Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế và các yếu tố ảnh hưởng đến sự lựa chọn cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Bởi Lê Duy Tướng Các yếu tố cần quan tâm khi thiết kế cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý Quá trình[.]
Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Bởi: Lê Duy Tướng Các yếu tố cần quan tâm thiết kế cấu tổ chức máy quản lý Quá trình thiết kế tổ chức Thiết kế tổ chức trình lựa chọn triển khai cấu tổ chức cho phù hợp với chiến lược điều kiện mơi trường tổ chức Đó q trình liên tục chiến lược thay đổi ,mơi trường thay đổi hoạt động tổ chức đem lại kết hiệu mong muốn Dù hình thành cấu ,hoàn thiện hay đổi cấu ,các nhà quản trị cần thực bước sau : 1/7 Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Một số yếu tố cần quan tâm : Chun mơn hố Chun mơn hố cơng việc để mức độ cơng việc cuả tổ chức phân chia thành bước công việc nhiệm vụ khác thực người lao động khác Bản chất chun mơn hố cơng việc :Một cơng việc trọn vẹn không cá nhân thực mà chia thành bước ,mỗi bước cá nhân hồn tất Ưu điểm chun mơn hố cơng việc :Tổ chức giảm chí phí đào tạo ,hiệu suất lao động người lao động nâng cao Tuy nhiên chun mơn hố cơng việc ảnh hưởng tơi suất lao động ,sự thoả mãn công việc tốc độ luân chuyển lao động mức cho phép Một yêu cầu thiết kế cấu tổ chức cấu phải phối hợp nhiệm vụ công việc để đạt kết mà tổ chức mong muốn Để phối hợp nhiệm vụ cơng việc ,nhà quản lý cần phải quan tâm đến yếu tố chủ chốt sau :Bộ phận hoá ,phạm vi quản lý hệ thống điều hành Những yếu tố tập trung vào việc nhóm nhiệm vụ ,cơng việc cho phù hợp ,thiết lập quy mô quản lý hệ thống quan hệ báo cáo người lao động tổ chức Bộ phận hoá Việc tập hợp công việc sau phân công thơng qua chun mơn hố để nhiệm vụ chung phối hợp với gọi phân hoá Các phương pháp phận hoá : *Bộ phận hoá theo chức :Là việc tập hợp phối hợp nhiệm vụ ,công việc dựa chức kinh doanh Bộ phận hóa theo chức làm cho người lao động cung phòng ban thường xuyên phối hợp ,giao tiếp hợp tác với để chia sẻ kinh nghiệm,khó khăn hội mà họ gặp thực công việc Mặt khác cịn góp phần giảm trùng lặp nguồn lực khan tổ chức sử dụng nguồn lực tối đa Tuy nhiên phận hoá theo chức cho người lao động phòng ban khác hạn chế trao đổi thông tin hợp tác với * Bộ phận hoá theo sản phẩm : 2/7 Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Những người lao động làm việc với loại sản phẩm hay dịch vụ thành viên cung phận mà không quan tâm đến chức kinh doanh họ Ưu điểm phận hoá theo sản phẩm góp phần tăng cường giao tiếp ,sự tương tác người lao động sản xuất loại sản phẩm Người lao động phận sản xuất tăng cường trách nhiệm họ hoạt động sản xuất tất hoạt động sản xuất liên quan đến loại sản phẩm cụ thể đặt đạo người quản lý Tăng cường linh hoạt thích nghi tổ chức việc đáp ứng nhu cầu nhóm khách hàng quan trọng Nhược điểm phận hố theo sản phẩm :Có thể có trùng lắp nỗ lực phận cố gắng giải vấn đề tương tự Mục tiêu phận ưu tiên lợi ích tồn tổ chức Khơng huy động nhóm cá nhân đào tạo trình độ cao có cung chun mơn để giải vấn đè khó khăn mà tổ chức gặp phải đào tạo nhân viên Các phận tổ chức mâu thuẫn với thực dự án chung trao đổi nguồn lực với * Bộ phận hoá theo khu vực địa lý lãnh thổ Bộ phận hóa theo khu vực địa lý lãnh thổ nhóm hoạt động hay nhóm người lao động tổ chức theo vung địa lý Bộ phận hoá theo khu vực địa lý vàlãnh thổ cho phép tổ chức tiết kiệm chi phí bao phủ thị trường tiêu thụ hiệu Tuy nhiên giao tiếp ,liên lạc phối hợp phận tổ chức có hiệu *Bộ phận hố theo khách hàng Bộ phận hoá theo khách hàng nhóm nhiệm vụ ,cơng việc tập hợp theo khách hàng cụ thể mà tổ chức hướng tới Bộ phận hoá theo khách hàng cho phép tổ chức phối hợp hiệu công việc nhằm thoả mãn nhu cầu khách hàng Tuy nhiên phận hố theo khách hàng dẫn tới việc chuyên sâu vào trình hoạt động người lao động tổ chức cần phải linh hoạt để thực công việc cần thiết nhằm tăng cường quan hệ với khách hàng Phạm vi quản lý khái niệm : phạm vi quản lý số nhân viên cấp mà người quản lý điều hành cách có hiệu 3/7 Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Phạm vi quản lý rộng hẹp : + Phạm vi quản lý rộng : Phạm vi quản lý xác định rộng có số lượng lớn nhân viên chịu giám sát trực tiếp người quản lý Phạm vi quản lý rộng phù hợp với việc đẩy mạng giảm chi phí ,tăng tốc độ định ,nâng cao tính linh hoạt ,gần gũi với khách hàng trao quyền cho nhân viên cơng ty Tổ chức có phạm vi quản lý rộng linh hoạt người quản lý co nhiều hội gần gũi với khách hàng tiếp cận nhanh với thị trường người quản lý có phạm vi quản lý rộng gặp khó khăn việc kiểm sốt nhân viên cách chặt chẽ + Phạm vi quản lý hẹp : Phạn vi quản lý xác định hẹp nhà quản lý điều hành số lượng nhỏ nhân viên quyền Người quản lý có phạm vi quản lý hẹp kiểm sốt chặt chẽ nhân viên sát với cơng việc ngày nhiều làm giảm tính tự chủ sang tạo nhân viên Mặt khác số cấp quản lý tổ chức nhiều so với phạm vi quản lý rộng chi phí hành cao Việc lựa chọn phạm vi quản lý tối ưu phụ thuộc vào điều kiện sau : -Yêu cầu phối hợp phận tổ chức - Sự giống hay tương tự nhiệm vụ phận \ - Loại thông tin mà người phận cần - Sự khác biệt nhu cầu tự quản cá nhân tổ chức - Mức độ giao tiếp ,tiếp xúc nhân viên với người quản lý Hệ thống điều hành Là hệ thống quyền lực quan hệ báo cáo liên tục từ cấp cao tới cấp thấp tổ chức 4/7 Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Quyền lực quyền gắn liền với vị trí quản lý đưa mệnh lệnh địi hỏi mệnh lệnh phải thi hành tính thống nguyên tắc điều hành giúp trì khái niệm hệ thống liên tục quyền lực Hệ thống điều hành có mối liên hệ chặt chẽ với phạm vi quản lý Pham vi quản lý ảnh hưởng tới số cấp quyền lực tổ chức Nếu phạm vi quản lý rộng số cấp bậc quyền lực giảm ngược lại Ngoài hện thống điều hành liên quan đến quy mơ tổ chức Một khía cạnh quan trọng cấu tổ chức sơ đồ cấu tổ chức Đó sách có cấu ảnh hưởng tới hoạt động hành vi người lao động tổ chức thể qua cacs yếu tố :Tấp trung quyền phân quyền ,sự thức hố luật lệ tổ chức Ngày khái niệm hệ thống điều hành khơng cịn hồn tồn phù hợp xuất cơng nghệ thơng tin ,mạng máy tính xu hướng trao quyền cho nhân viên Nhưng cịn có tổ chức nhận thấy họ đạt suất lao động cao thông qua áp dụng hệ thống điều hành Tập quyền phân quyền Tập quyền sách cấu tổ chức quyền định tập trung cấp cao hệ thống quyênf lực tổ chức Phân quyền định tổ chức có tham gia ,đóng góp ý kiến nhân viên ,của nhà quản lý từ cấp cao đến cấp thấp tổ chức Việc định tổ chức thương phức tạp tổ chức tập quyền phân quyền đơn Mặt khác có khó khăn việc đo lường xác định mức độ tập quyền xuất phát từ loại định khác đưa tổ chức Chính thức hố Chính thức hố mức đọ tổ chức hố cơng việc hoạt động người lao động tổ chức thơng qua luật lệ sách tổ chức Các luật lệ ,quy định ,chính sách rõ ràng rạng văn ngầm định người tổ chức Mục đích thức hố dự đốn kiểm soát hành vi người lao động họ thực công việc tổ chức 5/7 Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Mức độ thức hố xem xét qua tỉ lệ cơng việc quản lý kiểm sốt luật lệ ,quy định mức độ mà luật lệ cho phép có dao động hay điều chỉnh Mức độ thức hố cao hay thấp ảnh hưởng tới hiệu hoạt động tổ chức Các mức độ thức hố : • Mức độ thức hố cao giúp cho việc mơ tả công việc ro ràng ,các quy định ,luật lệ rõ ràng viết thàn văn Mức độ thức hố cao làm cho người lao động có tự chủ tối thiểu vấn đề :Cần phải làm ,làm việc người quản lý cần làm việc làm cho họ khả nhu cầu sáng tạo họ • Mức độ thức hố thấp :Cách xử lý cơng việc khơng hồn tồn theo chương trình sẵn người lao động tương đối tự chủ cơng việc Tuy nhiên nhà quản lý gặp khó khăn việc kiểm soát qủn lý hành vi nhân viên khơng có tiêu chuẩn ,quy định để xem xet hành vi họ Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Chiến lược Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược tổ chức mang lại hiệu cao Một tổ chức nhỏ hoạch định chiến lược ngắn hạn cấu tổ chức lại cồng kềnh dẫn đến lãng phí ngược lại cấu tổ chức nhỏ phải thực chiến lược lớn tầm vĩ mơ xẽ khơng đạt hiệu cao ,thậm chí tải dẫn đến suất hiệu thực công việc thấp Cả hai trường hợp không hiệu quả.Mặt khác cấu chiến lược cần phải thích ứng nhanh với yếu tố mơi trường bên ngồi Một tổ chức có chiến lược phát triển khu vực quốc tế khác tổ chức có chiến lược kinh doanh nước Quy mơ Quy mơ tổ chức có ảnh hưởng tới chun mơn hố ,cấp quản lý ,luật lệ quy định ,bộ phận hoá tổ chức Tuy nhiên ảnh hưởng quan trọng tổ chức mở rộng Công nghệ Công nghệ kết hợp nguồn lực ,kiến thức ,kỹ thuật để sản xuất sản phẩm ,dịch vụ đầu cho tổ chức Một tổ chức sử dụng cơng nghệ cao cấu tổ chức máy quản lý đơn giản tổ chức sử dụng công nghệ lạc hậu 6/7 Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Môi trường Môi trường bao gồm :Yếu tố người ,những tổ chức khác yếu tố kinh tế có ảnh hưởng tới hoạt động tổ chức Môi trường tổ chức có hai cấp độ : -Mơi trường chung :Bao gồm yếu tố văn hố ,kinh tế ,chính trị ,luật pháp - Môi trường nhiệm vụ :những cá nhân ,nhóm tổ chức ảnh hưởng tới tổ chức ,những yếu tố kinh tế môi trường nhiệm vụ :tỉ lệ lãi suất ,tỉ lệ thất nghiệp yếu tố thuộc thương mại quốc tế Môi trường tổ chức có ảnh hưởng tới chiến lược cấu hoạt động tổ chức Một tổ chức môi trường phức tạp ,luôn thay đổi ,năng động phải điều chỉnh cấu tổ chức cho phù hợp thích nghi với mơi trường ,ngược lại tổ chức môi trường ổn định tính ỳ tổ chức đoa cao 7/7 ... người quản lý điều hành cách có hiệu 3/7 Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Phạm vi quản lý rộng hẹp : + Phạm vi quản lý rộng : Phạm vi quản lý. .. chức sử dụng cơng nghệ cao cấu tổ chức máy quản lý đơn giản tổ chức sử dụng công nghệ lạc hậu 6/7 Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Môi trường.. .Các yếu tố cần quan tâm thiết kế yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn cấu tổ chức máy quản lý Một số yếu tố cần quan tâm : Chun mơn hố Chun mơn hố cơng việc để mức độ công việc cuả tổ chức phân