Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý tại UBND huyện Thọ Xuân

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỎ ĐỊA CHẤT KHOA QUẢN LÝ KINH TẾ TIỂU LUẬN ĐỀ TÀI: Phân tích thực trạng hệ thống thơng tin Phịng Nơng nghiệp &PTNT huyện Thọ Xn, tỉnh Thanh Hóa Giảng viên hướng dẫn : Nguyễn Thị Bích Ngọc Sinh viên thực : Lê Năng Minh Phúc Lớp : K41E Năm 2021 MỤC LỤC Phụ lục hình ảnh Mục lục viết tắt Từ viết tắt Ý nghĩa HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân TT Thông tư BNV Bộ nội vụ CT Chỉ thị PTNT Phát triển nơng thơn NTM Nơng thơn PCTT Phịng chống thiên tai Lời mở đầu Trong thời buổi phát triển công nghệ thông tin hiên nay, để tiến tới tiếp cận với cơng nghệ thơng tin 4.0 hệ thống thông tin phần quan trọng thiếu người, quan quản lý, doanh nghiệp Để giải cơng việc cách nhanh chóng, tiện lợi tiết kiệm chi phí phải địi hỏi tiếp cận với loại hệ thống mới, làm quen có giải pháp để hệ thống hoạt động nhanh hiệu Hệ thống thơng tin giúp có đầy đủ thơng tin nhanh chóng, tiện lợi, lúc nơi thuận tiện cho việc quản lý nhà nước định nhanh đắn Nhưng nước ta hệ thống thông tin đầu tư mạnh mẽ công ty, doanh nghiệp tầm cỡ quốc gia Nhận thấy vai trò to lớn hệ thống thông tin không doanh nghiệp mà đơn vị nghiệp hệ thống thông tin quan trọng Để người hiểu rõ vai trò quan trọng hệ thống thông tin quản lý nhà nước đơn vị nghiệp công việc, nhiệm vụ Em xin chọn đề tài “Phân tích thực trạng hệ thống thông tin quản lý UBND huyện Thọ Xuân” Nội dung tiểu luận bao gồm: Khái quát chung Phịng Nơng nghiệp & Phát triển nơng thơn thuộc UBND huyện Thọ Xuân Thực trạng hệ thống thông tin Phịng Nơng nghiệp & Phát triển nơng thơn Các giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin Khái qt chung hệ thống thơng tin phịng Nông nghiệp & I PTNT thuộc UBND huyện Thọ Xuân: Giới thiệu chung Phịng Nơng nghiệp PTNT Phịng Nơng nghiệp & PTNT huyện Thọ Xn quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân huyện Thọ Xuân, tham mưu, giúp ủy ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, phịng chống thiên tai tìm kiếm cứu nạn, phát triển nông thôn; phát triển kinh tế hộ; kinh tế trang trại nông thôn; kinh tế hợp tác xã nông, lâm, gắn với ngành nghề, làng nghề nông thôn thực số nhiệm vụ, quyền hạn theo uỷ quyền Uỷ ban nhân dân huyện theo quy định pháp luật, bảo đảm thống quản lý ngành, lĩnh vực cơng tác địa phương Phịng Nơng nghiệp có tư cách, pháp nhân dấu riêng chịu quản lý UBND huyện theo quy định pháp luật; đồng thời chịu đạo, hướng dẫn kiểm tra chuyên môn nghiệp vụ Sở Nông nghiệp PTNT tỉnh Thanh Hóa - Chức năng, nhiệm vụ Phịng Nơng nghiệp PTNT[1] Trình Uỷ ban nhân dân huyện ban hành định, thị; quy hoạch, kế hoạch dài hạn, 05 năm hàng năm; chương trình khuyến khích phát triển nơng nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi, phát triển nơng thơn; phịng, chống thiên tai; quản lý chất lượng, an toàn thực phẩm để Uỷ ban nhân dân huyện trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua; chương trình, biện pháp tổ chức thực nhiệm vụ cải cách hành thuộc lĩnh vực quản lý nhà nước giao - Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện dự thảo văn lĩnh vực chuyên ngành nông nghiệp phát triển nông thôn thuộc thẩm quyền Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện - Tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch, quy chuẩn tiêu chuẩn kỹ thuật chuyên ngành phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi lĩnh vực quản lý giao; theo dõi thi hành pháp luật - Tổ chức thực công tác phát triển sản xuất nơng, lâm, ngư nghiệp; cơng tác phịng, chống thiên tai, sâu bệnh, dịch bệnh địa bàn - Phối hợp tổ chức bảo vệ đê điều, cơng trình thuỷ lợi vừa nhỏ; cơng trình cấp, nước nơng thơn; cơng trình phịng, chống thiên tai; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật - Hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ UBND xã, thị trấn việc thực nhiệm vụ, quyền hạn lĩnh vực nông nghiệp, thủy sản, thủy lợi phát triển nông thôn, thực biện pháp chuyển dịch cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, thủy sản, chế biến nông sản, lâm sản, thủy sản; Phát triển ngành, nghề, làng nghề nông thôn - Đầu mối phối hợp tổ chức hướng dẫn thực nội dung liên quan đến phát triển nơng thơn; tổng hợp tình hình, báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện việc xây dựng phát triển nông thôn địa bàn huyện lĩnh vực: phát triển kinh tế hộ, trang trại, kinh tế hợp tác, hợp tác xã dịch vụ nông nghiệp; phát triển ngành nghề, làng nghề nông thôn; khai thác sử dụng nước nông thôn; chế biến nông sản, lâm sản, thuỷ sản; hướng dẫn, kiểm tra việc thực công tác định canh, di dân tái định cư nông nghiệp, nông thôn - Thống kê phục vụ yêu cầu quản lý theo quy định; thống kê diễn biến đất nông nghiệp, đất lâm nghiệp, mặt nước nuôi trồng thuỷ sản, diễn biến tài nguyên rừng; tổ chức thực biện pháp canh tác phù hợp để khai thác sử dụng hợp lý tài nguyên đất, nước cho sản xuất nông nghiệp - Quản lý chất lượng, vật tư nơng nghiệp, an tồn thực phẩm nông sản, lâm sản, thủy sản muối địa bàn theo quy định pháp luật - Quản lý hoạt động dịch vụ phục vụ phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản; vật tư nông, lâm nghiệp, phân bón thức ăn chăn ni, ni trồng thuỷ sản địa bàn huyện - Quản lý công tác khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư dự án phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn địa bàn huyện theo quy định - Giúp Uỷ ban nhân dân huyện thực chịu trách nhiệm việc thẩm định, đăng ký, cấp loại giấy phép thuộc phạm vi trách nhiệm thẩm quyền quan chuyên môn theo quy định pháp luật theo phân công Uỷ ban nhân dân cấp huyện - Giúp Uỷ ban nhân dân cấp huyện quản lý nhà nước tổ chức kinh tế tập thể, kinh tế tư nhân, hội tổ chức phi Chính phủ hoạt động địa bàn thuộc lĩnh vực quản lý phòng theo quy định pháp luật - Phối hợp với quan liên quan kiểm tra tra việc thi hành pháp luật; tham mưu cho Uỷ ban nhân dân huyện giải tranh chấp, khiếu nại, tố cáo nông nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn theo quy định pháp luật - Thực nhiệm vụ thường trực cơng tác phịng chống lụt, bão, thiên tai; kế hoạch bảo vệ phát triển rừng; xây dựng nông thôn mới; nước vệ sinh môi trường nông thơn; vệ sinh an tồn thực phẩm, phịng, chống dịch bệnh nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản địa bàn huyện - Thực công tác thông tin, báo cáo định kỳ đột xuất tình hình thực nhiệm vụ giao lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản, thuỷ lợi phát triển nông thôn theo quy định Uỷ ban nhân dân huyện Sở Nông nghiệp Phát triển nông thôn Tổ chức ứng dụng tiến khoa học, công nghệ; xây dựng hệ thống thông tin, lưu trữ phục vụ công tác quản lý nhà nước chuyên môn nghiệp vụ Phòng - Thực số nhiệm vụ khác Uỷ ban nhân dân huyện, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân huyện giao theo quy định pháp luật Tổ chức máy quản lý 3.1 Sơ đồ máy quản lý Phịng Nơng nghiệp PTNT huyện Thọ Xuân Hình Sơ đồ máy quản lý phịng nơng nghiệp & PTNT Phịng Nơng nghiệp PTNT có tất người bao gồm Trưởng phịng, Phó phịng, chun viên: - Nhiệm vụ Trưởng phòng: ãnh đạo điều hành cơng việc chung phịng Trực tiếp đạo giải vấn đề quan trọng phòng; vấn đề có tính chất cấp bách, liên quan đến nhiều lĩnh vực NN&PTNT địa bàn huyện; Phân công nhiệm vụ cho Phó trưởng phịng chun viên Quyết định điều chỉnh phân công công việc Phó trưởng phịng chun viên cần thiết; Uỷ quyền cho Phó trưởng phịng đạo cơng việc phòng Trưởng phòng vắng; trực tiếp giải phân cơng Phó trưởng phịng giải thay Phó trưởng phịng khác vắng; Triệu tập chủ toạ phiên họp lãnh đạo phòng, quan Phối hợp chặt chẽ với Chủ tịch Cơng đồn Phịng NN&PTNT huyện nội dung cơng việc: Tổ chức thực tốt chủ trưởng Đảng, sách, pháp luật Nhà nước văn đạo Huyện uỷ, HĐND UBND huyện toàn ngành; đạo thực tốt Nội quy, Quy chế dân chủ, Quy chế làm việc, Quy tắc ứng xử cán bộ, công chức, viên chức, Quy chế chi tiêu nội bộ, quan phòng Tổ chức tốt cơng tác thi đua, khen thưởng Phịng Quan tâm đến đời sống vật chất, tinh thần đảm bảo chế độ sách theo quy định cho cán bộ, công chức, viên chức người lao động Phó Trưởng phịng giúp Trưởng phịng đạo số mặt công tác - chịu trách nhiệm trước Trưởng phịng nhiệm vụ phân cơng Khi trưởng phịng vắng mặt, Phó trưởng phịng Trưởng phịng ủy nhiệm điều hành hoạt động Phòng Nhiệm vụ Chuyên viên chuyên môn, nghiệp vụ làm công tác quản - lý nông nghiệp phát triển nông thôn địa bàn cấp huyện bố trí phù hợp với vị trí việc làm quan có thẩm quyền phê duyệt theo lĩnh vực trồng trọt bảo vệ thực vật; chăn nuôi thú y; lâm nghiệp; thủy sản; thủy lợi; phát triển nông thôn; quản lý chất lượng an tồn thực phẩm nơng sản II Hệ thống thơng tin Phịng Nơng nghiệp & PTNT Sự cần thiết phải sử dụng hệ thống thông tin để quản lý văn phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn Trong năm qua, Đảng Nhà nước quan tâm, trọng việc ứng dụng tin học, công nghệ thông tin vào quản lý hành nhà nước với mục đích đẩy mạnh việc ứng dựng tin học vào hoạt động quản lý hành nhà nước lĩnh vực nhằm góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý cấp, xây dựng “Chính phủ điện tử” Tại thị số 58-CT/TW ngày 17/10/2000, Đảng ta xác định “Ứng dụng phát triển công nghệ thơng tin nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ tinh thần tồn dân tộc, thúc đẩy cơng đổi mới, phát triển nhanh đại hóa ngành kinh tế, tăng cường lực cạnh tranh doanh nghiệp, hỗ trợ có hiệu cho q trình chủ động hội nhập kinh tế quốc tế, nâng cao chất lượng sống nhân dân, đảm bảo an ninh, quốc phịng tạo khả tắt đón đầu để thực thắng lợi nghiệp cơng nghiệp hóa, đại hóa” Ứng dụng tin học quản lý hành nhà nước đóng vai trị quan trọng nước ta giai đoạn Bối cảnh quốc tế nước đặt cần thiết tất yếu thay đổi Thực trạng hệ thống thơng tin Phịng Nơng nghiệp & PTNT huyện Thọ Xn Phịng Nơng nghiệp & PTNT huyện Thọ Xn trực thuộc UBND huyện Thọ Xuân Nhằm đảm bảo yêu cầu đáp ứng Hệ thống thông tin huyện Thọ Xuân, ngày 01/07/2017 UBND huyện tổ chức ký kết chương trình phối hợp UBND huyện với Viễn thơng Thanh Hóa cơng nghệ thơng tin Theo UBND huyện Thọ Xuân tạo điều kiện thuận lợi cho Viễn thơng Thanh Hóa tham gia thực dự án đáp ứng nhu cầu phát triển viễn thông – CNTT vào công tác quản lý huyện theo quy định; Viễn thơng Thanh Hóa tập trung triển khai huyện Thọ Xuân giải pháp, công nghệ tiên tiến, phù hợp với nhu cầu thực tiễn huyện Thỏa thuận hợp tác bao gồm: Hợp tác lĩnh vực hạ tầng VT-CNTT, hợp tác lĩnh vực ứng dụng thơng tin, hợp tác hồn thiện giải pháp đảm bảo an tồn, an ninh thơng tin, hợp tác lĩnh vực phát triển nguồn nhân lực VT-CNTT, hợp tác triển khai thực chương trình cung cấp dịch vụ viễn thơng cơng ích địa phương Ngày 15/04/2020 UBND huyện ban hành kế hoạch đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin, thay đổi hình thức làm việc góp phần phịng, chống dịch Covid-19 địa bàn huyện Thọ Xuân Với mục đích đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin đạo điều hành, xử lý công việc hướng tới phương thức làm việc trực tuyến môi trường mạng vừa nhiệm vụ trọng tâm vừa nhiệm vụ cấp bách, thường xuyên, liên tục tình huống; thơng qua việc ứng dụng giải pháp công nghệ thông tin đảm bảo hoạt động đạo, điều hành quan nhà nước trì hoạt kết lại cho trình duyệt hiểnthị + Các chương trình: Các chương trình bao gồm tệp mã lệnh, ActiveX component (COM) and libraries (DLL) Máy chủ web, tuỳ theo truy vấn từ phía người dùng, chạy chương trình + Dịch vụ nền: Là tập hợp số dịch vụ sở chạy máy chủ phục vụ cho chức Phần mềm Quản lý Văn đến Hồ sơ cơng việc, gồm có hệ quản trị sở liệu, dịch vụ quản lý lưu trữ Người quản trị hệ thống tạo số lượng không hạn chế người dùng hệ thống Mỗi người dùng hệ thống phân quyền ba hướng tiếp cận liệu: - Tiếp cận theo chức hệ thống: người dùng thực quyền sau: Đọc liệu, Nhập liệu, Sửa liệu, Xoá liệu - Tiếp cận theo lớp liệu: hệ thống cho phép tổ chức thành lớp liệu, tuỳ thuộc quyền người sử dụng mà truy xuất liệu thuộc lớp • Đối tượng sử dụng hệ thống văn TDOFFICE Đối tượng phục vụ TDOffice quan, tổ chức, đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành phê duyệt khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ; tổ chức, quan có tổ chức quản lý phân cấp cung cấp công cụ mạnh công tác quản lý, điều hành tác nghiệp quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ (thông tin) với quan cấp, cấp cao quản lý mạng cục (LAN) mạng diện rộng (WAN) Trong phạm vi quan/doanh nghiệp nhóm đối tượng phần mềm phục vụ bao gồm: - Lãnh đạo quan/đơn vị - Lãnh đạo phịng Hành chính/Văn phịng - Lãnh đạo phịng ban chun mơn - Bộ phận Hành - Văn thư (phịng Hành chính/Văn phịng) - Cán nghiệp vụ / Chun viên (chun mơn thuộc phịng/ban) - Cán Quản trị hệ thống • Cấu thành hệ thống xử lý văn - Phần cứng: máy tính, ổ cứng, nhập liệu, server, thiết bị lưu trữ - Phần mềm: ứng dụng Words, Excel, TDOFFICE - Con người: tiếp nhận xử lý văn theo công việc, chức năng, nhiệm vụ Các loại văn Phịng Nơng nghiệp PTNT Các loại văn hiểu tài liệu, hồ sơ hình thành q trình hoạt động quan, phịng, loại giấy tờ dùng để quản lý, điều hành cơng việc, nhiệm vụ phịng thị, thơng tư, nghị quyết, định, báo cáo[2] - Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định quy tắn xử chung nhà nước đảm bảo thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa - Văn cá biệt văn áp dụng luật pháp, chức đựng quy tắc xử riêng quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ Loại văn thường sử dụng để giải vụ việc cụ thể - Văn hành văn để điều hành thực thi văn quy phạm pháp luật; để giải công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi cơng tác, ghi chép công việc quan, đơn vị - Hình Chức hệ thống quản lý văn TDOFFICE Văn chuyên môn nghiệp vụ văn mang tính chất chun - mơn, kỹ thuật riêng quan, đơn vị để thực cơng việc Văn là tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm - pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành - Văn đến văn quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giả vấn đề mang tính chất công Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức Yêu cầu việc quản lý văn bản[4] - Thống nhất: Các nghiệp vụ xử lý văn phải tuân theo 5.1 quy định chung quan có thẩm quyền, khơng tùy tiện làm theo cách riêng - Chính xác: u cầu thể việc vào sổ văn đi, đòi hỏi nghiệp vụ phải thực chuẩn xác, khơng để sai sót, nhầm lẫn Hình Chức xử lý cơng việc cá nhân, phịng, quan - Nhanh chóng, kịp thời: hoạt động quản lý cần tiến hành đồng bộ, khẩn trương đạt kết cao Có nghĩa phải chạy đua với thời gian tranh thủ giờ, phút, không để lãng phí - An tồn: có nghĩa khơng để văn mát, thất lạc, hư hỏng lộ bí mật (đối với văn mật) [3] 5.2 Nghiệp vụ quản lý văn đến Phòng Nông nghiệp 5.2.1 Nghiệp vụ quản lý văn • Bước 1: Sau chuyên viên phụ trách xử lý xong cơng việc, nhiệm vụ chuyển lên Phó trưởng phịng Trưởng phịng để • kiểm tra xét duyệt văn Bước 2: Sau Trưởng phòng xét duyệt văn chuyển văn lên Văn thư UBND để rà sốt, kiểm tra trình ký lãnh đạo quan UBND Hình Sơ đồ nghiệp vụ xử lý văn • Bước 3: Sau lãnh đại quan xét duyệt, Văn thư lấy số Công văn, Quyết định chuyển đến ban ngành, Sở, UBND tỉnh, 5.2.2 • quan chuyên môn đơn vị nghiệp khác Các bước xử lý văn đến[5] Bước 1: Văn thư nhận văn từ quan Sở, ngành, đơn vị nghiệp địa bàn Chuyển đến lãnh đạo trực tiếp quản lý khối Nơng nghiệp • Bước 2: Lãnh đạo tiếp nhận văn chuyển Trưởng phịng phụ trách lĩnh vực giao • Bước 3: Trưởng phịng phân cơng cơng việc chuyển Phó trưởng phịng phụ trách chun mơn • Bước 4: Phó trưởng phịng phụ trách chun mơn chuyển Chun viên phụ trách để xử lý công việc, nhiệm vụ giao Hình Mơ tả văn đến cá nhân Hình Sơ đồ nghiệp vụ xử lý văn đến Nhận xét cách tổ chức hệ thống quản lý văn TDOFFICE - Mọi thao tác thực đơn giản, chủ yếu thao tác phần mềm để điền thông tin, quản lý, chuyển giao - Công tác quản lý quan tâm đạo sâu sắc lãnh đạo quan lãnh đạo phòng Khâu quản lý văn đạt hiệu chất lượng đáp ứng u cầu q trình giải cơng việc nhiệm vụ - Về sở vật chất, trang thiết phục vụ công tác quản lý văn đầu tư, trọng nhiều hơn: đầu tưu trang thiết bị máy vi tính, đầu tư máy Ipad, máy fax, máy scan, mạng internet,… Để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý, tra cứu văn - Quy trình quản lý văn Phịng Nơng nghiệp phát triển nông thông đảm bảo tiến hành cách chặt chẽ, nghiêm túc sở quy định pháp luật hành quản lý văn bản, kịp thời hiệu cho yêu cầu giải công việc - Đặc biệt UBND huyện Thọ Xuân phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn bước đẩy mạnh tin học hóa hoạt động quản lý văn Đây bước cụ thể hóa chủ trương ứng dụng CNTT hoạt động hành nhà nước Ứng dụng hệ thống quản lý văn TDOFFICE vào công tác quản lý văn Hệ thống quản lý văn điều hành cơng việc có nhiều ưu điểm bật so với quản lý văn thủ công thông thường như: tạo môi trường làm việc liên kết lãnh đạo, thủ trưởng quan, chuyên viên để trao đổi thông tin, nắm bắt xử lý công việc lúc nơi; giúp việc quản lý điều hành tập trung, điều hành quản lý từ xa; quản lý toàn văn quan, đơn vị, phân công xử ý văn nhanh chóng, quản lý theo dõi q trình tiến độ xử lý văn bản; tìm kiếm, báo cáo, tổng hợp văn nhanh chóng, dễ dàng xác Qua tăng hiệu xử lý cơng việc, giảm chi phí giấy tờ, in ấn - Việc sử dụng hệ thống quản lý văn TDOFFICE nhiệm vụ trọng tâm đột phá cải cách hành Phần mềm thực thường xuyên, lâu dài, hướng tới mục tiêu chung giúp quản lý, điều hành, tra cứu,… Cơ internet, hạn chế thấp việc sử dụng văn giấy; đáp ứng địi hỏi; u cầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin đại hóa quản lý hành - Đội ngũ chuyên viên công chức đào tạo nghiệp vụ xử lý văn bản, lưu trữ, có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc Giải pháp hồn thiện hệ thống quản lý văn TDOFFICE III Mặc dù hệ thống quản lý văn TDOFFICE hoạt động hiệu quả, nhanh chóng, tiện lợi cho người quản lý số thiếu sót cần bổ sung thêm để hệ thống hoàn thiện làm việc hiệu Các giải pháp cần nâng cấp, bổ sung thêm là: - Tổng hợp số liệu online trực tuyến dựa file có sẵn - Giải pháp giải cơng việc việc xây dựng nhóm phối hợp làm việc - Tổng hợp văn bản, công văn, định theo lĩnh vực phòng để dễ dàng tiếp cận xử lý văn - Hiện cần bổ sung thêm nhánh hoạt động khác Ví dụ: Văn phịng điều phối nơng thơn mới, Văn phịng thường trực phịng, chống thiên tai Giải pháp tổng hợp liệu, số liệu online trực tuyến dựa file có sẵn - Căn giải pháp: Hiện để tổng hợp số liệu thông tin sở UBND xã, thị trấn đơn vị có liên quan Chun viên phịng Nơng nghiệp phải gửi Cơng văn kèm mềm file excel kèm theo để công chức xã điền số liệu tổng hợp gửi Phòng Nông nghiệp qua Email văn giấy Cái ảnh hưởng công tác chuyên môn việc tổng hợp số liệu 30 xã, thị trấn Đây số lượng nhiều nên tổng hợp gặp nhiều khó khăn thời gian Để kịp thời gian tổng hợp báo cáo gửi Sở Nông nghiệp, UBND tỉnh, báo cáo lãnh đạo huyện giải pháp tổng hợp số liệu online trực tuyến giải pháp cần triển khai Hình 10 Mơ tả liệu chỉnh sửa trực tuyến Google Driver - Nội dung giải pháp: giải pháp hiệu cho trường hợp có file tổng hợp trực tuyến đơn vị nhận công văn, văn điền tổng hợp Giải pháp giúp chun viên văn phịng khơng cịn phải tổng hợp văn giấy, email gửi đến mà hoàn toàn trực tiếp - Kết dự kiến: Đối với văn bản, công văn tổng hợp số liệu gửi cho UBND xã, thị trấn đơn vị liên quan tổng hợp trung bình thời gian khoảng ngày Nhưng với giải pháp việc hoàn thành công việc, nhiệm vụ giao ngày hồn thành cơng việc Việc hồn thành cơng việc nhanh giúp cơng chức giảm tải áp lực việc, có thời gian giải nhiều công việc khác, làm việc thực tế giúp bà nông dân nhiều Vậy với việc bổ sung thêm phần tổng hợp số liệu trực tuyến giúp chuyên viên rút ngắn ngày làm việc (từ ngày xuống ngày) giảm 40% thời gian so với ban đầu Giải pháp giải cơng việc việc xây dựng nhóm phối hợp làm việc - Căn giải pháp: Hiện việc quản lý lĩnh vực chuyên mơn, nhiệm vụ giao, chun viên phịng Nơng nghiệp PTNT phải phối hợp với nhiều phòng ngành, quan tổ chức bên để làm việc Việc phối hợp thực buổi họp giao ban, qua văn giấy Điều làm cản trở hiệu suất công việc nhiều, bên liên quan phải chờ đợi lẫn dẫn đến thời gian làm việc xác thời gian hoàn thành nhiệm vụ Giải pháp đưa người đứng đầu lập nhóm giải công việc, thành viên thêm vào nhóm có quyền đưa ý kiến mình, lãnh đạo quan kết luận kết thúc nhiệm vụ Đây giải pháp cần thiết để phối hợp làm việc nhanh hiệu Hình 11 Mơ tả làm việc nhóm Zalo - Nội dung giải pháp: Xây dựng nhóm để giải cơng việc phối hợp ban ngành, đơn vị liên quan nhanh chóng dễ dàng Người đứng đầu lãnh đạo phân cơng thành viên đóng góp văn bản, định tổng hợp ý kiến cá nhân Lãnh đạo chốt phương án cuối đưa văn kết luận Mỗi người phải làm việc không gian mạng mà không cần phải họp, in giấy tốn thời gian công sức - Kết dự kiến: Đây nhóm cần thiết cần nâng cấp thời gian tới Việc áp dụng nhóm giải công việc giúp lãnh đạo, chuyên viên phịng ngành có liên quan làm việc hiệu hơn, đóng góp ý kiến nhanh chóng, đưa kết luận nhanh Thông thường việc phối hợp bên phòng ngành cần đưa phòng họp nghe ý kiến đạo kết luận lãnh đạo Việc làm tiêu tốn thời gian, công sức, lại, tiền bạc in giấy tờ Đây cách làm việc hiệu doanh nghiệp lớn áp dụng hiệu Việc áp dụng nhóm giải công việc dự kiến giảm 70% thời gian làm việc 80% chi phí văn bản, giấy tờ Giải pháp phân chia văn theo phòng ngành - Căn giải pháp: Hiện văn công văn, định lưu trữ hệ thống phịng ngành chức hồn thành kết thúc nhiệm vụ Nhưng văn lưu trữ chung chung, khơng có mục cụ thể không phân chia rõ ràng theo phịng ngành Ngồi phịng ngành chun mơn lưu trữ số liệu, liệu tổng hợp máy tính, ổ cứng làm việc truy xuất thơng tin cịn gặp nhiều khó khăn Mỗi cần số liệu tổng hợp phải gọi điện, phối hợp để xin số liệu làm thời gian công sức - Nội dung giải pháp: giải pháp cần đề lúc xây dựng hệ thống lưu trữ theo phòng ngành, số liệu lưu trữ online qua năm để dễ quản lý, báo cáo chuyển giao cơng việc có người chuyển cơng tác khác Ngồi cịn tiết kiệm thời gian cho phịng chun mơn khác muốn xin số liệu làm báo cáo, giải công việc, nhiệm vụ Điều đòi hỏi thiết bị lưu trữ phải có dung lượng lớn, tốn đầu tư lâu dài lại hiệu tiết kiệm chi phí quản lý - Kết dự kiến: với giải pháp kết đem lại đáng kể mặt thời gian, công sức khả phối hợp văn phòng ngành Các phòng ngành, chuyên viên phụ trách báo cáo dễ dàng việc tiếp cận không cần phải xin số liệu, chờ đợi phòng ban khác gửi số liệu Giải pháp dự kiến giảm 40% thời gian giải cơng việc 50% chi phí in liệu Giải pháp mở thêm nhánh cho văn phòng trực thuộc UBND huyện - Căn giải pháp: Hiện UND huyện có nhiều văn phịng trực thuộc, có định thành lập riêng, có người lãnh đạo đứng đầu, chánh văn phòng, người phụ trách, thư ký sử dụng dấu UBND huyện Ví dụ như: Văn phịng điều phối nơng thơn mới, Văn phòng thường trực phòng chống thiên tai,… Các số, văn chung chung, chưa tách riêng phần nên khó quản lý văn bản, quản lý liệu - Nội dung giải pháp: giải pháp cho việc mở thêm nhánh để văn phòng hoạt động hiệu Các văn phịng giúp UBND huyện hồn thành cơng việc nhanh, dễ dàng dễ quản lý nhiệm vụ giao năm Người đứng đầu văn phịng có quyền chuyển văn bản, công văn, giấy mời đến phòng ngành UBND huyện, UBND xã, thị trấn đơn vị có liên quan khác Hình 12 Hội nghị thẩm định văn phòng NTM - Kết dự kiến: với hệ thống quản lý văn theo nhánh giúp văn phòng trực thuộc quản lý văn dễ dàng, dễ dàng chuyển văn phối hợp Đối với phịng Nơng nghiệp & PTNT văn phịng thường trực Phòng, chống thiên tai TKCN điều quan trọng Công điện khẩn phịng, chống thiên tai, lũ qt, bão, gió mạnh, dơng lốc để quyền địa phương biết sơ tán người dân khỏi nơi nguy hiểm Kết dự kiến công việc giải nhanh, tiện lợi giảm 40% thời gian Kết luận Ứng dụng hệ thống thông tin vào công tác quản lý văn UBND huyện Thọ Xn phịng Nơng nghiệp Phát triển nông thôn công việc cần thiết, chất lượng hiệu làm việc mạng tính định tới thành phần khác quy trình xử lý văn đơn vị Sau làm thực tế trực tiếp sử dụng phần mềm TD OFFICE văn phịng làm việc, tơi thấy phần mềm quản lý thơng tin có nhiều tính thuận lợi cơng tác quản lý văn Nhưng số hạn chế bắt đầu vào sử dụng, tình trạng khơng truy xuất văn diễn thiếu nhiều tính giúp tơi làm việc hiệu Mặc dù cố gắng đề tài hạn chế thời gian, nắm bắt văn chủ yếu Phịng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn, làm cịn nhiều thiếu sót, nhiều vấn đề chưa hồn chỉnh Vì vậy, tơi mong nhận ý kiến đóng góp để hoàn thiện phát triển đề tài Tôi xin cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Luật số 11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 Quốc hội Tổ chức Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân [2] Luật số 80/2015/QH13 ngày 22 tháng năm 2015 Quốc hội việc Ban hành văn quy phạm pháp luật [3] Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV ngày 06 tháng năm 2005 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn [4] Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [5] Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan