Nhóm tin học văn phòng – BM tin làm quen với microsoft word 2016

Làm quen với Microsoft Word 2016 Tài liệu giới thiệu nội dung: Cửa sổ làm việc MS Word 2016 Thiết lậpà ôiàtrường làm việc Word Options Các thao tác làm việc với tệp tin Thayàđổi cách xem (hiển thị)àvă ản Một số ă gàhỗ trợ Nhóm Tin họ àvă àphò gà– BM Tin ĐẠI HỌCàTHĂNGàLONG Cửa sổ làm việc MS Word 2016 Title Bar Tha hàtiêuàđề Quick Access Toolbar Thanh truy cập nhanh Ribbon Display Options Tha àđổi hiển thị Ribbon Ruler Thanh Tha hàthước thước Control button Nútàđiều khiển Scroll Bar Thanh cuộn Document views Các kiểu hiển thị VB Status Bar Thanh trạng thái Zoom Slider Phóng to/Thu nhỏ 1.1.1 Quick Access Toolbar – Thanh truy cập nhanh Chứa chức sử dụng thường xuyên ví dụ Save, Undo Redo/Repeat nút mặc định Có thể thêm/bớt chức cách: Chọn Customize Quick Access Toolbar Chứ ă gàhayàsử dụng truy cập nhanh Tích/Bỏ tích ă gà cần thêm/Bớt Undo Hủy thao tác vừa thực Ctrl + Z Save Lưuàt iàliệu Ctrl + S Trang Redo Lặp lại thảo tác vừa thực Ctrl + Y 1.1.2 Title bar – Thanh tiêu đề Hiển thị tên tập tin tài liệu hành Title Bar - Tha hàtiêuàđề Hiển thị tê àvă ản 1.1.3 Ribbon Display Options – Thay đổi hiển thị Ribbon Thanh công cụ cho phép ẩn hiển thị Ribbon, cách thực hiện: Chọn Ribbon Display Options Chọn kiểu Ẩn/Hiện Ribbon Kiểu Show Tabs & Commands Luôn hiển thị Tab chức Kiểu Show Tabs Chỉ tên Tab, chọn vào tên Tab chức Kiểu Auto-Hide Ribbon n Ribbon chọn vào ph n Trang 1.1.4 Control buttons – Nút điều khiển cửa sổ Là nút để đóng (Close) cửa sổ làm việc, thu nhỏ (Minimize) cửa sổ làm việc xuống Task bar, mở to hết cỡ (Maximize) cửa sổ làm việc Minimize Thu cửa sổ Maximize Mở rộng cửa sổ Close Đó g cửa sổ 1.1.5 Scroll bar – Thanh cuộn Scroll bar cuộn giúp người dùng di chuyển đến vùng tài liệu Có kiểu cuộn: Vertical scroll bar – Thanh cuộn dọc: giúp di chuyển lên, xuống tài liệu Horizontal scroll bar – Thanh cuộn ngang: giúp di chuyển sang trái, phải tài liệu Vă ản CÓ hiển thị cuộn Vă ản KHÔNG hiển thị cuộn Vertical scrollbar Thanh cuộn dọc Horizontal scrollbar Thanh cuộn ngang Chú ý: Nên hiển thị cuộn để dễ di chuyển lên/xuống, ngang/dọc tài liệu; Để bật/tắt cuộn xem phần Scroll bar – Bật/Tắt cuộn 1.1.6 Ruler – Thanh thước Ruler thước báo cho người dùng biết đơn vị đo chiều dài/rộng tài liệu Có kiểu thước: Horizontal Ruler - thước ngang; Vertical Ruler - thước dọc Vă ản CÓ hiển thị tha hàthước Vă ản KHÔNG hiển thị tha hàthước Vertical Ruler Tha hàthước dọc Trang Horizontal Ruler Tha hàthước ngang Để ẩn/hiện thước, thực theo bước sau: Chọn Tab View Tích chọn Ruler Hiệ àtha hàthước Mặc định, cài đặt đơn vị đo Word Inch (“), nên đổi lại đơn vị centimet (cm) để làm việc với văn Tiếng Việt dễ dàng Độ rộng inch Độ rộng 16 cm Tha Tha hàthướ hàthướ àđơ àđơ àà vịvịđoàl h đoàl àIInch hàthướ àđơ àđơ àvị Tha hàthướ vị đồl đồl Centimet àCentimet Chú ý: Khi nhìn thước biết đơn vị đo sử dụng; Cách đổi đơn vị đo MS Word 2016 xem phần Measurement Unit - Thay đổi đơn vị đo 1.1.7 Status Bar – Thanh trạng thái Status Bar cung cấp thông tin tài liệu Mặc định, Status Bar gồm thông tin sau: Section Phầ àđa g làm việc View Layout Kiểu xem tài liệu Number of Word Số từ Current Page Number Trang Language Ngôn ngữ Zoom percent Tỷ lệ zoom Zoom Slider Thanh chỉnh Zoom Trang Có thể thêm/bớt thơng tin Status Bar cách: Phải chuột vào Status Bar Chọn/Bỏ chọn thông tin Status Bar 1.1.8 Zoom Slider – Phóng to/Thu nhỏ vùng làm việc Ví dụ tỷ lệ Zoom: Tỷ lệ Zoom 150% Tỷ lệ Zoom 60% Khi cần xem rõ chi tiết nhỏ  Zoom to lên, xem văn dạng tổng quát chung  Zoom nhỏ lại Trang Cách thực Zoom Zoom Slider: Di chuyển Slider sang trái/phải để thu nhỏ/phóng to vùng làm việc Nhấn Hoặc chọn -/+ để-/+thuđểnhỏ/phóng thu nhỏ/phóng to vùng to vùng làmlàm việcviệc Hoặc giữ CTRL + cuộn phím chuột xuống/lên để thu nhỏ/phóng to vùng làm việc 1.2.1 Ribbon Thanh Ribbon chứa lệnh làm việc với văn tổ chức theo tiến trình làm việc Một số tab MS Word 2016: Chức Tab File Chứa chức làm việc với tệp tin Home gồm chức soạn thảo định dạng văn Insert để thêm đối tượng minh họa trang trí Design thay đổi thiết lập liên quan đến cấu trúc tổng thể trang văn Layout định dạng trang in References hoàn thiện văn mục lục tự động, ghi chú, trích dẫn, quản lý tài liệu tham khảo… Mailings hỗ trợ trộn thư Review hỗ trợ theo dõi chỉnh sửa, bảo mật tài liệu… View Thay đổi chế độ xem văn bản, phóng to/thu nhỏ vùng làm việc Trang Thanh Ribbon tổ chức command thành Group, Group thuộc Tab Ribbon Tab Home Group Font Command Font Tab Insert Group Style Tab View  Command (Chức hay nút lệnh): Mỗi chức hay nút lệnh thể biểu tượng, nhấp chuột vào biểu tượng thực lệnh tương ứng Những nút lệnh có mũi tên nhỏ bên phải: Khi chọn vào nút lệnh: áp dụng định dạng hiển thị biểu tượng Khi chọn vào mũi tên: hiển thị danh sách lệnh để bạn lựa chọn  Ví dụ: Mở danh sách màu để chọn màu khác l Command àđậm chữ Command thayàđổi màu chữ Áp dụng màu hiệ óà( uàđỏ) 1.2.2 Contextual tab - Tab ngữ cảnh Contextual tab - Tab ngữ cảnh hay gọi Tab phụ xuất chọn đối tượng (bảng biểu, tranh ảnh, đồ thị…), tab chứa lệnh liên quan đến việc định dạng đối tượng chọn Mỗi đối tượng có nhiều tab phụ Khi chọn đối tượng tab phụ tự động biến Ví dụ tab phụ làm việc với bảng biểu - Table Contextual tab Tab phụ chọn bảng l àđậm chữ TabTab phụphụ xuất địnhhiện dạng bảng l àđậm chữ Trang Ví dụ tab phụ làm việc với ảnh - Picture Contextual tab Tab phụ chọn ảnh l àđậm chữ Tab phụ Tab xuất phụ định chọn dạngảnh ảnh l àđậm chữ 1.2.3 Dialog box Launcher – Nút mở hộp thoại Ngoài cách định dạng văn thông qua nút lệnh Group, ta định dạng hộp thoại (Dialog box) tương ứng Group Ví dụ mở hộp thoại Font: Chọn Tab Home Dialog box Launcher Nút mở hộp thoại Font  Group Font  Chọn Dialog box launcher Hộp thoại Font 1.2.4 ScreenTips – Gợi ý sử dụng chức Mỗi di chuột qua nút lệnh ScreenTips cho biết chức nút lệnh phím tắt để thực nút lệnh Ví dụ: di chuột qua biểu tượng chữ B ScreenTips thị hình: ScreenTips Gợi ý sử dụng ă gàl Trang àđậm chữ 1.2.5 Mini Toolbar - Thanh công cụ nhỏ Mini Toolbar công cụ nhỏ xuất chọn đoạn văn từ Thanh công cụ chứa chức định dạng văn hay dùng Ví dụ: Mini Toolbar Thanh công cụ nhỏ Mini Toolbar công cụ nhỏ xuất chọn đoạn văn từ 1.2.6 Key Tips - Phím tắt Ribbon Ngoài việc dùng chuột để chọn chức Ribbon bạn sử dụng bàn phím (các phím tắt Key Tips) Cách sử dụng Key Tips: Nhấn phím Alt để hiển thị phím tắt cho Tab Quick Access Toolbar Nhấn phím ký tự tương ứng với Tab cần sử dụng xuất phím tắt cho chức Tab chọn Ví dụ nhấn phím H hiển thị ký tự truy cập vào chức tab Home sau: Để chọn lệnh cần sử dụng, nhấn phím ký tự tương ứng Ví dụ:  định dạng chữ đậm Chú ý: Key Tips ký tự Tắt Key Tips cách nhấn phím ESC Trang Tạo văn (trắng/trống – Blank Document) File Home Tạoàvă ản trắng Vă ản trố gàđược tạo với tên mặ àđịnh Document1 Chú ý: Phím tắt tạo file mới: CTRL + N File tạo MS Word 2016 có phần mở rộng docx Mở văn có Có cách mở văn có: Mở văn sử dụng gần - Recent Mở văn lưu trữ trực tuyến - OneDrive… Mở văn lưu máy tính - This PC, Browse Chú ý mở văn bản: Có thể dùng MS Word để mở file odt (ứng dụng soạn thảo văn Writer), nhiên số đối tượng không hiển thị mở Writer Dùng ứng dụng MS Word phiên trước (VD: MS Word 2003, 2007…) khơng mở mở hiển thị khơng xác file văn tạo phiên sau (MS Word 2016) Ví dụ:  Word 2003 khơng mở file docx (file tạo từ Word 2007, 2010, 2016);  Word 2007 hiển thị khơng xác file tạo từ Word 2016;  Word 2016 mở file odt hiển thị nội dung không xác mở Writer Trang 16 3.3.1 Mở văn sử dụng gần - Recent File Home Các file sử dụng gầ àđ y Chọn file cần mở 3.3.2 Mở văn lưu trữ trực tuyến - OneDrive File Home Chọn cách mở àfileàđược lưuàtrữ trực tuyến Trang 17 Đă gà hập tìm file cần mở 3.3.3 Mở văn lưu máy - This PC, Browse File Home Tìm chọn file cần mở Phím tắt mở file: CTRL + O 3.4.1 Save – Lưu văn Sử dụng Save để lưu tệp tin hành vào thiết bị lưu trữ (VD: USB, ổ đĩa, lưu trữ trực tuyến…) Cách thực Save: File Home Save Lưuàtệp tin Chú ý: Phím tắt lưu tài liệu: CTRL + S; Khi tệp tin lưu lần gọi chức Save As (xem phần sau) 3.4.2 Save As – Lưu văn tạo Sử dụng Save As muốn lưu văn đồng thời tạo văn hành, có thể: Được đặt tên mới; đặt thư mục khác; Cách thực Save As: Trang 18 File Home Lưuàfileàtrê yà Tìm chọ ơiàlưuàfile Đặt tên file Chọ hàlưuàfileà trực tuyến Văn lưu lần (Save) gọi chức Save As; Nếu máy tính khơng có kết nối Internet khơng có tài khoản OneDrive nên chọn lưu file thư mục máy tính (chọn Browse This PC) File Home Chọn máy in Số in Xe àtrước trang in In máy in Thiết lập in ấn Phím tắt In: Ctrl + P Chức cho phép tạo văn hành chuyển sang kiểu file khác để xuất thành ấn phẩm điện tử, có kiểu file như: PDF/XPS: dạng file mà việc hiển thị văn không phụ thuộc vào môi trường làm việc người sử dụng Trong hầu hết trường hợp, file hiển thị giống môi trường làm việc khác Các kiểu file khác – Change File Type:  doc: file lưu với định dạng phiên Word 97-2003;  txt: file chứa liệu kiểu ký tự (text);  odt: file lưu với định dạng phần mềm nguồn mở Writer Trang 19 3.6.1 Xuất file dạng PDF/XPS File Home Tạo file PDF/XPS Tìm chọ ơiàlưfilề File name: Đặt tên file Save as Type: đổi kiểu file (nếu cần) 3.6.2 Xuất dạng file khác – Change file Type File Home Thayàđổi kiểu file khác Chọn kiểu file Tìm chọ ơiàlưuàfile Đặt tên file Trang 20 Tab View – Thay đổi cách xem (hiển thị) văn Tab View bao gồm chức hỗ trợ người dùng thay đổi cách xem (hay hiển thị) văn Các chức chia thành nhóm – Group: Group Views C hà e àvă ản Print Layout Dạng trang in Read Mode Chế độ đọc Group Views Ẩn/Hiện công cụ trợ giúpà e àvă ản Group Zoom Tha àđổi kích cỡ xem vă ản Group Windows Sắp xếp, tổ chức cửa sổ vă ản Draft Dạng nháp Web Layout Dạng Web Outline Dạ gàđề ươ g Muốn thay đổi cách xem văn chọn vào kiểu xem trên, văn tự động chuyển thành chế độ xem tương ứng Ý nghĩa chế độ xem: Dạng trang in - Print Layout: Chế độ mặc định bắt đầu mở Word; Thường sử dụng để soạn thảo văn bản; Trong chế độ nội dung văn hiển thị dạng trang giống in giấy xuất thành ấn phẩm điện tử khác Print Layout Dạng trang in Trang 21 Chế độ đọc – Read Mode  Chế độ ẩn công cụ soạn thảo; Dạng Web - Web Layout  Người dùng sử dụng công cụ đọc tài liệu eBook Hiển thị nội dung văn giống trang Web Dạng đề cương – Outline Chế độ nháp – Draft  Hiển thị tài liệu với mức (Level) giúp  Chỉ hiển thị liệu dạng ký tự (text); người sử dụng dễ dàng kiểm soát bố cục  Hiển thị ngắt phân trang tài liệu, tài liệu, thu nhỏ xem chi tiết nội giúp người dùng dễ dàng quản lý (thêm, xóa) dung Level; ngắt  Chỉ hiển thị liệu ký tự (text);  Hiển thị ngắt (Break) sử dụng Trang 22 Ruler Tha hàthước Thanh thước Navigation Pane Cửa sổ duyệt tài liệu Gridlines Đườ gàlưới Nên: Hiển thị thước – Ruler: để dễ chỉnh nội dung văn bản; Hiển thị cửa sổ duyệt tài liệu – Navigation Pane: để dễ kiểm soát bố cục văn bản; Chỉ đường lưới – Gridlines: cần chỉnh xác ảnh, hình vẽ … đường lưới hay làm rối mắt trình soạn thảo 4.2.1 Ruler - Thanh thước Ruler – Thanh thước dùng để chỉnh ký tự, hình ảnh, bảng biểu trang giấy Thanh thước hiển thị theo đơn vị đo khác như: Inches; Centimeters; Millimeters; Points; Picas Xem thêm phần Ruler – Thanh thước để đổi đơn vị đo hiển thị thước Trang 23 4.2.2 Navigation Pane – Cửa sổ duyệt tài liệu Cửa sổ duyệt tài liệu có kiểu khác nhau: Kiểu đề mục - Headings Kiểu trang - Pages Kiểu cửa sổ tìm kiếm – Result  Hiển thị nội dung đề mục Hiển thị ảnh thu nhỏ Hiển thị kết cần tìm kiếm văn có áp dụng Style dạng Heading trang văn  Navigation pane không hiển thị tiêu đề bảng, hộp chữ, tiêu đề đầu cuối trang – Header & Footer Cách bật/tắt cửa sổ duyệt tài liệu Navigation Pane: Chọn Tab View Tích chọn Navigation Pane Hiện cửa sổ duyệt tài liệu 4.2.3 Window – Sắp xếp cửa sổ làm việc Arrange All Xếp tất cửa sổ nằm ngang New Window Tạo thêm cửa sổ chứa vă ản hành View Side by Side Xếp cửa sổ song song theo chiều dọc Split Chia cửa sổ hành thành phầ àđộc lập Switch Windows Chuyển cửa sổ làm việc Khi có nhiều cửa sổ MS Word mở, xếp lại để dễ thao tác chức tab View Trang 24 Ví dụ: mở tệp tin A01234_KTTuan1.docx Yeucau_KTTuan1.docx A01234_KTTuan1.docx - Word Arrange All Xếp tất cửa sổ nằm ngang Yeucau_KTTuan1.docx - Word View Side by Side Xếp cửa sổ song song theo chiều dọc Yeucau_KTTuan1.docx - Word A01234_KTTuan1.docx - Word a View Arrange All - Xem nhiều văn đồng thời theo chiều ngang Mở file cần xem đồng thời Chọn Arrange All A01234_KTTuan1.docx - Word Kết Arrange All file A01234_KTTuan1 Yeucau_KTTuan1 Yeucau_KTTuan1.docx - Word SV nên xem theo cách để vừa xem file yêu cầu kiểm tra vừa định dạng làm Trang 25 b View Side by Side - Xem văn song song theo chiều dọc Mở file Kết View Side by Side file A01234_KTTuan1 Yeucau_KTTuan1 cần xem song song Chọn View Side by Side Yeucau_KTTuan1.docx - Word A01234_KTTuan1.docx - Word View Side by Side thường dùng để so sánh văn có điểm giống khác nhau, nên sau chọn View Side by Side tính Synchronous Scrolling tự động bật: Tính cuộn đồng thời - Synchronous Scrolling: cho phép người dùng xem văn song song, cuộn chuột văn văn cịn lại cuộn theo Bạn tắt tính cách bấm vào Synchronous Scrolling Khi mở nhiều cửa sổ, muốn xem song song văn nên thực theo bước sau (VD xem song song file A01234_KTTuan1.docx Yeucau_KTTuan1.docx): Chuyển file hành văn (VD chuyển cửa sổ làm việc file A01234_KTTuan1.docx) View  Chọn View Side by Side Xuất cửa sổ Compare Side by Side with (do có nhiều cửa sổ mở) BTTuan1.docx Yeucau_KTTuan1.docx YCTuan2.docx Chọn file cần xem song song (VD file Yeucau_KTTuan1.docx) Kết file A01234_KTTuan1.docx cửa sổ trái Yeucau_KTTuan1.docx cửa sổ phải Trang 26 4.2.4 Zoom – Phóng to/Thu nhỏ vùng làm việc Zoom k hàthước 100% Mở cửa sổ Zoom Xem dạng trang Xem vừa hình Xem dạng nhiều trang Cửa sổ Zoom Ngồi cách Zoom Zoom Slider, người dùng sử dụng phóng to/thu nhỏ vùng làm việc với nhiều lựa chọn Tab View/ Group Zoom hình Trang 27 Một số chức hỗ trợ Word cung cấp số chức hỗ trợ như: Find – Tìm kiếm: giúp người dùng tìm đến nội dung mong muốn cách nhanh xác Copy – Sao chép, Cut – Cắt, Paste – Dán: Thao tác cắt, dán hay sử dụng trình soạn thảo văn bản, giúp nâng cao tốc độ soạn thảo định dạng văn Cách thực tìm kiếm: Chọn Home  nhóm Editing  chọn Find (Hoặc Nhấn CTRL + F) Xuất cửa sổ Navigation: Nhập cụm từ cần tìm mục Search Document  Nhấn enter để tìm Chọn kết tìm Chọn Find Nhập cụm từ cần tìm VD: Word 2016 Số kết phù hợp Danh sách kết Nộiàdu gàt àđược có màu vàng Chọn kết tì àđược Thao tác chép, cắt, dán, chép định dạng nằm nhóm Clipboard tab Home Cut Cắt Paste Dán Copy Sao chép Format Painter Sao chép định dạng Các thao tác Cut Copy thao tác đưa nội dung vào Clipboard, sau thao tác Paste lấy nội dung có từ Clipboard để đưa vào vị trí yêu cầu Do đó, thao tác Paste sau Cut /Copy Trang 28 5.2.1 Clipboard Clipboard, gọi vùng đệm, nơi chứa liệu lệnh Copy/Cut để Paste đến vị trí khác Clipboard thực theo nguyên tắc ngăn xếp, nghĩa là:  Những nội dung vừa Copy/Cut đặt lên  Khi thực thao tác Paste máy tính mặc định lấy nội dung Clipboard Nội dung Copy, Cut, Paste văn dạng ký tự ảnh, biểu đồ, bảng biểu Nguyên tắc làm việc Clipboard: Copy/ Cut Đẩyvào Clipboard Paste Lấy 5.2.2 Copy & Paste – Sao chép dán Sao chép nội dung chọn, đưa nội dung vào Clipboard COPY: 12 Chọn nội dung Chọn Copy (hoặc Ctrl + C) lồi hoa nhiều người u thích Clipboard Kết Copy mệnh danh chúa tể tình u Nộiàdu gàsaồ hépàđược đưầv ồClip oard PASTE: 34 lồi hoa nhiều người u thích Chọn vị trí cần dán Chọn Paste (Ctrl + V) Kết Paste Nội dung từ Clip oardàđược lấy dán vào vị trí mệnh danh chúa tể tình u lồi hoa nhiều người u thích mệnh danh chúa tể tình u Có thể sử dụng Paste nhiều lần sau Copy/Cut Trang 29 Paste Options – Tùy chọn nội dung dán: Nội dung Copy Keep text only Chỉ dán nội dung chữ Microsoft Microsoft Word 2016 Merge Formatting Dán nội dung với định dạng theo vị trí Keep Source Formatting Dán nộiàdu gàv àđịnh dạng Microsoft Word 2016 Microsoft a Cut - Cắt Cắt nội dung chọn, đưa nội dung vào Clipboard Chọn nội dung cần cắt Chọn Cut (hoặc Ctrl + X) Kết Nội dung bị cắt trê àvă ả àv àđược đưầv ồClip oard Trường Đại học Thăng Long – Nghiêm Xuân Yêm – Hoàng Mai - Hà Nội Trường Đại học Thăng Long Sau Cut, muốn sử dụng nội dung Cut phải kết hợp thêm chức Paste (Xem Copy & Paste) Trang 30 ... Thanh Ribbon chứa lệnh làm việc với văn tổ chức theo tiến trình làm việc Một số tab MS Word 2016: Chức Tab File Chứa chức làm việc với tệp tin Home gồm chức soạn thảo định dạng văn Insert để thêm... File Backstage view – Các thao tác làm việc với tệp tin File Backstage view gồm chức làm việc với tệp tin như: Tạo mới, Mở, Lưu, In ấn… Một số chức menu file: Info Xem thơng tin file Ư New Tạoàvă... biết thơng tin file hành Thường dùng tính để xem đường dẫn file hành File Home LamquenMSWord2016.docx - Word Tê àvă ản Thưà ụ àlưvă ản file tạồ( hưầlưlần nào) khơng có LamquenMSWord2016 D: >>KNSTVB