Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu đƣợc thực hiện với các mục tiêu sau:
Phân tích nhằm xác định các hạn chế trong việc vận hành độc lập hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001 và hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 Việc này giúp nhận diện những điểm yếu trong quy trình quản lý và tìm ra giải pháp tích hợp hiệu quả hơn giữa các hệ thống để nâng cao hiệu suất và đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn quốc tế.
14001) tại công ty CP Xây Dựng Số 1
- Chỉ ra nguyên nhân của những hạn chế công ty đang gặp phải
Thiết kế hệ thống quản lý tích hợp là cần thiết để đề xuất các giải pháp triển khai phù hợp với hoạt động của công ty Mục tiêu là giải quyết các vấn đề còn tồn tại, từ đó nâng cao hiệu quả vận hành của hệ thống công ty.
Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001 và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp OHSAS.
18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001)
Do hạn chế về thời gian và nguồn lực, nghiên cứu này chỉ tập trung vào hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001, và hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 của công ty CP Xây Dựng Số 1, được triển khai từ năm 2010 đến nay.
Các khảo sát được tiến hành chủ yếu nhằm tìm hiểu ý kiến của nhân viên đang làm việc tại văn phòng Công ty CP Xây Dựng Số 1, địa chỉ 108 Cao Thắng, phường.
4, quận 3, TP HCM và các công trình công ty đang thi công trong phạm vi TP
HCM nhƣ Vista Verde (Đồng Văn Cống, quận 2), Chung cƣ C8 (Man Thiện, quận
9), khu dân cƣ Prince Residence (Nguyễn Văn Trỗi, quận Phú Nhuận), Tòa nhà Văn Phòng Thành Ủy (58 Trương Định, quận 3)
Thời gian thực hiện phỏng vấn: từ tháng 07/2015 – 11/2015
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phương pháp nguyên cứu định tính với kỹ thuật thảo luận tay đôi (in-depth interviews) Quy trình nghiên cứu đƣợc chia làm 2 giai đoạn:
- Giai đoạn 1: Nghiên cứu khám phá
Mục tiêu của giai đoạn này là xác định những khó khăn mà đáp viên phải đối mặt khi thực hiện độc lập các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng ISO.
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001 và hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 được nghiên cứu thông qua kỹ thuật thảo luận tay đôi với các đối tượng thực hiện yêu cầu tại các phòng ban và công trình Giai đoạn phỏng vấn kết thúc sau khi thu thập ý kiến từ 7 đáp viên, cho thấy sự trùng lặp về các nhóm yếu tố mà không xuất hiện thêm yếu tố mới trong các câu trả lời.
- Giai đoạn 2: Thảo luận chuyên sâu
Giai đoạn này sẽ tiến hành thảo luận chuyên sâu với các đáp viên, chủ yếu là những người quản lý hoặc nhân viên thực hiện công việc liên quan đến hệ thống quản lý tại văn phòng và công trường, nhằm khám phá các hạn chế đã được xác định trong giai đoạn 1 thông qua kỹ thuật thảo luận tay đôi Phỏng vấn sử dụng các câu hỏi mở để thu thập quan điểm của đáp viên về mức độ ảnh hưởng của các hạn chế đến công việc hàng ngày của họ, dựa trên các tiêu chuẩn ISO 9001, ISO 14001 và OHSAS 18001, cũng như thực tế hoạt động tại công ty Bước này sẽ làm rõ các nhân tố đã khám phá trong giai đoạn 1, từ đó xác định nguyên nhân của những khó khăn mà công ty đang gặp phải, làm cơ sở cho việc lựa chọn mô hình tích hợp và đưa ra các giải pháp hệ thống quản lý phù hợp.
Khi chọn chuyên gia cho các cuộc phỏng vấn và thảo luận tay đôi, tiêu chí hàng đầu là các nhân viên hiện tại của công ty CP Xây Dựng Số 1, những người thực hiện trực tiếp các công việc theo quy trình, quy định và hướng dẫn liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001).
Dự kiến đóng góp của đề tài
Nghiên cứu này sẽ phân tích sâu về hiện trạng áp dụng độc lập các hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001, cùng với hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 Đồng thời, bài viết cũng sẽ đề xuất giải pháp tích hợp các hệ thống quản lý này tại một doanh nghiệp cụ thể.
Nghiên cứu này là lần đầu tiên phân tích vấn đề tích hợp hệ thống quản lý tại Công ty CP Xây Dựng Số 1, nhằm khắc phục những vấn đề tồn tại trong hoạt động của công ty.
Kết cấu bố cục của đề tài
Bài nghiên cứu gồm phần mở đầu, phần kết luận và 3 chương nội dung như sau:
Trong phần mở đầu, tác giả giới thiệu các vấn đề cần nghiên cứu liên quan đến đề tài, nhấn mạnh sự cần thiết của nghiên cứu này trong thực tiễn tại công ty CP Xây Dựng Số 1 Bên cạnh đó, các mục tiêu nghiên cứu, đối tượng, phạm vi, phương pháp nghiên cứu và những đóng góp dự kiến của đề tài cũng được trình bày một cách cụ thể.
Chương 1 trình bày cơ sở lý thuyết về các hệ thống quản lý chất lượng như ISO 9001, hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001, cũng như hệ thống quản lý môi trường ISO 14001 Bên cạnh đó, nội dung cũng đề cập đến khái niệm và lợi ích của hệ thống quản lý tích hợp, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Chương này trình bày những kiến thức sơ lược về hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS
Hệ thống quản lý tích hợp, bao gồm ISO 18001 và ISO 14001, mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp thông qua việc đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn quốc tế Bài viết cũng chia sẻ kinh nghiệm từ các cá nhân và đơn vị đã thành công trong việc xây dựng hệ thống quản lý tích hợp, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả hoạt động và bảo vệ môi trường.
Chương 2: Thực trạng hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1
Trong chương 2, tác giả trình bày tổng quan về công ty CP Xây Dựng Số 1 và phân tích chi tiết cách thức hoạt động của các hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp OHSAS 18001, và môi trường ISO 14001 Qua các cuộc phỏng vấn, tác giả chỉ ra những thách thức mà công ty gặp phải khi vận hành đồng thời các hệ thống này, đồng thời nêu rõ nguyên nhân để làm cơ sở cho việc thiết kế hệ thống quản lý tích hợp hiệu quả.
Chương 4: Thiết kế hệ thống quản lý tích hợp và giải pháp triển khai thực hiện
Dựa trên thực trạng các hệ thống quản lý và những khó khăn mà công ty CP Xây Dựng Số 1 đang đối mặt, tác giả sẽ chọn lựa mô hình tích hợp phù hợp và đề xuất các giải pháp triển khai cụ thể nhằm cải thiện hiệu quả hoạt động của công ty.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÁC HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Giới thiệu về hệ thống quản lý chất lƣợng, hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường
1.1.1 Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng dựa trên các tiêu chuẩn ISO 9000, lần đầu tiên được ban hành bởi Tổ chức quốc tế về Tiêu chuẩn hóa (ISO) vào năm 1987 và đã trải qua hai lần điều chỉnh vào năm 1994 và 2000 Tiêu chuẩn ISO 9000 đã được nhiều quốc gia công nhận và tại Việt Nam, nó được dịch sang tiếng Việt và ban hành thành tiêu chuẩn TCVN ISO 9000 Mục tiêu chính của bộ tiêu chuẩn này là hỗ trợ các tổ chức trong việc áp dụng và vận hành hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng, với các chuẩn mực có thể áp dụng rộng rãi cho mọi loại hình tổ chức, không phân biệt quy mô và sản phẩm/dịch vụ cung cấp.
1.1.1.1 Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO 9000
Bộ tiêu chuẩn ISO 9000 hiện tại bao gồm 03 tiêu chuẩn chính và 01 hướng dẫn đánh giá, được cập nhật thường xuyên để phù hợp với sự phát triển của các tổ chức toàn cầu Để phân biệt các phiên bản, tiêu chuẩn ISO luôn kèm theo năm phát hành, ví dụ như ISO 9001:2008 Tại Việt Nam, cách đặt tên này cũng được áp dụng cho các tiêu chuẩn quốc gia, chẳng hạn như TCVN ISO 9001:2008, tức là Tiêu Chuẩn Việt Nam ISO 9001 ban hành năm 2008.
Do quá trình chuyển đổi ngôn ngữ và công nhận thành tiêu chuẩn quốc gia, thời gian ban hành của phiên bản quốc tế và tiêu chuẩn quốc gia có thể khác nhau, nhưng nội dung vẫn giữ nguyên Hình 1.1 minh họa cấu trúc của bộ tiêu chuẩn ISO.
9000 tương ứng với cấu trúc của bộ tiêu chuẩn Việt Nam TCVN ISO 9000
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG - CƠ SỞ VÀ TỪ VỰNG
QUẢN LÝ TỔ CHỨC ĐỂ
HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƢỢNG - CÁC YÊU CẦU
HƯỚNG DẪN ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG QUẢN LÝ
Hình 1.1 Cấu trúc bộ tiêu chuẩn ISO 9000 (TCVN ISO 9000)
(Nguồn: Tổng hợp của tác giả từ các phiên bản tiêu chuẩn mới nhất)
TCVN ISO 9000:2007 là tiêu chuẩn về hệ thống quản lý chất lượng, cung cấp cơ sở lý thuyết và giải thích các thuật ngữ liên quan đến hệ thống này Tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong việc thiết lập và duy trì hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.
TCVN ISO 9001:2008 là tiêu chuẩn hệ thống quản lý chất lượng, đưa ra các yêu cầu cần thiết để các tổ chức có thể chứng minh năng lực của mình đối với khách hàng Tiêu chuẩn này đóng vai trò quan trọng trong việc cải thiện hiệu quả hoạt động và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
TCVN ISO 9004:2011 cung cấp phương pháp quản lý tổ chức nhằm đạt được thành công bền vững Hướng dẫn này giúp các tổ chức thích ứng với môi trường kinh doanh luôn thay đổi thông qua việc áp dụng hệ thống quản trị chất lượng hiệu quả.
- TCVN ISO 19011:2013 - Hướng dẫn đánh giá hệ thống quản lý: hướng dẫn cách thức tổ chức đánh giá và xem xét hệ thống quản lý chất lƣợng
1.1.1.2 Các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001 là tiêu chuẩn quan trọng trong bộ tiêu chuẩn TCVN ISO 9000, yêu cầu tổ chức chứng minh khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và các quy định pháp luật liên quan Tiêu chuẩn này khuyến khích việc áp dụng cách tiếp cận hệ thống theo quá trình để xây dựng, vận hành và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức.
Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 bao gồm 8 điều khoản, trong đó 5 điều khoản chính tập trung vào mô hình hệ thống quản lý chất lượng dựa trên quá trình.
Hệ thống quản lý chất lượng (điều khoản 4) yêu cầu các tổ chức phải hoạch định quy trình, xác định các mối tương tác, thiết lập các chuẩn mực kiểm soát và xây dựng hệ thống tài liệu cho toàn bộ hệ thống.
Lãnh đạo có trách nhiệm quan trọng trong việc xác định định hướng và mục tiêu cho tổ chức, cam kết thực hiện các kế hoạch đề ra, đồng thời đảm bảo cung cấp đủ nguồn lực cần thiết để tạo ra sản phẩm hiệu quả.
Quản lý nguồn lực (điều khoản 6) nhấn mạnh cam kết trong việc xác định và cung cấp các nguồn lực thiết yếu cho quá trình "tạo sản phẩm", bao gồm nguồn nhân lực, cơ sở hạ tầng và môi trường làm việc.
Trong điều khoản 7 về việc tạo sản phẩm, cần xác định rõ các yêu cầu liên quan đến hoạch định sản phẩm, bao gồm các quy trình tương tác với khách hàng, thiết kế và phát triển sản phẩm, chuẩn bị nguyên vật liệu, cũng như quy trình sản xuất và cung cấp dịch vụ.
Hình 1.2 Mô hình hệ thống quản lý chất lƣợng dựa trên quá trình
(Nguồn: TCVN ISO 9001:2008 Hệ thống quản lý chất lượng – các yêu cầu)
Đo lường, phân tích và cải tiến (điều khoản 8) yêu cầu các tổ chức thực hiện các quy trình theo dõi và đo lường để chứng minh sự phù hợp của sản phẩm và hệ thống quản lý chất lượng Điều này bao gồm việc phân tích và cải tiến liên tục hiệu lực của hệ thống Ngoài ra, điều khoản này cũng xác định các yêu cầu liên quan đến việc xem xét các điểm không phù hợp, cũng như các hành động khắc phục và phòng ngừa cần thiết để đảm bảo chất lượng.
1.1.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp
Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp được xây dựng dựa trên tiêu chuẩn OHSAS 18000, lần đầu tiên ban hành vào năm 1999 và sửa đổi vào năm 2007 Tiêu chuẩn này cung cấp hướng dẫn về quản lý an toàn sức khỏe nghề nghiệp, nhằm duy trì và cải tiến điều kiện làm việc hiệu quả, đồng thời phòng ngừa tích cực các sự cố trong quá trình làm việc OHSAS 18000 có thể áp dụng cho tất cả các tổ chức, không phân biệt quy mô, loại hình sản xuất, sản phẩm và dịch vụ.
1.1.2.1 Cấu trúc của bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000
Bộ tiêu chuẩn OHSAS 18000 hiện hành đƣợc ban hành vào năm 2007 gồm hai tiêu chuẩn là OHSAS 18001 và OHSAS 18002
Tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007, phiên bản mới nhất được ban hành vào năm 2007, quy định các yêu cầu về an toàn và sức khỏe nghề nghiệp mà các tổ chức cần tuân thủ nhằm kiểm soát rủi ro liên quan đến an toàn và sức khỏe trong môi trường làm việc.
- OHSAS 18002 phiên bản hiện hành năm 2008 (OHSAS 18002:2008) là những hướng dẫn cho việc triển khai thực hiện các yêu cầu của tiêu chuẩn OHSAS 18001:2007
Những điểm tương đồng và khác biệt trong yêu cầu của các hệ thống quản lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001
lý ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001
Tiêu chuẩn ISO 9001, OHSAS 18001 và ISO 14001 có nhiều điểm tương đồng trong cách tiếp cận và xây dựng yêu cầu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các hệ thống này Những điểm tương đồng này là cơ sở quan trọng để phát triển một hệ thống quản lý hiệu quả và đồng bộ.
Các tiêu chuẩn áp dụng phương pháp tiếp cận theo quy trình dựa trên chu trình quản lý PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Hành động) Nguyên tắc chung của ba tiêu chuẩn này là tập trung vào việc cải tiến liên tục.
Ba tiêu chuẩn tập trung vào chiến lược, chiến thuật và hoạt động doanh nghiệp, với các kế hoạch hành động cụ thể nhằm đạt mục tiêu và chính sách công ty Đồng thời, tiêu chuẩn cũng nhấn mạnh việc hoạch định và kiểm soát quy trình, đánh giá nội bộ, cũng như xem xét định kỳ hệ thống quản lý.
Theo Olaru và các cộng sự (2014), một vấn đề quan trọng trong ba tiêu chuẩn là nhu cầu và yêu cầu của các bên liên quan Trong hệ thống quản lý chất lượng, an toàn sức khỏe nghề nghiệp và môi trường, các bên liên quan bao gồm khách hàng, người dùng cuối, chủ sở hữu, cổ đông, người lao động, nhân viên, nhà thầu phụ, nhà cung cấp, các đối tác, đồng minh, cùng với cộng đồng địa phương và xã hội.
Hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường đều chia sẻ các yếu tố quản lý chung, bao gồm chính sách, hoạch định, thực hiện và điều hành, cùng với quá trình cải tiến liên tục.
- Ngoài ra, các điểm tương đồng về điều khoản trong tiêu chuẩn cũng được liệt kê trong phụ lục 1
1.2.2 Những điểm khác biệt Điểm khác biệt của ba hệ thống trên là khách hàng và sản phẩm cung cấp (Olaru và cộng sự, 2014) Đối với hệ thống quản lý chất lượng khách hàng là người mua sản phẩm/ dịch vụ do tổ chức cung cấp, còn đối với hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường thì khách hàng có nghĩa là các bên quan tâm đến các vấn đề có liên quan đến môi trường, hay các vấn đề về an toàn sức khỏe nghề nghiệp (đối tác, luật pháp, cơ quan địa phương, …) Nếu trong hệ thống quản lý, chất lƣợng sản phẩm là mục đích và kết quả của quá trình sản xuất thì hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp thì sản phẩm chính là các hoạt động (có liên quan đến môi trường hay sức khỏe và an toàn trong công việc)
Mặc dù mỗi hệ thống quản lý được phát triển dựa trên các tiêu chuẩn riêng biệt và tập trung vào những vấn đề khác nhau trong tổ chức, chúng đều tuân theo quy trình và nguyên tắc quản lý PDCA Khi áp dụng vào một tổ chức cụ thể, các hệ thống này sẽ cùng nhau quản lý một quy trình hoặc môi trường hoạt động, tạo thành nền tảng cho việc tích hợp các hệ thống quản lý trong tổ chức.
Hệ thống quản lý tích hợp
1.3.1 Khái niệm hệ thống quản lý tích hợp (Integrated Management System –
Theo Viện công nhận chất lượng (CQI), tích hợp là sự kết hợp các phương thức quản lý nội bộ thành một hệ thống thống nhất, trong đó các thành phần không thể tách rời và kết nối chặt chẽ với nhau Hệ thống quản lý tích hợp (IMS) là một hệ thống bao gồm tất cả các yếu tố của hoạt động kinh doanh, được gắn kết để đạt được mục tiêu và sứ mạng của tổ chức (Poulida, 2010).
Hệ thống IMS là công cụ quan trọng giúp các tổ chức quản lý hiệu quả các quá trình và hoạt động, chuyển đổi nguồn lực đầu vào thành sản phẩm hoặc dịch vụ Mục tiêu của IMS là đáp ứng các yêu cầu của tổ chức và thỏa mãn các bên liên quan về chất lượng, an toàn, sức khỏe, môi trường, an ninh, đạo đức, cùng các yếu tố khác được xác định (Patience, 2008).
Hệ thống quản lý tích hợp được định nghĩa là một hệ thống cho phép kết hợp nhiều khía cạnh của các hệ thống và quy trình trong tổ chức thành một khung hoàn chỉnh, giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu của nhiều tiêu chuẩn quản lý khác nhau (PAS 99:2012).
Hệ thống quản lý tích hợp được hiểu theo nhiều cách khác nhau, nhưng chủ yếu vẫn là một hệ thống quản lý Nó đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của các tiêu chuẩn quản lý, tạo nền tảng vững chắc giúp tổ chức đạt được mục tiêu và sứ mệnh của mình.
1.3.2 Những lợi ích mang lại và những khó khăn khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp
Tích hợp hệ thống là một quá trình phức tạp và kéo dài, đòi hỏi sự xem xét cẩn thận để tối ưu hóa lợi ích và giảm thiểu khó khăn trong thực hiện Nghiên cứu đã chỉ ra rằng doanh nghiệp có thể thu được nhiều lợi ích từ việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp, nhưng cũng phải đối mặt với một số thách thức nhất định.
1.3.2.1 Những lợi ích mang lại
Theo nghiên cứu của Olaru và các cộng sự (2014), hệ thống quản lý tích hợp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ Những lợi ích này được phân tích từ hai khía cạnh chính: nội bộ và bên ngoài, như thể hiện trong bảng 1.1.
Bảng 1.1: Lợi ích của việc áp dụng hệ thống quản lý tích hợp
- Nâng cao hiệu quả các hoạt động nội bộ
- Đồng nhất trong phương pháp quản lý
- Tránh sự trùng lặp trong các thủ tục của nhiều hệ thống
- Loại bỏ sự chồng chéo trong các hoạt động
- Giảm chi phí đánh giá chứng nhận nhiều hệ thống riêng rẽ
- Cải thiện hoạt động quản lý thông qua việc tinh giản hệ thống
- Gia tăng hiệu quả hoạt động bằng cách hài hòa cơ cấu tổ chức với các kênh thông tin
- Tinh giản thủ tục giấy tờ và thông tin liên lạc
- Tạo động lực cho nhân viên
- Các quy trình có cấu trúc chặt chẽ, trách nhiệm rõ ràng và hài hòa với hệ thống
- Liên kết các mục tiêu, quá trình, nguồn lực trong các khu vực khác nhau
- Phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ
- Giảm những rắc rối về giấy tờ
- Tạo hiệu ứng sức mạnh tổng hợp
- Tiếp cận toàn diện các rủi ro trong kinh doanh
- Nâng cao hiệu quả trao đổi thông tin bên ngoài
- Xác định và giải quyết các mâu thuẫn, tập trung vào mục tiêu kinh doanh
- Hệ thống hóa các hệ thống không chính thức
- Tạo điều kiện hài hòa và tối ƣu hóa các hoạt động
- Đơn giản hóa các yêu cầu
- Tinh gọn việc đánh giá
(Nguồn: Olaru và các cộng sự (2014, trang 694))
1.3.2.2 Những khó khăn gặp phải
Mặc dù doanh nghiệp đạt được nhiều lợi ích, nhưng họ cũng phải đối mặt với không ít khó khăn Nghiên cứu của Theofanis Stamou (2003) và Rajkovic cùng các cộng sự (2008) đã chỉ ra những thách thức từ cả bên trong lẫn bên ngoài tổ chức Tác giả đã phân loại các khó khăn thành 6 nhóm, dựa trên đánh giá của các chuyên gia từ tổ chức chứng nhận Bureau Veritas Việt Nam (BV), phù hợp với các đặc điểm của doanh nghiệp Việt Nam.
Không có sự cam kết của lãnh đạo cấp cao:
Tích hợp hệ thống yêu cầu sự thay đổi đáng kể trong quy trình và sử dụng nguồn lực, do đó, lãnh đạo cần cam kết mạnh mẽ cả về lời nói lẫn hành động Những khó khăn trong quá trình triển khai và việc chưa đạt được các lợi ích mong muốn trong thời gian ngắn có thể làm nản lòng các thành viên tham gia Lúc này, sự ủng hộ từ lãnh đạo cấp cao đóng vai trò quyết định đến sự thành công hay thất bại của dự án.
Khó khăn trong vấn đề cân bằng lợi ích
Trong các tổ chức áp dụng nhiều hệ thống quản lý, việc có bộ phận chuyên trách cho từng mảng hoạt động là điều phổ biến Khi triển khai hệ thống quản lý tích hợp, việc lựa chọn người phụ trách cần được xem xét kỹ lưỡng Nếu chọn một thành viên từ các bộ phận hiện tại, có thể xảy ra sự thiên lệch trong việc ưu tiên các hoạt động mà họ có thế mạnh, trong khi các mảng khác có thể bị bỏ qua Do đó, tổ chức cần một người quản lý có năng lực toàn diện, có thể đến từ bên ngoài hoặc không thuộc đội ngũ hiện tại, để đảm bảo sự cân bằng cho hệ thống tích hợp.
Không có yêu cầu tích hợp từ các bên có liên quan
Hệ thống quản lý tích hợp và hệ thống quản lý nói chung được xây dựng dựa trên sự tự nguyện của tổ chức, nhưng doanh nghiệp thường quyết tâm hơn khi nhận thấy lợi ích từ việc áp dụng Áp lực từ khách hàng và các bên liên quan cũng đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy doanh nghiệp Tuy nhiên, sự lơ là của các thành viên hoặc thiếu cam kết từ ban lãnh đạo có thể xuất phát từ việc họ không nhận thức được rằng kết quả thực hiện là yếu tố sống còn của tổ chức.
Không có chuẩn mực cho các mô hình tích hợp/ phương pháp tích hợp
Hiện tại, tổ chức ISO không cung cấp một mô hình cụ thể cho việc tích hợp hệ thống, và các tổ chức chứng nhận chỉ cấp chứng chỉ cho từng hệ thống riêng lẻ Điều này tạo ra khó khăn trong việc triển khai và đánh giá mức độ thành công của các dự án tích hợp.
Hiểu biết không đầy đủ và chƣa quan tâm tới yếu tố năng lực
Ban lãnh đạo thường xem việc tích hợp hệ thống tài liệu là một nhiệm vụ đơn giản, mà không chú ý đến năng lực của nhân viên Hệ quả là công tác đào tạo không được chú trọng, dẫn đến việc hệ thống tích hợp dễ bị đình trệ khi thiếu sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn bên ngoài.
Văn hóa doanh nghiệp ngăn cản sự thay đổi
Khi doanh nghiệp thực hiện thay đổi, nhân viên thường rơi vào trạng thái thụ động, dẫn đến sự kháng cự do thiếu niềm tin và cái nhìn bi quan về mục đích của sự thay đổi Điều này là một yếu tố quan trọng mà các nhà lãnh đạo cần chú ý để đảm bảo sự tham gia và ủng hộ từ tất cả nhân viên trong quá trình chuyển mình của tổ chức.
1.3.3 Các mô hình tích hợp hệ thống quản lý tại Việt Nam
Mỗi doanh nghiệp có đặc thù riêng về hoạt động sản xuất và hệ thống quản lý, vì vậy khi xây dựng hệ thống quản lý tích hợp, họ cần lựa chọn giải pháp phù hợp Các chuyên gia từ tổ chức chứng nhận Bureau Veritas Việt Nam (BV) đã chỉ ra ba phương pháp phổ biến mà doanh nghiệp Việt Nam đang áp dụng để phát triển hệ thống quản lý tích hợp cho tổ chức của mình.
1.3.3.1 Xây dựng một hệ thống tích hợp hoàn toàn mới dựa trên các nguyên tắc cũng như cấu trúc và quá trình của tổ chức
Tất cả các tổ chức đều có thể áp dụng giải pháp hệ thống quản lý tích hợp, bất kể có hay không có các hệ thống riêng lẻ Lợi ích chính của phương pháp này là tạo ra sự liên kết và nhất quán trong toàn bộ tổ chức Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp đã có hệ thống quản lý ổn định, việc chuyển sang hệ thống mới có thể gây ra xáo trộn lớn và lãng phí nguồn lực hiện có Do đó, cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi quyết định xây dựng một hệ thống tích hợp hoàn toàn mới.
Tiến trình xây dựng hệ thống quản lý tích hợp theo cách tiếp cận này tương tự như các bước xây dựng một hệ thống gồm các bước sau:
- Bước 1: Thể hiện cam kết
- Bước 2: Lên kế hoạch và tổ chức
- Bước 3: Xác định và phân tích các quá trình hoạt động
- Bước 4: Triển khai theo kế hoạch
- Bước 5: Thiết kế các yếu tố theo yêu cầu
- Bước 6: Văn bản hóa các yếu tố theo yêu cầu
- Bước 7: Tiến hành áp dụng
- Bước 8: Xác nhận việc áp dụng
1.3.3.2 Tích hợp có hai hay nhiều hơn hai mảng hoạt động đã có các hệ thống quản lý tương ứng
Bài học kinh nghiệm trong việc tích hợp hệ thống quản lý
Hiện nay, chưa có thống kê chính thức về số lượng doanh nghiệp tại Việt Nam áp dụng nhiều hơn một hệ thống quản lý hoặc đã tiến hành tích hợp các hệ thống này Theo số liệu từ tổ chức chứng nhận NQA Việt Nam, có đến 84% khách hàng của tổ chức này đang sử dụng nhiều hệ thống quản lý chất lượng, và 91.4% trong số đó đã thực hiện tích hợp các hệ thống quản lý ở nhiều mức độ khác nhau, từ tích hợp đơn giản như tài liệu chính sách, mục tiêu, mô tả công việc cho đến tích hợp hoàn toàn thành một hệ thống duy nhất Các hệ thống quản lý thường được tích hợp trong các doanh nghiệp.
Ông Lê Phước Kiệm, Viện trưởng Viện Doanh Nghiệp Việt Nam, cho biết rằng hiện nay, các tổ chức chứng nhận vẫn chỉ công nhận tính phù hợp cho từng hệ thống riêng lẻ, dẫn đến việc ít người biết đến các hoạt động tích hợp tại các doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố trước khi quyết định thực hiện tích hợp.
Doanh nghiệp hiện nay đang đối mặt với áp lực từ khách hàng và các bên liên quan, trong khi ban lãnh đạo cần thể hiện quyết tâm thực hiện những thay đổi cần thiết Tuy nhiên, việc áp dụng các thay đổi này cũng cần xem xét đến tác động tiêu cực có thể xảy ra đối với nhân viên, nhằm đảm bảo sự hài hòa trong tổ chức.
Doanh nghiệp cần nhân viên am hiểu yêu cầu của hệ thống tích hợp để đảm bảo việc thực hiện tiêu chuẩn chính xác Họ cũng nên có khả năng đề xuất cải tiến nhằm thích ứng với sự thay đổi trong tổ chức.
Chi phí cho quá trình tích hợp hệ thống quản lý là một yếu tố quan trọng cần xem xét, vì đây là một quá trình kéo dài đòi hỏi sự tham gia của toàn bộ nhân viên trong công ty cũng như sự hỗ trợ từ các chuyên gia tư vấn bên ngoài.
Nhiều doanh nghiệp đã thành công trong việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng Theo bà Đỗ Thị Tươi, chuyên gia tư vấn với hơn 20 năm kinh nghiệm, các giai đoạn quyết định thành công của dự án tích hợp bao gồm việc lập kế hoạch, triển khai, đánh giá và cải tiến liên tục.
Trong giai đoạn chuẩn bị, doanh nghiệp cần đảm bảo đủ nguồn lực cần thiết và xây dựng một kế hoạch triển khai chi tiết, đồng thời cần có sự quyết tâm thực hiện từ Ban Giám Đốc.
Các tổ chức cần xem xét kỹ lưỡng thời điểm triển khai để đảm bảo việc tích hợp các hệ thống diễn ra hiệu quả, tránh tình trạng chạy theo thành tích.
Trong giai đoạn đào tạo, tất cả nhân viên cần hiểu rõ dự án và sẵn sàng hỗ trợ thực hiện Công tác đào tạo phải được chú trọng ở mọi cấp độ để đảm bảo toàn bộ nhân viên đều thấu hiểu và có khả năng tự thực hiện các cải tiến sau khi hệ thống được tích hợp Doanh nghiệp cần tránh việc chỉ đào tạo cho một cá nhân hay bộ phận mà bỏ qua các phòng ban khác Một hệ thống quản lý hiệu quả yêu cầu sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức.
Giai đoạn duy trì cải tiến liên tục là một bước quan trọng mà nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua, dẫn đến thất bại của dự án sau khi đã đạt chứng nhận Nguyên nhân chính là do thiếu cam kết và hỗ trợ từ Ban lãnh đạo cũng như ban tư vấn sau khi hoàn thành mục tiêu ban đầu Bên cạnh đó, việc đào tạo nhân viên không đầy đủ và thiếu hiểu biết về các yêu cầu của tiêu chuẩn cũng khiến doanh nghiệp không thể tự vận hành hệ thống khi không còn sự hướng dẫn của chuyên gia tư vấn bên ngoài.
Trong chương 1, tác giả trình bày các lý thuyết liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường Bằng cách phân tích những điểm tương đồng và khác biệt trong yêu cầu của các tiêu chuẩn, tác giả đã chỉ ra tính khả thi của việc tích hợp các hệ thống quản lý này.
Mặc dù hệ thống quản lý tích hợp chưa được quy định thành một tiêu chuẩn chung như ISO 9001, OHSAS 18001 hay ISO 14001, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam đã áp dụng tích hợp các hệ thống quản lý để tối ưu hóa hoạt động Công ty CP Xây Dựng Số 1 sẽ chuẩn bị tốt hơn cho việc đánh giá năng lực hiện tại, lựa chọn mô hình tích hợp phù hợp và lập kế hoạch cụ thể nhằm tối đa hóa lợi ích từ hệ thống quản lý tích hợp, đồng thời giải quyết những khó khăn trong việc vận hành song song các hệ thống quản lý hiện tại.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TẠI CÔNG TY
CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 1 (COFICO)
Chương 2 sẽ trình bày tổng quan về công ty COFICO cùng với đặc điểm của các hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường Những hệ thống này được phát triển vào các thời điểm khác nhau và hiện đang hoạt động độc lập Bên cạnh đó, chương này cũng sẽ chỉ ra những khó khăn mà công ty đang đối mặt liên quan đến các hệ thống quản lý này.
Sơ lƣợc về công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1
- Tên công ty: Công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1
- Tên giao dịch: Construction Joint Stock Company No.1
- Trụ sở văn phòng: Địa chỉ: 108 Cao Thắng, phường 4, quận 3, TPHCM Điện thoại: (84.8) 3839 7539 Fax: (84.8) 3839 5440 Website: www.cofico.com.vn
Chúng tôi chuyên hoạt động trong lĩnh vực tổng thầu xây dựng, cung cấp dịch vụ lắp đặt trang thiết bị, trang trí nội thất và ngoại thất cho các công trình dân dụng và công nghiệp Ngoài ra, chúng tôi còn đảm nhiệm xây dựng cơ sở hạ tầng và quản lý dự án, đảm bảo chất lượng và tiến độ công việc.
- Cơ cấu tổ chức: công ty thành lập 5 khối quản lý chính và các bộ phận đƣợc mô tả nhƣ hình 2.1 gồm:
CƠ CẤU TỔ CHỨC TẠI CÔNG TRƯỜNG
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ KIÊM TỔNG GIÁM ĐỐC
GIÁM ĐỐC QUẢN LÝ THI CÔNG
PHÒNG CƠ ĐIỆN (MEP) PHÒNG KẾ HOẠCH
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM DỊCH VỤ KỸ THUẬT
PHÒNG BIỆN PHÁP THI CÔNG
GIÁM ĐỐC QA/ QC GIÁM ĐỐC ĐẤU THẦU GIÁM ĐỐC KHỐI THƯƠNG
PHÒNG KIỂM SOÁT CHI PHÍ
TRƯỞNG BAN CƠ ĐIỆN TRƯỞNG BAN QS TRƯỞNG BAN AN
PHÓ CHỦ TỊCH QUẢN LÝ THI CÔNG
PHÓ CHỦ TỊCH QUẢN LÝ
KỸ THUẬT PHÓ CHỦ TỊCH PHÁT TRIỂN
Khối Tài Chính Chiến lƣợc gồm Phòng Hành Chính & Nhân sự, Phòng Tài chính, Phòng Kế toán, Phòng Mua hàng, Phòng Kiểm soát rủi ro và Trung tâm IT;
Khối Quản Lý Thi Công gồm Phòng Kế hoạch, Phòng Cơ điện (MEP) và hoạt động quản lý thi công tại các dự án;
Khối Dịch vụ kỹ thuật (ESC) gồm Phòng Formwork, Trung tâm BIM và Phòng Biện pháp thi công;
Khối Thương Mại gồm Phòng Hợp Đồng, Phòng kiểm soát chi phí;
Khối An toàn gồm Phòng An toàn, Phòng Công tác tạm và Kho
Công ty Cổ Phần Xây Dựng, tiền thân là Xí nghiệp liên hiệp xây lắp, được thành lập vào năm 1975 và hiện là công ty con trực thuộc Tổng công ty Xây Dựng Số 1.
Số 1 (COFICO) đƣợc biết đến nhƣ một trong những công ty chuyên nghiệp về xây dựng, hoạt động trong lĩnh vực tổng thầu xây dựng Trong thời gian qua, COFICO đã chuyển giao thành công nhiều công trình lớn cho các đối tác trong và ngoài nước tại Việt Nam Sự kiện COFICO chính thức cổ phần hóa là một minh chứng cho quá trình phát triển tất yếu và năng lực chuyên nghiệp của công ty Bên cạnh việc xác định chiến lƣợc phát triển phù hợp, COFICO còn chú trọng đến tầm quan trọng trong việc triển khai thực hiện hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001), hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp (OHSAS 18001) và hệ thống quản lý môi trường (ISO 14001) để hoàn thiện các nguồn lực và xây dựng mối quan hệ hợp tác toàn diện với tất cả khách hàng
2.1.2.1 Tầm nhìn – Sứ mạng – Giá trị cốt lõi
COFICO đặt mục tiêu trở thành công ty xây dựng hàng đầu trong nước và khu vực, với sự tín nhiệm từ khách hàng và đối tác là yếu tố then chốt cho thành công của công ty.
Chúng tôi cam kết xây dựng một công ty xây dựng chuyên nghiệp với môi trường làm việc lý tưởng, tạo ra nhiều cơ hội thành công cho nhân viên Mỗi thành viên trong đội ngũ đều có thể tự hào khi là một phần của COFICO.
Sứ mệnh của COFICO là cung cấp dịch vụ xây dựng chất lượng cao, nhằm đáp ứng kỳ vọng của khách hàng và hỗ trợ họ đạt được mục tiêu trong chiến lược kinh doanh bền vững.
Chúng tôi xác định thành công thông qua sự hài lòng của khách hàng và các đối tác liên quan Thành công này được xây dựng trên nền tảng chất lượng cao, an toàn tại công trường, giá cả hợp lý và các giải pháp thực hiện đúng tiến độ.
COFICO trân trọng các giá trị dựa trên nền tảng của 4 khía cạnh sau:
Hình 2.2: Giá trị cốt lõi của công ty COFICO
(Nguồn: Hồ sơ năng lực công ty COFICO)
- Sự tôn trọng (Respect): tôn trọng chính quyền và cộng đồng, tôn trọng khách hàng và cổ đông, tôn trọng đối tác và người lao động
Sự tin cậy là yếu tố then chốt trong mọi mối quan hệ và giao dịch, từ đồng nghiệp đến khách hàng và đối tác Tính trung thực không chỉ xây dựng niềm tin mà còn là tiêu chí hàng đầu của COFICO.
An toàn lao động là việc tạo ra một môi trường làm việc an toàn cho tất cả mọi người, bao gồm cả các bên liên quan và cộng đồng xung quanh Chúng ta có trách nhiệm đảm bảo rằng mọi dự án đều thân thiện với môi trường và có thể ngăn chặn mọi rủi ro tiềm ẩn.
Làm việc nhóm là yếu tố quan trọng góp phần vào thành công, bởi nó giúp mọi người hiểu rõ giá trị của sự hợp tác Tinh thần làm việc nhóm không chỉ khuyến khích sự động viên lẫn nhau mà còn tạo điều kiện cho mọi thành viên cùng hướng đến mục tiêu chung, từ đó nâng cao hiệu quả công việc.
2.1.2.2 Kết quả hoạt động kinh doanh và các dự án đang triển khai trong năm 2015
Ngành xây dựng hiện đang đối mặt với nhiều thách thức như đóng băng thị trường bất động sản, biến động giá vật tư và thay đổi trong quy định đầu tư Trong bối cảnh khó khăn này, Ban Giám Đốc và toàn thể nhân viên COFICO đã nỗ lực không ngừng để đạt được những kết quả kinh doanh đáng khích lệ, như thể hiện trong bảng 2.1.
Bảng 2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh của COFICO qua các năm
Các chỉ tiêu tài chính
(Nguồn: Tác giả tổng hợp từ báo cáo hội đồng quản trị của COFICO năm 2010, 2011,
Hiện nay, COFICO đang triển khai khoảng 40 dự án trên toàn quốc, tập trung chủ yếu vào các lĩnh vực công nghiệp, nhà ở, thương mại và các lĩnh vực khác như trường học và bệnh viện Trong năm 2015, một số công trình trọng điểm mà COFICO đang thực hiện bao gồm các dự án quan trọng trong các lĩnh vực này.
Dự án căn hộ Vista Verde, có quy mô 227.419 m², được khởi công vào tháng 7 năm 2014, bao gồm bốn tháp 35 tầng với 1.152 căn hộ hiện đại, mang đến tầm nhìn đẹp ra sông Sài Gòn, cầu Phú Mỹ và trung tâm thành phố Thiết kế độc đáo của dự án hướng tới vẻ đẹp tự nhiên, với tên gọi "Vista Verde" trong tiếng Tây Ban Nha có nghĩa là "xanh", thể hiện hình ảnh của một ốc đảo xanh tươi bên bờ hồ Ngoài việc kết nối thuận tiện với các trục đường của khu đô thị mới Thủ Thiêm và trung tâm quận 1, Vista Verde còn sở hữu vị trí phong thủy đặc biệt, tạo ra không gian sống thoải mái và thanh bình cho cư dân.
Khu dân cƣ Prince Residence
Dự án khu dân cư Prince Residence nằm trên đường Nguyễn Văn Trỗi, quận Phú Nhuận, là khu phức hợp căn hộ cao cấp và thương mại dịch vụ, bao gồm 2 tháp với 261 căn hộ, tổng diện tích xây dựng 2.000m2, dự kiến hoàn thành vào cuối năm 2015 Với vị trí thuận lợi kết nối đến trung tâm, dự án nổi bật với thiết kế độc đáo, đặc biệt là khu vực hồ bơi tại tháp P1, tạo điểm nhấn cho toàn công trình và nâng cao giá trị dự án Hành lang giữa hai căn hộ được thiết kế với vườn treo, góp phần tăng cường mảng xanh và thể hiện đẳng cấp của khu dân cư.
Tòa nhà Văn Phòng Thành Ủy, tọa lạc tại số 58 Trương Định, quận 3, TP Hồ Chí Minh, được khởi công vào tháng 07/2013 và dự kiến hoàn thành vào tháng 3/2016 Công trình gồm 02 tầng hầm, 14 tầng, tầng kỹ thuật và sân đậu máy bay trực thăng, hứa hẹn sẽ nổi bật về chất lượng, tiến độ, an toàn lao động và vệ sinh môi trường.
Đặc điểm các hệ thống quản lý tại công ty CP Xây Dựng Số 1 (COFICO)33
COFICO hiện đang triển khai ba hệ thống quản lý chính, bao gồm hệ thống quản lý chất lượng, hệ thống quản lý môi trường và hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp Hai phòng ban chủ yếu phụ trách các hệ thống này là Phòng Quản lý rủi ro và Phòng An toàn.
2.2.1 Hệ thống quản lý chất lượng
Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 được triển khai tại COFICO từ năm 2009 với sự hỗ trợ của QMS Việt Nam, bao gồm việc thành lập ban ISO, đào tạo đánh giá viên nội bộ, và thiết lập chính sách cũng như mục tiêu chất lượng Hệ thống này đã được hoàn thiện và chứng nhận vào ngày 28/05/2010, đồng thời thường xuyên được cập nhật để phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn và định hướng chiến lược của công ty Đến năm 2014, COFICO đã tái chứng nhận cho hoạt động thi công công trình dân dụng, thương mại và công nghiệp.
Ban ISO của công ty hiện có 10 thành viên, bao gồm trưởng các phòng ban và giám đốc các khối, đã được đào tạo về hệ thống quản lý chất lượng Mặc dù số lượng thành viên đã thay đổi do biến động nhân sự, mỗi phòng ban vẫn có đại diện tham gia Ban ISO thực hiện đánh giá nội bộ hàng năm để rà soát tính phù hợp của hệ thống và khắc phục các sai sót trong hoạt động Phòng Quản lý rủi ro đảm nhiệm việc thiết lập, triển khai và kiểm soát hệ thống quản lý chất lượng của công ty.
Hệ thống tài liệu công ty bao gồm các tài liệu và hồ sơ phục vụ cho công việc hàng ngày, được lưu trữ tại các phòng ban và công trình Quy trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ và công văn đi đến (OP 01) quy định chi tiết về quản lý hệ thống tài liệu này.
Tài liệu được phân loại thành tài liệu bên ngoài và nội bộ, kiểm soát theo điều khoản 4.2.3 của tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 Tài liệu nội bộ như quy trình, quy định, và hướng dẫn công việc được lưu trữ trên hệ thống mạng nội bộ và thường xuyên cập nhật để phù hợp với thực tế công việc Trách nhiệm điều chỉnh, ban hành, quản lý và phê duyệt tài liệu được phân công rõ ràng Công ty quy định cách thức mã số tài liệu và biểu mẫu để kiểm soát, ngăn ngừa việc sử dụng tài liệu lỗi thời Danh mục tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng hiện hành được liệt kê chi tiết trong phụ lục 2.
Hồ sơ công ty xây dựng có số lượng lớn và thời gian lưu trữ dài, vì vậy việc lưu trữ và bảo quản hồ sơ được quy định cụ thể nhằm đảm bảo thuận tiện trong việc truy xuất, đồng thời tránh tình trạng mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng.
Mỗi phòng ban và công trình đều có một danh mục hồ sơ chi tiết, bao gồm các loại hồ sơ, vị trí lưu trữ và người phụ trách quản lý.
- Ký hiệu các tài liệu và biểu mẫu của hệ thống quản lý chất lƣợng đƣợc hướng dẫn chi tiết như bảng 2.2
Bảng 2.2: Hướng dẫn ký hiệu tài liệu và biểu mẫu thuộc hệ thống quản lý chất lƣợng (ISO 9001:2008)
Ký hiệu tài liệu Mã số tài liệu Lần soát xét Ngày ban hành
AA bb 0z dd mm yy
Diễn giải Loại tài liệu
Mã số biểu mẫu Ngày ban hành
AB bb - FO cc dd mm yy
Diễn giải Mã số tài liệu
(Nguồn: OP 01 Quy trình trình kiểm soát tài liệu, hồ sơ và công văn đi/ đến)
Ví dụ: OP 01 - 01 - 05/06/09: quy trình 01 ban hành lần đầu tiên vào ngày
OP 01 - FO 01 – 17/10/09: biểu mẫu 01 thuộc quy trình 01 đƣợc ban hành ngày
2.2.2 Hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và hệ thống quản lý môi trường
COFICO đã thành lập khối An toàn với phòng An toàn chịu trách nhiệm chính về các hoạt động liên quan đến an toàn sức khỏe tại văn phòng và các công trường thi công Hiện tại, phòng An toàn có 26 nhân sự, bao gồm các trưởng ban an toàn, cán bộ giám sát an toàn tại công trường và nhân viên an toàn tại văn phòng.
Hệ thống quản lý an toàn và sức khỏe nghề nghiệp của COFICO đã được xây dựng và chứng nhận vào ngày 28/02/2012 Sau khi triển khai và giám sát chặt chẽ công tác an toàn tại công trường và văn phòng, COFICO đã đạt được nhiều thành công, không xảy ra sự cố thương tích nặng hay tử vong nào (tham khảo bảng 2.3) Kế hoạch an toàn được chuẩn bị trước khi khởi công và được tuân thủ nghiêm ngặt trong suốt quá trình thi công Phòng An toàn thực hiện đánh giá nội bộ hàng quý tại các công trường, đảm bảo mỗi công trường được đánh giá ít nhất một lần trong năm để phát hiện và khắc phục các điểm không phù hợp cũng như nhắc nhở về phòng ngừa tai nạn.
Bảng 2.3: Tổng kết công tác quản lý an toàn sức khỏe qua các năm
Nội dung Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013 Năm 2014
Tổng tần suất tai nạn 2.87 1.72 0.84 0
Số trường hợp cận sự cố 2 2 17 3
Số trường hợp tai nạn không gây mất ngày công
Số trường hợp tai nạn gây mất ngày công
(Nguồn: Báo cáo tổng kết công tác an toàn sức khỏe năm 2011, 2012, 2013 và 2014 – Phòng An toàn)
Vào năm 2014, phòng An toàn đã triển khai hệ thống quản lý môi trường nhằm xây dựng doanh nghiệp xanh và tôn trọng các vấn đề môi trường Dự án này đã hoàn thành vào tháng 12/2014, với hệ thống tài liệu được xây dựng theo các yêu cầu của tiêu chuẩn quản lý môi trường, kết hợp với hệ thống tài liệu an toàn sức khỏe nghề nghiệp đã có.
Hệ thống tài liệu an toàn và môi trường bao gồm quy trình quản lý, kiểm soát điều hành, chuẩn công việc, quy định và hướng dẫn nhằm đảm bảo an toàn cho người lao động và môi trường làm việc Nhân sự giám sát an toàn tại dự án được đào tạo để thực hiện kiểm soát môi trường theo quy trình công ty và quy định pháp luật.
Hệ thống tài liệu an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường được ký hiệu nhƣ hình 2.3
Hình 2.3: Hướng dẫn cách ký hiệu mã tài liệu thuộc hệ thống quản lý an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường
(Nguồn: HSE-MSP-05 Quy trình kiểm soát tài liệu và dữ liệu)
Trong một cuộc khảo sát về nhận thức của nhân viên đối với hệ thống quản lý của công ty, tất cả 26/26 (100%) ý kiến đều xác nhận chính xác về ba hệ thống quản lý đang được áp dụng.
Số thứ tự của biểu mẫu, bắt đầu từ 1
Số thứ tự của loại tài liệu bắt đầu từ 01 (MAN, MSP, OCP, REG, WSP, INS)
- MAN: Sổ tay quản lý hệ thống
- MSP: Quy trình quản lý hệ thống
- OCP: Quy trình hoạt động
- WSP: Quy trình công việc chuẩn an toàn
Mã tài liệu hệ thống (Health Safety &
Công ty đang triển khai hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường, cho thấy cam kết mạnh mẽ trong việc đảm bảo các tiêu chuẩn quản lý được phổ biến và truyền đạt rộng rãi trong toàn bộ tổ chức.
Các tồn tại trong việc áp dụng độc lập các hệ thống quản lý
Để thuận lợi cho việc triển khai và vận hành hệ thống, công ty COFICO đã xây dựng từng hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với nguồn lực hiện có Tuy nhiên, giải pháp này đã bộc lộ nhiều hạn chế, dẫn đến việc các hệ thống quản lý hoạt động rời rạc và chồng chéo Vấn đề này được thể hiện rõ qua các than phiền nội bộ của công ty trong suốt những năm qua.
Bảng 2.4: Thống kê than phiền nội bộ qua các năm
Năm Số lƣợng than phiền
Số lƣợng than phiền về hệ thống
Tỷ lệ các than phiền về hệ thống
Mức độ gia tăng các than phiền về hệ thống
(Nguồn: Báo cáo tổng kết than phiềncủa các năm 2011, 2012, 2013 và 2014 - Phòng quản lý rủi ro)
Công ty đã thực hiện việc ghi nhận và phân tích các nguyên nhân liên quan đến các phản ánh về hệ thống quản lý Các nguyên nhân chính được trình bày chi tiết trong bảng 2.5.
Theo bảng 2.5, các than phiền nội bộ chủ yếu tập trung vào ba lý do chính: quy trình nhiều, phức tạp và khó hiểu (26%); sự chồng chéo, thiếu thống nhất trong các quy trình và quy định của hệ thống quản lý chất lượng, an toàn sức khỏe và môi trường (22%); và số lượng biểu mẫu lớn, rườm rà, trùng lặp, khó sử dụng (16%).
Bảng 2.5: Nguyên nhân các than phiền nội bộ về hệ thống quản lý năm 2014
STT Nguyên nhân Tỷ lệ
1 Quy trình nhiều, phức tạp, khó hiểu 26%
2 Chồng chéo, thiếu thống nhất trong quy định, quy trình 22%
3 Số lượng biểu mẫu nhiều, rườm rà, trùng lập, khó sử dụng 16%
4 Không rõ chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 13%
5 Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban 10%
6 Sử dụng nhầm lẫn, chƣa cập nhật quy trình/ quy định mới 7%
7 Khác (đánh giá nhiều lần, lãng phí giấy tờ, hồ sơ lưu trữ nhiều ) 4%
(Nguồn: Báo cáo tổng kết hoạt động quản lý chất lượng năm 2014 - Phòng Quản lý rủi ro)
Dựa trên ba nguyên nhân chính từ thống kê các than phiền, tác giả đã phỏng vấn một số đáp viên để tìm hiểu thêm về các yếu tố khác Trong cuộc thảo luận với bảy đáp viên, khi được hỏi về những khó khăn trong việc tuân thủ các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường, nhiều nguyên nhân đã được nêu ra Đặc biệt, có bốn nguyên nhân được nhắc đến nhiều lần trong các câu trả lời của đáp viên, phản ánh những thách thức trong công việc hàng ngày của họ.
Sự phức tạp trong số lượng quy trình, quy định và hướng dẫn công việc khiến người sử dụng gặp khó khăn trong việc áp dụng đúng, dẫn đến việc mất thời gian tìm hiểu hoặc phải nhờ đến sự hỗ trợ từ Phòng Quản lý rủi ro hoặc Phòng An toàn.
Quy trình và quy định trong các hệ thống quản lý thường chồng chéo, gây khó khăn cho người dùng Một ví dụ điển hình từ một đáp viên phụ trách lưu trữ hồ sơ công trường cho thấy: khi cung cấp vật tư, theo quy trình mua hàng OP 07, thủ kho và PM công trường phải kiểm tra số lượng và chất lượng hàng hóa trước khi xác nhận vào phiếu nhận hàng Tuy nhiên, theo quy định HSE – OCP – 10 về kiểm soát ra vào công trường, hàng hóa cần phải được kiểm tra và ghi nhận số lượng tại cổng trước khi vào Điều này dẫn đến việc một chuyến vật tư phải trải qua hai lần kiểm tra, gây tốn thời gian cho các bên liên quan.
Công tác nhập kho vật tư đòi hỏi sự hoàn thành của ba biểu mẫu quan trọng: Phiếu nhập xuất kho, Phiếu ra vào cổng công trường và Phiếu kiểm tra vật tư.
Công việc giấy tờ nhiều gây khó chịu cho 6/7 đáp viên, ảnh hưởng đến công việc hàng ngày của họ Khó khăn này xuất phát từ việc tuân thủ các yêu cầu của các hệ thống quản lý công ty Tại công trình lớn như Vista Verde, hai đáp viên phụ trách quản lý hồ sơ dự đoán rằng với thời gian thi công kéo dài 3 năm, hồ sơ sẽ chiếm hết chỗ văn phòng.
Trong một cuộc thảo luận với 26 đáp viên, 88.5% cho rằng họ gặp khó khăn trong việc tuân thủ các quy trình của hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường Đặc biệt, 100% ý kiến từ các đáp viên tại công trường xác nhận họ thường xuyên đối mặt với những vướng mắc này Nguyên nhân chủ yếu là do hệ thống tài liệu phức tạp (100%), quy định chưa rõ ràng và chồng chéo (74%), cùng với rắc rối trong các biểu mẫu (91.3%) Tất cả các đáp viên đều cho rằng việc tuân thủ hệ thống quản lý làm tăng khối lượng công việc giấy tờ.
Kết quả thống kê từ các khiếu nại nội bộ cho thấy COFICO đang đối mặt với bốn vấn đề chính trong việc vận hành hệ thống quản lý Đầu tiên, số lượng quy trình, quy định và hướng dẫn công việc quá nhiều gây khó khăn cho người thực hiện Thứ hai, sự chồng chéo trong các quy định của các hệ thống quản lý khác nhau cho cùng một công việc làm tăng thêm sự phức tạp Thứ ba, việc sử dụng nhiều biểu mẫu cũng là một trở ngại đáng kể Cuối cùng, khối lượng công việc giấy tờ lớn khiến cho việc tuân thủ các yêu cầu hệ thống trở nên khó khăn hơn.
Các nguyên nhân gây khó khăn sẽ được phân tích chi tiết dựa trên hệ thống quản lý hiện tại tại COFICO và ý kiến từ các đáp viên tham gia thảo luận chuyên sâu.
2.3.1 Tính phức tạp của hệ thống tài liệu
Hiện tại, COFICO đang sử dụng hai hệ thống tài liệu chính: bộ tài liệu quản lý chất lượng do phòng Quản lý rủi ro biên soạn và bộ tài liệu quản lý an toàn sức khỏe và môi trường từ phòng An toàn Trong quá trình áp dụng, hai hệ thống tài liệu này được nhận dạng thông qua ký hiệu đã đề cập ở mục 2.2.
Số lượng tài liệu tương ứng với các hệ thống công ty đang áp dụng gồm:
- Hệ thống quản lý chất lượng: 21 quy trình, 11 quy định và 3 hướng dẫn công việc
- Hệ thống quản lý an toàn và môi trường: 14 quy trình quản lý hệ thống,
36 quy trình hoạt động, 6 hướng dẫn và 2 quy định
Do khối lượng tài liệu hiện hành quá lớn, 100% ý kiến cho rằng nhân viên không thể nhớ rõ các quy trình, quy định và hướng dẫn công việc của công ty, mà chỉ tìm hiểu thông tin khi cần qua mạng nội bộ Khi có thay đổi, trưởng phòng an toàn hoặc quản lý rủi ro sẽ thông báo qua email, nhưng chỉ 39% nhân viên cập nhật ngay vào công việc, trong khi số còn lại chỉ điều chỉnh khi nhận phản hồi sai lệch hoặc được hướng dẫn từ các bộ phận liên quan.
Các tài liệu hệ thống, bao gồm quy trình, quy định và hướng dẫn công việc, sẽ được cập nhật bởi phòng ban phụ trách chính, với sự hỗ trợ và quản lý chặt chẽ.
Phòng kiểm soát rủi ro hoặc Phòng an toàn cần điều chỉnh ngay khi có thay đổi trong cách thức tiến hành công việc Theo khảo sát, có tới 82.6% ý kiến (19/23) cho rằng hệ thống tài liệu thường xuyên thay đổi, với nhiều quy trình trong bảng 2.6 được nhắc đến là "thường xuyên được thay đổi".
Những lợi thế và thách thức của COFICO khi tiến hành tích hợp hệ thống quản lý
Để đảm bảo tính khả thi trong việc tích hợp hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường tại Công ty Cổ Phần Xây Dựng Số 1, tác giả đã phân tích những lợi thế và thách thức mà công ty đang đối mặt trong giai đoạn hiện tại.
Thị trường bất động sản đang trên đà phục hồi, với ngành xây dựng trở nên sôi động nhờ vào sự khởi công của nhiều công trình mới Điều này được thể hiện rõ qua báo cáo thực hiện nhiệm vụ năm 2014 của Bộ Xây Dựng và số liệu tồn kho bất động sản quý III năm 2015 từ Hiệp Hội bất động sản.
Báo cáo hoạt động của COFICO qua các năm cho thấy công ty đã có sự phát triển ổn định về doanh thu, lợi nhuận và giá trị hợp đồng ký kết.
Công ty đã khẳng định vị thế vững chắc trên thị trường xây dựng thông qua việc trúng thầu thành công nhiều dự án lớn, bao gồm Vista Verde, khu dân cư The Prince Residence, khu phức hợp Sala, nhà máy thực phẩm Masan và nhà máy Intermalt.
- Cơ cấu tổ chức của công ty ổn định và nhân sự chủ chốt có nhiều kinh nghiệm làm việc tại công ty
Công ty đã áp dụng các hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường trong thời gian dài, với việc nhân viên được đào tạo định kỳ hàng năm về các hệ thống này.
- Ban Giám Đốc công ty có sự quyết tâm cải tiến để cạnh tranh với các đối thủ đang lớn mạnh trên thị trường như Hòa Bình, CotecCons, Unicons
Khách hàng, bao gồm tư vấn, chủ đầu tư và nhà thầu, luôn coi trọng hệ thống quản lý chất lượng, an toàn - sức khỏe nghề nghiệp và môi trường như một yếu tố quan trọng trong việc lựa chọn đối tác hợp tác Tất cả các hồ sơ mời thầu đều quy định tiêu chí liên quan đến hệ thống quản lý này.
- Công ty chƣa có nhân sự hiểu rõ và chuyên trách về hệ thống quản lý tích hợp
Công ty bắt đầu hoạt động dưới hình thức một đơn vị nhà nước, do đó, văn hóa doanh nghiệp có thể gây ra sự kháng cự và cản trở đối với những thay đổi được đề xuất.
Qua phân tích các đặc điểm của hệ thống quản lý tại COFICO, có thể nhận thấy sự cần thiết phải cải tiến hệ thống này do những khó khăn mà công ty đang gặp phải Các vấn đề tồn tại chủ yếu xuất phát từ việc các hệ thống quản lý vận hành song song và rời rạc, dẫn đến việc hệ thống quản lý chất lượng và hệ thống quản lý an toàn sức khỏe - môi trường hoạt động độc lập Điều này yêu cầu công ty phải duy trì hai bộ tài liệu riêng biệt, làm gia tăng số lượng tài liệu (quy trình, quy định, hướng dẫn công việc) và biểu mẫu, từ đó tiêu tốn nhiều nguồn lực cho công tác giấy tờ và lưu trữ.
Quản lý rủi ro dẫn đến việc kiểm soát chồng chéo tại một số quá trình hoạt động
Giải pháp tích hợp các hệ thống quản lý được đề xuất nhằm khắc phục những bất cập đã được nêu trong khảo sát Các lợi thế và thách thức của công ty sẽ là cơ sở để phát triển các giải pháp tích hợp khả thi, tận dụng ưu điểm và giảm thiểu nhược điểm Nghiên cứu cho thấy 69% (18/26) đáp viên cho rằng chứng nhận hệ thống quản lý là cần thiết khi làm việc với các bên liên quan Hơn nữa, 20/26 ý kiến sẵn sàng tham gia vào đội triển khai hệ thống quản lý tích hợp, mặc dù 55% (11/20) trong số họ vẫn lo ngại rằng những thay đổi này có thể ảnh hưởng đến công việc hiện tại.
