Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ở nhà máy Thiết Bị Bưu Điện.doc.DOC

Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh ở nhà máy Thiết Bị Bưu Điện

Lời mở đầu:

Giai đoạn hiện nay là giai đoạn của sự phát triển không ngừng, giai đoạn của nền kinh tế tri thức, giai đoạn của công nghệ thông tin trong đó mọi công việc đều đợc thực hiện bằng phơng tiện kỹ thuật hiện đại ở bất cứ đâu, bất cứ nơi nào ngời ta đều nhận thấy sự thay đổi tởng chừng nh không bao giờ có của con ngời Họ không chỉ làm chủ chính mình, làm chủ tự nhiên mà giờ đây họ còn làm chủ cả vũ trụ bao la và bí ẩn nữa Họ giải phóng cho mình bằng cách chế tạo ra các máy móc hiện đại phục vụ quá trình sản xuất, phục vụ quá trình liên lạc góp phần xoá bỏ khoảng cách của không gian và thời gian Điều đó dẫn đến quy luật tất yếu là mỗi quốc gia, mỗi dân tộc muốn tồn tại đợc trong xã hội đó phải không ngừng tự thay đổi mình, nỗ lực cho sự phát triển của đất nớc mình để không bị đào thải, không bị tụt hậu trên con đờng hội nhập vào nền kinh tế chung của nhân loại Với dân tộc Việt Nam, ý thức đợc vai trò quan trọng của vấn đề đó, Đảng và nhà nớc ta đã có những thay đổi cho phù hợp với tình hình mới Quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng là một minh chứng cụ thể cho điều đó Cùng với sự chuyển dịch đó là quá trình chuyển từ cơ chế kế hoạch tập chung sang cơ chế kế hoạch hớng theo thị trờng.

Trực thuộc Tổng Công Ty Bu Chính viễn Thông Việt Nam, Nhà máy Thiết bị Bu Điện nói riêng và toàn ngành bu điện nói chung đều nỗ lực hết sức cho sự thay đổi đó Nhà Máy luôn coi trọng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Với nhà máy đó là bớc khởi đầu cho mọi quá trình sản xuất kinh doanh Sau quá trình học tập lâu dài tại trờng Kinh tế Quốc Dân, sau quá trình nghiên cứu thực tế tại nhà máy Thiết Bị Bu Điện tôi quyết định đi sâu nghiên cứu vấn đề này và chọn nó làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình Đề tài cụ thể mà

tôi lựa chọn:” Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản

xuất kinh doanh ở nhà máy Thiết Bị Bu Điện” Từ đó phần nghiên cứu của

tôi bao gồm 3 chơng:

Chơng 1: Giới thiệu tổng quan về Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện Chơng 2: Thực trạng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh

Chơng 3: Một số biện pháp nhằm hoàn thiện công tác lập kế hoạch sản

xuất kinh doanh ở nhà máy Thiết Bị Bu Điện.

Tuy đã rất cố gắng song với sự hiểu biết còn khiêm tốn của một sinh viên đại học chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình thực

hiện Bởi vậy tôi rất mong nhận đợc ý kiến đóng góp của thầy cô, bạn bè và những ngời quan tâm đến vấn đề này để đề tài của tôi đợc hoàn thiện hơn Trong quá trình làm đề tài này tôi đã đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của ban giám đốc, cán bộ trong nhà máy Thiết Bị Bu Điện, cùng với sự giúp đỡ tận tình các thầy cô giáo trong trờng Đại học Kinh Tế Quốc Dân Bởi vậy qua đây cho phép tôi đợc gửi lời cám ơn đến tất cả mọi ngời đặc biệt là giáo viên hớng dẫn của tôi: Giảng viên trờng đại học Kinh Tế Quốc Dân: TS Ngô Kim Thanh ngời đã h-ớng dẫn tôi từ khi bắt đầu đề tài này cho đến khi kết thúc hoàn thành nó.

chơng 1: Giới thiệu tổng quan về nhà máy ThiếtBị Bu Điện

1.GIớI thIệu tổng quan về Nhà Máy ThIết Bị Bu ĐIện

1.1Quá trình hình thành và phát triển của Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện

Nhà máy Thiết Bị Bu Điện là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng Công Ty Bu Chính Viễn Thông Việt Nam đợc thành lập từ năm 1954 với tên gọi ban đầu là: Nhà Máy Thiết Bị Truyền Thanh, có nhiệm vụ sản xuất và lắp rắp các sản phẩm cho ngành Bu Điện và dân dụng Trong giai đoạn này sản phẩm chủ yếu của nhà máy bao gồm: loa truyền thanh, điện từ nam châm và một số thiết bị thô sơ khác.

Đến năm 1967, do yêu cầu phát triển của đất nớc, Tổng cục Bu Điện đã tách Nhà Máy Thiết Bị Truyền Thanh ra làm 4 nhà máy trực thuộc: Nhà máy 1, nhà máy 2, nhà máy 3 và nhà máy 4

Đến đầu những năm 1970, khi đất nớc hoàn toàn đợc giải phóng và thống nhất Lúc này kỹ thuật thông tin phát triển mạnh đòi hỏi ngành Bu Điện phải có

chiến lợc đầu t theo chiều sâu, nâng cao mạng thông tin phục vụ sự thích ứng của nhà máy trong cung cấp sản phẩm và hoạt động Trớc tình hình đó tổng cục Bu Điện lại quyết định sát nhập nhà máy 1, 2 , 3 thành một nhà máy để đáp ứng nhu cầu cung cấp những sản phẩm trong giai đoạn mới Sản phẩm đợc cung cấp đã bớc đầu đợc đa dạng hóa với kỹ thuật cao bao gồm các sản phẩm; các loại thiết bị hữu tuyến, vô tuyến, thiết bị truyền thanh và thu thanh, một số sản phẩm chuyên dùng cho cơ sở sản xuất của ngành và một số sản phẩm dân dụng khác.

Tháng 2 năm 1986 do yêu cầu của Tổng Cục Bu Điện, Nhà Máy lại một lần nữa tách thành 2 nhà máy:

+ Nhà máy Thiết Bị Bu Điện đặt tại 61 Trần Phú- Ba Đình- Hà Nội.

+ Nhà máy vật liệu điện loa nam châm đóng tại Thanh Xuân - Đống Đa-Hà Nội.

Bớc vào thập kỷ 90, thập kỷ của sự phát trIển khoa học kỹ thuật ngày càng nhanh công nghệ ngày cành hiện đại, đặc biệt là trong lĩnh vực thông tin Nhà máy phải đơng đầu với nhiều khó khăn, nhu cầu của thị tr-ờng ngày càng mở rộng đòi hỏi những sản phẩm đáp ứng nhu cầu ngày càng lớn đó Điều này đã tác động lớn đến việc mở rộng qui mô của nhà máy Mặt khác, do có sự chuyển đổi của nền kinh tế từ kế hoạch tập trung quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trờng đã ảnh hởng không nhỏ đến sự tồn tại và phát triển của nhà máy, đánh dấu cột mốc của sự chuyển đổicủa cả nền kinh tế nói chung và nhà máy nói riêng.

Trớc yêu cầu cấp thiết của tình hình mới, để tăng cờng lực lợng sản xuất cũng nh khả năng cạnh tranh của sản phẩm trên thị trờng trong nớc và quốc tế, tháng 3 năm 1993 Tổng Cục Bu Điện lại một lần nữa quyết định nhập 2 nhà máy trên thành Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện.

Hiện nay trên phạm vi cả nớc hầu hết các doanh nghiệp, các bu cục đều sử dụng sản phẩm của nhà máy.

Để đáp ứng nhu cầu đòi hỏi cac của thị trờng nhà máy không ngừng mở rộng qui mô sản xuất cả về chiều rộng lẫn chiều sâu, đổi mới máy móc thiết bị, nâng cao tay nghề của công nhân và trình độ nghiệp vụ quản lý, mở rộng thị trờng trong nớc và ngoài nớc.

Hiện nay nhà máy có 1 trụ sở chính và 2 chi nhánh đặt tại Hà Nội và 2 chi nhánh đặt tại Hồ Chí Minh và Bắc Ninh.

+Cơ sở 1 đặt tại Trần Phú, đây là cơ sở chính có chức năng sản xuất ra các loại điện thoại, nguồn viễn thông, các sản phẩm bu chính, sản phẩm điện tử, điện thoại, đầu cáp, đầu nối.

+ Cơ sở 2 đặt tại Thợng Đình có chức năng sản xuất ra các loại tủ, cột, đầu nối, ống nhựa, các sản phẩm cơ khí, các bán thành phẩm cung cấp cho chi nhánh Lê Minh Xuân và Trần Phú.

Ngoài trụ sở chính đặt tại Hà Nội, nhà máy có cơ sở 3 đặt tại thị trấn Lim- Bắc Ninh chuyên sản xuất các loại ống nhựa PVC, các loại tủ Cơ sở 4 đặt tại khu công nghiệp Lê Minh Xuân- Thành Phố Hồ Chí Minh chuyên sản xuất các loại ống nhựa mềm, phôi túi chuyển phát nhanh Và có 3 chi nhánh tiếp thị tại Hà Nội, Đà Nẵng và Thành Phố Hồ Chí Minh.ă

Trải qua bao thăng trầm trong lịch sử phát triển của mình, dù đã phải tách ra và sáp nhập nhiều lần, có những lúc tởng nh phải đóng cửa Nhng với quyết tâm của cán bộ nhân viên trong nhà máy cũng nh sự lãnh đạo tài tình của các nhà quản lý, nhà máy đã thoát khỏi bế tắc, luôn giữ vững và ổn định sản xuất, vơn lên và phát triển mạnh mẽ nh hiện nay Đến nay nhà máy là một trong những cơ sở công nghiệp hiện đại và quan trọng nhất của ngành Bu Chính Viễn Thông Việt Nam.

Là một trong tám thành viên thuộc khối công nghiệp của Tổng Công Ty Bu Chính Viễn Thông Việt Nam, nhà máy đã đóng góp không nhỏ trong sự phát triển của ngành Dới đây là bảng tổng hợp kết quả của nhà máy trong 4 năm vừa qua.

Bảng 1: Một số chỉ tiêu tài chính của nhà máy trong 4

(Nguồn: Phòng kế toán-Thống kê Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện)

Nhìn vào bảng trên ta thấy các chỉ tiêu: tổng doanh thu, doanh thu thuần, lợi nhuận sau thuế, tổng tiền lơng và tiền lơng bình quân của nhà máy liên tục tăng qua các năm.Cụ thể:

+ Ta thấy doanh thu năm sau đều tăng so với năm trớc và tăng mạnh nhất vào giai đoạn 2003-2002 Doanh thu của năm 2003 so với năm 2002 tăng 0.3% tơng ứng với số tuyệt đối là: 69.792 triệu đồng Mức tăng chậm nhất là giai đoạn 2001/2000 doanh thu trong giai đoạn này chỉ tăng 0.02% về số tơng đối và 3681 triệu đồng về số tuyệt đối.

+ Sự tăng của doanh thu kéo theo sự tăng của doanh thu thuần và lợi nhuận sau thuế Đặc biệt là lợi nhuận sau thuế của giai đoạn 2002-2003 Ta thấy lợi nhuận năm 2003 so với năm 2002 tăng 0.63% về số tơng đối và tăng 5949 triệu đồng về số tuyệt đối Nguyên nhân của sự tăng đó là do hệ quả tất yếu của việc tăng doanh thu và sự làm ăn ngày càng có hiệu quả của nhà máy.

+ Tổng tiền lơng cũng có sự tăng trởng mạnh qua các năm Tiền lơng năm 2003/2002 tăng 3.075% tơng ứng với mức tăng tuyệt đối là 4.510 triệu đồng.

+ Lao động là yếu tố ít biến động nhất trong nhà máy Lao động năm 2001/2000 có sự giảm mạnh là do nhà máy có sự điều chỉnh cho hợp lý với tình hình mới, góp phần nâng cao hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.

+ Thu nhập bình quân của nhà máy liên tục tăng qua các năm Nếu thu nhập của năm 2000 chỉ 1,231 triệu đồng thì đến nay thu nhập bình quân/ tháng của nhà máy đã đạt 2,344 triệu đồng Sự tăng đó là hệ quả tất yếu của sự tăng tổng quỹ lơng và sự khá ổn định của lao động.

Nhìn chung trong những năm gần đây nhà máy đã có mức tăng trởng ngày càng tăng, sản xuất kinh doanh có lãi Từ đó nâng cao vị thế của mình trong Ngành Bu Chính Viễn Thông Việt Nam.

1.2 Chức năng nhiệm vụ của nhà máy

1.2.1 Chức năng

Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện Hà Nội là nhà máy chuyên sản xuất và cung cấp các thiết bị chuyên dùng phục vụ cho mạng lới bu chính viễn thông của Việt Nam và một số quốc gia khác.

1.2.2 Nhiệm vụ

Để hớng tới mạng Bu Chính Viễn Thông mang tính toàn cầu, phục vụ ng-ời tiêu dùng, nhà máy đã tiến hành đa dạng hoá sản phẩm bằng một số nhiệm vụ cơ bản sau:

- Sản xuất, kinh doanh các thiết bị máy móc, linh kiện kỹ thuật chuyên ngành Bu Chính Viễn Thông, các sản phẩm điện, điện tử, tin học cơ khí và các mặt hàng dân dụng khác.

- Sản xuất kinh doanh ống nhựa, các sản phẩm chế từ nhựa, kim loại màu, vật liệu điện tử.

- Lắp đặt, bảo hành sửa chữa các thiết bị bu chính viễn thông, điện, điện tử, tin học

- Cung cấp các dịch vụ kỹ thuật, dịch vụ t vấn kỹ thuật, bu chính viễn thông, điện, điện tử, tin học.

- Xuất khẩu, nhập khẩu máy móc thiết bị, vật t kỹ thuật chuyên ngành bu chính viễn thông và các nguyên liệu, vật liệu khác phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị.

- Ngoài ra, liên kết với các tổ chức trong và ngoài nớc phù hợp với các quy định của pháp luật Kinh doanh các ngành nghề khác trong phạm vi tổng công ty cho phép và phù hợp với quy định của pháp luật.

2.Một số đặc điểm kinh tế kỹ thuật chủ yếu của nhà máy ảnhhởng đến công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh.

2.1 Đặc điểm về sản phẩm và thị trờng

2.1.1 Đặc điểm về sản phẩm.

Sản phẩm của nhà máy chủ yếu phục vụ ngành Bu Chính Viễn Thông trong nớc chiếm tới 85% còn lại 15% là phục vụ cho ngành điện, điện tử, tin học Sản phẩm có hàm lợng công nghệ cao, chủ yếu đợc sản xuất trên dây chuyền công nghệ tiên tiến hiện đại, có hàm lợng kỹ thuật cao.

(Nguồn: Phòng kế toán thống kê- Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện)

Nhìn vào bảng trên ta thấy sản phẩm của nhà máy rất phong phú và đa dạng, bao gồm nhiều chủng loại nhằm đáp ứng những nhu cầu khác nhau của thị trờng Trong đó nhóm sản phẩm thiết bị đầu nối chiếm tỷ trọng lớn về doanh thu (85%) và đa dạng về chủng loại (200 chủng loại)

Tuy rất đa dạng về sản phẩm cũng nh về chủng loại nhng ta có thể xếp sản phẩm của nhà máy vào 2 loại sau:

+ Sản phẩm có khối lợng lớn nhng số lợng chủng loại không nhiều + Sản phẩm có khối lợng nhỏ nhng số lợng chủng loại nhiều

Từ đó quá trình sản xuất có thể đợc bố trí theo sản phẩm đối với trờng hợp sản xuất hàng loạt và bố trí theo quá trình đối với quá trình sản xuất theo chức năng

Qua số liệu trên ta thấy sản phẩm của nhà máy rất đa dạng, phong phú bao gồm nhiều loại Điều này buộc công tác kế hoạch phải chỉ rõ số lợng mỗi loại cần sản xuất trong tổng kế hoạch sản lợng, thu thập thông tin có liên quan đến sản phẩm đó trớc khi đa ra kế hoạch cụ thể: nhu cầu thị trờng, lợng hàng tồn kho, bán thành phẩm…Cán bộ phòng kế hoạch không chỉ nắm tình hình chung mà còn phải nắm tình hình cụ thể cho mỗi loại sản phẩm Quyết định sản xuất sản phẩm nào cần căn cứ vào nhu cầu của sản phẩm đó trên thị trờng, kế hoạch sản xuất cần dựa vào tình hình tiêu thụ của kỳ trớc, dự báo xu hớng phát triển của sản phẩm đó trong tơng lai Công tác kế hoạch không chỉ đa ra số lợng sản phẩm mà còn phải đa ra các kế hoạch có liên quan đến việc sản xuất ra sản phẩm đó: kế hoạch nguyên vật liệu, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch điều độ sản xuất…Tóm lại những đặc điểm về sản phẩm trên buộc công tác kế hoạch phải đợc đầu t nhiều hơn, khi đa ra kế hoạch cho loại sản phẩm nào cần phải dựa vào đặc điểm của sản phẩm đó: quy trình sản xuất ra sản phẩm, nhu cầu…

2.1.2 Đặc điểm về thị trờng

Sản phẩm của nhà máy hiện nay đã có mặt ở hầu hết các tỉnh và thành phố trong cả nớc đặc biệt là 2 thành phố lớn là Hà Nội và Thành Phố Hồ Chí Minh Với 3 chi nhánh tiêu thụ sản phẩm trong cả nớc nhà máy Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện ngày càng tỏ rõ vai trò quan trọng của mình trong việc chiếm lĩnh thị trờng trong nớc Để nâng cao chất lợng của sản phẩm cũng nh thị phần của mình nhà máy đang tiến tới việc cổ phần hoá nhà máy trong thời gian tới đây là một sự chuyển hớng quan trọng của nhà máy phù hợp với xu thế phát triển của

Biểu đồ doanh thu tiêu thụ của ba

Nhìn vào biểu đồ trên ta thấy doanh thu tiêu thụ hàng hóa của cả 3 chi nhánh ở 3 thị trờng Bắc, Trung, Nam đều tăng qua các năm Trong đó doanh thu tiêu thụ trên thị trờng Miền Nam chiếm tỷ trọng lớn nhất 59%, sau đó đến thị trờng Miền Bắc 32% và kém nhất là thị trờng Miền Trung 9% Đây là 3 chi nhánh tiêu thụ đóng góp phần lớn vào doanh thu của cả nhà máy, ngoài ra doanh thu của nhà máy còn đợc tạo ra bởi bộ phận bảo hành và bộ phận gia công.

Nhìn chung đến thời điểm hiện nay sản phẩm của nhà máy tuy chiếm tỷ trọng lớn trong toàn ngành Bu Chính Viễn Thông song vẫn chỉ tiêu thụ trong thị trờng trong nớc, có xuất khẩu ra nớc ngoài song vẫn ở mức rất khiêm tốn Bởi vậy chiếm lĩnh thị trờng nớc ngoài là một trong những mục tiêu của nhà máy trong giai đoạn tới Một mặt theo kịp với xu thế của thời đại mặt khác nâng cao vị thế của ngành Bu Chính Viễn Thông Việt Nam trên trờng quốc tế

Qua những số liệu cụ thể ở trên ta thấy thị trờng tiêu thụ sản phẩm của nhà máy trải rộng trên cả nớc Điều này đã gây khó khăn cho công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Mọi công việc phải làm không chỉ diễn ra trên một đoạn thị trờng nhỏ mà trên những thị trờng khác nhau mà ở đó nhu cầu cho mỗi loại sản phẩm là không giống nhau Thị trờng là yếu tố quyết định đến việc xác định kế hoạch kinh doanh của nhà máy bởi vậy trong quá trình xây dựng cũng nh tổ chức thực hiện kế hoạch nhà máy cần luôn luôn theo sát nhu cầu của thị trờng, ứng biến kịp thời với sự thay đổi của nó Mọi kế hoạch đa ra phải lấy thị trờng làm căn cứ Thị trờng quá rộng lớn buộc nhà máy phải đầu t nhiều cho quá trình thu thập, phân tích các thông tin liên quan đến lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, dự trù những thay đổi có thể xảy ra và đa ra kế hoạch phòng ngừa Kế hoạch đa ra phải chi tiết cho mỗi loại thị trờng, mỗi đoạn thị trờng cụ thể Một vấn đề quan trọng của nhà máy trong giai đoạn tới là muốn chiếm lĩnh thịt

trờng ngoài nớc Để làm đợc điều này nhà máy cần đầu t nhiều hơn nữa cho công tác nghiên cứu nhu cầu của thị trờng ngoài nớc, tìm hiểu rõ nguyên nhân vì sao sản phẩm của nhà máy cha chiếm lĩnh thị trờng ngoài nớc Từ đó đa ra những kế hoạch cho phù hợp Hơn nữa nguồn nguyên vật liệu của nhà máy chủ yếu là nhập khẩu từ nớc ngoài bởi vậy bất cứ một sự biến động nào về thị trờng nguyên vật liệu đều ảnh hởng đến kê hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy và quyết định đến việc hoàn thành hay không của kế hoạch kinh doanh Có thể nói với đặc điểm riêng về thị trờng của mình (thị trờng quá rộng) nhà máy đã gặp nhiều khó khăn trong công tác lập kế hoạch kinh doanh và ảnh hởng không nhỏ đến hiệu quả của quá trình lập kế hoạch, nó làm cho mọi công việc trở nên khó khăn hơn gấp nhiều lần Song với những cố gắng vợt bậc của mình ta có thể tin sự tác động của yếu tố thị trờng sẽ đợc nhà máy khắc phục trong giai đoạn tới

2.2 Đặc điểm về hệ thống tổ chức sản xuất và kinh doanh của nhàmáy.

Về bộ máy quản lý

Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của nhà máy đợc tổ chức theo cơ cấu chức năng, trên nền tảng những hoạt động cơ bản của nó.

a.Ban giám đốc: bao gồm 1 giám đốc và 2 phó giám đốc ( 1 phó giám đốc sản xuất và 1 phó giám đốc kinh doanh) Đây là những ngời có quyền điều hành cao nhất trong nhà máy quyết định phơng hớng cũng nh đờng lối phát triển của nhà máy.

b Các phòng ban

Nhà máy Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện là một doanh nghiệp sản xuất có quy mô lớn, bao gồm nhiều các phòng ban, mỗi phòng ban thực hiện một chức năng nhất định song không phải là biệt lập mà có mối quan hệ qua lại lẫn nhau từ khâu cung ứng, sản xuất đến bán hàng Các phòng ban thực thi theo chức năng nhiệm vụ của mình, chịu sự giám sát của cấp trên trực tiếp và các bộ phận có liên quan, thờng xuyên đề đạt ý kiến góp phần hoàn thiện và nâng cao hiệu quả của quá trình sản xuất Hiện nay hệ thống phòng ban của nhà máy bao gồm các phòng sau: Phòng đầu t phát triển, phòng kế toán thống kê, phòng Marketing, phòng tổ chức, phòng lao động tiền lơng, phòng vật t, phòng hành chính, phòng kinh doanh điện thoại, phòng kế hoạch kinh doanh, phòng điều độ sản xuất, phòng tài vụ, phòng công nghệ số.

Quá trình sản xuất của nhà máy đợc tổ chức theo hình thức công nghệ Theo hình thức đó mỗi phân xởng chỉ thực hiện một loại công nghệ nhất định, bao gồm các thiết bị, máy móc cùng loại Mỗi phân xởng đều có một quản đốc phân xởng chịu trách nhiệm điều hành mọi hoạt động của phân xởng mình căn cứ vào các bớc trong quy trình công nghệ Một số quy trình công nghệ chính mà nhà máy đang sử dụng hiện nay đó là:

+ Dây chuyền đột có điều khiển số CNC

+ Dây chuyền sản xuất máy điện thoại và các thiết bị điện tử +Các thiết bị ép phun nhựa.

+ Dây chuyền ép đùn ống.

+ Dây chuyền sản xuất thiết bị nguồn điện viễn thông

Tất cả các dây chuyền trên đều là các dây chuyền tự động, khép kín Điều đó đợc cụ thể trong sơ đồ dới đây.

Sơ đồ 2:Quy trình công nghệ của nhà máy

Qua sơ đồ trên ta thấy quy trình công nghệ của nhà máy là một quy trình khép kín từ khi đa nguyên liệu vào đến khi sản phẩm đợc hoàn thành Quy trình khép kín này buộc quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh phải tính toán kế hoạch nguyên vật liệu cho phù hợp, tránh tình trạng làm gián đoạn một khâu nào đó trong quy trình Hơn nữa việc nắm rõ quy trình công nghệ đang sử dụng giúp cho quá trình lập kế hoạch đa ra số lợng chính xác căn cứ vào năng lực sản xuất của dây chuyền công nghệ, loại sản phẩm có thể sản xuất trên dây chuyền công nghệ Đây cũng là một trong những yếu tố quan trọng trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh Ngoài ra việc nắm rõ quy trình công nghệ giúp cho nhà máy có thể đa ra đợc kế hoạch điều độ sản xuất cho phù hợp, nắm rõ khâu nào yếu trong quy trình công nghệ để tìm cách khắc phục nhằm đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất đã đề ra

2.3 Đặc điểm về máy móc thiết bị

Không ngừng đầu t mua sắm máy móc phục vụ sản xuất, đến nay nhà máy đã có một hệ thống máy móc có giá trị lớn, khả năng tự động hoá cao, nhập khẩu từ các quốc gia lớn nh: Nhật Bản, Cộng hoà Liên Bang Đức Với hệ thống máy móc đó nhà máy không ngừng nâng cao năng lực sản xuất của mình, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của thị trờng

Bảng 4: Bảng dang mục các thiết bị công nghệ chính của Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện giai đoạn 1995- 2001

13Dây chuyền đèn ống nhựa mềm135.00019966

20Máy ép phun li 240.2CD (2)465.29719976

41Máy nén khí SMT Nichimen8.130.87419985

45Thiết bị kiểm tra mạch ấn điện thoại

46Thiết bị JIG dùng sản xuất điện 212.37919984

47Dây chuyền sản xuất máy điện thoại và các thiết bị điện tử.

49Máy đột dập cao tốc làm tiếp điểm viễn thông

52Dây chuyền đùn ống nhựa PVC950.0002000553Dây chuyền sản xuất túi bu

(Nguồn: phòng công nghệ, Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện )

Nhìn vào bảng trên ta thấy máy móc của nhà máy rất đn dang bao gồm nhiều loại có giá trị khác nhau, từ những loại may móc có giá trị rất lớn đến những loại máy có giá trị nhỏ Phần lớn máy móc đều có nguồn gốc từ nớc ngoài từ đó cho thấy khả năng đáp ứng yêu cầu sản xuất của hệ thống máy móc trong nhà máy Sự phong phú về số lợng, đa dạng về chủng loại góp phần vào việc sản xuất ra nhiều sản phẩm khác nhau Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh đặc điểm của hệ thống máy móc này cũng là một căn cứ quan trọng để tiến hành kế hoạch sản xuất kinh doanh: với số lợng máy móc hiện có khả năng hoàn thành kế hoạch nh thế nào?, có hoàn thành kế hoạch hay không? Bên cạnh việc tính toán năng lực của hệ thống máy móc, công tác kế hoạch cũng cần có kế hoạch để bảo dỡng máy móc thiết bị, căn cứ vào khả năng thực hiện của mỗi loại máy móc trong thời gian qua để đa ra kế hoạch cho kỳ tới Những máy móc nào không thể hoạt động liên tục trong một thời gian dài? Từ đó đa ra kế hoạch sản xuất, tác nghiệp cho phù hợp

2.4 Đặc điểm về nguyên vật liệu

Xuất phát từ sự đa dạng về số sản phẩm cũng nh chủng loại sản phẩm sản xuất mà nguyên vật liệu của nhà máy bao gồm nhiều loại khác nhau, phần lớn đều có nguồn gốc từ thị trờng ngoài nớc và mua thông qua các tổ chức trung gian Các đối tác trong nớc có thể kể ra ở đây đó là: Tổng Công Ty Kim khí, tổng công ty nhựa, tổng công ty xăng dầu, công ty thiết bị văn phòng Các đối tác nớc ngoài: Công ty Siemen ( Đức), công ty Motorola, công ty AT & T ( Mỹ), công ty Hunđai corpration, Alanchia, Koern (Hàn Quốc) Nguyên vật liệu là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên chất lợng của sản phẩm, ý thức đợc điều này nhà máy không ngừng hoàn thiện quá trình cung ứng nguyên vật liệu từ khâu chọn bạn hàng, ký kết hợp đồng, tổ chức mua, vận chuyển, bảo

quản đến cấp phát nguyên vật liệu Tất cả các quá trình trên đều đợc diễn ra dới sự kiểm soát chặt chẽ của các bộ phận có liên quan, các phòng ban chức năng

Nguyên vật liệu trong nhà máy bao gồm rất nhiều loại tơng ng với mỗi nhóm sản phẩm Hầu hết nguyên vật liệu của nhà máy đều có nguồn gốc từ nớc ngoài, chỉ có một số loại có nguồn gốc từ trong nớc: sắt, thép Điều này đã gây khó khăn cho vấn đề đảm bảo nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất Bởi vậy công tác kế hoạch nguyên vật liệu cần nêu rõ số lợng của từng loại, lợng nguyên vật liệu dự trữ cho sản xuất để khắc phục sự biến động lớn trên thị trờng ngoài nớc Do có xuất xứ từ nớc ngoài nên khá mất thời gian cho công tác vận chuyển bởi vậy phòng kế hoạch cần phải tính toán thời gian mua nguyên vật liệu cho phù hợp tránh tình trạng nguyên vật liệu làm gián đoạn quá trình sản xuất ảnh hởng đến việc thực hiện kế hoạch Không chỉ đảm bảo về số lợng mà chất lợng nguyên vật liệu cũng phải đảm bảo Chất lợng nguyên vật liệu quyết định đến chất lợng của sản phẩm, khả năng tiêu thụ sản phẩm (kế hoạch tiêu thụ) Ngoài ra trong vấn đề cấp phát và bảo quản nguyên vật liệu nhà máy cũng phải có kế hoạch cấp phát hợp lý và bảo quản đúng cách

2.5 Đặc điểm về lao động

Do không ngừng quan tâm đến công tác tuyển dụng cũng đào tạo lao động, bởi vậy đến nay nhà máy đã có một lực lợng lao động với số lợng lớn và có chất lợng cao Trong hai vấn đề trên thì đào tạo đợc nhà máy quan tâm hàng đầu Hầu hết các cán bộ trong nhà máy đều có trình độ chuyên môn để đáp ứng đợc những yêu cầu đề ra Ta có thể xem xét tỷ lệ cán bộ công nhân nhà máy

Nhìn vào bảng trên ta thấy tổng số công nhân trong nhà máy có sự biến động qua các năm song sự biến động đó là rất nhỏ( năm 2001 là 586 ngời, năm

2002 và 2003 là 595 ngời) Trong tổng số lao động thì lao động nam chiếm tỷ lệ cao chiếm khoảng 70% còn lại 30% là lao động nữ Nguyên nhân của cơ cấu lao động này đặc điểm của quá trình sản xuất và yêu cầu của công việc Các công việc của nhà máy chủ yếu là công việc liên quan đến kỹ thuật, đòi hỏi lao động là nam giới mới có thể hoàn thành công việc đặt ra Xét về trình độ của đội ngũ lao động trong nhà máy: chiếm tỷ lệ lớn nhất là công nhân kỹ thuật và lao động khác( chiếm khoảng 87%), trình độ đại học chiếm 14% Số lợng cán lao động có trình độ trên đại học có tăng qua các năm từ chỗ không có ngời nào đến năm 2003 tăng lên 2 ngời Điều này phản ánh sự học tập không ngừng của đội ngũ lãnh đạo nhà máy nhằm đáp ứng yêu cầu đặt ra trong thời đại ngày nay Yếu tố con ngời là một trong những yếu tố tác động đến việc thực hiện kế hoạch của nhà máy bởi vậy nhà máy cần căn cứ vào số lợng lao động hiện tại cũng nh trình độ tay nghề của đội ngũ lao động này để xây dựng cho phù hợp Bên cạnh đó lợng lao động hiện tại còn giúp nhà máy xây dựng kế hoạch điều độ sản xuất đảm bảo cân đối nguồn lao động hiện có một cách tốt nhất Có thể nói đây là một trong những nhân tố quan trọng quyết định đến sự thắng lợi của mọi công việc nói chung và công tác kế hoạch nói riêng Vì thế trong quá trình xây dựng kế hoạch nhà máy phải đặc biệt quan tâm đến vấn đề này.

(Nguồn phòng kế toán nhà máy Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện)

Ta thấy tài sản và nguồn vốn của nhà máy đều tăng qua các năm 2002/2001 tăng 10% về số tơng đối và 14.585 triệu đồng về số tuyệt đối, tăng mạnh nhất là giai đoạn năm 2003/2002 tốc độ tăng của giai đoạn này là 24% t-ơng ứng với 37.743 triệu đồng Điều đó cho thấy quy mô của nhà máy ngày càng đợc mở rộng Trong tài sản, ta thấy tài sản lu động chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ( Khoảng trên 70%) còn lại khoảng 20% là tài sản cố định Các bộ phận của tài sản lu động có sự biến động qua các năm song không lớn lắm Tài sản cố định có tăng cho thấy sự đầu t của nhà máy nhằm đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu của thị trờng Đối với nguồn vốn: chiếm tỷ lệ lớn trong tổng nguồn vốn là các khoản nợ phải trả( chiếm khoảng 65%), sau đó đến nguồn vốn chủ sở hữu chiếm khoảng 35% Qua đó ta thấy nhà máy vẫn nắm thế chủ động trong cán cân thanh toán của mình, các khoản nợ ngắn hạn, nợ dài hạn nằm trong sự kiểm soát của nhà máy.

Cũng qua bảng trên ta thấy trong tổng nguồn vốn của nhà máy thì vốn lu động chiếm tỷ lệ lớn tổng nguồn vốn điều này giúp cho quá trình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh đợc chủ động về vốn Việc huy động vốn cho quá trình mua nguyên vật liệu, các yếu tố phục vụ quá trình sản xuất đợc tiến hành dễ dàng hơn Qua bảng trên cũng cho thấy lợng hàng tồn kho là khá lớn điều này buộc công tác kế hoạch phải có những biện pháp để giảm lợng hàng tồn kho: cân đối kế hoạch mua nguyên vật liệu cho kỳ tới hay đẩy mạnh công tác tiêu thụ sản phẩm…Nói tóm lại kế hoạch đa ra phải dựa trên khả năng về vốn của nhà máy, vốn đảm bảo các yếu tố sản xuất một cách kịp thời và đầy đủ Đó là yếu tố không thể thiếu của bất cứ một đơn vị kinh doanh nào

Chơng 2: Thực trạng công tác lập kế hoạch sảnxuất của Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện

1.Tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất của nhà máy trongthời gian vừa qua.

1.1 Thực trạng thực hiện kế hoạch sản xuất của Nhà Máy Thiết Bị BuĐiện trong thời gian qua.

Ngay từ khi thành lập, Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện đã coi trọng công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, và cho đến nay công tác kế hoạch vẫn đợc duy trì và không ngừng nâng cao chất lợng Sự chuyển đổi từ kế hoạch tập trung sang kế hoạch hớng theo thị trờng đã chứng tỏ sự nhạy bén của nhà máy trớc nhu cầu của nền kinh tế Giai đoạn đầu tuy có sự khó khăn nhng với những nỗ lực của ban lãnh đạo cùng toàn thể cán bộ công nhân viên nhà máy đã từng bớc đa công tác kế hoạch của nhà máy ngày càng hoàn thiện và đạt hiệu quả cao Công tác kế hoạch hoá của Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện đợc giao cho bộ phận phòng kế hoạch nhà máy đảm nhận Trên cơ sở đó phòng kế hoạch tiến hành lập kế hoạch cho từng bộ phận, từng phân xởng sau đó gửi lên ban lãnh đạo nhà máy duyệt và đa ra quyết định thực hiện hay không thực hiện Các bộ phận, các phân xởng nhận bản kế hoạch do phòng kế hoạch giao cho và chịu trách nhiệm trớc phòng kế hoạch cũng nh trớc lãnh đạo nhà máy về việc thực hiện kế hoạch của mình Trong quá trình thực hiện kế hoạch phòng kế hoạch cũng phải có trách nhiệm giúp đỡ các bộ phận, các phân xởng để họ có thể hoàn thành kế hoạch một cách tốt nhất Để làm đợc điều này thì vai trò điều độ sản xuất của phòng kế hoạch kinh doanh trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Kế hoạch điều độ sản xuất luôn đợc nhà máy coi trọng và đợc hình thành ngay khi kế hoạch chính thức đợc duyệt Việc kế hoạch sản xuất có đợc hoàn thành hay không cũng phụ thuộc rất lớn vào công tác điều độ sản xuất này Một vấn đề quan trọng đối nhà máy là sự điều chỉnh thờng xuyên của kế hoạch, bởi vậy có thể nói bản kế hoạch ban đầu đa ra chỉ mang tính chất tơng đối, nó có thể bị thay đổi do các yếu tố khách quan tác động đến nhà máy mà nhà máy không thể kiểm soát đợc Tuy nhiên sự thay đổi đó vẫn không làm ảnh hởng đến kế hoạch tổng thể của nhà máy và nó không quá lớn đến mức thay đổi toàn bộ kế hoạch Tuy gặp nhiều khó khăn trong quá trình lập kế hoạch sản xuất kinh doanh song nhìn chung công tác lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy trong thời gian qua cũng đạt đợc những kết quả đáng khích lệ Điều đó đợc chứng minh cụ thể trong bảng cho dới đây:

Bảng 7: Bảng so sánh thực hiện với kế hoạch về một số chỉ tiêu cơ bảncủa Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện trong 3 năm qua.

Ta có thể so sánh tình hình thực hiện kế hoạch về một số chỉ tiêu cơ bản của nhà máy thông qua biểu đồ trên Nhìn vào biểu đồ ta thấy các chỉ tiêu mà nhà máy đặt ra trong kế hoạch đều đợc hoàn thành thậm chí còn hoàn thành vợt kế hoạch: năm 2001 chỉ tiêu doanh thu hoàn thành vợt kế hoạch (2.000 triệu đồng), 2002 (58.216 triệu đồng) và 2003 (68.008 triệu đồng) Các chỉ tiêu khác cũng đều hoàn thành mức kế hoạch đặt ra Song không phải chỉ tiêu nào hoàn thành kế hoạch cũng đều là tốt: Nh trong bảng trên việc hoàn thành vợt mức kế hoạch của chỉ tiêu chi phí cho thấy sự tĂng của chi phí trong quá trình sản xuất, điều này ảnh hởng đến giá thành cũng nh hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Nhìn chung công tác kế hoạch của Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện trong thời gian qua đã đạt đợc hiệu quả cao và ngày càng phát huy vai trò của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh Nó xứng đáng là một trong những khâu mở đầu, định hớng cho quá trình sản xuất

1.2.Các căn cứ để lập kế hoạch sản xuất

ý thức đợc vai trò quan trọng của công tác kế hoạch nó không chỉ là kim chỉ nam chỉ đạo quá trình sản xuất của nhà máy mà nó còn góp phần nâng cao hiệu quả cũng nh chứng tỏ sự nhậy bén của mình trên thị trờng Bởi vậy bất cứ một kế hoạch nào khi đa ra cũng dựa trên những cơ sở khoa học cũng nh những kinh nghiệm đợc đúc kết từ thực tiễn Những cơ sở cho ra một bản kế hoạch sản xuất có thể kể ra ở đây đó là:

+Căn cứ đầu tiên không thể không nhắc đến đó là yếu tố thị trờng Đây là nhân tố quan trọng nhất là trong giai đoạn hiện nay khi Đảng ta đã khẳng định và lựa chọn con đờng phát triển kinh tế của đất nớc: “Nền kinh tế vận động theo

cơ chế thị trờng” Và ngành Bu Chính Viễn Thông mà trong đó Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện là một thành viên cũng không nằm ngoài quy luật đó Trên cơ sở đó trớc khi đa ra kế hoạch sản xuất cho một tuần, một tháng, một quý hay một năm cán bộ kế hoạch phải có nhiệm vụ thu thập thông tin về thị trờng cũng nh tình hình tiêu thụ trên các thị trờng trong nớc cũng nh ngoài nớc, đánh giá thị trờng tiềm năng từ đó đa ra một cách chính xác và cụ thể tình hình tiêu các sản phẩm, sản phẩm nào thừa, sản phẩm nào nhà máy vẫn cha đáp ứng đợc nhu cầu Trên cơ sở đó đa ra kế hoạch sản xuất cho giai đoạn tới

+ Căn cứ thứ 2: đó là căn cứ vào tình hình thực hiện kế hoạch năm trớc: công việc này giúp cho cán bộ lập kế hoạch có thể đánh giá một cách chính xác hiệu quả và mức độ sai lệch về kế hoạch sản xuất đã đa ra, mức độ hoàn thành kế hoạch nh thế nào có hoàn thành không và nếu không hoàn thành thì nguyên nhân là đâu, từ đó có giải pháp thích hợp.

+Căn cứ vào khả năng các nguồn lực của nhà máy: máy móc thiết bị, năng lực sản xuất, trình độ công nhân

+Căn cứ vào hàng tồn kho của cả ba chi nhánh

+Căn cứ vào đơn hàng đã thực hiện của cơ sở trong thời gian qua

1.3 Trình tự thực hiện kế hoạch sản xuất

1.3.1 Tổ chức xây dựng kế hoạch sản xuất

Trong Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện công việc xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh đợc giao cho bộ phận phòng kế hoạch kinh doanh đảm nhiệm Trên cơ sở những căn cứ ở trên, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành tổng hợp những thông tin liên quan đến việc lập kế hoạch trong nhà máy cũng nh bên ngoài sau đó xây dựng một bản dự thảo kế hoạch hoàn chỉnh, bản dự thảo kế hoạch này sẽ đợc trình giám đốc nhà máy phê duyệt và cho ý kiến Trong trờng hợp lãnh đạo nhà máy đồng ý với bản kế hoạch này thì cán bộ phòng kế hoạch kinh doanh tiếp tục triển khai cụ thể cho các bộ phận sản xuất( kế hoạch tác nghiệp) còn nếu bản kế hoạch đó cần phải bổ sung, sửa đổi thì phòng kế hoạch phải tiến hành sửa theo lệnh của giám đốc Đây là quy trình cụ thể đối với mọi loại kế hoạch áp dụng trong Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện Riêng đối với kế hoạch sản xuất kinh doanh bên cạnh kế hoạch dài hạn, kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng thì nhà máy đặc biệt coi trong kế hoạch tuần.Sự chi tiết kế hoạch đến tận kế hoạch tuần này giúp cho quá trình sản xuất đợc cụ thể, chi tiết đến mức tối đa, từ đó nâng cao hiệu quả của công tác kế hoạch Dới đây là một bảng kế hoạch sản xuất đã đợc duyệt của cơ sở Thợng Đình( cơ sở 2 của nhà máy)

Bảng 8: Kế hoạch sản xuất tại cơ sở Thợng Đình Tháng 2/2004

(Nguồn: phòng kế hoạch kinh doanh, tháng2/2004)

1.3.2 Tổ chức chỉ đạo thực hiện kế hoạch

Trên cơ sở bản kế hoạch đã đợc duyệt, phòng kế hoạch kinh doanh tiến hành triển khai thực hiện bằng hai công cụ quan trọng là kế hoạch tác nghiệp và điều độ sản xuất + + Đối với kế hoạch tác nghiệp: Trên cơ sở bản kế hoạch chung của cả nhà máy, phòng kế hoạch kinh doanh sẽ cụ thể hóa bản kế hoạch đó bằng các nhiệm vụ cụ thể và mỗi nhiệm vụ cụ thể đó sẽ đợc giao cho một phân xởng đảm nhiệm Kế hoạch tác nghiệp giúp cho quá trình thực hiện kế hoạch một cách dễ dàng hơn,cụ thể hơn Kế hoạch tác nghiệp có hoàn thành thì kế hoạch sản xuất chung mới hoàn thành Qua đó ta có thể thấy đợc vai trò, sự cần thiết cũng nh tính không thể thiếu của kế hoạch tác nghiệp Cụ thể đối với bản kế hoạch ở trên(bảng 6), nhà máy đã phân chia kế hoạch sản xuất cho các

phân xởng, các bộ phận sản xuất từng chi tiết, bộ phận Dới đây là kế hoạch sản xuất của phân xởng 3:

Bảng 9: Kế hoạch sản xuất của phân xởng 3:tháng 2/2004

(Nguồn: Phòng kế hoạch kinh doanh Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện )

Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy rõ nhiệm vụ cụ thể phân xởng 3 trong tháng 2/2004 Bản kế hoạch này giúp cho quản đốc phân xởng có kế hoạch cụ thể cho từng công nhân trong phân xởng mình, cân đối dây chuyền sản xuất cho phù hợp nhằm hoàn thành kế hoạch đợc giao.

+ Đối với công tác điều độ sản xuất: Điều độ sản xuất là tập hợp các nhóm biện pháp nhằm chuẩn bị kịp thời và đầy đủ cho sản xuất, điều hoà phối hợp việc thực hiện kế hoạch tác nghiệp ở tất cả các khâu sản xuất, phục vụ quá trình sản xuất trong suốt cả thời kỳ kế hoạch cũng nh kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch Qua đó ta càng khẳng định vai trò quan trọng của điều độ sản xuất trong quá trình thực hiện kế hoạch.

Trong công tác điều độ sản xuất, việc chuẩn bị đầy đủ các điều kiện cần thiết cho quá trình sản xuất là công việc đầu tiên nó bao gồm sự chuẩn bị về lao động, máy móc thiết bị, nguyên vật liệu Có thể nói đối với phòng kế hoạch kinh doanh việc chuẩn bị về nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đợc quan tâm đầu tiên Căn cứ vào kế hoạch đã lập, căn cứ vào lợng hàng tồn kho của các phân xởng cán bộ phòng kinh doanh tiến hành mua nguyên vật liệu phục vụ quá trình sản xuất, cân đối kế hoạch sản xuất sao cho phù hợp Chẳng hạn với bản kế hoạch nhận đợc phân xởng 4 đã tiến hành cân đối kế hoạch sản xuất của mình nh sau:

Bảng 10: Bảng cân đối kế hoạch sản xuất của phân xởng 4( ThợngĐình) tháng 2/2004

STTTên sản phẩmĐơn vịKế hoạchThời gian định mứcThời gianthực tế

Ngoài cân đối kế hoạch sản xuất phòng kế hoạch kinh doanh còn phải tiến hành cân đối vật t phục vụ quá trình sản xuất, trong biểu cân đối vật t đó cần nêu lên đầy đủ các thông tin về các loại vật t cần thiết, định mức tiêu hao của từng loại, kế hoạch, nhu cầu, lợng tồn trong kho và tồn trong phân xởng Việc cân đối vật t không chỉ nhằm mục tiêu hoàn thành kế hoạch sản xuất mà nó còn góp phần sử dụng hợp lý và tiết kiệm nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất Ngoài ra việc cân đối vật t còn góp phần vào việc giúp cho quá trình sản xuất liên tục và không bị gián đoạn.

Không chỉ dừng lại ở việc cân đối kế hoạch sản xuất, phòng kế hoạch kinh doanh còn phải cân đối vật t phục vụ quá trình sản xuất Việc cân đối vật t giúp cho quá trình điều độ sản xuất đợc diễn ra một cách kịp thời Các loại vật t mà nhà máy sử dụng phần lớn đều có nguồn gốc từ nớc ngoài Song quá trình mua vật t này không đợc diễn ra một cách trực tiếp với đối tác nớc ngoài mà phần lớn đều thông qua các tổ chức trung gian Nguyên nhân của việc này là do sự khó khăn trong quá trình tìm cũng nh chi phí cho việc giao dịch

Mẫu biểu cân đối vật t có dạng nh sau:

Bảng 11: Cân đối vật t dùng cho quá trình sản xuất của Nhà Máy

(Nguồn phòng kế hoạch kinh doanh)

Một vai trò không thể thiếu của quá trình điều độ sản xuất là sự phối kết hợp giữa các phân xởng đảm bảo hoàn thành kế hoạch đợc đúng thời hạn Bất cứ một hoạt động nào muốn hoàn thành đều cần có sự phối kết hợp giữa các bộ phận tham gia khâu nào làm trớc, quá trình nào tiến hành trớc, khâu nào, quá trình nào tiến hành sau Đôi khi sự phối kết hợp này còn giúp ta xác định rõ những công việc có thể hoãn lại, những sự u tiên mà vẫn đảm bảo hoàn thành kế hoạch đúng thời hạn Tính liên tục trong quá trình sản xuất là một trong những nhân tố quan trọng đánh giá trình độ cũng nh hiệu quả của quá trình sản xuất Một trong những biện pháp quan trọng đảm bảo sự liên tục trong sản xuất là th-ờng xuyên đa ra những phơng án có thể xảy ra và sẵn sàng ứng phó với những sự cố đó Trong Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện sự phối hợp này đợc thể hiện rất rõ qua mối liên hệ giữa các phân xởng với phòng kế hoạch kinh doanh Sự phối hợp không chỉ diễn ra đơn thuần trong giai đoạn thực hiện kế hoạch mà hình thành ngay từ khi chuẩn bị kế hoạch đến khi kết thúc việc kế hoạch đánh giá và

nhận xét Để giúp phòng kế hoạch có thể đa ra đợc một bản kế hoạch có chất l-ợng thì các phân xởng có trách nhiệm phải cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết giúp cho quá trình xây dựng kế hoạch, Trong quá trình thực hiện thờng xuyên phản hồi những thông tin cần thiết về quá trình thực hiện cho phòng kế hoạch, những yêu cầu về nguyên vật liệu, lao động Bởi vậy có thể nói sự phối hợp này là một mũi tên 2 chiều có mối quan hệ chặt chẽ với nhau.

Tóm lại để kế hoạch có thể trở thành hiện thực thì công tác tổ chức thực hiện đóng vai trò then chốt Kế hoạch dù tốt đến đâu nhng khâu thực hiện không tốt thì kế hoạch đó sẽ trở nên lãng phí và ngợc lại khâu tổ chức thực hiện tốt mà kế hoạch không tốt thì không đem lại hiệu quả cao thậm chí nó còn dẫn tới một loạt các sai lầm về sau.

1.3.3 Kiểm tra và đánh giá việc thực hiện kế hoạch sản xuất

Đây là việc cho phép ta đánh giá xem công tác kế hoạch có hoàn thành không và nếu hoàn thành thì hoàn thành ở mức độ nào Có thể nói đối với Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện việc theo dõi tiến trình thực hiện kế hoạch đợc cụ thể đến mức tối đa Hàng tuần các phân xởng đều gửi báo cáo cho phòng kế hoạch kinh doanh báo cáo về kết quả, tiến độ làm việc của phân xởng trong từng ngày Trên cơ sở đó phòng kế hoạch tiến hành tổng kết mức độ hoàn thành của các phân

x-ởng cũng nh khả năng không thể hoàn thành đợc kế hoạch của phân xx-ởng để có

kế hoạch bổ sung: giúp đỡ phân xởng hay giao cho phân xởng khác cùng làm Việc theo dõi sát sao vừa giúp nhà máy có thể nắm bắt đợc tình hình một cách chắc chắn nhất, nhanh nhất và sẵn sàng đa ra các phơng án bổ sung khi có sai sót, chủ động trong quá trình sản xuất Ngoài ra việc đánh giá còn góp phần giúp nhà máy nhận ra đợc những yếu điểm của mình ở mỗi khâu, tìm hiểu nguyên nhân của việc đó và đa ra biện pháp cho kỳ sau.

Bảng 12: Báo cáo thực hiện kế hoạch tháng 2/2004 (phân xởng 4 Thợng

5 Xe đẩy inốc Cái 11 10 1 11

(Nguồn: phòng kế hoạch kinh doanh Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện)

Nhìn vào bảng trên ta có thể thu thập đợc đầy đủ các thông tin giúp cho việc đánh giá thực hiện kế hoạch của các phân xởng cũng nh tiến độ hoàn thành Qua đó có thể thấy mức độ trong quá trình triển khai kế hoạch đợc giao và cũng khẳng định công tác kế hoạch luôn đợc nhà máy theo sát, chủ động ứng biến trớc sự thay đổi của thị trờng, các yếu tố khách quan có thể xảy ra Bên cạnh báo cáo tuần nhà máy còn có báo cáo các ngày trong tuần thậm chí các ca làm việc trong ngày Điều này tạo điều kiện cho cán bộ kế hoạch có điều kiện nắm bắt không chỉ tình hình chung của toàn nhà máy mà còn nắm bắt tình hình cụ thể của từng phân xởng trong những thời gian nhất định.

Trên cơ sở các báo cáo nhận đợc cán bộ phòng kế hoạch sẽ tổng kết lại và đa ra một bản báo cáo chung toàn nhà máy Đối với những phân xởng hoàn thành trớc kế hoạch đợc giao, phòng kế hoạch có nhiệm vụ trình giám đốc nhà máy khen thởng, hay đa ra kế hoạch cho kỳ tới ngay trớc thời gian quy định trên cơ sở vẫn đảm bảo luật lao động Đối với những phân xởng không hoàn thành kế hoạch, cán bộ phòng kế hoạch có quyền yêu cầu phân xởng đó trình bày rõ lý do trong bản báo cáo thực hiện kế hoạch Điều này giúp cho việc điều chỉnh kế hoạch cho giai đoạn sau cho phù hợp.

Không chỉ dừng ở đó, việc đánh giá và kiểm tra kế hoạch có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất ở cả mặt chất Các đơn vị không chỉ dừng ở việc hoàn thành kế hoạch ở khía cạnh số lợng mà còn phải đảm bảo cả mặt chất lợng nữa, không cho phép các phân xởng chạy theo bệnh hình thức mà bỏ qua chất lợng của sản phẩm Công tác kiểm tra kế hoạch là quá trình tổng hợp, nó kiểm tra tất cả các vấn đề có liên quan đến sản xuất: số l ợng, chất lợng, sử dụng nguyên vật liệu, lao động Từ đó tạo điều kiện cho việc đánh giá một cách công bằng, toàn diện Kiểm tra và đánh giá tuy không tạo ra sản phẩm nhng nó lại là quá trình không thể thiếu của bất cứ một hoạt động nào bởi kiểm tra buộc mọi ngời công nhân phải có ý thức, tinh thần trách nhiệm trong công việc của mình đồng thời nó cũng là cơ sở để đánh giá Còn đánh giá giúp phát hiện ra những chỗ cha đợc, cha hợp lý để kịp thời điều chỉnh, rút kinh nghiệm cho kỳ sau Một vai trò quan trọng nữa của kiểm tra và đánh giá là phát hiện ra những nguyên nhân khách quan hay chủ quan có tác động đến quá trình

sản xuất từ đó xác định rõ trách nhiệm thuộc về ai Công việc này góp phần nâng cao trách nhiệm cũng nh quyền lợi của mỗi bộ phận một cách chính xác.

Trên đây là cách thức, quy trình của công tác kế hoạch trong Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện từ khâu chuẩn bị kế hoạch, triển khai thực hiện đến đánh giá kiểm tra kế hoạch Đó có thể coi là một quá trình hoàn chỉnh, tuần tự góp phần nâng cao hiệu quả của công tác kế hoạch.

2 Đánh gía về công tác kế hoạch của Nhà Máy Thiết Bị BuĐiện

2.1 Những thành quả đạt đợc

Có thể nói Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện đã xây dựng cho mình một quy trình kế hoạch hoàn chỉnh từ khi chuẩn bị đến triển khai thực hiện và cuối cùng là kiểm tra, đánh giá Điều đó đợc thể hiện thông qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 3: Quy trình các khâu trong công tác kế hoạch của Nhà MáyThiết Bị Bu Điện

Qua sơ đồ trên ta không chỉ thấy rõ quy trình kế hoạch của nhà máy mà còn thấy đợc vai trò định hớng của nó trong việc xây dựng kế hoạch kinh doanh ý thức đợc vai trò quan trọng của công tác kế hoạch là điều không phải cơ quan, doanh nghiệp nào cũng nhận thấy và khi đã nhận rõ vai trò quan trọng của nó không phải doanh nghiệp nào cũng sẵn sàng đầu t vào công tác này Song đối với Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện vai trò của kế hoạch đã đợc nhà máy xác

định rõ ngay từ khi mới thành lập điều này đợc chứng minh rõ tốc độ tăng trởngkhông ngừng của nhà máy qua mỗi năm, năm sau cao hơn năm trớc Bên cạnh

việc xây dựng đợc một quy trình kế hoạch hoàn chỉnh nhà máy còn có một đội

ngũ nhân viên kế hoạch có năng lực, tinh thần trách nhiệm Trong bất cứ một

khâu nào của quá trình kế hoạch, cán bộ kế hoạch cũng luôn theo sát từ khâu thu thập, phân tích thông tin, xây dựng, triển khai đến khi hoàn thành.

Trong giai đoạn chuẩn bị, các thông tin mà nhà máy thu thập không chỉ các thông tin nội bộ mà cả thông tin bên ngoài, luôn theo sát sự thay đổi của thị trờng điều này giúp cho các kế hoạch mà nhà máy đa ra không xa vời mà đáp ứng đợc yêu cầu của thực tiễn Các thông tin thu thập đợc luôn đợc xử lý, phân tích một cách kỹ lỡng, cẩn thận và có cơ sở khoa học Ngoài ra nguồn thu thập thông tin cũng đợc nhà máy coi trọng, thông tin đó có nguồn gốc từ đâu? có tin

cậy đợc không? Bên cạnh đó còn có các căn cứ quan trọng khác nh: các đơnhàng nhận đợc, lợng tồn kho của kỳ trớc, năng lực sản xuất của các bộ phận

Trong giai đoạn thực hiện, đây là giai đoạn biến ý tởng, kế hoạch thành hiện thực, là giai đoạn đánh giá hiệu quả hay không hiệu quả của bản kế hoạch đã đa ra Để triển khai thực hiện kế hoạch nhà máy luôn chuẩn bị mọi mặt cho công tác thực hiện nhờ đó mà hầu hết các kế hoạch đa ra đều đợc hoàn thành.

Công tác kiểm tra, đánh giá cũng luôn đợc nhà máy coi trọng Lấy kết quả là thớc đo sự thành công của kế hoạch sản xuất nhà máy luôn đánh giá kế hoạch trên cả phơng diện số lợng cũng nh chất lợng.

Một kết quả không thể không nhắc tới trong sự thành công của công tác kế hoạch đó là Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện đã phân công rõ quyền hạn và trách nhiệm đối với mỗi cán bộ làm công tác kế hoạch Nhà máy đã có phòng kế hoạch kinh doanh luôn đảm nhiệm các công việc có liên quan đến công tác kế hoạch và sẵn sàng đầu t phục vụ quá trình này Cán bộ phòng kế hoạch là đội ngũ có kinh nghiệm, trình độ chuyên môn cao điều đó góp phần quan trọng vào sự thành công của công tác kế hoạch.

Ta có thể thấy rõ những thành quả đã đạt đợc trong công tác kế hoạch của nhà máy qua các kết quả dới đây:

Bảng 13: Tình hình thực hiện kế hoạch về một số chỉ tiêu của nhà máy

(Nguồn: phòng kế toán thống kê Nhà Máy Thiết Bị Bu Điện )

Nhìn vào bảng trên ta có thể thấy các chỉ tiêu của kỳ kế hoạch đều đợc hoàn thành và hoàn thành vợt mức, điều đó chứng tỏ sự thành công trong công tác kế hoạch của nhà máy Các kế hoạch đa ra đã bám sát thực tế tránh tình

trạng kế hoạch vợt quá khả năng của các bộ phận, phòng ban.

Để hiểu rõ hơn về tình hình thực hiện kế hoạch ta chọn chỉ tiêu doanh thu để phân tích thông qua biểu đồ dới đây.

Biểu đồ so sánh tình hình thực hiện kế hoạch

Nhìn vào biểu đồ trên ta có thể thấy rõ tình hình thực hiện kế hoạch về doanh thu của nhà máy qua từng năm Hầu hết các kế hoạch đều đợc hoàn

thành vợt mức Doanh thu thực hiện qua các năm cũng liên tục tăng và tăngmạnh nhất vào giai đoạn năm 2002-2003 Doanh thu của năm 2003 đạt mức caonhất: 283.008 triệu đồng Và thấp nhất là năm 2000 chỉ đạt 149.714 triệu đồng.Doanh thu năm sau đợc dựa trên tình hình thực hiện của năm trớc và luôn caohơn mức thực hiện của năm trớc Điều đó phản ánh cơ sở khoa học của việc lập

kế hoạch sản xuất kinh doanh của nhà máy Sự biến động giữa doanh thu kế

hoạch và doanh thu thực hiện là không cao (trừ năm 2003) Năm 2003 doanh

thu thực hiện đạt mức cao so với kế hoạch đã đề ra, nó phản ánh hiệu quả cao của quá trình sản xuất đồng thời cũng phản ánh sự thiếu chính xác trong công tác kế hoạch

Riêng đối với kế hoạch sản xuất, ta có thể thấy rõ thành quả đã đạt đợc

qua bảng số liệu chi tiết của cơ sở Thợng Đình trong các tháng của năm 2002,