Phần 1 : Tổng quan Trung tâm hội nghị WhitePalace
2. Mô tả các hoạt động tổ chức hội chợ triển lãm tại trung tâm hội nghị tiệc
2.4. Đánh giá ưu điểm và nhược điểm trong việc tổ chức triển lãm
2.4.1. Ưu điểm - Cơ hội
• Ưu điểm
-Vị trí địa lí thuận lợi: tọa lạc ở đường Hoàng Văn Thụ - quận Tân Bình, đây là tuyến giao thông huyết mạch kết nối sân bay Tân Sơn Nhất và trung tâm thành phố. Cách 2,5 km từ sân bay Tân Sơn Nhất, cách 4,5km đến trung tâm thành phố. Vậy nên, việc lựa chọn tổ chức buổi triển lãm ở đây rất thuận tiện cho người tham gia dễ dàng di chuyển đến triển lãm.
-Thương hiệu uy tín lâu đời: được xây dựng bởi PQC Hospitality - một tập toàn lớn, có tiếng. White Palace là thương hiệu đầu tiên tại Việt Nam mở ra mô hình trung tâm hội nghị và sự kiện với hơn 12 năm hình thành và phát triển. Đây là một yếu tố tạo lòng tin cho khách hàng và từ đó trở thành một trong những ưu tiên hàng đầu khi khách hàng có nhu cầu.
-Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị hiện đại: White Palace Hoàng Văn Thụ sở hữu không gian đa chức năng với diện tích hơn 6,000m2 kết hợp với hệ thống vách ngăn di động, có khả năng ứng biến linh hoạt thay đổi diện tích không gian phù hợp với với nhu cầu của các nhà tổ chức sự kiện. Với hệ thống trang thiết bị hiện đại, công nghệ cao sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu dàn dựng phức tạp nhất.
-Nguồn nhân lực có trình độ chuyên môn cao: được điều hành và quản lý bởi một đội ngũ dày dặn kinh nghiệm, họ là các chuyên gia sự kiện chuyên nghiệp, tiếp nối thành công từ nền tảng là Nhà hàng tiệc cưới Sinh Đôi. Là nhân vật chủ chốt quan trọng, đảm bảo khả năng ứng biến, xử lý tình huống, sự cố trong các hoạt động của triển lãm. Sở hữu lượng lớn nhân sự có khả năng phục vụ cùng lúc lên đến 5,000 khách mà vẫn đem đến cho khách hàng những trải nghiệm dịch vụ đồng nhất.
• Cơ hội
-Thành phố Hồ Chí Minh là một trong những trung tâm kinh tế lớn nhất Việt Nam, có nền kinh tế phát triển. Trong những năm vừa qua, năng suất lao động và thu nhập của người dân vẫn luôn ở mức ổn định và cao hơn so với mặt bằng chung của các tỉnh thành lân cận.
-Khôi phục nền kinh tế sau khủng hoảng dịch Covid-19 vì nước ta đã triển khai và tiến hành công tác tiêm vaccine cho người dân trong năm 2021. Hầu hết cư
24
dân từ 18-65 tuổi đã được tiêm 2-3 mũi, đặc biệt là người dân ở những thành phố, khu đô thị lớn như Hà Nội, Đà Nẵng, Hải Phòng,...và thành phố Hồ Chí Minh. Chính phủ đã cho phép các cơ sở kinh doanh quay trở lại hoạt động bình thường, doanh nghiệp cần tận dụng thời điểm này để đưa ra các chiến lược kinh doanh hợp lý và hiệu quả, cải tiến và đổi mới sao cho phù hợp với tình hình hiện nay.
2.4.2. Nhược điểm - Thách thức
• Nhược điểm
-Diện tích sàn tương đối nhỏ: với quy mô hiện tại của White Palace – Hoàng Văn Thụ thì chỉ có thể tổ chức các sự kiện cỡ vừa và nhỏ, hạn chế trong việc tổ chức các sự kiện có quy mô lớn.
-Hạn chế trong việc đa dạng tổ chức loại hình triển lãm: White Palace không là nơi phù hợp dành cho tổ chức đa dạng nhiều loại hình sự kiện vì thiết kế, màu chủ đạo về cơ bản là thiên về để tổ chức tiệc cưới hoặc các triển lãm có tông chủ đạo là màu trắng và một số hội nghị.
-Hạn chế về lượng cơ sở vật chất: vì White Palace vẫn chưa thể hoàn toàn tự tổ chức các sự kiện đòi hỏi nhiều vật dụng trang trí, cũng như là âm thanh ánh sáng chuyên dụng nên cần có các đơn vị bên ngoài hỗ trợ. Điều đó thấy rõ thông qua việc triển lãm Elle Wedding Art Gallery 2020 cần có 4 đơn vị liên quan bao gồm White Palace để tổ chức
-Thời gian chuẩn bị tổ chức triển lãm tương đối dài: tốn tổng cộng 4 ngày đêm xuyên suốt để chuẩn bị cho triển ãm cưới. Qua đó có thể thấy rằng White cần bổ sung nguồn nhân lực cũng như thiết bị để đấy nhan tiến độ hoàn thành công việc.
• Thách thức
-Khác biệt về quy mô so với đối thủ: White Palace có bề dày lịch sử nhưng trong thị trường có nhiều đối thủ cạnh tranh, White Palace vẫn còn thua kém về một số điểm như quy mô, cơ sở vật chất,…dẫn đến các doanh nghiệp, tổ chức không xem đây là nơi phù hợp để tổ chức các sự kiện có quy mô lớn, hoặc các loại hình cần có sự đa dạng lựa chọn.
-Bổ sung nguồn lực phù hợp: Vì họ chưa thực sự có được một đội ngũ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp nên không thể tự mình tổ chức hoàn toàn show triển lãm, hội chợ. White Palace cần phải có các bên liên quan hỗ trợ trong các dự án lớn, cho nên họ không thể hoàn toàn kiểm soát, điều phối tất cả các hoạt động mà tốn nhiều thời gian để lên kế hoạch, bàn bạc với các đơn vị để thống nhất các đầu công việc.
25
-Thời gian chuẩn bị: Trong tương lai các hoạt động tổ chức sự kiện, các bên yêu cầu sẽ đòi hỏi thời gian chuẩn bị set-up sự kiện nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo hoàn thành theo đúng tiến độ công việc. Nhưng xét đến thời gian để chuẩn bị cho buổi triển lãm lần này thì White Palace tốn khá nhiều thời gian, chi phí phát sinh có thể xảy ra, làm ảnh hưởng các hoạt động kinh doanh khác của White Palace.
-Do ảnh hưởng của đại dịch Covid-19: sẽ khiến cho tâm lý của một số đại bộ phận khách hàng, khách tham gia e hạn ngại về việc đi đến các sự kiện, triển lãm, các nơi đông người do đó đòi hỏi Trung tâm White Palace phải có những chương trình xúc tiến, các phương án để nâng cao các biện pháp an toàn của người đến tham gia sự kiện cũng như là những chương trình hấp nhận các nhà tổ chức sự kiện muốn hợp tác với White Palace.
26
Phần 3: Các biện pháp kiến nghị và phương án cụ thể để cải tiến việc tổ chức hoạt động triển lãm của Trung tâm hội nghị White Palace
Hoàng Văn Thụ
White Palace là một trong những trung tâm hội nghị tổ chức sự kiện nổi tiếng ở địa bàn thành phố Hồ Chí Minh. Vì thế họ luôn chú trọng, tỉ mỉ trong việc đề ra những kế hoạch nhằm để cho sự kiện được diễn ra một cách thành công nhất có thể, không ngừng đưa ra những cải tiến mới để phát triển bền vững trong nhiều năm. Trong đó, chúng em xin đề xuất thêm một số phương án khả thi nhằm nâng cao chất lượng, cải tiến tổ chức hoạt động sự kiện của trung tâm, cụ thể là mô hình triển lãm.