Luận văn Hệ thống thông tin nhân sự

Ngày nay thật kho hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vực nào mà CNTT không chen chân vào. Một trong những lĩnh vực mà tin học thâm nhập vào sâu và thu được những thành tựu to lón đó là lĩnh vực quản

Lời Mở Đầu

Xã hội ngày càng phát triển, thông tin ngày càng trở nên phongphú, đa dạng và phức tạp Sự bùng nổ thông tin đã thực sự trở nên mộtvấn đề cấp thiết cần giải quyết Công nghệ thông tin (CNTT) ra đời vàphát triển nhằm sử lý những vấn đề trọng đại đó

Ngày nay thật khó hình dung một ngành nghề hay một lĩnh vựcnào mà CNTT không chen chân vào Một trong lĩnh vực mà tin học tinhọc thâm nhập vào sâu và thu đợc những thàng tựu to lớn đó là lĩnh vựcquản lý Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý các vấn đề nh kếhoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bánhàng Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹcông sức tiền bạc, giúp cho các nhà lãnh đạo đa ra những quyết định

đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng nh vi mô

Nớc ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã đ ợcnhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết nh phần mềm kế toánACCNET của công ty Lạc Việt, phầm mềm quản lý khách sạn, kho củacông ty FPT Đối với các công ty,các trờng đại học, các phần mềm viếtriêng cho mình để quản lý phù hợp với đặc tr ng riêng cũng là một nhucầu không thể thiếu đợc Trờng Đại học An Ninh Nhân Dân cũng có nhucầu cấp thiết xây dựng một phần mềm nhằm quản lý nhân sự trong tr -ờng Để đáp ứng nhu cầu nên em xây dựng chơng trình “quản lý nhânsự” của trờng nhằm tự động hoá các công việc trên giúp cho việc quản lýnhanh chóng và thuận tiện

Hệ chơng trình Quản Lý nhân sự trờng Đại học An Ninh NhânDân em đã đề cập và giải quyết những vấn đề sau:

+ Quản lý các thông tin về hồ sơ (Tên cán bộ, trú quán )

+ Quản lý các thông tin về khen thởng (Tên, mã cán bộ )

+ Quản lý các thông tin về kỷ luật (Tên, mã cán bộ )

+ Đa ra các thông tin cần tra cứu nh tra cứu mã cán bộ, họ tên cánbộ

+ Đa ra các báo cáo về trình độ văn hoá,quá trình lơng

+ Đa ra các cán bộ có trình độ ngoại ngữ khác nhau

Trong bản luận văn này, em xin giới thiệu một chơng trình đợcxây dựng bằng phần mềm Microsoft Access Microsoft Access đợc chọnvì có thể tạo ra những giao diện đẹp trên môi tr ờng Windows, thân thiệnvới ngời sử dụng đồng thời dễ dàng tạo các hàm, các thủ tục thoả mãn đ -

ợc những yêu cầu mềm dẻo linh hoạt

Mặc dù rất cố gắng, nhng do hạn chế về mặt thời gian, vừa khaithác phần mềm Microsoft Access, lại vừa xây dựng ứng dụng của mình.Phần mềm Micorosoft Access là phần mềm khá mới mẻ mà em không đ -

ợc học ở trờng cũng nh những kiến thức còn non yếu về chuyên ngànhquản lý nhân sự nên bản luận văn này chắc chắn còn nhiều thiếu sót Rấtmong đợc sự góp ý của Thầy Cô, các bạn để điều chỉnh và hoàn thiệnchơng trình

Chơng I: Tổng quan của đề tài

I Một số khái niệm về quản lý

Quản lý là một khái niệm chung dùng để chỉ việc điều hành hoạt

động trong các tổ chức cơ quan nhà máy, xí nghiệp nó đóng vai trò quantrọng là nhân tố quyết định sự tồn tại và phát triển của cơ quan, xí nghiệp

Với trào lu chung của thế giới hiện nay, phát triển không ngừngcủa nền kinh tế thị trờng làm cho luồng khối lợng thông tin trở nên quálớn điều đó càng làm cho công tác quản lý trở nên khó khăn và phức tạp

về mọi phơng diện

Theo truyền thống việc giải quyết các nhiệm vụ quản lý th ờng dựatrên kinh nghiệm và trực giác của ngời lãnh đạo và quản lý Nhng ngàynay đứng trớc nhiệm vụ đầy khó khăn và phức tạp của công tác quản lývới phơng pháp cổ truyền không thể giải quyết kịp những công việc hàngngày theo ý muốn vì chiếm quá nhiều thời gian Đó chính là một trongnhững nguyên nhân gây nên sự kìm hãm pháp triển tài năng sáng tạo củacác nhà quản lý Trói buộc họ vào các công việc nhàm chán Trong thực

tế hiện nay để hoàn thành đợc nhiệm vụ chính trị kinh doanh đòi hỏiphải đáp ứng kịp thời thông tin phải đầy đủ và chính xác Điều đó chothấy có phơng tiện máy tính trợ giúp các nhà quản lý là hết sức cầnthiết

II Mục đích của đề tài:

Việc xây dựng chơng trình "Quản lý nhân sự" của trờng Đại học

An Ninh Nhân Dân nhằm các mục đích nh sau:

- Quản lý hồ sơ cán bộ

- Cung cấp hệ thống thông tin phản ánh có hệ thống, khái quát vàchi tiết vấn đề có liên quan đến đội ngũ nhân sự trong các phòng bancủa trờng

Trên cơ sở thông tin của từng nhân sự trong từng phòng ban, cán

bộ quản lý thực hiện các công việc sau:

+ Xây dựng hệ thống chơng trình lu trữ, tra cứu nhanh các thôngtin với độ chính xác, tin cậy cao trong thời gian nhanh nhất

+ Cung cấp nhanh chóng, đầy đủ chính xác thông tin theo yêu cầucủa cán bộ quản lý, các cấp lãnh đạo có liên quan

+ Xem trên màn hình các biểu mẫu báo cáo tổng quát hay chi tiếttheo từng chức vụ

+ Các đơn vị gửi báo cáo lên không phải thông qua nhiều công văngiấy tờ mà chỉ cần một đĩa mềm do hệ thống l u trữ của các số liệu sau

đó gửi lên trên, hệ thống sẽ tự động xử lý và in ra báo cáo

Do đó mục đích của đề tài này là xây dựng cơ sở dữ liệu thốngnhất cho việc quản lý và lu trữ những thông tin về cán bộ của trờng Đạihọc An Ninh Nhân Dân giúp cho việc tra cứu thông tin một cách nhanhchóng chính xác Chơng trình cho phép lu trữ, thống kê, tra cứu, in cácbáo cáo theo yêu cầu của cán bộ quản lý.

III Cơ sở của đề tài

Dựa trên cơ sở chủ yếu sau:

- Những yêu cầu cụ thể về công việc của ng ời quản lý của từngphòng ban của trờng

- Những góp ý đề nghị thêm của bản thân để làm cho việc quản lýnhân sự đợc gần gũi với tin học

IV Biện pháp thực hiện

Xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hoàn chỉnh là một việclàm hết sức khó khăn chiếm nhiều thời gian và công sức cũng nh về tàichính Thông thờng việc áp dụng tin học hoá trong việc quản lý phải dẫntới đòi hỏi thực hiện hàng loạt các biện pháp to lớn về tổ chức cũng nhthay đổi hình thức tài liệu, bảng biểu, thay đổi cơ cấu các cở quan chứcnăng, cách thức kiểm tra không chỉ riêng bộ phận nào mà ở tất cả các

bộ phận có liên quan

Chơng trình đợc thiết kế trên môi trờng Access, một hệ quản trị cơ

sở dữ liệu mới hiện nay Với những mặt mạnh của nó so với phần mềmkhác thì nó có nhiều u điểm vợt trội: Đa dạng, phong phú đặc biệt rất íttốn kém, phù hợp với điều kiện kinh tế đối với các cơ quan hành chính

có kinh tế eo hẹp, phù hợp với nghiệp vụ công tác hồ sơ

Ví dụ: Ngời, thiết bị đều là những phần tử

Một phần tử có thể đơn giản hoặc phức tạp Đặc biệt bản thân mộtphần tử có thể là một hệ thống con Do vậy các hệ thống th ờng có tínhphân cấp.

Ví dụ : Thế giới  Quốc gia  Tỉnh/Thành phố  Thị xã Huyện

- Tính tổ chức của hệ thống có nghĩa là trong hệ thống tồn tại mộttập hợp các mối ràng buộc

Ví dụ : Hệ thống hành chính thì mối ràng buộc là sự phân quyềncác quan hệ về đoàn thể, các quan hệ về nhân sự

Các quan hệ đó có thể là ổn định lâu dài hoặc là các quan hệ tạmthời Khi chúng ta quan tâm đến một hệ thống là chúng ta quan tâm đếncác quan hệ ổn định lâu dài.Tuy nhiên các quan hệ tạm thời không phải

là không quan trọng

+ Khi chúng ta nói đến tính ổn định của hệ thống thì điều nàykhông có nghĩa là hệ thống bất biến Tính biến động của hệ thống thểhiện ở hai mặt sau:

- Sự tiến triển : Các phần tử của một hệ thống bao gồm chính nó vàcác quan hệ của nó có thể phát sinh tăng trởng suy thoái hoặc biến mất

- Sự hoạt động : Các thành phần cả hệ thống cùng cộng tác vớinhau nhằm thực hiện một mục đích chung của hệ thống

2 Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống thông tin :

Hệ thống thông tin đóng vai trò trung gian giữa bên trong và bênngoài hệ thống và giữa các hệ thống con.

Sơ đồ của hệ thống thông tin.

Nhiệm vụ của một hệ thống thông tin : nhằm thu thập, l u trữ, kiểmtra kết xuất, truyền đạt thông tin

Phân loại thông tin: Có hai loại thông tin(về mặt hình thức):

+ Thông tin tự nhiên: là những thông tin mà vẫn giữ nguyên giá trị

và hình thức nh khi đa thông tin ra

Ví dụ : Tiếng nói, hình ảnh

+ Thông tin có cấu trúc : là các thông tin đã đ ợc lợng tử hoá chứkhông còn giữ nguyên hình thức nh khi nó mới phát sinh Nó đợc gáncho cấu trúc

Ví dụ : Các file, các loại sổ sách

Có những bộ phận chuyên xử lý các thông tin tự nhiên và có các

bộ phận chuyên xử lý các thông tin có cấu trúc

3 Các bộ phận hợp thành của hệ thống thông tin

Thông tin vào

Hệ thống thông tin Thông tin ra

Hệ thống nghiệp vụ

Các dữ liệu phản ánh cấu trúc của cơ quan

Các xử lý:

-Các quy tắc xử lý -Các quy trình,ch ơng trình -Các l u đồ xử lý

Các dữ liệu phản ánh hoạt động của cơ quan

Các sự kiện ,các dữ liệu khách quan không thay

đổi đ ợc

Kết quả ra Tham số

Dữ liệu

vào cho

các xử lý

Các bộ phận hợp thành của một hệ thống thông tin bao gồm hai

bộ phận cơ bản:

- Các dữ liệu: bao gồm tất cả các dữ liệu về thông tin, nh ng cácthông tin có cấu trúc đợc chú ý nhiều hơn Khối dữ liệu nằm trong sổsách, các tệp trong máy tính, các chứng từ tài liệu

- Các thông tin xử lý: là những quá trình để xử lý thông tin Các

xử lý nằm trong các quy định, quy trình, công thức, các quy trình tự

Cơ sở là một bộ su tập các dữ liệu các tác nghiệp đợc lu giữ lại

và đợc các hệ ứng dụng của một cơ quan nào đó sử dụng

- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu là phần ch ơng trình có thể xử lý thay

đổi dữ liệu của một cơ sở dữ liệu

2 Các chức năng của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu:

- Cho khả năng lu trữ dữ liệu lâu dài

- Khả năng truy nhập một số lợng lớn dữ liệu một cách có hiệu quả

- Đợc xây dựng trên một mô hình dữ liệu qua đó ng ời sử dụng cóthể quan sát dữ liệu

- Có một ngôn ngữ cấy cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu

- Có thể đồng bộ các truy nhập cạnh tranh khi nhiều ngời cùng sửdụng cơ sở dữ liệu

- Khả năng kiểm tra truy nhập

- Khả năng phục hồi dữ liệu khi có sự cố xảy ra

3 Thực thể và liên kết giữa các thực thể

- Thực thể là một vật có thể tồn tại và có thể phân biệt đợc

Ví dụ : Ngời , động vật

- Mét nhãm c¸c thùc thÓ gièng nhau gäi lµ c¸c thùc thÓ gièng nhau.

Chơng III Tìm hiểu bài toán

I Phân tích hệ thống quản lý nhân sự tr ờng Đại Học An Ninh Nhân Dân

1 Hoạt động của trờng Đại học An Ninh Nhân Dân:

Các hoạt động thực tế của công việc quản lý cán bộ là cơ sở choviệc xây dựng chơng trình, vì thế em đã thực hiện khảo sát các công việctrên thực tế tại trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân

Do xu thế của thời đại ngày nay với lực lợng đông đúc về nhân sự

và sự cần thiết phải quản lý về tất cả mọi vấn đề liên quan đối với từngngời đều do nhà trờng quản lý hồ sơ Ban lãnh đạo trờng xét thấy quản

lý bằng phơng pháp thủ công tốn nhiều công đoạn, nhiều ngời cùng làmmột công việc mà không đạt đợc những kết quả nh ý muốn, vì vậy yêucầu cần thiết là phải đa công tác quản lý cán bộ vào máy tính để cải tiếncông việc quản lý nhân sự và đa một số nhân sự vào công tác này chuyểnsang làm bộ phận khác để phát huy khả năng nhân sự và chất l ợng côngviệc

2 Yêu cầu của hệ thống hiện tại

Quản lý hồ sơ cán bộ Trờng Đại Học An Ninh Nhân Dân là hết sứcquan trọng và bí mật Bởi vì ngành Công an có tính bí mật nhanh chóng,chính xác trong công việc quản lý cán bộ là hàng đầu Khi ch a có sự trợgiúp của máy tính mọi việc đều làm thủ công Khi có sự thay đổi về gia

đình, cấp bậc, khen thởng, kỷ luật, chức danh thì cán bộ tổ chức phảiqua từng bớc tìm từng ngời để bổ xung sửa đổi cho phù hợp với thực tế.Sau đó lại phải lu vào hồ sơ Vì vậy số lợng hồ sơ ngày một tăng, ngờiquản lý hồ sơ cũng phải tăng theo dẫn đến quản lý cán bộ cũng gặpnhiều khó khăn

Khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì việc tìm kiếmgặp nhiều khó khăn tốn nhiều công sức thời gian Điều này không nhữnggây nhiều trở ngại, ách tắc cho công việc mà còn có thể xảy ra sai sótnhầm lẫn Vì vậy qua thời gian thực tập, thực tế tại tr ờng Đại học AnNinh và đợc sự nhất trí của ban lãnh đạo trờng tôi mạnh dạn xây dựngcho trờng chơng trình “Quản lý nhân sự trờng Đại học An Ninh NhânDân” để đợc áp dụng sau khi xây dựng xong chơng trình

3 Đánh giá hệ thống hiện tại

Từ những công việc ở trên ta thấy rằng hệ thống hiện tại nếu làmthủ công thì dù cán bộ tổ chức có cố gắng và cải tiến ph ơng pháp làmviệc đến đâu đi chăng nữa thì vẫn tồn tại những vấn đề sau:

- Thời gian tìm kiếm ghi chép quá lớn, khi có thông tin cần thiết

- Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, dễ bị nhầm lẫn.

- Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất

- Nhiều ngời làm một công việc thông tin sẽ không nhất quán và

dễ xảy ra sai sót

- Khi có sự thay đổi điều chỉnh tốn nhiều thời gian

Từ vấn đề trên và điều kiện cụ thể của cơ quan cho phép việc đatin học vào quản lý nó sẽ làm giảm đợc rất nhiều về thời gian ít sai sót,giúp cho ngời làm công tác quản lý có thời gian nghiên cứu hoặc nghiêncứu học tập vào những công tác khác

II Phân tích hệ thống mới :

Hệ thống mới quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính, khi có

hệ thống này phải đáp ứng đợc yêu cầu:

- Quản lý đợc hồ sơ các cán bộ

- Thống kê đợc những tài liệu cần thống kê

- Tra cứu chính xác khi có yêu cầu

- Thông tin vào phải đợc chuẩn hoá dựa trên các thông tin có sẵntiện lợi cho thao tác rõ ràng, giảm đợc tối đa sai sót

- Thông tin ra phản ánh đợc đối tợng quản lý, nội dung phong phú

và phải nêu đợc các chủ đề

1 Thông tin vào

Phải chuẩn hoá đợc dữ liệu tránh tối đa sai sót nh họ tên , tuổi lànhững thông tin chính vì chúng rất ít thay đổi trong quá trình quản lý hồsơ cán bộ tạo thuận lợi cho ngời sử dụng Cụ thể trong chơng trình dữliệu đợc chuẩn hóa và kiểm tra khi nhập

Từ những hoạt động thực tế vấn đề đặt ra cho ch ơng trình quản lýcán bộ là phải xây dựng đợc các chức năng thích hợp tạo điều kiện thuậnlợi cho công tác quản lý "Nhân sự trờng Đại học An Ninh Nhân Dân".Tuy nhiên để xây dựng chơng trình có hiệu quả chúng ta cần phải tìmhiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết bàitoán đó

3 Một số biểu mẫu chuẩn

Ngoài việc quản lý hồ sơ lý lịch các cán bộ của từng phòng bannhà trờng còn thờng xuyên yêu cầu cán bộ quản lý hồ sơ báo cáo theobiểu mẫu chuẩn

4 Những yêu cầu đối với chơng trình

Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thức tế tại tr ờng Đại Học AnNinh Nhân Dân, tôi xác định các yêu cầu đặt ra cho ch ơng trình củamình nh sau:

a.Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ:

Yêu cầu về quản lý hồ sơ cán bộ nh nhập thông tin về lý lịch củamột cán bộ thay đổi hoặc đa vào hồ sơ lu của một cán bộ là những yêucầu đầu tiên và quan trong nhất của hệ thống quản lý nhân sự

- Nhập dữ liệu chơng trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng

và đối với những thông tin của bản hồ sơ lý lịch t ơng ứng với bảng nàotrong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đ a ra bảng đó để ngờinhập dữ liệu làm việc một cách thuận tiện

- Vấn đề bổ xung dữ liệu cũng đợc thực hiện trên các biểu mẫunhập thông tin Trong các biểu mẫu này sẽ có các hộp danh sách giúpcho ngời sử dụng lựa chọn đối tợng bổ xung

- Lu dữ liệu: khi không cần lu dữ các thông tin về một cán bộ nào

đó thì chúng ta có thể chuyển hồ sơ đó vào hồ sơ l u giúp cho cơ sở dữliệu của chúng ta gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn Tuy nhiên

để khi cần thiết có thể tra cứu đợc một số thông tin cơ bản nhất về mộtcán bộ nào đó thì chúng ta sẽ lu lại một vài thuộc tính cá nhân trong mộttệp hồ sơ lu

- In một hồ sơ cán bộ: đây cũng là một yêu cầu quan trọng trongcông việc quản lý hồ sơ nhân sự Chức năng này giúp cho chúng ta có đ -

ợc một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ nào đó khi cần thiết

Đáp ứng đợc nhu cầu liệt kê dữ liệu là chức năng không thể thiếucủa một hệ thống thông tin Đối với hệ thống quản lý nhân sự thì cácyêu cầu về thông tin bao gồm:

- Thống kê cán bộ theo trình độ văn hoá

- Thống kê các cán bộ theo từng nghiệp vụ riêng

- Thống kê các cán bộ theo trình độ ngoại ngữ

- Các thống kê các loại danh sách khác

b Những yêu cầu cho phép tra cứu dữ liệu:

- Những ngời có chức vụ, chức danh, cấp bậc

- Tra cứu danh sách các cán bộ do cấp trên yêu cầu, cá nhân yêucầu có liên quan đến hồ sơ cán bộ.

Chơng IV Phân tích bài toán

I Phân tích dữ liệu của bài toán

- Dữ liệu chủ yếu của bài toán bao gồm chủ yếu là các dữ liệuxoay quanh lý lịch cán bộ, thông tin về phòng ban, chức vụ, cấp bậc

- Các dữ liệu của hồ sơ lý lịch cán bộ bao gồm:

- Qua quá trình công tác, các hình thức khen th ởng, kỷ luật và cácmối quan hệ gia đình của mỗi ngời cũng khác nhau vì vậy chúng ta lutrữ cán bộ vào bảng riêng có quan hệ một nhiều với bảng chính.

- Các dữ liệu còn lại là có giá trị duy nhất đối với một ngời sẽ đợc

lu trữ chung trong một bảng chính

- Đối với các thông tin về phòng ban, chúng ta sẽ l u trữ trong mộtbảng với trờng khoá chính là mã phòng ban Chúng ta nhận thấy rằngmỗi phòng ban sẽ bao gồm nhiều cán bộ do đó mối quan hệ giữa cácphòng ban trong hồ sơ cán bộ của một cán bộ với bảng phòng ban là mốiquan hệ 1- nhiều

II Sơ đồ phân cấp chức năng

Từ những yêu cầu của bài toán trên, sơ đồ phân cấp chức năng cho

ta cái nhìn khái quát về hệ thống Đây là bớc phân tích hệ thống về xử lýnhng là mô hình bao quát và nó bỏ qua mối liên kết về thông tin giữacác chức năng

Xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năngcủa hệ thống trong mối quan hệ trớc sau trong tiến trình xử lý trong bàngiao thông tin cho nhau.

Đây là công cụ chính của quá trình phân tích thiết kế hệ thống và

xử lý là cơ sở để thiết kế phần trao đổi cơ sở dữ liệu

1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh đợc xây dựng ở những giai đoạn

đầu trong quá trình phân tích, nó là cơ sở khởi đầu cho quá trình xâydựng sơ đồ dòng dữ liệu

Sơ đồ mức ngữ cảnh.

2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh là chi tiết hoá chức năng tổng quátsơ đồ mức ngữ cảnh, gồm :

- Các tác nhân ngoài giữ nguyên

- Chức năng quản lý đợc phân rã chi tiết hoá các mức độ phân rãphụ thuộc vào mức độ phức tạp của bài toán

qu¶

B¸o C¸o

3 Các sơ đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh

Chúng ta phân tích chi tiết hơn về chức năng của sơ đồ luồng dữliệu

Sơ đồ luồng dữ liệu chức năng vào hồ sơ.

Yêu cầu

Trả

lời

Yêu cầu

Lý lịch

Yªu cÇu

B¸o c¸o

Yªu cÇu

B¸o c¸o

Yªu cÇu

B¸o c¸o

Yªu cÇu

B¸o c¸o

Sơ đồ luồng dữ liệu tra cứu.

cầu Yêu cầu

IV THựC THể Và MốI QUAN Hệ

Ngavdang Ngày vào đảng

Ngavdang Ngày vào đảng

Chơng V.Giới thiệu về MICROSOFT ACCESS

I Giới thiệu chung

Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi tr ờngWindows Bằng những công cụ có sẵn hết sức thuận tiện và hiệu quả củamình, Access đã giúp cho ngời sử dụng giải quyết đợc khá nhiều các vấn

đề thờng gặp trong công việc quản trị cơ sở dữ liệu

Access cung cấp cho ta 6 công cụ đó là: Bảng (Table), truy vấn(Query), biểu mẫu (Form), báo biểu (Report), Macro và đơn thể(Module)

Với 5 công cụ đầu, trong một số bài toán quản lý hay thống kê, ta

có thể dễ dàng xây dựng đợc một trơng trình với giao diện khá đẹp màcha phải viết bất kỳ một hàm hay thủ tục nào cả Công cụ thứ 6 làModule dùng để chứa hàm/ thủ tục viết bằng Access Basic để giải quyếtcác phần việc quá khó khăn đối với 5 công cụ tr ớc, do đó làm tăng sứcmạnh của Access

II Công cụ Microsoft Access

Trớc tiên ta phải tạo một cơ sở dữ liệu mới bằng cách:

- Vào môi trờng Access : Gọi Microsoft Access trên Windowshoặc kích chuột vào biểu tợng chìa khoá vàng

- Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, chức năng NewDatabase Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới rồi chọn OK Kết quả ta sẽnhận đợc một cửa sổ Databese mới

1 Bảng (Table).

a Cách tạo bảng: Gồm các bớc sau:

- Từ cửa sổ Database chọn mục table Kết quả sẽ mở cửa sổ Table,trong đó có 3 nút lựa chọn: New (dùng để tạo bảng mới), Open (dùng đểnhập liệu cho cho bảng đợc chọn), Design (dùng để xem, sửa cấu trúccủa bảng đợc chọn)

- Chọn nút New Ta sẽ nhận đợc cửa sổ New Table có các lựachọn: Datasheet View, Design View, Table Wizard, Impost Table, LinkTable Ta chọn kiểu Design View

- Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lợt nhập vào các thông tin.+ Field Name: Tên trờng cần đặt

+ Field Type: Kiểu trờng

+ Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trờng

b Đặt khoá chính (Primary key):