TỔNG QUAN VỀ POKA - YOKE
Lịch sử phát triển
Trong sản xuất và kinh doanh, thường xuất hiện nhiều loại lỗi và sự cố như thiết bị hoạt động không đúng chức năng, công nhân lắp ráp sai vị trí hoặc sử dụng sai dụng cụ và vật liệu Trong quá trình cung cấp dịch vụ, các vấn đề phổ biến bao gồm giao hàng không đúng quy cách, sai hẹn hoặc giao hàng cho khách hàng không đúng Những sai sót này thường xảy ra trong các tình huống cụ thể.
- Máy móc phải điều chỉnh liên tục, các chi tiết, dụng cụ, đồ gá lắp thay đổi liên tục;
- Thiết kế sản phẩm sử dụng quá nhiều vật liệu, bán thành phẩm;
- Quy trình công nghệ quá phức tạp, nhiều bước;
- Thiếu các hướng dẫn và tiêu chuẩn;
- Sản xuất với số lượng lớn;
- Điều kiện sản xuất không đảm bảo hoặc thay đổi liên tục
Kỹ thuật Poka - Yoke xuất hiện nhằm tránh các lỗi trên Poka - Yoke (ポカヨケ?) [Poka joke] là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là
Poka-Yoke, được phát minh bởi Shigeo Shingo vào những năm 1960, là một phương pháp nhằm ngăn chặn sai lầm trong quá trình sản xuất Thuật ngữ này xuất phát từ tiếng Nhật, trong đó "Poka" có nghĩa là vô ý phạm sai lầm và "yoke" có nghĩa là ngăn ngừa Ý tưởng cơ bản của Poka-Yoke là thiết kế quy trình sao cho những sai lầm trở nên không thể xảy ra hoặc ít nhất là dễ dàng phát hiện và sửa chữa.
Shigeo Shingo là người tiên phong trong việc đề xuất kiểm soát quy trình thống kê trong sản xuất Nhật Bản từ những năm 1950, nhưng ông nhận thấy rằng phương pháp này không hiệu quả trong việc giảm lỗi sản phẩm Việc lấy mẫu thống kê cho thấy nhiều sản phẩm xuất xưởng không được kiểm soát, dẫn đến tỷ lệ sản phẩm khuyết tật luôn đến tay khách hàng Trong một cuộc trao đổi tại nhà máy Yamada năm 1961, Shingo đã chỉ ra vấn đề mà nhà máy gặp phải với một sản phẩm có hai nút nhấn hỗ trợ bởi hai lò xo Nhân viên lắp ráp thường quên chèn lò xo, khiến lỗi không được phát hiện cho đến khi sản phẩm đến tay khách hàng, gây tốn kém và phức tạp trong việc xử lý Mặc dù quản lý đã nhắc nhở nhân viên chú ý hơn, nhưng vấn đề vẫn tiếp diễn Để giải quyết tình huống này, Shingo đã đề xuất phương pháp Poka-Yoke đầu tiên.
Phương pháp cũ yêu cầu nhân viên lấy hai lò xo từ hộp và lắp thành công tắc, trong khi phương pháp mới sử dụng một đĩa nhỏ để đặt lò xo trước khi lắp ráp Nhân viên sẽ đặt lò xo lên đĩa, giúp họ dễ dàng nhận ra nếu có lò xo nào bị bỏ quên Quy trình mới này hoàn toàn loại bỏ vấn đề thiếu lò xo Shingo đã phát triển khái niệm này trong suốt ba thập kỷ và nhấn mạnh sự khác biệt giữa sai lầm và khuyết điểm.
Những sai lầm là điều không thể tránh khỏi trong cuộc sống, vì con người không thể dự đoán mọi tình huống Họ thường không thể dành toàn bộ thời gian cho công việc phía trước hoặc hiểu một cách hoàn toàn các hướng dẫn được đưa ra.
- Khuyết điểm cho phép một sai lầm tiếp cận khách hàng, và là lỗi hoàn toàn tránh được
Mục tiêu của Poka-Yoke là ngăn chặn, phát hiện và sửa chữa ngay lập tức những sai lầm trong quá trình làm việc Phương pháp này đã phát triển mạnh mẽ tại các nhà máy Nhật Bản trong ba thập kỷ qua, với hàng trăm và hàng ngàn thiết bị được ứng dụng theo cách đơn giản "failed-safing" Qua các hoạt động cải tiến liên tục, Poka-Yoke đã mang lại những cải tiến đáng kể về chất lượng cho ngành công nghiệp Nhật Bản.
Poka-Yoke, được Shigeo Shingo chính thức hóa như một phần của hệ thống sản xuất Toyota, là thuật ngữ tiếng Nhật chỉ việc chống lỗi Công cụ này nhằm ngăn chặn các nguyên nhân gây ra lỗi sản phẩm và tiết kiệm chi phí kiểm tra từng hạng mục Poka-Yoke không chỉ là một quy trình mà còn là một khái niệm, giúp mọi người thực hiện các biện pháp ngăn ngừa sai sót tại nơi làm việc Thực hiện Poka-Yoke thông qua các công cụ đơn giản như đồ gá lắp, thiết bị cảnh báo và hệ thống giấy, giúp cảnh báo nhà điều hành khi có sai lệch Ai cũng có thể và nên áp dụng Poka-Yoke để nâng cao chất lượng công việc.
Poka-Yoke nhấn mạnh tầm quan trọng của việc phòng chống sai lỗi trong quy trình sản xuất, góp phần lớn vào kết quả kinh doanh và mang lại lợi nhuận đột phá cho công ty Việc dừng máy móc thiết bị để bảo trì cần được thực hiện theo kế hoạch, tránh dừng khẩn cấp; thiết bị chỉ nên dừng lại khi có sự chủ động từ phía doanh nghiệp, trừ những trường hợp bất khả kháng.
Poka-Yoke là công cụ cải tiến được áp dụng rộng rãi trong sản xuất công nghiệp và văn phòng, đặc biệt trong sản xuất theo dây chuyền, nhằm tối ưu hóa nguồn lực của công ty như công nghệ, thiết bị, con người và thị trường Công cụ này khuyến khích tinh thần tự giác, tìm kiếm và loại bỏ tổn thất, đồng thời chia sẻ kinh nghiệm để nâng cao năng lực cạnh tranh Khi được áp dụng kiên trì, Poka-Yoke có thể cải thiện các yếu tố quyết định như năng suất, chất lượng, chi phí, giao hàng, tinh thần làm việc và an toàn, từ đó giúp nhà sản xuất vượt qua trở ngại và đạt được mục tiêu phát triển bền vững.
Các dạng phòng chống sai lỗi Poka - Yoke
Công cụ Poka-Yoke được thiết kế để loại bỏ các vấn đề và sai sót trong quy trình, nhằm đảm bảo sự ổn định và hiệu quả Nó hoạt động dựa trên ba chức năng chính: phát hiện lỗi, khắc phục sự cố và phòng ngừa sai sót, giúp cải thiện chất lượng quy trình sản xuất.
1.2.1 Phát hiện các sai lỗi, sự cố
Trong quy trình sản xuất, lỗi kỹ thuật và sai sót có thể xảy ra, dẫn đến sản phẩm khuyết tật mà con người khó có thể kiểm soát hoàn toàn Để khắc phục tình trạng này, công cụ chống sai lỗi được áp dụng nhằm phát hiện kịp thời các sai sót và thông báo cho con người Điều này giúp nhanh chóng có biện pháp khắc phục, ngăn chặn sai sót tiếp tục đến tay khách hàng.
Công cụ Poka-Yoke tự động ngắt hệ thống khi phát hiện lỗi và thông báo cho người liên quan, giúp ngăn ngừa sản phẩm khuyết tật và giảm chi phí hư hỏng, bảo hành Ví dụ, xe tay ga Honda không thể khởi động nếu người dùng chưa gạt chân chống, và đầu cắm USB không thể kết nối nếu người dùng đưa sai đầu nối.
1.2.2 Khắc phục các lỗi, sự cố
Phát hiện lỗi và sự cố một cách nhanh chóng giúp việc khắc phục trở nên dễ dàng và kịp thời hơn Nhiều hoạt động có thể tự động sửa lỗi, chẳng hạn như thiết bị tự động điều chỉnh lỗi và đánh dấu lỗi chính tả.
1.2.3 Ngăn ngừa các lỗi, sự cố
Công cụ chống sai lỗi Poka-Yoke giúp kiểm soát quá trình làm việc bằng cách thông báo ngay lập tức khi có sai sót xảy ra, đồng thời dừng hệ thống sản xuất Nhờ vào tính năng này, các sai hỏng được loại bỏ ngay lập tức, ngăn chặn sự xuất hiện của sản phẩm khuyết tật Chẳng hạn, khi sử dụng máy tính xách tay, người dùng sẽ nhận được cảnh báo trước khi pin cạn kiệt.
Khi pin còn 9%, người lái ô tô cần thắt dây an toàn để tránh tín hiệu cảnh báo bật lên Ngoài ra, các thiết bị như bàn là gia dụng sẽ tự động tắt khi không sử dụng, và còi hú sẽ vang lên khi nước đã sôi.
Ý nghĩa và lợi ích áp dụng của Poka - Yoke
Mục đích của Poka-Yoke là ngăn ngừa và sửa chữa lỗi sản phẩm, đồng thời thu hút sự chú ý đến những sai sót của con người khi chúng xảy ra Phương pháp này giúp xác định độ tin cậy và khả năng bảo trì tối ưu, đồng thời thực hiện phân tích các dạng lỗi để cải thiện quy trình sản xuất.
- Không có sự cố dừng máy (Zero Breakdow);
- Không có phế phẩm (Zero Defect);
- Không có lãng phí - hao hụt (Zero Waste);
- Nâng cao ý thức trách nhiệm và tinh thần doanh nghiệp (High Morale - Business Ownership)
Trách nhiệm sử dụng thiết bị hoàn toàn thuộc về người dùng, vì vậy việc áp dụng Poka-Yoke sẽ giúp công ty cải thiện quy trình vận hành Poka-Yoke được xem như một giải pháp hiệu quả để nâng cao hiệu suất sử dụng thiết bị và giảm thiểu rủi ro trong quá trình làm việc.
- Tăng năng lực sản suất và hiệu suất nhà máy;
- Không có sự phàn nàn của khách hàng;
- Đảm bảo hài lòng của khách hàng (Đúng thời hạn, đủ số lượng, đảm bảo chất lượng);
- Giảm chi phí toàn nhà máy;
- Giảm hao hụt và chất thải;
- Giảm tai nạn lao động;
- Tuân thủ các tiêu chuẩn kiểm tra đo lường
- Cải tiến kỹ năng và kiến thức;
- Cải thiện môi trường làm việc;
- Nâng cao sự tự tin và năng lực;
- Tăng tính sáng tạo và tinh thần làm việc;
- Xây dựng văn hoá cho công ty;
- Tăng khả năng cạnh tranh
- “Phòng bệnh hơn chữa bệnh”
- “Bác sĩ tốt nhất là chính mình”;
- “Không có bảo trì, không thể làm việc được”
- Chuyển đổi từ “Sai đâu sửa đó” thành “Phòng chống ngăn ngừa”
Đặc điểm và vai trò của Poka - Yoke
1.4.1 Đặc điểm của Poka - Yoke
- Sử dụng được bởi tất cả người lao động;
- Đơn giản để cài đặt;
- Không yêu cầu sự chú ý liên tục từ các nhà điều hành;
- Cung cấp phản hồi tức thời, phòng ngừa, hoặc sửa chữa
Việc chống lỗi có thể được thực hiện qua tự động hóa và công nghệ thông tin, nhưng phương pháp này thường tốn kém và phức tạp, không phù hợp cho các hoạt động nhỏ Điều này đi ngược lại với mục tiêu ban đầu của Poka-Yoke, đó là giảm thiểu khuyết tật từ những sai lầm bằng cách sử dụng phương pháp chi phí thấp và đơn giản Poka-Yoke không chỉ kiểm soát sai lầm mà còn ngăn chặn chúng ngay từ đầu Vì lỗi của con người thường xuất phát từ sự phân tâm, mệt mỏi hay bối rối, một giải pháp Poka-Yoke hiệu quả là không yêu cầu sự chú ý từ người vận hành Ví dụ, thiết bị Poka-Yoke có thể ngăn chặn sai lầm xảy ra ngay cả khi người điều khiển không tập trung.
Hạng mục thiết bị Poka - Yoke được chia thành hai loại chính: phòng chống và phát hiện
Thiết bị phòng chống sai sót đóng vai trò quan trọng trong việc ngăn chặn lỗi trong quá trình sản xuất Một ví dụ điển hình là thiết kế của đĩa mềm 3,5 inch, nơi máy tính chỉ chấp nhận ổ đĩa tương thích, loại bỏ khả năng mắc lỗi ngay từ đầu Thiết bị phát hiện giúp người dùng nhận biết và khắc phục sự cố kịp thời, như các đĩa nhỏ tại nhà máy điện Yamada cảnh báo khi lò xo bị lãng quên Tương tự, lò vi sóng không hoạt động khi cánh cửa mở, và một số xe hơi yêu cầu hành khách thắt dây an toàn trước khi khởi động Poka-Yoke là một phương pháp đặc biệt nhằm nhận diện và ngăn chặn các sai sót do con người gây ra, hoạt động như cảm biến để đảm bảo sản xuất không có lỗi, từ đó cải thiện chất lượng trong quá trình sản xuất.
Poka-Yoke là một phương pháp hiệu quả để loại bỏ sai sót do con người gây ra trong quá trình sản xuất Những thiết bị này có khả năng phát hiện các bán thành phẩm thiếu chi tiết hoặc lắp ghép sai, từ đó tự động loại bỏ chúng hoặc dừng dây chuyền sản xuất và máy móc.
- Khi có sai sót trong thao tác, nguyên liệu không đặt được vào dụng cụ;
- Khi có sai sót trong thao tác, máy không chạy;
- Khi có bất thường trong nguyên liệu, máy không chạy;
- Khi có sai sót trong thao tác hay sót một bước trong quy trình, sai sót sẽ tự động khắc phục và máy chạy tiếp;
- Những bất thường trong công đoạn trước được kiểm tra ở công đoạn sau và loại ra trước khi công đoạn này chạy;
- Khi thiếu một công đoạn, công đoạn sau sẽ không chạy
Một thiết bị Poka - Yoke tốt phải thỏa mãn những yêu cầu sau:
- Đơn giản, tuổi thọ dài và ít cần bảo trì;
- Được thiết kế phù hợp nơi làm việc;
- Cung cấp thông tin phản hồi ngay lập tức về chất lượng của quá trình, sửa chữa có thể được thực hiện ngay tại chỗ
Có 5 mức áp dụng phương pháp Poka - Yoke:
- Mức 1 Không có kiểm tra nên không nhận ra hư hỏng khiến sản phẩm sai hỏng đến tận tay khách hàng
- Mức 2 Có kiểm tra nhưng không loại trừ được sai hỏng, phải chờ đến khi kiểm tra mới loại được sản phẩm sai hỏng
- Mức 3 Kiểm tra có thông tin, giảm được tỉ lệ phế phẩm nhưng chưa hoàn toàn, còn một số sản phẩm phải đợi kiểm tra mới loại ra
- Mức 4 Tự kiểm tra trong quá trình, sai hỏng được phát hiện trước khi rời khỏi quá trình
- Mức 5 Kiểm tra từ nguồn, chuyển thông tin phản hồi để ngăn chặn sai hỏng phát sinh từ nguồn, kết quả không có sản phẩm sai hỏng (zero defect)
Kỹ thuật Poka-Yoke là một phương pháp kiểm soát chất lượng từ đơn giản đến phức tạp, bao gồm việc sử dụng phán xét của người thợ và các công cụ cơ khí, điện như công tắc, chốt, đồ gá Ngoài ra, kỹ thuật này còn áp dụng các thiết bị điện tử tiên tiến để phát hiện thiếu sót trong chi tiết sản phẩm, kiểm tra số vòng quay, màu sắc, kích thước, hình dáng và độ an toàn.
Cách tiếp cận Poka - Yoke
Poka-Yoke là một phương pháp đơn giản và hiệu quả để phát hiện và sửa chữa sai lầm trong quy trình sản xuất, giúp ngăn chặn sản phẩm lỗi chuyển sang công đoạn tiếp theo Với Poka-Yoke, 100% sản phẩm đều được kiểm tra như một phần của quy trình, thông qua các biện pháp tự động hoặc bởi công nhân, không phải nhóm kiểm soát chất lượng Phương pháp này không chỉ giúp phòng ngừa tai nạn mà còn cho phép người lao động tự kiểm tra chất lượng công việc của mình, nhận diện những thay đổi có thể gây ra khiếm khuyết Theo Shingo, mặc dù lỗi là không thể tránh khỏi, nhưng việc áp dụng Poka-Yoke giúp phát hiện nhanh chóng sai lầm và giảm thiểu khuyết tật, từ đó giảm chi phí phát sinh cho công ty.
PokaYoke, hay còn gọi là ngăn ngừa lỗi, nhằm mục đích loại trừ các sai sót trong quy trình sản xuất bằng cách điều chỉnh quy trình từ ban đầu Bằng cách tích hợp các giải pháp ngăn ngừa lỗi, PokaYoke giúp giảm thiểu sự phụ thuộc vào trí nhớ của công nhân, từ đó giải phóng thời gian và năng lượng cho những hoạt động sáng tạo hơn Để đạt được mục tiêu không có khuyết tật (Zero Defect), tổ chức cần thay đổi tư duy và khẳng định rằng không chấp nhận bất kỳ sản phẩm hay dịch vụ nào có lỗi PokaYoke không chỉ cải thiện chất lượng và độ tin cậy của sản phẩm mà còn có thể được áp dụng trong các phương pháp như phân tích tác động FMEA và quy trình 6 sigma Việc triển khai PokaYoke đơn giản và tiết kiệm, với ví dụ điển hình là Toyota, nơi mỗi trạm làm việc sử dụng trung bình 12 thiết bị PokaYoke với chi phí dưới 150 USD mỗi thiết bị.
Khi nào sử dụng Poka - Yoke?
Poka-Yoke là một kỹ thuật hữu ích để ngăn ngừa lỗi trong bất kỳ quy trình nào, từ sản xuất đến dịch vụ Nó có thể được áp dụng ở mọi nơi có khả năng xảy ra sự cố hoặc sai sót, giúp cải thiện chất lượng và hiệu quả công việc.
- Lỗi liên quan đến quy trình hoạt động bị mất hoặc không thực hiện theo các quy trình vận hành tiêu chuẩn;
- Lỗi thiết lập sử dụng các công cụ điều chỉnh sai hoặc thiết lập máy không chính xác;
- Thiếu, bỏ lỡ bộ phận bao gồm trong công việc hàn, lắp ráp, hoặc quá trình khác;
- Không đúng phần/mục hoặc sai một phần được sử dụng trong tiến trình;
- Thực hiện một hoạt động không chính xác; có phiên bản không chính xác của quy trình kỹ thuật;
- Lỗi sai sót trong điều chỉnh máy, đo lường thử nghiệm hoặc kích thước của một bộ phận đến từ một nhà cung cấp
Làm thế nào để sử dụng?
Quá trình áp dụng Poka - Yoke, sẽ tiến hành từng bước như sau:
- Xác định các hoạt động hoặc quá trình - dựa vào nguyên lý Pareto
- Phân tích 5 nguyên nhân, hiểu được cách một quá trình có thể thất bại
Để áp dụng Poka-Yoke hiệu quả, cần lựa chọn cách tiếp cận phù hợp, như sử dụng loại đóng cửa loại trừ để ngăn chặn lỗi xảy ra hoặc loại chú ý để xử lý lỗi đã xảy ra Poka-Yoke không chỉ đơn thuần là thiết bị chuyển mạch hạn chế hay tắt tự động, mà là một phương pháp toàn diện Nó có thể bao gồm các hình thức như điện, cơ khí, thủ tục, hình ảnh và con người, nhằm ngăn ngừa việc thực hiện sai sót trong từng bước của quy trình.
Xác định mối liên hệ giữa các hình dạng, kích thước và thuộc tính vật lý để phát hiện lỗi khi các hành động không thực hiện theo trình tự phương pháp Sử dụng danh sách kiểm tra nhằm đảm bảo hoàn thành tất cả các bước trong quy trình một cách chính xác.
Khi định hướng áp dụng Poka - Yoke nên sử dụng một trong kỹ thuật sau đây để đảm bảo phát hiện 100% sự nhầm lẫn:
- Nó sẽ được tự kiểm tra mà không can thiệp;
- Nó sẽ được kiểm tra 100% mà không cần can thiệp;
- Nó sẽ làm cho các lỗi hiển thị đối với người điều khiển;
- Xem xét việc cung cấp các bộ dụng cụ chính xác thực hiện của các thành phần để lắp ráp;
- Xem xét việc sử dụng các cảm biến điện tử để kích hoạt đèn cảnh báo hoặc chuông;
- Sử dụng các phần mã hoá màu sắc hay hình ảnh;
Sử dụng các thiết bị liên lạc như dụng cụ, thiết bị chuyển mạch hạn chế và máy thăm dò không liên hệ với các thiết bị như đèn LED và bộ chuyển đổi áp suất là rất quan trọng Một thiết bị Poka-Yoke được định nghĩa là bất kỳ cơ chế nào giúp ngăn chặn sai lầm hoặc làm cho những sai lầm đó trở nên rõ ràng ngay lập tức.
Khả năng phát hiện sai lầm nhanh chóng là rất quan trọng, vì như Shingo đã chỉ ra, "Nguyên nhân gây lỗi nằm ở công nhân, và khuyết điểm phát sinh từ việc bỏ qua những lỗi này." Nếu lỗi của người lao động được phát hiện và khắc phục kịp thời, sai lầm sẽ không dẫn đến khuyết tật Một ví dụ điển hình là việc phát triển các chương trình Poka-Yoke, giúp nhận diện lỗi ngay lập tức để tránh sai sót Chẳng hạn, trong trường hợp một công nhân lắp ráp thiết bị với hai nút nhấn, nếu một lò xo còn sót lại trong đĩa, lỗi sẽ được nhận biết ngay lập tức Nhà điều hành có thể sửa chữa thiếu sót ngay lập tức, và chi phí cho việc kiểm tra này là rất thấp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả như một hình thức kiểm tra.
Shigeo Shingo nhận ra ba loại Poka - Yoke để phát hiện và ngăn chặn các lỗi trong hệ thống sản xuất hàng loạt:
- Phương pháp xác định các sản phẩm lỗi bằng cách kiểm tra hình dạng của sản phẩm, kích thước, màu sắc, hoặc các thuộc tính vật lý khác
- Phương pháp cảnh báo các nhà điều hành, nếu một số lượng nhất định của chuyển động/thao tác không được thực hiện
Phương pháp Poka-Yoke, hiện đang được áp dụng rộng rãi trong ngành sản xuất cơ khí và điện tử tại Việt Nam, giúp xác định xem các bước của quy trình có được tuân thủ hay không Tuy nhiên, việc đào tạo công nhân về kiến thức kỹ thuật và quản lý Poka-Yoke là rất cần thiết, đặc biệt là trong các công ty vừa và nhỏ.
1.4.2 Vai trò của Poka - Yoke
Poka-Yoke giúp giảm chi phí sản xuất bằng cách giảm tỷ lệ khuyết tật, từ đó loại bỏ lãng phí về nguyên vật liệu và cải thiện hiệu quả sử dụng nhân công Việc này không chỉ giảm chi phí hàng bán trên mỗi đơn vị sản phẩm mà còn gia tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Giảm chi phí quản lý là một lợi ích quan trọng khi tỷ lệ khuyết tật giảm, giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian cho các hoạt động có giá trị cao hơn trong tương lai.
Gia tăng sự hài lòng của khách hàng là mục tiêu quan trọng đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam Nhiều doanh nghiệp gặp phải vấn đề sản phẩm không đáp ứng yêu cầu, dẫn đến sự không hài lòng và hủy đơn hàng từ phía khách hàng Bằng cách áp dụng phương pháp Poka-Yoke để giảm tỷ lệ lỗi, doanh nghiệp có thể đảm bảo cung cấp sản phẩm chất lượng cao, từ đó nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
HƯỚNG DẪN ÁP DỤNG POKA - YOKE TẠI
Cơ sở phương pháp luận
Trong sản xuất, kinh doanh, chúng ta hay gặp phải rất nhiều các loại lỗi hay sự cố như:
- Vận hành sai chức năng, máy móc đang chạy bị dừng, dầu mỡ rò rỉ;
- Công nhân vận hành lắp ráp sai vị trí, dùng sai dụng cụ sai vật liệu;
- Trong quá trình dịch vụ thì thường giao hàng không đúng giờ, hàng đóng gói không đúng cách thậm chí giao hàng sai địa chỉ;
- Quá trình công nghệ máy móc điều chỉnh thường xuyên;
- Thiết kế sản phẩm sử dụng quá nhiều nguyên liệu;
- Quy trình công nghệ khá phức tạp, nhiều bước;
- Sản xuất với số lượng lớn,
Kỹ thuật Poka-Yoke là công cụ hữu hiệu trong việc ngăn ngừa lỗi trong quá trình sản xuất và kinh doanh, thông qua việc phát hiện, nhận dạng và thiết lập kiểm tra Mục tiêu của Poka-Yoke là loại trừ lỗi bằng cách cải tiến quy trình, không chỉ dựa vào trí nhớ của công nhân mà còn xây dựng các giải pháp ngăn ngừa lỗi vào trong quy trình làm việc Việc này không chỉ giải phóng thời gian và tâm trí của lực lượng lao động để họ có thể tập trung vào các hoạt động sáng tạo và có giá trị hơn, mà còn thúc đẩy sự thay đổi trong tư duy của tổ chức Các tổ chức cần xây dựng một văn hóa ngăn ngừa lỗi, khẳng định rằng không thể chấp nhận bất kỳ sản phẩm hay dịch vụ nào có lỗi, dù là nhỏ.
Trình tự xây dựng Poka - Yoke:
- Xác định các lỗi xảy ra trong quá trình;
- Tìm kiếm một phương pháp để phát hiện ra lỗi này (Có nghĩa khi có lỗi xảy ra thì nhận biết ngay);
Phương pháp khắc phục lỗi Poka-Yoke được áp dụng bằng cách xác định những sai lầm thường gặp trong quá trình và thiết kế giải pháp để khắc phục chúng Thay vì chờ đợi sản phẩm, dịch vụ hay quy trình vượt quá khả năng, doanh nghiệp nên tạo ra những sản phẩm và dịch vụ đáp ứng nhu cầu khách hàng, đồng thời phù hợp với khả năng của mình.
Để giảm thiểu lỗi, hãy phát hiện và loại bỏ các khuyết tật ngay từ giai đoạn đầu Khi tiến hành quy trình hoặc tạo ra sản phẩm, dịch vụ, việc thử nghiệm trong những lần đầu tiên là rất quan trọng để nhận diện và khắc phục các lỗi có thể xảy ra.
Từ đó tránh được các lỗi cho các sản phẩm dịch vụ về sau Giảm thiểu chi phí việc khắc phục lỗi cho doanh nghiệp
- Khi một lỗi được phát hiện, sữa chữa sai lầm càng sớm càng tốt
Các bước thực hiện Poka - Yoke bao gồm:
1) Xác định các lỗi có thể xảy ngay cả khi có các hành động phòng ngừa Xem xét lại mỗi bước trong quá trình đang làm đồng thời đạt ra câu hỏi “Trong bước này, lỗi nào có khả năng xảy ra nhất, lỗi con người hay do lỗi thiết bị?”
2) Quyết định một phương thức phát hiện ra một số lỗi hay sự cố máy móc có thể xảy ra hoặc sắp xảy ra Ví dụ, đèn báo trong ô tô của bạn có thể cho biết liệu bạn đã thắt dây an toàn chưa? Trong một dây chuyền lắp ráp, khay giữ các phụ kiện sẽ giúp cho công nhân phát hiện liệu có phần nào có bị thiếu hay không?
3) Xác địnhvà lựa chọn hành động phù hợp khi sai lỗi phát hiện
“Thiết bị chống sai lỗi” bao gồm các cơ cấu cơ bản sau:
Dừng hệ thống là quá trình hoặc thiết bị ngăn chặn hoạt động khi xảy ra lỗi, nhằm bảo đảm an toàn Cảnh báo đóng vai trò quan trọng trong việc thông báo cho những người liên quan về sự cố, như còi thắt dây an toàn Tuy nhiên, nhiều người thường bỏ qua các tín hiệu cảnh báo, vì vậy việc sử dụng các công cụ kiểm soát và ngắt hệ thống là cần thiết để tăng cường an toàn trong quá trình làm việc.
Việc áp dụng các phương pháp phát hiện và khắc phục vấn đề một cách hiệu quả đòi hỏi sự thực tế và sáng tạo Chúng ta nên ưu tiên sử dụng những phương pháp đơn giản nhất để ngăn chặn, chấm dứt hoặc cảnh báo các vấn đề phát sinh.
- Đặt mã bằng màu và hình dạng phù hợp các chất liệu và tài liệu
- Các biểu tượng và hình tượng để xác định các vật liệu, chi tiết, nguyên công thường bị lẫn lộn
Lập bảng liệt kê công việc và sử dụng các mẫu bảng biểu rõ ràng, cùng với việc cập nhật quy trình công việc và sơ đồ công việc, sẽ giúp ngăn chặn những lỗi xảy ra đối với sản phẩm.
Mối liên hệ giữa những khuyết điểm và sai lỗi của con người là một chủ đề được quan tâm sâu sắc Nguyên nhân khiếm khuyết và lỗi của con người có mối quan hệ mật thiết với nhau, trong đó những khuyết điểm có thể dẫn đến sai lỗi và ngược lại, sai lỗi cũng có thể làm lộ rõ những khuyết điểm tiềm ẩn Việc phân tích mối quan hệ này giúp chúng ta hiểu rõ hơn về bản chất của con người và tìm ra cách khắc phục những khiếm khuyết và sai lỗi một cách hiệu quả.
Quy trình thực hiện trong các xí nghiệp thường gặp lỗi chủ yếu xuất phát từ sự thiếu cẩn trọng và sự quên lãng của con người trong quá trình làm việc.
Quy trình lỗi trong sản xuất thường xảy ra do việc giám sát không chặt chẽ, dẫn đến sản phẩm kém chất lượng và tổn thất lớn cho doanh nghiệp Nguyên nhân chính là do sự thiếu hiểu biết, chậm chạp và sự không cẩn thận của con người, gây ra lỗi trong quá trình sản xuất Kết quả là thành phẩm không đạt yêu cầu, chỉ tạo ra bán thành phẩm hoặc phế phẩm, ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả kinh doanh.
Công cụ chống sai lỗi Poka-Yoke được coi là sự mở rộng của phương pháp FMEA, một phương pháp quản trị chất lượng hiệu quả trong các ngành công nghiệp như cơ khí, điện tử, dệt may, xi măng và thép FMEA giúp dự đoán và ngăn ngừa các sai sót, đặc biệt là những lỗi do con người gây ra, bằng cách nghiên cứu các sai sót tiềm tàng về vật liệu và thiết bị Nghiên cứu về lỗi con người đã dẫn đến việc phát triển các phương pháp cải thiện quy trình sản xuất, đảm bảo an toàn cho người lao động, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm thiểu phế phẩm, và tăng năng suất lao động, từ đó củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.
Hướng dẫn triển khai áp dụng
1) Tiến hành đánh giá thực trạng hệ thống quản lý chất lượng và việc thực hiện khắc phục, phòng ngừa sai lỗi tại doanh nghiệp Khi đánh giá cần nêu được thực trạng của doanh nghiệp trong việc kiểm soát chất lượng đồng thời chỉ ra được điểm mạnh, điểm yếu, thuận lợi và khó khăn khi tiến hành áp dụng Phương pháp phòng ngừa sai lỗi Poka - Yoke tại doanh nghiệp giúp cho việc lên phương án triển khai một cách hiệu quả Trong báo cáo đánh giá trực trạng cũng cần xác định rõ phạm vi triển khai áp dụng Đối với doanh nghiệp nhỏ phạm vi nên áp dụng toàn bộ công ty Với doanh nghiệp quy mô lớn, để đạt được hiệu quả áp dụng cần lựa chọn khu vực hoặc chủng loại sản phẩm áp dụng điểm
2) Tiến hành đào tạo nhận thức chung phương pháp phòng ngừa sai lỗi Poka - Yoke cho doanh nghiệp để các cán bộ công nhân trong doanh nghiệp hiểu công cụ đang áp dụng là gì, tại sao lại áp dụng, việc áp dụng đem lợi ích gì và lộ trình triển khai như thế nào Hoạt động này rất quan trọng trong việc góp phần tạo nên thành công cho dự án bởi vì việc triển khai phải xuất phát từ sự tự nguyện của mọi người Nếu họ chỉ làm việc trong tâm thế cưỡng ép sẽ không tạo được hiệu quả khi áp dụng
3) Lập kế hoạch triển khai chung cho toàn bộ dự án Kế hoạch phải nêu được trách nhiệm và thời gian thực hiện cho mỗi hoạt động
4) Thành lập ban chỉ đạo dự án:
Khi lựa chọn thành viên, cần chú ý đến các vị trí công việc như Ban giám đốc, Trưởng phòng, Phó phòng, Quản đốc, Trưởng ca, Trưởng nhóm và Tổ trưởng, đảm bảo phù hợp với phạm vi áp dụng của tổ chức.
- Số lượng: tùy thuộc vào phạm vi áp dụng mà số lượng thành viên có thể dao động từ 5 - 15 người;
Trưởng ban có thể là Giám đốc, Phó Giám đốc, Quản lý nhà máy hoặc một thành viên trong ban quản lý, người có tinh thần cầu tiến, nhiệt tình và khả năng tạo ảnh hưởng tích cực đến các thành viên Bên cạnh đó, phó ban, thư ký ban và các thành viên khác cũng đóng vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ và thực hiện các nhiệm vụ của ban.
+ Phó ban: Quản đốc/Phòng chất lượng/ phòng chủ trì xây dựng áp dụng Phương pháp có vai trò hỗ trợ trưởng ban;
+ Thư ký ban: người được chỉ định làm thư ký và kết nối các thành viên;
Doanh nghiệp có thể quyết định thành lập nhóm dự án bằng cách ban hành một văn bản nêu rõ mục tiêu, thời gian thực hiện và thành phần tham gia Bản công bố sơ đồ tổ chức dự án này cần được phê duyệt bởi lãnh đạo cao nhất hoặc người được ủy quyền.
2.2.2 Giai đoạn 2: Giai đoạn triển khai áp dụng
1) Các nội dung công việc triển khai ở giai đoạn 2
Đào tạo lý thuyết về phương pháp phòng ngừa sai lỗi Poka-Yoke cho doanh nghiệp là rất quan trọng, giúp cán bộ và công nhân hiểu rõ lộ trình triển khai dự án Điều này sẽ hỗ trợ họ trong việc chuẩn bị nguồn lực và sắp xếp thời gian tham gia Đồng thời, cần thiết phải đào tạo về ứng dụng giải pháp khoa học công nghệ trong việc thiết kế thiết bị hoặc giải pháp nhằm phòng ngừa sai lỗi hiệu quả.
Xác định mục tiêu dự án ngay từ đầu là rất quan trọng, vì nó tạo nền tảng cho việc đánh giá kết quả triển khai sau này Mục tiêu này cần được công bố rõ ràng tới tất cả các thành viên trong nhóm dự án để đảm bảo sự đồng thuận và hiệu quả trong quá trình thực hiện.
Trong quá trình triển khai dự án, việc xác định các loại lỗi liên quan đến quy trình, công đoạn và thiết bị là rất quan trọng Các lỗi này có thể là tiềm ẩn hoặc đã xảy ra, và doanh nghiệp cần đưa ra các giải pháp khắc phục hoặc loại bỏ chúng để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Đánh giá khả năng áp dụng Poka-Yoke cho từng loại lỗi bắt đầu bằng việc điều tra nguyên nhân gốc rễ của sai sót Ý tưởng cốt lõi của Poka-Yoke là giải phóng tâm trí khỏi những phương pháp lặp đi lặp lại không khả thi, giúp người lao động không còn sợ hãi khi mắc lỗi Khi đó, công việc trở nên xây dựng hơn và tập trung vào các hoạt động tạo giá trị gia tăng Cần nhớ rằng lỗi là điều không thể tránh khỏi nhưng có thể được loại bỏ Con người luôn tạo ra lỗi, nhưng việc sử dụng các thiết bị Poka-Yoke có thể giảm thiểu hoặc thậm chí loại bỏ chúng.
- Phím dẫn kích thước khác nhau của các vị trí;
- Còi phát hiện lỗi/cảnh báo;
- Công tắc giới hạn và sensor ảnh;
2) Các loại Poka Yoke cơ bản
Muốn vận dụng được Poka - Yoke trong phòng tránh lỗi cần nắm được các loại Poka - Yoke cơ bản sau:
(1) Phòng tránh và phát hiện
Poka-Yoke phòng tránh hay dự báo là một thiết kế giúp người vận hành nhận ra lỗi trước khi chúng xảy ra, từ đó nâng cao hiệu quả và độ chính xác trong quy trình làm việc.
Poka-Yoke phát hiện là một công cụ giúp người vận hành nhận biết ngay lập tức khi có lỗi xảy ra, với mục tiêu là phát hiện lỗi "sau khi" chúng đã xảy ra Loại Poka-Yoke này dựa trên các giai đoạn mà lỗi được phát hiện, nhằm nâng cao hiệu quả trong quy trình sản xuất.
Ví dụ: Poka - Yoke Phòng tránh:
Hình 1(A) minh họa sự cố khoan lỗ sai vị trí, dẫn đến việc lắp đặt tấm thép không chính xác Để khắc phục tình trạng này, Hình 1(B) cho thấy tấm thép đã được cố định bằng 4 chốt, giúp tránh được vị trí sai Việc khoan lỗ sai đã được phòng ngừa hiệu quả.
Hình 2.2 Minh họa Poka - Yoke phương pháp Phòng tránh
Poka-Yoke là một phương pháp phát hiện lỗi hiệu quả Hình 2(A) cho thấy tấm thép với 4 lỗ khoan đã được gửi tới khách hàng, nhưng khách hàng phản ánh rằng có nhiều tấm chỉ có 3 lỗ khoan Hình 2(B) minh họa cách phát hiện lỗi thiếu lỗ khoan thông qua việc kiểm tra bằng 4 chốt vị trí trên thiết bị kiểm tra.
Hình 2.3 Minh họa Poka - Yoke phương pháp Phát hiện
(2) Phương pháp Cảnh báo/Tắt máy/Kiểm soát
- Phương pháp Cảnh báo: Tín hiệu dạng còi, đèn được sử dụng để cảnh báo khi một sự cố xảy ra (phát hiện) / sắp xảy ra (dự đoán)
- Phương pháp Tắt máy: Chức năng thông thường của máy hoặc công đoạn được dừng lại khi lỗi được phát hiện/dự đoán xảy ra
VD: Xe máy không nổ được nếu không gạt chân chống
- Phương pháp Kiểm soát: Trong loại Poka - Yoke phương pháp
Kiểm soát trong phương pháp Poka-Yoke có nghĩa là tự động ngăn chặn lỗi xảy ra, ngay cả khi có sự cố ý Cơ chế phản hồi đảm bảo rằng trong quá trình sản xuất, các hạng mục lỗi sẽ được phân tách tự động và không được phép chuyển qua bước tiếp theo, giúp duy trì chất lượng sản phẩm.
(3) Phương pháp tiếp xúc/giá trị cố định/phương pháp đọc cử động
Tấm linh kiện kim loại có thể được đặt sai trong suốt quá trình vận hành
Một công tắc giới hạn đặt một chuyển đổi giới hạn, chuyển máy về chỉ khi các cổ nhô ra là vị trí mà nó có
Hình 2.4 Minh họa Poka - Yoke phương pháp Tiếp xúc
Phương pháp này áp dụng nguyên tắc vật lý và năng lượng tiếp xúc với sản phẩm thông qua thiết bị cảm biến Phương pháp tiếp xúc tận dụng các bộ phận thiết kế hình dạng không đồng đều, sử dụng chốt dẫn hướng hoặc khối ngăn để đảm bảo sản phẩm được đặt đúng vị trí trong khuôn máy.
- Phương pháp Giá trị cố định:
Thiết kế thiết bị Poka - Yoke
2.3.1 Quá trình thiết kế thiết bị Poka Yoke gồm:
1) Giai đoạn 1: Xem xét thiết bị
Mỗi thiết bị đều có những đặc điểm riêng biệt, tạo nên sự khác biệt so với các thành phần khác Khi lựa chọn thiết bị, người vận hành chỉ cần dựa vào những đặc điểm độc nhất này để đảm bảo sự lựa chọn chính xác Nhờ vào phương pháp nhận dạng độc đáo, người dùng có thể dễ dàng sử dụng thiết bị một cách đúng đắn.
2) Giai đoạn 2: Liên quan đến vận hành
Khi thiết lập thiết bị, cần chú ý đến các yếu tố ảnh hưởng trong và ngoài quá trình sản xuất, bao gồm nguyên vật liệu, công cụ và sửa chữa, cũng như cách xếp hàng và cài đặt Việc đảm bảo nguyên vật liệu được đặt đúng và đủ ở mỗi công đoạn sản xuất, công cụ phù hợp với khu vực sản xuất, và thiết bị được điều chỉnh, sửa chữa hợp lý là rất quan trọng Mặc dù các yếu tố này có vẻ rời rạc, nhưng khi kết hợp lại, chúng sẽ tác động lẫn nhau và ảnh hưởng đến hiệu quả của quá trình vận hành.
3) Giai đoạn 3: Lắp đặt thiết bị đo lường
Khía cạnh cuối cùng liên quan đến việc tác động thay đổi trạng thái của các thành phần riêng lẻ, với các mục sản xuất thông thường cần năng lượng tác động trong khoảng thời gian nhất định Ví dụ, trong nấu ăn, việc tăng nhiệt độ trong một thời gian cụ thể sẽ thay đổi trạng thái thực phẩm Tương tự, khi cưa gỗ, lực ma sát cũng đóng vai trò quan trọng Để đảm bảo công việc được hoàn thành chính xác, cần đo lường các yếu tố năng lượng, lực và thời gian, vì chúng là thước đo và có thể vượt quá ngưỡng cho phép, từ đó cảnh báo và tối ưu hóa hiệu suất của thiết bị.
2.3.2 Ví dụ một số phiếu thiết kế thiết bị PokaYoke
Phiếu Poka - Yoke Công ty BPL Sanyo Appliances Ltd
Vấn đề: Nước chảy tràn vào máy giặt trong khi vận hành do nắp máy giặt sai lệch vị trí x Ngăn ngừa sai lỗi
Giải pháp: Nước không được chảy cho đến khi máy giặt không được mở đúng vị trí x Kiểm soát
Giải pháp cải tiến: Cảm biến dùng để
Cảm biến vị trí của nắp khi đúng vị trí thì nước mới chảy
Phát hiện lỗi Cảnh báo
Hình 2.6: Phiếu thiết kế Poka Yoke để ngăn ngừa lỗi chảy tràn của máy giặt
Phiếu Poka - Yoke Công ty Brakes India Limited Vấn đề: Khó theo dõi được nhiệt độ của quá trình Ngăn ngừa sai lỗi
Giải pháp: Lắp cảm biến nhiệt độ
Hiển thị nhiệt độ với cảnh báo để theo dõi nhiệt độ quá trình x x x
Phát hiện lỗi x Cảnh báo
Khó theo dõi nhiệt độ của quá trình
Chỉ thị không phù hợp Nhiệt độ thích hợp được hiển thị và cảnh báo
Hình 2.7: Phiếu thiết kế Poka - Yoke cảnh báo khi theo dõi nhiệt độ quá trình
Phiếu Poka - Yoke Công ty C- Mac Centum
Vấn đề: Thiếu công suất dẫn tới không thể khởi động máy bơm
Cryo khi dòng điện vào dưới 217 vôn Phòng ngừa lỗi
Giải pháp: Nên có một vài hiển thị cho hành trình của bơm x Kiểm soát
Giải pháp cải tiến cho hành trình bơm Cryo bao gồm việc lắp đặt một thiết bị cảnh báo, giúp người vận hành có thể cài đặt lại máy bơm ngay lập tức, từ đó tránh được việc khởi động lại bơm không cần thiết.
Bảng 2.8: Phiếu thiết kế Poka - Yoke phòng ngừa lỗi khi vận hành máy bơm
MỘT SỐ CÔNG CỤ HỖ TRỢ ÁP DỤNG POKA - YOKE
Cải tiến liên tục Kaizen
Kaizen là một công cụ hiệu quả trong việc xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề và đưa ra các giải pháp Poka-Yoke, một phần quan trọng trong quy trình cải tiến liên tục Kaizen, giúp ngăn ngừa lỗi và nâng cao chất lượng.
Kaizen là một thuật ngữ kinh tế của người Nhật, được ghép bởi từ
"改" (kai) có nghĩa là thay đổi, trong khi "善" (zen) có nghĩa là tốt hơn, do đó cụm từ này mang ý nghĩa "thay đổi để tốt hơn" hay "cải tiến liên tục" Điều này phản ánh hành động cải tiến không ngừng, nhằm mang lại lợi ích cho tập thể thay vì chỉ cho cá nhân.
Trong cuốn sách “Kaizen: Chìa khóa thành công của người Nhật”, Kaizen được định nghĩa là cải tiến liên tục trong mọi lĩnh vực của đời sống, từ cá nhân đến môi trường làm việc Được áp dụng đầu tiên tại Toyota, Kaizen đã có hơn 50 năm lịch sử tại Nhật Bản và hiện nay được sử dụng rộng rãi trong nhiều ngành nghề khác nhau, không chỉ giới hạn trong sản xuất mà còn trong dịch vụ, kinh doanh bán lẻ và giáo dục Triết lý Kaizen phù hợp với mọi người, khuyến khích sự cải tiến liên tục từ ban lãnh đạo đến nhân viên.
Cải tiến Kaizen là quá trình nâng cao chất lượng thông qua những thay đổi nhỏ và liên tục, mang lại kết quả bền vững theo thời gian Khái niệm này giải thích lý do tại sao các công ty Nhật Bản không thể duy trì trạng thái cố định lâu dài, trái ngược với phương pháp quản lý phương Tây thường tập trung vào những đột phá lớn Kaizen ít tốn kém hơn so với đổi mới, vì nó không yêu cầu kỹ thuật phức tạp hay công nghệ mới, mà chỉ cần áp dụng những công cụ đơn giản như 7 công cụ kiểm soát chất lượng Qua đó, Kaizen không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ mà còn giảm chi phí hoạt động, đồng thời khuyến khích sự tham gia của cả quản lý và nhân viên.
Kaizen là một phương pháp cải tiến liên tục dựa trên những nguồn lực hiện có, không chỉ liên quan đến cán bộ quản lý mà còn bao gồm tất cả nhân viên trong tổ chức Điều này giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và khuyến khích sự tham gia của mọi người vào quá trình cải tiến.
- Luôn được thực hiện liên tục tại nơi làm việc;
- Tập trung nâng cao năng suất lao động và thỏa mãn yêu cầu khách hàng bằng việc giảm lãng phí (thời gian, chi phí );
- Thu hút đông đảo người lao động tham gia cùng cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo;
- Yêu cầu cao về hoạt động nhóm;
- Công cụ hữu hiệu là thu thập và phân tích dữ liệu
Bảng 3.1: Phân biệt Kaizen với Đổi mới (Innovation)
Nội dung Kaizen Đổi mới
Tính hiệu quả Dài hạn nhưng không gây ấn tượng
Ngắn hạn nhưng gây ấn tượng
Nhịp độ Các bước nhỏ Các bước lớn
Khung thời gian Liên tục và gia tăng Cách quãng
Thay đổi Dần dần và nhất quán Đột ngột và dễ thay đổi Cách tiếp cận Nỗ lực tập thể Ý tưởng và nỗ lực cá nhân
Liên quan Tất cả mọi người Một vài người được lựa chọn
Duy trì và cải tiến Đột phá và xây dựng
Bí quyết Bí quyết truyền thống Đột phá kỹ thuật
Đầu tư ít nhưng cần nỗ lực lớn để duy trì có thể mang lại lợi ích lâu dài, trong khi đầu tư lớn với ít nỗ lực duy trì có thể không bền vững Định hướng đúng đắn về con người và công nghệ là yếu tố quan trọng trong quá trình đánh giá nỗ lực và kết quả, từ đó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận.
Hai yếu tố cơ bản của Kaizen
Kaizen được xây dựng dựa trên hai yếu tố chính: sự cải tiến và tính liên tục Nếu thiếu một trong hai yếu tố này, khái niệm Kaizen sẽ không được coi là hoàn chỉnh Ví dụ, cụm từ “business as usual” thể hiện sự liên tục nhưng thiếu cải tiến, trong khi “breakthrough” chỉ mang tính đột phá mà không duy trì sự liên tục Kaizen kết hợp cả hai yếu tố này, tạo nên một phương pháp hiệu quả trong việc cải tiến liên tục.
3.1.2 Quan điểm cơ bản của Kaizen
- Những hoạt động hiện tại luôn có nhiều cơ hội để cải tiến;
- Các phương tiện và phương pháp hiện tại có thể được cải tiến nếu có một nỗ lực nào đó;
- Tích lũy những cải tiến nhỏ sẽ tạo ra một sự biến đổi lớn;
- Lôi cuốn toàn thể công nhân viên tham gia;
- Áp dụng các đề xuất sáng kiến của mọi người
Kaizen cải tiến tất cả các yếu tố hiện có như phương pháp làm việc, quan hệ công việc, môi trường và điều kiện làm việc Hoạt động Kaizen có thể được khởi xướng bởi lãnh đạo, các bộ phận trong tổ chức, nhóm làm việc, nhóm Kaizen hoặc từng cá nhân Ngoài ra, Kaizen còn được chia thành hai cấp độ khác nhau.
Kaizen ở cấp độ hệ thống (system or flow kaizen) chú trọng vào toàn bộ chuỗi giá trị và được thực hiện ở cấp quản lý, trong khi Kaizen ở cấp độ quy trình tập trung vào các quy trình cụ thể và được thực hiện ở cấp thừa hành như các phòng ban hoặc phân xưởng.
3.1.3 Các bước triển khai Kaizen
Kaizen được thực hiện qua 8 bước, tuân theo vòng tròn quản lý chất lượng PDCA (Plan, Do, Check, Act) do William Edwards Deming giới thiệu từ năm 1950 Các bước đầu tiên từ 1 đến 4 thuộc giai đoạn lập kế hoạch (Plan), tiếp theo là bước 5 thực hiện (Do), và bước 6 kiểm tra (Check).
Hành động khắc phục hay cải tiến được thực hiện thông qua 8 bước tiêu chuẩn hóa, dựa trên việc phân tích dữ liệu để giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
Bước đầu tiên trong quá trình lựa chọn chủ đề cho công việc hoặc bộ phận là xác định lý do lựa chọn Chủ đề thường được quyết định dựa trên các chính sách quản lý, mức độ ưu tiên, tầm quan trọng, tính khẩn cấp hoặc tình hình kinh tế hiện tại.
Bước 2: Nghiên cứu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu là rất quan trọng trước khi khởi động một dự án Việc hiểu rõ và đánh giá các trạng thái hiện tại sẽ giúp định hướng cho quá trình thực hiện dự án một cách hiệu quả.
Bước 3 : Phân tích dữ liệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ
Bước 4 : Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu
Bước 5 : Thực hiện biện pháp
Bước 6 : Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp
Bước 7 : Xây dựng hoặc sửa lỗi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn
Bước 8 : Xem xét các quá trình trên và xác định các dự án tiếp theo
Quá trình giải quyết khó khăn và ghi lại các hoạt động Kaizen được hỗ trợ bởi vòng tròn Deming, với mỗi giai đoạn sử dụng các kỹ thuật riêng như biểu đồ kiểm soát, biểu đồ Pareto và biểu đồ cột trong giai đoạn lập kế hoạch Vòng tròn Deming không chỉ giúp quản lý chất lượng mà còn cải tiến liên tục chất lượng sản phẩm và công việc Bước khởi đầu (P) của mỗi vòng tròn mới dựa trên kết quả của vòng trước để giải quyết các vấn đề còn tồn tại, qua đó nâng cao chất lượng sản phẩm một cách liên tục và cải tiến hoạt động Kaizen.
3.1.4 Các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động Kaizen
Kaizen là triết lý kinh doanh và hệ thống cải tiến liên tục của Nhật Bản, tập trung vào nâng cao chất lượng, công nghệ, phương pháp, văn hóa công ty, năng suất, an toàn và khả năng lãnh đạo Hệ thống này khuyến khích mọi nhân viên, từ cấp quản lý đến nhân viên thường, thường xuyên đưa ra các đề xuất cải tiến Các công ty Nhật Bản như Toyota và Canon ghi nhận mỗi nhân viên đóng góp từ 60 đến 70 đề xuất mỗi năm, những đề xuất này được chia sẻ và triển khai trong tổ chức Mặc dù các đề xuất thường không tạo ra thay đổi lớn, Kaizen nhấn mạnh tầm quan trọng của những cải tiến nhỏ, với mục tiêu nâng cao năng suất, an toàn và hiệu quả, đồng thời giảm thiểu lãng phí.
Các công cụ thống kê
Checksheet là một công cụ quan trọng giúp tổ chức thu thập và sắp xếp dữ liệu một cách dễ dàng và chính xác Nó không chỉ giúp xác định nguyên nhân của vấn đề mà còn cung cấp cơ sở để trả lời các câu hỏi then chốt, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định Bằng cách tập trung vào việc loại bỏ nguyên nhân gây ra lỗi, tổ chức có thể khắc phục và cải tiến quy trình hiệu quả hơn.
Checksheet được sử dụng khi nào?
Checksheet là công cụ hữu ích để ghi lại tình trạng hiện tại, hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ Khi các vấn đề quan trọng đã được xác định, tổ chức cần thu thập thêm thông tin và dữ liệu để tiến hành phân tích sâu hơn, nhằm tìm ra nguyên nhân gốc rễ của vấn đề một cách cụ thể.
Làm thế nào để sử dụng?
Checksheet nên được thiết kế đơn giản để dễ sử dụng và phù hợp với phương pháp phân tích mà tổ chức lựa chọn Nó cần linh hoạt để đáp ứng các yêu cầu thay đổi Kết quả ghi lại trong Checksheet có thể được chuyển đổi thành biểu đồ histogram hoặc biểu đồ Pareto, giúp tổ chức xác định các nguyên nhân chính và áp dụng nguyên tắc 80/20.
Sau khi hoàn tất việc thu thập dữ liệu, tổ chức có thể phân tích và xác định nguyên nhân chính của vấn đề Việc sử dụng biểu đồ Pareto để ghi lại kết quả sẽ giúp bạn xác định những nguyên nhân quan trọng cần tập trung, từ đó tối ưu hóa nỗ lực nhằm loại bỏ các nguyên nhân này và đạt được tác động lớn nhất.
Các tổ chức với loại hình và quy mô hoạt động khác nhau sẽ gặp phải những sai lỗi đặc thù Do đó, việc áp dụng Checksheet cần phải linh hoạt để tối ưu hóa hiệu quả trong quá trình kiểm soát chất lượng.
Nguyên lý 80/20, được khám phá bởi nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto vào năm 1897, cho thấy rằng một tỷ lệ nhỏ của dân số nắm giữ phần lớn của cải và thu nhập Qua nghiên cứu về quy luật phân phối tài sản ở Anh thế kỷ XIX, Pareto nhận ra rằng một nhóm thiểu số chiếm ưu thế về tài chính Đến những năm 1950, nguyên lý này tiếp tục được phát triển và ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ quản lý chất lượng đến kinh doanh, nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tập trung vào những yếu tố chính để đạt được hiệu quả tối ưu.
Mỹ Joseph Juran đã làm cho cái mà ông gọi là “Nguyên lý Pareto” hầu như đồng nghĩa với cuộc đi tìm chất lượng cao cho sản phẩm
Nguyên tắc Pareto, hay còn gọi là nguyên tắc 80/20, được ông đưa ra để mô tả hiện tượng mà một số ít nguyên nhân (Vital few) có tác động lớn đến kết quả, trong khi phần lớn các yếu tố khác (useful many) chỉ gây ra những ảnh hưởng nhỏ hơn.
Biểu đồ Pareto là một công cụ quan trọng trong kiểm soát chất lượng, được thể hiện qua đồ thị cột, giúp minh họa mối quan hệ giữa nguyên nhân và kết quả.
Pareto được sử dụng khi nào?
Pareto được sử dụng để phân tích các nguyên nhân của vấn đề, đồng thời giúp xác định nhanh chóng các nguyên nhân chính theo hướng trực tiếp
Mục tiêu của phân tích Pareto là phân loại các lỗi và khuyết tật thành hai nhóm: "Vital few" (ít nhưng quan trọng) và "Useful many" (nhiều nhưng không quan trọng) Để thực hiện điều này, tổ chức cần xác định điểm đứt gãy trên đường tổng phần trăm tích lũy của biểu đồ Pareto.
Việc xác định điểm đứt gãy của đường cong Pareto thường không rõ ràng trong nhiều trường hợp, do đó, nguyên tắc 80/20 có thể được áp dụng để giúp phân tích và tối ưu hóa hiệu quả.
Nguyên nhân chính của vấn đề được xác định dựa trên cột cao nhất trong biểu đồ Pareto, tiếp theo là các nguyên nhân thứ hai, thứ ba, và các nguyên nhân khác tương ứng với độ cao của các cột tiếp theo.
Sau khi thực hiện các biện pháp loại bỏ lỗi và cải tiến, đường cong Pareto mới được vẽ trên biểu đồ cùng với đường Pareto gốc, cho phép chúng ta dễ dàng nhận thấy tác động của những thay đổi này.
Để thể hiện số liệu thu thập về các vấn đề hoặc nguyên nhân tương tự từ các địa điểm và thiết bị khác nhau, cần sử dụng biểu đồ Pareto cạnh nhau Các đơn vị đo lường như tần suất và giá cả của các vấn đề này phải được sắp xếp theo thứ tự hợp lý để đảm bảo tính rõ ràng và dễ hiểu.
Biểu đồ nhân quả là công cụ hữu ích giúp tổ chức xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề thông qua việc phân tích các triệu chứng đã quan sát hoặc có khả năng xảy ra.
Biểu đồ nhân quả thể hiện rõ mối liên hệ giữa các nguyên nhân đã xác định và các tác động hoặc triệu chứng quan sát được.
Biểu đồ nhân quả được sử dụng khi nào?
Xác định lãng phí và tổn thất trong sản xuất
Để áp dụng Poka-Yoke một cách hiệu quả, doanh nghiệp cần xác định rõ các lãng phí trong quy trình sản xuất, đặc biệt là tổn thất từ thiết bị Các loại lãng phí và tổn thất này cần được phân tích kỹ lưỡng để tối ưu hóa hiệu suất sản xuất.
Sản xuất thừa bao gồm hai khía cạnh chính: khía cạnh bên trong và khía cạnh bên ngoài Khía cạnh bên trong xảy ra khi sản xuất một sản phẩm mà chưa có yêu cầu từ bước tiếp theo trong quy trình Trong khi đó, khía cạnh bên ngoài liên quan đến việc sản xuất hàng hóa mà khách hàng chưa có ý định mua.
Trong một quy trình sản xuất gồm ba công đoạn thực hiện tuần tự tại ba địa điểm khác nhau, thời gian cho mỗi công đoạn lần lượt là 1 phút, 1,5 phút và 1,8 phút Sản phẩm hoàn thành ở công đoạn 1 sẽ phải chờ 0,5 phút trước khi chuyển sang công đoạn 2, và sản phẩm từ công đoạn 2 cũng cần chờ thêm 0,3 phút trước khi vào công đoạn 3 Kết quả là vào cuối buổi, sẽ có nhiều sản phẩm dở dang xếp hàng chờ ở các công đoạn 2 và 3 Mặc dù có suy nghĩ rằng nếu công đoạn 1 và 2 hoàn thành sớm hơn, công nhân sẽ có thời gian làm việc khác, nhưng thực tế lại dẫn đến việc kéo dài thời gian sản xuất để đồng bộ với công đoạn lâu nhất, 1,8 phút Theo quan điểm cải tiến, đây được xem là lãng phí do sản xuất thừa.
Theo tập quán quản lý truyền thống, các câu hỏi quan trọng thường được đặt ra là: “Số lượng sản xuất tối ưu là bao nhiêu để bù đắp chi phí điều chỉnh đầu loạt?” và “Làm thế nào để điều chỉnh mức tồn kho khi tính lô hàng theo EOQ mà không vượt quá yêu cầu của khách hàng?” Việc sản xuất thừa dẫn đến lãng phí, do đó cần có những sáng kiến nhằm giảm thiểu thời gian điều chỉnh đầu loạt, giúp hạn chế tình trạng tồn kho quá mức.
Có ba loại tồn kho chủ yếu: Tồn kho nguyên vật liệu, tồn kho trên chuyền và tồn kho sản phẩm
Tồn kho nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng trong quản lý sản xuất, thường được tính toán dựa trên công thức EOQ (Economic Order Quantity) với nhu cầu hàng năm phụ thuộc vào đơn hàng của khách hàng Việc dự đoán chính xác nhu cầu là cần thiết để tránh tình trạng thừa hoặc thiếu nguyên vật liệu, từ đó giảm thiểu lãng phí Nhiều nhà quản lý tin rằng việc duy trì tồn kho lớn có thể mang lại lợi ích khi giá nguyên liệu tăng, nhưng thực tế cho thấy điều này chỉ là tạm thời, đặc biệt trong bối cảnh khủng hoảng kinh tế hiện nay với giá nguyên vật liệu biến động không ngừng Do đó, việc ổn định mức tồn kho nguyên vật liệu sẽ giúp giảm chi phí cho tổ chức và doanh nghiệp.
Tồn kho trên chuyền xảy ra khi không cân bằng được thời gian làm việc giữa các công đoạn, dẫn đến tình trạng một số khu vực có thời gian nhàn rỗi trong khi những khu vực khác lại bị ách tắc Nhịp sản xuất phải tuân theo thời gian của công đoạn dài nhất, tạo ra sự bất hợp lý và lãng phí trong quy trình sản xuất.
Tồn kho thành phẩm xảy ra khi sản xuất không phù hợp với nhu cầu thực tế của khách hàng hoặc do dự báo không chính xác Tình trạng này đang rất phổ biến tại các công ty Việt Nam hiện nay.
Lãng phí trong sản xuất thường xuất phát từ việc bố trí mặt bằng không hợp lý, dẫn đến việc vận chuyển nguyên vật liệu không tạo ra giá trị gia tăng và làm giảm chất lượng sản phẩm Khoảng cách vận chuyển xa, số lần vận chuyển nhiều và khối lượng lớn sẽ gia tăng chi phí Thay vì chỉ đặt câu hỏi về việc mua hay thuê xe nâng hay đầu tư băng chuyền, quản trị hiện đại khuyến khích xem xét lại cách bố trí mặt bằng để giảm thiểu chi phí vận chuyển nội bộ.
4) Thành phẩm bị loại hoặc phải sửa chữa
Phế phẩm và sản phẩm sửa chữa có tác động đáng kể đến tổng chi phí sản xuất Sự xuất hiện của phế phẩm và sản phẩm làm lại thường xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau.
- Đặc tính của nguyên vật liệu bị biến đổi giữa các lô hàng khác nhau được mua về: kích thước, màu sắc, tỉ lệ thành phần,
Quá trình chế tạo sản phẩm bao gồm nhiều bước, mỗi bước đều có sự biến đổi nhất định do đặc tính nguyên vật liệu, thiết bị, tay nghề thợ và biến động môi trường như nhiệt độ, độ ẩm Việc này không chỉ dẫn đến chi phí cao từ sản phẩm làm lại hoặc loại bỏ, mà còn khiến tổ chức tốn nhiều thời gian xử lý các sản phẩm không đạt yêu cầu, gây ra lãng phí đáng kể.
Chờ đợi trong quá trình sản xuất dẫn đến thời gian công nhân và máy móc nhàn rỗi, gây ra sự tắc nghẽn và hiệu suất thấp trong xưởng Thời gian trì hoãn giữa các đợt gia công cũng góp phần vào vấn đề này Hệ quả là chi phí sản xuất tăng lên đáng kể do chi phí nhân công và khấu hao trên từng đơn vị sản phẩm gia tăng.
Chờ đợi trong sản xuất có nhiều nguyên nhân như thiếu nguyên vật liệu, chờ kiểm tra chất lượng, chờ bản vẽ và hướng dẫn kỹ thuật, dẫn đến hiện tượng quản lý không đồng bộ Việc công nhân đứng chờ để lấy chi tiết gia công từ máy tự động thường được xem là bình thường, nhưng từ góc độ cải tiến, cần đặt ra câu hỏi: “Làm thế nào để cải thiện mối quan hệ giữa các bước trong quy trình nhằm cân bằng dây chuyền và số lượng nhân viên phù hợp với thời gian chu trình của máy?”
Lãng phí trong quá trình sản xuất có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức khác nhau Một ví dụ điển hình là khi bộ phận bảo trì cần mua phụ tùng đặc biệt để sửa chữa máy móc, quy trình này thường phải trải qua nhiều bước phê duyệt từ trưởng ban bảo trì, trưởng phòng kỹ thuật, trưởng phòng mua hàng, kế toán trưởng đến phó giám đốc kinh doanh Nếu một trong các cán bộ quản lý vắng mặt, việc chờ đợi sẽ dẫn đến thời gian máy ngưng hoạt động, gây tốn kém chi phí cho doanh nghiệp.
- Một đồ gá bị mòn khiến người thợ mỗi lần gá sản phẩm lên gia công phải hiệu chỉnh lại, mất thì giờ, tăng chi phí
- Điều chỉnh máy đầu loạt không tạo giá trị gia tăng, thời gian điều chỉnh càng lâu càng mất thời gian sản xuất, gây lãng phí
Kiểm tra sản phẩm là một bước quan trọng nhưng không tạo ra giá trị gia tăng Nếu bộ phận kiểm soát chất lượng (KCS) không thực hiện kiểm tra kịp thời, dây chuyền sản xuất sẽ phải dừng lại, dẫn đến tình trạng chờ đợi và lãng phí tài nguyên.
- Máy móc hư hỏng bất thường làm gián đoạn sản xuất, gây lãng phí
Sử dụng máy có hiệu suất OEE thấp dẫn đến lãng phí đáng kể trong sản xuất Để cải thiện quy trình, quản lý cần phân quyền hợp lý trong việc xét duyệt các đề nghị tác nghiệp hàng ngày, nhằm tăng tốc độ xử lý Bên cạnh đó, việc giảm thời gian điều chỉnh đầu loạt cũng rất quan trọng, giúp tiết kiệm thời gian và nguồn lực Thợ đứng máy nên được trang bị kỹ năng để tự thực hiện hai kiểm mà không cần sự can thiệp của KCS trên dây chuyền Cuối cùng, việc áp dụng các biện pháp cải tiến liên tục có thể giúp nâng cao OEE một cách hiệu quả.
