thực trạng tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty tnhh thương mại carmax

TIỂU LUẬN: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX 1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương mại Carmax Công ty TNHH Thương mại CARMAX là công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên được thành lập theo Quyết định số 125/2007/CARMAX-QĐHĐTV ngày 12 tháng 5 năm 2007 của hội đồng thành viên Công ty TNHH Thương mại CARMAX và được Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp giấy chứng nhận đăng kí kinh doanh số 0102039006 ngày 15 tháng 5 năm 2007 với các thông tin như sau: Bảng 1: Đăng kí kinh doanh của công ty TNHH Thương mại CARMAX: Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt Nam: CÔNG TY TNHH Thương mại CARMAX Tên gọi đầy đủ bằng tiếng Việt Nam: CÔNG TY TNHH Thương mại CARMAX Tên giao dịch Quốc tế : CARMAX TRADING COMPANY LIMITED Tên viết tắt: CARMAX CO.,LTD Vốn điều lệ (2007) 1,000,000,000 đồng Việt Nam Vốn điều lệ (2009) 1,500,000,000 đồng Việt Nam Mã số Thuế 0103834952 Địa chỉ trụ sở chính: Số 501 – B5B Nam Thành Công – phường Láng Hạ, Quận Đống Đa, thành phố Hà Nội. Địa chỉ văn phòng công ty: Phòng 210 – N3B – Trung Hoà Nhân Chính – Lê Văn Lương – Thanh Xuân – Hà Nội. Người đại diện theo pháp luật của công ty : Ông: Nguyễn Hữu Dung ( giám đốc) ĐT : +84.4.35562198 Fax: +84.4.35562196 Website http://www.carmax.com.vn Kinh tế Việt Nam đang trong thời kỳ phát triển mạnh mẽ, với rất nhiều cơ hội nhưng cũng không ít rủi ro và thách thức. Công ty TNHH Thương Mại CARMAX là một công ty mới thành lập, cơ sở vật chất còn thiếu thốn, đội ngũ nhân viên còn chưa chuyên nghiệp, khách hàng chưa nhiều Song, lãnh đạo công ty đã hết sức khắc phục khó khăn đó, tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng, tìm ra được các chiến lược kinh doanh không chỉ mang lại hiệu quả trong ngắn hạn mà còn cả trong dài hạn. Công ty cũng đang hoàn thiện tổ chức của công ty theo hướng chuyên nghiệp hơn với khẩu hiệu : Chất lượng khẳng định, Giá cả cạnh tranh. Với tinh thần làm việc hết mình, công ty luôn cố gắng hoàn thiện mình và đem lại sự hài lòng nhất cho khách hàng của mình. Điều đó thể hiện qua doanh thu trong 3 năm của công ty liên tục tăng. Khách hàng đến với công ty ngày càng nhiều và để lại sự hài lòng cho mỗi khách hàng khi đến với công ty, đặc biệt là khách hàng thường xuyên gắn bó với công ty. Trong số đó có không ít khách hàng ở miền Trung và miền Nam. Đặc biệt là công ty đã mở một showroom trong Thành phố Hồ Chí Minh nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng lớn trong khu vực miền Nam. Bộ máy tổ chức của công ty làm việc kết hợp với nhau nhịp nhàng hơn, hiệu quả hơn. Tình hình kinh doanh của công ty tốt đều lên. Từ khi mới thành lập, ban lãnh đạo và đội ngũ nhân viên tuy không nhiều nhưng với phong cách làm việc chuyên nghiệp đã luôn cố gắng hết mình để đem lại cho công ty sự phát triển bền vững. Ban giám đốc công ty cũng không ngừng cải thiện điều kiện làm việc cho đội ngũ nhân viên của công ty, thu nhập hàng tháng của mỗi nhân viên trong công ty khá cao và tăng đều hằng năm, tạo điều kiện tốt nhằm nâng cao chất lượng của công việc và tăng cường hiệu quả kinh doanh. 1.2. Đặc điểm của hoạt động sản xuất- kinh doanh của công ty TNHH Thương mại CARMAX 1.2.1. Chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH Thương mại CARMAX Trải qua 3 năm hoạt động, công ty TNHH Thương mại CARMAX tạo ra uy tín với không chỉ khách hàng ở Hà Nội mà còn cả miền Trung và miền Nam. Ngành nghề kinh doanh của công trong các lĩnh vực sau: - Kinh doanh ô tô, phương tiện vận tải, thiết bị máy móc, linh kiện, chi tiết máy ô tô, xe máy và phụ tùng các loại; - Kinh doanh máy móc chuyên dùng trong lĩnh vực xây dựng; - Kinh doanh thiết bị tin học, vật tư, thiết bị vật bưu chính viễn thông; - Sửa chữa, lắp ráp thiết bị thi công công trình và các sản phẩm cơ khí khác; - Dịch vụ vận chuyển hành khách, hàng hoá theo đường bộ bằng ô tô theo hợp đồng; - Dịch vụ lữ hành nội địa, lữ hành quốc tế ( Chỉ hoạt động sau khi được cơ quan Nhà nước có thẩm quyền cho phép); - Cho thuê xe ô tô, xe du lịch; - Uỷ thác mua bán hàng hoá ; - Đại lý mua, đại lý bán, ký gửi hàng hoá ; - Xuất nhập khẩu các mặt hàng Công ty kinh doanh. Công ty được thành lập do thành viên góp vốn : - Bà : Nguyễn Vân Quỳnh - Ông : Nguyễn Hữu Dung 1.2.2. Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty TNHH Thương Mại CARMAX Là một công ty mới thành lập và hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thương mại là chủ yếu. Đặc biệt là ngành nhập khẩu ô tô nên chịu sự ảnh hưởng của rất nhiều Luật Thuế như: Thuế GTGT hàng nhập khẩu, Thuế Nhập khẩu, thuế Tiêu thụ đặc biệt… Do vậy, công ty ban đầu mới thành lập đã gặp không ít khó khăn trong hoạt động kế toán và hoạt động kinh doanh.Trong những năm từ khi mới thành lập tới nay, hoạt động chính của công ty là nhập khẩu nguyên chiếc xe ô tô và phụ tùng kèm theo rồi cung cấp cho thị trường trong nước. Hàng hoá của công ty khi mới thành lập thường tập trung vào các dòng xe nhập khẩu từ Hàn với mẫu mã, kiểu dáng, chất lượng và giá cả cạnh tranh, đáp ứng được yêu cầu cầu của mọi đối tượng khách hàng. Các sản phẩm của công ty bao gồm: + Các loại xe như: Hyundai Santafe, Hyundai Click, Kia Forte, Kia Morning, Daewoo Lacetti,… + Phụ tùng xe như: Lốp ô tô, thảm lót, lazăng, càng… Phương thức bán hàng của công ty TNHH Thương Mại CARMAX là bán hàng qua kho. Sau khi công ty làm thủ tục Hải Quan tại Hải Phòng sẽ đem xe về nhập kho bàn giao cho công ty. Cũng có một số trường hợp công ty xuất bán thẳng cho khách hàng tại cảng sau khi làm thủ tục Hải Quan. SƠ ĐỒ 1: LƯU ĐỒ QUY TRÌNH XUẤT NHẬP HÀNG HOÁ Trách nhiệm Tiến trình Người đề nghị Trưởng bộ phận Ban lãnh đạo Kế toán Bảo vệ showroom Bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hoá Lập phiếu đề nghị Xuất – Nh ập hàng hoá Ki ểm tra Duy ệt Lập chứng từ Xuất – Nhập HH Nhận - Bàn giao HH Ki ểm tra CLHH Các bộ phận lưu chứng từ - Lập phiếu Xuất- Nhập hàng hoá: Các cá nhân / bộ phận có nhu cầu đề nghị viết Phiếu Xuất – Nhập hàng hoá trình trưởng bộ phận kiểm tra và xét duyệt. Các đề nghị xuất nhập hàng hoá phải mô tả rõ số lượng, chủng loại hàng hoá. Đối với đề nghị xuất mượn hàng hoá với các lý do khác, phải ghi rõ thời gian hoàn trả. - Trưởng bộ phận: Các trưởng phòng, Giám đốc bộ phận có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt nhu cầu thực tế của cá nhân hay bộ phận thuộc quyền quản lý của mình. Trường hợp Trưởng bộ phận ký xét duyệt, Phiếu đề nghị sẽ được chuyển lên Ban Giám đốc ký duyệt. Trường hợp đề nghị chưa hợp lý hoặc chưa cần thiết, người xét duyệt cần thông báo lại cho người đề nghị Xuất – Nhập hàng hoá. Thẩm quyền phê duyệt là Ban Giám đốc. Cá nhân, phòng ban thực hiện đề xuất công việc khác khi có vấn đề phát sinh cần xin ý kiến của Ban Giám đốc hoặc trưởng bộ phận để xét duyệt và giải quyết. - Ban lãnh đạo: Khi đề nghị được Ban Giám đốc ký duyệt, Phiếu đề nghị sẽ được chuyển đến phòng kế toán. Trường hợp phiếu đề nghị không được chấp nhận thì sẽ được chuyển lại cho người đề nghị. - Kế toán: Bộ phận kế toán sau khi nhận được phiếu đề nghị thì lập các chứng từ kế toán cần thiết để Xuất – Nhập hàng hoá ở Showroom: Nếu hàng hoá nhập Showroom: Căn cứ vào phiếu đề nghị nhập để lập phiếu nhập kho. Nếu hàng hoá xuất (bán) khỏi Showroom: Căn cứ vào công Nợ của khách (tức là hàng hoá đã thu đủ số tiền theo quy định của công ty hay được chấp nhận thanh toán của Ngân hàng) Kế toán lập phiếu xuất kho và ký duyệt vào đề nghị xuất hàng hoá. Lưu sổ theo dõi Nếu hàng hoá Xuất (với mục đích khác): Căn cứ vào ký duyệt của Giám Đốc, Kế toán chuyển chứng từ cho Bảo vệ Showroom để thực hiện đề nghị xuất. Tất cả các phiếu Xuất – Nhập hàng hoá, Kế toán có trách nhiệm trình Giám đốc ký duyệt (kèm theo đề nghị xuất nhập đã được ký duyệt). - Bảo vệ Showroom và bộ phận Kiểm tra chất lượng hàng hoá: Bộ phận kế toán có trách nhiệm bàn giao hàng hoá cùng phiếu đề nghị xuất nhập cho Bảo vệ. Bảo vệ có trách nhiệm kiểm tra cả về số lượng và chất lượng hàng hoá trước khi vào sổ theo dõi và ký nhận vào phiếu xuất nhập kho. Bảo vệ chỉ cho hàng hoá ra khỏi Showroom khi nhận được phiếu xuất kho của kế toán. Trong thời gian hàng hoá tại Showroom, Bảo vệ phối hợp với bộ phận kiểm tra chất lượng hàng hoá tiến hành kiểm tra chất lượng hàng hoá theo tiến trình phù hợp. - Cácbộ phận lưu chứng từ: Sau khi hoàn thành các công việc, bộ phận kế toán và Bảo vệ Showroom có trách nhiệm lưu giữ chứng từ và quản lý hàng hoá theo quy định. Phiếu đề nghị Xuất – Nhập hàng hoá, Phiếu Xuất – Nhập kho (liên 1, 3) do bộ phận kế toán lưu theo phương pháp lưu giấy tờ. Thời gian lưu là 05 năm. Phiếu đề nghị Xuất – Nhập hàng hoá, Phiếu Xuất – Nhập kho (liên 2) do Bảo vệ lưu theo phương pháp lưu giấy tờ. Thời gian lưu là 02 năm. Từ quy trình xuất nhập kho trên, ta thấy mối quan hệ giữa các bộ phận trong công ty là khá chặt chẽ. Tuy mới thành lập chưa lâu, là một doanh nghiệp trẻ, lại hoạt động trong một lĩnh vực khá nhạy cảm với các Luật thuế của Nhà nước, ban lãnh đạo công ty TNHH Thương mại CARMAX đã đưa ra các phương án kinh doanh tương đối phù hợp với đòi hỏi của thị trường. Do vậy, uy tín của công ty ngày càng được khẳng định. Hơn nữa, công ty TNHH Thương mại CARMAX hoạt động một cách độc lập, tự chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ của mình. Do đó, Giám đốc và toàn bộ nhân viên trong công ty đều quan tâm đến việc kinh doanh như thế nào để đạt hiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất. Phòng kinh doanh của công ty gồm các nhân viên kinh doanh rất nhiệt huyết, ham học hỏi và đầy sáng tạọ, luôn nắm bắt được nhu cầu thị trường và khả năng đáp ứng của công ty. Từ đó, có các chiến lược kinh doanh giúp cho mạng lưới bán hàng của công ty đạt hiệu quả cao, đồng thời giúp cho công việc của các bộ phận khác được trôi chảy hơn. Ngoài ra, phòng kinh doanh luôn đặt ra mục tiêu ‘’ khách hàng là thượng đế’’ nên công ty không chỉ chú tâm tới chất lượng hàng hoá mà còn chú trọng tới thái độ phục vụ khách hàng. Do đó, thương hiệu của công ty được khách hàng biết đến ngày càng nhiều và quan tâm hơn. Trong thời gian qua, công ty TNHH Thương mại CARMAX đã đạt được những thành công bước đầu. Mức tăng trưởng năm sau luôn cao hơn năm trước. Luôn hoàn thành tốt nghĩa vụ với Nhà nước. Công ty đã và đang mở rộng thị trường theo chiều sâu, phát triển theo hướng chuyên môn hoá, đáp ứng tốt nhất nhu cầu của khách hàng. Và càng đứng vững hơn trong môi trường kinh tế toàn cầu hoá, đặc biệt là khi Việt Nam gia nhập tổ chức kinh tế thế giới WTO, khi đó hàng loạt các hàng rào bảo hộ dần bị phá vỡ. 1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý 1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty Sơ đồ 2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH TM CARMAX Giám Đốc Kế toán trưởng Trưởng phòng HC- NS Trưởng PKD Phòng kỹ thuật Kế toán viên Nhân viên Nhân viên kinh doanh Phòng XNK 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng phòng ban, bộ phận và mối quan hệ giữa các phòng ban, bộ phận trong công ty Ban giám đốc: là người có quyền lực cao nhất, quyết định về toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty và chịu trách nhiệm với Công ty và với nhà nước. Giám đốc là người quyết định phương hướng, dự án, kế hoạch kinh doanh và các chủ trương lớn của công ty. Quyết định việc hợp tác kinh doanh, đầu tư của công ty, quyết định các vấn đề về tổ chức bộ máy điều hành để đảm bảo hiệu quả kinh doanh, phân chia lợi nhuận vào các quỹ của công ty, phần lợi nhuận để tái đầu tư. Giám đốc còn có quyền phê chuẩn các quyết toáncủa các đơn vị trực thuộc và duyệt Tổng quyết toán của công ty. Ngoài ra, Giám đốc còn có quyền quyết định việc mua bán, chuyển nhượng, cầm cố các loại tài sản của công ty theo quy định của Nhà nước. Việc thành lập mới, sát nhập hay giải thể các đơn vị sẳn xuất kinh doanh thuộc vốn đầu tư của công ty. Giám đốc có quyền đề cử Phó Giám đốc ( nếu công ty cần ), bổ nhiệm Kế toán trưởng, bãi miễn các trưởng phòng bộ phận và các chức danh lãnh đạo của đơn vị phụ thuộc của công ty. Quyết định về kế hoạch đào tạo, cử cán bộ đi công tác nước ngoài. Bên cạnh quyền hạn, Giám đốc còn phải chịu mọi trách nhiệm trước Pháp luật như: việc thành lập, hoạt động kinh doanh của công ty là hợp pháp, việc báo cáo với kết quả kinh doanh với các cơ quan quản lý, nộp thuế đúng và đủ, chịu trách nhiệm về bảo vệ môi trường trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các trưởng bộ phận: Là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc uỷ quyền hoặc chịu trách nhiệm trong một số lĩnh vực chuyên môn, chịu trách nhiệm trực tiếp với Giám đốc về phần công việc được phân công. Kế toán trưởng: có trách nhiệm nắm bắt tình hình kinh doanh của công ty, tổng hợp báo cáo kinh doanh theo kỳ cho Giám đốc, giúp Giám đốc ra quyết định về giá cả sản phẩm, cung cấp thông tin tài chính hữu ích cho việc ra quyết định kinh doanh kịp thời và hiệu quả nhất. Trưởng phòng Hành chính – Nhân sự: chịu trách nhiệm về công tác tổ chức và nhân sự toàn công ty, quản trị và xây dựng cơ bản, văn thư hành chính, thực hiện chế độ chính sách, công tác đời sống nhân viên, tạo mối quan hệ hoà đồng, đoàn kết giữa [...]... cho công việc kinh doanh của công ty phát triển và đạt hiệu quả hơn 2.2 Tổ chức hệ thống kế toán tại Công ty TNHH TM CARMAX 2.2.1 Các chính sách kế toán chung Hình thức kế toán: Hình thức kế toán của công ty TNHH Thương mại CARMAX đang sử dụng là hình thức chứng từ ghi sổ Tuy nhiên, do công nghệ phát triển và muốn rút gọn khối lượng công việc kế toán nên công ty đã sử dụng phần mềm kế toán Công ty đang... của công ty Cung cấp các số liệu kế toán, thống kê cho Kế toán trưởng khi được yêu cầu BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY TNHH TM CARMAX Kế toán trưởng Kế toán vốn Kế Kế toán Kế toán Kế Thủ bằng tiền, toán thanh toán Hàng toán quỹ (TM, TGNH) mua nội bộ và tồn kho thanh tạm ứng cho hàng, các khoản và toán – công nhân TSCĐ, công nợ Doanh Thuế viên, tiền CCDC phải thu thu GTGT lương Sơ đồ 3: Sơ đồ tổ chức bộ máy. .. và hoàn thành tại một địa điểm thời gian và không gian nhất định Hệ thống chứng từ kế toán của công ty TNHH Thương mại CARMAX được tổ chức theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC của Bộ tài chính Tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức công tác hạch toán ban đầu các đối tượng hạch toán nhằm thực hiện chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán trong các chủ thể quản lý tại đơn vị Tổ chức chứng từ kế toán có ý nghĩa... đầy đủ và kịp thời Do vậy, Ban Giám đốc công ty TNHH Thương mại CARMAX đã rất chú trọng việc xây dựng bộ máy kế toán theo tiêu chuẩn nhất để giúp cung cấp cho công ty nhưng thông tin phục vụ công việc kinh doanh hiệu quả nhất Bộ máy kế toán của công ty TNHH Thươngmại CARMAX được thiết kế tổ chức theo hình thức tập trung Toàn bộ công việc kế toán từ hạch toán ban đầu, xử lý thông tin, lên báo cáo tổng... giám đốc và toàn bộ nhân viên trong công ty, công ty TNHH Thương mại CARMAX đã vượt qua khó khăn của cuộc khủng hoảng, dần dần đứng vững trên thị trường Hơn nữa, công ty TNHH Thương mại CARMAX còn đạt lợi nhuận sau thuế tăng đều đều qua các năm Đây là điều rất đáng tự hào của công ty TNHH Thương mại CARMAX 1.4.2 Tình hình tài chính của công ty TNHH Thương mại CARMAX Bảng 3: Bảng cân đối kế toán năm... tình hình tài chính của công ty để tham mưu cho Giám đốc của công ty ra các quyết định về chính sách và kế hoạch tài chính của công ty Tổ chức công tác quản lý và điều hành phòng kế toán, thực hiện các công việc liên quan tới lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ và trách nhiệm thuộc phòng kế toán KTT còn có trách nhiệm tổ chức công tác tài chính kế toán và bộ máy nhân sự theo yêu cầu... nghĩa rất quan trọng trong doanh nghiệp: Về mặt quản lý, tổ chức chứng từ kế toán chính là tạo lập hệ thống thông tin hợp pháp cho việc thực hiện có hiệu quả công tác quản lý; Về mặt kế toán, tổ chức chứng từ kế toán mới mã hóa thông tin kế toán và thực hiện vi tính hóa công tác kế toán; Về mặt pháp lý, tổ chức chứng từ kế toán là tổ chức hạch toán ban đầu về nghiệp vụ kinh tế phát sinh, gắn với trách... cáo tài chính được thực hiện tại phòng kế toán Phòng kế toán của công ty bao gồm 3 nhân viên, gồm 1 Kế toán trưởng và 2 kế toán viên Công việc của phòng kế toán được phân công cụ thể như sau: Kế toán trưởng (Đặng Thị Phương): Có nhiệm vụ tổ chức, quản lý phòng kế toán, kiểm tra hồ sơ kê khai thuế hàng tháng, báo cáo tài chính tháng, hồ sơ quyết toán thuế năm tài chính, BCTC năm Kế toán trưởng còn có... cuất kinh doanh của công ty đều phải được lập chứng từ, và chứng từ cũng phải được lập theo đúng quy định trong chế độ kế toán và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh Chế độ chứng từ kế toán gồm hai hệ thống + Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc; + Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn Hệ thống chứng từ kế toán thống nhất bắt buộc là hệ thống chứng từ phản... tế nói chung và các quy định, chế độ kế toán nói riêng - Phân tích các thông tin kế toán tài chính để có cái nhìn sâu hơn về tình hình tài chính của công ty, từ đó đưa ra đề xuất và giải pháp nhằm hoàn thiện bộ máy quản lý của công ty cũng như tăng cường hiệu quả trong hoạt động kinh doanh 2.1.2 Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý chung Cơ cấu tổ chức và điều hành phòng kế toán phải đảm . 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX 2.1. Đặc điểm bộ máy kế toán của công ty TNHH Thương mại CARMAX. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI CARMAX PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ - KĨ THUẬT VÀ