TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG VIỆT NAM TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÔN ĐỨC THẮNG KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÀI THUYẾT TRÌNH 30% MÔN HỌC QUẢN TRỊ MICE ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HỘI CHỢ, TRIỂN LÃM TẠI TRUNG TÂM HỘI NGHỊ, TIỆC CƯỚI WHITE PALACE – HOÀNG VĂN THỤ Giảng viên hướng dẫn THS NGUYỄN QUỐC LỘC Nhóm SV thực hiện NHÓM 1 1 Võ Thị Quỳnh Như 71900523 2 Nguyễn Bá Lộc 719002001 3 Hồ Thị Tuyết Nhung 71900524 4 Châu Thị Kim Ngân 71900480 5 Thạch Tô Sang 71900555 6 Nguyễn Võ Thanh Thảo 71900576 7 Cao Hồng Sơn 71.
Tổng quan Trung tâm hội nghị White Palace
Giới thiệu tổng quan
Với 25 năm hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực hội nghị, yến tiệc và nhà hàng, PQC Hospitality đã khẳng định uy tín của mình qua việc xây dựng và phát triển thành công những thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực này tại Thành phố Hồ Chí Minh, trở thành sự lựa chọn hàng đầu của các khách hàng, công ty trong nước và quốc tế. Để có được thành công đó, PQC Hospitality đã từng bước xây dựng cơ cấu tổ chức và hệ thống các công ty thành viên chuyên biệt nhằm đảm bảo cho sự phát triển bền vững của công ty PQC Hospitality gồm công ty thành viên là PQC Convention với 2 thương hiệu chính là GEM Center và White Palace, góp phần mang lại hiệu quả cho việc đầu tư, phát triển, quản lý và khai thác hiệu quả các dự án trong ngành công nghệ hiếu khách và ẩm thực.
Với đội ngũ hơn 2,500 nhân sự giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện và yến tiệc cho các cơ quan, hiệp hội doanh nghiệp và công ty trong và ngoài nước, PQC Hospitality cam kết mang đến cho khách hàng những sản phẩm và dịch vụ hoàn hảo nhất.
Hình 1.1: Cơ cấu tổ chức của PQC Hospitality
1.2 Trung tâm hội nghị White Palace Hoàng Văn Thụ Địa chỉ: 194 Hoàng Văn Thụ, phường 9, quận Phú Nhuận, Tp.Hồ Chí Minh Tel: +84 28 3844 7266
Mail: info@whitepalace.com.vn
Website: www.whitepalace.com.vn/hv
Vị trí thuận lợi chỉ cách sân bay 5 phút và trung tâm thành phố 10 phút, Trung tâm hội nghị White Palace Hoàng Văn Thụ tọa lạc tại khu vực nhộn nhịp.
White Palace Hoàng Văn Thụ, nằm tại vị trí đắc địa giữa sân bay Tân Sơn Nhất và trung tâm TP Hồ Chí Minh, là một trong những địa điểm tổ chức sự kiện hàng đầu với kiến trúc ấn tượng và dịch vụ chất lượng cao.
Với tổng vốn đầu tư trên 400 tỷ đồng và diện tích sử dụng hơn 10.000 m2, White Palace là một trong những trung tâm hội nghị hàng đầu tại Thành phố Hồ Chí Minh Trung tâm này có khả năng phục vụ tiệc cùng lúc cho 3.500 khách tại chỗ và 4.000 khách bên ngoài, mang đến không gian sang trọng và rộng lớn cho các sự kiện.
Trung Tâm Hội Nghị White Palace nổi bật với sự kết hợp tinh tế giữa phong cách tối giản và thiên nhiên hiện đại, đặc trưng bởi mái vòm trắng muốt tạo cảm giác thư giãn và tách biệt với sự ồn ào bên ngoài Không chỉ sở hữu kiến trúc đẹp mắt, trung tâm còn có công năng linh hoạt và trang thiết bị hiện đại, phù hợp cho nhiều loại sự kiện như tiệc cá nhân, đám cưới, biểu diễn nghệ thuật, triển lãm và hội thảo chiến lược.
Trung Tâm Hội Nghị White Palace Hoàng Văn Thụ được trang bị ba đại sảnh đa năng và bốn phòng họp cao cấp, đáp ứng nhu cầu tổ chức nhiều loại hình hội nghị và sự kiện Với hệ thống trang thiết bị hiện đại, không gian sảnh tiệc mang đến trải nghiệm tối ưu cho khách tham dự Đặc biệt, trung tâm còn có hệ thống vách ngăn cách âm di động, cho phép tùy biến diện tích phù hợp cho mọi không gian.
Năm 2008, trung tâm hội nghị tiệc cưới lớn nhất Việt Nam đã được ghi nhận vào kỷ lục Guinness, với 4 bãi đậu xe phục vụ toàn bộ khách hàng trong khuôn viên.
1.3 Lịch sử hình thành và phát triển:
Năm 1997, khởi đầu kinh doanh Trung tâm tiệc cưới Sinh Đôi và được xem là
“Đơn vị tiên phong” trong công nghệ tiệc cưới tại Tp Hồ Chí Minh.
Tháng 01/2007, thành lập Công ty Cổ phần Dịch vụ Phú Quý (Phu Quy Corp.- PQC)
Vào tháng 10 năm 2007, Phu Quy Corp đã đầu tư vào Trung tâm hội nghị White Palace - Hoàng Văn Thụ, đánh dấu sự ra đời của thương hiệu tiên phong trong lĩnh vực trung tâm hội nghị và tiệc cưới tại Thành phố Hồ Chí Minh.
Hình 1.4: Cơ cấu tổ chức tại White Palace – Hoàng Văn Thụ
Trung tâm tiệc cưới White Palace là lựa chọn hoàn hảo cho việc tổ chức các hoạt động và sự kiện, bao gồm sự kiện văn hóa giải trí, triển lãm và tiệc Với 3 sảnh lớn và 4 loại phòng, trung tâm có hệ thống vách ngăn di động, cho phép tùy biến diện tích không gian theo nhu cầu Ba sảnh lớn tại White Palace mang đến sự linh hoạt và tiện nghi cho mọi loại sự kiện.
Alpas là không gian thiết kế nghệ thuật độc đáo với chuỗi hạt ánh sáng lung linh từ trần gỗ, tạo nên bầu không khí thanh lịch và ấm áp Với sức chứa lên đến 2.000 khách, Alpas là lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện văn hóa, giải trí, triển lãm nghệ thuật và hội nghị thương mại quy mô lớn.
Diwa là một không gian lãng mạn và huyền ảo, được thiết kế lấy cảm hứng từ lễ hội đèn trời nổi tiếng thế giới Với sức chứa linh hoạt từ 300 đến 1.200 khách, sảnh Diwa có khả năng đáp ứng đa dạng các loại sự kiện như tiệc sinh nhật, lễ cưới, hội nghị, hội thảo, tiệc tất niên và gala dinner.
Sảnh Solace, với thiết kế cổ điển và những khối viền cong mềm mại, duyên dáng, là sự lựa chọn hoàn hảo cho các sự kiện quy mô từ 700 đến 1,000 khách.
Bên cạnh đó còn có 4 phòng họp:
Phòng Soulix với thiết kế trần gỗ độc đáo và ánh sáng lung linh tạo nên không gian thanh lịch, ấm cúng, lý tưởng cho các sự kiện quy mô nhỏ và buổi tiệc thân mật như sinh nhật, thôi nôi, lễ đính hôn và kỷ niệm ngày cưới.
Phòng Chillax: Lan tỏa cảm hứng sáng tạo với thiết kế gỗ đan xen đầy cá tính,
Chillax là sự lựa chọn lý tưởng cho các sự kiện đề cao tính gắn kết có quy mô dưới
100 khách như workshop giao lưu, hội thảo, họp báo…
Phòng Era là không gian lý tưởng cho các buổi hội thảo, hội nghị và họp báo quy mô nhỏ, nhờ vào thiết kế tiện nghi và hệ thống trang thiết bị hiện đại.
Phòng Apus: Sở hữu không gian riêng tư, sang trọng cùng nội thất cao cấp,
Apus là nơi khởi đầu hoàn hảo cho những cuộc hợp tác mang tính chiến lược
Phân tích hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm của trung tâm hội nghị tiệc cưới White Palace
Mô tả các hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm tại trung tâm hội nghị tiệc cưới White Palace
2.1 Khái quát về loại hình triển lãm tại White Palace Hoàng Văn Thụ
Triển lãm là hoạt động tổ chức trưng bày các vật phẩm, tranh ảnh hoặc hàng hóa trong một khoảng thời gian và địa điểm cụ thể, nhằm mục đích giới thiệu và quảng bá đến cộng đồng xã hội.
2.1.2 Loại hình triển lãm tại White Palace-Hoàng Văn Thụ
Triển lãm thương mại là hoạt động xúc tiến thương mại quan trọng, nơi các doanh nghiệp trưng bày và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ của mình Mục tiêu chính của triển lãm là tạo cơ hội cho việc ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa và dịch vụ giữa các thương nhân, góp phần thúc đẩy giao thương và mở rộng thị trường.
Nhà tổ chức triển lãm thương mại có trách nhiệm mời gọi và tập hợp các thương nhân tham gia sự kiện Sau khi thu hút được sự quan tâm, họ sẽ sắp xếp các gian hàng cho những người tham gia tại địa điểm đã thuê, đảm bảo mọi thứ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả.
Các thương nhân là những người tham gia trưng bày và giới thiệu sản phẩm, dịch vụ tại các triển lãm thương mại nhằm tìm kiếm đối tác Đối tượng khách hàng mà họ hướng tới chủ yếu là các bạn hàng Khi tham gia, các thương nhân cần trả phí gian hàng cho nhà tổ chức.
Triển lãm phi thương mại là sự kiện nhằm trưng bày và giới thiệu các vật phẩm, hình ảnh đến cộng đồng mà không nhằm mục đích thương mại hay ký kết hợp đồng tiêu thụ Thay vào đó, các triển lãm này thường tập trung vào việc tuyên truyền và quảng bá các giá trị văn hóa hoặc chính trị.
Hoạt động tổ chức hội chợ, triển lãm thường xoay quanh 4 chủ thể chính:
• Người mua (Buyer/ Participants): Công ty, doanh nghiệp có nhu cầu tổ chức triển lãm
• Người bán (Suppliers): Những nhà cung cấp sản phẩm cho dịch vụ tổ chức triển lãm (White Palace - Hoàng Văn Thụ, )
• Trung gian: Công ty tổ chức sự kiện, công ty môi giới,…
• Các tổ chức hỗ trợ: Truyền thông, báo chí, công ty viễn thông, nhà tài trợ, vũ công nghệ sĩ biểu diễn,
2.2 Hoạt động triển lãm cưới năm 2020 tại White Palace - Elle Wedding Art
2.2.1 Công tác chuẩn bị trước sự kiện
Công tác chuẩn bị cho sự kiện bắt đầu ngay sau khi hợp đồng được ký kết giữa khách hàng và đơn vị tổ chức White Palace-Hoàng Văn Thụ, đảm bảo thỏa thuận các điều khoản và mong muốn của khách hàng được thực hiện một cách hiệu quả.
Các công ty lớn với địa chỉ và mã số thuế rõ ràng cần thanh toán trước 80% giá trị triển lãm, và trong vòng 7 ngày sau đó, sẽ thanh toán 20% còn lại.
• Đối với công ty mới, nhỏ: Thanh toán trước 80%, sau sự kiện sẽ thanh toán 20% còn lại cộng chi phí phát sinh nếu có
• Riêng triển lãm Elle Wedding Art Gallery 2020 này thì không tốn phí vì hai bên hợp tác với nhau để làm gói promotion, truyền thông báo chí
Các hoạt động chuẩn bị trước triển lãm
• Thời gian set up: 4 ngày đêm xuyên suốt trước diễn ra sự kiện Về phía White Palace sẽ tiến hành setup các khu vực chính
Công ty có đội ngũ nhân viên gồm khoảng 10 kỹ thuật viên, từ 30 đến 35 nhân viên phục vụ hỗ trợ giữa các khu vực, cùng với 2 quản lý và 2 nhân viên giám sát cho mỗi sảnh.
Để đảm bảo hỗ trợ khách hàng hiệu quả trong suốt thời gian triển lãm, cần lên kế hoạch phân công nhân viên hợp lý Cụ thể, sẽ có khoảng 20-25 nhân viên phục vụ làm việc theo ca, cùng với 2-3 quản lý và 2 nhân viên giám sát tại mỗi sảnh.
Công tác setup triển lãm
Các đơn vị hợp tác hỗ trợ bố trí tổ chức buổi triển lãm:
- Lá Tường Xuân (trang trí)
- Vannghe Music Center (âm thanh ánh sáng)
- Elle (các bộ sưu tập của 10 nhà thiết kế hàng đầu)
- White Palace (địa điểm, điều phối, CCDC)
Triển lãm được chia thành ba khu vực chính: khu Gallery, khu vực triển lãm và khu sân khấu cùng với hậu kỳ Bên cạnh đó, còn có không gian dành cho các bộ sưu tập của các nhà thiết kế và khu vực cung cấp dịch vụ nước, bánh cho khách tham quan (khách tự trả phí).
Khu vực Gallery, nằm trong khu vực Ivory Lobby, sẽ là nơi trưng bày manocanh Hiện tại, các công việc chuẩn bị cho sự kiện này đang được tiến hành.
• Tiến hành bố trí các bục trắng được thiết kế xếp tầng như những đám mây trắng
• Mỗi nhà thiết kế thì sẽ có các khu vực trưng bày sản phẩm riêng dọc theo sảnh Ivory Lobby
• Chuẩn bị các dải hoa, chậu hoa baby trắng, các vật liệu, chi tiết dùng để mô phỏng mây trên các bục
• Setup hệ thống đèn chùm dọc hai bên sảnh để chiếu vào trang phục
• Xác định vị trí của các manocanh để đặt cố định cho buổi triển lãm
Khu vực triển lãm tại Sảnh Apas sẽ mô phỏng một tiệc cưới hoàn hảo diễn ra tại White Palace, với các bàn ghế, sân khấu và trang trí hoa tinh tế Xung quanh khu vực này là các gian hàng trưng bày sản phẩm và dịch vụ đã đăng ký tham gia cùng White Palace-Hoàng Văn Thụ, tạo nên một không gian phong phú và đa dạng cho các cặp đôi chuẩn bị cho ngày trọng đại của mình.
Hình 2.2.1.a: Sảnh Apas từ trên cao vào ngày diễn ra sự kiện
• Phân rõ khu vực để trưng bày hàng bán trong sảnh bằng cách vạch các thảm đen có kích cỡ phù hợp
• Tiến hành bố trí đồng bộ vách của các gian hàng
• Trang bị, setup đèn, bàn ghế theo số lượng, yêu cầu của các nhãn hàng đồng thời phải phù hợp với không gian của mỗi khu vực định sẵn
Để tổ chức một tiệc cưới chân thật, cần bố trí hai dãy bàn ghế, sân khấu và hoa trang trí Ngoài ra, phía trước nên dựng cổng được thiết kế từ mây và hoa, tạo sự hài hòa với chủ đề của buổi lễ.
• Setup hệ thống âm thanh, để đảm bảo mở nhạc trong suốt quá trình diễn ra sự kiện
Khu vực sân khấu và hậu kỳ sẽ được tổ chức tại Sảnh Diwa, với 70% diện tích dành cho sàn diễn và khu vực ghế khán giả, trong khi 30% còn lại là khu vực hậu trường Hai bên sảnh sẽ được bố trí ghế ngồi cho khán giả và khách mời, mỗi bên sẽ có sự phân chia rõ ràng với 3 hàng ghế.
13 khu ngồi (A, B, C, D, E, F) Ở giữa là sân khấu được thiết kế như một đám mây to bồng bềnh lơ lửng và nhiều đám mây nhỏ làm điểm nhấn
Hình 2.2.1.b: Sân khấu buổi triển lãm
• Phân các khu ghế ngồi của khán giả
• Set up các bục ghế ngồi, sắp xếp các dãy ghế
Thiết kế sảnh với các chi tiết uốn lượn giống như mây, kết hợp đèn chiếu sáng và họa tiết trang trí tạo hiệu ứng mây trôi, mang lại không gian ấn tượng và thu hút.
• Setup sân khấu với máy chiếu, đèn, âm thanh ánh sáng,
● Chuẩn bị các bảng hướng dẫn lối vào, lối ra để khách tham quan nắm rõ đường đi, vị trí các khu vực
● Chuẩn bị bàn ghế, bánh nước
● Trang trí đơn giản phù hợp với chủ đề
Công tác đề phòng sự cố
Về lối thoát hiểm: Mỗi sảnh sẽ có sẵn các cửa để phòng bị có tình trạng bất trắc:
- Apas: 9 cửa hậu cần, 9 cửa lớn
- Diwa: 7 cửa hậu cần, 7 cửa chính
- Ivory: 1 lối cổng trước, 1 lối cổng sau
PCCC: Cứ diện tích 6x27m sẽ có hai bình chữa cháy
Y tế: White Palace chuẩn bị 1 xe cứu thương, 6 bác sĩ trong tình trạng luôn sẵn sàng
Các biện pháp kiến nghị và phương án cụ thể để cải tiến việc tổ chức hoạt động triển lãm của Trung tâm hội nghị White Palace Hoàng Văn Thụ
Nhận xét
White Palace Hoàng Văn Thụ là một trung tâm hội nghị và tiệc cưới nổi bật tại thành phố Hồ Chí Minh, với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện Danh tiếng của họ trong lĩnh vực này là một lợi thế lớn, giúp họ thu hút khách hàng Tuy nhiên, để duy trì và phát triển hơn nữa, trung tâm vẫn cần khắc phục một số khuyết điểm hiện tại.
White Palace thua kém so với các đối thủ như Riverside Palace và Adora Dynasty ở một số khía cạnh quan trọng Riverside Palace có lợi thế về cảnh quan với tầm nhìn ra dòng sông thơ mộng, phù hợp cho các sự kiện ngoài trời Trong khi đó, White Palace có diện tích sảnh chung nhỏ hơn so với Adora Dynasty, nơi có sức chứa lên đến 10.000 khách Với quy mô vừa phải, White Palace chỉ có thể tổ chức một số loại hình triển lãm nhất định Triển lãm váy cưới, với màu trắng tinh khôi là chủ đạo, là loại hình được quan tâm nhiều nhất tại White Palace, nhưng chưa thấy có sự đổi mới trong phong cách trang trí, vẫn chủ yếu giữ nguyên mô típ toàn trắng.
Phương án
Hạn chế lớn của White Palace là không gian sảnh tương đối nhỏ, chỉ có tổng diện tích 6000m2, phù hợp cho các sự kiện quy mô nhỏ hoặc vừa Với những sự kiện lớn, White Palace không phải là lựa chọn tối ưu Mặc dù khó cải thiện vấn đề này, trung tâm có thể đa dạng hóa loại hình sự kiện và tận dụng không gian ngoài trời để mở rộng quy mô các triển lãm kinh doanh, từ đó tổ chức sự kiện một cách phù hợp hơn.
Hình 3.2.a: Charleston Bridal Fashion at Cannon Green by Maddison
Doanh nghiệp cần đa dạng hóa cách bài trí không gian triển lãm để thu hút khách hàng và tôn lên sản phẩm Việc áp dụng nghệ thuật chiếu sáng là một cách hiệu quả để nổi bật sản phẩm, tạo hiệu ứng ấn tượng trong không gian Ánh sáng không chỉ làm nổi bật các chi tiết lấp lánh mà còn tăng tính nghệ thuật cho căn phòng Đầu tư vào đồ trang trí giá trị và kết hợp màu sắc hài hòa tại backdrop cũng là yếu tố quan trọng để tạo điểm nhấn cho sự kiện.
Hình 3.2.b: Cách trường bầy váy cưới kết hợp với ánh sáng Hình 3.2.c: Buổi triển lãm váy cưới tại White Palace
Chăm sóc các đơn vị gian hàng bằng cách cung cấp nước uống và bữa ăn nhẹ như trái cây và bánh kem không chỉ duy trì chất lượng triển lãm mà còn tạo không gian sôi động và mang lại hiệu quả truyền thông tích cực cho trung tâm Việc lựa chọn món ăn cung cấp đủ dinh dưỡng và năng lượng cho khách hàng và các đơn vị trong triển lãm là cần thiết, nhưng cần đảm bảo không làm họ quá no để không ảnh hưởng đến công việc.
Truyền thông là yếu tố thiết yếu cho mọi sự kiện, không chỉ giúp quảng bá sản phẩm triển lãm và nâng cao uy tín cho doanh nghiệp, mà còn thu hút nhiều khách hàng đến với trung tâm tổ chức Để gia tăng hiệu quả truyền thông, White Palace - Hoàng Văn Thụ cần tích cực hợp tác với các đội ngũ truyền thông như youtuber, nhiếp ảnh gia, và sử dụng các hoạt động xã hội, treo băng rôn, phát flyer để thu hút đông đảo người tham gia.
Doanh nghiệp cần đầu tư vào việc đào tạo đội ngũ chuyên nghiệp trong lĩnh vực trang trí và ánh sáng để tiết kiệm chi phí thuê nhân công bên ngoài Việc này không chỉ giúp nâng cao chất lượng hoàn thiện chương trình mà còn tận dụng tối đa tiềm năng của doanh nghiệp, từ đó gia tăng lợi nhuận.
Thời gian hoàn thiện sự kiện tại White Palace, như trong trường hợp triển lãm cưới Elle Wedding, mất đến 4 ngày, điều này được coi là chậm so với các trung tâm khác Để cải thiện tiến độ, chúng ta có thể bố trí nhân viên làm việc ngoài giờ và bổ sung thêm nguồn lực, nhằm đảm bảo việc set-up diễn ra nhanh chóng mà vẫn đảm bảo chất lượng cho sự kiện.
Áp dụng các biện pháp cải thiện có thể nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp bằng cách tận dụng nguồn lực và tối đa hóa hiệu suất làm việc Điều này không chỉ nâng cao chất lượng sự kiện mà còn giúp tăng doanh thu cho doanh nghiệp.
Để tổ chức một sự kiện triển lãm thành công, việc lập kế hoạch chi tiết là rất quan trọng Đơn vị tổ chức cần hiểu rõ thị hiếu thị trường và yêu cầu của khách hàng Từ khâu lập kế hoạch đến bế mạc, mọi quy trình cần được kiểm tra tỉ mỉ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và hạn chế sự cố Các bên tổ chức cũng cần thường xuyên đổi mới và phát triển chiến lược để mang đến những sự kiện ấn tượng, đáp ứng hiệu quả truyền thông mà khách hàng kỳ vọng.
White Palace nổi bật trong việc tổ chức sự kiện, từ hội nghị đến tiệc cưới và triển lãm, luôn nhận được sự quan tâm và khen ngợi về cách bày trí và thành công Mặc dù còn một số hạn chế cần cải thiện, nhưng với sự thanh lịch, lòng hiếu khách và tinh thần duy mỹ, White Palace đã khẳng định vị thế là một trong những lựa chọn hàng đầu cho các hội nghị kinh tế lớn, sự kiện văn hóa giải trí có tầm ảnh hưởng và yến tiệc đẳng cấp.
Trong bối cảnh sống chung với đại dịch, ngành dịch vụ đã trải qua tổn thất nặng nề nhưng đang dần hồi phục Các doanh nghiệp đang tiến hành các bước phục hồi một cách thận trọng, trong khi việc nắm bắt thị trường và sở thích khách hàng ngày càng khó khăn hơn Tuy nhiên, sự thích nghi nhanh chóng với đại dịch và sự phục hồi của nền kinh tế đã mang lại doanh thu lớn từ khách MICE Do đó, đầu tư cho các sự kiện triển lãm và hội nghị trở thành ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp.
