Đang tải... (xem toàn văn)
Slide 1 ThS Hoàng Anh Duy, MBA Khoa QTKD Trường ĐH Ngoại Thương Bí quyết chào hỏi trong lần đầu gặp gỡ Hãy đứng lên khi bạn gặp gỡ một ai đó Hãy mỉm cười Hãy thể hiện sự giao tiếp bằng mắt Chủ động giới thiệu bản thân Bắt tay dứt khoát Hãy ghi nhớ tên đối tác ngay trong lần đầu gặp gỡ Lắng nghe họ nói Chỉ gọi tên thân mật của người mà bạn mới gặp sau khi đã được họ cho phép KHOẢNG CÁCH TRONG GIAO TiẾP Khoảng cách thân mật từ 0 > 50 cm Khoảng cách cá nhân từ 50cm > 1,2 m Khoảng cách xã hội từ.
ThS Hoàng Anh Duy, MBA Khoa QTKD Trường ĐH Ngoại Thương Bí chào hỏi lần đầu gặp gỡ Hãy đứng lên bạn gặp gỡ Hãy mỉm cười Hãy thể giao tiếp mắt Chủ động giới thiệu thân Bắt tay dứt khoát Hãy ghi nhớ tên đối tác lần đầu gặp gỡ Lắng nghe họ nói Chỉ gọi tên thân mật người mà bạn gặp sau họ cho phép KHOẢNG CÁCH TRONG GIAO TiẾP Khoảng cách thân mật: từ > 50 cm Khoảng cách cá nhân: từ 50cm > 1,2 m Khoảng cách xã hội: từ 1,2 m > 3,6 m Khoảng cách công cộng: 3,6 m CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP Nguyên tắc ABC Nguyên tắc 5C Nguyên tắc 7C June 27, 2022 Nguyên tắc ABC • Accuracy (chính xác) • Brevity (ngắn gọn) • Clarity (rõ ràng) NGUYÊN TẮC 5C Clear (rõ ràng) Complete (hồn chỉnh) Concise (ngắn gọn, xúc tích) Correct (chính xác) Courteous (lịch sự) NGUYÊN TẮC 7C Clear – rõ ràng Concise – ngắn gọn Correct – xác Complete – hồn chỉnh Consistency – quán Courteous – lịch Cautious – cẩn trọng NGUYÊN NHÂN VIỆC GIAO TIẾP LẠI THẤT BẠI ? TH 1:Người Quản lý tiệm bánh điện thoại sở SX cách gần 40km nỗi thất vọng tràn trề Hôm cô nhận 50 bánh đặt đặc biệt từ sở SX Cô chắn hôm qua cô đặt 15 Bánh dễ hỏng, làm theo đơn đặt hàng đặc biệt (giá cao) nên khó bán Nếu khơng bán ngày hơm sau phải hủy TH 2: Một Cty gửi thư chào hàng sản phẩm bảo hiểm tới số lượng lớn khách hàng Một số người danh sách người nhận thư chết Ðiều làm đau lòng người thân gia đình họ gây ảnh hưởng xấu đến hình ảnh cơng ty TH 3: Cty mỹ phẩm quảng cáo SP thời gian trận đấu bóng đá quốc tế truyền hình vào đêm cuối tuần chương trình có nhiều người xem Sau tháng quảng cáo, doanh số bán hàng không tăng TH 4: Một nhà máy may dự định diễn tập PCCC quy mô lớn thông báo đến trưởng phận Họ gửi danh sách nhân viên quan trọng phận, người lại vị trí diễn tập lý an tồn để tránh thất SP đến phận Vào ngày diễn tập, trưởng phận không nhận danh sách người cần lại nên định 40 nhân viên quan trọng nên nguyên vị trí khơng sơ tán Ðiều làm diễn tập thất bại phải tổ chức diễn tập khác tốn nhiều kinh phí 10 5.2 Khuyến khích người nói BÀI TẬP Hãy nghĩ lại điều khuyến khích người nói Các cách để khuyến khích người nói: 41 THỰC HÀNH: Sơn nhân viên nhóm bán hàng bạn Vài ngày gần Sơn thường buồn rầu hay cáu kỉnh Bạn cho gặp chuyện nên Bạn xếp để gặp Bạn làm để khuyến khích Sơn nói điều gặp phải ? (Đóng vai) 42 5.3.Phản hồi lại bạn nghe được: Tóm tắt lại ý cách rõ ràng, ngắn gọn Làm rõ : - Những thơng tin cịn mơ hồ - Lấy thêm thơng tin - Xem xét ý kiến người nói với quan điểm khác Thông cảm, chia sẻ xúc cảm, tình cảm người nói 43 TÌNH HUỐNG : Em bạn đứa trẻ 14t thông minh, nhanh nhẹn hiếu động mải chơi Chiều bé học về, bạn hỏi thăm tình hình học tập trường nào? Bé buồn trả lời : - Em bị điểm khơng làm Bạn nói với em ? 44 5.4 LẮNG NGHE, QUAN SÁT CÁCH ỨNG XỬ: Cần phải ý tới thông điệp thông qua cách ứng xử người xung quanh Nó thống khơng thống Có thay đổi cách ứng xử, đặc biệt với chất lượng cơng việc dấu hiệu cho thấy người có vấn đề => cần phát sớm giải chúng (VD bỏ nhà, bỏ việc…) 45 THỰC HÀNH: Hùng thợ tiện có tay nghề cao tháng trước áp dụng công nghệ Cty giảm 1/3 NV có anh May mắn anh tìm công việc ổn định tốt Anh cảm thấy thoải mái Cty Sau tháng làm việc, Cty thông báo để tăng chất luợng SP Cty đưa vào vận hành máy điều khiển vi tính khơng giảm biên chế GÐ cho tin tốt lành cải thiện ÐK làm việc tăng thu nhập Thái độ làm việc Hùng bắt đầu Trưởng phòng anh thấy anh tỏ thơ lỗ khó quản lý Hùng cố gắng thuyết phục Cơng đồn phản đối việc áp dụng công nghệ không thành công Anh trở nên khó tính hơn, thích tranh cãi khó chịu Nguyên nhân dẫn dến thay đổi cách ứng xử Hùng gì? Nếu Sếp Hùng bạn chọn phương án nào? Vì sao? A - Bỏ qua ứng xử B - Nói với anh nên tỉnh táo trở lại C – Nói chuyện với thái độ 46 Hãy chọn hình thức giao tiếp viết/nói cho phù hợp với trường hợp sau: THỰC HÀNH: Một xe vận tải hàng bạn gặp tai nạn bạn cần thông báo cho khách hàng biết việc giao hàng bị ảnh hưởng Bạn muốn kiểm tra xem nhân viên bán hàng khu vực khác dự họp phịng vịng ngày tới Bạn muốn thông báo đến Nhân viên vấn đề nghiêm trọng vừa xảy Sản xuất Cty Bạn xây dựng cẩm nang chất lượng Cty sếp bạn muốn loại bỏ nhiều loại giấy tờ tốt Các nhân viên nhà thầu thường vào số khu vực cấm quan 47 III KỸ NĂNG VIẾT Giao tiếp ngôn ngữ viết - Được biểu ký hiệu chữ viết tiếp thu thị giác VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp đồng, toán, thiệp mời, thiệp chúc mừng…) NHỮNG YẾU TỐ GIÚP ÐẠT HIỆU QUẢ TỐT - Trình tự thơng tin trình bày: logic - Từ ngữ sử dụng: xác, phù hợp, dễ hiểu - Sự xác văn phạm - Phù hợp với đối tượng người đọc - Cách trình bày: rõ ràng, dễ theo dõi 48 BÀI TẬP THỰC HÀNH Anh Chiến Kế toán trưởng gửi cho anh Tú trưởng phòng Marketing thư có nội dung sau : Hãy nhận xét sửa lại (nếu cần) văn Văn Người gửi : Chiến Gửi : Tú Cảm ơn tập tài liệu PT thông tin Tôi liếc qua vụ đêm cho anh biết kết tính tốn cuối vào ngày mai Ðược chứ? 49 Văn Người gửi : Nguyễn Ðức Chiến – Kế tốn trưởng Kính gửi : Anh Lê Tuấn Tú – Trưởng phòng Marketing V/v : Tập tài liệu PT Ngày 15 tháng năm 2011 Cảm ơn anh gửi cho tài liệu PT thông tin bổ sung Tối xem xét tất chi tiết tính tốn chi phí phù hợp Số liệu cuối đuợc giao cho anh vào 10h30 sáng mai Nếu anh cần thơng tin sớm gọi cho theo số máy nội 308 truớc 4h30 chiều Nguyễn Ðức Chiến 50 Kỹ viết hiệu Giai đoạn chuẩn bị viết: 1.1 Xác định chủ đề chung văn 1.2 Nghiên cứu tài liệu cần thiết 1.3 Lập dàn ý cho văn - Xác định ý lớn - Xác định ý nhỏ - Sắp xếp ý Giai đoạn viết: 2.1 Phần mở đầu - Giới thiệu chủ đề chung - Thu hút ý người đọc 2.2 Phần triển khai - Câu chủ đề - Câu khai triển - Câu kết 2.3 Phần kết - Tóm tắt lại vấn đề IV Kỹ đặt câu hỏi: Tầm quan trọng việc đặt câu hỏi? Dùng câu hỏi để thu thập thông tin Dùng câu hỏi để tạo không khí tiếp xúc Dùng câu hỏi để kích thích định hướng tư Dùng câu hỏi để đưa đề nghị Các loại câu hỏi: 2.1.Câu hỏi đóng Câu hỏi mở: • Anh có hút thuốc khơng? • Phịng dành cho người hút thuốc chỗ vậy? 2.2.Câu hỏi trực tiếp câu hỏi gián tiếp: • Ý kiến anh vấn đề gì? • Nếu chọn phương án A để giải vấn đề, anh thấy có hạn chế gì? Dùng câu hỏi với mục đích khác Câu hỏi tiếp xúc: Nêu vấn đề phụ, thơng thường… Câu hỏi có tính đề nghị: Mang tính thăm dị, khỏi bế tắc Câu hỏi hãm thắng: Giảm tốc độ phát biểu đối tượng Câu hỏi kết thúc vấn đề: “Có phải việc xong rồi?” Câu hỏi thu thập ý kiến: “Theo ý quý vị thì…?” Câu hỏi xác nhận: “Bạn có nhận thấy rằng….?” Câu hỏi lựa chọn: “Anh chọn loại màu xanh hay màu đỏ?” Câu hỏi đối lập: “Chẳng lẽ sản phẩm có thương hiệu tiếng mau hỏng sao?” Câu hỏi thay câu khẳng định: “Chắc bạn không nghĩ sản phẩm mau hỏng chứ?” Kỹ đặt câu hỏi hiệu quả: • Khơi gợi hứng thú người đối thoại • Nên bắt đầu câu hỏi dễ • Khơng đặt nhiều câu hỏi, nhiều nội dung lúc Lưu ý: 5C: Lắng nghe * Courteous : lịch sự, nhã nhặn * Correct: đúng, khơng sai sót Thân thiện * Clear: rõ Hiểu biết * Complete: đầy đủ, hoàn chỉnh Chủ động * Concise: ngắn gọn ... Khoảng cách thân mật: từ > 50 cm Khoảng cách cá nhân: từ 50cm > 1,2 m Khoảng cách xã hội: từ 1,2 m > 3,6 m Khoảng cách công cộng: 3,6 m CÁC NGUYÊN TẮC CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP Nguyên tắc... tờ tốt Các nhân viên nhà thầu thường vào số khu vực cấm quan 47 III KỸ NĂNG VIẾT Giao tiếp ngôn ngữ viết - Được biểu ký hiệu chữ viết tiếp thu thị giác VD: Email, chat, thư, fax, văn bản, hợp... thanh, tiếp thu thính giác; Có tác động trực tiếp, mạnh mẽ, sâu sắc đến tình cảm, ý chí, hành động người - Ngơn ngơn nói là: trực tiếp (VD: gặp mặt trực tiếp) gián tiếp (VD:qua điện thoại) 18 Các