự đổi mới nền kính tế đất nước chuyển sang kinh tếthị trường có sự quản lý của nhà nước Và do có sự đổi mới về cơ chế chínhsách quản lý hoạt động kinh doanh, công ty khảo sát thiết kế nhà nước đã sápnhập với công ty khác để thành lập Liên hiệp các xí nghiệp xây dựng nhànước và phát triển nông thôn theo quyết định số 48-NN-TCBC/QB của Bộtrưởng Bộ nông nghiệp và công nghệ thực phẩm.

Năm 1996, căn cứ vào luật doanh nghiệp nhà nước ban hành kèm theopháp lệnh số 39/L/CTN ngày 30/4/1995 và căn cứ nghị định số73/CB ngày1/11/1995 của Chính Phủ về chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộmáy của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn Tổng công ty xây dựngnông nghiệp và phát triển nông thôn được chính thức thành lập trên cơ sởcông ty liên hiệp các xí nghiệp xây dựng nhà nước và phát triển nông thôn.Trước sự phát triển của nền kinh tế và xu hướng hội nhập một số ngành nghềđược hình thành và chú trọng phát triển trong đó có xuất nhập khẩu Từ khihình thành bộ phận xuất khẩu đã đem lại lợi ích khá lớn cho nền kinh tế Theo nghị định số 64/2002/NĐ-CP về việc chuyển doanh nghiệp nhànước thành công ty cổ phần Theo quyết định số 65/2003/QĐ-TT ngày22/4/2003 của Thủ tướng Chính Phủ và quyết định số 1576/QĐ/BNN-TCCBngày 26/5/2003 của Bộ nông nghiệp và phát triển nông thôn, Tổng công ty đãtiến hành cổ phần hóa các công ty theo lộ trình của nhà nước Và đến naycông ty đã hoàn tất công việc Công ty xuất nhập khẩu cũng được thành lậptrên chủ trương đó.

Việt Nam là một đất nước nông nghiệp Dù là nước xuất khẩu nông sảnđứng thứ 2 trên thế giới nhưng Việt Nam vẫn là nước bị đánh giá là có chấtlượng nông sản thấp Một thực tế nữa là nền nông nghiệp Việt Nam còn đượcxem là lạc hậu so với thế giới Dù cho những năm gần đây Việt Nam đã cónhiều sáng kiến trong nông nghiệp nhưng nó vẫn chưa đủ đáp ứng nhu cầu

phát triển của ngành Chính vì thế việc nhập khẩu các trang thiết bị nôngnghiệp là một cách làm giúp nền nông nghiệp Việt Nam bắt kịp với sự pháttriển của thế giới Do chúng ta là nước xuất khẩu nông sản đúng thứ hai trênthế giới nên nhiều thị trường đã biết đến và ưa chuộng sản phẩm nông nghiệp.Đây là cơ hội lớn cho việc tìm kiếm thị trường của công ty Với đội ngũ cánbộ có trình độ đại học và có nhiều hiểu biết về lĩnh vực xuất nhập khẩu chúngta có quyền hy vọng ở một sự phát triển mạnh mẽ của công ty cũng như củangành nông nghiệp

1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của công ty.1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ:

Công ty là một đơn vị trực thuộc của tổng công ty xây dựng nôngnghiệp và phát triển nông thôn Công ty có chức năng xuất nhập khẩu Côngty thực hiện ngành nghề kinh doanh được tổng công ty giao như sau:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu lương thực, nông lâm sản (mủ cao su, càphê, tiêu, hạt điều, tinh bột sắn, đậu các loại, gỗ tinh chế, gỗ xây dựng…)- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư nông nghiệp

- Kinh doanh xuất nhập khẩu vật tư, thiết bị phục vụ cho xây dựng, thiếtbị máy móc phục vụ nông nghiệp và thủy lợi.

- Kinh doanh xuất nhập khẩu hàng gốm sứ và thủy hải sản Như vậy công ty cần thực hiện nhiệm vụ sau:

- Tham mưu tư vấn cho hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng côngty về định hướng chiến lược phát triển kinh doanh xuất nhập khẩu.

- Tiếp thị, tìm kiếm thị trường và sản phẩm kinh doanh xuất nhập khẩucho Tổng công ty và công ty;

- Được tổng công ty ủy nhiệm ký các hợp đồng kinh tế do công ty chủđộng tìm kiếm.

- Tổ chức sản xuất kinh doanh một số ngành nghề có trong nhiệm vụ vàgiấy phép kinh doanh của Tổng công ty như đã nêu ở trên.

1.2.2 Đặc điểm về ngàng nghề, sản phẩm và thị trường của công ty :

Công ty XNK NLS VÀ VTNN thực hiện việc thu mua nông lâm sản, chếbiến một số loại vật liệu và thực hiện xuất khẩu trực tiếp ra nước ngoài Chínhvì thế công ty vừa thực hiện nhiệm vụ sản xuất vừa là trung gian trao đổi hànghóa như một doanh nghiệp thương mại.

Công ty thực hiện xuất khẩu chủ yếu là nông sản thô như mủ cao su, cà phê,tiêu, hạt điều , và chỉ sản xuất một sản phẩm đó là tinh bột sắn Thị trườngđầu vào của doanh nghiệp khá rộng lớn vì sản phẩm kinh doanh là khá đadạng Tuy nhiên những sản phẩm nông nghiệp chỉ tập trung ở phía Bắc, PhíaNam và vùng Tây Nguyên Công ty chỉ đặt trụ sở giao dịch tại Hà Nội cònhoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu diễn ra tại các chi nhánh trải dài từBắc vào Nam của công ty Hiện nay, tuy là đặt các cơ sở tại các vùng nguyênliệu nhưng công ty không trực tiếp đi thu mua mà chỉ thông qua đại lý.

Thị trường đầu ra cho sản phẩm của doanh nghiệp gồm thị trường nướcngoài khi công ty xuất nông sản và thị trường trong nước khi công ty nhậpthiếp bị nông nghiệp về Thị trường nước ngoài, chủ yếu là các nước pháttriển như Trung Quốc, Anh, Nhật Bản, Hàn Quốc… Ngoài ra vẫn có một thịtrường khá tiềm năng mà doanh nghiệp đang khai thác là Châu Phi Công tynhập khẩu các thiết bị dùng cho trồng trọt, chăn nuôi như máy cày, máy bừa,máy bơm nước, máy gặt… Thị trường trong nước của doanh nghiệp chủ yếulà các tỉnh phía nam và vùng Tây Nguyên Ở đó người nông dân thực hiệntrồng cây công nghiệp với diện tích khác lớn nên sẽ có điều kiện để áp dụngnhững thiết bị tiên tiến Tuy nhiên tương lai không xa thì ngành nông nghiệpViệt Nam sẽ cơ giới hóa toàn bộ, đây là cơ hội lớn cho việc nhập khẩu thiết bịnông nghiệp

Vậy có những thách thức và cơ hội gì tác động đến quá trình kinhdoanh của công ty? Ngành nông nghiệp Việt Nam thực sự còn lạc hậu, nhiềuvùng vẫn có tập quán sản xuất manh muốn, chính vì thế mà sẽ còn rất nhiềuchỗ đúng cho vật tư thiết bị nông nghiệp nhập khẩu Và như đã đề cập ở trênthì sản phẩm nông nghiệp Việt Nam đã có chỗ đứng trên trường Quốc tế,công ty sẽ dễ dàng hơn trong việc quảng bá sản phẩm Nhưng với thói quenđược trợ cấp của nhà nước, công ty sẽ cần phải nổ lực rất lớn có thể đứngvững trên thị trường và đối mặt với những khó khăn, thách thức Hiện tại ViệtNam cũng có rất nhiều công ty xuất khẩu nông sản và các nước như Thái Lan,Mỹ là những đối thủ nặng cân Thêm vào đó sản phẩm nông sản có chấtlượng còn chưa cao cũng là một thách thức không nhỏ cho việc xuất khẩunông sản của công ty.

12.3 Tình hình tài chính của công ty:

1.2.3.1 Đánh giá tình hình hoạt động trong 2năm 2006 & 2007:

Đất nước chúng ta đã và đang thay da đổi thịt từng ngày nhờ sự hội nhập nềnkinh tế Các ngành nghề kinh doanh vì thế mà đã có những đóng góp quantrọng vào thu nhập quốc doanh Hoạt động xuất nhập khẩu của nước ta trongnhững năm vừa qua cũng trở nên sôi nổi.

Tuy mới được tách ra từ tổng công ty xây dựng nông nghiệp và pháttriên nông thôn nhưng doanh nghiệp đã có bước đi vững chắc trong nhữngnăm hoạt động vừa qua Doanh nghiệp không chỉ bảo tồn được lượng vốn dotổng công ty giao mà còn làm ăn có lãi góp phần vào sự phát triển chung củađất nước Để thấy rõ hơn về sự thay đổi này chúng ta sẽ xem xét kết quả hoạtđộng kinh doanh của công ty trong hai năm vừa qua:

Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007 Chênh lệch

Doanh thu của công ty bao gồm hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ, hoạtđộng tài chính, doanh thu khác Nhưng doanh thu từ hoạt động bán hàng vàcung cấp dịch vụ vẫn chiếm tỷ trọng lớn Từ bảng trên ta nhận thấy rằng,doanh thu thuần của công ty chỉ tăng lên 3.51% mà lợi nhuận sau thuế lạităng 33.33% Điều này thể hiện công ty đang thực hiện hoạt động có hiệu quảvà có thể giảm được chi phí

1.2.3.2 Tình hình hoạt động của công ty năm 2007:

doanh lĩnh vực nông lâm sản, thiết bị xây dựng và cuối năm thường là mùaxây dựng và là vụ thu hoạch Chính vì thế mà hàng thu về nhiều hơn so vớithời điểm khác Doanh nghiệp cần có biện pháp bảo quản hàng tồn kho tốt đểtránh mất mát, hư hỏng do hàng tồn kho là nông sản dễ bị ảnh hưởng bởi thờitiết và có hạn bảo quản Ngoài ra cần phải theo dõi để xác định giá trị có thểthực hiện được của hàng tồn kho như vậy mới đánh giá chính xác giá trị hàngtồn kho Nhằm có kế hoạch sản xuất tốt.

 Xem xét phần nguồn vốn:

Công ty hoạt động dưới sự bảo lãnh của công ty mẹ là Tổng công tyxây dựng và phát triển nông thôn nên nguồn vốn chủ sở hữu của công tykhông có Công ty hoạt động kinh doanh độc lập nhưng lợi nhuận sẽ đượcchuyển về Tổng công ty và sau đó Tổng công ty sẽ cấp kinh phí dưới dạngcác quỹ Tổng công ty sẽ thực hiện bảo lãnh để công ty có thể vay vốn từ cáctổ chức tín dụng Do đặc thù ngành nghề kinh doanh, công ty đã vay tiền ngânhàng với số lượng lớn để mở L/C Điều này cho thấy khoản nợ và vay củacông ty có giá trị khá lớn trên bảng cân đối

Nhìn lại kế quả hoạt động kinh doanh trong một vài năm qua của côngty xuất nhập khẩu nông lâm sản và vật tư nông nghiệp: Trong hơn 20 năm đổimới Việt Nam đã có những sự thay đổi vượt bậc Cùng với sự với sự pháttriển của đất nước hoạt động xuất nhập khẩu cũng có dịp bùng nổ Công ty làmột ví dụ minh chứng, từ những năm còn là bộ phận của tổng công ty, xuấtnhập khẩu đã đem lại doanh thu lớn cho tổng công ty Giờ đây là một doanhnghiệp tự làm ăn trên năng lực của bản thân mình, trong hai năm qua doanhnghiệp đã duy trì và tăng doanh thu xuất nhập khẩu góp một phần giá trị vàosự nghiệp phát triển đất nước Năm 2006 doanh nghiệp đạt hơn 3.000.000.000đ, năm 2007 doanh nghiệp đạt hơn 4.000.000.000 đ Như vậy doanh nghiệpđang hoạt động có hiệu quả và thực hiện tốt nhiệm vụ do tổng công ty Với đà

phát triển như vậy trong những năm tới doanh nghiệp sẽ có triển vọng manglại nguồn lợi lớn cho nền kinh tế nước nhà Việt Nam đã tham gia WTO hơnmột năm, đây là cơ hội và cũng là một thách thức lớn cho công ty Công tycần vạch rõ chiến lược hoạt động để có thể đứng vững và phát triển.

 Xem xét một số chỉ tiêu tài chính:

 Phải thu khách hàng/ tài sản ngắn hạn= 0.31

Như vậy khoản phải thu khách hàng chiếm tỷ trọng khá lớn trong tài sảnngắn hạn của công ty

 Hàng tồn kho/ Tài sản ngắn hạn = 0.48

Như đã nói ở trên, bây giờ đang là mùa vụ thu mua ngyuyên vật liệu vàmùa xây dựng nên hàng tồn kho của công ty nhiều Trong tổng số hàng tồnkho thì giá trị gỗ xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn nhất vì nó mang giá trị lớn.Bên cạnh đó nông sản thu mua cũng có giá trị cao.

 Vay và nợ ngắn hạn/ tổng nguồn vốn = 0.66

Thực chất công ty được sự bảo lãnh của tổng công ty để vay vốn hoạt động.Đặc điểm ngành nghề yêu cầu công ty cần có sự bảo lãnh của ngân hàng

1.2.4. : Đặc điểm tổ chức hoạt động kinh doanh:

1.2.4.1 Đặc điểm quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm:

Khách hàng của doanh nghiệp thường là những ông chủ khó tính cóyêu cầu cao về chất lượng Có khi sản phẩm xuất khẩu bị kiểm tra về dưlượng thuốc bảo vệ thực vật quá mức độ cho phép và không được xuất đi Đểđảm bảo uy tín và hoạt động kinh doanh được hiệu qủa công ty đã sử dụngnhững thiết bị kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn Châu Âu Ngoài ra thiết bịchế biến của công ty cũng phải đáp ứng yêu cầu của khách hàng Ví dụ nhưkhi xuất khẩu hạt cà phê chưa qua chế biến thì công ty cũng cần phải đảm bảođộ ẩm thấp hơn mức tối đa có thể chấp nhận được của hạt cà phê, trong khi đóviệc thu mua cà phê của các hộ nông dân khác nhau sẽ rất khác nhau Chínhvì thế công ty cần phải thực hiện biện pháp phân loại chất lượng và sấy khôtrước khi đem đi xuất khẩu.

1.2.4.2 Tổ chức sản xuất kinh doanh

 Tổ chức sản xuất :

Nhiệm vụ của doanh nghiệp là xuất khẩu nông lâm sản, công ty hầuhết xuất khẩu nông sản thô và chỉ có một nhà máy chế biến tinh bột sắn Dù làxuất khẩu thô hay sản xuất thì phải dựa trên các hợp đồng xuất khẩu và nhucầu thị trường Để sản xuất thành công, công ty đã thực hiện các công việcsau:

Bộ phận thu mua có nhiệm vụ thu mua nguyên liệu trên địa bàn ĐắcNông và các vùng lân cận Trên thực tế nông sản Việt Nam thường bị xem làcó chất lượng kém hơn nhiều nước xuất khẩu nông sản khác Chính vì thếcông ty đã tổ chức một bộ phận có am hiểu về chất lượng nông sản đến cáckhu thu mua thực hiện kiểm tra chất lượng nông sản để kết quả sản xuất cóhiệu quả.

Bộ phận sản xuất sẽ sử dụng công nghệ để chế biến tinh bột sắn Thôngthường việc sản xuất của công ty dựa trên các hợp đồng đã có sẵn

Sơ đồ 1.1: sơ đồ tổ chức sản xuất

 Tổ chức kinh doanh:

Các chi nhánh của công ty có 2 nhiệm vụ:- Xuất khẩu nông sản.

GD, PGĐ, Trưởng đơn vị

BP kế hoạch

Thông tin phản hồi

BP cung ứng thu mua

BP kế toán

Cc tài chính Trao đổi KH

Chính sách chung

BP sản xuất, kinh doanh

Cc thông tin tài chính

- Nhập khẩu và tiêu thụ vật tư nông nghiệp

Công ty thực hiện hình thức xuất khẩu nông lâm sản là xuất khẩu trựctiếp Công ty tự động tìm kiếm thị trường cho sản phẩm của công ty Sau khicó được những hợp đồng thì bộ phận lập kế hoạch sẽ lập kế hoạch và chuyểncho các bộ phận có liên quan, ngoài ra bộ phận lập kế hoạch còn phải dựa trênviệc sản xuất kinh doanh của năm trước và dự đoán tình hình thị trường trongnăm để quyết định số lượng, chất lượng trong mỗi hợp đồng ký kết Côngviệc này nhằm tránh trường hợp công ty có thể ký được hợp đồng rồi nhưngkhông thể thu mua được những sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng dẫnđến tình trạng mất uy tín Bộ phận kế hoạch xuất nhập khẩu còn thực hiệnviệc vận chuyển hàng hóa đi xuất khẩu và nhập hàng về cảng cũng nhưchuyên trở tới các cơ sở của công ty.

Bộ phận cung ứng sẽ thực hiện việc thu mua Tuy nhiên việc thu muanhiều khi không phụ thuộc vào hợp đồng bởi nguyên liệu của doanh nghiệphầu như là có theo thời vụ nên công ty phải có kế hoạch thu mua theo vụ nôngnghiệp kịp thời Sau đó, những nông sản, lâm sản được vận chuyển về các cơsở của công ty gần đó nhất để chế biến sơ qua như sấy khô, bóc vỏ…

Bộ phận kế toán thực hiện phối hợp với các bộ phận khác để thông báocho các bộ phận khác về tình hình tài chính Ngoài ra bộ phận kế toán cònliên hệ với các ngân hàng để thực hiện thanh toán L/C.

Việc nhập khẩu hàng cũng dựa trên kế hoạch do công ty định sẵn.Thông thường giá nhập khẩu thường là CIF Sau khi hàng hóa được nhập vềsẽ được chuyển tới các văn phòng đại diện để thực hiện phân phối trên toànquốc Nhìn chung việc kinh doanh cũng được thực hiện theo quy trình củaviệc sản xuất nhưng không có giai đoạn sản xuất.

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý:

 Sơ độ bộ máy:

Bộ máy quản trị được tổ chức như sau:

Sơ đồ 1.2: sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý

 Mô hình tổ chức bộ máy:

Bộ máy quản trị của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trựctuyến - chức năng Theo mô hình này bộ phận chức năng chỉ có quyền thammưu mà không có quyền ra quyết định đối với bộ phận chỉ huy và các cấplãnh đạo của tuyến Tuy rằng ngày nay các trang thiết bị hiện đại như điệnthoại, máy fax, máy in giúp cho việc quản lý trở nên đơn giản, nhanh chónghơn Nhưng nhược điểm của mô hình này là các bộ phận chức năng muốn ký

P.Tổ chức hành chính

P Kế hoạch XNK

P.Cung ứng thu mua

P.Tài chính kế toán

Nhà máy chế biến tinh bột sắn Đắc Nông

Văn phòng đại diệncông ty tại TPHCM

Văn phòng đại diện công ty tại Đắc Nông

Văn phòng đại diện công ty tại miền trung Tây nguyên

Văn phòng đại diện công ty tại Móng Cái - Quảng Ninh

giấy tờ phải được thừa lệnh của giám đốc dưới một mức độ nào đấy vẫn ảnhhưởng đến tiến độ hoạt động cũng như việc ra quyết định quản trị của toàndoanh nghiệp Việc bố trí các tuyến thì doanh nghiệp tổ chức theo mô hìnhđịa bàn kinh doanh Theo mô hình này, các vùng địa dư trở thành cơ sở nềntảng cho việc nhóm các hoạt động của một tổ chức Doanh nghiệp đã chiahoạt động của mình và thành lập các cơ sở sản xuất kinh doanh ở nhiều vùngđịa lý khác nhau của đất nước Việc này cho phép công ty đáp ứng được yêucầu của khách hàng theo từng vùng miền và giảm được chi phí vận chuyển.Một cơ cấu theo địa dư cho phép kiểm soát tốt hơn việc thực hiện chức năngriêng biệt của mỗi tuyến Thêm vào đó bộ phận chức năng của từng tuyến cóthể tập trung vào việc phát triển hoạt động của tuyến mà họ tham gia công tác.Vì thế doanh nghiệp có thể tận dụng lợi thế về quy mô trong việc mua vàphân phối, giảm bớt những vấn đề phối hợp và thông tin Theo mô hình này,thị trường của doanh nghiệp không chỉ trên một địa bàn mà là trên các địa bànkhác nhau Như vậy ưu điểm của mô hình này là có thể đề ra các nhiệm vụ vàchương trình sản xuất theo đặc điểm nhu cầu của thị trường cụ thể; có thểtăng hoạt động của các bộ phận chức năng và hướng hoạt động này vào thịtrường cụ thể; thuận tiện đào tạo cán bộ quản trị chung, am hiểu từng thịtrường Nhưng mô hình này còn chứa đựng các vấn đề như khó duy trì hoạtđộng thực tế trên chiều rộng của doanh nghiệp một cách nhất quán; đòi hỏi cónhiều cán bộ quản trị hơn; công việc có thể bị trùng lặp; khó duy trì việc đề raquyết định và kiểm tra một cách tập trung.

 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:

Nhằm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các phòng ban củadoanh nghiệp được phân nhiệm vụ phù hợp với chức năng của mình Điềunày có thể khắc phục được sự chồng chéo của các quyết định cũng như côngviệc.

 Phòng tổ chức hành chính: Phòng này có nhiệm vụ tiếp nhận cácchính sách cấp trên để thực hiện trên toàn doanh nghiệp tổ chức quản lý cáchoạt động hành chính, quản lý số lượng công nhân viên hiện tại, đã về hưu,nghỉ ốm thai sản…

 Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu: phòng này có nhiệm vụ dự đoánvề thị trường xuất nhập khẩu Từ đó, phòng này đưa ra kế hoạch về xuất nhậpkhẩu hàng năm và từng chu kỳ Phòng này còn có nhiệm vụ theo dõi sự biếnđộng của thị trường để có biện pháp thay đổi kịp thời kế hoạch cho phù hợpvới điều kiện thực tế Nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên phòng kế hoạch xuất nhậpkhẩu phải am hiểu về thực trạng, nhu cầu của nền kinh tế để tránh những rủiro lớn cho doanh nghiệp Phòng kế hoạch xuất nhập khẩu còn thực hiện việcvận chuyển hàng hóa xuất khẩu và nhập khẩu về cảng cũng như chuyển cáchàng nhập khẩu đến các cơ sở của công ty.

 Phòng cung ứng thu mua: Dựa trên kế hoạch do phòng kế hoạchxuất nhập khẩu đặt ra và dựa trên nhu cầu thực tế, đặc biệt dựa trên tình hìnhtài chính của doanh nghiệp phòng cung ứng thu mua tiến hành thực hiện kếhoạch thu mua của doanh nghiệp Nhân viên phòng cung ứng cần có nhữngam hiểu sâu sắc về sản phẩm cần mua về chất lượng và thời vụ vì nguyên liệucủa doanh nghiệp là nông sản Ngoài ra họ cần phải nghiên cứu kỹ kế hoạchsản xuất kinh doanh và chiến lược phát triển của doanh nghiệp để kịp thời đápứng nhu cầu.

 Phòng tài chính kế toán: Hạch toán toàn bộ các nghiệp vụ kinh tếphát sinh từ các hoạt động của văn phòng công ty Chịu trách nhiệm kiểm traxác định tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán; phải kịpthời báo cáo giám đốc các trường hợp chứng từ thanh toán không đảm bảohợp pháp (kể cả trường hợp giám đốc đã duyệt chi) Lập báo cáo tài chính củavăn phòng công ty Hướng dẫn và kiểm tra việc hạch toán của phòng kế toán

các đơn vị trực thuộc Nhận báo cáo của các đơn vị trực thuộc, kiểm tra, xácđịnh tính đúng đắn của các số liệu báo cáo, tổng hợp lập báo cáo hợp nhấttoàn công ty Phân công cán bộ phòng kế toán- tài chính công ty chuyên tráchtheo dõi đơn vị trực thuộc; cán bộ được phân công chịu trách nhiệm hướngdẫn, kiểm tra kế toán các đơn vị trực thuộc, đối chiếu công nợ giữa công tyvới đơn vị trực thuộc; kịp thời báo cáo kế toán trưởng công ty những khókhăn vướng mắc, những tồn tại về quản lý tài chính và hạch toán kế toán củađơn vị.

 Nhà máy chế biến tinh bột sắn Đắc Nông: Đắc Nông là địa điểmmà khối lượng nguyên liệu sắn khá lớn Như vậy việc đặt địa điểm tại đây đãlàm giảm lượng chi phí vận chuyển nguyên liệu Từ đó tăng lợi thế cạnh tranhcho sản phẩm nông nghiệp- một sản phẩm xuất khẩu nhiều của Việt Nam. Văn phòng đại diện (VPĐD ) công ty tại Thành Phố Hồ ChíMinh: Văn phòng này có nhiệm vụ thực hiện hoạt động xuất nhập khẩu củadoanh nghiệp tại địa bàn phía nam Đây là một khu vực kinh tế phát triển nhấtcả nước và là trung tâm giao lưu thuận lợi với các tỉnh đồng bằng sông CửuLong Như vậy doanh nghiệp có thể thuận tiện trong việc tìm kiếm kháchhàng vì đông bằng sông Cửu Long là thị trường lớn của thiết bị nông nghiệpnhư máy cày, máy gặt, máy tạo ôxy cho việc nuôi trồng tôm cá, thiết bị sảnxuất thức ăn tôm cá TP HCM cũng có cảng biển thuận tiện cho việc xuấtnhập khẩu hàng của doanh nghiệp

 VPĐD Đắc Nông: Thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch xuất khẩutinh bột sắn do nhà máy chế biến Đắc Nông sản xuất cũng như sản phẩm nôngnghiệp trong vùng và thực hiện việc kinh doanh các thiết bị nông nghiệp trênđịa bàn

 VPĐD Miền Trung Tây Nguyên: Thực hiện nhiệm vụ nắm giữthị trường tại miền trung Tây Nguyên.

 VPĐD Móng Cái- Quảng Ninh: Văn phòng này có thị trường cáctỉnh phía bắc Móng Cái là cửa khẩu của Quảng Ninh Điều này sẽ thuận tiệncho việc chuyên trở hàng hóa xuất nhập khẩu của công ty.

Mỗi đơn vị trực thuộc thực hiện kinh doanh dựa trên số vốn mà công ty cấp.Dựa trên nhiệm vụ chung của công ty, mỗi đơn vị trực thuộc cần có biện phápphù hợp với địa bàn mà mình đóng.

THỐNG SỔ SÁCH CHỨNG TỪ

II.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty:

2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau:

Kế toán phải thu phải tra, tài sản cố định,

Kế toán tại các chi nhánh

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của từng người:

Các bộ phận kế toán trong công ty hoạt động theo những chính sách, kếhoạch chung của công ty Giữa các bộ phận có sự gắn kết trao đổi với nhaudưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Kế toán trưởng là người giao nhiệm vụcho từng cá nhân và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của họ trướcgiám đốc.

Hiện tại, công ty chỉ có 4 kế toán thực hiện việc hạch toán toàn bộ cácnghiệp vụ diễn ra trong công ty và công việc đó được thực hiện tại trụ sở côngty Ngoài ra, tại mỗi văn phòng đại diện cũng có kế toán từ công ty cử xuống.Nhân viên kế toán đều có trình độ đại học trở lên.

Kế toán trưởng: Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạothực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong toàn công ty Thực hiệntrách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng theo điều lệ kế toán trưởng banhành theo nghị định số 26-HĐBT ngày 18/3/1989 của Hội đồng bộ trưởng.Kế toán trưởng Công ty có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn chuyên mômnghiệp vụ cho cán bộ kế toán trong phòng và phòng kế toán đơn vị trực thuộc;đôn đốc, kiểm tra, xét duyệt báo cáo tài chính các đơn vị trực thuộc Phâncông công việc cụ thể cho từng thành viên trong phòng kế toán-tài chính côngty, chỉ đạo, góp ý cho phụ trách kế toán các đơn vị trực thuộc trong việc phâncông công việc cụ thể ở phòng kế toán các đơn vị trực thuộc Tổ chức học tập,bồi dưỡng nghiệp vụ, các chính sách chế độ mới cho toàn thể cán bộ kế toánthuộc công ty.

Nhân viên kế toán: Họ thực hiện các nhiện vụ riêng biệt do kế toántrưởng giao cho Nhưng sự độc lập cũng chỉ là tương đối, họ sẽ phối hợp vớinhau và ở các phần hành có liên quan bởi họ là các bộ phận của một guồngmáy hoạt động liên tục

 Kế toán tiền:

- kế toán tiền mặt:lập, lưu trữ phiếu thu, phiếu chi cùng những chứngtừ có liên quan ví dụ như giấy đề nghị thanh toán, giấy xin tạm ứng lệnh chitiền…; kiểm tra độ chính xác của các chứng từ do cơ sở gửi lên; thực hiệnviệc cập nhật số liệu vào máy tính; thực hiện đối chiếu với thủ quỹ vào cuốingày; thực hiện kiểm kê tiền và lập bảng kiểm kê quỹ;

- Kế toán tiền gửi ngân hàng: Cập nhật, lưu trữ chứng từ liên quan đếnTGNH; thực hiện lập hợp đồng mở L/C; thực hiện theo dõi chi tiết TGNHtheo yêu cầu của việc quản lý.

 Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động của TSCĐ; tính vàphân bổ khấu hao TSCĐ theo tỷ lệ quy định; lập, luân chuyển lưu trữ chứngtừ liên quan đến TSCĐ; thực hiện kiểm tra các chứng từ do cơ sở và nhà máygửi lên, cập nhật số liệu về TSCĐ vào máy tính;

 Kế toán vật tư: theo dõi sự biến động, tình hình nhập xuất tồn củacác loại vật tư; cập nhật số liệu vật tư vào máy tính; thực hiện lưu trữ tài liệuvề vật tư;

 Kế toán tiền lương nhân viên: Kiểm tra việc tính lương của côngnhân viên chức trong công ty và của nhà máy sản xuất theo đúng phươngpháp thời gian làm việc thực tế; theo dõi việc trả lương cho cán bộ công nhânviên tại các văn phòng đại diện và nhà máy; theo dõi khoản trích theo lươngvà việc thanh toán các khoản này cho Nhà nước; kiểm tra độ chính xác củacác chứng từ liên quan đến lao động tại cơ sở; cập nhật số liệu vào máy tính; Kế toán thanh toán: theo dõi việc thanh toán các khoản công nợ;lập kế hoạch thu nợ và trả nợ kịp thời để duy trì khách hàng và đảm bảo uy tíncủa công ty.

 Kế toán văn phòng đại diện: thu thập chứng từ hoạt động của cơsở, kiểm tra độ chính xác và gửi kịp thời chứng từ về trụ sở chính để thựchiện hạch toán.

 Kế toán nhà máy: Công ty chỉ có một nhà máy chế biến Nhà máythực hiện việc hạch toán các nghiệp vụ xảy ra và cuối quý hoặc cuối năm gửisổ về công ty; kế toán của do công ty cử sẽ thực hiện việc kiểm tra chứng từ,phương pháp hạch toán và hạch toán của kế toán tại nhà máy.

Do tại trụ sở công ty chỉ có 4 kế toán gồm cả kế toán trưởng nên mỗi nhânviên có thể đảm nhiệm các phần hành khác nhau Khi đã được giao nhiệm vụkế toán sẽ thực hiện theo yêu cầu của các phần hành.

II.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty:II.2.1 Các chính sách kế toán tài chính chung :

- Ghi sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ

- Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm.

- Khấu hao TSCĐ được tính theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên

- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: - Hình thức sổ: chứng từ ghi sổ

- Chế độ kế toán áp dụng: theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC, thông tư hướng dẫn đã ban hành và luật khác có liên quan nhu luật thuế

- Đối với nguồn vốn: Vốn của công ty được tổng công ty giao quản lýphù hợp với quy mô hoạt động và nhiệm vụ kinh doanh, Giám đốc công tychịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và hội đồng quản trị tổng công ty vềviệc sử dụng có hiệu quả và đúng mục đích nguồn vốn được giao Công ty sẽđược tổng công ty cấp vốn bổ sung để tiếp tục phát triển kinh doanh hoặc

thực hiện các nhiệm vụ do tổng công ty giao Công ty còn có quyền bổ sungnguồn vốn từ lợi nhuận sau thuế của mình Thực hiện đúng chế độ quản lý sửdụng vốn và tài sản theo quy định của Nhà nước Mua bảo hiểm tài sản theoquy định Được hạch toán vào chi phí kinh doanh và chi phí hoạt động kháccác khoản dự phòng rủi ro như: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho; dự phòngcác khoản phải thu khó đòi; dự phòng giảm giá chứng khoán trong hoạt độngtài chính; ngoài nguồn vốn do Tổng công ty cấp, công ty có quyền được huyđộng vốn từ các nguồn khác nhau Nêu huy động từ công nhân viên toàn côngty, Giám đốc công ty có thể ủy quyền cho các đơn vị tổ chức huy động theophương án đã được công ty phê duyệt Lãi suất huy động vốn thực hiện theolãi suất thị trường Riêng trường hợp huy động vốn trực tiếp của cá nhân, tổchức kinh tế thì lãi suất vay tối đa không vượt quá lãi suất thị trường tại thờiđiểm vay vốn Chi phí lãi vay huy động vốn hạch toán theo quyết định số15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Công ty không được huy động vốn nướcngoài.Các khoản nợ phải trả là một bộ phận của nguồn vốn kinh doanh màcông ty chiếm dụng hợp pháp, thuộc quyền quản lý, sử dụng của công ty Nợphải trả bao gồm: Nợ ngắn hạn, nợ dài hạn, nợ khác; phân theo đối tượng nợbao gồm nợ ngân sách, nợ cán bộ công nhân viên, nợ khách hàng, nợ ngânhàng, nợ đối tượng khác Trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm vềcác khoản nợ phải trả phát sinh tại đơn vị mình Khi các đơn vị trực thuộc cókhó khăn, không trả được các món nợ đã đến hạn theo cam kết phải báo cáongay cho giám đốc công ty để có biện pháp giải quyết Các khoản nợ phải trảphải được hạch toán chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ Tại thờiđiểm 31/12 hàng năm phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian vàthực hiện đối chiếu công nợ với từng khách nợ bằng văn bản Những khoảnnợ phải trả không rõ đối tượng, hoặc có đối tượng nhưng thời gian trên 2 nămkhông ai đòi cần báo cáo Kế toán trưởng và Giám đốc công ty để xử lý

- Quản lý và sử dụng tài sản: Tài sản của doanh nghiệp bao gồm: tàisản lưu động ( tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, đầu tư ngắn hạn, các khoản phảithu và hàng tồn kho), tài sản cố định ( TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình, TSCĐthuê tài chính, các khoản đầu tư dài hạn, XDCB dở dang) Tài sản của doanhnghiệp có thể được hình thành từ nhiều nguồn khác nhau như được cấp, tự bổsung, hình thành từ nguồn nợ Tài sản của công ty có thể được sử dụng vàquản lý tại văn phòng, tại đơn vị trực thuộc, đơn vị liên doanh liên kết.

+ Đối với tiền mặt: Thủ quỹ là người trực tiếp chịu trách nhiệm vật chấtvề việc quản lý tiền mặt tồn quỹ trong công ty Thủ quỹ chịu trách nhiệmtrước Kế toán trưởng, Giám đốc và trước pháp luật về quản lý tiền mặt Mọikhoản tiền qua quỹ đều phải lập phiếu thu, phiếu chi và có chữ ký của ngườicó thâm quyền Nghiêm cấm việc tám ứng, tạm vay tiền chưa làm thủ tục đãchi tiền ra khỏi quỹ Phiếu thu, Phiếu chi phải được vào sổ quỹ và sổ kế toánkịp thời, cuối mỗi ngày Thủ quỹ và kế toán quỹ phải thể hiện được số dư tiềnmặt tồn quỹ và đối chiếu khớp đúng Không được sử dụng tiền của đơn vị vàomục đích cá nhân hoặc các mục đích khác không phục vụ hoạt động sản xuấtkinh doanh của đơn vị Định kỳ (ít nhất mỗi tháng một lần) hoặc đột xuất phảitiến hành kiểm kê tiền mặt tồn quỹ Kết quả kiểm kê phải được lập có đủ chữký của những người có liên quan Biên bản kiểm kê phải được lưu giữ trongchứng từ kế toán của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc Chênh lệchkiểm kê tiền mặt tồn quỹ được xử lý: Thiếu thủ quỹ phải bồi thường và nộpngay số tiền thiếu vào quỹ, thừa ghi tăng thu nhập bất thường.

+ Đối với tiền gửi ngân hàng: Mọi khoản tiền thu chi qua ngân hàng phảithực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng ngân hàng Kế toán tiền gửingân hàng phải thường xuyên đối chiếu với ngân hàng Các chính sách đốivới tiền gửi ngân hàng giống như tiền mặt.

+ Các khoản phải thu: Khoản phải thu khách hàng phải được quản lý theođối tượng và thời hạn thanh toán, và phải có chứng từ đầy đủ, các khoản phảithu quá hạn hoặc chưa đến hạn nhưng khách nợ khó có khả năng thanh toánđược lập dự phòng theo quy định tại thông tư 13/2006/TT-BTC ngày27/2/2006 của Bộ tài chính, cuối quý hoặc 6 tháng các khoản phải thu kháchhàng lớn phải thực hiện đối chiếu xác nhận nợ, nếu không phù hợp với sổphải thu trên sổ kế toán của công ty hoặc các đơn vị thì phải cử cán bộ trựctiếp kiểm tra đối chiếu xác định nguyên nhân sai lệch và điều chỉnh sổ kế toáncho phù hợp, từng quý bộ phận tài chính kế toán kết hợp với các bộ phậnnghiệp vụ có liên quan phải báo cáo phân tích tình hình công nợ phân loạiphải thu khách hàng theo các tiêu thức: chưa đến hạn, quá hạn thanh toán, nợkhó đòi mới phát sinh trong quý; đối với khoản nợ khó đòi cần được báo cáovới giám đốc để có biện pháp xử lý

+ Đối với các khoản tạm ứng: Tạm ứng để chi dùng cho hoạt động nghiệpvụ phục vụ sản xuất kinh doanh, không tạm ứng cho các cá nhân không phảicông nhân viên của công ty Trước khi tạm ứng người xin tạm ứng phải viếtgiấy đề nghị tạm ứng với các mục sau: số tiền tạm ứng, mục đích tạm ứng,thời gian hoàn tạm ứng; giấy tạm ứng phải có thêm chữ ký của trưởng bộphận, kế toán trưởng ( phụ trách kế toán ), giám đốc hoặc người được ủyquyền ký duyệt Khi kết thúc công việc cá nhân tạm ứng phải thanh toán tạmứng kịp thời Nội dung thanh toán tạm ứng phải thể hiện được số dư tạm chưathanh toán, số đã chi đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ hợp lệ đủ điềukiện thanh toán, số đề nghị được chi bổ sung hoặc số chưa chi hết đề nghị chonợ tạm ứng hoặc thu lại bằng tiền mặt Người nhận tạm ứng phải là người trựctiếp thanh toán tạm ứng Sau khi hoàn thành công việc chậm nhất là 07 ngàyphải làm thủ tục thanh toán tạm ứng Ngày hoàn thành công việc được xácđịnh là ngày trên hóa đơn bán hàng (nếu là tạm ứng mua sắm vật tư, hang