Theo quy định tại Khoản 1, Điều 2 của Luật Công chứng 2014: “Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng”.Có thể hiểu công chứng là hành vi của công chứng viên chứng nhận tính xác thực của hợp đồng, giao dịch đối với những hợp đồng, giao dịch mà pháp luật buộc phải công chứng hoặc đối với những hợp đồng, giao dịch mặc dù pháp luật không quy định bắt buộc nhưng người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu. Đây là hành vi của người đại diện cho cơ quan công quyền xác nhận và kiểm chứng các hợp đồng, giao dịch; đem lại sự an toàn pháp lý cho các quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn những giao dịch bất hợp pháp, phòng ngừa hành vi vi phạm. Để hợp đồng, giao dịch được công chứng viên chứng nhận luôn bảo đảm an toàn pháp lý và phòng ngừa được tranh chấp thì bắt buộc hoạt động công chứng phải tuân theo trình tự, thủ tục phù hợp với quy định của pháp luật. Hiện nay, tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể để yêu cầu công chứng, chứng thực và tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch tại các tổ chức hành nghề công chứng đang diễn ra ngày càng tinh vi, nghiêm trọng. Các loại giấy tờ làm giả rất đa dạng: Từ chứng chỉ ngoại ngữ, tin học, bằng cử nhân, chứng chỉ hành nghề, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy xác nhận số chứng minh nhân dân, chứng minh nhân dân và giấy tờ có giá trị lớn như giấy chứng nhận đăng ký mô tô, xe máy, Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất,... Mặc dù đã có sự phối hợp giữa Cơ quan Công an và các cơ quan có liên quan, thực hiện nhiều giải pháp ngăn ngừa, xử lý, tuy hiện tình trạng giả mạo vẫn tiếp tục gia tăng.
HỌC VIỆN TƯ PHÁP KHOA ĐÀO TẠO CÔNG CHỨNG VIÊN VÀ CÁC CHỨC DANH KHÁC - BÁO CÁO KẾT THÚC HỌC PHẦN KỸ NĂNG CHUNG VỀ CÔNG CHỨNG Chuyên đề: XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG – THỰC TIỄN THỰC HIỆN VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG Một số khái niệm xác minh, giám định Các trường hợp xác minh, giám định hoạt động công chứng Đối tượng xác minh, giám định hoạt động công chứng 3.1 Năng lực hành vi dân cá nhân liên quan đến hoạt động công chứng 3.2 Các giấy tờ tài sản 10 3.3 Giấy tờ tùy thân, giấy tờ hộ tịch 11 3.4 Tài sản 11 CHƯƠNG II: THỰC TIỄN VIỆC XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CƠNG CHỨNG VÀ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÁP LUẬT 12 Thực tiễn việc xác minh, giám định Công chứng động công 12 viên hoạt chứng 1.1 Cam đoan bên văn cơng chứng tính xác thực giấy tờ không đề nghị Công chứng viên phải xác minh 12 1.2 Vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo hoạt động công chứng diễn phổ biến, phức tạp 13 1.3 Thực trạng thiếu trang bị máy móc, công nghệ hỗ trợ hoạt động xác minh, giám định hoạt động công chứng 14 1.4 Hiện tượng chậm trễ trả lời kết xác minh, giám định, bỏ sót, bỏ lọt hành vi vi phạm liên quan đến giấy tờ giả, giả mạo người tham gia giao dịch cơng chứng quan chức có thẩm quyền xử lý 14 1.5 Kỹ hành nghề, chun mơn nghiệp vụ Cơng chứng viên cịn hạn chế 15 1.6 16 Bất cập quy định việc xác minh, giám Một số giải pháp nhằm hồn thiện pháp luật định 17 2.1 Nhóm giải pháp nhằm xây dựng chế pháp lý đảm bảo cho Công chứng viên thực quyền xác minh 17 2.2 Giải pháp quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan 18 2.3 Giải pháp tổ chức hành nghề công chứng Công chứng viên 19 2.3.1 Đối với tổ chức hành nghề công chứng 19 2.3.2 Đối với công chứng viên 20 KẾT LUẬN 22 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 23 PHẦN 1: LỜI MỞ ĐẦU Theo quy định Khoản 1, Điều Luật Công chứng 2014: “Công chứng việc công chứng viên tổ chức hành nghề cơng chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch dân khác văn (sau gọi hợp đồng, giao dịch), tính xác, hợp pháp, khơng trái đạo đức xã hội dịch giấy tờ, văn từ tiếng Việt sang tiếng nước từ tiếng nước sang tiếng Việt (sau gọi dịch) mà theo quy định pháp luật phải công chứng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu cơng chứng” Có thể hiểu cơng chứng hành vi cơng chứng viên chứng nhận tính xác thực hợp đồng, giao dịch hợp đồng, giao dịch mà pháp luật buộc phải công chứng hợp đồng, giao dịch pháp luật không quy định bắt buộc người yêu cầu công chứng tự nguyện yêu cầu Đây hành vi người đại diện cho quan công quyền xác nhận kiểm chứng hợp đồng, giao dịch; đem lại an toàn pháp lý cho quan hệ dân sự, góp phần ngăn chặn giao dịch bất hợp pháp, phòng ngừa hành vi vi phạm Để hợp đồng, giao dịch công chứng viên chứng nhận bảo đảm an tồn pháp lý phịng ngừa tranh chấp bắt buộc hoạt động cơng chứng phải tn theo trình tự, thủ tục phù hợp với quy định pháp luật Hiện nay, tình trạng giả mạo giấy tờ, giả mạo chủ thể để yêu cầu công chứng, chứng thực tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch tổ chức hành nghề công chứng diễn ngày tinh vi, nghiêm trọng Các loại giấy tờ làm giả đa dạng: Từ chứng ngoại ngữ, tin học, cử nhân, chứng hành nghề, giấy xác nhận tình trạng nhân, giấy xác nhận số chứng minh nhân dân, chứng minh nhân dân giấy tờ có giá trị lớn giấy chứng nhận đăng ký mô tô, xe máy, Giấy chứng nhận đăng ký xe ô tô, Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, Mặc dù có phối hợp Cơ quan Cơng an quan có liên quan, thực nhiều giải pháp ngăn ngừa, xử lý, tình trạng giả mạo tiếp tục gia tăng Tình trạng khơng gây thiệt hại lớn vật chất mà gây tâm lý hoang mang bất ổn cho xã hội Người yêu cầu cơng chứng Cơng chứng viên trở thành nạn nhân vấn nạn lúc Như vai trị, chức hoạt động công chứng nêu thực phát huy để mang lại ý nghĩa tích cực cho xã hội Do đó, để hồn thành tốt nhiệm vụ mình, đảm bảo an tồn pháp lý cho giao dịch đảm bảo an toàn pháp lý cho thân Cơng chứng viên phải có kỹ để nhận diện tài liệu, giấy tờ có hồ sơ cơng chứng; kỹ nhận diện người tham gia giao kết hợp đồng, giao dịch Qua phát tài liệu, giấy tờ giả, đối tượng giả mạo, xác định lực hành vi dân chủ thể tham gia giao dịch Tuy nhiên, để bổ trợ cho yếu tố hoạt động mà Cơng chứng viên phải thực hoạt động xác minh, giám định trình hành nghề Đây bước vô quan trọng quy trình cơng chứng Tơi chọn đề tài: ”Xác minh, giám định hoạt động công chứng – Thực tiễn thực giải pháp hồn thiện pháp luật” mục đích phân tích thực trạng việc xác minh, giám định hoạt động cơng chứng, qua đề xuất số giải pháp để hoàn thiện pháp luật xác minh, giám định hoạt động công chứng PHẦN 2: NỘI DUNG CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG Một số khái niệm xác minh, giám định Xác minh hoạt động công chứng việc Công chứng viên xem xét, kiểm tra thông tin người yêu cầu công chứng cung cấp giấy tờ, tài liệu liên quan tới nội dung cần công chứng để làm đánh giá, kết luận thông tin, giấy tờ, tài liệu đối tượng hợp đồng, giao dịch phù hợp với quy định pháp luật Xác minh hoạt động công chứng Công chứng viên thực quan chức chuyên ngành thực nhằm thu nhập thông tin, tài liệu từ đối tượng cần xác minh Qua đó, Cơng chứng viên có sở để đánh giá cách xác người tham gia giao dịch có lực hành vi dân sự, mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội Tuy nhiên, có số trường hợp Cơng chứng viên khơng thể thực xác minh tài liệu, giấy tờ lực chủ thể phải chuyên gia có chuyên môn sâu ngành, lĩnh vực thực phải sử dụng phương tiện kỹ thuật đặc biệt thực Cơng chứng viên cần phải u cầu giám định Hiện chưa có quy định việc giám định hoạt động công chứng mà quy định giám định tư pháp Giám định tư pháp việc người giám định tư pháp sử dụng kiến thức, phương tiện, phương pháp khoa học, kỹ thuật, nghiệp vụ để kết luận chuyên môn vấn đề có liên quan đến hoạt động khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử thi hành án hình sự, giải vụ việc dân sự, vụ án hành theo trưng cầu quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng theo yêu cầu người yêu cầu giám định theo quy định pháp luật Người yêu cầu giám định người có quyền tự u cầu giám định sau đề nghị quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng, người có thẩm quyền tiến hành tố tụng trưng cầu giám định mà không chấp nhận Người có quyền tự u cầu giám định bao gồm đương vụ việc dân sự, vụ án hành chính, nguyên đơn dân sự, bị đơn dân sự, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan vụ án hình người đại diện hợp pháp họ, trừ trường hợp việc yêu cầu giám định liên quan đến việc xác định trách nhiệm hình bị can, bị cáo Trên sở quy định hoạt động giám định tư pháp trên, hoạt động cơng chứng có trường hợp mà Công chứng viên thấy cần thiết phải giám định, sử dụng kết giám định làm để thực cơng chứng giao dịch yêu cầu giám định từ quan có thẩm quyền Các trường hợp xác minh, giám định hoạt động công chứng Trong hoạt động công chứng việc xác minh, giám định hoạt động nghiệp vụ quan trọng Công chứng viên việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch quy định pháp luật Để văn cơng chứng có giá trị chứng cần phải chấp hành quy định pháp luật chung đặc biệt pháp luật chuyên ngành công chứng Luật Công chứng năm 2014 quy định trường hợp xác minh, giám định số trường hợp sau: - Khoản Điều 40 quy định công chứng hợp đồng, giao dịch: “Trong trường hợp có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mơ tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối cơng chứng" - Khoản Điều 56 quy định công chứng di chúc: "Trường hợp công chứng viên nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần mắc bệnh khác mà nhận thức làm chủ hành vi có cho việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa cưỡng ép cơng chứng viên đề nghị người lập di chúc làm rõ, trường hợp khơng làm rõ có quyền từ chối cơng chứng di chúc Trường hợp tính mạng người lập di chúc bị đe dọa người u cầu cơng chứng khơng phải xuất trình đầy đủ giấy tờ quy định khoản Điều 40 Luật phải ghi rõ văn công chứng" Điều 57 Khoản quy định công chứng văn thoả thuận phân chia di sản: "Công chứng viên phải kiểm tra để xác định người để lại di sản người có quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản người yêu cầu công chứng người hưởng di sản; thấy chưa rõ có cho việc để lại di sản hưởng di sản khơng pháp luật từ chối u cầu công chứng theo đề nghị người yêu cầu công chứng, Công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm niêm yết việc thụ lý cơng chứng văn thỏa thuận phân chia di sản trước thực việc cơng chứng" Mục đích việc xác minh hoạt động công chứng để bảo đảm tính xác thực, hợp pháp hợp đồng, giao dịch Các nội dung cần xác minh hoạt động cơng chứng có thể: xác minh chủ thể bao gồm tư cách chủ thể, tính xác thực chủ thể, lực hành vi dân chủ thể yêu cầu công chứng, đối tượng hợp đồng, giao dịch, giấy tờ pháp lý liên quan (giấy tờ chứng minh quyền chủ thể, giấy tờ tài sản) thông tin bên tham gia hợp đồng, giao dịch cung cấp Trong hoạt động cơng chứng, có nhiều tình tiết, kiện mà Công chứng viên cần phải xác minh Cách thức biện pháp xác minh Công chứng viên là: kiểm tra, đối chiếu hồ sơ lưu trữ, truy xuất tra cứu thông tin điện tử, đối chiếu sổ sách theo dõi, tiến hành xác minh quan có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức có liên quan, kiểm tra thực tế đối tượng giao dịch tài sản, đề nghị quan có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin cần thiết yêu cầu giám định Như vậy, hoạt động công chứng nhiều trường hợp phải thực xác minh, giám định có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mô tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người yêu cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng Công chứng viên tiến hành xác minh để bảo đảm an toàn pháp lý cao cho văn công chứng Xác minh, giám định hoạt động công chứng Công chứng viên quan có chức thực nhằm thu thập thông tin, tài liệu, chứng từ đối tượng cần xác minh Từ đó, để có sở cho Cơng chứng viên xác nhận xác người tham gia giao dịch có đủ lực hành vi dân mục đích, nội dung hợp đồng, giao dịch không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội đối tượng hợp đồng giao dịch có thật, chữ ký hợp đồng, giao dịch chữ ký người tham gia hợp đồng, giao dịch Xác minh, giám định hoạt động công chứng xem xét việc có thật liên quan tới nội dung cần cơng chứng để làm đánh giá, kết luận cho hành vi công chứng Công chứng viên quy định Việc xác minh, giám định để làm rõ tính xác thực nội dung hợp đồng, giao dịch mà cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng nhằm ngăn chặn vi phạm pháp luật, bảo đảm hành lang pháp lý an toàn, ngăn ngừa tranh chấp xảy Trong hoạt động công chứng việc cần xác minh, giám định mà bỏ qua xác minh, giám định khơng xác gây thiệt hại đến quyền lợi người liên quan tham gia công chứng hợp đồng, giao dịch Trong thủ tục, trình tự công chứng việc tiếp nhận hồ sơ, thụ lý hồ sơ, nghiên cứu hồ sơ xử lý hồ sơ quan trọng, bước tác nghiệp cần có nhận định xác, cần có kỹ nghề nghiệp nhận biết vấn đề cần xác minh, giám định Công chứng viên phải xác định pháp luật liên quan để áp dụng yêu cầu bổ sung giấy tờ cần thiết để chứng minh Đối với trường hợp người u cầu cơng chứng có dấu hiệu lực hành vi dân lực hành vi dân phần, Công chứng viên cần phải kiểm tra câu hỏi liên quan đến nội dung hợp đồng, giao dịch để xác minh lực hành vi dân Về vấn đề xử phạt việc Công chứng viên không tiến hành xác minh giám định quy định Điểm o, Khoản 3, Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 quy định phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng việc: “Công chứng viên không tiến hành xác minh yêu cầu giám định trường hợp có yêu cầu xác minh, giám định người yêu cầu công chứng” Đối tượng cần xác minh, giám định hoạt động công chứng Việc yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch đa dạng, cụ thể như: mua bán nhà chuyển nhượng quyền sử dụng đất, chấp tài sản, uỷ quyền, khai nhận thoả thuận phân chia di sản thừa kế,… Trong loại hợp đồng, giao dịch yêu cầu công chứng liên quan đến nhiều vấn đề cần phải xác minh, giám định khác Kết xác minh, giám định để làm cho việc chứng nhận tính xác thực, tính xác hợp đồng, giao dịch Xác minh, giám định hoạt động cơng chứng thực theo biện pháp kinh nghiệm sau: Biện pháp đơn giản Công chứng viên nghiên cứu hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc yêu cầu công chứng, trao đổi với người yêu cầu công chứng để đạt mục đích xác minh Cơng chứng viên phải đến nơi cần xác minh để tìm hiểu, thu thập chứng vấn đề cần xác minh Trường hợp phức tạp phải yêu cầu quan có chức giám định sau cung cấp thơng tin kết luận việc giám định cho Công chứng viên Thực tế hoạt động số tổ chức hành nghề công chứng, đối tượng cần phải xác minh, giám định q trình hành nghề Cơng chứng viên, là: 3.1 Năng lực hành vi dân cá nhân liên quan đến hoạt động công chứng Khi tiếp nhận yêu cầu công chứng, thông qua việc trao đổi nghiên cứu hồ sơ, Công chứng viên nhận thấy người có liên quan đến nội dung u cầu cơng chứng có dấu hiệu bất thường tinh thần, tâm lý, thể ý chí… phải dùng kỹ nghề biện pháp nghiệp vụ để xác định trạng thái tinh thần tâm lý người Nếu có dấu hiệu có khó khăn nhận thức, làm chủ hành vi bị hạn chế lực hành vi dân … phải tạm dừng việc công chứng yêu cầu giám định pháp y tâm thần để xác định khả nhận thức, làm chủ hành vi thể ý chí người Theo quy định Điều 117 Bộ luật Dân 2015 điều kiện có hiệu lực giao dịch dân sự: “1 Giao dịch dân có hiệu lực có đủ điều kiện sau đây: a) Chủ thể có lực pháp luật dân sự, lực hành vi dân phù hợp với giao dịch dân xác lập; b) Chủ thể tham gia giao dịch dân hoàn toàn tự nguyện; c) Mục đích nội dung giao dịch dân không vi phạm điều cấm luật, không trái đạo đức xã hội; Hình thức giao dịch dân điều kiện có hiệu lực giao dịch trường hợp pháp luật có quy định.” Việc nắm kỹ xác định chủ thể có vai trị sau đây: - Giúp công chứng viên nhận định chủ thể giao dịch, bảo đảm giao dịch dân có hiệu lực: Trong điều kiện để giao dịch dân có hiệu lực điều kiện chủ thể (người tham gia giao dịch) điều kiện quy định Khi khơng bảo đảm mặt chủ thể dẫn đến giao dịch dân vơ hiệu, vậy, công chứng viên tiếp nhận yêu cầu công chứng trước hết phải xem xét vấn đề chủ thể giao dịch, sở nhận thấy bảo đảm yếu tố chủ thể tiến hành xem xét tiếp đến yếu tố nội dung, mục đích, hình thức giao dịch Kỹ xác định chủ thể kỹ cần phải có, công chứng viên không nắm kỹ dẫn đến chứng nhận giao dịch không bảo đảm điều kiện có hiệu lực gây thiệt hại cho bên tham gia giao dịch, thiệt hại cho chủ thể khác Bộ luật Dân 2015 có quy định giao dịch dân vô hiệu liên quan đến vấn đề vi phạm mặt chủ thể, cụ thể: Điều 125 đưa quy định giao dịch dân vô hiệu người chưa thành niên, người lực hành vi dân sự, người có khó khăn nhận thức, làm chủ hành vi, người bị hạn chế lực hành vi dân xác lập, thực hiện: “Khi giao dịch dân người chưa thành niên, người lực hành vi dân người có khó khăn nhận thức, làm chủ hành vi, người bị hạn chế lực hành vi dân xác lập, thực theo yêu cầu người đại diện người đó, Tồ án tun bố giao dịch vơ hiệu theo quy định pháp luật giao dịch phải người đại diện họ xác lập, thực đồng ý….” Và Điều 128 đưa quy 10 định giao dịch dân vô hiệu người xác lập không nhận thức làm chủ hành vi mình: “Người có lực hành vi dân xác lập giao dịch vào thời điểm không nhận thức làm chủ hành vi có quyền u cầu Tồ án tun bố giao dịch dân vơ hiệu” - Nắm kỹ xác định chủ thể cịn giúp cơng chứng viên xác định yêu cầu hồ sơ công chứng, yêu cầu nội dung giao dịch pháp luật có quy định dành riêng cho loại chủ thể, giúp công chứng viên tránh sai sót việc tư vấn, chứng nhận giao dịch có nội dung trái quy định pháp luật loại chủ thể khơng thực hiện, thực phải tuân theo điều kiện định thực giao dịch họ không cần phải tuân theo yêu cầu pháp luật dành cho chủ thể thơng thường khác Ngồi ra, nắm vững kỹ xác định chủ thể không dừng lại việc giúp xác định cá nhân, tổ chức có yêu cầu cơng chứng có đủ điều kiện tham gia giao dịch hay không để đến việc từ chối nhận u cầu cơng chứng mà cịn giúp cho cơng chứng viên có tư vấn cần thiết trường hợp cụ thể để người yêu cầu công chứng thực thủ tục pháp lý cần thiết nhằm bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật mặt chủ thể, bảo đảm quyền lợi người tham gia giao dịch quyền lợi người khác Trách nhiệm Công chứng viên không việc xác định xác người tham gia hợp đồng, giao dịch mà ghi nhận, phản ánh, xác nhận cách trung thực hợp pháp mục đích, ý chí người tham gia hợp đồng, giao dịch 3.2 Các giấy tờ tài sản Việc xác minh, giám định giấy tờ tài sản q trình thực cơng chứng việc Cơng chứng viên xem xét giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản có cấp thẩm quyền hay không, trạng thực tế tài sản có với tình trạng pháp lý ghi nhận giấy tờ tài sản hay khơng? Con dấu, chữ viết, chữ ký người có thẩm quyền, thời gian cấp giấy tờ có với trình tự thủ tục pháp luật quy định hay khơng? Thực tế cho thấy, có nhiều trường hợp trạng thực tế tài sản thay đổi so với trạng ghi nhận theo giấy chứng nhận, ví dụ như: bất động sản nhà, đất: giấy chứng nhận nhà có tầng, thực tế chủ sở hữu xây dựng thêm tầng, cơi nới diện tích sử dụng, thay đổi trạng mà chưa đăng ký cập nhật đăng ký biến động trạng Đối với động sản xe mô tô, xe máy thay đổi màu sơn không với giấy chứng nhận đăng ký xe,… Những trường hợp này, Công chứng 11 viên phải hướng dẫn cho bên hồn tất thủ tục hợp thức hóa thay đổi nêu tiến hành xác minh trạng tình trạng pháp lý tài sản, để bảo đảm cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch xác, tránh tranh chấp sau Việc xác minh, giám định tiến hành quan có thẩm quyền cấp giấy tờ quyền sử hữu, quyền sử dụng tài sản như: Phịng Cảnh sát giao thơng đường (đối với xe ô tô, mô tô, xe máy …), Sở Giao thông vận tải (đối với phương tiện thủy nội địa), Văn phòng đăng ký đất đai (đối với nhà ở, quyền sử dụng đất,…) Ngồi Cơng chứng viên xác minh Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có tài sản nơi cư trú người yêu cầu công chứng 3.3 Giấy tờ tùy thân, giấy tờ hộ tịch Đối với giấy tờ tùy thân người tham gia giao dịch chứng minh nhân dân loại giấy tờ quan trọng, thường xuyên bị đối tượng làm giả mạo tẩy xóa, sửa chữa Việc kiểm tra giấy tờ tùy thân để nhận diện thông tin người tham gia giao dịch công chứng (ngày tháng năm sinh, họ tên, nơi thường trú…) có phù hợp với địa điểm ghi giấy tờ tùy thân hay khơng có phù hợp với thơng tin loại giấy tờ khác hộ khẩu, giấy khai sinh, giấy chứng nhận kết hôn … hay không? Thực tế xảy nhiều trường hợp người yêu cầu công chứng khơng phải người có tên giấy tờ tùy thân, lại sử dụng thủ đoạn giả mạo, gian dối để thay hình, chèn hình, chèn đặc điểm nhận dạng vào giấy tờ tùy thân, để qua mặt Công chứng viên thực thành công thủ đoạn giả mạo, gian dối Ngoài ra, giấy tờ hộ tịch người yêu cầu công chứng giấy chứng nhận kết hơn, hộ khẩu, giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, giấy khai sinh, giấy chứng tử … Công chứng viên phải kiểm tra kỹ tiến hành xác minh quan có thẩm quyền cấp loại giấy tờ thấy có nghi vấn việc giả mạo giấy tờ gửi công văn xác minh tình trạng nhân người chết 3.4 Tài sản Việc kiểm tra, xác minh tài sản vấn đề phức tạp, liên quan đến nhiều quy định pháp luật, nhiều quan có thẩm quyền, cá nhân, tổ chức có liên quan, nhiều thời gian Nội dung xác minh là: trạng tài sản, tình trạng pháp lý tài sản thực tế với giấy tờ tài sản 12 Có nhiều trường hợp thực tế tài sản khơng cịn hữu nữa, mà giấy tờ chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng quyền sử dụng đất nhà đất bị Nhà nước thu hồi, giải tỏa bị phá dỡ chưa thu hồi giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng Nếu Công chứng viên thấy có để nghi vấn khơng tiến hành xác minh, dẫn tới việc chứng nhận hợp đồng, giao dịch tài sản khơng cịn thực tế dễn đến tranh chấp phát sinh thiệt hại Cơng chứng viên có khả phải chịu bồi thường Đối với nhà ở, phát sinh thường gặp nhà xây dựng tăng thêm diện tích sử dụng, làm thay đổi trạng, kết cấu nhà mà phần tăng thêm không chứng nhận sở hữu theo quy định pháp luật Đối với tài sản khác không phù hợp tài sản thực tế giấy tờ chứng minh quyền sở hữu phương tiện thủy nội địa, tàu biển có thay đổi kích thước,vật liệu đóng, thay đổi tính sử dụng không chứng nhận quyền sở hữu không cập nhật giấy tờ chứng minh quyền sở hữu Như vậy, việc xác minh, yêu cầu giám định Công chứng viên hành nghề quan trọng để bảo vệ quyền lợi cho người tham gia giao dịch cơng chứng, tránh tranh chấp xảy phòng ngừa giả mạo hoạt động công chứng CHƯƠNG II: THỰC TIỄN VIỆC XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT Thực tiễn hoạt động xác minh, giám định hoạt động công chứng 1.1 Cam đoan bên văn công chứng tính xác thực giấy tờ khơng đề nghị Công chứng viên phải xác minh Trong hợp đồng giao dịch có điều khoản cam kết bên: Cam đoan hiệu lực văn bản, không đề nghị Cơng chứng viên phải xác minh Ví dụ như: Trong hợp đồng đặt cọc (đã công chứng) để bảo đảm thực giao dịch chuyển nhượng quyền sử dụng đất có nội dung sau: Bên A Bên B cam đoan xem xét kỹ tất giấy tờ liên quan, biết rõ Bên A, biết rõ tài sản đặt cọc để mua bán giấy tờ chứng minh quyền sở hữu có thật, tình trạng pháp lý - hạn chế quyền sử dụng (tình trạng bị kê biên, tranh chấp, xử lý nợ…) không đề nghị Công chứng viên phải xác minh yêu cầu giám định Hoặc hồ sơ khác liên quan đến việc công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bên chuyển nhượng ký kết hợp đồng dựa sở nhận ủy quyền từ người sử dụng đất (thông qua hợp đồng ủy quyền) Trong hồ sơ công chứng, 13 bên nhận ủy quyền có cam đoan “Hợp đồng ủy quyền hiệu lực theo quy định pháp luật tự chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật với cam đoan mình” Vấn đề đặt bên thỏa thuận không đề nghị Công chứng viên phải xác minh, yêu cầu giám định, cam đoan văn ủy quyền hiệu lực, có đồng nghĩa trách nhiệm cơng chứng viên loại trừ hay không? Nghĩa cơng chứng viên khơng có trách nhiệm xác minh, giám định, kiểm tra hiệu lực văn dùng làm sở để công chứng hợp đồng? Câu trả lời là: cam đoan bên tính hợp pháp giao dịch, hiệu lực văn liên quan sở để miễn trừ trách nhiệm công chứng viên Nếu công chứng viên thực công chứng mà dẫn đến thiệt hại cho cá nhân, tổ chức, chủ thể bị thiệt hại có quyền khởi kiện Tịa án để yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng bồi thường Trong vụ việc nêu (cam kết hợp đồng ủy quyền hiệu lực), Tòa án nhận định việc công chứng viên công chứng Hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất tin tưởng theo cam đoan người ủy quyền để thực công chứng, mà không kiểm tra thời hạn ủy quyền thực tế hết hay chưa thiếu sót Đây nguyên nhân dẫn đến thiệt hại người mua, mà người mua thực tế tốn tiền theo hợp đồng cơng chứng 1.2 Vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo hoạt động công chứng diễn phổ biến, phức tạp Vấn nạn giấy tờ giả nói chung giấy tờ giả hoạt động cơng chứng nói riêng xảy cách tràn lan, kiểm soát Việc giả mạo giấy tờ, giả mạo người tham gia công chứng thời gian gần đáng lo ngại gây nên hậu nặng nề cho xã hội Đã có trường hợp người dùng nhiều tài sản thật ảo với giấy tờ giả, thủ đoạn khác lừa hàng chục lần, chiếm đoạt tài sản nhiều cá nhân, tổ chức “qua mặt” nhiều Công chứng viên tổ chức hành nghề công chứng khác Các loại giấy tờ làm giả đa dạng: Từ chứng ngoại ngữ, tin học, đại học, giấy xác nhận số chứng minh nhân dân, chứng minh nhân dân giấy tờ có giá trị lớn Giấy chứng nhận đăng ký ô tô, xe máy, Giấy chứng nhận quyền sử dụn đất Hầu ngày có thơng tin đơn vị cơng chứng gặp nạn giả giấy tờ Có nhiều trường hợp Công chứng viên nạn nhân, riêng Văn phịng cơng chứng mà kể Cơng chứng viên Phịng cơng chứng nhà nước Địa bàn không tập trung đô thị mà tỉnh có Về thiệt hại vật chất, chưa có thống kê thức, qua báo chí, có n gân hàng bị lừa 14 ngàn tỷ đồng với “ đống giấy tờ giả”, có cá nhân bị chiếm đoạt hàng chục, hàng trăm tỷ đồng với hình thức giả mạo giấy tờ chủ thể “qua mặt” công chứng viên Vụ việc giả mạo giấy tờ mạo danh bên bán, chuyển nhượng: Đối tượng giả mạo sử dụng chứng minh nhân dân giả bên bán bà Võ Ngọc Minh H để bán nhà số 565/72 Nguyễn Trãi, Phường 7, Quận 5, Thành phố Hồ Chí Minh vào năm 2012 (sau Hợp đồng mua bán cơng chứng bị Tồ án nhân dân Quận tun vơ hiệu vào năm 2014) Theo trình bày bà Võ Ngọc Minh H, đối tượng tìm cách tiếp cận với giấy chứng nhận thật bà H, làm giả giấy chứng nhận đánh tráo giấy giả lấy giấy thật, sau đối tượng làm giả giấy tờ tuỳ thân bà H để thực việc bán nhà theo thủ đoạn “người giả giấy thật” Hoặc có trường hợp, đối tượng phạm pháp cịn sử dụng hình thưc “người giả giấy thật” thủ đoạn không phần tinh vi giả mạo chủ sở hữu, chủ sử dụng, dùng giấy chứng nhận thật, lập hợp đồng uỷ quyền định đoạt bất động sản tổ chức hành nghề công chứng tỉnh A, sau đến tổ chức hành nghề cơng chứng tỉnh B (nơi có bất động sản) để bán, chuyển nhượng bất động sản Quá trình xem hợp thức hoá bên bán từ kẻ giả mạo bên bán thông qua uỷ quyền công chứng thành bên bán người thật (bên uỷ quyền) 1.3 Thực trạng thiếu trang bị máy móc, cơng nghệ hỗ trợ hoạt động xác minh, giám định hoạt động công chứng Với trình bày nêu vấn nạn giấy tờ giả, người giả mạo hoạt động công chứng diễn phức tạp Đặc biệt, giấy tờ giả tạo tinh vi đại; kỹ quan sát thơng thường khó phát Do đó, chuyện Cơng chứng viên bên tham gia giao dịch công chứng bị qua mặt chuyện dễ xảy thực tế Do vậy, để phát dấu hiệu giả mạo giấy tờ cần phải sử dụng đến số thiết bị máy móc, cơng nghệ đại, tinh vi Tuy nhiên, trang thiết bị, máy móc sử dụng tổ chức hành nghề công chứng đa số có thiết bị văn phịng bản, có sử dụng cơng nghệ thơng tin Các tổ chức hành nghề công chứng trang bị thiết bị, máy móc chuyên dụng việc phát dấu hiệu giả mạo giấy tờ thô sơ hạn chế Hầu hết tổ chức hành nghề cơng chứng cịn thiếu thiết bị, máy móc đại hỗ trợ cho việc phát giấy tờ giả mạo hoạt động công chứng Đây nguyên mà Cơng chứng viên khó khăn việc phát dấu hiệu giả mạo giấy tờ công chứng 15 1.4 Hiện tượng chậm trễ trả lời kết xác minh, giám định, bỏ sót, bỏ lọt hành vi vi phạm liên quan đến giấy tờ giả, giả mạo người tham gia giao dịch công chứng quan chức có thẩm quyền xử lý - Trên thực tế trường hợp Công chứng viên phát nghi ngờ giấy tờ giả mạo người giả mạo dừng cấp độ từ chối cơng chứng, mà khơng có quyền giữ người giả mạo hay thực việc thu giữ giấy tờ Đối với trường hợp phát việc giả mạo giấy tờ, mạo danh người khác ký kết hợp đồng, giao dịch xảy tổ chức cơng chứng, Cơng chứng viên lập biên tạm giữ giấy tờ để tiến hành mà thông thường nhanh phải nhiều ngày làm việc Tổ chức hành nghề cơng chứng khơng có thẩm quyền tạm giữ người bị tình nghi Khi tiến hành lập biên để tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo, đa số trường hợp người vi phạm từ chối ký biên tự ý bỏ Do khơng khẳng định xác chắn thân nhân cá nhân vi phạm, địa cá nhân vi phạm nên sau có kết xác minh quan có thẩm quyền, tổ chức hành nghề cơng chứng dừng mức độ trình báo tin tội phạm chuyển hồ sơ vụ việc cho quan có thẩm quyền để xử lý - Cơ quan tiến hành tố tụng khởi tố đối tượng liên quan đến giấy tờ giả nói chung vụ việc tổ chức hành nghề công chứng phát báo cáo nói riêng với lý chưa gây hậu nghiêm trọng Điển vụ làm giả giấy tờ nhà 373 Đặng Nguyên Cẩn, Phường 13, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh, đương chủ nhà thật làm giả giấy chứng nhận quyền sở hữu cố ý tiến hành giao dịch giấy giả (vi trước chủ nhà đem giấy thật chấp ngân hàng), công chứng viên phát chuyển tồn hồ sơ thơng tin nhân thân đối tượng cho quan công an nơi đặt trụ sở tổ chức hành nghề cơng chứng, vụ việc tạm đình điều tra Một vụ việc khác, Công chứng viên tạm giữ sổ đỏ bà NTN (trú quận Bình Tân) để xác minh giấy tờ giả Vụ này, bà N đến Tổ chức hành nghề công chứng để làm thủ tục chuyển nhượng quyền sử dụng đất quận Bình Tân với giá 1,5 tỷ đồng Qua đối chiếu, Công chứng viên phát giấy tờ khác chứng minh nhân dân, trước bạ, hồ sơ thừa kế… thật giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu giả nên chuyển đến Chi nhánh Văn phịng Đăng ký đất đai để xác minh thơng tin Công chứng viên phải chờ văn trả lời kết xác minh giấy chứng nhận quan cấp giấy có sở để chuyển hồ sơ qua quan điều tra công an quận để đề nghị điều tra 16 khởi tố theo quy định Tuy nhiên, quan chức có thẩm quyền xử lý ln tình trạng khơng trả lời chậm trả lời công văn yêu cầu xác minh tổ chức hành nghề cơng chứng Chính khơng có xử lý nghiêm khắc, triệt để từ quan chức có thẩm quyền nêu mà tình trạng làm giả giấy tờ xảy tràn lan, kiểm sốt Điều khơng gây nguy hại lớn cho người dân, cho xã hội mà nỗi ám ảnh Công chứng viên gây tâm lý e ngại, bất an 1.5 Kỹ hành nghề, chun mơn nghiệp vụ Cơng chứng viên cịn hạn chế Ngoài nguyên nhân khách quan việc để xảy vi phạm, sai sót việc xác minh, giám định dẫn đến tình trạng giấy tờ giả, người giả lọt qua cửa công chứng kỹ hành nghề, chun mơn nghiệp vụ nhiều Cơng chứng viên cịn hạn chế, kiến thức khả nhận biết tài liệu, giấy tờ giả thiếu yếu Khi hành nghề, Công chứng viên số địa phương biết dựa vào hệ thống mạng liên kết nội ngành tư pháp địa phương, gọi “mạng ngăn chặn” “mạng thông tin giao dịch công chứng”, mà không liên kết truy cập thông tin hệ thống liệu đất đai quan công an nơi cấp giấy tờ tùy thân, để xác minh xem giấy tờ có thơng tin phù hợp hay khơng Một số Cơng chứng viên hành nghề không thực việc xác minh UBND phường, xã, thị trấn nơi có bất động sản nơi thường trú người chủ tài sản để kiểm tra thông tin liên quan hay trạng có thay đổi thực tế chứng từ pháp lý hay không mà dựa vào cam kết bên ghi nhận hợp đồng, giao dịch Đặc biệt hoạt động công chứng số địa phương gặp vấn nạn người mạo danh, giấy tờ giả mạo phức tạp, gây hậu pháp lý không nhỏ cho cư dân xã hội 1.6 Bất cập quy định việc xác minh, giám định Theo quy định Khoản 5, Điều 40 Luật Cơng chứng 2014, “Trong trường hợp có cho hồ sơ yêu cầu công chứng có vấn đề chưa rõ, việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe doạ, cưỡng ép, có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mô tả cụ thể cơng chứng viên đề nghị người u cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh yêu cầu giám định; trường hợp không làm rõ có quyền từ chối cơng chứng” 17 Với quy định khoản nêu trên, công chứng viên có quyền yêu cầu bên làm rõ tiến hành xác minh yêu cầu giám định có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ hay việc giao kết hợp đồng, giao dịch có dấu hiệu bị đe dọa, cưỡng ép có nghi ngờ lực hành vi dân người yêu cầu công chứng, đối tượng hợp đồng, giao dịch chưa mô tả cụ thể Tuy nhiên, quy định không khả thi chỗ chịu chi phí cho việc xác minh, giám định? Khoản Điều 68 Luật Công chứng quy định: “Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định thực công chứng ngồi trụ sở tổ chức hành nghề cơng chứng người u cầu cơng chứng phải trả chi phí để thực việc đó” Thực tế, gần khơng xảy tình người u cầu cơng chứng tự đề nghị xác minh, giám định việc làm tăng chi phí, kéo dài thời gian họ; chí, chưa nói đến nhiều trường hợp, bên tham gia giao dịch muốn che giấu vấn đề chưa rõ Ngoài ra, quy định tỏ chưa phù hợp chỗ, việc tiến hành xác minh, yêu cầu giám định thực trước bên thống với nội dung, điều kiện hợp đồng, giao dịch trước công chứng viên kiểm tra, soát xét vấn đề liên quan đến hợp đồng, giao dịch Nếu xảy tình bên khơng thống với lý đó, cơng chứng viên từ chối cơng chứng việc xác minh, giám định vơ hình trung trở nên vơ nghĩa Quy trình cơng chứng quy định Điều 40 Luật cơng chứng năm 2014 cịn đơn giản, chưa trọng khâu xác minh, giám định Trong trình tiếp nhận thực yêu cầu cơng chứng, có cho hồ sơ u cầu cơng chứng có vấn đề chưa rõ cơng chứng viên có quyền đề nghị người u cầu công chứng làm rõ theo đề nghị người yêu cầu công chứng, công chứng viên tiến hành xác minh u cầu giám định Chứ khơng có nội dung bắt buộc Công chứng viên tiếp xúc, hỏi han để thẩm tra, đánh giá ý chí, nguyện vọng, mục đích giao dịch, lực hành vi bên khơng có nội dung bắt buộc việc Công chứng viên đánh giá, xem xét thực tế giấy tờ, tài liệu bên xuất trình hay khơng? Do đó, đối tượng chủ thể (trong giao dịch bên bán, bên chuyển nhượng bên ủy quyền) qua mặt Công chứng viên ký hợp đồng ủy quyền định đoạt tài sản hợp đồng mua bán, chuyển nhượng tài sản Công chứng viên chứng nhận, phù hợp với quy trình theo quy định Điều 40 Luật cơng chứng năm 2014 Như vậy, Luật công chứng văn pháp lý có liên quan lĩnh vực công chứng chưa thực tạo chế pháp lý ổn định, đồng để hỗ trợ tích cực cho Cơng chứng viên việc xác minh, kiểm tra xử lý giấy tờ giả Do đó, Cơng chứng viên gặp nhiều khó khăn, khơng cung cấp đầy đủ thơng tin xác từ phía quan chức trình hành nghề Đây 18 nguyên nhân thực tế dẫn đến việc xảy nhiều vụ việc giả mạo người, giả mạo giấy tờ hoạt động công chứng Một số giải pháp hoàn thiện pháp luật xác minh, giám định hoạt động công chứng Từ thực trạng nêu cho thấy, vấn đề xác minh, giám định hoạt động cơng chứng cịn gặp nhiều khó khăn Dẫn đến nhiều vụ việc sai phạm xảy lĩnh vực công chứng, đặc biệt vấn nạn giấy tờ giả người giả mạo tham gia giao dịch cơng chứng Từ dẫn đến nhiều thiệt hại vật chất cho người tham gia giao dịch công chứng lẫn Công chứng viên Để khắc phục tình trạng tơi xin đề xuất số giải pháp sau đây: 2.1 Nhóm giải pháp nhằm xây dựng chế pháp lý đảm bảo cho Công chứng viên thực quyền xác minh Vấn đề xác minh, giám định hoạt động cơng chứng cịn gặp nhiều khó khăn, bất cập hệ thống pháp luật nhiều chồng chéo, không thống nhất, văn hướng dẫn chưa kịp thời dẫn đến công chứng hợp đồng, giao dịch giấy tờ không hợp lệ, thiếu, không đầy đủ Vấn đề nhiều nguyên nhân có khơng đồng hệ thống pháp luật làm cho việc xác minh, giám định công chứng phải tốn kém, nhiều thời gian, công sức Thứ nhất, xây dựng quy trình cơng chứng Luật Cơng chứng năm 2014 theo hướng chi tiết cụ thể Đặc biệt tạo chế cho Công chứng viên có thẩm quyền tiến hành hoạt động xác minh, giám định tất vấn đề nội dung cơng chứng Vì Luật Cơng chứng quy định Công chứng viên phải chịu trách nhiệm với nội dung giao dịch công chứng chưa cho Công chứng viên quyền xác minh, giám định nội dung giao dịch công chứng Quy định rõ khoản chi phí phải tiến hành việc xác minh, giám định Thứ hai, Xây dựng bổ sung quy chế phối hợp xử lý tin báo, cung cấp tài liệu chứng liên quan đến hành vi vi phạm hoạt động công chứng tổ chức hành nghề công chứng với quan chức có thẩm quyền Trên sở quan có trách nhiệm, nghĩa vụ xử lý thông tin, tiến hành kiểm tra xác minh hành vi vi phạm để xử lý theo quy định Pháp luật Thứ ba, đẩy nhanh tốc độ, cách thức, giải pháp, xây dựng quy chế khai thác, sử dụng sở liệu công chứng để nâng cao hiệu việc quản lý, khai thác, sử dụng, cung cấp cập nhật liệu thông tin công chứng kịp thời Một phát chủ thể giả mạo đưa lên hệ thống sở liệu để tổ chức hành nghề công 19 chứng địa phương biết đối tượng, ngăn chặn, tránh tình trạng đối tượng khơng giả mạo chủ thể tổ chức hành nghề công chứng đến tổ chức hành nghề cơng chứng khác để tiếp tục hành vi giả mạo 2.2 Giải pháp quan, tổ chức có thẩm quyền liên quan - Đối với quan nhà nước có thẩm quyền cần có quan tâm việc sửa đổi, bổ sung quy định pháp luật chưa đồng để giải số vấn đề cịn vướng mắc nghiệp vụ hoạt động cơng chứng Có vậy, giảm bớt tốn thời gian, cơng sức chi phí cho việc xác minh, giám định hoạt động công chứng - Các quan Cơng an, Viện Khoa học hình sự, Sở Tài ngun Mơi trường, Văn phịng đăng ký, Ủy ban nhân dân cấp… cần có quản lý, phối hợp, chia sẻ thông tin theo quy định pháp luật tổ chức hành nghề công chứng, cơng chứng viên q trình xác minh thơng tin phục vụ hoạt động công chứng Tạo điều kiện thuận lợi cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên trình xác minh, giám định giấy tờ tài liệu, xác minh chủ thể tham gia giao dịch, để hợp đồng, giao dịch công chứng an tồn bảo đảm trách nhiệm cho cơng chứng viên - Đề nghị Bộ Giáo dục Đào tạo trình Chính phủ ban hành quy định cơng khai thơng tin cấp văn bằng, chứng đạo tạo qua trang điện tử trường Đại học, sở giáo dục đào tạo,… để Cơng chứng viên tra cứu thơng tin cách thuận lợi nhanh chóng, tránh tình trạng thời gian chờ đợi kết xác minh - Tăng cường công tác điều tra, phát hiện, xử lý tổ chức, cá nhân có dấu hiệu vi phạm quy định pháp luật liên quan đến hoạt động cơng chứng nhằm phịng ngừa ngăn chặn kịp thời hành vi vi phạm pháp luật - Việc xử lý trách nhiệm đối tượng làm giả giấy tờ, hồ sơ tài liệu công chứng, giả mạo chủ thể tham gia giao dịch lĩnh vực hình hành cịn tương đối nhẹ, khơng đủ tính phịng ngừa, răn đe, trừng phạt Lợi dụng vấn đề này, hoạt động đối tượng nêu ngày tinh vi gia tăng số lượng Vì vậy, cần có quy định chế tài nghiêm khắc hành vi vi phạm đối tượng làm giả giấy tờ liên quan đến hoạt động công chứng hành vi giả mạo chủ thể Đặc biệt, Cơ quan có thẩm quyền cần nhanh chóng liệt việc thực việc điều tra, khởi tố vụ án, bị can để xử lý nghiêm minh, truy cứu trách nhiệm hình hành vi làm giả, sử dụng giấy tờ, tài liệu giả, giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản, giả mạo người khác để tham gia ký kết hợp đồng 20 - Các quan chức cần tích cực, liệt trình giải nguồn tin tội phạm Có biện pháp xử lý nghiêm minh hành vi sử dụng giấy tờ giả, đưa người giả tham gia hoạt động công chứng, hành vi làm giả giấy tờ, tài liệu quan tổ chức để tăng cường tính giáo dục, răn đe phịng ngừa vi phạm, để kẻ gian khơng cịn dám thực hành vi giả mạo - Các quan có chức cần đẩy mạng công tác tuyên truyền, phổ biến phương tiện thông tin đại chúng cho người dân thủ đoạn lừa đảo tinh vi, đánh tráo giấy tờ, giả mạo chủ thể giao dịch để người dân nâng cao ý thức cảnh giác, tinh thần phát giác tố giác vi phạm 2.3 Giải pháp tổ chức hành nghề công chứng Công chứng viên 2.3.1 Đối với tổ chức hành nghề cơng chứng: - Cần có phối hợp chặt chẽ tổ chức hành nghề cơng chứng với nhau, chung tay phịng chống vấn nạn giả mạo tài liệu, giấy tờ, chủ thể tham gia giao dịch Trao đổi thông tin để ngăn chặn kịp thời trường hợp nghi giả phát giả mạo Vì đa số trường hợp giả mạo, kẻ gian khơng thực trót lọt tổ chức hành nghề cơng chứng di chuyển qua tổ chức hành nghề công chứng khác để tiếp tục thực hành vi vi phạm phát luật - Trang bị máy móc, trang thiết bị, cơng cụ hỗ trợ cho Cơng chứng viên thực việc kiểm tra, xác minh phát giấy tờ giả mạo hoạt động công chứng cách dễ dàng Từ thực tế nêu cho thấy ngày cơng nghệ đại thủ đoạn, kỹ thuật làm giả giấy tờ tinh vi mắt thường khó phát Một số trường hợp sử dụng công cụ thông thường dùng kính lúp, đèn chiếu tia cực tím, Cơng chứng viên phát ra, nhiên, cách phân biệt mang tính tương đối mà thơi Vì vậy, cần đầu tư trang thiết bị, máy móc đại, phần mềm tương thích để soi chiếu, nhận diện giấy tờ giả đáp ứng kịp thời phát giấy tờ giả mạo hoạt động công chứng Để bảo vệ quyền lợi ích hợp pháp đáng người yêu cầu công chứng, tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên phải tuân thủ quy định pháp luật hành nghề, phải trang bị kiến thức sử dụng máy móc, thiết bị đại kính hiển vi, phần mềm ứng dụng hỗ trợ soi chiếu, … để vận dụng trình kiểm tra giấy tờ, chứng nhận hợp đồng, giao dịch - Các tổ chức hành nghề cơng chứng mời cán thuộc Viện Khoa học hình - Bộ công an để tập huấn nhận dạng giấy tờ giả cho Công chứng viên Tạo điều kiện cho công chứng viên tham gia lớp bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ hành nghề cơng 21 chứng Trong đó, cần trọng bồi dưỡng nghiệp vụ giải pháp phòng ngừa, xử lý tình trạng giả mạo hoạt động công chứng, chứng thực - Các tổ chức hành nghề cơng chứng phép truy cập (có thể tính phí) vào Cơ sở liệu quốc gia dân cư Cơ sở liệu đất đai quốc gia để làm sở cho việc xác minh, tìm hiểu, phát đánh giá xác thơng tin bên tham gia giao dịch giấy tờ giao dịch 2.3.2 Đối với công chứng viên: Việc nâng cao kỹ nghề nghiệp Công chứng viên giải pháp quan trọng nhằm khắc phục tình trạng sai sót, vi phạm việc xác minh, giám định trình hành nghề; đặc biệt nạn giả mạo giấy tờ, giả mạo người hoạt động công chứng; giúp cho Công chứng viên giảm thiểu rủi ro nghề nghiệp Để làm việc này, địi hỏi phải có nỗ lực từ Cơng chứng viên, khơng ngừng nâng cao trình độ chuyên môn thân thông qua giải pháp sau đây: Một là, tuân thủ thực trình tự, thủ tục quy tắc đạo đức hành nghề công chứng nhằm đảm bảo việc chứng nhận văn công chứng không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội; đồng thời, công chứng viên khách quan, trung thực, nêu cao tinh thần trách nhiệm q trình hành nghề Hai là, khơng ngừng trau dồi, nâng cao lĩnh, tri thức, trách nhiệm nghề nghiệp q trình hành nghề; ln tận tâm với công việc, phát huy lực, sử dụng kiến thức chuyên môn, kỹ nghề nghiệp để bảo đảm tốt tính an tồn pháp lý cho hợp đồng, giao dịch chứng nhận; có trách nhiệm tiếp nhận giải yêu cầu công chứng cá nhân, tổ chức cách nhanh chóng, kịp thời mà đảm bảo không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội Ba là, nắm vững quy định pháp luật, thường xuyên nghiên cứu, cập nhật quy định pháp luật, đồng thời yêu cầu kinh nghiệm thực tiễn nghiệp vụ yếu tố quan trọng địi hỏi cơng chứng viên phải không ngừng học hỏi trau dồi kinh nghiệm thực tiễn Bốn là, thực quy trình thủ tục công chứng, đảm bảo hợp đồng, giao dịch thực hình thức nội dung chứng nhận Công chứng viên cần kiểm tra, thẩm tra kỹ giấy tờ pháp lý có thành phần hồ sơ u cầu cơng chứng có dấu hiệu nghi ngờ… 22 Năm là, thường xuyên tham gia bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng, đạo đức hành nghề công chứng, nghiên cứu phương pháp kỹ nhận biết chữ ký, tài liệu, người giả mạo 23 PHẦN 3: KẾT LUẬN Theo quy định pháp luật, Công chứng viên phải chịu trách nhiệm nặng nề hậu hành vi công chứng thực việc từ chối cơng chứng Các trách nhiệm mà Công chứng viên phải gánh chịu trách nhiệm hành chính, trách nhiệm dân (bồi thường) trách nhiệm hình Để loại trừ trách nhiệm nêu hậu việc cơng chứng hay từ chối cơng chứng, địi hỏi Cơng chứng viên phải có kiến thức pháp luật, kỹ nghề nghiệp trách nhiệm bên tham gia hợp đồng, giao dịch, phải tự rèn luyện tích luỹ kinh nghiệm cơng tác để có lĩnh nghề nghiệp vững vàng Đặc biệt, phải rèn cho khả nhận dạng giấy tờ, tài liệu giả mạo, giả mạo người tham gia giao dịch, hay tài liệu ban hành sai nội dung, hình thức thẩm quyền ban hành, … Ngoài vấn đề cốt lõi nêu trên, hoạt động xác minh, giám định hoạt động cơng chứng có ý nghĩa vô quan trọng việc nâng cao hiệu lực pháp luật văn cơng chứng Góp phần hạn chế tối đa rủi ro hậu nghiêm trọng xảy Cơng chứng viên thơng qua việc kiểm tra kỹ lưỡng, xác minh, giám định xác vấn đề liên quan đến nội dung u cầu cơng chứng để từ kẻ gian không dám giả mạo, gian dối trước công chứng viên, khiến cho xã hội thực tin tưởng vào hoạt động công chứng, hoạt động cơng chứng thực trở thành chắn phịng hộ pháp lý, bảo đảm cho giao dịch an toàn, thuận lợi 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1) 2) 3) 4) 5) Giáo trình kỹ hành nghề Công chứng Tập – Nhà xuất Tư pháp Bộ Luật dân 2015 Luật Công chứng 2014 Nghị định 82/2020/NĐ-CP ngày 15/7/2020 Chính phủ Quy định xử phạt lĩnh vực Bổ trợ tư pháp; Hành tư pháp; Hơn nhân gia đình; Thi hành án dân sự; Phá sản doanh nghiệp, Hợp tác xã Luật Giám định tư pháp số 13/2012/QH13 ngày 20 tháng năm 2012 Quốc hội, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2013, sửa đổi, bổ sung bởi: - Luật số 35/2018/QH14 ngày 20 tháng 11 năm 2018 Quốc hội sửa đổi, bổ sung số điều 37 luật có liên quan đến quy hoạch, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2019; - Luật số 56/2020/QH14 ngày 10 tháng năm 2020 Quốc hội sửa đổi, bổ sung số điều Luật Giám định tư pháp, có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2021 6) Vất vả chống đỡ giấy tờ nhà đất giả: https://plo.vn/vat-va-chong-do-giay-to-nha-datgia-post325475.html 25 ... VỀ XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG Một số khái niệm xác minh, giám định Các trường hợp xác minh, giám định hoạt động công chứng Đối tượng xác minh, giám định hoạt động công. .. phải giám định, sử dụng kết giám định làm để thực cơng chứng giao dịch yêu cầu giám định từ quan có thẩm quyền Các trường hợp xác minh, giám định hoạt động công chứng Trong hoạt động công chứng. .. XÁC MINH, GIÁM ĐỊNH TRONG HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG Một số khái niệm xác minh, giám định Xác minh hoạt động công chứng việc Công chứng viên xem xét, kiểm tra thông tin người yêu cầu công chứng cung cấp