I. Các hoạt động quản trị tiêu thụ xăng dầu
3. Công tác thực hiện các hoạt động hỗ trợ tiêu thụ sản phẩm
3.1.Xác định hệ thống tiêu thụ
Mạng lới tiêu thụ là tập hợp các kênh nối liền giữa doanh nghiệp và khách hàng. Tuỳ theo đặc điểm từng doanh nghiệp mà các kênh phân phối đợc sử dụng một cách khác nhau. Tuy nhiên việc sử dụng rộng rãi tất cả các kênh phân phối để đa hàng hoá ra thị trờng là một điều quan trọng mà không phải doanh nghiệp nào cũng thực hiện đợc.
Mạng lới tiêu thụ của Công ty Xăng dầu đã và đang từng bớc đợc mở rộng, Hiện tại có 11 cửa hàng Xăng dầu, 01 cửa hàng Vật t bố trí ở 7/11 Huyện Thị ngoài ra còn có 03 đại lý bán buôn, 04 cửa hàng bán buôn và bán lẻ. Phần lớn các cửa hàng đều nằm ở những vị trí thuận lợi; tập trung dân c, giao thông thuận tiện, mặt bằng rộng song cũng còn 02 cửa hàng có vị trí không thuận lợi do vấn đề lịch sử, do sự phát triển đô thị và sự cạnh tranh của các đối thủ khác. Các kênh phân phối, tiêu thụ không dài chủ yếu bán hàng trực tiếp cho ngời tiêu dùng hoặc qua một khâu trung gian.
Sơ đồ 03: Kênh phân phối Công ty xăng dầu Hà Giang
Kênh Phân Phối
Trực tiếp Gián tiếp
Cửa hàng Cửa hàng
Đại lý bán lẻ
Ngời tiêu dùng Ngời tiêu dùng
3.2. Trang bị nơi bán hàng
Các cửa hàng trung tâm, cửa hàng chính đợc đầu t trang thiết bị khá hiện đại, có tính năng kỹ thuật cao do các nớc phát triển sản xuất nh: cột bơm điện tử TATSUNO 1111 cột đơn 45 lít/phút hoặc 90 lít/phút, bồn chứa, vi tính, cửa hàng đợc xây dựng mới kiên cố, có đầy đủ thiết bị phòng chống cháy nổ, vệ sinh môi tr- ờng và dụng cụ bảo hộ lao động, có bảng niêm yết gía, biển hiệu, biểu tợng. Riêng cửa hàng ở thị trấn Huyện Vị Xuyên nằm tại trung tâm huyện lỵ nhng do xây dựng từ trớc nên có mặt bằng hẹp, nhà cửa cũ, trang thiết bị còn thiếu và lạc hậu, cột bơm cơ có dung tích và lu lợng nhỏ.
3.3. Tổ chức bán hàng
Việc bố trí lao động định biên tại các cửa hàng đợc công ty thực hiện theo qui chế quản lý lao động tại cửa hàng xăng dầu theo qui định của Tổng công ty. Căn cứ vào quy mô, sản lợng tiêu thụ, tiêu chuẩn xếp loại từng cửa hàng công ty bố trí lao động ít nhất từ 03 đến 10 ngời, trong đó có 01 cửa hàng trởng và công nhân trực tiếp bán hàng, duy nhất cửa hàng trung tâm (cửa hàng xăng dầu Cầu Mè) xếp theo tiêu chuẩn loại II đợc bố trí 01 nhân viên làm công tác thống kê.
Việc tổ chức bán hàng đợc bố trí theo ca, mỗi ca gồm 01 ca chính và 01 hoặc 02 ca phụ, thời gian giao ca là một ngày(24/24 h) do cửa hàng trởng phân công. Cửa hàng trởng là ngời chịu trách nhiệm trớc Công ty về việc quản trị mọi hoạt động tại cửa hàng.
Nhiệm vụ của từng ca bán hàng đợc thực hiện theo đúng qui trình bán hàng cụ thể: Giao nhận ca, tổ chức bán hàng, nhập hàng, theo dõi và ghi chép sổ sách, hoá đơn bán hàng, sao kê hoá đơn chứng từ và thu nộp tiền hàng đầy đủ theo đúng quy định quản lý tại cửa hàng xăng dầu. Ngoài nhiệm vụ trên mỗi ngời lao động còn phải thực hiện tốt công tác quản lý, phòng chống cháy nổ, vệ sinh công nghiệp, an toàn vệ sinh viên, thờng xuyên trang bị bảo hộ lao động.
Tuy nhiên ở một số cửa hàng xa trung tâm việc bố trí lao động còn thiếu(do qui chế về định biên lao động), mặt khác trình độ, năng lực quản trị của cửa hàng trởng và nghiệp vụ bán hàng của nhân viên còn hạn chế. Công tác kiểm tra cha đợc thờng xuyên và triệt để dẫn tới việc bố trí lao động theo ca cha phù hợp, thời gian phục vụ bán hàng cha đảm bảo, bố trí hàng hoá cha ngăn nắp, cha có niêm yết giá, vệ sinh công nghiệp, hàng hoá còn bẩn, thái độ phục vụ cha văn minh và thiếu chu đáo do đó đã ít nhiều ảnh hởng tới sản lợng tiêu thụ và thu hút khách hàng.
3.4. Tổ chức dịch vụ sau bán hàng
Đối với hàng hoá là xăng, dầu công ty thờng không tổ chức hoạt động dịch vụ sau bán hàng, nhng hàng hoá là Gas hoá lỏng, bếp gas công ty dã tổ chức khá tốt các dich vụ sau bán hàng nh: Đối với mỗi sản phẩm đều có kèm theo hớng dẫn sử dụng, nhân viên bán hàng trực tiếp giới thiệu và hớng dẫn cách thức lắp đặt sử dụng ngoài ra còn có tổ chuyên vận chuyển gas, lắp đặt, sửa chữa, bảo hành bếp gas, trên các bình gas đều có địa chỉ, số điện thoại Công ty để liên hệ khi cần thiết.