LÝ LUẬN CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG MÔ HÌNH GIAO DỊCH MỘT CỬA CỦA CÁC NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI
Hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm về kiểm tra kiểm soát nội bộ
Hệ thống Kiểm soát Nội bộ (KSNB) đóng vai trò quan trọng như “cánh tay phải” của bộ máy quản trị trong doanh nghiệp Thông qua việc kiểm tra và giám sát liên tục, hệ thống KSNB không chỉ giúp phát hiện sai phạm mà còn điều chỉnh mục tiêu trong quá trình thực hiện và dự báo kết quả tương lai Sự thiếu vắng của hệ thống KSNB sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc đạt được các mục tiêu đề ra Do đó, hiểu rõ về hệ thống KSNB là điều cần thiết để nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển bền vững cho doanh nghiệp.
Hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) theo chuẩn mực kiểm toán Việt Nam VSA 400 được định nghĩa là tập hợp các quy định và thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm toán thiết lập và thực hiện Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy định hiện hành, đồng thời kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót Hệ thống KSNB còn giúp lập báo cáo tài chính (BCTC) một cách trung thực và hợp lý, cũng như bảo vệ, quản lý và sử dụng hiệu quả tài sản của đơn vị.
Viện Kiểm toán Độc lập Hoa Kỳ (AICPA) định nghĩa Kiểm soát Nội bộ (KSNB) là kế hoạch và các phương pháp phối hợp, đo lường được doanh nghiệp thừa nhận nhằm bảo đảm an toàn tài sản và kiểm tra tính chính xác của hoạt động tài chính.
Độ tin cậy của dữ liệu kế toán là yếu tố quan trọng giúp tăng cường tính hiệu quả của các hoạt động doanh nghiệp Việc đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong thông tin kế toán không chỉ hỗ trợ ra quyết định mà còn khuyến khích việc thực hiện các chính sách quản lý bền vững.
Theo tiêu chuẩn kiểm toán quốc tế ISA 400, hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) của một đơn vị bao gồm tất cả các chính sách và quy trình kiểm soát do Ban giám đốc thiết lập Mục tiêu của hệ thống này là đảm bảo quản lý chặt chẽ và hiệu quả các hoạt động của đơn vị trong khả năng có thể.
Theo COSO (Ủy ban Tổ chức Tài chính Treadway), Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quy trình được ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và nhân viên của tổ chức, nhằm đảm bảo đạt được các mục tiêu mà Hội đồng quản trị đề ra.
• Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động;
• Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính;
• Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành”.
KSNB là một quá trình bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận của đơn vị, như kiểm soát tài chính, kế toán, tổ chức nhân sự, thông tin và báo cáo Sự kết hợp này tạo thành một thể thống nhất, giúp đơn vị đạt được các mục tiêu đề ra.
KSNB không chỉ là các chính sách, thủ tục hay biểu mẫu mà còn bao gồm con người trong tổ chức như Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các thành viên khác Chính họ là những người đặt ra mục tiêu và thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ, đảm bảo sự vận hành hiệu quả của hệ thống.
1.1.2 Nhiệm vụ của hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống KSNB được xây dựng và hoạt động với nhiệm vụ chủ yếu là:
• Sử dụng các nguồn lực và quản lý hoạt động kinh doanh một cách có hiệu quả.
• Phát hiện kịp thời những vướng mắc trong kinh doanh để hoạch định và thực hiện các biện pháp đối phó.
Đảm bảo rằng các quyết định và chế độ quản lý do các cơ quan có thẩm quyền ban hành được thực hiện đúng quy trình, đồng thời giám sát hiệu quả và tính hợp lý của những quyết định và chế độ này.
• Phát hiện và ngăn chặn kịp thời các sai phạm và gian lận trong hoạt động kinh doanh.
• Đảm bảo việc ghi chép, hạch toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về các nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh.
• Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan.
• Đảm bảo tài sản và thông tin không bị lạm dụng, sử dụng sai mục đích.
1.1.3 Các nguyên tắc trong thiết kế hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một phần thiết yếu trong mọi hoạt động của đơn vị, đóng vai trò quan trọng trong sự tồn tại và phát triển của tổ chức Do đó, việc thiết kế hệ thống KSNB cần tuân thủ các nguyên tắc cơ bản để đảm bảo tính hiệu quả và bền vững.
Nguyên tắc toàn diện trong hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) đảm bảo rằng mọi hoạt động của đơn vị, kể cả những lĩnh vực không phải là hoạt động chính, đều được kiểm soát chặt chẽ.
Nguyên tắc 4 mắt: Mọi hoạt động phải được qua kiểm soát bởi ít nhất là hai người hay còn gọi là nguyên tắc kiểm tra chéo.
Nguyên tắc cân nhắc lợi ích - chi phí yêu cầu rằng một thủ tục kiểm soát chỉ được thiết kế và vận hành khi chi phí của nó thấp hơn lợi ích mà nó mang lại Do đó, mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ (KSNB) cần phải xác định và định lượng các khu vực có rủi ro cao hơn để tăng cường các biện pháp kiểm soát tại những nơi này.
Nguyên tắc phân công phân nhiệm trong tổ chức yêu cầu mọi công việc được phân bổ đồng đều giữa các thành viên, tránh tình trạng một số người phải gánh vác quá nhiều trong khi người khác không có việc làm Nguyên tắc này cũng đảm bảo rằng không có cá nhân hay bộ phận nào thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ, giúp phát hiện sai sót dễ dàng hơn và giảm thiểu khả năng gian lận.
Nguyên tắc bất kiêm nhiệm, hay còn gọi là sự tách biệt thích hợp về trách nhiệm, đóng vai trò quan trọng trong quản lý Nguyên tắc này cần được tuân thủ trong các trường hợp như: tách biệt giữa việc bảo vệ tài sản và kế toán, phân tách giữa việc phê duyệt các nghiệp vụ kinh tế và thực hiện chúng, cũng như tách biệt giữa điều hành và trách nhiệm ghi sổ.
Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn là yếu tố quan trọng trong quản lý, với phê chuẩn thể hiện việc quyết định và giải quyết công việc trong phạm vi nhất định Quá trình ủy quyền mở rộng xuống các cấp thấp hơn, tạo ra hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn giữ được tính tập trung của đơn vị Để đảm bảo hiệu quả, mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh đều phải được cấp có thẩm quyền phê chuẩn.
Ứng dụng mô hình giao dịch một cửa trong Ngân hàng thương mại
Các chi nhánh ngân hàng có mô hình bố trí bộ máy kế toán khác nhau tùy thuộc vào chức năng nhiệm vụ, mô hình hoạt động và trình độ công nghệ kế toán Thông thường, có hai mô hình chính được áp dụng.
• Mô hình bố trí theo mảng nghiệp vụ, khách hàng giao dịch “nhiều cửa”
• Mô hình giao dịch “một cửa”
Với sự phát triển mạnh mẽ của hệ thống ngân hàng bán lẻ, việc áp dụng mô hình giao dịch một cửa tại các ngân hàng thương mại Việt Nam trở nên cần thiết Kể từ năm 2000, các ngân hàng thương mại đã bắt đầu nghiên cứu và triển khai mô hình này Ngân hàng Nhà nước cũng đã ban hành Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN về Quy chế giao dịch một cửa áp dụng cho các tổ chức tín dụng.
1.2.1 Các khái niệm cơ bản trong giao dịch một cửa
Theo điều 2 Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN ngày 13/10/2005 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, có giải thích rõ ràng về một số khái niệm liên quan đến mô hình giao dịch một cửa.
Giao dịch một cửa là phương thức cung cấp dịch vụ của tổ chức tín dụng, cho phép khách hàng thực hiện giao dịch chỉ với một giao dịch viên duy nhất, từ đó nhận kết quả một cách nhanh chóng và thuận tiện.
Giao dịch viên (GDV) là nhân viên của tổ chức tín dụng, có nhiệm vụ trực tiếp làm việc với khách hàng Họ chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết các nhu cầu của khách hàng theo thẩm quyền, bao gồm việc lập, kiểm soát và phê duyệt chứng từ giao dịch.
Kiểm soát viên (KSV) là nhân viên của tổ chức tín dụng có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát và phê duyệt các giao dịch trong phạm vi trách nhiệm được giao.
Hạn mức giao dịch là giá trị tối đa mà giao dịch viên có thể thực hiện mà không cần sự phê duyệt của kiểm soát viên Mỗi loại giao dịch sẽ có những hạn mức khác nhau, đảm bảo quy trình giao dịch diễn ra hiệu quả và an toàn.
Hạn mức tồn quỹ: là số dư tiền mặt tối đa mà giao dịch viên được phép giữ tại bất kỳ thời điểm nào trong ngày giao dịch.
Bộ phận quỹ là một phần quan trọng trong ngân quỹ của tổ chức tín dụng, có nhiệm vụ tổ chức thu và chi tiền mặt cũng như các giấy tờ có giá Bộ phận này cũng đảm nhận việc giao nhận tài sản khác liên quan đến các giao dịch viên và khách hàng, đặc biệt là trong các giao dịch tiền mặt vượt hạn mức của giao dịch viên.
Quầy giao dịch: là nơi giao dịch viên thực hiện việc giao dịch với khách hàng.
1.2.2 Mô hình giao dịch “một cửa”
1.2.2.1 Nguyên tắc chung trong giao dịch một cửa
Theo điều 3, Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN, các TCTD thực hiện giao dịch một cửa dựa trên các nguyên tắc sau:
Các tổ chức tín dụng đang tiến hành cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực ngân hàng, tuy nhiên cần phải đảm bảo an toàn tài sản và tuân thủ các nguyên tắc kiểm tra, kiểm soát liên quan đến hoạt động ngân hàng.
Các tổ chức tín dụng cần thiết lập và phân công công việc một cách hợp lý và khoa học để đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính và tuân thủ các quy định pháp luật trong lĩnh vực ngân hàng.
Các tổ chức tín dụng cần thiết lập quy trình nghiệp vụ chi tiết cho giao dịch một cửa, dựa trên các quy định hiện hành liên quan đến hoạt động ngân hàng, quản lý ngân quỹ và chế độ kế toán Đồng thời, quy trình này phải đáp ứng yêu cầu lập các loại báo cáo theo quy định.
Các tổ chức tín dụng cần xây dựng và giám sát chặt chẽ nội quy làm việc tại các quầy giao dịch theo mô hình giao dịch một cửa Đồng thời, họ cũng phải công khai thông báo nội quy và các mẫu ấn chỉ sử dụng trong giao dịch với khách hàng.
Các tổ chức tín dụng cần áp dụng khoa học và công nghệ trong giao dịch một cửa, đồng thời tuân thủ các quy định pháp luật liên quan đến quy trình nghiệp vụ Hệ thống trang thiết bị và phần mềm ứng dụng phải đạt tiêu chuẩn kỹ thuật để đảm bảo an toàn, bảo mật và chính xác, cũng như xử lý tự động một cách đồng bộ và khách quan cho tất cả hoạt động giao dịch.
• Kiểm tra - kiểm soát trong giao dịch một cửa:
Tổ chức tín dụng cần kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ trong giao dịch một cửa Hàng ngày, bộ phận kế toán phải thực hiện kiểm tra đối chiếu chứng từ giao dịch với bảng kê trong ngày để đảm bảo tính chính xác Nếu phát hiện sai sót, cần xác định nguyên nhân và khắc phục kịp thời.
Đối với các giao dịch thu tiền mặt, cần phải in giấy giao nhận tiền để khách hàng kiểm tra và ký xác nhận Nếu chương trình giao dịch không in được giấy này, kiểm soát viên phải ký trên chứng từ thu tiền trước khi trả lại cho khách hàng.
1.2.2.2 Quy trình giao dịch một cửa trong Ngân hàng thương mại
Kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa của Ngân hàng thương mại và rủi ro kiểm soát
1.3.1 Sự cần thiết của kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa
Mô hình giao dịch một cửa mang lại nhiều lợi ích so với mô hình giao dịch truyền thống, nhưng cũng tiềm ẩn một số rủi ro Để đảm bảo hoạt động an toàn và phát triển bền vững, các ngân hàng cần thực hiện kiểm tra và kiểm soát chặt chẽ.
Kiểm soát nội bộ (KSNB) hiệu quả là yếu tố thiết yếu cho ngân hàng áp dụng mô hình giao dịch một cửa, nhằm giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn Một hệ thống kiểm soát mạnh mẽ giúp ngân hàng đạt được các mục tiêu đề ra, đồng thời đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật, chính sách, kế hoạch và quy trình nội bộ Điều này không chỉ giảm thiểu rủi ro về thất thoát mà còn bảo vệ uy tín của ngân hàng.
KSNB cam kết thực hiện kiểm soát chặt chẽ các nghiệp vụ trong giao dịch một cửa, nhằm phát hiện kịp thời các sai sót, xác định nguyên nhân và khắc phục chúng nhanh chóng Để đảm bảo hiệu quả, KSNB áp dụng các thủ tục kiểm soát chứng từ và quy định nghiêm ngặt.
Việc xác định 37 trách nhiệm và quyền hạn của từng bộ phận, cùng với quy chế, quy trình nghiệp vụ và nội quy trong giao dịch một cửa hợp lý, sẽ giúp đảm bảo mô hình hoạt động hiệu quả và giảm thiểu rủi ro.
Nguy cơ rủi ro trong mô hình giao dịch một cửa chủ yếu do sự phân công và phân nhiệm không rõ ràng, cùng với hạn mức xử lý nghiệp vụ không phù hợp Để đảm bảo các chức năng được thực hiện đúng, quyền hạn không bị lạm dụng và trách nhiệm rõ ràng, cần thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ (KSNB) thường xuyên Các hạn mức thu - chi tiền mặt, hạn mức tồn quỹ trong ngày đối với giao dịch viên, cùng với các chế độ tạm ứng và thanh toán tạm ứng, cần được theo dõi và quản lý chặt chẽ Hệ thống KSNB cần được xây dựng hoàn thiện và hoạt động hiệu quả để đảm bảo việc phân cấp, phân quyền trong xử lý và kiểm soát các nghiệp vụ phát sinh, cũng như quy định về luân chuyển chứng từ trong giao dịch được thực hiện nghiêm túc.
KSNB đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức tín dụng áp dụng mô hình giao dịch một cửa, giúp quản lý chặt chẽ mọi hoạt động và giám sát để hạn chế rủi ro Qua việc phát hiện sớm và xử lý kịp thời, KSNB đảm bảo các giao dịch diễn ra nhanh chóng, đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng, đồng thời nâng cao hiệu quả kinh doanh và vị thế của ngân hàng.
1.3.2 Kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa và khả năng rủi ro kiểm soát
Kiểm soát tổng quát là quá trình quản lý toàn diện các hoạt động trong giao dịch một cửa, đảm bảo sự phân công trách nhiệm rõ ràng cho từng đối tượng trong ngân hàng.
38 a Đối với Tổng Giám đốc (Giám đốc)
• Phân cấp và phân quyền cho các thành viên tham gia quy trình giao dịch một cửa Quy định hạn mức giao dịch cho từng GDV.
Người dùng sẽ nhận được mã khóa bảo mật để thực hiện quyền kiểm soát và duyệt (ký) chứng từ theo thẩm quyền của mình Bên cạnh đó, họ cũng có thể ủy quyền cho người khác thực hiện quyền này trên cả máy tính và giấy tờ, theo đúng quy định.
Xây dựng quy chế giao dịch một cửa và quy trình nghiệp vụ liên quan là rất quan trọng Cần hướng dẫn triển khai thực hiện giao dịch một cửa tại đơn vị theo đúng quy định hiện hành Đồng thời, việc kiểm tra việc chấp hành các quy định trong giao dịch một cửa cũng cần được thực hiện để đảm bảo hiệu quả và tính minh bạch trong quá trình giao dịch.
Để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của các chứng từ, cần có chữ ký phê duyệt theo quy định Ngoài ra, cần thực hiện việc xem xét và điều chỉnh hạn mức giao dịch cho từng giao dịch viên (GDV) định kỳ hoặc đột xuất, nhằm phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị.
Cần tuyệt đối bảo mật các mã khoá bảo mật và chữ ký điện tử được cấp, đồng thời thực hiện việc thay đổi định kỳ để ngăn chặn việc bị đánh cắp, lợi dụng hoặc tham ô tài sản của tổ chức tín dụng và khách hàng Người chịu trách nhiệm sẽ phải đối mặt với hậu quả pháp lý nếu để mất hoặc tiết lộ những thông tin nhạy cảm này.
Kiểm tra và phê duyệt các giao dịch vượt hạn mức của Giám đốc giao dịch viên (GDV) cùng với các giao dịch khác theo phân cấp và phân quyền của Giám đốc hoặc Tổng Giám đốc.
• Kiểm tra và ký xác nhận trên bảng liệt kê chứng từ giao dịch trong ngày của giao dịch viên.
• Thực hiện đúng các nội dung quy định trong quy trình giao dịch một cửa.
Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp và hợp lệ của chứng từ giao dịch trong ngày theo quyền hạn quy định, đồng thời đối chiếu và kiểm tra tính chính xác giữa chứng từ giao dịch do GDV thực hiện và bảng liệt kê giao dịch cuối ngày.
Người giao dịch viên phải tuyệt đối bảo mật các mã khóa bảo mật và chữ ký điện tử, tuân thủ quy định và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và pháp luật về mọi tổn thất phát sinh từ việc mất mát hoặc tiết lộ thông tin này.
• GDV được cấp mã khóa bảo mật để thực hiện nhiệm vụ theo thẩm quyền của mình trong việc lập, kiểm soát, phê duyệt (ký) chứng từ.
GDV có trách nhiệm hoàn toàn trong việc xử lý các tổn thất phát sinh từ các giao dịch trong hạn mức mà mình quản lý Đối với những giao dịch vượt quá hạn mức, cần có sự phê duyệt của kiểm soát viên theo quy định trước khi tiến hành.
Khái quát chung về Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô
2.1.1 Sơ lược quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô
Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam, được thành lập từ Ngân hàng Phát triển Nông nghiệp Việt Nam, đã chuyển mình thành một ngân hàng thương mại đa năng theo quyết định số 400/CT của Thủ tướng Chính phủ vào ngày 14/11/1990 Là một doanh nghiệp hạng đặc biệt và pháp nhân hạch toán độc lập, ngân hàng hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực nông nghiệp - nông thôn, với mục tiêu đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa nhằm xây dựng một xã hội công bằng, dân chủ, văn minh và góp phần vào sự phát triển bền vững của đất nước.
Vào ngày 15/11/1996, Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam đã ký quyết định số 280/QĐ-NHNN, theo thừa ủy quyền của Thủ tướng Chính phủ, chính thức đổi tên Ngân hàng Nông nghiệp Việt Nam thành Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn Việt Nam Đây là doanh nghiệp Nhà nước hạng đặc biệt theo mô hình Tổng công ty 90, hoạt động theo luật các Tổ chức tín dụng và chịu sự quản lý trực tiếp của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam.
Trong chiến lược phát triển của NHNo&PTNT Việt Nam giai đoạn2001-2010, mục tiêu quan trọng nhất là huy động được nguồn vốn dồi dào
Để thúc đẩy phát triển nông nghiệp nông thôn, trung tâm điều hành đã quyết định thành lập một số chi nhánh mới tại các thành phố lớn Mục tiêu của các chi nhánh này là thu hút vốn, chiếm lĩnh thị phần và hỗ trợ doanh nghiệp chế biến nông sản ở khu vực đô thị Các chi nhánh sẽ được tổ chức theo mô hình hiện đại, trang bị công nghệ tiên tiến nhằm nâng cao khả năng cạnh tranh trong lĩnh vực hoạt động của mình.
Quyết định số 146/QĐ/HĐQT-TCCB của Hội đồng quản trị NHNo&PTNT Việt Nam, ban hành ngày 29/03/2008, đã điều chỉnh Chi nhánh NHNo&PTNT Bùi Thị Xuân thành Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô, trực thuộc Chi nhánh NHNo&PTNT Tây Hà Nội Sự kiện này đánh dấu một mốc thời gian quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô.
Ngày 25 tháng 11 năm 2008 Chủ tịch Hội đồng quản trị NHNo&PTNT Việt Nam ban hành quyết định số 1445/QĐ/HĐQT-TCCB, chính thức đổi tên Chi nhánh NHNo&PTNT Bùi Thị Xuân thành Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô Trụ sở chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô đặt tại 91 Phố Huế, phường Ngô Thì Nhậm, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội Phạm vi hoạt động chủ yếu là quận Hai Bà Trưng và các quận nội thành Hà Nội khác.
Sự ra đời của Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô đánh dấu bước phát triển quan trọng trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam, chuyển từ Chi nhánh loại III lên loại II Điều này không chỉ đáp ứng chiến lược mở rộng mạng lưới nhằm chiếm lĩnh thị phần mà còn hỗ trợ nhu cầu vốn cho sản xuất kinh doanh tại Hà Nội, góp phần vào sự phát triển bền vững của ngành ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn.
Ngân hàng, mặc dù mới được thành lập, nhưng đã xác định rõ quy mô hoạt động còn nhỏ và đội ngũ nhân sự hạn chế Do đó, ngân hàng tập trung vào việc phát triển phương châm hoạt động hiệu quả, nhằm tối ưu hóa nguồn lực và nâng cao chất lượng dịch vụ.
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô cam kết hoạt động gọn nhẹ, hiệu quả và an toàn Phương châm này đã thúc đẩy ngân hàng không ngừng hoàn thiện, tiếp thu thực tiễn, nâng cao kinh nghiệm và sáng tạo trong hoạt động kinh doanh, từ đó dám nghĩ, dám làm để đạt được lợi nhuận bền vững.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức hoạt động của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức của Chi nhánh Thủ Đô
Ban lãnh đạo Chi nhánh Thủ Đô gồm một Giám đốc và hai Phó Giám đốc phụ trách 3 mảng công việc khác nhau, cụ thể:
Giám đốc chịu trách nhiệm tổng thể về hoạt động của Chi nhánh, bao gồm quản lý tổ chức cán bộ, xây dựng chiến lược kinh doanh, thực hiện công tác đối ngoại và phát triển nguồn vốn.
Phó Giám đốc 1 chịu trách nhiệm về công tác Tín dụng tại Hội sở cũng như các Phòng giao dịch trực thuộc Ông cũng quản lý kế hoạch tổng hợp, kiểm tra và kiểm soát nội bộ, công tác đối ngoại, và phát triển nguồn vốn cho Chi nhánh.
Phó Giám đốc 2 chịu trách nhiệm về tài chính, kế toán, quản lý kho quỹ, chi tiêu nội bộ và hành chính Ngoài ra, vị trí này còn đảm nhiệm kiểm tra và kiểm soát nội bộ, công tác đối ngoại, cũng như phát triển nguồn vốn cho Chi nhánh.
Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô hiện có 05 phòng nghiệp vụ và 04 phòng giao dịch trực thuộc Cụ thể:
Các phòng nghiệp vụ gồm:
- Phòng Kế toán Ngân quỹ
- Phòng Kế hoạch Kinh doanh
- Phòng Kiểm tra kiểm soát nội bộ
- Phòng Hành chính Nhân sự
Các phòng giao dịch gồm có:
- Phòng GD Bùi Thị Xuân có trụ sở tại 40 Bùi Thị Xuân - đi vào hoạt động từ ngày 27 tháng 11 năm 2008.
Phòng GD Hai Bà Trưng, tọa lạc tại 126 Hai Bà Trưng, đã được điều chỉnh từ việc phụ thuộc vào Sở giao dịch NHNo&PTNT VN sang phụ thuộc vào Chi nhánh NHNo&PTNT Thủ Đô theo Quyết định 82/QĐ/NHNo-TCCB ban hành ngày 21/1/2009.
- Phòng GD Số 8 tại 59E2 tập thể đại học Thương mại được thành lập theo Quyết định số 1169/QĐ/NHNo - TCCB ngày 26/06/2008.
- Phòng GD Số 9 tại 18 Ngô Quyền - Quận Hoàn Kiếm - Hà Nội.
2.1.3 Nghiệp vụ kinh doanh chủ yếu của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô
Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô là một ngân hàng thương mại quốc doanh, cung cấp đa dạng sản phẩm và dịch vụ cho khách hàng cả trong nước và quốc tế.
• Nhận tiền gửi tiết kiệm, tiền gửi thanh toán bằng nội, ngoại tệ từ cá nhân và tổ chức.
• Phát hành chứng chỉ tiền gửi: trái phiếu, kỳ phiếu, tín phiếu bằng nội và ngoại tệ.
• Thẻ Agribank, visa, master card, dịch vụ Western Union, Mobile banking, dịch vụ thu hộ, chi hộ.
• Cho vay ngắn, trung, dài hạn bằng VNĐ và ngoại tệ đối với mọi thành phần kinh tế.
• Chiết khấu các giấy tờ có giá.
• Cho vay tài trợ theo chương trình, dự án và kế hoạch của chính phủ.
• Tư vấn tài chính, tín dụng cho khách hàng.
Bảo lãnh là một dịch vụ quan trọng dành cho cả cá nhân và tổ chức, bao gồm bảo lãnh trong nước và quốc tế Các loại hình bảo lãnh phổ biến bao gồm bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh thanh toán, bảo lãnh đối ứng và bao thanh toán, nhằm đảm bảo an toàn tài chính và tạo niềm tin trong các giao dịch kinh doanh.
Kinh doanh ngoại hối bao gồm mua bán ngoại tệ, thanh toán quốc tế và thanh toán mậu biên, cùng với các dịch vụ khác Chúng tôi cung cấp dịch vụ này thông qua mạng lưới hơn 600 ngân hàng đại lý trên toàn thế giới.
• Chuyển tiền nhanh trong và ngoài nước thông qua mạng SWIFT và chuyển tiền điện tử.
2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô
2.1.4.1 Tình hình kinh tế xã hội tác động đến hoạt động Ngân hàng
Thực trạng kiểm soát nội bộ trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô
Quy chế giao dịch một cửa do NHNN ban hành vào ngày 13/10/2005 yêu cầu các TCTD triển khai trên toàn quốc từ tháng 11/2005 Trước đó, một số ngân hàng như Ngân hàng Ngoại Thương Việt Nam, Ngân hàng Công Thương Việt Nam, và Ngân hàng Đầu Tư và Phát triển Việt Nam đã nhận thấy ưu điểm của mô hình này và triển khai sớm Đặc biệt, NHNo&PTNT Việt Nam (Agribank) được coi là ngân hàng đầu tiên tích hợp các hệ thống kỹ thuật nghiệp vụ vào một hệ thống giao dịch đồng nhất mang tên “một cửa” với việc đưa Dự án thanh toán nội bộ ngân hàng và kế toán khách hàng (IPCAS) vào vận hành hồi tháng 10/2003.
Dưới sự hỗ trợ của Ngân hàng Thế giới, dự án được thực hiện bởi liên doanh do Hyundai Information Technology (Hàn Quốc) dẫn đầu, nhằm đạt tiêu chuẩn quốc tế trong dịch vụ ngân hàng Mục tiêu của dự án là cải thiện tốc độ phục vụ khách hàng, cung cấp nhiều dịch vụ mới và nâng cao trải nghiệm người dùng.
63 lý online trong toàn hệ thống, quản lý tập trung thông tin và dữ liệu, đảm bảo độ bảo mật và an toàn cao.
Sau nhiều năm triển khai và nâng cấp, chương trình IPCAS đã đạt được kết quả đáng kể, mang lại hiệu quả cao trong việc phục vụ khách hàng và góp phần đảm bảo mục tiêu phát triển bền vững của ngân hàng.
Quá trình áp dụng mô hình giao dịch một cửa và công tác kiểm soát nội bộ (KSNB) tại Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (NHNo&PTNT) Thủ Đô được thực hiện dựa trên các căn cứ pháp lý và nguyên tắc khoa học Các quyết định, quy định, quy chế và chế độ do Ngân hàng Nhà nước và NHNo&PTNT Việt Nam ban hành, đặc biệt là các văn bản hướng dẫn, đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả của mô hình này.
Quyết định số 03/1998/QĐ-NHNN, ban hành ngày 03/01/1998 bởi Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, quy định mẫu về kiểm tra và kiểm toán nội bộ cho các tổ chức tín dụng hoạt động tại Việt Nam Quy chế này nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và đảm bảo tính minh bạch trong hoạt động của các tổ chức tín dụng.
Luật kế toán số 03/2003/QH11, ban hành ngày 17/06/2003, cùng với Nghị định số 129/2004/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 31/05/2004, quy định chi tiết và hướng dẫn một số điều của Luật kế toán, áp dụng cho hoạt động kinh doanh.
• Quyết định số 1498/2005/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng nhà nước ban hành Quy chế giao dịch một cửa áp dụng đối với các tổ chức tín dụng.
• Quyết định số 1789/2005/QĐ-NHNN của Thống đốc Ngân hàng nhà nước về việc ban hành Chế độ chứng từ kế toán Ngân Hàng.
Quyết định số 1697/QĐ - NHNo - TCKT, ban hành ngày 27/10/2006 bởi Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam, quy định chế độ chứng từ kế toán trong hệ thống của ngân hàng này Quy định này nhằm đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong công tác kế toán, góp phần nâng cao hiệu quả quản lý tài chính tại Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam.
• Văn bản 959/NHNo-TTTT ngày 21/3/2005 “Hướng dẫn quy trình kiểm soát giao dịch hàng ngày trên hệ thống IPCAS”.
Văn bản 4270/NHNo-TTTT ngày 1/12/2006 do Tổng giám đốc Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam ban hành quy định về giao dịch một cửa trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam Tài liệu này cũng đề cập đến các văn bản liên quan nhằm hướng dẫn quy trình giao dịch trong hệ thống IPCAS, đảm bảo tính thống nhất và hiệu quả trong các giao dịch ngân hàng.
2.2.2 Cơ cấu tổ chức trong mô hình giao dịch một cửa tại Chi nhánh
Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Thủ Đô a Trụ sở chính
Tại quầy giao dịch chính của chi nhánh, tổ chức giao dịch được thực hiện theo mô hình một cửa, như đã trình bày trong lý thuyết (sơ đồ 1.2).
Giao dịch một cửa bao gồm hai khu vực chính: khu vực giao dịch trực tiếp với khách hàng (Front-End) và khu vực hỗ trợ xử lý nghiệp vụ nội bộ (Back-End).
Sơ đồ 2.2: Mô hình xử lý nghiệp vụ: Front End - Back End
Bộ phận thông tin khách hàng là nơi quản lý hồ sơ và thông tin của khách hàng, do những nhân viên có kinh nghiệm lâu năm trong ngành ngân hàng đảm nhiệm Các cán bộ trong bộ phận này không chỉ am hiểu sâu sắc về nghiệp vụ ngân hàng mà còn có trách nhiệm cao trong việc duy trì và bảo mật thông tin khách hàng Bộ phận này được điều hành bởi hai cán bộ kế toán có chuyên môn vững vàng.
Tại ngân hàng, bộ phận giao dịch viên được bố trí ở tầng 1 với 7 quầy giao dịch Khách hàng có thể tự do đến bất kỳ quầy nào để yêu cầu hỗ trợ từ giao dịch viên trong các giao dịch của mình.
Bộ phận ngân quỹ của ngân hàng gồm 3 nhân viên, có nhiệm vụ kiểm đếm, đóng bó và lưu trữ tiền từ bộ phận giao dịch Ngoài ra, bộ phận này còn thực hiện các giao dịch tiếp quỹ, nộp tiền với giao dịch viên và tuân thủ chế độ quỹ theo quy định hiện hành.
Bộ phận này không tiếp xúc trực tiếp với khách hàng mà có nhiệm vụ xử lý và hoàn tất các giao dịch từ bộ phận trước quầy chuyển vào, cũng như thực hiện các giao dịch nội bộ của ngân hàng.
Bộ phận thanh toán được đặt sau các quầy giao dịch, với một nhân viên thanh toán phụ trách Nhân viên này nhận chứng từ thanh toán đã được hạch toán bởi giao dịch viên (GDV) Để thực hiện giao dịch chuyển tiền, cần có sự thống nhất về hạch toán giữa hai nhân viên thanh toán thông qua phó phòng kế toán và kiểm soát.