Phần 1 cuốn giáo trình Đàm phán thương mại quốc tế giới thiệu tới người học các nội dung: Các giai đoạn và kế hoạch đám phán thương mại quốc tế, đàm phán với các đối tác có nền văn hóa khác nhau. Mời các bạn cùng tham khảo nội dung chi tiết.
Trang 1Chương S
CAC GIAI DOAN VA KE HOACH
DAM PHAN THUONG MAI QUOC TE
5,1 Các giai đoạn trong đàm phán thương mại quốc tế 5.1.1 Giai đoạn chuẩn bị
- Mục đích của giai đoạn chuẩn bị: Là chuẩn bị các điều kiện cần thiết là tạo tiền đề thành công trong đàm phán bằng
việc lựa chọn cán bộ hoặc nhóm cán bộ tham gia đàm phán,
nhóm này phải có chuyên môn, kinh nghiệm, ngoại ngữ để có thể chuẩn bị các kế hoạch, phương án đàm phán có hiệu quả
nhất và tiễn hành tổ chức đàm phán thành công
Để đảm bảo thành công thì giai đoạn này cần phải được | thực hiện một cách nghiêm túc, chu đáo, đầy đủ Tuy nhiên yêu cầu về mức độ chu đáo phụ thuộc vào tính chất quan trọng của từng thương vụ và trình độ cũng như kinh nghiệm của trưởng đoàn đàm phán Với những thương vụ nhỏ, việc chuẩn bị quá lâu, quá chu đáo gây nên sự tốn kém không cần thiết, đôi khi có thể làm 16 mat cơ hội kinh doanh Ngược lại đối với những thương vụ lớn, chuẩn bị thiếu chu đáo, không đầy đủ có thể gây
nên những thua thiệt lớn cả về mặt vật chất và tỉnh thần
Trang 2* Nghiên cứu bạn hàng
Trong Ngạn ngữ có câu “Biết địch biết ta trăm trận trăm thăng” và điều này đặc biệt đúng trong đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế nói riêng Trong kinh doanh và trong dam phán thương mại quốc tế thì việc biết rõ được đối tác sẽ giúp tạo ra tới 80 % cơ hội thành công cho các cuộc đàm phán Nên nắm vững nguyên tắc chỉ khi hiểu cặn kẽ về đối tác
thì ta mới có thể tính đến chuyện làm ăn với họ Để đảm bảo thực hiện thành công một thương vụ ta cần tìm hiểu về đối tác
theo các khía cạnh sau:
Thứ nhát là nghiên cứu về tư cách pháp nhân, năng lực tài
chính, uy tín kinh doanh của đối tác Những thông tin về tư
cách pháp nhân giúp ta phần nào nắm được tính hợp pháp của đôi tác mà ta giao dịch Tuy nhiên tư cách pháp nhân của đối tác chưa đủ đảm bảo là họ có đủ khả năng tài chính để thực hiện giao dịch kinh doanh với ta Do vậy năng lực tài chính và ay tín kinh doanh của đối tác là những thông tin quan trọng giúp ta xác định phân nào tư cách kinh doanh của đối tác Một khi đã thấy nghỉ ngờ những thông tin về đối tác thì tốt hơn hết phải xác minh rõ ràng trước khi giao dịch với họ Ngoài ra cũng nên tìm hiểu thêm về lịch sử công ty, nhân lực, sản lượng
và doanh thu hàng năm của đối tác, những thông tin này giúp ta
biết thêm về năng lực kinh doanh của họ
Thứ hai là nghiên cứu về nhu cầu, mục đích và mục tiêu
kinh doanh của đối tác Mức độ cần thiết của hợp đồng này đối với họ Họ có lựa chọn nhiều bạn hàng nữa không ? Đặc biệt là
Trang 3sách thịch hợp Những thông tin này rât cân thiệt, làm cơ sở de ta cân nhắc các mục tiêu, chiến lược, chiến thuật đàm phán
Thứ ba là nghiên cứu tình hình đội ngũ đàm phán của đối
tác Năng lực sở trường, kinh nghiệm, "tính cách, sở thích của
từng người Quan hệ giữa họ ra sao, có tồn tại mâu thuân
không? Ai là người có quyền quyết định? Đàm phản là hoạt động giao tiếp, do vậy nắm được thông tin về con người của
đối tác sẽ giúp ta xác định được thái độ ứng xử phù hợp với từng người, dự đoán trước được các phản ứng của họ, khắc ph::- ược các trở ngại trong giao tiếp
Thứ tư là nghiên cứu hồ sơ nhân thân cán bộ tham gia đàm phán, nghiên cứu tính cách, quyên hạn thậm chí nghiên cứu sở
thích của đối tác tham gia đàm phán
* Nghiên cứu thị trường
+ Nghiên cứu về hàng hóa, dịch vụ hoặc đối tượng của hoạt động đàm phán Người đàm phán phải năm chắc được
mình đang bán hoặc mua cái gì? Phục vụ cho mục đích nào?
Công nghệ sản xuất ra sao? Nguén gdc xuất xứ như thế nào?
+ Các thông tin về yêu cầu đối với sản phẩm của khách
hàng Giá trị kinh tế của sản phẩm này đối với khách hàng như thế nào? Các yếu tố về độ nhạy cảm giá của khách hàng? Chất lượng và những quy định về chất lượng sản phẩm?
+ Nghiên cứu vẻ tình hình cung cầu, giá cả thị trường của
mặt hàng định mua bán; Có thể dự báo về sản lượng cung và
Trang 4đối tượng nói riêng (Thuế quan, chất lượng, bảo vệ lợi ích người tiêu dùng, luật pháp, công nghệ ) và trên thị trường thế giới nói chung
+ Nghiên cứu về cạnh tranh Nếu là người bán nên tìm
hiểu xem người mua có lựa chọn nhiều nhà cung cấp nữa
không, giá cả, chất lượng, mẫu mã hàng hoá của đối thủ cạnh tranh ra sao? Nếu là người mua cũng cần kiểm tra xem người bán còn chào bán cho những ai nữa, nếu không mua thì liệu có bị mất cơ hội mua được những mặt hàng như vậy không? Cần phải năm vững tình hình cạnh tranh trên thị trường ở thời điểm mà chúng ta đang chuẩn bị tiến hành đàm phán
+ Nghiên cứu các điều kiện kinh tế vĩ mô của thị trường:
luật pháp, các chính sách thương mại, chính sách xuất nhập khẩu, các yếu tố về tình hình chính trị, lạm phát của nước ta và
nước bạn hàng Nghiên cứu các tập quán buôn bán của ngành hàng, các tập quán thương mại quốc tế, các tập quán của các cảng biển Những nghiên cứu này giúp ta đề phòng các thủ
đoạn của đối phương, tránh được việc ký kết hợp đồng sơ hở; + Nghiên cứu nền văn hoá, phong tục tập quán, tín ngưỡng
của nước bạn hàng để hiểu được phần nào cách suy nghĩ, cách biểu hiện tình cảm của đối tác, g1úp ta có những ứng xử lịch sự,
thích hợp với nên văn hoá và tín ngưỡng của họ;
+ Nghiên cứu các điều kiện cơ sở hạ tầng, giao thông liên lạc, điều kiện giao thông vận tải là một bộ phận quan trọng trong hợp đồng xuất nhập khẩu, nếu không nắm vững thì sẽ
Trang 5+ Nghiên cứu các điều kiện tài chính và thanh toán quốc
tế, điều kiện giao dịch khác để lựa chọn chó mình một điêu
kiện giao dịch hợp ly
+ Nghiên cứu quy luật thời tiết, khí hậu các vấn đề liên quan đến bảo quản hàng hóa và dịch vụ
* Xay dựng phương án giả:
Trang 6A =aạ+ a, + apt B=bot b, + bot C=cot C) + Cot A+B+Ct =1 Luu y khi str dung : Cần xác định thời gian (0 - 1) một cách hợp lý;
Đây là công thức mở, chỉ cần tính những phần mà giá cả
thay đổi trong quá trình sản xuất, những phần cố định không cân đưa vào công thức
Đối với những hợp đồng đặt giá cố định trong hoạt động
đàm phán thương mại quôc tê thì một trong những van dé quan
trọng cần phải quan tâm đó là giá cả Do vậy khi chuẩn bị cho
đàm phán các nhà đàm phán phải chuân bị cho mình một
phương án giá hợp lý và linh hoạt đê có thê linh hoạt trong quá
trình đàm phán Phương án giá dựa trên chi phí thường bao
gồm các công đoạn như sau:
+ Giá xuất xưởng: EXW
+ Bao bì bao gói và kiểm tra chất lượng,
+ Vận chuyền đến nơi làm thủ tục xuất khẩu, cửa khẩu, giá
đến cửa khẩu (FAS, FOB, FCA),
+ Vận chuyên đến cửa khẩu nước người mua (DAT, CFR,
CPT), |
+ Mua bảo hiểm rủi ro cho hàng hóa đến nước người mua
Trang 7+ Giá hàng dén (DAP, DAT),
+ Giá đến địa điểm của người mua (DDP)
Trên cơ sở chi phí thực té, khi xây dựng phương án giá các
nhà đàm phán thường phải thực hiện các phép tính so sánh với giá trên thị trường để xác định một mức giá tôi ưu Khi so sánh với giá cả trên thị trường thế giới thường phải áp dụng phương pháp quy dẫn về các đơn vị như :
+ Đơn vị tiền tệ;
+ Đơn vị đo lường;
_+ Điều kiện cơ sở giao hàng:
+ Điều kiện tín dụng;
+ Các điều kiện khác
Ví dụ: Một doanh nghiệp nhập khẩu của Việt Nam nhận
được đơn chào bán tàu vận tải biển mới sản xuất với giá 1.700.000,00 USD CIF Hải Phòng/ chiếc Thanh toán 60% một tháng sau khi gíao hàng, 30% ba tháng sau khi giao hàng, 10% năm tháng sau khi giao hàng Giá tàu thủy cùng loại hiện trên thị trường giá 1.600.000,00 USD FOB cảng nước người
bán Phí lai dắt tàu từ Nhật Bản về Việt Nam là 60.000,00 USD, Tỷ lệ phí bảo hiểm là-0,01% đối với mặt hàng này từ Nhật về Việt Nam
Ta có thê so sánh như sau:
Trang 8C+F
CIF = —————
1-1.1 xr
Gia CIF=( 1.600.000 + 60.000)/1- 1,1x0,01%) Gia CIF = 1.660.183,00 USD
Giá chào bán của khách hàng là 1.700.000 USD và cho trả chậm nhiều lần
Lãi suất ngân hàng LIBOR trên thị trường vào thời điểm tính giá là 8% năm
+ Ta thực hiện việc quy đổi về mặt thời gian trả tiền (Quy
đôi về điều kiện tín dụng) có thể sử dụng công thức: cash c tr P =P„ X(l- —— pO Tinh thời hạn tín dụng trung bình T= (60x1) + (30x3) + (10x5) = 2,0 T= 1.700.000,00 { 1-(2x0,08)/12}= 1.677.333,33 USD
Trên cơ sở tính toán và quy đổi về cùng một đơn vị tính
giá, cùng một đồng tiền tính giá, cùng một điều kiện cơ sở giao
hàng và cùng thong nhất điều kiện về trả tiền Dựa vào những
thông tin đó ta tiến hành so sánh để có một phương án giá tối
ưu Trên cơ sở đó có phương án đàm phán thích hợp nhằm đạt
Trang 9Bảng 3.1: So sánh giá chào hàng với giá tính toán tham khảo Giá chào hàng Giá tham khảo 1.677.333,33 USD 1.660.183,00 USD CIF Cảng VN CIF Cảng VN Chênh lệch là = 17.150,33 USD
Theo giá tính toán tham khảo trên thị trường thì giá chào
hàng của hãng Nhật đắt hơn 17.150,33 USD Như vậy có thê đưa ra các giải pháp đàm phán để hạ giá xuống hoặc tăng các thiết bị kèm theo con tàu, tăng phạm vi bảo hành khi con tàu
được vận hành
Nhà nhập khâu thường sử dụng phương pháp so sánh trên đề xác định cho mình một mức giá chính xác với giá cả hàng hóa vào thời điểm ký kết hợp đồng Dựa trên những cơ sở đó nhà đàm phán sẽ xây dựng phương án giá cho cuộc đàm phán Sap ios Nhiễu trường hợp, khi bắt tay vào chuẩn bị xây dựng kế hoạch dam phán người ta không có số liệu và thông tin cụ thể nên có thể phải sử dụng phương pháp tính giá phỏng chừng
Cách tính này chỉ mang tính gần đúng do vậy mà mức giá ta dự
định mua phải có độ co dãn, thường trong phương án giá các nhà đàm phán xác định một khung giá để linh hoạt và chủ động trong quá trình đàm phán
Sau khi đã có thông tin về giá, chúng ta bắt tay vào xây
Trang 10Sản phẩm: Tên, số lượng, chất lượng
Thời gian thanh toán: Trả ngay (trả sau )
Các nhượng bộ về điều kiện khác: tiền, chất lượng
Mức giá đối với các hàng hóa xuất nhập khẩu Dưới đây liệt kê các điều kiện cơ sở giao nhận hàng hoá thể hiện các chỉ phí cầu thành trong giá theo xu hướng tăng dẫn từ thấp đến cao
ahư bảng 3.2 dưới đây:
Trang 11Các điều kiện khác:
Trên cơ sở phương án giá, các nhà đàm phán sẽ tiên hành ¬dy ” „ø phương án đàm phán
Chuẩn bị nhân sự : Ngày nay, kinh doanh quốc tế là hoạt động rất phức tạp, một người không thê có kiến thức đủ rộng để bao quát mọi vấn đề đàm phán vì vậy người ta ít khi đi thương lượng một mình mà thường có thêm các trợ lý về kỹ thuật, trợ lý về nghiệp vụ ngoại thương, trợ lý về luật pháp,
ngoài ra có thể có thêm phiên dịch Nhiệm vụ của các trợ lý là cung cấp những thông tin, đề xuất việc vận dụng các nghiệp vụ
trong phạm vi chuyên môn của mình do đó họ chỉ nói khi được yêu cầu và đề xuất ý kiến khi cần thiết Nhiệm vụ của trưởng đoàn đàm phán là điều khiển hoạt động đàm phán của cả đoàn Họ mới là người có quyền quyết định, do vậy phải là người có
tinh thần trách nhiệm cao, tính thông nghiệp vụ, kinh nghiệm
phong phú, có khả năng tổ chức, khuyến khích phát huy sức
mạnh tập thể Người trưởng đoàn phải đặt lợi ích tập thể lên
trên lợi ích cá nhân, Những người khác trong đoàn đàm phán cũng phải có chuyên môn nghiệp vụ, có khả năng phối hợp với
nhau trong công việc, đảm bảo nội bộ nhất trí;
Chuân bị vê mặt chiến lược : chuân bị tư duy chiên lược,
nhãn quan chiên lược và các biện pháp chiên lược, chiên thuật, các biện pháp kỹ thuật có thê sử dụng trong cuộc đàm phản;
Xác định mục tiêu của cuộc đàm phán, mục tiêu dài hạn,
mục tiêu trước mắt và các đôi sách có thê;
Trang 12* Dién tap:
Đây là thao tác cuôi cùng của giai đoạn chuân bị Cách luyện tập này rât có ích cho các cuộc đàm phán có tâm ‹ Z lớn,
có nhiều thành viên tham gia và giữa họ cân có sự phôi livp de
đạt hiệu quả chung
Trước cuộc đàm phán có thể dùng máy ghi âm đề luyện tập bằng lời, qua đó kiểm tra cấu trúc ngữ pháp để đảm bảo độ chính xác của ngôn từ (đặc biệt là trong trường hợp không sử
dụng phiên dịch, đàm thoại trực tiếp bằng tiếng nước ngoài)
Ngoài ra nếu có thể thì nên luyện tập bằng cách đóng vai cùng đồng nghiệp để đàm phán thử Muốn thu được hiệu quả thực sự cần có gắng diễn tập thật nghiêm túc và phải bàn bạc giống như thật
5.1.2 Giai đoạn đàm phán
- Tiếp xúc ban đầu:
* Muc dich:
Xây dựng bầu không khí hợp tác, ấm cúng và thân thiện Những ấn tượng gặp gỡ ban đầu thường khó quên và có tác động quan trọng đến kết quả đàm phán, nếu ấn tượng ban đầu
tốt thì kết quả đàm phán sẽ rất khả quan, thậm chí xác xuất thành công tới 80%, còn nếu ấn tượng không tốt thì khả năng thành công là rất ít Vì vậy nên có sự chuẩn bị kỹ lưỡng để cổ săng tạo ra bầu không khí cởi mở, hợp tác và thân thiện ngay từ những giây phút gặp gỡ đầu tiên thì mục tiêu đề ra sẽ dễ trở
Trang 13Cố gắng giành quyền chủ động ngay trong những giờ phút gặp gỡ đầu tiên, nếu có nhiều thành viên trong đoàn đàm phán ( ° ae ` A A x thì nên khuyến khích mọi người tham gia vừa đề thêm phân thoải mái vừa tranh thủ nắm bắt ý định của đối tác
* Nội dung:
Giới thiệu các thành viên
Giới thiệu chương trình đàm phán (trình tự các vấn đè cần bàn bạc)
* Kỹ thuật tiễn hành:
Thời gian: kéo dài khoảng từ 5 đến 15 phút
Các phương pháp mở đầu đàm phán:
+ Phương pháp mở đầu trực tiếp: Chủ toạ (thường là trưởng đoàn đàm phán của nước chủ nhà) tuyên bố ngay mục đích, nội dung và chương trình đàm phán Phương pháp này giúp cho đối tác nhanh chóng hiểu được mục đích và nội dung
đàm phán, tuy nhiên nó hơi khô khan và cứng nhắc Nó thích hợp với những cuộc đàm phán bị hạn chế về mặt thời gian
Ví dụ: “Như chúng đã trao đổi qua thư từ và điện thoại, hôm nay chúng tôi mời các ông đến để cùng nhau bàn bạc về các điều khoản của hợp đồng mua bán lô hàng này giữa chúng ta Cụ thê chúng ta sẽ tập trung thảo luận các vẫn đề theo trình tu sau ”
+ Phương pháp mở đầu gián tiếp: Chủ toạ (thường là trưởng đoàn đàm phán của nước chủ nhà) trình bày một vấn đề có liên quan để làm tiền đề chuyển sang các vấn đề cần bàn
Trang 14thoải mái trước khi bàn bạc những van dé quan trong Tuy nhién vi van dé duoc trinh bay mot cach “vong vo” nén dé
khiến đối tác giảm sự chú ý vào nội dung chính cần đàm phán Phương pháp này chỉ thích hợp trong điều kiện hai bên không bị hạn chế về mặt thời gian
Ví dụ: “Tình hình kinh doanh của công ty các ông trong
thời gian qua ra sao Lô hàng trước các ông đã tiêu thụ hết chưa Chúng tôi rất vui mừng khi biết rằng tình hình kinh doanh của các ông gặp nhiêu thuận lợi và hy vọng thương vụ
này sẽ mang lại cho chúng ta nhiều lợi ích hơn nữa Hôm nay
chúng tôi mời các ông đến để cùng nhau bàn bạc về các điều khoản của hợp đồng mua bán giữa chúng ta Cụ thể, chúng ta
sẽ tập trung thảo luận các vấn đề theo trình tự sau ”
Thái độ cần phải lịch sự, nhã nhặn nhưng không quá vỗ vập Theo lời khuyên của các chuyên gia đàm phán nồi tiếng thì mở đầu cuộc đàm phán không nên đi ngay vào vấn đề chính mà
nên trao đổi một số câu chuyện xã giao đề tạo không khí thoải mái, khiến hai bên đều cảm thấy có tiếng nói chung Các vấn
đề thường được dé cập đến là thời tiết, hành trình chuyến đi,
khách sạn, Ngoài ra nếu thời gian cho phép có thẻ nói một vài câu chuyện phù hợp với sở thích và lĩnh vực mà đối tác
Trang 15Đạt được đồng thuận về các vấn đề đàm phán, đạt được hợp đòng, hiệp định đảm bảo lợi ích căn bản cho cả hai bên, hoặc là đạt được sự đồng thuận về một vấn đề nào đó là đôi tượng của đàm phán
Nhiều nhà đàm phán còn đặt ra mục đích là xác lập moi quan hệ lâu dài với đôi tác, nâng cao uy tín và vị thê trên thị trường, nghiên cứu về tiềm năng của khách hàng Mục tiêu
trong các cuộc đàm phán tùy thuộc vào chiến lược của doanh
nghiệp và định hướng của trưởng đoàn hoặc là người chịu trách nhiệm đàm phán
* Nội dung
Đây là giai đoạn chính của đàm phán, là giai đoạn triển khai các vấn đề đàm phán theo như kế hoạch đã vạch ra trong giai đoạn chuẩn bị Trong giai đoạn này hai bên trực tiếp gặp gỡ tiếp xúc nên có điều kiện hiểu rõ hơn về lập trường quan điểm, mục tiêu của nhau Nếu nó khác xa với những dự tính
ban đầu về đối tác thì phải tự điều chỉnh lại mục tiêu, chiến lược, chiến thuật đàm phán
- Kết thúc thương lượng:
Cái gì mở đầu cũng phải có kết thúc Các cuộc đàm phán
bao gid citing di dén hai két cục cơ bản hoặc là đạt được thoả
thuận và ký kết hợp đồng hoặc là không đạt được thoả thuận Trong trường hợp cuộc đàm phán đã hoàn thành các vẫn đề bàn bạc thì bắt đầu đi vào giai đoạn kết thúc thương lượng Điều kiện cần và đủ để chuyền sang giai đoạn kết thúc là:
Trang 16+ Ta đã giải đáp thoả đáng các câu hỏi được đặt ra trong
quá trình thương lượng
+ Ta đã giải đáp thoả đáng lời phê bình và phản đối của
đôi tác
+ Hai bên đã giải quyết được các mâu thuẫn và tạo được
bầu không khí thuận lợi cho việc kết thúc thương lượng
Khi thấy các điều kiện chín muôi xuất hiện ta nên chủ động tóm tắt lại những nội dung cơ bản của cuộc thương
lượng, những giải pháp mà hai bên cùng nhất trí Tuy nhiên đôi khi đã có đủ các điều kiện cần thiết để có thể kết thúc nhưng
đối tác vẫn tỏ ra do dự Họ bị sức ép tâm lý của tính thần trách
nhiệm đè nặng nên chưa thể ra quyết định Lúc này ta cần sử
dụng các biện pháp thúc đấy để họ thoát khỏi tình trạng đó, làm cho họ mạnh dạn hơn trong việc ra quyêết định
Biện pháp 1 - Đặt đối tác trước những quyết định cụ thé
dưới dạng câu hỏi xin ý kiến Ví dụ" Ông đã đọc bản tóm tắt
của tôi ông có thấy vấn đề gì không?"
Biện pháp 2 - Đặt họ trước các giải pháp lựa chọn Ví dụ:
Giải pháp nào phù hợp với ông hơn cả?
Biện pháp 3 - Buộc họ phải ra quyết định cuối cùng Ví dụ: Như vậy là chúng ta đã thống nhất vấn đẻ này, tôi hiểu như vậy?
Các biện pháp trên sẽ làm cho đối tác tích cực và chủ động
hơn trong việc ra quyêt định
Trang 17Thứ nhất, ta có thể phản ánh chính xác quan điểm của mình, tránh được trường hợp bị” xỏ mũi dắt đi”
Thứ hai, việc khởi thảo hợp đồng sẽ tạo cho ta thế chủ động khi đàm phán về các điều khoản bô sung hợp đồng
Thứ ba, có thể tránh được việc đối tác lợi dụng cơ hội thảo hợp đồng đề dẫn chúng tới chỗ bị mắc lừa
Dự thảo hợp đồng trước khi được ký kết phải được thảo luận, bàn bạc kỹ càng vì một khi hợp đồng đã được ký kết thì
hai bên phải nghiêm chỉnh thực hiện nghĩa vụ của mình
Đàm phán về các điều khoản hợp đồng cần dựa trên cô ›ên tắc sau:
Thứ nhất: là phải dựa vào nguyên tắc tự do hợp đồng, các bên phải dựa vào ý chí tự nguyện và bình đẳng để đàm phán và ký kết hợp đồng Hồn tồn khơng có sự lừa dối hoặc gây sức
ép hoặc đe dọa buộc phải ký hợp đồng
Thứ hai: phải dựa trên các cơ sở pháp lý Cở sở pháp lý của hoạt động mua bán hàng hóa quốc tế là pháp luật và quy định của các quốc gia có liên quan tới thương mại quốc tế Đó là: Luật quốc gia; Các tập quán: thương mại quốc tế; Luật tư pháp quôc tẾ, các công ước quốc tế về việc mua bán, thanh toán và vận chuyên hàng hoá, các tập quán quốc tế mà các bên dẫn chiếu
Trang 18Thứ tư: là nội dụng và ngôn ngữ trong hợp hợp đồng phải ›hính xác, rõ ràng Trong hợp đồng, từ ngữ phải được dùng ›hính xác, các thuật ngữ chuyên ngành phải được diễn đạt đúng 1uy phạm, thường dùng mỗi câu một nghĩa chính duy nhát chứ thông dùng câu phức hợp
Thực tiễn buôn bán trên thế giới đã hình thành tập quán sử lụng hợp đồng mẫu trong đàm phán Hợp đồng mẫu được sử lụng tương đối rộng rãi và phổ biến trong buôn bán hàng Iguyên vật liệu, nông sản, khoáng sản Hợp đồng mẫu thường lo hiệp hội các nhà công thương nghiệp soạn ra để tạo điều
diện thuận lợi và nhanh chóng trong việc mua bán lương thực, ậguyên liệu (Ví dụ: kim loại, cao su, cà phê, ngũ céc ) Trong ac hop đồng mẫu đại đa số các điều kiện mua bán đã được
iêu chuẩn hoá, các bên sẽ quy định số lượng, giá cả, thời hạn ziao hàng, phẩm chất hàng hoá, tất cả các điều kiện còn lại sẽ lược ¡n sẵn trong hợp đồng Tuy nhiên, hợp đồng mẫu thường
iảm bảo lợi ích của người soạn thảo ra nó, cho nên việc ký kết nop đồng theo các hợp đồng mẫu thuận tiện và nhanh chóng
nhưng cũng dễ vấp phải rủi ro thậm chí là thua thiệt nếu ta
không cần thận kiểm tra kỹ nội dung các điều khoản được In
săn Trong nhiều trường hợp cần phải yêu cầu đối tác sửa chữa hoặc thay đổi các điều khoản được in sẵn trong hợp đồng mẫu để đảm bảo tính cân bắng về lợi ích
5.1.3 Giai đoạn sau đàm phán - Mục đích:
+ Duy trì mối quan hệ bạn hàng tốt đẹp, cần phải gây ấn
Trang 19+ Đúc rút kinh nghiệm, tìm ra những thành công và những
hạn chê đề rút ra bài học kinh nghiệm nhăm nâng cao hiệu quả cho các cuộc đàm phán sau này;
+ Hoan tat các thỏa thuận mà 2 bên đã thống nhất;
+ Chuẩn bị các điều kiện cho việc thực hiện hợp đồng (như
kê hoạch, con người, các đơn vị hữu quan, phương tiện )
- Nội dung:
Sau khi hợp đồng được ký kết, cuộc đàm phán của chúng ta về cơ bản đã thành công Nếu ở địa vị chủ nhà bạn có thê tổ chức chiêu đãi hay tặng quà lưu niệm khi tiễn bạn hàng về nước Nếu là người được mời bạn không nên từ chối cho dù bạn rất bận Đây có thể sẽ là cơ hội tốt để bạn tìm hiểu thêm về tính trung thực của bạn hàng, góp phần xây dựng mối quan hệ bạn hàng lâu dài
Sau khi chia tay đối tác nhà đàm phán cần đánh giá rút kinh nghiệm về quá trình thương lượng Vì sao có những mục
tiêu thực hiện được và có những mục tiêu ta chưa thực hiện
được Trong trường hợp cuộc đàm phán đỗ vỡ thì càng phải
đánh giá phân tích những nguyên nhân thất bại đề rút kinh
nghiệm cho những cuộc thương lượng sau này 5.2 Kế hoạch đàm phán thương mại quốc tế
* Xây dựng kế hoạch đàm phan
Sau khi đã nghiên cứu thị trường, bạn hàng và có những
phân tích nhât định vê chuyên môn, mục đâu tiên trong kê
Trang 20định các mục tiêu cụ thê của cuộc đàm phán, các chiên lược, chiên thuật đàm phán đê thực hiện các mục tiêu đó dựa trên sự so sánh môi quan hệ về lực, về mục đích của ta và đôi tác: Mục tiêu đàm phán; Cán bộ đàm phán (Đoàn đàm phán) bên mình; Đối tác đàm phán là ai; BATNA của ta và của đối tác; Địa điểm đàm phán; Thời gian; Kinh phí cho đàm phán; Đàm phán thử; Dự thảo hợp đồng: * Lập kế hoạch đàm phán chỉ tiết - Vạch khuôn khổ cho đàm phán, trình tự các vấn đề đàm phán - Dự tính các giải pháp và phản ứng của đối tác với các giải pháp đó
- Dự tính các giải pháp mà đối tác có thé dua ra
- Dự tính các giải pháp thay thế (BATNA), các phương án
nhượng bộ
- Xác định nhân sự và nhiệm vụ cụ thể của từng người
Trang 21ˆ Câu hỏi ôn tâp
Thông thường, hoạt động đàm phán ký kết hợp đồng mua
bán hàng hóa quốc tế được chia thành may bước?
Trước khi bắt tay vào đàm phán người đàm phán cần phải chuẩn bị những gi? Khi tiến hành đàm phán, người thực hiện cần phải sử dụng những kỹ năng gì? Kế hoạch đàm phán là gi? Nội dung của kế hoạch đàm phán gồm những gì?
Các bước để xây dựng kế hoạch đàm phán ký kết hợp đồng
mua bán hàng hóa quốc tế?
Thế nảo là một hợp đồng có hiệu quả? Các điều khoản chính
của hợp đồng là gi?
Những điểm mới trong Incoterms 2010 ?
Làm thế nào để kết thúc cuộc đàm phán khi không đạt mục tiêu?
Trang 22Chương 6
ĐÀM PHÁN VỚI CÁC ĐÓI TÁC CÓ NÈN VĂN HÓA KHÁC NHAU 6.1 Đàm phán với các đối tác châu Âu
Điểm cần lưu ý đầu tiên là mặc dù các nước thành viên EU có trình độ phát triển kinh tế tương đối đồng đều và hệ thống
chính trị tương tự nhau nhưng giữa các nước này van ton tại sự
khác biệt khá lớn về văn hoá và họ đều cố găng giữ gìn bản sắc
văn hoá của nước mình Một ví dụ điển hình về vấn đề này là
việc Pháp hạn chế số lượng bài hát tiếng Anh và số từ gốc Anh phát trên các phương tiện thông tin đại chúng Vì vậy, phong cách đàm phán của các quốc gia thành viên EU cũng khác biệt
nhau khá nhiều, những chỉ dẫn dưới đây chỉ mang tính khái
quát nhất
6.1.1 Làm quen
Người Pháp, người Anh, người Đức rất cân trọng đối với những ai đường đột đến đề nghị làm ăn với họ Một nguyên tắc cần nghi nhớ là bạn bắt buộc phải hẹn trước và nếu được phải có giới thiệu hoặc xác nhận băng thư Khi tiếp xúc làm ăn, bạn
nên nhắc đến tên những người họ biết và nề trọng Người Tây
Ban Nha, người Italia thì ít "câu nệ" hơn trong vấn đề này Họ thoải mái hơn trong giao tiếp, ví dụ người Italia có thể hẹn gặp
Trang 23chiều Thậm chí ở một số thành phố Italia không có quảng
trường trung tâm thì các đại lộ lớn sẽ đóng vai trò thay thế
6.1.2 Giao tiếp e® Ngơn ngữ có lời
Châu Âu là một lục địa đa ngôn ngữ, có nhiều thứ tiếng được phổ biến ở đây như tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Đức, tiếng Tây Ban Nha, Italia Nhiều quốc gia có thê dùng chung
ngôn ngữ như Đức, Áo , một số quốc gia khác lại ton tai song
song nhiều ngôn ngữ chính thức như Hà lan, Thuy sĩ Do gần gũi về mặt địa lý, việc người dân am hiểu nhiều ngôn ngữ là khá phổ biến Tuy nhiên đã từ lâu, tiếng Anh đã được coi là ngôn ngữ trong kinh doanh, tài chính và kỹ thuật ở châu Âu Theo báo cáo của Uỷ ban Châu Âu, chỉ có 41% số người ở châu lục này nói được tiếng Anh và chỉ 29% có thể sử dụng tiếng Anh để giao tiếp Tại: các nước khác nhau, trình độ tiếng Anh cũng khác nhau Một điều thú vị là, trình độ tiếng Anh của người dân mỗi nước lại tỷ lệ thuận với sự phát triển của nền
kinh tế Ví dụ, Hà Lan, Đức, Pháp là những nước có thứ hạng C trên thế giới, lần lượt là: 18, 13, 17 thì số người biết tiếng Anh cũng nhiều, tương ứng là: §0%, 55%, 40% Nhưng ngay tại các quốc gia này, các thương nhân cũng ưa thích đàm phán bằng tiếng mẹ đẻ hơn vì như vậy là thể hiện lòng tôn
trọng đất nước họ Còn tại các quốc gia khác như Tây Ban Nha
Trang 24biết các ngôn ngữ khác của châu Âu như tiếng Pháp, Đức, Tây
ban nha của thương nhân Việt Nam còn hạn chế, đây cũng sẽ là một trở ngại cho quá trình đàm phán với các thương nhân tại khu vực này
® Ngơn ngữ không lời
Khi bàn về ngôn ngữ, chúng ta không thể chỉ lưu ý đến ngôn ngữ chính thức là ngôn ngữ có lời, mà còn cả ngôn ngữ
không lời Thông điệp được chuyển giao bằng nội dung của từ
ngữ, bang âm điệu giọng nói và bằng các phương tiện không
lời như cử chỉ, tư thế, ánh mắt v.v Tất cả chúng ta đều giao tiếp với nhau bằng nhiều biểu hiện của ngôn ngữ không lời Ví
dụ: một cái ngước mắt là dấu hiệu nhận biết, nụ cười là dấu
hiệu vui vẻ Tuy nhiên, một số dấu hiệu của ngôn ngữ cử chỉ
lại bị giới hạn về mặt văn hoá
Một khía cạnh nữa của ngôn ngữ là khoảng cách thích hợp giữa bạn và người bạn đang nói chuyện Người Anh rất tôn trọng sự riêng tư của người khác, điêu này khiên họ thường tỏ ra xa lạ và cách biệt với người đối thoại Với họ, không chỉ
khoảng cách về mặt địa lý mà cả khoảng cách về mặt tâm lý
cũng rất được chú ý Ở Anh, trước khi đến một nơi nào đó, bạn
cần gọi điện hẹn trước, nếu không bạn khó hy vọng được đón tiếp Ngược lại, ở Italia, mọi người dường như không có cuộc
sống riêng tư Những điều quan trọng đều diễn ra ở nơi công
cộng hay ít nhât là được thảo luận ở nơi công cộng Không có từ "riêng tư” trong ngôn ngữ Italia, và thông tin luôn được chia
Trang 256.1.3 Nghi lễ
Sự khác biệt về văn hoá, có những đặc điểm có thể nhìn ngay được khi hai bên bắt đầu giao dịch, nhưng cũng có những
đ⁄- ` - tiêm ân đòi hỏi các nhà đàm phán trước khi tiếp xúc với mọt đối tác mới phải nghiên cứu rất kỹ lưỡng để dễ hiểu
nhau hơn và hành động cho phù hợp Ví dụ, các quốc gia khác nhau có các ý tưởng khác nhau về sự thân mật, phép lịch sự ở
một số nước châu Âu như Đức, Bì, Italia thì việc bắt tay là một
cử chỉ thân thiện tự nhiên Thậm chí như ở Pháp, theo quy tắc xử thế, khi bạn đến dự một buồi họp, người quản lý sẽ phải bắt tay tất cả mọi người có mặt trong cuộc họp đó Nhưng ở miền Nam châu Âu và ở Anh thì lại khác, người Anh không thích cử
chỉ như vậy và họ chỉ sử dụng nó một cách hạn chế
Khi tiếp xúc với các đối tác EU, nhà đàm phán cần tìm
hiểu tập quán của họ Điều này sẽ giúp ích rất nhiều cho sự thành công Chẳng hạn như:
Đối với người Anh: Mọi hành vi làm phiền đến khách đều là vô lễ cho dù họ đang trao đổi những câu chuyện ngoài phạm vi công việc Khi đến Anh, điều cần chú ý là khi ngồi vào bàn ăn không nên để tay trên gối, cần để tay lên bàn Thìa, dĩa không nên để chung trong đĩa ăn Trong khi ăn không nên chuyên đồ ăn từ tay này sang tay kia Không nên bắt tay người lạ, mặc dù người Anh là người sáng tạo ra cái bắt tay, nhưng họ dùng rất hạn chế (dành cho những dịp lớn như những buổi giới
thiệu trịnh trọng, những buổi khen tặng, đi xa v.v.) Đừng bao
Trang 26các từ 5⁄2 Madam (có nghĩa là ông/bà) kèm với họ hoặc cả họ
và tên như Sir Colin Pine, chứ không nên gọi một :: bằng
tên riêng nhu Sir Colin
Tại các nước Nam Âu như ltalia, T ay Ban Nha, Bồ Đào
Nha: Khi gặp nhau, người ta thường bắt tay hoặc ôm hôn, nêu là người quen cũ Hãy lưu ý rằng cái hôn ở đây chỉ mang tình
hình thức, hai bên kề má nhau, miệng phát ra âm thanh chứ không có sự tiếp xúc thật sự Trong đàm phán, các thương nhân thường ăn mặc rất lịch sự Trang phục kinh doanh luôn trịnh
trọng và đứng đắn, quần áo là thăng nếp, giày được đánh xi bóng Những nước châu Âu có các bữa ăn muộn nhất: Điểm tâm vào lúc 8 hay 9 giờ, ăn trưa vào lúc 14.30 hay 15 giờ và
bữa ăn tối vào lúc 21 hoặc 22 giờ, bữa ăn trưa là bữa quan
trọng nhất trong ngày
Người Đức: Họ rất trọng chức vị và hình thức Đối với
những thương gia nồi tiếng, họ muốn ta gọi là ÀZeine Herrs- | chaften (quý ngài) và khi nói chuyện, ta nên tỏ ra là biết mình
đang được nói chuyện với ai Để chào hỏi, người Đức thường
cúi người và nện gót chân, cử chỉ này có tên gọi là đer điener
nhằm bày tỏ sự nhún nhường và tôn trọng người được chào Bắt tay cũng là một cử chỉ được ưa chuộng Khi được mời đến nhà, bạn không được gửi hoa đến trước mà phải đích thân mang hoa tới và chú ý tháo giấy bọc hoa trước khi tặng cho bà
chủ nhà Nếu đối tác của bạn là phụ nữ, bạn cần luôn đi bên trái
Trang 27tránh bị say, bạn nên đậy nắp cốc bia của bạn để thông báo rằng bạn uống như vậy là đủ rồi Các nhà kinh doanh Áo và Đức thường mang theo vợ hoặc chồng trong các chuyến công du thương mại nên khi mời các đối tác này đến bàn tiệc chăng hạn, bạn luôn cần nhớ dành hai suất cho mỗi người
Người Pháp: Họ rất nghiêm túc trong công việc Trong thương thuyết, họ không thích nghe chuyện phiếm, đặc biệt là những chuyện riêng tư Họ có thói quen dùng cả mắt và tay dé truyền đạt ý kiến khi nói chuyện, do đó, cách tốt nhất là bạn nên học những cử chỉ này khi đàm phán với đối tác là người
Pháp Khi gặp phụ nữ, hôn ở hai bên má là chuyện thường tình,
ngay cả khi trước đám đông Nếu họ không đề nghị được gọi bằng tên thì bạn cần dùng Monsieur hoic Madam 4é goi ho Người Pháp hiếm khi mời khách kinh doanh đến nhà, nhưng
nếu bạn được mời, nhớ đem hoa hay sôcôla cho nữ chủ nhân,
tránh tặng hoa cúc vàng bởi lẽ hoa cúc vàng chỉ dùng trong
tang lễ Ngoài ra, nếu bạn mời khách Pháp đi ăn tối, bạn cần
dẫn họ vào nhà hàng thật sang, đắt tiền Đây là một nghi thức rất quan trọng vì một địa điểm không sang trọng sẽ tỏ ra bạn là người thiếu quan tâm
Ở Thụy Điển: Bạn có thể vận dụng câu "cám ơn” mọi nơi,
mọi lúc và trong mọi tình huống Không được hôn tay người
khác Không được đến thăm người khác trong những ngày nghỉ
hoặc ngày lễ khi chưa nhận được lời mời Đừng bao giờ đi giày chưa được đánh sạch sẽ vào phòng
Trang 28thường dé khách tự phục vụ theo nhu cầu Trong khi ăn, họ ít
nói chuyện, nhất là chuyên kinh doanh Ngược với người châu
Á, các bữa ăn là dịp để họ bản về không chỉ công việc mà còn
rat nhiều vấn đề khác nữa như chuyện gia đình, các chuyện tiếu
lâm, các xu thế mới
6.1.4 Cách thức ra quyết định
Nhìn chung, quá trình ra quyết định của các thương nhân EU thường nhanh hơn của các thương nhân châu Á, do ảnh
hưởng của lối sống công nghiệp phát triển Tuy nhiên, các
thương nhân ở các quốc gia khác nhau có cách thức ra quyết định khác nhau Ví dụ đối với thương nhân Italia, mặc dù họ có vẻ là những người sống theo cảm tính và trọng hình thức, các quyết định được đưa ra ít khi chịu ảnh hưởng của cảm xúc hay | sở thích mà phần nhiều là từ sự đánh giá cẩn thận về tương
quan lực lượng giữa hai bên trên bàn đàm phán Đó là lý do tại
sao, khi đàm phán dù chỉ một thương vụ nhỏ nhất, người Italia
luôn muốn nhìn thăng nhau Họ "đọc" biểu hiệ: tái phương để đánh giá khả năng đối phương và từ đó sẽ quet dịnh
khi nào có thê đòi hỏi thêm, khi nào thì nên "đĩ hoa vi quý” và khi nào thì cần nhượng bộ Trong khi đó, cách thức kinh doanh cũng như ra quyết định của người Pháp và những người chịu ảnh hưởng sâu sắc của nền văn hoá Latinh mang tính tập trung quyền lực cao độ Người đứng đầu cơ cấu tổ chức của một công ty Pháp là người quan trọng nhất và thâu tóm toàn bộ hoặc gần như toàn bộ các quyết định Biểu hiện về quyền lực
dễ thấy nhất khi bạn đến thăm các công ty Pháp là bàn giám
đóc thường được đặt ở giữa phòng, bàn của những người có
Trang 29đàm phán Thực tế trong thương mại quốc tế, bạn có thể bj mat
một hợp đồng không phải vì sản phẩm hay giá cả không phù hợp mà chính là do bạn đã vi phạm một cắm ky nào đó trong văn hoá của đói tác Tuy nhiên, giải pháp để vượt qua trở ngại này không phải là đòi hỏi bạn phải thật sự trở thành người Anh
khi giao dịch với người Anh, là người Pháp khi thảo luận với
người Pháp bạn không thể và cũng không nên làm vì như thế có thể gây ra những cảnh tượng rất ló bịch Điều quan trọng và cần làm ở đây là bạn phải có được sự đòng cảm văn hoá
(cultural empathy) với người khác Bạn nên nhớ rằng, đi với người nước ngoài, các phong tục, tập quán, nghi thức của bạn cũng kỷ quặc và khó hiểu như bạn cảm thấy về phong tục, tập
quán và nghi thức của họ, vì thế, khi biết đặt mình vào vị trí
của người khác, đoán trước phản ứng của họ trong các tình huống và có khả năng chia sẻ phản ứng đó với họ - tức là khi
bạn biết "đồng cam", ban sé dé dang chiếm được cảm tinh ctia đối tác và gặt hái được thành công không chỉ trong đảm phán
mà cả trong việc thực hiện hợp đồng sau này Ngược lại, cái giá phải trả cho việc không hiểu và không thích ứng với nẻn văn hoá của đói tác có thẻ gây nên những thất bại và thua thiệt rất lớn trong thương mại quốc tế
6.2 Đàm phán với đối tác Mỹ 6.2.1 Lam quen
Trang 30ma khong can qua một trung gian nào cả (mặc dù nếu được giới thiệu thi càng tốt) Khi bạn gửi thư, fax hoặc email bang tiếng Anh tới một doanh nhân Mỹ kèm theo lời giới thiệu về công ty của bạn và sản phâm mà bạn đang quan tâm thì điệu này có ý nghĩa như một cuộc hẹn gặp Nếu sau đó bạn goi den yêu câu một cuộc họp thì đối tác Mỹ sẽ cho bạn ngay thời gian
và địa điểm
6.2.2 Œiao tiếp
Tuy trong thâm tâm, người Mỹ thường có xu hướng rat tu ton, cho răng Mỹ là quốc gia ưu việt nhất thế giới nhưng trong giao tiếp ban đâu, họ thường có thái độ khá thân thiện, cởi mở Jt: : rat dé bộc lộ tình cảm của mình, thậm chí đôi khi có phán ¡ơi thái quá Người Mỹ rất hay dùng từ “cám ơn” (Thank you) và “Làm ơn” (Please), giữa các bạn hàng có thé goi nhau bảng tên riêng ngay từ đầu Tat cả mọi người đều thấy rằng, tác phong lễ phép nhưng không cầu kỳ, trịnh trọng, thoải mái trong giao tiếp là phong cách đặc trưng của người Mỹ Tuy nhiên, sự thoải mái đó không phải là không phân biệt ngôi thứ và cho phép một sự suông sã thái quá Đối với người Mỹ, thân mật
không có nghĩa đã là bạn bè thân thiết, thoải mái nhưng không
được quá giới hạn
Những người Mỹ tất thích đi thăng vào vẫn đề Họ chỉ có thể trả lời “Có” hoặc “Không” với mọi câu hỏi, hiếm khi họ nói “Có lẽ” hay trả lời nước đôi như người châu Á Họ coi trọng việc trao đôi thông tin thăng thắn và trung thực, trên bàn
thương lượng, họ thường nói to hơn những người từ các nèn
Trang 31Khi muốn che đậy sự lúng túng, người Mỹ thường không mỉm cười; Họ cũng có xu hướng tránh sự tiếp xúc cơ
thể như võ vai, đập lên lưng nhau trừ khi ôm hôn hay bắt
tay từ biệt nhau 6.2.3 Nghỉ lễ
Chào hỏi: Mỹ, nghỉ thức xã giao không quan trọng như ở các nước khác, có thể vì Mỹ là một quốc gia không có bối cảnh lịch sử-xã hội lâu dài Xã giao thái quá còn bi coi là phi
dân chủ, nhất là xã giao phân biệt giai tang, giai cấp Nguoi My
sẵn sàng tha thứ cho người nước ngoài về sự vụng về xã giao Khi bắt tay với người Mỹ, không nên bắt tay hờ hững vì
như vậy thường bị coi là yếu đuối và không thân thiện Thương
nhân Mỹ thường cho rằng việc không nhìn thắng vảo ngư
đang nói chuyện là biêu hiện của sự không trung thực va khong đáng tin cậy, bởi vậy khi nói chuyện nên nhìn thăng vào mắt người đối điện nhưng không nên quá lâu Người Mỹ không bắt tay thường xuyên như người châu Âu, họ cũng không bắt tay lâu như người Trung và Nam Mỹ Trong lúc nói chuyện, bao
giờ người Mỹ cũng giữ một khoảng cách một cánh tay, trừ khi đã quá thân mật
Trang 32Phong cách đàm phán: Người Mỹ nói chung coi việc kéo dài những cuộc nói chuyện thân mật và thảo luận sơ bộ là lãng phí thời gian quý báu của họ Không giống như các nước ASEAN, người Mỹ coi thời gian như một tài sản hữu hình có
thể tiết kiệm, tiêu dùng, có thể sinh lợi từ nó mà cũng có thể chịu tôn thất vì phung phí nó
Khi cuộc họp bắt đầu, người Mỹ muốn thảo luận các vân đề cho đến khi ra được một quyết định cuối cùng mà không muốn có sự gián đoạn nào Chính vì vậy thương nhân Mỹ thường rất khó chịu khi cuộc thảo luận bị gián đoạn bởi các cú
điện thoại, các vị khách bắt chợt
Trong thương lượng, ký kết hợp đồng, nói chung người
Mỹ không hay quanh co, gài bẫy để gây bất lợi cho đôi
phương Họ thăng thắn trình bày những khó khăn và thách thức
dé có thể cùng đi tới sự nhân nhượng, nhất trí và đạt được mục đích mong muốn
6.2.4 Quá trình ra quyết định
Có thể nói các thương nhân Mỹ là những người ra quyết
định nhanh nhất thể giới - thậm chí đôi khi điều này còn gây ra những thiệt hại cho bản thân họ Điều này bắt nguồn từ sự nhân
mạnh đến vai trò của cá nhân Người đại diện thương lượng có
quyên đưa ra các quyết định dứt khoát của mình và chịu trách
nhiệm về quyết định đó
6.2.5 Hình thức hợp đồng và quan điểm đối với việc ký
kết hợp đồng
Trang 33nhân Mỹ nói chung rất coi trọng chữ tín và rất tập trung vào
trọng tâm công việc, họ thường sẵn sàng bắt tay ngay vào công việc ngay sau khi gặp bạn hàng lần đầu tiên Điều này không
phải là do họ không hiểu được tầm quan trọng của việc tìm
hiểu bạn hàng và xây dựng quan hệ, mà chỉ vì họ thích xây dựng lòng tin và mối quan hệ trong khi thảo luận và làm việc cùng nhau |
6.3 Dam phán với các đối tác châu Á theo đạo Hồi 6.3.1 Lam quen
Nói chung, giai đoạn làm quen trước khi tiến tới đàm phán ở các nước châu Á thường hiệu quả nhất khi thông qua sự giới
thiệu của một phía thứ ba, tuy nhiên mức độ phụ thuộc vào
phía thứ ba này lại khác nhau ở từng nước Ở Brunây, thiết lập
mối quan hệ với các bộ chức năng phụ trách các vấn đề của chính phủ là điều rất quan trọng Theo thứ bậc các chức vụ
thích hợp chỉ có các quan chức cao cấp nhất mới có thể ra những quyết định có giá trị Thương nhân nước ngoài phải giành thời gian đề thiết lập sự tin cậy và quan hệ tốt với những đối tác có thế lực
Thông qua sự giới thiệu là phương pháp thích hợp nhất dé có thể phát triển các cơ hội kinh doanh ở Inđônêxia Khi giao
dịch với các khu vực tư nhân, hãy liên hệ trực tiếp VỚI nĐưỜời
cao cấp nhất Các yêu cầu của bạn sẽ được chuyển thắng đến dúng người, đúng cấp Đối với các công ty nước ngoài, điều quan trọng nhất là phải tìm được một đối tác, người đại diện
Trang 34nước có sự khác biệt rất lớn Khi làm việc với chính phủ, phải
bắt đầu từ các cơ quan phù hợp và dân dân lên đên cập cao nhất Đừng bắt đầu từ cấp cao nhất
Đối với Malaysia, sự giới thiệu không cần thiết lắm, nhưng cũng như ở các nơi khác trên thế giới, có được người giới thiệu có uy tín luôn có tác dụng tốt đề mở tất cả các cánh cửa Bạn có thể tìm kiếm sự giới thiệu từ các quan chức cũ của chính
phủ, các công ty tư vấn luật, các ngân hàng hay tô chức thương mại Những lá thư không được giới thiệu cũng được chấp nhận nhưng còn tuỳ thuộc vào quy mô và loại hình kinh doanh của bạn Khi gặp gỡ tốt nhất nên có hẹn trước
6.3.2 Giao tiếp
Trong giao tiếp, cũng giống như người châu Á nói chung,
các thương nhân đạo Hồi thường không hay nói thăng là
"Không" Họ chuộng cách xử sự lịch sự, đứng đắn, tế nhị và rất chú ý đến việc “giữ thể diện”
Nhóm nước theo đạo Hồi đặc biệt là người Malaysia thích
biểu thị thái độ lịch sự khi đàm phán thông qua việc đặt các câu hỏi lựa chọn Ví dụ thay vì hỏi: "Theo phía ngài yêu câu của
chúng tôi hợp lý chứ?" họ sẽ hồi :"Yêu câu của chúng tôi có phù hợp với phía quỷ ngài hay không?", hoặc :"Quyỷ ngài có
thể tán thành điều khoản nay hay khong?" 6.3.3 Nghỉ lễ
Trang 35số tên hơi "khó nghe" song người nước ngồi khơng nên cười vì làm như vậy bị coi là thái độ nhạo báng Hầu hết người Indonesia déu coi tên là thứ rất thiêng liêng Cách xưng hô thể
hiện sự kính trọng đối với một doanh nhân Indonesia lớn tuôi,
có địa vị xã hội cao là thêm tiền tố bapak đối với đàn ông (có nghĩa là bố) và ib (có nghĩa là mẹ) đối với phụ nữ Theo truyền thống cách xưng hô này chỉ sử dụng trong cùng một sắc tộc Khi gặp mặt lần đầu tiên cách an toàn nhất là dùng chữ "Ông" hoặc "Bà" hoặc chức danh
Người Malaysia cũng giống như ngời Ấn Độ đầu không có dong ho, ho thường dùng tên riêng của cha mình làm họ đặt sau
tên riêng của mình để tỏ lòng kính trọng Khi gọi tên người ta
dùng tiền tố encik nghĩa là"Ông" và c¡ik nghĩa là "Cô", hay puan nghĩa là "Bà" kèm tén riéng Ho cling hay dung tir bin, "con trai
của" và bii, "con gái của" và tiếp sau là tên của người cha Ví
dụ một người Mã Lai tên là Osman bịn Ali (nghĩa là: Bin, con trai của Ali) sẽ được gọi là Encik osman hoặc Mr Osman
Riêng người Brunây gốc Hoa tên có ba chữ, chữ đầu là họ còn chữ cuối cùng là tên riêng
Giống như nhiều nước ASEAN khác, tước hiệu và nghi lễ
ngoại giao ở Malaysia rất quan trọng và rất có thể nhằm lẫn bởi
vì cùng những tước hiệu có thể được hiểu theo những cách khác nhau Người Malaysia sử dụng tên riêng khi xưng hô trong khi người Hoa dùng họ của mình Cách xưn:; oh
hợp với doanh nhân ở nước này cũng giống như ở Brunây
Trang 36rất nhiều gia đình Hoàng gia là chủ doanh nghiệp lớn Tước
hiệu của những thành viên Hoàng gia rất phức tạp Nhà kinh
doanh nước ngoài nên tìm hiểu vẫn đề này trước khi tiếp xúc với họ đề tránh sự bắt lễ không đáng có
Chào: Khi gặp nhau trước lúc đàm phán, thương nhân Hồi giáo thích cái bắt tay nhẹ và hơi gật đầu, có thể kèm theo nụ cười Sau khi chào, họ thường áp hai tay vào ngực để biểu thị rằng lời chào của họ xuất phát từ trái tim Cách chào này chỉ áp
dụng giữa người cùng giới Người nước ngồi khơng phải làm như vậy nhưng một cử chỉ tương tự được đánh giá cao Do tính thủ cựu của nền văn hóa Hai giáo, người ta đánh giá cao một cái cúi đầu nhẹ khi gặp phụ nữ Doanh nhân người Hoa ở các nước này thích bắt tay với phụ nữ hơn người Hồi giáo Doanh nhân gốc Ấn Độ có thể chào theo kiểu truyền thống là namasta, tức là chap hai tay trước ngực và hơi cúi đầu
Tác phong đàm phán: Vì phép lịch sự, các thương nhân
Hỏi giáo không muốn ngắt lời người khác, không muốn chỉ
trích ai và cũng không muốn thê hiện những tình cảm tiêu cực của mình Ngược lại, họ cũng muốn được người khác đối xử
ph THẢ, Lịch sự là thái độ quan trọng nhất trong việc thiết lập
thành công các mối quan hệ ở Malaysia Tuy nhiên người
Malaysia thích hỏi các câu hỏi mang tính cá nhân cao như: "Tại
sao anh không lập gia đình?" hoặc "Anh kiếm được bao nhiêu một tháng?" Khi bị hỏi như vậy người phương Tây sẽ cho là người hỏi mắt lịch sự song theo quan điểm của Malaysia thì đó
Trang 376.3.4 Cách thức ra quyết định
Nói chung quá trình ra quyết định của các thương nhân Hoi
giáo rất chậm Sự chậm chạp này có thể do nhiều nguyên nhân khác nhau, trong trường hợp của người Brunây, họ thường mắt rất nhiều thời gian trong việc ra quyết định vì những qui trình ra quyết định rườm rà và hệ thống quan liêu nhiều tầng lớp quan chức của đất nước này Bởi vậy, bạn không nên hy vọng có ngay
một quyết định trong chuyến đi đầu tiên
Quá trình ra quyết định của thương nhân Indonesia, ngoài việc phải đảm bảo sự hòa thuận trong đoàn đàm phán còn có
các yếu tố khác ảnh hưởng đến, ví dụ như sự liên hệ giữa chất lượng của sản phẩm hay dịch vụ đó với mối quan hệ cá nhân Cho dù chất lượng khơng hồn tồn như họ mong muốn nhưng
nếu quan hệ bạn bè giữa hai bên rất khăng khít thì họ vẫn có thể ký hợp đồng Giá cả thường không quan trọng bằng các
điều khoản thanh toán Điều khoản thanh toán có lợi cho họ như trả chậm với lãi suất thấp hay chiết khấu cao sẽ thúc đây
họ ký hợp đồng Trong khi đó, do ảnh hưởng của tư tưởng Nho giáo và Hồi BIÁO, một số nhà đàm phán Malaysia có xu hướng đi sâu vào chi tiết và chịu khó nghiên cứu trong khi phân tích
tình hình Do vậy, các quyết định được tính toán rất cần thận và
rat cham chạp Hơn nữa, các quyết định phải phù hợp giáo lý đạo Hỏi Do đó, người nước ngoài nên tìm hiểu đạo Hỏi để
không đưa ra những yêu cau trái với quy định của tôn giáo mà
dẫn đến thất bại
Nhìn chung, các nhà kinh doanh Malaysia không mạo hiểm Về đặc điểm này, người Mã Lai và người Ấn Độ còn hơn
Trang 38chí miễn cưỡng khi phải đưa ra các quyết định khó khăn mặc
dù các quyết định đó còn tùy thuộc vào mức độ va chạm và liên quan đến công việc kinh doanh quốc tế của họ Người Malaysia tin tưởng vào vận số và họ tin rang nêu một cơ hội làm ăn gặp vận tốt thì nhất định sẽ thành công Kê cả sau khi đ — *t định sẽ ký hợp đồng nhà đàm phán Malaysia chưa chắc đã ký hợp đồng ngay vì người Malaysia, đặc biệt là
người Hoa, thường tham khảo ý kiến của các nhà chiêm tỉnh để
chọn “ngày đẹp" Trong trường hợp này, nhà đàm phán nước ngoài tốt nhất đừng thúc giục mà nên kiên nhẫn chờ đợi tới ngày đó 6.3.5 Hình thức hợp đồng và quan điểm đối với việc ký kết hợp đồng Trong kinh doanh tại các nước Hồi giáo ASEAN, người ta chỉ chấp nhận các hợp đồng bằng văn bản hợp pháp mà
không chấp nhận các hợp đồng miệng Sự tin tưởng và tôn trọng là điều kiện thiết yếu để tạo dựng được một quan hệ
chắc chắn :
Tại Brunây, khi quyết định đã được thông qua và hợp đồng đã được hai bên ký kết thì hợp đồng đó sẽ được tôn trọng và rất ít khi thay đôi
Người Indonesia lại rất tin vào định mệnh Họ tin răng khi
đã gặp vận xúi thì có làm gì cũng không thê thay đôi được điều mà nó sẽ phải xảy ra nên họ dễ dàng chấp nhận những thay đổi
trong hợp đồng Người Indonesia có xu hướng coi hợp đồng
pháp lý là một khởi điểm cho một giao dịch hay dự án kinh
Trang 39quan có thể xác định lại những điều mà mình quaii có
lợi nhất, và trong khuôn khổ hợp lý, có thể thay đổi tỉnh thần của hợp đồng ban đầu Sai lệch hợp đồng cũng là điều có thể
chấp nhận được bởi lẽ người ta cho rằng đã gặp vận xúi thì có
làm gì cũng không thể thay đổi được điều mà nó sẽ phải xảy ra
Người Indonesia cũng đã dùng biện pháp thương lượng hoà giải hơn là kiện tụng, tranh chấp nhau Một hợp đồng hay giao
kèo có tác dụng như một điểm đề tham khảo và không phải lúc
nào cũng được coi là bảng liệt kê trách nhiệm của các bên Mặc dù vậy, lễ nghỉ ký kết hợp đồng được coi là quan trọng và được tiễn hành rất nghiêm chỉnh
Thông thường, các thương nhân Malaysia khá chú trọng
đến việc soạn thảo hợp đồng, nhưng họ cũng không đưa ra các hợp đồng quá chỉ tiết vì như thế có nghĩa là thiếu sự tin tưởng lẫn nhau Tuy nhiên, khác với Việt nam, các doanh nghiệp nhỏ
của Malaysia lại thích các hợp đông thật chỉ tiết để bảo đảm :ho quyền lợi của mình
6.4 Đàm phán với các đối tác châu Á theo đạo Phật
Đạo Phật rất phát triển ở các nước Đông Nam Á lục địa Phật giáo được công nhận là quốc giáo ở Thái Lan, Myanma và
Campuchia Còn Việt Nam và Lào cũng có số lượng lớn dân
chúng theo đạo Phật (với tỉ lệ tương ứng là 56% và 58%) Ngoài ra tại các nước này còn có đạo Thiên chúa, đạo Hỏi và người dân vẫn thờ cúng tô tiên
6.4.1 Lam queH
Trang 40Thái Lan, Lào việc trực tiếp gửi thư làm quen mà không qua trung gian thứ ba giới thiệu được châp nhận dé dang hon so voi các quốc gia đạo Hồi
Người nước ngoài có thể viết thư giao dịch trực tiếp với các công ty Lào mà không cần phải có sự giới thiệu Đừng gọi điện thoại nếu bạn chưa viết thư giới thiệu trước Ban nên giao dịch thắng với chủ tịch hay giám đốc công ty Công việc giao
dịch của bạn sẽ được chuyển đến các cấp phù hợp hơn đề trả lời Giữa doanh nghiệp và nhà nước có mối quan hệ mật thiết
do đó bạn nên duy trì và phát triển mối quan hệ ở cả hai khu
vực
Tại Myanmar, công việc kinh doanh nói chung được tiền hành theo phương pháp gặp mặt trực tiếp Phần lớn người Myanmar sẽ không làm ăn với những người mà họ chưa gặp mặt Do đó, nêu bạn muốn làm ăn ở Myanmar thì phải đến tận nơi Tốt nhất nên thuê một đại diện hoặc đại lý ở địa phương đê có thể giải quyết tốt hơn các vấn đề mang tính địa phương
Khác với Lào hay Thái Lan, các mỗi quan hệ rất quan trọng trong đời sống của người Campuchia Bạn nên tìm cách giao dịch với một cơ quan nhà nước hay một công ty Các công ty nước ngoài nỗi tiếng thường không cần đến sự gidi thiéu
6.4.2 Giao tiép
Do ảnh hưởng của đạo Phật, các nhà kinh doanh hay nói