Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu ở công ty in công đoàn

Lời mở đầu Trong năm vừa qua, nhờ thực sách mở cửa, diện mạo kinh tế n-ớc ta ngày khởi sắc Cơ chế thị tr-ờng thực đà mở b-ớc ngoặt quan trọng, đánh dấu đổi từ bên kinh tế, đồng thời tạo nhiều hội thuận lợi cho phát triển mạnh mẽ doanh nghiệp Việt Nam lĩnh vực đời sống kinh tế Các doanh nghiệp muốn đứng vững thị tr-ờng phải chấp nhận cạnh tranh nh- quy luật tất yếu để từ chủ động, sáng suốt vạch cho ph-ơng án kinh doanh đạt hiệu kinh tế cao Không tồn mà phải phát triển, phải có tích luỹ để tái sản xuất mở rộng, điều đặt cho doanh nghiệp nhiều câu hỏi, sản xuất ? sản xuất nh- nào? sản xuất cho ai? Làm để sản phẩm sản xuất đ-ợc thị tr-ờng chấp nhận, thu hút thị hiếu tiêu dùng ngày cao xà hội với chất l-ợng cao mà giá lại hợp lý hấp dẫn H-ớng tới mục tiêu đó, doanh nghiệp sản xuất cần phải không ngừng đổi mới, sáng tạo thực cải tiến công tác quản lý điều hành sản xuất, phải tiến hành đồng biện pháp quản lý yếu tố liên quan đến trình sản suất, phải giám sát từ khâu đầu đến khâu cuối trình sản xuất, tức từ thu mua nguyên vật liệu (NVL) khai thác đ-ợc thị tr-ờng tiêu thụ cho sản phẩm để đảm bảo cho việc bảo toàn, tăng nhanh tốc ®é chu chun vèn Thùc tiƠn ®· chøng minh, mét công cụ quản lý sắc bén đặc biệt hiệu có vai trò quan trọng thiếu doanh nghiệp, hạch toán kế toán Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phÝ NVL th-êng chiÕm mét tû lƯ kh«ng nhá tổng giá thành sản phẩm, tổ chức hạch toán kế toán NVL cần thiết nhằm cung cấp thông tin xác, kịp thời toàn diện giúp cho nhà lÃnh đạo, quản lý doanh nghiệp đề biện pháp quản lý NVL nói riêng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh toàn doanh nghiệp nói chung cách khoa học, chặt chẽ hợp lý hiệu Từ góp phần tiết kiệm chi phí, hạ thấp giá thành nâng cao hiệu Tổ chức kế toán NVL điều kiện chủ yếu để tăng c-ờng vai trò kế toán nhằm trì phát triển doanh nghiệp kinh tế thị tr-ờng Sau thời gian thực tập công ty in Công Đoàn, thấy rõ đ-ợc tầm quan trọng NVL trình sản xuất kinh doanh, tính phức tạp khó khăn công tác kế toán NVL đ-ợc h-ớng dẫn thầy giáo: Trần Đức Vinh giúp đỡ tập thể cán phòng kế toán công ty in Công Đoàn, đà sâu nghiên cứu đề tài: Tổ chức hạch toán kế toán nguyên vật liệu công ty in Công Đoàn. Nội dung chuyên đề gồm ba phần: Phần I: - Cơ sở lý luận hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất Phần II: - Thực trạng hạch toán công ty in Công Đoàn Phần III: - Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu công ty in Công Đoàn Phần I Cơ sở lý luận hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất I- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu (NVL) doanh nghiệp sản xuất: 1- Khái niệm đặc điểm NVL: Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL đối t-ợng lao động, ba yếu tố thiếu đ-ợc trình sản xuất, sở vật chất cấu thành nên sản phẩm Song đối t-ợng lao động NVL mà đối t-ợng lao ®éng t¸c ®éng bëi lao ®éng cã Ých cđa ng-ời tạo phục vụ cho trình sản xuất hay tái tạo sản phẩm chở thành NVL Chẳng hạn nh- than đá, dầu khí ch-a khai thác nằm lòng đất đối t-ợng lao động, nh-ng đ-ợc khai thác nên để cung cấp cho ngành công nghiệp làm nhiên liệu đốt đ-ợc gọi nguyên vật liệu Chính mà NVL đối t-ợng lao ®éng ®· ®-ỵc thay ®ỉi lao déng cã Ých ng-ời tác động tới Trong trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh, NVL có đặc điểm tham gia vào chu kỳ sản xuất, bị tiêu dùng hoàn toàn thay đổi hình thái vật chất ban đầu để hình thành nên thực thể sản phẩm hay nói cách khác giá trị NVL đ-ợc chuyển dịch toàn lần vào sản phẩm tạo 2- Vai trò NVL trình sản xuất NVL có vị trí quan trọng trình sản xuất Là sở vật chất chủ yếu cấu thành nên sản phẩm, NVL yếu tố đầu vào thiếu để đảm bảo cho trình sản xuất đ-ợc diễn liên tục, tiến độ kế hoạch có hiệu Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí NVL chiÕm tû träng lín chi phÝ s¶n xt cịng nh- giá thành sản phẩm nói số l-ợng chất l-ợng NVL có tác động trực tiếp có tính chất định đến số l-ợng chất l-ợng sản phẩm NVL có số l-ợng chất l-ợng tốt, quy cách góp phần tạo sản phẩm tốt chất l-ợng số l-ợng hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất vạch Đồng thời, việc giảm chi phí NVL cách hợp lý mà không ảnh h-ởng tới chất l-ợng sản phẩm giúp việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp NVL có tầm quan trọng trình sản xuất có ảnh h-ởng không nhỏ đến kết hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp sản xuất Vì doanh nghiệp phải quản lý NVL chặt chẽ tất khâu, từ khâu thu mua khấu sử dụng để sản xuất sản phẩm, đảm bảo tiết kiệm triệt đạt hiệu cao 3- Yêu cầu quản lý NVL Trong khâu luân chuyển NVL từ khâu thu mua đến khâu bảo quản, dự trữ sử dụng, yêu cầu đặt công tác quản lý không giống nhau: -Khâu thu mua: đòi hỏi quản lý khối l-ợng, chất l-ợng, quy cách, chủng loại, gía hợp lý, chi phí mua nh- kế hoạch thu mua theo tiến độ thời gian phù hợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Khâu bảo quản kho: Phải tổ chức tốt kho tàng bến bÃi, trang bị ph-ơng tiện cân ®ong, ®o ®Õm, thùc hiƯn ®óng chÕ ®é b¶o qu¶n loại NVL phù hợp với quy mô tỉ chøc cđa tõng doanh nghiƯp, tr¸nh h- háng, mÊt mát, lÃng phí hao hụt NVL -Khâu dự trữ: Phải xác định đ-ợc mức dự trữ tối đa, tối thiểu cho loại NVL cách hợp lý để đảm bảo cho trình sản xuất kinh doanh đ-ọc diễn bình th-ờng Không dự trữ nhiều gây tình trạng ứ đọng vốn không dự trữ làm gián đoạn sản xuất -Khâu sử dụng: Đòi hỏi phải sử dụng hợp lý, tiết kiệm sở định mức, dự toán chi phí NVL đà đề ra, đồng thời khâu cần tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng sử dụng NVL cách đầy đủ, xác kịp thời Từ yêu cầu đặt cho thấy việc tăng c-ờng quản lý NVL cần thiết, công tác quản lý NVL cần phải không ngừng cải tiến cho phù hợp với thực tế sản xuất doanh nghiệp Và để quản lý NVL đ-ợc tốt cho tổ chức công tác kế toán NVL việc làm thiếu đ-ợc 4- Vai trò chức nhiệm vụ hạch toán NVL 4.1 Vai trò hạch toán NVL Hạch toán NVL công cụ đắc lực giúp cho lÃnh đạo doanh nghiệp nắm đ-ợc tình hình đạo sản xuất kinh doanh Hạch toán NVL có phản ánh xác, đầy đủ, kịp thời tình hình nhập xuất tồn nh- đơn giá thu mua NVL kế hoạch thực tế để vào lËp kÕ ho¹ch cung øng vËt t-, lËp kÕ ho¹ch sản xuất kinh doanh đề biện pháp quản lý thích hợp Tổ chức công tác kế toán NVL xác, kịp thời sở cung cấp số liệu cho việc hạch toán giá thành sản phẩm mà giúp nhà quản trị doanh nghiệp biết đ-ợc tình hình sử dụng vốn l-u động, từ có biện pháp nâng cao hiệu sử dụng vốn, tăng nhanh vòn quay vốn l-u động 4.2- Chức nhiệm vụ hạch toán NVL Để đáp ứng đ-ợc yêu cầu quản lý, để thực công cụ quản lý sắc bén có hiệu lực, kế toán NVL phải thực tốt nhiệm vụ sau đây: -Thực việc đánh giá, phân loại NVL phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhà n-ớc yêu cầu quản trị doanh nghiệp - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với ph-ơng pháp kế toán hàng tồn kho áp dụng doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu tình hình có biến động NVL trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm - Giám sát, kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ sử dụng nguyên vật liệu Phát hiện, ngăn ngừa đề xuất biện pháp xử lý nguyên vật liệu thiếu, thừa ứ đọng, phẩm chất để hạn chế đến mức tối đa thiệt hại xảy -Tính toán, xác định xác số l-ợng giá trị NVL thực tế đ-a vào sử dụng, từ phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng cho đối t-ợng tập hợp chi phí -Tham gia kiểm kê đánh giá lại NVL theo chế độ qui định, tham gia phân tích đánh giá trình hình thực kế hoạch mua, tình hình toán với ng-ời bán, ng-ời cung cấp tình hình sử dụng NVL trình sản xuất kinh doanh -Tóm lại, kết luận tổ chức công tác kế toán NVL việc làm vô cần thiết phục vụ đắc lực cho công tác quản lý NVL nói riêng quản lý sản xuất kinh doanh nói chung doanh nghiệp sản xuất II- Những nội dung tổ chức hạch toán NVL doanh nghiệp sản xuất 1- Phân loại NVL Phân loại NVL việc phân chia NVL doanh nghiệp thành loại, nhóm, thứ theo tiêu thức phân loại định Tùy theo yêu cầu quản lý NVL doanh nghiệp mà thực việc phân loại NVL cho phù hợp Thông th-ờng có cách phân loại NVL sau đây: Căn vào nội dung kinh tế vai trò chúng trình sản xuất kinh doanh NVL đ-ợc chia thành loại sau: - Nguyên vật liệu ( bao gồm nửa thành phẩm mua ngoài): Đối với doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu đối t-ợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể sản phẩm đ-ợc sản xuất nh- sắt, thép doanh nghiệp chế tạo máy, khí, xi măng, gạch, ngói doanh nghiƯp x©y dùng, giÊy, mùc doanh nghiƯp in ấn, bông, sợi doanh nghiệp dệt, doanh nghiệp may mặc - Vật liệu phụ: Là vật liệu có tác dụng phụ sản xuất, chế tạo sản phẩm nh- làm tăng chất l-ợng nguyên vật liệu hay tăng chất l-ợng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho công tác quản lý, phơc vơ cho s¶n xt, cho viƯc b¶o qu¶n bao gói sản phẩm nh- loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm doanh nghiƯp dƯt, tói b¶n, chỉi tói, bét chèng váng doanh nghiệp in - Nhiên liệu: loại vật liệu phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho hoạ động máy móc thiết bị, ph-ơng tiện vận tải doanh nghiệp - Vật liệu, thiết bị xây dựng bản: Bao gồm loại thiết bị cần lắp không cần lắp, vật kết cấu, vật t- xây dựng dùng cho công tác xây dựng doanh nghiệp - Vật liệu khác: Là loại vật liệu không đ-ợc xếp vào loại vật liệu gồm phế liệu thu hồi trình sản xuất loại nh- sắt thép, vải vụn, giấy vụn hay phế liệu thu hồi đ-ợc từ việc lý tài sản cố định Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý hạch toán chi tiết doanh nghiệp mà loại NVL lại đ-ợc chia thành nhóm cách cụ thể Cách phân loại cho thấy vai trò chủng loại NVL trình tạo sản phẩm sở để xây dựng tài khoản cấp ba thích hợp để hạch toán Căn vào mục đích nh- nội dung quy định phản ánh chi phí NVL vào tài khoản kế toán NVL đ-ợc chia thành: - NVL trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm - NVL dùng cho nhu cầu khác nh- phơc vơ cho qu¶n lý s¶n xt, cho qu¶n lý doanh nghiệp, cho bán hàng Cách phân loại giúp cho kế toán tổ chức tài khoản để ghi chép, phản ánh chi phí NVL phát sinh kỳ tính toán chi phí NVL cho đối t-ợng chịu chi phí cách xác cách phân loại giúp cho doanh nghiệp thấy rõ khoản chi phí nguyên vật liệu chi phí sản xuất sản phẩm từ có biện pháp quản lý, sử dụng tiết kiệm hiệu Ngoài hai cách phân loại chủ yếu trên, NVL doanh nghiệp sản xuất đ-ợc phân loại vµo ngn gèc cđa chóng nh- sau: - NVL nhËp kho mua ngoµi - NVL doanh nghiƯp tù gia công chế biến - NVL thuê chế biến - NVL nhận góp vốn liên doanh - NVL đ-ợc ngân sách nhà n-ớc cấp cấp cấp đ-ợc viện trợ, đ-ợc tặng, biếu Cách phân loại giúp cho doanh nghiệp xây dựng đ-ợc kế hoạch cung ứng NVL đồng thời xác định chi phí cấu thành trị giá vốn NVL nhập kho Mỗi cách phân loại có tác dụng riêng song phân loại theo nội dung kinh tế yêu cầu quản trị phổ biến 2-Sổ danh điểm nguyên vật liệu Trong sổ danh điểm nguyên vật liệu, vật liệu đ-ợc theo dõi theo loại, nhóm, thứ, qui cách cách chặt chẽ giúp cho công tác quản lý kế toán doanh nghiệp đ-ợc dễ dàng thống Mỗi loại, nhóm vật liệu đ-ợc qui định mà riêng, xÕp mét c¸ch trËt tù, khoa häc, rÊt thn tiƯn cần tìm thông tin nhóm, loại vật liệu Trong sổ danh điểm vật liệu, mà vật liệu phải xác, đầy đủ, không trùng lặp Bộ mà vật liệu đ-ợc xây dựng sở số hiệu tài khoản cấp tài khoản vật liệu: Vật liệu chính: 1521 VËt liƯu phơ: 1522 Nhiªn liƯu: 1523 Phơ tïng thay thế: 1524 Phế liệu thu hồi: 1528 Trong tài khoản cấp lại đ-ợc phân thành nhóm đặt mà số vật liệu cho loại tuỳ theo nhu cầu, số l-ợng vật liệu doanh nghiệp 3- Đánh giá nguyên vật liệu Đánh giá NVL dùng th-ớc đo tiền tệ để biểu giá trị vật liệu theo ph-ơng pháp định đảm bảo yêu cầu chân thực, thống Ph-ơng pháp đánh giá NVL hợp lý có ý nghĩa quan trọng công tác kế toán NVL việc thực chức nhiệm vụ mà yêu cầu quản lý hạch toán đề Về nguyên tắc, NVL phải đ-ợc đánh giá theo trị giá vốn thực tế, có nghĩa nhập kho phải tính toán phản ánh theo giá thực tế, xuất kho phải xác định giá thực tế xuất kho theo ph-ơng pháp qui định Tuy nhiên để đơn giản giảm bớt khối l-ợng ghi chép, tính toán hàng ngày, nhiều doanh nghiệp đà sử dụng giá hạch toán để hạch để hạch toán tình nhập xuất NVL, dù đánh giá theo giá hạch toán, kế toán phải đảm bảo việc phản ánh tình hình nhập xuất NVL tài khoản, sổ kế toán tổng hợp theo giá thực tế 3.1- §¸nh gi¸ NVL theo gi¸ thùc tÕ 3.1.1 §¸nh gi¸ NVL theo gi¸ thùc tÕ nhËp kho Tuú theo tõng nguồn nhập mà trị giá thực tế NVL nhập kho đ-ợc xác định nh- sau: Đối với NVL mua nhập kho: Trị giá thực tế giá mua ghi NVL nhập kho hoá đơn chiết khấu th-ơng mại giảm giá (nếu có) Giá mua ghi hoá đơn gồm thuế nhập khẩu( có) cộng với c¸c chi phÝ thu mua thùc tÕ Chi phÝ thu mua thùc tÕ bao gåm chi phÝ vËn chuyÓn, bèc xếp, bảo quản, phân loại, NVL từ nơi mua đến kho doanh nghiệp, công tác phÝ cđa c¸n bé thu mua, chi phÝ cđa bé phận thu mua độc lập số hao hụt tự nhiên định mức (nếu có) - Tr-ờng hợp doanh nghiệp mua NVL dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo ph-ơng pháp khấu trừ giá trị NVL mua vào đ-ợc phản ¸nh theo gi¸ mua ch-a cã thuÕ GTGT ThuÕ GTGT đầu vào mua NVL thuế GTGT đầu vào cđa dÞch vơ vËn chun, bèc xÕp, khấu trừ hạch toán vào TK 133 Thuế GTGT khấu trừ (1331) -Tr-ờng hợp doanh nghiệp mua NVL dùng vào sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ chịu thuế GTGT theo ph-ơng pháp trực tiếp không thuộc đối t-ợng chịu thuế GTGT, dùng cho hoạt động nghiệp, phúc lợi, dự án giá trị NVL mua vào đ-ợc phản ánh theo tổng giá toán bao gồm thuế GTGT đầu vào không đ-ợc khấu trừ (nếu có) Ngoài ra, hàng tồn kho, khoản chiết khấu th-ơng mại giảm giá hàng mua hàng mua không qui cách, phẩm chất đ-ợc trừ khỏi chi phí thu mua Đối với NVL doanh nghiệp tự gia công chế biến: Trị giá thực tế NVL nhập kho = Trị giá thực tÕ N VL + xuÊt gia c«ng chÕ biÕn Chi phí gia công chế biến Đối với NVL gia công chế biến: Trị giá thực tế nhập = kho thuê gia công Trị giá thực tế N VL xuất + thuê gia công chế biến Chi phí vận chuyển NVL ( ) Số tiền phải NVL + trả cho đơn vị nhận gia công chế biến Đối với NVL nhà n-ớc cấp: Giá vật liệu giá trị ghi biên bàn giao Đối với NVL đ-ợc biếu tặng: Giá vật liệu giá vật liệu đ-ợc biếu tặng giá trị vật liệu t-ơng đ-ơng thị tr-ờng cộng chi phí tiÕp nhËn (nÕu cã) §èi víi NVL nhËp kho tõ nguồn liên doanh liên kết trị giá vốn thực tÕ cđa nguyªn vËt liƯu nhËn gãp vèn liªn doanh giá hội đồng liên doanh đánh giá Đối với phế liệu thu hồi đ-ợc đánh giá theo gi¸ -íc tÝnh cđa doanh nghiƯp ( gi¸ thùc tÕ sử dụng đ-ợc bán đ-ợc ) 3.1.2-Đánh gi¸ NVL theo gi¸ thùc tÕ xuÊt kho NVL th-êng đ-ợc thu mua nhập kho từ nhiều nguồn khác nhau, giá thực tế đợt nhập kho khác Vì xuất kho NVL, kế toán phải tính toán xác giá thực tế NVL xuất kho cho nhu cầu, đối t-ợng sử dụng khác theo ph-ơng pháp tính giá thực tế xuất kho NVL đà đăng ký áp dụng phải đảm bảo tính quán niên độ kế toán Để tính giá thực tế NVL xuất kho, có ph-ơng pháp sau: - Tính theo giá thực tế bình quân gia quyền: Theo ph-ơng pháp này, giá trị loại NVL đ-ợc tính theo giá trị trung bình loại NVL t-ơng ứng đầu kỳ với giá trị loại NVL đ-ợc nhập kỳ Giá trị trung bình đ-ợc tính theo thời kỳ nhập lô NVL về, phụ thuộc vào tình hình doanh nghiệp Đơn giá thực tế bình quân cuối kỳ NVL xuất kho đ-ợc tính theo công thức: 10 Xuất nh-ợng bán vật liệu: Căn váo văn nh-ợng bán vật liệu công ty in VHP Hồng hà, vào phiếu xuất vật t- số 132, cuối tháng kế toán ghi phản ánh vào chứng từ theo định khoản: Nợ TK 632 26.920.000 Có TK 152 26.920.000 Công ty in Công Đoàn Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Năm:2002 (trích) Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sỉ Sè tiỊn SH NT …… … 17 31/1 …… …… 25 31/1 …… …… ……………… …… …… ……………… 54 31/1 Sè tiÒn SH NT …………… … …… …………… 17.824.856 83 28/2 1.221.053.855 ……………… 84 28/2 343.229.698 124 31/3 1.788.838.639 125 31/3 593.609.080 3 529.047.778 750.584.909 59 31/1 563.504.594 60 31/1 411.558.660 Ngày 31 tháng năm 2002 Ng-ời ghi sổ Kế toán tr-ởng 62 Thủ tr-ởng đơn vị Công ty in Công Đoàn Sổ Tài khoản: 152 Nguyên liệu, vật liệu Đơn vị tính: đồng NT Chứng từ SH Diễn giải NT Số tiền TK ĐƯ Nợ Có Ghi Quý I / 2002 Dừ đầu kỳ 1.460.834.394 31/1 17 31/1 Mua vËt t- 111 750.000 … … … ………… … ……… 31/1 25 31/1 Mua giÊy 112 32.074.546 … … … ………… … ……… 31/1 54 31/1 Mua chôi 331 689.991.291 … … … ………… … ……… 31/1 59 31/1 XuÊt giÊy T1 621 563.504.594 31/1 60 31/1 XuÊt vËt t- T1 621 384.638.660 31/1 60 31/1 Nhùng b¸n vt 632 26.920.000 28/2 83 28/2 XuÊt giÊy T2 621 1.221.053.855 28/2 84 28/2 XuÊt vËt t- T2 621 343.229.698 … … … ………… … 31/3 124 31/3 XuÊt giÊy T3 621 1.788.838.639 31/3 125 31/3 XuÊt vËt t- T3 621 593.609.080 … … … ………… … ……… ……… Céng PS quý I/2002 6.968.303.977 D- cuèi quý I/2002 3.319.897.857 …… … …… … …… … …… … …… … 5.109.240.514 Ngµy 31 tháng năm 2002 Ng-ời ghi sổ Kế toán tr-ởng 63 Thủ tr-ởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký đóng dấu) Công ty in Công Đoàn Sổ Tài khoản: 331 Phải trả ng-ời bán Đơn vị tính: đồng NT Chứng từ SH Diễn giải NT Số tiền TK ĐƯ Nợ Ghi Có Quý I/ 2002 D- đầu quý 2.629.979.137 …………… 31/1 54 31/1 Mua chÞu 152 689.991.291 31/1 54 31/1 133 60.593.618 Céng PS ………… 5.077.493.027 Quý I/2002 D- cuối 7.707.472.164 Quý I/2002 Ngày 31 tháng năm 2002 Ng-ời ghi sổ Kế toán tr-ởng Thủ tr-ởng đơn vị (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký đóng dấu) 64 PHần iii Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện hạch toán vật liệu công ty in công đoàn 1.Những nhận xét chung hạch toán vật liệu công ty in Công đoàn Trải qua năm m-ơi năm xây dựng phát triển, v-ợt qua khó khăn ban đầu, từ chỗ x-ởng in nhá víi c¬ së vËt chÊt kü tht nghÌo nàn, đến công ty in Công Đoàn đà trở thành nhà in lớn mạnh ngành in n-ớc, với trang thiết bị kỹ thuật, công nghệ sản xuất đại với độingũ công nhân viên lành nghề có trình độ chuyên môn cao kinh nghiệm quản lý giỏi.Từ chuyển sang kinh tế thị tr-ờng, công ty đà có nhiều thay đổi công tác kế toán nói chung, công tác kế toán vật liệu nói riêng phù hợp với tình hình Sổ sách kế toán, tài khoản kế toán, ph-ơng pháp kế toán đà đ-ợc điều chỉnh kịp thời theo qui định tài Tuy nhiên, công tác kế toán vật liệu công ty tồn -u, nh-ợc điểm sau: A/Những -u điểm bản: - Vật liệu kho đ-ợc xếp hợp lý, thuận tiện cho trình bảo quản, dự chữ sử dụng Vật liệu mua đ-ợc nhập kho đầy đủ đ-ợc phản ánh sổ kế toán - Trình tự nhập, xuất vật liệu đ-ợc tiến hành hợp lý, rõ ràng Việc vào sổ sách theo rõi tình hình nhập, xuất đ-ợc tiến hành th-ờng xuyên, đầy đủ Số liệu thủ kho kế toán luôn đ-ợc đối chiếu, so sánh nên sai sót đ-ợc phát kịp thời Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đề đ-ợc phản ánh sổ kế toán - Công ty đà lựa chọn đ-ợc ph-ơng pháp đánh giá vật liệu phù hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh mình, đồng thời đáp ứng đ-ợc yêu cầu quản lý vật liệu phản ánh xác đ-ợc giá trị vật liệu xuất dùng, cung cấp số liệu cho kế toán tập hợp chi phí tính giá thành sản phẩm - Việc lựa chọn hình thức kế toán công ty phù hợp với đặc điểm quy mô doanh nghiệp, phù hợp với điều kiện trình độ kế toán công ty, đảm bảo theo dõi sát tình h×nh nhËp, xt, tån kho vËt liƯu 65 - KÕ toán vật liệu đà vận dụng tài khoản kế toán cách t-ơng đối phù hợp để theo rõi biến động vật liệu - Ngoài ra, công ty có chế độ th-ởng phạt hợp lý công nhân trực tiếp sản xuất nhằm khuyến khích sử dụng vật liệu tiết kiệm có hiệu B/Những nh-ợc điểm tồn tại: Bên cạnh kết đạt đ-ợc, công tác kế toán vật liệu công ty số tồn cần tiếp tục hoàn thiện để đáp ứng tốt yêu cầu quản lý kinh tế thị tr-ờng - Hiện công ty áp dụng việc thu mua vật liệu theo nhu cầu sử dụng tiến độ sản xuất, công ty tiến hành kiểm soát thông qua việc cấp phát vốn nên có vật liệu tồn kho Điều có thuận lợi không gây ứ đọng vốn, song có biến động bất th-ờng thị tr-ờng vật t-, doanh nghiệp bị ảnh h-ởng lớn, giá thành sản phẩm tăng khan vật t- .nh- ¶nh h-ëng lín ®Õn s¶n xt cịng nh- viƯc thùc hợp đồng - Công ty không thành lập ban kiĨm nghiƯm vËt t-, ®ã vËt tmua vỊ không đ-ợc kiểm tra tỉ mỉ, khách quan số l-ợng, chất l-ợng nh- chủng loại Điều dẫn đến tình trạng vật t- nhập kho không đảm bảo qui cách phẩm chất, ảnh h-ởng đến chất l-ợng sản phẩm sản xuất - Hiện đặc điểm sản xuất công ty sử dụng nhiều loại vật liệu cho trình sản xuất nên việc quản lý gặp nhiều khó khăn phức tạp, đặc biệt khâu bảo quản vật liệu Các lô giấy cuộn có kích th-ớc lớn dùng để in báo, với khối l-ợng 20 ch-a có kho bảo quản mà để trời dùng bạt che dẫn đến tình trạng vật liệu bị h- hỏng, giảm chất l-ợng Phế liệu không đ-ợc làm thủ tục thu hồi, nhập lại hầu hết phế liệu tận thu tái chế đ-ợc Phế liệu thu hồi không đ-ợc nhập kho, không phản ánh sổ sách số l-ợng giá trị làm hao hụt phế liệu làm thất thoát nguồn thu công ty - Công ty ch-a sử dụng sổ danh điểm vật liệu Vì vậy, công tác kiểm tra khó khăn phức tạp Khối l-ợng công tác kế toán vật liệu làm thủ công lớn, nhiều thời gian công sức Sổ sách kế toán chi tiết công ty ch-a có kết cấu hợp lý Công tác kế toán chi tiết vật liệu công ty ch-a đ-ợc hoàn thiện định kỳ vào cuối tháng kế toán chưa lập Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vËt liƯu” 66 - ViƯc theo dâi t×nh h×nh toán với nhà cung cấp, sổ Tk 331 phải trả ng-ời bán, công ty không sử dụng sổ kế toán chi tiết để theo dõi quan hệ toán công ty với đơn vị bán Việc lập chứng từ ghi sổ vào cuối tháng ghi sổ TK 331 đ-ợc lấy số liệu tổng cộng từ việc tập hợp tất chứng từ ng-ời bán phát sinh tháng Nh- vËy, viƯc theo dâi tõng lo¹i vËt liƯu mua tháng, việc kiểm tra đối chiếu gặp khó khăn - Công ty ch-a áp dụng kế toán máy, công tác kế toán làm thủ công nên không tránh khỏi sai sót hiệu 2- Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán vật liệu công ty in Công Đoàn: 2.1- Công ty nên tiến hành xây dựng hệ thống định mức vật t- để công tác quản lý thu mua sử dụng vật liệu đ-ợc hiệu Để đảm bảo cho trình sản xuất đ-ợc liên tục, công ty nên có kế hoạch thu mua dự trữ định vật liệu chính, có giá trị lớn, giúp cho doanh nghiệp chủ động sản xuất kinh doanh Công ty ch-a vận dụng định mức tiêu hao vật liệu, dễ gây lÃng phí, tạo kẽ hở khâu quản lý sử dụng vật liệu Vì công ty nên xây dựng định mức tiêu hao cho loại vật liệu sử dụng Hệ thống định mức tiêu hao phải đ-ợc xây dựng yêu cầu kỹ thuật, công nghệ sản phẩm kết hợp với thực tế kinh nghiệm sản xuất Hệ thống định mức vật liệu STT Đơn vị sử dụng Tên vật liệu định mức sx Phân x-ởng chế Dầu tra máy 0,5 lít/tháng Phân x-ởng in OFFSET Mực in 2,8kg/1tr trang Giấy cuộn định mức dự trữ 20tấn 2.2- Công ty nên lập biên kiểm nghiệm cho loại vật t- mua nhập kho Để đảm bảo tính xác thực độ tin cậy cao số liệu kế toán phục vụ công tác quản lý vật liệu để đáp ứng tốt yêu cầu kỹ thuật sản phẩm, vật liệu mua tr-ớc nhập kho phải đ-ợc kiểm nghiệm để xác định số l-ợng, chất l-ợng, quy cách thực tế vật liệu Muốn công ty phải thành lËp mét ban kiĨm nghiƯm vËt t- bao gåm nh÷ng ng-ời chịu trách nhiệm 67 vật t- công ty, ng-ời chịu trách nhiệm thủ kho Cơ sở để tiến hành kiểm nghiệm hoá đơn ng-ời cung cấp hiểu biết kinh nghiƯm qu¶n lý, sư dơng vËt liƯu cã tÝnh chuyên môn thành viên ban kiểm nghiệm Trong trình kiểm nghiệm phát thiếu, thừa sai qui cách phẩm chất đà ghi hoá đơn hay hợp đồng mua bán ban kiểm nghiệm phải lập biên xác định rõ nguyên nhân để xử lý Công ty in Công Đoàn Mà số 05 VT Theo QĐ số 1141/TC/ QĐ/ CĐKT Ngày tháng 11 năm 1995 BTC Biên kiểm nghiệm (Vật t- sản phẩm hàng hoá) Ngày tháng năm 2002 - Căn vào hoá đơn số 063016 ngày tháng1 năm 2002 công ty tin học TTX-Việt nam - Ban kiểm nghiệm gồm: 1/ Ông nguyễn Cao khải tr-ởng ban 2/ Bà Nguyễn Thị Thuần uỷ viên 3/ Bà Ngô Thị Cách uỷ viên - Đà kiểm nghiệm loại vật t- TT Tên nhÃn hiệu GiÊy CouchÐ M· sè 120g/m2 GiÊy CouchÐ 80g/m2 Ph-¬ng thức kiểm nghiệm Kết quy cách phẩm chất Kết sai quy cách phẩm chất Đơn vị tính Số l-ợng theo chứng từ Toàn diện Kg 1.341,6 1341,6 Toµn diƯn Kg 894,4 894,4 ý kiÕn cđa ban kiểm nghiệm: Số l-ợng vật t- đủ, chất l-ợng tốt Đại diện kỹ thuật Thủ kho Tr-ởng ban 2.3- Công ty nên lập sổ danh điểm vật liệu: Sổ danh điểm vật liệu sổ tập hợp toàn loại vật liệu mà công ty đà sư dơng ®Ĩ theo dâi vËt 68 liƯu theo tõng loại giúp cho công tác quản lý kế toán đ-ợc dễ dàng thống Mỗi loại, nhóm vật liệu đ-ợc qui định mà riêng, xếp cách trật tự, khoa học, thuận tiện cần tìm thông tin nhóm, loại vật liệu Để lập sổ danh điểm vật liệu, điều quan trọng phải xây dựng đ-ợc mà vật liệu xác, đầy đủ, không trùng lắp, có dự trữ để bổ xung mà vật liệu thuận tiện hợp lý 2.4- Công ty nên lập lại sổ chi tiết vật liệu Để theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu kế toán sử dụng sổ xuất nhập vật t-, theo sổ kế toán không theo dõi đ-ợc số tồn kho sổ cột tồn Cứ trang sổ có tên nhập trang có tên xuất, kế toán gặp khó khăn việc ®èi chiÕu theo dâi chi tiÕt viƯc sư dơng vËt liệu Sổ chi tiết vật liệu Tháng năm 2002 Tên, quy cách vật liệu: Đơn vị tính: Tên kho: Chứng từ SH Diễn giải NT Nhập SL ĐG Xuất TT SL §G Tån TT SL §G TT Tån kho ngày1/1 Cộng P/S T1 Tồn kho 31/1 Ng-ời lập bảng Kế toán tr-ởng 2.5- Trong việc quản lý, sử dụng vật liệu nói chung công tác kế toán vật liƯu nãi riªng, thđ kho cã mèi liªn hƯ mËt thiết với kế toán vật liệu Vì vậy, để thuận tiện cho việc quản lý, sổ sách thủ kho phải phù hợp với sổ sách kế toán Dù áp dụng ph-ơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu nh-ng thủ kho không sử dụng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu theo tiêu số l-ợng mà sử dụng sổ kho theo dõi thứ vật 69 liệu trang sổ Nh- vậy, để thuận tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu thủ kho kế toán vật liệu, thủ kho cần phải sử dụng thẻ kho để ghi chép Công ty in Công §oµn M· sè 06 VT Theo Q§ sè 1141/TC/ Q§/ CĐKT Ngày tháng 11 năm 1995 BTC Thẻ kho Ngày lập thẻ 1/1/2002 Tờ số: Kho: - Tên nhÃn hiệu, quy cách vật t- : - Đơn vị tÝnh: - M· sè: Stt Chøng tõ Sè a b Diễn giải Ngày nhập xuất Ngày c d e Ký xác nhận kế toán Số l-ợng Nhập Xuất Tån Tån kho 1/1 Céng PS T1 Tồn cuốiT1 2.6- Công ty nên lập bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Vào cuối tháng, việc đối chiếu số liệu sổ chi tiếtvới thẻ kho nhằm đảm bảo tính xác số liệu, để đáp ứng cách tốt cho yêu cầu quản lý, kế toán phải tổng hợp số liệu từ sổ chi tiết để ghi vào bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu theo loại, nhóm Trong điều kiện thực tế công ty in Công Đoàn, phòng kế hoạch vật t- không trực tiếp viết chứng từ nhâph, xuất kho vật liệu, nên bảng kê đ-ợc sử dụng nh- báo cáo vật t- cuối tháng, giúp cho phòng kế hoạch vật t- công ty chủ động việc lập kế hoạch thu mua nh- công tác quản lý sử dụng vật liệu 70 Bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn vật liệu Tháng năm 2002 Đơn vị tính: đồng Doanh điểm vật liệu Tên vật liệu Đơn vị tính Tồn đầu kỳ SL Đg TT Nhập kú SL §g TT XuÊt kú SL §g TT Tån cuèi kú SL §g TT Céng nhãm Céng loại Tổng cộng Ng-ời lập bảng Kế toán tr-ởng 2.7- Hoàn thiện định kỳ lập chứng từ ghi sổ lập bảng phân bổ vật liệu xuất dùng Hiện nay, công ty tập trung chứng từ lập chứng từ ghi sổ tháng lần cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh tháng Để giúp cho lÃnh đạo nắm bắt kịp thời thông tin kinh tế, công ty nên lập chứng từ ghi sổ từ 10-15 ngày lần giúp cho công tác kế toán không bị giồn dập vào cuối tháng việc lập báo cáo vào cuối tháng đ-ợc kịp thời Cũng ®Ĩ thn tiƯn cho viƯc lËp chøng tõ ghi sỉ phản ánh nghiệp vụ xuất vật liệu phục vụ cho công tác kế toán chi phí tính giá thành, cuối tháng công ty nên lập bảng phân bổ vật liệu dùng tháng, để từ lấy số liệu ghi vào chứng từ ghi sổ 71 Bảng phân bổ vật liệu Tháng năm 2002 TK Có TK Nỵ TK 152 TK 152.1 TK 152.2 TK 152.3 TK 152.4 Céng TK 621 TK 627 TK 642 TK 641 Cộng Ng-ời lập bảng Kế toán tr-ởng 2.8- Để hoàn thiện công tác toán với ng-ời bán, công ty nên mở sổ chi tiết toán với ng-ời bán Với đơn vị bán th-ờng xuyên, nên mở trang sổ riêng để theo dõi, với ng-ời bán không th-ờng xuyên theo dõi chung trang sổ nh-ng phải mở cho ng-ời bán dòng vào cột diễn giải Có nh- vậy, việc kiểm tra khoản toán đễ dàng, ngăn ngừa tr-ờng hợp dây d-a nợ đọng hay chiếm dụng vốn làm giảm uy tín công ty nhà cung cấp 72 Sổ chi tiét toán với ng-ời bán Tài khoản: Đối t-ợng: Ngày tháng ghi sổ Chứng từ Diễn giải SH NT TK ĐƯ Thời hạn đ-ợc CK Số phát sinh Nợ Có Số dNợ Có D- đầu kỳ P/S kỳ Cộng P/S D- ci kú Ng-êi ghi sỉ KÕ to¸n tr-ëng 2.9- Công ty cần phải tiến hành thủ tục nhập kho phế liệu thu hồi quan tâm đến việc bảo quản vật liệu Với vật liệu nhỏ, công ty bảo quản t-ơng đối tốt, nh-ng vối vËt liƯu cã kÝch th-íc lín nh- giÊy th× viƯc bảo quản ch-a tốt nên công ty cần nâng cấp, xây thêm kho bảo quản vật liệu Đối với phế liệu công ty cần làm tốt công tác tËn thu phÕ liƯu ®Ĩ gióp cho viƯc tiÕt kiƯm chi phí vật liệu, hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Phế liệu nhập kho phải đ-ợc phận có trách nhiệm tổ chức cân đong -ớc tính giá trị Sau đó, kế toán viết phiếu nhập kho làm hai liên, liên để l-u vào sổ, liên giao cho thủ kho đà nhập phế liệu vào kho 2.10- Công ty nên sớm đ-a tin học vào sử dụng công tác kế toán, để đảm bảo đáp ứng nhanh chóng, kịp thời thông tin kế toán cung cấp, giảm bớt khối l-ợng tính toán Để đạt đ-ợc yêu cầu sử dụng kế toán máy công ty cần phải cài đặt đ-ợc phần mềm kế toán phù hợp với thực tiễn công tác kế toán nh- loại hình sản xuất kinh doanh công ty phải đào tạo đ-ợc đội ngũ nhân viên kế toán sử dụng thành thạo phần mềm kế toán 73 Kết luận Chúng ta ®Ịu biÕt vËt liƯu lµ mét ba u tè co thiếu trình sản xuất, chi phí vật liệu có ảnh h-ởng lớn đến giá thành sản phẩm sản xuất Việc sử dụng hợp lý, tiết kiệm vật liệu trình sản xuất giúp hạ giá thành sản phẩm tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Mục tiêu đạt đ-ợc công tác kế toán vật liệu đ-ợc quan tâm mức, đ-ợc cải tiến hoàn thiện không ngừng Qua thời gian tìm hiểu thực tế công ty in Công Đoàn, nhận thấy công ty đà tổ chức, xếp dần đ-a công tác kế toán vật liệu vào nề nếp, góp phần mang lại hiệu cho hoạt động quản lý nh- hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Tuy nhiên, để cong tác kế toán nói chung kế toán vật liệu nói riêng thực trở thành công cụ quản lý kinh tế hữu hiệu, đòi hỏi công ty phải tích cực phát huy sáng kiến nhàm kiện toán công tác kế toán vật liệu , vừa đảm bảo phù hợp với điều kiện thực tế công ty vừa có ý nghĩa đạo thực tiễn áp dụng chế độ kế toán chuẩn mực kế toán ban hành Thời gian thực tập không nhiều nh-ng đà giúp hiểu biÕt h¬n rÊt nhiỊu vỊ thùc tiƠn nghỊ nghiƯp Víi cố gắng phản ánh đầy đủ trung thực tình hình tổ chức công tác kế toán vật liệu công ty với số ý kiến đề xuất với mong muốn công ty ngày phát triển Tuy nhiên với trình độ, kinh nghiệm thời gian có hạn nên chuyên đề không tránh khỏi thiếu xót Tôi mong nhận đ-ợc đóng góp ý kiến xây dựng thầy, cô giáo để chuyên đề đ-ợc hoàn thiện Tôi xin chân thành cảm ơn./ Hà nội, tháng 11 năm 2002 74 Mục lục Trang Lời mở đầu 01 Phần I Cơ sở lý luận hạch toán nguyên vật liệu 03 Trong doanh nghiệp sản xuất I- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên 03 vật liệu (NVL) doanh nghiệp sản xuất: 1- Khái niệm đặc điểm NVL: 03 2- Vai trò NVL trình sản xuất 03 3- Yêu cầu quản lý NVL 04 4- Vai trò chức nhiệm vụ kế toán NVL 04 II- Những nội dung tổ chức công 06 tác kế toán NVL doanh nghiệp sản xuất 1- Phân loại NVL 06 2-Sổ danh điểm nguyên vật liệu 07 3- Đánh giá nguyên vật liệu 08 4- Tổ chức hạch toán chi tiết NVL 13 5- Tổ chức hạch toán tổng hợp NVL 17 6- Hạch toán dự phòng giảm giá hàng tồn kho: 22 7- Tổ chức hệ thống sổ kế toán sử dụng 23 hạch toán tổng hợp NVL Phần II 25 Tình hình thực tế công tác kế toán 25 75 nguyên vật liệu công ty in Công Đoàn I/ Đặc điểm, trình hình thành phát triển 25 công ty in Công Đoàn 1/ Quá trình hình thành phát triển công ty 25 2/ Đặc điểm quy trình công nghệ sản 28 xuất sản phẩm Công ty in Công Đoàn: 3/ Tổ chức sản xuất: 29 4/ Tổ chức máy quản lý công ty 30 5/ Tổ chức công tác kế toán công ty in Công Đoàn 32 PHần iii 62 Một số ý kiến đề xuất nhầm hoàn thiện công tác 62 kế toán vật liệu công ty in công đoàn 1.Những nhận xét chung hạch toán vật liệu 62 công ty in Công Đoàn Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán 64 vật liệu công ty in Công Đoàn: Kết luận 71 Môc lôc 72 76 ... tế tổ chức kế toán vật liệu công ty in Công Đoàn Đặc điểm chung vật liệu công ty in Công Đoàn Hiện nay, công ty có gần 400 thứ vật liệu khác giấy mực loại vật liệu quan trọng Hầu hết loại vật liệu. .. vi chức nhiệm vụ ng-ời nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ chung phòng 33 Sơ đồ tổ chức máy kế toán công ty in Công Đoàn Kế toán tr-ởng Kế toán tổng hợp Kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ Kế toán toán... nhằm hoàn thiện hạch toán nguyên vật liệu công ty in Công Đoàn Phần I Cơ sở lý luận hạch toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất I- Sự cần thiết phải tổ chức hạch toán nguyên vật liệu (NVL) doanh