LỜI MỞ ĐẦU Hiện nay nước ta đang trong quá trình chuyển đổi kinh tế mạnh mẽ sang nền kinh tế thị trường có sự quản lý của nhà nước. Kinh tế quản lý tác giả đang đứng trước yêu cầu và nội dung quản lý có tính chất mới mẻ, đa dạng và không ít phức tạp. Là một công cụ xử lý thập phân và cung cấp thông tin về các hoạt động kinh tế cho nhiều đối tượng khác nhau bên trong cũng như bên ngoài doanh nghiệp, công việc kế toán cũng trải qua những cải tiến sâu sắc, phù hợp với thực trạng cuả nền king tế. Việc thực hiện tốt hay không tốt đều có ảnh hưởng đến chất lượng và hiệu quả của công việc quản lý. Công tác kế toán ở công ty có nhiều khâu, nhiều phần, giữa chúng tôi có các mối liên hệ, gắn bó với nhau để tạo thành một hệ thống quản lý có hiệu quả. Mặt khác, tổ chức công việc kế toán khoa học và hợp lý là một trong những cơ sở quan trọng trong công việc điều hành, chỉ đạo sản xuất kinh doanh. Xuất phát từ yêu cầu và mong muốn tìm hiểu sâu hơn về quá trình mua hàng và thanh toán nợ tài khoản phải trả với nhà cung cấp gắn liền với một đề tài là “Kế toán mua hàng và công nợ phải trả trên phần mềm IPOS tại Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực ". Em mong muốn có thể thông qua tài liệu này để tìm hiểu sâu hơn về kế toán mua hàng và công nợ phải trả trên phần mềm kế toán, vì vậy thực tế kinh doanh toán tại công ty với lý thuyết được học để có cái nhìn tổng quan về công việc kế toán và ý nghĩa quan trọng học tập để có cái nhìn tổng quan về công tác kế toán và ý nghĩa quan trọng của phần mềm trong công việc quản lý , theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. 1. Mục tiêu nghiên cứu: - Tổng hợp cơ sở luận, phân tích quá trình mua hàng và công nợ phải trà. - Thu thập, đánh giá tình hình tổ chức hoạt động kế toán quá trình mua hàng và công nợ phải trả trên phần mềm kế toán tại Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực. - Đề xuất một số kiến nghị, giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình mua hàng và công nợ phải trả trên phần mềm IPOS tại Công ty. -Phân tích thực trạng công việc kế toán mua hàng, công nợ phải trả nhằm mục dích tìm điểm mạnh và điểm yếu của quá trình mua hàng và công ty không phải trà của công ty, từ đó xuất ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán mua hàng và công nợ phải trả của công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực. 2. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: Đối tượng: Kế toán tại Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực - Phạm vi nghiên cứu: Kế toán mua hàng và công nợ phải trà tại Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực . - Thời gian: Tháng 9 năm 2020 3. Phương pháp nghiên cứu: Để nghiên cứu các phần trong văn bản luận này, em đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu như phương pháp vấn đề, thống kê phương pháp, phương pháp phân tích số liệu . - Phương pháp phỏng vấn: Hỏi các nhân viên trong bộ phận kế toán để hiểu rõ, làm rõ hơn về hoạt động, quy trình mua hàng và công nợ phải trả cho công ty áp dụng. Phương pháp thống kê hệ thống: Thu nhập về các số liệu đã được chép trên sổ sách, chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng và công nợ phải trả trong thời gian tháng 9 năm 2020 Phương pháp phân tích số liệu: Trong quá trình làm việc,quan sát quy trình các nhân viên thực hiện để có thể đúc kết lại thành một hoàn chỉnh quy trình và có thể mô tả lại. Bài luận văn gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về Công ty Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực Chương 2: Thực hiện kế toán quá trình mua hàng và công nợ phải trả trên phần mềm IPOS tại Công ty Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực. Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện kế toán mua hàng và công nợ phải trả trên phần mềm kế toán IPOS tại Công ty Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực Em xin chân thành cám ơn!
TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH TINH HOA ẨM THỰC
THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TINH HOA ẨM THỰC
1.1.1: Qúa trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực
1.1.1.1: Giới thiệu chung về công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực
Tên công ty: CÔNG TY TNHH TINH HOA ẨM THỰC Địa chỉ trụ sở chính:32C, Cao Ba Quát,Ba Đình,Hà Nội
Số tài khoản ngân hàng: Viettin Bank-Chi nhánh Tràng An
Số tài khoản tại ngân hàng:107868071643 Đại diện pháp luật:Đoàn Bình Dương
Lĩnh vực hoạt động kinh doanh:Ẩm Thực
1.1.1.2:Thông tin về qúa trình hình thành ,phát triển và chức năng hoạt động của Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực
Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực, thành lập năm 2015, là chuỗi nhà hàng nổi tiếng tại Hà Nội với ba cơ sở Nhà hàng mang đậm phong cách ẩm thực Châu Âu, tọa lạc trên những con phố cổ thơ mộng như Cao Bá Quát và Nguyễn Quang Bích.
Các con phố cổ với cổng vào nhỏ hẹp của các nhà hàng thường nằm trên các con đường một chiều, đòi hỏi sự chú ý để tìm ra lối vào Tuy nhiên, bên trong, các mô hình quán ăn của công ty này lại rất tinh tế và xinh xắn, được thiết kế theo nhiều phong cách khác nhau, phù hợp với từng loại ẩm thực của mỗi nhà hàng Địa chỉ cụ thể của các nhà hàng này là:
Nhà hàng Salmonoid ở 32C Cao Bá Quát,Điện Biên,Ba Đình, Hà nội
Nhà hàng Pincho Tapas ở 34C Cao Bá Quát, Điện Biên,Ba Đình, Hà nội
Nhà hàng Sente ở 27 Nguyễn Quang Bích,Cửa Đông,Hoàn Kiếm, HàNội
Chuỗi nhà hàng đa dạng phong cách ẩm thực, trong đó nhà hàng Salmonoid nổi bật với các món cá hồi chế biến theo phong cách Pháp, kết hợp với beefsteak và rượu vang thượng hạng Ngược lại, Pincho mang đến trải nghiệm ẩm thực Tây Ban Nha với tapas nhỏ xinh và thịt lợn chân đen, lý tưởng cho các buổi tiệc ấm cúng Cuối cùng, Sente, nhà hàng mang đậm hương vị Việt Nam, chuyên chế biến các món ăn từ sen, là lựa chọn hoàn hảo cho những ai yêu thích ẩm thực healthy, với các món như cơm gạo nứt bắp bò và nước hạt sen tốt cho sức khỏe Sự đa dạng trong thực đơn, dịch vụ tận tình và sự thay đổi theo mùa giúp các nhà hàng này thu hút thực khách.
Chỉ sau 5 năm hoạt động, Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực đã trở thành một doanh nghiệp vững mạnh nhờ nỗ lực không ngừng của chủ đầu tư và đội ngũ nhân viên Nhà hàng Salmonoid của công ty đã được vinh danh trong top 10 quán ăn yêu thích nhất Hà Nội và liên tục đạt doanh thu vượt mức kỳ vọng Hiện tại, công ty đang hoạt động có lãi và triển khai các chương trình mới nhằm mở rộng thị trường khách hàng.
Bảng 1.1: Doanh thu trong 5 năm của Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực ĐVT: Trăm triệu
Năm 1 Năm 2 Năm 3 Năm 4 Năm 5
Nguồn: Phòng kế toán của Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực
Doanh số và lợi nhuận của Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực tăng trưởng nhanh chóng, với doanh thu của nhà hàng Salmonoid hiện gấp khoảng 5 lần so với năm đầu tiên và tốc độ tăng trung bình đạt 55-60% mỗi năm Hai cơ sở còn lại cũng ghi nhận tỷ lệ tăng trưởng 40-50%/năm và 30%/năm, nhờ vào chiến lược kinh doanh và quảng bá hiệu quả Sự thành công của Salmonoid đã tạo nền tảng vững chắc để thu hút khách hàng cho các chi nhánh mới Nếu duy trì đà phát triển này, công ty có khả năng mở rộng thêm nhiều cơ sở, gia tăng lợi nhuận và tạo ra giá trị lớn hơn trong tương lai.
1.1.2 : Chức năng, nhiệm vụ của công ty TNHH Tinh Hoa Âm Thực
Công ty là một chuỗi các nhà hàng ăn uống Vậy nhà hàng là gì?
Nhà hàng hiện nay là nơi chế biến và phục vụ các món ăn, thức uống cho khách hàng tại chỗ nhằm mục đích thu lợi nhuận Chúng có thể được phân loại để phục vụ nhiều nhóm khách hàng khác nhau hoặc chỉ tập trung vào một nhóm nhất định Cách thức hoạt động của nhà hàng rất đa dạng với nhiều chủ đề và loại món ăn, thức uống phong phú.
Một nhà hàng hoạt động hiệu quả và ổn định đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều bộ phận, bao gồm khối vận hành, văn phòng, quản lý, đầu bếp, nhân viên phục vụ và tiếp tân Mỗi vị trí trong nhà hàng đảm nhận những nhiệm vụ công việc khác nhau, phù hợp với trình độ chuyên môn và nghiệp vụ của từng cá nhân.
Trong hệ thống nhà hàng khách sạn, nhà hàng đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra lợi nhuận Các hoạt động kinh doanh thức ăn và đồ uống không chỉ phục vụ nhu cầu ăn uống của khách hàng mà còn kích thích tiêu dùng Điều này giúp đảm bảo sự thỏa mãn nhu cầu của người tiêu dùng và du khách hiện nay.
Ngoài các hoạt động chính, nhiều nhà hàng còn cung cấp dịch vụ tổ chức tiệc buffet, hội thảo và các buổi tiệc theo yêu cầu của khách hàng như tiệc cưới, sinh nhật, liên hoan, kỷ niệm và chúc mừng.
Còn về nhiệm vụ của nhà hàng, để có thể phục vụ khách hàng được tốt nhất, cần thực hiện những việc sau:
- Chuẩn bị dụng cụ ăn uống đầy đủ, đúng quy cách, phù hợp tiêu chuẩn và yêu cầu bữa ăn mà khách hàng mong muốn.
- Đáp ứng kịp thời, thường xuyên, chính xác nhu cầu mà khách hàng đặt ra và khu vực dành cho khách hàng chọn món.
-Mục tiêu và biện pháp của chiến lược Marketing mà công ty đề ra
Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực đã thành công rực rỡ trong việc tận dụng nguồn lực hiện có để phát triển các dự án mới Chỉ trong 5 năm, từ một nhà hàng đơn lẻ, công ty đã mở rộng thành 3 cơ sở với các mô hình độc đáo, đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng Trong năm đầu tiên, công ty đã khai trương một nhà hàng mới với phong cách khác biệt, và tiếp tục mở thêm một nhà hàng nữa sau đó Số liệu doanh thu cho thấy sự ảnh hưởng mạnh mẽ của các chi nhánh đến thị trường ẩm thực Hà Nội và Việt Nam, với số lượng nhân viên tăng từ 10 lên 105 trong 5 năm và doanh thu đạt 2,750 tỷ/năm, cùng tỷ lệ khách hàng quay lại lên tới 40% Công ty đã xây dựng và điều chỉnh các chiến lược Marketing từ khi mới thành lập để phù hợp với thị trường, với mục tiêu và nhiệm vụ rõ ràng.
Mở rộng thị trường khách hàng là mục tiêu chính nhằm tăng doanh thu, đồng thời nâng cao chất lượng đồ ăn và dịch vụ Chúng tôi hướng tới việc phát triển thành một chuỗi nhà hàng với quy mô ngày càng lớn hơn.
Công ty cam kết duy trì và nâng cao phong độ doanh thu, với mục tiêu đạt mức tăng trưởng trung bình từ 40-50% mỗi năm cho tất cả các nhà hàng hiện tại cũng như các nhà hàng dự kiến sẽ mở trong tương lai.
Chúng tôi tiếp cận đa dạng đối tượng khách hàng, bao gồm cả những người có thu nhập cao và trung bình Đội ngũ của chúng tôi luôn theo dõi và cập nhật nhu cầu ẩm thực cũng như thời gian tiêu thụ của khách hàng, nhằm cung cấp dịch vụ và món ăn phù hợp nhất.
Luôn luôn cập nhật và học hỏi về thực phẩm theo mùa, đồng thời tìm kiếm thêm nhiều nguồn cung cấp thực phẩm chất lượng cao và sạch sẽ, nhằm đáp ứng kịp thời nhu cầu của khách hàng.
- Tạo dựng niềm tin về chất lượng đồ ăn và chất lượng phục vụ với khách hàng đã đến và quảng bá đến khách hàng chưa đến.
Đào tạo nhân viên theo mô hình quản lý toàn diện giữa các bộ phận như Marketing, bếp, nhân viên và bảo vệ là rất quan trọng Sự kết hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận này giúp nâng cao chất lượng dịch vụ và mang đến trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY TNHH TINH HOA ẨM THỰC
1.2.1: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực
-Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Tổ chức bộ máy kế toán của Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm thực gồm :
01 Kế Toán Trưởng và 3 Kế toán các bộ phận
Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
(Nguồn tài liệu do phòng kế toán của công ty cung cấp) Công việc cụ thể của từng bộ phận:
Là người đứng đầu phòng kế toán, bạn có quyền hạn và trách nhiệm quản lý toàn bộ hoạt động chuyên môn của các nhân viên kế toán trong công ty.
Người tham mưu cho Giám đốc trong lĩnh vực kế toán tài chính, có trách nhiệm tổ chức và điều hành bộ máy kế toán tại công ty, đồng thời phải báo cáo và chịu trách nhiệm trước ban giám đốc.
Lập các báo cáo tài chính, báo cáo thuế cho công ty theo luật định.
Thủ quỹ kiêm Thu ngân
Kế toán chi phí,giá thành.Kiêm kế toán TSCD,CCDC,
Kế toán công nợ, Doanh thu, đối chiếu hàng hóa bán ra
Kế toán tiền mặt, Kế toán thuế
Kiểm soát công tác thu – chi hàng ngày, điều chuyển tiền dư vào tài khoản ngân hàng.
Kiểm tra và kí các chứng từ kế toán.
Kiểm soát hợp đồng chi phí công ty bao gồm quyết toán hợp đồng, tổng hợp đầu tư giá trị với thuế và ngân hàng, cũng như xây dựng và kiểm soát quy trình tài chính kế toán.
Quan hệ với các cơ quan chức năng: thuế, thanh tra, kiểm toán, chi cục quản lý tài chính doanh nghiệp,…
**Kế toán công nợ,doanh thu, đối chiếu hàng hóa
Lập danh sách lịch làm việc của nhân viên thu ngân hàng tuần
Giám sát thời gian làm việc và nghiệp vụ của các thu ngân
Lập biên bản những trường hợp sai phạm của nhân viên thu ngân và đề xuất biện pháp xử lý kỉ luật thích hợp
Kiểm tra việc hạch toán, nhập liệu doanh thu hàng ngày của các thu ngân
Đối chiếu doanh thu của các bộ phận hàng ngày
Kiểm soát giá cả hàng hóa, dịch vụ bán ra
Hỗ trợ kế toán công nợ trong công tác thu hồi công nợ
Kiểm tra và đối chiếu số liệu trên đơn đặt hàng từ nhà hàng và bếp với số liệu của khách hàng, đồng thời so sánh số liệu của khách với hóa đơn GTGT để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin.
**Kế toán Kế toán chi phí,giá thành.Kiêm kế toán TSCD,CCDC,
Theo dõi các khoản chi phí với định mức của kế hoạch chi phí, đề xuất các trường hợp vượt quá định mức
Phân tích biến động của các chi phí, đề xuất các biện pháp quản lý chi phí, tài sản
Kiểm tra, phân bổ các chi phí khấu hao và lương vào các trung tâm chi phí
Kiểm tra, theo dõi các loại hợp đồng, đảm bảo hạch toán đầy đủ các chi phí theo đúng nguyên tắc
Kiểm soát giá cả, dịch vụ hàng hóa, yêu cầu tổ mua hàng hoặc bộ phận liên quan giải trình nếu có sai sót hoặc sự cố
Kiểm tra quy trình, thủ tục nhập – xuất của nhân viên cấp dưới
Theo dõi báo cáo vật tư, đối chiếu với báo cáo kiểm kê kho hàng tháng, phụ trách kiểm kê hàng hóa, vật liệu định kỳ
Hạch toán và phân bố giá vốn chi phí hợp lý
Xác định giá vốn phân theo các nhóm dịch vụ thích hợp
Tổ chức ghi chép và phản ánh số liệu liên quan đến tài sản cố định (TSCĐ) và công cụ, dụng cụ (CCDC), bao gồm các thông tin như nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị còn lại, nguồn vốn, mục đích sử dụng, bộ phận sử dụng, nước sản xuất, và ngày đưa vào sử dụng.
Tính toán và phân bố khấu hao TSCĐ, phân bố chi phí CCDC hàng tháng vào chi phí hoạt động
Tham gia công tác kiểm kê, đánh giá tình hình tăng giảm TSCĐ, CCDC
Kiểm tra việc bảo quản, bảo dưỡng và sử dụng TSCĐ
Báo cáo tình hình bể vỡ của CCDC hàng tháng
**Kế toán tiền mặt và kế toán thuế
Theo dõi tiền mặt VNĐ
Lập phiếu thu – chi hàng ngày
Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ
Kiểm kê quỹ hàng quý
Theo dõi và báo cáo thu – chi tiền mặt
Báo cáo luân chuyển tiền tệ
Hàng tháng, cần lập các bảng kê chứng từ để gửi cho bộ phận quản lý, nhằm kiểm tra và báo cáo thuế GTGT đầu vào và đầu ra, cũng như báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo đúng thời gian quy định.
Quản lý và theo dõi các khoản phải nộp vào ngân sách nhà nước
Soạn thảo các công văn liên quan các vấn đề về thuế
Hỗ trợ kế toán trưởng trong việc hỗ trợ và giải trình với các cơ quan thuế
**Thủ quỹ kiêm thu ngân
Quản lý, theo dõi các khoản thu – chi tiền mặt
Báo cáo tiền mặt tại quỹ vào cuối mỗi ngày
Nộp tiền vào ngân hàng khi tồn quỹ vượt mức theo quy định
Kiểm kê quỹ định kỳ và lập báo cáo kiểm kê vào cuối tháng
Chịu trách nhiệm về việc chi tiền ra theo đúng quy trình, quy định; giải trình các khoản tiền chênh lệch khi có yêu cầu
Kiểm soát sự biến động của ngoại tệ
Sắp xếp, lưu trữ và bảo quản chứng từ kế toán Thực hiện công việc thu ngân theo quy trình, quy định
Báo cáo và nộp tiền mặt cho thủ quỹ theo quy định
Kiểm soát nhân viên nhà hàng trong quá trình ghi nhận captain order, thu tiền và hoàn trả tiền thừa cho khách
Kiểm soát hàng hóa, dụng cụ bể vỡ tại khu vực phụ trách, lập biên bản, báo cáo đến kế toán CCDC
* Chế độ kế toán tại công ty: Doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo Thông tư số 133/2016 TT-BTC do Bộ tài chính ban hành ngày 26/08/2016
* Niên độ kế toán: Bắt đầu từ ngày 01:01, kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm
* Đơn vị tiền tệ đơn vị sử dụng : Việt Nam Đồng (VNĐ)
* Hinh thức số kế toán áp dụng
Hình thức số kế toán là hệ thống các số liệu kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và quy tắc nhất định.
Công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực hiện đang áp dụng hình thức số kế toán thông qua Nhật Ký chung Sơ đồ trình tự của Nhật ký chung được thể hiện một cách rõ ràng và có hệ thống.
Ghi chú: :Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng : Đối chiếu,kiểm tra
Sơ đồ 1.3: Hạch toán theo hình thức nhật ký chung
(Nguồn:Tài liệu do Phòng kế toán của công ty cấp
Hằng ngày, dựa trên các chứng từ đã được kiểm tra, kế toán ghi chép các nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung Sau đó, thông tin từ sổ Nhật ký chung sẽ được sử dụng để ghi vào các tài liệu kế toán phù hợp.
Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, hệ thống số cộng số liệu trên sổ Cái, Lập Bảng cân đôi phát sinh
Sau khi kiểm tra khớp đúng, các bảng ghi số và bảng tổng hợp chi tiết, được tạo ra từ các bảng kế toán và thẻ chi tiết, sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính.
* Hạch toán hàng tồn kho:
- Phương pháp hạch toán HTK: Phương pháp kê khai thường xuyên
- Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho: Phương pháp Nhập trước, xuất trước hạch toán
Bảng cân đối số phát sinh
Sổ cái các tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ kế toán chi tiết Nhật ký chung
Công ty áp dụng phương pháp hạch toán giá trị gia tăng (GTGT) theo phương pháp khẩu trừ, sử dụng tài khoản 133 để ghi nhận thuế GTGT đầu vào và tài khoản 3331 để ghi nhận thuế GTGT đầu ra.
*Phương pháp tính toán hao hao TSCĐ và phân bổ CCDC: Khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
* Các phương pháp trả lương, trích BHXH, BHYT, BHTN, KPCĐ theo đúng chế độ và quy định hiện hành
* Hệ thống TK, chứng từ sổ sách tại Công ty theo đúng quy định của
Bộ Tài chính và theo quy định của Công ty
Tổ chức quản lý bảo mật, luân chuyển và lưu trữ hồ sơ, chứng từ sách, báo cáo tài chính phải tuân thủ đúng quy định của pháp luật, bao gồm bốn khâu quan trọng.
- Lập chứng từ theo các yếu tố của chứng từ, thuộc về nội dung dung kinh tế của dịch vụ và sử dụng từ phù hợp
- Kiểm tra chứng từ: Khi nhận chứng từ phải kiểm tra hợp lệ, hợp lý và hợp pháp của chứng từ
- Sử dụng chứng từ phục vụ cho lãnh đạo doanh nghiệp và ghi số kế toán.
Lưu trữ và hủy bỏ chứng từ là quy trình quan trọng, vì chứng từ đóng vai trò là căn cứ hợp pháp cho việc ghi sổ và phản ánh lịch sử tài liệu của doanh nghiệp Sau khi hoàn tất kỳ hạch toán và ghi số, chứng từ cần được chuyển vào kho lưu trữ an toàn Chỉ khi hết thời gian lưu trữ theo quy định, chứng từ mới được phép hủy bỏ.
1.2.2.Tổ chức hệ thống kế toán trên phần mềm IPOS
Công ty chủ yếu sử dụng phần mềm kế toán IPOS để theo dõi các hoạt động tài chính Thông tin được cung cấp luôn có chứng từ đi kèm, đảm bảo tính chính xác và được xác nhận từ các bên liên quan nhằm nâng cao chất lượng của kết quả.
Để quản lý doanh thu bán hàng và nhật ký chi tiết, công ty đã áp dụng phần mềm IPOS và HOTTAB Phần mềm này cho phép theo dõi tất cả các hóa đơn dịch vụ ăn uống của từng nhà hàng, giúp việc giám sát doanh thu trở nên rõ ràng và chi tiết hơn Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ trong việc tính toán chi phí và theo dõi đối tác hiệu quả.
Trong ngành F&B không thể thiếu phần mềm quản lý bán hàng, bởi chúng thật sự là công cụ hữu ích giúp:
Người quản lý nắm được các khu vực, bàn còn trống để thực hiện sắp xếp chỗ ngồi cho khách.
Thực hiện ghi lại có món ăn, đồ ăn, thức uống khách hàng gọi để bộ phận sản xuất lên kế hoạch chế biến phù hợp nhất
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN QUÁ TRÌNH MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ TRÊN PHẦN MỀM KẾ TOÁN IPOS TẠI CÔNG TY TNHH TINH HOA ẨM THỰC
SỐ DƯ ĐẦU KỲ VÀ CÁC NGHIỆP VỤ KINH TẾ PHÁT SINH THÁNG 9.20 1:Số dư các tài khoản tổng hợp
Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán hàng tồn kho Đồng thời, công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và xác định giá vốn hàng bán theo phương pháp nhập trước xuất trước.
2.1.1:Số dư các tài khoản tổng hợp
BẢNG 2.1: DANH MỤC SỐ DƯ ĐẦU KỲ CÁC TÀI KHOẢN TỔNG HỢP
Số hiệt TK Tên tài khoản Số dư đầu kỳ
211 Tài sản cố định hữu hình 1,500,000,000
214 Hao mòn tài sản cố định 370,000,000
222 Đầu tư vào liên doanh liên kết 250,000,000
331 Phải trả cho người bán 423,150,000
333 Thuế và các khoản phải nộp NSNN 20,000,000
334 Phải trả người lao động 60,000,000
353 Qũy khen thưởng phúc lợi 12,000,000
411 Vốn đầu tư chủ sơ hữu 2,258,250,000
414 Qũy đầu tư phát triển 125,000,000
421 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 400,000,000
2.1.2:Số dư chi tiết các tài khoản
*Tài khoản 131-Phải thu khách hàng
STT Tên khách hàng Mã KH Dư Nợ Dư có
1 Bệnh viện đa khoa Xanh
0 Địa chỉ:12 Chu Văn An ,Ba Đình,Hà Nội
2 Công ty TNHH nam Anh
KH002 5.200.000 Địa chỉ:Số 1A 15 Đường Đoàn Kết,p.Nhị
Công ty TNHH Đầu tư và
Phát triển dịch vụ bất động sản P.HOMES
KH003 8.880.000 Địa chỉ:Số 8 Nhà 31B,Phố
Mai Động Phường Mai Động, Quận Hoàng
KH004 2.280.000 Địa chỉ:Số 9,Ngõ
Buồm,Quận Hoàn Kiếm,TP
KH005 3.640.000 Địa chỉ:Tầng 10,tầng 11 Tòa nhà làm việc của Bộ Công
Thương,số 655 Phạm Văn Đồng,Q.Bắc Từ
*Tài khoản 331-Phải trả người bán
STT Tên nhà cung cấp Mã Dư có
1 Công ty TNHH Thảo Tiến
An,Quân Hoàn Kiếm,TP Hà Nội
2 Công ty TNHH Đa Lộc
0 Địa chỉ:Khoan Tế-Xã Đa Tốn-
Huyện Gia Lâm-Hà Nội
3 Công ty TNHH một thành viên thương mại HABECO
331 HBC 53.650.000 Địa chỉ:Số 183 phố Hoàng Hoa
Thám,Phường Ngọc Hà,Quận Ba Đình,TP.Hà Nội
Công ty TNHH Hầm Rượu Việt
Nam Địa chỉ:Tầng 4,số 222 phố Trung
Kính,Phường Yên Hòa,Quận Cầu
5 Công ty TNHH Thương mại nước uống Bình Minh 331 BM 2.000.000 Địa chỉ:Số 42,Tổ 52 di dân Yên
Hòa,Phường Yên Hòa,Quận Cầu
STT Tên nhân viên Mã NV Dư Nợ
*Tài khoản 152-Nguyên vật liệu
STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
3 Cá hồi Nauy 152 CH kg 10 445,000 4,450,000
4 Sò điệp nhật 152 SĐ kg 5 390,000 1,950,000
20 Rau bắp cải 152 BC kg 15 15,000 225,000
21 Sữa tươi nguyên kem 152 SNK kg 100 45,000 4,500,000
22 Sữa tươi không đường 152 SKD kg 100 49,000 4,900,000
23 Sữa tươi không béo 152 SKB kg 100 49,000 4,900,000
* Tài khoản 153-Công cụ dụng cụ
STT Tên vật tư Mã vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
2 Ly rượu trắng 153 LRT cái 200 85,000 17,000,000
3 Ly rượu đỏ 153 LRD cái 200 85,000 17,000,000
4 Ly pha lê 153 LPL cái 100 18,000 1,800,000
T Tên vật tư Mã vật tư ĐV
T SL Đơn giá Thành tiền
1 Rượu mạnh Chivas 25 năm 156 RM25 Chai 10 489,000 4,890,000
2 Rượu mạnh Chivas 21 năm 156 RM21 Chai 10 2,000,00
Negro Amano 750ml 156 RVV Chai 15 890,000 5,850,000
5 Bia Hà Nội 156 BHN Chai 20
2.1.3:Các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ
Vào ngày 1/9/2020, công ty Nam Thái Food đã thực hiện việc nhập bò tại địa chỉ PL01, Khu đô thị Vinhomes Riverside the Harmony, Phường Phúc Đồng, Quận Long Biên, Thành phố Hà Nội, Việt Nam, với mã số thuế 0108353152 Hóa đơn GTGT TL/19E 1907 024 thể hiện rằng toàn bộ số tiền chưa được thanh toán và chi phí vận chuyển do bên bán chịu Số hàng đã được nhập kho thực phẩm đầy đủ theo biên bản kiểm nghiệm VTSPHH 001 và PNK 2020 001.
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
2.Ngày 3/9/2020.Nhập thêm bàn ghế đá bổ sung vào các khu vực bán hàng của nhà hàng Pincho.Thông tin chi tiết như sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Công ty cổ phần thiết kế và xây dựng GRASUS, mã số thuế 0108186783, có địa chỉ tại số 63 đường Vũ Ngọc Phan, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.
0914052531 Chi phí vận chuyển được công ty người bán chịu.Biết số tiền phải trả công ty đã thanh toán bằng chuyển khoản GBN 2020 113
Vào ngày 7/9/2020, Cửa hàng rau sạch Hà Nội đã cung cấp nguyên vật liệu cho bếp nóng và bếp salad của nhà hàng Saimonoid Tất cả tiền hàng vẫn chưa được thanh toán cho nhà cung cấp.
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
152 NDG Nấm đùi gà Kg 10 32.000 320.000
152 RCX Rau cả xoăn Kg 2 35.000 70.000
152 BC Rau bắp cải Kg 10 14.000 140.000
Vào ngày 7/9/2020, Công ty sữa Vinamik Miền Bắc đã nhập sữa về kho, với chi phí vận chuyển do bên bán chịu Là khách hàng quen thuộc, công ty được triết khấu 1.5% trên tổng số tiền thanh toán cho nhà cung cấp Toàn bộ số tiền hàng đã được thanh toán qua chuyển khoản theo UNC 2020 004 và GBN 2020 113, và lô hàng đã được nhập kho đầy đủ theo BBKN VTSPHH.
2020 005 Và PNK 005.Thông tin chi tiết như sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
152 SNK Sữa tươi nguyên kem hộp 30 45.000 1.350.000
152 SKD Sữa tươi không đường hộp 30 49.000 1.470.000
152 SKB Sữa tươi không béo hộp 30 49.000 1.470.000
Vào ngày 8 tháng 9 năm 2020, Công ty TNHH Công nghệ Mới Hoàng Tùng đã mua máy cán bột mì với giá 29.990.000 đồng chưa bao gồm thuế Sau khi tính thuế 10%, công ty đã thanh toán 80% giá trị đơn hàng cho nhà cung cấp thông qua hình thức chuyển khoản ngân hàng theo UNC 2020 002.
6.Ngày 9/9/2020:Mua giấy nướng cho Bếp theo PC 2020 005 số tiền là 240.000
7.Ngày 10/9/2020: Nhập 20 thùng Lavie cho Bar của nhà hàng
Pincho.Thông tin chi tiết như sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt theo PC 2020 007
8.Ngày 10/9/2020:Mua lò vi sóng cho nhà hàng Salmonoid Đã thanh toán bằng tiền mặt.
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá
9.Ngày 13/9/2020:Thanh toán nợ kỳ trước cho công ty Hầm Rượu Hà
Nội bằng tiền gửi ngân hàng sau khi được trừ đi triết khấu thanh toán 5% do thanh toán trước hạn theo UNC 2020 004
10.Ngày 14/9/2020:Mua gas của Tổng công ty gas Petrolimex, Địa chỉ:
Tầng 20 tòa nhà MIPEC,229 Tây Sơn,Phường Ngã Tư Sở,Quận Đống Đa,Hà Nội.MST: 0101447725 theo hóa đơn GTGT BM/19E số 2020 003.Toàn bộ tiền hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt Phí vận chuyển do bên bán chịu.Số gas đã được nhập kho đầy đủ theo BB Kiểm nghiệm VTSPHH và PNK 2020 002.Thông tin chi tiết như sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
11.Ngày16/9/2020:Thanh toán tiền nợ cho công ty Rau sạch Hà
Nội.Do thanh toán trước hạn nên được hưởng triết khấu thanh toán 1%.Trả toàn bộ bằng tiền mặt.
12:Ngày 14/9/2020 Nhân viên Nguyễn Văn Đạt ( Bộ phận bếp) đi mua nguyên vật liệu ở cửa hàng nông sản Miền Bắc Thông tin chi tiết như sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Công ty TNHH Tinh Hoa Âm Thực thanh toán tiền mua nguyên vật liệu bằng tiền mặt theo quy định PC 2020 002 Nguyên vật liệu sau khi mua sẽ được đưa ngay vào quy trình sản xuất sản phẩm.
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL
Nhà hàng Salmonoi d Pincho Sentes
VL GL 05 Gạo lứt kg 20 5 5 10
VL HS 06 Hạt sen kg 20 3 2 15
VL HD 08 Hạt dẻ kg 10 2 5 3
Vào ngày 18/9/2020, công ty TNHH Đa Lộc đã thực hiện giao dịch mua rượu vang và rượu mạnh với hóa đơn thương mại số 190 1780, ký hiệu MIA/19T Tuy nhiên, công ty vẫn chưa hoàn tất thanh toán cho nhà cung cấp Bên bán đã chịu toàn bộ chi phí vận chuyển, và lô hàng đã được kiểm nghiệm cũng như nhập kho đầy đủ theo quy định BNKN VTSPHH 2020.
005 và PNK 005.Thông tin chi tiết như bảng sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Rượu vang ý F Negro Amano 750ml chai 5 1.050.00
14:Ngày 19/9/2020 Mua của công ty Đa Lộc một số chai vang ý như:
Vang Ý F Negro Amano 750ml, theo hóa đơn GTGT số 0000108 ký hiệu TL/19T, đã được công ty Kim Ngân thanh toán bằng chuyển khoản theo GBC 2020 008 Tiền vận chuyển sẽ do bên mua chịu trách nhiệm.
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Rượu vang ý F Negro Amano 750ml chai 10 1.880.00
Theo PXK 2020 008 hóa đơn GTGT số 0000108- ký hiệu TL/19T. Công ty chưa thanh toánh cho công ty Đa Lộc.
Vào ngày 20/9/2020, công ty TNHH Thương mại một thành viên HABECO đã nhập kho bia và các loại nước ngọt, với toàn bộ tiền hàng chưa thanh toán cho nhà cung cấp Do là khách hàng quen, công ty được hưởng chiết khấu thương mại 5% trên tổng số tiền phải thanh toán Lô hàng đã được kiểm tra và nhập kho đầy đủ theo Biên bản kiểm nghiệm VTSPHH 2020 009 và PNK 009.
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
156 BHN Bia Hà Nội Chai 100 9.000 900.000
16:Ngày 24/9/2020:Nhập kho Cá hồi và sò điệp của Công ty Hà nội
Foods Việt Nam, MST: 0106596537, có địa chỉ tại số nhà 83, ngõ 50 Mễ Trì Thượng, phường Mễ Trì, quận Nam Từ Liêm, thành phố Hà Nội, Việt Nam Chúng tôi cung cấp hàng hóa trực tiếp cho bếp của nhà hàng SALMONOID để chuẩn bị cho việc bán hàng Thông tin chi tiết xin vui lòng liên hệ.
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
152 CH Cá hồi Nauy kg 15 450,000 6,750,000
152 SD Sò điệp Nhật kg 10 395,000 3,950,000
Vào ngày 26/9/2020, công ty đã thực hiện việc nhập khẩu bò Ribeye và bò Wawuy cho bộ phận bếp của Pincho và S SALMONOID nhằm chuẩn bị cho việc bán hàng Tuy nhiên, công ty vẫn chưa thanh toán cho công ty Hà Nội Food.
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
18:Ngày 14/9/2020 Mua hoa quả cho quầy Bar.Thông tin chi tiết như sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
Tiền mua nguyên vật liệu công ty TNHH Tinh Hoa Ârm thực ghi nợ với công ty Hoa Qủa Nhập Khẩu Duy Anh Hà Nội.
19: Ngày 26/9/2020: Thanh toán một phần công nợ tháng trước cho công ty Rượu Đa Lộc số tiền là 30.000.000 bằng chuyển khoản theo UNC số
Vào ngày 27 tháng 9 năm 2020, tôi đã mua gói dịch vụ diệt côn trùng của Công ty diệt côn trùng Hà Nội, theo hóa đơn NS/19E 1909 569 Địa chỉ của công ty là số 44, ngách 24, Hoàng Diệu, Hà Nội, với mã số thuế (MST) được cung cấp đầy đủ.
STT Mã hàng hóa,dịch vụ Thời gian
Tần suất/tháng Đơn giá Thành tiền
1 Dịch vụ diệt chuột, côn trùng 5 tháng 7 15.000.000 15.000.000
Tổng số tiền thanh toán 16.500.000
Thời gian tính từ tháng 9/2021
Công ty thanh toán 50 % bằng chuyển khoản Phần còn lại thanh toán sau khi kết thúc hợp đồng.
21:Ngày 28/9/2020:Thanh toán công nợ đá của cả 3 nhà hàng T8 Của công ty nước Đá Việt Nam.Thông tin chi tiết như sau:
Mã vật tư Tên vật tư ĐVT SL Đơn giá Thành tiền
22:Ngày 27/9/2020:Thanh toán tiền nước sạch theo hóa đơn NS/19E
Công ty nước sạch Hà Nội, địa chỉ tại Số 44, Yên Phụ, Trú Bạch, Hà Nội (MST: 0100106225), đã cung cấp 569 m3 nước vào năm 1909 Trong đó, lượng nước phục vụ cho Salmonid là 250 m3, cho Pincho là 180 m3, và cho Sente là 110 m3 Công ty đã thực hiện thanh toán tiền nước bằng tiền mặt theo PC 220 003.
T Mã hàng hóa,dịch vụ Đơn vị tính
Só lượng Đơn giá Thành tiền
Phí bảo vệ môi trường:10% 627,210
Tổng số tiền thanh toán 7,212,915
THỰC TẾ TRẠNG QUÁ TRÌNH MUA HÀNG VÀ DOANH NGHIỆP PHẢI TRẢ TRÊN PHẦN MỀM IPOS TẠI CÔNG TY TNHH
2.2.1 Lập, kiểm tra luân chuyển và lưu chứng từ kế toán quá trình mua hàng và công nợ phải trả trên phầm mềm IPOS tại công ty TNHH Tinh hoa ẩm thực
2.2.1.1 Kế toán quá trình mua hàng
Chức năng chính của doanh nghiệp thương mại là tổ chức lưu trữ và phân phối hàng hóa đến tay người tiêu dùng thông qua hoạt động mua bán Mua hàng là giai đoạn đầu trong quá trình chuyển đổi hàng hóa, diễn ra giữa người mua và người bán, liên quan đến quyền sở hữu hàng hóa và giá trị của chúng thông qua hệ thống thanh toán Quá trình này giúp doanh nghiệp chuyển đổi vốn từ hình thức tiền tệ sang hàng hóa, trong đó doanh nghiệp sở hữu hàng hóa nhưng mất quyền sở hữu về tiền hoặc có trách nhiệm thanh toán cho nhà cung cấp.
Trong quá trình thanh toán với người bán, quan hệ thanh toán phát sinh khi mua tài sản cố định, vật tư hàng hóa, và lao động dịch vụ từ các tổ chức kinh tế khác như nhà máy, xí nghiệp, và tổ chức cung ứng vật tư Điều này bao gồm cả việc chura thanh toán hoặc ứng tiền trước cho người bán.
Trong quá trình mua sắm, hàng hóa và tiền hàng thường được tính toán theo thời gian, dẫn đến việc phát sinh công nợ với người bán.
Quy trình mua hàn của Công ty TNHH Tinh Hoa Ẩm Thực được giải quyết như sau:
- Bộ phận có nhu cầu mua hàng lập phiếu yêu cầu mua hàng lên Giám đốc để được phê duyệt
Sau khi Giám đốc ký duyệt yêu cầu, bộ phận mua hàng sẽ tiếp nhận và dựa vào kế hoạch đã được phê duyệt để xem xét báo giá Họ sẽ lựa chọn nhà cung cấp phù hợp và thiết lập đơn đặt hàng, sau đó gửi cho ban giám đốc kiểm duyệt trước khi chuyển đến nhà cung cấp.
Nhà cung cấp sẽ chuẩn bị các chứng từ cần thiết như phiếu giao hàng và hóa đơn GTGT, dựa trên số lượng và chất lượng hàng hóa mà công ty đã đặt Sau khi hoàn tất, hàng hóa sẽ được gửi đến công ty.
Các bộ phận liên quan đến mua hàng và kho sẽ tiến hành kiểm tra và nhận hàng đảm bảo đúng số lượng và chất lượng như đã ghi trong đơn bông và chứng từ Sau khi hoàn tất, bộ phận mua hàng sẽ gửi các chứng từ liên quan đến quá trình mua hàng cho bộ phận kế toán.
Phòng Kế toán sẽ tiến hành rà soát số lượng hàng hóa và vé đã mua, sau đó nhập dữ liệu vào phần mềm Misa Cuối kỳ, kế toán sẽ thực hiện kê khai cho học viên trên Misa và trong các chứng từ, đồng thời đóng sách thành các quyền để lưu trữ.
2.2.1.2: Kế toán công nợ phải trả
Công nợ kế toán đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kế toán của doanh nghiệp, liên quan đến các khoản nợ phải trả Quản lý công nợ hiệu quả không chỉ là yêu cầu mà còn là yếu tố cần thiết cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp Đặc điểm và quy mô sản xuất, ngành nghề kinh doanh, cùng với trình độ quản lý và đội ngũ kế toán, cần được xem xét để tổ chức bộ máy kế toán phù hợp Kế toán nợ phải trả linh hoạt giúp theo dõi chi tiết công nợ của từng nhà cung cấp, theo đơn mua hàng và thời gian nợ phải thanh toán Việc tổ chức công việc kế toán công nợ góp phần quan trọng vào việc cải thiện tình hình tài chính của doanh nghiệp.
Nhiệm vụ của công nợ kế toán phải trả:
Quản lý hóa đơn mua hàng là rất quan trọng, bao gồm các loại như hóa đơn mua hàng, hợp đồng kinh tế, hóa đơn chi phí mua hàng và hóa đơn xuất hàng trả lại nhà cung cấp Việc theo dõi những hóa đơn này giúp kiểm soát ứng dụng nợ hiệu quả hơn.
Kiểm tra chi tiết từng khách hàng về chứng từ nợ, hạn thanh toán và số tiền quá hạn Thông báo cho bộ phận bán hàng, bộ thu nợ và bộ quản lý lý do theo yêu cầu của cấp trên.
Kiểm tra chi tiết từng nhà cung cấp và bộ phận liên quan đến các chứng từ phát sinh nợ phải trả, bao gồm hạn thanh toán, số nợ quá hạn và phương pháp thanh toán Cần thông báo kịp thời cho các bộ phận mua hàng và quản lý cấp trên để đảm bảo quản lý tài chính hiệu quả.
Liên lạc thường xuyên với bộ phận / Cán bộ quản lý hop đồng về tình hình thực hiện đồng.
Theo dõi công nợ phải trả của từng nhà cung cấp là rất quan trọng, không chỉ đơn thuần là ghi chép từng hóa đơn mua hàng mà còn cần chú ý đến thời hạn thanh toán đầu tiên Việc quản lý này giúp doanh nghiệp duy trì mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và đảm bảo hoạt động tài chính ổn định.
Theo dõi mức tín dụng từng nhà cung cấp, nợ từng đợt mua hàng.
Hệ thống tự động tính thuế và kê khai thuế giúp đơn giản hóa quy trình hạch toán thuế GTGT Nó cung cấp phản hồi tự động về chi phí mua hàng và hạch toán các khoản nhập khẩu, đồng thời tự động tạo bút toán cho các giao dịch mua hàng và phiếu nhập kho.
Trong phiếu nhập kho, các chứng từ hạch toán là cần thiết để ghi nhận các khoản công nợ kế toán Công ty TNHH Tinh hóa ẩm thực chủ yếu sử dụng tài khoản 331 để hạch toán, với chi tiết cho từng đối tượng cung cấp.
-Kết cấu của tài khoản 331 :Phải trả người bán
Bên nợ Tài khoản 331 Bên có
Là số tiền Công tyTNHH Tinh hoa ẩm thực ứng trước, trả trước cho nhà cung cấp tại thời điểm đầu kỳ
Là số tiền Công tyTNHH Tinh hoa ẩm thực còn phải trả cho nhà cung cấp tại thời điểm đầu kỳ
- Là số tiền thanh toán, đã trả cho người bán, nhà cung cấp
