BÀI 1: MỘT SỐ KIẾN THỨC CẦN CỦNG CỐ TRONG EXCEL

Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố Excel BÀI 1: MỘT SỐ KIẾN THỨC CẦN CỦNG CỐ TRONG EXCEL Nội dung Củng cố lại khái niệm gồm:  Địa ô;  Các kiểu liệu;  Công thức;  Cơ sở liệu;  Quy tắc xây dựng vùng điều kiện Hướng dẫn học     Nghe giảng đọc tài liệu để nắm bắt nội dung Làm tập luyện thi trắc nghiệm theo yêu cầu Liên hệ lấy ví dụ thực tế để minh họa cho nội dung học Thực hành phần mềm excel tất ví dụ tập Mục tiêu Sau học này, bạn có thể:  Sử dụng địa ô, kiểu liệu, công thức, sở liệu quy tắc xây dựng vùng điều kiện excel  Áp dụng kiến thức excel vào tài chính, kế tốn Thời lượng học   Thời gian học lý thuyết lớp tiết Sinh viên tự thực hành làm tập nhà ACC201_Bai 1_v1.0011103225 Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố Excel TÌNH HUỐNG KHỞI ĐỘNG BÀI Tình Được Microsoft mua lại, Excel sử dụng với vai trị cơng cụ quản lý sổ sách đơn giản nhiều sử dụng bảng tính thực Tại lại vậy? Điều giống có hàng triệu người mua xe ô tô hai cầu để lái đến siêu thị – so sánh khập khiễng Chúng giúp bạn đánh giá xe ô tô hai cầu bạn hàng triệu người sử dụng Excel mà chưa nhập công thức tạo đồ thị hội để bạn thử giao diện Excel Thực tế phần bổ sung cho bảng tính có tên gọi Daily Food Diary Microsoft bán kèm với Excel Ý tưởng bạn cố gắng giảm vài kg chế độ ăn kiêng phần giúp bạn ghi nhận lại trình ăn kiêng bạn, giúp bạn có động lực đảm bảo bạn khơng bị sút cân nhanh Phần cho bạn biết phải thực tất công việc – dạy bạn số kỹ Excel mà bạn áp dụng để theo dõi dự án khác, chẳng hạn tài nhiều thứ khác Bạn thấy việc sử dụng công thức dễ tương tác hơn, thú vị so với việc đơn giản tạo danh sách Nhưng muốn tối thiểu kiến thức Excel phải hiểu cách nhuần nhuyễn Câu hỏi Các vấn đề Excel cho nhất? Các vấn đề vận dụng vào kế toán, ngành thống kê… nào? ACC201_Bai 1_v1.0011103225 Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố Excel 1.1 Địa ô Một tệp bảng tính Excel gọi Workbook Workbook ngầm định có tên book# Khi khởi động, tệp bảng tính ngầm định có tên book1.xls Phần mở rộng XLS Excel tự động thêm vào đặt tên tệp Mỗi workbook chứa 255 worksheet (hay chartsheet) Các worksheet hay chartsheet gọi trang bảng tính Các trang chứa liệu, cơng thức tính tốn, đồ thị, đồ Mỗi worksheet chứa 16 triệu (cell) Ơ giao cột dòng Từ phiên Office 2003 trở trước, sheet có 256 cột ký hiệu từ A–IV Đồng thời sheet có 65536 dịng ký hiệu từ 1– 65536 Các tham khảo địa ô Dạng địa thông dụng Cột Dịng, ví dụ A1 giao cột A dịng Ngồi cịn sử dụng dạng địa R1C1 (số thứ tự dòng số thứ tự cột) Để chọn dịng bảng tính, nháy nút trái chuột vào chữ số ký hiệu dịng Để chọn cột, nháy nút trái chuột vào chữ ký hiệu cột Để chọn vùng gồm nhiều ô liên tục, nhấn giữ trái chuột kéo Cũng sử dụng phím shift kết hợp với phím mũi tên phím shift kết hợp với nháy nút trái chuột để chọn vùng Để chọn nhiều vùng khơng liền nhau, nhấn giữ phím Ctrl nháy chuột trái Để chọn bảng tính, nháy nút trái chuột vào vị trí góc bên trái bảng tính, nơi giao tên hàng tên cột dùng tổ hợp phím Ctrl + A Để điều chỉnh độ rộng dòng nhấn giữ kéo chuột đường phân cách hai vị trí tiêu đề tên cột Để thay đổi độ rộng dòng, nhấn giữ kéo chuột đường phân cách hai dịng vị trí tiêu đề dịng Để thay đổi độ rộng nhiều cột, chọn vùng có cột cần thay đổi độ rộng, chọn lệnh Format → Column → Width, hộp thoại column width xuất Gõ vào độ rộng cột cần thay đổi chọn OK hay nhấn phím Enter Làm tương tự cho dịng (row) Địa ô chia làm ba loại sau:  Địa tương đối: Địa tương đối có dạng cột dịng, ví dụ B3 Một cơng thức có chứa địa tương đối chép đến vị trí địa tự động biến đổi  Địa tuyệt đối: Địa tuyệt đối có dạng $cột$dịng, ví dụ $B$3 Một cơng thức có chứa địa tuyệt đối chép đến vị trí địa khơng thay đổi  Địa hỗn hợp: Địa hỗn hợp dạng kết hợp địa tương đối địa tuyệt đối theo dạng $cột dịng (ví dụ $B3) hay cột $dịng (ví dụ B$3) Khi chép cơng thức có chứa địa hỗn hợp, thành phần tuyệt đối không biến đổi, thành phần tương đối biến đổi Để chuyển đổi dạng địa ô ta sử dụng phím chức F4 1.2 Các kiểu liệu Nắm vững dạng liệu quan trọng để giải toán Excel Để định dạng liệu, lựa chọn (bôi đen) vùng liệu, chọn lệnh Format → cells → numbers ACC201_Bai 1_v1.0011103225 Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố Excel Cửa sổ hình 1.1 Có thể sử dụng tổ hợp phím tắt Ctrl + nháy chuột phải vào vùng chọn cho kết Hình 1.1: Định dạng liệu 1.2.1 Kiểu số Dữ liệu số (Number): Dữ liệu kiểu số tự động thẳng bên phải ô Theo ngầm định, kiểu số sử dụng dấu chấm (.) để ngăn cách phần thập phân phần nguyên Biểu diễn số âm Excel sử dụng cách hình 1.1  Cách 1: Sử dụng dấu trừ (–) toán học  Cách 2: Sử dụng dấu ngoặc đơn kế toán  Cách 3: Sử dụng màu đỏ  Cách 4: Vừa dùng màu đỏ vừa dùng dấu ngoặc đơn Các hàm tài Excel sử dụng cách thứ tư Để sử dụng dấu phân cách phần nghìn, nháy chọn ô Use 1000 separator (,) Thay đổi số số sau dấu phân cách thập phân ô Decimal places Hình 1.2: Biểu diễn số âm excel ACC201_Bai 1_v1.0011103225 Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố Excel 1.2.2 Kiểu tiền tệ Dữ liệu kiểu tiền tệ (Currency): Dữ liệu kiểu tiền tệ tự động thẳng bên phải ô Dạng biểu diễn đơn vị tiền tệ nước giới Dữ liệu kiểu tiền tệ biểu diễn số thập phân giống liệu kiểu số 1.2.3 Kiểu ngày Kiểu ngày tháng (Date): Dữ liệu kiểu ngày tháng tự động thẳng bên phải Kiểu ngày tháng thực với phép tính số học Theo ngầm định, kiểu ngày tháng nhập vào Excel theo dạng MM/DD/YY (MM: Biểu diễn tháng, DD: Biểu diễn ngày, YY: Biểu diễn năm) Trong cửa sổ Format cells thư mục Type liệt kê cách hiển thị ngày Excel Hình 1.3: Chọn kiểu Date excel 1.2.4 Kiểu Kiểu thời gian (Time): Kiểu thời gian tự động thẳng bên phải ô Biểu diễn thời gian Excel có dạng HH:MM:SS (HH: Chỉ giờ, MM: Chỉ phút, SS: Chỉ giây) Hình 1.4: Chọn kiểu Time excel ACC201_Bai 1_v1.0011103225 Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố Excel 1.2.5 Kiểu phân số Kiểu phân số (Fraction): Kiểu phân số tự động thẳng bên phải ô Kiểu phân số biểu diễn số dạng phân số Kiểu hiển thị chọn mục Type Hình 1.5: Chọn kiểu Fraction excel 1.2.6 Kiểu đặc biệt Kiểu đặc biệt (Special): Kiểu dùng để biểu diễn dạng đặc biệt mã số bưu điện, số điện thoại kiểu Mỹ… Hình 1.6: Chọn kiểu Special ACC201_Bai 1_v1.0011103225 Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố Excel 1.2.7 Kiểu ký tự Kiểu ký tự (Text): Kiểu ký tự pha trộn chữ cái, chữ số ký tự đặc biệt Dữ liệu kiểu ký tự tự động trái Sử dụng liệu kiểu ký tự hàm phép toán phải bao cặp dấu nháy kép (“ ”) Lưu ý: Cặp dấu nháy kép khác cặp dấu nháy đơn (‘ ’) Chú ý: Với dãy kí tự bắt đầu số vơ nghĩa (ví dụ số điện thoại 0913…) nhập vào bảng tính, Excel tự động cắt số Để giữ lại số này, sử dụng dấu (‘) trước dãy kí tự định dạng ô kiểu ký tự 1.3 Công thức Một bảng tính (worksheet) tập số chuỗi văn vô tri vô giác bạn định nghĩa loại quan hệ chúng Bạn thực điều cách tạo cơng thức, để thực phép tính cho kết Chương trình bày cho bạn số điểm công thức, bao gồm thiết lập công thức cho số chuỗi văn đơn giản, tìm hiểu thứ tự ưu tiên toán tử, chép di chuyển cơng thức bảng tính, cách tận dụng tối đa tên dãy để làm cho việc tạo công thức dễ dàng dễ đọc 1.3.1 Khái niệm Tất cơng thức Excel có chung cấu trúc: Bắt đầu dấu (=), theo sau hay nhiều toán hạng (operand) - giá trị, tham chiếu ô, dãy, tên dãy, tên hàm - tách biệt hay nhiều toán tử (operator) - ký hiệu kết hợp tốn hạng theo cách đó, chẳng hạn dấu cộng (+), ký hiệu lớn (>) Ghi chú: Bạn dùng khoảng trắng toán hạng toán tử cơng thức Đây điều nên làm khoảng cách thành phần công thức giúp công thức dễ đọc Và Excel chấp nhận xuống hàng công thức Điều thuận lợi cho bạn bạn có cơng thức dài, cho phép bạn ngắt công thức thành nhiều hàng Để xuống hàng cơng thức, bạn dùng tổ hợp phím Alt+Enter 1.3.2 Các loại công thức Excel chia công thức thành bốn loại: số học (arithmetic), so sánh (comparison), chuỗi văn (text), tham chiếu (reference) Mỗi loại có tập hợp tốn tử riêng cách sử dụng loại công thức khác  Sử dụng công thức số học (Arithmetic Formulas) Cho đến bây giờ, công thức số học công thức phổ thông Chúng kết hợp số, địa ô, kết hàm tốn tử số học để thực phép tính Hình 1.7 tóm tắt tốn tử sử dụng công thức số học ACC201_Bai 1_v1.0011103225 Bài 1: Một số kiến thức cần củng cố Excel Operator Toán tử + * / % ^ Name Tên Addition Phép cộng Subtraction Phép trừ Negation Phép phủ định (Dấu trừ đại số) Multiplication Phép nhân Division Phép chia Percentage Phép tính phần trăm Exponentiation Phép tính lũy thừa Example Ví dụ Result Kết = 10 + 15 = 10 - 5 = -10 -10 = 10 * 50 = 10/5 = 10% 0.10 = 10 ^ 100,000 Hình 1.7: Các tốn tử cơng thức số học Hầu hết tốn tử đơn giản, có tốn tử lũy thừa cần giải thích thêm Cơng thức = x^y nghĩa giá trị x nâng lên lũy thừa y Ví dụ, cơng thức = 3^2 cho kết (nghĩa 3*3 = 9) Tương tự, công thức = 2^4 cho kết 16 (nghĩa là, 2*2*2*2 = 16)  Sử dụng công thức so sánh (Comparison Formulas) Công thức so sánh (comparison formula) mệnh đề so sánh hai nhiều số, chuỗi văn bản, nội dung ô kết hàm Nếu mệnh đề đúng, kết trả công thức giá trị TRUE (tương đương với giá trị khác 0) Nếu mệnh đề sai, kết trả công thức giá trị FALSE (tương đương với 0) Hình 1.8 tóm tắt tốn tử mà bạn sử dụng cơng thức so sánh Operator Tốn tử Name Tên Example Ví dụ Result Kết = Equal to Bằng với = 10 = FALSE > Greater than Lớn = 10 > TRUE < Less than Nhỏ = 10 < FALSE >= Greater than or equal to Lớn với = “a”>=”b” FALSE