Mỗi một doanh nghiệp trong quá trình tổ chức khi đạt đến một quy mô hoạt động nhất định phải thiết lập và duy trì các bộ phận để kiểm tra, kiểm soát, tư vấn cho nhà quản lý và điều hành các hoạt động kinh tế tài chính trong doanh nghiệp. Một trong những bộ phận thực hiện chức năng này là bộ phận kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Kiểm soát nội bộ (KSNB) giúp quản lý hiệu quả các nguồn lực kinh tế của doanh nghiệp đồng thời góp phần hạn chế tối đa những rủi ro phát sinh trong quá trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp xây dựng được nền tảng quản lý vững chắc phục vụ cho quá trình phát triển của đơn vị và nâng cao hiệu quả kinh doanh. Công ty cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL là doanh nghiệp chuyên kinh doanh mặt bằng cao ốc văn phòng, trung tâm thương mại và mặt bằng bán lẻ của tập đoàn TNG Holdings Vietnam. Công ty TNL hiện đang sở hữu, quản lý và vận hành hàng chục tòa nhà văn phòng, trung tâm thương mại cùng các mặt bằng bán lẻ, mặt bằng kho bãi nhà xưởng tại các khu công nghiệp có diện tích lên đến hơn 1,2 triệu m2 mặt sàn, định vị từ trung đến cao cấp. Với đặc thù là doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực cho thuê bất động sản, Công ty cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL luôn quan tâm đến hiệu quả thiết kế và vận hành hệ thống KSNB trong Công ty. Tuy nhiên, trên thực tế, hoạt động KSNB của Công ty phát sinh nhiều hạn chế. Điển hình như công tác đánh giá rủi ro của Công ty mới chủ yếu nhận dạng những rủi ro đã phát sinh mà chưa hướng đến những rủi ro tiềm tàng, chủ yếu phát hiện rủi ro thông qua các báo cáo trong các cuộc họp mà chưa có một bộ phận nhận dạng rủi ro ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của Công ty. Với tiềm lực tài chính mạnh mẽ cùng bộ máy nhân sự chuyên nghiệp, mục tiêu đặt ra đến năm 2025, Công ty TNL sẽ cung cấp cho thị trường 3.000.000m2 mặt sàn cho thuê. Như vậy, để quản lý hiệu quả các nguồn lực, cũng như hạn chế các rủi ro phát sinh trong quá trình kinh doanh, bên cạnh đó, bảo vệ tài sản và bảo đảm tính minh bạch trong hoạt động; đặc biệt trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19 đã gây ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh, Công ty cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL cần có những chính sách và biện pháp nhằm gia tăng phần lợi nhuận, cũng như giảm thiểu các rủi ro, gian lận để có thể đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra. Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động KSNB đối với hoạt động kinh doanh của Công ty, tác giả lựa chọn nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL” là đề tài nghiên cứu Luận văn thạc sĩ của mình.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN o0o TRẦN MINH TÂM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CHO THUÊ TÀI SẢN TNL LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN HÀ NỘI, NĂM 2021 TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN o0o TRẦN MINH TÂM HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CHO THUÊ TÀI SẢN TNL CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN, KIỂM TOÁN VÀ PHÂN TÍCH MÃ SỐ: 8340301 LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học: TS NGUYỄN ĐỨC DŨNG HÀ NỘI, NĂM 2021 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của riêng tôi với sự hướng dẫn của người hướng dẫn khoa học: TS Nguyễn Đức Dũng Tất cả các số liệu tham khảo trung thực và nguồn gốc rõ ràng Tác giả luận văn Trần Minh Tâm LỜI CẢM ƠN Trong quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán, kiểm toán và phân tích với đề tài “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL”, tôi xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Nguyễn Đức Dũng, người đã tận tình hướng dẫn tôi trong suốt quá trình viết luận văn Tôi xin trân trọng cảm ơn quý Thầy, Cô trong Khoa Kế toán Kiểm toán, Viện đào tạo sau đại học, Đại học Kinh tế Quốc dân, đã tận tình giảng dạy truyền đạt kiến thức trong những năm tôi học tập Những kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quá trình nghiên cứu luận văn mà còn là hành trang quý báu trong việc thực hiện nhiệm vụ và cuộc sống Xin cảm ơn cán bộ, nhân viên hiện đang công tác tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL đã tạo điều kiện thuận lợi để tôi hoàn thành luận văn Xin chân thành cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp đã đóng góp những ý kiến quý báu để tôi hoàn thành luận văn này Luận văn không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong được các Quý Thầy, Cô và toàn thể các bạn đóng góp ý kiến Xin trân trọng cảm ơn! Hà Nội, ngày tháng 12 năm 2021 Tác giả luận văn Trần Minh Tâm MỤC LỤC CHƯƠNG 2 iii CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP iii - Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ iii Môi trường kiểm soát iii Đánh giá rủi ro iii Hoạt động kiểm soát iii Thông tin và truyền thông .iii Giám sát iii Đồng thời, tác giả làm rõ đặc điểm và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cho thuê bất động sản: iii THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI iv CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CHO THUÊ TÀI SẢN TNL iv 3.1 Giới thiệu tổng quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL iv 3.1.2 Đặc điểm của Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ iv Đặc điểm công tác kế toán và cơ chế tài chính .v 3.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL v 3.2.1 Môi trường kiểm soát v 3.2.1.1 Tính liêm chính và giá trị đạo đức .v 3.2.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự .v 3.2.1.3 Ban giám đốc và ban kiểm soát vi 3.2.1.4 Cơ cấu tổ chức vi 3.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm vi 3.2.2 Đánh giá rủi ro vi 3.2.3 Hoạt động kiểm soát vi 3.2.4 Thông tin truyền thông .vii 3.2.5 Giám sát .vii CHƯƠNG 4 viii THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC .viii GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN .viii 4.1 Đánh giá kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL viii 4.1.1 Ưu điểm viii 4.1.2 Hạn chế .ix 4.2 Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL x 4.2.1 Phù hợp với quan điểm COSO 2013 x 4.2.2 Phù hợp với đặc điểm hoạt động và trình độ quản lí tại Công ty x 4.2.3 Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu mà Công ty đề ra trên tinh thần bảo đảm sự cân đối giữa lợi ích và chi phí x 4.3 Giải pháp kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL xi 4.3.1 Môi trường kiểm soát xi 4.3.1.1 Tính liêm chính và giá trị đạo đức xi 4.3.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực xi 4.3.1.3 Cơ cấu tổ chức xi 4.3.1.4 Phân định quyền hạn và trách nhiệm xi 4.3.2 Đánh giá rủi ro xi 4.3.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị xi 4.3.2.2 Nhận dạng rủi ro .xi 4.3.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro xi 4.3.2.4 Đối phó với rủi ro .xi 4.3.3 Hoạt động kiểm soát xi 4.3.3.1 Hoạt động kiểm soát chung xi 4.3.3.2 Xây dựng quy trình kiểm soát các hoạt động cụ thể xi 4.3.4 Thông tin và truyền thông xi 4.3.5 Giám sát xi 4.4 Kiến nghị xi 4.4.1 Đối với tập đoàn TNG Holdings Vietnam xi 4.4.2 Kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan chức năng xi 4.5 Kết luận xi 1.1 Sự cần thiết của đề tài nghiên cứu 1 1.2 Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài 2 1.3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn 5 1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5 1.5 Phương pháp nghiên cứu .5 1.6 Kết cấu của luận văn 6 CHƯƠNG 2 7 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 7 2.1 Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 7 2.1.1 Khái niệm, mục tiêu, phân loại kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 7 2.1.2 Các yếu tố cấu thành của kiểm soát nội bộ 10 2.1.2.1 Môi trường kiểm soát .10 2.1.2.2 Đánh giá rủi ro 11 2.1.2.3 Hoạt động kiểm soát 13 2.1.2.4 Thông tin và truyền thông 13 2.1.2.5 Giám sát 14 2.2 Đặc điểm và nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công ty cho thuê bất động sản 15 2.2.1 Đặc điểm hoạt động doanh nghiệp cho thuê bất động sản ảnh hưởng đến kiểm soát nội bộ .15 2.2.2 Mục tiêu và nhiệm vụ của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp cho thuê bất động sản 16 2.3 Kinh nghiệm hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong một số doanh nghiệp cho thuê bất động sản và bài học rút ra đối với Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL 17 2.3.1 Kinh nghiệm hoàn thiện kiểm soát nội bộ trong một số doanh nghiệp cho thuê bất động sản 17 2.3.2 Bài học rút ra đối với Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL 19 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI .23 CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CHO THUÊ TÀI SẢN TNL 23 3.1 Giới thiệu tổng quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL 23 3.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 23 3.1.2 Cơ cấu tổ chức 23 3.1.2 Đặc điểm của Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL có ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội bộ 25 Đặc điểm công tác kế toán và cơ chế tài chính .27 3.2 Thực trạng kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL 28 3.2.1 Môi trường kiểm soát 28 3.2.1.1 Tính liêm chính và giá trị đạo đức 28 3.2.1.2 Cam kết về năng lực và chính sách nhân sự .32 3.2.1.3 Ban giám đốc và ban kiểm soát .36 3.2.1.4 Cơ cấu tổ chức 38 3.2.1.5 Phân định quyền hạn và trách nhiệm .39 3.2.2 Đánh giá rủi ro 42 3.2.3 Hoạt động kiểm soát 49 3.2.4 Thông tin truyền thông .61 3.2.5 Giám sát .66 CHƯƠNG 4 69 THẢO LUẬN KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU, CÁC .69 GIẢI PHÁP VÀ KẾT LUẬN 69 4.1 Đánh giá kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL 69 4.1.1 Ưu điểm .69 4.1.2 Hạn chế 70 4.1.3 Nguyên nhân của hạn chế 72 4.2 Phương hướng hoàn thiện kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL 73 4.2.1 Phù hợp với quan điểm COSO 2013 73 4.2.2 Phù hợp với đặc điểm hoạt động và trình độ quản lí tại Công ty 73 4.2.3 Góp phần thực hiện tốt các mục tiêu mà Công ty đề ra trên tinh thần bảo đảm sự cân đối giữa lợi ích và chi phí 74 4.3 Giải pháp kiểm soát nội bộ tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL 74 4.3.1 Môi trường kiểm soát 74 4.3.1.1 Tính liêm chính và giá trị đạo đức 75 4.3.1.2 Chính sách nhân sự và năng lực .75 4.3.1.3 Cơ cấu tổ chức 76 4.3.1.4 Phân định quyền hạn và trách nhiệm .79 4.3.2 Đánh giá rủi ro 80 4.3.2.1 Xác định mục tiêu của đơn vị 80 4.3.2.2 Nhận dạng rủi ro 80 4.3.2.3 Phân tích và đánh giá rủi ro .82 4.3.2.4 Đối phó với rủi ro 83 4.3.3 Hoạt động kiểm soát 84 4.3.3.1 Hoạt động kiểm soát chung 84 4.3.3.2 Xây dựng quy trình kiểm soát các hoạt động cụ thể 85 4.3.4 Thông tin và truyền thông 87 4.3.5 Giám sát .88 4.4 Kiến nghị .89 4.4.1 Đối với tập đoàn TNG Holdings Vietnam 89 4.4.2 Kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan chức năng 90 4.5 Kết luận 90 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 85 nhận việc mua hàng Điều này có thể dẫn đến sai sót, chậm trễ tiến độ, thông đồng với nhà cung cấp nên đòi hỏi Công ty cần bổ sung thêm người mua hàng để giảm bớt rủi ro Các báo cáo trình lên Ban lãnh đạo vẫn còn chưa đảm bảo chính xác và kịp thời Ngoài các báo cáo tài chính của phòng kế toán, Công ty cũng nên yêu cầu các phòng ban lập các báo cáo định kỳ hoặc báo cáo nhanh về tình hình mua vật tư, tình hình sử dụng tài sản, tình hình kinh doanh, Từ đó, Ban lãnh đao có thể đối chiếu và so sánh kế hoạch và dự toán để xem xét các bất thường và đưa ra biện pháp điều chỉnh kịp thời Mặc dù Công ty có quy định về việc soát xét chứng từ trước khi thực hiện tuy nhiên do cả nể với cấp lãnh đạo nên việc thanh toán đôi khi vẫn chưa thực hiện đúng quy định, có những trường hợp chưa đầy đủ chứng từ nhưng đã thực hiện thanh toán theo yêu cầu của cấp lãnh đạo Vì vậy Công nên có quy định về việc xử lý với những trường hợp không tuân thủ quy định soát xét chứng từ Bên cạnh đó, Ban lãnh đạo cần thực thực tốt quy định này để làm gương cho các nhân viên 4.3.3.2 Xây dựng quy trình kiểm soát các hoạt động cụ thể Hoạt động kiểm soát chung của Công ty được cụ thể hóa dựa theo những quy trình quản lý Tuy nhiên, trong quá trình triển khai hoạt động kinh doanh, một số nghiệp vụ phát sinh như: phối hợp bàn giao mặt bằng/ TTTM, cần được cụ thể hóa hơn để đảm bảo hiệu quả hoạt động kiểm soát, trong đó, cần phân định rõ ràng trách nhiệm của từng bộ phận, cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ 86 Bảng 4.1 Quy trình xử lý thu hồi công nợ khách hàng STT 1 2 Bước công việc Tổng hợp và kiểm tra công nợ Thực hiện thu hồi công nợ của khách thuê Nội dung Thời gian Thực hiện - Tổng hợp công nợ của khách thuê với BQL bao gồm: tiền thuê, công nợ điện nước, tiền lãi phạt chậm thanh toán (nếu có), các khoản miễn giảm (nếu có) Gửi công văn thông báo nhắc nợ do CSKH gửi, kiểm tra và gửi email cho từng khách hàng và cc cho Ban QLTN Thuyết phục khách thuê thanh toán các khoản công nợ quá hạn, đồng thời gửi Công văn nhắc nợ lần 1 Trước kỳ thanh toán 10 ngày Kế toán Hỗ trợ CSKH KT Ngày đầu tiên của kỳ thanh toán (trong vòng 7 ngày) CSKH NVKD; KT Nếu chưa thấy khách thuê thanh toán gửi Công văn nhắc nợ lần 2 Nếu khách thuê đồng ý thanh toán công nợ thì cập nhật sổ sách kế toán Hoàn thành - Nếu chưa thấy khách thuê thanh toán gửi Công văn nhắc nợ lần 3, nêu ra phương án xử lý công nợ (như ngừng cùng cấp dịch vụ như cắt điện, nước) Nếu khách thuê chưa thanh toán gửi Công văn nhắc nợ lần 4 (như niêm phong tài sản) Quá hạn từ ngày thứ 8 CSKH KT CSKH KT Quá hạn từ ngày thứ 12 CSKH Quá hạn từ ngày thứ 18 - Nếu khách thuê chưa thanh toán gửi Công văn nhắc nợ lần 5 yêu cầu hoàn tất thủ tục thanh lý HĐ (nếu khách thuê không thanh toán nợ) - Chuyển sang Quy trình Thu hồi xử lý công nợ Khách thuê Thanh lý HĐ Quá hạn từ ngày thứ 23 Thẩm định Phê duyệt/kiểm soát PC GĐ BQL, KT KT KT TGĐ KT CSKH; PC KT TGĐ CSKH PC KT TGĐ Nơi nhận thông tin 87 4.3.4 Thông tin và truyền thông Hiện nay, công tác quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNL gần như tin học hóa toàn bộ Do đó Công ty cần phải xây dựng các biện pháp ngăn ngừa virut phá hỏng dữ liệu hay lấy cắp dữ liệu, cụ thể: - Các máy tính thành viên kết nối với máy chủ chỉ được sử dụng chương trình gửi mail có sự hạn chế trên các loại tập tin gửi đính kèm, ngăn cấm việc truy cập các trang web và các chương trình chat Việc này qua thời gian tìm hiểu tại Công ty, tác giả nhận thấy Công ty đã thực hiện khá tốt chức năng này Các máy tính làm việc ở Công ty đã được trang bị win bản quyền kèm phần mềm diệt virut Bên cạnh đó, Công ty cũng nên cung cấp thêm 1 đường mạng Internet riêng độc lập với mạng nội bộ và không hạn chế quyền truy cập để cán bộ công nhân viên có thể tìm kiếm thông tin khách hàng, đối thủ đa dạng hơn - Thông báo cho tất cả các nhân viên hiện tượng bị nhiễm virut để mỗi nhân viên phát hiện và thông báo xử lý kịp thời Việc kiểm soát virut đã đ ược phòng KSNB thống nhất rà soát ít nhất 1 lần/ngày vào 12h đêm đối với máy chủ hệ thống Trên mỗi máy tính cá nhân cũng đều đã có phần mềm diệt virut bản quyền, việc phát hiện và tìm diệt virut được sử dụng triệt để Đối với những máy phát hiện virut sẽ ngay lập tức được đưa ra khỏi mạng nội bộ và bộ phận công nghệ thông tin sẽ kiểm tra lại toàn bộ và làm sạch máy trước khi đưa vào tiếp tục sử dụng - Hàng năm Công ty nên tiến hành nâng cấp hệ thống phần mềm Misa 2005 Để khắc phục hạn chế trong quá trình sử dụng, cũng như đảm bảo phần mềm phát huy được hết tác dụng trong quá trình sử dụng Hiện tại trong quá trình sử dụng phần mềm Misa 2005, Công ty nên yêu cầu bổ sung thêm một mẫu bảng theo quy định của Tổng Công ty về số liệu hợp nhất nhằm hạn chế về sự không đồng nhất giữa phần mềm kế toán ở Công ty và ở Tổng Công ty, cũng như giảm thiểu những sai sót cũng như tiết kiệm thời gian cho bộ phận kế toán Công ty Đề nghị Công ty nên mua thêm phần mềm quản lý nhân sự, để nâng cao hiệu quả trong quản lý nhân sự tại Công ty Phần mềm có tác dụng lớn trong quản lý nhân sự: đang làm việc, nghỉ phép, nghỉ hưu, hết hạn hợp đồng, ứng viên phỏng vấn, quản lý các phòng ban, bộ phận, quản lý bậc lương, hệ số, quản lý quá trình 88 làm việc, khen thưởng, kỉ luật, hỗ trợ chấm công, điểm danh, quản lý các khóa đào tạo, cử nhân viên đi học tập, hỗ trợ đánh giá nhân viên: quản lý tiêu chí đánh giá, đánh giá theo thời gian Xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị: Nhằm cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ và chính xác nhằm tăng cường công tác quản lý tài chính Kế toán quản trị cung cấp thông tin về hoạt động nội bộ của Công ty như: Chi phí của từng bộ phận, chi phí từng công việc, Mối quan hệ giữa khối lượng, chi phí, lợi nhuận; lựa chọn các thông tin cho quyết định ngắn hạn, dài hạn Kế toán quản trị là công cụ để ban giám đốc kiểm soát một cách có hiệu quả hoạt động của Công ty Việc hoàn thành sớm các biểu mẫu báo cáo sẽ góp phần nâng cao hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội bộ Để làm được tốt công tác kế toán quản trị, yêu cầu nhân viên ở bộ phận kế toán phải thực sự nắm chắc các kiến thức phục vụ cho thực hiện kế toán quản trị 4.3.5 Giám sát Qua phỏng vấn cho thấy hệ thống KSNB của Công ty chưa thật sự tạo điều kiện cho các nhân viên và các bộ phận giám sát lẫn nhau trong công việc hằng ngày Các trưởng phòng ban ít khi giám sát công việc của nhân viên trong phòng dẫn đến khi nhân viên gây ra sai sót thì mới phát hiện Bên cạnh việc tạo điều kiện để cho các nhân viên có thể thực hiện giám sát lẫn nhau, các trưởng phòng ban cần tăng cường giám sát thường xuyên kết quả thực hiện công việc của nhân viên Cụ thể yêu cầu nhân viên lập báo cáo kết quả hoàn thành công việc định kỳ hàng tháng nhằm nắm bắt tình hình thực hiện công việc của nhân viên cũng như đánh giá khả năng hoàn thành công việc của từng nhân viên Từ đó có thể xử lý các khó khăn hoặc đưa ra giải pháp xử lý kịp thời cho nhân viên gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc bởi vì nó có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành mục tiêu của bộ phận Ban lãnh đạo Công ty cũng cần xem xét và điều chỉnh các tiêu chí đánh giá nhân viên Việc đánh giá phải rõ ràng, có các tiêu chí định lượng cụ thể nhằm tạo sự công bằng cho mọi người, từ đó có thể tạo được sự đồng thuận khi được đánh giá Đánh giá đúng năng lực và có chế độ khen thưởng kịp thời sẽ giúp cho Công ty thu hút nhân viên giỏi và tạo động lực cho nhân viên 89 Định kỳ, Công ty có thể tổ chức cuộc họp để ban lãnh đạo và trưởng phòng ban phân tích, đánh giá tính hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống KSNB trong từng chu trình Từ đó, đưa ra các giải pháp cải thiện, điều chỉnh cho phù hợp Để hệ thống KSNB trong Công ty hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, Ban lãnh đạo phải thường xuyên giảm sát, đánh giá hệ thống KSNB, phát hiện các rủi ro chưa được kiểm soát hoặc đã phát hiện nhưng biện pháp kiểm soát chưa thật sự có hiệu quả 4.4 Kiến nghị 4.4.1 Đối với tập đoàn TNG Holdings Vietnam - Bộ phận KSNB của Tập đoàn cần tăng cường những cuộc kiểm tra đột xuất nhằm tìm ra những sai phạm, từ đó giúp Ban lãnh đạo Công ty TNL có thể đề ra những biện pháp chấn chỉnh, đề phòng những rủi ro và đưa ra biện pháp xử lý kịp thời - Tăng cường tuyển dụng và đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao nhằm nâng cao năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ trong Công ty, từ đó tạo ra những sản phẩm đạt chất lượng cao hơn nữa nhằm nâng cao năng lực cạnh tranh cho Công ty - Tiếp tục hoàn thiện các quy chế phối hợp, quy chế quản lý, điều hành và tiêu chuẩn, định mức áp dụng thống nhất trong toàn Tập đoàn - Tăng cường hệ thống giám sát tài chính của Công ty mẹ với các Công ty con, thiết lập kỷ luật tài chính với cơ chế thưởng, phạt rõ ràng đối với toàn Tổng Công ty trong việc thực hiện các quy định về tài chính - Tăng cường vai trò và quyền hạn của Ban kiểm soát Công ty mẹ, thiết lập quy chế của Công ty mẹ và quy chế của các Công ty con cho phép sự hoạt động thường xuyên của đại diện Ban này tại các Công ty con, giao cho bộ phận kiểm toán nội bộ Công ty mẹ phối hợp với các phòng ban chức năng chỉ đạo, theo dõi vận hành hệ thống KSNB - Làm đầu mối tổ chức hội thảo, đào tạo bồi dưỡng kiến thức về hệ thống KSNB cho các nhà quản lý của các đơn vị trực thuộc, giúp các nhà quản lý nhận thức đầy đủ hơn về tầm quan trọng, những lợi ích mang lại từ hệ thống KSNB vững mạnh cũng như các nội dung của hệ thống KSNB 90 4.4.2 Kiến nghị với Nhà nước và các cơ quan chức năng - Chỉ đạo và ban hành các chính sách tạo điều kiện cho thị trường BĐS phát triển ổn định, bền vững, lành mạnh Trong những năm qua, các doanh nghiệp kinh doanh cho thuê BĐS nói chung gặp nhiều khó khăn do thị trường cho thuê BĐS gặp khó khăn do ảnh hưởng của dịch bệnh covid 19, theo đó, nhu cầu thuê văn phòng tại các tòa cao ốc giảm xuống Nhà nước cần nhận thức đúng vị trí, vai trò của thị trường bất động sản trong việc thúc đẩy kinh tế - xã hội của đất nước phát triển để từ đó có cơ chế quản lý thị trường bất động sản và ban hành chính sách liên quan đến thị trường một cách cẩn trọng, phù hợp Cần nhận thức rõ chính sách cho thị trường bất động sản không chỉ liên quan đến thị trường này mà còn là chính sách vĩ mô có ảnh hưởng sâu rộng đến cả nền kinh tế, do đó mỗi chính sách ban hành cần được cân nhắc kỹ lưỡng về ảnh hưởng của nó tới khả năng thanh khoản và giá trị của bất động sản Cần có cơ chế quản lý ban hành chính sách liên thông các vấn đề xây dựng nhà ở, các vấn đề xã hội của nhà ở với các chính sách về tài chính, tín dụng để bảo đảm tính hiệu quả, khả thi của chính sách được song hành với sự ổn định của thị trường bất động sản và hệ thống ngân hàng, tài chính - Hệ thống ngân hàng, tài chính cũng cần tạo lập các công cụ, các sản phẩm tài chính mới giúp thu hút nguồn vốn dài hạn, gia tăng tính thanh khoản, giảm rủi ro, bảo vệ nhà đầu tư trên thị trường cho thuê BĐS 4.5 Kết luận Hệ thống KSNB là một công cụ giúp các doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã hoạch định Theo đánh giá của nhiều chuyên gia, phần lớn các doanh nghiệp chưa hiểu rõ sự cần thiết, lợi ích cũng như cách xây dựng, tổ chức và vận hành bài bản một hệ thống KSNB Và đây cũng là một trong những nguyên nhân đã gây ra những hạn chế trong việc xây dựng hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp Hệ thống KSNB chỉ có thể trợ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu hoạt động khi lãnh đạo đơn vị thiết lập các thủ tục hoạt động cho nó; đảm bảo sự hỗ trợ nhất định về tài chính cho các kiểm soát phòng ngừa phác huy tác dụng; tăng cường các thủ tục 91 kiểm soát phát hiện hay nói cách khác doanh nghiệp thực sự quan tâm tới công tác kiểm soát Xây dựng hệ thống KSNB được lập trên cơ sở quán triệt nguyên tắc và phương pháp Thông qua phân tích thực trạng KSNB Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL, bên cạnh những ưu điểm cần phát huy hơn nữa, Công ty cũng cần khắc phục những hạn chế để hệ thống KSNB thực sự phát huy hiệu quả Trên cơ sở cũng cố cơ sở lý luận và các vấn đề liên quan đến việc thiết lập một hệ thống KSNB, đồng thời phân tích thực trạng tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL, tác giả đã đưa ra những nhận xét, đánh giá điểm mạnh điểm yếu còn tồn tại từ đó mạnh dạn đề xuất các giải pháp hoàn thiện KSNB tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL góp phần nâng cao hoạt động kinh doanh của Công ty DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2018), Báo cáo tài chính năm 2018 2 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2019), Báo cáo tài chính năm 2019 3 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2020), Báo cáo tài chính năm 2020 4 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2020), Quyết định số 46/2020/QĐ-TNG về việc ban hành sửa đổi lần 3 quy trình ký hợp đồng mua vào và kiểm soát ứng/ thanh toán, giao dịch online 5 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2019), Quyết định số 12/2019/QĐ-TNG về việc ban hành danh mục lỗi tuân thủ 6.Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2018), Quyết định số 01/2018/QT-TNL về việc quy trình quy hoạch ngành hàng, quy hoạch khách thuê và quy hoạch mặt bằng 7 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2019), Quyết định số 35/2019/QĐ-CT.HĐQT về việc sửa đổi cơ cấu tổ chức của Công ty 8 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2019), Quyết định số 36/2019/QT-TNL về việc ban hành hệ thống chức danh công việc và cấp bậc cán bộ 9 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2019), Quyết định số 70/2010/QT-TNL về việc ban hành bản mô tả vị trí công việc các chức danh 10 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2019), Quyết định số 189/2019/QT-TNL về việc ban hành quy trình báo cáo doanh số 11 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2019), Quyết định số 033/2019/QT-TNL về việc ban hành quy trình phê duyệt các đề xuất kinh doanh thuộc khối kinh doanh 12 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2018), Nội quy lao động số NQ.NS.002 13 Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL (2018), Quyết định số 01/2018/QĐ/TNL về việc ban hành nội quy của Công ty TNL 14 Nguyễn Năng Phúc (2008), Giáo trình phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân 15 Nguyễn Năng Phúc (2013), Phân tích báo cáo tài chính, Nhà xuất bản Đại học kinh tế quốc dân 16 Chu Thị Thu Thủy (2016), Tổ chức kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất với việc nâng cao hiệu quả tài chính trong các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 17 Đặng Thúy Anh (2017), Nghiên cứu kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp xây dựng niêm yết trên thị trường chứng khoán Việt Nam, Luận án tiến sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 18 Nguyễn Thành Trung (2017), Mối quan hệ giữa kiểm soát nội bộ, rủi ro gian lận và lập kế hoạch kiểm toán trong kiểm toán báo cáo tài chính, Luận án tiến sĩ, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 19 Nguyễn Phương Anh (2018), Hoạt động kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Hà Nội, Luận văn thạc sỹ Kế toán, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 20 Trần Thị Phượng (2019), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ cho các công ty bất động sản tại thành phố Hồ Chí Minh, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học Kinh tế thành phố Hồ Chí Minh 21 Phạm Văn Mạnh (2020), Kiểm soát nội bộ tại công ty Trách nhiệm hữu hạn Nhà nước Một Thành viên Thương Mại và Xuất Khẩu Viettel, Luận văn thạc sỹ Kế toán, Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 22 Nguyễn Quang Quynh (2009), Giáo trình kiểm toán hoạt động, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân 23 Nguyễn Quang Quynh và Ngô Trí Tuệ (2009), Giáo trình kiểm toán tài chính, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân 24 Ngô Thế Chi, Nguyễn Trọng Cơ (2006), Phân tích tài chính doanh nghiệp, Nxb Tài chính, Hà Nội 25 Nguyễn Tố Tâm, Nguyễn Thị Thanh Diệp (2014), Nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm tăng cường chất lượng công bố thông tin tài chính của các doanh nghiệp vừa và nhỏ Việt Nam, Kỷ yếu hội thảo khoa học về Quản trị doanh nghiệp trong bối cảnh nền kinh tế hồi phục, Đại học Kinh tế quốc dân 26 Nguyễn Văn Thắng (2013), Thực hành nghiên cứu trong kinh tế và quản trị kinh doanh, Nxb Đại học Kinh tế Quốc dân 27 Phạm Quang Huy (2014), Bàn về COSO 2013 và định hướng vận dụng việc giám sát quá trình thực thi chiến lược kinh doanh, Tạp chí phát triển và hội nhập PHỤ LỤC Phụ lục 1: DANH SÁCH ĐỐI TƯỢNG PHỎNG VẤN STT 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Họ và tên Trần Văn Tuấn Nguyễn Thu Lài Trần Thu Hòa Nguyễn Quyết Chiến Phạm Bá Thanh Cao Vũ Thu Trần Bá Lộc Nguyễn Thị Thanh Đinh Thu Mai Đào Thu Hằng Nguyễn Văn Tiến Chức danh Chủ tịch HĐQT TGĐ Phó tổng giám đốc Giám đốc kinh doanh TTTM Giám đốc kinh doanh văn phòng Trưởng phòng Kế toán tổng hợp Trưởng phòng Quản trị dự án Nhân viên Phòng Kế toán Tổng hợp 01 Nhân viên Phòng Kế toán Tổng hợp 02 Nhân viên kinh doanh văn phòng Nhân viên Phòng kinh doanh TTTM Phụ lục 2: DANH SÁCH CÂU HỎI PHỎNG VẤN STT 1 Thời gian Người được Câu hỏi 9h ngày phỏng vấn Chủ tịch Quan điểm của Ông về văn hóa làm việc 11/03/2021 HĐQT tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Cho thuê tài sản TNL? Tại Công ty, văn hóa làm việc có cần tuân 2 3 15h ngày Phỏng vấn thủ theo nguyên tắc nào? Để đảm bảo tính bảo mật, Công ty có yêu 11/03/2021 TGĐ cầu nào đối với CBNV về trao đổi thông 9h ngày Nhân viên tin? Tại Công ty, các hình thức xử lý vi phạm 12/03/2021 Phòng Kế toán được quy định như thế nào? Và Công ty có Tổng hợp 01 hình thức nào để giảm tải áp lực đối với CBNV? Theo bà, khối lượng công việc hiện nay 4 5 của bà có bị quá tải không? Theo bà, công tác tuyển dụng của Công ty 15h ngày Nhân viên 12/03/2021 Phòng Kế toán còn có hạn chế nào không? 9h ngày Tổng hợp 02 Nhân viên Theo ông, chính sách lương thưởng hiện 13/03/2021 kinh doanh nay của Công ty có tác động như nào đối văn phòng với thái độc tác phong làm việc của ông? Trong thời điểm chịu ảnh hưởng của dịch bệnh Covid 19, mức lương thưởng của ông 6 15h ngày có bị ảnh hưởng như thế nào? Phó tổng giám Trong Công ty đã có sự thay đổi/ điều 13/03/2021 đốc chỉnh về cơ cấu tổ chức để phù hợp với nhiệm vụ kinh doanh chưa ạ? Theo ông đánh giá, cơ cấu tổ chức hiện 7 9h ngày Nhân viên nay còn hạn chế nào không? Bà có nắm được nội quy lao động tại Công 14/03/2021 Phòng kinh ty không? doanh TTTM Trong quá trình làm việc, bà có khó khăn gì trong việc đề xuất hoặc liên hệ cấp trên 8 15h ngày giải quyết không? Giám đốc kinh Khi nhìn nhận thấy nguy cơ rủi ro phát 14/03/2021 doanh TTTM sinh, Công ty thường ứng phó như thế nào? Công ty đã có biện pháp nào để ứng phó 9 10 11 9h ngày trong tình hình dịch Covid 19 diễn ra? Giám đốc kinh Trong quá trình làm việc, Công ty đã xây 15/03/2021 doanh văn dựng đầy đủ quy trình quản lý chưa? Theo phòng ông, cần bổ sung thêm quy trình về lĩnh 15h ngày Trưởng phòng vực nào? Ông có đánh giá như thế nào về hệ thống 15/03/2021 Kế toán tổng phần mềm và đặc biệt là hệ thống kế toán hợp của Công ty? Hệ thống này còn có hạn chế 9h ngày Trưởng phòng nào? Theo ông, trong quá trình làm việc, các bộ 16/03/2021 Quản trị dự án phận có sự hỗ trợ/ giám sát lẫn nhau không? Ông có khó khăn nào khi có nhu cầu liên hệ ban lãnh đạo không? Phụ lục 3: HÌNH THỨC VÀ MỨC XỬ LÝ VI PHẠM TT Nội dung vi phạm Hình thức xử lý Nhóm 1: Nhóm vi phạm nghiêm trọng 1 Các trường hợp vi phạm pháp luật Kỷ luật sa thải và chuyển hồ sơ cho cơ quan chức năng xử lý theo Pháp luật Các trường hợp vi phạm về đạo đức, ý thức 2 (không trung thực, gian lận, vô trách nhiệm, gây Kỷ luật sa thải mất đoàn kết nội bộ, ứng xử thiếu văn hóa…) Các trường hợp vi phạm hoặc không xử lý/báo Từ Cảnh cáo đến Kỷ luật sa 3 cáo các nguy cơ về an ninh, phòng cháy chữa thải, tùy thuộc vào mức độ vi cháy, an toàn lao động… phạm Các trường hợp có hành vi sai trái làm ảnh hưởng đến Tập đoàn và công ty như tung tin đồn thất thiệt; tự ý cung cấp thông tin cho báo chí, hoặc đưa thông tin/hình ảnh về Công ty và các hoạt Từ Cảnh cáo đến Kỷ luật sa động của Công ty lên các trang mạng xã hội; phát 4 thải, tùy thuộc vào mức độ vi ngôn sai lệch chủ trương; lạm dụng chức vụ để phạm trục lợi cá nhân; chống lệnh (hoặc xúi giục người khác chống lệnh) cấp trên; nhận hoa hồng từ đối tác/khách hàng hoặc thông đồng với đối tác/nhà thầu… Vi phạm quy định về bảo mật thông tin của Công ty (tiết lộ thông tin mật/thông tin nội bộ của Từ Cảnh cáo đến Kỷ luật sa 5 2 Công ty ); vi phạm quy định về lưu trữ và quản thải, tùy mức độ vi phạm lý dữ liệu/tài liệu trên máy tính Ra các quyết định vượt quá thẩm quyền hoặc tự ý Từ Cảnh cáo đến Kỷ luật sa thay đổi quy định, quy trình làm việc đã ban thải tùy mức độ vi phạm (sa 6 hành khi chưa có phê duyệt của CBLĐ có thẩm thải nếu làm ảnh hưởng đến quyền (không phải để giải quyết tình huống khẩn quy chế tổ chức, vận hành hoặc cần thiết) gây thiệt hại cho Công ty) Nhóm 2: Nhóm vi phạm nguyên tắc làm việc, nội quy - kỷ luật lao động Không hoàn thành nhiệm vụ quan trọng và không Từ trừ từ 500.000 đồng đến báo cáo lại cho CBLĐ giao việc; không báo cáo 7 Cảnh cáo nghiêm khắc, tùy sự việc nghiêm trọng cho CBLĐ để kịp thời giải mức độ vi phạm quyết là các thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh, các giao dịch, tài sản, tình hình tài chính, sơ đồ tổ chức, nhân sự (bao gồm thông tin về mức thu nhập của bản thân và người khác), đối tác, khách hàng của Công ty mà CBNV trực tiếp hoặc gián tiếp biết được ngoại trừ các thông tin được công bố trên các phương tiện thông tin đại chúng 2 8 9 11 CBLĐ đến cấp Trưởng bộ phận nếu không hoàn thành đúng hạn theo yêu cầu của cấp trên hoặc của cá nhân/bộ phận khác giao mà không báo lại Không xử lý hoặc không xử lý đúng mức quy định khi phát hiện ra lỗi sai của CBNV cấp dưới; không báo lỗi cho CBLĐ khi thấy vi phạm của các CBNV khác CBLĐ từ cấp Trưởng bộ phận trở lên giao việc không đúng nguyên tắc (giao việc nhảy cấp, sai phạm vi công việc, làm hộ việc cấp dưới) Trừ mức thưởng tháng từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng/lần, tùy theo từng việc cụ thể Xử lý gấp 3 lần lỗi của CBNV vi phạm Tái phạm có thể bị xử lý từ Cảnh cáo đến Cảnh cáo nghiêm khắc, hoặc giáng chức Trừ 500.000 đồng/lần đối với CBLĐ từ cấp Trưởng bộ phận cấp Công ty trở lên Trường hợp giao việc sai gây hậu quả: trừ 500.000 đồng/lần mức thưởng tháng của 01 tháng và bồi thường thiệt hại hoặc xem xét xử lý riêng theo 12 14 15 16 17 từng vi phạm cụ thể Trừ mức thưởng tháng từ Vi phạm quy định về giờ giấc làm việc (đi họp/dự 100.000 đồng đến Cảnh cáo, các sự kiện (events) muộn) tùy mức độ vi phạm hoặc mức độ quan trọng của sự kiện Nghỉ làm, nghỉ họp…mà không được cấp trên Trừ từ 500.000 đồng đến phê duyệt 1.000.000 đồng tùy mức độ vi phạm Không giữ gìn vệ sinh, diện mạo cá nhân, vi phạm các quy định về đồng phục, trang phục tại nơi làm việc, không giữ gìn vệ sinh, mỹ quan tại Trừ mức thưởng tháng nơi làm việc; Vi phạm các quy định về ý thức tiết 200.000 đồng kiệm (không tắt đèn, các thiết bị điện trước khi ra về ); không giữ gìn tài sản/trang thiết bị đúng cách Vi phạm các quy định về chế độ kiểm soát ra vào tại các cổng kiểm soát (không mang thẻ, làm mất Trừ mức 200.000 đồng thẻ, quẹt hộ thẻ/vân tay cho người khác, không chấm vân tay…) Để xảy ra sai sót trong các báo cáo, văn bản, tài Trừ mức 200.000 đồng liệu trong phạm vi nội bộ Công ty và không gây ... SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CHO THUÊ TÀI SẢN TNL 3.1 Giới thiệu tổng quát Công ty Cổ phần Đầu tư Cho thuê tài sản TNL Được thành lập từ năm 2010, Công ty Cổ phần Đầu tư Cho thuê tài. .. cho người dân Việt Nam Hình 3.1 Cơ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư Cho thuê tài sản TNL Nguồn: Hồ sơ lực Công ty Cổ phần Đầu tư Cho thuê tài sản TNL 3.1.2 Đặc điểm Công ty Cổ phần Đầu tư Cho. .. thống kiểm sốt nội cơng ty cho th bất động sản: iii THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI iv CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CHO THUÊ TÀI SẢN TNL iv 3.1 Giới thiệu tổng quát Công ty Cổ phần Đầu