QUY CHẾ LÀM VIỆC VÀ THỂ LỆ BIỂU QUYẾT
Để tổ chức Đại hội đồng cổ đông Công ty cổ phần Phân bón Dầu khí Cà Mau đúng quy định pháp luật Việt Nam, Hội đồng quản trị cam kết thực hiện nguyên tắc công khai, công bằng và dân chủ, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức và tiến hành cuộc họp Dưới đây là báo cáo về Quy chế làm việc tại Đại hội đồng cổ đông.
I TRẬT TỰ CỦA CUỘC HỌP ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Tất cả cổ đông tham dự họp cần ăn mặc nghiêm túc và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy mời họp cùng các tài liệu liên quan để xác minh tư cách cổ đông tại bàn tiếp đón.
2 Ban tổ chức ưu tiên sắp xếp chỗ ngồi, phát tài liệu, in phiếu biểu quyết cho cổ đông có xác nhận tham dự họp và đến đúng giờ
Cổ đông cần ngồi đúng vị trí hoặc khu vực được Ban tổ chức đại hội chỉ định khi vào phòng họp Việc tuân thủ sắp xếp vị trí của Ban tổ chức là rất quan trọng.
4 Không hút thuốc lá trong Hội trường
5 Không nói chuyện riêng, không nói chuyện điện thoại trong cuộc họp Tất cả các máy điện thoại di động phải tắt hoặc không được để chuông
II TRÌNH TỰ DIỄN BIẾN CUỘC HỌP
Sau khi Ban kiểm tra tư cách cổ đông thông báo kết quả kiểm tra và xác định số lượng cổ đông đủ điều kiện tham dự, thủ tục khai mạc cuộc họp Đại hội đồng Cổ đông (ĐHĐCĐ) sẽ được tiến hành ngay lập tức.
1 Giới thiệu nội quy, thành phần Đoàn Chủ tịch, Ban thư ký
2 Chủ tịch HĐQT - Chủ tọa Đại hội phát biểu chào mừng quý vị cổ đông đến dự họp
3 Thông qua Chương trình nghị sự, bầu Ban kiểm phiếu ĐHĐCĐ biểu quyết thông qua bằng hình thức giơ thẻ biểu quyết
4 Báo cáo trước Đại hội nội dung của phiên họp
III BIỂU QUYẾT THÔNG QUA CÁC NỘI DUNG TẠI CUỘC HỌP:
Tất cả các vấn đề trong chương trình nghị sự của cuộc họp ĐHĐCĐ phải được thông qua thông qua việc lấy ý kiến biểu quyết công khai từ tất cả cổ đông bằng Thẻ biểu quyết, dựa trên số cổ phần sở hữu và đại diện Mỗi cổ đông tham dự sẽ nhận được một Thẻ biểu quyết và một Phiếu bầu cử, trong đó có các thông tin cần thiết và mã vạch để hỗ trợ quá trình kiểm phiếu bằng công nghệ thông tin.
Cổ đông biểu quyết các nội dung theo quy định bằng cách giơ thẻ biểu quyết
Cổ đông thực hiện quyền biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát bằng cách điền Phiếu bầu cử, tuân thủ các quy định và hướng dẫn được quy định trong Quy chế bầu cử của HĐQT và BKS.
Ban kiểm phiếu, gồm ba thành viên được Đoàn Chủ tịch đề xuất và Đại hội đồng cổ đông phê duyệt, có nhiệm vụ thu thập và kiểm tra phiếu bầu với sự hỗ trợ của tổ giúp việc.
Đoàn Chủ tịch sẽ mời đại diện cổ đông tham gia giám sát quá trình thu phiếu và kiểm phiếu cùng với Ban kiểm phiếu khi cần thiết.
IV TRÁCH NHIỆM CỦA CHỦ TỊCH ĐOÀN:
Chủ tịch đoàn cần điều khiển cuộc họp theo đúng nội dung chương trình nghị sự và các quy chế đã được Đại hội đồng cổ đông thông qua Việc làm này phải tuân theo nguyên tắc tập trung dân chủ, với quyết định được đưa ra dựa trên sự đồng thuận của đa số.
Hướng dẫn cổ đông tham gia thảo luận và biểu quyết các vấn đề trong chương trình họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ) và các vấn đề liên quan trong suốt quá trình diễn ra cuộc họp.
3 Giải quyết các vấn đề nảy sinh trong quá trình họp ĐHĐCĐ
V TRÁCH NHIỆM CỦA BAN THƯ KÝ:
Ghi chép đầy đủ và trung thực nội dung diễn biến cuộc họp Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ), bao gồm các vấn đề đã được cổ đông thông qua và những điểm còn lưu ý tại cuộc họp.
2 Soạn thảo Biên bản họp đại hội đồng cổ đông và các Nghị quyết về nội dung đã được thông qua tại cuộc họp
VI TRÁCH NHIỆM CỦA BAN KIỂM PHIẾU:
1 Phổ biến thể lệ và các nguyên tắc biểu quyết và quy chế bầu cử HĐQT/BKS
2 Phát và thu phiếu bầu cử tiến hành kiểm phiếu, lập Biên bản kiểm phiếu và công bố kết quả bầu cử
3 Nhanh chóng thông báo cho Đoàn chủ tịch và Ban Thư ký kết quả Bầu cử
4 Xem xét và báo cáo với ĐHĐCĐ quyết định những trường hợp vi phạm thể lệ hoặc đơn từ khiếu nại về bầu cử, biểu quyết
TM ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG CHỦ TỌA, CHỦ TỊCH HĐQT
BÁO CÁO VỀ TÌNH HÌNH SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2018 VÀ CÁC CHỈ TIÊU KẾ HOẠCH KINH DOANH NĂM 2019
Năm 2018 là năm thuận lợi cho ngành phân bón và PVCFC, với giá phân bón tăng mạnh, đặc biệt giá Urê đạt đỉnh 340 USD/tấn vào tháng 10, cao nhất từ năm 2015 Tuy nhiên, doanh nghiệp gặp khó khăn do nguồn khí suy giảm và tỷ giá biến động Để ứng phó, Ban điều hành dưới sự chỉ đạo của HĐQT đã triển khai nhiều giải pháp kinh doanh, phát triển hệ thống phân phối và tối ưu hóa sản xuất, giúp PVCFC hoàn thành tất cả các chỉ tiêu được Đại hội đồng cổ đông giao.
II KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH NĂM 2018
1 Kết quả thực hiện các chỉ tiêu sản xuất kinh doanh
I CÁC CHỈ TIÊU KHỐI LƯỢNG
- Đạm Cà Mau (Urê quy đổi) Nghìn tấn 851,08 751,09 812,61 108% 95%
- Đạm Cà Mau (Urê quy đổi) Nghìn tấn 864,50 751,09 767,90 102% 89%
II CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CÔNG TY (HỢP NHẤT)
1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 5.920 5.496 6.880 125% 116%
2 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 679,33 684,62 706,20 103% 104%
3 Lợi nhuận sau thuế Tỷ đồng 641,38 649,83 659,06 101% 103%
III CÁC CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CÔNG TY MẸ
1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 5.915 5.473 6.879 126% 116%
2 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 676,16 683,19 696,88 102% 103%
3 Lợi nhuận sau thuế Tỷ đồng 639,44 649,17 650,40 100% 102%
4 Tỷ suất LNTT/VĐL Tỷ đồng 13% 13% 13% 102% 103%
5 Giá trị thực hiện đầu tư Tỷ đồng 161,95 735,68 453,19 62% 280%
2 Công tác quản lý vận hành sản xuất
Sau 7 năm hoạt động, Nhà máy Đạm Cà Mau đã duy trì hiệu quả với công suất cao, đạt tối đa 110% và trung bình 103% so với thiết kế Điều này đã góp phần quan trọng giúp nhà máy hoàn thành chỉ tiêu sản xuất năm 2018 sớm hơn 28 ngày so với kế hoạch.
Công tác bảo dưỡng tổng thể năm nay được đánh giá là lớn nhất từ trước đến nay tại nhà máy, với 2.177 hạng mục được hoàn thành trong 15 ngày PVCFC đã chủ động triển khai, đảm bảo tiến độ, an toàn và chất lượng, đồng thời tiết kiệm được 15,86 tỷ đồng, tương đương 11,81% so với kế hoạch đã phê duyệt.
PVCFC đã tập trung nghiên cứu và tìm kiếm các nguồn khí bổ trợ để bù đắp cho sự suy giảm sản lượng khí PM3 Hệ thống thu hồi khí Permeat gas từ GPP đã được triển khai và đưa vào vận hành, cung cấp khoảng 2,5% nhu cầu khí cho Nhà máy Đạm Cà Mau Giải pháp này không chỉ giúp duy trì công suất cao hơn lượng khí được phân bổ mà còn tiết kiệm chi phí cho nhà máy.
3 Công tác quản lý kinh doanh - tiếp thị truyền thông
Cuối năm 2018, Đạm Cà Mau đã khẳng định vị thế dẫn đầu thị trường mục tiêu về thị phần và giá bán Năm này cũng ghi dấu ấn nổi bật trong hoạt động kinh doanh tự doanh và chuẩn bị cho sản phẩm NPK, khi nhà máy NPK dự kiến sẽ chính thức đi vào sản xuất thương mại vào giữa năm 2019.
Tổng sản lượng tiêu thụ đạt 928 nghìn tấn, vượt 10% so với kế hoạch, trong khi sản phẩm mang thương hiệu Đạm Cà Mau tăng trưởng mạnh mẽ với lượng tiêu thụ vượt 52% so với dự kiến Điều này không chỉ mang lại nhiều sự lựa chọn cho nông dân và khách hàng mà còn nâng cao hiệu quả kinh doanh chung của Công ty.
Doanh nghiệp không chỉ chú trọng đến kênh tiếp thị truyền thống mà còn phát triển mạnh mẽ hoạt động truyền thông tiếp thị số qua mạng xã hội và ứng dụng Các chương trình nổi bật như “Đồng hành cùng thịnh vượng” cho phép đại lý cấp II tích điểm và nhận quà thông qua hệ thống DMS, cùng với chương trình “Dùng thử bộ sản phẩm Đạm Cà Mau” dành cho nông dân, thể hiện sự quan tâm đến người tiêu dùng cuối cùng trong chuỗi cung ứng Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp nhạy bén với xu hướng mà còn gắn kết người tiêu dùng và doanh nghiệp lại gần nhau hơn.
Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong bán hàng để phát triển hệ thống dữ liệu lớn, tích hợp vào các hoạt động kinh doanh và nghiên cứu phát triển (R&D) Năm 2018, hệ thống DMS đã được vận hành và mở rộng cho toàn bộ hệ thống phân phối, cùng với các kênh trực tuyến như Web/Facebook: 2nong.vn và ứng dụng di động.
Hệ thống phân tích dữ liệu 2nong cung cấp cơ sở dữ liệu lớn về thông tin khách hàng, cho phép công ty tương tác trực tiếp với khách hàng Nhờ đó, công ty có thể đưa ra các quyết định bán hàng nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
4 Hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản
Trong năm 2018, PVCFC sẽ tiếp tục thực hiện các dự án chuyển tiếp, bao gồm 1 dự án nhóm B và 2 dự án nhóm C, với hai dự án trọng tâm được chú trọng triển khai.
Dự án đầu tư sản xuất phân bón phức hợp từ urê nóng chảy có công suất 300.000 tấn/năm đã được khởi công vào tháng 11/2017 và hứa hẹn cung cấp sản phẩm NPK chất lượng cao cho thị trường Hiện tại, dự án đang trong giai đoạn lắp đặt và chuẩn bị cho việc chạy thử, với tiến độ tổng thể đạt 75,59% so với kế hoạch ban đầu.
Cảng nhập nguyên liệu có công suất 500.000 tấn đã ký hợp đồng vào tháng 03/2018 Hiện tại, dự án đang tiến hành thi công Bến nhập liệu và Mái che khu nước, với tiến độ tổng thể đạt 69,02% so với kế hoạch Dự kiến, cảng sẽ hoàn thành và đưa vào vận hành đồng bộ với dự án NPK.
PVCFC đang tập trung vào việc nghiên cứu và đầu tư vào các sản phẩm và dịch vụ không phụ thuộc vào nguyên liệu khí và urê nhằm tăng doanh thu và lợi nhuận Công ty đang xem xét xây dựng nhà máy sản xuất phân bón hữu cơ vi sinh, nghiên cứu mua hơi công nghiệp để giảm nhu cầu tiêu thụ khí, và phát triển dịch vụ khảo nghiệm nông nghiệp.
Các hoạt động quản lý khác bao gồm việc hoàn thiện công cụ quản trị, từ sản xuất đến quản trị tài chính và quản trị rủi ro, nhằm nâng cao hiệu quả và giảm thiểu rủi ro trong quá trình hoạt động.
Hệ thống đào tạo vận hành (OTS) đã được hoàn thành và đưa vào hoạt động, giúp người vận hành nâng cao khả năng phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trước các tình huống sự cố ngẫu nhiên trong hệ thống, từ đó cải thiện tay nghề của họ.
BÁO CÁO CỦA HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
I ĐÁNH GIÁ VỀ CÁC MẶT HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY
CTCP Phân bón Dầu khí Cà Mau đã trải qua năm 2018 với nhiều thuận lợi và thách thức Thị trường phân bón ghi nhận sự tăng trưởng, giá phân bón nội địa tăng khoảng 16% so với năm 2017, cùng với thời tiết thuận lợi cho sản xuất nông nghiệp đã hỗ trợ hoạt động kinh doanh của công ty Tuy nhiên, công ty cũng đối mặt với những khó khăn như sự thiếu ổn định về nguồn nguyên liệu và nhiên liệu, biến động tỷ giá USD/VNĐ làm tăng chi phí nhập khẩu, và áp lực cạnh tranh từ phân bón nhập khẩu Để vượt qua những khó khăn này, HĐQT và Ban điều hành đã chủ động đề ra giải pháp và quyết tâm thực hiện hoàn thành tốt các chỉ tiêu nhiệm vụ.
1 Về kết quả sản xuất kinh doanh
Công ty đã duy trì hoạt động an toàn và ổn định tại nhà máy Đạm Cà Mau, với sản lượng sản xuất đạt 108% và tiêu thụ urê đạt 102% Tổng doanh thu tăng trưởng vượt bậc, đạt 125%, trong khi lợi nhuận trước thuế đạt 103% so với kế hoạch năm 2018, qua đó hoàn thành vượt mức các chỉ tiêu được Đại hội đồng cổ đông giao.
I CÁC CHỈ TIÊU KHỐI LƯỢNG
- Đạm Cà Mau (Urê quy đổi) Nghìn tấn 851,08 751,09 812,61 108% 95%
- Đạm Cà Mau (Urê quy đổi) Nghìn tấn 864,5 751,09 767,90 102% 89%
II CHỈ TIÊU TÀI CHÍNH CÔNG TY (HỢP NHẤT)
1 Tổng doanh thu Tỷ đồng 5.920 5.496 6.880 125% 116%
2 Lợi nhuận trước thuế Tỷ đồng 679,33 684,62 706,20 103% 104%
3 Lợi nhuận sau thuế Tỷ đồng 641,38 649,83 659,06 101% 103%
2 Về kết quả thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm đã đề ra
2.1 Công tác chiến lược, kế hoạch:
- Năm 2018 Công ty đã xây dựng Chiến lược phát triển Công ty giai đoạn sau năm 2018 và tiếp tục hoàn thiện
Công ty đã hợp tác với PVN để xây dựng kế hoạch và phương án thoái vốn tại PVCFC theo phương án tái cấu trúc được Chính phủ phê duyệt Đồng thời, công ty cũng đang triển khai kế hoạch tái cấu trúc nhằm tinh gọn bộ máy, phân bổ nguồn lực hợp lý và nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công ty đã giám sát chặt chẽ việc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2018 và xây dựng kế hoạch cho năm 2019 nhằm đảm bảo hiệu quả Đặc biệt, công ty đã từng bước nâng cao công tác phát triển thị trường, sẵn sàng cho việc tiêu thụ sản phẩm từ nhà máy NPK trong năm 2019.
Trong năm 2018, các dự án đầu tư được thực hiện đảm bảo hiệu quả, tiến độ và tuân thủ quy định pháp luật Đặc biệt, dự án sản xuất phân bón phức hợp từ urê nóng chảy với công suất 300.000 tấn/năm (NPK) dự kiến sẽ hoàn thành và đưa vào vận hành trong quý II/2019 Đồng thời, dự án Cảng nhập nguyên liệu cũng dự kiến sẽ hoàn thành và vận hành đồng bộ với dự án NPK.
Công ty chú trọng nghiên cứu các sản phẩm chiến lược để đáp ứng nhu cầu thị trường và phát huy lợi thế cạnh tranh Năm 2018, công ty được công nhận đủ tiêu chuẩn tổ chức khảo nghiệm phân bón và tiếp tục phát triển đa dạng sản phẩm từ urê Sản phẩm urê bổ sung trung vi lượng đã được Cục Bảo vệ Thực vật công nhận với các tính năng vượt trội Ngoài ra, công ty cũng nghiên cứu xây dựng gói giải pháp dinh dưỡng cho cây lúa tại khu vực ĐBSCL.
Triển khai các chương trình tối ưu hóa và tiết kiệm năng lượng là một phần quan trọng trong chiến lược giảm phụ thuộc vào nguồn khí Việc đàm phán mua khí permeate gas từ nhà máy GPP sẽ cung cấp lượng khí thay thế cho 2,5% nhu cầu khí của Nhà máy Đạm Cà Mau, giúp duy trì công suất cao hơn so với lượng khí được phân bổ.
PPC hỗ trợ các công ty con trong việc xây dựng chiến lược và quản trị, nhằm tối ưu hóa tiềm năng và nâng cao hiệu quả kinh doanh Hoạt động sản xuất bao bì vẫn giữ ổn định, trong khi PPC đã chủ động nâng cao năng lực cạnh tranh và phát triển các sản phẩm đa dạng, đáp ứng nhu cầu của nhiều đối tượng khách hàng.
- Thực hiện chi trả cổ tức bằng tiền cho cổ đông theo nghị quyết phiên họp ĐHĐCĐ thường niên 2018 tỷ lệ 9%/VĐL (900đồng/cổ phần)
Hoàn thiện các công cụ quản trị từ sản xuất đến quản trị rủi ro là một bước quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động doanh nghiệp Đã hoàn thành lắp đặt và đưa vào hoạt động hệ thống đào tạo vận hành (OTS) và hệ thống quản lý năng suất toàn diện (TPM) Đồng thời, xây dựng báo cáo phân tích và quản trị doanh nghiệp (BI) cũng như triển khai hệ thống quản trị rủi ro doanh nghiệp theo chuẩn COSO-ERM giai đoạn 2 Cuối cùng, hệ thống DMS đã được mở rộng cho toàn bộ hệ thống phân phối, góp phần tối ưu hóa quy trình quản lý.
Công ty đã chú trọng đến công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực cho các vị trí quản lý và chuyên môn, nhằm tạo ra đội ngũ nhân lực chất lượng cao đáp ứng nhu cầu phát triển Đặc biệt, việc áp dụng kỹ thuật huấn luyện (Coaching) đã được triển khai để nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Năm 2018, Công ty đã thực hiện điều chỉnh và ban hành một loạt Quy chế quản trị nội bộ, bao gồm Quy chế quản lý nợ, Quy chế quản lý và sử dụng vốn bằng tiền, Quy chế Quản trị Rủi ro cùng với Tuyên ngôn về Khẩu vị rủi ro, Mức độ chấp nhận rủi ro và Thước đo rủi ro Ngoài ra, còn có Quy chế thi đua khen thưởng và Quy chế quản lý hoạt động Khoa học và Công nghệ, cũng như Quy chế quản lý hoạt động sáng kiến, sáng chế.
Năm 2018, Công ty đã thực hiện hiệu quả công tác quản lý chi phí và xây dựng chương trình hành động nhằm tiết kiệm và chống lãng phí, đạt được mức tiết kiệm 92,62 tỷ đồng.
II HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT CỦA HĐQT VỚI BAN TGĐ
Ban Tổng Giám đốc thực hiện chức năng điều hành trực tiếp hoạt động sản xuất kinh doanh dựa trên các nghị quyết và quyết định của Hội đồng Quản trị và Đại hội đồng cổ đông Hội đồng Quản trị đã tiến hành kiểm tra và giám sát hoạt động điều hành của Ban Tổng Giám đốc một cách chặt chẽ.
- Giám sát quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh năm 2018 và việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch đã được ĐHĐCĐ thông qua
Tham gia các cuộc họp định kỳ của Ban Điều Hành nhằm đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh và tổ chức giao ban hàng tháng/quý, nhằm hỗ trợ kịp thời và nâng cao hiệu quả điều hành của Ban Tổng Giám Đốc, cũng như bộ máy trợ giúp và người đại diện vốn góp của Công ty tại doanh nghiệp.
Kết hợp chặt chẽ với Ban Kiểm soát để theo dõi và đánh giá tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh thực tế của Công ty, đồng thời thực hiện thẩm định các báo cáo tài chính theo quy định hiện hành.
