TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU
Các nghiên cứu nước ngoài
Phương pháp kế toán truyền thống với việc ghi chép giao dịch bằng tay đã trở nên kém hiệu quả do lỗi nhập liệu và khối lượng giấy tờ lớn, ảnh hưởng đến hiệu suất doanh nghiệp Sự phát triển công nghệ máy tính đã nâng cao khả năng phân tích dữ liệu, cung cấp báo cáo tài chính kịp thời và chính xác, giúp các nhà quản lý ra quyết định tốt hơn Hệ thống thông tin hiện đại cho phép người dùng truy cập vào các tiến trình kinh doanh chi tiết, nâng cao hiệu quả và giá trị doanh nghiệp, đồng thời tạo ra lợi thế cạnh tranh Các nhà quản lý, hiểu rõ doanh nghiệp của mình, nhận ra cơ hội từ việc khai thác hệ thống thông tin kế toán và tổ chức hệ thống phù hợp với mục tiêu công ty Đầu tư vào hệ thống thông tin kế toán là cần thiết để ảnh hưởng tích cực đến tất cả các thành phần trong tổ chức.
Mặc dù đã có nhiều nghiên cứu về sự phù hợp giữa chiến lược công nghệ thông tin và chiến lược kinh doanh, cũng như các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán trong doanh nghiệp, nhưng vẫn thiếu các nghiên cứu tập trung vào sự tương thích giữa nhu cầu thông tin kế toán và khả năng xử lý thông tin của hệ thống hiện tại Những vấn đề này, bao gồm sự phù hợp giữa nhu cầu thông tin và khả năng đáp ứng của hệ thống thông tin, cũng như tác động của sự phù hợp này đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, là những câu hỏi quan trọng có ý nghĩa cả về mặt nghiên cứu lẫn thực tiễn.
Sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán, bao gồm cả tài chính và quản trị, là yếu tố quan trọng trong hệ thống thông tin hiện đại của các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việc đảm bảo sự tương thích giữa nhu cầu thông tin và khả năng đáp ứng của công nghệ trong tổ chức là rất cần thiết Nếu có sự không phù hợp giữa nhu cầu thông tin và khả năng của công nghệ mới, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hưởng tiêu cực.
Hiệu quả của công nghệ thông tin được thể hiện qua sự sẵn có và khả năng xử lý thông tin, đáp ứng nhu cầu của người sử dụng Sự phù hợp giữa chiến lược công nghệ thông tin và cơ cấu tổ chức đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của tổ chức.
Và khi nghiên cứu đề tài này người viết đã tìm hiểu một số nghiên cứu liên quan trên thế giới như sau:
Nghiên cứu của Ismail & King (2005) chỉ ra rằng sự phù hợp giữa nhu cầu thông tin kế toán và khả năng đáp ứng của hệ thống thông tin kế toán có ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Dựa trên dữ liệu thu thập được, nghiên cứu nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tối ưu hóa hệ thống thông tin kế toán để nâng cao hiệu suất và đáp ứng tốt hơn các yêu cầu thông tin trong quản lý doanh nghiệp.
Nghiên cứu tại Malaysia cho thấy có mối quan hệ tích cực giữa sự phù hợp của hệ thống thông tin kế toán và hiệu quả hoạt động của tổ chức Các doanh nghiệp có sự phù hợp tốt trong hệ thống thông tin kế toán thường đạt hiệu quả cao hơn so với những doanh nghiệp có sự phù hợp thấp Sự phù hợp giữa nhu cầu thông tin kế toán và khả năng cung cấp thông tin của hệ thống là rất quan trọng, ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động Hơn nữa, việc sử dụng hệ thống thông tin kế toán quá phức tạp và không phù hợp có thể dẫn đến hiệu quả hoạt động kém Do đó, các nhà quản lý cần hiểu rõ nhu cầu thông tin kế toán và sử dụng công nghệ thông tin như một công cụ quan trọng Các doanh nghiệp nên cẩn trọng trong việc xem xét và lập kế hoạch trước khi xây dựng hoặc nâng cấp hệ thống thông tin kế toán phức tạp và hiện đại.
Nghiên cứu của Chan et al (1997) cho thấy sự phù hợp giữa chiến lược công nghệ thông tin và chiến lược kinh doanh, cùng với hệ thống thông tin hiệu quả, có tác động tích cực đến hiệu quả kinh doanh Thực hiện tại Mỹ và Canada, nghiên cứu chỉ ra rằng các doanh nghiệp đạt được sự phù hợp này sẽ có hiệu quả kinh doanh tốt hơn, đồng thời thúc đẩy đổi mới và phát triển thị trường, giảm thiểu tác động tiêu cực đến danh tiếng và hiệu quả tài chính Ngoài ra, nghiên cứu cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc hoạch định và phát triển hệ thống thông tin kế toán, nhằm tối ưu hóa đầu tư và đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Nghiên cứu của Louadi (1998) về hệ thống thông tin kế toán tại 244 doanh nghiệp nhỏ ở Quebec cho thấy rằng các doanh nghiệp nhỏ cần nhiều thông tin hơn để tồn tại trong môi trường cạnh tranh khốc liệt Để đáp ứng nhu cầu thông tin ngày càng cao, họ cần cải thiện hệ thống thông tin kế toán và khả năng xử lý dữ liệu Hệ thống này cần có khả năng thu thập và xử lý thông tin bên ngoài, giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời các xu hướng và biến động thị trường Việc cập nhật thông tin một cách kịp thời sẽ hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ trong việc đưa ra quyết định hợp lý, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh.
Nghiên cứu của Cragg et al (2002) cho thấy sự phù hợp giữa chiến lược kinh doanh và chiến lược công nghệ thông tin có ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động của 256 doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) tại Anh Kết quả chỉ ra rằng, các doanh nghiệp có sự tương thích cao giữa hệ thống thông tin kế toán và tổ chức hoạt động sẽ đạt hiệu quả tốt hơn so với những doanh nghiệp có mức độ phù hợp thấp Nghiên cứu cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của vai trò nhà quản lý, yêu cầu họ nâng cao trình độ và kỹ năng để xây dựng tầm nhìn chiến lược và đầu tư vào hệ thống thông tin kế toán phù hợp, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Jouirou & Kalika (2004) đã chỉ ra rằng sự phù hợp giữa công nghệ thông tin, chiến lược công ty và cơ cấu tổ chức có tác động tích cực đến hiệu quả hoạt động của 381 DNNVV Kết quả cho thấy tầm quan trọng của việc đồng bộ hóa công nghệ thông tin với chiến lược và cơ cấu doanh nghiệp, giúp các doanh nghiệp nhận thức rõ ràng hơn về giá trị của sự phù hợp này Việc hiểu rõ sự phù hợp này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp trong việc xây dựng chiến lược công nghệ thông tin, từ đó nâng cao khả năng ra quyết định và cải thiện hiệu quả hoạt động.
Nghiên cứu của Ismail (2009) trên 771 DNNVV tại Malaysia chỉ ra rằng kiến thức kế toán của nhà quản lý, hiệu quả tư vấn của nhà cung cấp phần mềm và các công ty kế toán đều có tác động tích cực đến hiệu quả hệ thống thông tin kế toán Để nâng cao hiệu quả này, các nhà quản lý cần cải thiện kiến thức và kỹ năng về kế toán, giúp họ hiểu rõ hơn về nhu cầu thông tin của tổ chức Đồng thời, nhà cung cấp phần mềm cũng cần nâng cao hiểu biết về đặc thù của từng loại hình doanh nghiệp để thiết lập hệ thống thông tin kế toán phù hợp, từ đó tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Nghiên cứu của Saira et al (2010) chỉ ra rằng việc áp dụng hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa (DNNVV) ở Malaysia đã cải thiện đáng kể hiệu quả hoạt động so với những doanh nghiệp không áp dụng Hệ thống thông tin kế toán không chỉ nâng cao hiệu suất kinh doanh mà còn giúp duy trì khả năng cạnh tranh tốt hơn Nghiên cứu khuyến nghị rằng các doanh nghiệp nên tích cực áp dụng và cập nhật công nghệ thông tin để cải tiến hệ thống thông tin kế toán, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh trên thị trường.
Nghiên cứu của Grande et al (2011) tại các DNNVV Tây Ban Nha đã chỉ ra rằng việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán trong quản trị tài chính và ngân hàng có ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Sự áp dụng này không chỉ đáp ứng nhu cầu thông tin cần thiết mà còn giúp nâng cao hiệu quả hoạt động Do đó, các doanh nghiệp nên chú trọng xây dựng hệ thống thông tin kế toán phù hợp, nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết định kinh doanh, từ đó cải thiện hiệu quả hoạt động.
Các DNNVV thường tích cực tìm kiếm thông tin từ bên ngoài nhưng thiếu khả năng xử lý và chưa tận dụng công nghệ thông tin cho việc lập kế hoạch chiến lược Nghiên cứu cho thấy, máy tính trong DNNVV chủ yếu phục vụ cho nhiệm vụ hành chính, trong khi quyết định thường không được dự tính trước So với các doanh nghiệp lớn, DNNVV gặp khó khăn hơn do ngân sách hạn chế và nguồn lực tối thiểu, dẫn đến việc họ có thể chọn hệ thống thông tin không phù hợp Mặc dù còn nhiều hạn chế, việc ứng dụng công nghệ thông tin trong DNNVV đang có xu hướng tích cực, và chiến lược công nghệ thông tin được xem là thiết yếu Việc thiếu chiến lược trong sử dụng công nghệ thông tin là vấn đề quan trọng, cần đảm bảo sự phù hợp giữa phần mềm và nhu cầu của người sử dụng Mỗi doanh nghiệp có nhu cầu thông tin khác nhau, và đầu tư sai vào hệ thống thông tin kế toán có thể ảnh hưởng tiêu cực đến hiệu quả hoạt động Do đó, sự phức tạp của hệ thống thông tin kế toán không được coi là thành công nếu không cung cấp thông tin cần thiết cho người dùng.
Các nghiên cứu trong nước
Trong quá trình nghiên cứu đề tài này, tác giả đã tham khảo nhiều công trình nghiên cứu trong nước trước đó, bao gồm luận án, các đề tài nghiên cứu khoa học và bài báo khoa học được đăng trên các tạp chí chuyên ngành kế toán.
Luận án của Trần Phước (2007) nghiên cứu thực trạng thiết kế và tổ chức sử dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp, dựa trên lý luận tổng quan về kế toán và hệ thống thông tin kế toán Mặc dù nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phần mềm kế toán, nhưng vẫn còn một số chưa khai thác hết tiềm năng của công nghệ thông tin Luận án đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng phần mềm kế toán, đặc biệt nhấn mạnh tầm quan trọng của khảo sát trong việc xây dựng hệ thống thông tin kế toán phù hợp với ứng dụng công nghệ thông tin.
Tác giả đề xuất quy trình lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với quy mô và đặc điểm của doanh nghiệp, đồng thời giới thiệu phương pháp thiết kế bộ mã hoá thông tin kế toán cho kế toán tài chính và quản trị Luận án cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của công nghệ thông tin, kỹ năng và kiến thức của người sử dụng trong việc triển khai hoặc nâng cấp phần mềm kế toán, nhằm đáp ứng nhu cầu thông tin của doanh nghiệp và tạo ra giá trị gia tăng trong mục tiêu lợi nhuận.
Luận án của Nguyễn Bích Liên (2012) so sánh các lý thuyết về chất lượng thông tin kế toán để xác định quan điểm phù hợp trong môi trường ERP Nghiên cứu đánh giá thực trạng kiểm soát trong triển khai ERP tại doanh nghiệp Việt Nam, sử dụng mô hình hệ thống hoạt động để nhận diện các nhân tố ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán Từ đó, luận án đề xuất các thủ tục kiểm soát cho từng nhân tố và sơ đồ RACI phân chia trách nhiệm thực hiện Kết quả nghiên cứu không chỉ đóng góp lý luận cho mô hình nghiên cứu chất lượng thông tin kế toán trong môi trường ERP mà còn cung cấp tài liệu tham khảo giá trị cho doanh nghiệp tư vấn và sử dụng ERP, giúp nâng cao chất lượng thông tin kế toán và giảm thiểu bất đồng trong quá trình triển khai.
1.2.2 Các bài báo khoa học
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin cho nhà quản lý trong quản lý doanh nghiệp (Phạm Hoài Nam & Trần Thị Phương Thuỳ, 2012) Hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp đã áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý và kế toán, mang lại lợi ích như xử lý dữ liệu nhanh chóng Tuy nhiên, rủi ro tiềm ẩn cũng gia tăng với sự phát triển công nghệ Do đó, doanh nghiệp cần tổ chức công tác kế toán một cách hiệu quả để tận dụng lợi thế của công nghệ thông tin, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời cho quyết định quản lý.
Bài báo của Huỳnh Thị Hồng Hạnh & Nguyễn Mạnh Toàn (2013) đã tổng hợp các quan điểm về hiệu quả của hệ thống thông tin kế toán, nhấn mạnh việc đánh giá dựa trên sự hài lòng của người sử dụng Tác giả đề xuất các tiêu chí đánh giá hiệu quả thông qua ba nhóm nhân tố: chất lượng thông tin, chất lượng hệ thống và nhận thức của người sử dụng về tính hữu ích Đặc biệt, khả năng đáp ứng thông tin theo yêu cầu của người sử dụng được coi là yếu tố quan trọng Tuy nhiên, bài báo chỉ dừng lại ở việc tổng hợp nghiên cứu trước đó để đề xuất thang đo mức độ hài lòng của người sử dụng.
Bài viết của Phạm Hoài Nam & Lương Thanh Hà (2013) phân tích thực trạng ứng dụng ERP trong hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp, nhấn mạnh tác động của ERP đến hệ thống này Các doanh nghiệp cần chú trọng đến nội dung và quy trình tổ chức phù hợp với đặc thù của mình Tác giả khuyến nghị rằng quy trình kế toán cần được thống nhất với toàn bộ quy trình doanh nghiệp, đồng thời xây dựng mục tiêu và kế hoạch phát triển hệ thống thông tin kế toán để đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng Việc này sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức ứng dụng ERP hiệu quả, nâng cao hiệu quả hoạt động và cung cấp thông tin hữu ích.
Bài viết của Nguyễn Mạnh Toàn (2013) nghiên cứu các phương pháp lý thuyết và tổng hợp để giới thiệu sáu cách tiếp cận khác nhau về khái niệm và bản chất của hệ thống thông tin kế toán Bài viết chỉ ra những hạn chế khi tiếp cận hệ thống thông tin kế toán từ một khía cạnh hoặc yếu tố đơn lẻ Tác giả đề xuất một cách tiếp cận tổng thể và đa chiều nhằm mô tả mối liên hệ và tính thống nhất giữa các yếu tố cấu thành hệ thống thông tin kế toán Điều này giúp hiểu rõ hơn về bản chất của hệ thống thông tin kế toán, từ đó hỗ trợ quá trình phân tích, thiết kế, và giúp doanh nghiệp tổ chức một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng, cung cấp thông tin hữu ích và nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
Bài báo của Nguyễn Thị Phương Thảo (2014) nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại các doanh nghiệp niêm yết trên sàn chứng khoán Hà Nội, cho thấy hầu hết các doanh nghiệp Việt Nam đã áp dụng hệ thống này để phục vụ quản lý, mặc dù ở mức độ khác nhau Hệ thống thông tin kế toán hiện tại đáp ứng tương đối tốt nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ, hỗ trợ nhà quản trị thực hiện chức năng của mình Tuy nhiên, bài báo cũng chỉ ra một số hạn chế trong việc ứng dụng hệ thống thông tin kế toán Để cải thiện, tác giả đề xuất các giải pháp giúp doanh nghiệp tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin và phần mềm kế toán, nhằm thu thập, phân tích và xử lý dữ liệu nhanh chóng, cung cấp thông tin kịp thời và phù hợp với nhu cầu người sử dụng, từ đó hỗ trợ ra quyết định kinh doanh quan trọng và nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp.
Xem thêm phụ lục Chương 1 – Bảng tóm tắt các nghiên cứu liên quan.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN
Hệ thống thông tin
2.1.1 Định nghĩa hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin bao gồm các nguồn lực và phương pháp nhằm thu thập, xử lý và truyền tải dữ liệu, hỗ trợ người sử dụng trong việc ra quyết định chính xác và đạt được mục tiêu đã đề ra (Hall, 2008).
2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin
Thông tin được hình thành từ việc xử lý dữ liệu với sự tham gia của các thành phần trong một hệ thống thông tin cụ thể, mang lại ý nghĩa nhất định cho người sử dụng Có nhiều quan điểm khác nhau khi phân tích các thành phần của hệ thống thông tin kế toán.
Các thành phần của hệ thống thông tin theo quy trình xử lý thông tin , bao gồm các thành phần như sau:
Dữ liệu đầu vào: bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu thập dữ liệu cho hệ thống thông tin
Thành phần xử lý bao gồm các quá trình và bộ phận thực hiện việc xử lý dữ liệu đầu vào đã thu thập, như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép và xác nhận Những hoạt động này giúp biến đổi tính chất và nội dung của dữ liệu, từ đó tạo ra thông tin theo yêu cầu sử dụng.
Thành phần lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ dữ liệu đầu vào và thông tin được tạo ra từ các quá trình xử lý Nó không chỉ hỗ trợ cho các quá trình xử lý tiếp theo mà còn cung cấp thông tin cần thiết cho các hoạt động sau này.
Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được tạo ra từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng
Kiểm soát và phản hồi là quá trình quản lý các hoạt động thu thập, lưu trữ và xử lý thông tin nhằm đảm bảo đáp ứng các tiêu chuẩn và mục tiêu của hệ thống Đồng thời, việc này cũng giúp phát hiện và phản hồi kịp thời những sai sót, từ đó hạn chế các yếu tố bất cập trong hệ thống thông tin để thực hiện các biện pháp khắc phục và sửa chữa hiệu quả.
Các thành phần nhìn theo cấu trúc vật lý, bao gồm các thành phần như sau:
Cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin bao gồm máy tính, thiết bị thông tin và thiết bị kết nối mạng, đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý, lưu trữ và chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích.
Phần mềm máy tính, hệ điều hành, phần mềm ứng dụng nhằm xử lý dữ liệu của tổ chức
Các thủ tục và hướng dẫn, bao gồm cả phương pháp thủ công và máy tính, liên quan đến việc thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu về hoạt động của tổ chức.
Người sử dụng hệ thống, là người điều hành hệ thống và thực hiện các chức năng khác nhau trong hệ thống
Dữ liệu về tổ chức và quá trình kinh doanh của tổ chức
Hệ thống kiểm soát nội bộ và các biện pháp bảo vệ để bảo mật an toàn dữ liệu trong hệ thống thông tin
2.1.3 Phân loại hệ thống thông tin
2.1.3.1 Phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý:
Hệ thống xử lý nghiệp vụ (Transaction Processing Systems - TPS): thu thập và phản ánh các hoạt động phát sinh hàng ngày tại doanh nghiệp để cung cấp các
Hệ thống thông tin bao gồm các thành phần thiết yếu phục vụ cho việc kiểm soát hoạt động, như hệ thống theo dõi khách hàng, hệ thống quản lý sản xuất và hệ thống quản lý kho hàng (Hall, 2008).
Hệ thống thông tin quản lý (MIS) là một tập hợp các kênh thông tin nhằm hỗ trợ các hoạt động chức năng và quá trình ra quyết định của các cấp quản lý MIS cung cấp thông tin cần thiết cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp Ví dụ về MIS bao gồm hệ thống quản lý bán hàng, hệ thống lập kế hoạch ngân sách, hệ thống phân tích và lập kế hoạch nguồn nhân sự, cũng như hệ thống phân tích tài chính.
Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS) là công cụ quan trọng giúp các nhà quản lý tổng hợp và phân tích dữ liệu thu thập từ hệ thống xử lý nghiệp vụ DSS cung cấp thông tin cần thiết để hỗ trợ quá trình ra quyết định ở cấp độ quản lý, từ đó nâng cao hiệu quả kiểm soát và quản lý trong tổ chức.
Hệ thống này đòi hỏi phải có khả năng linh hoạt trong việc kết xuất thông tin nhằm đáp ứng các yêu cầu đa dạng của thông tin
Hệ thống hỗ trợ điều hành (Executive Support Systems - ESS) cung cấp thông tin tổng hợp và khái quát cho các nhà quản lý cấp cao Thông qua các công cụ phân tích và quy luật suy luận đã được thiết lập, họ có thể tạo ra thông tin theo yêu cầu, đánh giá các phương án và xu hướng để đưa ra dự báo và chiến lược phát triển trung và dài hạn cho doanh nghiệp Ví dụ, hệ thống có thể dự báo xu hướng bán hàng và ngân sách trong 5 năm tới.
Hình 2.2: Phân loại hệ thống thông tin theo cấp độ quản lý
2.1.3.2 Phân loại hệ thống thông tin theo chức năng:
Hệ thống thông tin tiếp thị và bán hàng đóng vai trò quan trọng trong việc xác định đối tượng khách hàng cho sản phẩm, phát triển sản phẩm mới, triển khai các chương trình khuyến mãi hiệu quả, thực hiện quá trình bán hàng và duy trì mối quan hệ bền vững với khách hàng.
Hệ thống thông tin quản lý sản xuất: Quản lý dây chuyền sản xuất: mua vật tư, nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân phối
Hệ thống thông tin tài chính - kế toán: phản ánh mọi diễn biến của nguồn vốn, tài sản do quá trình hoạt động
Hệ thống thông tin quản lý nhân lực: giải quyết tất cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi hoặc trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức.
Hệ thống thông tin kế toán
2.2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán (AIS) là tập hợp các thành phần dữ liệu kế toán, bao gồm việc lưu trữ và xử lý dữ liệu nhằm cung cấp thông tin đầu ra cho người sử dụng Nó đóng vai trò quan trọng trong tất cả các quy trình nghiệp vụ kế toán, kết hợp giữa công nghệ thông tin và hệ thống kế toán, tạo ra một nền tảng hiệu quả cho việc quản lý và phân tích dữ liệu kế toán.
Hình 2.3: Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống quan trọng trong việc thu thập, xử lý, tổng hợp và lưu trữ dữ liệu liên quan đến kế toán và tài chính Nó cung cấp thông tin hữu ích giúp các nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác Trong các phân hệ của hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò then chốt trong việc cung cấp thông tin tài chính cần thiết cho các cấp độ ra quyết định.
Dữ liệu Thông tin AIS Quyết định
2.2.1.2 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán bao gồm các thành phần dữ liệu đầu vào, quy trình xử lý, lưu trữ, kiểm soát và thông tin đầu ra Các thành phần này tạo thành cấu trúc của hệ thống thông tin, được xử lý theo quy trình nhất định phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của từng đơn vị.
Hệ thống dữ liệu đầu vào: cấu trúc của hệ thống dữ liệu đầu vào gồm các thành phần cơ bản như sau:
- Hệ thống chứng từ và nội dung các chứng từ sử dụng để phản ánh nội dung của các nghiệp vụ phát sinh
- Các đối tượng kế toán mà các nghiệp vụ phát sinh cần phải được tập hợp, theo dõi thông qua tài khoản kế toán
Hệ thống quản lý đối tượng cần được thiết lập để tập hợp và theo dõi các nghiệp vụ phát sinh, đảm bảo đáp ứng đầy đủ yêu cầu thông tin và quản lý của doanh nghiệp.
Hệ thống dữ liệu đầu vào có thể được thu thập bằng cách thủ công hoặc tự động thông qua chứng từ Để tổ chức ghi nhận dữ liệu đầu vào hiệu quả, cần phân tích kỹ lưỡng nhằm đảm bảo dữ liệu phù hợp với nhu cầu người sử dụng Việc thu thập dữ liệu chỉ một lần cho nhiều người sử dụng giúp tránh tình trạng ghi nhận dữ liệu thừa hoặc thiếu, từ đó cung cấp thông tin đầu ra hữu ích.
Hệ thống xử lý dữ liệu kế toán bao gồm tất cả các yếu tố tham gia vào quá trình chuyển đổi dữ liệu thành thông tin hữu ích Cấu trúc của hệ thống này được hình thành từ các thành phần cơ bản, đảm bảo hiệu quả trong việc xử lý và cung cấp thông tin kế toán chính xác.
Hình 2.4: Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán, nguồn: Hall, 2008
- Quy trình luân chuyển chứng từ và thực hiện các quá trình kinh doanh
- Hình thức ghi sổ hay cách thức nhập liệu, khai báo, cập nhật dữ liệu
- Quy định về phân tích, hạch toán các nghiệp vụ phát sinh
- Phương thức xử lý bằng máy, phần mềm hay ghi chép thủ công
Bộ máy xử lý thông tin kế toán bao gồm mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận và phòng ban, nhằm thu thập và luân chuyển thông tin hiệu quả Sự tổ chức công việc trong bộ máy kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tính chính xác và kịp thời của dữ liệu kế toán.
Hệ thống lưu trữ cho phép dữ liệu thu thập và xử lý được lưu trữ, nhằm phục vụ cho các quá trình cung cấp thông tin trong tương lai.
- Hệ thống chứng từ, sổ sách kế toán trong hệ thống kế toán thủ công
- Các tập tin, bảng tính lưu trữ dữ liệu trong môi trường máy tính
Hệ thống lưu trữ thông tin cần được tiêu chuẩn hoá và tổ chức hợp lý để ghi nhận dữ liệu hiệu quả Việc thiết kế cơ sở dữ liệu phải đảm bảo thu thập đầy đủ thông tin cần thiết, đồng thời giảm thiểu sự trùng lặp và thông tin dư thừa Mục tiêu là cung cấp thông tin nhanh chóng và hữu ích cho quản lý doanh nghiệp và hỗ trợ ra quyết định Đặc biệt, hệ thống cơ sở dữ liệu cần được duy trì liên tục trong suốt quá trình phát triển của doanh nghiệp.
Kiểm soát trong hệ thống kế toán bao gồm các quy định, thủ tục và chính sách nhằm quản lý quá trình thu thập, xử lý và cung cấp thông tin Mục tiêu của kiểm soát là đảm bảo rằng thông tin được cung cấp là trung thực và hữu ích cho người sử dụng Bên cạnh đó, thông tin phản hồi có thể được gửi trở lại hệ thống để khởi động một quá trình xử lý mới hoặc điều chỉnh quy trình hiện tại.
Hệ thống thông tin đầu ra trong kế toán bao gồm các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị, được thể hiện qua sổ sách kế toán Hệ thống này cung cấp thông tin cần thiết cho các quyết định của cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị Các báo cáo đầu ra được tạo ra theo mẫu biểu đã xác định, với hệ thống thủ công tổng hợp từ sổ kế toán chi tiết và tổng hợp, trong khi hệ thống máy tính và phần mềm kế toán xử lý thông tin từ cơ sở dữ liệu đã thiết lập Việc tổ chức hệ thống thông tin đầu ra là yêu cầu thiết yếu cho nhà quản lý, với thông tin cho bên ngoài phải tuân thủ mẫu biểu thống nhất, trong khi thông tin nội bộ do nhà quản lý tự thiết lập.
2.2.1.3 Chức năng của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc thu thập, xử lý và cung cấp dữ liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó hỗ trợ quản lý và kiểm soát các hoạt động hiệu quả.
Hệ thống thông tin kế toán hỗ trợ quản lý và thực hiện các hoạt động hàng ngày bằng cách thu thập dữ liệu từ toàn bộ chu trình kinh doanh Những thông tin này cung cấp cái nhìn hữu ích về hiệu quả thực hiện các hoạt động đã diễn ra Việc tập hợp thông tin đầy đủ, chính xác và kịp thời sẽ giúp nhà quản lý đưa ra quyết định hiệu quả hơn.
Hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định quản trị doanh nghiệp Thông tin cần thiết cho các quyết định này rất đa dạng và phụ thuộc vào nhu cầu của người sử dụng Do không có tiêu chuẩn hay báo cáo cụ thể, hệ thống thông tin kế toán cần phải linh hoạt để đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý.
Cung cấp báo cáo tài chính và báo cáo thuế cho các bên liên quan bên ngoài doanh nghiệp, như cổ đông, chủ nợ và cơ quan quản lý nhà nước, là một nhiệm vụ quan trọng Những báo cáo này phải được lập và trình bày theo các quy định và khuôn mẫu thống nhất, đảm bảo tính minh bạch và chính xác cho tất cả các loại hình doanh nghiệp.
Sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán
Để đánh giá sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán, một tiêu chuẩn quan trọng là đo lường chất lượng thông tin kế toán, nhằm đảm bảo rằng hệ thống này có khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng.
2.3.1 Chất lượng thông tin kế toán trong hệ thống thông tin kế toán
Thông tin là tập hợp các số liệu, hình ảnh hoặc quan sát về sự kiện hay hoạt động nào đó, được sắp xếp và xử lý để phục vụ việc ra quyết định (Hall, 2008) Nó có thể được hiểu là quy trình xử lý nhiều dữ liệu (Trần Phước, 2007) Chất lượng thông tin được định nghĩa là mức độ phù hợp của thông tin với nhu cầu sử dụng của người dùng (Wang et al., 1998) và là đặc tính giúp đạt được các yêu cầu hay mong đợi của người sử dụng (Khalil et al., 1999) Thông tin chất lượng đảm bảo đáp ứng các yêu cầu dựa trên bốn chiều phân loại đặc tính của thông tin.
Bản chất bên trong của thông tin (Intrinsic IQ) đề cập đến những đặc tính cơ bản của chất lượng thông tin, bao gồm tính chính xác và tính đầy đủ của dữ liệu, sự nhất quán trong tính toán và xử lý thông tin, tính khách quan của thông tin, cũng như độ tin cậy của nguồn gốc dữ liệu.
Bối cảnh của thông tin (Contextual IQ) nhấn mạnh tầm quan trọng của việc đánh giá chất lượng thông tin trong mối liên hệ với mục tiêu và hoạt động đang thực hiện Thông tin cần phải đảm bảo tính thích hợp, kịp thời và đầy đủ, tức là chi tiết phải đủ và phù hợp với mục tiêu cụ thể Ngoài ra, số lượng thông tin cũng cần được xem xét để gia tăng giá trị của nó.
Biểu hiện của thông tin (Representational IQ) đề cập đến yêu cầu thông tin cần được trình bày một cách dễ hiểu, rõ ràng và nhất quán Điều này giúp người sử dụng thông tin có thể tiếp nhận và so sánh một cách hiệu quả.
Truy cập thông tin (Accessibility IQ) là một yếu tố quan trọng trong môi trường công nghệ thông tin, nhấn mạnh rằng dữ liệu và thông tin cần được lưu trữ một cách hợp lý để người dùng có thể dễ dàng truy cập và tìm kiếm Đồng thời, việc bảo đảm an toàn và an ninh cho thông tin cũng là điều cần thiết.
Thông tin đảm bảo chất lượng là thông tin phù hợp với bản chất, bối cảnh và mục tiêu sử dụng, đồng thời có hình thức thể hiện hợp lý và khả năng truy cập tốt Các đặc tính của thông tin chất lượng, như chính xác, kịp thời, đầy đủ, khách quan, dễ hiểu, sử dụng được, có thể truy cập và an toàn, có thể thay đổi tùy thuộc vào người sử dụng và bối cảnh cụ thể Chất lượng thông tin còn phụ thuộc vào cảm nhận của từng người dùng; điều này có nghĩa là thông tin có thể được coi là chất lượng tốt với một người nhưng không phù hợp với người khác.
2.3.1.2 Chất lượng thông tin kế toán trong hệ thống thông tin kế toán
Thông tin kế toán, về bản chất, là thông tin liên quan đến hoạt động kinh tế tài chính của một đơn vị kế toán, được thu thập, xử lý và trình bày qua hệ thống báo cáo kế toán Chất lượng thông tin kế toán được xây dựng dựa trên nền tảng chất lượng thông tin, và theo nghiên cứu của Nguyễn Bích Liên (2012), các quan điểm về chất lượng thông tin kế toán được tổng hợp từ Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa Kỳ (FASB), Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB), chuẩn mực kế toán Việt Nam và tiêu chuẩn CobiT.
Quan điểm của Hội đồng chuẩn mực kế toán tài chính Hoa Kỳ - FASB:
Theo FASB, chất lượng thông tin trong báo cáo tài chính được phân thành hai nhóm đặc điểm: (1) đặc điểm cơ bản bao gồm tính thích hợp và tính đáng tin cậy, và (2) đặc điểm thứ yếu gồm tính nhất quán và khả năng so sánh.
Thích hợp: thông tin kế toán thích hợp là thông tin giúp người ra quyết định
Người sử dụng có thể thay đổi quyết định dựa trên thông tin có giá trị dự đoán và đánh giá Thông tin này cần phải kịp thời và sẵn sàng để hỗ trợ quá trình ra quyết định, với tính kịp thời góp phần vào sự thích hợp của thông tin Đáng tin cậy là một yếu tố quan trọng, với thông tin kế toán phải trình bày trung thực, không có sai sót hay thiên lệch Để thông tin được coi là đáng tin cậy, việc đánh giá và diễn đạt phải phù hợp với nghiệp vụ hoặc sự kiện liên quan, đồng thời cần có khả năng kiểm chứng và đồng thuận từ những người đánh giá có đủ năng lực Cuối cùng, thông tin cần phải trung lập, không bị thiên lệch để tránh tạo ra kết quả đã định trước hoặc ảnh hưởng từ các tác động bên ngoài.
Khả năng so sánh được và tính nhất quán là hai yếu tố quan trọng trong báo cáo tài chính Khả năng so sánh giúp người sử dụng nhận diện sự khác biệt và tương đồng giữa các hiện tượng kinh tế, trong khi tính nhất quán yêu cầu các kỳ báo cáo phải thống nhất thông qua việc duy trì quy trình và chính sách kế toán không thay đổi Khi áp dụng phương pháp kế toán mới, cần có phần thuyết minh giải trình hợp lý để đảm bảo khả năng so sánh được của thông tin.
FASB đã nêu rõ các hạn chế về chất lượng thông tin, bao gồm cân nhắc chi phí – hiệu quả, trọng yếu và thận trọng Cụ thể, lợi ích từ việc sử dụng thông tin cần được đánh giá so với chi phí cung cấp thông tin đó, tạo thành mối quan hệ lợi ích – chi phí có ảnh hưởng đến chất lượng thông tin Trọng yếu đề cập đến tầm quan trọng của việc bỏ sót hoặc trình bày sai thông tin, mà trong một số trường hợp, có thể ảnh hưởng đến quyết định của người sử dụng Cuối cùng, tính thận trọng yêu cầu phản ứng cẩn trọng với các tình huống không rõ ràng, nhằm đảm bảo rằng các rủi ro tiềm tàng được xem xét đầy đủ.
Theo Hội đồng chuẩn mực kế toán quốc tế (IASB), thông tin trong báo cáo tài chính cần đảm bảo các đặc điểm chất lượng như: dễ hiểu, phù hợp, đáng tin cậy và có khả năng so sánh.
Để thông tin trong báo cáo tài chính trở nên hữu ích, người sử dụng cần phải hiểu rõ nội dung của nó Điều này đòi hỏi họ phải có kiến thức nhất định về kinh tế, kinh doanh và kế toán, cũng như có thiện chí và nỗ lực trong việc đọc hiểu báo cáo Mặc dù một số thông tin có thể phức tạp và khó hiểu, nhưng chúng vẫn cần được bao gồm trong báo cáo tài chính, vì chúng là yếu tố quan trọng cho quá trình ra quyết định.
Thông tin được coi là thích hợp khi nó giúp người đọc đánh giá quá khứ, hiện tại và tương lai, đồng thời xác nhận hoặc điều chỉnh các đánh giá trước đó Tính thích hợp phụ thuộc vào nội dung và mức độ quan trọng của thông tin Đáng tin cậy là một đặc điểm chất lượng quan trọng, yêu cầu thông tin phản ánh trung thực các sự kiện và nghiệp vụ, ưu tiên nội dung hơn hình thức Thông tin cần phải trung lập, khách quan và thận trọng trong việc đưa ra xét đoán hay ước tính, đảm bảo không thổi phồng tài sản và thu nhập, cũng như không giấu diếm nợ phải trả Để duy trì tính đáng tin cậy, thông tin cần đầy đủ trong phạm vi trọng yếu và chi phí, vì một sự bỏ sót có thể dẫn đến hiểu lầm hoặc sai lệch thông tin.
Tính hữu hiệu của hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là công cụ tạo ra thông tin kế toán, do đó, để đánh giá tính hữu hiệu của nó, cần xem xét chất lượng thông tin và quy trình tạo ra thông tin Theo Otley (1980), hệ thống được coi là hữu hiệu khi cung cấp thông tin vượt quá yêu cầu của người sử dụng Hall (2008) nhấn mạnh rằng tính hữu hiệu được đo bằng khả năng đáp ứng các mục tiêu đã đặt ra Sự hài lòng của người dùng, theo Doll & Tarkzadeh (1988), được đánh giá qua các yếu tố như độ chính xác, tính kịp thời và dễ sử dụng của thông tin Huber (1990) cho rằng sự kết hợp giữa hệ thống và hoạt động tổ chức nâng cao chất lượng quyết định Narasimhan & Kim (2001) cũng chỉ ra rằng tính hữu hiệu phụ thuộc vào chất lượng thông tin từ người dùng, bao gồm độ tin cậy, tính kịp thời và mức độ quan trọng của quyết định.
Hệ thống thông tin kế toán hiệu quả khi cung cấp thông tin tiềm năng ảnh hưởng đến quyết định Chất lượng đầu ra của hệ thống quyết định hiệu quả của nó, đáp ứng nhu cầu thông tin của người sử dụng Một hệ thống thông tin kế toán tốt cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy và phù hợp với quyết định, đồng thời thỏa mãn nhu cầu của người dùng trong bối cảnh cụ thể Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp thông tin hữu ích và báo cáo, giám sát hoạt động, hỗ trợ quá trình ra quyết định và mang lại nhiều lựa chọn cho người dùng trong việc giải quyết vấn đề.
Lý thuyết nền tảng cho vấn đề cần nghiên cứu
Hệ thống hóa cơ sở lý luận dựa trên nghiên cứu trước và thực trạng ảnh hưởng của sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán đến hiệu quả hoạt động kinh doanh tại Thành phố Hồ Chí Minh Đề tài này đóng góp vào việc hiểu rõ hơn về mối liên hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hiệu quả kinh doanh trong các doanh nghiệp địa phương.
Đánh giá thực trạng sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán là cần thiết để hiểu rõ tác động của nó đến hiệu quả hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh Sự phù hợp này không chỉ ảnh hưởng đến việc ra quyết định mà còn góp phần nâng cao hiệu suất và hiệu quả quản lý tài chính trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt.
Sự phù hợp trong hệ thống thông tin kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Nghiên cứu này nhấn mạnh tầm quan trọng của việc xây dựng và tổ chức hệ thống thông tin kế toán để cung cấp thông tin chính xác và kịp thời, hỗ trợ nhà quản trị trong việc đưa ra quyết định đúng đắn Bài viết cũng đề xuất các doanh nghiệp nên nâng cấp hoặc điều chỉnh hệ thống thông tin hiện tại nhằm cải thiện khả năng thu thập, xử lý, lưu trữ và kiểm soát thông tin chất lượng Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa khả năng xử lý thông tin, từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Ba là giải pháp định hướng, cung cấp thông tin hữu ích cho nhà cung cấp và thiết kế phần mềm kế toán Mục tiêu là cải thiện khả năng đáp ứng thông tin của các hệ thống thông tin kế toán, phù hợp với nhu cầu của người sử dụng.
7 Kết cấu dự kiến của luận văn
Luận văn ngoài phần mở đầu, các danh mục, bảng biểu, kết luận, các phụ lục và tài liệu tham khảo, nội dung được chia thành 5 chương như sau:
Chương 1 - Tổng quan về nghiên cứu
Chương 2 – Cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin kế toán
