Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước

Bài viết Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước trình bày các nội dung chính sau: Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và sự cần thiết đổi mới tổ chức và hoạt động; Các yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước.

ĐẠI HỌC SÀI GÒN OF SAIGON UNIVERSITY

Email: tcdhsg@sgu.edu.vn ; Website: http://sj.sgu.edu.vn/

ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG

TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

Renewing organization and operation of the office

in the state administrative agencies

ThS.NCS Lê Hùng Điệp(1), ThS.NCS Trần Bá Hùng(2)

(1) Trường Đại học Sài Gòn

(2) Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – ĐHQG TP.HCM

TÓM TẮT

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu và đóng vai trò quyết định đến hiệu lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước Hoạt động của văn phòng đã từng bước được đổi mới và hoàn thiện, tuy nhiên vẫn chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra Đặc biệt, quá trình phát triển kinh tế - xã hội đặt

ra yêu cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước Đổi mới công tác văn phòng vừa là yêu cầu, vừa là nhu cầu không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ

cơ quan hành chính nhà nước nào Để phát huy được vị trí và vai trò quan trọng của mình thì văn phòng cần phải được cải cách theo hướng hiện đại, chuyên nghiệp và hiệu quả

Từ khóa: công tác văn phòng, cơ quan hành chính nhà nước, đổi mới, hiện đại hóa

ABSTRACT

The office is an indispensable part and plays a decisive role on the effectiveness and efficiency of state administrative agencies The operation of the office has been gradually renewed and completed, but it has not met the requirements In particular, the process of socio-economic development requires a renovation of the organization and operation of offices in state administrative agencies Renewing office work is both a requirement and an indispensable need in the operation of any state administrative agency In order to promote its position and important role, the office needs to be reformed in a modern, professional and efficient direction

Keywords: office work, state administrative agencies, renew, modernization

1 Văn phòng trong các cơ quan

hành chính nhà nước và sự cần thiết đổi

mới tổ chức và hoạt động

1.1 Khái quát về văn phòng trong các

cơ quan hành chính nhà nước

Công tác văn phòng là một nội dung

không thể thiếu trong hoạt động của bất kỳ

tổ chức nào Tùy thuộc vào quy mô tổ chức

và tính chất hoạt động mà công tác này

được tổ chức thành các cơ quan độc lập hoặc các bộ phận, cá nhân phụ trách Trong các cơ quan hành chính nhà nước (CQHCNN) hiện nay cũng tổ chức thành

cơ quan và các chức danh phụ trách công tác văn phòng Các cơ quan/chức danh văn phòng được tổ chức từ trung ương đến cơ

sở, CQHCNN thẩm quyền chung cũng như CQHCNN thẩm quyền riêng Hệ thống cơ Email: hungdiep2112@gmail.com

quan/chức danh này thực hiện các chức

năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định

pháp luật

Đối với mỗi tổ chức, công tác văn

phòng đóng vai trò vô cùng quan trọng Nội

dung của công tác này trong các CQHCNN

về cơ bản cũng thực hiện các hoạt động như

các cơ quan, tổ chức khác Có thể kể đến

như: quản lý văn bản đến, văn bản đi; lưu trữ

hồ sơ, tài liệu; tham mưu, xây dựng kế

hoạch, chương trình công tác; tổng hợp số

liệu, thông tin phục vụ công tác quản lý; đảm

bảo công tác hậu cần (cơ sở vật chất, lái xe,

vệ sinh…); quản lý nhân sự; tổ chức họp, hội

nghị, sự kiện; phụ trách cải cách hành chính

nhà nước.v.v

Mục đích của công tác văn phòng trong

các CQHCNN là tham mưu, tổng hợp, hậu

cần phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý

của các CQHCNN Với chức năng, nhiệm vụ

nêu trên, có thể khẳng định rằng công tác văn

phòng trong các CQHCNN đóng vai trò vô

cùng quan trọng Công tác này sẽ góp phần

đảm bảo hoạt động của CQHCNN diễn ra

liên tục, thông suốt, nâng cao chất lượng

quản lý, điều hành của lãnh đạo các cơ quan,

đơn vị “Văn phòng CQHCNN là đơn vị có

chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức

và điều hành công việc, đồng thời là trung

tâm thông tin phục vụ lãnh đạo” (Lưu Kiếm

Thanh, 2008, tr 20)

1.2 Sự cần thiết phải đổi mới tổ chức

và hoạt động của văn phòng trong các cơ

quan hành chính nhà nước

Trong bối cảnh hiện nay, công tác văn

phòng đang đứng trước nhiều tác động

buộc phải thay đổi cách thức tổ chức và

hoạt động Yêu cầu đổi mới tổ chức và

hoạt động xuất phát từ những tác động cơ

bản sau đây:

Thứ nhất, xuất phát từ những bất cập

trong tổ chức và hoạt động của văn phòng

Trong thời gian qua, tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các CQHCNN

đã từng bước được cải thiện Văn phòng đã

hỗ trợ đắc lực cho quá trình lãnh đạo, điều hành của Thủ trưởng cơ quan cũng như việc nâng cao hiệu lực, hiệu quả của các CQHCNN Tuy nhiên, quá trình cải cách hoạt động văn phòng nhìn chung còn tiến hành chậm và chưa đáp ứng được yêu cầu đặt ra Mức độ ứng dụng công nghệ thông

tin (CNTT) còn rất chậm và “khiêm tốn”,

chẳng hạn theo khảo sát của nhóm tác giả cho thấy chỉ có 8/24 quận, huyện ở TP Hồ Chí Minh có Cổng thông tin điện tử của các phường (gồm các quận, huyện: 2, 9,

10, 12, Tân Bình, Tân Phú, Thủ Đức, Hóc Môn) Trong khi đó đối với các địa phương khác số lượng Cổng thông tin điện tử cấp

xã chiếm tỷ lệ rất thấp, thậm chí có địa phương không có Bên cạnh đó, việc thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo còn chưa khoa học, năng lực tham mưu còn hạn chế, theo kết luận tại Hội nghị tổng kết công tác của Văn phòng

Chính phủ năm 2019 đã khẳng định “Năng

lực tham mưu tổng hợp đã có nhiều tiến bộ nhưng trong một số trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu, vẫn còn trường hợp xử lý văn bản chậm hoặc không thực hiện đúng quy chế làm việc Công tác theo dõi, nắm tình hình thực tiễn và thông tin dư luận để chủ động tham mưu đề xuất còn hạn chế” (Hữu

Nguyên, 2019) Đội ngũ nhân sự làm việc trong văn phòng hiện nay vẫn chưa có đủ các kỹ năng cần thiết để thực hiện nhiệm vụ; việc đào tạo chưa đáp ứng yêu cầu thực

tiễn, “Hiện nay, công tác tham mưu còn

nhiều khó khăn, thách thức, trước hết là phụ thuộc vào chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, vẫn còn có những cán bộ, công chức, viên chức không đủ tầm

để có thể đưa ra những dự báo, những đề

xuất có hiệu quả, dẫn đến quá trình phản

hồi thông tin từ cấp dưới lên cấp trên, từ

cá nhân thực thi lên người lãnh đạo, quản

lý của cơ quan, tổ chức là rất chậm”

(Phạm Thị Hồng Thắm, 2020) Mặt khác,

việc ứng dụng CNTT chủ yếu chỉ dừng lại

ở việc trang bị máy tính chứ chưa chú

trọng nhiều đến các công nghệ, phần mềm,

“Các loại phần mềm chưa được trang bị

đầy đủ, chưa đảm bảo được yêu cầu của

công nghệ số trong cập nhật và chuyển

giao dữ liệu” (Quế Hương, 2019)

Thứ hai, tác động của quá trình cải

cách hành chính nhà nước

Cải cách hành chính nhà nước là một

trong những chủ trương, biện pháp lớn của

Đảng và Nhà nước Hiện nay chúng ta

đang tiến hành cải cách hành chính nhà

nước trên sáu nội dung, bao gồm: cải cách

thể chế; cải cách bộ máy hành chính nhà

nước; cải cách thủ tục hành chính; nâng

cao chất lượng cán bộ, công chức, viên

chức; cải cách tài chính và hiện đại hóa nền

hành chính (Chính phủ, 2011, tr 2-7) Sáu

nội dung cải cách này đòi hỏi tất cả các

CQHCNN đều phải thực hiện, trong đó văn

phòng cũng không ngoại lệ Điều này đòi

hỏi văn phòng các CQHCNN phải cải cách

tất cả các nội dung này gắn với công tác

văn phòng Quá trình cải cách hành chính

yêu cầu văn phòng phải đẩy mạnh ứng

dụng CNTT vào hoạt động của văn phòng

Ngoài yêu cầu phải ứng dụng CNTT vào

công tác văn phòng, quá trình cải cách

hành chính nhà nước cũng yêu cầu phải

nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công

chức, sắp xếp lại tổ chức bộ máy cơ quan

văn phòng, đơn giản hóa thủ tục hành

chính trong hoạt động của mình Quá trình

cải cách hành chính cũng đặt ra yêu cầu

văn phòng phải nâng cao hiệu lực, hiệu quả

hoạt động của mình để từ đó thực hiện tốt

chức năng hậu cần và chức năng tham mưu tổng hợp

Thứ ba, tác động của cách mạng công nghiệp 4.0

Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển hết sức mạnh mẽ với những biến đổi sâu sắc Hiện nay, đời sống kinh tế - xã hội đang đối diện với nhiều xu thế biến đổi khác nhau, đặc biệt là cách mạng công nghiệp lần thứ 4 (CMCN 4.0) Giáo sư Klaus Schwab (người Đức), Chủ tịch Diễn đàn Kinh tế Thế giới Davos cho rằng

“Chúng ta đang tiến tới một cuộc cách

mạng công nghệ, công nghiệp làm thay đổi

cơ bản lối sống, phong cách làm việc và cách thức giao tiếp Xét về phạm vi, mức

độ và tính phức tạp, sự dịch chuyển này không giống với bất kỳ điều gì mà con người từng trải qua” (Cục Thông tin Khoa

học và Công nghệ Quốc gia, 2017, tr 1) Cuộc CMCN 4.0 có tác động mạnh mẽ tới tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội, trong đó có hoạt động của các CQHCNN Quá trình phát triển này đòi hỏi các CQHCNN cũng như công tác văn phòng phải đẩy nhanh và nâng cao chất lượng hoạt động CMCN 4.0 yêu cầu công tác văn phòng phải hiện đại hóa một cách toàn diện

từ cơ sở vật chất, quy trình, thủ tục đến con người Tác động của CMCN 4.0 đặt ra yêu cầu phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT, áp dụng các thành tựu phát triển của khoa học công nghệ vào hoạt động văn phòng nhằm bắt kịp yêu cầu cũng như khai thác được những thời cơ của cuộc CMCN 4.0 tạo ra

2 Các yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước

Sự phát triển các lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội, đặc biệt là CMCN 4.0 và quá trình cải cách hành chính đặt ra yêu cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của

công tác văn phòng, cụ thể như sau:

Thứ nhất, đổi mới cơ cấu tổ chức của

văn phòng

Văn phòng là một bộ phận cấu thành

của CQHCNN, vì vậy trong quá trình cải

cách hành chính hiện nay cũng đặt ra yêu

cầu phải sắp xếp hoàn thiện tổ chức bộ

máy Bối cảnh sắp xếp tổ chức bộ máy

hành chính, sắp xếp các đơn vị hành chính

huyện, xã theo Nghị quyết số 37-NQ/TW

ngày 24 tháng 12 năm 2018 của Bộ Chính

trị tác động lớn đến tổ chức của các văn

phòng Ngoài ra, đối với Văn phòng Chính

phủ, Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh

cũng phải được sắp xếp theo hướng tinh

gọn lại Trong sắp xếp tổ chức bộ máy, văn

phòng của các cơ quan phải đáp ứng yêu

cầu ngày càng hợp lý hóa cơ cấu tổ chức,

đặc biệt là vấn đề đơn giản hóa tổ chức bộ

máy, phân định rõ ràng chức năng, nhiệm

vụ giữa văn phòng với các đơn vị khác có

liên quan Để có thể thực hiện được điều

này, yêu cầu đặt ra là phải phân tích tổ

chức, phân tích công việc một cách bài bản

và thống nhất trong toàn bộ máy tổ chức

Thứ hai, yêu cầu nâng cao chất lượng

đội ngũ nhân sự

Trong tổ chức và hoạt động của văn

phòng các CQHCNN thì yếu tố cần phải

đổi mới đầu tiên cần phải kể đến đó là con

người Trong quá trình hoạt động đòi

hỏi phải có một đội ngũ công chức có

“tâm” và có “tầm” Muốn vậy, đòi hỏi các

CQHCNN phải nâng cao chất lượng của

đội ngũ nhân sự văn phòng Các CQHCNN

cần xây dựng một đội ngũ nhân sự có kiến

thức chuyên môn vững vàng, có tinh thần

thái độ phục vụ, có ý thức tổ chức kỷ luật

cao Đội ngũ công chức văn phòng phải

đáp ứng được yêu cầu chuyên môn cũng

như việc sử dụng thành thạo các kỹ năng

mềm để phục vụ cho việc thực hiện các

chức năng, nhiệm vụ Quá trình đổi mới hiện nay đòi hỏi công chức văn phòng phải

hình thành nên “văn hóa tốc độ” trong xử

lý công việc, đồng thời hình thành tư duy nhạy bén và tư duy tổng hợp để có thể hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được phân công Yêu cầu trong giai đoạn mới của văn phòng đặt ra phải hình thành nên một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp, hiện đại

Bên cạnh đó, trong bối cảnh của cuộc CMCN 4.0, chúng ta đang hướng tới xây

dựng một nền hành chính “điện tử” Để xây dựng được “Chính phủ điện tử”, “Văn

phòng điện tử” đòi hỏi phải có những

“Con người điện tử” Do đó, mỗi cán bộ

công chức viên chức văn phòng phải tự nâng cao trình độ, kỹ năng CNTT CBCC văn phòng phải sử dụng thành thạo các phần mềm, tiện ích, có kỹ năng tin học tốt

để làm chủ công nghệ Quá trình phát triển công nghệ yêu cầu đội ngũ nhân sự không chỉ dừng lại ở kiến thức tin học cơ bản mà còn đòi hỏi phải nâng cao hơn nữa, đặc biệt

là khả năng tiếp cận và sử dụng công nghệ, khả năng sử dụng thành thạo các công cụ,

các phần mềm, có khả năng “làm chủ”

công nghệ, làm việc độc lập trên môi trường mạng Việc hiện đại hoá trang thiết

bị của văn phòng cần phải được tiến hành

đồng thời với “hiện đại hoá” những con

người làm công tác này và trong đó đặc biệt là trang bị tri thức về CNTT, tin học cần phải được tiến hành trước một bước

Thứ ba, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn phòng

Trong quá trình đổi mới hoạt động của văn phòng nhất là dưới tác động của CMCN 4.0 thì hiện đại hóa văn phòng là một yêu cầu mang tính tất yếu Các CQHCNN cần đẩy nhanh lộ trình hiện đại hóa văn phòng để theo kịp sự phát triển

như “vũ bão” của khoa học công nghệ

Yêu cầu hiện đại hóa này bao gồm:

Một là, yêu cầu đầu tư, hiện đại hóa

trang thiết bị của văn phòng

Cơ sở vật chất là điều kiện để đảm bảo

cho hoạt động của nền hành chính nhà

nước nói chung và hoạt động của văn

phòng nói riêng Sự phát triển mạnh mẽ

của khoa học công nghệ đòi hỏi trang thiết

bị văn phòng phải được đầu tư tối ưu, hiện

đại Các thiết bị hiện đại đòi hỏi phải được

đầu tư và nâng cấp như máy tính, máy in,

máy photo, máy scan, thiết bị kỹ thuật

truyền tin, truyền văn bản, Kios tra cứu

thông tin Thực tiễn hiện nay nhiều

CQHCNN, nhất là ở cấp xã và cấp huyện,

cơ sở vật chất của văn phòng chưa được

đáp ứng và trang bị đầy đủ Điều này đã

làm giảm hiệu lực, hiệu quả hoạt động của

văn phòng Chỉ khi đảm bảo các cơ sở vật

chất này thì mới có thể thực hiện tốt chức

năng tham mưu, tổng hợp

Các cơ quan văn phòng phải được đầu

tư máy vi tính hiện đại và thông qua việc

nối mạng vi tính để xử lý thông tin, sao

chép, nhân, in công văn và phát hành văn

bản trên môi trường mạng là một xu thế tất

yếu Ngoài ra, việc đòi hỏi phải nâng cấp

trụ sở làm việc để đảm bảo không gian cho

hoạt động văn phòng là thực sự cần thiết

Văn phòng cần đề xuất với các cơ quan có

thẩm quyền đầu tư nâng cấp Trụ sở làm

việc, Trụ sở tiếp công dân, Bộ phận một

cửa… tại cơ quan, đơn vị mình Đồng thời,

phải đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất cho Bộ

phận một cửa và Trụ sở tiếp công dân

Trong xu hướng với sự phát triển công

nghệ, các cơ quan đang chuyển từ mô hình

“họp trực tiếp” sang “họp trực tuyến”,

chính vì vậy văn phòng cần phải trang bị

các phòng họp trực tuyến, nhất là ở Trung

ương, cấp tỉnh và cấp huyện Bên cạnh việc

đầu tư nâng cấp trụ sở thì cần phải thiết kế lại không gian văn phòng cho hiện đại, thông thoáng

Để trang bị cơ sở vật chất đòi hỏi phải đảm bảo nguồn tài chính nhất định Đối với các địa phương có kinh tế phát triển như

Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Bình Dương… việc nâng cấp cơ sở vật chất hiện nay tương đối thuận lợi Trong khi đó, đối với các tỉnh có điều kiện kinh tế chưa phát triển mạnh như Hà Giang, Tuyên Quang, Cao Bằng, Điện Biên… việc trang bị cơ sở vật chất là một trở ngại nhất định Ngoài

ra, đối với Trung ương, cấp tỉnh, việc trang

bị cơ sở vật chất hiện đại nhất thiết phải được thực hiện tốt Tuy nhiên, đối với cấp huyện và cấp xã thì đây là một vấn đề còn đang rất khó khăn

Hai là, yêu cầu phải đẩy mạnh ứng dụng các phần mềm, tiện ích trong hoạt động của văn phòng

“Cuộc CMCN 4.0 với nền tảng là sự phát triển mạnh mẽ của CNTT, trong đó chủ yếu là mạng xã hội, di động, dữ liệu lớn, phân tích và điện toán đám mây Việc ứng dụng CNTT cho phép đẩy nhanh việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo trong nhiều ngành nghề, góp phần khắc phục những khó khăn hiện có” (Trịnh Xuân Thắng, 2018) Việc

áp dụng công nghệ cao vào quá trình vận hành của văn phòng là một trong những yếu

tố quan trọng, nó giúp cho hoạt động hiệu quả, tiết kiệm được thời gian và chi phí Điều này yêu cầu công tác văn phòng phải đẩy mạnh ứng dụng các thành tựu công nghệ để nâng cao hiệu quả quản lý Xu thế phát triển của cuộc CMCN 4.0 là sự phát triển bùng nổ của các ứng dụng, phần mềm, tiện ích Vì vậy, đòi hỏi công tác văn phòng phải ứng dụng các phần mềm, tiện ích vào hoạt động của mình

Một số phần mềm, tiện ích mà văn

phòng cần phải được trang bị và nâng cấp

như đầu tư và nâng cấp Cổng thông tin

điện tử; Phần mềm quản lý văn bản

(M-Office); Phần mềm đánh giá sự hài lòng

của người dân; Ứng dụng Hệ thống thông

tin quản lý nhân sự; Phần mềm chỉ đạo,

điều hành; Phần mềm họp trực tuyến

(Microsoft Teams, Google Hangout

Meets…); Ứng dụng Zalo trong hoạt động

văn phòng; Hệ thống ISO điện tử; Hệ

thống một cửa điện tử.v.v

Hiện nay, thực tế văn phòng các

CQHCNN đã áp dụng các phần mềm, tiện

ích vào hoạt động của mình Tuy nhiên

mức độ áp dụng chưa nhiều và chưa đồng

bộ Việc áp dụng các phần mềm, tiện ích ở

một số cơ quan ở địa phương còn khá

khiêm tốn Việc trang bị phần mềm, tiện

ích ở một số cơ quan còn có tình trạng

“nhỏ giọt” Yêu cầu đặt ra là phải ứng

dụng triệt để các phần mềm, tiện ích Đồng

thời việc ứng dụng phải đảm bảo tính đồng

bộ, thống nhất

Cơ quan văn phòng cũng cần phải phối

hợp với các cơ quan phụ trách về Khoa học

công nghệ để nghiên cứu xây dựng cũng

như vận hành các hệ thống phần mềm, tiện

ích khác vào hoạt động Đồng thời nghiên

cứu sử dụng các mạng xã hội vào công tác

văn phòng của cơ quan, đơn vị mình và

thống nhất sử dụng Email công vụ trong

thực thi công vụ Việc xây dựng các phần

mềm, tiện ích cần bám sát vào các công

việc cũng như các quy trình, thủ tục của

văn phòng Các cơ quan văn phòng cần

phải nghiên cứu và có lộ trình áp dụng các

công nghệ mới, các phần mềm tiện ích vào

quá trình hoạt động

Ngoài ra hiện nay với xu hướng phát

triển của công nghệ thì các CQHCNN đang

hướng đến giảm “Giao dịch trực tiếp”, tăng

“Giao dịch gián tiếp” trong mối quan hệ

với người dân Vì vậy, Cổng thông tin điện

tử là một những giải pháp để giải quyết bài toán này Thực tế cho thấy rất nhiều các cơ quan chuyên môn cấp huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã chưa có Cổng thông tin điện tử riêng Điều này sẽ gây ra rào cản trong quá trình thực hiện dịch vụ công trực tuyến Bên cạnh đó việc vận hành các Cổng thông tin điện của cấp huyện, cấp tỉnh cũng

thường xuyên gặp những “trục trặc”, điều

này ảnh hưởng đến quá trình truy cập và sử dụng của cán bộ công chức viên chức và người dân

Thứ tư, yêu cầu đổi mới quy trình, nghiệp vụ của văn phòng

Quá trình đổi mới hoạt động văn phòng yêu cầu phải đổi mới các quy trình, nghiệp vụ trong công tác văn phòng Các

cơ quan văn phòng phải nghiên cứu lộ trình cải cách hoạt động của mình Văn phòng trong các CQHCNN cần phải chuẩn hóa các quy trình, nghiệp vụ trong công tác văn phòng bằng cách đẩy mạnh ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động của mình Các quy trình, nghiệp vụ của công tác văn phòng như xây dựng kế hoạch, chương trình công tác; quản lý văn bản; hội họp; quản lý nhân sự; quản lý hồ sơ, tài liệu… cần phải được xây dựng và vận hành với quy trình chặt chẽ, logic, đảm bảo phù hợp với xu thế cải cách thủ tục hành chính hiện nay Các cơ quan văn phòng đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số, hồ sơ điện tử, dịch vụ công trực tuyến… để rút ngắn thời gian giải quyết thủ tục hành chính cũng như chuẩn hóa các quy trình, thủ tục Văn phòng cần xây dựng các biểu mẫu điện tử

và thống nhất việc sử dụng các biểu mẫu này Quy trình, nghiệp vụ phải hướng đến

xây dựng “Văn phòng điện tử”, “Văn

phòng không giấy”, “Văn phòng tự động

hóa”, “Văn phòng của thế kỷ 21”, “Văn

phòng số”.v.v Với sự tác động mạnh mẽ

của CNTT yêu cầu văn phòng các

CQHCNN cần đẩy nhanh việc sử dụng

internet và các phương tiện truyền thông

vào thực hiện nhằm đơn giản hóa quy

trình, tiết kiệm rất nhiều thời gian, chi phí

Quá trình đổi mới công tác văn phòng

yêu cầu cần phải nghiên cứu, xây dựng và

tiến hành tối ưu hoá các quá trình thực hiện

nhiệm vụ của văn phòng cũng như thực

hiện các chuyên môn, nghiệp vụ Văn

phòng cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào

quy trình xử lý công việc nội bộ, trong mối

quan hệ với các cơ quan, bộ phận khác

cũng như trong giải quyết công việc người

dân, doanh nghiệp Bên cạnh đó cũng cần

phối hợp với các CQHCNN khác, các bộ

phận khác đẩy nhanh việc công bố danh

mục các thủ tục hành chính trên mạng

thông tin điện tử của cơ quan, cung cấp

lịch công tác, lịch tiếp công dân lên trang

thông tin điện tử

3 Một số kiến nghị

Từ những yêu cầu phải đổi mới tổ

chức và hoạt động văn phòng trong các

CQHCNN hiện nay, chúng tôi đề xuất một

số biện pháp sau đây:

Thứ nhất, nâng cao nhận thức của các

CQHCNN và đội ngũ cán bộ công chức về

yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của

văn phòng

Trong hệ thống các CQHCNN thì văn

phòng phải là cơ quan, đơn vị chủ động và

tiên phong trong việc cải cách tổ chức và

hoạt động Với chức năng, vị trí cũng như

tầm quan trọng của mình, các cơ quan văn

phòng cần ý thức được trách nhiệm trong

việc đổi mới tổ chức và hoạt động Việc

thay đổi tư duy, nâng cao nhận thức cho

CBCC về đổi mới tổ chức và hoạt động

của văn phòng là một yêu cầu cấp thiết

Mỗi CBCC cần nhận thức đầy đủ và chính xác sự cần thiết cũng như yêu cầu phải đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng

Họ cần thay đổi tư duy từ “yêu cầu” đổi mới sang “nhu cầu” đổi mới Có như vậy

mới chủ động và tích cực trong quá trình đổi mới hoạt động của mình Các CQHCNN, nhất là lãnh đạo các cơ quan văn phòng cần tăng cường nâng cao nhận thức của đội ngũ cán bộ công chức Lãnh đạo các CQHCNN và lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên chỉ đạo cũng như vận động mỗi công chức chủ động và tích cực đổi mới, sáng tạo và linh hoạt trong hoạt động Mỗi cơ quan, cá nhân cần nhận thức được tầm quan trọng, lợi ích của việc đổi mới tổ chức và hoạt động văn phòng cũng như những yêu cầu đặt ra đối với công tác này trong thời kỳ mới

Thứ hai, rà soát, hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Văn phòng

Các CQHCNN cần tiến hành phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của văn phòng với các bộ phận, đơn vị khác trong

cơ quan Trước hết, cần rà soát, phân định

rõ ràng chức năng, nhiệm vụ với các bộ phận, đơn vị khác trong cơ quan cũng như trong nội bộ của văn phòng Trong bối cảnh chuyển đổi chức năng từ hậu cần sang tham mưu thì cần xác định rõ ràng, cụ thể hơn chức năng, nhiệm vụ trong lĩnh vực tham mưu Văn phòng cần rà soát lại Quy chế tổ chức và hoạt động của mình để tham mưu thủ trưởng cơ quan ban hành quyết định điều chỉnh Ngoài ra, cần từng bước tách bạch chức năng hậu cần và tham mưu, đẩy nhanh quá trình chuyên môn hóa trong hoạt động Đặc biệt tiến hành nghiên cứu sắp xếp bộ máy Văn phòng Chính phủ và Văn phòng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo hướng gọn nhẹ hơn, linh hoạt hơn Các CQHCNN cần tổ chức bộ máy văn phòng

theo hướng khoa học, gọn nhẹ và đúng

chức năng

Thứ ba, tăng cường phối hợp với các

cơ quan, đơn vị khác trong quá trình đổi

mới tổ chức và hoạt động của văn phòng

Các cơ quan văn phòng cần phối hợp

chặt chẽ với các cơ quan, đơn vị có liên

quan trong quá trình cải cách hoạt động

của mình Cụ thể:

Một là, phối hợp với cơ quan Nội vụ

để hoàn thiện các quy định về chức năng,

nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của văn phòng

Đây sẽ là cơ sở pháp lý quan trọng cho

hoạt động của văn phòng Bên cạnh đó, cần

phối hợp với cơ quan Nội vụ để tăng cường

đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân sự

văn phòng Các cơ quan này cần tiến hành

xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để từ

đó xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng

đội ngũ nhân sự khoa học, hợp lý

Hai là, cơ quan văn phòng cần phối

hợp với các cơ quan Nội vụ, cơ quan Khoa

học công nghệ để xây dựng chương trình,

nội dung cũng như kế hoạch đào tạo, bồi

dưỡng kiến thức, kỹ năng về tin học,

CNTT cho đội ngũ công chức của mình

Ba là, trong quá trình xây dựng và vận

hành các hệ thống phần mềm, tiện ích…

đòi hỏi cơ quan văn phòng cần phối hợp

với các cơ quan về khoa học công nghệ,

công an để nghiên cứu về tính bảo mật

thông tin, khả năng thích ứng với

CQHCNN, đảm bảo an ninh mạng… để

lựa chọn phần mềm, tiện ích cho phù hợp

Thứ tư, đảm bảo nguồn lực đầu tư cho

quá trình đổi mới tổ chức và hoạt động

Để có thể đổi mới tổ chức và hoạt

động văn phòng đòi hỏi phải đảm bảo

nguồn lực nhất định Do đó, các CQHCNN

cần tăng cường đầu tư ngân sách nhà nước

cho hoạt động văn phòng Văn phòng cần

phối hợp với cơ quan Tài chính để xây

dựng danh mục mua sắm, trang bị cơ sở hạ tầng vào dự toán ngân sách hằng năm của

cơ quan, đơn vị Đặc biệt các CQHCNN cần nghiên cứu đầu tư cho công tác văn phòng ở các địa phương khó khăn, các cấp hành chính ở địa phương, nhất là cấp huyện và cấp xã Các CQHCNN cần

nghiên cứu lộ trình để “phủ sóng” Cổng

thông tin điện tử cho tất cả các cơ quan chuyên môn cấp huyện và Uỷ ban nhân dân cấp xã

Thứ tư, thực hiện đồng bộ quá trình đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng

Yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng chỉ có thể thực hiện hiệu quả khi mà các CQHCNN, các cơ quan văn phòng thực hiện đồng bộ các nội dung Do

đó, cần tiến hành đồng thời các nội dung như nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự; hiện đại hóa văn phòng; đẩy mạnh chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn phòng đồng thời từng nội dung đổi mới phải đặt trong mối tương quan với các nội dung khác Bên cạnh đó, các CQHCNN cần xây dựng các giải pháp để tiến hành đồng bộ đổi mới văn phòng với đổi mới tổ chức và hoạt động của các cơ quan khác

Kết luận

Với vai trò và vị trí quan trọng của mình, văn phòng các CQHCNN cần phải được đổi mới theo hướng hiện đại và chuyên nghiệp Có thể khẳng định rằng văn phòng truyền thống hiện nay không thể đáp ứng được yêu cầu phát tiển của giai đoạn

mới Xu thế phát triển tất yếu của thời đại

như toàn cầu hóa, xây dựng nền kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong

xã hội đều phải không ngừng đổi mới và hiện đại hóa Trong bối cảnh đó, văn

phòng cần được nhanh chóng chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu

mới Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn

phòng trong các CQHCNN trở thành một

yêu cầu tất yếu trong bối cảnh và giai đoạn

hiện nay Quá trình phát triển kinh tế - xã

hội đặc biệt là CMCN 4.0 đặt ra những yêu

cầu mới cho các cơ quan, đơn vị Điều này

đòi hỏi văn phòng các CQHCNN phải

nghiên cứu một cách “thấu đáo” để có kế

hoạch và chương trình cải cách phù hợp và

khoa học Công tác văn phòng trong các

CQHCNN đang đứng trước những áp lực

phải thay đổi theo hướng hiện đại và yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động Tuy nhiên, sự phát triển của CMCN 4.0 và cải cách hành chính nhà nước cũng tạo ra những thời cơ và thuận lợi cho quá trình đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng Do đó, cần tận dụng những thời cơ, thuận lợi đồng thời cần xây dựng các biện pháp và lộ trình thích hợp để khắc phục những khó khăn, thách thức nhằm đổi mới

tổ chức và hoạt động của văn phòng

TÀI LIỆU THAM KHẢO

Chính phủ (2011) Nghị quyết 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 về ban hành

chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011-2020

Chính phủ (2015) Nghị quyết số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 của Chính phủ về Chính

phủ điện tử

Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia (2017) Tổng luận “Cuộc cách mạng

công nghệ lần thứ 4”

Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành & Bùi Hữu Duy (2009)

Nghiệp vụ thư ký văn phòng hiện đại Nxb Lao động

Quế Hương (29/11/2019) Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trên địa bàn tỉnh Bắc

Giang - tác động lớn đến hiện đại hóa công tác Văn thư - Lưu trữ Cổng Thông tin

điện tử Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang Truy xuất

từ:https://snv.bacgiang.gov.vn/chi-tiet- tin-tuc/-/asset_publisher/aRIn3er4plGA/content/thuc-trang-ung-dung-cntt-tren-ia-ban-tinh-bac-giang-tac-ong-lon-en-hien-ai-hoa-cong-tac-van-thu-luu-tru

Hữu Nguyên (26/12/2019) Hội nghị tổng kết công tác năm 2019 của Văn phòng Chính

phủ Tạp chí Cộng sản Truy xuất từ:

https://tapchicongsan.org.vn/en/hoat-ong-cua- lanh-ao-ang-nha-nuoc/-/2018/815704/hoi-nghi-tong-ket-cong-tac-nam-2019-cua-van-phong-chinh-phu.aspx

Lưu Kiếm Thanh (2008) Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính

nhà nước Tạp chí Tổ chức nhà nước số Số 11/2008, tr 20-22

Phạm Thị Hồng Thắm (2020) Nâng cao chất lượng công tác tham mưu của lãnh đạo, quản

lý cấp phòng Tạp chí Quản lý nhà nước Số 292(5/2020), tr.70-74

Trịnh Xuân Thắng (06/9/2018) Tác động của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4 đến

sự phát triển của nền hành chính nhà nước Tạp chí Tổ chức nhà nước Truy xuất

từ:https://tcnn.vn/news/detail/40969/Tac_dong_cua_cuoc_cach_mang_cong_nghi p_lan_thu_4_den_su_phat_trien_cua_nen_hanh_chinh_nha_nuocall.html

Ngày nhận bài: 18/11/2020 Biên tập xong: 15/01/2022 Duyệt đăng: 20/01/2022