Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở công ty xây lắp – vật liệu xây dựng.doc

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực quản lý ở công ty xây lắp – vật liệu xây dựng.doc

LỜI MỞ ĐẦU

Trải qua lịch sử của kinh tế thế giới, chúng ta thấy rằng với bất kỳ nền kinh tế nào, phát triển hay suy thoái đều do tổ chức quản lý quyết định Ngay sau cách mạng tháng mười Nga năm 1917, LêNin đã khẳng định: “ Tổ chức quản lý là nhiệm vụ chủ yếu và trung tâm của giai cấp công nhân và nhân dân lao động, trong đó nhiệm vụ nhà nước trên hết và trước hết được quy lại thành nhiệm vụ thuần tuy kinh tế ”1 Sự biến động của nền kinh tế nước ta trong nhiều năm qua cũng đã chứng tỏ tầm quan trọng của tổ chức quản lý

Là một doanh nghiệp- phần tử có vai trò quyết định mạnh mẽ tới

sự phát triển của nền kinh tế nhất định chịu sự chi phôí của quy luật đó Trong môi trường hội nhập của nền kinh tế nước ta hiện nay vai trò của quản lý trong các doanh nghiệp cần được coi trọng và thức hiện hiệu quả hơn hết Mọi quyết định quản lý đều được xác định bởi tiêu chuẩn cuối cùng là hiệu quả kinh tế và nó tác động trực tiếp đến lợi ích của từng cá nhân Chính vì vậy các doanh nghiệp có nhận thức đúng đắn và không ngừng nâng cao hiệu lực quản lý của mình là một nhiệm vụ đặc biệt quan trọng

Xuất phát từ nhận thức trên và sự tìm hiểu sâu sắc về công tác quản

lý tại công ty xây lắp – vật liệu xây dựng trong thời gian thực tập vừa

qua, em đã chọn đề tài: “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu lực

quản lý ở công ty xây lắp – vật liệu xây dựng “

Vấn đề quản lý có thể được nhìn nhận dưới nhiều giác độ khác nhau, tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu của chuyên đề thực tập này em xin đề cập tới hiệu lực trong qúa trình quản lý với bốn chức năng cơ bản: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra Em hy vọng với nội dung trong chuyên đề này sẽ góp phần nhỏ vào sự phát triển của công ty

Nội dung chuyên đề được thực hiên qua ba phần:

Chương I: Tổng quan về quản lý và hiệu lực quản lý.

Chương II: Thực trạng công tác quản lý và hiệu lực quản lý của công

ty xây lắp vật liệu xây dựng.

Chương III: Một số biện pháp nâng cao hiệu lực quản lý đối với công

ty xây lắp vật liệu xây dựng.

Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo Khoa Khoa học quản lý- Đại học KTQD đã trang bị vốn kiến thức cho em trong quá trình học tập tại trường Đặc biệt là sự tận tình hướng dẫn và giúp đỡ của cô giáo

Đỗ Thị Hải Hà để em có thể hoàn thành tốt chuyên đề này

Xin chân thành cảm ơn các cán bộ thuộc Công ty Xây lắp – Vật liệu xây dựng đã tạo điều kiện thuận lợi trong thời gian thực tập taị công ty.

CHƯƠNG I

I NHỮNG KHÁI NIỆM.:

1 Định nghĩa quản lý.

1.1 Khái niệm quản lý:

Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm “ quản lý” Thông thường, quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm tra, điều chỉnh… theo lý thuyết hệ thống: “quản lý là sự tác động có hướng đích của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và điều khiển hệ thống”1

Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý trong qúa trình tiến hành các hoạt động kinh tế nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế – xã hội đã đặt ra Như vậy nội hàm khái niệm quản lý kinh tế được hiểu như sau:

- Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tượng quản lý Trong đó chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà quản lý cấp trên còn đối tượng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là những tổ chức, cá nhân, nhà quản lý cấp dưới, cũng như các tập thể, cá nhân người lao động Sự tác động trong mối quan hệ quản lý mang tính hai chiều và được thực hiện

1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001

thông qua các hoạt động tổ chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh…

- Chủ thể quản lý và đối tượng quản lý cấu thành hệ thống quản lý Một nền kinh tế hay một doanh nghiệp đều xem như một hệ thống với hai phân hệ chủ yếu: chủ thể quản lý và đối tượng quản

lý Trong nhiều trường hợp mỗi phân hệ có thể được coi như một

hệ thống phức tạp

- Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức năng, nguyên tắc, phương pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế, đồng thời xây dựng đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực thông tin, vật chất cho các quyết định quản

lý được thực thi

- Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực,

mà trước hết là nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế phục vụ lợi ích con người

1.2 Nội dung của quản lý kinh tế.

Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau Những loại công việc quản lý nay mang tính độc lập tương đối, được hình thành trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý Đó

có thể coi là những nhiệm vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của

nhà quản lý phải thực hiện những công việc gì trong quá trình quản lý, cũng là để hiểu rõ nội dung của chức năng quản lý.

Hiện nay, các chức năng quản lý thường được sem sét theo hai cách tiếp cận

Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là: lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra

Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của quản lý gắn liền với các hoạt động sau đây:

Như đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu nội dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ

bản, chung nhất đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ của tổ chức và môi trường xã hội Dĩ nhiên sự phổ biến đó không có nghĩa là đồng nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng phương thức tác động khác nhau đã làm nên tính đa dạng, muôn hình vạn trạng cho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ chức.

1.2.1 Lập kế hoạch:

Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản

lý Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học quản lý khẳng định như vây trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là một loại gia quyết định đặc thù để xác định một tương lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ chức của họ Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội dung khác của quản lý như những nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra Vì lẽ đó lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý

Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ ràng Lập kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng được với những biến động diễn ra trong môi trường của mỗi tổ chức Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch được coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phương án hành động để đạt được những mục tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không chắc chắn có nguông

chắn về trạng thái Chúng liên quan đến một môi trường không thể dự đoán được Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hưởng, tức là sự ảnh hưởng của những biến đổi của môi trường là không thể lường trước

và lượng hoá chính xác Một loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hiệu quả Tức là trước những vấn đề gặp phải tổ chức

có thể đưa ra những giải pháp, phản ứng nhưng không thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu

Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các phương thức và giải pháp để đạt được các mục tiêu đó Nếu không có các kế hoạch, nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con người và các nguồn lực khác của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có được một ý tưởng rõ ràng về cái họ cần và tổ chức khai thác nó Không có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm việc không có

sự định hướng, mất dần cơ hội để đạt được mục tiêu của mình, không biết khi nào và ở đâu họ phải làm gì lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức tạp vì không có hệ tiêu chuẩn để so sánh Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch tồi, hoặc xây dựng tốt mà không được thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hưởng xấu đến tương lai của toàn bộ tổ chức

Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch thường dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp Chúng ta sẽ xem xét các nội dung sau:

a)Quá trình kế hoạch

Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết Nó là

sự tổng quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản

lý Các lý thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình như sau:

a1) Khẳng định sứ mệnh:

Như vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach Là khẳng định sứ mênh Đây là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đưa ra quan điểm và hệ tư tưởng xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức Những mục tiêu định tính và dài hạn mà tổ chức hướng tới Việc làm nay nhằm mục đích hướng các bộ phận, phân hệ trong tổ chức hoạt động vì mục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ chức Qua đó khiến từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ chức và để họ

Thể chế hoá

kế hoạch

Xác định mục tiêu

Xây dựng phương án

Xây dựng phương thức lựa chọn phương án

họ đang được gì và có trách nhiệm như thế nào với mục tiêu ấy Từ đó tạo tính thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch.

a2) Nghiên cứu và dự báo

Đây là công việc được tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà quản lý trực tiếp làm họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức để xem tổ chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm gì? đây là công việc khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bước đệm để một kế hoạch được xây dựng với những con số cụ thể và nếu nghiên cứu

và dự báo thiếu chính xác có nghĩa là kế hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung việc dự báo thời tiết đưa ra thông tin sai lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong khi các con tầu lần lượt ra khơi và hứng chịu bão táp Tất nhiên lập kế hoạch ngoài tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ quan, có thể dừng hoặc chuyển hướng, cân đối lại nhưng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp gì việc nghiên cứu và dự báo phải tạo được cơ sở thông tin cho xác định mục tiêu và tổ chức thực hiện kế hoạch Trong nhiệm vụ này cần phải xác định nghiên cứu dự báo cái gì? Các thông tin có được là các thông tin về nguy cơ và cơ hội tổ chức, từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát huy tận dụng các cơ hội và điểm mạnh bên trong Một nguyên tắc chung được đưa ra là tận dụng cơ hội và hạn chế rủi ro

a3) Xác định mục tiêu:

Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác định mục tiêu được tiến hành Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt tới Nó được tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có

và cái có thể có của tổ chức Một mục tiêu được coi là đúng đắn khi nó đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Phải cụ thể:

- Nói về vấn đề gì

- Giới hạn thời gian

- Kết quả lượng hoá được

+ Phải linh hoạt: Đáp ứng được sự biến động của môi trường.+ Có tính định lượng: Thể hiện bằng các con số đã tính toán và cân đối kỹ lưỡng

+ Tính khả thi: Những mục tiêu đưa ra tổ chức có thể đảm bảo tính thực hiện được

+ Tính nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất quán, đó là thực tế không tránh khỏi nhưng điều quan trọng là giảm thiểu tác động xấu, do đó các mục tiêu đề ra chấp nhận được và được coi là hợp lý

Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tương quan giữa các yếu tố sau:

- Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, được đảm bảo việc làm và chăm sóc phúc lợi.

- Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ như chất lượng, giá cả, dịch vụ đi kèm Một xu hướng là nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng càng cao theo sự phát triển của tri thức,khoa học, hiểu biết cuộc sống của họ và công nghệ cần phải ra đời để phục vụ điều đó

- Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trường sinh thái, giá trị xã hội phải được đảm bảo

Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định, thiết lập tương quan lực lượng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài

Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tích lựa chọn mục tiêu riêng ưu tiên cho từng giai đoạn phát triển

a4) Xây dựng phương án

Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phương án giải quyết được xây dựng Tìm ra các phương thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp

và công cụ cho thực hiện mục tiêu

Các giải phấp đưa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức kinh nghiệm từ những kế hoạch tương tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình đã làm, ý kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây dựn sáng tạo ra các phương án có kế hoạch

Thực tế đứng trước một vấn đề có rất nhiều phương án giải quyết khác nhau Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phương án được cho là khả quan để so sánh đánh giá Thông thường nên có ba phương án

để lựa chọn, nhiều hay ít đều không tốt Nhiều phương án sẽ dẫn tới khó

ra quyết định, chồng chéo và ô hợp khó đưa ra phương án ưu việt Trong khi ít phương án sẽ dẫn tới thiếu thông tin Trong công việc này đòi hỏi người lập có đủ năng lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo hiểm đưa ra phương án được coi là mới Các phương án đưa ra phải trên cơ sở đầy đủ thông tin và kịp thời chính xác

a5) Phân tích lựa chọn phương án

Để có thể phân tích và đi đến lựa chọn phương án tốt nhất đòi hỏi các nhà quản lý phải xây dựng đưọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa chọn Những chỉ tiêu này là các số liệu tính toán khoa học cùng với kinh nghiệm và đã được thử nghiệm

Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trường kinh doanh hoặc những yếu tố của môi trường tổ chức, mục đích, mục tiêu của tổ chức Dựa trên tiêu chuẩn thống nhất này các phương án đưa ra ra đướco sánh đánh giá trên phương diện tính khả thi, tính hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô nguồn lực…

Phương án tối ưu được lựa chọn không phải hẳn là phương án thoả mãn tất cả các yếu tố nói trên mà thường đó là phương án thoả mãn nhiều nhất những yếu tố đó.

a6) Thể chế hoá kế hoạch

Từ phương án tối ưu được lựa chọn các nhà quản lý sẽ đưa vào thực tế thông qua thể chế hoá Thực chất là làm pháp lý hoá bằng các văn bản pháp quy để đảm bảo tính thực hiện Qúa trình kế hoạch đi vào thực

tế không tránh khỏi sự phản ứng bất lợi và để đảm bảo việc thực hiện được thông suất thì phải đảm bảo bằng công cụ pháp lý

Thường thì chủ thể lựa chọn phương án tối ưu và chủ thể quyết định thể chế hoá kế hoạch là đồng nhất Nhưng trong trường hợp có sự khác nhau thì đôi khi phương án được thể chế hoá và phương án lựa chọn đưa ra là khác nhau Điều này phụ thuộc vào yếu tố chủ quan của người quản lý

b) Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp

Để thực hiện được công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần rất nhiều kế hoạch dưới các hình thức khác nhau Theo hình thức thể hiện thì một doanh nghiệp thường có những loại hình doanh nghiệp sau:

b1) Kế hoạch chiến lược

Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung sau:

+ Quan điểm đường lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức

+ Mục tiêu, mục đích của tổ chức

+ Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu

Với những kế hoạch này thường được quyết định bởi nhà quản lý, lãmh đạo cấp cao

+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng như quan điểm của tổ chức Chính sách lương cao, chính sách tuyển dụng… là một trong nhiều chính sách đặc trưng của một doanh nghiệp

+ Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của tự do và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực của nhà quản lý và cảm nhận thức của đối tượng quản lý

+ Một chính sách đưa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất thường xuyên, lặp đi lặp lại Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết kiệm thời gian công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực

hiện cho các vấn dề thường xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết các vấn đề lần đầu xuất hiện hoặc phức tạp khó khăn hơn.

Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chính sách tốt nhất, hiệu quả sẽ giải quyết được nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung xây dựng những chính sách đặc trưng cho tổ chức của mình

b3) Thủ tục

Là loại chính sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần Thủ tục

đề ra một cách chính xác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm theo trình tự cụ thể thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt được mục tiêu

cụ thể Chính vì có tính quy tắc nên thủ tục không có phạm vi sáng tạo cho nhà quản lý

ra một quy tắc đó là chỉ phát lương vào ngày thứ hai tuần đầu tiên trong tháng, điều đó không nằm trong một thủ tục nào

b5) Chương trình

Đó là một số những chính sách, thủ tục, quy tắc và những nhiệm vụ được giao Các bước tiến hành, những thủ tục có thể huy độngnhằm thực hiện những mục tiêu quan trọng mang tính đốc lập tương đôí.

Một đặc điểm về những mục tiêu của một chương trình đó là nó mang tính độc lập tương đối và những mục tiêu ưu tiên Những mục tiêu này chỉ được chịu trách nhiệm ở một bộ phận nhưng đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau Để thực hiện mục tiêu đó thì một chương trình đòi hỏi huy động nguồn lực lớn và được xác định phân bố cụ thể: Ai

là người quản lý, ai phối hợp, ngân sách như thế nào và giới hạn thời gian thực thi

Một chương tình lớn thì bao gồm nhiều chương trình nhỏ, hỗ trợ các chương trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phương thức quản

lý mới có hiệu quả cao gọi là quản lý theo chương trình mục tiêu Phương pháp quản lý này được phát triển rộng rãi trong các doanh nghiệp vì nó phát huy tính sáng tạo và chủ động của cấp dưới

b6) Ngân quỹ

Là loại hình kế hoạch được lập với những nội dung về ngân sách hoặc nội dung phi tiền tệ như: lao động bất động sản…nhưng được số hoá

cụ thể Có nhiều loại hình ngân sách khác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một

số loại ngân quỹ mà các doanh nghiệp thường phải sử dụng

- Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho năm ngân sách hoặc một giai đoạn cụ thể và được lấy từ những nguồn

cụ thể nào Ngân quỹ tài chính bao gồm:

+ Bảng kê khai thu nhập dự kiến

+ Bảng kê khai lưu lượng tiền mặt

+ Bảng cân đối

- Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch

vụ mà tổ chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách Những ngân quỹ này bao gồm:

+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lượng hàng bán ra trong tương lai+ Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và lượng tiền được phân chia cho từng hoạt động đó

+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lượng tiền mặt để chi tiêu cho những hoạt động cụ thể

+ Ngân quỹ đầu tư xây dựng cơ bản: Thường là rất lớn phục vu cho nhu cầu phát triển lâu dài

Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh thu vì nó phụ thuộc vào giá cả thị trường, một yếu tố luôn biến động

Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức, doanh nghiệp Các kế hoạch đó mang tính độc lập tương đối, nó độc lập

vì được xây dựng để thực hiện những mục tiêu riêng biệt nhưng lại hướng

tới mục tiêu tối đa của tổ chức và đôi khi nhiều loại kế hoạch cùng được đưa ra bởi một chủ thể quản lý vì thế sự độc lập này là tương đối Trong quá trình triển khai cần có sự phối hợp nhịp nhàng, đồng điệu giữa các kế hoạch để giảm thiểu ảnh hưởng tiêu cực từ sự mâu thuẫn giữa các mục tiêu trong từng kế hoạch.

1.2.2 Tổ chức

“Tổ chức là hoạt động quản lý mang tính chuyên môn hoá nhằm thiết lập một hệ thống các vị trí, chức năng của mỗi cá nhân, bộ phận sao cho các cá nhân và bộ phận đó phối hợp được với nhau thực hiện mục tiêu hiệu quả nhất”1

Đây là chức năng thứ hai của nhà quản lý sau chức năng lập kế hoạch, bao gồm các hoạt động:

+ Phân tích chiến lược, mục tiêu chiến lược của tổ chức rồi phân chia các hoạt động của tổ chức thành các loại hoạt động chuyên môn hoá

Từ đó chia tổ chức thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động nói trên

+ Xác lập vị trí các cá nhân và mối quan hệ giữa họ tức là xác lập

cơ chế làm việc, hình thành cơ cấu bộ máy và được đảm bảo bằng nhân lực cho hoạt động

1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001

Việc tổ chức là do các nhà lãnh đạo, quản lý quyết định nhưng cũng phải dựa trên những cơ sở khoa học, những thuộc tính cơ bản và nguyên tắc riêng có của tổ chức.

a) Các thuộc tính cơ bản của tổ chức

Tìm hiểu nội dung này giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ chức phải như thế nào, mang những yếu tố gì?

a1) Chuyên môn hoá theo chiều ngang

Đó là sự phân chia và phối hợp các hoạt động nhằm thiết lập các phòng ban , các bộ phận, các khâu của quản lý trong tổ chức

Cơ sở để tiến hành sự phân chia đó là:

+ Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có các chức năng quản lý theo

Việc chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ hình thành nên các hệ

bộ phận trong tổ chức tương đối độc lập nhau, trong đó mỗi phân hệ, bộ phận chịu trách nhiệm quản lý một lĩnh vực, sản phẩm chủ yếu hoặc mảng thị trường, khách hàng chủ yếu của thị trường, doanh nghiệp

a2) Chuyên môn hoá theo chiều dọc

Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho từng cấp quản lý từ trên xuống dưới trong tổ chức Kết quả thu được là một cơ cấu với một thủ trưởng cấp cao duy nhất Không có hoặc tồn tại ít cấp quản lý ngang hàng với nhau.

Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức năng và nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với những người cụ thể được xác định

Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất Ai kiểm tra ai? Ai là người báo cáo… đã được xác định cụ thể rõ ràng

Các quyết định đưa ra được tổ chức thực hiện và có hiệu lực mạnh.Với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chuyên môn hoá theo chiều dọc là cần thiết nhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, tuy nhiên dễ dẫn đến quân chủ, tập quyền bảo thủ

Một xu hướng chung đó là các nhà quản lý luôn không muốn chia bớt quyền nhưng vì khả năng bao quát, kiểm soát có hạn vì vậy cần phải phân cấp, giữa chuyên môn hoá theo chiều ngang và dọc cần có sự liên hệ

và phối hợp lẫn nhau

a3) Quyền hạn và mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức

Theo khoa học quản lý thì quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình ra quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ thi hành quyết định gắn liền với

một vị trí, chức vụ quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức Trong một tổ chức, với mỗi cấp quản lý,quyền hạn đó có thể là:

- Quyền hạn trực tuyến: Cho phép cấp trên ra quyết định trực tiếp với cấp dưới

- Quyền hạn tham mưu: Là quyền tham gia ý kiến, tư vấn, hỗ trợ cố vấn chứ không ra quyết định Với quyền hạn này người quản lý điều tra, khảo sát , nghiên cứu , phân tích đưa ra ý kiến tư vấn cho nhà quả lý trực tuyến

- Quyền hạn chức năng :Là quyền đảm bảo trao cho chức năng ra quyết định và kiểm soát những hoạt động nhất định của hoạt động quản lý khác Với quyền hạn này thì phạm vi chức năng chuyên môn và cần được giớii hạn trong khuôn khổ chức năng chuyên môn và cần chỉ rõ ai là ngươi được uỷ quyền cũng là để xác định

rõ ràng chức năng của họ

Trong tổ chức giữa các loại quyền hạn , mức độ quyền hạn đương nhiên có quan hệ với nhau Sự liên kết đó là phức tạp và định tính nhưng

có thể phân loại như sau:

- Tâp quyền: Là sự tập trung quyền lực vào một cấp cao nhất, mọi quyết định do một chủ thể đưa ra

- Phân quyền: Đó là nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho cấp khác của tổ chức đựơc ra quyết định nhất định nào đó

Mức độ phân chia quyền trong một tổ chức được thể hiện qua sự độc lập của những người quản lý cấp dưới trong việc ra quyết định, họ không cần thông qua cấp trên và các bộ phận chức năng khác và các quyết định

đó có hiệu lực thi hành cao, ảnh hưởng mạnh Nó còn thể hiện qua việc cấp dưới được quyền ra các quyết định quan trọng đặc biệt ở những lĩnh vực quan trọng như: nhân sự, tài chính

Trên thực tế để mở rộng phân quyền mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của tổ chức, người ta sử dụng chế độ tham gia.ỏ đó cấp dưới được tham gia với tư cách là nhà phân tích chuyên môn và tác động đến quyết định, tham gia vào tổ chức và thực hiện quyết định đồng thời chịu trách nhiệm, được uỷ quyền

cân đối hoạc bế tẵc về thông tin hoạc lợi ích là vấn đề thường xuyên, xảy

ra mâu thuẫn Vì thế công tác phối hợp là cần thiết Cần phải xây dựng kênh thông tin, ngang dọc, lên xuống phải đảm bảo thông suốt thông tin Duy trì mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong từng bộ phận, mối liên hệ của tổ chức với môi trường ngoài

a5) Tầm kiểm soát

Tầm kiểm soát là số lượng và bộ phận cá nhân mà nhà quản lý cố thể quản lý trực tiếp và có hiệu qủa Xét về thực chất nó là khả năng nhà quản lý có thể quản lý được bao nhiêu

Từ khái niệm trên tầm kiểm soát là có giới hạn nhưng dễ thay đổi

và khó xác định các yếu tố ảnh hưởng đến quy mô tầm kiểm soát Thường thì công việc càng phức tạp thì càng cần sự phối hợp cao vì thế thiết kế tầm kiểm soát hẹp và ngược lại Bên cạnh đó năng lực nhà quản

lý, sự thạo việc cấp dưói, hệ thống thông tin ảnh hưởng mạnh đến tầm kiểm soát

Nói đến tầm kiểm soát là xét chiều rộng của quản lý và nó tỷ lệ nghịch với chiều dọc tức quản lý nhưng xét theo cấp Muốn cho đối tượng quản lý làm được nhiều việc phải trao cho họ nhiều quyền và tầm kiểm soát ở các công ty đa quốc gia họ sử dụng kế hoạch, chính sách được xây dựng chặt chẽ, tính cụ thể hoá cao vì vậy tầm kiểm soát rộng và rất hiệu quả

b) Các nguyên tắc thiết kế tổ chức.

- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Phân chia tổ chức thành các chức năng theo lĩnh vực hoạt động sau đó các nhiệm vụ gắn liền với chức năng và xác định các công việc hoạt động

- Nguyên tắc giao quyền: Theo nguyên tắc này khi chúng ta xác định chức năng nhiệm vụ và nhiệm vụ và công việc thì có sự đảm bảo quyền hạn: Quyền ra quyết định, quyền sử dụng phân bổ các nhóm nguồn lực, quyền thưởng phạt, kiểm tra kiểm soát nhân viên của mình

- Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc này thể hiện phân chia cấp phải

đi đôi với quyền hạn Cấp cao thì quyền nhiều, phậm vi ảnh hưởng lớn và ngược lại Phải đảm bảo cấp phải có quyền tương xứng

- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh tức là cấp dưới phải phục tùng cấp trên tôn trọng quy trình ra quyết định và thi hành theo

- Nguyên tắc đồng bộ: Tức là đảm bảo ai có quyền có cấp đến đâu thì chịu trách nhiệm tới đó không chồng chéo, tuỳ tiện dẫn đến choán quyền của nhau

Trên đây là năm nguyên tắc cảu nội dung tổ chức, no đảm bảo cho tổ chức xây dựng một cơ cấu chặt chẽ rõ ràng và gọn gàng hiệu quả

1.2.3 Lãnh đạo

“Lãnh đạo là hoạt động quản lý mang tính định hướng về chiến lược phát triển của tổ chức về mô hình cơ cấu tổ chức, về nhân sự trong

Chức năng lãnh đạo là quá trình gây ảnh hưởng và dẫn dắt hành vi của con người trong tổ chức thực hiện những mục tiêu chung đặt ra trong

kế hoạch

a) Nội dung của lãnh đạo

- Xác định động cơ làm việc của con người, họ hành động vì cái

gì, có thể là tổng hợp các động cơ nhưng phải tìm động cơ chủ yếu và tác động vào đó tạo hứng thú và ý thức làm việc

1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001

- Xây dựng phương pháp lãnh đạo ứng với động cơ làm việc đó: có thể là phương pháp kinh tế, pháp quyền, phương pháp tâm lý giáo dục.

- Trên cơ sở phương pháp lãnh đạo đã định hình, tiến hành thành lập và quản lý nhóm làm việc đồng thời phối hợp họ làm phức hợp hiệu quả làm việc

- Trong quá trình phối hợp nhóm làm việc phải đồng thời giải quyết các xung đột, mâu thuẫn về lợi ích…

- Để đảm bảo các quá trình trên được thực hiện và củng cố quyền

uy nhà quản lý phải biết giành quyền lực và gây ảnh hưởng

- Và cuối cùng để lãnh đạo tốt nhà quản lý cần mở rộng các môí quan hệ đối ngoại thông qua hoạt động đàm phán, giao tiếp, hội nghị…

- Lãnh đạo phải tôn trọng nguyên tắc tự nguyện và nhiệt tình, người lao động cần được quan tâm tới con người mục đích cá nhân của

họ và tình cảm của họ

c) Căn cứ để tiến hành lãnh đạo

Điều quan trọng đầu tiên phải hiệu động cơ động lực làm việc của con người thông qua lý thuyết về động cơ của con người Điều đó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức về quy luật tâm lý của con người Từ đó tạo

ra nhiều điều kiện làm xuất hiện động cơ, duy trì động cơ làm việc và tạo được sự thoả mãn cho con người khiến họ làm việc tích cực

Nhà quản lý cần tìm hiểu lý thuyết về động lực, lý thuyết về nhu cầu để nhận biết nhu cầu của họ trong công việc và tìm ra mối liên hệ với động cơ làm việc nhằm đưa ra biện pháp tác động tương ứng

Tiếp theo để lãnh đạo thì nhà quản lý phải có quyền lực thực tế Cụ thể là quyền ra quyết định, quyền phân bố định đoạt nguồn lực, quyền thưởng phạt, quyền kiểm tra

Trên thực tế quyền lực thực tế chỉ có thể có được khi có quyền lực chính thức từ vị trí vừa có ảnh hưởng từ cá nhân Nguồn lực con người là rất đa dạng vì vậy cần hiểu đâu là điểm mạnh, đâu là điểm yếu của mình

và của người khác để cư xử hợp lý Nhiệm vụ của các nhà quản lý là xây dựng và sử dụng quyền lực của mình hiệu quả

1.2.4 Kiểm tra

“Kiểm tra là tổng hợp các hoạt động xem xét theo dõi, đo lường, đánh giá, chấn chỉnh nhằm đảm bảo cho các mục tiêu kế hoạch của tổ chức là hoàn thành và có kết quả cao”1.

Đó là chức năng tất yếu của mọi nhà quản lý, mọi cấp quản lý từ cao cho đến cấp chuyên môn, kiểm tra được thực hiện trong tất cả quá trình quản lý

Chức năng kiểm tra cần nhiều kỹ năng và công nghệ nhưng liên quan tới con người, nó là một chức năng khó thực hiện vì chịu nhiều áp lực vì vậy nếu buông lỏng thì kế hoạch dễ bị lệch lạc và sai lệch Do đó kiểm tra đòi hỏi phải được thực hiên xuyên suốt quá trình hoạt động và kết quả hoạt động

Để hiểu rõ hơn nội dung kiểm tra ta tìm hiểu các nội dung sau:

a) Bản chất của kiểm tra:

Bản chất của kiểm tra là xây dựng mối liên hệ ngược kênh thông tin phản hồi và nó đảm bảo suốt quá trình hoạt động của tổ chức

Có thể mô tả các bước của kiểm tra quan mô hình sau:

1 Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001

Kết

quả

thực

Đo lường kết quả

So sánh với tiêu chuẩn

Phát hiện sai Kết quả

Như vậy xuất phát từ kết quả thực tế chúng ta sẽ đo lường xem xét, sau đó so sánh với tiêu chuẩn kiểm tra, đưa ra đánh giá nhận định tìm ra sai lệch Không dừng lại ở đó nhà quản lý cần tìm hiểu nguyên nhân sai lệch, từ đó xây dựng chương trình điều chỉnh với những giải pháp và hệ thống công cụ chính xác, tiếp theo cần đưa chương trình điều chỉnh vào thực hiện để hướng tới kết quản mong muốn của kế hoạch, đảm bảo kế hoạch được thực hiện hoá.

Tuy nhiên kiểm tra chỉ thực hiện khi có kết quả thực tế sẽ dẫn tới một hạn chế đó là dễ làm chậm tiến độ, với những sai lầm phát hiện muộn không thể khắc phục được mà chỉ để lại những kinh nghiệm đắt giá cho quá trình sau Do đó kiểm tra theo quy trình trên có độ trễ về thời gian

Để khắc phục điều này hiện nay các nhà quản lý coi kiểm tra là quá trình xây dựng hệ thống thông tin phản hồi xuyên suốt kế hoạch, tức là kiểm tra được thực hiện ngay từ đầu vào và trong quá trình sản xuất trước

để có đầu ra như mong muốn và đương nhiên đầu ra lại là kết quả kiểm tra và cũng là mục tiêu của kiểm tra

b) Các nguyên tắc của kiểm tra

Để công tác kiểm tra đạt hiệu quả thì cần phải phù hợp với các nguyên tắc chung Đó là những nguyên lý mà mọi tổ chức cần phải tuân theo.

b1) Nguyên tắc kiểm tra có trọng điểm

Phải xác định khu vực hoạt động thiết yếu, điểm kiểm tra thiết yếu Khu vực kiểm tra thiết yếu là những bộ phận, phân hệ có những hoạt động ảnh hưởng quan trọng tới chức năng cơ cấu của tổ chức

Điểm kiểm tra thiết yếu là những điểm đặc biệt mà ở đó việc thu thập thông tin phản hồi nhất định phải thực hiện Nếu sai lệch ở những điểm này không được điều chỉnh kịp thời sẽ ảnh hưởng lớn tới kết quả tổ chức

Để xác định được điểm kiểm tra thiết yếu thì cần phải biết điểm nào phản ánh rõ nhất mục tiêu của tổ chức, ngành nào phản ánh tình trạng không đạt mục tiêu, điểm nào mà đo lường tốt nhất sự sai lệch, điểm nào

mà nhà quản lý biết rõ hậu quả xấu thuộc về ai, tiêu chuẩn kiểm tra nào ít tốn kém nhất mà vẫn phản ánh thông tin cần thiết

b2) Kiểm tra cần đảm bảo tính hệ thống

Nguyên tắc này đòi hỏi:

Cần xác định rõ khu vực, điểm kiểm tra thiết yếu mặt khác chú ý các khu vực khác, điểm khác trong mối quan hệ nội tại giữa chúng để tìm

ra nguyên nhân sâu xa và có biện pháp điều chỉnh đồng bộ, triệt để và toàn diện.

Bên cạnh đó bản thân hệ thống kiểm tra phải đồng bộ, có chủ thể kiểm tra, phương tiện kiểm tra hợp lý Phải có phương pháp kiểm tra chính xác và khoa học

b3) Kiểm tra thực hiện theo kế hoạch xuất phát từ kế hoạch chiến lược

Xuất phát từ kế hoạch chiến lược ta phải có bước kiểm tra chiến lược Có thể tiến hành ngay từ bước đầu quy trình quản lý chiến lược là nghiên cứu và dự báo Sở dĩ như vậy vì chiến lược luôn biến đổi đặc biệt

về con người, về giải pháp, cơ cấu… môi trường luôn biến đổi

Kiểm tra phải gắn liền với các kế hoạch tác nghiệp, những kế hoạch để giải quyết các vấn đề lặp lại, những chương trình dự án để giải quyết những mục tiêu trọng điểm Cần phải kiểm tra tính hợp lý, sự biến đổi cơ cấu và công tác thực hiện

Cuối cùng kiểm tra quản lý tức là kiểm tra những đối tượng là nhà quản lý, là công nhân viên đặc biệt, những phần tử bị coi là có vấn đề, điểm sáng cần giám sát

b4) Nguyên tắc địa điểm kiểm tra

Chúng ta không thể ngồi một chỗ hoặc đi loanh quanh mà biết hết được tổ chức, do đó phải thiết kế hệ thống kiểm tra được bố trí kết hợp

kiểm tra tại chỗ và kiểm tra từ xa Ngày nay công việc này được sự hỗ trợ triệt để của hệ thống thông tin hiện đại.

b5) Kiểm tra cần phù hợp văn hoá, con người trong tổ chức

Tức là khi tiến hành kiểm tra cần xem xét vấn đề kiểm tra có mối liên hệ như thế nào với những vấn đề sau:

+ Đặc điểm và mục tiêu của tổ chức

+ Trình độ các nhân viên của tổ chức

+ Bầu không khia trong tổ chức, tâm lý chung của mọi người

+ Mối quan hệ của tổ chức với tổ chức khác

Việc quan tâm đến vấn đề này để tránh gây phản cản, nếu không rất dễ gây tâm lý chống đối

b6) Nguyên tắc về số lượng nhỏ các nguyên nhân

Trước một vấn đề kết quả xảy ra thì lẽ đương nhiên là có nhiều nguyên nhân nhưng với nguồn lực hạn chế chúng ta không thể tác động vào các nguyên nhân đó, và đôi khi điều đó sẽ là thừa Vì lẽ đó cần tập chung vào một số nguyên nhân có ảnh hưởng mạnh và dễ tác động

Mặt khác một nguyên nhân có thể đưa lại nhiều két quả do đó cần xem xét mối quan hệ nhân quả và xem xét mối quan hệ giữa các nguyên nhân với nhau

b7) Nguyên tắc linh hoạt, chính xác, khách quan và công khai

Linh hoạt nghĩa là nội dung kiểm tra cần biến đổi thích ứng với sự biến đổi của tổ chức Và sự biến đổi nội dung tất yếu đòi hỏi sự thay đổi hợp lý về mặt hình thức của kiểm tra.

Khách quan đòi hỏi kiểm tra phải trên cơ sở sự phản ánh thông tin kịp thời và chính xác, đúng thực tế Kiểm tra phải có phải có cơ sở khoa hoạ tức là tuân thủ hững nguyên lý, quy luật Thời điểm kiểm tra, tần số kiểm tra cần được điều chỉnh hợp lý

Công khai cả về nội dung kiểm tra và đối tượng kiểm tra Điều này phải được thông báo rộng rãi để mọi người cùng giám sát kết quả kiểm tra

Như vây chúng ta đã tìm hiểu qua nội dung và khái niệm của quản

lý kinh tế với bốn chức năng cơ bản của nó: Lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Nắm vững những nội dung này là cơ sở để tìm hiểu những nội dung tiếp theo

2 Đặc điểm.

Chúng ta chỉ xem xét những đặc điểm mà ở đó quản lý ở một doanh nghiệp được phân biệt với quản ký ngành, quản lý kinh tế quốc dân Theo đó quản lý ở một doanh nghiệp mang những đặc điểm sau:

Thứ nhất, quản lý ở doanh nghiệp có tính đơn điệu, bộ phận Nó

thể hiện phạm vi quản lý chỉ nằm trong pgạm vi ảnh hưởng của doanh nghiệp, nhiệm vụ quan trọng là giải quyết những vấn đề kinh tế vi mô

Lợi ích của doanh nghiẹp là cơ sở so sánh đánh giá sử lý những vấn đề kinh tế Một điều nữa là quản lý ở doanh nghiệp không đòi hỏi tính phối hợp đa phương đa chiều, nhièu cơ quan như quản lý quốc dân mà nó chỉ hạn chế trong doanh nghiệp và những đối tác chủ yếu.

Thứ hai, quản lý trong doanh nghiệp phục tùng quản lý nhà nước

Các nhà quản lý hướng hoạt động của các doanh nghiệp theo những mục tiêu của mình nhưng dựa trên những khung pháp lý của nhà nước đã thiết lập, đó là cơ sở hoạt động

Thứ ba, tính phức hợp hạn chế Nó thể hiện ở đối tượng quản lý

hạn chế, mục tiêu hữu hạn và hình thức tác động đơn giản

Điều đó dẫn tới bộ máy quản lý trong doanh nghiệp đơn giản hơn

và ít bị chi phối bởi quan hệ kinh tế đối ngoại

Thứ tư, quản lý trong doanh nghiệp lấy mực tiêu phát triển kinh tế,

gia tăng giá trị và lợi nhuận là chủ yếu Đại đa số các doanh nghiệp được sinh ra bởi mục đích sinh lời và quản lý phải hướng tới mục tiêu đó, lợi nhuận, giá trị gia tăng là thước đo cuối cùng cho hiệu quả quản lý Bên cạnh đó có những doanh nghiệp của nhà nước được thực hiện chức năng sản xuất, kinh doanh hàng hoá công cộng phục vụ lợi ích của đại chúng, hoặc tham gia điều tiết kinh tế vĩ mô Cá doanh nghiệp đó hướng tới mục tiêu tổng thể hiệu quả kinh tế xã hội

Cuối cùng, quản lý kinh tế trong doanh nghiệp là quản lý đơn mục

tiêu Tính đơn mục tiêu theo nghĩa hẹp đó là quản lý chỉ hướng tới một mục tiêu chính yếu nào đó thường là kợi nhuận, nhưng xét theo nghĩa rộng, tức là với một số mục tiêu quản lý trong doanh nghiệp chỉ can nhắc

và hướng vào mục tiêu ưu tiên Trong khi đó quản lý kinh tế quốc dân mang tính đa mục tiêu: Phúc lợi, an sinh xã hội, phát triển cơ sở hạ tầng, tăng trưởng kinh tế, văn hoá, môi trường…

3 Chức năng của quản lý.

Cũng giống như quản lý kinh tế quốc dân nói chung và quản lý trong doanh nghiệp nói riêng, quá trình quản lý là quá trình thực hiện thường xuyên và đồng bộ, thống nhất các chức năng kế hoạch, tổ chức và lãnh đạo, kiểm soát

Chức năng kế hoạch là chức năng quan trọng hàng đầu Các kế hoạch được xây dựng trên cơ sở những đòi hỏi khách quan và chủ quan của doanh nghiệp trong giai đoạn nhất định để tiến hành lựa chọn chính xác mục tiêu của mình và phương án tiến hành trong tương lai Những kế hoạch trong doanh nghiệp có thể là kế hoạch chiến lược, tác nghiệp…nhưng đó luôn là những kế hoạch quan trọng Trong khi kế hoạch chiến lược vạch một con đường dài hướng doanh nghiệp đi theo với những phương án dài hạn và tham vọng thì kế hoạch chiến thuật lại tập trung

giải quyết những vấn ddề bức thiết để tháo gỡ những vướng mắc hoặc tận dụng cơ hội kinh doanh…

Chức năng tổ chức, nó quy định chức năng và cơ cấu tương ứng của các bộ phận, tập thể và cả cá nhân Xác định lý do tồn tại của đơn vị

đó là để làm gì và có quan hệ với đơn vị khác như thế nào, được đảm bảo bằng cái gì? Tất cả là để hướng tới mục tiêu chung của doanh nghiệp, của

tổ chức

Chức năng điều hành, điều hành tức là quản lý có chức năng đưa

kế hoạch vào thực hiện thông qua sự vận dụng linh hoạt, sáng tạo và khoa học hệ thống các giải pháp và công cụ như hành chính, kinh tế, giáo dục tâm lý nhằm dẫn dắt hành vi cá nhân, tập thể theo mục tiêu chung, đó là công việc khó khăn vì quan hệ cá nhân, tập thể rất tinh vi và phức tạp vì đều có yếu tố con người

Chức năng kiểm soát, trong quá trình đưa kế hoạch vào thực tế, không thể tránh khỏi những khiếm khuyết sai lệch Với những vướng mắc đó quản lý là để kiểm soát được, nắm được và trong trường hợp cần thiết có thể đưa ra những điều chỉnh kịp thời nhằm khắc phục nhưngx sai lệch so với kế hoạch Đó là lý do để quản lý mang chức năng kiểm soát

4 Vai trò của quản lý.

Rõ ràng để tồn tại và phát triển con người trong từng tổ chức không

chung Quá trình sản xuất ra của cải vật chất của xã hội ngày càng đòi hỏi thực hiện trên quy mô lớn hơn, tính phức tạp cao hơn, đòi hởi sự phân công hợp tác mọi cá nhân trong tổ chức.

Chính sự phân công chuyên môn hoá, hợp tác hoá đã làm xuất hiện lao động đặc biệt- lao động quản lý Các Mác đã khẳng định: “ Mọi lao động xã hội trực tiếp hoặc lao động chung khi thực hiện trên một quy mô tương đối lớn, ở mức độ nhiều hay ít đều cần tới quản lý”1

Quản lý giúp các tổ chức và thành viên của nó thấy rõ mục tiêu và hướng đi của mình Đây là yếu tố thuộc về tư duy, nhận thức đầu tiên và quan trọng nhất đối với mọi con người và tổ chức giúp tổ chức thực hiện được sứ mệnh của mình, đạt được những thành tích ngắn hạn và dài hạn, tồn tại và phát triển không ngừng

Trong hoạt động của tổ chức có bốn yếu tố tạo thành kết quả đó là: Nhân lực, vật lực, tài lực và thông tin Quản lý có vai trò phối hợp tất cả các nguồn lực của tổ chức thành một chỉnh thể, tạo nên tính trồi để thực hiện mục đích của tổ chức với hiệu quả cao Mục đích của quản lý là đạt giá trị gia tăng cho tổ chức

Điều kiện môi trường mà tổ chức gặp phải luôn luôn biến động nhanh Những biến đổi nhanh thường tạo ra các cơ hội và nguy cơ bất ngờ Vai trò của quản lý là giúp tổ chức thích nghi được với môi trường,

1 Giáo trình nguyên lý quản lý- NXB HCQG- 2003

nắm bắt tốt cơ hội, tận dụng hết cơ hội và giảm bớt ảnh hưởng tiêu cực của các nguy cơ liên quan đến điều kiện môi trường Không những thế quản lý tốt còn làm cho tổ chức có những tác động tích cực đến môi trường.

Quản lý cần thiết đối với mọi lĩnh vực từ mỗi đơn vị sản xuất- kinh doanh đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân, từ một gia đình, một đơn vị dân cư đến một đất nước, những hoạt động trong phạm vi khu vực và cả toàn cầu Phần lớn các doanh nghiệp, các tổ chức thất bại là do quản lý tồi thiếu kinh nghiệm, trong khi đó các công ty luôn thành đạt chừng nào còn được quản lý tốt

Về tầm quan trọng của quản lý được thể hiện rõ ràng nhất ở các nước phát triển Bảng tổng quan về vấn đề này trong những năm gần đây của các chuyên gia về phát triển kinh tế đã cho thấy sự cung cấp về tiền bạc, kỹ thuật công nghệ đã không đem lại kết quả như mong muốn Yừu

tố hạn chế trong hầu hết mọi trường hợp chính là sự thiéu thốn về chất lượng và sức mạnh của các nhà quản lý

5 Các nguyên tắc quản lý.

Các nguyên tắc quản lý là những quy tắc chủ đạo tiêu chuẩn hành

vi mà các nhà quản lý phải tuân thủ trong quá trình quản lý của mình

Trên cơ sở những đòi hỏi của tổ chức, sự vận động các quy luật khách quan, kết hợp với thực trạng xu thế phát triển của tổ chức và ràng buộc môi trường đã hình thành nên những nguyên tắc chung của quản lý.

Có thể xem xét những nguyên tắc quản lý cơ bản sau đây

5.1 Tập trung dân chủ.

Đây là nguyên tắc cơ bản của quản lý nó phản ánh mối quan hệ giữa chủ thể của quản lý với đối tượng quản lý cũng như các mục tiêu và yêu cầu quản lý

Tập trung và dân chủ là hai mặt của một thể thống nhất Khía cạnh tập trung thể hiện sự thông nhất quản lý từ mặt tập trung, trong khi khía cạnh dân chủ thể hiện sự tôn trọng quyền chủ động sáng tạo của tập thể

và cá nhân người lao động trong hoạt động sản xuất kinh doanh

Nội dung nguyên tắc đòi hỏi: Phải đảm bảo mối quan hệ chặt chẽ

và tối ưu giữa tập trung và dân chủ, dân chủ phải được thực hiện trong khuôn khổ tập trung

Quản lý tập trung là yêu cầu khách quan vì nó gắn liền với sự thống nhất mục tiêu duy trì vai trò lãnh đạo nhưng cần phải cơ phương pháp hợp lý tránh quan liêu bao cấp và độc đoán Trong khi đó bao đảm

sự tự chủ của các đơn vị cá nhân là tất yếu khách quan vì phần tử ổn định thì hệ thống sẽ mạnh Do đó cần tạo điều kiện và môi trường để cá nhân