thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty tnhh thương mại carmax

Ngành nghề kinh doanh của công trong các lĩnh vực sau: - Kinh doanh ô tô, phương tiện vận tải, thiết bị máy móc, linh kiện, chi tiết máy ô tô, xe máy và phụ tùng các loại; - Kinh doanh m

TIỂU LUẬN:

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX

PHẦN 1:

TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI CARMAX

Bảng 1: Đăng kí kinh doanh của công ty TNHH Thương mại CARMAX:

Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt Nam: CÔNG TY TNHH Thương mại CARMAX Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt Nam: CÔNG TY TNHH Thương mại CARMAX

LIMITED Tên viết tắt: CARMAX CO.,LTD

Vốn điều lệ (2007) 1,000,000,000 đồng Việt Nam

Vốn điều lệ (2009) 1,500,000,000 đồng Việt Nam

Địa chỉ trụ sở chính: Số 501 – B5B Nam Thành Công – phường

Láng Hạ, Quận Đống Đa, thành phố Hà Nội

Địa chỉ văn phòng công ty: Phòng 210 – N3B – Trung Hoà Nhân Chính

– Lê Văn Lương – Thanh Xuân – Hà Nội Người đại diện theo pháp luật của

ĐT : +84.4.35562198 Fax: +84.4.35562196

Website http://www.carmax.com.vn

Kinh tế Việt Nam đang trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ, với rất nhiều cơ hội nhưng cũng không ít rủi ro và thách thức Công ty TNHH Thương Mại CARMAX là một công ty mới thành lập, cơ sở vật chất còn thiếu thốn, đội ngũ nhân viên còn chưa chuyên nghiệp, khách hàng chưa nhiều Song, lãnh đạo công ty đã hết sức khắc phục khó khăn đó, tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng, tìm ra được các chiến lược kinh doanh không chỉ mang lại hiệu quả trong ngắn hạn mà còn cả trong dài hạn Công ty cũng đang hoàn thiện tổ chức của công ty theo hướng chuyên nghiệp hơn với khẩu hiệu :

Chất lượng khẳng định, Giá cả cạnh tranh

Với tinh thần làm việc hết mình, công ty luôn cố gắng hoàn thiện mình và đem lại sự hài lòng nhất cho khách hàng của mình Điều đó thể hiện qua doanh thu trong 3 năm của công ty liên tục tăng Khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều và để lại

sự hài lòng cho mỗi khách hàng khi đến với công ty, đặc biệt là khách hàng thường xuyên gắn bó với công ty Trong số đó có không ít khách hàng ở miền Trung và miền Nam Đặc biệt là công ty đã mở một showroom trong Thành phố Hồ Chí Minh nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng lớn trong khu vực miền Nam Bộ máy tổ chức của công

ty làm việc kết hợp với nhau nhịp nhàng hơn, hiệu quả hơn

Tình hình kinh doanh của công ty tốt đều lên Từ khi mới thành lập, ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên tuy không nhiều nhưng với phong cách làm việc chuyên nghiệp đã luôn cố gắng hết mình để đem lại cho công ty sự phát triển bền vững Ban giám đốc công ty cũng không ngừng cải thiện điều kiện làm việc cho đội ngũ nhân viên của công ty, thu nhập hàng tháng của mỗi nhân viên trong công ty khá cao và tăng đều hằng năm, tạo điều kiện tốt nhằm nâng cao chất lượng của công việc và tăng cường hiệu quả kinh doanh

1.2 Đặc điểm của hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty TNHH Thương mại CARMAX

1.2.1 Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Thương mại CARMAX

Trải qua 3 năm hoạt động, công ty TNHH Thương mại CARMAX tạo ra uy tín với không chỉ khách hàng ở Hà Nội mà còn cả miền Trung và miền Nam Ngành nghề kinh doanh của công trong các lĩnh vực sau:

- Kinh doanh ô tô, phương tiện vận tải, thiết bị máy móc, linh kiện, chi

tiết máy ô tô, xe máy và phụ tùng các loại;

- Kinh doanh máy móc chuyên dùng trong lĩnh vực xây dựng;

- Kinh doanh thiết bị tin học, vật tư, thiết bị vật bưu chính viễn thông;

- Sửa chữa, lắp ráp thiết bị thi công công trình và các sản phẩm cơ khí

khác;

- Dịch vụ vận chuyển hành khách, hàng hoá theo đường bộ bằng ô tô

theo hợp đồng;

- Dịch vụ lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế ( Chỉ hoạt động sau khi được

cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép);

- Cho thuê xe ô tô, xe du lịch;

- Uỷ thác mua bán hàng hoá ;

- Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá ;

- Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh

Công ty được thành lập do thành viên góp vốn :

- Bà : Nguyễn Vân Quỳnh

- Ông : Nguyễn Hữu Dung

1.2.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại CARMAX

Là một công ty mới thành lập và hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại là chủ yếu Đặc biệt là ngành nhập khẩu ô tô nên chịu sự ảnh hưởng của rất nhiều Luật Thuế như: Thuế GTGT hàng nhập khẩu, Thuế Nhập khẩu, thuế Tiêu thụ đặc biệt… Do vậy, công ty ban đầu mới thành lập đã gặp không ít khó khăn trong hoạt

động kế toán và hoạt động kinh doanh.Trong những năm từ khi mới thành lập tới nay, hoạt động chính của công ty là nhập khẩu nguyên chiếc xe ô tô và phụ tùng kèm theo rồi cung cấp cho thị trường trong nước Hàng hoá của công ty khi mới thành lập thường tập trung vào các dòng xe nhập khẩu từ Hàn với mẫu mã, kiểu dáng, chất lượng và giá cả cạnh tranh, đáp ứng được yêu cầu cầu của mọi đối tượng khách hàng Các sản phẩm của công ty bao gồm:

+ Các loại xe như: Hyundai Santafe, Hyundai Click, Kia Forte, Kia Morning, Daewoo Lacetti,…

+ Phụ tùng xe như: Lốp ô tô, thảm lót, lazăng, càng…

Phương thức bán hàng của công ty TNHH Thương Mại CARMAX là bán hàng qua kho Sau khi công ty làm thủ tục Hải Quan tại Hải Phòng

sẽ đem xe về nhập kho bàn giao cho công ty Cũng có một số trường hợp công ty xuất bán thẳng cho khách hàng tại cảng sau khi làm thủ

tục Hải Quan

SƠ ĐỒ 1: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH XUẤT NHẬP HÀNG HOÁ

Các bộ phận lưu

chứng từ

- Lập phiếu Xuất- Nhập hàng hoá: Các cá nhân / bộ phận có nhu cầu đề nghị viết Phiếu Xuất – Nhập hàng hoá trình trưởng bộ phận kiểm tra và xét duyệt Các đề nghị xuất nhập hàng hoá phải mô tả rõ số lượng, chủng loại hàng hoá Đối với đề nghị xuất mượn hàng hoá với các lý do khác, phải ghi rõ thời gian hoàn trả

- Trưởng bộ phận: Các trưởng phòng, Giám đốc bộ phận có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt nhu cầu thực tế của cá nhân hay bộ phận thuộc quyền quản lý của mình

Trường hợp Trưởng bộ phận ký xét duyệt, Phiếu đề nghị sẽ được chuyển lên Ban Giám đốc ký duyệt

Trường hợp đề nghị chưa hợp lý hoặc chưa cần thiết, người xét duyệt cần thông báo lại cho người đề nghị Xuất – Nhập hàng hoá

Thẩm quyền phê duyệt là Ban Giám đốc Cá nhân, phòng ban thực hiện đề xuất công việc khác khi có vấn đề phát sinh cần xin ý kiến của Ban Giám đốc hoặc trưởng bộ phận để xét duyệt và giải quyết

- Ban lãnh đạo: Khi đề nghị được Ban Giám đốc ký duyệt, Phiếu đề nghị sẽ được chuyển đến phòng kế toán Trường hợp phiếu đề nghị không được chấp nhận thì sẽ được chuyển lại cho người đề nghị

- Kế toán: Bộ phận kế toán sau khi nhận được phiếu đề nghị thì lập các chứng

từ kế toán cần thiết để Xuất – Nhập hàng hoá ở Showroom:

Nếu hàng hoá nhập Showroom: Căn cứ vào phiếu đề nghị nhập để lập phiếu nhập kho

Nếu hàng hoá xuất (bán) khỏi Showroom: Căn cứ vào công Nợ của khách (tức là hàng hoá đã thu đủ số tiền theo quy định của công ty hay được chấp nhận thanh toán của Ngân hàng) Kế toán lập phiếu xuất kho và ký duyệt vào đề nghị xuất hàng hoá

Lưu sổ theo dõi

Nếu hàng hoá Xuất (với mục đích khác): Căn cứ vào ký duyệt của Giám Đốc,

Kế toán chuyển chứng từ cho Bảo vệ Showroom để thực hiện đề nghị xuất

Tất cả các phiếu Xuất – Nhập hàng hoá, Kế toán có trách nhiệm trình Giám đốc ký duyệt (kèm theo đề nghị xuất nhập đã được ký duyệt)

- Bảo vệ Showroom và bộ phận Kiểm tra chất lượng hàng hoá: Bộ phận kế toán có trách nhiệm bàn giao hàng hoá cùng phiếu đề nghị xuất nhập cho Bảo vệ Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra cả về số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi vào

sổ theo dõi và ký nhận vào phiếu xuất nhập kho Bảo vệ chỉ cho hàng hoá ra khỏi Showroom khi nhận được phiếu xuất kho của kế toán Trong thời gian hàng hoá tại Showroom, Bảo vệ phối hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hoá tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hoá theo tiến trình phù hợp

- Cácbộ phận lưu chứng từ: Sau khi hoàn thành các công việc, bộ phận kế toán

và Bảo vệ Showroom có trách nhiệm lưu giữ chứng từ và quản lý hàng hoá theo quy định

Phiếu đề nghị Xuất – Nhập hàng hoá, Phiếu Xuất – Nhập kho (liên 1, 3) do bộ phận kế toán lưu theo phương pháp lưu giấy tờ Thời gian lưu là 05 năm

Phiếu đề nghị Xuất – Nhập hàng hoá, Phiếu Xuất – Nhập kho (liên 2) do Bảo

vệ lưu theo phương pháp lưu giấy tờ Thời gian lưu là 02 năm

Từ quy trình xuất nhập kho trên, ta thấy mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty là khá chặt chẽ Tuy mới thành lập chưa lâu, là một doanh nghiệp trẻ, lại hoạt động trong một lĩnh vực khá nhạy cảm với các Luật thuế của Nhà nước, ban lãnh đạo công ty TNHH Thương mại CARMAX đã đưa ra các phương án kinh doanh tương đối phù hợp với đòi hỏi của thị trường Do vậy, uy tín của công ty ngày càng được khẳng định Hơn nữa, công ty TNHH Thương mại CARMAX hoạt động một cách độc lập, tự chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ của mình Do đó, Giám đốc và toàn bộ nhân viên trong công ty đều quan tâm đến việc kinh doanh như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất

Phòng kinh doanh của công ty gồm các nhân viên kinh doanh rất nhiệt huyết, ham học hỏi và đầy sáng tạọ, luôn nắm bắt được nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng của công ty Từ đó, có các chiến lược kinh doanh giúp cho mạng lưới bán hàng của công ty đạt hiệu quả cao, đồng thời giúp cho công việc của các bộ phận khác được trôi chảy hơn Ngoài ra, phòng kinh doanh luôn đặt ra mục tiêu ‘’ khách hàng là thượng đế’’ nên công ty không chỉ chú tâm tới chất lượng hàng hoá mà còn chú trọng tới thái độ phục vụ khách hàng Do đó, thương hiệu của công ty được khách hàng biết đến ngày càng nhiều và quan tâm hơn

Trong thời gian qua, công ty TNHH Thương mại CARMAX đã đạt được những thành công bước đầu Mức tăng trưởng năm sau luôn cao hơn năm trước Luôn hoàn thành tốt nghĩa vụ với Nhà nước Công ty đã và đang mở rộng thị trường theo chiều sâu, phát triển theo hướng chuyên môn hoá, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng Và càng đứng vững hơn trong môi trường kinh tế toàn cầu hoá, đặc biệt

là khi Việt Nam gia nhập tổ chức kinh tế thế giới WTO, khi đó hàng loạt các hàng rào bảo hộ dần bị phá vỡ

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý

1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty

Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH TM CARMAX

Giám Đốc

Kế toán

trưởng

Trưởng phòng HC- NS

Trưởng PKD

Phòng kỹ thuật

1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty

Ban giám đốc: là người có quyền lực cao nhất, quyết định về toàn bộ hoạt động

sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm với Công ty và với nhà nước Giám đốc là người quyết định phương hướng, dự án, kế hoạch kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty Quyết định việc hợp tác kinh doanh, đầu tư của công ty, quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả kinh doanh, phân chia lợi nhuận vào các quỹ của công ty, phần lợi nhuận để tái đầu tư Giám đốc còn có quyền phê chuẩn các quyết toáncủa các đơn vị trực thuộc và duyệt Tổng quyết toán của công ty Ngoài ra, Giám đốc còn có quyền quyết định việc mua bán, chuyển nhượng, cầm cố các loại tài sản của công ty theo quy định của Nhà nước Việc thành lập mới, sát nhập hay giải thể các đơn vị sẳn xuất kinh doanh thuộc vốn đầu tư của công ty Giám đốc có quyền đề cử Phó Giám đốc ( nếu công ty cần ), bổ nhiệm Kế toán trưởng, bãi miễn các trưởng phòng bộ phận và các chức danh lãnh đạo của đơn

vị phụ thuộc của công ty Quyết định về kế hoạch đào tạo, cử cán bộ đi công tác nước ngoài

Bên cạnh quyền hạn, Giám đốc còn phải chịu mọi trách nhiệm trước Pháp luật như: việc thành lập, hoạt động kinh doanh của công ty là hợp pháp, việc báo cáo với kết quả kinh doanh với các cơ quan quản lý, nộp thuế đúng và đủ, chịu trách nhiệm

về bảo vệ môi trường trong quá trình sản xuất kinh doanh

Các trưởng bộ phận: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ

quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần công việc được phân công

Kế toán trưởng: có trách nhiệm nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty, tổng

hợp báo cáo kinh doanh theo kỳ cho Giám đốc, giúp Giám đốc ra quyết định về giá

cả sản phẩm, cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho việc ra quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả nhất

Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự: chịu trách nhiệm về công tác tổ chức và

nhân sự toàn công ty, quản trị và xây dựng cơ bản, văn thư hành chính, thực hiện chế

độ chính sách, công tác đời sống nhân viên, tạo mối quan hệ hoà đồng, đoàn kết giữa

các nhân viên trong công ty Đảm bảo công tác an ninh quốc phòng tại địa phương nơi công ty đóng trụ sở Ngoài ra, trưởng bộ phận nhân sự còn tổ chức thanh tra, tổng hợp báo cáo tình hình tổ chức nhân sự thường kỳ cho Giám đốc

Trưởng phòng kinh doanh: Được Giám đốc phân công chịu trách nhiệm phối

hợp điều hoà tổ chức sản xuất – kinh doanh, hướng dẫn, kiểm tra công việc kinh doanh Từ đó đảm bảo công việc kinh doanh được vận hành tốt Ngoài ra, một nhiệm

vụ rất quan trọng của Trưởng phòng kinh doanh là nghiên cứu thị trường, tìm ra được các chiến lược kinh doanh mới và hiệu quả, phát triển kênh bán hàng, xây dựng đội ngũ nhân viên bán hàng giàu kinh nghiệm, chuyên nghiệp hơn Do công ty còn nhỏ nên đội chưa có phòng kế hoạch riêng chuyên trách, vì vậy phòng kinh doanh còn chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch năm, kế hoạch dài hạn, kế hoạch sản xuất kinh

doanh toàn công ty

Nhân viên phòng kế toán: đây là phòng rất quan trọng trong quá trình huy

động vốn của công ty Chịu trách nhiệm trước Giám đốc về chế dộ hạch toán của Nhà nước, có nhiệm vụ thu thập, xử lý và cung cấp thông tin tài chính cho Giám đốc, cơ quan Thuế và các cơ quan chức năng Từ đó, giúp Giám đốc nắm bắt được tình hình hoạt động kinh doanh của công ty Theo dõi công nợ, hạch toán đầy đủ và chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý chặt chẽ tài sản – nguồn vốn, theo dõi nhập – xuất – tồn của công ty

Nhân viên phòng Kinh doanh: có trách nhiệm tổ chức các hoạt động từ khảo

sát thi trường, quảng cáo lập kế hoạch và tìm kiếm các hợp đồng cho toàn công ty

Bộ phận kinh doanh chuyên đảm nhiệm việc quảng cáo, lập kế hoạch kinh doanh và tìm kiếm các hợp đồng trong phạm vi mình được phân công Phòng kinh doanh còn phải nỗ lực tìm hiểu và phân tích nhu cầu của thị trường, phát triển các dịch vụ mới, cung cấp đầy đủ thông tin về thị trường, mở rộng thị trường Từ đó, đặt ra kế hoạch nhập khẩu hàng gì, số lượng bao nhiêu Đây là vấn đề cực kỳ quan trọng trong chiến lược kinh doanh vì đặc thù của ngành nhập khẩu ô tô là tính đến thời gian đặt hàng bên nước ngoài đến khi nhận hàng là khá lâu Mặt khác, nếu mà để hàng tồn kho lâu thì vốn sẽ bị ứ đọng lâu, gây tổn thấy vê tài chính là rất lớn Chính vì vậy, phòng kinh

doanh luôn yêu cầu xây dựng kế hoạch kinh doanh cả trong ngắn hạn và dài hạn phải chính xác, kịp thời và hiệu quả cao

Nhân viên phòng hành chính – nhân sự: Tham mưu cho Giám đốc về kế

hoạch sản xuất kinh doanh và bố trí nhân sự phù hợp với sự phát triển của công ty Quản lý hồ sơ, lý lịch nhân viên toàn công ty, giải quyết thủ tục và chế độ tuyển dụng, thôi việc, bổ nhiệm, bãi miễn, khen thưởng, kỷ luật, nghỉ hưu,… Phòng nhân

sự còn có trách nhiệm tham mưu cho Giám đốc việc đề bạt, phân công cán bộ lãnh đạo quản lý ( Phó Giám đốc, trưởng bộ phận ) của công ty và các đơn vị trực thuộc Xây dựng chương trình đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tay nghề cho toàn công ty Phòng hành chính – nhân sự còn có nhiệm vụ quản lý công văn, giấy tờ, sổ sách hành chính, thực hiện công tác lưu giữ các tài liệu cho công ty Xây dựng lịch công tác, lịch giao ban, hội họp, sinh hoạt thường kỳ hay bất thường Tham gia bảo vệ môi trường, phòng chống cháy nổ, chữa cháy của công ty và các đơn vị trực thuộc khác

Phòng kỹ thuật: Bộ phận công nghệ có trách nhiệm kiểm tra chất lượng hàng

hoá khi nhập kho hay xuất kho hàng, đảm bảo đúng tiêu chuẩn như trong hợp đồng với khách hàng Tổ chức các chương trình bảo dưỡng định kỳ, sửa chữa lớn các thiết

bị, máy móc trong công ty Ngoài ra, bộ phận kỹ thuật còn có một trách nhiệm nữa là quản lý trang Web của công ty, đảm bảo sự truy cập của các khách hàng kho vào trang Web được thông suốt và nhanh chóng dễ dàng tìm kiếm được thông tin cần thiết

Phòng Xuất - Nhập khẩu: có trách nhiệm đảm làm thủ tục Hải Quan và đưa xe

từ Cảng Hải Phòng về bàn giao lại cho công ty ( cụ thể là phòng kinh doanh tiếp nhận xe)

1.4 Tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của Công ty TNHH Thương mại CARMAX

1.4.1 Kết quả kinh doanh trong một số năm gần đây của công ty TNHH

Thương mại CARMAX

Sau đây là báo cáo kết quả kinh doanh của công ty TNHH Thương mại CARMAX trong 3 năm gần đây:

Bảng 2: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh trong 3 năm gần đây:

18 Thu nhập bình

quân/người/tháng 3,000,000 3,200,000 3,500,000

Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy, công ty đang hoạt động rất tốt và phát triển đều qua các năm Mặc dù hoạt động không lâu trong ngành kinh doanh ô tô, nhưng công ty TNHH Thương mại CARMAX luôn có mức tăng trưởng năm sau cao hơn năm trước Cụ thể, lợi nhuận sau thuế năm 2009 so với năm 2008 là gần 5 triệu đồng, tương ứng với tăng 10% Doanh thu năm 2008 so với năm 2007 tăng 27,2%, năm

2009 so với năm 2008 la 26,36% Mặc dù chịu không ít ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế năm 2008, nhưng với nỗ lực của ban giám đốc và toàn bộ nhân viên trong công ty, công ty TNHH Thương mại CARMAX đã vượt qua khó khăn của cuộc khủng hoảng, dần dần đứng vững trên thị trường Hơn nữa, công ty TNHH Thương mại CARMAX còn đạt lợi nhuận sau thuế tăng đều đều qua các năm Đây là điều rất đáng tự hào của công ty TNHH Thương mại CARMAX

1.4.2 Tình hình tài chính của công ty TNHH Thương mại CARMAX

Bảng 3: Bảng cân đối kế toán năm 2007-2008-2009

STT Tài sản Năm 2007 Năm 2008 Năm 2009

về giảm rủi ro trong kinh doanh Tuy vậy, hệ số này vẫn ở mức khá cao Mặc dù hệ

số nợ cao cho thấy công ty đang chiếm dụng vốn của các nhà cung cấp, đối tác Công

ty cần có biện pháp giảm bớt hệ số này để đảm bảo tình hình tài chính của công ty được bớt rủi ro, mạo hiểm hơn

Nhìn chung, theo số liệu nêu ở 2 bảng trên, ta thấy công ty hoạt động đạt hiệu quả cao Tuy vậy, tình hình tài chính của công ty là chưa khả quan do hệ số nợ còn cao Lợi nhuận trong kinh doanh đi liền với rủi ro Vì vậy mạo hiểm là rất tốt nhưng cần lưu ý về việc cân đối khoản nợ vay cho phù hợp

PHẦN 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ

THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH

THƯƠNG MẠI CARMAX 2.1 Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại CARMAX

2.1.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Trong nền kinh tế thị trường, nhất là trong xu hướng vận động toàn cầu hoá nền kinh tế thế giới như hiện nay, việc mở cửa thị trường và hội nhập nền kinh tế quốc gia và trong khu vực đã trở thành điều kiện bắt buộc đối với sự phát triển của nền kinh tế Trong môi trường cạnh tranh gay gắt như thế này, vấn đề tài chính trở thành vấn đề hàng đầu của không chỉ cá nhân mà cả tổ chức trong cộng đồng Do đó, quản trị tài chính và công tác kế toán giữ vai trò đặc biệt quan trọng, rất hữu ích và đầy thách thức Sử dụng hiệu quả công cụ quản lý là một trong những nhiệm vụ hàng đầu của doanh nghiệp Chính điều này sẽ giúp nhà quản lý điều hành tốt hoạt động kinh doanh của công ty Bộ máy kế toán là một công cụ quản lý vô cùng quan trọng Đây là bộ phận cung cấp thông tin tài chính, tình hình biến động tài sản, nguồn vốn, tình hình kinh doanh một cách đầy đủ và kịp thời Do vậy, Ban Giám đốc công ty TNHH Thương mại CARMAX đã rất chú trọng việc xây dựng bộ máy kế toán theo tiêu chuẩn nhất để giúp cung cấp cho công ty nhưng thông tin phục vụ công việc kinh doanh hiệu quả nhất

Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thươngmại CARMAX được thiết kế tổ chức theo hình thức tập trung Toàn bộ công việc kế toán từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin, lên báo cáo tổng hợp – chi tiết hay lập báo cáo tài chính được thực hiện tại phòng kế toán

Phòng kế toán của công ty bao gồm 3 nhân viên, gồm 1 Kế toán trưởng và 2 kế toán viên Công việc của phòng kế toán được phân công cụ thể như sau:

Kế toán trưởng (Đặng Thị Phương): Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý phòng kế

toán, kiểm tra hồ sơ kê khai thuế hàng tháng, báo cáo tài chính tháng, hồ sơ quyết toán thuế năm tài chính, BCTC năm Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ lập báo cáo trình Ban Giám đốc công ty, Ban kiểm soát của HĐQT, phân loại và cung cấp thông

tin quản lý, đào tạo nhân sự kế toán về kỹ năng chuyên môn KTT là người lãnh đạo cao nhất của phòng kế toán, chịu trách nhiệm cao nhất trước Giám đốc công ty về tất

cả các công việc do mình phụ trách

KTT có trách nhiệm quản lý chung, trông coi kiểm soát mọi hoạt động công ty

có liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán Phải nắm được toàn bộ tình hình tài chính của công ty để tham mưu cho Giám đốc của công ty ra các quyết định về chính sách

và kế hoạch tài chính của công ty Tổ chức công tác quản lý và điều hành phòng kế toán, thực hiện các công việc liên quan tới lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc phòng kế toán KTT còn có trách nhiệm tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu đổi mới ohù hợp với chiến lược của công ty trong từng thời kỳ Ngoài ra, KTT còn thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát kịp thời toàn bộ công việc của phòng kế toán để kịp thời giải quyết các vướng mắc khó khăn, đảm bảo công việc của Phòng và các thành viên đạt hiệu quả cao nhất, đánh giá kết quả và năng lực của mỗi thành viên để có chính sách khen thưởng chính xác và kịp thời

KTT cũng phải chủ trì các cuộc họp, hội ý, họp đột xuất để thảo luận và giải quyết các vấn đề có liên quan đến công tác của phòng, từng thành viên Báo cáo thường xuyên tình hình hoạt động của Phòng KT cho Giám đốc, tiếp nhận và triển khai thực hiện kịp thời các chỉ thị của GĐ công ty

Kế toán viên (Thái Thị Bé, Nguyễn Hồng Vân ): Có nhiệm vụ chung là tổng

hợp, phản ánh, phân loại các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nhằm cung cấp thông tin tài chính cho Ban lãnh đạo công ty ra các quyết định quản lý kịp thời Kế toán viên có trách nhiệm phản ánh các khoản doanh thu và chi phí bỏ ra trong quá trình hoạt động kinh doanh Kiểm tra, giám sát hiệu quả sử dụng vốn, tính đúng, tính đủ, kịp thời các khoản phải nộp Ngân sách nhà nước Ngoài ra, kế toán viên phải có trách nhiệm với từng phần hành mà mình phụ trách, các phần việc được Kế toán trưởng phân công

Kế toán viên có trách nhiệm lưu giữ các chứng từ theo quy định của công ty Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng khi được yêu cầu

BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH TM CARMAX

Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán

Nhìn vào bộ máy kế toán công ty TNHH Thương mại CARMAX, ta thấy các phần hành được tổ chức cụ thể, rõ ràng Mỗi phần hành phụ trách một lĩnh vực riêng nhưng đều chịu sự quản lý chung của Kế toán trưởng Các phần hành kế toán đều có những nhiệm vụ riêng nhưng đều thực hiện nhiệm vụ chung của bộ phận kế toán đó là:

- Phản ánh, ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh một cách chính xác, trung thực và kịp thời theo đúng chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành và những quy tắc được chấp nhận rộng rãi

- Phân tích, tổng hợp số liệu, lập hệ thống sổ sách, báo cáo một cách kịp thời để cung cấp thông tin cho Kế toán trưởng và Giám đốc, có chức năng tham mưu để đưa

ra các quyết định kinh doanh và các quyết định trong tương lai một cách đúng đắn

- Thường xuyên kiểm tra, giám sát việc chấp hành các quy định về quản lý kinh

tế nói chung và các quy định, chế độ kế toán nói riêng

Kế toán thanh toán nội bộ và các khoản công nợ phải thu

Kế toán Hàng tồn kho

và Doanh thu

Kế toán thanh toán – Thuế GTGT

Thủ quỹ

- Phân tích các thông tin kế toán tài chính để có cái nhìn sâu hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh

2.1.2 Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung

Cơ cấu tổ chức và điều hành phòng kế toán phải đảm bảo phù hợp với chế độ

và thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ hiện hành nói riêng Đồng thời, bộ máy kế toán được tổ chức tập trung đã tạo khá nhiều thuận lợi cho việc kiểm tra, thu thập, xử lý số liệu, cung cấp thông tin cho Ban lãnh đạo công ty và các bộ phận chức năng khác trong công ty để có căn cứ lập kế hoạch, ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác và kịp thời nhất Do đặc điểm quy mô của công ty là không lớn, mới thành lập nên còn non trẻ, chưa có nhiều kinh nghiêm Tuy nhiên, công ty lại có khá nhiều hoạt động phức tạp do liên quan đến việc nhập khẩu hàng hoá, kí kết hợp đồng kinh doanh như: thủ tuc Hải quan hàng nhập khẩu, việc thanh toán với các nhà cung cấp nước ngoài, hạch toán kế toán liên quan đến ngoại tê, Tuy vậy nhưng ban lãnh đạo vẫn bao quát và giám sát được hoạt động của các phòng ban trong công ty, đó là nhờ có bộ máy kế toán làm việc rất có hiệu quả, luôn cung cấp thông tin một cách trực tiếp và kịp thời cho lãnh đạo công ty Phòng kế toán là một bộ phận không thể thiếu trong bộ máy quản lý của bất kỳ của công ty nào Bộ máy kế toán tổng hợp các thông tin tài chính, nắm bắt được tình hình kinh doanh một cách sâu sắc nên có thể cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo một cách sâu sắc Từ đó, giúp cho công việc kinh doanh của công ty phát triển và đạt hiệu quả hơn

2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty TNHH TM CARMAX

2.2.1 Các chính sách kế toán chung

Hình thức kế toán: Hình thức kế toán của công ty TNHH Thương mại

CARMAX đang sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ Tuy nhiên, do công nghệ phát triển và muốn rút gọn khối lượng công việc kế toán nên công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán FAST ACCOUNTING dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thương mại Do đó công việc kế toán cũng được rút

bớt, giảm thiểu các thao tác phức tạp trong kế toán, giúp nâng cao hiệu quả trong công việc kế toán và tiết kiệm được chi phí và thời gian cho doanh nghiệp

Các chính sách kế toán của doanh nghiệp:

Hệ thống tài khoản và Chế độ kế toán áp dụng: Hiện nay công ty đang áp dụng theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thực hiện kèm theo

 Kỳ kế toán: Các báo cáo tài chính của công ty bắt đầu từ ngày 01/01 và kết

thúc ngày 31/12 hàng năm

 Đồng tiền sử dụng trong hạch toán: Đồng tiền sử dụng là Việt Nam Đồng

Công ty hoạt động trong lĩnh vực nhập khẩu ô tô nên có liên quan tới cả ngoại tê Song các Báo cáo tài chính của công ty đều theo dõi theo đồng tiền Việt Nam

 Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Công ty áp dụng phương pháp kê

khai thường xuyên (KKTX)

 Phương pháp tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp nhập trước

xuất trước (FIFO – first in first out)

 Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Hàng tồn kho được tính theo giá gốc

 Phương pháp khấu hao: Công ty sử dụng phương pháp khấu hao theo đường

thẳng Tất cả TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình được kế toán trích theo phương pháp đường thẳng

 Phương pháp kế toán ngoại tệ: Ngoại tệ được hạch toán theo phương pháp

Tỉ giá thực tế tại thời điểm phát sinh nghiệp vụ

2.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán là những minh chứng bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh và thực sự hoàn thành Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong hợt động sản cuất kinh doanh của công ty đều phải được lập chứng từ, và chứng từ cũng phải được lập theo đúng quy định trong chế độ kế toán và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh

Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống

+ Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc;

+ Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn

Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế giữa các cá nhân hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ mang tính phổ biến rộng rãi Đối với loại chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho các lĩnh vực

và các thành phần kinh tế

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu là những chứng từ sử dụng trong nội bộ công ty, các hoá đơn đặc thù,… Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng và trên cơ sở đó, các công ty vận dụng vào từng trường hợp cụ thể Có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay dổi thiết kế cho phù hợp với việc ghi chép nội dung phản ánh, đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ

Chứng từ gốc là căn cứ pháp lý phản ánh các nghiệp vụ kinh tế đã thực sự phát sinh, đồng thời, là cơ sở lập nên chứng từ kế toán Chứng từ gốc gồm các hoá đơn hàng hoá – dịch vụ mua vào, bán ra, các hợp đồng kinh tế trong và ngoài nước, Invoce, Parking List, Tờ khai Hải quan, chứng từ ngân hàng, hoá đơn tài chính, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, giấy đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng, các giấy đề nghị xuất… Các chứng từ gốc được đính kèm với chứng từ kế toán để diễn giải và hợp thức hoá chứng từ mới hợp lệ

Chứng từ kế toán là chứng từ được lập từ chứng từ gốc gồm các phiếu thu chi tiền, phiếu nhập xuất kho, các bảng kê, bảng phân bổ… Chứng từ kế toán là căn cứ để ghi chép, phản ánh vào sổ kế toán, làm cơ sở cho việc lập báo cáo tài chính kế toán Một số chứng từ kế toán được lập và lưu chuyển trong công ty theo một số nguyên tắc như sau:

Chứng từ thu – chi: Căn cứ vào chứng từ gốc và kế hoạch thu chi đã được

duyệt, kế toán thanh toán lập phiếu thu, chi Phiếu thu chi được coi là hợp lệ khi có đầy đủ các thông tin trên phiếu và có đầy đủ chữ ký và con dấu Phiếu thu chi được lập thành 3 liên:

Liên 1: chuyển cho thủ quỹ để xác nhận công việc và làm cơ sở đối chiếu với

kế toán Tiền mặt;

Liên 2: Giao cho người nộp hay nhận tiền;

Liên 3: được lưu tại quyển và là căn cứ ghi sổ kế toán

Chứng từ thu chi được lưu tại phòng kế toán công ty và do người trực tiếp phụ trách phần việc này chịu trách nhiệm bảo quản

Chứng từ ngân hàng: như sổ phụ ngân hàng, giấy báo nợ, báo có, uỷ nhiêmj

thu, giấy nộp tiền vào Ngân sách nhà nước… là những chứng từ kế toán được dùng làm cơ sở để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế vào sổ sách cũng như làm cơ sở để đối chiếu ngân hàng khi có phát sinh chênh lệch Khi phát sinh các nghiệp vụ liên quan đến ngân hàng, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán phần hành đối chiếu với số dư ngân hàng để kịp thời điều chỉnh Chứng từ ngân hàng do kế toán phụ trách nghiệp vụ Ngân hàng chịu trách nhiệm lưu giữ và bảo quản

Chứng từ nhập – xuất kho vật tư hàng hoá: Theo quy định của công ty,

chứng từ này do phòng kinh doanh lập trên cơ sở phiếu đề nghị xuất vật tư hàng hoá hoặc hoá đơn bán hàng… đối với hàng hoá xuất kho hoặc phiếu đề nghị nhập lại vật

tư, hoá đơn của người bán đối với hàng hoá nhập kho Phiếu nhập xuất kho được lập thành 3 liên:

Liên 1 là liên chính có đính kèm chứng từ gốc giao cho phòng kế toán làm cơ

sở thanh toán và ghi sổ kế toán

Liên 2: Giao cho thủ kho làm cơ sở nhập xuất vật tư hàng hoá và gi sổ

Liên 3: Lưu tại quyển tại phòng kinh doanh

Hàng tháng, sau khi tiến hành kiểm kê, đối chiếu giữa số thực tế tồn kho và ghi trên sổ sách, nếu có chêhnh lệch thì xác định chênh lệch và tìm nguyên nhân để có biện pháp xử lý Sau đó, phòng kinh doanh bàn giao lại toàn bộ quyển lưu chứng từ xuất nhập kho để phòng kế toán tổ chức lưu trữ Chứng từ được coi là hợp lệ khi điền đầy đủ thông tin cần thiết và có chữ ký và con dấu của nhà quản lý có thẩm quyền

Trong kinh doanh nói chung và kế toán nói riêng thì chứng từ là một minh chứng rõ ràng và tin cậy nhất phản ánh sự việc đã phát sinh trong quá khứ Do đó, việc tổ chức luân chuyển chứng từ một cách hợp lý sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong việc kiểm tra, kiểm soát các công việc kinh doanh dễ dàng hơn

2.2.3 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Công ty TNHH TM CARMAX sử dụng hệ thống tài khoản theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính ban hành Hạch toán kế toán theo phương pháp KKTX

Các tài khoản kế toán sử dụng trong doanh nghiệp là:

TK 111: Tiền mặt

1111: Tiền mặt Việt Nam

1112: Tiền mặt ngoại tệ

1113: Vàng bạc, kim quý, đá quý

TK 112: Tiền gửi Ngân hàng

1121: Tiền VND gửi Ngân hàng

1122: Tiền ngoại tệ gửi Ngân hàng

1123: Vàng bạc, kim quý, đá quý

TK 121: Đầu tư tài chính ngắn hạn

1211: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn: Cổ phiếu

12111: Cổ phiếu (mua bán vì mục đích thương mại)

12112: Cổ phiếu ( mua bán vì mục đích nắm giữ )

12113: Cổ phiếu ( tương đương tiền )

1212: Đầu tư chứng khoán ngắn hạn : Trái phiếu

12111: Trái phiếu (mua bán vì mục đích thương mại) 12112: Trái phiếu ( mua bán vì mục đích nắm giữ )

12113: Trái phiếu ( tương đương tiền )

1218: Đầu tư chứng khoán tài chính ngắn hạn khác

12183: Tiền gửi có thời hạn tu hồi dưới 3 tháng

12188: Đầu tư tài chính ngắn hạn khác

13112: Phải thu ngắn hạn khách hàng : HĐ đầu tư

131121: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐĐT (VND)

131122: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐĐT (USD)

13113: Phải thu ngắn hạn khách hàng : HĐ tài chính 131131: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐTC (VND)

131132: Phải thu ngắn hạn k/h : HĐTC (USD) 1312: Phải thu dài hạn khách hàng

13121: Phải thu dài hạn khách hang: HĐ SXKD 13122: Phải thu dài hạn K/H: HĐ Đầu tư

13123: Phải thu dài hạn K/H: HĐ tài chính

TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ

1331: Thuế GTGT của hang hoá dịch vụ

13311: Thuế GTGT của HH-DV mua vào trong nước 13312: Thuế GTGT hang nhập khẩu

13313: Thuế GTGT trả lại nhà cung cấp, giảm giá hàng mua 13314: Thuế GTGT đề nghị hoàn lại

1332: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ

13321: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ: Trong nước 13321: Thuế GTGT được khấu trừ của TSCĐ: Nhập khẩu

TK 138: Phải thu khác

1381: Tài sản thiếu chừo xử lý 1388: phải thu khác

13881: phải thu ngắn hạn khác 13882: Phải thu dài hạn khác

TK 141: Tạm ứng

TK 142: Chi phí trả trước ngắn hạn

1421: Chi phí trả trước ngắn hạn 1422: Chi phí chờ kết chuyển

14221: Chi phí bán hàng chờ kết chuyển 14222: Chi phí quản lý chờ kết chuyển

TK 144: Ký quỹ, ký cược ngắn hạn

TK 152: Nguyên liệu, vật liệu

1521: NVL chính 1522: Vật liệu phụ 1523: Nhiên liệu 1524: Phụ tùng 1526: Thiết bị XDCB 1528: Vật liệu khác

TK 153: Công cụ, dụng cụ

1531: CCDC 1532: Bao bì luân chuyển 1533: Đồ dung cho thuê

TK 154: Chi phí SXKD dở dang

1541: Chi phí NVL trực tiếp 1542: Chi phí nhân công trực tiếp 1543: Chi phí sản xuất chung 1544: Chi phí SXKD dở dang

2111: TSCĐ hữu hình

21111: Nhà cửa, vật kiến trúc 21112: Máy móc thiết bị 21113: Phương tiện vận tải truyền dẫn 21114: Thiết bị, dụng cụ quản lý 21115: Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm 21118: TSCĐ hữu hình khác

2112: TSCĐ thuê tài chính ( chi tiết tương tự TK 2111) 2113: TSCĐ vô hình ( chi tiết tương tự TK 2111)

TK 214: Hao mòn TSCĐ

2141: Hao mòn TSCĐ HH ( chi tiết tương tự TK 2111) 2142: Hao mòn TSCĐ thuê tài chính ( chi tiết tương tự TK 2111) 2143: Hao mòn TSCĐ VH ( chi tiết tương tự TK 2111)

2147: Hao mòn BĐS Đầu tư

21471: HM BĐS ĐT: Quyền sử dụng đất 21472: HM BĐS ĐT: Nhà

21472: HM BĐS ĐT: Nhà và quyền sử dụng đất 21472: HM BĐS ĐT: Cơ sở hạ tầng

TK 217: Bất động sản đầu tư ( chi tiết tương tự TK 2147)

TK 221: Đầu tư tài chính dài hạn

2212: Góp vốn liên doanh 2213: Đầu tư vào công ty liên kết 2218: Đầu tư tài chính dài hạn khác

TK 229: Dự phòng giảm giá đầu tư tài chính dài hạn

TK 241: Xây dựng cơ bản dở dang

TK 242: Chi phí trả trước dài hạn

TK 244: Ký cược, ký quỹ dài hạn

TK 311: Vay ngắn hạn

3111: Vay ngắn hạn VNĐ 3112: Vay ngắn hạn USD