BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGHÀNH 1 TẠI: TRƯỜNG MẦM NON 30-4

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN CĂN KHOA LƯU TRỮ - QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG BÁO CÁO THỰC TẬP CHUYÊN NGHÀNH TẠI: TRƯỜNG MẦM NON 30-4 Họ tên học viên: PHAN THỤY HỒNG NƯƠNG Lớp: Lưu trữ 2015 Ngành: Lưu trữ - Quản trị văn phòng Hệ: Vừa làm vừa học Giáo viên hướng dẫn: Thành phố Hồ Chí Minh - năm 2019 LỜI NĨI ĐẦU Văn thư - Lưu trữ cơng tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan, đơn vị hành nghiệp quan đơn vị công tác Văn thư - Lưu trữ quan tâm, cơng tác đảm bảo hoạt động quản lý hành thơng qua văn - Tài liệu Làm tốt công tác công văn, giấy tờ đảm bảo cung cấp thông tin giải công việc nhanh chóng, xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hóa, hành chánh nhà nước có phát triển để phù hợp với vai trò quan trọng công tác Văn thư - Lưu trữ lãnh vực quản lý hành chính, Đảng nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác này, nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành, lý thuyết đôi với thực tế” nhằm giúp cán văn phòng tương lai, nắm vững lý thuyết học để vận dụng vào thực tế Trường Mầm non 30-4 tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan Được quan tâm giới thiệu nhà trường giúp đỡ Ban giám hiệu trường Mầm non 30-4, tiếp nhận thực tập Trường Trong khoản thời gian này, thân cố gắng, nỗ lực không ngừng học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết học hướng dẫn tận tình BGH nhà trường Để hoàn thành báo cáo thực tập nghề nghiệp trước hết em xin gửi đến quý Thầy, Cô giáo khoa Lưu trữ - Quản trị văn phòng trường Đại học Khoa Học Xã Hội Nhân Văn lời cám ơn chân thành, Vì kiến thức thân cịn hạn chế, q trình thực tập, hồn thiện báo cáo em khơng tránh khỏi sai sót, kính mong nhận ý kiến đóng góp từ Cơ Q nhà trường Trân trọng cám ơn! BÁO CÁO CHUNG CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG MẦM NON 30-4 I KHẢO SÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA TRƯỜNG MẦM NON 30-4 Khảo sát tổ chức máy trường Mầm non 30-4 Tên trường: Mầm non 30-4, Quận Địa chỉ: + Cơ sở số 174 – 176 đường Pasteur, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh + Cơ sở số 21 – 23 Lê Thánh Tôn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh Loại trường: Cơng lập Trường Mầm non 30 – thành lập vào ngày 30 tháng năm 1976 có tên gọi Nhà trẻ 30 – Từ năm 1990 trường đổi tên thành trường Mầm non 30 – với nhiệm vụ chăm sóc giáo dục trẻ từ 12 tháng đến tuổi Trường Mầm non 30 – thành lập theo Quyết định số 108/QĐ-UB ngày 21 tháng năm 1998 Ủy ban nhân dân Quận 1; Trường Mầm non 30 – công nhận đạt chuẩn Quốc gia Mức độ theo Quyết định số 2104/QĐ-UBND ngày 20 tháng 04 năm 2012 Ủy ban nhân dân Thành phố hồ Chí Minh Trường Mầm non 30 – công nhận đạt tiêu chuẩn chất lượng giáo dục cấp độ theo Quyết định số 2828/QĐ-UBND ngày 11 tháng năm 2015 Ủy ban Thành phố Hồ Chí Minh Trường hoạt động theo quy chế tổ chức trường cơng lập * Thành tích thi đua khen thưởng trường - Huân chương lao động hạng Ba năm 1998 - Huân chương lao động hạng Nhì năm 2007 - Bằng khen Thủ tướng Chính phủ (2008; 2011) - Bằng khen Bộ GDĐT (1986; 1993) - Cờ thi đua Xuất sắc Bộ Giáo Dục – Đào Tạo (1994) - Đạt chuẩn quốc gia mức độ (2012) - Đạt chất lượng giáo dục cấp độ (2015) - Cờ thi đua thành phố (1994; 2000; 2011) - Cờ khen Xuất sắc Thành Đoàn (1996) - Bằng khen Cơng đồn Giáo dục Việt Nam (2008 ) - Bằng khen Ủy ban nhân dân Thành phố (2008 – 2010) - Tập thể Lao động tiên tiến liên Tập thể lao động xuất sắc liên tục từ năm học 1989 đến - Chi vững mạnh nhiều năm liên tục - Cơng đồn vững mạnh năm học 2011 -> 2016 - Chi đoàn vững mạnh năm học 2011 -> 2016 - Trường đón nhận cờ Truyền thống 40 năm theo Quyết định số 2036/QĐUBND ngày 25/4/2016 Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh Cơ cấu tổ chức Trường Mầm non 30-4 Tổng số Cán - Giáo viên - Nhân viên: 58 người Cơ cấu tổ chức sau: - Ban giám hiệu: 03 người + Hiệu trưởng: 01 người + Phó Hiệu trưởng: 02 người - Giáo viên: 29 người - Công nhân viên: 26 người Trường có 01 Hiệu trưởng, 02 phó hiệu trưởng, cấu Ban Giám hiệu đúng, đủ số lượng người theo quy định Điều lệ trường mầm non; có Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật, Hội đồng chấm sáng kiến khoa học, Hội cha mẹ học sinh Nhà trường có tổ chun mơn, tổ chun mơn khối Nhà trẻ, tổ chuyên môn khối Mầm, tổ chuyên môn khối Chồi, tổ chuyên môn khối Lá, sinh hoạt chun mơn theo Quy chế, có 01 tổ văn phịng gồm nhân viên kế tốn, nhân viên bảo vệ nhân viên cấp dưỡng Trường có 01 Chi độc lập với 14 Đảng viên, bí thư chi đồng chí Hiệu trưởng, đa số đồng chí đảng viên giữ trọng trách nhà trường phó hiệu trưởng, chủ tịch cơng đồn sở, tổ trưởng tổ chun mơn, ban chấp hành cơng đồn, bí thư Chi đồn; có tổ chức Cơng đồn sở với có 23 đồn viên lao động, Ban chấp hành cơng đồn có 03 người, Nhà trường có tổ chức Đồn Thanh niên Cộng Sản Hồ Chí Minh với 15 đồn viên trẻ trung, động Nhà trường có Ban đại diện Hội cha mẹ PHHS, có danh sách Ban đại diện cha mẹ học sinh lớp, nhà trường hoạt động theo quy định Điều lệ Ban đại diện cha mẹ học sinh Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Các tổ chức, đoàn thể Hội đồng Nhà trường 3.1- Hội đồng Nhà trường Hội đồng trường thành lập tổ chức theo quy định Điều lệ trường Mầm non Tổ chức họp lần/năm học nhằm đề phương hướng hoạt động trường, giám sát đánh giá kết hoạt động nhà trường, việc thực Nghị Quy chế dân chủ hoạt động nhà trường 3.2- Các tổ chức, đoàn thể + Chi Đảng Trường có Chi độc lập, có 14 đảng viên (03 cán quản lý, 11 giáo viên), Hiệu trưởng trường Bí thư Chi nên thuận lợi việc lãnh đạo đạo hoạt động trường Chi hoạt động theo Điều lệ Đảng Cộng sản Việt Nam, có xây dựng quy chế hoạt động Chi bộ, Nghị Chi bộ, chấp hành tốt đạo Quận ủy, Đảng ủy phường Bến nghé Chi lãnh đạo hoạt động nhà trường nề nếp, hiệu Là Chi nhiều năm liền đạt danh hiệu “Trong sạch, vững mạnh” 100% đảng viên xếp loại đảng viên đủ tư cách - hoàn thành tốt nhiệm vụ có đảng viên xếp loại đảng viên đủ tư cách hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ nhiều năm liên tục + Cơng đồn Trường có: 58/58 cơng đồn viên - Tỷ lệ 100 % Tổ chức hoạt động theo Luật Cơng đồn đạo cấp trên, thực tốt vận động “Dân chủ - Kỷ cương - Tình thương - Trách nhiệm” Mỗi thầy cô giáo gương đạo đức, tự học sáng tạo Thực nghiêm túc chế độ sách, chế độ chăm sóc sức khỏe khám sức khỏe cho tất cán bộ, giáo viên, nhân viên thường xuyên hàng năm, ln trì loại hình tương trợ ngành đơn vị thăm hỏi ốm đau, sinh nhật, tang chay, cưới hỏi Đạt Cơng đồn vững mạnh xuất sắc nhiều năm liên tục Cơng đồn tổ chức nhiều phong trào góp phần nâng cao chất lượng giáo dục đơn vị vận động cơng đồn viên tích cực tham gia hoạt động xã hội + Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường có 23 đồn viên Chi đồn hoạt động theo đạo Đoàn Phường Bến Nghé Điều lệ Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Chi đồn ln thực tốt Nghị năm học; tất Đồn viên ln lực lượng nịng cốt tích cực hoạt động nhà trường, có tác dụng thúc đẩy phát triển trường Hàng năm tổ chức Đại hội Chi đoàn để bầu Ban Chấp hành Chi đoàn nhiệm kỳ mới, xây dựng kế hoạch hành động hướng trọng tâm góp phần nâng cao chất lượng chăm sóc giáo dục trẻ Hầu hết đồn viên nhiệt tình, tham gia sơi phong trào Đồn phường tổ chức + Ban Đại diện Cha mẹ học sinh Ban Đại diện Cha mẹ học sinh được thành lập theo quy định, tổ chức xây dựng kế hoạch hoạt động theo năm Quan tâm kết hợp chặt chẽ với nhà trường việc chăm sóc giáo dục trẻ, ln gắn bó thống với kế hoạch hoạt động Nhà trường Trong năm qua, Ban đại diện Cha mẹ học sinh trường xây dựng cơng trình nhằm nâng cao chất lượng chăm sóc giáo dục, nâng cao tay nghề cho đội ngũ giáo viên - nhân viên nhà trường đạt hiệu cao Khảo sát chức năng, nhiệm vụ Trường Mầm non 30-4 Trường Mầm non 30-4 đơn vị nghiệp giáo dục trực thuộc Phòng Giáo dục Đào tạo Quận 1, có tư cách pháp nhân, có dấu riêng có tài khoản kho bạc Nhà nước theo quy định nhà nước Trường mầm non 30-4 có nhiệm vụ quyền hạn sau đây: - Tổ chức thực việc ni dưỡng, chăm sóc giáo dục trẻ từ 19 tháng tuổi đến tuổi theo mục tiêu, chương trình giáo dục mầm non Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành - Huy động trẻ em học độ tuổi, tiếp nhận trẻ em hòa nhập, thực Chương trình Phổ cập giáo dục mầm non cho trẻ tuổi Thực nhiệm vụ năm học theo phân cơng cấp có thẩm quyền Tổ chức khảo sát, đánh giá cấp giấy chứng nhận hoàn thành chương trình phổ cập giáo dục mầm non trẻ tuổi cho trẻ phạm vi trường phân công phụ trách - Xây dựng, phát triển nhà trường theo quy định Bộ Giáo dục Đào tạo nhiệm vụ phát triển giáo dục địa phương - Thực kiểm định, tự đánh giá chất lượng giáo dục mầm non - Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên để thực nhiệm vụ nuôi dưỡng, chăm sóc giáo dục trẻ em - Quản lý, sử dụng đất đai, sở vật chất, trang thiết bị tài theo quy định pháp luật - Phối hợp với gia đình, tổ chức cá nhân cộng đồng thực hoạt động giáo dục mầm non - Tổ chức cho cán quản lý, giáo viên, nhân viên trẻ em tham gia hoạt động xã hội cộng đồng - Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật - Nhà trường thực tốt chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước, phổ biến kịp thời Thông tư, Chỉ thị, văn đảm bảo thực đầy đủ chế độ sách đến cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường - Nhà trường thực đủ loại kế hoạch theo quy định, kế hoạch bám sát yêu cầu nhiệm vụ năm học Sở Giáo dục Đào tạo, Phòng Giáo dục Đào tạo Quận tình hình thực tế trường, xây dựng biện pháp cụ thể, có sơ kết đánh giá học kỳ tổng kết hàng năm, có điều chỉnh bổ sung kế hoạch kịp thời để thực tốt mục tiêu, nhiệm vụ đề ra, đạt hiệu qua năm học Các kế hoạch thông qua Hội đồng trường góp ý tập thể cán quản lý, viên chức, người lao động trường - Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng, Tổ trưởng chuyên môn thực quản lý, phân công hợp lý cán bộ, giáo viên, công nhân viên theo quy định Điều lệ trường Mầm non, Luật cán bộ, công chức, Luật viên chức Luật lao động - Trường tổ chức quản lý tốt hoạt động hành chính, tài chính, quy chế chuyên môn, quy chế dân chủ, đảm bảo điều kiện cho hoạt động chăm sóc giáo dục trẻ chăm lo đời sống giáo viên, cán bộ, nhân viên Có đầy đủ hệ thống văn quy định hành quản lý tài Hằng năm trường xây dựng quy chế chi tiêu nội thể cụ thể tập thể nhà trường góp ý thơng qua Hội nghị Cán bộ, Cơng chức Nhà trường lập dự tốn tài chính, thực thu chi, tốn báo cáo tài theo Luật kế toán Nhà nước Hàng năm thực kiểm kê tài sản thực kê khai tăng giảm tài sản sổ sách đầy đủ Ln thực báo cáo tài theo quy định Thực đầy đủ quy định quản lý, lưu trữ hồ sơ chứng từ Cơng tác tài công khai tin hàng tháng, Hội nghị Cán bộ, Công chức, Viên chức đầu năm học Sử dụng ngân sách Nhà nước có hiệu quả, nâng cao chất lượng giáo dục, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ trị đơn vị - Cơ sở vật chất khang trang, rộng rãi, nhóm lớp, phòng chức thiết kế thuận tiện; trang thiết bị đồ dùng đồ chơi phong phú nhằm đảm bảo tốt hoạt động trường Trường khơng có sân rộng đảm bảo có nhiều loại đồ chơi trời, đảm bảo cảnh quan xanh, sạch, đẹp an toàn Sơ đồ cấu tổ chức HIỆU TRƯỜNG P.HIỆU TRƯỞNG CHUN MƠN P.HT CHĂM SĨC NI DƯỠNG KHỐI NHÀ TRẺ VĂN PHÒNG KHỐI MẦM CẤP DƯỠNG KHỐI CHỒI PHỤC VỤ KHỐI LÁ BẢO VỆ CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, VĂN THƯ Cơng tác văn phịng Trường Mầm non 30-4: Văn phịng có vị trí đặc biệt quan trọng nhà trường có mối quan hệ chặt chẽ với tất tổ nhóm trường Mầm non Văn phòng Trường Mầm non quy định Quyết định 14/2008/QĐ-BGDĐT Điều lệ Trường Mầm non sửa đổi Thông tư 44/2010/TT-BGDĐT Văn phịng gồm nhân viên làm cơng tác y tế trường học, văn thư, kế toán nhân viên khác I.1 Tổ chức cán làm công tác văn phòng: Văn phòng năm học 2018 - 2019 gồm thành viên sau: STT HỌ TÊN Phùng Thị Bảo Nghiêm CHỨC VỤ TRÌNH ĐỘ NHIỆM VỤ Kế toán Đại học Thu thập, ghi chép, xử lý trưởng quản lý liệu tập trung toàn hệ thống tình hình quản - Danh mục hồ sơ năm trước; - Bảng thời hạn bảo quản tài liệu mục lục hồ sơ nhà trường… a) Lập danh mục hồ sơ trường Mầm non 30-4: Trường Mầm non 30-4 chưa thực lập danh mục hồ sơ nên chưa với quy định Nhà nước đơn vị gặp nhiều khó khăn việc thu thập, xếp, bảo quản tài liệu lưu trữ Điều phần lượng văn bản, tài liệu rời lẻ chưa lập hồ sơ nhiều Một phần kho lưu trữ trường cịn khó khăn, chưa đạt yêu cầu; trình tổ chức xếp sử dụng tài liệu lưu trữ hạn chế định Tình hình dẫn đến phải tốn kém thời gian lớn cho việc chỉnh lý lượng tài liệu thời gian tới Ngoài ra, việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ chưa thực đồng số quan, đơn vị Danh mục hồ sơ bảng kê hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động Trường Mầm non 30-4 năm kèm theo ký hiệu, đơn vị (người) lập thời hạn bảo quản hồ sơ Để lập danh mục hồ sơ, Văn thư Trường Mầm non 30-4 phải vào Điều lệ trường Mầm non theo: + Quyết định số 14/2008/GD-BGDĐT ngày 07 tháng năm 2008 Bộ Giáo dục Đào tạo; + Quyết định thành lập trường số107/QĐ-UB ngày 21 tháng 02 năm 1998 Ủy ban nhân dân Quận1; + Quy chế làm việc; Bảng phân công, phân nhiệm vụ Kế hoạch, nhiệm vụ công tác năm để xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ Trường Sau lấy ý kiến đóng góp đơn vị, cá nhân có liên quan, hồn thiện dự thảo trình Hiệu trưởng Trường ký ban hành Căn tình hình thực tế trường Mầm non Hoa Lư có cấu tổ chức ổn định, chức năng, nhiệm vụ phận phân định rõ ràng nên áp dụng khung đề mục Danh mục hồ sơ theo cấu tổ chức Ví dụ: I HỒ SƠ TỔNG HỢP; II HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÂN SỰ; III HỒ SƠ TUYỂN SINH IV HỒ SƠ QUẢN LÝ TRẺ; V HỒ SƠ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, TÀI SẢN, CƠ SỞ VẬT CHẤT; VI HỒ SƠ THI ĐUA; VII HỒ SƠ VĂN THƯ, LƯU TRỮ…… Trong đề mục lớn bao gồm đề mục nhỏ vấn đề phạm vi lĩnh vực hoạt động Trường ví dụ: I HỒ SƠ TỔNG HỢP: Kế hoạch chiến lược nhà trường Sổ kế hoạch Sổ đăng Sổ nghị nhà trường II HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÂN SỰ: Danh sách trích ngang lý lịch CBQL - GV – NV Hồ sơ cá nhân CBQL - GV – NV III HỒ SƠ QUẢN LÝ TRẺ: Sổ đăng bộ; Hồ sơ phổ cập giáo dục mầm non trẻ tuổi Hồ sơ cá nhân học sinh Sổ theo dõi lớp Sau Trường xác định hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ đơn vị người lập dựa vào lập Danh mục hồ sơ nêu Tiêu đề hồ sơ lập dựa vào đặc trưng đặc trưng “Tên gọi”, “Tác giả”, “Thời gian”, “Vấn đề”…; tiêu đề hồ sơ ngắn gọn, rõ ràng khái quát nội dung văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi giải cơng việc Trường ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh Trường Mầm non 30-4 năm 2018 Hồ sơ Phổ cập Giáo dục mầm non trẻ tuổi Trường Mầm non 30-4 năm 2018 Tập lưu báo cáo kết cân đo năm 2018 Trường Mầm non 30-4… Tiếp tục Trường dự kiến thời hạn bảo quản cho hồ sơ gồm có hai mức: bảo quản vĩnh viễn bảo quản có thời hạn; đánh số, ký hiệu đề mục hồ sơ Số hồ sơ ghi liên tục cho toàn danh mục, số 01 Ký hiệu hồ sơ chữ viết tắt lĩnh vực hoạt động Trường Ví dụ: ĐT (Đào tạo), HCTC (Hành tổ chức), QT (Quản trị), TCKT (Tài - kế tốn), ĐTH (Đồn thể) b) Lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc - Lập Hồ sơ công việc: Dựa vào danh mục hồ sơ trường Mầm non 30-4, cá nhân ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa, trình giải cơng việc đưa tài liệu hình thành liên quan đến hồ sơ vào bìa hồ sơ, sau cơng việc kết thúc, hồn thiện hồ sơ xếp văn bản, biên mục hồ sơ Nội dung việc lập hồ sơ công việc (hiện hành) gồm nội dung: Mở hồ sơ; thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ; kết thúc biên mục hồ sơ Tại Trường Mầm non 30-4 cán - giáo viên - công nhân viên thực lập hồ sơ công việc cách sơ bộ, việc lập hồ sơ chưa hoàn chỉnh, cụ thể tình hình lập hồ sơ cơng việc đơn vị phận Trường sau: + Mở hồ sơ: cơng việc mở đầu cho việc hình thành hồ sơ việc lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ Mỗi cá nhân giải cơng việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc theo danh mục hồ sơ Tại Trường Mầm non 30-4 phận, cá nhân giải công việc giao chưa thực mở hồ sơ cơng việc mà dán tờ nhãn nhỏ, ghi số thông tin vấn đề giải Việc mở hồ sơ công việc Trường Mầm non 30-4 chưa với quy định Nhà nước Trường Mầm non 30-4 chưa có Danh mục hồ sơ nhiên đầu năm, cá nhân giải công việc giao có trách nhiệm mở hồ sơ cơng việc dựa vào chức năng, nhiệm vụ Trường; chương trình cơng tác, nhiệm vụ cụ thể giao số đặc trưng lập hồ sơ để thực Thao tác lấy tờ bìa hồ sơ ghi thông tin ban đầu hồ sơ như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ  Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải công việc vào hồ sơ: khâu quan trọng, định hình thành hồ sơ, định chất lượng hồ sơ có thu thập đầy đủ văn vấn đề, việc, đối tượng…đưa vào hồ sơ có hồ sơ hồn chỉnh có chất lượng cao Tại Trường Mầm non 30-4 thực việc cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi giải cơng việc vào bìa sơ mi theo công việc, năm lưu giữ bảo quản Tuy nhiên việc thu thập, cập nhật chậm trễ, chưa đầy đủ, hồ sơ thiếu nhiều, văn bản, tài liệu cịn để rời lẻ khơng đưa vào hồ sơ Trường thực “Tập lưu văn đến” Để thực nội dung thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi giải cơng việc vào hồ sơ Trường Mầm non 30-4 tốt, đơn vị, cá nhân Trường đảm nhiệm mặt công tác giao có trách nhiệm thu thập văn bản, tài liệu đưa vào hồ sơ phải tiến hành từ phát sinh vấn đề, việc thực suốt trình giải công việc công việc kết thúc Văn thuộc vấn đề phải đưa vào hồ sơ Văn thuộc hồ sơ giải cơng việc năm xếp vào năm đó, trừ trường hợp công việc giải nhiều năm  Phần kết thúc biên mục hồ sơ: Trường chưa thực tốt hai nội dung mở hồ sơ thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ Trường Mầm non 30-4 chưa thực việc kết thúc biên mục hồ sơ cụ thể: chưa kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ; chưa thực việc xem xét để loại trùng thừa, nháp, thảo giữ lại hồ sơ chính; chưa xem xét thời hạn bảo quản hồ sơ mà tất giữ lại hết Theo quy định, công việc sau giải xong hồ sơ kết thúc, đơn vị, cá nhân lập hồ sơ có trách nhiệm: Kiểm tra mức độ đầy đủ văn bản, tài liệu có hồ sơ, thiếu cần bổ sung cho đủ Xem xét loại khỏi hồ sơ trùng thừa, nháp, thảo có Mỗi văn đưa vào hồ hơ chính, có chất lượng tốt nhất, thức văn hồn chỉnh Trường hợp khơng có thay có giá trị Văn có thời hạn bảo quản vĩnh viễn, bảo quản có thời hạn tính năm cần xếp hợp lý vào hồ sơ riêng biệt, khơng để lẫn lộn Ví dụ: Hồ sơ Hội nghị Công chức - Viên chức năm 2018 Trường Mầm non 30-4 Trong gồm: Kế hoạch tổ chức Hội nghị, Chương trình Hội nghị, Danh sách đại biểu tham dự, Báo cáo Hội nghị Công chức - Viên chức năm 2018, Quyết định khen thưởng cá nhân đạt thành tích tốt năm học 2018-2019, Tổng hợp ý kiến phát biểu thảo luận đại biểu, Bài phát biểu Hiệu trưởng Trường Mầm non 30-4, Biên hội nghị Đầu tiên người lập hồ sơ kiểm tra tài liệu đầy đủ chưa, cần bổ sung loại văn gì, văn có khơng cuối xem xét thời hạn bảo quản cho hồ sơ - Hồ sơ nguyên tắc: Là tập hợp văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn mặt công tác nghiệp vụ định dùng làm pháp lý, tra cứu giải công việc Tại Trường Mầm non 30-4 việc lập hồ sơ nguyên tắc thực theo quy định Nhà nước Các phận, cá nhân giải công việc lập hồ sơ ngun tắc cơng việc Ví dụ: Cán văn thư lưu trữ giải công việc công tác văn thư lưu trữ Trường lập “Hồ sơ nguyên tắc công tác văn thư lưu trữ”, cán kế toán giải cơng việc cơng tác tài - kế tốn lập “Hồ sơ ngun tắc tài - kế toán”,… c) Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Mầm non 30-4 Theo quy định Nhà nước thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu từ khâu văn thư vào lưu trữ quan quy định Điều 11- Luật lưu trữ Điều 17 - Thông tư số 07/201/TT-BNV sau: Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc tất loại hồ sơ Trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình tốn hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu để phục vụ cơng việc phải người đứng đầu quan, tổ chức đồng ý phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại gửi cho Lưu trữ quan Thời gian giữ lại hồ sơ, tài liệu đơn vị, cá nhân không 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu Tại Trường Mầm non 30-4 từ trước đến chưa thực việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Tất hồ sơ, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc cán bộ, nhân viên bảo quản, cất giữ phịng làm việc mình, số hồ sơ, tài liệu cũ từ nhiều năm trước bảo quản cất giữ kho lưu trữ nhỏ trường Việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Trường Mầm non 30-4 chưa với quy định Nhà nước Theo quy định đơn vị, cá nhân Trường Mầm non 30-4 phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ Trường Mầm non 304 thời hạn năm, kể từ ngày công việc kết thúc tất loại hồ sơ; thời hạn 03 tháng, kể từ ngày cơng trình tốn hồ sơ, tài liệu xây dựng Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải lập danh mục gửi cho lưu trữ Trường Mầm non 30-4 thời hạn giữ lại không hai năm Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước nghỉ hưu, việc hay chuyển công tác khác phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm Trường Việc giao nộp hồ sơ tài liệu từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ Trường Mầm non 30-4 chế độ bắt buộc Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Mầm non 30-4 cần phải bảo đảm yêu cầu: hồ sơ nộp lưu phải xếp thành hồ sơ; khơng giao nộp tài liệu tình trạng rời lẻ hay bó gói lộn xộn; hồ sơ, tài liệu nộp phải thông qua việc chọn lựa, xác định giá trị; việc nộp lưu cần tiến hành theo kế hoạch, giao nộp dứt điểm, trọn vẹn hồ sơ, tài liệu đơn vị theo năm đảm bảo thủ tục thống kê, giao nhận chặt chẽ Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ Trường Mầm non 30-4 gồm toàn hồ sơ, tài liệu xác định thời hạn bảo quản từ năm trở lên, trừ hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải xong văn bản, tài liệu gửi đến Trường Mầm non 30-4 để biết, để tham khảo Khi nộp lưu tài liệu Trường Mầm non 30-4 phải lập hai “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” hai “Biên giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu Văn thư Trường Mầm non 30-4 giữ loại Tóm lại lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Trường Mầm non 30-4 khâu cơng việc cuối tồn q trình tổ chức công tác văn thư, đồng thời lại khâu mở đầu, tạo điều kiện tiền đề cho công tác lưu trữ Trường Có làm tốt khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư thực tốt khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ Công tác lưu trữ Công tác chỉnh lý tài liệu: 2.1 Tình hình chỉnh lý tài liệu Trường Mầm non Hoa Lư Trường Mầm non 30-4 chỉnh lý phần tài liệu nên đợt thực tập chọn nội dung công tác chỉnh lý tài liệu để hoàn thành đợt thực tập viết báo cáo Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tiến hành phân loại – hệ thống hóa tài liệu phông lưu trữ theo phương án khoa học; sửa chữa, phục hồi lập hồ sơ mới, đơn vị bảo quản; xác định giá trị tài liệu; làm công cụ tra cứu nhằm tạo điều kiện tối ưu cho công tác bảo quản phục vụ khai thác tài liệu 2.2 Khối tài liệu chỉnh lý; khối tài liệu chưa chỉnh lý trường Mầm non 30-4 Qua khảo sát thực tế tài liệu Trường Mầm non 30-4, khối tài liệu Trường chưa chỉnh lý với số lượng tài liệu khoảng 25 mét giá Khối tài liệu Trường bao gồm tất tài liệu có giá trị, khơng có giá trị hay hết giá trị Trường chưa tiến hành xác định giá trị cho tài liệu để loại bỏ tài liệu trùng thừa, tài liệu khơng có giá trị, tài liệu hết giá trị, tài liệu khác phơng, giữ lại tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ Tài liệu Trường chưa xác định thời hạn bảo quản việc hệ thống hóa hồ sơ để thống kê bảo quản riêng theo dạng thời hạn bảo quản Trường chưa thực Để chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trường Mầm non 30-4, thực theo ba giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý, giai đoạn trực tiếp chỉnh lý giai đoạn tổng kết chỉnh lý + Giai đoạn chuẩn bị chỉnh lý cần thực nội dung công việc cụ thể sau: Khảo sát tài liệu; Thu thập bổ sung tài liệu; Nghiên cứu viết lịch sử đơn vị hình thành phơng; Chọn xây dựng phương án phân loại tài liệu; Viết hướng dẫn nghiệp vụ; Lập kế hoạch chỉnh lý; Chuẩn bị sở vật chất chuẩn bị chỉnh lý + Giai đoạn trực tiếp chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Đây giai đoạn chủ yếu công tác chỉnh lý tài liệu phông lưu trữ Giai đoạn cần thực công việc đây: Tiến hành phân chia tài liệu phông theo phương án; Lập hồ sơ; Biên mục hồ sơ; Hệ thống hóa hồ sơ; Đánh số lưu trữ cho hồ sơ; Lập mục lục hồ sơ; Xác định giá trị tài liệu kết hợp trình chỉnh lý; Sắp xếp đơn vị bảo quản vào cặp (hộp) xếp cặp(hộp) lên giá, tủ; Sơ phân loại thống kê tài liệu loại + Giai đoạn tổng kết chỉnh lý Sau đợt chỉnh lý phải tiến hành tổng kết chỉnh lý Các nội dung công việc cần thực giai đoạn tổng kết chỉnh lý bao gồm: Tổng hợp số liệu, viết báo cáo tổng kết chỉnh lý; Hồn chỉnh hồ sơ phơng lưu trữ; Tổ chức nghiệm thu đánh giá kết chỉnh lý; Bàn giao tài liệu sau chỉnh lý Như vậy, chỉnh lý tài liệu môt công tác quan trọng Qua khảo sát thực tế tình hình tài liệu lưu trữ trình hoạt động trường Mầm non Hoa Lư hình thành từ năm 1946 đến năm 2018, gồm tài liệu giấy (tài liệu hành chính), Hiện Nhà trường chỉnh lý 65 cặp ba dây hình thành từ năm 1946 đến năm 2008, chỉnh lý vào năm 2008 số tài liệu chỉnh lý có hai phần ba tài liệu cịn tốt cịn phần ba tài liệu số tài liệu bị góc, số khác chữ bị mờ, bị mối mọt , khoảng 108 cặp ba dây chưa chỉnh lý thu xếp giá kệ kho lưu trữ Trường lại đặt bìa ba dây nằm rãi rác phận, cá nhân 2.3 Phương án phân loại tài liệu: dự kiến nhóm tài liệu để làm sở phân chia tài liệu nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ,… nhằm tổ chức xếp tài liệu phông lưu trữ theo trật tự khoa học, hợp lý Căn vào lịch sử hình thành phơng lịch sử phơng, tình hình thực tế quan, Căn yêu cầu tổ chức, săp xếp khai thác sử dụng tài liệu, tài liệu phông trường Mầm non 30-4 phân loại theo phương án “Thời gian – Mặt hoạt động” tài liệu phơng Sở GTVT có cấu tổ chức, chức nhiệm vụ phịng ban rõ ràng, khơng chồng chéo nhau, đơn vị hình thành phơng hoạt động Ví dụ: Bước 1: Phân chia tài liệu phơng thành nhóm lớn theo phương án chọn Ở tài liệu phân loại theo năm Mỗi năm nhóm lớn: Năm 2016 Năm 2017 Năm 2018 ………… Bước 2: Phân loại tài liệu nhóm lớn nhóm vừa, nhóm nhỏ…cho đến nhóm nhỏ tương đương với hồ sơ đơn vị bảo quản Năm 2018 I ĐÀO TẠO II HÀNH CHÍNH TỔ CHỨC III QUẢN TRỊ IV TÀI CHÍNH KẾ TỐN V ĐỒN THỂ Tiếp tục phân loại tài liệu nhóm nhỏ nhóm nhỏ đến nhóm nhỏ Ví dụ tài liệu nhóm vừa : I ĐÀO TẠO Được dự kiến phân chia thành nhóm nhỏ: Quản lý chung Đào tạo Quản lý hoạt động dạy nghiên cứu khoa học Giáo vụ Tài liệu nhóm nhỏ: Đào tạo 2.1 Tuyển sinh 2.2 Tổ chức chăm sóc giáo dục 2.3 Quản lý học sinh Tài liệu nhóm nhỏ hơn: 2.2 Tổ chức chăm sóc giáo dục 2.2.1 Kế hoạch giảng dạy, tổ chức chuyên đề giảng dạy 2.2.2 Báo cáo kết thực chuyên đề, phổ cập giáo dục mầm non, báo cáo tổng kết năm học 2.2.3 Kế hoạch chăm sóc ni dưỡng Hệ thống hóa tài liệu Trường mầm non 30-4: xếp đơn vị bảo quản nhóm nhỏ; xếp nhóm nhỏ thành nhóm vừa, xếp nhóm vừa để hình thành nhóm lớn xếp nhóm lớn để hình thành phơng lưu trữ (ngược lại với bước phân loại tài liệu) Hồ sơ hệ thống hóa theo dạng thời hạn bảo quản: Hồ sơ vĩnh viễn hệ thống hóa riêng, hồ sơ bảo quản có thời hạn hệ thống hóa riêng Trong dạng thời hạn bảo quản, hồ sơ hệ thống hóa nhóm nhỏ theo ngun tắc: hồ sơ có tính chất hướng dẫn chung xếp trước, hồ sơ vấn đề, vụ việc cụ thể xếp sau; Tập tài liệu quan cấp xếp trước, tài liệu quan cấp xếp sau 2.4 Đánh giá hiệu việc chỉnh lý thơng qua việc tra tìm sử dụng khối tài liệu chỉnh lý Tài liệu chỉnh lý việc tra tìm đưa vào sử dụng có hiệu tìm kiếm nhanh chóng, xác, đáp ứng cần thiết, tiết kiệm thời gian, công sức, phục vụ cho việc giải công việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra tìm khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu Tuy nhiên thực tế việc thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ đặc biệt nội dung chỉnh lý tài liệu lưu trữ Trường Mầm non 30-4 chưa tốt Tài liệu lưu trữ Trường để rải rác đơn vị, cá nhân chưa tập trung thống quản lý, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng Điều dẫn tới việc bảo quản, bảo vệ tài liệu chưa tốt, tài liệu dễ bị hư hỏng, mát, đặc biệt gây ảnh hưởng lớn đến việc khai thác sử dụng tài liệu cần thiết Cụ thể: cán - giáo viên - cơng nhân viên có nhu cầu sử dụng phải tự tìm tài liệu cách khó khăn nhiều thời gian, cơng sức chụp lại để sử dụng IV KẾT LUẬN Nhận xét chung ưu nhược điểm trường Mầm non Hoa Lư việc tổ chức thực công tác Văn thư Lưu trữ Ưu điểm Trường Mầm non 30-4 đơn vị nghiệp công lập, số lượng hồ sơ, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc không nhiều, việc tổ chức thực công tác văn thư, lưu trữ trường đơn giản dễ thực Trường trang bị trang thiết bị văn phịng máy tính, máy in, máy photo…, trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị bảo quản hồ sơ, tài liệu tủ, kệ góp phần thực tốt công tác văn thư lưu trữ Trường Nhược điểm Việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ nguyên tắc vài công chức chưa thực không lập hồ sơ nguyên tắc, đôi lúc gặp khó khăn việc giải cơng việc chuyên môn Các cán bộ, nhân viên chưa nắm rõ quy định, hướng dẫn Nhà nước công tác văn thư lưu trữ, Trường chưa ban hành quy định, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ dẫn tới việc thực nhiều lúng túng chưa với quy định Phần lớn đơn vị, cá nhân chưa lập hồ sơ cơng việc làm, hồ sơ tài liệu tập hợp thành tập lưu giữ phòng làm việc đơn vị, cá nhân, Trường chưa thực việc thu thập bảo quản hồ sơ, tài liệu tập trung thống vào kho lưu trữ quan làm ảnh hưởng lớn tới cơng tác bảo quản nhằm bảo đảm an tồn, kéo dài tuổi thọ tài liệu để phục vụ yêu cầu tra tìm, nghiên cứu, sử dụng Đề xuất biện pháp chấn chỉnh (Khơng có) Rút học (Khơng có) CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BẢN TỰ KIỂM ĐIỂM Kính gửi: Hiệu trưởng trường Mầm non 30-4 Tôi tên: Phan Thụy Hồng Nương Sinh ngày: 21/10/1990 Tôi thực tập trường Mầm non 30-4 từ ngày 19/04/2019 đến hết ngày 20/06/2019 Qua thời gian thực tập trường Mầm non 30-4 tự kiểm điểm sau: Thuận lợi Thay phải thực tập quan, đơn vị khác anh chị khác tơi có điều kiện thuận lợi thực tập quan nơi công tác Sau tháng khảo sát tìm hiểu cơng tác văn thư lưu trữ Trường Mầm non 30-4 giúp củng cố lại phần kiến thức lý thuyết học, hiểu thêm nhiều điều thực tế giúp thêm tự tin công việc mà đảm nhiệm Được quan tâm giúp đỡ nhiệt tình Ban Giám hiệu, anh chị trường tạo điều kiện thời gian cho vừa làm vừa học, hỗ trợ công tác để hồn thành tốt hai nhiệm vụ Áp dụng kiến thức giáo viên Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn truyền đạt vào thực tế giải công việc Trường Mầm non 30-4 cách nhanh chóng, hiệu Bản thân phụ trách công tác văn thư quan giúp tơi có phần kiến thức thực tế công tác văn thư lưu trữ nên giúp tơi hồn thành báo cáo thuận lợi nhanh chóng Giúp tơi hiểu sâu thêm tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ, trang bị cho thêm nhiều kiến thức lý thuyết quy định áp dụng công tác văn thư lưu trữ mà từ trước đến tơi khơng nắm Khó khăn Do vừa học vừa làm, thời gian thực tập hạn chế nên báo cáo cịn nhiều thiếu sót Kiến thức lý thuyết học thực tế công việc quan không tương đồng làm thân thấy có nhiều lung túng giải quyết, xử lý công việc./ Quận 1, ngày 25 tháng năm 2019 Xác nhận Hiệu trưởng Trần Thị Thế Hiệp NGƯỜI VIẾT Phan Thụy Hồng Nương