Giáo trình Quản trị nhóm làm việc: Phần 1

Giáo trình Quản trị nhóm làm việc nhằm trang bị cho người học những kiến thức cơ bản về nhóm làm việc và các hoạt động quản trị nhóm làm việc với các nội dung chủ yếu bao gồm: xây dựng nhóm làm việc, giao tiếp trong nhóm làm việc, lãnh đạo nhóm làm việc và đánh giá nhóm làm việc. Giáo trình được kết cấu thành 5 chương và chia làm 2 phần, phần 1 trình bày những nội dung về: khái luận nhóm làm việc và quản trị nhóm làm việc; xây dựng nhóm làm việc; giao tiếp trong nhóm làm việc;... Mời các bạn cùng tham khảo!

1 LỜI MỞ ĐẦU Trong bối cảnh kinh doanh đại, nhà quản trị kinh doanh phải đối phó với vận động khơng ngừng tác động qua lại yếu tố môi trường kinh doanh Trong tổ chức nói chung doanh nghiệp nói riêng, làm việc theo nhóm giải pháp hiệu nhằm giúp cá nhân hỗ trợ bổ sung cho kiến thức, kỹ cần thiết để đạt suất hiệu cao Đồng thời làm việc theo nhóm giúp tổ chức giảm bớt số nhân sự, số khâu trung gian để trở nên linh hoạt hơn, từ giúp tổ chức đối phó cách dễ dàng với thay đổi môi trường Để triển khai vận hành nhóm làm việc hiệu quả, nhà quản trị nhóm làm việc cần có kiến thức, kỹ phẩm chất định Do vậy, quản trị nhóm làm việc trở thành nội dung quản trị vô cần thiết, đặc biệt điều kiện môi trường kinh doanh nhiều biến động, địi hỏi tổ chức doanh nghiệp ln phải biết huy động tối đa nguồn lực tìm kiếm giải pháp để giải vấn đề cách hiệu “Giáo trình Quản trị nhóm làm việc” biên soạn để phục vụ cơng tác giảng dạy học tập học phần Quản trị nhóm làm việc Chương trình đào tạo Cử nhân Quản trị kinh doanh theo Quyết định số 81 ngày 10 tháng năm 2017 Chương trình liên kết đào tạo quốc tế giai đoạn hai năm đầu bậc Cử nhân thực hành theo Quyết định số 118 ngày 06 tháng năm 2017 Hiệu trưởng trường Đại học Thương mại Giáo trình Quản trị nhóm làm việc nhằm trang bị cho người học kiến thức nhóm làm việc hoạt động quản trị nhóm làm việc với nội dung chủ yếu bao gồm: Xây dựng nhóm làm việc, giao tiếp nhóm làm việc, lãnh đạo nhóm làm việc đánh giá nhóm làm việc Ngồi ra, giáo trình cịn giúp người học rèn luyện phát triển kỹ vơ quan trọng để làm việc nhóm quản trị nhóm làm việc hiệu như: Kỹ tạo lập nhóm làm việc; kỹ giao tiếp nhóm làm việc; kỹ huấn luyện tạo động lực cho thành viên nhóm làm việc; kỹ giải xung đột nhóm làm việc; kỹ đánh giá thành viên nhóm làm việc,… Giáo trình Quản trị nhóm làm việc kết cấu thành chương sau: Chương Khái luận nhóm làm việc quản trị nhóm làm việc: Giới thiệu vấn đề khái niệm, phân loại đặc điểm nhóm làm việc, giai đoạn hình thành phát triển nhóm làm việc, khái niệm nội dung quản trị nhóm làm việc, phẩm chất cần thiết nhà quản trị nhóm làm việc Chương Xây dựng nhóm làm việc: Trình bày khái niệm tầm quan trọng xây dựng nhóm làm việc, nội dung xây dựng nhóm làm việc bao gồm: lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc, xác định phổ biến mục tiêu, xây dựng nét đặc trưng, phân công công việc thiết lập chế hoạt động nhóm làm việc Chương Giao tiếp nhóm làm việc: Giới thiệu hình thức yếu tố cấu thành giao tiếp nhóm làm việc, yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp nhóm làm việc nguyên tắc, kỹ giao tiếp hiệu nhóm làm việc Chương Lãnh đạo nhóm làm việc: Trình bày nội dung chủ yếu cơng tác huấn luyện nhóm làm việc, tạo động lực cho nhóm làm việc giải xung đột nhóm làm việc Chương Đánh giá nhóm làm việc: Tập trung làm rõ khái niệm mục tiêu đánh giá nhóm làm việc trình bày nội dung đánh giá thành viên nhóm làm việc Ngồi ra, cuối chương cịn trình bày hệ thống câu hỏi giúp người học ôn tập nội dung lý thuyết tập tình thực hành nhằm giúp sinh viên trau dồi kiến thức kỹ thực tế trình học tập Giáo trình Quản trị nhóm làm việc biên soạn tập thể giảng viên Nhà trường, cụ thể sau: - TS Trần Kiều Trang: Chủ biên, biên soạn chương 1, chương - ThS Lã Tiến Dũng: Biên soạn chương - PGS,TS Bùi Hữu Đức: Biên soạn chương - ThS Nguyễn Thị Thanh Tâm ThS Nguyễn Ngọc Hưng: Biên soạn chương - ThS Đào Thị Phương Mai: Biên soạn nội dung tập tình thực hành Giáo trình xây dựng tảng lý thuyết quản trị học, quản trị nhân lực tâm lý học quản trị nói chung nên khó tránh khỏi phần giao thoa quan điểm tiếp cận giải vấn đề với số học phần khác chương trình đào tạo Cử nhân Kinh tế Quản trị kinh doanh Trong trình biên soạn giáo trình, tập thể tác giả ln cố gắng tập trung vào kiến thức đặc thù quản trị nhóm làm việc kỹ thực tế làm việc nhóm quản trị nhóm làm việc Tuy nhiên, giáo trình biên soạn lần đầu nên chắn không tránh khỏi thiếu sót, chúng tơi mong nhận góp ý người đọc để hồn thiện giáo trình lần tái sau Chúng xin chân thành cảm ơn quan tâm giúp đỡ Ban Giám hiệu Trường Đại học Thương mại, Phòng Quản lý Khoa học, Hội đồng Khoa Quản trị kinh doanh, tập thể giảng viên Bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh, nhà khoa học cán doanh nghiệp nhiệt tình ủng hộ, đóng góp ý kiến suốt trình biên soạn giáo trình Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về: Bộ mơn Quản trị tác nghiệp kinh doanh Phòng 122 nhà T Trường Đại học Thương mại Số 79, Đường Hồ Tùng Mậu, Cầu Giấy, Hà Nội TẬP THỂ TÁC GIẢ MỤC LỤC CHƯƠNG KHÁI LUẬN VỀ NHÓM LÀM VIỆC VÀ QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC 11 1.1 Khái luận nhóm làm việc 11 1.1.1 Khái niệm phân loại nhóm làm việc 11 1.1.1.1 Khái niệm nhóm làm việc 11 1.1.1.2 Phân loại nhóm làm việc 15 1.1.2 Đặc điểm nhóm làm việc 18 1.1.3 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm làm việc 22 1.2 Khái luận quản trị nhóm làm việc 27 1.2.1 Khái niệm vai trị quản trị nhóm làm việc 27 1.2.2 Nội dung quản trị nhóm làm việc 33 1.3 Nhà quản trị nhóm làm việc 34 1.3.1 Vai trò trách nhiệm nhà quản trị nhóm làm việc 34 1.3.2 Các phẩm chất cần thiết nhà quản trị nhóm làm việc 36 CÂU HỎI ƠN TẬP 39 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 40 CHƯƠNG XÂY DỰNG NHÓM LÀM VIỆC 46 2.1 Khái niệm tầm quan trọng xây dựng nhóm làm việc 46 2.1.1 Khái niệm xây dựng nhóm làm việc 46 2.1.2 Vai trị xây dựng nhóm làm việc 47 2.2 Lựa chọn thành viên tham gia nhóm làm việc 48 2.2.1 Tầm quan trọng việc lựa chọn thành viên nhóm làm việc 48 2.2.2 Tiêu chí lựa chọn thành viên nhóm làm việc 49 2.3 Xác định phổ biến mục tiêu, xây dựng nét đặc trưng nhóm làm việc 55 2.3.1 Xác định phổ biến mục tiêu nhóm làm việc 55 2.3.2 Xác định nét đặc trưng nhóm làm việc 57 2.4 Phân cơng cơng việc thiết lập chế hoạt động nhóm làm việc 59 2.4.1 Phân công công việc cho thành viên nhóm 59 2.4.2 Thiết lập chế hoạt động nhóm 65 CÂU HỎI ƠN TẬP 69 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 70 CHƯƠNG GIAO TIẾP TRONG NHÓM LÀM VIỆC 74 3.1 Khái niệm tầm quan trọng giao tiếp nhóm làm việc 74 3.1.1 Khái niệm, chất chức giao tiếp nhóm làm việc 74 3.1.2 Tầm quan trọng giao tiếp nhóm làm việc 78 3.2 Các hình thức yếu tố cấu thành giao tiếp nhóm làm việc 79 3.2.1 Các hình thức giao tiếp nhóm làm việc 79 3.2.2 Các yếu tố cấu thành giao tiếp nhóm làm việc 84 3.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp nhóm làm việc 87 3.3.1 Môi trường vật chất 88 3.3.2 Phương tiện kênh truyền đạt thơng tin giao tiếp 88 3.3.3 Hồn cảnh tâm lý cá nhân thành viên nhóm làm việc 90 3.3.4 Quan hệ thành viên nhóm bầu khơng khí tâm lý nhóm làm việc 91 3.4 Các nguyên tắc kỹ giao tiếp hiệu nhóm làm việc 94 3.4.1 Các nguyên tắc giao tiếp hiệu 97 3.4.2 Kỹ giao tiếp hiệu nhóm làm việc 100 CÂU HỎI ƠN TẬP 106 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 107 CHƯƠNG LÃNH ĐẠO NHÓM LÀM VIỆC 116 4.1 Khái luận lãnh đạo nhóm làm việc 4.1.1 Khái niệm vai trị lãnh đạo nhóm làm việc 4.1.1.1 Khái niệm lãnh đạo nhóm làm việc 4.1.1.2 Vai trị lãnh đạo nhóm làm việc 4.1.2 Các phong cách lãnh đạo nhóm làm việc 4.2 Huấn luyện nhóm làm việc 116 116 116 117 119 122 4.2.1 Khái niệm 4.2.2 Quy trình huấn luyện nhóm làm việc 4.2.2.1 Xác định nhu cầu huấn luyện 4.2.2.2 Thiết lập mục tiêu huấn luyện 4.2.2.3 Đánh giá thực trạng công việc 4.2.2.4 Tìm kiếm giải pháp huấn luyện 4.2.2.5 Cam kết thực huấn luyện 122 122 122 123 123 124 124 4.2.3 Phương pháp huấn luyện nhóm làm việc 4.2.4 Lợi ích nhóm thực việc huấn luyện hiệu 4.3 Tạo động lực cho nhóm làm việc 4.3.1 Khái niệm tạo động lực cho nhóm làm việc 4.3.2 Các cách thức tạo động lực cho nhóm làm việc 4.4 Giải xung đột nhóm làm việc 124 126 127 127 128 131 4.4.1 Khái niệm loại xung đột nhóm làm việc 4.4.1.1 Khái niệm xung đột nhóm làm việc 4.4.1.2 Phân loại xung đột nhóm làm việc 4.4.1.3 Vai trị giải xung đột nhóm làm việc 4.4.2 Nội dung giải xung đột nhóm làm việc 4.4.2.1 Xác định xung đột nguyên nhân xung đột nhóm làm việc 4.4.2.2 Xác định phương pháp giải xung đột nhóm làm việc 131 131 133 135 136 136 141 CÂU HỎI ÔN TẬP 145 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 146 CHƯƠNG ĐÁNH GIÁ NHÓM LÀM VIỆC 5.1 Khái niệm mục tiêu đánh giá nhóm làm việc 153 153 5.1.1 Khái niệm đánh giá nhóm làm việc 153 5.1.2 Mục tiêu đánh giá nhóm làm việc 156 5.2 Nội dung đánh giá nhóm làm việc 158 5.2.1 Xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhóm làm việc 158 5.2.2 Lựa chọn sử dụng phương pháp đánh giá nhóm làm việc 162 5.2.3 Phỏng vấn đánh giá sử dụng kết đánh giá nhóm làm việc 167 5.2.3.1 Phỏng vấn đánh giá nhóm làm việc 167 5.2.3.2 Sử dụng kết đánh giá nhóm làm việc 171 CÂU HỎI ƠN TẬP 173 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH 174 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 182 10 mục tiêu định Kỹ phân chia thành hai loại Kỹ nghề nghiệp hay gọi kỹ cứng Kỹ mềm Kỹ giao tiếp kỹ mềm quan trọng giao tiếp xã hội nói chung giao tiếp nhóm làm việc nói riêng Có thể hiểu kỹ giao tiếp tập hợp qui tắc, nghệ thuật, cách ứng xử, đối đáp đúc rút qua kinh nghiệm thực tế ngày giúp cá nhân giao tiếp thuyết phục hiệu Muốn vậy, cá nhân phải có khả sử dụng kiến thức kinh nghiệm thân để nhận biết phán đoán biểu hiện, diễn biến tâm lý đối tượng giao tiếp, sử dụng phương tiện ngôn ngữ phi ngôn ngữ phù hợp, định hướng điều khiển trình giao tiếp nhóm đạt tới mục tiêu xác định Kỹ giao tiếp nâng lên thành nghệ thuật giao tiếp kỹ có nhiều kỹ nhỏ khác kỹ lắng nghe, kỹ thấu hiểu, kỹ sử dụng ngôn ngữ thể, kỹ sử dụng ngôn từ, âm điệu… Để có kỹ giao tiếp tốt đòi hỏi người sử dụng phải thực hành thường xuyên, áp dụng vào hồn cảnh cải thiện tốt kỹ giao tiếp Nhiều khảo sát rằng, kỹ giao tiếp thuộc tính cần thiết nhà quản trị nhân viên nói chung tổ chức, nhà quản trị nhóm thành viên nhóm làm việc nói riêng, định thành cơng công việc thành đạt nghiệp, đặc biệt với người lãnh đạo Kỹ liên quan tới nhiều hoạt động, từ kỹ viết đến kỹ nói, kết hợp với tư thế, cử chỉ, động tác để diễn tả quan điểm mục đích vấn đề muốn đề cập Người ta thấy rằng, có 80% thời gian nhà quản trị dùng cho giao tiếp lời Hầu hết nhà quản trị thường gặp vấn đề giao tiếp Tuy nhiên, họ thường khơng nhận cố tình khơng thừa nhận giao tiếp hiệu Vì vậy, lợi ích giao tiếp, định thành cơng quản trị, dường bị nhà quản trị bỏ qua họ không cảm thấy cấp thiết phải nâng cao trình độ kỹ giao tiếp Việc xem xét nguyên nhân việc 101 giao tiếp hiệu cho thấy, phần lớn nguyên nhân thuộc yếu kỹ giao tiếp Trong nhóm làm việc, thành viên cần trang bị cho kỹ giao tiếp tốt Giao tiếp hiệu nhóm làm việc địi hỏi thành viên phải biết lắng nghe tốt, biết truyền tải thông điệp đến với đảm bảo hiểu biết thống suy nghĩ lẫn hành động Từng thành viên nhóm làm việc cần kỹ giao tiếp hiệu để thấu hiểu tâm lý giao tiếp cởi mở, dễ dàng chia sẻ cảm xúc với thành viên khác nhóm Để cải thiện kỹ giao tiếp hiệu nhóm làm việc, cần quan tâm trả lời câu hỏi sau: - Giao tiếp với ai? - Giao tiếp nội dung gì? - Giao tiếp đâu? - Giao tiếp nào? - Mục đích giao tiếp gì? - Giao tiếp cách nào? Các câu hỏi trả lời thành viên nhóm làm việc rèn luyện kỹ giao tiếp hiệu Sau kỹ giao tiếp hiệu bản: * Kỹ đặt câu hỏi mở: Có nhiều dạng câu hỏi hữu ích cho phép cải thiện giao tiếp thảo luận nhóm (Hackett Martin, 1993) Nhìn chung, câu hỏi mở (open-ended questions) khuyến khích thảo luận nhóm; câu hỏi đóng (close - ended question) có xu hướng hạn chế Đặt câu hỏi phát huy tác dụng thảo luận ưu khuyết điểm ý tưởng; hỏi thành viên họ có đồng ý hay khơng đồng ý ý tưởng Sau thành viên trả lời câu hỏi, thường tiền đề cho câu hỏi để làm rõ 102 vấn đề liên quan phát sinh Khi câu hỏi gửi đến người lãnh đạo, họ chuyển trở lại thành viên nhóm, có thể, để thúc đẩy thảo luận Được hỏi câu hỏi trực tiếp nhà lãnh đạo đe dọa làm giảm tinh thần thảo luận Người lãnh đạo nhóm nên cố gắng để đặt câu hỏi cho nhóm Sau đặt câu hỏi, nhà lãnh đạo cần cung cấp cho thành viên nhóm đủ thời gian để nghiên cứu trả lời Thiếu phản hồi có nghĩa câu hỏi có lệch hướng điều kiện đẩy số thành viên nhóm vào tư phịng thủ * Kỹ lắng nghe tích cực: Đây kỹ quan trọng Các thành viên nhóm phải biết lắng nghe ý kiến Kỹ phản ánh tơn trọng ý kiến thành viên nhóm Lắng nghe không tiếp nhận thông tin từ người nói mà cịn phải biết phân tích, nhìn nhận theo hướng tích cực phản hồi thái độ tơn trọng ý kiến người nói dù ý kiến hồn tồn trái ngược với quan điểm thân Mục đích hành động nghe nhằm cung cấp phản hồi tới người truyền thông tin để làm rõ thông tin thúc đẩy thảo luận Một người biết lắng nghe mong muốn hiểu thông điệp truyền tải cải thiện hiểu biết họ Rào cản lớn để lắng nghe hiệu đánh giá Mọi người thường nhiều thời gian để đánh giá thông điệp giao tiếp lắng nghe thực nói Việc lắng nghe giúp nắm bắt nội dung vấn đề, thu thập nhiều thông tin, đánh giá nội dung thông tin tương tác qua lại trình diễn đạt Điều giúp tạo liên kết xúc cảm, tạo mối quan hệ tốt đẹp với người, chia sẻ cảm thơng với người khác, khám phá tính cách mẻ thành viên nhóm Ngồi ra, lắng nghe biện pháp hữu hiệu để giải xung đột, mâu thuẫn; tâm chân thành lắng nghe bạn 103 khiến đối phương cảm thấy tôn trọng họ cởi mở với bạn sau nút thắt vấn đề tháo gỡ cách nhanh chóng Những người biết lắng nghe người biết tiếp nhận thông tin mới, ý kiến mới, họ sống sáng suốt thấu hiểu việc xung quanh, thành mà họ thu lòng tin người, khả nắm thơng tin, khả cập nhật hóa thơng tin khả giải vấn đề Hành động lắng nghe phương pháp để cải thiện hiệu giao tiếp Trong đó, người nghe tự diễn giải họ nghe hỏi lại người nói xem điều có khơng Các diễn giải cần phản ánh hiểu biết người nghe giao tiếp nhắc lại thông điệp nghe Điều gửi thông điệp người nghe quan tâm hiểu thông điệp truyền tải cho phép người nói làm rõ thông điệp cần thiết Mặc dù kỹ thuật hữu ích, trở nên nhàm chán bị lạm dụng * Kỹ phản hồi mang tính xây dựng: Tất người cần phản hồi theo hướng cải thiện hiệu Tuy nhiên, nhận phản hồi (đặc biệt phản hồi tiêu cực) đồng nghĩa phải trải qua khơng thoải mái Do vậy, phản hồi mang tính xây dựng kỹ quan trọng làm việc nhóm Bước đầu việc học hỏi để đưa phản hồi mang tính xây dựng nhận biết cần nói Phản hồi tích cực tiêu cực quan trọng Trước phản hồi, bối cảnh nên kiểm tra để hiểu tốt lại xảy cư xử Nếu tình nhạy cảm, tốt chờ đến lấy lại bình tĩnh sau gửi phản hồi mang tính xây dựng Các thành viên nhóm lãnh đạo đưa phản hồi nên diễn tả xác tình huống, cố gắng khơng để bị phán xét thân Khi nhận phản hồi, nên lắng nghe cẩn thận, câu hỏi yêu cầu nên hiểu rõ dành thời gian để trả lời hợp lý Có vài kỹ thuật cho phép nhóm tiếp nhận phản hồi tốt hơn, gồm: 104 - Tập trung vào tương lai: Tập trung vào khứ làm người phản kháng Tập trung cho thông tin để cải thiện thực công việc tương lai - Tập trung vào hành vi cụ thể: Cung cấp thông tin chung chung khơng giúp nhóm xác định thay đổi cần thiết hành vi họ - Tập trung vào học hỏi giải vấn đề: Các thơng tin cung cấp giúp nhóm cải thiện, khơng tập trung vào khiếm khuyết * Kỹ quản lý cảm xúc: Khi cảm xúc trở nên khơng thể kiểm sốt, ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động nhóm; vậy, cảm xúc phải quản lý cách hiệu Con người ngăn lại cảm xúc Khi vấn đề nhạy cảm có liên quan đến nhiệm vụ nhóm, vấn đề cần giải họp nhóm Xung đột tình cảm liên quan đến vấn đề cá nhân cần phải xử lý cách riêng tư Tất thành viên nhóm nên tìm hiểu làm để xử lý xung đột cảm xúc nhóm Sau cách tiếp cận để quản lý cảm xúc họp nhóm: - Giữ thái độ trung lập: Mọi người có đắn cảm xúc Nhóm cần khuyến khích ghi nhận biểu cảm xúc - Hiểu cảm xúc đánh giá chúng: Tất thành viên nhóm nên nhạy cảm với thơng điệp lời khơng lời Khi đối phó với vấn đề tình cảm, tốt đặt câu hỏi tìm kiếm thông tin để hiểu rõ cảm xúc - Phát triển cảm xúc nhóm: Khi hoạt động nhóm bị phá vỡ cảm xúc tình cảm, nhóm nên dừng lại dành thời gian ngắn im lặng để làm dịu xuống Một điều xảy ra, vấn đề liên quan đến nhiệm vụ cần thảo luận nhóm 105 CÂU HỎI ƠN TẬP Trình bày khái niệm, chất chức giao tiếp nhóm làm việc Giao tiếp có tầm quan trọng nhóm làm việc? Hãy nêu hình thức giao tiếp nhóm làm việc Theo anh/chị, thực tế hình thức giao tiếp thường sử dụng phổ biến nhất? Trình bày hình thức giao tiếp vào phương tiện giao tiếp Giao tiếp phi ngơn ngữ có vai trị giao tiếp nhóm làm việc? Trình bày yếu tố tham gia q trình giao tiếp nhóm làm việc Liên hệ thực tế với tình giao tiếp cụ thể Nêu yếu tố ảnh hưởng đến giao tiếp nhóm làm việc phân tích yếu tố Hãy nêu nguyên nhân dẫn đến giao tiếp nhóm làm việc hiệu Để giao tiếp nhóm hiệu cần đảm bảo ngun tắc gì? 106 BÀI TẬP TÌNH HUỐNG VÀ THỰC HÀNH Tình 1: Giao tiếp nhóm dịch vụ kỹ thuật Quyền giao quản lý nhóm dịch vụ kỹ thuật chuyên cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức khác Tuy nhà quản lý Quyền ln tự nhủ cần phải làm việc nhân viên nhóm ln cố gắng để nhóm làm việc cách hiệu tự chủ Cũng nhóm làm việc khác, Quyền với nhân viên xây dựng kế hoạch làm việc, thiết lập quan hệ đối tác phân công nhiệm vụ Trước Quyền làm quản lý nhóm, tổ chức họp nhóm, nhân viên thụ động lắng nghe thay thảo luận định tập thể Quyền cố gắng để khuyến khích thành viên phát biểu họp họ đóng góp nhiều trước cho cơng việc chung nhóm Trong họp ngày hơm nay, thành viên nhóm đề nghị phương pháp để thực công việc Quyền khơng thích ý tưởng anh thử phương pháp tương tự khứ thấy không hiệu Ngay lập tức, thành viên khác nhóm phản đối phàn nàn Quyền không chịu đổi không chia sẻ ý tưởng với nhóm Câu hỏi: Quyền cần phải làm để thuyết phục thành viên nhóm thực ý tưởng “tồi”? Quyền cần áp dụng nguyên tắc để nhóm giao tiếp hiệu hơn? Theo anh (chị) nhóm làm việc, nên chia sẻ ý tưởng thành viên nào? 107 Tình 2: Email Hội thảo truyền hình Smith trưởng nhóm đảm bảo phối hợp dự án nghiên cứu trung tâm nghiên cứu Tập đoàn X đặt quốc gia khác toàn giới Do chi phí thời gian hạn chế nên nhóm gần trực tiếp họp bàn thảo luận công việc Để hỗ trợ cho việc liên lạc thành viên nhóm, Tập đồn trang bị thiết bị hội thảo truyền hình trung tâm Tuy nhiên, chênh lệch múi khiến cho buổi họp truyền hình gặp nhiều khó khăn Do thực tế hầu hết việc liên lạc nhóm thực qua Email Gần đây, có xung đột ngày tăng trung tâm nghiên cứu Châu Á trung tâm Mỹ Họ dường trao đổi công việc phối hợp hoạt động Email họ ngày thiếu tơn trọng trích nhiều Các thành viên lại cảm thấy mệt mỏi đọc cãi vã họ Câu hỏi: Nếu anh (chị) Smith, anh (chị) xử lý vấn đề giao tiếp nào? Làm để ngăn chặn vấn đề tương lai? Thực hành 1: Bạn trưởng nhóm cải tiến dịch vụ khách hàng Nhóm bạn họp nhóm tuần lần vào cuối ngày làm việc Nhóm bạn đào tạo kỹ giao tiếp từ sớm Ngoài ra, bạn ln theo dõi chặt chẽ việc phân tích & cấu định nhóm Qua thời gian, cơng việc nhóm ngày trơi chảy, định đưa nhanh chóng Vì vậy, bạn giảm bớt quy tắc việc thảo luận nhóm thành viên thoải mái Tuy nhiên, gần bạn bắt đầu cảm thấy có vấn đề với họp Không phải tham gia buổi thảo luận dần bị điều khiển số thành viên nam giới lớn tuổi nhóm Bạn thấy quan điểm mà thành viên đưa có xu hướng “bịt miệng” thành 108 viên nữ Những tranh cãi diễn khiến cho số thành viên không tham gia vào họp gần Bạn cần làm để việc giao tiếp nhóm trở lại trước? Thực hành 2: Hãy tưởng tượng bạn thành viên nhóm làm việc Trong tình (hồn cảnh) mô tả đây, liệt kê phương án trả lời mà bạn nghĩ người khác làm phương án bạn làm hoàn cảnh Sau đó, xem xét có khác cách người làm với bạn làm không? Bạn giải thích khác nào? Bạn thành viên nhóm dự án Nhà quản trị nhóm giao cho bạn nhiệm vụ quan trọng Đây hội để bạn chứng tỏ khả bạn với nhóm trưởng thành cơng Cịn bạn thất bại nhiệm vụ nghiệp bạn gặp nguy hiểm a Suy nghĩ nhiệm vụ khiến cho bạn lo lắng thêm, bạn từ chối cơng việc b Cố gắng thư giãn, suy nghĩ cách khác để giải nhiệm vụ, sau trao đổi với thành viên khác nhóm việc thử làm theo cách tốt c Làm nhiệm vụ vài tuần trước nói với thành viên khác nhóm d Giải thích cho thành viên khác lo lắng bạn xin tư vấn họ Mọi người làm: Tôi làm: Bạn thành viên nhóm khí người bạn nhóm mượn máy móc bạn Mặc dù bạn yêu cầu nhiều lần chưa trả lại a Bỏ qua chuyện Duy trì tình bạn quan trọng việc lấy lại máy 109 b Cư xử lạnh nhạt với trả máy c Giải thích cho bạn cần máy yêu cầu trả lại cách lịch d Bạn bè không hành động vậy, bạn nghĩ đến việc kết thúc tình bạn Mọi người làm: Tôi làm: Trong vài buổi họp gần đây, bạn để ý thấy có thành viên dường lo lắng nói chuyện với bạn a Quyết định thành viên khơng thích làm việc với bạn, bạn tập trung giao tiếp với thành viên khác b Cố gắng tương tác với thành viên hoàn cảnh ngồi cơng việc, bạn hiểu c Giao tiếp với cách lạnh nhạt kể từ không thân thiện với bạn d Hết sức cẩn thận với thành viên bạn nghĩ bạn làm điều có lỗi với Mọi người làm: Tôi làm: Một thành viên nhóm ngồi cạnh bạn có thói quen khó chịu tự hát cho nghe làm việc với máy tính Điều thực làm phiền bạn a Nói với nhóm trưởng phải chấm dứt hành động chuyển đến vị trí khác b Trêu đùa thói quen hy vọng hiểu ý bạn c Giải thích cho thành viên thói quen làm phiền bạn yêu cầu dừng lại d Bỏ qua vấn đề bạn khơng muốn phá vỡ mối quan hệ nhóm Mọi người làm: Tôi làm: 110 Trong ăn trưa phịng nghỉ cơng ty, bạn làm rơi vỡ tách cà phê a Tức giận với thân bạn người hậu đậu b Dọn dẹp mảnh vỡ đùa dường tai nạn xảy với bạn c Trở nên bối rối rời khỏi phòng trước thấy bạn d Giận với người khác phịng, họ khơng thể nói Mọi người làm: Tôi làm: Bạn vừa hoàn thành xong phần quan trọng dự án nhóm Khi bạn trình bày cơng việc với nhóm nhóm trưởng phê bình bạn a Bỏ qua lời trích tự thuyết phục nhóm trưởng có ngày tồi tệ b Tập trung cố gắng cải thiện công việc bạn dựa lời phê bình nhận c Cảm thấy khó chịu, bạn muốn nghỉ việc hôm d Cho lời trích khơng cơng nhóm khơng đánh giá cố gắng bạn Mọi người làm: Tôi làm: Đang có tranh luận nảy lửa nhóm bạn việc làm để xử lý vấn đề Những thành viên khác công mạnh mẽ quan điểm bạn a Giữ vững quan điểm bạn đưa luận điểm để bảo vệ b Nổi giận với thành viên trích bạn cơng quan điểm họ 111 c Lặng lẽ tìm giải pháp khác thay để giải vấn đề d Chuyển sang chủ đề khác Mọi người làm: Tôi làm: Trong buổi tổng kết nhóm, thành viên nam trích thành viên nữ nhóm khơng thuyết trình Bạn u q tôn trọng thành viên nữ a Theo số đông nhóm, bạn đồng tình đưa bình luận tiêu cực khác thành viên nữ b Khơng nói điều buổi họp, sau nói riêng với suy nghĩ bạn bình luận thành viên nam c Nói với thành viên nam trích khơng thích hợp, sau chuyển sang chủ đề khác d Khơng nói điều gì, sau cảm thấy tệ khơng can thiệp Mọi người làm: Tơi làm: Hộp 3.1 Bí thành công giao tiếp Đây 20 lời khuyên rút từ khảo sát Wall Street Jounal 2000 nhà tuyển dụng 1/ Đừng phàn nàn: 80% người phải nghe bạn phàn nàn khơng quan tâm bạn nói Như vậy, phàn nàn chẳng đem lại lợi lộc Đừng phản ứng tiêu cực trước khó khăn, tốt tìm cách giải vấn đề 2/ Cười thật nhiều: Luôn tươi cười giao tiếp tạo niềm tin với đối tác bạn nhận thái độ tươi cười đáp lại đối tác 112 3/ Hãy lắng nghe thật chân tình: Trong giao tiếp, đối tác phát bạn giả vờ lắng nghe họ, nỗ lực bạn trao đổi với người thất bại 4/ Hãy khiến họ nghĩ họ quan trọng: Nếu bạn tỏ quý họ, cho họ thấy họ đáng quý họ thích hợp tác với bạn 5/ Thể lịng biết ơn bạn: Có cách dễ để làm cho đối tác, sếp đồng nghiệp vui vẻ, thể lịng biết ơn bạn họ Hãy cho họ thấy rằng, khơng có họ, bạn khó có thành cơng Hãy biết cảm ơn người làm công tác phục vụ văn phòng, cảm ơn người làm dọn dẹp vệ sinh công sở bạn 6/ Hãy nói sở thích họ: Cái TƠI khiến người thích nói thân Vì vậy, để tạo thân thiện với đối tác giao tiếp, hiểu nói đến sở thích họ Tuy nhiên, nói sở thích họ, phải quan sát thái độ đối tác để có cách ứng xử cho phù hợp Nếu thấy họ hưởng ứng nghĩa bạn tạo thân thiện Nếu họ khơng phản ứng họ dè chừng họ khó tính, muốn nói đến cơng việc, lúc bạn nên dừng việc nói sở thích họ 7/ Hãy ghi nhớ tên: Cái tên đối tác từ ngữ ngào mà người ta muốn nghe bạn nói chuyện với họ Nếu bạn trót quên nó, thay từ ngào khác: “Chào anh, may mà có anh giúp tơi hồn thành cơng việc đó,…” 8/ Hy sinh người khác: Hy sinh lợi ích lợi ích người khác cách để họ nhớ đến bạn sẵn sàng giúp đỡ bạn bạn gặp khó khăn Hãy tốt bụng nhiệt tình với người khác trước, đừng chờ đợi người khác làm điều tốt với trước 9/ Dùng câu đùa làm giảm giá trị thân: Đừng ngại tự chọc quê Trong giới người ln nghĩ quan trọng câu đùa tự làm giảm giá trị bạn 113 tức khắc khiến bạn trở nên thu hút Chế nhạo khuyết điểm cách thừa nhận nhẹ nhàng lại khơng làm người khác bị sốc Sếp chẳng quan tâm tới lời tự trào nhân viên 10/ Tạo tương đồng: Nếu bạn đối tác có điểm tương đồng quê, có nhỏ, sở thích, quan tâm tới trị,… Trong giao tiếp bạn biết sử dụng tương đồng đó, tự khắc mối quan hệ hai người trở nên khăng khít hơn, giao tiếp nhờ trở lên tốt đẹp 11/ Tạo “sự thư giãn thân mật”: Khi nói chuyện căng thẳng, mời họ ly trà nóng, khéo léo gợi câu chuyện vui vẻ, cách để “hạ hỏa” đối tác, giúp họ nhìn nhận bạn gần gũi 12/ Hãy nói lỗi trước đề cập đến lỗi người khác: Nhận lỗi trước hành vi văn minh, dễ làm cho người khác tha thứ 13/ Đừng bảo thủ: Hầu hết người hay đối tác giao tiếp ghét làm việc/trao đổi với người ln cho ý kiến “tối cao” 14/ Xin lỗi: “Tôi sai rồi; Tôi xin lỗi” “Hãy bỏ qua cho nhé” câu khơng q khó nói Đừng dại nợ lời xin lỗi, người ta đánh giá bạn cách cư xử không muốn hợp tác với bạn 15/ Khơng nói chuyện phiếm bàn cơng việc: Đó cách để bạn ngầm khẳng định rằng: Tôi người chuyên nghiệp, làm làm, chơi chơi 16/ Đừng ngắt lời người khác không cắt đứt suy nghĩ họ: Ngắt lời cắt đứt suy nghĩ người khác giao tiếp làm họ tức giận Nếu bạn có hành vi đó, đọc lại lời khuyên thứ 114 17/ Không nói “Bạn sai rồi”: Có nhiều cách để nói lỗi người, câu phủ nhận thẳng thừng làm hỏng giao tiếp 18/ Đừng trò chuyện/trao đổi giận: Lúc giận, hầu hết khó làm chủ lời nói khó trình bày quan điểm Tương tự vậy, đừng đến gặp gỡ làm phiền người khác họ không vui 19/ Hãy tự kiểm tra thói quen: Cũng trình tự trau dồi khác, bạn cần thường xuyên tự kiểm tra cách bạn đối xử với người khác tìm cách cải thiện điểm yếu bạn Đó cách để bạn ngày nâng cao hiệu giao tiếp 20/ Tập luyện làm tốt lời khuyên đây: Sẽ khơng có đường tắt, khơng có cách để mẹo tự nhiên đến với bạn Chỉ có tập luyện để làm tốt lời khuyên bạn trở nên hồn hảo giao tiếp Tóm lại, bạn giao tiếp tốt hiệu quả, bạn thiết lập mối quan hệ thân thiện tốt đẹp với: Bạn bè, đồng nghiệp, cấp Ngược lại người chuyên nịnh hót, dùng thủ đoạn để lấy lịng người khác mối quan hệ khơng bền dễ bị đổ vỡ Nguồn: http://vienthongtin.com 115 ... VỀ NHÓM LÀM VIỆC VÀ QUẢN TRỊ NHÓM LÀM VIỆC 11 1. 1 Khái luận nhóm làm việc 11 1. 1 .1 Khái niệm phân loại nhóm làm việc 11 1. 1 .1. 1 Khái niệm nhóm làm việc 11 1. 1 .1. 2 Phân loại nhóm làm việc 15 1. 1.2... việc 4 .1. 1 .1 Khái niệm lãnh đạo nhóm làm việc 4 .1. 1.2 Vai trị lãnh đạo nhóm làm việc 4 .1. 2 Các phong cách lãnh đạo nhóm làm việc 4.2 Huấn luyện nhóm làm việc 11 6 11 6 11 6 11 7 11 9 12 2 4.2 .1 Khái... nhóm làm việc 18 1. 1.3 Các giai đoạn hình thành phát triển nhóm làm việc 22 1. 2 Khái luận quản trị nhóm làm việc 27 1. 2 .1 Khái niệm vai trị quản trị nhóm làm việc 27 1. 2.2 Nội dung quản trị nhóm