Giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang

Giải pháp chủ yếu tăng cường hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang

LỜI NÓI ĐẦU

Tiêu thụ sản phẩm là một trong sáu chức năng hoạt động cơ bản của doanhnghiệp: tiêu thụ, sản xuất, hậu cần kinh doanh, tài chính, kế toán và quản trị doanhnghiệp Mặc dù sản xuất là chức năng trực tiếp tạo ra sản phẩm song tiêu thụ lạiđóng vai trò là điều kiện tiền đề không thể thiếu để sản xuất có hiệu quả.

Quản trị kinh doanh truyền thống quan niệm tiêu thụ là hoạt động đi sau sảnxuất, chỉ được thực hiện khi đã sản xuất được sản phẩm Trong cơ chế thị trường,mọi hoạt động của doanh nghiệp đều tuỳ thuộc vào khả năng tiêu thụ, nhịp độ tiêuthụ qui định nhịp độ sản xuất, thị hiếu của người tiêu dùng về sản phẩm qui địnhchất lượng của sản xuất Người sản xuất chỉ có thể phải bán cái mà thị trường cầnchứ không thể bán cái mà mình có Vì vậy, quản trị kinh doanh hiện đại quan niệmmột số nội dung hoạt động tiêu thụ đứng ở vị trí trước hoạt động sản xuất và tácđộng mạnh mẽ có tính chất quyết định đến hoạt động sản xuất.

Công ty Xăng dầu Hà Giang là một doanh nghiệp nhà nước với hình thứchoạt động chính là kinh doanh xăng dầu và các sản phẩm hoá dầu Trải qua 37 nămhoạt động ở cả hai cơ chế: (cơ chế kế hoạch hoá, tập trung, bao cấp và cơ chế thịtrường) Công ty Xăng dầu Hà Giang đã từng bước vươn lên để khẳng định mình,gây được chữ tín đối với khách hàng trong và ngoài tỉnh nhờ chất lượng phục vụvà chất lượng nhiên liệu đạt tiêu chuẩn, Công ty đã không ngừng lớn mạnh cùngvới sự phát triển nhiều mặt của đất nước Tuy nhiên một bộ phận trong cán bộquản lý và người trực tiếp sản xuất chậm thay đổi được tư duy còn mang nặngcung cách làm việc thời kỳ bao cấp: thụ động, máy móc, không khoa học do đó đãảnh hưởng đến hoạt động tiêu thụ xăng dầu chung toàn Công ty.

Qua thời gian thực tập tại Công ty Xăng dầu Hà Giang kết hợp với kiếnthức đã lĩnh hội được ở trường, ở các Thầy Cô, là một sinh viên khoa Quản trị kinh

doanh với hy vọng đóng góp một phần công sức nhỏ bé của mình vào sự phát triểnchung và hoàn thiện các hoạt động tiêu thụ nói riêng của Công ty Xăng dầu Hà

Giang, em mạnh dạn nghiên cứu và viết đề tài: "Một số giải pháp chủ yếu tăngcường hoạt động tiêu thụ tại Công ty Xăng dầu Hà Giang" làm khoá luận tốt

Xăng dầu Hà Giang.

Do thời gian thực tập tại doanh nghiệp còn ít, trình độ lý luận cũng nhưkinh nghiệm thực tế còn hạn chế và lần đầu tiên nghiên cứu viết một vấn đề khámới mẻ, nên khoá luận của em cũng không thể tránh khỏi những thiếu sót Em rấtmong nhận được ý kiến quí báu bổ xung đóng góp của các Thầy cô, cùng toàn thểbạn đọc để khoá luận của em được hoàn chỉnh và có ý nghĩa thực tiễn hơn

Em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến các đồng chí lãnh đạo và cán bộ cácphòng ban của Công ty Xăng dầu - Hà Giang, các Thầy Cô trường Đại học Kinh tếQuốc dân đặc biệt là Thầy giáo, Tiến sỹ Nguyễn Ngọc Huyền đã nhiệt tình hướngdẫn, truyền thụ kiến thức và giúp đỡ phương pháp để em sớm hoàn thiện khoá luậntốt nghiệp này.

Em xin chân thành cảm ơn.

Hà Giang, ngày 10 tháng 06 năm 2004

Sinh viên

PHẠM VĂN THUỶ

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG

I Quá trình hình thành và phát triển Công ty Xăng dầu - Hà Giang1 Lịch sử hình thành công ty

Công ty Xăng dầu Hà Giang là một doanh nghiệp nhà nước thuộc Tổngcông ty Xăng dầu Việt Nam Tiền thân vốn là Chi cục Vật tư Hà Giang trực thuộcTổng cục Vật tư, thành lập theo Quyết định số 1213/QĐ/TCVT ngày 01/12/1967.Trụ sở Công ty đặt tại Tổ 01 Phường Nguyễn Trãi - Thị xã Hà Giang - Tỉnh HàGiang.

Ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty là các mặt hàng: Xăng, dầu,sản phẩm hoá dầu, thiết bị phụ tùng ô tô, than chất đốt, kim khí

Khi mới thành lập Chi cục Vật tư Hà Giang (nay là Công ty Xăng dầu HàGiang) có qui mô nhỏ bé, máy móc thiết bị lạc hậu Tổng vốn kinh doanh có792.000 đồng, lao động có 65 người, Uỷ ban nhân dân tỉnh ra quyết định bổ nhiệmông Đinh Phúc Thảnh giữ chức vụ Giám đốc Công ty.

Điện thoại: 019866435 - 019767120 - 019867122 - 019867654.Số FAX: 019867047.

Tài khoản: 431101000029 tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Giang.Mã số thuế: 5100100046 - 1.

2 Quá trình phát triển của Công ty

Trải qua 37 năm hoạt động kinh doanh, chức năng, nhiệm vụ của Công tycũng có những thay đổi song không lớn, nhưng về pháp lý cũng như về qui mô vàhiệu quả hoạt động kinh doanh Công ty có những thay đổi rất cơ bản:

Năm 1970 đổi tên thành Công ty Vật tư Hà Giang trực thuộc Bộ Vật tư (naylà Bộ Thương mại) Chức năng, nhiệm vụ không có gì thay đổi, qui mô vốn và laođộng đã được tăng lên, vốn kinh doanh 1.216.000 đồng với 71 lao động

Năm 1976 theo quyết định của Chính phủ, tỉnh Hà Giang và tỉnh TuyênQuang sáp nhập thành tỉnh Hà Tuyên Do đó Công ty Vật tư Hà Giang và Công tyVật tư Tuyên Quang được hợp nhất thành Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tuyên trựcthuộc Bộ Vật tư (nay là Bộ Thương mại) Thời điểm này trụ sở chính đặt tạiphường Minh Xuân - Thị xã Tuyên Quang - Hà Tuyên Qui mô vốn và lao độngtăng nên đáng kể, vốn kinh doanh nâng từ 792.000 đồng lên 9.823.000 đ tăng1.240%, lao động tăng từ 65 người lên 97 người tăng 49% so với năm 1967.

Mặt hàng kinh doanh chủ yếu chỉ có xăng, dầu, sắt, thép, than chất đốt.Doanh thu, lợi nhuận thấp, thu nhập của người lao động không bù đắp hao phí sứclao động.

Năm 1991 theo quyết định của Chính phủ, tỉnh Hà Tuyên lại được chia táchthành 2 tỉnh: Tuyên Quang và Hà Giang Do đó Công ty Vật tư tổng hợp Hà Tuyênđã thành lập một chi nhánh kinh doanh Vật tư tổng hợp đặt tại Thị xã Hà Giangtheo Quyết định số 139/QĐ - CTVTTH ngày 10/11/1991 Sau chia tách vốn củaCông ty có 2.192.120.000 đồng, lao động giảm đáng kể, đến ngày 01/01/1991Công ty có 35 cán bộ và công nhân.

Tháng 10/1994 Chi nhánh kinh doanh Vật tư tổng hợp Hà Giang có quyếtđịnh chuyển thành Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang Đồng thời Bộ Thương mạiđã bàn giao chức năng quản lý sang Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang.

Tháng 01/1995 Uỷ ban nhân dân tỉnh Hà Giang ra Quyết định số 04/QĐ UB ngày 03/01/1995 V/v thành lập doanh nghiệp nhà nước lấy tên là Công ty Vậttư tổng hợp Hà Giang Qui mô vốn và lao động tăng đáng kể, vốn kinh doanh có3.568.720.000 đồng, lao động có 53 người Cùng với sự thay đổi về qui mô, chức

-năng, nhiệm vụ của Công ty cũng có những thay đổi cho phù hợp với cơ chế vàtình hình mới, Mặt hàng kinh doanh thu hẹp chỉ còn Xăng dầu, sản phẩm hoá dầu,gas và các phụ kiện bếp gas, kinh doanh không phụ thuộc vào chỉ tiêu pháp lệnh,từng bước chuyển sang hoạt động theo cơ chế thị trường.

Ngày 17/ 8/1995 Bộ Thương mại ra Quyết định số 690/TM - TCCB chuyểnCông ty Vật tư tổng hợp Hà Giang về trực thuộc Tổng công ty Xăng dầu ViệtNam.

Ngày 01/9/2000 Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam đã ra quyết định số 987/XD - QĐ đổi tên Công ty Vật tư tổng hợp Hà Giang thành Công ty Xăng dầu HàGiang Mặt hàng kinh doanh không có thay đổi song Công ty đã chuyển hẳn sangkinh doanh theo cơ chế thị trường, tự chủ trong hoạt động kinh doanh Địa điểmtrụ sở tại Tổ 1 Phường Nguyễn Trãi - Thị xã Hà Giang - Tỉnh Hà Giang.

Hiện nay tính đến 31/12/2003: Tổng số lao động có 79 người tăng 21%, sovới năm 1967, tổng giá trị tài sản của công ty có 16.404.373.405 đồng

Trong đó : Tài sản lưu động 7.939.966.419đ Tài sản cố định 8.464.406.986

Mặc dù thành lập từ khá sớm song có thể nói từ năm 1967 đến năm 1986 docông ty Vật tư tổng hợp hoạt động trong cơ chế kế hoạch hoá, tập trung, bao cấp,mặt khác điều kiện kinh tế Hà Giang chậm phát triển, cơ sở vật chất kỹ thuật cònnghèo nàn, một thời gian dài lại trải qua cuộc chiến tranh biên giới nên thị trườngrất nhỏ hẹp, nhu cầu và sức mua thấp, phương tiện bán hàng bằng thủ công (đongtrực tiếp bằng ca, gáo ) do đó trong thời gian này Công ty chỉ hoạt động theo chỉtiêu pháp lệnh kém hiệu quả, doanh thu thấp.

Từ năm 1987 đến năm 1996 Công ty tiếp cận và nghiên cứu vận dụng cơchế quản lý mới của Đảng, cơ chế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa cósự quản lý của nhà nước Cùng với sự phát triển kinh tế xã hội, Hà Giang tập trungphát triển cơ sở hạ tầng, nhiều doanh nghiệp được thành lập và hoạt động do đó thịtrường được từng bước mở rộng, nhu cầu và sức mua tăng mạnh Để đáp ứng yêucầu đó Công ty xăng dầu ngày càng được đầu tư vốn, lao động và cải tiến phươngthức kinh doanh Tuy nhiên trong thời kỳ này thiết bị kỹ thuật chưa được trang bị,mạng lưới kinh doanh chưa mở rộng, toàn Công ty có 04 cây xăng dầu, các chính

sách bán hàng chưa được trú trọng Doanh thu, lợi nhuận, nghĩa vụ nộp ngân sáchvà thu nhập của người lao động có tăng nhưng không đáng kể

Từ năm 1997 đến nay trước sức ép của khoa học kỹ thuật và các đối thủcạnh tranh, đòi hỏi khách quan của thị trường, Công ty Xăng dầu Hà Giang đã cónhững thay đổi rất căn bản; Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật như nhà làm việc,kho tàng, các cửa hàng xăng dầu, mua sắm và trang bị máy móc thiết bị hiện đại,tuyển dụng và đào tạo cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và nhân viên toàn công tydo đó kinh doanh ngày càng có hiệu quả Vốn, doanh thu, lợi nhuận, nghĩa vụ ngânsách, thu nhập của cán bộ, công nhân viên ngày càng gia tăng, đáp ứng kịp nhu cầuở địa phương.

Với khả năng kinh doanh tốt, nguồn lực lao động dồi dào, thiết bị côngnghệ hiện đại Công ty xăng dầu Hà Giang đã đạt nhiều thành tích lớn được Nhànước và ngành tặng thưởng nhiều huân, huy chương và cờ luôn lưu Công ty hiệnnay đang đứng vững và tiếp tục vươn lên trong cơ chế thị trường.

3 Chức năng, nhiệm vụ của Công ty

Công ty Xăng dầu Hà Giang là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xăng dầuViệt Nam được hạch toán độc lập, hàng năm Tổng Công ty áp dụng chính sách giácứng đối với các Công ty Xăng dầu trực thuộc Tổng Công ty từ Huế trở ra, còn đốivới các tỉnh phía nam trực thuộc Tổng Công ty được áp dụng chính sách giá giaovà nguồn hàng do Tổng Công ty đảm nhận Căn cứ điều kiện thực tế ở địa phươngTổng công ty ra quyết định và ban hành qui định chức năng nhiệm vụ của Công tyXăng dầu Hà Giang:

- Tổ chức kinh doanh các sản phẩm dầu mỏ, gas hoá lỏng, bếp gas và phụkiện bếp gas, kim khí, phụ tùng, xăm lốp bình điện, khai thác bảo hiểm ô tô xemáy Đây là một tỉnh có địa bàn rộng, đi lại khó khăn nhưng mặt hàng của đơn vịđang kinh doanh là những mặt hàng chiến lược và mũi nhọn để phục vụ đáp ứngnhu cầu sản xuất, tiêu dùng và phát triển nền kinh tế địa phương.

- Căn cứ vào nhu cầu thị trường và sự chỉ đạo của Tổng công ty Xăng dầuViệt Nam, kế hoạch hoạt động của Công ty để xây dựng kế hoạch và tổ chức kýcác hợp đồng mua bán hàng hoá nhằm thực hiện tốt mục tiêu kinh doanh đề ra.

- Thực hiện kế hoạch Tổng Công ty giao nhằm quản lý, khai thác và sửdụng hợp lý lao động, tài sản, vật tư, tiền vốn, đảm bảo hiệu quả cao trong kinhdoanh Chấp hành nghiêm chỉnh pháp lệnh kế toán thống kê, thực hiện đầy đủnghĩa vụ ngân sách cho Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn.

- Nghiêm chỉnh chấp hành các chế độ, chính sách và pháp luật của Nhànước, thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế ký kết với bạn hàng.

- Xây dựng cơ sở vật chất kỹ thuật để tăng năng lực và mạng lưới kinhdoanh, nghiên cứu và áp dụng các tiến bộ khoa học kỹ thuật và công nghệ mớinhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả bảo vệ môi trường.

- Được quyền tuyển dụng lao động, đào tạo, bồi dưỡng từng bước nâng caotrình độ đội ngũ cán bộ công nhân viên đáp ứng được nhiệm vụ kinh doanh củaCông ty Thực hiện đầy đủ các chính sách chế độ về tiền lương, phân phối sử dụnglợi nhuận, tham gia bảo hiểm xã hội và an toàn lao động đối với công nhân viênchức Tận dụng máy móc thiết bị, cơ sở vật chất kỹ thuật và lực lượng lao độngsản xuất phụ và dịch vụ tạo thêm công ăn việc làm đảm bảo đời sống cho cán bộcông nhân viên.

- Quản trị và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo quy chế hiện hành của Nhànước và Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam

II Cơ cấu tổ chức1 Cơ cấu sản xuất

- Hiện nay Công ty có 11 cửa hàng, các cửa hàng có trách nhiệm hoànthành các nhiệm vụ tổ chức các hoạt động nhập, quản lý, tiêu thụ xăng dầu, vật tưvà các sản phẩm hoá dầu; tổ chức các hoạt động trao đổi thông tin hai chiều giữakhách hàng và Công ty về nhu cầu, tâm lý tiêu dùng, khai thác khách hàng, tácphong văn minh phục vụ; trực tiếp thực hiện chính sách bán hàng như niêm yếtgiá, hoạt động quảng cáo, khuyến mãi, giảm giá, trả chậm.

- Đội xe có trách nhiệm vận chuyển xăng dầu, sản phẩm hoá dầu, vật tư từkho đến các cửa hàng, các cơ sở đại lý và cơ sở bán buôn theo kế hoạch của côngty hoặc theo nhu cầu đột xuất của các cửa hàng.

SƠ ĐỒ 01: MÔ HÌNH VẬN ĐỘNG HÀNG HOÁ CÔNG TY XĂNG DẦU HÀGIANG

(QUI TRÌNH LƯU THÔNG)

Đội xe vận chuyển

Đội xe vận chuyển

2 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị

Để đảm bảo kinh doanh có hiệu quả, Công ty Xăng dầu Hà Giang được tổchức theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tôn trọng pháp luật, thực hiện chế độ thủtrưởng quản lý, điều hành kinh doanh trên cơ sở thực hiện quyền làm chủ của cánbộ công nhân viên trong Công ty Bộ máy tổ chức quản trị của Công ty được tổchức gọn nhẹ, tổ chức điều hành hoạt động kinh doanh của Công ty là: Giám đốcđiều hành chung mọi hoạt động kinh doanh, chịu trách nhiệm trước Nhà nước vàTổng công ty, các phó giám đốc giúp việc cho giám đốc đồng thời được phân côngphụ trách một số công việc chuyên môn nhất định

CÔNG TY

Các cửa hàng Công ty

Các cửa hàng đại lý

2.1 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Ban giám đốc2.1.1 Giám đốc Công ty

- Giám đốc Công ty được Hội đồng quản trị và Tổng giám đốc Tổng công

ty xăng dầu Việt Nam uỷ nhiệm tổ chức chỉ đạo, điều hành về mọi hoạt động của Công ty theo chế độ thủ trưởng, là người lãnh đạo cao nhất đại diện cho mọi nghĩavụ và quyền lợi của tập thể CBCNV Công ty Chịu trách nhiệm trực tiếp trước Nhànước và Tổng Công ty về mọi mặt hoạt động của Công ty Xăng dầu Hà Giang.

- Trực tiếp chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán, bảo toàn và pháttriển nguồn vốn, quyết định các phương thức phân phối tiền lương tiền thưởng, cáckhoản chi phí của Công ty.

- Trực tiếp phụ trách công tác tổ chức cán bộ, quyết định những vấn đềthuộc về nhân sự như: Tuyển dụng, đào tạo, điều động, khen thưởng, thanh tra kỷluật.

- Quyết định phương thức, quy mô, cơ chế kinh doanh, phương án định giá(Giá bán hàng hoá, giá cước vận chuyển, hoa hồng cho đại lý Quyết định mục tiêuqui mô, hình thức đầu tư công nghệ, xây dựng cơ bản, phát triển kỹ thuật

- Phụ trách công tác hành chính, thanh tra, bảo vệ, phòng cháy chữa cháy,ngoại giao, từ thiện.

2.1.3 Phó giám đốc thứ hai

Trực tiếp phụ trách công tác quản lý kỹ thuật, đo lường chất lượng, hao hụthàng hoá, các trang thiết bị công nghệ nhập, xuất, kho tàng, bồn bể chứa.

- Phụ trách công tác đầu tư xây dựng cơ bản, sửa chữa tài sản, thay thếthiết bị, xây dựng định mức kinh tế, định mức chi phí cửa hàng Theo dõi, quảnlý hoạt động của tổ bảo hiểm.

2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của từng phòng ban2.2.1 Phòng Tổ chức hành chính

Biên chế có 6 nhân viên gồm 01 trưởng phòng và 05 cán bộ, Chức năng,nhiệm vụ được qui định tại quyết định số 174/XDHG- QĐ và bản qui định tạmthời về việc phân công chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trực thuộc Công ty:

- Tổ chức nghiên cứu quán triệt và hướng dẫn thực hiện các văn bản quiđịnh của Nhà nước và Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam, nhằm đảm bảo mọi chếdộ chính sách cho người lao động.

- Nghiên cứu xây dựng và lựa chọn mô hình tổ chức lao động, chủ động lậpkế hoạch tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng lao động, quản lý và bố trí phân công laođộng hợp lý, sử dụng cán bộ đúng năng lực chuyên môn sao cho phù hợp vớinhiệm vụ kinh doanh.

- Xây dựng kế hoạch định mức khoán tiền lương, tiền thưởng, lựa chọnphương thức trả lương, xét nâng lương, nâng bậc, thực hiện phân phối thu nhậpcho người lao động và công tác chính sách xã hội như BHXH, BHYT, bảo hộ laođộng, vệ sinh môi trường

- Tổ chức thực hiện công tác huấn luyện quân sự, thanh tra bảo vệ, thi đuakhen thưởng và kỷ luật, giải quyết các đơn thư khiếu nại,

- Tổ chức công tác hành chính quản trị, hậu cần, mua sắm trang thiết bị vănphòng, tổ chức bố trí nơi làm việc, điện nước sinh hoạt, văn thư đánh máy, điềuhành phương tiện đưa đón cán bộ đi công tác.

hoạt động của các cửa hàng trong từng thời kỳ trình Giám đốc duyệt nhằm đạt kếtquả cao

- Tổng hợp nhu cầu sử dụng vật tư hàng hoá, chủ động ký hoặc trình Giámđốc ký các hợp đồng tiêu thụ, vận chuyển, đảm bảo nguồn hàng cho việc kinhdoanh từ các kho đầu mối, kho trung tâm đến các cửa hàng bán buôn, bán lẻ trênđịa bàn của tỉnh Phân công phân cấp giao quyền chủ động cho các cửa hàng hoặctrực tiếp chỉ đạo điều hành kinh doanh ở các cửa hàng, quầy hàng và kho trungtâm.

- Theo dõi khối lượng hàng hoá nhập, xuất, tồn kho ở các cửa hàng và kho.Phối hợp với các phòng chức năng thường xuyên kiểm tra chất lượng, số lượng,giá bán hàng hoá của các cửa hàng thuộc Công ty và các cửa hàng đại lý.

- Kiểm tra hướng dẫn việc lập hoá đơn, biên bản xác nhận khối lượng hànghoá, kê sao nộp chứng từ, lập báo cáo nhanh, báo cáo định kỳ, đối chiếu, quyếttoán hao hụt xăng dầu theo định mức và thực hiện chế độ thông tin, báo cáo theoqui định của Nhà nước và Tổng công ty.

- Huy động, điều hành, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn trong kinhdoanh và xây dựng cơ bản Quản lý, bảo toàn và phát triển nguồn vốn kinh doanh,…

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các kế hoạch tài chính dài hạn, ngắn hạn,xây dựng các định mức chi phí phù hợp với kế hoạch, mục tiêu kinh doanh.

- Lập và phân tích các báo cáo tài chính, lưu trữ hoá đơn, chứng từ theođúng chế độ qui định của Nhà nước và của ngành ban hành Cung cấp thông tincần thiết về tài chính nhằm tham mưu cho lãnh đạo Công ty kịp thời chỉ đạo vàđiều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty.

2.2.4 Phòng Quản lý kỹ thuật

Biên chế có 04 nhân viên gồm 01 trưởng phòng và 03 cán bộ Chức năng,nhiệm vụ thể hiện:

- Nghiên cứu các văn bản của Nhà nước và Tổng công ty để ban hành cáctiêu chuẩn, qui trình, qui phạm thuộc lĩnh vực đầu tư xây dựng cơ bản, quản lýchất lượng, hao hụt xăng dầu, định mức kinh tế kỹ thuật, bảo vệ môi trường,…đểáp dụng chung toàn Công ty.

- Quản lý chất lượng hàng hoá, đảm bảo hàng hoá đúng phẩm chất, chấtlượng Thường xuyên kiểm tra, kiểm nghiệm hàng hoá ở tất cả các khâu vậnchuyển, nhập xuất, tồn trữ, bảo quản của các cửa hàng thuộc Công ty và cửa hàngđại lý.

- Lập kế hoạch đầu tư, mua sắm các trang thiết bị, dụng cụ đo lường,thường xuyên duy tu sửa chữa đảm bảo duy trì chính xác đơn vị đo của hệ thốngcân đo nhằm giảm tỷ lệ hao hụt,

- Tích cực áp dụng khoa học công nghệ mới nhằm tăng năng xuất lao động.Quản lý hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản từ khâu lập dự toán, theo dõi thi công,nghiệm thu quyết toán công trình đưa vào sử dụng.

3 Một số kết quả sản xuất kinh doanh chủ yếu (2000- 2003)

Phân tích số liệu qua 04 năm gần đây cho thấy hoạt động kinh doanh củaCông ty trong những năm qua cơ bản ổn định và tăng trưởng, mức tăng trưởng củaCông ty đạt 6 đến 9%, doanh số bán ra năm sau cao hơn năm trước Tuy nhiêntổng chi phí qua các năm cũng tăng theo điều đó phù hợp với qui luật kinh tế Thunhập bình quân /người/ tháng và nghĩa vụ nộp ngân sách hàng năm không ổn địnhnguyên nhân do thực hiện cơ chế hạch toán, phân phối toàn ngành và theo khuvực.

Đánh giá chung từ ngày Công ty xăng dầu Hà Giang được tái thành lậptháng 10/1994 đến nay, qua thực tế hoạt động kinh doanh, Công ty đã phải tự vươnlên đứng vững và phát triển trước những biến động lớn của thị trường thời kỳ đổimới Với thị trường tiêu thụ xăng dầu là một tỉnh miền núi có 11 huyện thị, cơ sởhạ tầng còn nhiều thiếu thốn, giao thông đi lại khó khăn nhưng với sự đoàn kết,nhiệt tình của toàn thể cán bộ công nhân viên trong Công ty vì vậy trong nhữngnăm qua Công ty luôn giữ được vai trò chủ đạo trong hoạt động kinh doanh, đảm

bảo kinh doanh có lãi, đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu về xăng dầu, dầu nhờn cácloại, khí gas và vật tư hàng hoá khác phục vụ cho sản xuất, tiêu dùng xã hội, anninh quốc phòng trên địa bàn tỉnh Hà Giang.

Mạng lưới bán lẻ của Công ty ngày càng mở rộng, hiện nay Công ty có 11cửa hàng và 5 đại lý, thị trường đã vươn tới 6/11 huyện thị của tỉnh, sản lượnghàng hoá xăng dầu bán ra bình quân đạt 1.200m3/ tháng, nguồn hàng Công ty ổnđịnh, giá cả hợp lý, các trang thiết bị bán hàng tương đối hiện đại như cột bơmđiện tử, máy phát điện, đã đảm bảo độ tin cậy về số lượng, chất lượng bán hàngcũng như thời gian phục vụ bán hàng, do đó đã thu hút người tiêu dùng trong việcmua hàng tại các cửa hàng của Công ty.

III Một số đặc điểm kinh tế - kỹ thuật chủ yếu ảnh hưởng đến hoạt động tiêuthụ ở Công ty xăng dầu - Hà Giang

1 Môi trường kinh doanh xăng, dầu trên thế giới và khu vực

Việt Nam tuy có trữ lượng dầu mỏ tương đối lớn song chủ yếu khai thácxuất thô, công nghệ chế biến còn lạc hậu, nhu cầu sử dụng xăng dầu nhất là xăngdầu công nghệ cao phải nhập của nước ngoài Thị trường thế giới luôn mất ổn địnhdo các cuộc chiến tranh vũ trang sắc tộc, tôn giáo như cuộc chiến tranh IRAQ năm2003 và khủng hoảng kinh tế kéo dài do đó giá nhập khẩu xăng dầu biến động lớn.Mặt khác nguồn dầu mỏ trên thế giới ngày càng cạn kiệt, tài nguyên không táisinh, hàng hoá thay thế xăng dầu hạn chế trong khi đó nhu cầu sử dụng ngày cànglớn khiến cho giá xăng dầu nhập khẩu có chiều hướng gia tăng Tình hình trênkhiến cho thị trường xăng dầu trong nước ảnh hưởng khá nặng nề, có thời gian(2001, 2003) giá nhập cao hơn giá bán Nhà nước phải áp dụng giải pháp bù lỗ,nhiều đối tượng lợi dụng đầu cơ có tính chất trục lợi càng làm cho thị trường xăngdầu thêm mất ổn định Đơn cử tháng 5 năm 2004 giá dầu thô trên thế giới khoảng41 $ / thùng, mức giá cao nhất từ hơn 30 năm trở lại đây, chênh lệch giá dầu thôvới xăng dầu cũng ở mức cao nhất Giá nhập 01 lít xăng dầu lỗ 600 đồng, quí Itoàn Tổng công ty lỗ 550 tỷ đồng nhưng Nhà nước mới bù lỗ 50%.

2 Cơ chế quản lý vĩ mô của chính phủ về kinh doanh xăng dầu

Xăng dầu là mặt hàng kinh doanh có điều kiện, có vị trí khá quan trọng choviệc phát triển nền kinh tế quốc dân và tiêu dùng xã hội Để đảm bảo an ninh xăngdầu, Chính phủ ban hành nghị định 44/2001/NĐ-CP ngày 02 tháng 8 năm 2001 bổxung một số điều của nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 1998,quyết định số 187/2003/QĐ-TTg ngày 15 tháng 9 năm 2003 và bản qui chế kèmtheo để quản lý kinh doanh xăng dầu Bằng các nghị định, quyết định trên chínhphủ chủ trương xây dựng hệ thống cung ứng xăng dầu phát triển ổn định, từngbước phù hợp với cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước, bảo đảm an toànnăng lượng quốc gia, bảo đảm cân đối xăng dầu cho nhu cầu của nền kinh tế quốcdân và tiêu dùng xã hội Để giải quyết tốt vấn đề đó Thủ tướng Chính phủ áp dụngcác biện pháp kinh tế - hành chính để can thiệp vào thị trường xăng dầu đặc biệt làáp dụng chính sách giá định hướng theo sự chỉ đạo của Nhà nước và cơ chế giá

giao cùng với chính sách trợ giá dầu hoả, trợ cước vận tải đối với từng địa bàn xatrung tâm đầu mối gaio hàng, nhằm bình ổn thị trường và phục vụ chính trị, đápứng nhu cầu sản xuất và tiêu dùng, đảm bảo cho doanh nghiệp kinh doanh nhậpkhẩu xăng, dầu đủ bù đắp chi phí hợp lý và có lãi để tích luỹ cho đầu tư phát triển.

3 Đặc điểm của ngành hàng kinh doanh

Do tính chất đặc biệt mà kinh doanh xăng dầu không giống như những mặthàng khác Tính chất đặc biệt đó được thể hiện:

- Xăng dầu là sản phẩm ở thể lỏng và phải có các thiết bị bồn chứa đặc biệt.- Xăng dầu là chất dễ bay hơi (Đặc biệt là gas lỏng bay hơi ở nhiệt độ bìnhthường), do đó cần phải có các biện pháp phòng chống hao hụt mất mát.

- Xăng dầu là chất dễ cháy nổ, vì vậy việc bảo quản, vận chuyển phải tuânthủ theo những quy trình đặc biệt, thiết bị phải đảm bảo không tạo ra tia lửa điện,hệ thống điện và các vật va đập phải được đóng kín.

- Xăng dầu là mặt hàng đa dạng, đòi hỏi yêu cầu kỹ thuật và yêu cầu chấtlượng cao trong khi tính ổn định thấp.

- Xăng dầu là mặt hàng chiến lược của Nhà nước là sản phẩm từ dầu mỏ cónguy cơ gây ô nhiễm môi trường cao, là nguồn nhiên liệu quan trọng trong hoạtđộng sản xuất kinh doanh cũng như phục vụ nhu cầu đời sống, cung cấp nănglượng chính cho các ngành vận tải ô tô, tàu hoả, máy bay, tàu thuỷ vượt đại dương,đánh bắt hải sản.

Với những đặc điểm nêu trên đòi hỏi phải tăng chi phí các khâu: Bảo quản,vận chuyển, mua thiết bị chuyên dùng,…lợi nhuận thấp.

4 Đặc điểm về sự vận động hàng hoá của Công ty

Lượng xăng dầu nhập của Công ty được nhập từ 02 đầu mối :

- Đầu mối thứ nhất: Nguồn hàng nhập được ngành điều động từ kho đầumối Đức Giang - Gia Lâm - Hà Nội vận chuyển lên Hà giang qua quãng đường350 km

- Đầu mối thứ hai: Nguồn hàng nhập được ngành điều động từ kho Phủ đức- Việt trì - Phú thọ vận chuyển lên Hà giang qua quãng đường 240 km.

Hai nguồn trên phần lớn lượng vận chuyển được công ty ký hợp đồng vậntải với công ty Cổ phần vận tải Petromexl- Hà Nội và nhập vào kho trực tiếp tại

các cửa hàng trực thuộc Công ty và các cửa hàng đại lý Mặt khác công ty còn cókho trung tâm tại Cửa hàng Cầu Mè là kho thường xuyên được dự trữ một lượnghàng lớn xăng dầu để cung ứng hàng cho các huyện vùng cao Công ty tự vậnchuyển bằng phương tiện của Công ty từ kho Công ty đến các cửa hàng các huyệnvùng cao Do cầu đường nhỏ hẹp, chất lượng đường xuống cấp đi lại rất khó khăn,xe có trọng tải lớn không đi được, Công ty phải tiếp nhận sử dụng những xe có tảitrọng khoảng 10 m3 đến 15 m3 nên việc cung ứng vận chuyển xăng dầu gặp rấtnhiều khó khăn Sự vận động của hàng hoá qua nhiều công đoạn, quãng đường dàinên đã ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả kinh doanh của Công ty như tăng chiphí đầu tư thiết bị , phương tiện vận tải, tăng lao động, phát sinh nhiều chi phínhư : Vận tải, chi phí bảo quản, chi phí hao hụt Mặc dù Nhà nước thực hiện chínhsách trợ cước vận tải đối với các công ty xa trung tâm nguồn hàng

5 Đặc điểm thị trường xăng dầu ở Hà Giang

Thị trường xăng dầu Hà Giang là một Tỉnh miền núi phía bắc, Địa bàn rộnglớn song dân số thưa thớt, phân tán không tập trung, phần lớn đời sống dân cư cònthấp, thu nhập bình quân 150USD/người/năm, đường giao thông đi lại khó khăn.Nền kinh tế của tỉnh gần đây có sự phát triển khá mạnh, tăng trưởng bình quân10,6% Những năm gần đây tỉnh Hà Giang trú trọng việc xây dựng và nâng cấpsửa chữa đường xá, cầu cống, giao thông nông thôn, mặt khác ngành sản xuất vàcông nghiệp chậm phát triển do đó nhu cầu về xăng dầu chưa cao, mức tiêu thụhàng năm tăng trưởng chậm, hơn nữa Công ty đang phải đối mặt với khó khăn làthị trường đang bị thu hẹp do sự tham gia của các đối thủ cạnh tranh, đặc biệt làmặt hàng xăng dầu sáng và mặt hàng gas.

* Thứ nhất: Về đối thủ cạnh tranh

Từ 1999 trở về trước công ty với tính chất kinh doanh chuyên ngành và độcquyền (một mình một chợ) Từ năm 1999 trở lại đây với sự thay đổi của chính sáchNhà nước và cơ chế kinh doanh, trên thị trường đã xuất hiện các đối thủ mới đó làcông ty thương mại và 04 doanh nghiệp tư nhân, thị phần của công ty xăng dầu bịthu hẹp còn khoảng từ 70 - 75% Các đối thủ cạnh tranh với chức năng nhiệm vụtương tự bao gồm các loại:

- Đối thủ đưa ra các sản phẩm dịch vụ tương tự với mức giá giống nhau.- Các đối thủ cùng hoạt động kinh doanh trên một lĩnh vực và cùng cạnhtranh để tìm lợi nhuận trên một nhóm khách hàng nhất định.

- Các đối thủ có lợi thế hơn về mặt giá cả, vốn kinh doanh, cơ chế công nợthoáng, cạnh tranh trên thị trường ngày càng trở nên gay gắt, thế độc quyền củangành xăng dầu bị phá vỡ Mặt khác tư duy “Độc quyền”, tư duy “Khách hàng tựtìm đến” đã ăn sâu vào tiềm thức của cán bộ công nhân viên trong toàn bộ máyCông ty

- Vị trí một số cửa hàng không thuận lợi nên thị phần của Công ty bị thuhẹp từ 25 -30%.

* Thứ hai: Về đặc điểm của khách hàng

- Khách hàng là những cá nhân hay tổ chức thuộc mọi thành phần kinh tế cónhu cầu cần được thoả mãn về hàng hoá và có khả năng thanh toán Nhu cầu nàyđược thực hiện thông qua mạng lưới tiêu thụ và dịch vụ của các cửa hàng.

Với 37 năm hoạt động kinh doanh, dịch vụ công ty xăng dầu Hà giang đã trảiqua hai cơ chế Trong thời kỳ thực hiện cơ chế kế hoạch hoá tập trung, bao cấpmục tiêu của công ty là hoàn thành chỉ tiêu pháp lệnh Mặt khác cầu của thị trườngkhông được đáp ứng, bị ràng buộc bởi chế độ, định mức, chỉ tiêu,… do đó kháchhàng thời kỳ này rất hạn chế chủ yếu là các cơ quan nhà nước, các tổ chức chínhtrị, kinh tế, an ninh, quốc phòng.

Trong thời kỳ thực hiện cơ chế thị trường, khách hàng của Công ty đa dạngvà phong phú hơn, có nhiều khách hàng là những doanh nghiệp lớn đã ký hợpđồng với Công ty Với khách hàng hiện tại thì mảng khách hàng sử dụng xăng dầuphục vụ cho các phương tiện phục vụ sản xuất và đi lại gia tăng với tỷ trọng lớn.Nghiên cứu mảng số liệu về quản lý các phương tiện tham gia giao thông ở cơquan công an và sở giao thông cho thấy sự gia tăng của các phương tiện như trìnhbày ở biểu 02.

Đi liền với sự gia tăng về số lượng, công suất, hiệu quả hoạt động của cácphương tiện cũng được gia tăng, do đó nhu cầu sử dụng xăng dầu của khách hàngngày càng gia tăng đáng kể.

BIỂU 02: PHƯƠNG TIỆN SỬ DỤNG XĂNG DẦU CHỦ YẾU Ở HÀGIANG

LOẠI PHƯƠNGTIỆN

(Số liệu tại Công an tỉnh và Sở Giao thông).

Trải qua gần 40 năm kinh doanh trên thị trường Công ty xăng dầu Hà Giangphục vụ hết mọi tầng lớp người dân từ các cơ quan Nhà nước, các tập thể lao động,các tổ chức sản xuất kinh doanh Mặc dù trong cơ chế thị trường có nhiều thay đổi,song với bề dầy kinh nghiệm sẵn có và thái độ phục vụ khách hàng chu đáo, đến

nay Công ty Xăng dầu Hà Giang vẫn giữ vững bạn hàng, ngoài ra cò mở rộng đếncác huyện vùng xa Mục tiêu của Công ty là cải tạo và mở rộng mạng lưới cửa

hàng bán lẻ, mở rộng thị phần thông qua các đại lý bán buôn nhằm thu hút kháchhàng tiềm năng.

6 Đặc điểm của cơ sở vật chất, kỹ thuật

Từ năm 1997 trở về trước các cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty còn thấpkém, cũ kỹ và lạc hậu Từ năm 1997 đến nay công ty đã quan tâm đầu tư xây dựngcơ sở hạ tầng, mua sắm và trang bị máy móc thiết bị hiện đại tiên tiến do nướcNhật, CH Sec,CH Slô- va-ki sản xuất nhằm nâng cao hiệu quả lao động đáp ứngtối đa nhu cầu thị trường Cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị của công tyđược minh chứng bằng các số liệu dưới đây:

+ Tổng diện tích mặt bằng: 20.854,5 m2.- Diện tích khu văn phòng: 10.436,3 m2.*Nhà làm việc: 355 m2.*Nhà kho: 1.405,5 m2.*Nhà khách + Tập thể: 274 m2.*Sân bãi, khuân viên: 8.401,8 m2.- Diện tích 11 cửa hàng trực thuộc: 10.418.2 m2

BIỂU 03: CƠ SỞ VẬT CHẤT KỸ THUẬT CÓ TỚI NGÀY 31/12/2003

Đơn vị tính:1.000 đ

CHỈ TIÊU

TSCĐ HỮU HÌNH

TSCĐTHUÊ TC

CỬAVẬT K

PT VẬNTẢI

6.136.299 1.600.563 1.564.860 298.726 9.600.450

2 Số cuối kỳ 6.418.110 1.829.564 1.736.148 298.726 10.282.552

II Giá trị hao

- Hệ thống cửa hàng tương đối khang trang nhưng mạng lưới cửa hàng chưađược mở rộng trên địa bàn tiêu thụ, chưa chú trọng công tác xây dựng các nhà khođể bảo quản hàng hoá kinh doanh khác nói chung.

- Số lượng phương tiện vận tải đã sử dụng qua nhiều năm, số lượng đầu xe ít,dung tích nhỏ và phải thường xuyên sửa chữa, do đó đôi lúc không đáp ứng đượcviệc cung ứng hàng hoá kịp thời theo kế hoạch

- Máy móc thiết bị chủ yếu là cột bơm được công ty chú trọng đầu tư trangthiết bị hiện đại đáp ứng và phục vụ nhu cầu tiêu thụ của khách hàng

- Việc đầu tư trang bị thiết bị phục vụ công tác quản lý tại văn phòng tươngđối ổn định, tuy nhiên mạng lưới máy vi tính trang bị cho từng cửa hàng còn ít vàchưa đồng bộ cũng ít nhiều ảnh hưởng tới công tác quản lý chung toàn công ty.

7 Đặc điểm lao động

BIỂU 04: CƠ CẤU LAO ĐỘNG CHÍNH THỨC TOÀN CÔNG TY

NĂM 2000

THỰC HIỆNNĂM 2001

THỰC HIỆNNĂM 2002

THỰC HIỆNNĂM 2003

SỐ NGƯỜ

SỐ NGƯỜI

SỐ NGƯỜI

TỶ TRỌNG

SỐ NGƯỜI

26,573,5Trình độ Đại học và trên ĐH

Cao đẳng T cấp CNKT Chưa đào tạo

13,915,265,85,1Độ tuổi <30 tuổi

30 ->40 tuổi >40 tuổi

56,930,412,7 Lương bình quân

Thu nhập bình quân(1.000đ)

Qua số liệu ta thấy lực lượng lao động toàn công ty tương đối ổn định, sắpxếp một tương đối hợp lý giữa các phòng nghiệp vụ, giữa lao động trực tiếp vàgián tiếp, tỷ lệ lao động gián tiếp và trực tiếp của Công ty ổn định qua các năm.Tuy nhiên đội ngũ nhân viên chưa thực sự đủ mạnh, lực lượng lao động trẻ chiếm

tỷ lệ cao và tăng dần qua các năm, đội ngũ lao động có trình độ sơ cấp và côngnhân kỹ thuật vẫn chiếm tỷ trọng lớn

Việc tuyển dụng và bố trí lao động có trình độ đại học và cao đẳng tại cáccửa hàng còn hạn chế, đa phần cửa hàng trưởng chưa có trình độ đại học, công tácđiều hành và quản lý còn yếu, mặt khác công nhân lao động là người trực tiếp bánhàng chưa được đào tạo chuyên sâu về công tác nghiệp vụ bán hàng và kỹ năng,nghệ thuật giao tiếp, do vậy đã ảnh hưởng không ít tới quá trình quản trị, quá trìnhtiêu thụ cũng như việc tìm kiếm và thu hút khách hàng tiềm năng.

CHƯƠNG 2

PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG TIÊU THỤ CỦA CÔNG TY

I Các hoạt động quản trị tiêu thu xăng dầu 1 Công tác nghiên cứu và dự báo thị trường

Trước đây khi nhà nước còn thực hiện cơ chế kế hoạch hoá, bao cấp thìCông ty Xăng dầu Hà Giang cũng như khá nhiều doanh nghiệp khác ít quan tâmtới việc nhiên cứu và dự báo thị trường, vì lúc đó mọi kế hoạch sản xuất, tiêu thụđều do sự chỉ đạo của Nhà nước do đó kinh doanh thụ động, kém hiệu quả Từ khichuyển sang kinh doanh theo cơ chế thị trường, có sự quản lý của Nhà nước, theođịnh hướng Xã hội Chủ nghĩa thì Công ty Xăng dầu Hà Giang buộc phải quan tâmđến vấn đề này để đề ra các quyết định phù hợp với thực tế, có như vậy thì Công tymới tồn tại và phát triển được.

Thời gian qua Công ty Xăng dầu đã sắp xếp thời gian và cử cán bộ điều trathông tin về sự biến động cung cầu, giá cả trên thị trường để tìm thị trường tiêuthụ, mặt khác để xem xét tình hình thực tế ban Giám đốc cũng giành thời gian trựctiếp đến các địa bàn dể kiểm tra, thu thập thông tin và nghiên cứu phục vụ chocông tác lãnh chỉ đạo Tuy nhiên thực tế Công ty Xăng dầu giành thời gian và nhânlực cho nghiên cứu thị trường chưa tương thích; thời gian ít, không thường xuyên;đội ngũ nhân viên mỏng, năng lực, trình độ hạn chế, kiêm nhiệm không chuyênsâu, tư duy thụ động, trông chờ còn khá nặng nề do đó có thời gian bị mất thị phần,khách hàng chuyển sang tiêu thụ của đối thủ khác.

Hội nghị khách hàng là hình thức tập hợp các khách hàng thường xuyên, lâudài của công ty để nắm bắt được nhu cầu, mong muốn và ý kiến góp ý của họ, mặtkhác thông tin cho họ những thông tin mới về công ty, về chất lượng, giá cả, đặcđiểm hàng hoá, về uy tín phục vụ nhằm lôi kéo khách hàng cho công ty Tuy vậythời gian qua Công ty Xăng dầu Hà Giang chưa chú trọng nhiều đến công tác này,do vậy công ty không tham khảo được nhiều ý kiến đóng góp của những kháchhàng trực tiếp tiêu thụ hàng hoá của công ty.

2 Công tác xây dựng chương trình, kế hoạch tiêu thụ2.1 Kế hoạch hoá bán hàng

Qua bảng số liệu 05 trang 29 dưới đây cho thấy hiện tại Công ty xăng dầu HàGiang chủ yếu đang khai thác theo nhu cầu phát sinh tự nhiên của thị trường, khốilượng hàng hoá tiêu thụ trên cơ sở các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ ký kếtchiếm tỷ lệ nhỏ từ 10 -> 15% so với sản lượng chung Lượng xăng dầu tiêu thụtheo hợp đồng chủ yếu là của các đơn vị vũ trang, cơ quan hành chính sự nghiệp,các doanh nghiệp quốc doanh, một số doanh nghiệp ngoài quốc doanh, và các đạilý bán buôn bán lẻ Hiệu quả thực hiện các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ khôngcao, về số lượng hợp đồng được thực hiện chiếm từ 81 -> 93% so với hợp đồngđược ký, về khối lượng chiếm từ 65 ->84% so với sản lượng đã đăng ký Nhìnchung công ty đã căn cứ vào các đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ để nên được kếhoạch bán hàng một cách cụ thể, chi tiết Chương trình bán hàng không chỉ đề racác mục tiêu bán hàng cần đạt được mà còn xác định trình tự, tổ chức các điều kiệnđể thực hiện mục tiêu nhiệm vụ đặt ra Trong những năm qua đối với việc đáp ứngcác đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ công ty thường thực hiện tương đối tốt về mặtsố lượng cũng như thời gian giao hàng để thực hiện được điều này phòng kếhoạch của công ty đã nghiên cứu và cân đối các đơn đặt hàng để lên một kế hoạchtổng thể cho quá trình khai thác nhằm đảm bảo cho quá trình khai thác không bịchồng chéo, giao hàng cho khách đúng thời gian và số lượng, chất lượng và chủngloại, cơ cấu mặt hàng.

Tuy nhiên cũng có thời gian công ty chưa đáp ứng được 100% nhu cầukhách hàng do các nguyên nhân khách quan như mất điện, tạm đình chỉ để kiểm kêthực hiện chính sách giá mới hoặc tạm ngừng cung cấp đối với khách hàng cócông nợ lớn; ngược lại trong thị trường cạnh tranh có một số khách hàng nhất làcác doanh nghiệp ngoài quốc doanh phá bỏ hợp đồng, đơn đặt hàng đã ký với côngty để tìm đến với nhà cung ứng khác có cơ chế ưu đãi hơn dẫn đến tỷ lệ thực hiệnsản lượng theo hợp đồng, đơn đặt hàng trung bình qua 04 năm mới đạt 72,7%.

BIỂU 05: KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH BÁN HÀNG

Chỉ tiêu

Số HĐồng

Số HĐồng

K.lượng (M3)

Số HĐồng

Số HĐồng

K.lượng (M3)

1.Hợp đồng, đơn hàng 24 2 000 29 2.500 43 2.300 54 2.500

4 Tỷ lệ thực hiện/Hợpđồng(% )

5 Tỷ lệ thực hiện/ sảnlượng chung(%)

2.2 Kế họach hoá Marketing

Marketing có vị trí rất quan trọng trong các hoạt động truyền thông, có thểhiểu marketing là quá trình kế hoạch hoá và thực hiện các ý tưởng liên quan đếnviệc hình thành, xác định giá cả, xúc tiến và phân phối hàng hoá và dịch vụ để tạora sự trao đổi nhằm thoả mãn các mục tiêu của mọi cá nhân và tổ chức Thực tếCông ty Xăng dầu Hà Giang đã không quan tâm tổ chức các hoạt động marketing,không bố trí cán bộ chuyên môn để tiến hành các hoạt động này do đó các hoạtđộng tiêu thụ của công ty chưa có tính chiến lược, chưa có chính sách thoả đáng vềkênh tiêu thụ, phân phối, quảng cáo, xúc tiến bán hàng và chính sách giá cả…

2.3 Kế hoạch hoá quảng cáo

Quảng cáo là một trong nhiều công cụ thuộc chính sách tiêu thụ, nó đượcxác định trong mối quan hệ với công cụ khác, đặc biệt là chính sách giá cả Xuấtphát từ vai trò quan trọng của quảng cáo nên trong những năm qua Công ty Xăngdầu Hà Giang đã có sự quan tâm áp dụng những biện pháp quảng cáo trên các tạptrí chuyên ngành, báo chí truyền hình địa phương, ngoài ra còn thông qua các hìnhthức bán hàng tại các cửa hàng hoặc trong các kỳ hội thao, lễ hội,…để tặng nhữngsản phẩm như mũ, áo phông có in biểu tượng của hãng Trên một số sản phẩm nhưdầu hộp, bếp, bình gas đều có tem in những thông tin quảng cáo cho công ty, chohãng và sản phẩm của hãng Tuy nhiên việc áp dụng các biện pháp quảng cáo củacông ty chưa được xây dựng thành kế hoạch, quảng cáo còn tràn lan chưa xác địnhđúng mục tiêu cụ thể cho mỗi thời kỳ Nội dung quảng cáo chỉ chủ yếu mới đề cậpđến vị thế của công ty chưa đề cập nhiều đến chất lượng hàng hoá và chất lượngphục vụ, hình thức chưa được đa dạng, phong phú, qui mô không lớn và diễn ratrong một thời gian nhất định Chi phí cho các hoạt động quảng cáo chưa xác địnhđược tỷ lệ cụ thể trên tổng doanh thu Đánh giá thực trạng công tác và biện phápquảng cáo của Công ty trong thời gian qua chưa thực sự tác động mạnh mẽ đến cácđối thủ cạnh tranh, đến sức mua và ý muốn tiêu dùng của khách hàng Thực tế đóthể hiện ở biểu 06 dưới đây:

BIỂU06: KẾT QUẢ THỰC HIỆN CHI PHÍ QUẢNG CÁO

Đơn vị tính 1.000đồng

HÌNH THỨC QUẢNGCÁO

NĂM 2000 NĂM 2001 NĂM 2002 NĂM 2003

Công ty Xăng dầu Hà Giang là đơn vị trực thuộc Tổng công ty Xăng dầukhu vực phía Bắc, thực hiện chế độ hạch toán toàn ngành Kế hoạch chi phí kinhdoanh hàng năm được Công ty quan tâm nghiên cứu và xây dựng từng định mứcchi phí cụ thể Tổng công ty căn cứ vào kế hoạch của đơn vị và tình hình hoạt độngthực tế toàn ngành và từng khu vực để phê duyệt kế hoạch hàng năm Công tyxăng dầu Hà Giang căn cứ vào kế hoạch đó tổ chức hạch toán chi phí kinh doanhtheo đúng quy định nhằm mục tiêu tiết kiệm tối đa chi phí nhất là chi phí hao hụtvà chi phí văn phòng, do đó kết quả chi phí hoạt động kinh doanh hàng năm đềuđạt và vượt chỉ tiêu Tổng công ty giao Kết qủa đó được thể hiện trong biểu số 07dưới đây:

BIỂU 07: KẾT QUẢ THỰC HIỆN KẾ HOẠCH CHI PHÍ NGHIỆP VỤKINH DOANH

CHỈ TIÊU

Tỷ lệ chi phí % / Doanh thu 8.22 7.36 10.6 9.88 11.54 11.02 12.21 10.65

Qua biểu số liệu trên cho thấy Công ty Xăng dầu đã thực hiện rất tốt kếhoạch chi phí nghiệp vụ kinh doanh do Tổng công ty giao với phương châm thựchành tiết kiệm, chống lãng phí Đó là mục tiêu thi đua khen thưởng hàng năm củatoàn ngành nhằm dem lại hiêu quả kinh tế trong kinh doanh Một trong các nguyênnhân tỷ lệ phí giảm so với kế hoạch chủ yếu là giảm thiểu chi phí hao hụt giảm chiphí tiếp khách, giao dịch.

3 Công tác thực hiện các hoạt động hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm 3.1.Xác định hệ thống tiêu thụ

Mạng lưới tiêu thụ là tập hợp các kênh nối liền giữa doanh nghiệp và kháchhàng Tuỳ theo đặc điểm từng doanh nghiệp mà các kênh phân phối được sử dụngmột cách khác nhau Tuy nhiên việc sử dụng rộng rãi tất cả các kênh phân phối đểđưa hàng hoá ra thị trường là một điều quan trọng mà không phải doanh nghiệpnào cũng thực hiện được.

Mạng lưới tiêu thụ của Công ty Xăng dầu đã và đang từng bước được mởrộng, Hiện tại có 11 cửa hàng Xăng dầu, 01 cửa hàng Vật tư bố trí ở 7/11 HuyệnThị ngoài ra còn có 03 đại lý bán buôn, 04 cửa hàng bán buôn và bán lẻ Phần lớncác cửa hàng đều nằm ở những vị trí thuận lợi; tập trung dân cư, giao thông thuậntiện, mặt bằng rộng song cũng còn 02 cửa hàng có vị trí không thuận lợi do vấn đềlịch sử, do sự phát triển đô thị và sự cạnh tranh của các đối thủ khác Các kênhphân phối, tiêu thụ không dài chủ yếu bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng hoặcqua một khâu trung gian

SƠ ĐỒ 03: KÊNH PHÂN PHỐI CÔNG TY XĂNG DẦU HÀ GIANG

KÊNH PHÂN PHỐI

Đại lý bán lẻ

Người tiêu dùngNgười tiêu dùng

3.2 Trang bị nơi bán hàng

Các cửa hàng trung tâm, cửa hàng chính được đầu tư trang thiết bị khá hiệnđại, có tính năng kỹ thuật cao do các nước phát triển sản xuất như: cột bơm điện tửTATSUNO 1111 cột đơn 45 lít/phút hoặc 90 lít/phút, bồn chứa, vi tính, cửa hàngđược xây dựng mới kiên cố, có đầy đủ thiết bị phòng chống cháy nổ, vệ sinh môitrường và dụng cụ bảo hộ lao động, có bảng niêm yết gía, biển hiệu, biểu tượng.Riêng cửa hàng ở thị trấn Huyện Vị Xuyên nằm tại trung tâm huyện lỵ nhưng doxây dựng từ trước nên có mặt bằng hẹp, nhà cửa cũ, trang thiết bị còn thiếu và lạchậu, cột bơm cơ có dung tích và lưu lượng nhỏ.

3.3 Tổ chức bán hàng

Việc bố trí lao động định biên tại các cửa hàng được công ty thực hiện theoqui chế quản lý lao động tại cửa hàng xăng dầu theo qui định của Tổng công ty.Căn cứ vào quy mô, sản lượng tiêu thụ, tiêu chuẩn xếp loại từng cửa hàng công tybố trí lao động ít nhất từ 03 đến 10 người, trong đó có 01 cửa hàng trưởng và côngnhân trực tiếp bán hàng, duy nhất cửa hàng trung tâm (cửa hàng xăng dầu Cầu Mè)xếp theo tiêu chuẩn loại II được bố trí 01 nhân viên làm công tác thống kê.

Việc tổ chức bán hàng được bố trí theo ca, mỗi ca gồm 01 ca chính và 01hoặc 02 ca phụ, thời gian giao ca là một ngày(24/24 h) do cửa hàng trưởng phâncông Cửa hàng trưởng là người chịu trách nhiệm trước Công ty về việc quản trịmọi hoạt động tại cửa hàng.

Nhiệm vụ của từng ca bán hàng được thực hiện theo đúng qui trình bán hàngcụ thể: Giao nhận ca, tổ chức bán hàng, nhập hàng, theo dõi và ghi chép sổ sách,hoá đơn bán hàng, sao kê hoá đơn chứng từ và thu nộp tiền hàng đầy đủ theo đúngquy định quản lý tại cửa hàng xăng dầu Ngoài nhiệm vụ trên mỗi người lao độngcòn phải thực hiện tốt công tác quản lý, phòng chống cháy nổ, vệ sinh côngnghiệp, an toàn vệ sinh viên, thường xuyên trang bị bảo hộ lao động.

Tuy nhiên ở một số cửa hàng xa trung tâm việc bố trí lao động còn thiếu(doqui chế về định biên lao động), mặt khác trình độ, năng lực quản trị của cửa hàngtrưởng và nghiệp vụ bán hàng của nhân viên còn hạn chế Công tác kiểm tra chưađược thường xuyên và triệt để dẫn tới việc bố trí lao động theo ca chưa phù hợp,thời gian phục vụ bán hàng chưa đảm bảo, bố trí hàng hoá chưa ngăn nắp, chưa có

niêm yết giá, vệ sinh công nghiệp, hàng hoá còn bẩn, thái độ phục vụ chưa vănminh và thiếu chu đáo do đó đã ít nhiều ảnh hưởng tới sản lượng tiêu thụ và thuhút khách hàng

3.4 Tổ chức dịch vụ sau bán hàng

Đối với hàng hoá là xăng, dầu công ty thường không tổ chức hoạt động dịchvụ sau bán hàng, nhưng hàng hoá là Gas hoá lỏng, bếp gas công ty dã tổ chức khátốt các dich vụ sau bán hàng như: Đối với mỗi sản phẩm đều có kèm theo hướngdẫn sử dụng, nhân viên bán hàng trực tiếp giới thiệu và hướng dẫn cách thức lắpđặt sử dụng ngoài ra còn có tổ chuyên vận chuyển gas, lắp đặt, sửa chữa, bảo hànhbếp gas, trên các bình gas đều có địa chỉ, số điện thoại Công ty để liên hệ khi cầnthiết.

4 Chính sách tiêu thụ 4.1.Chính sách giá áp dụng trong thị trường

Hàng hoá Công ty Xăng dầu tiêu thụ gồm; Xăng MOGA90, MOGA92,Dầu DIEZEN, Dầu hoả, Dầu nhờn, Gas lỏng, bếp và phụ kiện gas Như phần giớithiệu về công ty đã đề cập, Công ty Xăng dầu Hà Giang trực thuộc Tổng công tyXăng dầu, hạch toán chung toàn ngành do đó giá bán các mặt hàng trong từng thờiđiểm được qui định thống nhất toàn Tổng công ty Giá nhiên liệu hiện nay đangbán trên thị trường; MOGA90 là 5.400đ/ lít, MOGA92 là 5.600đ/lít, Dầu DIEZEN4.600 đ/lít, Dầu hoả 4.400đ/lit, Dầu nhờn, Gas lỏng 11.150đ/kg Giá các loại nhiênliệu thường không ổn định do phụ thuộc rất lớn vào thị trường thế giới và giá nhậpkhẩu trong từng thời kỳ

Tuy nhiên đối với một số vùng sâu, xa trung tâm, xa đầu mối giao hàng, Nhànước áp dụng chính sách trợ gía dầu hoả theo chính sách miền núi của Bộ Thươngmại thông qua chiết khấu thiếu cấp bù của Tổng công ty bằng chênh lệch giữa gíabán lẻ tối đa với giá giao tại địa phương Ngoài ra còn trợ cước vận tải, chiết khấuđại lý cho công ty nhằm bình ổn gía thị trường và thực hiện đúng chính sách lưuthông thương mại phục vụ đồng bào dân tộc sống ở vùng sâu, vùng xa và đảm bảobù đắp chi phí cho doanh nghiệp kinh doanh và phát triển

4.2 Chính sách thúc đẩy bán hàng

Trong thời gian gần đây thị trường xuất hiện thêm nhiều đối thủ cạnh tranhnhất là các đối thủ thuộc ngành thương mại Để giữ vững thị phần công ty đã cónhiều giải pháp để thúc đẩy tiêu thụ như: Xây dựng mới một số cửa hàng, trang trí,trưng bày hợp lý; đầu tư thiết bị khá hiện đại; bán hàng có khuyến mãi các sảnphẩm áo, mũ in biểu tượng của hãng; các đại lý bán buôn lớn được tăng tỷ lệ chiếtkhấu; các khách hàng thường xuyên và mua nhiều có thể cho chậm thanh toán Đốivới hàng hoá là Gas hoá lỏng, bếp và phụ kiện bếp gas công ty tăng cường các hoạtđộng dịch vụ sau bán hàng như vận chuyển, lắp đặt, thay thế, bảo dưỡng, sửa chữatại nhà Các giải pháp này tuy chưa nhiều, không thường xuyên song đã góp phầnkhông nhỏ đối với hoạt động tiêu thụ của công ty

5 Tổ chức lực lượng tiêu thụ xăng dầu

Tổng biên chế của công ty đến ngày 01 tháng 01 năm 2003 có 79 lao độngchính thức và 04 lao động hợp đồng ngắn hạn, trong đó trình độ đại học và caođẳng có 23 chiếm 29,1%, trình độ trung cấp và chưa qua đào tạo có 56 chiếm70,9%, lao động trực tiếp có 58 chiếm 73,5%, lao động gián tiếp có 21 chiếm26,5% Biên chế không do công ty lựa chọn quyết định mà thực hiện theo qui chếđịnh biên, tức là Tổng công ty ấn định biên chế trên cơ sở sản lượng tiêu thụ củatừng công ty Về mặt lý thuyết qui chế này phù hợp với những khu vực kinh tếphát triển, dân cư đông và tập trung, giao thông thuận tiện, nhu cầu sử dụng xăngdầu lớn, trang thiết bị hiện đại, song có thể không phù hợp với khu vực miền núi,nhất là khu vực Hà Giang Từ thực trạng khó khăn đó Công ty Xăng dầu Hà Giangkhông thể bố trí lao động theo yêu cầu của công việc, mà phải bố trí một cách dàntrải, thiếu ổn định mang tính chất giải pháp tình thế.

Việc sắp xếp biên chế của các phòng nghiệp vụ cơ bản đảm bảo về số lượngvà chất lượng, riêng phòng kinh doanh là chưa phù hợp, cụ thể; phòng Tổ chứchành chính có 06 lao động( 01 phục vụ), trưởng phòng có trình độ đại học; phòngkinh tế tài chính có 05 lao động, trưởng phòng và các nhân viên đều có trình độ đạihọc; phòng kinh doanh có 03 lao động, trưởng phòng có trình độ đại học songchưa có kinh nghiệm thực tế; phòng quản trị kỹ thuật có 04 lao động, trưởng phòngcó trình độ đại học Việc bố trí này cũng như trình độ lao động của các phòng