Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần Đầu tư tài chính VINA

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần Đầu tư tài chính VINA

TIỂU LUẬN:

Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần

Đầu tư tài chính VINA

LỜI MỞ ĐẦU

Nền kinh tế thị trường cạnh tranh cùng với xu thế toàn cầu hóa đã tạo ra nhiều cơ hội thách thức cho các doanh nghiệp Việt Nam Vì vậy, để có thể tồn tại và phát triển các doanh nghiệp không ngừng nâng cao trình độ quản lý, tổ chức sản xuất kinh doanh Trong đó, công tác kế toán ngày càng có vai trò quan trọng và trở thành công cụ quản

lý không thể thiếu phục vụ cho yêu cầu thực tiễn Đối với doanh nghiệp có kinh doanh xuất nhập khẩu , công tác kế toán không những là công cụ quản lý mà còn là nguồn cung cấp thông tin quan trọng phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh xuất nhập khẩu của mình

Báo cáo thực tập gồm 3 phần:

 Phần 1: Tổng quan về đặc điểm kinh tế- kỹ thuật và tổ chức bộ máy quản lý của công ty cổ phần Đầu tư Tài chính VINA

 Phần 2: Tổ chức bộ máy kế toán và hệ thống kế toán tại công ty cổ phần Đầu

tư tài chính VINA

 Phần 3: Một số đánh giá về tình hình tổ chức kế toán tại công ty cổ phần Đầu

tư tài chính VINA

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ-KỸ THUẬT VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TÀI

CHÍNH VINA

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH & PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY:

1.1.1 Giới thiệu về công ty

- Tên công ty: Công ty Cổ phần Đầu tư Tài chính VINA

- Tên giao dịch quốc tế: : Vina Financial Invest JSC

- Trụ sở : 102B toà nhà Hàm Long ,14 -16 Hàm Long - Hoàn Kiếm - Hà Nội

- Điện thoại: 84.4.39446882 - Fax: 84.4.39446883

- Hình thức sở hữu vốn: công ty cổ phần

- Lĩnh vực kinh doanh: thương mại và dịch vụ tài chính

Công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA là một công ty cổ phần, được thành lập

từ năm 2007 Từ những ngày đầu thành lập với số vốn điều lệ 1.400.500.000 VNĐ

quản trị công ty, đến năm 2015 Công ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA mở rộng số lượng cổ đông lên trên 100 người, vốn điều lệ đạt 12 tỷ VNĐ Nhằm đáp ứng đầy đủ các mục tiêu đưa công ty tham gia thị trường chứng khoán và nâng cao năng lực cạnh tranh

1.1.3 Tình hình tài chính & kết quả kinh doanh của công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA

Mặc dù là một doanh nghiệp mới được thành lập từ năm 2007, nhưng công ty

Cổ phần đầu tư Tài chính VINA đã có bước đi vững chắc trong những năm hoạt động vừa qua Doanh nghiệp không những làm ăn có lãi mà còn có những bước đi phù hợp với tình hình kinh tế : trong năm 2008 đã kịp thời chuyển hướng phát triển mũi nhọn

từ đầu tư chứng khoán sang xuất – nhập khẩu hàng hóa Chúng ta sẽ đi vào xem xét tình hình tài chính của doanh nghiệp qua các năm thông qua bảng số liệu sau :

Xem Bảng 1.1: Bảng tóm tắt kết quả kinh doanh 3 năm 2007,2008,2009 công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA

Bảng 1.1: Bảng tóm tắt kết quả kinh doanh 3 năm 2007,2008,2009 công ty

Cổ phần đầu tư tài chính VINA

Đvt : VNĐ

Kế hoạch Thực hiện Doanh thu bán hàng

động tài chính

Chi phí tài chính

( Trong đó lãi vay )

491.175.601 707.056.242 1.200.000.000 1.722.570.622 256.345.687 624.767.684 900.000.000 1.537.860.457

Chi phí QLDN 324.923.917 382.972.433 500.000.000 542.871.173 Lợi nhuận thuần từ

- Doanh thu bán hàng tăng dần qua các năm

Bảng 1.2 Bảng phân tích doanh thu , lợi nhuận từ 2007-2009

Doanh thu BH & CCDV

( tỷ VNĐ )

Tốc độ tăng Doanh thu - 187,6% 158,6%

Lợi nhuận thuần

( tỷ VNĐ )

Tuy nhiên lợi nhuận lại có sự thay đổi khác biệt Công ty hoạt động có lãi ở

năm 2007 và năm 2009 Riêng năm 2008 cho kết quả giảm sút, mặc dù doanh thu vẫn

cao hơn năm 2007 Nguyên nhân là do năm 2008, tổng chi phí tăng lên đột biến bao

gồm : chi phí GVHB tăng thêm , gia tăng CPBH , chi phí lãi vay Điều này là do sự

biến động của giá Nông sản nhập khẩu tăng cao, lãi suất cho vay của các NH tăng, tình

hình bán hàng gặp nhiều khó khăn do doanh nghiệp hạn chế mở rộng sản xuất ; Đến

năm 2009 nền kinh tế có dấu hiệu phục hồi, công ty đã đi vay nhiều hơn để có vốn đầu

tư Từ đó, chi phí lãi vay tăng lên rất nhiều so với năm 2007 (chi phí lãi vay năm 2009

là 1.537.860.457 đồng, trong khi đó chi phí này của năm 2007 chỉ là 256.345.687 )

- Năm 2009, hoạt động sản xuất của công ty đã đi vào ổn định, hoạt động kinh doanh tạo lãi lớn Tình hình tài chính của công ty được cải thiện, doanh thu bán hàng

và cung cấp dịch vụ cũng tăng lên so với năm 2008

Bảng 1.3 Bảng cân đối kế toán tại ngày 31/12 năm 2009

Đvt: VNĐ

I Tài sản lưu động &

đầu tư ngắn hạn 17.224.177.610 I Nợ phải trả 15.804.712.207

1 Tiền & các khoản

tương đương tiền 8.082.001.485 1 Vay ngắn hạn 8.197.645.613

2.Đầu tư tài chính ngắn

hạn 3.652.513.203 2 Vay dài hạn 3.257.689.456

3 Các khoản phải thu 1.020.146.141 3 Phải trả cho 4.349.377.138

để xác định giá trị có thể thực hiện được của hàng tồn kho như vậy mới đánh giá chính xác giá trị hàng tồn kho Nhằm có kế hoạch sản xuất tốt

 Xem xét phần nguồn vốn:

Đây là công ty thành lập từ nguồn vốn do các cổ đông góp vốn Do đó doanh nghiệp phải có nghĩa vụ bảo tồn và phát triển nguồn vốn đầu tư của các cá nhân tham gia đóng góp Nợ ngắn hạn và nợ dài hạn của doanh nghiệp chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng nguồn vốn Điều này cũng có thể chấp nhận được với doanh nghiệp mang đặc thù xuất nhập khẩu Hầu hết các hoạt động mua bán của doanh nghiệp được thực

hiện thông qua ngân hàng Các nghiệp vụ nhập khẩu thường có giá trị lớn và doanh nghiệp cần có sự bảo đảm của các ngân hàng để đảm bảo uy tín với khách hàng

Mặc dù là một công ty còn non trẻ nhưng qua 4 năm thành lập và phát triển, công

ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA đã sớm hình thành được vị thế của mình trên thị trường XNK mặt hàng nông sản.Từ những năm đầu thành lập, doanh thu và lợi nhuận của mảng XNK đã sớm xác định cho công ty sự chuyển hướng : trải qua năm 2008 nhiều khó khăn trên thị trường tài chính cũng như XNK công ty đã dồn trọng tâm sang mảng XNK.Xem bảng 1.1 ta thấy trong ba năm qua doanh nghiệp đã duy trì và tăng doanh thu của các mảng kinh doanh góp một phần giá trị vào sự nghiệp phát triển đất nước Năm 2007 doanh nghiệp đạt hơn 14,68 tỷ đồng ,năm 2008 doanh nghiệp đạt hơn 27,5 tỷ đồng và 2009 là trên 43,69 tỷ đồng Tốc độ tăng doanh thu bình quân 73,085%/năm cùng với sức tăng của lợi nhuận, chứng tỏ doanh nghiệp đang hoạt động

có hiệu quả và thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh Với đà phát triển như vậy trong những năm tới doanh nghiệp sẽ có triển vọng mang lại nguồn lợi lớn cho nền kinh tế nước nhà Trải qua năm 2008 và 2009 đầy khó khăn, nền kinh tế đang dần phục hồi công ty đang hoạch định những chiến lược hoạt động mới để tiếp tục duy trì sự phát triển

 Xem xét một số chỉ tiêu tài chính:

Công ty có hệ số sinh lời trên vốn chủ rất cao, là do vốn kinh doanh được huy động từ nguồn đi vay là chủ yếu Tuy nhiên , kết quả cao này cũng phản ánh mức sinh lời tốt từ hoạt động kinh doanh của công ty

sẽ ảnh hưởng tới kế hoạch kinh doanh trong ngắn hạn của doanh nghiệp

1.2 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ:

Công ty là một đơn vị có hoạt động kinh tế độc lập Công ty ban đầu được thành lập nhằm hướng tới các hoạt động trong lĩnh vực tài chính tuy nhiên do các lý do kinh

tế khách quan, hiện nay công ty đang tập trung vào chức năng xuất-nhập khẩu Công

ty thực hiện các ngành nghề kinh doanh như sau:

Tư vấn tài chính

Ủy thác đầu tư

Đại lý chứng khoán

Xuất nhập khẩu : Nông sản, sắt thép, hạt nhựa

Quản lý và kinh doanh bất động sản

Kinh doanh nông sản : Ngoài nghiệp vụ nhập khẩu nông sản, công ty còn là đối tác cho các khách hàng tiềm năng có nhu cầu nông sản từ Việt Nam như : Ngô , Sắn , Khoai…sử dụng cho việc chế biến thức ăn gia súc

Dịch vụ giao vận- kho bãi : Công ty có hệ thống kho hàng được thuê để chứa hàng Nhập khẩu, trong thời kỳ chưa sử dụng hết công suất, các kho tại Hải Phòng và Thanh trì được sử dụng để kinh doanh

1.2.2 Đặc điểm về ngành nghề, sản phẩm và thị trường của công ty:

Công ty vừa thực hiện các hoạt động tài chính như tên gọi của nó vừa đóng vai trò như một công ty thương mại là trung gian trao đổi hàng hóa

Công ty thực hiện nhập khẩu chủ yếu là nông sản thô như khô đỗ tương, cám gạo chiết ly, cám mỳ Mỹ, Ngô, sắn, Bột cá, bột thịt Châu âu Thị trường đầu vào của

doanh nghiệp khá rộng lớn vì sản phẩm kinh doanh là khá đa dạng và nguồn cung từ nhập khẩu hết sức phong phú Tuy nhiên những sản phẩm nông nghiệp có nguồn từ nhập khẩu này thường chịu yếu tố rủi ro do việc vận chuyển và cập cảng của các chuyến tàu viễn dương Công ty đặt trụ sở giao dịch tại Hà Nội còn hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu diễn ra với khách hàng trải dài từ Bắc vào Nam của công ty, trong đó tập trung vào thị trường miền Bắc

Một số khách hàng quen thuộc của công ty bao gồm : Baraca Holding Corporation, Oasis international, Công ty Cổ phần Foodinco Đaklak, Công ty CP Vật tư nông nghiệp 1 Hải Phòng, Công ty TNHH Cám Vàng…vv

Thị trường đầu ra cho sản phẩm của doanh nghiệp bao gồm : các cá nhân, tổ chức

có nguồn vốn nhàn rỗi, các công ty sản xuất thức ăn gia súc, các hộ kinh doanh có nhu cầu nhập khẩu sản phẩm nông sản… Thị trường mà doanh nghiệp đang khai thác là vùng đồng bằng Bắc Bộ nơi có các hộ chăn nuôi lớn và nhiều công ty sản xuất thức ăn gia súc :

Ví dụ địa bàn: Hưng Yên, Hà Tây.Tuy nhiên trên khắp cả nước vẫn còn nhiều vùng có tiềm năng khác mà công ty chưa khai phá Như các doanh nghiệp ở các tỉnh miền núi phía Bắc, các doanh nghiệp sản xuất thức ăn gia súc ở miền Trung Đây là những vùng còn ít đối thủ cạnh tranh, doanh nghiệp còn tiềm năng lớn để phát triển

1.2.3 Đặc điểm quy trình kinh doanh của công ty

1.2.3.1 Đặc điểm quy trình xuất nhập khẩu sản phẩm:

Khách hàng của công ty thường là những ông chủ khó tính có yêu cầu cao về chất lượng Có khi sản phẩm xuất khẩu bị kiểm tra về dư lượng thuốc bảo vệ thực vật

quá mức độ cho phép và không bán được.,hoặc là hàm lượng profat ( protein + fat ),

độ ẩm, chất xơ, cát hoặc silic trong Cám nhập khẩu ( theo chứng nhận của cảng xếp hàng ) không đảm bảo tiêu chuẩn quy định nên bị từ chối nhận hàng

Để đảm bảo uy tín và hoạt động kinh doanh được hiệu qủa công ty đã sử dụng những thiết bị kiểm tra chất lượng theo tiêu chuẩn Châu Âu Ngoài ra để đáp ứng yêu cầu của khách hàng : Ví dụ như khi nhập khẩu Khô Đỗ tương chưa qua chế biến thì công

ty cũng cần phải đảm bảo độ ẩm tối đa có thể chấp nhận được của hạt , trong khi đó việc nhập khẩu từ các nước khác nhau sẽ rất khác nhau Chính vì thế công ty cần phải thực hiện biện pháp phân loại chất lượng và thuê sấy khô trước khi xuất cho khách hàng

Các lô hàng , công ty phải có được giấy chứng nhận kiểm dịch để đưa hàng hóa vào lưu thông ( PHỤ LỤC 1: MẪU GIẤY KIỂM DỊCH THỰC VẬT )

PHỤ LỤC 1 : MẪU GIẤY KIỂM DỊCH THỰC VẬT

1.2.3.2 Đặc điểm quy trình môi giới và tư vấn tài chính:

Với đặc thù của công việc các nhân viên cần đạt được những yêu cầu cao

Môi giới viên phải có khả năng phân tích và óc phán đoán cực nhạy Thị trường chứng khoán là nơi đối đầu về trí tuệ và tiền bạc Chỉ cần chậm vài giây hay ngừng lại để tìm hiểu rõ vấn đề thì đã mất cơ hội Các môi giới viên phải là những người khỏe mạnh, chịu được áp lực cao trong công việc và đặc biệt là khả năng đưa ra những quyết định nhanh nhất Công việc luôn bận bịu, căng thẳng, đôi lúc các broker vừa ăn vừa theo dõi chỉ số tăng giảm của thị trường chứng khoán trên bảng điện computer Thị trường thường xuyên thay đổi, liên tục xuất hiện những phương thức đầu tư mới, chế độ bảo hiểm mới, các quy định mới Khi đó, bản thân các nhân viên cũng cần thay đổi theo

để đáp ứng nhu cầu chung (Tiếp xúc, thu thập, phân tích thông tin và đưa ra các báo cáo tư vấn cho khách hàng về các nghiệp vụ Cổ phần hóa, Định giá doanh nghiệp, Tư vấn phát hành, Tư vấn niêm yết chứng khoán, Tư vấn tái cấu trúc vốn, Tư vấn bảo lãnh…)

1.2.3.3 Tổ chức sản xuất kinh doanh

Lĩnh vực hoạt động của công ty là xuất nhập khẩu nông sản, môi giới chứng khoán và

tư vấn tài chính…vv.Trong giai đoạn hiện nay, công ty đang tập trung lĩnh vực nhập

khẩu nông sản thô và nông sản đã qua sơ chế ở mức độ đơn giản như : khô đỗ tương, cám gạo chiết ly, cám mỳ Mỹ, Ngô, sắn, Bột cá, bột thịt Châu âu Dù là nhập khẩu

sản phẩm thô hay dịch vụ tài chính thì phải dựa trên các hợp đồng xuất nhập khẩu , nhu cầu và diễn biến của thị trường Để kinh doanh thành công, công ty đã thực hiện

các công việc sau :

Xem Sơ đồ 1 1: Sơ đồ Tổ chức kinh doanh tại công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA

Sơ đồ 1 1: Sơ đồ Tổ chức kinh doanh tại công ty

Cổ phần đầu tư tài chính VINA

Nhận Đơn hàng

Cấp Phòng xử lý Lập Kế hoạch

Dựa trên hợp đồng xuất nhập khẩu và kế hoạch của công ty, dựa trên điều kiện thực tế của doanh nghiệp, giám đốc nhà máy cùng bộ phận kế toán,phòng XNK thực hiện lập kế hoạch phù hợp cho công ty

Bộ phận thu mua trong phòng XNK có nhiệm vụ thu mua nông sản từ nguồn trong nước hoặc nhập khẩu Trên thực tế nông sản mua tại thị trường Việt Nam thường có chất lượng hạn chế hơn nguồn nhập khẩu nông sản khác Chính vì thế công

ty đã tổ chức một bộ phận có am hiểu về chất lượng nông sản đến các khu vực thu mua thực hiện kiểm tra chất lượng nông sản để kết quả kinh doanh có hiệu quả

Nếu là mua từ nguồn nhập khẩu , bộ phận thu mua sẽ thực hiện Tuy nhiên việc thu mua nhiều khi không phụ thuộc vào hợp đồng bởi mặt hàng nông sản hầu như là

có theo thời vụ nên công ty phải có kế hoạch thu mua theo vụ nông nghiệp kịp thời Bộ phận sẽ thực hiện việc lập hợp đồng vận chuyển xuyên quốc gia sao cho phù hợp luật pháp quốc tế

Bộ phận kế toán thực hiện phối hợp với các bộ phận khác để thông báo cho các

bộ phận khác về tình hình tài chính Ngoài ra bộ phận kế toán còn liên hệ với các ngân hàng để thực hiện thanh toán L/C

Việc nhập khẩu hàng cũng dựa trên kế hoạch do công ty định sẵn Thông thường giá nhập khẩu thường là CIF Hàng hóa nhập về được thông quan tại các Cảng Green Port, Cảng Chùa Vẽ hoặc cảng Gemadept Đoạn xá sau đó chuyển tới kho thuê sẵn của công ty

1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý:

 Sơ đồ bộ máy:

Doanh nghiệp được tổ chức như sau:

Sơ đồ 1.2: Mô hình tổ chức kinh doanh Cty CP ĐTTC VINA

 MÔ HÌNH TỔ CHỨC BỘ MÁY

Bộ máy quản trị của doanh nghiệp được tổ chức theo mô hình trực tuyến - chức năng Theo mô hình này bộ phận chức năng chỉ có quyền tham mưu mà không có quyền ra quyết định đối với bộ phận chỉ huy và các cấp lãnh đạo của tuyến Tuy rằng ngày nay các trang thiết bị hiện đại như điện thoại, máy fax, máy in giúp cho việc quản

lý trở nên đơn giản, nhanh chóng hơn Nhưng nhược điểm của mô hình này là các bộ phận chức năng muốn ký giấy tờ phải được thừa lệnh của giám đốc dưới một mức độ nào đấy vẫn ảnh hưởng đến tiến độ hoạt động cũng như việc ra quyết định quản trị của toàn doanh nghiệp

1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban:

CK

Phòng

Tư vấn Tài chính

Phòng

Kế toán

Nhằm tăng hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các phòng ban của doanh nghiệp được phân nhiệm vụ phù hợp với chức năng của mình Điều này có thể khắc phục được sự chồng chéo của các quyết định cũng như công việc

 Phòng môi giới chứng khoán: Phòng này có nhiệm vụ tiếp nhận và xử lý các nghiệp vụ liên quan đến mảng lĩnh vực tự doanh chứng khoán của công ty, hoạt động cho vay chứng khoán qua Công ty Chứng khoán Việt

 Phòng xuất nhập khẩu: là nhà ủy thác và tư vấn ủy thác nhập khẩu chuyên nghiệp cho các doanh nghiệp sản xuất và thương mại trong nước đặc biệt là các lĩnh vực Nông sản, sắt thép, hạt nhựa phòng này có nhiệm vụ dự đoán về thị trường xuất nhập khẩu Từ đó, phòng này đưa ra kế hoạch về xuất nhập khẩu hàng năm và từng chu kỳ Phòng này còn có nhiệm vụ theo dõi sự biến động của thị trường để có biện pháp thay đổi kịp thời kế hoạch cho phù hợp với điều kiện thực tế Nhiệm vụ đòi hỏi nhân viên phòng kế hoạch xuất nhập khẩu phải am hiểu về thực trạng, nhu cầu của nền kinh tế để tránh những rủi ro lớn cho doanh nghiệp.Với mục tiêu chi phí thấp, thủ tục nhanh gọn và các nguồn hàng tin cậy quốc tế sẽ đem lại kế hoạch sản xuất và tài chính

ổn định cho các doanh nghiệp khách hàng

 Phòng tư vấn tài chính: Phụ trách việc tư vấn tài chính cho các khách hàng có

yêu cầu.Ngoài ra phòng này còn có quan hệ hỗ trợ với Công ty chứng khoán Việt - một trong những Công ty chứng khoán hàng đầu của Việt Nam

 Phòng Kế toán: Tiến hành xử lý toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các hoạt động của văn phòng công ty Chịu trách nhiệm kiểm tra xác định tính hợp pháp, hợp lý, hợp lệ của các chứng từ thanh toán; phải kịp thời báo cáo giám đốc các trường hợp chứng từ thanh toán không đảm bảo hợp pháp (kể cả trường hợp giám đốc đã duyệt chi) Lập báo cáo tài chính của văn phòng công ty Hướng dẫn và kiểm tra việc kế toán của phòng kế toán các đơn vị trực thuộc Nhận báo cáo của các đơn vị trực thuộc, kiểm tra, xác định tính đúng đắn của các số liệu báo cáo, tổng hợp lập báo cáo hợp nhất toàn công ty Phân công cán bộ phòng kế toán- tài chính công ty chuyên trách theo dõi đơn vị trực thuộc; cán bộ được phân công chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra kế toán các

đơn vị trực thuộc, đối chiếu công nợ giữa công ty với đơn vị trực thuộc; kịp thời báo cáo

kế toán trưởng công ty những khó khăn vướng mắc, những tồn tại về quản lý tài chính

và kế toán kế toán của đơn vị

PHẦN 2: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VINA

2.1 TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY CP ĐẦU TƯ TÀI CHÍNH VINA

2.1.1 Đặc điểm bộ máy kế toán tại công ty Cổ phần đầu tư tài chính VINA

Công ty tổ chức sổ theo hình thức chứng từ ghi sổ Tại công ty, phòng kế toán tài chính chịu sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng Phòng kế toán tài chính sẽ thực hiện hợp nhất báo cáo tài chính của toàn công ty Công ty áp dụng hoàn toàn kế toán máy và đang thực hiện việc kế toán theo quyết định số 15 của bộ tài chính Phần mềm

kế toán sử dụng là CADS Accounting.Net

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty như sau:

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ bộ máy kế toán công ty CP ĐTTC VINA

Các bộ phận kế toán trong công ty hoạt động theo những chính sách, kế hoạch chung của công ty Giữa các bộ phận có sự gắng kết trao đổi với nhau dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng Kế toán trưởng là người giao nhiệm vụ cho từng cá nhân và chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động của họ trước giám đốc

2.1.2 Đặc điểm lao động kế toán

Kế toán Hàng Tồn Kho

Hiện tại công ty có 4 kế toán thực hiện việc kế toán toàn bộ các nghiệp vụ diễn

ra trong công ty Do khối lượng công việc khá lớn nên mỗi kế toán viên thực hiện nhiều phần hành khác nhau

Kế toán trưởng: Khúc Thị Quỳnh Liên, trình độ ĐH Kế toán trưởng có chức năng giúp Giám đốc chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác kế toán tài chính trong toàn công ty Thực hiện trách nhiệm quyền hạn của kế toán trưởng theo Ðiều 54, Luật Kế toán 2003 gồm:

“1 Kế toán trưởng có trách nhiệm:

a) Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;

b) Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật này;

c) Lập báo cáo tài chính

2 Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán.”

Các kế toán viên : Họ thực hiện các nhiện vụ riêng biệt do kế toán trưởng giao cho Nhưng sự độc lập cũng chỉ là tương đối, họ sẽ phối hợp với nhau và ở các phần hành có liên quan bởi họ là các bộ phận của một guồng máy hoạt động liên tục Gắn kết của các bộ phận tạo ra một bộ máy hoàn chỉnh và mang lại lợi ích vô cùng to lớn cho người sử dụng và biết cách khai thác Mỗi kế toán viên được giao phụ trách các phần hành khác nhau:

+ Một kế toán viên thực hiện các phần hành: Phải thu - phải trả , TSCĐ

+ Một kế toán viên thực hiện các phần hành: Kế toán tiền mặt , tiền lương + Một kế toán viên thực hiện phần hành : Hàng tồn kho

2.2.TỔ CHỨC HỆ THỐNG KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY

2.2.1.Các chính sách kế toán tài chính chung:

Công ty cổ phần đầu tư tài chính VINA áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp theo Quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

* Chính sách kế toán chung của Công ty được quy định như sau:

- Niên độ kế toán : Từ 1.1 đến 31.12

- Đơn vị tiền tệ sử dụng : Sử dụng Việt Nam đồng trong ghi chép và tính toán

- Phương pháp tính thuế GTGT : Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Phương pháp chuyển đổi ngoại tệ là căn cứ tỷ giá thực tế, theo tỷ giá ngoại tệ

do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố tại thời điểm phát sinh giao dịch

-Về phương pháp kế toán Hàng tồn kho: công ty thực hiện nguyên tắc ghi nhận HTK theo giá thực tế, tính giá trị HTK cuối kỳ theo giá thực tế bình quân gia quyền.Phương pháp kế toán HTK theo phương pháp kê khai thường xuyên

-Phương pháp kế toán TSCĐ : Nguyên tắc đánh giá TS theo nguyên giá và giá trị còn lại, phương pháp khấu hao TSCĐ theo phương pháp đường thẳng

- Phương pháp tính các khoản dự phòng, tình hình trích lập và hoàn nhập dự phòng căn cứ giá trị chứng khoán,HTK và mức độ giảm giá trên thị trường

- Công ty được huy động vốn từ các nguồn khác nhau Nếu huy động từ công nhân viên toàn công ty , lãi suất thực hiện theo lãi suất thị trường Khi huy động vốn trực tiếp của cá nhân, tổ chức kinh tế thì lãi suất vay tối đa không vượt quá lãi suất thị trường tại thời điểm vay vốn Chi phí lãi vay huy động vốn kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 Trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm

về các khoản nợ phải trả phát sinh tại đơn vị mình Các khoản nợ phải trả phải được

kế toán chi tiết theo từng khoản nợ, từng đối tượng nợ Tại thời điểm 31/12 hàng năm phải phân loại các khoản nợ phải trả theo thời gian và thực hiện đối chiếu công nợ với từng khách nợ bằng văn bản

+ Các khoản phải thu :

Việc trích lập dự phòng và xử lý nợ phải thu khó đòi được thực hiện tập trung tại văn phòng công ty cho toàn bộ số nợ phải thu khó đòi của công ty và các đơn vị trực thuộc.Các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm báo cáo chi tiết các khoản nợ phải thu khó đòi của đơn vị mình theo bảng kê về công ty Kế toán trưởng công ty chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo giám đốc công ty về tình hình các khoản nợ phải thu khó đòi

và tỷ lệ trích lập dự phòng Xử lý nợ phải thu khó đòi: nếu do lỗi khách quan thì người phạm lỗi phải bồi thường, nếu được chấp nhận xử lý cần phải có đầy đủ bằng chứng Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích lập dự phòng như sau:

+ 30% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 3 tháng đến dưới 1 năm

+ 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm

+ 70% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đến dưới 3 năm

Nợ TK 139 - Dự phòng phải thu khó đòi (Nếu đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 - Chi phí quản lý doanh nghiệp (Nếu chưa lập dự phòng)

Có TK 131 - Phải thu của khách hàng

có ,được sử dụng và quản lý hầu hết tại trụ sở của công ty

+ Đối với tiền mặt: Thủ quỹ là người trực tiếp chịu trách nhiệm vật chất về việc quản lý tiền mặt tồn quỹ trong công ty Thủ quỹ chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng, Giám đốc và trước pháp luật về quản lý tiền mặt Mọi khoản tiền qua quỹ đều phải lập phiếu thu, phiếu chi và có chữ ký của người có thâm quyền Nghiêm cấm việc tám ứng, tạm vay tiền chưa làm thủ tục đã chi tiền ra khỏi quỹ Phiếu thu, Phiếu chi phải được vào sổ quỹ và sổ kế toán kịp thời, cuối mỗi ngày Thủ quỹ và kế toán quỹ

phải thể hiện được số dư tiền mặt tồn quỹ và đối chiếu khớp đúng Không được sử dụng tiền của đơn vị vào mục đích cá nhân hoặc các mục đích khác không phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Định kỳ (ít nhất mỗi tháng một lần) hoặc đột xuất phải tiến hành kiểm kê tiền mặt tồn quỹ Kết quả kiểm kê phải được lập có đủ chữ ký của những người có liên quan Biên bản kiểm kê phải được lưu giữ trong chứng từ kế toán của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc Chênh lệch kiểm kê tiền mặt tồn quỹ được xử lý: Thiếu thủ quỹ phải bồi thường và nộp ngay số tiền thiếu vào quỹ, thừa ghi tăng thu nhập bất thường

+ Đối với tiền gửi ngân hàng: Mọi khoản tiền thu chi qua ngân hàng phải thực hiện đúng quy định của tổ chức tín dụng ngân hàng Kế toán tiền mặt phải thường xuyên đối chiếu với ngân hàng Các chính sách đối với tiền gửi ngân hàng giống như tiền mặt

+ Đối với các khoản tạm ứng: Tạm ứng để chi dùng cho hoạt động nghiệp vụ phục

vụ sản xuất kinh doanh, không tạm ứng cho các cá nhân không phải công nhân viên của công ty Trước khi tạm ứng người xin tạm ứng phải viết giấy đề nghị tạm ứng với các mục sau: số tiền tạm ứng, mục đích tạm ứng, thời gian hoàn tạm ứng; giấy tạm ứng phải có thêm chữ ký của trưởng bộ phận, kế toán trưởng ( phụ trách kế toán ), giám đốc hoặc người được ủy quyền ký duyệt

Khi tạm ứng , ghi : Nợ TK 141 –Tạm ứng

Có TK 111, 112, 152…

Khi kết thúc công việc cá nhân tạm ứng phải thanh toán tạm ứng kịp thời Nội dung thanh toán tạm ứng phải thể hiện được số dư tạm chưa thanh toán, số đã chi đề nghị thanh toán kèm theo chứng từ hợp lệ đủ điều kiện thanh toán, số đề nghị được chi

bổ sung Số chưa chi hết đề nghị cho nợ tạm ứng hoặc thu lại bằng tiền mặt ghi :

Nợ TK 111, 152, 334 : số tạm ứng sử dụng không hết

Có TK 141

Người nhận tạm ứng phải là người trực tiếp thanh toán tạm ứng Sau khi hoàn thành công việc chậm nhất là 07 ngày phải làm thủ tục thanh toán tạm ứng Ngày hoàn thành công việc được xác định là ngày trên hóa đơn bán hàng (nếu là tạm ứng mua

sắm vật tư, hàng hóa, TSCĐ), ngày về trên giấy đi đường, trên vé máy bay, tàu xe ( nếu tạm ứng đi công tác) Nếu cá nhân đã hoàn thành công việc nhưng chưa thanh toán tạm ứng lần trước thì không cho tạm ứng tiếp lần sau Các trường hợp đặc biệt sẽ do giám đốc quyết định Vào 31/12 phòng kế toán tài chính in danh sách cá nhân còn dư tạm ứng

+ Các khoản phải thu khác: Tài sản phát hiện thiếu chờ xử lý, các khoản bồi thường vật chất, khoản cho vay cho mượn vật tư mang tính chất tạm thời, phải thu về TSCĐ, lãi tài chính Từng khoản phải thu đều được quản lý chặt chẽ theo đúng nội dung, thời hạn thanh toán hoặc xử lý Các trường hợp cho vay, mượn, đầu tư… không

rõ đối tượng, thời hạn thanh toán và không có hợp đồng, cam kết gây tổn thất thì người

ký quyết định cho vay, đầu tư chịu trách nhiệm bồi thường

+ Quản lý vật tư hàng hóa: Toàn bộ các khoản mua sắm bắt buộc phải có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp lệ kèm theo, cán bộ kế toán chịu trách nhiệm kiểm tra các hóa đơn đủ điều kiện thanh toán khi phát hiện hóa đơn có dấu hiệu không hợp lý cần báo cáo trưởng phòng để xử lý Việc nhập kho phải có phiếu kiểm hàng và phiếu nhập kho

Kế toán HTK phải thực hiện ghi chép kịp thời tình hình nhập, xuất, tồn vật tư vào sổ

kế toán tổng hợp, chi tiết Kế toán phải xác định phương pháp kế toán giá vật tư phù hợp với từng loại Ít nhất 6 tháng một lần hoặc đột xuất các bộ phận có liên quan cần thực hiện kiểm kê Nếu thiếu người chịu trách nhiệm phải bồi thường, nếu thừa khi xử

lý sẽ được ghi tăng thu nhập Hàng tồn kho sẽ được lập dự phòng dự phòng theo quy định của thông tư số 13/2006/TT-BTC ngày 27/2/2006 của Bộ tài chính Phòng kế toán tổng hợp số vật tư, hàng hóa bị giảm giá trong toàn công ty trình Giám đốc duyệt

và trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho cho toàn bộ số vật tư hàng hóa bị giảm giá của văn phòng công ty và các đơn vị trực thuộc Chi phí dự phòng được kế toán vào chi phí quản lý của công ty.Cuối năm tài chính công ty phải hoàn nhập số dự phòng được trích lập năm trước vào doanh thu bất thường để xác định kết quả kinh doanh, đồng thời tiến hành lập dự phòng mới cho năm sau

+ Quản lý TSCĐ : Phòng kế toán tài chính công ty chịu trách nhiệm quản lý toàn

bộ số TSCĐ hiện có, tình hình biến động tăng giảm TSCĐ của công ty mỗi TSCĐ có

hồ sơ riêng ghi đầy đủ nguyên giá, giá trị hao mòn lũy kế, giá trị còn lại, tình trạng kỹ thuật, tình hình sửa chữa, nâng cấp hằng năm…Khi có TSCĐ tăng, các bộ phận có liên quan phải chuyển hồ sơ về mua sắm TSCĐ để kế toán phản ánh tăng TSCĐ kịp thời vào sổ kế toán Phòng kế toán công ty chịu trách nhiện trước Giám đốc về việc tập hợp hoàn chỉnh hồ sơ, kế toán tăng TSCĐ kịp thời Khi thủ tục hồ sơ có vướng mắc tồn đọng ở các bộ phận có liên quan cần báo cáo Giám đốc để giải quyết Khi thanh lý TSCĐ khoản chênh lệch giữa giá trị thu được khi nhượng bán thanh lý so với giá trị còn lại của tài sản và chi phí nhượng bán, thanh lý được kế toán vào kết quả kinh doanh ( thu nhập khác) của công ty Mỗi năm một lần công ty thực hiện kiểm kê toàn diện TSCĐ hiện có Căn cứ vào kết quả kiểm kê đối chiếu sổ kế toán TSCĐ, tài khoản

kế toán, xác định nguyên nhân chênh lệch (nếu có) và điều chỉnh sổ kế toán kịp thời

Kế toán phải khóa sổ kế toán theo dõi TSCĐ, tính ra số dư để thực hiện kiểm kê

Khấu hao : TSCĐHH & TSCĐVH được trích theo phương pháp khấu hao đường thẳng trong suốt thời gian hữu dụng ước tính của các tài sản như sau:

Chi phí phát triển trang web 5 năm

Thuê TS : Các khoản tiền thuê theo hợp đồng thuê hoạt động được hạch toán vào kết quả hoạt động kinh doanh trong kỳ theo phương pháp đường thẳng trong thời hạn của hợp đồng thuê

+ Quản lý doanh thu: Đối với hàng hóa bán trả góp thì tính doanh thu vào thu theo giá bán trả một lần, lãi trả chậm phân phối vào doanh thu theo hợp đồng

Tại kỳ bán hàng ghi :

Nợ TK : 111, 112 : số tiền thu ngay

Nợ TK 131 : số tiền sẽ thu ở các kỳ sau

Có TK 511 : giá bán trả ngay

Có TK 333.1 : VAT đầu ra

Có TK 338.7 : tổng số lãi trả góp , trả chậm

Định kỳ , căn cứ vào thời hạn thanh toán của khách hàng , kế toán ghi :

Thu tiền : Nợ TK 111, 112 : Số tiền trả ở kỳ này

Có TK 131 :

Phản ánh lãi trả góp, trả chậm vào doanh thu hoạt động tài chính

Nợ TK 338.7 : Số lãi trả góp được điều chỉnh ở kỳ này

Có TK 515 :

Đối với sản phẩm, hàng hóa dùng để trao đổi, doanh thu tính theo giá bán của sản phẩm, hàng hóa dịch vụ nhận về Đối với việc nhận bán hàng đại lý, doanh thu là hoa hồng nhận đại lý Các khoản làm giảm doanh thu như: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại; phải có đầy đủ chứng từ hợp lệ và phải được theo dõi đầy đủ; hàng nào bị trả lại thì ghi giảm doanh thu của hàng đó

Ví dụ : Khi xuất bao bì để đóng gói sản phẩm , đối với trường hợp xuất kho hơn 1000 bao trở lên phải có chữ ký hoặc phê duyệt từ cấp trưởng phòng

Kế toán ghi : Nợ TK 142, 242 : giá trị xuất dùng

Có TK 153 :

+ Chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương: Việc tính lương phải chính xác và nhanh chóng để kịp thời thanh toán lương cho cán bộ công nhân viên đúng hạn Các khoản trích theo lương phải được thực hiện theo đúng chế độ Tại thời điểm năm 2009 việc kế toán tiền lương được thực hiện như sau :

Các khoản BHXH, BHYT, KPCĐ công ty tính cụ thể như sau:

- Đối với công ty chịu 19% trong đó: BHXH 15%

BHYT: 2%

KPCĐ: 2%

- Đối với người lao động : chịu 6% trong đó: BHXH = Lương cơ bản *5%

BHYT = Lương cơ bản * 1%

+ Khi trích lập , kế toán ghi :

Những chi phí không đúng theo quy định sẽ được quy kết trách nhiệm của cá nhân hay tập thể gây ra để có biện pháp xử lý và không được kế toán vào sổ kế toán + Lợi nhuận của công ty:

Dựa trên kết quả hoạt động trong năm tài chính công ty sẽ trích một phần lợi nhuận để lập quỹ khen thưởng và phúc lợi , chia cho cổ đông và bổ sung vào vốn CSH

+ Quỹ khen thưởng, quỹ phúc lợi:

Quỹ khen thưởng dùng để thưởng cuối năm, thưởng định kỳ hoặc thưởng đột xuất cho các nhân hoặc tập thể có thành tích xuất sắc Mức khen thưởng do giám đốc quyết định

Quỹ phúc lợi có thể được dùng để trợ cấp khó khăn đột xuất cho những người lao động kể cả trường hợp về hưu, về mất sức, lâm vào hoàn cảnh khó khăn, không nơi nương tựa hoặc làm công tác từ thiện xã hội Việc sử dụng quỹ do giám đốc quyết định

2.2.2Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán:

Các loại chứng từ mà công ty sử dụng như:

Phần tiền: phiếu thu, phiếu chi

Phần hành hàng tồn kho: Hợp đồng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, phiếu kiểm nhận hàng, phiếu kiểm kê,

Phần thanh toán: hóa đơn và giấy đề nghị mua hàng ( nếu là mua hàng), hóa đơn và phiếu xuất ( nếu bán hàng), phiếu thanh toán tạm ứng, các biên bản phạt vi phạm hoặc quy kết trách nhiệm

Phần tài sản cố định: biên bản kiểm kê, biên bản kiểm nhận chất lượng, hóa đơn

Phần tiền gửi ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có

Thực tế do công ty sử dụng kế toán máy nên chỉ khi nào cần sử dụng chứng từ nào thì sẽ được in từ phần mềm ra, những chứng từ khác sẽ được lưu trong máy Các chứng từ gốc để nhập vào máy sẽ được sắp xếp theo phần hành khách nhau để sử dụng, quản lý và lưu

2.2.3Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán:

Do đặc thù ngành nghề kinh doanh của công ty gần như một doanh nghiệp thương mại nên tài khoản liên quan đến tiền, hàng tồn kho, tài khoản phải thu phải trả phức tạp có nhiều tài khoản con Ngoài ra những tài khoản khác được sử dụng theo chế độ

Xem Bảng 2.1 Bảng kê tài khoản sử dụng tại công ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA

Bảng 2.1 Bảng kê tài khoản sử dụng tại công ty Cổ phần Đầu tư tài chính VINA

Chứng từ kế toán

Bảng tổng hợp kế toán chứng từ cùng

Bảng tổng hợp chi tiết

bộ Sơ đồ kế toán của công ty như sau :

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ Kế toán theo hình thức Chứng từ ghi sổ

Tuy đăng ký sử dụng hình thức chứng từ ghi sổ nhưng công ty không mở chứng

từ ghi sổ, không có sổ đăng ký chứng từ ghi sổ mà ghi chép ngay vào sổ chi tiết và sổ cái các TK liên quan Do sử dụng phần mềm kế toán nên các số liệu, chứng từ được xử

lý theo các bước sau :

 Bước 1: Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc đã được kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên nhập dữ liệu vào máy tương ứng với phân hệ kế toán thích hợp

 Bước 2: Theo trình tự được lập trình trong phần mềm, máy tính sẽ căn cứ vào các

dữ liệu, những chứng từ mã hóa được chuyển vào sổ cái các TK, các chứng từ cũng đồng thời được xử lý ghi vào sổ kế toán chi tiết

 Bước 3: Căn cứ vào số liệu trên sổ kế toán chi tiết, cuối kỳ máy tính sẽ lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết

 Bước 4: Thực hiện điều chỉnh cuối kỳ, thực hiện các bút toán kết chuyển tự động, lập bảng cân đối số phát sinh

 Bước 5: Sau khi đã thực hiện kiểm tra đối chiếu số liệu, căn cứ vào số liệu từ bảng tổng hợp số liệu chi tiết, bảng cân đối số phát sinh và sổ cái để lập bảng cân đối kế toán và các báo cáo kế toán khác