một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ trong cơ quan bảo hiểm xã hội thành phố hồ chí minh

32 MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu đề tài Từ đời nay, chế độ bảo hiểm Xã hội (BHXH) phát huy tác dụng tích cực mình, bước khẳng định biện pháp hỗ trợ cho người lao động cách ổn định nhất, chắn họ bị giảm thu nhập Chế độ BHXH phát triển với phát triển kinh tế – xã hội đất nước Chính sách BHXH mở rộng đến người lao động thuộc thành phần kinh tế Vì thế, số người lao động tham gia BHXH ngày tăng Trong số đơn vị BHXH Việt Nam, BHXH Thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) đơn vị BHXH có mức đóng góp vào Quỹ BHXH Việt Nam cao Với địa bàn quản lý rộng, số lượng doanh nghiệp nhiều, đa dạng ngày phát triển vấn đề khó khăn đặt cho Cơ quan trình quản lý hoạt động BHXH Tất lý đòi hỏi Cơ quan BHXH TP HCM phải có hệ thống kiểm soát nội (KSNB) hữu hiệu Việc dựa lý thuyết đại KSNB để hoàn thiện hệ thống KSNB Cơ quan BHXH TP HCM yêu cầu tất yếu Thách thức đề tài nghiên cứu việc ứng dụng KSNB đơn vị hành nghiệp hoạt động hệ thống sách pháp lý Việt Nam Các kết đề tài mong đợi đóng góp phần vào việc hình thành sở lý luận thực tiễn cho hoàn thiện KSNB khu vực công Việt Nam 33 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Luận văn tâïp trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội Cơ quan BHXH Thành phố Hồ Chí Minh, hai hoạt động đáng quan tâm thu chi BHXH Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu nhằm để ứng dụng vào hoạt động quản lý đơn vị hành nghiệp, mục đích là: - Hệ thống hóa lý luận KSNB đơn vị hành nghiệp, vấn đề đề cập đến hoạt động quản lý Việt Nam Xem xét yêu cầu KSNB hoạt động BHXH - Khảo sát, đánh giá thực trạng hệ thống KSNB Cơ quan BHXH TP HCM Đặc biệt hoạt động thu chi BHXH Cơ quan BHXH TP HCM - Trên sở phân tích ưu, nhược điểm nghiên cứu đề xuất giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB hoạt động BHXH Cơ quan BHXH TP HCM Phương pháp luận nghiên cứu Trong phần đánh giá thực trạng, phải tiến hành khảo sát sau: Sử dụng Bảng câu hỏi hệ thống KSNB để khảo sát thực trạng KSNB hoạt động BHXH Cơ quan BHXH TP HCM - Thảo luận với số lãnh đạo cán Cơ quan BHXH TP HCM số thuận lợi khó khăn việc quản lý rủi ro hoạt động thu chi BHXH Đồng thời, trao đổi biện pháp KSNB áp dụng Cơ quan giải pháp KSNB tương lai 34 - Tổng hợp tài liệu hội thảo tạp chí liên quan đến ngành để rút nguyên nhân dẫn đến rủi ro hoạt động BHXH học kinh nghiệm từ quốc gia khác Tóm lại, toàn đề tài sử dụng chủ yếu phương pháp quy nạp, dựa khảo sát để rút nguyên tắc chung kết hợp số kỹ thuật thống kê, phân tích định lượng để làm sở cho kết luận Nội dung đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận, đề tài bao gồm chương: CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO HIỂM XÃ HỘI CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 35 CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1 LỊCH SỬ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KHU VỰC CÔNG 1.1.1 Lịch sử đời phát triển lý thuyết kiểm soát nội Để thực chức kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu kiểm soát nội (KSNB) đơn vị Trong kỷ qua, khái niệm KSNB phát triển từ chỗ xem phương pháp giúp cho kiểm toán viên độc lập xác định phương pháp hiệu việc lập kế hoạch kiểm toán đến chỗ coi phận chủ yếu hệ thống quản lý hữu hiệu Khái niệm KSNB bắt đầu sử dụng vào đầu kỷ 20 tài liệu kiểm toán Từ thập niên 1940, tổ chức kế toán công kiểm toán nội Hoa Kỳ xuất loạt báo cáo, hướng dẫn tiêu chuẩn tìm hiểu KSNB kiểm toán Đến thập niên 1970, kiểm soát nội quan tâm đặc biệt lónh vực thiết kế hệ thống kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB vận dụng kiểm toán Đạo luật chống hành vi hối lộ nước 1977, báo cáo Cohen Commission FEI (Financial Executive Institute) đề cập đến việc hoàn thiện hệ thống kế toán KSNB Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) (1) đưa điều luật bắt buộc nhà quản trị phải báo cáo hệ thống kiểm soát nội tổ chức Năm 1979, (1) Securities and Exchange Commission – Viết tắt SEC 36 Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA) (1) thành lập Ủy ban tư vấn đặc biệt kiểm toán nội nhằm dưa hướng dẫn việc thiết lập đánh giá hệ thống KSNB Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ tiến hành sàng lọc, ban hành sửa đổi chuẩn mực đánh giá kiểm toán viên độc lập KSNB báo cáo KSNB Hiệp hội kế toán nội (IIA) (2) ban hành chuẩn mực hướng dẫn kiểm toán viên nội chất kiểm soát vai trò bên liên quan việc thiết lập, trì đánh giá hệ thống KSNB Từ năm 1985 sau, quan tâm tập trung vào KSNB mạnh mẽ Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài (Treadway Commision) thành lập năm 1985 Hoạt động đưa loạt vấn đề KSNB, nhấn mạnh tầm quan trọng môi trường kiểm soát, quy tắc đạo đức, Ủy ban Kiểm toán chức kiểm toán nội Vì Ủy ban tổ chức đồng bảo trợ (COSO) (3) Hôïi đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài thành lập nhằm nghiên cứu KSNB: - Thống định nghóa KSNB để phục vụ cho nhu cầu đối tượng khác - Cung cấp đầy đủ hệ thống tiêu chuẩn để giúp đơn vị đánh giá hệ thống KSNB để tìm giải pháp hoàn thiện Báo cáo COSO năm 1992 tạo lập tảng lý luận KSNB Trên sở đó, hàng loạt nghiên cứu KSNB nhiều lónh vực đời như: - Phát triển theo hướng quản trị: năm 2001, dựa Báo cáo COSO 1992, COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp American Institute of Certified Public Accountants – Viết tắt AICPA Institute of Internal Auditor – Viết tắt IIA (3) Committee of Sponsoring Organizations – Viết tắt COSO (1) (2) 37 - Phát triển theo hướng chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể: Báo cáo Basle 1998 Ủy ban Basle Ngân hàng Trung ương công bố khuôn khổ KSNB ngân hàng, dựa vào lý luận báo cáo COSO 1992 - Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia giới có khuynh hướng xây dựng khuôn khổ lý thuyết riêng KSNB Điển hình Báo cáo COCO 1995 (Canada), báo cáo Turnbull 1999 (Anh) Các báo cáo khác biệt lớn so với Báo cáo COSO 1992 1.1.2 Lịch sử đời phát triển KSNB khu vực công Trong lónh vực công, KSNB xem trọng, đối tượng quan tâm đặc biệt kiểm toán viên Nhà nước Một số Quốc gia Mỹ Canada có công bố thức KSNB áp dụng cho quan hành nghiệp Chuẩn mực kiểm toán Tổng Kế toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) (1) (1999) có đề cập đến vấn đề KSNB đặc thù tổ chức hành nghiệp GAO đưa năm yếu tố KSNB bao gồm quy định môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông, giám sát Về kiểm toán Nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán Nhà nước Tổ chức Quốc tế quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) (2) ban hành Tổ chức bao gồm 178 thành viên Hệ thống chuẩn mực kiểm toán INTOSAI ban hành bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp chuẩn mực kiểm toán Năm 1992, Hướng dẫn chuẩn mực KSNB INTOSAI hình thành tài liệu đề cập đến việc nâng cấp chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực đánh giá KSNB (1) (2) United States General Accounting Office – Viết tắt GAO International Organization of Supreme Audit Institutions – Viết tắt INTOSAI 38 Năm 2001, Hướng dẫn INTOSAI 1992 cập nhật thêm chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất đối tượng phù hợp với phát triển gần KSNB Điều cần lưu ý tài liệu tích hợp lý luận chung KSNB Báo cáo COSO Bên cạnh việc cải thiện định nghóa KSNB xây dựng hiểu biết thông thường KSNB, tài liệu INTOSAI trình bày vấn đề đặc thù khu vực công 1.1.2.1 Định nghóa kiểm soát nội INTOSAI Hướng dẫn chuẩn mực KSNB INTOSAI 1992 đưa định nghóa KSNB sau: KSNB cấu tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình biện pháp người lãnh đạo nhằm bảo đảm hợp lý để đạt mục tiêu tổ chức: - Thúc đẩy hoạt động hữu hiệu, hiệu có kỷ cương chất lượng sản phẩm, dịch vụ phù hợp với nhiệm vụ tổ chức - Bảo vệ nguồn lực không bị thất thoát, lạm dụng, lãng phí, tham ô vi phạm pháp luật - Khuyến khích tuân thủ pháp luật, quy định Nhà nước nội - Xây dựng trì liệu tài hoạt động lập báo cáo đắn kịp thời Tài liệu hướng dẫn INTOSAI cập nhật lại vào năm 2001, trình bày định nghóa KSNB sau: KSNB trình xử lý toàn thực nhà quản lý cá nhân tổ chức, trình thiết kế để phát rủi ro 39 cung cấp đảm bảo hợp lý để đạt nhiệm vụ tổ chức Sau mục tiêu cần đạt được: - Thực hoạt động cách có kỷ cươngï, có đạo đức, có tính kinh tế, hiệu thích hợp - Thực trách nhiệm - Tuân thủ theo luật pháp hành nguyên tắc, quy định - Bảo vệ nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích tổn thất So với định nghóa báo cáo COSO Hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức hoạt động thêm vào Mục tiêu KSNB nhấn mạnh thêm, tầm quan trọng hành vi đạo đức ngăn chặn phát gian trá tham nhũng khu vực công Ngân sách Nhà nước phân bố rộng rãi, cần có kiểm soát nhằm đảm bảo ngân sách sử dụng mục đích, tài sản không bị thất thoát hay lãng phí Vì vậy, việc bảo vệ nguồn lực cần nhấn mạnh thêm tầm quan trọng KSNB khu vực công Trong tài liệu nhấn mạnh đến thông tin phi tài Bởi sử dụng rộng rãi hệ thống thông tin ngày tăng tổ chức Nhà nước, kiểm soát công nghệ thông tin ngày trở nên quan trọng Mục tiêu tài liệu thiết lập trì KSNB hữu hiệu khu vực công Vì vậy, nhà lãnh đạo Chính phủ quan tâm đến tài liệu Các nhà lãnh đạo tổ chức Nhà nước xem tài liệu tảng để thực giám sát KSNB tổ chức INTOSAI đưa hai nhóm chuẩn mực KSNB: Chuẩn mực chung chuẩn mực cụ thể Chuẩn mực chung bao gồm quy định bảo đảm hợp lý, 40 tinh thần tuân thủ, lực phẩm chất, mục tiêu kiểm soát giám sát Chuẩn mực cụ thể vào quy định tổ chức hồ sơ, tài liệu; ghi chép kịp thời đắn nghiệp vụ, phân chia trách nhiệm, tiếp cận báo cáo nguồn lực sổ sách 1.1.2.2 Các yếu tố hệ thống KSNB theo tổ chức INTOSAI Tương tự Báo cáo COSO, INTOSAI đưa năm yếu tố KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông giám sát Tuy nhiên, có khác biệt định vềø chi tiết Môi trường kiểm soát Môi trường kiểm soát tạo nên sắc thái chung cho tổ chức, ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát nhân viên Môi trường kiểm soát tảng cho tất yếu tố khác KSNB, tạo lập nề nếp kỷ cương, đạo đức cấu cho tổ chức Các nhân tố môi trường KSNB bao gồm: • Sự liêm giá trị đạo đức cá nhân chuyên môn nhà lãnh đạo đội ngũ nhân viên Sự liêm tôn trọng giá trị đạo đức nhà lãnh đạo đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực công việc họ Tinh thần tôn trọng đạo đức thể qua tất cá nhân, cá nhân phải tuân thủ điều lệ, quy định đạo đức cách thức ứng xử cán công chức Nhà nước Thí dụ công khai tài sản, vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng báo cáo mâu thuẫn lợi ích Đồng thời, phải cho công chúng thấy tinh thần sứ mệnh tiêu chuẩn đạo đức tổ chức công thông qua văn thức 41 • Năng lực nhân viên Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết kỹ làm việc cần thiết để đảm bảo việc thực có kỷ cương, trung thực, tiết kiệm, hiệu hữu hiệu, có am hiểu đắn trách nhiệm thân việc thiết lập hệ thống KSNB Lãnh đạo nhân viên phải trì trình độ đủ để hiểu việc xây dựng thực hiện, trì KSNB, vai trò KSNB trách nhiệm họ việc thực sứ mệnh chung tổ chức Mỗi cá nhân tổ chức giữ vai trò hệ thống KSNB trách nhiệm họ Lãnh đạo nhân viên cần có kỹ cần thiết để đánh giá rủi ro Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm họ tổ chức Đào tạo phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho thành viên tổ chức Một nội dung đào tạo hướng dẫn mục tiêu KSNB, phương pháp giải tình khó xử công việc • Triết lý quản lý phong cách lãnh đạo Triết lý quản lý phong cách lãnh đạo thể qua cá tính, tư cách thái độ nhà lãnh đạo điều hành Nếu nhà lãnh đạo cấp cao cho KSNB quan trọng thành viên khác tổ chức cảm nhận điều theo mà tận tâm xây dựng hệ thống KSNB Tinh thần biểu thành quy định đạo đức ứng xử quan Thí dụ việc xây dựng kiểm toán nội KSNB thể quan tâm lãnh đạo đến KSNB 109 • Nhân thân Những liệu giúp xác định đối tượng xuyên suốt từ lúc tham gia đến lúc hưởng, tránh việc hoán đổi cho người khác Loại tương đối ổn định, xác định cấp số BHXH - Họ tên - Ngày tháng năm sinh - Nơi sinh - Giới tính, dân tộc - Số CMND, ngày cấp, nơi cấp - Số sổ BHXH Về liệu quốc tịch không cần thiết điều lệ BHXH áp dụng cho người Việt Nam • Tình hình tham gia BHXH Những liệu dùng để xác định điều kiện hưởng trợ cấp, chúng thường xuyên biến động cập nhật hàng quý - Thời gian tham gia đóng BHXH - Mức lương nộp BHXH - Tính chất công việc: nặng nhọc, độc hại, nguy hiểm, nơi có phụ cấp khu vực công tác chiến trường B, C, K • Tình hình hưởng BHXH Loại biến động không thường xuyên, xuất tổ chức xét duyệt trợ cấp 110 Dựa hệ thống sở liệu này, máy lưu trữ, quản lý cung cấp tình hình sổ BHXH người Máy tự động kiểm tra việc trùng lắp cấp sổ theo nguyên tắc người lao động có tham gia BHXH cấp số sổ BHXH Từ liệt kê giai đoạn tổng hợp trình tham gia BHXH người để phục vụ cho việc ghi chép, xác nhận sổ BHXH lập loại trợ cấp BHXH • Hoàn thiện chế độ mẫu biểu, chứng từ, văn bản, báo cáo có tiêu chuẩn rõ ràng, phù hợp để phù hợp với việc áp dụng công nghệ thông tin Giải pháp mang tính chất hỗ trợ giải pháp đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động BHXH Giải pháp yêu cầu mẫu chứng từ, báo cáo phải chuẩn hóa để thay cho việc nhập liệu thủ công từ bàn phím Tránh sai sót nhập liệu với khối lượng chứng từ ngày nhiều, phân công công việc phù hợp với lực lượng nhân sẵn có Mẫu biểu phải thống áp dụng đơn vị tham gia BHXH, phải có in rõ, ký tự chuẩn Hiện nay, mẫu biểu chứng từ, báo cáo quy định sẵn tiêu thức cần thiết Tuy nhiên, muốn đưa công nghệ thông tin đại vào áp dụng cần xây dựng lại để phù hợp với việc mã hóa, vi tính hóa Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý BHXH TP HCM có nhiều thuận lợi không khó khăn • Thuận lợi - Đã có kinh nghiệm trao đổi kinh nghiệm với đơn vị An sinh xã hội với quốc gia khác đại TP HCM thành phố đầu nước việc áp dụng công nghệ 111 - Cũng có phần mềm ứng dụng (chỉ cho phép nhập liệu lưu trữ) cần hoàn thiện thay đổi cho phù hợp áp dụng • Khó khăn - Cơ quan BHXH chưa trang bị máy tính đầy đủ để sử dụng phù hợp với việc đưa công nghệ đại vào ứng dụng quản lý Vấn đề liên quan đến Ngân sách đầu tư cho ngành đơn vị BHXH TP HCM - Đa số nhân viên qua lớp đào tạo tin học bản, chưa hiểu phần mềm ứng dụng nên việc tái tạo lại gặp nhiều khó khăn Chính sách tuyển dụng đào tạo chưa phù hợp với yêu cầu Vì vậy, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý BHXH TP HCM cần phải tiến hành đồng sau: • Về mặt quản lý Nhà nước Nâng cao chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước quan BHXH Việt Nam nói chung BHXH TP HCM nói riêng, cung cấp thông tin xác, đầy đủ, kịp thời, hỗ trợ công tác quản lý, điều hành cho lãnh đạo trao đổi thông tin với ban ngành có liên quan Để làm điều này, Nhà nước cần ban hành sớm Luật BHXH để làm tảng cho hoạt động BHXH • Về mặt nghiệp vụ Tin học hóa qui trình xử lý nghiệp vụ chính, quản lý tập trung tài nguyên thông tin, phân rõ trách nhiệm nhân viên toàn hệ thống, tự động hóa qui trình trao đổi thông tin, báo cáo, thống kê lưu trữ số liệu, tạo thành hệ thống thông tin điều hành quản lý xuyên suốt, thống nhất, xác • Về tính kế thừa Giải pháp đưa phải bảo đảm tính kế thừa, tránh gây lãng phí Các ứng dụng hoạt động hiệu nên tiếp tục trì phải xây dựng giải 112 pháp trao đổi thông tin chặt chẽ để chia sẻ cho phận khác Phân hệ xây dựng bắt buộc phải xây dựng công cụ hỗ trợ chuyển đổi sang cấu trúc chương trình • Về mô hình sở liệu Các ứng dụng xây dựng nên triển khai mô hình sở liệu tiên tiến, áp dụng chuẩn công nghệ mới, bảo đảm yêu cầu: phù hợp với ứng dụng triển khai diện rộng, ứng dụng sở liệu vận hành máy tính chủ, thời gian triển khai nhanh, dễ bảo trì, nâng cấp đào tạo, huấn luyện sử dụng chương trình tốn Cụ thể giải pháp tiến hành giai đoạn sau: • Giai đoạn từ 2006 – 2010 Nâng cấp hệ thống chương trình quản lý chung cho toàn nguồn liệu BHXH thành phố, phòng BHXH quận huyện có khả khai thác sử dụng nguồn liệu chung để làm giải chế độ trợ cấp BHXH cho người lao động Loại bỏ việc kiểm tra, đối chiếu xác nhận theo chề độ bán thủ công Trên sở thiết lập hệ thống quản lý chung giải tận gốc vấn đề trùng lắp xác nhận giải chi trả chế độ, đảm bảo nguồn quỹ BHXH “thu – chi đủ” theo qui định Triển khai việc sử dụng thẻ từ để quản lý trình tham gia BHXH, loại bỏ dần việc sử dụng sổ BHXH Đảm bảo cho người lao động có số thẻ BHXH suốt trình tham gia hưởng chế độ sách BHXH Thí điểm TP HCM làm để nhân rộng cho toàn hệ thống BHXH Việt Nam 113 • Giai đoạn từ 2010 – 2015 p dụng hệ thống chương trình quản lý thống nhất, có khả kết nối tất địa phương khác toàn quốc Trên sở thay sổ BHXH thẻ từ để quản lý, loại bỏ việc xác nhận thủ công vào sổ Người lao động có điều kiện sử dụng thẻ để quản lý trình tham gia BHXH giải chế độ BHXH phạm vi toàn quốc 3.2.2.3 Hoàn thiện phận khác hệ thống KSNB • Đánh giá rủi ro Cơ quan BHXH TP HCM cần có chế phân tích đánh giá rủi ro đe dọa đến việc thực mục tiêu, nhiệm vụ hoạt động BHXH Cơ quan BHXH TP HCM cần có quan tâm đáng kể đến việc đánh giá rủi ro, xây dựng phận thường xuyên chịu trách nhiệm giám sát, phân tích loại rủi ro phát sinh hoạt động BHXH đưa giải pháp quản lý, khắc phục rủi ro Cơ quan BHXH, phân chia trách nhiệm đánh giá rủi ro thu chi BHXH cụ thể cho phận hoạt động độc lập với Phòng thu Phòng chế độ sách để đánh giá rủi ro cách khách quan đầy đủ • Giám sát Sau nhận thức tương đối đầy đủ loại rủi ro đánh giá khả xảy rủi ro Cơ quan BHXH TP HCM cần nâng cao công tác kiểm tra, giám sát cho loại rủi ro chủ yếu hoạt động BHXH Các nguyên tắc giám sát phải có kiểm tra độc lập trình loại hoạt động BHXH Mỗi phát sinh vấn đề ảnh hưởng đến hoạt động BHXH, Cơ quan BHXH TP HCM cần phải phân tích, đánh giá lại nguyên nhân khách quan chủ quan gây rủi ro Việc phân tích phận kiểm toán nội phận quản lý rủi ro, giám sát rủi ro hoạt động BHXH 114 thực nhằm soi rọi lại hoạt động BHXH quan rút học kinh nghiệm cho hoạt động đơn vị • Hoạt động kiểm soát Những nội dung hoạt động kiểm soát chủ yếu nằm hoạt động thu chi nên phần trình bày phần 3.2.2.4 sau 3.2.2.4 Các giải pháp nâng cao tính hữu hiệu hệ thống kiểm soát nội việc ngăn ngừa, kiểm soát quản lý rủi ro thu chi BHXH Việc hoàn thiện phận KSNB quan BHXH giảm thiểu rủi ro hoạt động thu chi BHXH Dưới số biện pháp bổ sung để tăng cường biện pháp KSNB quan BHXH Thiết lập hệ thống KSNB để hệ thống thực cách hữu hiệu cần xây dựng công cụ hỗ trợ việc kiểm soát rủi ro • Thiết lập phận cảnh báo việc thu BHXH hoạt động BHXH Hiện nay, Phòng thu có nhiệm vụ thu đôn đốc thu BHXH Tuy nhiên, để giảm thiểu rủi ro có thông đồng cán thu đơn vị tham gia BHXH cần thiết lập phận tách biệt với phòng thu để kiểm tra việc đôn đốc thu BHXH Bộ phận cần có yêu cầu sau: Bộ phận thực công việc độc lập với phòng thu phòng kế hoạch tài Bộ phận có nhiệm vụ nhắc nhở, đôn đốc thu BHXH đến hạn thu đơn vị chậm nộp nợ Bộ phận tiếp nhận hồ sơ từ Phòng thu Phòng kế hoạch tài có sở đến kết luận đối tượng tham gia BHXH chậm nộp, không nộp, nộp không BHXH Bộ phận có nhiệm vụ cảnh cáo trường hợp nợ BHXH đồng thời kiểm tra công tác thu phòng thu để kiểm soát gian lận, rủi ro, thông đồng với đối tượng tham gia BHXH làm thất thu quỹ BHXH 115 Bộ phận nằm Phòng kiểm tra nhằm giảm chi phí sử dụng nguồn nhân lực có, phải phát huy tối đa nhiệm vụ Tuy nhiên, phận tránh tiếp xúc trực tiếp với đối tượng tham gia BHXH, Bộ phận có trách nhiệm cảnh báo đểà tiến hành biện pháp xử phạt đối tượng thông qua văn chủ yếu Các thành viên phận phải người có trách nhiệm với công việc, am hiểu chế độ quy định công tác thu Họ làm việc độc lập không bị mâu thuẫn quyền lợi bị áp đặt Hình 3.1: Thiết lập mối liên hệ thông tin Bộ phận cảnh báo với phận bên đơn vị bên Cơ quan BHXH Sở kế hoạch đầu tư Sở lao động thương binh & xã hội Ph òng thu (1) (4) (2) Phòng kiểm tra Bộ phận cảnh báo Cục thuế Ban quản lý Khu công nghiệp & Khu Sở mại (3) thương Giải thích: (1) Phòng thu thông báo cho phận cảnh báo đơn vị chậm nộp BHXH, nợ BHXH (2) Bộ phận cảnh báo sau đôn đốc đơn vị thông báo gửi đến quan có liên quan để phối hợp đôn đốc thu BHXH (3) Các quan ban ngành liên quan sau có biện pháp hỗ trợ phản hồi cho phận cảnh báo (4) Bộ phận cảnh báo cung cấp thông tin cho phòng thu để kịp thời cập nhật thông tin cho phòng ban liên quan sử dung số liệu phòng thu 116 • Hoàn thiện quy trình thu BHXH xét duyệt chi BHXH để đảm bảo thu đầy đủ, kịp thời giải đối tượng Quy trình hoạt động BHXH Cơ quan BHXH TP HCM chủ yếu thực thủ công nên quy trình thu xét duyệt chi rõ ràng qua giai đoạn dẫn đến trường hợp giải theo ý chủ quan cá nhân làm ảnh hưởng đến Quỹ BHXH đối tượng tham gia BHXH Xây dựng quy trình thu BHXH theo quy định ban hành để cán thu dựa vào thực công tác theo bước quy định đảm bảo quy trình làm việc diễn thủ tục, tuân thủ theo luật pháp, không theo ý muốn chủ quan, công việc diễn thống (khi có thay đổi nhân không bị ảnh hưởng nhiều), chống gian lận, quản lý rủi ro kiểm soát trách nhiệm giai đoạn Xây dựng quy trình xét duyệt chi BHXH theo quy định Nhà nước ngành ban hành để đảm bảo chi đối tượng, chi đủ, kiểm soát trình chi không làm thất thoát quỹ BHXH, quản lý rủi ro đối tượng tham gia BHXH cố ý khai man để hưởng chế độ rủi ro nhân viên xét duyệt thông đồng với đối tượng tham gia BHXH Để làm tốt việc cần thiết lập văn bản, bảng mô tả công việc, quy trình cụ thể cho công tác thu – xét duyệt chi Tuy nhiên, kết công tác thu chi phải có kiểm tra cấp có thẩm quyền phận độc lập khác thông qua tài liệu, chứng từ liên quan Giải pháp có ý nghóa việc chuẩn hóa quy trình thu chi BHXH để bước thực công nghệ thông tin vào hoạt động BHXH Giúp việc giải chế độ BHXH diễn cách tuần tự, xác, kịp thời phòng ngừa sai sót, gian lận ý chủ quan thiếu hướng dẫn 117 • Phân công cán thu chi thực công tác phù hợp với lực nhân viên khối lượng công việc phụ trách Với khối lượng công việc ngày tăng, nhân lực có giới hạn sách nhân đơn vị hành nghiệp Việc phân công công việc phù hợp với lực chuyên môn, kinh nghiệm làm việc cán nhân viên giúp cán nhân viên thực trách nhiệm giải công việc nhanh chóng, kịp thời Viện phân công cần quan tâm đến yếu tố sau: - Trình độ chuyên môn thời gian kinh nghiệm công tác thu chi cán nhân viên - Mức độ nhân viên hiểu biết đặc điểm, quy định ngành công tác thu chi cán nhân viên - Khả hỗ trợ lẫn công việc để công tác thu chi hoàn thành kịp thời - Phân chia địa bàn để quản lý đơn vị tham gia BHXH dựa theo mức thu, số lượng đơn vị, mức độ phức tạp,… - Đồng thời, quy định hạn mức thời gian quy định cho việc thu xét duyệt chi cán thu chi Cần có kiểm tra lại số trường hợp đặc biệt tăng cường thêm nhân viên hỗ trợ Tuy nhiên, giải pháp thực tốt ban hành quy định rõ ràng quy trình thu chi BHXH, có tính chuẩn mực để có cách giải thống có sách khác hỗ trợ: khen thưởng, kỷ luật… kèm theo • Xác minh lại thông tin cán thu chi để đảm bảo thông tin xác, thực tế Để tránh số trường hợp lợi ích cá nhân mà cán thu chi BHXH có thông đồng với đối tượng tham gia BHXH, cần có phận kiểm tra lại 118 thông tin cách ngẫu nhiên để xác minh lại thông tin cung cấp từ cán thu chi BHXH Cấp quản lý có thẩm quyền phận kiểm tra nội nên đặt số câu hỏi chất vấn cho cán thu chi thông tin mà cung cấp Trong số trường hợp đặc biệt cần xem xét, kiểm tra lại chứng từ mà cán thu chi thu thập từ đơn vị tham gia BHXH cung cấp thông qua kiểm chứng, đối chiếu với quan có liên quan Phải đảm bảo người không đảm nhận công việc từ đầu cuối để kiểm tra chéo, kiểm soát lẫn KẾT LUẬN Qua phần trình bày trên, nhận thấy giải pháp đưa nhằm giải vần đề giảm thiểu quản lý rủi ro hoạt động BHXH Nhưng, để hệ thống KSNB thực hữu hiệu hiệu hai giải pháp cần tiến hành sớm có tính khả thi cao ban hành Luật BHXH đưa công nghệ thông tin vào quản lý hoạt động BHXH Ban hành Luật BHXH điều tất yếu Luật BHXH sở vững đảm bảo việc thực hoạt động BHXH Việt Nam quy định, nguyên tắc Việc cho đời sớm Luật BHXH giúp hệ thống BHXH Việt Nam có định thống nhất, phù hợp phạm vi nước Nâng cao trách nhiệm đơn vị BHXH ý thức thực nghóa vụ đối tượng tham gia BHXH Cùng với đời Luật BHXH, để phù hợp với phát triển ngày cao công nghệ, việc đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng quản lý BHXH điều cần thiết 119 h 3.2: Sơ đồ tổng thể giải pháp hoàn thiện hệ thống KSNB Cơ quan BHXH TP HCM NHÀ NƯỚC CƠ QUAN BHXH KSNB chung Môi trường pháp lý cho hoạt động BHXH Nâng cao vai trò giám sát đánh giá hệ thống KSNB hoạt động BHXH máy kiểm tra pháp chế thuộc BHXH Việt Nam Tạo lập kênh thông tin đáng tin cậy cho hoạt động BHXH đối tượng tham gia BHXH Các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát Hoàn thiện hệ thống thông tin Hoàn thiện phận khác hệ thống KSNB (Đánh giá rủi ro, giám sát, hoạt động kiểm soát) Thiết lập phận cảnh báo việc thu BHXH hoạt động 120 KẾT LUẬN KSNB cần thiết không doanh nghiệp mà cho quan hành nghiệp Trong lónh vực BHXH, KSNB yêu cầu đảm bảo trình thực mục tiêu hoạt động BHXH Đi vào cụ thể BHXH có đặc điểm riêng đồng thời có điểm chung KSNB KSNB Cơ quan BHXH TP HCM năm qua có bước cải tiến để phù hợp với phát triển hoạt động BHXH Tuy nhiên, bên cạnh bộc lộ nhiều yếu kém, điều làm gia tăng rủi ro hoạt động thu chi BHXH Các nguyên nhân chủ yếu bao gồm hệ thống pháp lý, công nghệ thông tin, qui trình thu chi, trình độ phẩm chất đội ngũ nhân viên thiếu hiểu biết đối tượng tham gia BHXH Trên sở phân tích thực trạng giải pháp đề bao gồm giải pháp phía Nhà nước Cơ quan BHXH Về phía Nhà nước cần hoàn thiện • Môi trường pháp lý cho hoạt động BHXH • Nâng cao vai trò giám sát đánh giá hệ thống KSNB hoạt động BHXH máy kiểm tra pháp chế thuộc BHXH Việt Nam • Tạo lập kênh thông tin đáng tin cậy cho hoạt động BHXH đối tượng tham gia BHXH Về phía Cơ quan BHXH • Các giải pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát • Hoàn thiện hệ thống thông tin • Hoàn thiện biện pháp khác hệ thống KSNB 121 Ngoài ra, cần tăng cường hoạt động kiểm soát hoạt động thu chi: Thiết lập phận cảnh báo việc thu BHXH hoạt • động BHXH Hoàn thiện quy trình thu BHXH xét duyệt chi BHXH • để đảm bảo thu đầy đủ, kịp thời giải đối tượng Phân công cán thu chi thực công tác phù hợp với • lực nhân viên khối lượng công việc phụ trách Xác minh lại thông tin cán thu chi để đảm bảo • thông tin xác, thực tế Chúng hy vọng giải pháp đề xuất luận văn đề dù nhiều hạn chế áp dụng vào thực tế phần góp phần làm cho hệ thống kiểm soát nội Cơ quan BHXH TP HCM ngày hoàn thiện Sau áp dụng, việc quản lý hiệu quả, tiết kiệm nhân lực, củng cố tăng cường niềm tin đơn vị sử dụng lao động người lao động hoạt động BHXH nước ta làm tròn nhiệm vụ bảo toàn, tăng trưởng Quỹ BHXH 122 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tiếng Việt Báo cáo thực trạng quản lý công tác Bảo hiểm Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Giáo trình Bảo hiểm, Đại học Kinh tế Quốc dân – Nhà xuất Thống kê, năm 2005 Kỷ yếu Bảo hiểm Xã hội Thành phố Hồ Chí Minh 10 năm xây dựng phát triển 1995 – 2005 Kiểm toán, Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh – Nhà xuất Thống kê, năm 2004 Những điều cần biết xử phạt hành vi phạm quy định Bảo hiểm Xã hội - Hà Nội tháng 09 năm 2005 Quyết định số 1648/QĐ – BHXH – TCCB ngày 17 tháng 12 năm 2002 việc quy định hệ thống tổ chức Bảo hiểm xã hội Thành phố Hồ Chí Minh Quyết định số 195/2003/QĐ – BHXH ngày 19 tháng 02 năm 2003 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm chế độ quản lý phòng trực thuộc Bảo hiểm Xã hội tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Quyết định 286/QĐ – BHXH – TCCB ngày 12 tháng 03 năm 2003 việc quy dịnh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Đại diện Bảo hiểm Xã hội Việt Nam Thành phố Hồ Chí Minh Quyết định số 279/2003/ QĐ – BHXH – TCCB ngày 13 tháng 03 năm 2003 việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Ban Kiểm tra 123 10 Tài liệu Hội thảo hoàn thiện giải pháp thu chi Bảo hiểm Xã Tiếng Anh hội – Chính phủ Úc Bảo hiểm Xã hội Việt Nam, tháng 05 năm 2005 11 Tài liệu tập huấn thu năm 2003, tháng 11 năm 2003 12 Tạp chí Nghiên cứu Kinh tế, số 309 tháng năm 2004 Internal Control: Integrated Framework, Evaluation Tools – COSO, Septemper 1992 Internal Control: Integrated Framework, Framework – COSO, Septemper 1992 Internal Control:Providing a Foundationfor Accountability in Government, International Organization of Supreme Audit Institutions, 2001 Internal Control Management and Evaluation Tool, Internal Control Standards – GAO, August 2001 Guidelines for Internal Control Standards, Internal Control Standards Committee of the International Organization of Supreme Audit Institutions - INTOSAI, June 1992 Guidelines for Internal Control Standards for the Public Sector, INTOSAI General Secretariat Guidance for Reporting on the Effectiveness of Internal Controls: SAI Experiences In Implementing and Evaluating Internal Controls - The Internal Control Standards Committee, 1997 The website of Social Securities : USA, Australia, Singapore, Malaysia ... HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO HIỂM XÃ HỘI CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN... PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 35 CHƯƠNG NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG HOẠT ĐỘNG BẢO HIỂM XÃ HỘI 1.1 LỊCH... nghề 66 CHƯƠNG THỰC TRẠNG ÁP DỤNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CƠ QUAN BẢO HIỂM XÃ HỘI TP HỒ CHÍ MINH Trong phần này, Luận văn trình bày thực trạng KSNB quan BHXH TP HCM thông qua khảo sát