Theo Giáo trình nguyên lý kế toán, năm 2018 của trường Đại học Duy Tân: “Hệ thống chứng từ kế toán là một tập hợp các minh chứng bằng văn bản chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện...Tổ chức chứng từ
kế toán thực chất là tổ chức hạch toán ban đầu có vai trò quan trọng ảnh hưởng đến chất lượng thông tin kế toán” [11,tr235]
Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán bao gồm các nội dung: - Xác định danh mục chứng từ kế toán
- Tổ chức lập và luân chuyển chứng từ - Công tác lưu trữ và hủy chứng từ.
+ Xác định danh mục chứng từ kế toán trong đơn hành chính sự nghiệp
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị hành chính sự nghiệp phải được lập chứng từ theo đúng mẫu và nội dung quy định trong danh mục chứng từ kế toán do Bộ Tài chính ban hành. Các đơn vị có các hoạt động kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu quy định có thể áp dụng mẫu chứng từ riêng nhưng phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính.
Hiện nay, các đơn vị hành chính sự nghiệp sử dụng chứng từ kế toán theo danh mục được ban hành tại Thông tư số: 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị hành chính, sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát. Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền.
Danh mục, mẫu và giải thích phương pháp lập các chứng từ kế toán bắt buộc quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo thông tư 107/2017/TT-BTC ban hành ngày 10 tháng 10 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Tài chính
Lập chứng từ Kiểm tra CT Ghi sổ
* Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán được thực hiện luân chuyển theo trình tự sau:
Sơ đồ 1.4 Sơ đồ luân chuyển chứng từ kế toán
- Lập chứng từ kế toán
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải được lập chứng từ kế toán. Khi lập chứng từ, kế toán chỉ được lập một lần đủ số liên quy định cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chứng từ được lập một hay nhiều bản phụ thuộc và yêu cầu của công tác quản lý. Trên các chứng từ kế toán phải ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc. Các nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh.
- Kiểm tra chứng từ kế toán.
+ Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán hoặc trình Thủ trưởng đơn vị ký duyệt theo quy định trong từng mẫu chứng từ (nếu có). Nội dung kiểm tra chứng từ bao gồm:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán; Đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan.
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho…) đồng thời báo cáo ngay
Phân loại, sắp xếp CT
bằng văn bản cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
- Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán và ghi sổ kế toán.
Các chứng từ sau khi đã được kiểm tra đủ thủ tục, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ sẽ được phân loại, sắp xếp định khoản và ghi sổ kế toán. Tùy thuộc vào đặc thù của từng đơn vị, tính chất từng công việc kế toán cụ thể, hình thức ghi sổ kế toán để lựa chọn hình thức phân loại và sắp xếp chứng từ kế toán cho phù hợp. Chứng từ có thể được phân loại, sắp xếp theo từng tháng, theo những nghiệp vụ kinh tế phát sinh có nội dung tương tự nhau hoặc theo từng chương trình, đơn đặt hàng, công trình khác nhau theo nhiệm vụ được Nhà nước giao cho đơn vị,...
Tuy nhiên, dù được phân loại và sắp xếp theo hình thức nào thì các chứng từ có số chứng từ như các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tiền (Phiếu thu, phiếu chi) phải luôn đảm bảo tính liên tục.
* Tổ chức lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
Chứng từ kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Nếu chứng từ kế toán bị mất hoặc bị hủy hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp tài liệu hoặc bản xác nhận. Chứng từ kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn 12 tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ của từng loại chứng từ kế toán được thực hiện theo quy định.
*Tổ chức tiêu hủy chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán đã hết thời hạn lưu trữ nếu không có chỉ định nào khác của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thì được phép tiêu hủy theo quyết định của thủ trưởng đơn vị hoặc người được ủy quyền. Tùy theo điều kiện của mỗi đơn vị kế toán để lựa chọn hình thức tiêu hủy chứng từ kế toán cho phù hợp như đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo tài liệu kế toán đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.