Tăng cường hoạt động tiêu thụ tại công ty xăng dầu Hà Giang

LỜI NÓI ĐẦU Tiêu thụ sản phẩm là một trong sáu chức năng hoạt động cơ bản của doanh nghiệp: tiêu thụ, sản xuất, hậu cần kinh doanh, tài chính, kế toán và quản trị doanh nghiệp. Mặc dù sản xu

Lời nói đầu

Tiêu thụ sản phẩm là một trong sáu chức năng hoạt động cơ bản của doanhnghiệp: tiêu thụ, sản xuất, hậu cần kinh doanh, tài chính, kế toán và quản trịdoanh nghiệp Mặc dù sản xuất là chức năng trực tiếp tạo ra sản phẩm song tiêuthụ lại đóng vai trò là điều kiện tiền đề không thể thiếu để sản xuất có hiệu quả.

Quản trị kinh doanh truyền thống quan niệm tiêu thụ là hoạt động đi sausản xuất, chỉ đợc thực hiện khi đã sản xuất đợc sản phẩm Trong cơ chế thị trờng,mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuỳ thuộc vào khả năng tiêu thụ, nhịp độtiêu thụ qui định nhịp độ sản xuất, thị hiếu của ngời tiêu dùng về sản phẩm quiđịnh chất lợng của sản xuất Ngời sản xuất chỉ có thể phải bán cái mà thị trờngcần chứ không thể bán cái mà mình có Vì vậy, quản trị kinh doanh hiện đại quanniệm một số nội dung hoạt động tiêu thụ đứng ở vị trí trớc hoạt động sản xuất vàtác động mạnh mẽ có tính chất quyết định đến hoạt động sản xuất.

Công ty Xăng dầu Hà Giang là một doanh nghiệp nhà nớc với hình thứchoạt động chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu Trải qua 37năm hoạt động ở cả hai cơ chế: (cơ chế kế hoạch hoá, tập trung, bao cấp và cơchế thị trờng) Công ty Xăng dầu Hà Giang đã từng bớc vơn lên để khẳng địnhmình, gây đợc chữ tín đối với khách hàng trong và ngoài tỉnh nhờ chất lợng phụcvụ và chất lợng nhiên liệu đạt tiêu chuẩn, Công ty đã không ngừng lớn mạnhcùng với sự phát triển nhiều mặt của đất nớc Tuy nhiên một bộ phận trong cánbộ quản lý và ngời trực tiếp sản xuất chậm thay đổi đợc t duy còn mang nặngcung cách làm việc thời kỳ bao cấp: thụ động, máy móc, không khoa học do đóđã ảnh hởng đến hoạt động tiêu thụ xăng dầu chung toàn Công ty.

Qua thời gian thực tập tại Công ty Xăng dầu Hà Giang kết hợp với kiếnthức đã lĩnh hội đợc ở trờng, ở các Thầy Cô, là một sinh viên khoa Quản trị kinhdoanh với hy vọng đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào sự pháttriển chung và hoàn thiện các hoạt động tiêu thụ nói riêng của Công ty Xăng dầu

Hà Giang, em mạnh dạn nghiên cứu và viết đề tài: "Một số giải pháp chủ yếutăng cờng hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang" làm khoá luận

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các đồng chí lãnh đạo và cán bộcác phòng ban của Công ty Xăng dầu - Hà Giang, các Thầy Cô trờng Đại họcKinh tế Quốc dân đặc biệt là Thầy giáo, Tiến sỹ Nguyễn Ngọc Huyền đã nhiệttình hớng dẫn, truyền thụ kiến thức và giúp đỡ phơng pháp để em sớm hoàn thiệnkhoá luận tốt nghiệp này.

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là các mặt hàng: Xăng, dầu,sản phẩm hoá dầu, thiết bị phụ tùng ô tô, than chất đốt, kim khí

Khi mới thành lập Chi cục Vật t Hà Giang (nay là Công ty Xăng dầu HàGiang) có qui mô nhỏ bé, máy móc thiết bị lạc hậu Tổng vốn kinh doanh có792.000 đồng, lao động có 65 ngời, Uỷ ban nhân dân tỉnh ra quyết định bổnhiệm ông Đinh Phúc Thảnh giữ chức vụ Giám đốc Công ty.

Điện thoại: 019866435 - 019767120 - 019867122 - 019867654.Số FAX: 019867047.

Tài khoản: 431101000029 tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Giang.Mã số thuế: 5100100046 - 1.

2 Quá trình phát triển của Công ty

Trải qua 37 năm hoạt động kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của Công tycũng có những thay đổi song không lớn, nhng về pháp lý cũng nh về qui mô vàhiệu quả hoạt động kinh doanh Công ty có những thay đổi rất cơ bản:

Năm 1970 đổi tên thành Công ty Vật t Hà Giang trực thuộc Bộ Vật t (naylà Bộ Thơng mại) Chức năng, nhiệm vụ không có gì thay đổi, qui mô vốn và laođộng đã đợc tăng lên, vốn kinh doanh 1.216.000 đồng với 71 lao động

Năm 1976 theo quyết định của Chính phủ, tỉnh Hà Giang và tỉnh TuyênQuang sáp nhập thành tỉnh Hà Tuyên Do đó Công ty Vật t Hà Giang và Công tyVật t Tuyên Quang đợc hợp nhất thành Công ty Vật t tổng hợp Hà Tuyên trựcthuộc Bộ Vật t (nay là Bộ Thơng mại) Thời điểm này trụ sở chính đặt tại phờngMinh Xuân - Thị xã Tuyên Quang - Hà Tuyên Qui mô vốn và lao động tăng nênđáng kể, vốn kinh doanh nâng từ 792.000 đồng lên 9.823.000 đ tăng 1.240%, laođộng tăng từ 65 ngời lên 97 ngời tăng 49% so với năm 1967.

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu chỉ có xăng, dầu, sắt, thép, than chất đốt.Doanh thu, lợi nhuận thấp, thu nhập của ngời lao động không bù đắp hao phí sứclao động.

Năm 1991 theo quyết định của Chính phủ, tỉnh Hà Tuyên lại đợc chia táchthành 2 tỉnh: Tuyên Quang và Hà Giang Do đó Công ty Vật t tổng hợp Hà Tuyênđã thành lập một chi nhánh kinh doanh Vật t tổng hợp đặt tại Thị xã Hà Giangtheo Quyết định số 139/QĐ - CTVTTH ngày 10/11/1991 Sau chia tách vốn củaCông ty có 2.192.120.000 đồng, lao động giảm đáng kể, đến ngày 01/01/1991Công ty có 35 cán bộ và công nhân.

Tháng 10/1994 Chi nhánh kinh doanh Vật t tổng hợp Hà Giang có quyếtđịnh chuyển thành Công ty Vật t tổng hợp Hà Giang Đồng thời Bộ Thơng mại đãbàn giao chức năng quản lý sang Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang.

Tháng 01/1995 Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang ra Quyết định số 04/QĐ UB ngày 03/01/1995 V/v thành lập doanh nghiệp nhà nớc lấy tên là Công ty Vậtt tổng hợp Hà Giang Qui mô vốn và lao động tăng đáng kể, vốn kinh doanh có3.568.720.000 đồng, lao động có 53 ngời Cùng với sự thay đổi về qui mô, chứcnăng, nhiệm vụ của Công ty cũng có những thay đổi cho phù hợp với cơ chế vàtình hình mới, Mặt hàng kinh doanh thu hẹp chỉ còn Xăng dầu, sản phẩm hoá

-dầu, gas và các phụ kiện bếp gas, kinh doanh không phụ thuộc vào chỉ tiêu pháplệnh, từng bớc chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trờng.

Ngày 17/ 8/1995 Bộ Thơng mại ra Quyết định số 690/TM - TCCB chuyểnCông ty Vật t tổng hợp Hà Giang về trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu ViệtNam.

Ngày 01/9/2000 Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã ra quyết định số987/XD - QĐ đổi tên Công ty Vật t tổng hợp Hà Giang thành Công ty Xăng dầuHà Giang Mặt hàng kinh doanh không có thay đổi song Công ty đã chuyển hẳnsang kinh doanh theo cơ chế thị trờng, tự chủ trong hoạt động kinh doanh Địađiểm trụ sở tại Tổ 1 Phờng Nguyễn Trãi - Thị xã Hà Giang - Tỉnh Hà Giang.

Hiện nay tính đến 31/12/2003: Tổng số lao động có 79 ngời tăng 21%, sovới năm 1967, tổng giá trị tài sản của công ty có 16.404.373.405 đồng

Trong đó : Tài sản lu động 7.939.966.419đ Tài sản cố định 8.464.406.986

Mặc dù thành lập từ khá sớm song có thể nói từ năm 1967 đến năm 1986do công ty Vật t tổng hợp hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá, tập trung, baocấp, mặt khác điều kiện kinh tế Hà Giang chậm phát triển, cơ sở vật chất kỹ thuậtcòn nghèo nàn, một thời gian dài lại trải qua cuộc chiến tranh biên giới nên thị tr-ờng rất nhỏ hẹp, nhu cầu và sức mua thấp, phơng tiện bán hàng bằng thủ công(đong trực tiếp bằng ca, gáo ) do đó trong thời gian này Công ty chỉ hoạt độngtheo chỉ tiêu pháp lệnh kém hiệu quả, doanh thu thấp.

Từ năm 1987 đến năm 1996 Công ty tiếp cận và nghiên cứu vận dụng cơchế quản lý mới của Đảng, cơ chế thị trờng theo định hớng xã hội chủ nghĩa cósự quản lý của nhà nớc Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, Hà Giang tập trungphát triển cơ sở hạ tầng, nhiều doanh nghiệp đợc thành lập và hoạt động do đó thịtrờng đợc từng bớc mở rộng, nhu cầu và sức mua tăng mạnh Để đáp ứng yêu cầuđó Công ty xăng dầu ngày càng đợc đầu t vốn, lao động và cải tiến phơng thứckinh doanh Tuy nhiên trong thời kỳ này thiết bị kỹ thuật cha đợc trang bị, mạnglới kinh doanh cha mở rộng, toàn Công ty có 04 cây xăng dầu, các chính sáchbán hàng cha đợc trú trọng Doanh thu, lợi nhuận, nghĩa vụ nộp ngân sách và thunhập của ngời lao động có tăng nhng không đáng kể

Từ năm 1997 đến nay trớc sức ép của khoa học kỹ thuật và các đối thủcạnh tranh, đòi hỏi khách quan của thị trờng, Công ty Xăng dầu Hà Giang đã có

những thay đổi rất căn bản; Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật nh nhà làm việc,kho tàng, các cửa hàng xăng dầu, mua sắm và trang bị máy móc thiết bị hiện đại,tuyển dụng và đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và nhân viên toàn công tydo đó kinh doanh ngày càng có hiệu quả Vốn, doanh thu, lợi nhuận, nghĩa vụngân sách, thu nhập của cán bộ, công nhân viên ngày càng gia tăng, đáp ứng kịpnhu cầu ở địa phơng.

Với khả năng kinh doanh tốt, nguồn lực lao động dồi dào, thiết bị côngnghệ hiện đại Công ty xăng dầu Hà Giang đã đạt nhiều thành tích lớn đợc Nhà n-ớc và ngành tặng thởng nhiều huân, huy chơng và cờ luôn lu Công ty hiện nayđang đứng vững và tiếp tục vơn lên trong cơ chế thị trờng.

3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Công ty Xăng dầu Hà Giang là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xăng dầuViệt Nam đợc hạch toán độc lập, hàng năm Tổng Công ty áp dụng chính sách giácứng đối với các Công ty Xăng dầu trực thuộc Tổng Công ty từ Huế trở ra, cònđối với các tỉnh phía nam trực thuộc Tổng Công ty đợc áp dụng chính sách giágiao và nguồn hàng do Tổng Công ty đảm nhận Căn cứ điều kiện thực tế ở địaphơng Tổng công ty ra quyết định và ban hành qui định chức năng nhiệm vụ củaCông ty Xăng dầu Hà Giang:

- Tổ chức kinh doanh các sản phẩm dầu mỏ, gas hoá lỏng, bếp gas và phụkiện bếp gas, kim khí, phụ tùng, xăm lốp bình điện, khai thác bảo hiểm ô tô xemáy Đây là một tỉnh có địa bàn rộng, đi lại khó khăn nhng mặt hàng của đơn vịđang kinh doanh là những mặt hàng chiến lợc và mũi nhọn để phục vụ đáp ứngnhu cầu sản xuất, tiêu dùng và phát triển nền kinh tế địa phơng.

- Căn cứ vào nhu cầu thị trờng và sự chỉ đạo của Tổng công ty Xăng dầuViệt Nam, kế hoạch hoạt động của Công ty để xây dựng kế hoạch và tổ chức kýcác hợp đồng mua bán hàng hoá nhằm thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh đề ra.

- Thực hiện kế hoạch Tổng Công ty giao nhằm quản lý, khai thác và sửdụng hợp lý lao động, tài sản, vật t, tiền vốn, đảm bảo hiệu quả cao trong kinhdoanh Chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, thực hiện đầy đủnghĩa vụ ngân sách cho Nhà nớc, bảo toàn và phát triển vốn.

- Nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ, chính sách và pháp luật của Nhà ớc, thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế ký kết với bạn hàng.

n Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật để tăng năng lực và mạng lới kinhdoanh, nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mớinhằm nâng cao chất lợng và hiệu quả bảo vệ môi trờng.

- Đợc quyền tuyển dụng lao động, đào tạo, bồi dỡng từng bớc nâng caotrình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên đáp ứng đợc nhiệm vụ kinh doanh củaCông ty Thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ về tiền lơng, phân phối sử dụnglợi nhuận, tham gia bảo hiểm xã hội và an toàn lao động đối với công nhân viênchức Tận dụng máy móc thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật và lực lợng lao độngsản xuất phụ và dịch vụ tạo thêm công ăn việc làm đảm bảo đời sống cho cán bộcông nhân viên.

- Quản trị và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo quy chế hiện hành của Nhànớc và Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

II Cơ cấu tổ chức1 Cơ cấu sản xuất

- Hiện nay Công ty có 11 cửa hàng, các cửa hàng có trách nhiệm hoànthành các nhiệm vụ tổ chức các hoạt động nhập, quản lý, tiêu thụ xăng dầu, vật tvà các sản phẩm hoá dầu; tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin hai chiều giữakhách hàng và Công ty về nhu cầu, tâm lý tiêu dùng, khai thác khách hàng, tácphong văn minh phục vụ; trực tiếp thực hiện chính sách bán hàng nh niêm yếtgiá, hoạt động quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá, trả chậm.

- Đội xe có trách nhiệm vận chuyển xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, vật t từkho đến các cửa hàng, các cơ sở đại lý và cơ sở bán buôn theo kế hoạch của côngty hoặc theo nhu cầu đột xuất của các cửa hàng.

Sơ đồ 01: Mô hình Vận động hàng hoá Công ty xăng dầu Hà Giang(Qui trình lu thông)

Đội xe vận chuyển

Đội xe vận chuyển

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, Công ty Xăng dầu Hà Giang đợc tổchức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tôn trọng pháp luật, thực hiện chế độ thủtrởng quản lý, điều hành kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của cánbộ công nhân viên trong Công ty Bộ máy tổ chức quản trị của Công ty đợc tổchức gọn nhẹ, tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty là: Giámđốc điều hành chung mọi hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trớc Nhà nớcvà Tổng công ty, các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc đồng thời đợc phâncông phụ trách một số công việc chuyên môn nhất định

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban giám đốc2.1.1 Giám đốc Công ty

- Giám đốc Công ty đợc Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng công

ty xăng dầu Việt Nam uỷ nhiệm tổ chức chỉ đạo, điều hành về mọi hoạt động củaCông ty theo chế độ thủ trởng, là ngời lãnh đạo cao nhất đại diện cho mọi nghĩavụ và quyền lợi của tập thể CBCNV Công ty Chịu trách nhiệm trực tiếp trớc Nhànớc và Tổng Công ty về mọi mặt hoạt động của Công ty Xăng dầu Hà Giang.

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán, bảo toàn và pháttriển nguồn vốn, quyết định các phơng thức phân phối tiền lơng tiền thởng, cáckhoản chi phí của Công ty.

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, quyết định những vấn đềthuộc về nhân sự nh: Tuyển dụng, đào tạo, điều động, khen thởng, thanh tra kỷluật.

- Quyết định phơng thức, quy mô, cơ chế kinh doanh, phơng án định giá(Giá bán hàng hoá, giá cớc vận chuyển, hoa hồng cho đại lý Quyết định mụctiêu qui mô, hình thức đầu t công nghệ, xây dựng cơ bản, phát triển kỹ thuật

- Phụ trách công tác hành chính, thanh tra, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy,ngoại giao, từ thiện.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng ban2.2.1 Phòng Tổ chức hành chính

Biên chế có 6 nhân viên gồm 01 trởng phòng và 05 cán bộ, Chức năng,nhiệm vụ đợc qui định tại quyết định số 174/XDHG- QĐ và bản qui định tạmthời về việc phân công chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Côngty:

- Tổ chức nghiên cứu quán triệt và hớng dẫn thực hiện các văn bản quiđịnh của Nhà nớc và Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, nhằm đảm bảo mọi chếdộ chính sách cho ngời lao động.

- Nghiên cứu xây dựng và lựa chọn mô hình tổ chức lao động, chủ độnglập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo bồi dỡng lao động, quản lý và bố trí phân cônglao động hợp lý, sử dụng cán bộ đúng năng lực chuyên môn sao cho phù hợp vớinhiệm vụ kinh doanh.

- Xây dựng kế hoạch định mức khoán tiền lơng, tiền thởng, lựa chọn phơngthức trả lơng, xét nâng lơng, nâng bậc, thực hiện phân phối thu nhập cho ngời laođộng và công tác chính sách xã hội nh BHXH, BHYT, bảo hộ lao động, vệ sinhmôi trờng

- Tổ chức thực hiện công tác huấn luyện quân sự, thanh tra bảo vệ, thi đuakhen thởng và kỷ luật, giải quyết các đơn th khiếu nại,

- Tổ chức công tác hành chính quản trị, hậu cần, mua sắm trang thiết bịvăn phòng, tổ chức bố trí nơi làm việc, điện nớc sinh hoạt, văn th đánh máy, điềuhành phơng tiện đa đón cán bộ đi công tác.

- Tổng hợp nhu cầu sử dụng vật t hàng hoá, chủ động ký hoặc trình Giámđốc ký các hợp đồng tiêu thụ, vận chuyển, đảm bảo nguồn hàng cho việc kinhdoanh từ các kho đầu mối, kho trung tâm đến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ trênđịa bàn của tỉnh Phân công phân cấp giao quyền chủ động cho các cửa hàng

hoặc trực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh ở các cửa hàng, quầy hàng và khotrung tâm.

- Theo dõi khối lợng hàng hoá nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho.Phối hợp với các phòng chức năng thờng xuyên kiểm tra chất lợng, số lợng, giábán hàng hoá của các cửa hàng thuộc Công ty và các cửa hàng đại lý.

- Kiểm tra hớng dẫn việc lập hoá đơn, biên bản xác nhận khối lợng hànghoá, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ, đối chiếu, quyếttoán hao hụt xăng dầu theo định mức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theoqui định của Nhà nớc và Tổng công ty.

2.2.3 Phòng kế toán tài chính

Biên chế có 05 nhân viên gồm 01 trởng phòng, 01 phó trởng phòng và 03cán bộ Chức năng, nhiệm vụ thể hiện:

- Thực hiện công tác hạch toán kế toán, theo dõi phản ánh tình hình hoạtcác nguồn vốn, tài sản, hàng hoá do Công ty quản lý và điều hành các mặt côngtác nghiệp vụ kế toán tài chính.

- Huy động, điều hành, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn trong kinhdoanh và xây dựng cơ bản Quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinhdoanh,…

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn,xây dựng các định mức chi phí phù hợp với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh.

- Lập và phân tích các báo cáo tài chính, lu trữ hoá đơn, chứng từ theođúng chế độ qui định của Nhà nớc và của ngành ban hành Cung cấp thông tincần thiết về tài chính nhằm tham mu cho lãnh đạo Công ty kịp thời chỉ đạo vàđiều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.

2.2.4 Phòng Quản lý kỹ thuật

Biên chế có 04 nhân viên gồm 01 trởng phòng và 03 cán bộ Chức năng,nhiệm vụ thể hiện:

- Nghiên cứu các văn bản của Nhà nớc và Tổng công ty để ban hành cáctiêu chuẩn, qui trình, qui phạm thuộc lĩnh vực đầu t xây dựng cơ bản, quản lýchất lợng, hao hụt xăng dầu, định mức kinh tế kỹ thuật, bảo vệ môi trờng,…để ápdụng chung toàn Công ty.

- Quản lý chất lợng hàng hoá, đảm bảo hàng hoá đúng phẩm chất, chất ợng Thờng xuyên kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hoá ở tất cả các khâu vận chuyển,nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của các cửa hàng thuộc Công ty và cửa hàng đại lý.

l Lập kế hoạch đầu t, mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ đo lờng, thờngxuyên duy tu sửa chữa đảm bảo duy trì chính xác đơn vị đo của hệ thống cân đonhằm giảm tỷ lệ hao hụt,

- Tích cực áp dụng khoa học công nghệ mới nhằm tăng năng xuất laođộng Quản lý hoạt động đầu t xây dựng cơ bản từ khâu lập dự toán, theo dõi thicông, nghiệm thu quyết toán công trình đa vào sử dụng.

3 Một số kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu (2000- 2003)

Phân tích số liệu qua 04 năm gần đây cho thấy hoạt động kinh doanh củaCông ty trong những năm qua cơ bản ổn định và tăng trởng, mức tăng trởng củaCông ty đạt 6 đến 9%, doanh số bán ra năm sau cao hơn năm trớc Tuy nhiêntổng chi phí qua các năm cũng tăng theo điều đó phù hợp với qui luật kinh tế.Thu nhập bình quân /ngời/ tháng và nghĩa vụ nộp ngân sách hàng năm không ổnđịnh nguyên nhân do thực hiện cơ chế hạch toán, phân phối toàn ngành và theokhu vực.

Đánh giá chung từ ngày Công ty xăng dầu Hà Giang đợc tái thành lậptháng 10/1994 đến nay, qua thực tế hoạt động kinh doanh, Công ty đã phải tự vơnlên đứng vững và phát triển trớc những biến động lớn của thị trờng thời kỳ đổimới Với thị trờng tiêu thụ xăng dầu là một tỉnh miền núi có 11 huyện thị, cơ sởhạ tầng còn nhiều thiếu thốn, giao thông đi lại khó khăn nhng với sự đoàn kết,nhiệt tình của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty vì vậy trong nhữngnăm qua Công ty luôn giữ đợc vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh, đảmbảo kinh doanh có lãi, đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu về xăng dầu, dầu nhờncác loại, khí gas và vật t hàng hoá khác phục vụ cho sản xuất, tiêu dùng xã hội,an ninh quốc phòng trên địa bàn tỉnh Hà Giang.

Mạng lới bán lẻ của Công ty ngày càng mở rộng, hiện nay Công ty có 11cửa hàng và 5 đại lý, thị trờng đã vơn tới 6/11 huyện thị của tỉnh, sản lợng hànghoá xăng dầu bán ra bình quân đạt 1.200m3/ tháng, nguồn hàng Công ty ổn định,giá cả hợp lý, các trang thiết bị bán hàng tơng đối hiện đại nh cột bơm điện tử,máy phát điện, đã đảm bảo độ tin cậy về số lợng, chất lợng bán hàng cũng nhthời gian phục vụ bán hàng, do đó đã thu hút ngời tiêu dùng trong việc mua hàngtại các cửa hàng của Công ty.

III Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hởng đến hoạt động tiêuthụ ở Công ty xăng dầu - Hà Giang

1 Môi trờng kinh doanh xăng, dầu trên thế giới và khu vực

Việt Nam tuy có trữ lợng dầu mỏ tơng đối lớn song chủ yếu khai thác xuấtthô, công nghệ chế biến còn lạc hậu, nhu cầu sử dụng xăng dầu nhất là xăng dầucông nghệ cao phải nhập của nớc ngoài Thị trờng thế giới luôn mất ổn định docác cuộc chiến tranh vũ trang sắc tộc, tôn giáo nh cuộc chiến tranh IRAQ năm2003 và khủng hoảng kinh tế kéo dài do đó giá nhập khẩu xăng dầu biến độnglớn Mặt khác nguồn dầu mỏ trên thế giới ngày càng cạn kiệt, tài nguyên khôngtái sinh, hàng hoá thay thế xăng dầu hạn chế trong khi đó nhu cầu sử dụng ngàycàng lớn khiến cho giá xăng dầu nhập khẩu có chiều hớng gia tăng Tình hìnhtrên khiến cho thị trờng xăng dầu trong nớc ảnh hởng khá nặng nề, có thời gian(2001, 2003) giá nhập cao hơn giá bán Nhà nớc phải áp dụng giải pháp bù lỗ,nhiều đối tợng lợi dụng đầu cơ có tính chất trục lợi càng làm cho thị trờng xăngdầu thêm mất ổn định Đơn cử tháng 5 năm 2004 giá dầu thô trên thế giớikhoảng 41 $ / thùng, mức giá cao nhất từ hơn 30 năm trở lại đây, chênh lệch giádầu thô với xăng dầu cũng ở mức cao nhất Giá nhập 01 lít xăng dầu lỗ 600 đồng,quí I toàn Tổng công ty lỗ 550 tỷ đồng nhng Nhà nớc mới bù lỗ 50%.

2 Cơ chế quản lý vĩ mô của chính phủ về kinh doanh xăng dầu

Xăng dầu là mặt hàng kinh doanh có điều kiện, có vị trí khá quan trọngcho việc phát triển nền kinh tế quốc dân và tiêu dùng xã hội Để đảm bảo an ninhxăng dầu, Chính phủ ban hành nghị định 44/2001/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm2001 bổ xung một số điều của nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7năm 1998, quyết định số 187/2003/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9 năm 2003 và bảnqui chế kèm theo để quản lý kinh doanh xăng dầu Bằng các nghị định, quyếtđịnh trên chính phủ chủ trơng xây dựng hệ thống cung ứng xăng dầu phát triểnổn định, từng bớc phù hợp với cơ chế thị trờng có sự quản lý của nhà nớc, bảođảm an toàn năng lợng quốc gia, bảo đảm cân đối xăng dầu cho nhu cầu của nềnkinh tế quốc dân và tiêu dùng xã hội Để giải quyết tốt vấn đề đó Thủ tớng Chínhphủ áp dụng các biện pháp kinh tế - hành chính để can thiệp vào thị trờng xăngdầu đặc biệt là áp dụng chính sách giá định hớng theo sự chỉ đạo của Nhà nớc vàcơ chế giá giao cùng với chính sách trợ giá dầu hoả, trợ cớc vận tải đối với từngđịa bàn xa trung tâm đầu mối gaio hàng, nhằm bình ổn thị trờng và phục vụchính trị, đáp ứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, đảm bảo cho doanh nghiệp kinh

doanh nhập khẩu xăng, dầu đủ bù đắp chi phí hợp lý và có lãi để tích luỹ cho đầut phát triển.

3 Đặc điểm của ngành hàng kinh doanh

Do tính chất đặc biệt mà kinh doanh xăng dầu không giống nh những mặthàng khác Tính chất đặc biệt đó đợc thể hiện:

- Xăng dầu là sản phẩm ở thể lỏng và phải có các thiết bị bồn chứa đặcbiệt.

- Xăng dầu là chất dễ bay hơi (Đặc biệt là gas lỏng bay hơi ở nhiệt độ bìnhthờng), do đó cần phải có các biện pháp phòng chống hao hụt mất mát.

- Xăng dầu là chất dễ cháy nổ, vì vậy việc bảo quản, vận chuyển phải tuânthủ theo những quy trình đặc biệt, thiết bị phải đảm bảo không tạo ra tia lửa điện,hệ thống điện và các vật va đập phải đợc đóng kín.

- Xăng dầu là mặt hàng đa dạng, đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu chấtlợng cao trong khi tính ổn định thấp.

- Xăng dầu là mặt hàng chiến lợc của Nhà nớc là sản phẩm từ dầu mỏ cónguy cơ gây ô nhiễm môi trờng cao, là nguồn nhiên liệu quan trọng trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh cũng nh phục vụ nhu cầu đời sống, cung cấp năng lợngchính cho các ngành vận tải ô tô, tàu hoả, máy bay, tàu thuỷ vợt đại dơng, đánhbắt hải sản.

Với những đặc điểm nêu trên đòi hỏi phải tăng chi phí các khâu: Bảoquản, vận chuyển, mua thiết bị chuyên dùng,…lợi nhuận thấp.

4 Đặc điểm về sự vận động hàng hoá của Công ty

Lợng xăng dầu nhập của Công ty đợc nhập từ 02 đầu mối :

- Đầu mối thứ nhất: Nguồn hàng nhập đợc ngành điều động từ kho đầumối Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội vận chuyển lên Hà giang qua quãng đờng350 km

- Đầu mối thứ hai: Nguồn hàng nhập đợc ngành điều động từ kho Phủ đức- Việt trì - Phú thọ vận chuyển lên Hà giang qua quãng đờng 240 km.

Hai nguồn trên phần lớn lợng vận chuyển đợc công ty ký hợp đồng vận tảivới công ty Cổ phần vận tải Petromexl- Hà Nội và nhập vào kho trực tiếp tại cáccửa hàng trực thuộc Công ty và các cửa hàng đại lý Mặt khác công ty còn có khotrung tâm tại Cửa hàng Cầu Mè là kho thờng xuyên đợc dự trữ một lợng hàng lớnxăng dầu để cung ứng hàng cho các huyện vùng cao Công ty tự vận chuyển bằngphơng tiện của Công ty từ kho Công ty đến các cửa hàng các huyện vùng cao Do

cầu đờng nhỏ hẹp, chất lợng đờng xuống cấp đi lại rất khó khăn, xe có trọng tảilớn không đi đợc, Công ty phải tiếp nhận sử dụng những xe có tải trọng khoảng10 m3 đến 15 m3 nên việc cung ứng vận chuyển xăng dầu gặp rất nhiều khó khăn Sự vận động của hàng hoá qua nhiều công đoạn, quãng đờng dài nên đã ảnh hởngkhông nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của Công ty nh tăng chi phí đầu t thiết bị ,phơng tiện vận tải, tăng lao động, phát sinh nhiều chi phí nh : Vận tải, chi phí bảoquản, chi phí hao hụt Mặc dù Nhà nớc thực hiện chính sách trợ cớc vận tải đốivới các công ty xa trung tâm nguồn hàng

5 Đặc điểm thị trờng xăng dầu ở Hà Giang

Thị trờng xăng dầu Hà Giang là một Tỉnh miền núi phía bắc, Địa bàn rộnglớn song dân số tha thớt, phân tán không tập trung, phần lớn đời sống dân c cònthấp, thu nhập bình quân 150USD/ngời/năm, đờng giao thông đi lại khó khăn.Nền kinh tế của tỉnh gần đây có sự phát triển khá mạnh, tăng trởng bình quân10,6% Những năm gần đây tỉnh Hà Giang trú trọng việc xây dựng và nâng cấpsửa chữa đờng xá, cầu cống, giao thông nông thôn, mặt khác ngành sản xuất vàcông nghiệp chậm phát triển do đó nhu cầu về xăng dầu cha cao, mức tiêu thụhàng năm tăng trởng chậm, hơn nữa Công ty đang phải đối mặt với khó khăn làthị trờng đang bị thu hẹp do sự tham gia của các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt làmặt hàng xăng dầu sáng và mặt hàng gas.

* Thứ nhất: Về đối thủ cạnh tranh

Từ 1999 trở về trớc công ty với tính chất kinh doanh chuyên ngành và độcquyền (một mình một chợ) Từ năm 1999 trở lại đây với sự thay đổi của chínhsách Nhà nớc và cơ chế kinh doanh, trên thị trờng đã xuất hiện các đối thủ mớiđó là công ty thơng mại và 04 doanh nghiệp t nhân, thị phần của công ty xăngdầu bị thu hẹp còn khoảng từ 70 - 75% Các đối thủ cạnh tranh với chức năngnhiệm vụ tơng tự bao gồm các loại:

- Đối thủ đa ra các sản phẩm dịch vụ tơng tự với mức giá giống nhau.

- Các đối thủ cùng hoạt động kinh doanh trên một lĩnh vực và cùng cạnhtranh để tìm lợi nhuận trên một nhóm khách hàng nhất định.

- Các đối thủ có lợi thế hơn về mặt giá cả, vốn kinh doanh, cơ chế công nợthoáng, cạnh tranh trên thị trờng ngày càng trở nên gay gắt, thế độc quyền củangành xăng dầu bị phá vỡ Mặt khác t duy “Độc quyền”, t duy “Khách hàng tự

tìm đến” đã ăn sâu vào tiềm thức của cán bộ công nhân viên trong toàn bộ máyCông ty

- Vị trí một số cửa hàng không thuận lợi nên thị phần của Công ty bị thuhẹp từ 25 -30%.

* Thứ hai: Về đặc điểm của khách hàng

- Khách hàng là những cá nhân hay tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế cónhu cầu cần đợc thoả mãn về hàng hoá và có khả năng thanh toán Nhu cầu nàyđợc thực hiện thông qua mạng lới tiêu thụ và dịch vụ của các cửa hàng.

Với 37 năm hoạt động kinh doanh, dịch vụ công ty xăng dầu Hà giang đãtrải qua hai cơ chế Trong thời kỳ thực hiện cơ chế kế hoạch hoá tập trung, baocấp mục tiêu của công ty là hoàn thành chỉ tiêu pháp lệnh Mặt khác cầu của thịtrờng không đợc đáp ứng, bị ràng buộc bởi chế độ, định mức, chỉ tiêu,… do đókhách hàng thời kỳ này rất hạn chế chủ yếu là các cơ quan nhà nớc, các tổ chứcchính trị, kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Trong thời kỳ thực hiện cơ chế thị trờng, khách hàng của Công ty đa dạngvà phong phú hơn, có nhiều khách hàng là những doanh nghiệp lớn đã ký hợpđồng với Công ty Với khách hàng hiện tại thì mảng khách hàng sử dụng xăngdầu phục vụ cho các phơng tiện phục vụ sản xuất và đi lại gia tăng với tỷ trọnglớn Nghiên cứu mảng số liệu về quản lý các phơng tiện tham gia giao thông ở cơquan công an và sở giao thông cho thấy sự gia tăng của các phơng tiện nh trìnhbày ở biểu 02.

Đi liền với sự gia tăng về số lợng, công suất, hiệu quả hoạt động của các ơng tiện cũng đợc gia tăng, do đó nhu cầu sử dụng xăng dầu của khách hàngngày càng gia tăng đáng kể.

ph-Biểu 02: Phơng tiện sử dụng xăng dầu chủ yếu ở Hà Giang

Loại phơngtiện

(Số liệu tại Công an tỉnh và Sở Giao thông).

Trải qua gần 40 năm kinh doanh trên thị trờng Công ty xăng dầu Hà Giangphục vụ hết mọi tầng lớp ngời dân từ các cơ quan Nhà nớc, các tập thể lao động,các tổ chức sản xuất kinh doanh Mặc dù trong cơ chế thị trờng có nhiều thayđổi, song với bề dầy kinh nghiệm sẵn có và thái độ phục vụ khách hàng chu đáo,đến nay Công ty Xăng dầu Hà Giang vẫn giữ vững bạn hàng, ngoài ra cò mởrộng đến các huyện vùng xa Mục tiêu của Công ty là cải tạo và mở rộng mạng l-

ới cửa hàng bán lẻ, mở rộng thị phần thông qua các đại lý bán buôn nhằm thuhút khách hàng tiềm năng.

6 Đặc điểm của cơ sở vật chất, kỹ thuật

Từ năm 1997 trở về trớc các cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty còn thấpkém, cũ kỹ và lạc hậu Từ năm 1997 đến nay công ty đã quan tâm đầu t xây dựngcơ sở hạ tầng, mua sắm và trang bị máy móc thiết bị hiện đại tiên tiến do nớcNhật, CH Sec,CH Slô- va-ki sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả lao động đáp ứngtối đa nhu cầu thị trờng Cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị của công ty đ-ợc minh chứng bằng các số liệu dới đây:

+ Tổng diện tích mặt bằng: 20.854,5 m2.- Diện tích khu văn phòng: 10.436,3 m2.

*Nhà làm việc: 355 m2.*Nhà kho: 1.405,5 m2.*Nhà khách + Tập thể: 274 m2.*Sân bãi, khuân viên: 8.401,8 m2.- Diện tích 11 cửa hàng trực thuộc: 10.418.2 m2

Biểu 03: Cơ sở vật chất kỹ thuật có tới ngày 31/12/2003

Nhà cửavật k

máymócthiết bị

PT vậntải

- Hệ thống cửa hàng tơng đối khang trang nhng mạng lới cửa hàng cha đợcmở rộng trên địa bàn tiêu thụ, cha chú trọng công tác xây dựng các nhà kho đểbảo quản hàng hoá kinh doanh khác nói chung.

- Số lợng phơng tiện vận tải đã sử dụng qua nhiều năm, số lợng đầu xe ít,dung tích nhỏ và phải thờng xuyên sửa chữa, do đó đôi lúc không đáp ứng đợcviệc cung ứng hàng hoá kịp thời theo kế hoạch

- Máy móc thiết bị chủ yếu là cột bơm đợc công ty chú trọng đầu t trangthiết bị hiện đại đáp ứng và phục vụ nhu cầu tiêu thụ của khách hàng

- Việc đầu t trang bị thiết bị phục vụ công tác quản lý tại văn phòng tơng đốiổn định, tuy nhiên mạng lới máy vi tính trang bị cho từng cửa hàng còn ít và chađồng bộ cũng ít nhiều ảnh hởng tới công tác quản lý chung toàn công ty.

7 Đặc điểm lao động

biểu 04: Cơ cấu lao động chính thức toàn Công ty

cơ cấuchỉ tiêuThực hiện

năm 2000Thực hiệnnăm 2001Thực hiệnnăm 2002Thực hiệnnăm 2003

26,573,5Trình độ Đại học và trên ĐH

Cao đẳng T cấp CNKT Cha đào tạo

13,915,265,85,1Độ tuổi <30 tuổi

30 ->40 tuổi >40 tuổi

56,930,412,7 Lơng bình quân

Việc tuyển dụng và bố trí lao động có trình độ đại học và cao đẳng tại cáccửa hàng còn hạn chế, đa phần cửa hàng trởng cha có trình độ đại học, công tácđiều hành và quản lý còn yếu, mặt khác công nhân lao động là ngời trực tiếp bánhàng cha đợc đào tạo chuyên sâu về công tác nghiệp vụ bán hàng và kỹ năng,nghệ thuật giao tiếp, do vậy đã ảnh hởng không ít tới quá trình quản trị, quá trìnhtiêu thụ cũng nh việc tìm kiếm và thu hút khách hàng tiềm năng.

Chơng 2

Phân tích thực trạng tiêu thụ của Công tyI Các hoạt động quản trị tiêu thu xăng dầu

1 Công tác nghiên cứu và dự báo thị trờng

Trớc đây khi nhà nớc còn thực hiện cơ chế kế hoạch hoá, bao cấp thì Côngty Xăng dầu Hà Giang cũng nh khá nhiều doanh nghiệp khác ít quan tâm tới việcnhiên cứu và dự báo thị trờng, vì lúc đó mọi kế hoạch sản xuất, tiêu thụ đều do sựchỉ đạo của Nhà nớc do đó kinh doanh thụ động, kém hiệu quả Từ khi chuyểnsang kinh doanh theo cơ chế thị trờng, có sự quản lý của Nhà nớc, theo định hớngXã hội Chủ nghĩa thì Công ty Xăng dầu Hà Giang buộc phải quan tâm đến vấnđề này để đề ra các quyết định phù hợp với thực tế, có nh vậy thì Công ty mới tồntại và phát triển đợc.

Thời gian qua Công ty Xăng dầu đã sắp xếp thời gian và cử cán bộ điều trathông tin về sự biến động cung cầu, giá cả trên thị trờng để tìm thị trờng tiêu thụ,mặt khác để xem xét tình hình thực tế ban Giám đốc cũng giành thời gian trựctiếp đến các địa bàn dể kiểm tra, thu thập thông tin và nghiên cứu phục vụ chocông tác lãnh chỉ đạo Tuy nhiên thực tế Công ty Xăng dầu giành thời gian vànhân lực cho nghiên cứu thị trờng cha tơng thích; thời gian ít, không thờngxuyên; đội ngũ nhân viên mỏng, năng lực, trình độ hạn chế, kiêm nhiệm khôngchuyên sâu, t duy thụ động, trông chờ còn khá nặng nề do đó có thời gian bị mấtthị phần, khách hàng chuyển sang tiêu thụ của đối thủ khác.

Hội nghị khách hàng là hình thức tập hợp các khách hàng thờng xuyên, lâudài của công ty để nắm bắt đợc nhu cầu, mong muốn và ý kiến góp ý của họ, mặtkhác thông tin cho họ những thông tin mới về công ty, về chất lợng, giá cả, đặcđiểm hàng hoá, về uy tín phục vụ nhằm lôi kéo khách hàng cho công ty Tuy vậythời gian qua Công ty Xăng dầu Hà Giang cha chú trọng nhiều đến công tác này,do vậy công ty không tham khảo đợc nhiều ý kiến đóng góp của những kháchhàng trực tiếp tiêu thụ hàng hoá của công ty.

2 Công tác xây dựng chơng trình, kế hoạch tiêu thụ2.1 Kế hoạch hoá bán hàng

Qua bảng số liệu 05 trang 29 dới đây cho thấy hiện tại Công ty xăng dầu HàGiang chủ yếu đang khai thác theo nhu cầu phát sinh tự nhiên của thị trờng, khốilợng hàng hoá tiêu thụ trên cơ sở các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ ký kết

chiếm tỷ lệ nhỏ từ 10 -> 15% so với sản lợng chung Lợng xăng dầu tiêu thụ theohợp đồng chủ yếu là của các đơn vị vũ trang, cơ quan hành chính sự nghiệp, cácdoanh nghiệp quốc doanh, một số doanh nghiệp ngoài quốc doanh, và các đại lýbán buôn bán lẻ Hiệu quả thực hiện các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ khôngcao, về số lợng hợp đồng đợc thực hiện chiếm từ 81 -> 93% so với hợp đồng đợcký, về khối lợng chiếm từ 65 ->84% so với sản lợng đã đăng ký Nhìn chungcông ty đã căn cứ vào các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ để nên đợc kế hoạchbán hàng một cách cụ thể, chi tiết Chơng trình bán hàng không chỉ đề ra cácmục tiêu bán hàng cần đạt đợc mà còn xác định trình tự, tổ chức các điều kiện đểthực hiện mục tiêu nhiệm vụ đặt ra Trong những năm qua đối với việc đáp ứngcác đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ công ty thờng thực hiện tơng đối tốt về mặtsố lợng cũng nh thời gian giao hàng để thực hiện đợc điều này phòng kế hoạchcủa công ty đã nghiên cứu và cân đối các đơn đặt hàng để lên một kế hoạch tổngthể cho quá trình khai thác nhằm đảm bảo cho quá trình khai thác không bịchồng chéo, giao hàng cho khách đúng thời gian và số lợng, chất lợng và chủngloại, cơ cấu mặt hàng.

Tuy nhiên cũng có thời gian công ty cha đáp ứng đợc 100% nhu cầu kháchhàng do các nguyên nhân khách quan nh mất điện, tạm đình chỉ để kiểm kê thựchiện chính sách giá mới hoặc tạm ngừng cung cấp đối với khách hàng có côngnợ lớn; ngợc lại trong thị trờng cạnh tranh có một số khách hàng nhất là cácdoanh nghiệp ngoài quốc doanh phá bỏ hợp đồng, đơn đặt hàng đã ký với công tyđể tìm đến với nhà cung ứng khác có cơ chế u đãi hơn dẫn đến tỷ lệ thực hiện sảnlợng theo hợp đồng, đơn đặt hàng trung bình qua 04 năm mới đạt 72,7%.

Biểu 05: Kết quả thực hiện kế hoạch bán hàngChỉ tiêu

Số HĐồng

Số HĐồng

Số HĐồng

Số HĐồng

4 Tỷ lệ thực hiện/Hợpđồng(% )

5 Tỷ lệ thực hiện/ sản ợng chung(%)

2.2 Kế họach hoá Marketing

Marketing có vị trí rất quan trọng trong các hoạt động truyền thông, có thểhiểu marketing là quá trình kế hoạch hoá và thực hiện các ý tởng liên quan đếnviệc hình thành, xác định giá cả, xúc tiến và phân phối hàng hoá và dịch vụ đểtạo ra sự trao đổi nhằm thoả mãn các mục tiêu của mọi cá nhân và tổ chức Thựctế Công ty Xăng dầu Hà Giang đã không quan tâm tổ chức các hoạt độngmarketing, không bố trí cán bộ chuyên môn để tiến hành các hoạt động này dođó các hoạt động tiêu thụ của công ty cha có tính chiến lợc, cha có chính sáchthoả đáng về kênh tiêu thụ, phân phối, quảng cáo, xúc tiến bán hàng và chínhsách giá cả…

2.3 Kế hoạch hoá quảng cáo

Quảng cáo là một trong nhiều công cụ thuộc chính sách tiêu thụ, nó đợcxác định trong mối quan hệ với công cụ khác, đặc biệt là chính sách giá cả Xuấtphát từ vai trò quan trọng của quảng cáo nên trong những năm qua Công ty Xăngdầu Hà Giang đã có sự quan tâm áp dụng những biện pháp quảng cáo trên các tạptrí chuyên ngành, báo chí truyền hình địa phơng, ngoài ra còn thông qua các hìnhthức bán hàng tại các cửa hàng hoặc trong các kỳ hội thao, lễ hội,…để tặngnhững sản phẩm nh mũ, áo phông có in biểu tợng của hãng Trên một số sảnphẩm nh dầu hộp, bếp, bình gas đều có tem in những thông tin quảng cáo chocông ty, cho hãng và sản phẩm của hãng Tuy nhiên việc áp dụng các biện phápquảng cáo của công ty cha đợc xây dựng thành kế hoạch, quảng cáo còn tràn lancha xác định đúng mục tiêu cụ thể cho mỗi thời kỳ Nội dung quảng cáo chỉ chủyếu mới đề cập đến vị thế của công ty cha đề cập nhiều đến chất lợng hàng hoávà chất lợng phục vụ, hình thức cha đợc đa dạng, phong phú, qui mô không lớnvà diễn ra trong một thời gian nhất định Chi phí cho các hoạt động quảng cáocha xác định đợc tỷ lệ cụ thể trên tổng doanh thu Đánh giá thực trạng công tácvà biện pháp quảng cáo của Công ty trong thời gian qua cha thực sự tác độngmạnh mẽ đến các đối thủ cạnh tranh, đến sức mua và ý muốn tiêu dùng củakhách hàng Thực tế đó thể hiện ở biểu 06 dới đây:

Biểu06: Kết quả thực hiện chi phí quảng cáo

Đơn vị tính 1.000đồng

2.4 Kế hoạch hoá chi phí kinh doanh tiêu thụ

Công ty Xăng dầu Hà Giang là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xăng dầukhu vực phía Bắc, thực hiện chế độ hạch toán toàn ngành Kế hoạch chi phí kinhdoanh hàng năm đợc Công ty quan tâm nghiên cứu và xây dựng từng định mứcchi phí cụ thể Tổng công ty căn cứ vào kế hoạch của đơn vị và tình hình hoạtđộng thực tế toàn ngành và từng khu vực để phê duyệt kế hoạch hàng năm Công

ty xăng dầu Hà Giang căn cứ vào kế hoạch đó tổ chức hạch toán chi phí kinhdoanh theo đúng quy định nhằm mục tiêu tiết kiệm tối đa chi phí nhất là chi phíhao hụt và chi phí văn phòng, do đó kết quả chi phí hoạt động kinh doanh hàngnăm đều đạt và vợt chỉ tiêu Tổng công ty giao Kết qủa đó đợc thể hiện trongbiểu số 07 dới đây:

Biểu 07: Kết quả thực hiện kế hoạch chi phí nghiệp vụ kinh doanh

3 Công tác thực hiện các hoạt động hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm 3.1.Xác định hệ thống tiêu thụ

Mạng lới tiêu thụ là tập hợp các kênh nối liền giữa doanh nghiệp và kháchhàng Tuỳ theo đặc điểm từng doanh nghiệp mà các kênh phân phối đợc sử dụngmột cách khác nhau Tuy nhiên việc sử dụng rộng rãi tất cả các kênh phân phốiđể đa hàng hoá ra thị trờng là một điều quan trọng mà không phải doanh nghiệpnào cũng thực hiện đợc.

Mạng lới tiêu thụ của Công ty Xăng dầu đã và đang từng bớc đợc mở rộng,Hiện tại có 11 cửa hàng Xăng dầu, 01 cửa hàng Vật t bố trí ở 7/11 Huyện Thịngoài ra còn có 03 đại lý bán buôn, 04 cửa hàng bán buôn và bán lẻ Phần lớn cáccửa hàng đều nằm ở những vị trí thuận lợi; tập trung dân c, giao thông thuận tiện,mặt bằng rộng song cũng còn 02 cửa hàng có vị trí không thuận lợi do vấn đềlịch sử, do sự phát triển đô thị và sự cạnh tranh của các đối thủ khác Các kênhphân phối, tiêu thụ không dài chủ yếu bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặcqua một khâu trung gian

Sơ đồ 03: Kênh phân phối Công ty xăng dầu Hà Giang

Kênh Phân Phối

3.2 Trang bị nơi bán hàng

Các cửa hàng trung tâm, cửa hàng chính đợc đầu t trang thiết bị khá hiệnđại, có tính năng kỹ thuật cao do các nớc phát triển sản xuất nh: cột bơm điện tửTATSUNO 1111 cột đơn 45 lít/phút hoặc 90 lít/phút, bồn chứa, vi tính, cửa hàngđợc xây dựng mới kiên cố, có đầy đủ thiết bị phòng chống cháy nổ, vệ sinh môitrờng và dụng cụ bảo hộ lao động, có bảng niêm yết gía, biển hiệu, biểu tợng.Riêng cửa hàng ở thị trấn Huyện Vị Xuyên nằm tại trung tâm huyện lỵ nhng doxây dựng từ trớc nên có mặt bằng hẹp, nhà cửa cũ, trang thiết bị còn thiếu và lạchậu, cột bơm cơ có dung tích và lu lợng nhỏ.

3.3 Tổ chức bán hàng

Việc bố trí lao động định biên tại các cửa hàng đợc công ty thực hiện theoqui chế quản lý lao động tại cửa hàng xăng dầu theo qui định của Tổng công ty.Căn cứ vào quy mô, sản lợng tiêu thụ, tiêu chuẩn xếp loại từng cửa hàng công tybố trí lao động ít nhất từ 03 đến 10 ngời, trong đó có 01 cửa hàng trởng và côngnhân trực tiếp bán hàng, duy nhất cửa hàng trung tâm (cửa hàng xăng dầu CầuMè) xếp theo tiêu chuẩn loại II đợc bố trí 01 nhân viên làm công tác thống kê.

Việc tổ chức bán hàng đợc bố trí theo ca, mỗi ca gồm 01 ca chính và 01hoặc 02 ca phụ, thời gian giao ca là một ngày(24/24 h) do cửa hàng trởng phâncông Cửa hàng trởng là ngời chịu trách nhiệm trớc Công ty về việc quản trị mọihoạt động tại cửa hàng.

Nhiệm vụ của từng ca bán hàng đợc thực hiện theo đúng qui trình bán hàngcụ thể: Giao nhận ca, tổ chức bán hàng, nhập hàng, theo dõi và ghi chép sổ sách,hoá đơn bán hàng, sao kê hoá đơn chứng từ và thu nộp tiền hàng đầy đủ theođúng quy định quản lý tại cửa hàng xăng dầu Ngoài nhiệm vụ trên mỗi ngời laođộng còn phải thực hiện tốt công tác quản lý, phòng chống cháy nổ, vệ sinh côngnghiệp, an toàn vệ sinh viên, thờng xuyên trang bị bảo hộ lao động.

Tuy nhiên ở một số cửa hàng xa trung tâm việc bố trí lao động còn thiếu(doqui chế về định biên lao động), mặt khác trình độ, năng lực quản trị của cửa hàngtrởng và nghiệp vụ bán hàng của nhân viên còn hạn chế Công tác kiểm tra cha đ-ợc thờng xuyên và triệt để dẫn tới việc bố trí lao động theo ca cha phù hợp, thờigian phục vụ bán hàng cha đảm bảo, bố trí hàng hoá cha ngăn nắp, cha có niêmyết giá, vệ sinh công nghiệp, hàng hoá còn bẩn, thái độ phục vụ cha văn minh vàthiếu chu đáo do đó đã ít nhiều ảnh hởng tới sản lợng tiêu thụ và thu hút kháchhàng

3.4 Tổ chức dịch vụ sau bán hàng

Đối với hàng hoá là xăng, dầu công ty thờng không tổ chức hoạt động dịchvụ sau bán hàng, nhng hàng hoá là Gas hoá lỏng, bếp gas công ty dã tổ chức khátốt các dich vụ sau bán hàng nh: Đối với mỗi sản phẩm đều có kèm theo hớngdẫn sử dụng, nhân viên bán hàng trực tiếp giới thiệu và hớng dẫn cách thức lắpđặt sử dụng ngoài ra còn có tổ chuyên vận chuyển gas, lắp đặt, sửa chữa, bảohành bếp gas, trên các bình gas đều có địa chỉ, số điện thoại Công ty để liên hệkhi cần thiết.

4 Chính sách tiêu thụ 4.1.Chính sách giá áp dụng trong thị trờng

Hàng hoá Công ty Xăng dầu tiêu thụ gồm; Xăng MOGA90, MOGA92,Dầu DIEZEN, Dầu hoả, Dầu nhờn, Gas lỏng, bếp và phụ kiện gas Nh phần giớithiệu về công ty đã đề cập, Công ty Xăng dầu Hà Giang trực thuộc Tổng công tyXăng dầu, hạch toán chung toàn ngành do đó giá bán các mặt hàng trong từngthời điểm đợc qui định thống nhất toàn Tổng công ty Giá nhiên liệu hiện nayđang bán trên thị trờng; MOGA90 là 5.400đ/ lít, MOGA92 là 5.600đ/lít, DầuDIEZEN 4.600 đ/lít, Dầu hoả 4.400đ/lit, Dầu nhờn, Gas lỏng 11.150đ/kg Giá cácloại nhiên liệu thờng không ổn định do phụ thuộc rất lớn vào thị trờng thế giới vàgiá nhập khẩu trong từng thời kỳ

Tuy nhiên đối với một số vùng sâu, xa trung tâm, xa đầu mối giao hàng,Nhà nớc áp dụng chính sách trợ gía dầu hoả theo chính sách miền núi của Bộ Th-ơng mại thông qua chiết khấu thiếu cấp bù của Tổng công ty bằng chênh lệchgiữa gía bán lẻ tối đa với giá giao tại địa phơng Ngoài ra còn trợ cớc vận tải,chiết khấu đại lý cho công ty nhằm bình ổn gía thị trờng và thực hiện đúng chínhsách lu thông thơng mại phục vụ đồng bào dân tộc sống ở vùng sâu, vùng xa vàđảm bảo bù đắp chi phí cho doanh nghiệp kinh doanh và phát triển

4.2 Chính sách thúc đẩy bán hàng

Trong thời gian gần đây thị trờng xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranhnhất là các đối thủ thuộc ngành thơng mại Để giữ vững thị phần công ty đã cónhiều giải pháp để thúc đẩy tiêu thụ nh: Xây dựng mới một số cửa hàng, trang trí,trng bày hợp lý; đầu t thiết bị khá hiện đại; bán hàng có khuyến mãi các sảnphẩm áo, mũ in biểu tợng của hãng; các đại lý bán buôn lớn đợc tăng tỷ lệ chiếtkhấu; các khách hàng thờng xuyên và mua nhiều có thể cho chậm thanh toán.Đối với hàng hoá là Gas hoá lỏng, bếp và phụ kiện bếp gas công ty tăng cờng các

hoạt động dịch vụ sau bán hàng nh vận chuyển, lắp đặt, thay thế, bảo dỡng, sửachữa tại nhà Các giải pháp này tuy cha nhiều, không thờng xuyên song đã gópphần không nhỏ đối với hoạt động tiêu thụ của công ty

5 Tổ chức lực lợng tiêu thụ xăng dầu

Tổng biên chế của công ty đến ngày 01 tháng 01 năm 2003 có 79 lao độngchính thức và 04 lao động hợp đồng ngắn hạn, trong đó trình độ đại học và caođẳng có 23 chiếm 29,1%, trình độ trung cấp và cha qua đào tạo có 56 chiếm70,9%, lao động trực tiếp có 58 chiếm 73,5%, lao động gián tiếp có 21 chiếm26,5% Biên chế không do công ty lựa chọn quyết định mà thực hiện theo quichế định biên, tức là Tổng công ty ấn định biên chế trên cơ sở sản lợng tiêu thụcủa từng công ty Về mặt lý thuyết qui chế này phù hợp với những khu vực kinhtế phát triển, dân c đông và tập trung, giao thông thuận tiện, nhu cầu sử dụngxăng dầu lớn, trang thiết bị hiện đại, song có thể không phù hợp với khu vựcmiền núi, nhất là khu vực Hà Giang Từ thực trạng khó khăn đó Công ty Xăngdầu Hà Giang không thể bố trí lao động theo yêu cầu của công việc, mà phải bốtrí một cách dàn trải, thiếu ổn định mang tính chất giải pháp tình thế.

Việc sắp xếp biên chế của các phòng nghiệp vụ cơ bản đảm bảo về số lợngvà chất lợng, riêng phòng kinh doanh là cha phù hợp, cụ thể; phòng Tổ chức hànhchính có 06 lao động( 01 phục vụ), trởng phòng có trình độ đại học; phòng kinhtế tài chính có 05 lao động, trởng phòng và các nhân viên đều có trình độ đại học;phòng kinh doanh có 03 lao động, trởng phòng có trình độ đại học song cha cókinh nghiệm thực tế; phòng quản trị kỹ thuật có 04 lao động, trởng phòng cótrình độ đại học Việc bố trí này cũng nh trình độ lao động của các phòng nghiệpvụ cha thực sự tạo cho họ phát huy hết khả năng để thực hiện chức năng, nhiệmvụ đợc giao.

Tại các cửa hàng và đội xe đợc bố trí 58 lao động, 08 cửa hàng và đội xe ợc bố trí từ 04 -> 10 lao động, 04 cửa hàng là : Bắc Mê, Việt Lâm, Tân Quang vàHoàng Su Phì do sức ép về biên chế nên chỉ sắp xếp đợc 03 lao động (trong khiđó qui định của Tổng công ty mỗi cửa hàng tối thiểu có 04 lao động) Trình độnăng lực của cửa hàng trởng nói riêng, của lực lợng lao động tại các cửa hàng nóichung còn hạn chế, đa phần có trình độ trung cấp Việc sắp xếp nh trên cha đảmbảo yêu cầu đặt ra của cơ chế mới, cơ chế thị trờng do đó ảnh hởng khá nhiều tớihoạt động tiêu thụ hàng hoá chung của công ty