hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại công ty đầu tư và phát triển công nghệ vtc intecom

Với tính chất, yêu cầu cũng như lợi ích kinh tế trong quátrình hoạt động kinh doanh của mình, công ty VTC Intecom cũng đã bước đầu ápdụng phương thức đấu thầu vào trong các hoạt động sản

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 5

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA

PHƯƠNG TIỆN VTC VÀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VTC

INTECOM 7

I Tổng quan về tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC 7

1 Lịch sử hình thành và phát triển 7

2 Bộ máy tổ chức của Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC 8

3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC10

II Vài nét tổng quan và cơ cấu tổ chức của công ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC

Intecom 10

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY

ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VTC INTECOM 14

I Nội dung cơ bản hoạt động đấu thầu tại công ty 14

1 Các hình thức đấu thầu 14

2 Phương thức thực hiện đấu thầu 17

3 Hình thức hợp đồng 18

II Quy trình tổ chức đấu thầu tại công ty 18

1 Lập kế hoạch đấu thầu cho một dự án đầu tư của công ty. 18

2 Quy trình đấu thầu được tổ chức tại công ty 21

2.1 Chuẩn bị đấu thầu 23

2.2 Tổ chức đấu thầu 28

2.3 Mở thầu và xét thầu 29

2.5 Công bố kết quả đấu thầu 33

2.6 Thương thảo và hoàn thiện hợp đồng 33

2.7 Kí kết hợp đồng 34

II Thực trạng hoạt động đấu thầu diễn ra tại công ty 34 1 Thực trạng hoạt động đấu thầu năm 2007 36 2 Thực trạng hoạt động đấu thầu năm 2008 40 3 Gói thầu tiêu biểu cho hoạt động đấu thầu của công ty trong 2 năm qua 45 3.1 Giới thiệu chung về dự án và gói thầu: 45 3.2 Quá trình tổ chức đấu thầu của gói thầu 46 THÔNG BÁO MỜI CHÀO HÀNG 47 3.3 Nhận xét về quá trình tổ chức đấu thầu cùa gói thầu 66 4 Tổng kết kết quả thực hiện đấu thầu tại công ty trong 2 năm qua 4.1 Những kết quả đạt được 68 4.2 Những tồn tại 71

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU

Ở CTY VTC INTECOM 74

I Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 74

II Một số giải pháp cụ thể hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại công ty 75

1 Có thể lựa chọn thêm những hình thức đấu thầu mới 75

2 Lập kế hoạch đấu thầu một cách chi tiết và hợp lí 78

4 Thành lập tổ chuyên gia đấu thầu sớm và tiến hành thông báo mời thầu rộng rãi hơn

83 5 Đào tạo, bố trí, sắp xếp và sử dụng hợp lý đội ngũ cán bộ tham gia vào công tác đấu

thầu 85

KẾT LUẬN 102

LỜI MỞ ĐẦU

Sau hơn 20 năm đổi mới, xây dựng nền kinh tế thị trường định hướng

xã hội chủ nghĩa, hòa nhập với nền kinh tế thế giới, Việt Nam đã thu được nhữngthành tựu to lớn trong việc phát triển kinh tế xã hội Hoạt động sản xuất kinh doanhđược đẩy mạnh, tính cạnh tranh giữa các thành phần, tổ chức kinh tế cũng đượcnâng cao, tạo nên một nền móng phát triển kinh tế vững chắc, tạo tiền đề hoànthiện nền kinh tế phát triển với tốc độ nhanh chóng Qua đấy có thể thấy rõ đượccạnh tranh là một yếu tố tồn tại, đồng hành và phát triển tất yếu trong nền kinh tếthị trường, có cạnh tranh mới có tồn tại

Thực tế trong những năm gần đây ở nước ta, đấu thầu đã và đangvươn lên để tự khẳng định là một phương thức hữu hiệu trong việc góp phần tạo ramôi trường cạnh tranh công bằng cho tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi thànhphần kinh tế Ra đời khi nền kinh tế chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường

có sự quản lý của Nhà nước với quy luật cạnh tranh chi phối mọi hoạt động sảnxuất kinh doanh, phương thức đấu thầu ngày càng được áp dụng rộng rãi và pháttriển không ngừng trong các lĩnh vực kinh tế cũng như trong các tổ chức kinh tếmang lại nhiều lợi ích to lớn cho nền kinh tế cũng như cho toàn xã hội

Là một công ty trực thuộc Tổng công ty truyền thông đa phương tiệnVTC, trực thuộc bộ thông tin và truyền thông, công ty đầu tư và phát triển côngnghệ VTC Intecom cũng không đứng ngoài các yêu cầu tất yếu cũng như guồngquay của nền kinh tế Với tính chất, yêu cầu cũng như lợi ích kinh tế trong quátrình hoạt động kinh doanh của mình, công ty VTC Intecom cũng đã bước đầu ápdụng phương thức đấu thầu vào trong các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình.Tuy nhiên hình thức đầu thầu là một hình thức hoạt động tương đối mới mẻ và thờigian thành lập và hoạt động của công ty còn tương đối non trẻ vì vậy việc tổ chức

các hoạt động đấu thầu tại công ty vẫn đang đặt ra nhiều vấn đề cần phải giải quyết

về cả phương diện lý luận và chỉ đạo thực tiễn

Để công tác đấu thầu ngày càng hoàn thiện, phát huy được những ưuđiểm vốn có của nó và để góp phần mang lại hiệu quả cao cho các gói thầu đượctiến hành tại công ty trong thời gian tới Sau một thời gian được thực tập tại Phòng

kế hoạch và Đầu tư, công ty VTC Intecom, trên cơ sở vận dụng những kiến thứcchuyên nghành đã được tiếp thu trên giảng đường cùng sự chỉ bảo hướng dẫn tậntình của PGS TS Từ Quang Phương cũng như các anh chị trong phòng Kế hoạch

Đầu tư, em đã lựa chọn đề tài “ Hoàn thiện công tác tổ chức đấu thầu tại công

ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC Intecom” làm đề tài báo cáo chuyên đề

thực tập

Kết cấu của đề tài bao gồm 3 chương chính

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VTC VÀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ PHÁT TRIỂN VTC INTECOM

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VTC INTECOM

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC ĐẤU THẦU Ở CTY VTC INTECOM

Do thời gian có hạn và khả năng nhận thức còn hạn chế nên em chắcchắn sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết trong quá trình thực hiện chuyên đề

Vì vậy kính mong các thầy cô giáo, các anh chị trong phòng Kế hoạch và Đầu tưđóng góp, bổ sung ý kiến để em rút kinh nghiệm để bài viết này được hoàn thiệnhơn

Qua đây em xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ và hướng dẫn tận tìnhcủa các thầy cô giáo trong Khoa Kinh tế đầu tư đặc biệt là thầy giáo PGS TS Từ

Quang Phương Em cũng xin bày tỏ lòng biết ơn tới các anh chị trong phòng Kếhoạch và đầu tư trong thời gian qua đã tạo điều kiện thuận lợi đề em có thể thoànthành tốt kì thực tập của mình và các anh chị cũng đã nhiệt tình giúp đỡ cung cấpcho em các tài liệu cũng như giúp em tiếp cận với thực tiễn, điều này có ý nghĩahết sức thiết thực trong sự nhận biết mối liên hệ giữa thực tiễn và lý thuyết, giúp

em hoàn thành được chuyên đề này

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG ĐA PHƯƠNG TIỆN VTC VÀ CÔNG TY ĐẦU TƯ VÀ

Tháng 9 năm 1992 xí nghiệp được chuyển thành Công ty Đầu tư vàPhát triển kỹ thuật thông tin (INTEDICO) thuộc Bộ Văn hoá - Thông tin

Tháng 11 năm 1993 Công ty INTEDICO được chuyển thành Công tyđầu tư và Phát triển công nghệ truyền hình Việt Nam trên cơ sở sát nhập thêmCông ty TELEXIM và Công ty RATIMEX của Đài Truyền hình Việt Nam theoquyết định số 918- QĐ/TC-THVN ngày 10 tháng 12 năm 1996 của Đài truyền hìnhViệt Nam

Từ tháng 7 năm 2003, công ty VTC chuyển từ Đài Truyền hình ViệtNam về trực thuộc Bộ Bưu chính – Viễn thông theo quyết định số 129/2003/QĐ-TTg ngày 26 tháng 6 năm 2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc đổi mới sắp xếplại doanh nghiệp nhà nước

Tổng công ty Truyền thông đa phương tiện (VTC), tên giao dịch quốc

tế là Vietnam Multimedia Corporation được thành lập theo quyết định số192/2005/QĐ-TTg ngày 29/07/2005 của Thủ tướng Chính phủ về việc chuyểnCông ty Đầu tư và Phát triển công nghệ Truyền hình Việt Nam thành Tổng Công

ty Truyền thông đa phương tiện Việt Nam hoạt động theo mô hình Công ty mẹ

-Công ty con và quyết định số 01/2006/QĐ-BBCVT ngày 04/01/2006 của Bộ Bưu

chính, Viễn thông (nay là Bộ Thông tin và Truyền thông) về việc thành lập Tổng

công ty Truyền thông đa phương tiện Việt Nam hoạt động theo mô hình công ty

mẹ - công ty con

2 Bộ máy tổ chức của Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC

BỘ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

TỔNG CÔNG TY TRUYỀN THÔNG

ĐA PHƯƠNG TIỆN VTC

Đài truyền hình KTS VTCVăn phòng đại diện VTC tại TPHCMVăn phòng đại diện VTC tại Đà Nẵng

Hiện nay Tổng công ty VTC có các phòng ban chức năng, tham mưu,giúp việc và 30 đơn vị thành viên, trong đó có 15 đơn vị hạch toán phụ thuộc, 02công ty TNHH một thành viên và 03 công ty đã cổ phần hoá Nhân sự VTC tínhđến năm 2008 có trên 2000 nhân viên, độ tuổi trung bình 26,7

Các công ty con trực thuộc Tổng công ty VTC:

 Đài Truyền hình kỹ thuật số VTC

 Công ty Đầu tư và phát triển CNTT Intecom

 Công ty Truyền hình di động VTC mobile

 Công ty TNHH 1 thành viên Giải pháp công nghệ truyền thông VTC

 Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Trung VTC

 Công ty TNHH 1 thành viên Truyền thông đa phương tiện miền Nam VTC

 Công ty cổ phần Phát triển truyền hình, truyền thông VTC

 Công ty cổ phần Kinh doanh thiết bị truyền thông VTC

 Công ty cổ phần Điện tử truyền thông VTC

 Công ty cổ phần Điện tử và Truyền hình cáp VTC

 Công ty cổ phần Dịch vụ hợp tác quốc tế

 Công ty cổ phần Chuyển giao công nghệ truyền hình – viễn thông VTC

 Công ty cổ phần Kinh doanh, sản xuất các chương trình quảng cáo và giải trítruyền hình VTC

 Công ty cổ phần Truyền thông Hữu Nghị

 Trường truyền thông VTC

3 Lĩnh vực hoạt động kinh doanh của Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC

Tổng công ty hoạt động kinh doanh trên 3 lĩnh vực chính: Truyềnhình, dịch vụ số, viễn thông Các lĩnh vực hoạt động kinh doanh cụ thể của Tổngcông ty trong thời gian qua bao gồm

II Vài nét tổng quan và cơ cấu tổ chức của công ty đầu tư và phát triển công

nghệ VTC Intecom

1 Vài nét tổng quan, lĩnh vực hoạt động của công ty đầu tư và phát triển công nghệVTC Intecom

VTC Intecom là một trong 30 đơn vị thành viên trực thuộc tổng công

ty đầu tư và phát triển công nghệ VTC Công ty được thành lập ngày 2/1/2006 theoquyết định của Tổng giám đốc Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC.Trụ sở chính của công ty đặt tại tòa nhà 46, ngõ 230, Lạc Trung, Hà Nôi Chinhánh phía Nam đựơc đặt tại số 19, Phó Đức Chính, Q1, TP HCM

Lĩnh vực kinh doanh chính của công ty là các dịch vụ số như:

Dịch vụ số

Games onlineDịch vụ webThanh toán onlineChăm sóc khách hàng

GTGT trên mobile

Dịch vụ OnlineDịch vụ thanh toán, chuyển khoản OnlineDịch vụ giá trị gia tăng trên di độngKinh doanh viễn thông

Là một trong những công ty đi đầu cả nước về hoạt động kinh doanh

và phát triển dịch vụ số, công ty VTC Intecom đã đạt được khá nhiều thành côngcũng như gặp không ít thách thức trong thời đại kinh tế hiện nay Tuy vậy, phươngchâm hoạt động cũng như slogan của công ty luôn là kim chỉ nam trong mọi hoạtđộng kinh doanh của công ty trong thời gian qua “Dịch vụ số, kết nối cộng đồng”

Đánh giá tình hình hoạt động kinh doanh của công ty trong hơn 3 năm

đi vào hoạt động, có thể thấy tốc độ phát triển nhanh chóng của công ty , với tốc độphát triển hơn 200%/ năm Những thông tin cơ bản về tình hình hoạt động trongthời gian quac của công ty

 Dịch vụ

Hơn 45.000 tiệm Net đã kết nối với hệ thống mạng hoạt động của công ty

Các trạm IDC đặt tại Hà Nội và TP HCM có tổng dunglượng đường truyền lên với 9 GB, được kết nối trực tiếp tới cácVNNIC, có khả năng đáp ứng với nhu cầu cũng như đòi hỏi của dịch

vụ trạm máy phục vụ cho các dịch vụ online

 Kênh thanh toán

Hình thức thanh toán VCoin đã được phổ biến rộng rãi trên cộng đồng mạng và được quy đổi là đơn vị tiền ảo trong các game cũng như các dịch vụ của công ty

Phương thức thanh toán đa dạng và phong phú: SMS, EBanks, PP card, kênh 1990, POS, PayPal…

2 Cơ cấu tổ chức của công ty VTC Intecom

Tính thời điểm hiện tại, số lượng cán bộ công nhân viên của công ty

đã lên tới hơn 300 người với nhiều vị trí công tác khác nhau trong các phòng ban

Mô hình tổ chức của công ty được phân chia với ban giám đốc bao gồm 1 giámđốc điều hành cùng với 4 phó giám đốc phụ trách các mảng công việc khác nhaucùng với các phòng ban chuyên môn: phòng Kế hoạch và đầu tư, Phòng kế toán,phòng Hành chính sự nghiệp, phòng Phát triển công nghệ, phòng chăm sóc kháchhàng…

Mô hình tổ chức của công ty VTC Intecom được thể hiện rõ trong môhình sau

Phó giám đốc (Dịch vụ số)

Phó giám đốc (Đầu tư)

CHƯƠNG II THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC ĐẤU THẦU TẠI CÔNG TY ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ VTC INTECOM

I Nội dung cơ bản hoạt động đấu thầu tại công ty

1 Các hình thức đấu thầu

Xuất phát từ nhu cầu thiết yếu đặt ra cho công ty trong quá trình hoạtđộng và sản xuất kinh doanh của mình và căn cứ theo Luật đấu thầu số61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội cũng như Nghị định 58/2008/NĐ-

CP ngày 05/05/2008 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật đấu thầu Công ty vàtổng công ty đã lựa chọn 3 hình thức đấu thầu chính để phục vụ cho công tác đấuthầu của công ty trong thời gian qua

 Đấu thầu cạnh tranh rộng rãi

Đây là hình thức đấu thầu mà bên mời thầu không hạn chế số lượngnhà thầu tham gia và có tính cạnh tranh cao nhất Hình thức này được áp dụng đốivới những gói thầu có tính chất kỹ thuật không phức tạp, giá trị gói thầu không lớn

và các điều kiện thực hiện không có yêu cầu đặc biệt phức tạp, nhiều nhà thầu cókhả năng đáp ứng các yêu cầu mà bên mời thầu đặt ra Bên mời thầu phải cung cấp

hồ sơ mời thầu cho các nhà thầu có nhu cầu tham gia đấu thầu Trong hồ sơ mờithầu không được nêu bất cứ một điều kiện nào nhắm hạn chế sự tham gia của nhàthầu hoặc nhằm tạo lợi thế cho một hoặc một số nhà thầu gây ra sự cạnh tranhkhông bình đẳng

Hình thức đấu thầu này được sử dụng nhiều trong các gói thầu muasắm hàng hóa có giá trị gói thầu dự toán lớn hơn 2 tỷ đồng của công ty trong thờigian qua Đây cũng chính là hoạt động đầu tư chủ yếu của công ty nhằm phục vụtốt nhất cho nhu cầu bảo dưỡng và nâng cấp các hệ thống máy móc thiết bị, cáctrạm thiết bị sever đảm bảo tốt nhất cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Với việc áp dụng hình thức đấu thầu rộng rãi trong các gói thầu muasắm hàng hóa thiết bị, công ty sẽ có thể tiếp cận 1 cách nhanh chóng và chính xácnhất với những nhà thầu có kinh nghiệm, có khả năng đáp ứng được những yêu cầucủa gói thầu đã đặt ra Ngoài ra thông qua đấu thầu, công ty có thể tiếp cận đượcvới những thiết bị mới có tính năng tiên tiến, hiện đại, một trong những yêu cầu cơbản trong hoạt động kinh doanh kĩ thuật số hiện nay Áp dụng đầu thầu rộng rãicũng giúp cho công ty đám bảo đựoc 1 cách tốt nhất các yêu cầu công bằng, cạnhtranh giữa các nhà thầu khác nhau.

 Chào hàng cạnh tranh

Đây chính là một dạng thức khác của hình thức cạnh tranh rộng rãi.Hình thức này được lựa chọn đối với những gói thầu có tính chất kĩ thuật đơn giảnvới giá trị dự toán của gói thầu nhỏ Bên mời thầu gửi yêu cầu chào hàng tới cácnhà thầu Nhà thầu sẽ cung cấp bảng báo giá cho bên mời thầu 1 cách trực tiếphoặc là qua fax và đường bưu điện Hình thức đấu thầu này yêu cầu phải có ít nhất

3 bảng báo giá chào hàng của 3 nhà thầu khác nhau

Đối với công ty, hình thức chào hàng cạnh tranh được áp dụng đối vớinhững gói thầu mua sắm hàng hóa có giá trị gói thầu thấp hơn 2 tỷ đồng và cáchàng hóa mua sắm được yêu cầu trong gói thầu đều là những hàng hóa thông dụng,

có sẵn trên thị trường với những tính năng kĩ thuật đã được chuẩn hóa và tươngđương nhau về mặt chất lượng

Việc áp dụng hình thức chào hàng cạnh tranh đối với những gói thầu

có giá trị nhỏ và yêu cầu kĩ thuật của hàng hóa đơn giản giúp cho công ty vẫn cóthể đảm bảo được các yêu cầu về mặt kĩ thuật của hàng hóa cần mua sắm Tínhnăng kĩ thuật của loại hàng hóa cần cung cấp bổ thường là đã được chuẩn hóa vàtương đương nhau về mặt chất lượng chính vì vậy chất lượng hàng hóa được cung

cấp bởi các nhà thầu cũng sẽ được kiểm soát một cách chính xác Với những góithầu có giá trị dự toán gói thầu nhỏ, áp dụng hình thức đấu thầu chào hàng cạnhtranh cũng sẽ giúp cho công ty tiết kiệm được chi phí tổ chức đấu thầu không cầnthiết Bên cạnh đó, thời gian thực hiện gói thầu cũng được tiết kiệm, việc lựa chọnnhà thầu sẽ diễn ra nhanh chóng và đảm bảo về mặt kĩ thuật giúp cho việc thựchiện mua sắm sớm hoàn thiện phục vụ tốt nhất cho hoạt động của công ty.

 Chỉ định thầu

Bên mời thầu lựa chọn nhà thầu để thực hiện các gói thầu có nhữngđặc điểm sau: phải được tiến hành ngay(không thể kéo dài thời gian lựa chọn nhàthầu, thông thường là trong các trường hợp sửa chữa khắc phục sự cố); giá trị côngviệc nhỏ, yêu cầu kĩ thuật rất đơn giản; công việc có tính thử nghiệm nên có tínhrủi ro cao…

Trong suốt thời gian hoạt động qua, hình thức chỉ định thầu đượccông ty sử dụng một cách hạn chế, chỉ được áp dụng trong những tình huống đặcbiệt Hình thức này được áp dụng với những gói thầu xây lắp có giá trị dự toán góithầu dưới 1 tỷ đồng và các gói thấu tư vấn có giá trị dự toán dưới 500 triệu đồng

Áp dụng hình thức chỉ định thầu trong các gói thầu tư vấn và xây lắp có giá trị nhỏ

là cách thức làm giảm thiếu đến mức tối đa sự lãng phí khi tổ chức đấu thầu Đốivới những gói thầu này thì việc tổ chức đấu thầu không mang lại hiệu quả cao dogiá trị gói thầu tương đối thấp trong khi đó thì chi phí để tổ chức đấu thấu lại caokhiến cho hiệu quả nếu tổ chức đấu thầu mang lại là không cao

Tuy nhiên hình thức chỉ định thầu cũng có những hạn chế nhất định.Trong đó quan trọng nhất là việc ra quyết định chỉ định nhà thầu thực hiện gói thầu

sẽ bị tác động, ảnh hưởng của một số những yếu tố chủ quan nhất định Bên cạnh

đó việc không được tiếp cận với nhiều nhà thầu khác nhau với những khả năng vàkinh nghiệm đa dạng khác nhau thì việc lựa chọn được 1 nhà thầu có đủ khả năngthực hiện được gói thầu cũng đặt ra nhiều vấn đề cho những cán bộ tổ chức đầuthấu của công ty Chính vì vậy hình thức chỉ định thầu rất hạn chế đượ sử dụngtrong các gói thầu trong thời gian qua.

2 Phương thức thực hiện đấu thầu

Qua phân tích hoạt động đấu thầu của công ty trong các năm qua, ta

có thể thấy số lượng các gói thầu mua sắm hàng hóa trang thiết bị máy móc chiếm

tỉ trọng lớn Xuất phát từ chính đặc điểm này của các gói thầu mua sắm hàng hóatrang thiết bị, trong các cuộc đấu thầu cạnh tranh rộng rãi và chào hàng cạnh tranh,công ty thường lựa chọn phương thức thực hiện đấu thầu 1 túi hồ sơ 1 giai đoạn

Phương thức thực hiện đấu thầu 1 túi hồ sơ 1 giai đoạn yêu cầu nhàthầu khi tham gia dự thầu nộp đề xuất kỹ thuật (cách tiến hành công việc) và đềxuất tài chính (giá cả cụ thể và phương thức thanh toán) trong cùng 1 túi hồ sơ

Thông thường trong các gói thầu mua sắm trang thiết bị của công ty,chủng loại hàng hóa là các thiết bị công nghệ có những tiêu chuẩn đánh giá về mặtcông nghệ đã được tiêu chuẩn hóa và khá chi tiết Bên cạnh đó thì các phương án

về mặt kĩ thuật của các loại hàng hóa trong gói thầu không quá phức tạp và đadạng Chính vì vậy với việc lựa chọn phương thức thực hiện 1 túi hồ sơ 1 giaiđoạn, việc đánh giá các nhà thầu các phương án thực hiện về mặt kĩ thuật vẫn đượcđảm bảo Ngoài ra với phương thức này công ty có thể giảm bớt được thời gianxem xét, đánh giá hồ sơ dự thầu của các nhà thầu, cũng như giảm bớt thời gianthương thảo với các nhà thầu về mặt kĩ thuật, góp phần thúc đấy nhanh việc lựachọn nhà thầu và thực hiện hợp đồng

II Quy trình tổ chức đấu thầu tại công ty

1 Lập kế hoạch đấu thầu cho một dự án đầu tư của công ty.

Dựa vào nhu cầu thực tế trong hoạt động sản xuất của công ty trongtừng thời điểm cũng như yêu cầu đặt ra của mỗi đơn vị trong công ty, Phòng Kếhoạch đầu tư sẽ là bộ phận có trách nhiệm khảo sát thực tế, đưa ra những đánh giá

tổng quan nhất và từ đó xây dựng lên những dự án đầu tư của công ty Sau khi đãxây dựng được dự án đầu tư của công ty, phòng Kế hoạch và Đầu tư căn cứ vàoquy mô cũng như tính chất của từng dự án cụ thể sẽ chia dự án thành các gói thầunhỏ, xây dựng lên kế hoạch đấu thầu cụ thể cho dự án Dự án đầu tư cũng như kếhoạch đấu thầu cụ thể sẽ được trình lên ban Quản lí dự án của tổng công ty Dựatrên bản kế hoạch đấu thầu đã được trình lên, ban dự án của Tổng công ty sẽ cócông văn chỉ đạo hướng dẫn các điều chỉnh cũng như ra các công văn quyết địnhthông qua kế hoạch thực hiện công tác đấu thầu của công ty Đây chính là một quytrình mang tính bắt buộc đã được quy định trong luật, là công cụ quản lý hoạt độngđấu thầu của nhà nước với Tổng công ty nói chung và công ty Intecom nói riêng.Lập kế hoạch đấu thầu cho một dự án là việc phân chia các nhu cầu mua sắm của

dự án thành các gói thầu và xác định đặc điểm của từng gói thầu như giá trị dựtoán, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, hình thức hợp đồng, tiến

độ thực hiện…

Việc lập kế hoạch đầu tư cụ thể, chính xác và chi tiết giúp cho công ty

có thể phân chia dự án thành các gói thầu một cách hợp lí nhằm đáp ứng được cácyêu cầu về chi phí, chất lượng cũng như tiến độ thực hiện dự án Đây cũng chính là

cơ sở để công ty phê duyệt các kết quả đấu thầu của các gói thầu sau này

Quá trình lập kế hoạch đấu thầu được công ty triển khai theo nguyêntắc từ tổng thể tới chi tiết và bao gồm có 3 bước như sau:

Bước thứ nhất: Phân loại nhu cầu mua sắm của dự án Dựa vào đặcđiểm của nhu cầu mua sắm hàng hóa, dự án đầu tư của công ty được chia thành 3loại nhu cầu mua sắm hàng háo hay ba mảng công việc: mảng công việc tư vấn,mảng công việc mua sắm hàng hóa trang thiết bị và mảng công việc xây lắp

Bước thứ hai: Phân chia từng mảng công việc thành các gói thầu Mỗimảng công việc gồm một hoặc nhiều nhu cầu mua sắm khác nhau Dựa vào đặcđiểm cụ thể của từng nhu cầu mua sắm công ty phân chia mảng công việc thànhmột hoặc nhiều gói thầu Các gói thầu tại công ty trong thời gian qua được phânchia theo các nguyên tắc cụ thể:

- Bảo đảm các gói thầu được thực hiện theo đúng tiến độ, phù hợp vớinhững quy định hiện hành của pháp luật trong đầu tư

- Giảm thiểu đến mức tối đa những tác động ảnh hưởng, chi phối lẫnnhau của các gói thầu làm ảnh hưởng đến chất lượng, yêu cầu kỹ thuật, thời giantriển khai, v.v

- Các gói thầu được phân chia theo cùng tính chất công việc kinhdoanh, chủng loại thiết bị công nghệ, các mối liên quan ràng buộc chặt chẽ lẫnnhau không thể tách rời, thời gian thực hiện (nếu dự án phân chia các bước thựchiện)

- Bảo đảm khả năng cạnh tranh cao đối với các gói thầu được phânchia, giảm thiểu những bất lợi phát sinh trong quá trình đấu thầu

- Bảo đảm tính chủ động, linh hoạt cho chủ đầu tư trong việc quản lý,

tổ chức thực hiện đấu thầu

Bước thứ ba: Xác định đặc điểm của từng gói thầu Với mỗi gói thầu đãđược phân chia ở bước thứ hai, công ty sẽ tiến hành công việc xác định giá trị ướctính của gói thầu, hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu, loại hợpđồng sẽ được áp dụng cũng như tiến độ thực hiện gói thầu Nội dung của mỗi góithầu đã được phân chia phải bao gồm:

Tên gói thầu

Giá gói thầu Nguồn vốn Hình thức lựa chọn nhà thầu, phương thức đấu thầu Thời gian lựa chọn nhà thầu

Hình thức hợp đồng Thời gian thực hiện hợp đồng

2 Quy trình đấu thầu được tổ chức tại công ty

Căn cứ Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốchội Nghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 05/05/2008 của Chính phủ hướng dẫn thihành Luật đấu thầu Quy trình đấu thầu tại công ty được triển khai theo các bướcsau:

Quy trình tổ chức đấu thầu tại công ty VTC Intecom

Chuẩn bị đấu thầu

2.1 Chuẩn bị đấu thầu

Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình tổ chức đấu thầu được thựchiện tại công ty, là cơ sở cho các bước theo trong quy trình này Nội dung chínhcủa bước này bao gồm: Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu, lập hồ sơ mời thầu, thôngbáo mời thầu Do các hoạt động đấu thầu của công ty chủ yếu là các gói thấu muasắm hàng hóa trang thiết bị chính vì vậy mà yêu cầu về mặt kĩ thuật không quákhắt khe và phức tạp Chính vì vậy trong giai đoạn chuẩn bị đấu thầu này không cónội dung sơ tuyển nhà thầu và lập hồ sơ ngắn, mà bất kì nhà thầu nào có có nguyệnvọng và thấy đáp ứng với các yêu cầu của gói thầu đều có thể tham gia đấu thầu

2.1.1 Chuẩn bị nhân sự cho đấu thầu

Nhân sự tham gia vào công tác đấu thầu trong mỗi gói thầu có vaitròn rất quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp tới sự thành công hay thất bại của cuộc đốithầu Những người tham gia phải là những người am hiểu các quy định, quy trìnhđấu thầu đồng thời cũng có kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực của gói thầu.Thông thường trong các gói thầu đã được thực hiện trong thời gian qua tại công ty,nhân sự tham gia vào công tác đấu thầu là các cán bộ thuộc phòng Kế hoạch đầu

tư, phòng Phát triển công nghệ, phòng Tài chính kế toán, tổ trưởng tổ chuyên giađấu thầu là phó giám đốc phụ trách kinh doanh của công ty

Đây là những cán bộ chuyên trách có chuyên năng lực và kinh nghiệmtrong việc tổ chức và thực hiện đấu thầu Bên cạnh đó còn có sự tham gia củanhững cán bộ phòng Phát triển công nghệ, những người trực tiếp quản lí và nắm rõđược những yêu cầu và nhu cầu về thiết bị mua sắm hàng hóa thiết bị công nghệcủa gói thầu Với thành phần tổ chuyên gia đấu thầu bao gồm những cán bộ amhiểu về công tác đấu thầu và những cán bộ chuyên trách về mặt kĩ thuật giúp cho

việc vận hành tổ chức và thực hiện các gói thầu đảm bảo được các yêu cầu của nhànước về hoạt động đấu thầu cũng như đảm bảo được chất lượng của gói thầu.

2.1.2 Chuẩn bị hồ sơ mời thầu

Hồ sơ mời thầu là một tài liệu quan trọng, có vai trò quyết định kếtquả của cả quá trình đấu thầu Việc chuẩn bị HSMT là mang tính bắt buộc đối vớitất cả các gói thầu thực hiện tại công ty HSMT bao gồm tất cả các thông tin chitiết về nhu cầu mua sắm của công ty trong các gói thầu, những yêu cầu về thờigian, tiến độ thực hiện, yêu cầu về chất lượng, thông tin kĩ thuật của hàng hóa Bêncạnh đó, một trong những nội dung quan trọng không thể thiếu trong hồ sơ mờithầu là những điều kiện kiên quyết để loại bỏ hồ sơ dự thầu Trong đó nêu rõnhững tiêu chí, điều kiện mà nhà thầu vi phạm sẽ bị loại khi đánh giá Đây lànhững điều kiện công ty đặt ra đối với các nhà thầu nhằm đảm bảo chất lượng hànghóa mua sắm và sự thành công của gói thầu Tùy theo đặc điểm, quy mô và nhucầu mua sắm của từng gói thầu mà công ty sẽ xây dựng lên những điều kiện loại bỏHSDT riêng, phù hợp với từng gói thầu

Hồ sơ mời thầu cho gói thầu mua sắm hàng hóa, trang thiết bị baogồm các tài liệu :

Thư mời thầuChỉ dẫn cho các nhà thầu Bảng dữ liệu đấu thầu

Số lượng, chủng loại hàng hóa yêu cầu

Tiêu chuẩn đánh giá

Yêu cầu về hợp đồng

 Thư mời thầu

Cung cấp những thông tin khái quát nhất của gói thầu, nguồn vốn củagói thầu, một số thông tin chính về công ty (tên, địa chỉ giao dịch ); ngày giờ pháthành hồ sơ mời thầu cũng như là ngày, giờ, địa điểm nộp HSDT cũng như thờigian, địa điểm mở thầu.

 Chỉ dẫn cho các nhà thầu

Đây là những chỉ dẫn cơ bản nhất dành cho các nhà thầu khi tham giađấu thầu Trong đó có quy định chung nhất về cách thức cũng như yêu cầu đối vớicác nhà thầu trong các bước chuẩn bị hồ sơ dự thầu, nộp HSDT và công tác thẩmđịnh các HSDT của công ty Các chỉ dẫn cơ bản này bắt buộc phải có trong các hồ

sơ mời thầu và được lập theo chuẩn của “Mẫu hồ sơ mời thầu mua sắm hàng hóatheo quyết định số 1118/2008/QĐ-BKH ngày 03/9/2008 của Kế hoạch đầu tư”

 Bảng dữ liệu đấu thầu

Những thông tin được đưa ra trong bảng dữ liệu đấu thầu là nhữnghướng dẫn cụ thể chi tiết, được phân tách thành các chương, mục nhỏ nhằm làm rõnhững yêu cầu đã được đề cập trong phần chỉ dẫn cho các nhà thầu Các nhà thầukhi lập hồ sơ dự thầu tham gia vào gói thầu cần phải tuân thủ một cách chính xáccác yêu cầu đã được đề cập trogn bảng dữ liệu đấu thầu, nhằm hạn chế khả năng bịloại HSDT bởi những sai sót so với các yêu cầu của công ty

Số lượng và chủng loại hàng hóa yêu cầu

Liệt kê một cách cụ thể về mặt số lượng và chủng loại các loại hànghóa mà công ty cần mua sắm trong gói thầu

 Tiêu chuẩn đánh giá

Đây là cơ sở để công ty có thể thực hiện một cách chính xác nhất côngtác xét thầu sau này Dựa trên những tiêu chuẩn đánh giá đã được đưa ra cụ thểtrong hồ sơ mời thầu, các chuyên gia trong tổ chuyên gia của gói thầu sẽ đánh giá

và chấm điểm đối với các HSDT Qua đó, công ty có thể lựa chọn được nhà thầu

có khả năng đáp ứng một cách tốt nhất các yêu cầu của gói thầu

Thông thường trong các gói thầu đấu thầu rộng rãi sẽ có 3 tiêu chuẩnđánh giá theo trình tự đánh giá: Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệmcủa nhà thầu; Tiêu chuẩn đánh giá về mặt kĩ thuật; Xác định giá đề nghị trúng thầucủa các HSDT Tuy nhiên trong các gói thầu chào hàng cạnh tranh thì tiêu chuẩnđánh giá của HSDT sẽ giảm bớt đi Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinhnghiệm của nhà thầu, trong phần đánh giá HSDT sẽ chỉ còn 2 tiêu chuẩn : Tiêuchuẩn đánh giá về mặt kĩ thuật và Xác định giá đề nghị trúng thầu

Trong phần Tiêu chuẩn đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhàthầu, tùy theo quy mô cũng như giá trị của gói thầu, các tiêu chuẩn này có thể đượccông ty điều chỉnh một cách linh hoạt và được quy định cụ thể trong HSMT Tuynhiên trong tất cả các gói thầu, yêu cầu bắt buộc các nhà thầu cần phẩi kê khai mộtcách chính xác 2 bảng mục:

 Các hợp đồng tương tự đã thực hiện trong thời gian qua (Phụ lục 1)

 Năng lực tài chính của nhà thầu (Phụ lục 2)

Tùy theo nhu cầu mua sắm loại hàng hóa của công ty trong các góithấu mà tiêu chuẩn đánh giá về mặt kĩ thuật sẽ được quy định một cách cụ thểtrong phần tiêu chuẩn đánh giá của HSMT

Tiêu chuẩn Đánh giá giá đề nghị trúng thầu, đây là căn cứ để tổchuyên gia đánh giá, lựa chọn HSDT phù hợp nhất với tính chất của gói thầu Tiêuchuẩn đánh giá về giá được quy định rõ trong bảng đánh giá (Phụ lục 3)

 Yêu cầu về hợp đồng

Một phần quan trọng khác trong hồ sơ mời thầu là yêu cầu về hợpđồng, đây chính là cơ sở để xây dựng lên hợp đồng kinh tế sau này giữa công ty,với vai trò là bên mời thầu, với nhà thầu được lựa chọn là nhà thầu trúng thầu.Trong phần yêu cầu về hợp đồng trong mỗi bộ HSMT sẽ bao gồm 2 phần chính:Những điều khoản chung của hợp đồng và Những điều khoản riêng của hợp đồng

Những điều khoản chung nhất về hợp động quy định quyền, nghĩa vụ

và trách nhiệm của các bên tham gia hợp đồng kinh tế bao gồm nhà thầu trúng thầu

và công ty Những điều khoản này được xây dựng và ban hành trong “Mẫu hồ sơmời thầu mua sắm hàng hóa theo quyết định số 1118/2008/QĐ-BKH ngày03/9/2008 của Bộ Kế hoạch đầu tư”

Tùy theo nhu cầu mua sắm hàng hóa và đặc điểm cũng như yêu cầucủa từng gói thầu mà công ty sẽ xây dựng lên những điều khoản riêng cho hợpđồng kinh tế Các nhà thầu khi tham gia sẽ phải dựa trên những điều khoản riêngđược đề cập và yêu cầu đó sẽ xây dựng lên bản hợp đồng mẫu nộp kèm theoHSDT Các yêu cầu chung nhất thường được đề cập đến trong các yêu cầu riêng vềhợp đồng bao gồm: hình thức hợp đồng, phương thức thanh toán và điều kiệnthanh toán cho các nhà thầu, yêu cầu về chất lượng và dịch vụ hàng hóa cũng nhưnhững điều kiện bảo hành hàng hóa sau bán hàng…

2.1.3 Thông báo mời thầu

Hình thức đấu thầu trong các gói thầu mua sắm hàng hóa của công ty

là hình thức đấu thầu rộng rãi và chào hàng cạnh tranh chính vì vậy theo quy địnhcủa Luật đấu thầu số 61/2005/QH11 ngày 29/11/2005 của Quốc hội cũng nhưNghị định 58/2008/NĐ-CP ngày 05/05/2008 của Chính phủ hướng dẫn thi hànhLuật đấu thầu, thông báo mời thầu của công ty cần phải được đăng tải rộng rãi trên

báo Đấu thầu do Bộ Kế hoạch và đầu tư phát hành Luật Đấu Thầu cũng quy định

rõ, thông báo mời thầu phải được đăng tải tối thiểu 3 kỳ liên tục của báo Đấu thầu

và phải thông báo trước khi phát hành hồ sơ mời thầu 5 ngày đối với gói thầu quy

mô nhỏ và trước 10 ngày đối với các gói thầu khác kể từ ngày thông báo lần đầu.Ngoài ra, tùy thuộc vào quy mô cũng như tính chất của từng gói thầu mà công tycũng có thể dăng lại thông báo mời thầu trên các phương tiện thông tin đại chúngkhác

2.2 Tổ chức đấu thầu

Sau khi đã hoàn thành công tác chuẩn bị cho đấu thầu, công ty sẽ tổchức đấu thầu theo đúng quy định của Nhà nước Trong bước này, công ty sẽ pháthành HSMT theo đúng thời gian và địa điểm đã được ghi trong thông báo mời thầuđược đăng tải trên tờ báo đấu thầu Đối với những gói thầu cạnh tranh rộng rãi, cácnhà thầu muốn tham gia gói thầu thì phải mua HSMT, còn những gói thầu chàohàng cạnh tranh, các nhà thầu sẽ được phát miễn phí bộ hồ sơ chào hàng cạnhtranh Những nhà thầu khi tới mua HSMT hoặc là hồ sơ chào hàng cạnh tranh sẽđược ghi vào một biên bản liệt kê tất cả các nhà thầu đã mua hoặc được nhậnHSMT Công việc tiếp theo của giai đoạn này là công tác tiếp nhận hồ sơ dự thầucủa các nhà thầu

Theo đúng như quy định đã được ghi trong HSMT, các nhà thầu saukhi nghiên cứu HSMT và chuẩn bị HSDT sẽ đến nộp tại địa chỉ và thời gian theođúng quy định của công ty Công ty sẽ chỉ tiếp nhận những HSDT của các nhà thầu

có tên trong danh sách đã mua hoặc nhận HSMT, những nhà thầu không có têntrong danh sách này sẽ không được tiếp nhận HSDT Các nhà thầu khi nộp HSDT

sẽ được ghi vào danh sách các nhà thầu tham gia gói thầu của công ty Công táctiếp nhận và bảo quản các HSDT tại công ty đảm bảo các yếu tố bí mật và an toàn

cao, nhằm đảm bảo các yêu cầu khách quan công bằng của cuộc đấu thầu cũng nhưbảo đảm quyền lợi của các nhà thầu khi tham gia gói thầu

Sau thời điểm đóng thầu, công ty không tiếp nhận bất kì một tài liệu

bổ sung nào khác vào HSDT từ phía các nhà thầu Những nhà thầu nộp HSDT sauthời điểm đóng thầu sẽ bị coi là không hợp lệ và được công ty trả gửi lại nguyêntrạng cho nhà thầu

2.3 Mở thầu và xét thầu

Việc mở thầu được tiến hành công khai ngay sau thời điểm đóng thầutrước sự chứng kiến của đại diện Tổng công ty, ban giám đốc công ty, tổ chuyêngia đấu thầu và đại diện được ủy quyền của các nhà thầu Sau khi mở dấu niêmphong các HSDT, các thông tin chính của các nhà thầu được công bố trước các đạibiểu tham gia buổi mở thầu và được ghi lại vào trong biên bản mở thầu Biên bản

mở thầu sẽ phải có chữ kí của đại diện các nhà thầu, đại diện công ty và đại diệncủa Tổng công ty Biên bản mở thầu có chuẩn mẫu ở phụ lục 4

Xét thầu chính là quá trình đánh giá HSDT để qua đó có thể lựa chọnđược nhà thầu thỏa mãn yêu cẩu của gói thầu Tổ chuyên gia đấu thầu là nhữngngười có quyền duy nhất được tiếp cận và đánh giá các HSDT Các nguyên tắc vàtiêu chuẩn đánh giá HSDT đã được công ty nêu rõ trong HSMT và việc xét thầucũng sẽ được tiến hành dựa trên nhưng nguyên tắc cơ bản này Quy trình đánh giáHSDT trong các gói thầu của công ty được tiến hành theo đúng trình tự sau:

1 Đánh giá tính hợp lệ, đáp ứng điều kiện tiên quyết của các HSYCđược quy định trong HSMT Theo đó nếu nhà thầu nào không đáp ứng được mộttrong các chỉ tiêu quy định thì HSCHCT của nhà thầu đó sẽ bị loại

2 Đánh giá về năng lực, kinh nghiệm của các HSDT: Các HSDT vượtqua bước đánh giá về tính hợp lệ, đáp ứng điều kiện tiên quyết sẽ được chuyểnsang đánh giá về năng lực và kinh nghiệm của nhà thầu.

3 Đánh giá về mặt kỹ thuật: Các HSCHCT vượt qua phần đánh giá vềnăng lực kinh nghiệm sẽ được xét đánh giá về mặt kỹ thuật

4 So sánh giá chào thầu sau sửa lỗi, hiệu chỉnh sai lệch của cácHSCHCT đáp ứng về mặt kỹ thuật để xác định giá đánh giá của HSDT

5 Trường hợp có hai nhà thầu có giá đánh giá sau sửa lỗi, hiệu chỉnhsai lệch bằng nhau, nhà thầu trúng thầu sẽ được xác định theo thứ tự ưu tiên sau:

 Có Giải pháp kỹ thuật tốt hơn

 Có Thời hạn giao hàng nhanh hơn

 Có Thời hạn bảo hành lâu hơn

 Có Phương thức thanh toán đề nghị tốt hơnTất cả các tiêu chuẩn, yêu cầu về tính hợp lệ của HSDT cũng như khảnăng và kinh nghiệm của các nhà thầu trong lĩnh vực mua sắm của gói thầu đãđược công ty nêu rõ trong HSMT Việc đánh giá các HSDT theo các tiêu chuẩnnày sẽ được đánh giá theo 2 mức “Đạt” và “Không đạt” Những HSDT nào đượcchấm đạt mới được tiếp tục được chấm về mặt kĩ thuật và xác định giá đánh giá.Còn những HSDT còn lại, không đạt được tiêu chuẩn đề ra sẽ bị loại và khôngđược tiếp tục tham gia chấm thầu Đối với các gói thầu chào hàng cạnh tranh, việcchấm thầu sẽ không đánh giá về khả năng và kinh nghiệm của các nhà thầu, cònnhững gói thầu đấu thầu rộng rãi vẫn được tiến hành đánh giá theo quy trình đãđược đặt ra

Những HSDT được chấm đạt trong bước chấm đầu tiên sẽ được đánhgiá về mặt kĩ thuật Để đánh giá nội dung kĩ thuật của các hồ sơ dự thầu, tùy theotính chất và yêu cầu về mặt kĩ thuật của hàng hóa mua sắm trong gói thầu, công ty

sẽ lựa chọn 1 trong 2 hình thức đánh giá về mặt kĩ thuật sau:

Đánh giá đạt hay không đạt Hình thức đánh giá này được áp dụngcho những gói thầu không có quá nhiều yêu cầu chi tiết về mặt kĩ thuật và các tiêuchuẩn đánh giá không quá phức tạp Những HSDT có nội dung đúng và đáp ứngđược những tiêu chuẩn đã được đề ra ở trong HSMT sẽ được chấm “Đạt”, cònnhững HSDT còn lại không đáp ứng được các yêu cầu này sẽ bị chấm “Không đạt”

Phương pháp chấm điểm được công ty sử dụng trong những gói thầu

có yêu cầu về mặt kĩ thuật phức tạp và có nhiều yêu cầu về mặt kĩ thuật có tính cụthể cao Đối với phương pháp này, công y sẽ xây dựng cho mình 1 thang điểm quychiếu chi tiết và rõ ràng Thang điểm này bao gồm mức điểm cao nhất và mứcđiểm thấp nhất cho mỗi yêu cầu về mặt kĩ thuật cũng như tổng số điểm cao nhất vàthấp nhất trong quá trình đánh giá HSDT

Chỉ có những HSDT được chấp “Đạt” theo phương pháp chấm đạt vàkhông đạt cũng như những HSDT có mức điểm kĩ thuật được chấm theo phươngpháp chấm điểm vượt quá 70% tổng số điểm mới được ghi tên vào danh sách ngắn

và tiếp tục được đánh giá ở bước Đánh giá giá dự thầu

Dựa trên danh sách ngắn đã được lập thông qua những bước đánh giá

ở trên, tổ chuyên gia đấu thầu sẽ tiếp tục đánh giá những HSDT này về mặt đề xuấtgiá dự thầu hay còn gọi là xác định giá đánh giá để có thể lựa chọn được nhà thầutrúng thầu Giá đánh giá của các HSDT được xác định theo đúng trình tự :

Sửa lỗi số họcHiệu chỉnh sai lệch

Đổi ra đồng tiền chungTrừ phần giảm giáXác định mặt bằng so sánh và giá đánh giá.

Tất cả các bước hiệu chỉnh về giá của các HSDT sẽ được ghi rõ ràngvào bảng Xác định giá dự thầu đã được công bồ trong phần tiêu chuẩn đánh giácủa bộ HSMT Dựa trên cơ sở cuối cùng là giá đánh giá, tổ chuyên gia sẽ lựa chọnnhà thầu có giá đánh giá thấp nhất là nhà thầu trúng thầu và giá đánh giá của nhàthầu này cũng chính là giá trúng thầu của gói thầu

Trên cơ sở đánh giá HSDT, tổ chuyên gia sẽ tập hợp và báo cáo bằngvăn bản để trình lên Tổng công ty xin ý kiến chỉ đạo và thẩm định cũng như phêduyệt kết quả đấu thầu Báo cáo đánh giá đấu thầu bao gồm:

Mô tả nội dung gói thầu và cơ sở pháp lý để tổ chức đấu thầuToàn bộ quá trình tổ chức đấu thầu

Kết quả đánh giá, xếp hạng các hồ sơ dự thầu Kiến nghị trúng thầu ( Nêu rõ tên nhà thầu, giá trúng thầu, loại hợp đồng và thời gian thực hiện hợp đồng)

2.4 Thẩm định và phê duyệt kết quả đấu thầu

Sau khi chấm thầu và xây dựng báo cáo đánh giá đấu thầu, công ty sẽgửi bản báo cáo đánh giá kèm theo tờ trình xin phê duyệt kết quả đấu thầu của góithầu lên Tổng công ty Chỉ sau khi nhận được công văn phê duyệt kết quả chấmthầu, lúc đó kết quả chấm thầu mới được công nhận và là kết quả đấu thầu cuốicùng của gói thầu và công văn phê duyệt kết quả đấu thầu là cơ sở pháp lý để công

ty có thể tiến hành các công việc tiếp theo của quy trình đấu thầu

2.5 Công bố kết quả đấu thầu

Ngay khi có công văn phê duyệt kết quả đấu thầu của Tổng công ty,công ty sẽ tiến hành thông báo kết quả đấu thầu bằng văn bản tới tất cả các nhàthầu tham dự vào gói thấu Bên cạnh đó công ty cũng đăng kết quả đấu thầu củagói thầu trên báo Đấu thầu

Đối với những nhà thầu không trúng thầu, công ty sẽ hoàn trả lại đảmbảo dự thầu( nếu có) trong một khoảng thời gian nhất định kể từ ngày có công văncông bố kết quả đấu thầu Riêng với nhà thầu trúng thầu, công ty sẽ gửi kém theocông văn những nội dung theo quy định của Luật để cả 2 bên có thể nhanh chóngtiến hành công tác thương thảo và hoàn thiện hợp đồng kinh tế

2.6 Thương thảo và hoàn thiện hợp đồng

Việc thương thảo hợp đồng nhằm mục đích giải quyết các khúc mắc,tồn đọng chưa hoàn thiện trong quá trình tổ chức đấu thầu Các sai lệch, sai sót củanhà thầu trong quá trình xây dựng HSDT sẽ được đem ra bàn thảo và trao đổi để đitới quyết định cuối cùng Trong quá trình thương thảo, nhà thầu cũng có thể đưa racác đề xuất mới cho công ty, tuy nhiên các đề xuất này vẫn phải phù hợp với yêucầu và tiêu chuẩn về hợp đồng đã được công ty đặt ra trong phần yêu cầu về hợpđồng trong bộ HSMT Yêu cầu bắt buộc trong quá trình thương thảo hợp đồng giữa

2 bên là giá trị của hợp đồng sau khi hoàn thiện không được vượt quá giá trúngthầu

Nếu như quá trình thương thảo hợp đồng giữa công ty và nhà thầu đổ

vỡ, không đi được tới kết quả cuối cùng là xây dựng và kí kết được hợp đồng kinh

tế Công ty sẽ làm tờ trình xin phê duyệt phương án lựa chọn nhà thầu có vị trị tiếptheo trong bảng kết quả đấu thầu để tiến hành thương lượng, kí kết hợp đồng

2.7 Kí kết hợp đồng

Đây là công việc cuối cùng của quy trình đấu thầu Việc kí kết giữacông ty và nhà thầu là để chính thức hóa trách nhiệm và nghĩa vụ của cả 2 bên:công ty với vai trò là người mua hàng và nhà thầu trúng thầu là nhà cung cấp hànghóa, trong quá trình thực hiện hợp đồng Để đảm bảo cho việc ký kêt hợp đồngđúng với thủ tục, công ty sẽ yêu cầu nhà thầu nộp bảo lãnh thực hiện hợp đồngtrước khi ký kết hợp đồng

II Thực trạng hoạt động đấu thầu diễn ra tại công ty

Công ty đầu tư phát triển công nghệ VTC Intecom là một trong nhữngcông ty con non trẻ nhất của Tổng công ty truyền thông đa phương tiện VTC, đượcchính thức thành lập vào năm 2006 Chính vì vậy phải tới năm 2007, hoạt độngđầu tư của công ty bắt đầu được thực hiện và đây cũng là năm những gói thầu đầutiên được tổ chức tại công ty Trong thời gian đầu hoạt động, khi mà hoạt động đấuthầu còn khá mới mẻ đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty thì quátrình tổ chức đầu thầu gặp khá nhiều vướng mắc và thiếu sót Tuy nhiên với sựphát triển vững mạnh của công ty cùng với chất lượng đội ngũ cán bộ công nhânviên có trình độ chuyên môn cao, sự nhiệt huyết Trong 2 năm 2007 và 2008 cótổng cộng tất cả là 8 gói thầu đã được tổ chức và hoàn thành tại công ty

Bảng 1: Số lượng và hính thức đấu thầu các gói thầu được thực hiện tại công

ty trong 2 năm 2007 và 2008

Hình thức đấu thầu Cạnh tranh rộng

rãi

Chào hàng cạnhtranh

Chỉ định thầu

Số lượng gói thầu

Tỉ lệ

225%

562.5%

112.5%

Tổng giá trị của

gói thầu(tr.đ)

Tỉ lệ

6.821.248.20247.82%

7.189.866.52150.41%

351.530.0001.77%

Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư

Qua số liệu được thể hiện trong bảng ở trên ta có thể thấy rõ được sốlượng gói thầu chào hàng cạnh tranh chiếm tỉ trọng lớn nhất trong hoạt động đấuthầu tại công ty với 5 gói thầu được tiến hành trong 2 năm vừa qua, chiếm tỉ lệ lêntới 62.5% Đây chính là những gói thầu mua sắm hàng hóa trang thiết bị hàng hóa

có giá trị gói thầu dưới 2 tỷ đồng Mục đích chính của hoạt động mua sắm trongcác gói thầu này là nhằm bổ sung các trang thiết bị mới để phục vụ cho các hoạtđộng của các sever Nếu xét về mặt tổng giá trị của các gói thầu, tổng giá trị của 5gói thầu chào hàng cạnh tranh chiếm tỉ trọng lớn nhất với tỉ lệ 50.41% với giá trị là7.189.866.521 đồng Với tỉ trọng tương ứng được xét trên cả 2 mặt số lượng góithầu và tổng giá trị của các gói thầu, chúng ta có thể thấy rõ được vai trò quantrọng của hình thức chào hàng cạnh tranh trong hoạt động đấu thầu của công ty

Hình thức đấu thầu cạnh tranh rộng rãi là hình thức đấu thầu có tỉtrọng về tổng giá trị các gói thầu lớn nhất Tuy chỉ có 2 gói thầu được tiền hànhtheo hình thức này trong 2 năm qua chiếm tỉ trọng 25% nhưng tổng giá trị của 2gói thầu này đạt mức 6.821.248.202 chiếm tỉ lệ tới 47.82% trong tổng giá trị của

hoạt động đấu thầu trong 2 năm qua Tuy chỉ tiến hành 2 cuộc đấu thầu với hìnhthức đấu thầu rộng rãi, ít hơn rất nhiều so với hình thức chào hàng cạnh tranh, tuynhiên 2 gói thầu này là những gói thầu có quy mô lớn, có giá trị gói thầu cao vàyêu cầu về mặt kĩ thuật cũng phức tạp Mục đích chính của 2 gói thầu này là việcmua sắm các mày móc kỹ thuật cao tiên tiến để nâng cấp, mở rộng khả năng hoạtđộng của các trạm máy chủ, nhằm đáp ứng được nhu cầu mở rộng cũng như tốc độphát triển nhanh chóng của hoạt động kinh doanh của công ty.

Trong 3 hình thức đấu thầu được công ty lựa chọn và tiến hành có thểnói hình thức chỉ định thầu là hình thức đấu thầu chiếm tỉ trọng bé nhất xét cả vếmặt số lượng gói thầu: 1gói thầu( tỉ trọng 12.5%) và tổng giá trị của gói thầu chỉđạt 1.77% với giá trị 251.530.000 Gói thầu duy nhất được tiến hành theo hìnhthức chỉ định thầu là gói thầu xây lắp Tuy giá trị gói thầu thấp so với giá trị củacác gói thầu được tiến hành trong cùng thời kì, nhưng đây lại là gói thầu có vai tròquan trọng, hỗ trợ về mặt bằng và không gian, góp phần đẩy nhanh tiến độ đưa vàohoạt động của các thiết bị đuợc mua sắm trong các gói thầu khác

Tuy số lượng gói thầu trong 2 năm hoạt động vừa qua tại công tykhông phải là quá nhiều nhưng giá trị của các gói thầu lại tương lớn chính vì vậyviệc tiến hành các hoạt động đấu thầu là một yêu cầu cần thiết đối của công tynhằm đảm bảo các yêu cầu về việc sử dụng nguồn vốn từ ngân sách nhà nước.Việc sử dụng 3 hình thức đấu thẩu trong đó chủ đạo là hình thức chào hàng cạnhtranh và đấu thầu rộng rãi đã mở rộng tính cạnh tranh giữa các nhà thầu và giúpcông ty có thể thực hiện đấu thầu các gói thầu thành công

1 Thực trạng hoạt động đấu thầu năm 2007

Năm 2007 là năm đầu tiên công ty tổ chức hoạt động đấu thầu trongcác hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Do còn có khá nhiều vướng mắc và

bỡ ngỡ trong hoạt động đấu thầu nên chất lượng đấu thầu vẫn chưa cao và số lượnggói thầu được tổ chức cũng tương đối ít Thực trạng đấu thầu tại công ty năm 2007được thể hiện rõ qua 2 bảng số liệu : “Bảng thống kê các nhà thầu tham gia các góithầu” và “Thông tin chi tiết về các gói thầu”

Bảng 2: Thông tin chi tiết nhà thầu tham gia vào các gói thầu 2007

Tên gói thầu/ Hình thức đấu thầu Tên các nhà thầu tham dự gói thầu

Cung cấp và lắp đặt 16 máy chủ

(Chào hàng cạnh tranh)

Công ty TNHH Vĩnh TrinhCông ty CP thương mại Việt Hoàng SơnCông ty CP thương mại Hồng LĩnhCông ty CP thương mại Tín NghĩaCung cấp và lắp đặt máy phát điện

công suất 500 kVA

Công ty CP Phát triển công nghệ Tương Lai ViệtCung cấp thiết bị định tuyến phục

vụ kết nối với VNNIC

(Đấu thầu rộng rãi)

Công ty CP công nghệ truyền thông DTS Công ty CP tập đoàn HIPT

Công ty TNHH đầu tư phát triển công nghệ điện

tử viễn thông

Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư

Trong số 3 gói thầu được tiến hành trong năm 2007, có 2 gói thầuđược tiến hành theo hình thức chào hàng cạnh tranh và gói thầu còn lại tiến hànhđấu thầu rộng rãi Trung bình trong mỗi gói thầu đều có ít nhất 3 nhà thầu tham giagói thầu, riêng 2 gói thầu chào hàng cạnh tranh đã có sự tham gia của 4 nhà thầutrong mỗi gói thầu Bên cạnh số lượng các nhà thầu tham gia khá đông đảo, đảm

bảo đáp ứng được các yêu cầu, quy định của nhà nước về đấu thầu, ta cũng thấy rõđược sự đa dạng trong các nhà thầu tham gia dự thầu 11 nhà thầu tham gia trong 3gói thầu là 11 nhà thầu khác nhau phù hợp với nội dung mua sắm của từng góithầu Số lượng nhà thầu tham gia khá đông đảo và sự đa dạng nhà thầu góp phầnnâng cao chất lượng của hoạt động đấu thầu

Bảng 3: Thông tin chi tiết về các gói thầu năm 2007

Tên gói thầu Giá trị dự toán

gói thầu

Thời gian thựchiện dự kiến

Giá trị gói thầu Thời gian

thực hiệnthực tế

Nguồn: Phòng Kế hoạch và Đầu tư

Thông qua bảng số liệu ở trên, ta có thể thấy rõ được hiệu quả to lớncủa hoạt động đấu thầu đã mang lại cho công ty Hoạt động đấu thầu đã giúp chocông ty tiết kiệm được cả về số vốn đầu tư cũng như rút ngắn được thời gian thựchiện các gói thầu Trong năm 2007, giá trị ước tính của các gói thầu thực hiện là7.926.262.400 đồng; thông qua hoạt động công ty đã tiết kiệm được 186.409.400đồng bằng 2.3% so với tổng giá trị dự thầu dự tính, tổng giá trị của các gói thầuthực hiện trong năm này là 7.739.853.000 đồng Trong số 3 gói thầu thì gói thầu cómức tiết kiệm lớn nhất là gói thầu “Cung cấp và lắp đặt 16 máy chủ” Giá trị củagói thầu sau khi tiến hành đấu thầu chỉ còn 1.223.376.000 đã giảm được 7.624.000đồng ( giảm được 2%) so với giá trị dự tính ban đầu của gói thầu là 1.293.600.000đồng Gói thầu có quy mô và giá trị gói thầu lớn nhất là gói thầu “Cung cấp thiết bịđịnh tuyến phục vụ kết nối với VNNIC” với giá trị dự toán của gói thầu được phêduyệt là 4.995.000.000 đồng Đây là một gói thầu có quy mô và sử dụng nguồnvốn ngân sách nhà nước và nguốn vốn vay tín dụng lớn Đây cũng là gói thầu có tỉ

lệ giảm giá trị gói thầu thấp nhất khi mà giá gói thầu giảm 2.523.000 đồng chiếm tỉ

lệ rất nhỏ so với giá trị dự toán ban đầu

Việc tổ chức đấu thầu không chỉ tiết kiệm được cho công ty số vốnhoạt động mà còn tiết kiệm được cả thời gian triển khai đưa vào hoạt động các loạihàng hóa thiết bị mua sắm Trong số 3 gói thầu được tiến hành, có 2 gói thầu thờigian triển khai và đi vào hoạt động giảm được 1 nửa so với thời gian dự tính banđầu Gói thầu “Cung cấp và lắp đặt 16 máy chủ ” là gói thầu có thời gian triển khainhanh nhất, 5 ngày sau khi kí kết hợp đồng, rút ngắn được hơn ¾ thời gian dự tínhban đầu là 4 tuần Tuy nhiên vẫn có 1 gói thầu thời gian triển khai và thực hiện góithầu vượt quá so với thời gian dự tính của gói thầu Gói thầu “ Cung cấp và lắp đặt

máy phát điện công suất 500kVA” có thời gian thực hiện 30 ngày vượt quá 2 ngày

so với kế hoạch đề ra của gói thầu là 4 tuần Tuy nhiên đấy lại là gói thầu tiết kiệmđược chi phí nhiều nhất với tỉ lệ tiết kiệm được là 7% so với giá dự toán

2 Thực trạng hoạt động đấu thầu năm 2008

Với việc mở rộng lĩnh vực sản xuất kinh doanh cũng như tốc độ pháttriển nhanh chóng về quy mô cũng như chất lượng của thị trường, nhu cầu về cáchoạt động đấu tư tại công ty ngày càng tăng cao Nhằm đáp ứng cho Cùng với đó

là sự phát triển về chất lượng đội ngũ cán bộ nhân viên trong việc tổ chức và thựchiện đấu thầu đã góp phần làm nâng cao chất lượng cũng như hiệu quả của hoạtđộng đấu thầu

Bảng 4 : Thông tin chi tiết các nhà thầu tham gia các gói thầu năm 2008

Cung cấp và lắp đặt hệ thống điều hòa

không khí chính xác cho VTC IDC

(Chào hàng cạnh tranh)

Công ty TNHH An Công ty CP TM Máy và Thiết bị Công ty Cổ phần Thiết bị Thắng

Cung cấp và lắp đặt hệ thống lưu điện

UPS và hệ thống tủ phân phối điện cho

VTC IDC

(Đấu thầu rộng rãi)

Công ty Cổ phần Kỹ thuật Công nghiệp

Á ChâuCông ty Cổ phần Thương mại máy vàThiết bị Nam Dương

Công ty Cổ phần Thiết bị Thắng LợiCung cấp và lắp đặt 14 máy chủ Công ty Cổ phần TMDV Petecare