Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước

Bài viết Đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước trình bày các nội dung chính sau: Văn phòng trong các cơ quan hành chính nhà nước và sự cần thiết đổi mới tổ chức và hoạt động; Các yêu cầu đổi mới tổ chức và hoạt động của văn phòng trong cơ quan hành chính nhà nước.

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GỊN SAIGON UNIVERSITY TẠP CHÍ KHOA HỌC SCIENTIFIC JOURNAL ĐẠI HỌC SÀI GÒN OF SAIGON UNIVERSITY Số 79 (01/2022) No 79 (01/2022) Email: tcdhsg@sgu.edu.vn ; Website: http://sj.sgu.edu.vn/ ĐỔI MỚI TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG TRONG CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC Renewing organization and operation of the office in the state administrative agencies ThS.NCS Lê Hùng Điệp(1), ThS.NCS Trần Bá Hùng(2) Trường Đại học Sài Gòn (1) (2)Trường Đại học Khoa học Xã hội Nhân văn – ĐHQG TP.HCM TÓM TẮT Văn phịng phận khơng thể thiếu đóng vai trị định đến hiệu lực, hiệu hoạt động quan hành nhà nước Hoạt động văn phòng bước đổi hoàn thiện, nhiên chưa đáp ứng yêu cầu đặt Đặc biệt, trình phát triển kinh tế - xã hội đặt yêu cầu phải đổi tổ chức hoạt động văn phịng quan hành nhà nước Đổi cơng tác văn phịng vừa u cầu, vừa nhu cầu thiếu hoạt động quan hành nhà nước Để phát huy vị trí vai trị quan trọng văn phịng cần phải cải cách theo hướng đại, chuyên nghiệp hiệu Từ khóa: cơng tác văn phịng, quan hành nhà nước, đổi mới, đại hóa ABSTRACT The office is an indispensable part and plays a decisive role on the effectiveness and efficiency of state administrative agencies The operation of the office has been gradually renewed and completed, but it has not met the requirements In particular, the process of socio-economic development requires a renovation of the organization and operation of offices in state administrative agencies Renewing office work is both a requirement and an indispensable need in the operation of any state administrative agency In order to promote its position and important role, the office needs to be reformed in a modern, professional and efficient direction Keywords: office work, state administrative agencies, renew, modernization tổ chức thành quan độc lập phận, cá nhân phụ trách Trong quan hành nhà nước (CQHCNN) tổ chức thành quan chức danh phụ trách cơng tác văn phịng Các quan/chức danh văn phòng tổ chức từ trung ương đến sở, CQHCNN thẩm quyền chung CQHCNN thẩm quyền riêng Hệ thống Văn phòng quan hành nhà nước cần thiết đổi tổ chức hoạt động 1.1 Khái quát văn phòng quan hành nhà nước Cơng tác văn phịng nội dung thiếu hoạt động tổ chức Tùy thuộc vào quy mô tổ chức tính chất hoạt động mà cơng tác Email: hungdiep2112@gmail.com 91 SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No 79 (01/2022) quan/chức danh thực chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền theo quy định pháp luật Đối với tổ chức, cơng tác văn phịng đóng vai trị vơ quan trọng Nội dung công tác CQHCNN thực hoạt động quan, tổ chức khác Có thể kể đến như: quản lý văn đến, văn đi; lưu trữ hồ sơ, tài liệu; tham mưu, xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác; tổng hợp số liệu, thông tin phục vụ công tác quản lý; đảm bảo công tác hậu cần (cơ sở vật chất, lái xe, vệ sinh…); quản lý nhân sự; tổ chức họp, hội nghị, kiện; phụ trách cải cách hành nhà nước.v.v Mục đích cơng tác văn phịng CQHCNN tham mưu, tổng hợp, hậu cần phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý CQHCNN Với chức năng, nhiệm vụ nêu trên, khẳng định cơng tác văn phịng CQHCNN đóng vai trị vơ quan trọng Cơng tác góp phần đảm bảo hoạt động CQHCNN diễn liên tục, thông suốt, nâng cao chất lượng quản lý, điều hành lãnh đạo quan, đơn vị “Văn phịng CQHCNN đơn vị có chức tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức điều hành công việc, đồng thời trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo” (Lưu Kiếm Thanh, 2008, tr 20) 1.2 Sự cần thiết phải đổi tổ chức hoạt động văn phịng quan hành nhà nước Trong bối cảnh nay, công tác văn phòng đứng trước nhiều tác động buộc phải thay đổi cách thức tổ chức hoạt động Yêu cầu đổi tổ chức hoạt động xuất phát từ tác động sau đây: Thứ nhất, xuất phát từ bất cập tổ chức hoạt động văn phòng Trong thời gian qua, tổ chức hoạt động văn phòng CQHCNN bước cải thiện Văn phòng hỗ trợ đắc lực cho trình lãnh đạo, điều hành Thủ trưởng quan việc nâng cao hiệu lực, hiệu CQHCNN Tuy nhiên, trình cải cách hoạt động văn phịng nhìn chung cịn tiến hành chậm chưa đáp ứng yêu cầu đặt Mức độ ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) chậm “khiêm tốn”, chẳng hạn theo khảo sát nhóm tác giả cho thấy có 8/24 quận, huyện TP Hồ Chí Minh có Cổng thơng tin điện tử phường (gồm quận, huyện: 2, 9, 10, 12, Tân Bình, Tân Phú, Thủ Đức, Hóc Mơn) Trong địa phương khác số lượng Cổng thông tin điện tử cấp xã chiếm tỷ lệ thấp, chí có địa phương khơng có Bên cạnh đó, việc thu thập xử lý thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo chưa khoa học, lực tham mưu hạn chế, theo kết luận Hội nghị tổng kết công tác Văn phịng Chính phủ năm 2019 khẳng định “Năng lực tham mưu tổng hợp có nhiều tiến số trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu, trường hợp xử lý văn chậm không thực quy chế làm việc Cơng tác theo dõi, nắm tình hình thực tiễn thông tin dư luận để chủ động tham mưu đề xuất hạn chế” (Hữu Nguyên, 2019) Đội ngũ nhân làm việc văn phòng chưa có đủ kỹ cần thiết để thực nhiệm vụ; việc đào tạo chưa đáp ứng yêu cầu thực tiễn, “Hiện nay, cơng tác tham mưu cịn nhiều khó khăn, thách thức, trước hết phụ thuộc vào chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, cịn có cán bộ, cơng chức, viên chức khơng đủ tầm để đưa dự báo, đề 92 LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GỊN xuất có hiệu quả, dẫn đến q trình phản hồi thông tin từ cấp lên cấp trên, từ cá nhân thực thi lên người lãnh đạo, quản lý quan, tổ chức chậm” (Phạm Thị Hồng Thắm, 2020) Mặt khác, việc ứng dụng CNTT chủ yếu dừng lại việc trang bị máy tính chưa trọng nhiều đến công nghệ, phần mềm, “Các loại phần mềm chưa trang bị đầy đủ, chưa đảm bảo yêu cầu công nghệ số cập nhật chuyển giao liệu” (Quế Hương, 2019) Thứ hai, tác động trình cải cách hành nhà nước Cải cách hành nhà nước chủ trương, biện pháp lớn Đảng Nhà nước Hiện tiến hành cải cách hành nhà nước sáu nội dung, bao gồm: cải cách thể chế; cải cách máy hành nhà nước; cải cách thủ tục hành chính; nâng cao chất lượng cán bộ, cơng chức, viên chức; cải cách tài đại hóa hành (Chính phủ, 2011, tr 2-7) Sáu nội dung cải cách đòi hỏi tất CQHCNN phải thực hiện, văn phịng khơng ngoại lệ Điều đòi hỏi văn phòng CQHCNN phải cải cách tất nội dung gắn với cơng tác văn phịng Q trình cải cách hành yêu cầu văn phòng phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào hoạt động văn phịng Ngồi u cầu phải ứng dụng CNTT vào cơng tác văn phịng, q trình cải cách hành nhà nước yêu cầu phải nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức, xếp lại tổ chức máy quan văn phịng, đơn giản hóa thủ tục hành hoạt động Q trình cải cách hành đặt yêu cầu văn phòng phải nâng cao hiệu lực, hiệu hoạt động để từ thực tốt chức hậu cần chức tham mưu tổng hợp Thứ ba, tác động cách mạng công nghiệp 4.0 Thế giới bước vào giai đoạn phát triển mạnh mẽ với biến đổi sâu sắc Hiện nay, đời sống kinh tế - xã hội đối diện với nhiều xu biến đổi khác nhau, đặc biệt cách mạng công nghiệp lần thứ (CMCN 4.0) Giáo sư Klaus Schwab (người Đức), Chủ tịch Diễn đàn Kinh tế Thế giới Davos cho “Chúng ta tiến tới cách mạng công nghệ, công nghiệp làm thay đổi lối sống, phong cách làm việc cách thức giao tiếp Xét phạm vi, mức độ tính phức tạp, dịch chuyển không giống với điều mà người trải qua” (Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia, 2017, tr 1) Cuộc CMCN 4.0 có tác động mạnh mẽ tới tất lĩnh vực đời sống xã hội, có hoạt động CQHCNN Quá trình phát triển địi hỏi CQHCNN cơng tác văn phịng phải đẩy nhanh nâng cao chất lượng hoạt động CMCN 4.0 yêu cầu công tác văn phịng phải đại hóa cách tồn diện từ sở vật chất, quy trình, thủ tục đến người Tác động CMCN 4.0 đặt yêu cầu phải đẩy mạnh ứng dụng CNTT, áp dụng thành tựu phát triển khoa học công nghệ vào hoạt động văn phòng nhằm bắt kịp yêu cầu khai thác thời CMCN 4.0 tạo Các yêu cầu đổi tổ chức hoạt động văn phòng quan hành nhà nước Sự phát triển lĩnh vực đời sống kinh tế - xã hội, đặc biệt CMCN 4.0 q trình cải cách hành đặt yêu cầu phải đổi tổ chức hoạt động 93 SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No 79 (01/2022) cơng tác văn phịng, cụ thể sau: Thứ nhất, đổi cấu tổ chức văn phòng Văn phòng phận cấu thành CQHCNN, q trình cải cách hành đặt yêu cầu phải xếp hoàn thiện tổ chức máy Bối cảnh xếp tổ chức máy hành chính, xếp đơn vị hành huyện, xã theo Nghị số 37-NQ/TW ngày 24 tháng 12 năm 2018 Bộ Chính trị tác động lớn đến tổ chức văn phịng Ngồi ra, Văn phịng Chính phủ, Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh phải xếp theo hướng tinh gọn lại Trong xếp tổ chức máy, văn phòng quan phải đáp ứng yêu cầu ngày hợp lý hóa cấu tổ chức, đặc biệt vấn đề đơn giản hóa tổ chức máy, phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ văn phòng với đơn vị khác có liên quan Để thực điều này, yêu cầu đặt phải phân tích tổ chức, phân tích cơng việc cách thống toàn máy tổ chức Thứ hai, yêu cầu nâng cao chất lượng đội ngũ nhân Trong tổ chức hoạt động văn phòng CQHCNN yếu tố cần phải đổi cần phải kể đến người Trong trình hoạt động địi hỏi phải có đội ngũ cơng chức có “tâm” có “tầm” Muốn vậy, địi hỏi CQHCNN phải nâng cao chất lượng đội ngũ nhân văn phòng Các CQHCNN cần xây dựng đội ngũ nhân có kiến thức chun mơn vững vàng, có tinh thần thái độ phục vụ, có ý thức tổ chức kỷ luật cao Đội ngũ công chức văn phòng phải đáp ứng yêu cầu chuyên môn việc sử dụng thành thạo kỹ mềm để phục vụ cho việc thực chức năng, nhiệm vụ Quá trình đổi địi hỏi cơng chức văn phịng phải hình thành nên “văn hóa tốc độ” xử lý cơng việc, đồng thời hình thành tư nhạy bén tư tổng hợp để hồn thành tốt chức năng, nhiệm vụ phân công Yêu cầu giai đoạn văn phịng đặt phải hình thành nên đội ngũ nhân chuyên nghiệp, đại Bên cạnh đó, bối cảnh CMCN 4.0, hướng tới xây dựng hành “điện tử” Để xây dựng “Chính phủ điện tử”, “Văn phịng điện tử” địi hỏi phải có “Con người điện tử” Do đó, cán cơng chức viên chức văn phịng phải tự nâng cao trình độ, kỹ CNTT CBCC văn phòng phải sử dụng thành thạo phần mềm, tiện ích, có kỹ tin học tốt để làm chủ cơng nghệ Q trình phát triển công nghệ yêu cầu đội ngũ nhân không dừng lại kiến thức tin học mà đòi hỏi phải nâng cao nữa, đặc biệt khả tiếp cận sử dụng công nghệ, khả sử dụng thành thạo công cụ, phần mềm, có khả “làm chủ” cơng nghệ, làm việc độc lập môi trường mạng Việc đại hố trang thiết bị văn phịng cần phải tiến hành đồng thời với “hiện đại hoá” người làm cơng tác đặc biệt trang bị tri thức CNTT, tin học cần phải tiến hành trước bước Thứ ba, u cầu đại hóa cơng tác văn phịng Trong q trình đổi hoạt động văn phịng tác động CMCN 4.0 đại hóa văn phịng u cầu mang tính tất yếu Các CQHCNN cần đẩy nhanh lộ trình đại hóa văn phịng để theo kịp phát triển 94 LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GÒN “vũ bão” khoa học cơng nghệ u cầu đại hóa bao gồm: Một là, yêu cầu đầu tư, đại hóa trang thiết bị văn phịng Cơ sở vật chất điều kiện để đảm bảo cho hoạt động hành nhà nước nói chung hoạt động văn phịng nói riêng Sự phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ địi hỏi trang thiết bị văn phòng phải đầu tư tối ưu, đại Các thiết bị đại đòi hỏi phải đầu tư nâng cấp máy tính, máy in, máy photo, máy scan, thiết bị kỹ thuật truyền tin, truyền văn bản, Kios tra cứu thông tin Thực tiễn nhiều CQHCNN, cấp xã cấp huyện, sở vật chất văn phòng chưa đáp ứng trang bị đầy đủ Điều làm giảm hiệu lực, hiệu hoạt động văn phòng Chỉ đảm bảo sở vật chất thực tốt chức tham mưu, tổng hợp Các quan văn phịng phải đầu tư máy vi tính đại thơng qua việc nối mạng vi tính để xử lý thông tin, chép, nhân, in công văn phát hành văn môi trường mạng xu tất yếu Ngồi ra, việc địi hỏi phải nâng cấp trụ sở làm việc để đảm bảo không gian cho hoạt động văn phòng thực cần thiết Văn phòng cần đề xuất với quan có thẩm quyền đầu tư nâng cấp Trụ sở làm việc, Trụ sở tiếp công dân, Bộ phận cửa… quan, đơn vị Đồng thời, phải đảm bảo đầy đủ sở vật chất cho Bộ phận cửa Trụ sở tiếp công dân Trong xu hướng với phát triển công nghệ, quan chuyển từ mơ hình “họp trực tiếp” sang “họp trực tuyến”, văn phịng cần phải trang bị phòng họp trực tuyến, Trung ương, cấp tỉnh cấp huyện Bên cạnh việc đầu tư nâng cấp trụ sở cần phải thiết kế lại khơng gian văn phịng cho đại, thơng thống Để trang bị sở vật chất đòi hỏi phải đảm bảo nguồn tài định Đối với địa phương có kinh tế phát triển Hà Nội, TP Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Bình Dương… việc nâng cấp sở vật chất tương đối thuận lợi Trong đó, tỉnh có điều kiện kinh tế chưa phát triển mạnh Hà Giang, Tuyên Quang, Cao Bằng, Điện Biên… việc trang bị sở vật chất trở ngại định Ngoài ra, Trung ương, cấp tỉnh, việc trang bị sở vật chất đại thiết phải thực tốt Tuy nhiên, cấp huyện cấp xã vấn đề cịn khó khăn Hai là, yêu cầu phải đẩy mạnh ứng dụng phần mềm, tiện ích hoạt động văn phòng “Cuộc CMCN 4.0 với tảng phát triển mạnh mẽ CNTT, chủ yếu mạng xã hội, di động, liệu lớn, phân tích điện tốn đám mây Việc ứng dụng CNTT cho phép đẩy nhanh việc ứng dụng trí tuệ nhân tạo nhiều ngành nghề, góp phần khắc phục khó khăn có” (Trịnh Xuân Thắng, 2018) Việc áp dụng cơng nghệ cao vào q trình vận hành văn phòng yếu tố quan trọng, giúp cho hoạt động hiệu quả, tiết kiệm thời gian chi phí Điều yêu cầu cơng tác văn phịng phải đẩy mạnh ứng dụng thành tựu công nghệ để nâng cao hiệu quản lý Xu phát triển CMCN 4.0 phát triển bùng nổ ứng dụng, phần mềm, tiện ích Vì vậy, địi hỏi cơng tác văn phịng phải ứng dụng phần mềm, tiện ích vào hoạt động Một số phần mềm, tiện ích mà văn 95 SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No 79 (01/2022) phòng cần phải trang bị nâng cấp đầu tư nâng cấp Cổng thông tin điện tử; Phần mềm quản lý văn (MOffice); Phần mềm đánh giá hài lòng người dân; Ứng dụng Hệ thống thông tin quản lý nhân sự; Phần mềm đạo, điều hành; Phần mềm họp trực tuyến (Microsoft Teams, Google Hangout Meets…); Ứng dụng Zalo hoạt động văn phòng; Hệ thống ISO điện tử; Hệ thống cửa điện tử.v.v Hiện nay, thực tế văn phòng CQHCNN áp dụng phần mềm, tiện ích vào hoạt động Tuy nhiên mức độ áp dụng chưa nhiều chưa đồng Việc áp dụng phần mềm, tiện ích số quan địa phương khiêm tốn Việc trang bị phần mềm, tiện ích số quan cịn có tình trạng “nhỏ giọt” Yêu cầu đặt phải ứng dụng triệt để phần mềm, tiện ích Đồng thời việc ứng dụng phải đảm bảo tính đồng bộ, thống Cơ quan văn phòng cần phải phối hợp với quan phụ trách Khoa học công nghệ để nghiên cứu xây dựng vận hành hệ thống phần mềm, tiện ích khác vào hoạt động Đồng thời nghiên cứu sử dụng mạng xã hội vào cơng tác văn phịng quan, đơn vị thống sử dụng Email cơng vụ thực thi công vụ Việc xây dựng phần mềm, tiện ích cần bám sát vào cơng việc quy trình, thủ tục văn phòng Các quan văn phòng cần phải nghiên cứu có lộ trình áp dụng cơng nghệ mới, phần mềm tiện ích vào q trình hoạt động Ngoài với xu hướng phát triển cơng nghệ CQHCNN hướng đến giảm “Giao dịch trực tiếp”, tăng “Giao dịch gián tiếp” mối quan hệ với người dân Vì vậy, Cổng thơng tin điện tử giải pháp để giải toán Thực tế cho thấy nhiều quan chuyên môn cấp huyện Ủy ban nhân dân cấp xã chưa có Cổng thơng tin điện tử riêng Điều gây rào cản trình thực dịch vụ cơng trực tuyến Bên cạnh việc vận hành Cổng thơng tin điện cấp huyện, cấp tỉnh thường xuyên gặp “trục trặc”, điều ảnh hưởng đến trình truy cập sử dụng cán công chức viên chức người dân Thứ tư, yêu cầu đổi quy trình, nghiệp vụ văn phịng Q trình đổi hoạt động văn phòng yêu cầu phải đổi quy trình, nghiệp vụ cơng tác văn phịng Các quan văn phịng phải nghiên cứu lộ trình cải cách hoạt động Văn phịng CQHCNN cần phải chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ cơng tác văn phịng cách đẩy mạnh ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 vào hoạt động Các quy trình, nghiệp vụ cơng tác văn phịng xây dựng kế hoạch, chương trình cơng tác; quản lý văn bản; hội họp; quản lý nhân sự; quản lý hồ sơ, tài liệu… cần phải xây dựng vận hành với quy trình chặt chẽ, logic, đảm bảo phù hợp với xu cải cách thủ tục hành Các quan văn phòng đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số, hồ sơ điện tử, dịch vụ công trực tuyến… để rút ngắn thời gian giải thủ tục hành chuẩn hóa quy trình, thủ tục Văn phòng cần xây dựng biểu mẫu điện tử thống việc sử dụng biểu mẫu Quy trình, nghiệp vụ phải hướng đến xây dựng “Văn phịng điện tử”, “Văn phịng khơng giấy”, “Văn phịng tự động 96 LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GỊN hóa”, “Văn phòng kỷ 21”, “Văn phòng số”.v.v Với tác động mạnh mẽ CNTT yêu cầu văn phòng CQHCNN cần đẩy nhanh việc sử dụng internet phương tiện truyền thông vào thực nhằm đơn giản hóa quy trình, tiết kiệm nhiều thời gian, chi phí Q trình đổi cơng tác văn phịng yêu cầu cần phải nghiên cứu, xây dựng tiến hành tối ưu hố q trình thực nhiệm vụ văn phòng thực chuyên mơn, nghiệp vụ Văn phịng cần đẩy mạnh ứng dụng CNTT vào quy trình xử lý cơng việc nội bộ, mối quan hệ với quan, phận khác giải công việc người dân, doanh nghiệp Bên cạnh cần phối hợp với CQHCNN khác, phận khác đẩy nhanh việc cơng bố danh mục thủ tục hành mạng thông tin điện tử quan, cung cấp lịch công tác, lịch tiếp công dân lên trang thông tin điện tử Một số kiến nghị Từ yêu cầu phải đổi tổ chức hoạt động văn phịng CQHCNN nay, chúng tơi đề xuất số biện pháp sau đây: Thứ nhất, nâng cao nhận thức CQHCNN đội ngũ cán công chức yêu cầu đổi tổ chức hoạt động văn phòng Trong hệ thống CQHCNN văn phịng phải quan, đơn vị chủ động tiên phong việc cải cách tổ chức hoạt động Với chức năng, vị trí tầm quan trọng mình, quan văn phòng cần ý thức trách nhiệm việc đổi tổ chức hoạt động Việc thay đổi tư duy, nâng cao nhận thức cho CBCC đổi tổ chức hoạt động văn phòng yêu cầu cấp thiết Mỗi CBCC cần nhận thức đầy đủ xác cần thiết yêu cầu phải đổi tổ chức hoạt động văn phòng Họ cần thay đổi tư từ “yêu cầu” đổi sang “nhu cầu” đổi Có chủ động tích cực q trình đổi hoạt động Các CQHCNN, lãnh đạo quan văn phòng cần tăng cường nâng cao nhận thức đội ngũ cán công chức Lãnh đạo CQHCNN lãnh đạo văn phòng cần thường xuyên đạo vận động cơng chức chủ động tích cực đổi mới, sáng tạo linh hoạt hoạt động Mỗi quan, cá nhân cần nhận thức tầm quan trọng, lợi ích việc đổi tổ chức hoạt động văn phòng yêu cầu đặt công tác thời kỳ Thứ hai, rà sốt, hồn thiện cấu tổ chức Văn phòng Các CQHCNN cần tiến hành phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ văn phòng với phận, đơn vị khác quan Trước hết, cần rà soát, phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ với phận, đơn vị khác quan nội văn phòng Trong bối cảnh chuyển đổi chức từ hậu cần sang tham mưu cần xác định rõ ràng, cụ thể chức năng, nhiệm vụ lĩnh vực tham mưu Văn phịng cần rà sốt lại Quy chế tổ chức hoạt động để tham mưu thủ trưởng quan ban hành định điều chỉnh Ngoài ra, cần bước tách bạch chức hậu cần tham mưu, đẩy nhanh q trình chun mơn hóa hoạt động Đặc biệt tiến hành nghiên cứu xếp máy Văn phịng Chính phủ Văn phịng Ủy ban nhân dân cấp tỉnh theo hướng gọn nhẹ hơn, linh hoạt Các CQHCNN cần tổ chức máy văn phòng 97 SCIENTIFIC JOURNAL OF SAIGON UNIVERSITY No 79 (01/2022) theo hướng khoa học, gọn nhẹ chức Thứ ba, tăng cường phối hợp với quan, đơn vị khác trình đổi tổ chức hoạt động văn phòng Các quan văn phòng cần phối hợp chặt chẽ với quan, đơn vị có liên quan q trình cải cách hoạt động Cụ thể: Một là, phối hợp với quan Nội vụ để hoàn thiện quy định chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức văn phòng Đây sở pháp lý quan trọng cho hoạt động văn phòng Bên cạnh đó, cần phối hợp với quan Nội vụ để tăng cường đào tạo, bồi dưỡng cho đội ngũ nhân văn phòng Các quan cần tiến hành xác định nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng để từ xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ nhân khoa học, hợp lý Hai là, quan văn phòng cần phối hợp với quan Nội vụ, quan Khoa học công nghệ để xây dựng chương trình, nội dung kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng kiến thức, kỹ tin học, CNTT cho đội ngũ cơng chức Ba là, trình xây dựng vận hành hệ thống phần mềm, tiện ích… địi hỏi quan văn phòng cần phối hợp với quan khoa học công nghệ, công an để nghiên cứu tính bảo mật thơng tin, khả thích ứng với CQHCNN, đảm bảo an ninh mạng… để lựa chọn phần mềm, tiện ích cho phù hợp Thứ tư, đảm bảo nguồn lực đầu tư cho trình đổi tổ chức hoạt động Để đổi tổ chức hoạt động văn phòng đòi hỏi phải đảm bảo nguồn lực định Do đó, CQHCNN cần tăng cường đầu tư ngân sách nhà nước cho hoạt động văn phòng Văn phòng cần phối hợp với quan Tài để xây dựng danh mục mua sắm, trang bị sở hạ tầng vào dự toán ngân sách năm quan, đơn vị Đặc biệt CQHCNN cần nghiên cứu đầu tư cho công tác văn phịng địa phương khó khăn, cấp hành địa phương, cấp huyện cấp xã Các CQHCNN cần nghiên cứu lộ trình để “phủ sóng” Cổng thơng tin điện tử cho tất quan chuyên môn cấp huyện Uỷ ban nhân dân cấp xã Thứ tư, thực đồng trình đổi tổ chức hoạt động văn phòng Yêu cầu đổi tổ chức hoạt động văn phịng thực hiệu mà CQHCNN, quan văn phòng thực đồng nội dung Do đó, cần tiến hành đồng thời nội dung nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự; đại hóa văn phịng; đẩy mạnh chuẩn hóa quy trình, nghiệp vụ văn phòng đồng thời nội dung đổi phải đặt mối tương quan với nội dung khác Bên cạnh đó, CQHCNN cần xây dựng giải pháp để tiến hành đồng đổi văn phòng với đổi tổ chức hoạt động quan khác Kết luận Với vai trò vị trí quan trọng mình, văn phịng CQHCNN cần phải đổi theo hướng đại chuyên nghiệp Có thể khẳng định văn phịng truyền thống đáp ứng yêu cầu phát tiển giai đoạn Xu phát triển tất yếu thời đại tồn cầu hóa, xây dựng kinh tế tri thức, cạnh tranh kinh tế gay gắt đòi hỏi ngành, lĩnh vực hoạt động xã hội phải không ngừng đổi đại hóa Trong bối cảnh đó, văn phịng cần nhanh chóng chuyển từ văn phịng kiểu cũ sang văn phòng kiểu 98 LÊ HÙNG ĐIỆP - TRẦN BÁ HÙNG TẠP CHÍ KHOA HỌC ĐẠI HỌC SÀI GỊN Đổi tổ chức hoạt động văn phòng CQHCNN trở thành yêu cầu tất yếu bối cảnh giai đoạn Quá trình phát triển kinh tế - xã hội đặc biệt CMCN 4.0 đặt yêu cầu cho quan, đơn vị Điều đòi hỏi văn phòng CQHCNN phải nghiên cứu cách “thấu đáo” để có kế hoạch chương trình cải cách phù hợp khoa học Cơng tác văn phịng CQHCNN đứng trước áp lực phải thay đổi theo hướng đại yêu cầu nâng cao chất lượng hoạt động Tuy nhiên, phát triển CMCN 4.0 cải cách hành nhà nước tạo thời thuận lợi cho trình đổi tổ chức hoạt động văn phòng Do đó, cần tận dụng thời cơ, thuận lợi đồng thời cần xây dựng biện pháp lộ trình thích hợp để khắc phục khó khăn, thách thức nhằm đổi tổ chức hoạt động văn phịng TÀI LIỆU THAM KHẢO Chính phủ (2011) Nghị 30c/NQ-CP ngày 08 tháng 11 năm 2011 ban hành chương trình tổng thể cải cách hành nhà nước giai đoạn 2011-2020 Chính phủ (2015) Nghị số 36a/NQ-CP ngày 14/10/2015 Chính phủ Chính phủ điện tử Cục Thông tin Khoa học Công nghệ Quốc gia (2017) Tổng luận “Cuộc cách mạng công nghệ lần thứ 4” Nghiêm Kỳ Hồng, Lê Văn In, Phạm Hưng, Trần Mạnh Thành & Bùi Hữu Duy (2009) Nghiệp vụ thư ký văn phòng đại Nxb Lao động Quế Hương (29/11/2019) Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin địa bàn tỉnh Bắc Giang - tác động lớn đến đại hóa cơng tác Văn thư - Lưu trữ Cổng Thông tin điện tử Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang Truy xuất từ:https://snv.bacgiang.gov.vn/chi-tiettin-tuc/-/asset_publisher/aRIn3er4plGA/content/thuc-trang-ung-dung-cntt-tren-iaban-tinh-bac-giang-tac-ong-lon-en-hien-ai-hoa-cong-tac-van-thu-luu-tru Hữu Nguyên (26/12/2019) Hội nghị tổng kết cơng tác năm 2019 Văn phịng Chính phủ Tạp chí Cộng sản Truy xuất từ: https://tapchicongsan.org.vn/en/hoat-ong-cualanh-ao-ang-nha-nuoc/-/2018/815704/hoi-nghi-tong-ket-cong-tac-nam-2019-cuavan-phong-chinh-phu.aspx Lưu Kiếm Thanh (2008) Cơng tác văn phịng bối cảnh đại hóa hành nhà nước Tạp chí Tổ chức nhà nước số Số 11/2008, tr 20-22 Phạm Thị Hồng Thắm (2020) Nâng cao chất lượng công tác tham mưu lãnh đạo, quản lý cấp phịng Tạp chí Quản lý nhà nước Số 292(5/2020), tr.70-74 Trịnh Xuân Thắng (06/9/2018) Tác động cách mạng công nghiệp lần thứ đến phát triển hành nhà nước Tạp chí Tổ chức nhà nước Truy xuất từ:https://tcnn.vn/news/detail/40969/Tac_dong_cua_cuoc_cach_mang_cong_nghi p_lan_thu_4_den_su_phat_trien_cua_nen_hanh_chinh_nha_nuocall.html Ngày nhận bài: 18/11/2020 Biên tập xong: 15/01/2022 99 Duyệt đăng: 20/01/2022 ... chức yêu cầu đổi tổ chức hoạt động văn phịng Trong hệ thống CQHCNN văn phòng phải quan, đơn vị chủ động tiên phong việc cải cách tổ chức hoạt động Với chức năng, vị trí tầm quan trọng mình, quan. .. cho trình đổi tổ chức hoạt động Để đổi tổ chức hoạt động văn phòng đòi hỏi phải đảm bảo nguồn lực định Do đó, CQHCNN cần tăng cường đầu tư ngân sách nhà nước cho hoạt động văn phòng Văn phòng cần... phịng quan hành nhà nước Trong bối cảnh nay, cơng tác văn phịng đứng trước nhiều tác động buộc phải thay đổi cách thức tổ chức hoạt động Yêu cầu đổi tổ chức hoạt động xuất phát từ tác động sau