ĐIỂM HOẠT ĐỘNG TÀI CHÍNH CỦA ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
1.1.1 Khái niệm đơn vị Hành chính sự nghiệp
Nhà nước đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức, quản lý và điều hành các lĩnh vực của đời sống kinh tế xã hội Để thực hiện vai trò này, Nhà nước tổ chức bộ máy các cơ quan trực thuộc, bao gồm cơ quan lập pháp, hành pháp, tư pháp và các đơn vị sự nghiệp.
Theo quan điểm trước đây, các cơ quan hành chính và đơn vị sự nghiệp thường được gọi chung là "đơn vị hành chính sự nghiệp" Cụm từ này bao hàm các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp, cũng như các đoàn thể và hội quần chúng Do đó, định nghĩa về đơn vị hành chính sự nghiệp có sự tương đồng đáng kể.
Theo Chế độ kế toán Việt Nam, đơn vị hành chính sự nghiệp là tổ chức được Nhà nước thành lập để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hoặc quản lý một lĩnh vực cụ thể, hoạt động chủ yếu bằng nguồn kinh phí từ ngân sách Nhà nước Các đơn vị này nhận kinh phí toàn bộ hoặc một phần từ cấp trên, và hoạt động theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp, nhằm thực hiện các nhiệm vụ do Đảng và Nhà nước giao phó trong từng giai đoạn.
Theo Giáo trình kế toán công của Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, đơn vị sự nghiệp là tổ chức do Nhà nước thành lập để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hoặc quản lý Nhà nước trong một lĩnh vực cụ thể Đặc điểm chính của các đơn vị sự nghiệp là chúng được tài trợ chi phí hoạt động và thực hiện nhiệm vụ chính trị thông qua nguồn ngân sách Nhà nước hoặc quỹ công, theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp.
Theo Giáo trình kế toán tài chính Nhà nước của Học viện Tài chính, đơn vị sự nghiệp là loại hình do Nhà nước thành lập để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hoặc quản lý hoạt động cụ thể Nguồn kinh phí cho các đơn vị này chủ yếu từ ngân sách nhà nước và có thể được bổ sung từ các nguồn khác.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) phải được thành lập theo quyết định của Nhà nước và nguồn tài chính hoạt động chủ yếu từ ngân sách nhà nước Những hoạt động này mang giá trị tinh thần, phục vụ cho xã hội và không được đo lường bằng hiệu quả kinh tế, mà hướng đến hiệu quả xã hội nhằm đạt được các mục tiêu kinh tế vĩ mô.
Tuy nhiên, các quan điểm trên đây đã đồng nhất các cơ quan hành chính Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp
Đơn vị HCSN là một thuật ngữ kết hợp, phản ánh hai loại tổ chức khác nhau: cơ quan quản lý hành chính và đơn vị sự nghiệp.
Cơ quan hành chính là tổ chức cung cấp dịch vụ hành chính công cho người dân, thực hiện chức năng quản lý nhà nước Các cơ quan này bao gồm Quốc hội, Hội đồng nhân dân, Bộ, Ban, Ngành trung ương, cùng với các Sở, ban, ngành cấp tỉnh, thành phố, và các cơ quan tư pháp như Tòa án nhân dân, viện kiểm sát Hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước được tài trợ từ ngân sách nhà nước và các nguồn khác theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp, nhằm thực hiện nhiệm vụ được giao.
Các đơn vị sự nghiệp không phải là cơ quan quản lý Nhà nước mà là các tổ chức cung cấp dịch vụ công trong lĩnh vực văn hóa, giáo dục, y tế, thể thao và khoa học công nghệ Những tổ chức này đóng vai trò quan trọng trong việc phát triển nguồn nhân lực và thể lực, đồng thời đáp ứng yêu cầu đổi mới và phát triển kinh tế - xã hội của đất nước.
Việc phân định rõ ràng giữa cơ quan hành chính Nhà nước và đơn vị sự nghiệp là rất cần thiết trong bối cảnh đổi mới cơ chế quản lý tài chính Nhà nước Đối với cơ quan hành chính, cần tập trung vào việc tiết kiệm chi phí, tinh giản bộ máy và nâng cao chất lượng công vụ Đồng thời, đơn vị sự nghiệp cần được trao quyền chủ động và trách nhiệm, từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động và cải thiện thu nhập cho người lao động.
Đơn vị sự nghiệp là tổ chức được thành lập bởi cơ quan Nhà nước có thẩm quyền, hoạt động trong các lĩnh vực như giáo dục - đào tạo, dạy nghề, y tế, đảm bảo xã hội, văn hóa - thông tin, thể dục - thể thao, kinh tế và các lĩnh vực sự nghiệp khác.
1.1.2 Phân loại Để đảm bảo hiệu quả quản lý Nhà nước cần có sự phân loại các đơn vị sự nghiệp tùy theo quan điểm, cách tiếp cận hoặc do các yêu cầu của quản lý Nhà nước mà các đơn vị sự nghiệp được phân chia theo các tiêu thức khác nhau
Theo tính chất công cộng hoặc cá nhân của dịch vụ, các đơn vị sự nghiệp được phân thành hai loại: đơn vị sự nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng thuần túy và đơn vị sự nghiệp cung cấp dịch vụ công cộng có tính chất cá nhân.
Theo lĩnh vực hoạt động thì đơn vị sự nghiệp đƣợc phân chia thành:
Các đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực giáo dục đào tạo bao gồm các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân, như trường mầm non, tiểu học, trung học, trung tâm kỹ thuật tổng hợp hướng nghiệp, trung tâm giáo dục thường xuyên, trường dạy nghề, trường trung học chuyên nghiệp, cao đẳng, đại học và học viện.
Đơn vị sự nghiệp trong lĩnh vực y tế bao gồm các cơ sở khám chữa bệnh như bệnh viện, phòng khám và trung tâm y tế thuộc các bộ, ngành và địa phương Ngoài ra, còn có các cơ sở điều dưỡng, phục hồi chức năng và các trung tâm truyền thông giáo dục sức khỏe.
YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
1.2.1 Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp
Đơn vị sự nghiệp là các tổ chức cung cấp dịch vụ xã hội công cộng và duy trì hoạt động của các ngành kinh tế quốc dân Mặc dù hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau, các đơn vị sự nghiệp đều có những đặc điểm cơ bản chung.
Các đơn vị sự nghiệp hoạt động không vì mục đích lợi nhuận trực tiếp, mà sản phẩm và dịch vụ của họ có thể trở thành hàng hóa phục vụ cho mọi thành phần trong xã hội Nhà nước đóng vai trò tổ chức, duy trì và tài trợ cho các hoạt động này nhằm cung cấp dịch vụ cho người dân, thể hiện sự can thiệp của Nhà nước vào thị trường Qua đó, Nhà nước hỗ trợ các ngành kinh tế hoạt động hiệu quả, nâng cao dân trí, bồi dưỡng nhân tài và đảm bảo nguồn nhân lực, góp phần thúc đẩy sự phát triển kinh tế.
Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp cung cấp những sản phẩm mang lại lợi ích chung, lâu dài và bền vững cho xã hội Những sản phẩm và dịch vụ này có giá trị về tri thức, sức khỏe, văn hóa và xã hội, phục vụ cho nhiều người và đối tượng khác nhau Đây là những “hàng hóa công cộng” góp phần trực tiếp hoặc gián tiếp vào quá trình tái sản xuất xã hội Việc sử dụng hàng hóa công cộng từ các đơn vị sự nghiệp giúp quá trình sản xuất của cải vật chất trở nên thuận lợi và hiệu quả hơn Do đó, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có sự gắn bó chặt chẽ và tác động tích cực đến quá trình tái sản xuất xã hội.
Hoạt động của các đơn vị sự nghiệp gắn liền với các chương trình phát triển kinh tế xã hội của Nhà nước Chính phủ tổ chức các chương trình quốc gia như chăm sóc sức khỏe cộng đồng, xóa mù chữ, và kế hoạch hóa gia đình để đạt được những mục tiêu kinh tế xã hội Những chương trình này chỉ có thể được thực hiện hiệu quả thông qua vai trò của Nhà nước và các đơn vị sự nghiệp.
Các đơn vị sự nghiệp đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện các công việc có ích cho cộng đồng xã hội Mặc dù không trực tiếp tạo ra của cải vật chất, nhưng hoạt động của các đơn vị này ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất lao động và toàn bộ hoạt động xã hội.
1.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị HCSN
Tổ chức công tác kế toán cần hướng tới mục tiêu hiệu quả, giống như mọi hoạt động khác Hạch toán kế toán sản xuất ra thông tin hữu ích về vốn và kinh phí, do đó, hiệu quả của công tác kế toán phải được xem xét một cách toàn diện Để tổ chức công tác kế toán một cách khoa học, cần dựa trên các nguyên tắc cụ thể.
Để đảm bảo tính thống nhất giữa kế toán và yêu cầu quản lý của nhà nước cũng như đơn vị, công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp cần phải được tổ chức một cách đồng bộ Kế toán không chỉ là một phần của hệ thống quản lý mà còn có chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động tài chính, do đó, việc tổ chức kế toán phải phù hợp với nguyên tắc quản lý chung.
Nguyên tắc thống nhất trong kế toán yêu cầu sự liên kết chặt chẽ giữa đơn vị hạch toán và đơn vị quản lý, đặc biệt là ở cấp cơ sở, nhằm đảm bảo sự đồng nhất trong không gian quản lý và tổ chức hạch toán Mô hình tổ chức kế toán cần phải phù hợp với mô hình tổ chức hoạt động và quản lý, đảm bảo rằng hoạt động quản lý luôn gắn liền với kế toán và không tách rời khỏi hoạt động kinh tế Mọi quyết định tài chính trong đơn vị sự nghiệp phải dựa trên thông tin kế toán, với các chỉ tiêu hạch toán tương thích với chỉ tiêu quản lý Trong các đơn vị này, các bộ phận quản lý như kế hoạch và vật tư cần có mối quan hệ chặt chẽ, tạo thành một hệ thống quản lý đồng bộ Tổ chức công tác kế toán cần duy trì mối quan hệ giữa các bộ phận để cung cấp thông tin nội bộ kịp thời, thống nhất quản lý, đối chiếu số liệu và đánh giá tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch.
Để đảm bảo sự thống nhất trong nội dung và phương pháp kế toán, các đơn vị sự nghiệp cần tuân thủ các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước Hạch toán kế toán không chỉ là công cụ quan trọng để Nhà nước giám sát tình hình tài chính mà còn cung cấp thông tin tin cậy cho các đối tượng sử dụng Do đó, việc nghiên cứu đầy đủ các nguyên tắc và chuẩn mực kế toán hiện hành là cần thiết để triển khai công tác kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý Đối với các đơn vị sự nghiệp, nắm vững quy định và chế độ kế toán của Nhà nước là cơ sở để đảm bảo tính chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán.
Để đảm bảo sự phù hợp với đặc thù của từng đơn vị, hệ thống phương pháp và hình thức bộ máy kế toán cần được điều chỉnh theo đối tượng hạch toán kế toán Trong tổ chức công tác kế toán, các mối liên hệ cần được xem xét đa chiều, đặc biệt là việc tổ chức khép kín quy trình kế toán trong từng phần hành Các phương pháp và mối quan hệ giữa chúng phải được cụ thể hóa cho phù hợp với từng phần hành cụ thể, đồng thời lựa chọn hình thức kế toán và bộ máy kế toán dựa trên tính phức tạp của đối tượng Khi trình độ cán bộ kế toán được nâng cao, mức độ khoa học của phương pháp và hình thức kế toán cũng có thể được cải thiện.
Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả trong hệ thống kế toán yêu cầu cân đối giữa chi phí và lợi ích, đảm bảo rằng mức độ lợi ích thông tin cho các đối tượng phải cao hơn chi phí tổ chức bộ máy kế toán ở mức tối thiểu Điều này có nghĩa là hệ thống kế toán cần được tổ chức sao cho chi phí vật chất và lao động sống được giảm thiểu, từ đó nâng cao tính kịp thời trong việc cung cấp thông tin cho người sử dụng Hiệu quả của công tác kế toán không chỉ thể hiện ở chất lượng và tính đầy đủ của thông tin mà còn ở khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho quyết định của các cấp quản lý Do đó, việc thực hiện nguyên tắc này đòi hỏi phải có sự kiểm soát và đối chiếu cao giữa các phần hành lao động, quy trình nghiệp vụ và hoạt động quản lý trong bộ máy kế toán.
NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐƠN VỊ
1.3.1 Tổ chức lập dự toán
Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích và đánh giá khả năng cũng như nhu cầu tài chính để xây dựng chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách khoa học và thực tiễn Hai phương pháp lập dự toán phổ biến là phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ và phương pháp lập dự toán cấp không, mỗi phương pháp có đặc điểm, ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng riêng.
Phương pháp lập dự toán dựa trên quá khứ xác định các chỉ tiêu dự toán từ kết quả hoạt động thực tế của năm trước, điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và lạm phát, mang lại sự rõ ràng và dễ sử dụng cho nhà quản lý Ngược lại, phương pháp lập dự toán cấp không dựa vào dữ liệu quá khứ mà dựa vào nhiệm vụ và mục tiêu trong năm kế hoạch, mặc dù phức tạp hơn nhưng giúp đánh giá hiệu quả chi phí và cân đối giữa khối lượng công việc và chi phí thực hiện Phương pháp dự toán dựa trên quá khứ phù hợp cho các hoạt động ổn định, trong khi phương pháp cấp không thích hợp cho các hoạt động không thường xuyên và yêu cầu kỹ năng cao trong phân tích và đánh giá.
1.3.2 Tổ chức xử lý thông tin kế toán a Tổ chức chứng từ kế toán
Hệ thống chứng từ trong kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin và kiểm tra trạng thái của các đối tượng hạch toán Việc tổ chức công tác hạch toán ban đầu không chỉ thực hiện chức năng thông tin mà còn giúp các chủ thể quản lý tại đơn vị thực hiện kiểm tra hiệu quả Tổ chức chứng từ bao gồm thiết kế bản chứng từ và xây dựng các giai đoạn luân chuyển, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình hạch toán.
Tổ chức chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong toàn bộ quy trình kế toán, cung cấp thông tin đầu vào cần thiết Nội dung của tổ chức chứng từ kế toán bao gồm việc ban hành, ghi chép, kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ các loại chứng từ, đảm bảo tính chính xác của thông tin phục vụ cho ghi sổ và tổng hợp kế toán Mục đích của tổ chức chứng từ kế toán là thiết kế hệ thống thông tin ban đầu, giúp quản lý và thực hiện các giai đoạn tiếp theo trong quá trình hạch toán.
Tổ chức hợp lý và khoa học hệ thống chứng từ kế toán mang lại nhiều lợi ích về pháp lý, quản lý và kế toán Về pháp lý, chứng từ là cơ sở để kiểm tra, thanh tra và kiểm toán hoạt động kinh tế, đồng thời là căn cứ giải quyết tranh chấp Việc tổ chức chứng từ tốt giúp nâng cao tính pháp lý của công tác kế toán ngay từ đầu Về quản lý, chứng từ ghi chép thông tin kịp thời, cung cấp kênh thông tin quan trọng cho lãnh đạo trong việc đưa ra quyết định kinh doanh Cuối cùng, từ góc độ kế toán, chứng từ là căn cứ để ghi sổ, tạo điều kiện cho việc mã hóa thông tin và áp dụng công nghệ thông tin hiện đại trong kế toán.
Để tổ chức hiệu quả hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự nghiệp, cần căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành nhằm tăng cường tính pháp lý, đồng thời xem xét quy mô, loại hình hoạt động và trình độ quản lý của đơn vị Việc xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp là rất quan trọng Các bước cụ thể trong tổ chức chứng từ kế toán sẽ được trình bày chi tiết trong hình 1.1.
Hình 1.1 Quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán
Tổchức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán
Xác định danh mục chứng từ kế toán
Tổ chức lập chứng từ kế toán
Tổ chức sử dụng chứng từ kế toán
Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán
Để xây dựng hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, các đơn vị cần xác định danh mục chứng từ kế toán đáp ứng yêu cầu pháp lý và tính hợp lý Danh mục này phải được thiết kế dựa trên các quy định và chế độ kế toán hiện hành, đồng thời phải phục vụ nhu cầu thông tin cho quản trị nội bộ Các đơn vị cũng cần tự thiết kế mẫu biểu và phương pháp ghi chép nhằm đảm bảo tính thống nhất trong kỳ hạch toán Đặc biệt, đối với các đơn vị áp dụng cơ chế tài chính tự chủ, việc xác định danh mục chứng từ kế toán là vô cùng cần thiết để quản lý thu chi và tài chính hiệu quả.
Tổ chức lập chứng từ kế toán là quá trình sử dụng các chứng từ đã được lựa chọn trong danh mục của đơn vị để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính Các chứng từ này có thể được sử dụng theo quy định mà không sửa đổi nếu thuộc loại bắt buộc, hoặc có thể bổ sung thêm chỉ tiêu và thay đổi hình thức nếu thuộc loại hướng dẫn Tùy thuộc vào điều kiện của từng đơn vị, chứng từ có thể được lập thủ công hoặc bằng máy Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển, các đơn vị có thể thiết kế mẫu chứng từ sẵn có để ghi nhận kịp thời và thuận tiện các nghiệp vụ phát sinh.
Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán là quy trình xác nhận tính chính xác và hợp lệ của thông tin trên chứng từ Cần chú ý đến các yếu tố bắt buộc như tính hợp pháp, tính chính xác và hợp lý của số liệu, cũng như chữ ký của các bên liên quan Nếu phát hiện sai sót trong quá trình kiểm tra, kế toán phải yêu cầu cá nhân hoặc tổ chức lập chứng từ bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối thanh toán.
Tổ chức sử dụng chứng từ để ghi sổ kế toán, sau khi được kiểm tra và phân loại theo địa điểm phát sinh và tính chất các khoản thu chi Hình thức ghi sổ kế toán sẽ phụ thuộc vào từng đơn vị cụ thể.
Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán là quy trình quan trọng trong kế toán Sau khi ghi sổ, chứng từ cần được bảo quản cẩn thận tại phòng kế toán để phục vụ cho việc kiểm tra và đối chiếu số liệu Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ sẽ được phân loại và lưu trữ theo thứ tự thời gian phát sinh Thời gian lưu trữ có thể khác nhau tùy thuộc vào từng loại tài liệu Sau khi hết thời gian lưu trữ, chứng từ sẽ được tiêu hủy theo quy định hiện hành.
Hiện nay, chứng từ kế toán cho các đơn vị sự nghiệp phải tuân thủ quy định của Luật kế toán và Nghị định số 128/2004/NĐ-CP, cùng với Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC của Bộ Tài chính Chế độ kế toán hiện hành đã quy định rõ ràng về hệ thống biểu mẫu chứng từ, bao gồm nội dung, phương pháp lập, kiểm tra và trình tự luân chuyển chứng từ.
Tổ chức chứng từ kế toán là yếu tố quan trọng giúp các đơn vị sự nghiệp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quản lý Dựa trên yêu cầu chung và đặc điểm hoạt động cụ thể, mỗi đơn vị cần thiết lập hệ thống chứng từ kế toán phù hợp Bên cạnh đó, việc tổ chức tài khoản kế toán cũng đóng vai trò then chốt trong quá trình này.
Phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế là cần thiết để phục vụ yêu cầu quản lý của các chủ thể Tài khoản kế toán được sử dụng để theo dõi và phản ánh tình hình biến động của từng đối tượng hạch toán Do tính đa dạng và sự vận động liên tục của các đối tượng kế toán, việc sử dụng nhiều tài khoản khác nhau để ghi chép thông tin là rất quan trọng.
Theo Luật Kế toán Việt Nam, các đơn vị phải dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định để chọn hệ thống tài khoản phù hợp Nguyên tắc này nhấn mạnh rằng các đơn vị kế toán cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Nhà nước và đồng thời đảm bảo tính phù hợp với hoạt động của đơn vị khi thiết lập hệ thống tài khoản.
