vp.qt.05_qt_lap_ho_so_hien_hanh_va..

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ SỞ KHOA HỌC VÀ CƠNG NGHỆ QUY TRÌNH LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN Mã hiệu: VP.QT.05 Lần ban hành: 01 Ngày ban hành: 28/04/2014 Họ tên Chức vụ Chữ ký Biên soạn Sốt xét Phê duyệt Lê Đình Hồi Vũ Trần Duy Chiến Trần Ngọc Nam Q Chánh Văn phòng Phó Giám đốc - QMR Giám đốc (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VP.QT.05 Ban hành: 01 28/04/14 Sửa đổi : 00 / / BẢNG THEO DÕI PHÂN PHỐI TÀI LIỆU Giám đốc Các Phó Giám đốc Đại điện lãnh đạo chất lượng Văn phòng Thư ký ISO (bản gốc) M-office Website Sở BẢNG THEO DÕI NỘI DUNG BAN HÀNH/SỬA ĐỔI Trang Lần bh/ sửa đổi Ngày bh/ sửa đổi Mô tả vắn tắt nội dung sửa đổi LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VP.QT.05 Ban hành: 01 28/04/14 Sửa đổi : 00 / / Quy định chung - Quy định cách thức tiếp nhận, phân loại, xử lý, chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan đảm bảo kịp thời, xác, an tồn thuận lợi - Xác định trách nhiệm phận, cá nhân việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Sở Khoa học Công nghệ tỉnh Thừa Thiên Huế - Áp dụng vào việc tiếp nhận, xử lý, chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Định nghĩa, từ viết tắt tài liệu viện dẫn 2.1 Định nghĩa - Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có (hoặc số) đặc điểm chung tên loại văn bản; quan, tổ chức ban hành văn bản; thời gian đặc điểm khác hình thành trình theo dõi, giải công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức cá nhân - Tài liệu văn pháp quy mặt nghiệp vụ định gồm văn pháp quy quy định, hướng dẫn giải thích pháp luật, chế độ, sách dùng để làm ban hành văn quan, đơn vị Các văn mang tính hướng dẫn gồm: + Các loại văn pháp quy + Các văn quy chế, quy định nội Sở KHCN + Các văn thuộc hệ thống quản lý chất lượng ISO - Lập hồ sơ việc tập hợp xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định - Lập hồ sơ hành việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành q trình giải quyết, theo dõi cơng việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định + Lập hồ sơ hành: Do người thực hiện, giải công việc lập; tiến hành đồng thời với q trình giải cơng việc Việc lập hồ sơ hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh công việc, chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu - Hồ sơ trình ký tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể; tổng hợp từ bắt đầu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc đến thời điểm trình ký văn đảm bảo nằm phạm vi chức năng, nhiệm vụ cá nhân trình ký văn - Hồ sơ nguyên tắc: tất văn ( thơng qua văn thư xử lý: vào sổ, đóng dấu Sở KHCN) Đảng, Chính phủ, Bộ, ngành Trung ương, Tỉnh LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VP.QT.05 Ban hành: 01 28/04/14 Sửa đổi : 00 / / uỷ, HĐND UBND tỉnh đường lối, chủ trương, sách… theo vấn đề có liên quan đến lĩnh vực phân công phụ trách - Hồ sơ công việc: tất văn liên quan đến vụ việc cần giải tập hợp lại đưa vào tờ bìa riêng cặp riêng theo vấn đề có liên quan đến lĩnh vực phân công phụ trách - Lưu trữ hành phận lưu trữ quan, tổ chức có nhiệm vụ thu thập, bảo quản phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ tiếp nhận từ đơn vị thuộc quan, tổ chức - Danh mục hồ sơ quan, tổ chức bảng kê có hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm, kèm theo ký hiệu thời hạn bảo quản hồ sơ, dùng làm để đơn vị, cá nhân lập hồ sơ - Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành việc định kỳ chuyển giao hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ từ đơn vị, cá nhân vào lưu trữ hành quan, tổ chức theo quy định pháp luật 2.2 Tài liệu, sở pháp lý: - Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng năm 2001; - Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; - Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia; - Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng năm 2011 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức; - Bộ tiêu chuẩn ISO 9001: 2008; - Sổ tay chất lượng Chữ viết tắt - KHCN: Khoa học Công nghệ - CBCCVC, HĐLĐ: Cán bộ, công chức, viên chức, hợp đồng lao động - LTV : Lưu trữ viên LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VP.QT.05 Ban hành: 01 28/04/14 Sửa đổi : 00 / / Nội dung: 3.1 Lưu đồ thực hiện: T T Trách nhiệm Lưu đồ CBCCVC Lập sổ theo dõi hồ sơ Biểu mẫu/ Hồ sơ VP.QT.0 5/B01 CBCCVC Sau tài liệu ban hành Lập hồ sơ CBCCVC, Bộ phận Lưu trữ hành Nộp hồ sơ trình ký Bộ phận Văn thư Bộ phận Văn thư Cán Văn thư tiếp nhận Bộ phận Lưu trữ hành Nộp TL lưu trữ lại Bộ phận Lưu trữ hành Bộ phận Lưu trữ hành thu nhận tài liệu Thời hạn hoàn thành Trước ngày 15/01 VP.QT.0 5/B02 Hàng ngày (Các tháng 01,7) Hàng ngày VP.QT.0 5/B03 Hàng tháng LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN 3.2 VP.QT.05 Ban hành: 01 28/04/14 Sửa đổi : 00 / / Diễn giải: a) Lập sổ theo dõi hồ sơ - Mỗi CBCCVC vào Danh mục hồ sơ Sở, đơn vị có dấu, tài khoản riêng vào danh mục hồ sơ đơn vị (Biểu mẫu VP.QT.05/B01) ban hành để lập Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu cá nhân, đơn vị (Biểu mẫu VP.QT.05/B02); - Hồ sơ, tài liệu xếp thứ tự ký hiệu hồ sơ quy định sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu cá nhân, đơn vị lập (Biểu mẫu VP.QT.05/B02) lưu bìa hồ sơ Các bìa hồ sơ tập hợp lưu giữ cặp đựng tài liệu Các cặp xếp tủ hồ sơ, tài liệu đánh số theo thứ tự từ trái sang phải, từ xuống - Các cặp đựng tài liệu thống hình thức nhãn; nội dung nhãn cặp bao gồm có : tên quan; tên đơn vị; ký hiệu số hồ sơ b) Lập hồ sơ: Mỗi CBCCVC có trách nhiệm thu thập, bổ sung kết trình thực vào hồ sơ, tài liệu để lập hồ sơ lưu trữ trình giải công việc theo quy định Tất cán bộ, công chức làm công tác công văn giấy tờ, công tác chun mơn khác đơi có liên quan đến công văn giấy tờ phải lập hồ sơ cơng việc làm theo trình tự lập hồ sơ sau: - Mở hồ sơ: Cán bộ, công chức thuộc Khối Văn phòng sở vào Danh mục hồ sơ Sở để chuẩn bị bìa hồ sơ, biên mục tiêu đề hồ sơ theo danh mục hồ sơ đơn vị cá nhân; cố định bìa hồ sơ hệ thống địa hồ sơ danh mục hồ sơ Đối với đơn vị có dấu, tài khoản riêng: CBCCVC, HĐLĐ vào danh mục hồ sơ riêng đơn vị để chuẩn bị bìa hồ sơ, biên mục tiêu đề hồ sơ theo danh mục hồ sơ đơn vị cá nhân; cố định bìa hồ sơ hệ thống địa hồ sơ danh mục hồ sơ - Thu thập văn đưa vào hồ sơ: Việc thu thập văn đưa vào hồ sơ việc quan trọng định chất lượng hồ sơ cán bộ, công chức Việc thu thập văn phải tiến hành từ vấn đề phát sinh suốt q trình giải cơng việc cho đền công việc kết thúc Thành phần tài liệu thu thập bao gồm văn đến, văn đi, văn có liên quan, phiếu trình giải cơng việc (có thể có loại tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình…) Trong hồ sơ thu thập vào văn Văn thu thập vào văn chính, khơng có thay hợp pháp Văn hồ sơ giải năm xếp vào năm đó, cơng việc giải kéo dài nhiều năm xếp vào năm đầu năm cuối hồ sơ LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VP.QT.05 Ban hành: 01 28/04/14 Sửa đổi : 00 / / - Sắp xếp văn hồ sơ: + Sắp xếp theo thời gian: Theo thời gian ban hành văn bản, văn ban hành trước xếp trước, theo thứ tự thời gian ghi văn có hồ sơ + Sắp xếp theo trình tự giải cơng việc: Sắp xếp văn theo q trình giải cơng việc cách xếp không phụ thuộc vào tài liệu quan cấp hay mức độ quan trọng văn Trong việc giải quyết, văn ban hành trước xếp trước, văn xếp theo trình tự việc xãy + Sắp xếp theo mức độ, tầm quan trọng văn bản, tác giả văn bản: Áp dụng hồ sơ có nhiều tác giả, nhiều loại văn theo dõi giải vấn đề (không phải việc cụ thể) Tài liệu xếp theo tầm quan trọng tác giả - Kết thúc biên mục hồ sơ: Cán bộ, công chức lập hồ sơ phải biên mục hồ sơ bao gồm: thành phần, nội dung thông tin cần thiết văn hồ sơ để tra tìm nhanh chóng + Biên mục bìa hồ sơ: Ghi đầy đủ yếu tố bìa hồ sơ; phần tiêu đề hồ sơ phải ghi ngắn gọn, rõ ràng, xác, phản ánh nội dung bên hồ sơ; tiêu đề hồ sơ bao gồm: Tên loại văn bản, tác giả, vấn đề (hoặc vụ việc), thời gian + Biên mục bên hồ sơ: Ứng dụng công nghệ thông tin để thống kê tồn văn có hồ sơ + Kết thúc hồ sơ phải ghi rõ số lượng tờ, đặc điểm tài liệu, thời gian bắt đầu, thời gian kết thúc hồ sơ c) Nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ : Cán bộ, công chức, viên chức phải có trách nhiệm nộp lưu hồ sơ, tài liệu theo hình thức sau: + Nộp hồ sơ trình ký Bộ phận Văn thư sau giải xong công việc: Cán bộ, công chức, viên chức sau hồn tất việc trình ký văn giải xong cơng việc phải nộp hồ sơ trình ký phận Văn thư CBCCVC có trách nhiệm ghi đầy đủ thơng tin cần thiết văn có hồ sơ trình ký số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; Bộ phận Văn thư trước phát hành văn có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ trình ký chuyên viên + Hoặc nộp hồ sơ, tài liệu lại phận lưu trữ hành : Trong q trình giải cơng việc, ngồi hồ sơ trình ký nộp lưu Bộ phận Văn thư, CBCCVC có trách nhiệm lập hồ sơ, tài liệu chưa giải xong năm lại theo quy định lập, nộp lưu hồ sơ tài liệu Văn phòng Sở hướng dẫn xếp, quản lý hồ sơ, tài liệu nơi làm việc (mục 2a); LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VP.QT.05 Ban hành: 01 28/04/14 Sửa đổi : 00 / / Vào tháng 01, năm cán Lưu trữ hành phối hợp với CBCC đăng ký thời gian nộp lưu, lập kế hoạch thu nhận hồ sơ, tài liệu tổ chức thu nhận hồ sơ tài liệu lại giải xong vào Lưu trữ hành theo quy định d) Giao nhận hồ sơ, tài liệu : Các đơn vị CBCCVC Khối Văn phòng sở phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ theo thời gian quy định sau: - Đối với hồ sơ trình ký Bộ phận Văn thư: Hàng tháng cán Lưu trữ hành thực thu nhận hồ sơ trình ký tháng trước chun viên (thuộc Khối Văn phịng sở) đơn vị nghiệp phận Văn thư Sở Cán Lưu trữ hành có trách nhiệm kiểm tra rà soát văn hồ sơ trình ký kèm theo Trong trình giao nộp, cán Văn thư cán Lưu trữ hành lập hai Biên thu nhận hồ sơ trình ký Bộ phận Văn thư (Biểu mẫu VP.QT.05/B03), bên giữ - Đối với hồ sơ, tài liệu lại: + Hồ sơ lại phịng chun mơn thuộc Khối Văn phịng Sở, đơn vị nghiệp thuộc Sở, có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu cho Bộ phận Lưu trữ hành vào quý I năm sau, riêng Bộ phận Kế toán giao nộp theo quy định ngành Kế tốn; Trong q trình giao nộp, CBCCVC cán Lưu trữ hành lập hai Biên giao nhận tài liệu Bộ phận Lưu trữ hành (VP.QT.05/B04), bên giữ Stt Tên hồ sơ Mã hiệu Nơi lưu T.gian lưu Sổ theo dõi công văn VP.QT.08/B01 Văn thư Vĩnh viễn Sổ theo dõi định VP.QT.08/B02 Văn thư Vĩnh viễn PHỤ LỤC Stt Tên tài liệu/ biểu mẫu Mã hiệu Danh mục hồ sơ Phòng/Trung tâm VP.QT.05/B01 Sổ theo dõi hồ sơ, tài liệu VP.QT.05/B02 Biên thu nhận tài liệu phận văn thư VP.QT.05/B03 Biên thu nhận tài liệu phận lưu trữ hành VP.QT.05/B04