DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHẠM HỒNG QUÂN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ TÀI CHÍNH QUẢNG NGÃI LUẬN VĂN THẠC SỸ KẾ TOÁN ĐÀ NẴNG, NĂM 2020 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC DUY TÂN PHẠM HỒNG QUÂN HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI SỞ TÀI CHÍNH QUẢNG NGÃI Chuyên Ngành Kế toán Mã số 8340301 LUẬN VĂN THẠC SỸ KẾ TOÁN Người hướng dẫn khoa học TS Nguyễn Hữu Phú ĐÀ NẴNG, NĂM 2020 LỜI CẢM ƠN Trước tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn đến tất cả quý.
Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích của nghiên cứu này là:
Thứ nhất, nghiên cứu vấn đề lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Thứ hai, đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Sở Tài chính Quảng Ngãi
Thứ ba, đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Sở Tài chính Quảng Ngãi.
Phương pháp nghiên cứu của đề tài
Bài viết này nghiên cứu và phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Sở Tài chính Quảng Ngãi bằng cách kết hợp các phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, so sánh và tổng kết Các phương pháp này được áp dụng một cách linh hoạt và liên tục xuyên suốt luận văn, nhằm rút ra những kết luận cần thiết và đề xuất các phương hướng, giải pháp phù hợp để cải thiện vấn đề.
Kết cấu của đề tài
Ngoài lời mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương nội dung nghiên cứu như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị hành chính sự nghiệp
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Sở Tài chính tỉnh Quảng Ngãi
Chương 3: Phương hướng và giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Sở Tài chính tỉnh Quảng Ngãi.
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
TỔNG QUAN VỀ ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm, phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp
1.1.1.1 Khái niệm Đơn vị hành chính sự nghiệp là các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ, Đó là các đơn vị hành chính sự nghiệp trực thuộc các Bộ, Tổng cục, các cơ quan Đoàn thể, các tổ chức xã hội do trung ương và địa phương quản lý và các đơn vị trực thuộc lực lương vũ trang.
1.1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau: a Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm:
Các đơn vị hành chính thuần túy là những cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước, đóng vai trò quan trọng trong việc quản lý và điều hành các hoạt động của chính quyền Chúng đảm bảo sự thực thi các chính sách và quy định của nhà nước, góp phần duy trì trật tự và ổn định xã hội.
- Các đơn vị sự nghiệp: sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học,…
Các tổ chức xã hội, nghề nghiệp và quần chúng được phân cấp quản lý tài chính theo hệ thống dọc, tương ứng với từng cấp ngân sách để đảm bảo việc chấp hành ngân sách hiệu quả Cụ thể, đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) được chia thành ba cấp khác nhau.
Đơn vị sự toán cấp I là cơ quan quản lý các ngành hành chính sự nghiệp thuộc trung ương và địa phương, bao gồm các Bộ, tổng cục, Sở và ban Đơn vị này có mối quan hệ trực tiếp với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát Nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp I là đảm bảo quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn ngân sách được cấp.
+ Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới.
+ Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới.
Tổ chức hạch toán kinh tế và quản lý vốn trong toàn ngành là rất quan trọng Cần tổng hợp các báo biểu kế toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch Đồng thời, việc tổ chức kiểm tra kế toán và kiểm tra tài chính đối với các đơn vị cấp dưới cũng góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính trong toàn ngành.
Đơn vị dự toán cấp II là tổ chức trực thuộc đơn vị dự toán cấp I, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quản lý cấp phát vốn từ đơn vị dự toán cấp trên.
I Đơn vị dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp.
Đơn vị dự toán cấp III là đơn vị trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn từ đơn vị cấp II Đây là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán, trực tiếp sử dụng kinh phí ngân sách và thực hiện các chính sách về chi tiêu Đơn vị này có trách nhiệm hạch toán, tổng hợp chi tiêu và báo cáo định kỳ lên đơn vị cấp II cùng cơ quan tài chính tương ứng.
Đơn vị dự toán (HCSN) có thể được tổ chức thành một hoặc hai cấp Trong trường hợp chỉ có một cấp, cấp này sẽ thực hiện nhiệm vụ của cả cấp I và cấp III Ngược lại, nếu đơn vị được tổ chức thành hai cấp, đơn vị dự toán cấp trên sẽ đảm nhiệm vai trò của cấp I, trong khi đơn vị dự toán cấp dưới sẽ thực hiện nhiệm vụ của cấp III.
Đơn vị HCSN có sự đa dạng và phạm vi hoạt động rộng lớn, chủ yếu được tài trợ từ ngân sách nhà nước Điểm đặc trưng của các đơn vị này là không hoạt động theo mô hình hạch toán kinh tế và không tập trung vào sản xuất kinh doanh, mà thay vào đó, họ hoạt động dựa trên các mục tiêu và nhiệm vụ được Nhà nước giao phó.
1.1.2 Đặc điểm quản lý và đặc điểm hoạt động hoạt động đơn vị hành chính sự nghiệp
Các đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện nhiều hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau với các chức năng và nhiệm vụ riêng biệt Dù có sự đa dạng trong các lĩnh vực hoạt động, nhưng các đơn vị này vẫn có những đặc điểm chung trong cách thức hoạt động.
Thứ nhất, mục đích hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp là không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng.
Sản phẩm và dịch vụ do hoạt động hành chính sự nghiệp tạo ra chủ yếu mang giá trị về sức khỏe, tri thức, văn hóa, đạo đức và xã hội Những sản phẩm và dịch vụ này không chỉ đem lại lợi ích chung mà còn có tính bền vững và lâu dài cho xã hội.
Hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp luôn liên kết chặt chẽ với các chương trình phát triển kinh tế - xã hội do Nhà nước đề ra, đồng thời thực hiện các chính sách xã hội của Nhà nước.
Cơ cấu tổ chức quản lý của các đơn vị hành chính sự nghiệp được phê duyệt bởi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, nhằm đảm bảo phù hợp với loại hình và nhiệm vụ của từng đơn vị Mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp hoạt động theo cơ chế thủ trưởng, tức là luôn có một người đứng đầu để chỉ đạo và quản lý.
Người đứng đầu đơn vị hành chính sự nghiệp được pháp luật giao nhiều nhiệm vụ và quyền hạn quan trọng, bao gồm việc quyết định về tài chính, nhân sự và điều hành hoạt động thường xuyên của đơn vị.
NỘI DUNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Theo giáo trình Nguyên lý kế toán, trường đại học Duy Tân năm 2019:
Tổ chức kế toán là quá trình thiết lập mối liên hệ có hệ thống giữa các yếu tố trong hệ thống kế toán, bao gồm nhân viên kế toán có chuyên môn, chứng từ tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán, phương pháp kế toán, cùng với trang thiết bị hỗ trợ Mục tiêu của tổ chức kế toán là tối ưu hóa chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán, đảm bảo hoạt động kế toán diễn ra hiệu quả và chính xác.
Tác giả cho rằng tổ chức kế toán là một hệ thống bao gồm các yếu tố như bộ máy kế toán, phương pháp và kỹ thuật hạch toán, cùng với việc áp dụng các chế độ và thể lệ kế toán Mục tiêu của tổ chức này là nâng cao hiệu quả công tác kế toán, từ đó hỗ trợ quản lý và điều hành hoạt động của đơn vị Do đó, tác giả đồng tình với quan điểm về tổ chức kế toán được trình bày trong giáo trình Nguyên lý kế toán.
1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Theo giáo trình Nguyên lý kế toán của Trường Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh năm 2018, bộ máy kế toán được định nghĩa là một tập hợp đồng bộ các nhân viên kế toán, kết hợp với các phương tiện kỹ thuật, nhằm thực hiện các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị hạch toán.
Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp, phân công nhiệm vụ rõ ràng cho từng nhân viên kế toán, và xây dựng nội quy, quy chế làm việc cho các bộ phận trong hệ thống kế toán.
Tác giả nhấn mạnh rằng tổ chức bộ máy kế toán bao gồm việc tập hợp cán bộ kế toán, phân công nhiệm vụ cụ thể cho từng người và thiết lập mối quan hệ giữa các cán bộ Quan điểm này phù hợp với nội dung trong giáo trình Nguyên lý kế toán về bộ máy kế toán.
* Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán:
Dựa trên quy mô, đặc điểm hoạt động và năng lực của đội ngũ kế toán hiện tại, các đơn vị hành chính sự nghiệp cần lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán phù hợp Có ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán mà các đơn vị có thể cân nhắc để áp dụng.
+ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
+ Mô hình tổ chức bố máy kế toán phân toán.
+ Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hệ thống kế toán chỉ có một cấp duy nhất, trong đó toàn bộ doanh nghiệp chỉ thiết lập một phòng kế toán tại đơn vị chính Các đơn vị phụ thuộc không có tổ chức kế toán riêng, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí quản lý.
Tập trung thông tin phục vụ lãnh đạo nghiệp vụ giúp nâng cao hiệu quả quản lý, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc phân công và chuyên môn hóa công tác kế toán Điều này cũng hỗ trợ cho việc cơ giới hóa kế toán, từ đó giảm nhẹ biên chế bộ máy kế toán của đơn vị.
Nhược điểm của hệ thống kế toán hiện tại là hạn chế khả năng kiểm tra và giám sát trực tiếp của kế toán đối với tất cả hoạt động của đơn vị Điều này dẫn đến việc không cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo và quản lý tại từng đơn vị cũng như các bộ phận phụ thuộc.
Sơ đồ 1.1 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán.
Trong mô hình này, các đơn vị có phòng kế toán trung tâm sẽ tổ chức kế toán riêng cho từng đơn vị phụ thuộc và bộ phận, như viện nghiên cứu với các trạm, trại thí nghiệm, hoặc cơ quan hành chính có bộ phận kinh doanh dịch vụ.
+ Ưu điểm: tăng cường vai trò kiểm tra, giám sát tại chỗ của kế toán đối
Các nhân viên hạch toán ban đầu ở các đơn vị phụ thuộc
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Kế toán các khoản chi và nguồn kinh phí
Kế toán Tổng hợp và kiểm tra
Kế toán tiền mặt, tiền gửi
Kế toán các khoản thanh toán
Kế toán trưởng đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất và kinh doanh dịch vụ của từng đơn vị, bộ phận Họ cung cấp thông tin kịp thời để hỗ trợ lãnh đạo và quản lý, đồng thời phù hợp với việc mở rộng phân cấp quản lý cho từng đơn vị.
Nhược điểm của hệ thống kế toán hiện tại là không cung cấp thông tin kinh tế kịp thời cho lãnh đạo nghiệp vụ, đồng thời biên chế bộ máy kế toán chung toàn đơn vị lại nhiều hơn so với hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
Sơ đồ 1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán
* Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Thực chất, hình thức này là kết hợp hai hình thức nói trên nhằm phù hợp với đặc điểm, tính chất của từng đơn vị.
Trong bộ máy kế toán của một cấp cụ thể, kế toán phần hành và kế toán tổng hợp đảm nhận các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng biệt liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị.
Kế toán Tổng hợp và kiểm tra
Kế toán tiền mặt, tiền gửi
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Kế toán các khoản chi và nguồn kinh phí
Kế toán các khoản thanh toán
Kế toán trưởng các đơn vị kế toán cấp dưới
Bộ phận tài chính ở đơn vị kế toán cấp trên
Bộ phận kiểm tra kế toán
Bộ phận kế toán tổng hợp
Kế toán trưởng tại đơn vị kế toán cấp trên có vai trò quan trọng trong việc tổ chức công tác kế toán Ở đơn vị chính, phòng kế toán trung tâm được lập ra, trong khi các đơn vị phụ thuộc có thể tổ chức kế toán riêng nếu đã được phân cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao Ngược lại, các đơn vị chưa được phân cấp sẽ không có tổ chức kế toán riêng, và tất cả hoạt động kinh tế tài chính sẽ do phòng kế toán trung tâm đảm nhiệm Hình thức này khắc phục nhược điểm của các mô hình trước đó, giúp cải thiện khối lượng công việc và đảm bảo thông tin được cập nhật kịp thời, do đó rất phổ biến trong thực tế Công tác kế toán được phân công hợp lý cho các đơn vị trực thuộc, nâng cao hiệu quả quản lý tài chính.
Nhược điểm : Bộ máy kế toán cồng kềnh
Sơ đồ 1.3 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán.
Kế toán trưởng Đơn vị kế toán cấp trên
Kế toán các khoản thanh toán lương
Kế toán trưởng các đơn vị kế toán cấp dưới
Kế toán các khoản chi và nguồn kinh phí
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Kế toán tiền mặt, tiền gửi
Kế toán Tổng hợp và kiểm tra
Tổng hợp và kiểm tra
Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh
Kế toán TSCĐ và vật tư
Kế toán các khoản thanh toán
Kế toán các khoản chi và nguồn kinh phí
Kế toán tiền mặt, tiền gửi NH, kho bạc
- Tổ chức lao động kế toán:
+ Đặc điểm lao động kế toán:
Kế toán viên tại các đơn vị hành chính sự nghiệp không chỉ phải tuân thủ các tiêu chuẩn chung mà còn phải là công chức hoặc viên chức được tuyển dụng qua thi tuyển hoặc hợp đồng lao động theo quy định của cơ quan Nhà nước.
