PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC THUẬN lợi, KHÓ KHĂN ĐÁNH GIÁ THỰC tế CÔNG tác PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP

DANH MỤC HÌNH VẼHình 1 Hình 2 Hình 3 Hình 4 Hình 5 Sơ đồ tổ chức công ty VCFP Sơ đồ các bộ phận áp dụng ISO tại công ty VCFP Mẫu bản mô tả công việc của công ty VCFP Mẫu yêu cầu công việ

BÀI TẬP NHÓM

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC-THUẬN LỢI, KHÓ KHĂN

ĐÁNH GIÁ THỰC TẾ CÔNG TÁC PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

TRONG DOANH NGHIỆP

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1

Hình 2

Hình 3

Hình 4

Hình 5

Sơ đồ tổ chức công ty VCFP

Sơ đồ các bộ phận áp dụng ISO tại công ty VCFP Mẫu bản mô tả công việc của công ty VCFP

Mẫu yêu cầu công việc đối với người thực hiện Mẫu tiêu chuẩn thực hiện công việc

9 9 10 11 12

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

NNL

PTCV

QTNL

THCV

VCFP

Nguồn nhân lực Phân tích công việc Quản trị nhân lực Thực hiện công việc Công ty TNHH Tín Dũng

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong thời đại công nghiệp hóa - hiện đại hóa đất nước, nguồn lực con người đóng vai trò rất quan trọng và là trung tâm quyết định đến sự tăng trưởng và phát triển của nền kinh tế Con người được xem là một nguồn lực quý báu, một tổ chức dù có máy móc hiện đại, tài chính dồi dào, ban giám đốc đề ra chiến lược cạnh tranh năng động, nhưng nhân viên của công ty không có năng lực, không được bố trí vào những công việc phù hợp với khả năng thì công ty đó cũng khó thành công Vì thế mà công tác quản trị nhân lực (QTNL) đã thực sự là vấn đề mà các doanh nghiệp đều rất quan tâm Đây chính là thước đo, là nhân tố quyết định, thúc đẩy sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp

Hoạt động đầu tiên của QTNL đó chính là PTCV; có thể nói rằng đây chính là vấn đề then chốt, là kim chỉ nam soi đường cho các hoạt động khác của doanh nghiệp, bởi PTCV tác động và có ảnh hưởng sâu sắc đến các vấn đề khác của hoạt động QTNL; hay nói cách khác nó chính là cơ sở cho mọi vấn đề của QTNL Một doanh nghiệp có một chương trình PTCV tốt nghĩa là đã nắm trong tay chìa khóa thành công của doanh nghiệp

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đánh giá thực tế hoạt động PTCV trong công ty TNHH Tín Dũng (VCFP)

3 Mục đích nghiên cứu

Đề tài xác định lý luận phân tích công việc để làm cơ sở nghiên cứu, từ đó phân tích thực trạng PTCV tại công ty VCFP, rút ra được ưu điểm, những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế đó của hoạt động PTCV

4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp chủ yếu được sử dụng trong nghiên cứu là phương pháp tra cứu tài liệu, quan sát, điều tra

A Thuận lợi và khó khăn trong hoạt động Phân tích công việc

Phân tích công việc là một hoạt động cơ bản trong công tác quản trị nguồn nhân lực, tuy nhiên lại chưa thực hiện tốt trong nhiều tổ chức Có thể thấy, thuận lợi và khó khăn khi tiến hành phân tích công việc trong một số doanh nghiệp hiện nay, như sau:

I Thuận lợi

Sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là điều tất yếu trong nền kinh tế thị trường hiện nay Đặc biệt, với xu hướng quốc tế hoá, cuộc cạnh tranh ấy càng trở nên khốc liệt hơn Đây là cơ hội thuận lợi cho doanh nghiệp thực hiện chương trình PTCV, một công cụ cơ bản nhất của QTNL, giúp họ giữ vững vị thế cạnh tranh

Một doanh nghiệp có thể có công nghệ hiện đại, chất lượng dịch vụ tốt, cơ sở

hạ tầng vững chãi nhưng nếu thiếu lực lượng lao động thì doanh nghiệp đó không thể tồn tại lâu dài và tạo dựng lợi thế cạnh tranh Có thể nói chính yếu tố này tạo nên sự khác biệt giữa các doanh nghiệp

Nhân tố con người là cốt lõi, là động lực của sự phát triển Chính con người với bản chất và thuộc tính của họ mới thực sự tạo nên giá trị, hình ảnh, văn hoá của mỗi doanh nghiệp, hay nói cách khác là sự khác biệt giữa các doanh nghiệp

Nhìn nhận từ góc độ trả lời câu hỏi khi tiến hành thực hiện PTCV:

+ Người lao động thực hiện những tác nghiệp gì?

+ Khi nào công việc được hoàn tất?

+ Công việc thực hiện ở đâu?

+ Công nhân viên làm công việc đó như thế nào?

+ Tại sao phải thực hiện công việc đó?

+ Để thực hiện công việc đó cần phải hội đủ những tiêu chuẩn, trình độ nào?

Có thể thấy rằng, hầu hết các doanh nghiệp đều hội đủ điều kiện để tiến hành PTCV cho mình Đó là:

1) Yếu tố con người:

PTCV dựa trên nguồn nhân lực luôn sẵn có trong các doanh nghiệp, không phải tìm kiếm đâu xa Hơn nữa, nguồn nhân lực ở Việt Nam khá dồi dào, đa phần là lao động trẻ, năng động, sáng tạo, có tham vọng và tiếp thu nhanh những tri thức mới

2) Phương pháp thực hiện:

Các phương pháp dùng để PTCV khá đơn giản, dễ thực hiện và đã có nền tảng

từ lâu bởi các nước công nghiệp trên thế giới

3) Yếu tố thời gian:

PTCV được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

+ Khi tổ chức doanh nghiệp được thành lập và chương trình PTCV được tiến hành lần đầu tiên;

+ Khi doanh nghiệp cần có thêm một số công việc mới;

+ Khi các công việc phải thay đổi do đổi mới công nghệ, cải tiến quy trình kỹ thuật, đổi mới về phương pháp, thủ tục hoặc thay đổi, cải tổ hệ thống

Như vậy, không xét về quy mô, doanh nghiệp nào từ khi mới thành lập cũng phải bỏ ra một khoản chi phí để tuyển dụng, đào tạo nhân lực và vấn đề thực hiện PTCV là điều đương nhiên

Bên cạnh những thuận lợi vừa nêu, trong nhiều tổ chức vẫn chưa thực hiện tốt PTCV bởi có những hạn chế nhất định về mặt chủ quan cũng như khách quan

II Khó khăn

Chương trình PTCV có thể thành công hay không, phụ thuộc rất lớn vào quan điểm, nhận thức, trình độ, năng lực, thái độ, hành vi của các bên liên quan: lãnh đạo, người quản lý trực tiếp, cán bộ nhân sự, người thực hiện công việc Đây chính là điểm khó khăn nhất của quản trị nguồn nhân lực, một nút thắt khó tháo gỡ đối với đa số doanh nghiệp Nhà nước, các doanh nghiệp tư nhân nhỏ, hầu như chưa đánh giá cao vai trò con người

1) Lãnh đạo:

Quan điểm của lãnh đạo tác động rất lớn đến hoạt động PTCV, bởi tất cả các hoạt động quản lý nói chung cũng như các hoạt động QLNL nói riêng đều chịu sự chi phối của triết lý quản lý từ lãnh đạo cấp cao Triết lý quản lý được coi là kim chỉ nam cho mọi hoạt động của doanh nghiệp, vì vậy PTCV cũng bị chi phối bởi triết lý quản lý ấy Trên thực tế, tâm lý chung của các doanh nghiệp là nguồn nhân lực phải được thuê với chi phí thấp nhất và phải giúp doanh nghiệp đạt được mọi mục tiêu của tổ chức Nhiều lãnh đạo không hiểu rõ tầm quan trọng của PTCV và chưa quan tâm đúng mức tới chương trình PTCV Do vậy, PTCV không thể được tiến hành một cách thống nhất, hiệu quả không cao

2) Người quản lý trực tiếp:

Sự ảnh hưởng của người quản lý trực tiếp thể hiện trên ba phương diện:

+ Kênh cung cấp thông tin PTCV;

+ Kênh thẩm định độ chính xác của thông tin do người THCV cung cấp;

+ Người áp dụng các văn bản kết quả PTCV vào trong công tác quản lý của mình

Thực tế, nhiều cán bộ quản lý trực tiếp cho rằng PTCV là công việc mất thời gian vì công việc luôn thay đổi, có khi phân tích xong công việc này thì công việc đó đã đổi khác

3) Cán bộ nhân sự:

Cán bộ nhân sự là người lập ra kế hoạch PTCV, xây dựng chương trình PTCV; đồng thời kết hợp cùng với các phòng, ban chuyên môn trong doanh nghiệp để cụ thể hóa, phổ biến nội dung của văn bản kết quả PTCV, đưa các văn bản này vào sử dụng và theo dõi kiểm tra

Một chương trình PTCV sẽ không thể thành công nếu thiếu cán bộ nhân sự có năng lực, kiến thức chuyên môn về PTCV Rất nhiều cán bộ nhân sự chưa trang bị đủ chuyên môn trong lĩnh vực này Dù có được chỉ đạo, nhưng họ không thực sự quan tâm hoặc làm qua loa, nặng tính hình thức chương trình PTCV, dẫn đến kết quả không tốt

4) Người thực hiện công việc:

Người thực hiện công việc là người trực tiếp cung cấp thông tin về công việc của họ đang làm để xây dựng các văn bản của PTCV Trên thực tế, nhiều người e ngại rằng PTCV có thể nhằm mục đích là đánh giá xem người lao động có thể thực hiện được công việc đó hay không? Người lao động đã sử dụng hết thời gian lao động chưa? Thái độ làm việc của họ? từ đó, có thể ảnh hưởng đến đánh giá thực hiện công việc và vấn đề lương, thưởng của họ Vì vậy trong một số trường hợp họ có thái độ bất hợp tác với cán bộ phân tích, thái độ này thể hiện ở việc cung cấp sai thông tin về công việc, họ thường có tâm lý thổi phồng, cho rằng công việc của mình có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp

B Đánh giá thực tế hoạt động phân tích công việc trong công ty TNHH Tín Dũng

I Sự cần thiết của hoạt động phân tích công việc trong doanh nghiệp

Trong bất kỳ một tổ chức nào, người lãnh đạo cũng đều cần nhận thức được vai trò của phân tích công việc Mục tiêu của doanh nghiệp là nhằm sử dụng tối đa NNL

để hạn chế những lãng phí, nâng cao lợi nhuận cho doanh nghiệp Trong khi đó, PTCV

giúp cho doanh nghiệp tránh được sự chồng chéo trong công việc, tiết kiệm được các lãng phí không cần thiết đảm bảo sự vận hành liên hoàn của các hoạt động quản lý khác, vì thế nó là yếu tố quan trọng đảm bảo cho sự vận hành hiệu quả của tổ chức Do đó, tiến hành hoạt động PTCV là một điều tất yếu cho mọi tổ chức, doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp, hoạt động PTCV sẽ giúp cho doanh nghiệp đạt được những hiệu quả sau:

+ Với mỗi công việc, các chức năng, nhiệm vụ, trách nhiệm được miêu tả rõ ràng, các yêu cầu cần thiết được cụ thể hóa, các tiêu chuẩn THCV đều được thảo luận và đi đến thống nhất thì việc thu hút, xây dựng, phát triển, sử dụng và bảo toàn một lực lượng lao động phù hợp với tổ chức sẽ dễ dàng thực hiện Như vậy mục đích cao nhất của QTNL đã đạt được

+ Phân tích công việc sẽ đảm bảo thành công hơn trong việc sắp xếp, thuyên chuyển và thăng tiến cho nhân viên

+ Có thể đánh giá hiệu quả làm việc của cán bộ công nhân viên của mình tốt hơn Từ đó loại bỏ nhiều bất bình đẳng về mức lương qua việc xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm và tiêu chuẩn THCV

+ Hoàn thiện chương trình PTCV sẽ tạo ra một môi trường làm việc hấp dẫn bởi sự công bằng không có những tị nạnh hay tranh chấp xảy ra Điều này là một tài sản vô hình giúp tổ chức thu hút và gìn giữ nhân tài Đây cũng là nhân tố quan trọng tạo kích thích lao động nhiều hơn, giúp họ gắn bó hơn với nơi làm việc, nỗ lực cống hiến cho doanh nghiệp Mặt khác các văn bản kết quả PTCV còn là cơ sở pháp lý để bảo vệ người lao động, bảo vệ doanh nghiệp khi có tranh chấp xảy ra

+ Tiết kiệm thời gian và sức lực qua việc tiêu chuẩn hóa công việc và từ đó giúp nhà quản lý có cơ sở làm kế hoạch và phân chia công việc theo thời biểu công tác

+ PTCV là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo nguồn nhân lực và xây dựng chương trình đào tạo hiệu quả

+ PTCV có ý nghĩa quan trọng với tuyển mộ, tuyển chọn Nó là cơ sở để cung cấp thông tin cho các ứng viên và là thước đo sàng lọc nhân viên mới trong thời gian thử việc

Tóm lại, PTCV là một hoạt động cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp không kể quy mô Vì những lợi ích thiết thực mà PTCV mang lại nên công tác này cần được quan tâm nhiều hơn, lấy nó làm trọng tâm, là cơ sở để nâng cao hoạt động QTNL, cũng như các hoạt động quản lý khác để giúp cho doanh nghiệp có thể cạnh tranh và đứng vững được trên thị trường

II Đánh giá thực tế hoạt động phân tích công việc trong công ty TNHH Tín Dũng

1) Tóm lược về công ty TNHH Tín Dũng (VCFP):

Công ty VCFP được thành lập từ năm 2002, trụ sở tại KCN Hố Nai 3, là công

ty vệ tinh, chuyên cung cấp linh kiện động cơ xe máy cho công ty mẹ VMEP Công ty

đã được cấp Chứng chỉ ISO 9001:2000 vào năm 2004

2) Sơ đồ tổ chức:

Hình 1 Sơ đồ tổ chức công ty VCFP 3) Sơ đồ các bộ phận áp dụng ISO:

Hình 2 Sơ đồ các bộ phận áp dụng ISO tại công ty VCFP 4) Các nhân tố và đặc điểm của công ty ảnh hưởng đến PTCV:

4.1 Các nhân tố ảnh hưởng đến PTCV:

4.1.1 Quan điểm lãnh đạo: Phó TGĐ công ty VCFP đã thực hiện cam kết xây dựng và áp dụng ISO, đồng thời thông qua mục tiêu chung từ công ty mẹ nên Phó TGĐ nhận thức đúng đắn tầm quan trọng của hoạt động PTCV, chỉ đạo cán bộ cấp dưới thực hiện nghiêm túc chương trình PTCV

Ban Giám đốc cũng nhận thức được vai trò của các hoạt động QTNL nói chung

và hoạt động PTCV nói riêng, tạo điều kiện để Phòng Nhân sự tiến hành thực hiện hoạt động PTCV đối với tất cả các phòng, ban trong tổ chức đã được quy định trong

hệ thống quản lý ISO 9001:2000 (hình 2)

Tuy nhiên, Ban Giám đốc không thường xuyên kiểm tra hoạt động này, dẫn đến không kịp thời cập nhật và chỉ đạo cấp dưới khi có những sự đổi mới từ môi trường bên ngoài Do vậy, kết quả thực hiện PTCV của công ty còn nhiều thiếu sót

4.1.2 Cấp Trưởng phòng các bộ phận: Đối với các bộ phận sản xuất, Trưởng phòng phải xử lý rất nhiều việc trong ngày nên họ xem nhẹ, không mấy quan tâm đến hoạt động PTCV, thường cho rằng công tác này thuộc chức năng của Phòng Nhân sự Việc cung cấp thông tin cho Phòng Nhân sự chỉ là động tác điền nội dung theo phiếu

mô tả nhiệm vụ (hình 3, hình 4, hình 5) rất chung chung, hời hợt

VCFP CÔNG TY TNHH TÍN DŨNG

Bản mô tả công việc

Chức danh:

Phòng/ban:

Quản lý trực tiếp:

Quản lý gián tiếp

Chế độ làm việc:

Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

Thứ thự Nhiệm vụ

Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Trách nhiệm 3 Nhiệm vụ 1: Nhiệm vụ 2:

Báo cáo

Quan hệ trong công ty

Quan hệ ngoài công ty

Điều kiện làm việc

Giám đốc Trưởng phòng Nhân sự Trưởng bộ phận

Hình 3 Mẫu bản mô tả công việc của công ty VCFP

VCFP CÔNG TY TNHH TÍN DŨNG

Bản yêu cầu công việc với người thực hiện

Chức danh:

Phòng/ban:

Quản lý trực tiếp:

Quản lý gián tiếp:

Chế độ làm việc:

Yêu cầu công việc với người thực hiện

Trình độ văn hóa:

Trình độ chuyên môn:

Kiến thức chuyên môn:

Kinh nghiệm:

Ngoại ngữ:

Tin học:

Kỹ năng:

Giới tính:

Độ tuổi:

Tính cách:

Sự cam kết:

Giám đốc Trưởng phòng Nhân sự Trưởng bộ phận

Hình 4 Mẫu yêu cầu công việc đối với người thực hiện

VCFP CÔNG TY TNHH TÍN DŨNG

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

Chức danh:

Phòng/ban:

Quản lý trực tiếp:

Quản lý gián tiếp:

Chế độ làm việc:

Các nhiệm vụ và trách nhiệm của công việc

Thứ thự Nhiệm vụ Tiêu chuẩn

Trách nhiệm 1 Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Trách nhiệm 2 Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Trách nhiệm 3 Nhiệm vụ 1:

Nhiệm vụ 2:

Giám đốc Trưởng phòng Nhân sự Trưởng bộ phận

Hình 5 Mẫu tiêu chuẩn thực hiện công việc 4.1.3 Cán bộ Nhân sự: Đây là lực lượng rất nhiệt tình trong công tác, Cán bộ Nhân sự hiểu rõ trách nhiệm của mình trong việc thực hiện PTCV Họ nhận thức rõ mục đích, vai trò quan trọng của hoạt động này nên tiến hành chương trình PTCV cho tất cả các chức danh toàn công ty Thực tế, do không được trang bị kiến thức đầy đủ về chuyên môn PTCV dẫn đến việc xây dựng chương trình còn rất đơn giản, nội dung văn bản PTCV sơ sài

4.1.4 Người thực hiện công việc: Lực lượng trực tiếp cung cấp thông tin về công việc của bản thân ở các phòng, ban trong công ty VCFP nói chung, đặc biệt là đội ngũ lao động tại bộ phận sản xuất chưa nắm được PTCV là hoạt động gì? Họ tỏ thái độ thiếu hợp tác hoặc cung cấp sai lệch thông tin

5) Quy trình phân tích công việc của công ty VCFP:

Bước 1: Lựa chọn các công việc cần phân tích