Chương 2 các kỹ năng giao tiếp cơ bản

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH TIỂU LUẬN MÔN HỌC KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỀ TÀI CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN GVHD Nguyễn Thị Sáu Lớp học phần DHKT14AT Nhóm 2 TP Hồ Chí Minh , ngày 24 tháng 2 năm 2020 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH TIỂU LUẬN MÔN HỌC KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỀ TÀI CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN Lớp học phần DHKT14ATT NHÓM 2 STT HỌ VÀ TÊN MSSV 1 Nguyễn Thị Mỹ Nhi 18020191 2 Nguyễn Thị Hoài Trâm 18.

BỘ CƠNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP.HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH TIỂU LUẬN MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỀ TÀI: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN GVHD: Nguyễn Thị Sáu Lớp học phần: DHKT14AT Nhóm: TP Hồ Chí Minh , ngày 24 tháng năm 2020 BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC CƠNG NGHIỆP TP HỒ CHÍ MINH KHOA THƯƠNG MẠI DU LỊCH TIỂU LUẬN MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP ĐỀ TÀI: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN Lớp học phần: DHKT14ATT NHÓM STT HỌ VÀ TÊN Nguyễn Thị Mỹ Nhi Nguyễn Thị Hoài Trâm Trịnh Thu Trang Lê Thị Cẩm Nhung Nguyễn Kiên Nguyễn Nhật Kha MSSV 18020191 18025321 18036721 18041631 18038861 18042691 TP Hồ Chí Minh, ngày 24 tháng năm 2020 BẢNG PHÂN CÔNG VIỆC CỦA CÁC THÀNH VIÊN S HỌ VÀ TÊN T T Nguyễn Nhật Kha Nguyễn Thị Mỹ Nhi Nguyễn Thị Hoài Trâm Trịnh Thu Trang CƠNG VIỆC Mức độ hồn thành 100% -Phân cơng cơng việc cho thành viên -Tìm tài liệu phần kỹ giao tiếp qua điện thoại kỹ giao tiếp thư tín -Tìm tài liệu phần kỹ 100% sử dụng phương tiện giao tiếp -Tổng hợp liệu thành viên -Làm powerpoint, định dạng word -Tìm tài liệu phần kỹ 100% xã giao -Soạn thảo word -Tìm tài liệu phần kỹ lắng nghe -Soạn thảo word 100% Lê Thị Cẩm Nhung -Tìm tài liệu phần kỹ thuyết trình -In file word 100% Nguyễn Kiên 100% -Tìm tài liệu phần kỹ đặt câu hỏi trả lời câu hỏi -Soạn thảo word Đánh giá GV Chương 2: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN I KHÁI NIỆM VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP Định nghĩa 1.1 Định nghĩa kỹ Theo Nguyễn Lân, “kỹ khả ứng dụng tri thức khoa học vào thực tiễn” Trong Tiếng Anh, kỹ đực dịch thành “skill” Từ điển Oxford định nghĩa “skill” khả tìm giải pháp cho vấn đề có nhờ rèn luyện Có thể thấy, khái niệm kỹ nhìn nhận từ nhiều góc độ khác Tổng kết quan điểm trên, định nghĩa kỹ khả thực có kết hành động cách vận dụng tri thức, kinh nghiệm hành động phù hợp với điều kiện cho phép Kỹ không đơn mặt kỹ thuật hành động, mà biểu lực người 1.2 Định nghĩa kỹ giao tiếp Kỹ giao tiếp tốt sở cho giao tiếp có hiệu Để rèn luyện kỹ giao tiếp tốt cần thông qua rèn luyện hiệu kỹ giao tiếp cụ thể Kỹ giao tiếp khả vận dụng hiệu tri thức kinh nghiệm giao tiếp, phương tiện ngôn ngữ phi ngơn ngữ vào hồn cảnh khác trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp II MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP Kỹ sử dụng phương tiện giao tiếp Trong trình giao tiếp phải sử dụng phương tiện giao tiếp Phương tiện giaon tiếp tất yếu tố mà dung để thể thái độ, tình cảm, mối quan hệ tâm lí khác giao tiếp Phương tiện giao tiếp phong phú đa dạng, chia chúng làm hai nhóm chính: ngơn ngữ phi ngơn ngữ tách rời nhau, mà thường bổ sung cho 1.1 1.1.1 Kỹ sử dụng phương tiện giao tiếp ngôn ngữ Khái niệm Kỹ giao tiếp ngôn ngữ kỹ thể tiếp xúc, trao đổi thông tin người với người thơng qua nói viết có hiệu Kỹ giao tiếp ngôn ngữ thể thơng qua kỹ năng: viếtđọc, nói- nghe • • Ngơn ngữ nói ngơn ngữ hướng vào người khác, biểu âm tiếp nhận thính giác nhằm đạt mục đích, ý đồ riêng cá nhân hay cảu nhóm Ngơn ngữ viết ngôn ngữ nhằm hướng vào người khác, biểu đạt chữ viết thu nhận thị giác Ngơn ngữ viết có đặc điểm riêng ngồi u cầu chặt chễ ngữ pháp cịn có u cầ tả chia thành ngơn ngữ đối thoại (như viết the trao đổi) ngôn ngữ độc thoại (đọc sách báo) 1.1.2 Các yếu tố tác động đến kỹ giao tiếp ngôn ngữ Nội dung ngơn ngữ Tức ý nghĩa lời nói, câu, ngữ, từ… Ý nghĩa ngôn ngữ có hai hình thức tồn tại: khách quan chủ quan Khách quan khơng phụ thuộc vào sở thích, ý muốn cá nhân Tính chủ quan thể chỗ, có từ vơ thưởng vơ phạt q trình sử dụng gây phản ứng, cảm xúc tích cực hay tiêu cực - Tính chất ngơn ngữ Trong giao tiếp tính chất ngơn ngữ nhịp điệu, âm điệu, ngữ điệu… đóng vai trị quan trọng Trong nói cần ý tới giọng điệu, ngữ điệu lời nói có rõ ràng, khúc chiết hay không, phụ thuộc nhiều vào cách nhấn giọng Nhờ cách nhấn giọng lời nói làm cho người nghe ý tới lời nói - Hai yếu tố khác thay đổi ý nghĩa lời nói cách uốn giọng ngữ điệu Trong lúc nói phải có lúc lên giọng, xuống giọng, lúc nhặt, lúc khoan, lúc nói nhẹ, lúc gằn tiếng lời nói bật lên Điệu nói Điệu cử tay chân vẻ mặt thường điệu phụ họa theo lời nói để giúp thêm ý nghĩa cho Tuy nhiên việc sử dụng điệu nói phải phù hợp với phong tục, tập quán, văn hóa - Phong cách ngơn ngữ Phong cách ngơn ngữ thể qua lối nói, lối viết tức cách dung từ ngữ để diễn đạt ý giao tiếp Việc sử dụng phong cách ngơn ngữ địi hỏi cá nhân cần nhận thức yêu cầu loại phong cách khéo léo sử dụng phong cách hoàn cảnh khác - Một số nguyên tắc giao tiếp ngôn ngữ Lời nói phải vai Trong giao tiếp, lời nói phải phù hợp với vai trị, vị trí chủ thể giao tiếp thể qua cách xưng hô, giọng nói… A ngang hang với B: thân mật, bình đẳng A nhỏ B: tơn kính, lễ phép A lớn B: giọng nói độ lượng, nhường nhịn, có giúp đỡ Lời nói phải phù hợp với trình độ người nghe: tùy trình độ người nghe mà ta chọn từ ngữ, cách diễn đạt phù hợp tránh có hiểu lầm Nội dung truyền đạt cần rõ ràng, mạch lạc, tránh dung từ theo nhiều nghĩa, khơng nên có từ, câu thừa Cách nói phải khéo léo, tế nhị “nói lọt đến xương” 1.1.4 Lưu ý giao tiếp ngôn ngữ: Âm lượng: giọng nói cần phải rõ ràng đủ nghe,có sinh lực, có khí lực có sức thuyết phục Thêm vào độ cao thấp trầm bổng nói… Phát âm: âm vực phải chuẩn, tròn vành rõ chữ, không méo tiếng hay nuốt chữ, không nhầm lẫn âm Độ cao: giọng nói phải có lúc cao, lúc thấp, lúc đẩy, lúc kéo Vậy muốn nói to, nói vang, nói ngày khơng biết mệt, ta phải phát âm nào? Vùng phát âm ơt “ vịm cộng mình” – vùng khoang miệng có cấu trức vịm hang động Chất lượng: theo nguyên lý phát âm, luồng từ phổi chạm vào dây quản phát nguyên âm Muốn nói to nói rõ, âm mạnh mẽ tiếng phải phát từ khoang miệng 1.1.3 - - - - - - - Tốc độ: giao tiếp tốc độ nói hoàn toàn phụ thuộc vào người nnghe Với đối tượng cao tuổi cần nói chậm, nhẹ nhàng thuyết trình giao tiếp với đám đơng trước hội trường tồn nên cần nói hồnh tráng thuyết phục giao tiếp, phải ln quan sát đo phản ứng người nghe với cách trình bày ta để điều chỉnh cho phù hợp Điểm dừng: văn nói khác với văn viết, đọc đoạn trên, đoạn dưới, dấu chấm câu Nhưng với văn nói, câu cách nói khác dẫn đến cách hiểu khác Điểm nhấn: có hai loại nhấn mạnh Loại thứ trường độ nghĩa kéo âm lượng dài Loại thứ hai cường độ nghĩa tập trung lượng vào từ ngữ cách mạnh mẽ dứt khoát Và cách hiểu người nghe phụ thuộc vào phụ thuộc vào điểm nhấn vị trí câu Phân nhịp: nói ta phải nhấn mạnh vào từ chốt câu, câu chốt nhât đoạn điều giúp người nghe dễ hình dung bắt ý Kỹ sử dụng phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ Khái niệm Kỹ giao tiếp phi ngôn ngữ kỹ thể thông qua vận động thể cử chỉ, tư thế, nét mặt, giọng nói, thơng qua cách trang phục tạo khoảng không gian định giao tiếp 1.2.2 Phân loại giao tiếp phi ngơn ngữ Theo giác quan giao tiếp phi ngôn ngữ chia thành: Giao tiếp thông qua thị giác: chủ thể tiếp nhận thông tin thông qua nét mặt, ánh mắt nụ cười, điệu bộ, cử chỉ, diện mạo, trang phục kèm… Giao tiếp thơng qua thính giác: thơng tin tiếp nhận thong qua giọng nói, tốc dộ nói, âm đệm theo Giao tiếp thông qua khứu giác: mùi hương môi trường giao tiếp, mùi thể tác động đến đối tác, tạo nên phản hồi giao tiếp Giao tiếp thông qua xúc giác: bắt tay, đụng chạm, ôm hôn… Giao tiếp thông qua vị giác: văn hóa ẩm thực yếu tố quan trọng giao tiếp thơng qua ăn đồ uống… người ta giao tiếp chuyển tải thái độ tình cảm 1.2 1.2.1 - Theo mục đích giao tiếp phi ngon ngữ có hai loại: - - - - Giao tiếp phi ngôn ngữ không chủ định: biểu mang tính hành vi, tư thế, nét mặt… xuât theo phản xạ, tự động diễn khơng có kiểm sốt ý thức Giao tiếp phi ngơn ngữ có chủ định: biểu hành vi, cử chỉ, biểu nét mặt có ý thức, có mục đích với cố gắng ý chí 1.2.3 Các kênh giao tiếp phi ngôn ngữ Giao tiếp qua giọng nói ( âm điệu, ngữ điệu, nhịp độ giọng nói) Thơng qua giọng nói biết tâm trạng cảm xúc người giao tiếp Ví dụ: vui mừng, ngữ điệu trở nên nhiệt thành, tiếng nói trẻo trạng thái buồn, giọng nói nhỏ, chậm ngắt quảng Thơng qua giọng nói biết tính cách người: Người hướng ngoại nói to, rõ ràng Người hướng nội, giọng nói nhẹ nhàng, nhịp độ từu tốn, thích nói nhỏ + Qua giọng nói hiểu tính quan trọng hay khẩn cấp thông tin + Qua giọng nói xác định tình trạng sức khỏe người khác Một giọng nói tốt phải có điều kiện sau: + Phải có cường độ: tiếng nói khỏe, mạnh dễ tác động đến người nghe + Phải có âm vực rộng: tức phát âm thật trầm dến âm thật bổng + Phải có nhiều âm sắc: giọng, cường độ người phát tiếng trẻo, mềm mại dễ nghe Người phát tiếng the thé khó nghe Nét mặt Charles Dawin làm thí nghiệm kết luận nét mặt biểu lộ loại tình cảm khác nhau: vui buồn, tức giận, ngạc nhiên, ghê tởm, sợ hãi, quan tâm Ngồi tính biểu cảm, nét mặt cịn cho ta biết nhiều cá tính người người có nét mặt căng thẳng thường người dứt khốt trực tính Người có nét mặt mềm mại vùng miệng hịa nhã, than mật, biết vui đùa dễ thích nghi giao tiếp Nhướng mày thường dấu hiệu cho biết người ta không hiểu muốn lặp lại thông tin Nhăn trán, cau mày dấu hiệu phổ biến lúng túng lo lắng, giận Nét mặt mang giá trị giao tiếp đa dạng phong phú, khả “đọc” nét mặt người khác phụ thuôc vào phần nhiều kinh nghiệm sống - Ánh mắt Dân gian có câu “đơi mắt cửa sổ tâm hồn” lẽ cặp mắt điểm khởi đầu cho tất nghiên cứu, quan sát tìm hiểu, qua ánh mắt người nói lên nhiều thứ mắt phản ánh trạng thái cảm xúc, bộc lộ tình cảm, tâm trạng ước nguyện người bên ngồi Trong giao tiếp ánh mắt cịn đóng vai trị “đồng hóa” câu chuyện biểu ý, tơn trọng, đồng tình phản đối Ánh mắt người phản ánh cá tính người đó: người có óc thực tế thường có nhìn lạnh lùng, người nhay thẳng nhân hậu có nhìn thẳng trực diện, người nham hiểm đa nghi có nhìn xoi mói, lục lọi, người có ý gian khơng chân thành hay nhìn láo liên, lấm lét - Nụ cười Trong giao tiếp dung nụ cừi để biểu lộ tình cảm thái độ Mỗi điệu cười thể thái độ đó, giao tiếp, nên phải tinh nhạy qua sát nụ cười đối tượng giao tiếp để biết lòng họ - Các cử Các cử gồm chuyển động đầu (gật đầu, lắc đầu…), bàn tay (vẫy chào, khua tay), cánh tay… Vận động chúng có ý nghĩa địng giao tiếp thật vậy, chuyển động đầu “đồng ý” hay “ không đồng ý” bàn tay lời nói, từ chối, chống đối hay van xin Ngồi ra, lưỡi dung truyền thơng khơng chủ định Chúng ta liếm môi căng thẳng đứng trước điều kích động Thường cử bàn tay nói lên nhiều điều ngón tay chum lại thành hình tháp chng chóng cằm chứng tỏ nghi ngờ đưa bàn tay lên mũi biểu sợ hãi Đưa bàn tay lên mơi chứng tỏ có xấu hổ ngồi mà hai bàn tay để mở lùng lằng hai chân chứng tỏ thất vọng Vị trí ngồi đơi bàn chân đứng hay ngồi nói chuyện cho biết đối tượng có thái độ trạng thái Nếu hai đôi bàn chân hướng vào tức hai người không muố tham gia người thứ Trong đám đông, thường hướng bàn chân tới người mà có cảm tình Khi đứng nói chuyện với bạn mà hai bàn chân đói tượng hướng phía cửa, chứng tỏ vội - Tư Tư phương tiện giao tiếp Tư có vai trị biểu cảm, nhìn thấy qua tư trạng thái tinh thần thoải mái hay căng thẳng + Tư Tư đẹp nhanh nhẹ nhàng, ngẩn cao đầu, ngực ưỡn phía trước chút Chứng tỏ người tự tin động giàu nghị lực, hướng đến công việc quan trọng, mà góp phần tạo nên phẩm chất Đó tác động trở lại hành vi tâm lý Khi đi, bạn xách cặp, dung tay trái, để tay phải ln sẳn sàng chìa bắt tay + Tư đứng Tư đứng đẹp tư đứng thẳng người, ngẩng cao đầu, vai khơng nhơ phía trước, ngực thẳng hai tay bng xi tự nhiên, lịng bàn tay hướng vào trong, ngón tay chạm vào quần nhign bên, từ mép tai mắt cá chân phải đường thẳng tưu đứng làm cho người ta cảm thấy người đường hoàn, tự tin phóng khống + Tư ngồi Khi ngồi phải để tay vịn lên giá lên đùi lên bàn có bàn phía trước; hai chân nên khép lại hở chút, nam giới chéo chân không ghếch chân cao, không rung chân; nữ giới co thể gác chân lên không duỗi thẳng phí trước, trước ngồi, cần xem ghế có bị bẩn hay khơng Khi bắt đầu ngồi xuống, cần phải nhẹ nhàng, chắn nữ giới mặc váy hay áo dài nên lưu ý để váy, áo bị gấp bị nhàu - Diện mạo 10 - - - Đốn trước thơng điệp, nghe bạn nghĩ đốn trước điều mà đối tượng nói làm lạc hướng cản trở việc lắng nghe thật Nghe cách máy móc, có bạn nghe rõ chi tiết câu chuyện, bạn không nắm vấn đề bạn nghe chúng cách khái quát mà không nắm rõ vấn đề Buông trôi sụ ý: lắng nghe phải tập trung cao độ, nhiên hầu hết tập trung tới mức Chúng ta có xu hướng tựu nhiên muốn buông trôi, không muốn nghe 2.4 Kỹ cần thiết lắng nghe Kỹ biểu lộ quan tâm Tạo bầu khơng khí bình đẳng tư “dấn thân” (khơng cách xa ngang tầm đối diện…) Cách biểu lộ quan tâm tốt chăm lắng nghe Muốn nghe người nói, bạn nghiêng người phía trước mắt nhìn thẳng vào họ với tư cởi mở khoanh tay lại gây ngăn cách tạo ức chế Sự quan tâm thể qua cử đáp ứng thể Trước hết cần tránh cản trở tập trung tư tưởng đối phương cử khơng lien quan tới điều nói Kỹ gợi mở Khuyễn khích người nói tiếp tục câu chuyện cách tỏ bạn hiểu vấn đề, thơng cảm với họ gật đầu, nụ cười, ánh mắt… Hãy cẩn thận lắng nghe sẵn sang phản hồi lời lẫn không lời Thỉnh thoảng đặt câu hỏi để hiểu rõ chứng tỏ bạn ý lắng nghe Câu hỏi bạn khiến người đối thoại bộc lộ nguyên nhân sâu xa vấn đề Tuy nhiên đàm thoại không nên hỏi nhiều, hỏi kiểu chất vấn hay bắt chẹt Khi nghe bạn vừa tỏ trung lập vừa quan tâm từ câu vô thưởng vô phạt với giọng tích cực Giữ thinh lặng đầy quan tâm cách làm cho đối tượng lấp đầy khoảng trống lời bổ sung, giải thích… Tuy nhiên, nhớ xác định thời gian im lặng cho hợp lí vấn đề nhạy cảm tùy thuộc vào dấu hiệu nhận thân cảm thấy Kỹ phản ánh Phản ánh tức người nghe xếp lại lại nội dung điều người vừa nói nhằm làm cho đối tượng biết hiểu họ 15 Phương pháp phản ánh chuẩn mực diễn đạt lại, tức bạn hay nêu lại thực chất điều mà đối tượng muốn nói Diễn đạt lại cách ngắn gọn để đối tượng có hội kiểm điểm lại nói Kỹ thuyết trình 3.1 Khái niệm Thuyết trình cách trình bày nhân định, quan điểm, chiến lược phát triển… nhắm thuyết phục người nghe theo mình, chấp nhận quan điểm, suy nghĩ với mình, hành động theo ý muốn 3.2 3.2.1 Các kỹ thuyết trình Chuẩn bị thuyết trình Xác định mục đích Người thuyết trình cần chọn đề tài phù hợp với mạnh, kiến thức kinh nghiệm thân Khơng nên thuyết trình vấn đề k nắm vững k ngang tầm với bạn + Analyse- phân tích, so sánh tên đề tài có lien quan đến chủ đề cần thuyết trình Trên sở đó, chọn đề tài thích hợp + Brainstorm- động não suy nghĩ nội dung cần thuyết trình, điểm cần nhấn mạnh nguồn tài liệu cần thiết Có thể thu thập thơng tin cách: xem lại nghiên cứu, ấn phẩm, kinh nghiệm kiến thức thân; học hỏi kinh nghiệm từ chuyên gia có am hiểu; ngiên cứu tác phẩm xuất bản; tìm hiểu thơng tin thực tế; tìm kiếm thông tin internet… + Choose- lựa chọn sở số liệu, tài liệu có được, bạn lựa chọn thơng tin tốt nhất, thích hợp Lựa chọn nội dung, điểm nhấn quan trọng - Tìm hiểu thính giả - Để truyền đạt thông tin cách hiệu cần lưu ý trình độ văn hóa quan điểm người nghe Quy mô người nghe ảnh hưởng đến kết cấu q trình Nếu có người nghe, bạn trả lời câu hỏi người nghe cách cụ thể, đề nghị người nghe cho biết ý kiến vấn đề trình bày Cịn trường hợp có đơng người nghe, buổi thuyết trình phần lớn mang tính chiều Trong trừng hợp này, rõ ràng, chnhs xác dễ hiểu yếu tố quan trọng để trì ý người nghe suốt buổi thuyết trình 16 Để xác định đối tượng nghe buổi thuyết trình ai, người thuyết trình cần nói chuyện với họ, nói chuyện với người biết họ cần có quan sát tổng thể cách tỉ mỉ - Soạn thuyết trình Để người nghe tiếp nhận trọn vẹn nội dung thuyết trình, bạn cần lưu ý đến ngơn ngữ thể Bài thuyết trình cần thể theo lối văn nói Bắt tay vào soạn thảo Bước 1: Soạn lời giới thiệu Bước 2: Giới thiệu nội dung Bước 3: Soạn phần phần thuyết trình Bước 4: Soạn phần kết luận Sắp xếp thông tin Sau hoàn tất thảo đầu tiên, bạn nên chỉnh sửa lại thông tin Đọc lại thảo lượt để chắn thông tin xếp theo trật tự ưu tiên hợp lí thông tin cần thiết đưa vào - Viết tự nhiên Khi chuẩn bị thuyết trình, bạn cần sử dụng cấu trúc câu đơn giản Hãy xem người nghe người đối thoại với mình, điều nỳ giúp bạn tạo bầu khơng khí thân mật - Ngắt nhịp trình bày Soạn thảo cách đặt vào vị trí người nghe Nên xếp để có khoảng im lặng thời điểm cần thiết, muốn nhấn mạnh ý hay muốn chuyển tiếp từ ý sang ý khác - Chuẩn bị mẩu giấy ghi Ngồi chính, bạn bổ sung them mẩu giấy nhỏ ghi ý Điều giúp bạn tránh tượng đọc có dụng ý nhắc nhở bạn quen đề cần trình bày 3.2.2 Thiết kế Power Point - Số lượng slide: 6- 12 slide cho 10 phút thuyết trình; 30- 70 slide co - Hình thức slide: - 17 Cỡ chữ: từ 28 trở lên, chữ dung cho tựa đề lớn hơn; Mỗi slide có khoảng 5- dịng (trừ tựa đề); Trên mối slide sử dụng tối đa kiểu chữ; Tuyệt đối tránh lỗi tả ngữ pháp; Nên dùng phơng đơn giản, có độ tương phản cao phông chữ phù hợp với nội dung thuyết trình 3.2.3 Trình bày thuyết trình Sự tự nhiên coi chìa khóa thành cơng trình bày thuyết trình Nếu thiếu yếu tố buổi thuyết trình khơng thành cơng mong muốn thứ gượng ép, thiếu sức thuyết phục Vậy để trình bày bày bìa thuyết trình tốt? - Kiểm soát căng thẳng Tâm lý căng thẳng làm cho hoạt động bạn không phép tự nhiên Hãy bắt đầu việc chuẩn bị kĩ lưỡng Kiểm tra xem công cụ, thiết bị hỗ trợ nghe nhìn chuẩn bị sẵn sàng chưa Điều giúp bạn có thời gian tập trung chuẩn bị cho thân trước trước bắt đầu thuyết trình Bạn nên động viên bạn chuẩn bị cho buổi thuyết trình kĩ lưỡng nên chuyện diễn dự kiến - Thuyết trình cách tự tin Khi thuyết trình bạn cần khởi đầu cách mạnh mẽ, ấn tượng, sau sử dụng giọng điệu, nhịp điệu ngôn ngữ thể cách hợp lý để giúp người nghe hiểu rõ bạn nói - Mở đầu cách tự tin Bắt đầu phần mỡ đầu cách tự tin, to rõ, với tốc độ bình thường cố gắng khơng nhìn vào thuyết trình Điều giúp bạn xây dựng khơng khí tự tin, cởi mở lơi cuống - Tốc độ trình bày Trình bày nhanh chậm thu hút ý người nghe, đừng nên tang hay giảm tốc độ mà khơng có ý Trong q trình phát biểu, bạn nói với tốc độ ổn định, nhấn giọng bạn muốn nêu bật ý quan trọng - Vận dụng ngôn ngữ thể Trong khoảnh khắc, vận dụng ngơn ngữ thể để khẳng định them thông điệp muốn truyền tải Sử dụng cử bần tay với mục đích nhấn mạnh Nhưng không lạm dụng mức khiến người nghe tập trung Nếu 18 bạn trạng thái thoải mái vận dụng ngôn ngữ thể cách tự nhiên, thơng điệp chuyển tải tang them sức thuyết phục người nghe + Yếu tố phi ngôn ngữ hỗ trợ: − Trang phục: lịch sự, phù hợp y phục, nước hoa, son, phấn, kiểu tóc, cà vạt, giày tất − Ánh mắt: quan sát bao quát thính giả − Vẻ mặt: nên mỉm cười tươi (tạo thiện cảm) − Cử chỉ: nên tránh thói quen xấu cử vô thức thân − Vị trí đứng: khảng cách với cự tọa − Tư thế: đứng thẳng, hai chân mở rộng,cánh tay thả lỏng, khơng gị bó, thoải mái + Giao tiếp ánh mắt: Việc tạo bầu khơng khí thân thiện buổi thuyết trình quan trọng bạn nhìn bao qt tồn người nghe, cố gắng thu hút ý người ngồi xa bục phát biểu + Sử dụng cử Tầm nhìn người nghe thay đổi tùy thuộc vào quy mô người nghe, bạn cần điều chỉnh cử cho phù hợp Với số lượng người nghe có quy mơ lớn, bạn phải có động tác mang tính khuếch trương cao đạt hiệu hình ảnh tốt - Kết luận đạt hiệu cao Bạn điểm lại ý vừa trình bày nhầm giúp người nghe ghi nhỡ rõ ràng điều Bạn nên lưu ý ấn tượng cuối tâm trí người nghe thuyết trình lưu lại lâu Do bạn nên cố gắng để phần kết gây ấn tượng có ý nghĩa Trong phần kết bạn cố gắng kết hợp kiểu âm điệu, ngắt nhịp ngôn ngữ thể cho thông điệp chuyển tải thấm sâu vào tâm trí người nghe Đồng thời, điều giúp bạn trở nên chuyên nghiệp cơng việc thuyết trình 19 - Kiểm sốt người nghe Trong trình thuyết trình, bạn cố gắng xét đoán tâm trạng người nghe để xác định cách thức chuyển tải thông điệp phù hợp Bạn dễ nhận biết thể hứng thú người nghe, chẳng hạn họ mỉm cười, gật đầu dướn người phía trước nhìn bạn cách chăm Những người có biểu có khả đồng cảm, đứng phía bạn Bạn nói đùa hay kể câu chuyện vui để làm cho bầu khơng khí vui vẻ - Trả lời câu hỏi Trong trình chuẩn bị thuyết trình, bạn nên học cách xử lý câu hỏi khó rắc rối để rèn luyện tự tin Bạn bước vào buổi thuyết trình với tinh thần sẵn sang trả lời câu hỏi người nghe quan trọng Kỹ đặt câu hỏi trả 4.1 Kỹ đặt câu hỏi 4.1.1 Khái niệm lời câu hỏi Kỹ đặt câu hỏi khả đưa câu hỏi xác, thích hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hoàn cảnh giao tiếp Kỹ đặt câu hỏi có hiệu Nên bắt đầu câu hỏi dễ 4.1.2 - Bắt đầu câu hỏi dễ tạo tâm lý thoải mái cho người nghe Đi từ câu hỏi dễ đến câu hỏi khó lộ trình đặt câu hỏi phù hợp hiệu quả, thu thập nhiều thông tin cần thiết hữu - Nên sử dụng câu hỏi mở Sử dụng nhiều câu hỏi mở tạo cảm giác thoải mái cho người nghe giúp người hỏi thu thập nhiều thông tin Hơn nữa, với câu hỏi mở, người trả lời bộc lộ bao cảm xúc, tình cảm vấn đề đặt Điều góp phần tạo tương tác mặt tâm lý giữ người hỏi người trả lời trình giao tiếp - Thể kiên trì qua trình đặt câu hỏi 20 Người đặt câu hỏi phải biết kiên trì, nhẫn nại khoảng thời gian mà người hỏi suy nghĩ để tìm câu trả lời Nếu người hỏi thể “sốt ruột’’, nơn nóng ảnh hưởng suy nghĩ người hỏi khiến câu trả lời nhận khơng xác khơng đày đủ thơng tin - Xác định rõ mục đích trước hỏi Trên sở xác định rõ mục đích, lựa chọn câu hỏi phù hợp để đạt mục tiêu đề Nếu không xác định mục tiêu Người hỏi khó khăn việc lựa chọn loại câu hỏi phù hợp - Chuẩn bị câu hỏi từ trước Chúng ta cần phải suy nghĩ chuẩn bị trước câu hỏi để đặt cho người nghe Tất nhiên, tùy theo diễn biến đối thoại để đặt câu hỏi phù hợp với thực tế việc chuẩn bị trước câu hỏi trọng tâm nên làm quan trọng - Chọn câu hỏi phù hợp với đối tượng hoàn cảnh Một câu hỏi phù hợp câu hỏi không gây áp lực hay khó chịu cho người đặt câu hỏi Chọn câu hỏi phù hợp với đặc điểm đối tượng hoàn cảnh thực tế vừa tạo tâm lý thoải mái cho người hỏi, vừa giúp người hỏi thu thập thông tin cần thiết - Hỏi vấn đề tổng thể trước, chi tiết sau Khi đặt câu hỏi, nên đặt câu hỏi vấn đề tổng quan, chung chung trước đặt vào nội dung chi tiết, cụ thể - Đặt câu hỏi ngắn gọn, rõ ràng Đây yêu cầu quan trọng đặt câu hỏi Câu hỏi khơng nên q dài dịng phải rõ ý để người nghe hiểu đúng, hiểu đủ điều mà người nói muốn đề cập Những câu hỏi ngắn rõ giúp cho người nghe dễ tiếp nhận dễ trả lời - Sử dụng câu hỏi đơn ý Câu hỏi đơn ý câu hỏi chứa đựng vấn đề mà người hỏi muốn đề cập đến Sử dụng dạng câu hỏi giúp cho người hỏi dễ trả lời 21 hạn chế sai lầm không đáng người hỏi không hiểu rõ ý người hỏi 4.2 4.2.1 Kỹ trả lời câu hỏi Khái niệm Kỹ trả lời câu hỏi khả đưa trả lời rõ ràng, xác, thích hợp với mục đích, nội dung, đối tượng hoàn cảnh giao tiếp Kỹ trả lời câu hỏi hiệu Cung cấp thông tin hiệu quả; Gây ấn tượng; Đưa nội dung liên quan; Xác định điều không đáng phải trả lời; Không nên trả lời hết vấn đề hỏi; Giảm bớt hội để đối phương hỏi đến cùng; Đừng trả lời dễ dàng; Không nên bị rơi vào tình đối địch trực tiếp với đối tác tình đối thoại Kỹ giao tiếp qua điện thoại 5.1 Khái niệm 4.2.2 - Trong thời đại ngày nay, khoa học công nghệ ngày phát triển mạnh mẽ, nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu ngày cao người lĩnh vực đời sống xã hội nói chung lĩnh vực văn phịng nói riêng Cùng với máy vi tính, điện thoại tham gia vào tất cơng việc văn phịng: thu nhập thông tin, xử lý, truyền tải, kiểm tra lưu trữ thong tin Song song đó, với phát triển, thay đổi công nghệ sản xuất máy vi tính điện thoại ngày cải tiến kiểu màu sắc, tính năng… Điện thoại phương tiện thông tin thuận tiện ngày người lãnh đạo, người quản lý cộng luô n phải sử dụng để điều hành, đạo hay báo cáo công việc tỏ chức tốt thông tin điện thoại tiết kiệm thời gian tiền bạc, tiết kiệm thời gian cho lãnh đạo nhiên, để sử dụng điện thoại đạt hiệu phụ thuộc vào tổ chức ý thức người sử dụng Kỹ giao tiếp qua điện thoại khả sử dụng điện thoại cách hiệu có văn hóa thơng qua việc gọi, trả lời điện thoại 5.2 Kỹ gọi sử dụng điện thoại 22 Gọi điện thoại Chuẩn bị điện thoại Cần xác định rõ đối tượng cần gọi tới Tùy vào đặc điểm người nghe mà bạn có cách xưng hô cho hợp lý Xác định nội dung cần phải trao đổi Nên chuẩn bị sẳn nội dung cần thiết ghi giấy dể khỏi qn hay bỏ sót Xác định địa điểm, vị trí người nghe điện thoại Xác định thời gian gọi điện thời điểm thuận lợi nhât cho gọi điện thoại Không nên gọi vào đầu sáng đầu chiều đầu dây bên cho có người nhận điện thoại Càng khơng nên gọi điện thoại vào nghỉ trưa, ban đêm (22 giờ) gọi thường khơng hiệu Khi gọi điện thoại 5.2.1 - - Phải có số cần gọi họ tên người cần gặp trước mặt quay bấm số chậm, dứt khoát để khỏi nhầm số hay nhảy số Khi có người nhấc máy người gọi nên xưng danh nagy nói rõ người cần gặp, gọi nhầm máy cần nahnh chóng xin lỗi cách lịch bắt đầu trò chuyện cần chào hỏi nhã nhặn, than mật nở nụ cười mơi (đầu dây bên cảm nhận rõ ràng) Trong nói chuyện, người gọi cần phải có giọng nói gây thiện cảm cho người nghe Những thơng tin quan trọng nên nói chậm rõ cần yêu cầu người nghe nhắc lại, tránh việc nghe sai hiểu lầm dù người nghe có thái độ người gọi phải thể thái độ lịch sự, thân thiện - Kết thúc gọi Người gọi nên chủ động kết thúc gọi Nên cảm ơn người nghe việc học cho ta thông tin, chuyển hợp giúp thông tin Cuối chao tạm biệt hẹn gặp lại, hẹn giữ liên lạc dập máy trước nhẹ nhàng 5.2.2 Kỹ sử dụng điện thoại Chú ý thái độ chất giọng Khi giao tiếp qua điện thoại, chủ thể đối tượng giao tiếp cảm nhận thơng qua giọng nói Khi nói chuyện điện thoại bạn cần thể thai độ thân thiện chất giọng đầy thiện cảm người nghe cảm nhận sẳn sang cho đối thoại 23 Nói rõ ràng, ngắn gọn thơng tin truyền đảm báo tinh rõ ràng Đồng thời, truyền đạt nội dung cách ngắn gọn thông điệp muốn chuyển đến người nghe Không nên lạm dụng điện thoại để thay tảo đổi trực tiếp 5.3 Kỹ nhận điện thoại Trả lời Tuy nhiên hợp lý sau hồi chuông thứ hai Chú ý đến câu chao đàu chinh câu nói tạo thiện cảm cho người nghe Ví dụ: … xin kinh chao quý khách! Luôn tỏ nồng nhiệt, quan tâm ngao băt đầu sử dụng điện thoại Lắng nghe tỏ lắng nghe thật Ứng xử kheo léo muốn kết thúc gọi ví dụ: xin lỗi… vấn đề thú vị gọi lại cho… xong việc Kỹ giao tiếp 6.1 Khái niệm thư tín Thư tín loại văn khơng mang tính thức, viết với tư cách cá nhân, dùng để trao đổi thông tin cá nhân, tổ chức Nguyên tắc viết thư tín Nội dung rõ ràng, điều quan trọng Những từ ngữ sử dụng thư phải để truyền đạt xác bạn muốn nói đến người đọc, tránh hiểu lầm khơng đáng có Đ thẳng vào vấn đề: thẳng vào vấn đề cần trao đổi, thảo luận, nêu bật nét vấn đề, yêu cầu cần đáp ứng… Đúng , xác: việc, tình nêu như: ngày, giờ, địa điểm giao hàng, giá phải đúng, xát Cho nên sau viết thư xong, cần phải kiểm tra lại thông tin trước thư gửi Đầy đủ: thư phải nêu đủ điều kiện cần thiết để giải công việc Nhất quán: ý thư phải thống nhất, không mâu thuẫn với 6.2 − − − − − 24 − − Thận trọng: thông tin, số liệu đưa vào thư phải qua kiểm tra, không đưa vào thư thông tin mà người viết chưa tin Lịch sự: thư thể lực, am hiểu vấn đề mà thể văn hóa giao tiếp, văn hóa ứng xử người viết Ngoài nguyên tắc nêu trên, viết thư cần lưu ý số điểm: − − − − − − − Xát định rõ mục đích viết thư Cân nhắc nội dung cần viết xếp chúng theo trình tự hợp lí Cố gắng lường trước phản ứng người nhận đọc thư Lời viết tốt lối viết tự nhiên, phù hợp hoàn cảnh Từ ngữ cách lập luận phải phù hợp với trình độ nhận thức người nhận Trong tình phức tạp, có nhiều nội dung cần trình bày nên dàn ý trước viết để tránh bỏ sót trùng lập ý Việc tuân thủ nguyên tắc nêu tang cường hiệu giao dịch thư tín Tuy nhiên, có số quan điểm cho nguyên tắc cho thư có phần “ khơ khan’’, “cứng nhắc’’, “khó viết’’ viết thư theo cảm hứng Điều thể người viết chưa thể kĩ viết thư cách khoa học, chưa nhận thức đầy đủ tầm quan trọng việc giao dịch thư tín Trong thư mang tính cơng việc, tính hợp lý đặt lên hàng đầu khơng phải tình cảm Các kỹ xã 7.1 Khái niệm giao thông thường Xã giao hoạt động giao tiếp người với người, người với nhiều người, nhóm người với nhằm mục đích thỏa mãn cầu định 7.2 7.2.1 Các phép xã giao thông thường Giao dịch danh thiếp Khi dùng danh thiếp nên dựa vào thông lệ chung chuẩn mực phép xã giao mang sắc văn hóa dân tộc “kính trên, nhường dưới’’ tính hiệu khách Từ nguyên tắc dùng danh thiếp phương tiện giao tiếp người Việt Nam cần ý: − − − Nếu gặp gỡ lần đầu tiên, việc trao danh thiếp trước thuộc người chủ Người có vị trí thấp trao danh thiếp trước cho người có vị trí cao Khi gặp gỡ người nước ngồi cần ý tới thơng lệ dùng danh thiếp dân tộc họ 25 Ngoài việc trao trực tiếp gặp gỡ, danh thiếp sử dụng trường hợp sau: − − − − Khi tặng quà cho người quen, kèm theo danh thiếp vào Lần liên hệ cơng tác với quan đó, đưa danh thiếp vào trước cho người ký để xem người ta có tiếp hay khơng Khi đến thăm người quen mà khơng gặp, bạn gửi danh thiếp lại ghi chữ báo cho họ biết có đến Trong trường hợp: chúc mừng ngày lễ, chúc mừng kiện khác, chia buồn… 7.2.2 Chào hỏi Chào hỏi nguyên tắc sử dụng phổ biến nghi thức giao tiếp Chào hỏi giúp thu hút ý, bắt đầu trình giao tiếp, rút ngắn khoảng cách với đối tác giao tiếp tạo bầu khơng khí cho trình giao tiếp − Các cách chào Chào cử chỉ: Nếu đàn ơng, có đội mũ, chào cần giơ mũ lên khỏi đầu, làm vịng nhỏ gần ngang mặt, khơng thấp hơn, cánh tay phải Khi người đàn ơng khơng đội đầu cần cúi đầu chào Không nên cúi chào khoảng cách xa ba mươi bước Tránh gọi to qua đường để chào Chào lời Khi chào hỏi lời, quan trọng chào đại từ nhân xưng Chẳng hạn, bạn cô gái, gặp người đàn ông hay người phụ nữ nhiều lúc khơng biết người tuổi nên phải xưng hô nào: gọi anh, chị khơng phải phép, gọi bác sợ người mếch lịng… Có người, lứa tuổi ta nên gọi chú, bác họ lại thích gọi anh; với phụ nữ, ta muốn gọi họ chị cho trẻ trung họ lại thích xưng là dì… Thơng dụng giao tiếp xã giao, người ta thường tự xưng Tơi, gọi đối tác Anh, Chị Ơng, Bà có kèm chức danh (nếu có), ví dụ như: Thưa giáo sư, thưa bác sĩ, thưa trưởng phòng, thưa giám đốc… xưng hô tiện Bắt tay Bắt tay thể thân thiện, tình cảm quý mến Dùng tay phải bắt tay, lòng bàn tay phải tiếp xúc nhau.Tay trái lại nâng 26 phần bàn tay người đối phương thể phép lịch Mắt phải nhìn vào người đói diện Ngồi ra, bắt tay tư người thẳng không cúi lưng đồng thời không nên lắc mạnh, rung mạnh nhiều lần Tuy nhiên bắt tay phải thể sức mạnh Phải giữ gương mặt tư niềm nở, thân thiện đừng quên mím nụ cười nhẹ nhàng đủ dứt khốt đủ để thu hút nhìn đối phương Giới thiệu làm quen Tự giới thiệu thân 7.2.3 - Trong giới thiệu phải tuân theo nguyên tắc: Người phải tự giới thiệu trước là: đàn ông với phụ nữ, trẻ với già nhân viên phải giới thiệu với sếp trước Ngoài tên gọi, tự giới thiệu bạn giới thiệu kèm theo lên công ty, quan công tác hay mục đích bạn gặp đối tác yêu tố khác phù hợp với hoàn cảnh giao tiếp Tốt nên để người khác giới thiệu bạn , bạn buộc long tự giới thiệu phải để người khơng xem quấy rầy Khi đối tác tự giới thiệu, bạn bắt buộc phải tự giới thiệu lại Đối tác tự giới thiệu yếu tố bạn nên đáp trả lại tương tự Khơng có lý đáng khơng tự giới thiệu Người ta tự giới thiệu nhờ người khác giới thiệu với việc quan trọng khơng chuyện vật vãnh mồi thuốc, hỏi đường… Kỹ gây thiện cảm giao tiếp Gây thiện cảm với người khác Hãy thành thật ý tới người khác Nếu bạn sốt sắng thành thật quan tâm tới người khác vịng hai tháng có nhiều bạn thân hai năm gắng công bắt người khác quan tâm tới bạn Hãy giữ nụ cười môi Một nụ cười không làm nghèo người phát làm giàu người nhận Trong kinh doanh nhớ “Người mỉm cười, đừng nên mở tiệm’’ Hãy nhớ tên người đối thoại Người ta cho tên âm êm đềm quan trọng âm Hãy biết lắng nghe người khác nói khuyến khích họ nói họ Muốn người khác ý tới, trước hết trước hết phải biết ý tới người Hãy đặt câu hỏi mà người ta thích thú trả lời 7.3 7.3.1 − − − − 27 Thành thật làm cho họ thấy quan trọng họ Luôn phải làm cho người khác cảm thấy quan trọng họ 7.3.2 Kỹ làm cho người khác nghe − Đừng ham tranh luận Hãy để khách hàng, bạn bè, người yêu, bạn trăm năm ta thắng ta tranh luận nho nhỏ mà tránh − Hãy trọng ý kiến người khác, đừng bảo họ lầm Muốn thuyết phục người khác, phải lập luận cách chắn đừng cho người ta nhận thấy chủ ý bạn, phải khéo léo lắm, tế nhị Đừng cho người ta đoán bạn muốn chứng minh bạn cịn họ sai − Nếu bạn lầm lỗi, nhận lỗi Nếu phản kháng lại có khơng tốt Cịn nhịn nhiều muốn có − Hãy để người ta nói cho thỏa thích Phải cho người ta rút bầu tâm họ ra, đừng lời họ mà khuyến khích cho họ bày tỏ hết tư tưởng sâu kín họ ra, sau họ chịu nghe bạn − Hãy thành thật xem xét quan điểm người khác Hãy tự đặt vào địa vị để suy xét quan điểm họ − Hãy tỏ bạn có nhiều thiện cảm với ý tưởng ước vọng họ Câu thần để ngăn cãi lội, làm tan bất bình, gây thiện cảm ”Tơi khơng tránh ơng chút hết Nếu địa vị ông, chắn làm vậy’’ − Hãy thách đố họ, khêu gợi tức khí họ Muốn có kết bạn phải khuyến khích lịng ganh đua, khơng phải lòng ganh đua tự tiện để kiếm tiền, mà lòng ganh đua cao thượng hơn, lòng muốn ngày tiến, thắng người mà thắng 7.3.3 Kỹ sửa tính người khác − Trước phê bình tặng cho họ vài lời khen Hãy nhớ trước cạo râu cần thoa lớp xoa bóp cho đỡ rát Trước trích ai, bạn tự thú nhận khuyết điểm Nếu ta khiêm tốn nhận trước ta chẳng hồn hảo trách kẻ khác, kẻ khơng thấy khó chịu Đừng lệnh, mà dùng câu hỏi để khuyên bảo người khác Khi phê bình giữ thể diện cho người khác Hãy thành thật công nhận tiến họ, khen ngợi tiến nhỏ họ để khuyến khích họ trở thành tốt − − − − − 28 29 ... trình giao tiếp nhằm đạt mục đích giao tiếp II MỘT SỐ KỸ NĂNG CƠ BẢN TRONG GIAO TIẾP Kỹ sử dụng phương tiện giao tiếp Trong trình giao tiếp phải sử dụng phương tiện giao tiếp Phương tiện giaon tiếp. .. liệu phần kỹ đặt câu hỏi trả lời câu hỏi -Soạn thảo word Đánh giá GV Chương 2: CÁC KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN I KHÁI NIỆM VỀ KỸ NĂNG GIAO TIẾP Định nghĩa 1.1 Định nghĩa kỹ Theo Nguyễn Lân, ? ?kỹ khả... tiếp Kỹ giao tiếp tốt sở cho giao tiếp có hiệu Để rèn luyện kỹ giao tiếp tốt cần thông qua rèn luyện hiệu kỹ giao tiếp cụ thể Kỹ giao tiếp khả vận dụng hiệu tri thức kinh nghiệm giao tiếp, phương