Theo giáo trình Kế toán Hành chính sự nghiệp của Trường Đại học kinh tế TP.HCM năm 2018, “hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng. Hệ thống tài khoản kế toán được dùng để phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế theo từng đối tượng kế toán.” [12,tr19]
Từ quan điểm trên về hệ thống tài khoản kế toán nêu trên, tác giả cho rằng tổ chức công tác kế toán là tổ chức hệ thống tài khoản kế toán để thực hiện ghi chép, phản ánh, kiểm soát thường xuyên, liên tục có hệ thống các đối tượng kế toán như tình hình tài sản, tiếp nhận, sử dụng kinh phí, các khoản thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động, các khoản thanh toán,...tại các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán gồm các nội dung sau: - Xác định danh mục tài khoản sử dụng;
- Sử dụng hệ thống tài khoản.
* Xác định danh mục tài khoản sử dụng.
Tại các đơn vị hành chính sự nghiệp, hệ thống tài khoản sử dụng được chia ra thành hai loại: tài khoản phục vụ mục đích lập báo cáo tài chính và tài khoản phục vụ mục đích lập báo cáo quyết toán Ngân sách
Hiện nay hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng cho các đơn vị hành chính sự nghiệp theo quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính về việc Hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp (Phụ lục 2.2).
Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở các đơn vị hành chính sự nghiệp.
Phân loại hệ thống tài khoản kế toán:
a) Các loại tài khoản trong bảng gồm tài khoản từ loại 1 đến loại 9, được hạch toán kép (hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Tài khoản trong bảng dùng để kế toán tình hình tài chính (gọi tắt là kế toán tài chính), áp dụng cho tất cả các đơn vị, phản ánh tình hình tài sản, công nợ, nguồn vốn, doanh thu, chi phí, thặng dư (thâm hụt) của đơn vị trong kỳ kế toán.
b) Loại tài khoản ngoài bảng gồm tài khoản loại 0, được hạch toán đơn (không hạch toán bút toán đối ứng giữa các tài khoản). Các tài khoản ngoài bảng liên quan đến ngân sách nhà nước hoặc có nguồn gốc ngân sách nhà nước (TK 004, 006, 008, 009, 012, 013, 014, 018) phải được phản ánh theo mục lục ngân sách nhà nước, theo niên độ (năm trước, năm nay, năm sau (nếu có)) và theo các yêu cầu quản lý khác của ngân sách nhà nước.
c) Trường hợp một nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến tiếp nhận, sử dụng: nguồn ngân sách nhà nước cấp; nguồn viện trợ, vay nợ nước ngoài; nguồn phí được khấu trừ, để lại thì kế toán vừa phải hạch toán kế toán theo các tài khoản trong bảng, đồng thời hạch toán các tài khoản ngoài bảng, chi tiết theo mục lục ngân sách nhà nước và niên độ phù hợp.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp thực hiện quyết toán Ngân sách Nhà nước thông qua hệ thống Mục lục Ngân sách Nhà nước.
Theo giáo trình Quản trị Tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp, trường Đại học Duy Tân năm 2018, “hệ thống mục lục ngân sách Nhà nước là bảng phân loại các khoản thu, chi ngân sách nhà nước theo hệ thống tổ chức nhà nước, ngành kinh tế và các mục đích kinh tế do Nhà nước thực hiện, nhằm phục vụ cho công tác lập, điều hành, quản lý, kế toán và quyết toán cũng như phân tích các hoạt động tài chính thuộc khu vực Nhà nước” [10,tr 28]
Hệ thống mục lục NSNN hiện nay gồm các nội dung sau:
Mã số danh mục các Chương: đây là hệ thống ký hiệu phản ánh mã số hóa các đơn vị thuộc tất cả các cấp từ trung ương đến địa phương, ví dụ mã số chương thuộc trung ương là các đơn vị thuộc trung ương quản lý là giá trị từ 001 đến 399; mã số chương thuộc cấp tỉnh là các đơn vị thuộc cấp tỉnh quản lý là giá trị từ 400 đến 599 , mã số chương thuộc cấp huyện bao gồm các đơn vị thuộc cấp huyện quản lý là giá trị từ 600 đến 799 và mã chương thuộc cấp xã bao gồm các đơn vị thuộc cấp xã quản lý là giá trị từ 800 đến 989.
Mã số danh mục các Loại, khoản của mục lục NSNN bao gồm các ký hiệu các loại, khoản được chia thành các ngành như: nông nghiệp, lâm nghiệp, thủ lợi, giáo dục, y tế,...
Hệ thống ký hiệu của các Nhóm, Tiểu nhóm phản ánh các khoản thu, chi NSNN. Các mục, tiểu mục là cách phân loại các khoản thu, chi một cách chi tiết hơn phục vụ cho công tác lập, phân bổ dự toán ngân sách và kiểm soát các khoản thu chi NSNN.
Hệ thống mục lục NSNN được quy định theo Quyết định số: 1441/QĐ- BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 10 tháng 6 năm 2009 về việc ban hành “Hệ thống Mục lục ngân sách nhà nước áp dụng trong các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Tài chính”
* Sử dụng hệ thống tài khoản
- Sử dụng các tài khoản phục vụ mục đích lập Báo cáo Tài chính.
Khi phát sinh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, căn cứ vào chứng từ kế toán, kế toán tổ chức phản ánh vào các tài khoản theo phương pháp “ghi đơn” hoặc “ghi kép”.
Tùy theo tính chất của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán lựa chọn các tài khoản phù hợp. Đối với các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản là các tác khoản từ loại 1 đến loại 9, kế toán sử dụng phương pháp “ghi kép” nghĩa là nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản khác hoặc ngược lại.
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (như tài sản thuê ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, …), những chỉ tiêu kinh tế đã phản ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục vụ cho yêu cầu quản lý, như: Giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng, nguyên tệ các loại, dự toán chi hoạt động được giao….Việc ghi nhận các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản được thực hiện theo phương pháp “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của một tài khoản thì không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.
Trong quá trình sử dụng, đơn vị có thể quy định chi tiết đối với từng tài khoản tùy thuộc vào số lượng và tính chất các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại đơn vị và theo yêu cầu quản lý.
Việc hạch toán tài khoản kế toán tùy thuộc vào mức độ phân loại và tổng hợp báo cáo của nhân viên kế toán vận dụng hệ thống chứng từ và hạch toán ban đầu . Nhân viên kế toán có thể phản ánh trực tiếp vào tài khoản chi tiết, tài khoản tổng hợp hoặc phải tiến hành tổng hợp trước khi phản ánh vào các tài khoản kế toán theo từng đối tượng kế toán.
Sau khi phân loại, hệ thống hóa và tổng hợp thông tin thu nhận từ các chứng từ kế toán trong kỳ, nhân viên kế toán phải tổng hợp theo từng đối tượng kế toán trên từng tài khoản kế toán để cung cấp số liệu cho bộ phận tổng hợp lập báo cáo kế toán.Sử dụng tài khoản phục vụ mục đích lập báo cáo quyết toán Ngân sách
+ Hạch toán đối với mã chương:
Đối với thu ngân sách nhà nước, căn cứ khoản thu do các đơn vị thuộc cơ quan có trách nhiệm trực tiếp quản lý nộp ngân sách nhà nước sẽ được xác định mã số chương và được hạch toán vào chương tương ứng.
Đối với chi ngân sách nhà nước, căn cứ khoản chi thuộc dự toán ngân sách giao đơn vị các cấp mà kế toán hạch toán vào các mã chương tương ứng.
+ Hạch toán đối với mã ngành kinh tế (loại, khoản):
Căn cứ tính chất và lĩnh vực hoạt động của đơn vị để đơn vị xác định mã số Loại, Khoản.
Khi hạch toán thu, chi ngân sách nhà nước, chỉ hạch toán mã số Khoản, căn cứ vào khoảng cách nằm trong khoảng sẽ xác định được khoản thu, chi ngân sách thuộc về Loại nào.
Đơn vị được bổ sung tài khoản kế toán trong các trường hợp sau:
- Được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 02) kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Trường hợp bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục số 02) kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ trưởng Bộ tài chính thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện.
vụ nhiều ngành nghề (như: dịch vụ đào tạo, dịch vụ tư vấn tài chính, kế toán, kiểm toán, hoạt động xuất bản sách,…): Đối với khoản thu của đơn vị khi nộp ngân sách, trường hợp xác định được số thu từng ngành nghề, thì hạch toán vào Loại, Khoản tương ứng; trường hợp không tách được số thu theo từng ngành nghề, thì căn cứ vào ngành nghề chính ghi trong Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của đơn vị để xác định Loại, Khoản tương ứng để hạch toán.
+ Hạch toán đối với các mã Tiểu mục: Căn cứ vào nội dung các khoản thu và các khoản chi hoạt động mà kế toán hạch toán vào các tiểu mục có nội dung tương ứng, ví dụ thanh toán tiền điện sẽ được hạch toán vào tiểu mục 6501: “Thanh toán tiền điện”,... Khi hạch toán thu, chi ngân sách nhà nước chỉ hạch toán Tiểu mục; trên cơ sở đó có các thông tin về Mục, Tiểu nhóm, Nhóm; trong từng Tiểu mục, mà có các nội dung chi tiết giá trị từ 01 đến 99, thì phải hạch toán trên sổ kế toán để phục vụ công tác quản lý, lập báo cáo theo quy định. Các mục, tiểu mục được hạch toán đồng thời hạch toán các tài khoản chi hoạt động (loại 6,8) và các tài khoản nguồn kinh phí hoạt động (loại 4)