THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Thực trạng quản lý tài sản
SAPO khác với các doanh nghiệp sản xuất thông thường, không sở hữu nhiều tài sản lớn như nguyên vật liệu hay thiết bị sản xuất Tài sản chính của SAPO là các trang thiết bị văn phòng hỗ trợ cho công tác quản lý và làm việc của nhân viên Hiện tại, trụ sở chính của công ty cổ phần công nghệ SAPO nằm tại tầng 5 và 6 của tòa nhà Ladeco.
Công ty Sapo tọa lạc tại 266 Đội Cấn, phường Liễu Giai, quận Ba Đình, Hà Nội, được trang bị đầy đủ thiết bị văn phòng hiện đại như laptop cá nhân, điện thoại bàn, wifi và máy in cho từng nhân viên Mỗi phòng ban đều có máy in phục vụ công việc in ấn tài liệu, cùng với các tiện nghi như máy lọc nước, tủ lạnh và lò vi sóng để hỗ trợ nhân viên trong giờ nghỉ ngơi Phòng nhân sự cũng được trang bị tương tự như phòng kinh doanh, và công ty sử dụng máy chấm công bằng vân tay hiện đại để quản lý thời gian làm việc Ngoài ra, công ty có 3 phòng họp với diện tích khoảng 15m2, được trang bị máy chiếu phục vụ cho các buổi thuyết trình và đào tạo Kho của công ty lưu trữ điện thoại bàn và các sản phẩm mẫu như máy bán hàng S1 và S2, sẵn sàng cho nhân viên kinh doanh sử dụng để giới thiệu và hướng dẫn khách hàng.
Công ty gặp khó khăn trong việc kiểm soát tài sản do số lượng lớn và kích thước nhỏ gọn của các thiết bị, dẫn đến tình trạng thất thoát và hư hỏng Hiện tại, phòng nhân sự phụ trách quản lý tài sản hỏng hóc và thiếu hụt, trong khi phòng IT đảm nhiệm việc xử lý sự cố và sửa chữa thiết bị Hệ thống quản lý tài sản hiện tại bộc lộ nhiều bất cập, vì vậy việc triển khai một hệ thống ERP để cập nhật tình trạng trang thiết bị liên tục và báo cáo cho ban giám đốc là rất cần thiết.
Thực trạng hạ tầng công nghệ thông tin
Trang thi ết bị phần cứng:
Công ty trang bị đầy đủ trang thiết bị phần cứng cho nhân viên, bao gồm một máy chủ tại FPT Server, laptop và điện thoại bàn cho mỗi nhân viên kinh doanh Tất cả laptop, dù do công ty cấp hay cá nhân sở hữu, đều phải cài Windows 10, đổi tên theo quy chuẩn và cài đặt phần mềm diệt virus Phòng IT sẽ tiến hành kiểm tra và quét laptop trước khi cho phép truy cập vào hệ thống và kết nối internet Sau thời gian thử việc, nhân viên sẽ nhận điện thoại bàn với số hotline công ty để hỗ trợ công việc Mỗi phòng ban được trang bị máy in Canon Laser Printer LBP 2900 để phục vụ in ấn tài liệu Tại trụ sở chính, có 5 máy chấm công bằng vân tay, phân bổ tại các phòng ban khác nhau Hệ thống dây mạng và router wifi cũng được lắp đặt để đảm bảo internet cho nhân viên làm việc hiệu quả.
Phần mềm ứng dụng tại công ty:
Hiện nay hệ điều hành chính được cài đặt tại các laptop của nhân viên là hệ điều hành Window
10 Đây là hệ điều hành phổ biến, thông dụng và được nhiều công ty lựa chọn.
Phần mềm văn phòng Microsoft Office là công cụ thiết yếu cho việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, thực hiện tính toán, lập kế hoạch và tạo báo cáo.
Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey
Các trình duyệt web: CocCoc, Chrome, Firefox
Ứng dụng nén và giải nén tập tin: UltraISO
Skype, Zalo giúp liên lạc giữa các bộ phận trong công ty
Phần mềm Teamview 12 có chức năng giúp cho nhóm hỗ trợ có thể giám sát hoạt động kiểm tra các máy đang hoạt động.
Facebook WorkPlace để nhân viên có thể giao tiếp, trao đổi công việc, sự kiện trong nội bộ công ty
Phần mềm Lightshot cho phép người dùng chụp ảnh màn hình và chỉnh sửa ngay lập tức, bao gồm các chức năng như cắt dán và chèn nội dung, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi công việc một cách hiệu quả và thuận tiện.
Phần mềm diệt virut: Công ty sử dụng phần mềm Avast free antivirus 2019
Phần mềm quản lý quan hệ khách hàng DMS.
Hiện tại, công ty đang sử dụng mô hình mạng hình sao, mang lại sự ổn định và dễ dàng trong việc cấu hình, kiểm soát và khắc phục sự cố Công ty áp dụng mạng LAN, wifi và Internet, trong đó mạng LAN được sử dụng để truyền tải những thông tin quan trọng Dịch vụ mạng hiện tại của công ty được cung cấp bởi nhà mạng VNPT.
Cơ sở dữ liệu và quản trị cơ sở dữ liệu
Công ty hiện đang sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server 2008, với các tính năng dễ sử dụng giúp nâng cao khả năng quản lý và xử lý dữ liệu Để đảm bảo an toàn, quá trình kiểm soát truy cập áp dụng biện pháp phân quyền cơ sở dữ liệu và bảo mật dữ liệu trên đường truyền, đồng thời duy trì việc cập nhật dữ liệu liên tục giữa máy trạm và máy chủ.
Công ty hiện chưa có bộ phận chuyên trách về quản trị và bảo mật, dẫn đến nhiều khó khăn trong việc đảm bảo an toàn thông tin Tuy nhiên, việc phân quyền truy cập vào hệ thống thông tin (HTTT) đã góp phần nâng cao hiệu quả bảo mật thông tin trong công ty.
Thực trạng quản lý quan hệ khách hàng
Sự bùng nổ của thương mại điện tử hiện nay đã dẫn đến sự gia tăng số lượng nhà bán hàng online, với xu hướng bán hàng đa kênh đang trở thành tiêu chuẩn Điều này tạo ra một thị trường khách hàng rộng lớn cho Sapo, nhưng cũng đặt ra thách thức trong việc quản lý quan hệ khách hàng Để cạnh tranh hiệu quả với các đối thủ như Kiot Việt và Tpos, Sapo cần triển khai các chiến lược và giải pháp chăm sóc khách hàng một cách bài bản và chu đáo.
Kết quả điều tra tại phòng kinh doanh cho thấy, bộ phận làm việc trực tiếp với khách hàng vẫn sử dụng phương pháp thủ công để ghi chép thông tin và dữ liệu từ các lần tương tác Các thông tin này được báo cáo cho ban quản lý thông qua sổ sách và báo cáo tổng hợp hàng tháng Tuy nhiên, với số lượng khách hàng ngày càng tăng
Thực trạng ho ạt động thương mại điện tử
Hoạt động mua bán hàng trực tuyến
Hiện nay, công ty chưa chú trọng phát triển hoạt động mua bán hàng trực tuyến, chỉ giới hạn ở việc bán một số phần cứng kèm theo dịch vụ phần mềm quản lý.
Hoạt động chăm sóc khách hàng trực tuyến
Hoạt động chăm sóc khách hàng trực tuyến đang được chú trọng hơn cả, với việc Sapo cung cấp khung chat trực tiếp trên trang chủ website Khách hàng có thể dễ dàng nhận sự hỗ trợ thông qua chat, gửi email hoặc truy cập vào cổng support.sapo.vn để được tư vấn.
Hoạt động marketing trực tuyến
Công ty hiện đang chú trọng đến hoạt động marketing trực tuyến thông qua việc sản xuất video ngắn giới thiệu về công ty và sản phẩm của Sapo Các video này được quảng bá trên kênh Facebook, tuy nhiên, mức độ triển khai còn hạn chế và kết quả đạt được vẫn chưa cao.
Thực trạng quản lý nhân sự
Công ty được thành lập bởi ông Trần Trọng Tuyến cùng 4 người khác và đã trải qua nhiều năm khó khăn để phát triển mạnh mẽ Hiện nay, công ty do Giám đốc – CEO – Chủ tịch HĐQT Trần Trọng Tuyến và Phó Giám đốc Nguyễn Thị Minh Khuê lãnh đạo Hỗ trợ cho Ban Tổng giám đốc là Ban Trợ lý giám đốc do chị Nguyễn Thị Phương Liên phụ trách, cùng với đội ngũ lãnh đạo gồm Ban giám đốc, các Trưởng phòng và Trưởng nhóm.
Bảng 3 Cơ cấu nhân viên của Công Ty CP Công Nghệ Sapo theo khối
Theo thông tin từ bảng trên, công ty có tổng cộng 541 nhân sự chính, con số này không quá lớn nhưng cũng không nhỏ Ngoài ra, còn có các nhân sự đang thực tập và thử việc tại các phòng ban Đặc biệt, nhân sự của công ty không tập trung tại một địa điểm duy nhất; phần lớn tập trung ở trụ sở chính tại Hà Nội và chi nhánh tại thành phố Hồ Chí Minh, cùng với một số nhân sự tại Đà Nẵng, Nghệ An và Quảng Ninh Điều này gây ra một số khó khăn trong công tác quản lý nhân sự.
Mặc dù Sapo là một công ty công nghệ và đã áp dụng phần mềm quản lý nhân sự tự động, nhưng công tác quản lý nhân sự vẫn chủ yếu diễn ra thủ công qua sổ sách và Excel Hệ thống chấm công chưa được tự động hóa, gây khó khăn cho việc quản lý, đặc biệt khi phòng nhân sự chỉ chiếm một phần nhỏ trong tổng số nhân viên của công ty, bao gồm một trụ sở và bốn chi nhánh Việc quản lý thủ công không đảm bảo tốc độ và độ chính xác, ảnh hưởng đến hoạt động chung của công ty Đặc biệt, khối kinh doanh có vai trò quan trọng nhưng lại có nhiều nhân viên thử việc, dẫn đến những khó khăn và sai sót trong quản lý nhân sự.
ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
Điểm mạnh
Công ty cổ phần công nghệ Sapo sở hữu điểm mạnh nổi bật với cơ sở hạ tầng hiện đại và nguồn nhân lực trẻ Cơ sở hạ tầng được trang bị đầy đủ, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên trong quá trình làm việc Đặc biệt, Sapo khác biệt với các doanh nghiệp khác nhờ vào đội ngũ nhân lực trẻ, từ ban lãnh đạo đến nhân viên, mang lại lợi thế cạnh tranh Mặc dù còn trẻ, nhưng đội ngũ này không thiếu kinh nghiệm, đồng thời sở hữu sức sáng tạo và năng lực đáng ghi nhận.
Điểm yếu
Một trong những điểm yếu lớn nhất của công ty là vấn đề bảo mật Hiện tại, các laptop của nhân viên chỉ được trang bị phần mềm diệt virus miễn phí Mặc dù chưa xảy ra sự cố nghiêm trọng nào, nhưng không thể đảm bảo rằng hệ thống hoàn toàn an toàn, đặc biệt khi quy mô công ty đang ngày càng mở rộng.
Điểm yếu thứ hai trong quản lý doanh nghiệp là quản lý tài sản, do quy trình này thường được thực hiện thủ công, dẫn đến sai sót và nhầm lẫn Sự thất thoát tài sản có thể gây ra tổn thất lớn cho công ty và thậm chí làm gián đoạn hoạt động nếu không có giải pháp kịp thời Quá trình tiếp nhận và báo cáo vấn đề tài sản để nhận phương án xử lý thường tốn nhiều thời gian, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc chung.
Một trong những điểm yếu của Sapo là quản lý quan hệ khách hàng, với phương thức hiện tại gây ra nhiều bất cập Nếu không cải thiện, những vấn đề này sẽ ngày càng gia tăng, dẫn đến tổn thất vô hình cho công ty Việc kiểm soát kém mối quan hệ với khách hàng có thể khiến Sapo mất khách vào tay đối thủ, làm cho việc cạnh tranh trở nên khó khăn hơn.
Điểm yếu lớn nhất của Sapo nằm ở quy trình quản lý nhân sự, hiện đang diễn ra một cách thủ công và chưa đồng bộ, gây khó khăn cho ban quản lý cấp cao trong việc theo dõi Với số lượng nhân sự ngày càng tăng và mới, việc quản lý tiền lương và đào tạo nhân viên mới sẽ trở nên phức tạp hơn, tạo áp lực cho phòng nhân sự trong tương lai Nếu không cải thiện, công ty sẽ khó đạt được sự đồng nhất về công nghệ và thể hiện được tính chuyên nghiệp trong công tác quản lý.
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ DỀ XUẤT PHÂN TÍCH THIẾT KẾ PHẦN MỀM ERP
ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN
Dựa trên kết quả phân tích dữ liệu, thực trạng quản lý tại nhiều bộ phận của công ty gặp khó khăn trong các lĩnh vực như nhân sự, tiền lương, tài sản, tài chính-kế toán và quan hệ khách hàng Hiện tại, công ty chưa áp dụng phần mềm quản lý tập trung, dẫn đến sai sót trong quá trình quản lý do thiếu tính đồng nhất Sự phát triển mạnh mẽ của công ty cổ phần công nghệ Sapo kéo theo sự gia tăng các vấn đề về nhân sự, tài sản và tài chính, do đó, việc xây dựng phần mềm ERP để quản lý tập trung các nguồn lực là rất cần thiết Với sự đồng ý của ban lãnh đạo và đủ điều kiện tài chính, phần mềm ERP sẽ giúp các quản lý và lãnh đạo dễ dàng kiểm soát và điều hành nguồn nhân lực một cách thuận tiện và đồng bộ.
Qua quá trình phỏng vấn ban lãnh đạo và đánh giá thực trạng công ty, rõ ràng phần mềm ERP là cần thiết Ban lãnh đạo đã nhấn mạnh ưu tiên triển khai chức năng quản lý nhân sự trước tiên do những bất cập trong quản lý hiện tại Với giới hạn của khóa luận tốt nghiệp và tầm quan trọng của quản lý nhân sự, đề tài sẽ tập trung phát triển chức năng này.
Ban lãnh đạo và giám đốc công ty có thể theo dõi tình hình nhân viên thông qua các báo cáo chi tiết từ phần mềm, giúp họ nắm bắt hiệu quả hoạt động và tình trạng làm việc của đội ngũ.
Các trưởng phòng ban cần có khả năng bố trí và tính toán công việc một cách hợp lý, nhanh chóng và chính xác Họ cũng phải nắm bắt tình hình nhân viên trong công ty để đưa ra thông tin và quyết định đúng đắn, đồng thời báo cáo lại với ban giám đốc.
- Xây dựng sơ đồ phân rã chức năng, sơ đồ ngữ cảnh, sơ đồ luồng dữ liệu.
- Thiết kế CSDL, các ràng buộc toàn vẹn.
- Thiết kế ứng dụng: thuật toán, Forms
- Cài đặt chương trình, nhập liệu, chạy và kiểm thử.
- Báo cáo về việc phát triển và lợi ích đạt được của phần mềm.
Để phát triển phần mềm ERP hiệu quả, cần sử dụng ngôn ngữ lập trình có khả năng kết nối với cơ sở dữ liệu cùng với một hệ quản trị cơ sở dữ liệu phù hợp.
- Ngôn ngữ lập trình C#: Visual Studio 2015
- Hệ quản trị cơ sở dữ liệu: SQL Server 2014
GIẢI PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TRONG PHẦN MỀM ERP
Sơ đồ 2 Sơ đồ phân rã chức năng tổng
3.2.1.1 Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự
Sơ đồ 3 Sơ đồ chức năng quản lý nhân sự
- Sơ đồ phân rã chức năng lập danh mục cơ sở
1 Tạo danh mục 1.1 Danh mục bộ phận
1.5 Danh mục hình thức khen thưởng, kỉ luật
1.6 Danh mục hình thức làm việc
1.7 Danh mục trình độ ngoại ngữ
1.8 Danh mục trình độ chuyên môn
1.9 Danh mục trình độ tin học
1.10 Danh mục trình độ văn hóa
Sơ đồ 4 Sơ đồ phân rã chức năng lập danh mục cơ sở
Sơ đồ 5 Sơ đồ phân rã chức năng chính sửa thông tin nhân viên
Sơ đồ 6 Sơ đồ phân rã chức năng tìm kiếm nhân viên
4.1 Báo cáo theo sơ yếu lí lịch
4.2 Danh sách lao động hết hợp đồng
4.3 Báo cáo quá trình khen thưởng
4.4 Báo cáo tổng hợp tiền lương
4.5 Danh sách lao động đóng bảo hiểm
Sơ đồ 7 Sơ đồ phân rã chức năng lập báo cáo
Sơ đồ 8 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
1.0 Lập danh mục quản lí
Báo cáo thông tin nhân viên
Sơ đồ 9 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0
3.2.1.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1
Danh mục tình trạng hôn nhân
Sơ đồ 10 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng lập danh mục
Hồ sơ nhân viên Hồ sơ công tác
Sơ đồ 11 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng chỉnh sửa thông tin nhân viên
Nhân viên Hồ sơ nhân viên Danh mục
Sơ đồ 12 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng tìm kiếm nhân viên
Báo cáo YC cáo báo
Danh mục Đã được Cập nhật
Sơ đồ 13 Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 chức năng tổng hợp báo cáo
3.2.2.1 Thi ết kế kiến trúc
Chương trình quản lý nhân sự được cấu thành từ ba khối chính: quản lý hệ thống, quản lý kho dữ liệu và cung cấp các thống kê báo cáo.
Bảng 4 Thiết kế dữ liệu danh mục hồ sơ nhân viên
MA_HUYEN QUE_QUAN HO_KHAU NOI_O
SO_CMND NGAY_CMND NOI_CMND CHIEU_CAO CAN_NANG NHOM_MAU TP_GD
NGAY_VCD CHUC_VUCD SO_THECD NGAY_CTCD NOI_CTCD MA_DVCS MA_BP
NGAY_KYHDNGAY_TINHLMA_BACLTG_TANGL
SO_BH NGHI_VIEC NGAY_NV HS_LUONG
Tên trường NGAY_HL HE_SO
Tên Trường MA_NN TEN_NN TEN_NN2
Tên Trường MA_TDTH TEN_TDTH TEN_TDTH2
Tên TrườngMA_BCTEN_BCTEN_BC2
3.2.2.3 Thi ết kế thuật toán
Sơ đồ 14 Thuật toán đăng nhập
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ VỚI BAN LÃNH ĐẠO DOANH NGHIỆP
Để xây dựng một hệ thống thông tin quản lý hiệu quả, công ty cần nhanh chóng hoàn thiện và triển khai phần mềm ERP, đặc biệt là chức năng quản lý nhân sự nhằm tạo thuận lợi cho ban quản lý Bên cạnh đó, công ty nên lên kế hoạch phát triển chức năng quản lý quan hệ khách hàng ngay sau khi hoàn thiện quản lý nhân sự, nhằm nâng cao hiệu quả làm việc của các phòng kinh doanh Hệ thống hóa thông tin khách hàng sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc, góp phần phát triển công ty và tăng cường khả năng cạnh tranh Đối tượng khách hàng mục tiêu của Sapo là những cá nhân bận rộn, đồng thời thị trường đang ngày càng có nhiều đối thủ cạnh tranh mạnh, do đó việc phát triển chức năng quản lý quan hệ khách hàng là rất cần thiết.
Hệ thống thông tin của công ty đã hoạt động 11 năm, dẫn đến hiệu suất giảm sút và cấu trúc cơ sở dữ liệu không còn đáp ứng được yêu cầu công việc do khối lượng dữ liệu ngày càng lớn Do đó, công ty cần lập kế hoạch nâng cấp hoặc triển khai hệ thống ERP nhằm cải thiện hiệu quả làm việc và quản lý, tăng năng suất lao động cho nhân viên, nâng cao hiệu quả quản lý cho Ban Lãnh đạo, và tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp Ngoài ra, cần xây dựng kế hoạch quản lý hệ thống thông tin quản lý hợp nhất cho ba miền Bắc – Trung.
Để thực hiện kế hoạch xây dựng và phát triển công ty theo đúng mục tiêu đã đề ra, cần đầu tư nâng cao chất lượng hệ thống máy chủ và phát triển hạ tầng công nghệ thông tin Điều này sẽ đảm bảo hoạt động lưu trữ và bảo mật thông tin, đồng thời đáp ứng nhu cầu sử dụng phần mềm ERP cho hệ thống lớn của công ty.
