Công ty May mặc Quảng Việt - ĐH Hoa Sen

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập : Công ty May mặc Quảng Việt

Thời gian thực tập : Từ07/01/2013 đến 10/03/2013

Người hướng dẫn : Chị Nguyễn Thị Huy Thảo

Giáo viên hướng dẫn : Thầy Bùi Phương Uyên

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊ NHUNG

MSSV : 101405

Trang 2

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HOA SEN KHOA KINH TẾ THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO THỰC TẬP NHẬN THỨC

Tên cơ quan thực tập : Công ty May mặc Quảng Việt

Thời gian thực tập : Từ 07/01/2013 đến 10/03/2013

Người hướng dẫn : Chị Nguyễn Thị Huy Thảo

Giáo viên hướng dẫn : Cô Bùi Phương Uyên

Sinh viên thực hiện : NGUYỄN THỊNHUNG

MSSV : 101405

Tháng 03 năm 2013

Trang 3

TRÍCH YẾU

Với mong muốn giúp sinh viên có thêm kiến thức và có cơ hội rèn luyện bản thân trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, trường đã tạo điều kiện cho tôi làm quen với công việc, với môi trường, với con người và với rất nhiều điều mới mẻ Trong quá trình học tập và làm việc tại công ty may mặc Quảng Việt, tôi đã nhận được sự hướng dẫn, chia sẻ kinh nghiệm của các anh chị trong công ty Bên cạnh đó, tôi đã tự quan sát, tự tìm hiểu và tự học rất nhiều để có thể hoàn thành tốt đợt thực tập nhận thức này Mặc dù những công việc được giao không đúng với chuyên ngành của mình nhưng

đó cũng là may mắn giúp tôi học hỏi thêm rất nhiều kiến thức của ngành xuất, nhập khẩu và tôi cũng rút ra được rất nhiều bài học quý báu Kêt thúc đợt thực tập, tôi nhận thấy, nơi làm việc là nơi khá phức tạp, ở đó chúng ta không chỉ cần giỏi về chuyên môn

mà còn phải có cách ứng xử tinh tế và đó cũng là lý do giúp tôi rèn luyện được khả năng giao tiếp Tôi nhận rằng dù không phải chuyên môn của mình nhưng nếu có tinh thần học hỏi thì chúng ta nhất định sẽ thành công và một điều đặc biệt mà tôi nhận thấy là những kiến thức bạn được học trên giảng đường và thực tế có rất nhiều khác biệt Những kiến thức tôi tích lũy trong thời gian qua sẽ giúp tôi có nhiều sự lựa chọn trong tương lai, đó chính là những kiến thức nền tảng giúp tôi có thể theo học ngành xuất, nhập khẩu

Trang 4

MỤC LỤC

TRÍCH YẾU ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH v

LỜI CẢM ƠN vi

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY THỰC TẬP 1

1.1 LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN: 1

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 1

1.1.2 Lĩnh vực kinh doanh 1

1.1.3 Chức năng của công ty 2

1.1.4 Nhiệm vụ của công ty 2

1.1.5 Mục tiêu của công ty 3

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY: 3

1.2.1 Sơ đồ bộ máy của công ty 4

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 4

1.2.3 Sơ đồ bộ máy Kế toán 5

PHẦN 2: GIỚI THIỆU CÔNG VIỆC THỰC TẬP 8

2.1 Công việc photocopy, in ấn tài liệu 8

2.2 Công việc nhập liệu đăng ký Hải quan trên mạng 9

2.3 Công việc Fax giấy tờ 9

2.4 Học cách ứng xử trong môi trường làm việc 10

2.5 Công việc tự nghiên cứu 11

2.5.1 Tự nghiên cứu về quy trình xuất hàng 11

2.5.2 Tự nghiên cứu về tờ khai xuất xứ (CO) 17

2.6 Công việc quan sát 25

2.6.1 Quy định về giờ giấc làm việc 25

2.6.2 Quy định về đồng phục 25

2.6.3 Quy định về hộp mail chung 26

2.6.4 Quy định về hộp thư góp ý 26

PHẦN 3: NHẬN XÉT VÀ ĐỀ XUẤT 28

3.1 NHẬN XÉT TỔNG QUAN 28

Trang 5

3.2 ĐỀ XUẤT 29

KẾT LUẬN vii

TÀI LIỆU THAM KHẢO viii

NHẬN XÉT TỪ GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN ix

NHẬN XÉT TỪ PHÍA DOANH NGHIỆP x

Trang 6

DANH MỤC BẢNG BIỂU VÀ HÌNH ẢNH

Hình 1: Tờ khai hải quan hàng xuất khẩu 14

Hình 2: Hóa đơn thương mại 15

Hình 3: Tờ khai xuất xứ form AK 18

Hình 4: Tờ khai xuất xứ form B 19

Hình 5: Đơn đề nghị cấp CO form AK 21

Hình 6: Mẫu quy trình sản xuất 22

Hình 7: Mẫu Bảng kê nguyên phụ liệu sản xuất 23

Hình 8: Mẫu Định mức và tỷ lệ hao hụt của từng mã hàng 24

Trang 7

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành đợt thực tập nhận thức, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Khoa Kinh tế thương mại trường Đại Hoa Sen đã tạo điều kiện cho tôi có cơ hội tiếp xúc với môi trường làm việc thực tế, để tôi có thể hiểu rõ hơn về những kiến thức thầy cô đã giảng dạy và tìm hiểu thêm nhiều kiến thức bên ngoài nhà trường

Tôi cũng gửi lời cảm ơn đến thầy Phùng Thế Vinh và các thầy cô trong Khoa đã hết lòng truyền đạt kiến thức cũng như kinh nghiệm khi tiếp xúc với môi trường làm việc mới để tôi có thể hòa nhập dễ dàng và tiếp cận kiến thức hiệu quả hơn

Kính gửi lời cảm ơn đến Cô Bùi Phương Uyên đã tận tình hướng dẫn, chỉ ra những điểm chưa đúng và thiếu sót để tôi có thể hoàn thành báo cáo này

Với những kiến thức được trang bị trên trường lớp nhưng thực tế bên ngoài có rất nhiều điểm khác biệt khiến tôi rất bỡ ngỡ và có nhiều thiếu sót Chính vì thế, tôi cảm thấy rất may mắn và tôi thực sự biết ơn các thành viên trong công ty đã tận tình hướng dẫn tôi trong quá trình thực tập Anh chị đã giúp đỡ tôi tiếp cận với công việc thực tế và tạo điều kiện thuận lợi, hướng dẫn cho tôi chi tiết về quy trình, cách thức xử lý từng công việc cụ thể Đặc biệt, tôi xin gửi lời cảm ơn đến chị Huy Thảo- Trưởng phòng kinh doanh đã cho tôi cơ hội học tập và làm việc tại công ty, chị luôn tạo điều kiện cho tôi hoàn thành tốt đợt thực tập này Xin chân thành cảm ơn các anh chị đã giúp đỡ tôi trong thời gian qua

TÔI XIN CHÂN THÀNH CẢM ƠN!

Trang 8

NHẬP ĐỀ

Nhận ra sự khác biệt to lớn giữa lý thuyết và công việc thực tế khi bước vào môi trường làm việc, tôi rất trân trọng thời gian được thực tập tại Công ty may mặc Quảng Việt Tôi luôn cố gắng hết mình, lắng nghe sự chỉ dạy của các anh chị trong công ty, tôi

hi vọng dù thực tập trong một thời gian ngắn nhưng tôi cũng tích lũy được không ít kinh nghiệm về cả chuyên môn, kiến thức cũng như cách sống, cách làm việc sao cho hiệu quả

Công ty may mặc Quảng Việt là một trong những doanh nghiệp được đầu tư vốn nước ngoài ở Việt Nam trong thời kỳ hội nhập đã có những bước đi đúng đắn, phát huy tốt những nguồn lực của mình, và nhanh chóng gầy dựng được thương hiệu trong lòng khách hàng và đối tác khắp nơi Công ty đã, đang và ngày càng phát triển Đây là một môi trường làm việc chuyên nghiệp và công ty cũng cho tôi cơ hội tốt để tích lũy kinh nghiệm ngay từ khi còn ngồi trong ghế nhà trường Trước khi đến công ty, tôi đã đặt cho mình những mục tiêu rất thực tế để cố gắng đạt được:

 Học cách hòa nhập cùng môi trường mới, tác phong làm việc và cách ứng xử với mọi người xung quanh

 Làm quen với những công việc văn phòng

 Áp dụng kiến thức đã học vào thực tế, củng cố kiến thức chuyên ngành cũng như tìm hiểu những kiến thức mới

 Tích lũy kinh nghiệm để có thể thành công trong công việc tương lai và biết được phải làm những gì để chuẩn bị cho đợt thực tập tốt nghiệp sắp tới

 Nhận ra những điểm thiếu sót của bản thân để có thể hoàn thiện và củng cố trước khi ra trường và củng cố niềm tin khi làm việc thực sự

 Tạo mối quan hệ tốt với công ty và tìm kiếm cơ hội làm việc trong tương lai

 Hoàn thành đợt thực tập nhận thức và bài báo cáo thực tập

Trong thời gian hai tháng thực tập nhận thức tại công ty, tuy không dài nhưng nó cũng giúp tôi học hỏi được rất nhiều điều hay và tôi tin đây sẽ là hành trang giúp tôi thành công trong tương lai Những kinh nghiệm, kiến thức mới mà tôi đã tích lũy sẽ được thể hiện đầy đủ trong cuốn báo cào này

Trang 9

PHẦN 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY THỰC TẬP

Tên công ty: Công ty may mặc Quảng Việt

Tên giao dịch: KWANG VIET GARMENT CO, LTD

Giấy phép kinh doanh số: 1459/GP - Cấp ngày: 26/12/1995

Địa chỉ giao dịch: 65 Nguyễn Du, Quận 1, TP.HCM

Địa chỉ cơ sở sản xuất: Lô 10,khu phố 2, thị trấn Củ Chi, huyện Củ Chi, TP.HCM

Điện thoại: (848) 38245016

Mã số doanh nghiệp: 01459/GCNÐC11-BKH-HCM 300767575-1

Công ty có tài khoản ở Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank)

 Vốn đầu tư của công ty: 2 triệu USD

 Vốn pháp định của công ty: 2 triệu USD

Tổng số thiết bị hiện có: 4.159 máy

Hiện nay, công ty đang thực hiện gia công cho rất nhiều đơn hàng thuộc các nhãn hiệu thời trang thể thao nổi tiếng như: ADIDAS, NIKE, REEBOK, PUMA, VF – THE NORTH FACE,… với nhiều loại sản phẩm như: áo jacket, quần dài nam, áo sơ mi, áo gió, các loại đồ thể thao,… Đặc biệt là áo khoác mùa đông và áo khoác lông vịt cao cấp cho các

Trang 10

Công ty xuất khẩu các sản phẩm gia công của mình qua các thị trường như Châu Á,

Mỹ, Hàn Quốc, Canada, Châu Âu,…

1.1.3 Chức năng của công ty

 Nâng cao tay nghề cho đội ngũ công nhân viên để chất lượng sản phẩm không ngừng được nâng cao, đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất lượng, thời gian và chứng

từ

 Công ty còn nhập khẩu các máy móc, thiết bị chuyên dụng, phục vụ công tác sản xuất; nhập khẩu các nguyên phụ liệu may mặc phục vụ cho việc gia công hàng may mặc xuất khẩu

1.1.4 Nhiệm vụ của công ty

 Trong hoạt động kinh doanh, công ty có nghĩa vụ đăng ký kinh doanh và hoạt động đúng với ngành nghề đã đăng ký

 Đưa hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị hòa nhập với môi trường cộng đồng, đảm bào việc sản xuất phải gắn liền với bảo vệ môi trường

 Liên kết với các đơn vị cơ quan trong nước, tiến tới sử dụng ngày càng nhiều nguyên phụ liệu trong nước trong việc sản xuất sản phẩm, đảm bảo giảm các chi phí do phải nhập khẩu từ nước ngoài Từ đó giá thành sản phẩm sẽ giảm, nâng cao tính cạnh tranh của sản phẩm

 Công ty chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước pháp luật về các hoạt động cũng như sản phẩm mà công ty làm ra về chất lượng và đăng ký bản quyền sản phẩm

 Công ty không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm để thỏa mãn tốt hơn nhu cầu và thị hiếu của khách hàng

 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của mình lên Tổng Công ty ở Đài Loan và thực hiện tốt các kế hoạch đã đề ra hàng năm

 Nghiêm chỉnh chấp hành các hợp đồng gia công và các văn bản mà Tổng Công ty ở Đài Loan ký kết với khách hàng

 Đảm bảo các quyền lợi về lương bổng, quan tâm chú ý tới đời sống của nhân viên và công nhân Bên cạnh đó, bồi dưỡng và nâng cao tay nghề cho công nhân để nâng cao khả năng cạnh tranh của công ty đối với các đối thủ trong và ngoài nước cùng ngành

 Công ty phải luôn chấp hành các quy định của Nhà nước về nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp Ngân sách Nhà nước theo quy định của pháp luật

Trang 11

1.1.5 Mục tiêu của công ty

Mục tiêu của công ty là xây dựng, quản lý và điều hành một công ty sản xuất hàng may mặc cao cấp đạt tiêu chuẩn quốc tế để sản xuất và xuất khẩu sản phẩm gia công sang các nước Công ty luôn phấn đấu tang 20% mỗi năm về số lượng và 30% về kim ngạch xuất khẩu

Cải thiện điều kiện làm việc, nâng cao đời sống vật chất và tinh thần của người lao động trong công ty

1.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA CÔNG TY:

Hiện nay công ty có hơn 6500 nhân viên từ độ tuổi 18 đến 35 Trong đó đội ngũ cán

bộ nhân viên có trình độ đại học, cao học và trung cấp nghề có năng lực chuyên môn vững vàng, có khả năng lãnh đạo và giao tiếp tốt với khách hàng Đội ngũ công nhân có năng lực tương đương tốt nghiệp trung học phổ thông, có tay nghề cao với tinh thần siêng năng, chăm chỉ, khéo léo đã tạo ra những sản phẩm uy tín, chất lượng cao

Công nhân vào làm việc tại công ty được tuyển dụng từ:

 Thi tuyển trực tiếp tại công ty qua phỏng vấn và thử việc

 Được tiếp nhận từ trung tâm dạy nghề của Huyện Củ Chi

Sau thời gian thử việc 3 tháng, nếu đạt yêu cầu, người lao động sẽ được công ty

ký hợp đồng lao động 1 năm với mức lương cao hơn do Nhà nước quy định tại

Bộ luật Lao động 10-15%

Công ty thực hiện chế độ làm việc 8 giờ/ngày Nếu hàng nhiều và gấp thì thực hiện tang ca theo thỏa thuận lao động giữa Bộ phận Công đoàn nhà máy với Ban Giám đốc, luôn phù hợp với luật Lao động và công nhân được chế độ về lương tang ca Từ đó đảm bảo được các chế độ xã hội cho công nhân về lương và giờ làm việc,…

Trang 12

1.2.1 Sơ đồ bộ máy của công ty

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

 Ban giám đốc là đại diện của công ty, chịu trách nhiệm về tòn bộ kết quả hoạt động

của công ty, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối vời nhà nước là người trực tiếp tuyển chọn nhân viên rồi thông qua đó phân công quyền hạn và trách nhiệm cho từng bộ phận bên cạnh đó, giám đốc cũng là người trực tiếp điều hành mọi hoạt động kinh doanh của công ty

 Phòng Tài chính - kế toán là bộ phận giám sát các nguồn thu chi, giúp cho nguồn tài

chính của công ty, cân đối tài sản và nguồn vốn chịu trách nhiệm cho việc kiểm tra

và áp dụng các chế độ kế toán trong công ty, quan hệ với các ngân hàng và khách hàng, tính toán cũng như nộp đầy đủ thuế thực hiện nghĩa vụ với nhà nước Ngoài ra

bộ phận này còn chịu trách nhiệm cho việc quản lý về mặt tài chính, cũng như là thống kê và kế toán

 Phòng tổ chức hành chínhlà bộ phận giám sát có trách nhiệm giúp Ban Giám đốc

điều hành hoạt động của Công ty theo chức năng, nhiệm vụ được giao Phòng có chức năng tổ chức tổng hợp, thu thập, xử lý thông tin về tình hình và kết quả trên các lĩnh vực hoạt động của Công ty; đề xuất phương hướng, nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch, đề án công tác và kiểm tra đôn đốc, theo dõi việc thực hiện các nhiệm vụ và

kế hoạch đó Giúp Ban Giám đốc tổ chức thực hiện các mặt công tác pháp chế, hành chính, nhân sự, lao động - tiền lương,…

GIÁM ĐỐC

Phòng Tài chính - Kế toán

Phòng Tổ chức hành chính

Phòng Xuất

PHÓ GIÁM ĐỐC

Trang 13

 Phòng Nhập khẩu là phòng làm thủ tục khai báo Hải quan cho việc nhập khẩu

nguyên phụ liệu, máy móc chuyên dùng các loại phục vụ công tác gia công hàng may mặc Phòng được chia làm 2 bộ phận: chứng từ và giao nhận hàng hóa

o Bô phận chứng từ: có nhiệm vụ liên hệ với hãng tàu và Công ty tại Đài Loan

để thu nhập các chứng từ cần thiết cho việc lập tờ khai Hải quan nhập khẩu

o Bộ phận giao nhận hàng hóa: có nhiệm vu đăng ký tờ khai Hải quan tại chi cục Hải quan Quản lý hàng đầu tư TP.HCM, để nhập nguyên phụ liệu may và máy móc thiết bị Bộ phận này sẽ giải quyết và hoàn tất các loại thuế nhập khẩu do Nhà nước quy định

 Phòng Xuất khẩu có trên 20 nhân viên, cũng giống như phòng Nhập khẩu, phòng

Xuất khẩu cũng được chia ra 2 bộ phận là chứng từ và giao nhận hàng hóa

o Bộ phận chứng từ: nhân viên ở bộ phận nắm chắc các nghiệp vụ về chứng từ thanh toán, chứng từ nhập khẩu tại các nước nhập hàng, từ đó lên kế hoạch phân bổ thời gian và công việc với nhu cầu giao hàng Tất cả được thực hiện qua các công đoạn:

 Lưu cước tàu vận chuyển

 Lập tờ khai Hải quan xuất khẩu

o Bộ phận giao nhận hàng hóa: đăng ký tờ khai hàng xuất khẩu tại Chi cục Quản lý hàng đầu tư, Cục Hải quan TP.HCM và bộ phận có trách nhiệm hoàn tất các khoản thuế và lệ phí theo quyết định của Hải quan

1.2.3 Sơ đồ bộ máy Kế toán

Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại doanh nghiệp cùng với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ thông tin liên quan đến công tác kế toán tại doanh nghiệp từ khâu thu nhận, kiểm tra, xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động của đơn vị

Trang 14

Như đã nhắc đến trước đó, do đặc thù của Công ty là gia công hàng may mặc cho công ty Mẹ tại Đài Loan nên doanh thu của công ty chủ yếu từ giá gia công trên một đơn vị sản phẩm xuất khẩu cho khách hàng

Sau đây là kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty may mặc Quảng Việt vào các năm 2008, 2009 và 2010

Căn cứ vào bảng số liệu có thể thấy rằng lợi nhuận của công ty năm 2009 tăng so với năm 2008 nhưng lại giảm vào năm 2010 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu diễn ra vào cuối năm 2008 và đầu năm 2009 Chi phí mà doanh nghiệp bỏ ra có tỉ lệ khá lớn cho thấy tình hình chung về giá cả tăng trong chi phí thuê nhà xưởng, máy móc và nhân công Vì vậy trong tương lai, công ty nên giảm thiểu tối đa chi phí và đẩy mạnh doanh thu hơn nữa để bù đắp cho những tổn thất trên

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KT Thanh Toán, Tiền lương BHXH

KT Hàng Hóa KT Công Nợ Thủ Quỹ

Trang 15

Đơn vị tính: USD

Chi tiêu

Số tiền (USD)

Tỷ lệ (%)

Tỷ lệ (%) Tổng

doanh thu 6.634.620,00 100 7.626.000,00 100 8.200.000,00 100 Tổng chi

phí 3.980.772,00 60 4.397.151,60 57,66 5.084.000,00 62 Lợi nhuận

trước thuế 2.653.848,00 40 3.228.848,40 42,34 3.116.000,00 38 Lợi nhuận

Trang 16

PHẦN 2: GIỚI THIỆU CÔNG VIỆC THỰC TẬP

2.1 Công việc photocopy, in ấn tài liệu

Theo quy định của pháp luật, các chứng từ có liên quan của mỗi hoạt động thương mại ngoài được lưu lại 1 bộ tại công ty để dễ quản lý và có thể tìm lại trong trường hợp cần thiết thì còn phải gửi đi cho khách hàng và cho các cơ quan chức năng( vì là công ty xuất nhập khẩu nên chủ yếu các giấy tờ phải nộp lên Hài quan) Chính vì vậy, việc photo chứng từ là vô cùng quan trọng Tất cả các bộ phận đều cần phải in hay photo giấy tờ, chứng từ, đặc biệt bộ phận báo cáo là nơi tập hợp tất cả các giấy tờ, chứng từ trong công ty và cũng là nơi cần phải in, photo nhiều nhất Công việc này được xem là bước đầu cho quá trình làm việc của bất cứ ai và tôi đã được hướng dẫn sử dụng 2 loại máy này

 Nhận xét bản thân

 Công việc này được xem là đơn giản, nhưng đối với một sinh viên thực tập như tôi, tôi chưa bao giờ được tiếp xúc với công việc này thì nó cũng không hề dễ dàng Ban đầu, tôi vô cùng lo lắng, một phần vì môi trường làm việc mới lạ, một phần vì tôi chưa biết sử dụng những loại máy này nên tôi làm tốn khá nhiều thời gian của các chị hướng dẫn

 Tôi đã photo lệch giấy và photo thiếu chữ, mất chữ rất nhiều Tôi thấy rất có lỗi khi làm tốn nhiều giấy của công ty Nhưng các anh chị không hề trách móc mà chỉ cười và động viên tôi, anh chị hiểu được cảm giác bỡ ngỡ của sinh viên thực tập nên rất thông cảm

 Việc in giấy tờ cũng vậy, tôi đã in sai số lượng yêu cầu, tôi đã nhầm lẫn giữa việc

in 1 mặt hay 2 mặt Nhưng sau một vài lần sai sót và được sự hướng dẫn của các anh chị, tôi đã có thể tự in được đúng giấy tờ

 Kinh nghiệm bản thân

Trên máy photocopy có rất nhiều chức năng và nhìn rất khó hiểu nhưng trên thực tế chỉ cần

sử dụng những thao tác cơ bản vì máy đã được cài đặt sẵn Khi photocopy hay in giấy tờ cần chú ý:

 Kiểm tra số giấy trong khay và mực in trước khi photo

 Photocopy và in đúng giấy tờ cần thiết

 Đặt giấy thẳng mép máy photo để không bị lệch và mất chữ

 Kẹp theo đúng bộ hồ sơ, tránh kẹp sai để không mất thời gian tìm kiếm

 Sau khi phto xong cần kiểm tra xem giấy tờ có bị mất chữ hay không? Mực có đậm hay không?

Đối với in giấy tờ cần:

 In đúng giấy tờ cần thiết

 Điều chỉnh hướng in cho phù hợp với nội dung

Trang 17

 Để đủ lượng giấy trước khi in

 In đúng số lượng cần thiết, tránh lãng phí

 Kiểm tra giấy tờ sau khi in

 Kẹp vào đúng bộ hồ sơ, tránh thất lạc

2.2 Công việc nhập liệu đăng ký Hải quan trên mạng

Do tính chất công việc đòi hỏi độ chính xác cao và do thiếu kiến thức chuyên ngành nên tôi đã phải quan sát các anh chị khai báo rất nhiều lần và dành khá nhiều thời gian để học hỏi các từ ngữ chuyên ngành để có thể hiều được công việc mình sẽ làm Trước khi trực tiếp khai báo, tôi cũng được sự hướng dẫn rất kỹ của các anh chị

và dù có chút lo lắng khi khai báo nhưng tôi vẫn hoàn thành công việc vì có sự theo sát, kèm cặp của các anh chị trong bộ phận Tôi rất vui vì điều đó, vì tôi đã hoàn thành một công việc mà trước kia tôi chưa hề biết đến Bất cứ việc gì bạn cũng cần phải học thì mới có thể làm tốt được và tôi cũng thế! Công việc này giúp tôi tự tin hơn và nó cũng rèn luyên cho tôi có tinh thần học hỏi tốt và tính cẩn thận cao

 Khi hủy tờ khai thì tờ khai đó vẫn được lưu tại hải quan đến cuối năm, như vậy các tờ khai bị hủy sẽ được tập hợp và giải quyết một lần Thời gian giải quyết các

tờ khai bị hủy cũng khá lâu và không tránh khỏi những chi phí phát sinh, thậm chí còn bị phạt Vì vậy, khi khai báo cần xem xét xem các thông tin từ bộ phận khác gửi lên có trùng khớp với nhau hay không, không nên vội vàng khi khai báo

để tránh sai sót và kiểm tra lại nhiều lần trước khi xin ý kiến phản hồi từ hải quan

 Khai báo tờ khai hải quan hàng xuất cẩn thận, hạn chế sai sót đến mức tối đa, kiểm tra thật kỹ các thông tin trước khi gửi đi lấy phản hồi từ hải quan

 Cần phải chuẩn bị thêm một số giấy tờ trong trường hợp hải quan phân luồng vàng hoặc đỏ

 Bất cứ giấy tờ nào ngoài gửi đi cho khách hàng và hải quan thì cũng cần lưu tại đơn vị, phải chuẩn bị giấy tờ đầy đủ để lưu tại công ty theo đúng quy định

2.3 Công việc Fax giấy tờ

Máy Fax là công cụ tiện lợi để nhận và gửi thông tin trong công việc Việc sử dụng máy Fax cũng tương đối đơn giản Nhưng đây là lần đầu tôi sử dụng nên đã được các anh chị hướng dẫn

Trang 18

Lần đầu tiên sử dụng máy fax nên nó gây cho tôi rất nhiều khó khăn, tôi đã cố gắng chăn chú lắng nghe và quan sát sự hướng dẫn của các anh chị và giờ thì tôi có thể tự tin trong việc fax văn bản

 Kinh nghiệm bản thân:

 Chú ý việc sắp xếp giấy tờ một cách ngay ngắn, tránh bị đè lên nhau gây mất chữ khi Fax

 Kiểm tra giấy tờ cẩn thận về nội dung và hình thức trước khi Fax cho đối tác

 Tránh bấm nhầm số Fax của đối tác

2.4 Học cách ứng xử trong môi trường làm việc

Từ giã những tháng ngày sinh viên, bạn bước chân vào một môi trường hoàn toàn mới lạ: nơi thực tập Khác với ghế nhà trường, đến với môi trương công ty thì cần có sự cẩn trọng nhất định trong hành động và lời nói Để hòa nhập được với cuộc sống mới, với mọi người và giành được thiện cảm của các đồng nghiệp, điều trước tiên tôi phải có sự quan sát trong cuộc sống hằng ngày Trong quá trình là việc, ngoài những kiến thức chuyên môn, tôi cần phải học cách ứng xử phù hợp với mọi người xung quanh

 Nhận xét bản thân

Do đây là một môi trường hoàn toàn mới đối với tôi nên tôi rất cẩn trọng trong lời nói và hành động của mình Bên cạnh đó, tôi cũng được các anh chị chia sẻ rất nhiều về cách ứng xử trong khi làm việc nên tôi đã học hỏi được rất nhiều

 Luôn luôn có tinh thần học hỏi, sẵn sàng tiếp thu sự chỉ bảo của các anh chị làm việc lâu năm Những kiến thức trên ghế nhà trường chỉ là nền tảng và trên thực tế

có rất nhiều thứ sách vở không dạy chúng ta, vì thế hãy luôn ghi nhớ câu “Trăm nghe không bằng tay quen” và vui vẻ học hỏi kinh nghiệm từ các anh chị đồng nghiệp

 Hãy tranh thủ lắng nghe và quan sát để biết tính cách và có cách giao tiếp với từng người cho phù hợp nhất

 Khiêm tốn đón nhận sự chỉ bảo của các anh chị trong việc đối nhân xử thế

 Tránh làm phiền quá nhiều, làm ảnh hưởng đến quá trình làm việc của các anh chị

 Không được phép hỏi chuyện riêng một cách vô ý

 Hãy nhẫn nại, nhẹ nhàng trình bày ý kiến của mình vào thời điểm thích hợp khi

bị người khác chê bai, trách móc

 Không nên tỏ ra mình là người giỏi giang, sắc sảo, cái gì cũng biết, cũng làm được và sẵn sàng giải quyết được mọi công việc hiệu quả ngay tức thì

 Nếu ra vào trong công ty thì chúng ta nên tiến lại và cất lời chào trước

 Ai đó thành thật quan tâm khuyên bảo những điều tốt đẹp chúng ta nên đón nhận một cách biết ơn

Trang 19

 Trước khi quyết định làm một việc gì, nên hỏi ý kiến anh chị hướng dẫn và chỉ làm khi có sự cho phép của họ

Cần ghi nhớ tất cả những nguyên tắc trên, không ngừng học hỏi và tiếp thu ý kiến của những người có kinh nghiệm để thành công hơn trong công việc Nếu thực hiện được những điều trên thì chắc chắn chúng ta sẽ tạo dựng được những mối quan hệ tốt đẹp trong môi trường làm việc và chắc chắn bạn sẽ nhận được những sự giúp đỡ không toan tính, không vụ lợi Điều đó giúp bạn có tinh thần thoải mái khi làm việc để đạt hiệu quả cao hơn

và có cơ hội thăng tiến nhanh trong công việc

2.5 Công việc tự nghiên cứu

2.5.1 Tự nghiên cứu về quy trình xuất hàng

2.5.1.1 Tờ khai xuất, nhập khẩu Tất cả hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu (kể cả có thuế và không có thuế) đều phải khai báo làm thủ tục hải quan.Việc kê khai phải đảm bảo đầy đủ, chi tiết về đặc điểm, số lượng, trọng lượng, trị giá, quy cách, phẩm chất và mã số của hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu Người xuất khẩu, nhập khẩu phải nộp tờ khai hải quan theo mẫu do Tổng cục Hải quan ban hành

T

Loại hình xuất nhập khẩu

Tiêu thức 1(*): Người nhập khẩu

Tiêu thức 2(*): Người xuất khẩu

Tiêu thức 3(*): Người uỷ thác – Mã số

Tiêu thức 4(*):Đại lí làm thủ tục Hải quan

Tiêu thức 5(*): Loại hình

Trang 20

Tiêu thức 7(*): Số hợp đồng/ ngày ký/ngày hết hạn

Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại

Tiêu thức 9:Phương tiện vận tải

Tiêu thức 10: Vận tải đơn