Trớc tiên ta phải tạo một cơ sở dữ liệu mới bằng cách:
- Vào môi trờng Access : Gọi Microsoft Access trên Windows hoặc kích chuột vào biểu tợng chìa khoá vàng.
- Từ cửa sổ Microsoft Access chọn menu File, chức năng New Database. Nhập tên cho cơ sở dữ liệu mới rồi chọn OK. Kết quả ta sẽ nhận đợc một cửa sổ Databese mới.
1. Bảng (Table).
a. Cách tạo bảng: Gồm các bớc sau:
- Từ cửa sổ Database chọn mục table. Kết quả sẽ mở cửa sổ Table, trong đó có 3 nút lựa chọn: New (dùng để tạo bảng mới), Open (dùng để nhập liệu cho cho bảng đợc chọn), Design (dùng để xem, sửa cấu trúc của bảng đợc chọn).
- Chọn nút New. Ta sẽ nhận đợc cửa sổ New Table có các lựa chọn: Datasheet View, Design View, Table Wizard, Impost Table, Link Table. Ta chọn kiểu Design View.
- Xuất hiện cửa sổ gồm 3 cột: Ta lần lợt nhập vào các thông tin. + Field Name: Tên trờng cần đặt.
+ Field Type: Kiểu trờng.
+ Description: Dùng để mô tả, giải thích ý nghĩa của trờng. b. Đặt khoá chính (Primary key):
- Chọn các trờng làm khoá chính.
- Chọn menu Edit, chức năng Primary key hoặc nhấn vào biểu tợng chiếc chìa khoá trên thanh công cụ.
2. Truy vấn (Query).
Truy vấn là một công cụ mạnh của Access dùng để: Tổng hợp, sắp xếp và tìm kiếm dữ liệu. Về thực chất, truy vấn chính là một câu lệnh SQL đợc xây dựng nhờ công cụ của Access để tổ hợp dữ liệu từ các bảng nguồn.
Loại thông dụng nhất là Select Query với các khả năng nh: - Chọn bảng hay query khác làm nguồn dữ liệu.
- Chọn các trờng cần hiển thị.
- Thêm các trờng mới là kết quảcủa việc thực hiện các phép tính trên các trờng của bảng nguồn.
- Đa vào điều kiện tìm kiếm, lựa chọn (ở hàng Criteria). - Đa vào các trờng dùng để sắp xếp.
Sau khi thực hiện truy vấn , kết quả nhận đợc là một bảng ( dạng Dynaset).
Ngoài truy vấn Select Query ra, còn có các loại truy vấn khác là : Crosstab Query, Make Table Query, Update Query , Appent Query, Delete Query.
3. Biểu mẫu ( Form)
Đây là công cụ mạnh của Access dùng để : - Thể hiện và cập nhật dữ liệu cho các bảng . - Tổ chức và giao diện chơng trình .
Mẫu biểu bao gồm rất nhiều các ô điều khiển nh : Text Box ( hộp văn bản). Label ( nhãn) , List Box ( hộp danh sách), Com bo Box ( hộp lựa chọn ), Command Button ( nút lệnh), Option Group ( nhóm nựa chọn)...
Công dụng của các ô điều khiển này là : - Thể hiện dữ liệu .
- Nhập dữ liệu từ bàn phím. - Thực hiện hành động .
- Tổ chức giao diện chơng trình.
- Tổ chức hệ Menu Bar cho chơng trình.
Cách tạo mẫu biểu ( Form) bằng công cụ Wizard : - Chọn Form trong cửa sổ Database .
- Chọn New trong các số công cụ của Form . - Chọn Form Wizard để thiết kế tự động. - Chọn Table hoặc Query để làm nguồn.
- Chọn các trờng cần thể hiện trong Form của Table hoặc Query . - Chọn kiểu Form .
4. Báo biểu ( Report):
Đây là công cụ rất hữu hiệu để tổ chức in dữ liệu . Báo biểu có khả năng in ấn nh sau:
- In dới dạng biểu nh hồ sơ nhân sự, báo cáo.
- In dới dạng bảng nh hồ sơ lơng, bảng gia đình, bảng khen thởng, kỷ luật...
- In dữ liệu từ nhiều bảng có liên quan đến nhau trong cùng một trang.
Cách tạo Report ( báo biểu) bằng Wizard : - Chọn Report tron cửa sổ Database.
- Chọn New trong số các công cụ của Report. - Chọn Report Wizard để thiết kế tự động .
- Chọn Table hoặc Query để làm nguồn cho Report .
- Chọn các trờng cần thể hiện trong Report của Table hoặc Query. - Chọn kiểu Report.
5. Macro:
Gồm một dãy các hành động ( Action) Cách tạo Macro :
- Chọn Macro trong cửa sổ Database .
- Chọn New làm xuất hiện cửa sổ thiết kế Macro. - Chọn các Action và các đối của các Action. - Ghi và đặt tên cho Macro.