Khóa luận tốt nghiệp: Công tác Quản trị Văn phòng tại Công ty than Khe Chàm

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY THAN KHE CHÀM Khóa luận tốt nghiệp ngành QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực hiện DƯƠNG THỊ HOA Mã số sinh viên 1205QTVA025 Khóa 2012 2016 Lớp ĐH QTVP 12A HÀ NỘI 2016 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất cả những số liệu và kết quả trong khóa luận tốt nghiệp đều là số liệu thực tại của Công ty than Khe Chàm, em không sao chép từ cơ quan khác E.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHĨA LUẬN TỐT NGHIỆP CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY THAN KHE CHÀM Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN ĐĂNG VIỆT Sinh viên thực : DƯƠNG THỊ HOA Mã số sinh viên : 1205QTVA025 Khóa : 2012-2016 Lớp : ĐH QTVP 12A HÀ NỘI - 2016 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tất số liệu kết khóa luận tốt nghiệp số liệu thực Công ty than Khe Chàm, em không chép từ quan khác Em xin hoàn toàn chịu trác nhiệm trước nhà trường cam đoan Sinh viên Dương Thị Hoa LỜI CẢM ƠN Để hồn thành đề tài khóa luận “ Cơng tác Quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm” trước hết em xin gửi lời cảm ơn tới Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung, Khoa Quản trị Văn phịng nói riêng thầy giáo khoa tạo điều kiện để chúng em làm đề tài khóa luận Em xin gửi lời cảm ơn tới thầy giáo TH.S Nguyễn Đăng Việt – Giảng viên Khoa Quản trị văn phòng hướng dẫn tận tình chia sẻ thơng tin q báu giúp em hồn thành đề tài nghiên cứu Tuy nhiên lực thân hạn chế, thời gian tiếp xúc với thực tế không nhiều nên đề tài khóa luận em khó tránh khỏi sai sót chưa đầy đủ Em mong góp ý thầy để khóa luận em hoàn chỉnh Em xin chân thành cảm ơn! SINH VIÊN Dương Thị Hoa MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài: Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu: Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Cấu trúc đề tài .4 Chương 1NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY THAN KHE CHÀM 1.1 Cơ sở lí luận cơng tác quản trị văn phịng 1.1.1 Khái niệm Quản trị 1.1.2 Khái niệm Văn phòng 1.1.3 Chức văn phòng: 1.1.4 Nhiệm vụ Văn phòng 1.2 Lịch sử hình thành phát triển .9 1.2.1 Vị trí địa lý, điều kiện địa chất Công ty than Khe Chàm - TKV 10 1.2.2 Đặc điểm dây chuyền công nghệ: 10 1.2.3 Công nghệ sản xuất .11 1.2.4 Hoạt động kinh doanh Công ty than Khe Chàm - TKV: 12 1.3 Cơ cấu tổ chức 13 1.4 Chức nhiệm vụ .14 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY THAN KHE CHÀM 19 2.1 Nhận thức Lãnh đạo Công tác Quản trị Văn phòng 19 2.2 Tổ chức máy văn phòng 20 2.2.1 Cơ cấu tổ chức máy văn phòng 20 2.2.2 Chức nhiệm vụ văn phòng 22 2.3 Thực trạng công tác tổ chức điều hành văn phịng .28 2.3.1 Cơng tác tổ chức xây dựng tổ chức thực kế hoạch công tác 28 2.3.2 Công tác tổ chức xây dựng quy chế, nội quy, quy định cho công ty 30 2.3.3 Công tác tổ chức quản lý tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ .32 2.3.3.1 Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ: .32 2.3.3.2 Xây dựng ban hành văn văn thư, lưu trữ 33 2.3.3.3 Kiểm tra đánh giá công tác văn thư, lưu trữ 35 2.3.3.4 Thực trạng công tác tổ chức nghiệp vụ văn thư lưu trữ 35 2.3.4 Thực trạng công tác tổ chức hội họp .53 2.3.5 Thực trạng công tác tổ chức chuyến công tác 55 2.3.6 Thực trạng công tác tổ chức hậu cần 57 2.3.7 Thực trạng công tác tổ chức thi đua khen thưởng .59 2.3.8 Thực trạng cơng tác tổ chức phịng làm việc 60 2.3.9 Thực trạng công tác xây dựng mơi trường văn hóa doanh nghiệp 64 2.4 Nhận xét thực trạng công tác quản trị văn phịng cơng ty than Khe Chàm 67 2.4.1 Ưu điểm .67 2.4.2 Hạn chế 69 2.4.3 Nguyên nhân 71 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY THAN KHE CHÀM 73 3.1 Giải pháp hoàn thiện nhân máy văn phòng 73 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu hoạt công tác văn phịng Cơng ty than Khe Chàm 78 3.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp 78 3.2.2 Công tác hậu cần 78 3.2.3 Công tác văn thư lưu trữ 79 3.3 Giải pháp quy trình nghiệp vụ .80 3.4 Ứng dụng công nghệ thông tin, ISO cơng tác văn phịng .81 KẾT LUẬN 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86 PHẦN PHỤ LỤC DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT Số lượng từ /cụm từ viết Viết tắt Viết đầy đủ CBCNV Cán công nhân viên 12 SXKD Sản xuất kinh doanh VPP Văn phòng phẩm QTVP Quản trị văn phòng 12 CVP Chánh Văn phòng 10 VTLT Văn thư lưu trữ 11 tắt khóa luận LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài: Từ nước ta chuyển sang kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng Không ngoại trừ doanh nghiệp hay tổ chức kinh tế lại muốn tình hình hoạt động khơng có hiệu quả, khơng đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp, Công ty than Khe Chàm ngoại lệ.Các doanh nghiệp muốn phát triển lâu dài bền vững bắt buộc doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp mối quan hệ phận Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm ln góp phần giúp đỡ Cơng ty thực cơng tác Văn phịng ln coi mặt tồn Cơng ty Xuất phát từ tầm quan trọng công tác Quản trị Văn phòng quan tổ chức doanh nghiệp Cơng tác Quản trị văn phịng coi “bộ nhớ” hoạt động quan, tổ chức, doanh nghiệp, với nhiệm vụ, chức thực tham mưu, tổng hợp hậu cần cho lãnh đạo, hoạt động văn phòng đảm bảo cho quan, tổ chức, doanh nghiệp vận hành ổn định từ việc hậu cần, chăm lo đời sống cán bộ, nhân viên Duy trì phát triển hoạt động quan, doanh nghiệp, việc thực công tác tham mưu, tổng hợp cho lãnh đạo, đưa đối sách đáp ứng nhu cầu công việc ngày phức tạp quan, doanh nghiệp Xuất phát từ tình hình thực tiễn cơng tác Quản trị Văn phịng (QTVP) Cơng ty than Khe Chàm Là sinh viên theo học ngành Quản trị Văn phòng, em muốn am hiểu lý thuyết học trường để thực đề tài “: Cơng tác Quản trị văn phịng Công ty than Khe Chàm.” Lịch sử nghiên cứu vấn đề Cơng tác Quản trị Văn phịng mơn học nhà trường công tác quản trị văn phòng đề tài nhiều quan, tổ chức, doanh nghiệp quan tâm Có cơng trình khoa học, nghiên cứu tác giả như: Cao Xuân Đỗ, Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Hữu Tri, Lê Văn In, “Quản trị Văn phòng” tác giả có cơng trình nghiên cứu cơng tác quản trị văn phòng coi sách để đời cơng tác quản trị văn phịng Nội dung trình bày đề cơng tác quản trị văn phịng quan, tổ chức doanh nghiệp Đã có tác giả sâu vào cơng tác quản trị Văn phịng doanh nghiệp Nguyễn Hữu Thân”cơng tác quản trị văn phịng doanh nghiệp” Đây tảng sở khoa học để ứng dụng vào thực tiễn Một số đề tài nghiên cứu như: Đề tài: Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Tổng công ty Sông Đà-Bộ Xây dựng sinh viên Trần Thanh Thúy lớp QT1001B Đề tài: Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn phịng Chi nhánh cơng ty cổ phần giám định VINACONTROL Hải Phòng sinh viên Nguyễn Thị Ánh Nguyệt – Lớp QT1001P Những đề tài nghiên cứu nêu rõ tầm quan trọng Công tác quản trị văn phịng đưa giải pháp để hồn thiện cơng tác quản trị văn phịng Tuy nhiên đề tài chưa sâu vào công tác quản trị văn phòng mà khái quát đưa biện pháp đất nước ngày phát triển, nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin ngày nhiều cần đổi giải pháp làm rõ vai trò cơng tác quản trị văn phịng doanh nghiệp Qua thời gian thực tế tìm hiểu Cơng ty than Khe Chàm, doanh nghiệp bắt đầu trọng tới cơng tác quản trị văn phịng chưa thực đầy đủ tuân theo quy định Nhà nước em chọn đề tìa “Cơng tác Quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm”làm đề tài nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu: Nâng cao cơng tác Quản trị Văn phịng Công ty than Khe Chàm Nhiệm vụ nghiên cứu: - Nghiên cứu lý luận Văn phòng quản trị Văn phịng - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm -Khảo sát tình hình thực tiễn Quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm -Tìm ưu điểm, hạn chế cơng tác văn phịng Cơng ty than Khe Chàm - Tìm nguyên nhân dẫn tới hạn chế hoạt động Quản trị Văn phịng - Nghiên cứu giải pháp nâng cao công tác Quản trị văn phịng Cơng ty than Khe Chàm Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu: - Hoạt động Quản trị Văn phòng Phạm vi nghiên cứu: -Về không gian: Hoạt động Quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm -Về thời gian: Nghiên cứu hoạt động Quản trị Văn phòng Công ty than Khe Chàm từ năm 2005 đến năm 2015 Giả thuyết nghiên cứu Hoạt động Quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm hoạt động có hiệu Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài em sử dụng phương pháp nghiên cứu là: Phương pháp mơ tả: Sử dụng phương pháp em mơ tả cơng việc văn phịng thực q trình hoạt động Cơng ty Qua thấy tầm quan trọng cơng tác Văn phịng doanh nghiệp Phương pháp thống kê: Nhờ phương pháp em thống kê số liệu văn bản, trang thiết bị cán văn phòng, văn thư quan Qua biết chế hoạt động công ty Phương pháp so sánh: Sử dụng phương pháp em có nhìn tồn diện cơng tác văn phịng Cơng ty than Khe Chàm thơng qua việc so sánh cách tổ chức quản lý quan Nhà nước Doanh nghiệp Thấy nét riêng điều đạt chưa đạt cơng tác Văn phịng Phương pháp nghiên cứu vấn: phương pháp dùng để trao đổi thông tin giúp em hiểu rõ chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phòng Phương pháp phân tích tổng hợp: Sau sử dụng phương pháp trên, phương pháp phân tích tổng hợp phương pháp giúp em lựa chọn thông tin hỗ trợ hữ ích từ thực tiễn để xây dựng mơ hình tổ chức quản lý cơng tác Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm Phương pháp đánh giá nhận xét: từ sở khoa học, thực trạng cơng tác quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm, sử dụng phương pháp để đưa kết luận, đánh giá, nhận xét thực trạng cơng tác quản trị văn phịng so sánh với sở khoa học hay nói cách khác để thấy khác lý thuyết thực tế cơng tác quản trị văn phịng cơng ty Cấu trúc đề tài Chương 1:Những vấn đề chung Cơng tác Quản trị Văn phịng Công ty than Khe Chàm Chương 2: Thực trạng công tác Quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm đề án trình có tính khoa học thực tiễn cao Trong Cơng ty người yếu tố vơ quan trọng, trình độ chun môn nghiệp vụ yếu tố định đến suất lao động hiệu làm việc nhân viên văn phịng Trình độ chun mơn nghiệp vụ yếu rào cản công việc nhân viên văn phịng Vì để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ đội ngũ nhân viên văn phịng Cơng ty nên thực biện pháp sau đây: Thứ hai: Tuyển dụng nhân Muốn nâng cao chất lượng công tác QTVP cần phải trang bị đội ngũ nhân có trình độ, chun mơn tốt công việc Để tuyển dụng nhân chun mơn có trình độ thân lãnh đạo phải có tư hoạch định nhân sự, nhận thức vai trị, vị trí cơng tác văn phịng từ có tiêu chuẩn tyển dụng nhân hợp lí Trong q trình tuyển dụng cần tuyển dụng thêm nhân viên giỏi trẻ để có đội ngũ nhân viên nhiệt tình, hoạt bát nổ có nhiệt huyết cơng việc, biết khai thác triệt để tiềm trang thiết bị, u cầu nhân viên phải có trình độ cao đẳng đại học trở lên đào tạo từ sở địa tạo uy tín Đại học Nội vụ Hà Nội, Đại học Khoa học Xã hội nhân văn Hà Nội Thành phố Hồ Chí Minh Khi tuyển chọn nhân viên văn phịng phải ngành nghề đào tạo có kinh nghiệm lâu năm để đảm bảo mặt chất lượng cho đội ngũ Tuyệt đối tránh tình trạng tuyển nhân khơng quy trình, khơng đáp ứng yêu cầu công việc, không chuyên ngành không làm việc hiệu gây thiệt hại cho công ty Thứ ba: Đào tạo nhân Mỗi công việc quan trực tiếp hay gián tiếp liên quan đến người Văn phòng Các máy móc trang thiết bị dù có đại đến đâu không thay người khơng có người trang thiết bị khơng thể vận hành Bởi người quan trọng Nhưng người thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa người khơng cần có trình độ chun mơn, có kinh nghiệm làm việc mà cần phải biết khai 75 thác, tận dụng hết ứng dụng trang thiết bị đại vào công việc Để triển khai ứng dụng hệ thống quản lý văn điều hành mạng việc phải trsng bị kiến thức đầy đủ cho nhân viên công nghệ Công ty cần nâng cao ý thức CBCNV việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chun mơn thông qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt tài liệu chuyên ngành, thường xun củng cố kiến thức nhân viên văn phịng đáp ứng nhiệm vụ trước mắt nhiệm vụ tương lai Phải coi nhân lực tiềm cơng ty công ty cần phải quan tâm đầu tư nâng cao chất lượng nguồn nhân lực có để nhân viên ứng dụng cơng nghệ đại vào công việc Công ty nên cử cán công nhân viên học lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho phận Mỗi năm công ty nên cho CBCNV học lớp tập huấn nâng cao nghiệp vụ lần nhằm cao khả thích ứng cơng việc mà phụ trách Thường xuyên mở lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phịng cho cán cơng nhân viên nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức họp, hội nghị, lập chương trình kế hoạch cơng tác cho lãnh đạo… Cơng ty xa điệu kiện lại khó khăn mời giảng viên, chuyên gia đào tạo hướng dẫn, cần mở lớp đào tạo ngắn hạn tuần tuần để CBCNV bổ sung thêm trình độ chun mơn cho nghiệp vụ Sau khóa đào tạo văn phịng cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu làm việc cán công nhân viên trước sau đào tạo để làm cho việc xếp bố trí cơng việc cách hiệu quả, phù hợp Công ty cần nâng cao ý thức cán công nhân viên việc tự học, tự bồi dưỡng trình độ chun mơn thơng qua hoạt động thực tế, qua sách báo, tài liệu đặc biệt tài liệu chuyên ngành, thường xuyên củng cố kiến thức nhân viên văn phịng đáp ứng nhiệm vụ trước mắt nhiệm vụ tương lai Văn phòng cửa ngõ quan, nơi tiếp nhận mối quan hệ 76 đối nội, đối ngoại Cơng ty, Vì thái độ phục vụ nhân viên văn phòng quan trọng Sự nhiệt tình ân cần chu đáo khiến cho khách đến liên hệ giao dịch công việc có ấn tượng tốt Cơng ty đội ngũ nhân viên Vì để nâng cao thái độ phục vụ nhân viên, văn phịng Cơng ty nên thường xuyên cử cán công nhân viên tham gia khóa học kỹ giao tiếp Có kỹ giao tiếp tốt nắm quy luật tâm lý người họ tận dụng mặt tích cực tránh mặt tiêu cực gây ảnh hưởng xấu đến công việc Đồng thời có kỹ giao tiếp giúp cho nhân viên văn phịng có thái độ ứng xử đắn với lãnh đạo, đồng nghiệp đối tác Công ty Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại, đặc biệt phương tiện tin học Tại Công ty thiết bị phục vụ cơng việc máy tính, máy photo, máy in, máy fax…không phải nhân viên sử dụng thành thạo Do cán bộ, nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết tiến công nghệ, học cách bảo quản sử dụng có hiệu loại máy móc thiết bị dùng văn phịng Là việc nâng cao trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phòng Đối với ngành nghề kinh doanh Cơng ty có nhiều hợp đồng giao dịch với Cơng ty nước ngồi, trình độ ngoại ngữ đội ngũ nhân viên văn phịng có vai trị không nhỏ hoạt động giao dịch Công ty Tuy nhiên trình độ ngoại ngữ hầu hết cán văn phịng Cơng ty khơng đủ đáp ứng việc giao tiếp, thu thập, xử lý truyền gửi thơng tin tiếng nước ngồi, gây khó khăn chậm trễ công việc Để khắc phục vấn đề Công ty nên mở lớp học tiếng Anh cho cán công nhân viên Công ty vào thời gian hợp lý tạo điều kiện cho họ học Cơng ty cần có kế hoạch kiểm tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán cơng nhân viên, phịng ban chun mơn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với đối tác nước ngồi phịng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán cơng nhân viên tiếp xúc với tri thức mới, kỹ thuật để ứng dụng vào sản xuất, vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt đối ngoại 77 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu hoạt cơng tác văn phịng Cơng ty than Khe Chàm 3.2.1 Công tác tham mưu, tổng hợp Cơng tác tham mưu, tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Xây dựng chương trình cơng tác hợp lý giúp cho hoạt động Công ty diễn theo quy trình thống nhất, lơgic chặt chẽ đảm bảo cho hoạt động Công ty diễn liên tục, ổn định có hiệu - Lãnh đạo cần quan tâm phải có phân công cụ thể công tác để cán nhân viên thực tốt công việc - Cán bộ, nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý ban lãnh đạo Để khích lệ tinh thần cán bộ, nhân viên ban lãnh đạo Cơng ty cần có hình thức khen thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cao cho Công ty - Khi lập chương trình cơng tác văn phịng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý 3.2.2 Công tác hậu cần -Lãnh đạo Công ty phải tiến hành việc bố trí, xếp lại phịng làm việc cách khoa học để đảm bảo cho hoạt động Công ty diễn ổn định - Đầu tư trang thiết bị đại như: “Máy phô tô, Máy fax, ghế làm việc…” để phục vụ nhu cầu hoạt động công việc Công nghệ thông tin tồn phát triển Cơng ty Đổi sở vật chất trang thiết bị nhằm tạo nên hiệu cơng việc tồn cơng ty Chất lượng Văn phịng Cơng ty cần phải đảm bảo trì cách bền vững Ưu tiên số trang thiết bị cho Văn phòng như: Máy vi tính, máy fax, máy scan, máy in, điện thoại, máy photocoppy máy vi tính cần nối mạng internet nối mạng LAN phòng để dễ dàng trao đổi thơng tin Cùng với dụng cụ cần thiết, văn phòng phẩm trang bị đầy đủ đặt chỗ thuận tiện, dễ sử dụng Văn phịng cần có nhiệm vụ tổ chức, thực nhiệm vụ, quy chế , giám sát kiểm tra việc thực quy chế để đảm bảo việc thực thi phát 78 huy vai trò vốn có đồng thời có hình thức khen thưởng nhân viên thực tốt quy chế Công ty Cần có văn quy định quy chế sử dụng trang thiết bị văn phòng nhằm bảo vệ sử dụng có mục đích đáng trang thiết bị văn phịng 3.2.3 Cơng tác văn thư lưu trữ - Công tác soạn thảo văn : Hiện nhà nước chưa quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn dành cho doanh nghiệp Nên Cơng ty có thê quy định thống sử dụng văn nhà nước quy định thể thức ký thuật trình bày văn Ra định văn bản, để tăng tính thẩm mỹ tính trang trọng tron văn Cơng ty áp dụng văn sau “ Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 - Quy trình quản lý giải văn bản: Ban lãnh đạo phải thường xuyên thực công tác kiểm tra quy trình quản lý giải văn phịng ban, đơn vị Cơng ty Để tránh tượng phịng ban, đơn vị khơng tn thủ quy trình quản lý giải văn mà Công ty quy định - Công ty phải thực theo “Quy định công tác văn thư – lưu trữ” để giúp cho hoạt động văn thư – lưu trữ Công ty diễn theo quy trình thống, lơgic chặt chẽ - Bảo quản tài liệu: Lãnh đạo văn phòng phải giám sát thường xuyên công tác bảo quản tài liệu Công ty để tránh tình mát thất lạc tài liệu lưu trữ Để bảo quản văn bản, tài liệu có biện pháp sau: + Kệ tủ đựng hồ sơ có chân cao, thường xuyên don dẹp, hút bụi, sử dụng chất hút ẩm + Sử dụng thuốc chống mối mọc chống mốc + Duy trì nhiệt độ độ ẩm cách sử dụng máy lạnh quạt thơng gió + Có thiết bị phịng cháy chữa cháy có hỏa hoạn - Thực đầy đủ quy định công tác văn thư, lưu trữ để dàng lưu hồ sơ, bảo quản dễ dàng tra tìm cần thiết Hạn chế thời gian việc bảo quản khoa học 79 Nâng cao chế độ, sách đãi ngộ với cán cơng tác văn thư, văn phịng Cũng giống tất quan, tổ chức, cán đảm nhiệm công tác văn thư Công ty than Khe Chàm có mức lương cịn thấp chưa xứng với nhiệm vụ, công việc giao Với mức lương chưa thực tạo động lực thúc đẩy họ làm việc Vì hạn chế việc hồn thành bổn phận nhiệm vụ mà chưa có tìm tịi, sáng tạo cơng việc Vì để cán văn thư yên tâm gắn bó với nghề nghiệp phải có sách đãi ngộ phù hợp như: chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm, chế độ khen thưởng cho người thường xuyên phải sớm muộn tính chất cơng việc Do tính chất cơng việc địi hỏi cán văn thư phải bố trí ổn định phân cơng nhiệm vụ cho cán văn thư phải cụ thể, rõ ràng phù hợp với trình độ để cán văn thư phát huy hết lực phục vụ cho cơng việc, nhằm góp phần nâng cao cơng tác quản lí hành nhà nước quan đơn vị 3.3 Giải pháp quy trình nghiệp vụ Xây dựng hồn thiện quy chế, nội quy, quy định ví dụ quy chế sử dụng trang thiết bị cho phịng, phân cơng, quy định rõ ràng nhiệm vụ cho phòng, cá nhân cơng ty 1Tổ chức phịng cơng cụ cho nghiệp vụ: nghiệp vụ soạn thảo văn bản, nghiệp vụ văn thư, nghiệp vụ lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức hội họp, hội nghị Tăng cường công tác tra, kiểm tra việc thực chặt chẽ trình tự quản lý văn đi, đến sử dụng dấu, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan theo hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành theo Thơng tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội Vụ Thông tư liên tịch số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 05 năm 2005 Bộ Nội Vụ văn phịng Chính phủ việc hướng dẫn thể 80 thức kỹ thuật trình bày văn hành Thanh tra, kiểm tra thường xuyên việc quản lý sử dụng dấu theo quy định pháp luật Từ nâng cao tinh thần, trách nhiệm cán văn thư cơng tác quản lý dấu nói riêng cơng tác văn thư nói chung Thực nghiêm túc việc xếp tài liệu lưu trữ Kiểm tra việc xếp lưu trữ tài liệu khoa học, bảo quản tốt tài liệu cho Công ty Kiểm tra xử lý văn vi phạm pháp luật nhằm phát văn có nội dung trái pháp luật để kịp thời đình thi hành, sửa đổi, hủy bỏ, bãi bỏ văn để đảm bảo tính hợp hiến hợp pháp thống hệ thống pháp luật Đồng thời kiến nghị với cấp trên, người có thẩm quyền xác định trách nhiệm ban hành văn Thanh tra, kiểm tra công tác văn thư nhằm đảm bảo tính khách quan phát tính sai trái văn thư thực cơng tác quản lý văn Thanh tra kiểm tra nâng cao tinh thần, trách nhiệm làm việc cán văn thư, thúc đẩy tính hiệu quả, khả thi việc quản lý văn công ty 3.4 Ứng dụng công nghệ thơng tin, ISO cơng tác văn phịng Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Hiện công ty chủ yếu sử dụng máy tính vào việc soạn thảo văn Trong khả ứng dụng công nghệ thông tin vào việc xử lí văn bản, quản lí văn lập hồ sơ, quản lí tra tìm tài liệu lưu trữ chưa khai thác tối đa để vừa tạo điều kiện quản lí thơng tin phục vụ cho quản lí, vừa tiết kiệm thời gian, cơng sức, hạn chế khối lượng văn văn ngày gia tăng, nâng cao suất chất lượng hiệu công việc Ứng dụng cơng nghệ thơng tin giúp cho q trình truyền đạt thông tin quản lý thực nhanh chóng Lãnh đạo với phịng ban đơn vị quan, tổ chức, làm cho cán Văn phịng vừa giỏi cơng tác QTVP Sử dụng phần mềm văn – đến tạo điều kiện thuận lợi để lãnh đạo quản lý, theo dõi dễ dàng trình luân chuyển, giải văn chun viên Bởi tồn q trình xử lí văn thể 81 máy vi tính từ văn hình thành, chuyển đến, đến văn giải Hiện Công ty bắt đầu sử dụng phần mềm portalOffice đưa vào Công ty chưa thực sử dụng phần mềm nhiều Lãnh đạo công ty cần triền khai quán triệt với cán nhân viên cần phải sử dụng phần mềm Phần mềm giúp việc thực cơng tác văn phịng, văn thư tránh nhiều sai sót, tiết kiệm thời gian để thực công việc khác Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001 : 2008 vào hoạt động văn phòng Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào hoạt động văn phòng nhu cầu xu hướng tất yếu Về tổng thể, trình cần trải qua giai đoạn: trang bị kiến thức bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chuyên môn; khảo sát hệ thống có đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn trì chất lượng hệ thống Đây khởi động cần thiết để tối ưu hoá nâng cao chất lượng phục vụ văn phịng nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chun mơn quan, tổ chức; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu Hiện công tác QTVP công ty lãnh đạo quan tâm việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 công tác văn phòng chưa đưa vào thực Khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-20008 cần ứng dụng tới hoạt động cơng tác văn phịng soạn thaoaro ban hành văn bản, quản lí văn đến, công tác tổ chức kiện, công tác quản lí, kiểm sốt tài liệu, quản lí nhân cơng tác khác có liên quan tới văn phòng Khi ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 vào cơng tác văn phịng giúp văn phịng dễ dàng việc xác định, thu thập phân tích, sử dụng liệu nhằm cải tiến hoạt động cung cấp dịch vụ ngày tốt hơn, giúp lãnh đạo kiểm sốt tồn hoạt động, chất lượng văn phòng cải thiện hơn, 82 quy định rõ chức năng, nhiệm vụ quyền hạn góp phần mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh giúp cho cán nhân viên ln có hứng thú làm việc, tạo tinh thần thoải mái, tác phong làm việc thái độ làm việc tích cực Để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001-2008 đặc biệt cần quan tâm lãnh đạo cách triệt để, phải học hỏi, liên kết với doanh nghiệp ứng dụng tiêu chuẩn ISO sở vật chất ứng dụng công nghệ thông tin phải đáp ứng yêu cầu ISO 3.5 Tăng cường đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng Để đáp ứng u cầu nhiệm vụ cơng tác văn phịng thời kì cơng nghiệp hóa, đại hóa việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất cần phải tăng cường Công nghệ thông tin tồn phát triển Cơng ty Đổi sở vật chất trang thiết bị để nhằm tạo hiệu cơng việ tồn quan Chất lượng văn phịng Cơng ty than Khe Chàm cần đươc bảo đảm trì cách bền vững, bố trí phịng làm việc riêng biệt, Ưu tiên số trang thiết bị cho văn phòng như: trang bị đủ bàn ghế, máy vi tính, máy fax, máy scan, máy in, điện thoai, máy photocopy…Máy vi tính cần nối mạng internet nối mạng LAN phịng để trao đổi thơng tin Cùng với dụng cụ cần thiết, văn phòng phẩm phải trang bị đầy đủ, đặt chỗ thuận tiện, dễ sử dụng Cần đảm bảo phòng ban có đủ máy tính cho cá nhân để thực tốt cơng việc mình, máy in máy photo cần trang bị thêm số lượng máy in cịn bị hỏng nên khơng đáp ứng số lượng văn bản, giấy tờ cơng ty Cũng với máy tính, văn phịng lấy trực tiếp thơng tin phịng ban Các phịng ban cơng ty nghiên cứu, trao đổi với cách dễ dàng, nhanh chóng 83 KẾT LUẬN Trong hoạt động doanh nghiệp văn phòng giữ vị trí đặc biệt quan trọng tồn phát triển doanh nghiệp Văn phòng thực chức chức tham mưu tổng hợp chức hậu cần Văn phòng Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp quy trình hoạt động Cơng ty + Cánh tay đắc lực nhà quản lý cấp cao hỗ trợ thực sách quản lý, hỗ trợ đội ngũ cán quản lý hoàn thành nhiệm vụ + Trung tâm hoạch định, kiểm soát hoạt động đảm bảo thường nhận (chỉ tiêu định mức, quy trình…) + Trung tâm cung cấp dịch vụ hỗ trợ cho phòng ban, đơn vị hoạt động Cơng ty Chúng ta dễ dàng nhìn thấy vai trò văn phòng hoạt động doanh nghiệp Để làm tốt vai trò điều quan trọng phải có biện pháp quản lí, nhận thức lãnh đạo quan trọng công tác QTVP công ty Từ nhận thức đắn vai trò tầm quan trọng công tác QTVP việc đề quy chế, quy định thực công tác Để thực tốt công tác QTVP, VP cần thường xuyên tra, kiểm tra việc thực nhân viên phòng ban Tổ chức lớp đào tạo nghiệp vụ cơng tác văn phịng Hịa nhập theo xu đất nước, cơng nghệ thông tin vấn đề cần quan tâm Vì cán bộ, nhân viên cơng ty cần đề xuất lên lãnh đạo việc sử dụng trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ Sử dụng phần mềm quản lí văn đến, đầu tư trang thiết bị, ứng dụng ISO cơng tác văn phịng Lãnh đạo cơng ty cần quan tâm cơng tác QTVP việc thưc công tác công ty diễn tương đối tốt có số hạn chế công tác VTLT chưa lập danh mục hồ sơ, chưa có kho lưu trữ riêng Việc lập, lưu trữ hồ sơ cách đánh giá tình hình hoạt động công ty phát triển, thể nhận thức lãnh đạo công tác VTLT Qua q trình 84 nghiên cứu khảo sát cơng tác QTVP công ty than Khe Chàm em thấy cơng tác quản trị văn phịng đem lại hiệu công ty nhận thực lãnh đạo cơng tác văn phịng ngày tốt từ việc xây dựng nội quy, quy chế đầu tư trang thiết bị phục vụ cho công việc, em mong muốn việc thực công tác VTLT lãnh đạo quan tâm Tiểu kết chương 3: Để thực tốt cơng tác Quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe chàm cần quan tâm Đặc biệt nhận thức từ lãnh đạo tầm quan trọng công tác QTVP với cơng ty Đầu tiên phải hồn thiên máy nhân công ty Đây giải pháp quan trọng, việc thất yếu đổi mới, người yếu tố quan trọng, trình độ chun mơn, nhận thức cán bộ, nhân viên văn phịng cao giúp cơng tác QTVP đạt kết cao đem lại lợi nhuận cho cơng ty Hồn thiện nhân giúp nâng cao hiệu hoạt động công tác QTVP công ty than Khe Chàm Văn phòng thực tốt chức tham mưu tổng hợp, giúp lãnh đạo đưa định xác, giảm thiểu rủi ro q trình điều hành quản lí cơng ty Cần phải đầu tư trang thiết bị văn phịng để đáp ứng tốt cơng việc chuyên môn cán nhân viên Công tác văn thư, lưu trữ cần quan tâm hoàn thiện quy trình nghiệp vụ cơng tác soạn thảo, quản lí giải văn bản, đóng dấu bảo quản tài liệu, Nâng cao chế độ, sách cán văn thư, lưu trữ, sách đãi ngộ giúp cán hân viên n tâm gắn bó với cơng việc Giải pháp quan trọng tiếp hồn thiện quy trình nghiệp vụ, xây dựng quy chế, nội quy, thực công tác tra kiểm tra mặt nghiệp vụ thường xuyên để thực công tác quản lí Cơng nghệ thơng tin phát triển ứng dụng công nghệ thông tin áp dụng hệ thống ISO 900-2008 giải pháp cần thiết để mang lại hiệu cao công tác QTVP cho công ty Tăng cường đầu tư trang thiết bị, sở vật chất cho văn phịng, ứng dụng cơng nghệ thơng cần phải đầy đủ sở vật chất trang thiết thực tốt giải pháp 85 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.Cao Xuân Đỗ (1996), Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê, Hà Nội 2.Nguyễn Thành Độ (2012), Giáo trình Quản trị văn phòng,NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội 3.Nguyễn Thanh Đệ, Nguyễn Ngọc Diệp, Trần Phương Hiền (2012), Quản trị văn phòng, NXB Đại học Kinh tế Quốc dân, Hà Nội Nguyễn Thanh Hà (2013),Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phịng Viện Quy hoạch Thiết kế nơng nghiệp, Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phòng, Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội), Hà Nội Nguyễn Văn Hảo (2014), Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần Đầu tư Thương mại khống sản Sóc Sơn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 6.Trần Thị Lan Hương (2015), Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần Cơng nghiệp Bách khoa Hà Nội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 7.Lê Văn In, Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB TP.Hồ Chí Minh, TP Hồ Chí Minh 8.Trịnh Thị Liên (2008), Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phòng Cơng ty Vật tư cơng nghiệp quốc phịng Hà Nội, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 9.Nguyễn Thị Ánh Nguyệt (2010), Một số biện pháp nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn phịng Chi nhánh Cơng ty cổ phần giám định VINACONTROL Hải Phịng, Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị văn phịng, Trường Đại học Dân lập Phương Đông 10 Vũ Thị Phụng (2003), Giáo trình Nghiệp vụ thư ký văn phịng, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội 11 Nguyễn Tấn Phước (1998), Quản trị học – Những vấn đề bản, 86 NXB Đồng Nai, Đồng Nai 12 Nguyễn Hải Sản (2003), Quản trị học, NXB Thống kê, Hà Nội 13 Hoàng Thị Thắng (2013), Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phịng Cơng ty cồ phần Chế biến thực phẩm xuất GOC, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 14 Nguyễn Văn Thâm, Nguyễn Hữu Khiển, Bùi Xuân Lự (2002), Nghiệp vụ Thư ký văn phịng tổ chức, NXB Học viện Hành Quốc gia, Hà Nội 15 Nguyễn Hữu Thân,Quản trị văn phòng doanh nghiệp, NXB Lao động xã hội, Hà Nội 16 Harold Koontz, Cyril O’donnell, Heinz Weihrich, người dịch:Vũ Thiếu, Nguyễn Mạnh Quân, Nguyễn Đăng Dậu (1992),Những vấn đề cốt yếu quản lý; NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 17 Trần Thanh Thúy (2012), Một số giải pháp nâng cao hiệu hoạt động văn phòng Tổng Cơng ty Sơng Đà - Bộ Xây dựng, Khóa luận tốt nghiệp ngành Quản trị kinh doanh, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng 18 Diêm Thị Thủy (2014), Báo cáo thực tập ngành Quản trị văn phịng Cơng ty cổ phần Chế biến thực phẩm Hữu Nghị, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 19 Nguyễn Hữu Tri (2005), Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật, Hà Nội 20 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XIII, ban hành ngày 11/11/2011 21 Luật doanh nghiệp số 60/2005/QH11, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XI, ngày 29 tháng 11 năm 2005 22 Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13, Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam khóa XIII, ngày 01 tháng năm 2015 23 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư 24 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 Chính 87 phủ việc sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư 25 Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 Bộ Nội vụ việc ban hành chế độ báo cáo thống kê sở, công tác Văn thư – Lưu trữ 26 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 27 Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 28 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 29 Từ điển Bách khoa Việt Nam, NXB từ điển Bách khoa, 2005; 30 http://www.thuvienonline.com.vn/download/giao-trinh-quan-tri-hoc118317.html 31 http://www.thuvienonline.com.vn/download/giao-trinh-mon-hocquan-tri-hoc-106054.html 88 PHẦN PHỤ LỤC Phụ lục 1: Quy định công tác văn thư, lưu trữ Công ty than Khe Chàm – TKV Phụ lục 2: Quy chế thi đua khen thưởng Phụ lục 3: Quy ước văn hóa doanh nghiệp Cơng ty TNHH thành viên than Khe Chàm – TKV Phụ lục 4: Sơ đồ bố trí nhân Văn phịng Công ty than Khe Chàm – TKV Phụ lục 5: Sơ đồ bố trí nhân hợp lí Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm – TKV Phụ lục 6: Phân công nhiệm vụ cán công nhân viên văn phòng Phụ lục 7: Một số văn Công ty than Khe Chàm 89 ... tác Quản trị Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm Chương 2: Thực trạng cơng tác Quản trị Văn phịng Công ty than Khe Chàm Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu cơng tác Văn phịng Cơng ty than Khe Chàm Chương... hiểu Công ty than Khe Chàm, doanh nghiệp bắt đầu trọng tới công tác quản trị văn phòng chưa thực đầy đủ tuân theo quy định Nhà nước em chọn đề tìa “Cơng tác Quản trị Văn phịng Công ty than Khe Chàm? ??làm... CƠNG TÁC QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY THAN KHE CHÀM 1.1 Cơ sở lí luận cơng tác quản trị văn phòng 1.1.1 Khái niệm Quản trị 1.1.2 Khái niệm Văn phòng 1.1.3 Chức văn