NHẬN THỨC CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
LÝ LUẬN CHUNG VỀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN
1.1.1 Khái niệm phần mềm kế toán.
Phần mềm là tập hợp các câu lệnh và chỉ thị, được lập trình bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ theo trình tự nhất định, cùng với dữ liệu liên quan, nhằm tự động thực hiện nhiệm vụ, chức năng hoặc giải quyết vấn đề cụ thể.
Về nguyên tắc, phần mềm được chia làm 2 loại: Phần mềm hệ thống và phần mềm ứng dụng.
Phần mềm hệ thống là các ứng dụng quản lý và hỗ trợ hoạt động của máy tính và mạng máy tính Chúng được chia thành hai loại chính: phần mềm quản trị hệ thống, bao gồm hệ điều hành, hệ quản trị cơ sở dữ liệu, chương trình quản trị mạng và các tiện ích, và phần mềm phát triển hệ thống, như ngôn ngữ lập trình và chương trình dịch.
Phần mềm ứng dụng là các chương trình thiết yếu giúp người sử dụng máy tính thực hiện các công việc cụ thể, như quản lý hàng tồn kho, quản lý văn bản và tạo báo cáo tổng hợp Có hai loại phần mềm ứng dụng: phần mềm ứng dụng chung, hay còn gọi là phần mềm năng suất, như bộ phần mềm Office và trình duyệt web, và phần mềm ứng dụng chuyên biệt, chẳng hạn như phần mềm kế toán và phần mềm quản lý sản xuất.
Phần mềm kế toán (PMKT) là công cụ ứng dụng chuyên biệt giúp tự động hóa việc xử lý thông tin kế toán trên máy tính PMKT bắt đầu từ việc nhập liệu chứng từ gốc, phân loại chứng từ và xử lý thông tin theo quy định của chế độ kế toán, mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán.
1.1.2 Đặc điểm phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán là công cụ quan trọng giúp ghi chép, lưu trữ và tổng hợp dữ liệu từ các chứng từ, bao gồm cả chứng từ nội bộ và bên ngoài Nó cung cấp thông tin đầu ra dưới dạng báo cáo và sổ sách kế toán, phục vụ nhu cầu quản lý tài chính của doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán có thể đáp ứng đầy đủ nghiệp vụ quản trị tài chính – kế toán theo đúng thông tư 200/2014/TT-BTC
Phần mềm kế toán giúp trích xuất thông tin từ cơ sở dữ liệu, bao gồm các chứng từ đầu vào và đầu ra, cũng như các báo cáo và sổ kế toán Tuy nhiên, yếu tố quan trọng nhất vẫn là con người, vì chính họ sẽ quyết định đến độ chính xác của các kết quả đầu ra từ phần mềm kế toán.
Bên cạnh đó, một phần mềm kế toán chuẩn phải là một phần mềm áp dụng các phương pháp kế toán theo quy định hiện hành:
Phương pháp chứng từ kế toán
Phương pháp tài khoản kế toán
Phương pháp tổng hợp - cân đối kế toán
Phần mềm kế toán luôn được cập nhật kịp thời các thông tư và công văn mới, đảm bảo tuân thủ các chế độ và chuẩn mực kế toán hiện hành Nó phục vụ hiệu quả cho từng đối tượng cần báo cáo tài chính và báo cáo quản trị.
Hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 giai đoạn chính
Trong giai đoạn đầu, người dùng cần tự phân loại các chứng từ phát sinh và nhập chúng vào hệ thống Sau khi được nhập, các chứng từ sẽ được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu của máy tính dưới dạng một hoặc nhiều tệp tin vật lý.
Giai đoạn tiếp theo trong quy trình là xử lý, nơi thông tin tài chính kế toán được lưu trữ và tổ chức Các dữ liệu này được tính toán dựa trên các chứng từ đã nhập ở giai đoạn đầu, nhằm tạo cơ sở cho việc xuất báo cáo và sổ sách trong các giai đoạn tiếp theo.
Giai đoạn cuối của quy trình là kết xuất dữ liệu đầu ra, trong đó phần mềm sẽ tạo ra các báo cáo tài chính, báo cáo thuế và sổ chi tiết dựa trên kết quả tổ chức lưu trữ, tìm kiếm thông tin và tính toán số liệu tài chính Các báo cáo này có thể được in ra hoặc lưu giữ dưới dạng tệp để phục vụ cho phân tích thống kê hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác.
1.1.3 Vai trò của phần mềm kế toán.
Trong hệ thống kế toán, phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng, hỗ trợ kế toán viên trong việc cung cấp thông tin và công cụ quản lý Sự kết hợp giữa kế toán và công nghệ thông tin giúp phần mềm kế toán giảm thời gian và thao tác trong việc nhập liệu, lưu chuyển chứng từ, thay thế các công việc ghi chép và tính toán thủ công.
Việc kiểm tra và giám sát tình hình sử dụng vốn cũng như khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Kiểm soát tốt các hành động của kế toán theo thời điểm, giúp cho việc tính lương thưởng sẽ trở nên dễ dàng thuận lợi hơn rất nhiều.
Khi sử dụng phần mềm kế toán, nhà quản lý sẽ luôn nắm được đầy đủ thông tin tài chính của doanh nghiệp
1.1.4 Phân loại phần mềm kế toán
Phần mềm kế toán được phân loại dựa trên hai tiêu chí chính: thứ nhất là bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh, phản ánh đặc thù hoạt động của từng doanh nghiệp; thứ hai là hình thức sản phẩm, giúp người dùng dễ dàng lựa chọn theo nhu cầu cụ thể.
Theo bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh : phần mềm kế toán được chia làm 2 loại
Phần mềm kế toán bán lẻ được thiết kế để phục vụ cho các siêu thị, nhà hàng và kinh doanh trực tuyến, giúp quản lý tài chính hiệu quả Dữ liệu đầu ra từ phần mềm này sẽ trở thành đầu vào quan trọng cho phần mềm kế toán tài chính quản trị, tạo sự liên kết chặt chẽ trong quá trình quản lý tài chính doanh nghiệp.
Phần mềm kế toán tài chính quản trị
Phần mềm kế toán được phân loại thành hai loại dựa trên hình thức sản phẩm: phần mềm đóng gói và phần mềm tùy chỉnh Phần mềm đóng gói có nhiều ưu điểm như giá thành hợp lý, tính ổn định cao, khả năng nâng cấp và cập nhật nhanh chóng, chi phí triển khai thấp và thời gian triển khai ngắn, đồng thời rất dễ sử dụng.
NHẬN THỨC CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP
1.2.1 Những khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.
Vốn bằng tiền là một thành phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động Nó chủ yếu được hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
Vốn bằng tiền của doanh nghiệp bao gồm các loại tài sản như tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển Ngoài ra, vốn này còn bao gồm các tài sản quý giá khác như ngoại tệ, vàng bạc, đá quý và kim khí quý.
Tiền mặt là vốn tiền được thủ quỹ quản lý tại quỹ của doanh nghiệp, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim loại quý, cũng như tín phiếu và ngân phiếu.
Tiền gửi là khoản tiền mà doanh nghiệp gửi vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc công ty tài chính, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc và đá quý.
Tiền đang chuyển là số tiền mặt và tiền séc đã được doanh nghiệp nộp vào ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc gửi qua bưu điện để thanh toán cho đơn vị khác, nhưng chưa nhận được thông báo từ ngân hàng.
Vốn bằng tiền dùng để đáp ứng nhu cầu thanh toán của doanh nghiệp, thực hiện các hoạt động mua bán và chi tiêu.
Khả năng thanh toán tức thời các khoản nợ của doanh nghiệp được đánh giá thông qua lượng vốn bằng tiền hiện có.
1.2.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền.
Quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền là điều kiện để tăng hiệu quả sử dụng vốn lưu ngừng, phức tạp và có tính lưu chuyển rất cao.
Tài sản của doanh nghiệp được quản lý tốt khi và chỉ khi kế toán vốn bằng tiền thực hiện tốt các nhiệm vụ sau đây:
Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành các chế độ, quy định, các thủ tục quản lý về vốn bằng tiền.
Phản ánh môt cách đầy đủ, kịp thời, chính xác số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền.
1.2.2 Các tài khoản kế toán và hệ thống chứng từ sử dụng.
Kế toán vốn bằng tiền sử dụng các tài khoản sau:
- TK 112: Tiền gửi ngân hàng
Một số tài khoản liên quan: TK 131,TK 511, TK 515, TK 338, TK 3331, TK 331
Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng:
Chứng từ kế toán là các tài liệu và vật liệu thể hiện các giao dịch kinh tế, tài chính đã xảy ra Chúng đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép sổ sách kế toán, là cơ sở để xác nhận và ghi nhận các nghiệp vụ tài chính trong hệ thống kế toán.
Mỗi chứng từ kế toán cần có đầy đủ các chỉ tiêu đặc trưng, bao gồm hai yếu tố chính: yếu tố cơ bản và yếu tố bổ sung Yếu tố cơ bản bao gồm tên gọi chứng từ, ngày lập, số hiệu, nội dung nghiệp vụ kinh tế - tài chính, đơn vị đo lường, cùng với tên, địa chỉ và chữ ký (nếu có) của các bên liên quan Ngoài ra, chứng từ cũng cần đáp ứng các yếu tố bổ sung như thời gian và phương thức thanh toán, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và ghi sổ kế toán cho từng loại chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hai loại: chứng từ bắt buộc và chứng từ hướng dẫn nội bộ Các doanh nghiệp cần tuân thủ nghiêm ngặt các yêu cầu về nội dung, phương pháp lập và giá trị pháp lý của các chứng từ bắt buộc Do đó, hệ thống chứng từ kế toán liên quan đến vốn bằng tiền cũng cần được thực hiện đầy đủ và chính xác.
Phiếu thu Mấu số 01– TT
Phiếu chi Mẫu số 02 – TT
Giấy báo có Ủy nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Mẫu số 03 – TT
Giấy thanh toán tiền tạm ứng Mẫu số 04 – TT
Giấy đề nghị thanh toán Mấu số 05 – TT
Biên lai thu tiền Mẫu số 06 – TT
Bảng kê vàng tiền tệ Mấu số 07 – TT
Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a – TT và 08b –TT
Bảng kê chi tiền Mẫu số 09 – TT
1.2.3 Nguyên tắc hạch toán vốn bằng tiền
Kế toán cần mở sổ kế toán để ghi chép hàng ngày và liên tục các khoản thu chi, xuất nhập tiền, ngoại tệ Việc này giúp tính toán số dư quỹ và từng tài khoản ngân hàng tại mọi thời điểm, tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu.
Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
Khi thực hiện thu chi, cần lập phiếu thu và phiếu chi theo quy định của chế độ chứng từ kế toán, bao gồm việc lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Nội dung trên phiếu phải rõ ràng, không được tẩy xóa hay viết tắt, và số tiền viết bằng chữ phải khớp với số tiền viết bằng số Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định và phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh được quy định Đối với chứng từ điện tử, cần có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật.
Kế toán cần ghi chép chi tiết các giao dịch tiền tệ theo nguyên tệ, đặc biệt là khi có các giao dịch ngoại tệ và vàng Việc theo dõi này phải dựa trên tỷ giá giao dịch thực tế để đảm bảo tính chính xác trong báo cáo tài chính.
1.2.4 Quy trình hạch toán vốn bằng tiền
Tiền mặt là số vốn bằng tiền do thủ quỹ bảo quản tại quỹ (két) của doanh nghiệp, bao gồm Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng tiền tệ.
Mỗi doanh nghiệp đều có một lượng tiền mặt tồn quỹ nhất định hợp lí để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày.
Thủ quỹ có trách nhiệm ghi chép các khoản thu chi hàng ngày vào sổ quỹ tiền mặt, không được kiêm nhiệm công tác kế toán hoặc mua bán vật tư Tất cả giao dịch tiền mặt cần có chứng từ hợp lệ và chữ ký của kế toán trưởng cùng thủ trưởng đơn vị Các khoản tiền ký cược, ký quỹ từ doanh nghiệp và cá nhân sẽ được quản lý như tiền của doanh nghiệp Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo nguyên tệ và quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo nguyên tắc.
Sau khi thu-chi tiền, thủ quỹ cần lưu giữ các chứng từ để ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ vào cuối ngày Sổ quỹ này được lập thành hai liên: một liên để lưu trữ làm sổ quỹ và một liên để làm báo cáo quỹ gửi cho kế toán Đảm bảo rằng số tồn quỹ cuối ngày phải khớp với số dư cuối ngày trên sổ quỹ Các chứng từ và sổ kế toán liên quan đến kế toán tiền mặt cũng cần được sử dụng đúng quy định.
Phiếu thu Mẫu số 01- TT (BB)
Phiếu chi Mẫu số 02 –TT(BB)
Bảng kê vàng bạc đá quý Mẫu số 07 –TT (HD)
Bảng kiểm kê quỹ Mẫu số 08a-TT; 08b- TT (HD)
Các sổ kế toán tổng hợp
Sổ kế toán chi tiết tiền mặt
Nợ TK 111-Tiền mặt Có
-Tiền mặt thừa phát hiện khi kiểm kê
-Chênh lệch tỷ giá tăng do đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC
-Chênh lệch vàng tiền tệ tăng do đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC
Tiền mặt xuất quỹ và tiền mặt phát hiện thiếu trong quá trình kiểm kê là những vấn đề quan trọng cần được quản lý chặt chẽ Ngoài ra, chênh lệch tỷ giá giảm do việc đánh giá lại ngoại tệ tại thời điểm lập báo cáo tài chính (BCTC) cũng ảnh hưởng đến tình hình tài chính của doanh nghiệp Bên cạnh đó, chênh lệch vàng tiền tệ giảm cũng cần được xem xét kỹ lưỡng khi thực hiện đánh giá lại tại thời điểm lập BCTC.
Số dư Nợ: Tiền mặt hiện có tại quỹ.
Tài khoản 111 có 3 tài khoản cấp 2:
Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam
Tài khoản 1112 - Ngoại tệ ( Đã được quy đổi ra VND)
Tài khoản 1113 – Vàng tiền tệ, đại diện cho vàng được sử dụng như một phương tiện cất giữ giá trị, không bao gồm các loại vàng được phân loại là hàng tồn kho phục vụ cho sản xuất hoặc hàng hóa để bán.
Hình 1.1: Quy trình hạch toán thu chi tiền mặt (Tiền Việt Nam)
1.2.4.2 Tài khoản 112- Tiền gửi ngân hàng.
Tiền gửi ngân hàng là số vốn bằng tiền của doanh nghiệp đang gửi ở các ngân hàng, kho bạc, công ty tài chính
KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP
2.1.1 Giới thiệu về Công ty TNHH Hòa Hiệp.
Tên công ty: Công ty TNHH Hòa Hiệp
Mã số thuế : 2900326537 Điện thoại: 0383851940
Loại hình doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên Ngày bắt đầu thành lập: 01/04/1994
Giám đốc: PHẠM ĐÌNH HẠNH
Vốn điều lệ: 69.000.000.000 đồng Địa chỉ: Số 104, đường Nguyễn Sinh Sắc, Phường Cửa Nam, Thành Phố Vinh, Tỉnh
Ngành nghề kinh doanh chủ yếu bao gồm xây dựng công trình điện, cầu đường, đường sắt và đường bộ Ngoài ra, công ty còn hoạt động trong lĩnh vực cấp thoát nước và buôn bán vật liệu, thiết bị lắp đặt khác phục vụ cho xây dựng.
Ngoài ra còn kinh doanh một số lĩnh vực như:
- Khai thác đá, cát, sỏi, đất sét;
- Buôn bán, sửa chữa máy móc, thiết bị và phụ tùng máy khác;
- Sản xuất bê tông và các sản phẩm xi măng và thạch cao;
- Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty
Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy công ty Theo sơ đồ tổ chức bộ máy công ty như trên, công ty TNHH Hòa Hiệp chia làm 2 mảng chính:
Các bộ phận quản lý bao gồm:
Chủ tịch hội đồng thành viên là cơ quan cao nhất của Công ty, có quyền quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích và quyền lợi của Công ty Nhiệm vụ của Chủ tịch bao gồm xác định chiến lược phát triển, giải pháp phát triển thị trường, nội dung tài liệu và triệu tập họp đại hội đồng cổ đông Ngoài ra, Chủ tịch cũng có trách nhiệm xây dựng cơ cấu tổ chức và quy chế quản lý nội bộ Quyết định của Chủ tịch được thông qua thông qua biểu quyết tại cuộc họp, lấy ý kiến bằng văn bản hoặc hình thức khác.
Ban giám đốc của công ty bao gồm Tổng Giám đốc, Giám đốc điều hành và các giám đốc phụ trách do Hội đồng quản trị bổ nhiệm Tổng Giám đốc là người điều hành chung mọi hoạt động sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị về việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao Giám đốc điều hành đại diện cho Tổng Giám đốc, phụ trách một số lĩnh vực theo sự ủy quyền và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ được giao trước Tổng Giám đốc và pháp luật.
Các phòng ban chức năng của công ty bao gồm:
Phòng hành chính nhân sự có vai trò quan trọng trong việc tham mưu và tổ chức thực hiện các công tác hành chính, quản trị, cán bộ và kỷ luật Phòng cũng đảm nhiệm việc tư vấn về cấu trúc tổ chức, chức năng và nhiệm vụ của các đơn vị trong Công ty Ngoài ra, phòng còn thực hiện thu thập và truyền thông tin liên quan đến lĩnh vực hành chính – nhân sự, cung cấp thông tin cần thiết cho các đơn vị khác.
Phòng tài chính kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc tham mưu về nguồn vốn, sử dụng vốn và chính sách tài chính của công ty Phòng này có trách nhiệm phản ánh kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kinh tế, cũng như kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh theo định kỳ tháng, quý, năm Ngoài ra, phòng còn lập các báo cáo cho cơ quan quản lý nhà nước và theo dõi các nghĩa vụ tài chính của công ty đối với Nhà nước theo quy định pháp luật Đặc biệt, việc lập kế hoạch tài chính ngắn hạn, trung hạn và dài hạn là cần thiết để đảm bảo hiệu quả đầu tư và kinh doanh của công ty.
Phòng kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong quản trị marketing, xây dựng các chiến lược tiếp thị phù hợp với mục tiêu kinh doanh của công ty Nhiệm vụ của phòng bao gồm phát triển và thực hiện các kế hoạch quảng cáo, chiến lược giá, cũng như quản lý quan hệ cộng đồng và hệ thống phân phối Để đề xuất các chiến lược kinh doanh hiệu quả cho Ban giám đốc, phòng kinh doanh thực hiện nghiên cứu thị trường, phân tích đối thủ cạnh tranh và xem xét các yếu tố kinh tế, chính trị, xã hội.
Phòng vật tư - thiết bị đảm bảo cung ứng vật tư, thiết bị và nhân công đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu, bao gồm cả việc cung cấp vật tư mẫu để khách hàng lựa chọn và phê duyệt Phòng cũng theo dõi tạm ứng, thanh quyết toán và kiểm soát chi phí trong quá trình thi công các hợp đồng, đồng thời kiểm soát việc sử dụng vật tư Ngoài ra, phòng tham mưu cho Ban Giám đốc về thương lượng và ký kết hợp đồng, cũng như giải quyết tranh chấp liên quan đến hợp đồng với khách hàng.
Phòng Kế hoạch kỹ thuật chịu trách nhiệm xây dựng phương án thi công và kỹ thuật cho các dự án Nhiệm vụ bao gồm kiểm tra và xác định số lượng, chất lượng, quy cách vật tư, cũng như mức hao phí lao động dựa trên định mức kỹ thuật đã được phê duyệt Đồng thời, phòng cũng phối hợp với phòng kinh doanh để lập hồ sơ dự thầu cho các công trình tham gia đấu thầu.
Phòng quản lý công trình chịu trách nhiệm thay mặt Ban Giám đốc để quản lý và giám sát các công trình được giao, bao gồm việc chuẩn bị kế hoạch thi công và quyết định cơ cấu tổ chức ban chỉ huy công trường Phòng cũng quản lý, điều phối và kiểm tra các hoạt động hàng ngày tại công trường, theo dõi tiến độ và xác nhận khối lượng hạng mục thi công định kỳ, báo cáo cho Ban lãnh đạo Ngoài ra, phòng thực hiện các hành động khắc phục, phòng ngừa và cải tiến khi cần thiết, đồng thời thay mặt Ban lãnh đạo để trao đổi thông tin với khách hàng, xử lý các ý kiến phàn nàn và phản hồi từ khách hàng.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÒA HIỆP
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty
Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty thể hiện qua sơ đồ sau:
Hình 2.2: Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán tại công ty
Dòng thông tin quyết định:
Dòng thông tin phản hồi:
Dòng thông tin trao đổi:
Bộ máy kế toán của Công ty TNHH Hòa Hiệp được hình thành và phát triển song song với sự phát triển của công ty Là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, công ty sở hữu con dấu riêng và có quyền tự quyết trong mọi hoạt động tài chính.
Bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung, đảm nhận trách nhiệm kiểm tra và thực hiện toàn bộ các nghiệp vụ kế toán trong phạm vi công ty.
Chức năng nhiệm vụ của từng bộ phận kế toán
Kế toán trưởng Nguyễn Thị Thanh Hải là một quản lý cao cấp, hỗ trợ ban giám đốc trong việc tối đa hóa lợi nhuận và tối thiểu hóa chi phí Bà chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ kế toán viên trong bộ phận, giám sát quyết toán thu chi, tổ chức kiểm kê tài sản và dòng tiền vào cuối năm tài chính Đảm bảo tính chính xác và kịp thời trong tài liệu, sổ sách kế toán, bảo hiểm, công nợ với ngân hàng, khách hàng và chủ đầu tư là nhiệm vụ quan trọng của bà Kế toán trưởng cũng cần lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán theo quy định, đồng thời tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thực hiện các chế độ tài chính, kế toán nhà nước cho các bộ phận và cá nhân liên quan trong công ty.
Thủ quỹ có trách nhiệm lưu trữ chứng từ, sổ sách và báo cáo một cách đầy đủ Vào cuối mỗi ngày, thủ quỹ kiểm tra tồn quỹ, đối chiếu số tiền thực tế với sổ quỹ Công việc thu, chi được thực hiện theo các phiếu thu, phiếu chi hợp lệ Thủ quỹ cũng lập sổ quỹ để ghi chép và theo dõi các chứng từ thu, chi phát sinh cũng như tiền tồn quỹ Cuối tháng, thủ quỹ cần kiểm kê quỹ với kế toán trưởng và lập báo cáo tồn quỹ.
Kế toán vật tư đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và ghi nhận chính xác số lượng cũng như giá trị của hàng hóa Điều này giúp doanh nghiệp nắm bắt kịp thời tình hình biến động của các loại hàng hoá, từ đó xác định giá thực tế cho từng loại Việc này đảm bảo kế hoạch mua sắm, dự trữ và xuất bán được thực hiện hiệu quả, góp phần nâng cao hiệu suất hoạt động kinh doanh.
Kế toán vốn bằng tiền đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi dòng tiền thu vào và chi ra từ tiền mặt cũng như tiền gửi ngân hàng Khi phát hiện sự chênh lệch giữa sổ kế toán và sổ của thủ quỹ hoặc sổ phụ ngân hàng, kế toán cần nhanh chóng tìm hiểu nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời Việc kiểm soát chứng từ đầu vào một cách hợp lý, hợp lệ và hợp pháp là cần thiết, đồng thời hướng dẫn các phòng ban về quy định hóa đơn và cách lập biểu mẫu Kế toán cũng phải lập báo cáo thu chi hàng ngày để gửi cho Ban giám đốc và liên hệ với ngân hàng khi cần thiết.
Kế toán tiền lương là quá trình tính toán và quản lý các khoản lương phải trả cho nhân viên, bao gồm các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Ngoài việc đảm bảo ghi chép đầy đủ, kịp thời và chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh, kế toán còn cần phân tích tình hình sử dụng và chi tiêu quỹ lương Họ cũng phải lập và gửi đúng hạn các báo cáo thuế, thực hiện quyết toán thuế theo quy định, đồng thời đại diện cho Công ty trong các giao dịch với cơ quan thuế để đạt được kết quả tốt trong quyết toán thuế.
Kế toán TSCĐ đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi sự biến động về số lượng, chất lượng và vị trí sử dụng của tài sản cố định trong công ty Nhiệm vụ bao gồm thực hiện các thủ tục giao nhận, thanh lý tài sản, cũng như lập thẻ tài sản cố định để quản lý hiệu quả.
Kế toán bán hàng là quá trình cập nhật hóa đơn bán hàng, bao gồm hóa đơn bán hàng hóa và dịch vụ, đồng thời theo dõi tổng hợp và chi tiết doanh thu Phân hệ này liên kết dữ liệu với kế toán công nợ phải thu, kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho, giúp theo dõi các khoản phải thu, tình hình thu tiền và trạng thái công nợ của khách hàng Hệ thống kế toán công nợ phải thu cũng liên kết với kế toán bán hàng, tiền mặt và tiền gửi, từ đó tạo ra các báo cáo công nợ và chuyển dữ liệu sang kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp chi phí tính giá thành là quá trình dựa vào số liệu từ các phân xưởng và chi phí sản xuất trong kỳ để tính toán giá thành sản phẩm nhập kho Việc phân bổ chi phí chung theo định mức sản phẩm giúp xác định giá thành sản phẩm, phục vụ cho các yêu cầu điều hành sản xuất của lãnh đạo.
Kế toán công nợ đóng vai trò quan trọng trong việc lưu trữ và thực hiện các hợp đồng kinh tế Công việc này bao gồm việc theo dõi số phát sinh và số dư của khách hàng, đối tác, đồng thời đôn đốc thu hồi công nợ Ngoài ra, kế toán công nợ cũng phải lập các chứng từ, bảng kê và báo cáo liên quan theo quy định của chế độ kế toán.
Kế toán tổng hợp đóng vai trò quan trọng trong việc tính toán thưởng cho nhân viên, thưởng doanh thu và chiết khấu bán thang máy cho khách hàng Ngoài ra, kế toán tổng hợp còn có trách nhiệm lập các báo cáo tổng hợp để gửi cho kế toán trưởng khi có yêu cầu.
2.2.2 Chế độ kế toán đang áp dụng tại công ty
- Chế độ kế toán công ty áp dụng theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài Chính
- Đơn vị tiền tệ sử dụng để ghi chép kế toán: Việt Nam đồng
- Kỳ kế toán: Niên độ kế toán của công ty từ ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm dương lịch
2.2.3 Hình thức kế toán tại công ty
Theo điều 122 Thông tư 200 có 5 hình thức ghi sổ Bao gồm:
- Hình thức ghi sổ Nhật kí chung
- Hình thức ghi sổ Nhật ký – Sổ cái
- Hình thức ghi sổ trên máy vi tính
- Hình thức ghi sổ Chứng từ ghi sổ
- Hình thức ghi sổ Nhật ký – Chứng từ
Công ty TNHH Hòa Hiệp hiện đang áp dụng hình thức ghi sổ trên máy vi tính, phù hợp với quy mô và đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình Mẫu sổ sách và báo cáo được thiết kế theo mẫu sổ Nhật ký chung theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014, đảm bảo tuân thủ đúng pháp luật kế toán và nghĩa vụ đối với nhà nước.
Công việc kế toán được thực hiện thông qua phần mềm Misa đã được cài đặt trên máy tính Mặc dù phần mềm này không hiển thị đầy đủ các quy trình ghi sổ kế toán, nhưng vẫn có khả năng in ra các sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Kế toán ghi sổ hàng ngày dựa vào chứng từ kế toán như phiếu thu và phiếu chi, hoặc bảng tổng hợp chứng từ đã được kiểm tra Những tài liệu này là căn cứ để xác định các tài khoản ghi Nợ, Có, từ đó nhập dữ liệu vào máy tính thông qua các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm Theo quy trình của phần mềm kế toán, thông tin sẽ tự động được chuyển vào sổ kế toán tổng hợp cùng với các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan.
ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY TNHH HÒA TIỆP
Trong quá trình thực tập tại đơn vị, em có một số đánh giá về tình hình đơn vị như sau:
2.3.1 Một số nhận xét về công tác tổ chức bộ máy kế toán vốn bằng tiền tại công ty. Ưu điểm:
Công ty tổ chức bộ máy kế toán hiệu quả với một kế toán trưởng đảm nhiệm việc quản lý toàn bộ hoạt động của phòng kế toán Việc phân quyền chức năng cho từng cá nhân trong bộ phận giúp các công việc được thực hiện nhanh chóng và đúng quy định.
Phòng kế toán đã triển khai phần mềm kế toán Accpac nam, cho phép in ấn hầu hết các báo cáo theo yêu cầu của nhà nước và cục thuế.
Công ty cam kết tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Luật kế toán và chuẩn mực kế toán, tổ chức công tác kế toán phù hợp với các chính sách và văn bản pháp quy do nhà nước ban hành Đội ngũ nhân viên thân thiện, cẩn trọng, luôn hoàn thành công việc với tinh thần trách nhiệm cao, tất cả đều có trình độ đại học trở lên và nắm vững quy trình nghiệp vụ.
2.3.2 Cơ sở vật chất tại công ty Ưu điểm:
Công ty sở hữu cơ sở vật chất hiện đại với hệ thống văn phòng rộng rãi, mỗi bộ phận có khu làm việc riêng biệt Đặc biệt, máy chủ chuyên biệt được trang bị để đáp ứng yêu cầu cài đặt dữ liệu tập trung cho phần mềm kế toán, giúp việc trao đổi thông tin trở nên thuận lợi và nhanh chóng Tất cả máy tính trong công ty đều được kết nối mạng cục bộ, và các phòng họp được trang bị hệ thống máy chiếu hiện đại, phục vụ hiệu quả cho các cuộc họp từ xa Ban lãnh đạo cũng được trang bị đầy đủ máy tính, máy in, máy fax và màn hình hiển thị tiên tiến.
Một vài máy tính của kế toán viên có tốc độ xử lý tương đối chậm khó đáp ứng được yêu cầu của công việc
Công ty cần thay thế hoặc nâng cấp các máy tính không đáp ứng yêu cầu công việc nhằm cải thiện quy trình làm việc.
2.3.3 Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng. Ưu điểm:
Công ty áp dụng hệ thống tài khoản theo Thông tư 200/2014/TT-BTC, tuân thủ đầy đủ quy trình của Bộ Tài chính về việc sử dụng tài khoản này.
200 giúp kế toán viên hạch toán một cách đơn giản.
2.3.4 Các chứng từ công ty sử dụng Ưu điểm:
Các chứng từ liên quan đến vốn bằng tiền của công ty được sử dụng hợp lý, tuân thủ quy định của chuẩn mực kế toán và phương pháp hạch toán kế toán vốn bằng tiền.
Tất cả chứng từ đều có đầy đủ chữ ký theo chức danh quy định, được lập đủ số liên theo quy định Nội dung chứng từ thể hiện rõ ràng, trung thực và đầy đủ các chỉ tiêu liên quan đến nghiệp vụ, kinh tế và tài chính phát sinh.
Để đảm bảo tính hợp pháp và hiệu quả trong việc lập chứng từ, cần chú ý đến các yếu tố như chữ ký bắt buộc, họ tên người lập, số hiệu chứng từ và nội dung kinh tế phải rõ ràng Việc tuân thủ các quy định này sẽ giúp tăng cường độ tin cậy và tính chính xác của chứng từ.
Các chứng từ phải được đánh số thứ tự liên tục và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ Điều này đảm bảo tính hợp lệ và đầy đủ của các yếu tố cần thiết trong chứng từ.
- Các chứng từ được lập có sự độc lập tương đối và có sự kiểm tra, đối chiếu lẫn nhau
2.3.5 Tổ chức bộ sổ kế toán Ưu điểm:
Công ty TNHH Hòa Hiệp, với nhiều năm kinh nghiệm, đã áp dụng thành công hình thức kế toán máy theo mẫu sổ nhật ký chung.
Phần mềm kế toán Accpac cung cấp khả năng tạo mẫu sổ có đối ứng tài khoản, điều mà nhiều phần mềm kế toán nước ngoài tại Việt Nam còn thiếu sót.
Công ty thực hiện quản lý kế toán vốn bằng tiền một cách hiệu quả bằng việc sử dụng đầy đủ các loại sổ sách theo quy định của thông tư 200 Điều này không chỉ đáp ứng yêu cầu quản lý tiền mà còn bao gồm cả các sổ chi tiết và sổ tổng hợp Hệ thống sổ sách được thiết lập trên phần mềm với tính năng tùy chọn, giúp tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.
Kế toán trưởng và các kế toán viên cần phải đối chiếu số liệu giữa chứng từ ghi sổ với các chứng từ ghi sổ khác do đồng nghiệp tại các phần hành kế toán khác lập Việc này phải được thực hiện trước khi ghi vào sổ nhật ký chung.
- Ghi chép dễ bị trùng lặp, làm tăng khối lượng ghi chép chung nên ảnh hưởng đến năng suất hoạt động và hiệu quả của công tác kế toán.
- Xây dựng một phần mềm kế toán vốn bằng tiền đáp ứng nghiệp vụ khớp số Ưu điểm:
Tại công ty, tất cả các máy tính đều được kết nối mạng, đặc biệt ở bộ phận kế toán, mỗi kế toán viên đều được cấp một máy tính cá nhân đã được cài đặt sẵn phần mềm kế toán.
THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN
3.2.1 Thiết kế mô hình logic
3.2.1.1 Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ
Biểu diễn các thực thể
- NHÂN VIÊN => NHANVIEN (MaDt, TenNv, NgaySinh, CMND, DiaChi, DienThoai, Email, ChucVu, SoTknh)
- NHÀ CUNG CẤP => NHACUNGCAP (MaDT, TenNCC, DiaChi, DienThoai, Email, MST, SoTknh)
- KHÁCH HÀNG => KHACHHANG (MaDt, TenKh, DiaChi, DienThoai, Email, MST, SoTknh)
- NGÂN HÀNG =>NGANHANG (MaNH, TenNH)
- TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG => TAIKHOAN_NH (SoTknh, TenTknh, MaNH, ChiNhanh)
- TÀI KHOẢN => TAIKHOAN (SoTk, TenTk, LoaiTk, CapTk, TK cha)
- TIỀN TỆ => TIENTE (MaTien, TenTien,tienHT)
- BAN KIỂM KÊ => BanKK (MaNguoiKK, TenNguoiKK, Chucvu)
- BẢNG TỶ GIÁ => BANGTYGIA (NgayTyGia, MaTien, Tgmua,Tgban)
- DƯ ĐẦU KỲ => SoDuDauKy (MaTK, DuNo, DuCo, DuNoNT, DuCoNT)
Biểu diễn các mối quan hệ
=> PHIEUTHU (SoCt, NgayCt, NgayGhiSo, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiGd, LyDo, SoTien, MaTien,TyGia, KemTheo, TknhDi, TknhDen)
=> PHIEUCHI (SoCt, NgayCt, MaDt, DiaChi, TkNo, TkCo, NguoiNhan, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo, TknhDi, TknhDen)
=> GIAYBAOCO (SoCt, NgayCt, SoTknh, MaDt, DiaChi,TkNo, TkCo, NguoiNop, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, TknhDi, TknhDen,TrangThai)
=>BBKK (SoCT, NgayCT, NguoiKK1, NguoiKK2, NguoiKK3, NoiDung, MaCT, MaTK, LyDo, TienSoSach, TienKiemKe, TienThua, TienThieu)
=>PHIEUKT (SoCT, NgayCT, LyDo, MaTien, TyGia, MaCT, TKNo, TKCo, NoiDung, SoTien, SoTienNT)
Gộp các quan hệ KHACHHANG, NHACUNGCAP, NHANVIEN thành 1 quan hệ là DMDT (Danh mục đối tượng)
DMDT (MaDt, TenDt, NgaySinh, CMT, MST, DiaChi, DienThoai, Email,
Gộp các quan hệ PHIẾU THU, PHIẾU CHI thành 1 quan hệ là PHIẾU THU
PHIEU_TC (SoCt, NgayCt, SoTknhDi, SoTknhDen, MaDt, DiaChi, TkNo,
TkCo, NguoiGiaoDich, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo, TknhDi, TknhDen, TrangThai)
Gộp các quan hệ GIẤY BÁO NỢ, GIẤY BÁO CÓ thành 1 quan hệ là GiẤY
GIAYBAO_NH (SoCt, NgayCt, SoTknhDi, SoTknhDen, MaDt, DiaChi,
TkNo, TkCo, NguoiGiaoDich, LyDo, SoTien, MaTien, TyGia, KemTheo, TrangThai)
Như vậy các quan hệ DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG, TÀI KHOẢN, TÀI KHOẢN NGÂN HÀNG, NGÂN HÀNG, TIỀN TỆ, BAN KIỂM KÊ đều đạt chuẩn
PHIEU_TC (SoCt, NgayCt, MaDt, DiaChi, NguoiGiaoDich, LyDo, MaTien,
TyGia, KemTheo, TkNo, TkCo, NoiDung, SoTien)
GIAYBAO_NH (SoCt , NgayCt, SoTknhDi, SoTknhDen, MaDt, DiaChi,
NguoiGiaoDich, LyDo, MaTien, TyGia, KemTheo, TkNo, TkCo, NoiDung, SoTien)
BBKK (SoCT, NgayCT, TruongbanKK, Uyvien1, Uyvien2, NoiDung, MaCT)CTBBKK (SoCT, MaTK, LyDo, TienSoSach, TienKiemKe, TienThua,
PhieuKT (SoCT, NgayCT, MaDT, LyDo, MaTien, TyGia, MaCT,
MaTT,SotienNT, SotienVND, TkNo, TkCo)
SODUDAUKY (MaTK, DuCoDk, DuNoDK, DuCoNt, DuNoNt, Matien)
3.2.1.3 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu
Hình 0.10 Biểu đồ quan hệ của mô hình dữ liệu
3.2.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý
Bảng 0.5 Bảng DMDT (Danh mục khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaDt CHAR(10) Mã đối tượng Khóa chính
TenDt NVARCHAR(200) Tên khách hàng
DienThoai NVARCHAR(100) Số điện thoại
MST NVARCHAR(100) Mã số thuế
CMT VARCHAR(13) Chứng minh thư
SoTknh VARCHAR(20) Tài khoản ngân hàng Khóa ngoại
- 02 kí tự đầu là viết tắt của nhà cung cấp, khách hàng, nhân viên: CC,
- Các ký tự còn lạị là số thứ tự của đối tượng
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoTk VARCHAR(10) Số tài khoản Khóa chính
TenTk NVARCHAR(100) Tên tài khoản
LoaiTk NVARCHAR(50) Loại tài khoản
TkCha VARCHAR(7) Tài khoản mẹ
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaTK VARCHAR(10) Mã tài khoản Khóa chính
DuNoDk NUMERIC(18,2) Dư nợ đầu kỳ
DuCoDk NUMERIC(18,2) Dư có đầu kỳ
DuNoNt NUMERIC(18,2) Dư nợ ngoại tệ
DuCoNt NUMERIC(18,2) Dư có ngoại tệ
MaTien VARCHAR (5) Mã ngoại tệ
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaNH VARCHAR(10) Mã ngân hàng Khóa chính
TenNH NVARCHAR(100) Tên ngân hàng
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
MaTien CHAR(3) Mã loại tiền Khóa chính
TenTien NVARCHAR(100) Tên loại tiền
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoTknh VARCHAR(20) Số tài khoản Khóa chính
TenTknh NVARCHAR(100) Tên tài khoản
MaNh VARCHAR(10) Mã ngân hàng Khóa ngoại
ChiNhanh NVARCHAR(100) Chi nhánh ngân hàng
Bảng 0.11 Bảng PhieuTC (chứng từ phiếu thu, phiếu chi)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoCt CHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
NgayCt DATETIME Ngày chứng từ
NgayGhiSo DATETIME Ngày ghi sổ
MaDt VARCHAR(10) Mã đối tượng Khóa ngoại
NguoiGd NVARCHAR(50) Người giao dịch
MaTien VARCHAR(5) Mã loại tiền
TkNo VARCHAR(7) Tài khoản nợ Khóa ngoại
TkCo VARCHAR(7) Tài khoản có Khóa ngoại
SoTienNt NVARCHAR(18,2) Số tiền ngoại tệ
- Các ký tự còn lại là chỉ số thứ tự của phiếu thu, phiếu chi
- VD: PT00001-Phiếu thu số 00001
Bảng 0.72 Bảng GiayBao (giấy báo nợ, giấy báo có)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoCt CHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
NgayCt DATETIME Ngày chứng từ
MaDt VARCHAR(10) Mã đối tượng Khóa ngoại
NguoiGd NVARCHAR(50) Người giao dịch
MaTien VARCHAR(5) Mã loại tiền Khóa ngoại
SoTknhDi VARCHAR(20) Số TKNH chuyển đi
SoTknhDen VARCHAR(20) Số TKNH chuyển đến KemTheo NVARCHAR(100) Kèm theo
TkNo VARCHAR(7) Tài khoản nợ Khóa ngoại
TkCo VARCHAR(7) Tài khoản có Khóa ngoại
- 02 kí tự đầu là viết tắt của giấy báo nợ, giấy báo có: GBN, GBC
- Các ký tự còn lại là chỉ số thứ tự của giấy báo nợ, giấy báo có
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
SoCt VARCHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
NgayCt DATETIME Ngày chứng từ
MaDt VARCHAR(10) Mã đối tượng Khóa ngoại
MaTien VARCHAR(5) Mã loại tiền Khóa ngoại
Bảng 0.14 Bảng NguoiDung (người dùng trong hệ thống)
Tên trường Kiểu Ý nghĩa Khóa
TenTk VARCHAR(50) Tên tài khoản
Tên trường Kiểu Ý Nghĩa Khóa
NgayTien DATETIME Ngày tiền Khóa chính
MaTien VARCHAR(10) Mã tiền Khóa ngoại
Tgmua NUMERIC(18,2) Tỷ giá mua
Tgban NUMERIC(18,2) Tỷ giá bán
Tên trường Kiểu Ý Nghĩa Khóa
SoCT NVARCHAR(10) Số chứng từ Khóa chính
NgayCT VARCHAR(10) Ngày chứng từ Khóa ngoại
TruongBanKK NVARCHAR(50) Trưởng ban kiểm kê
NoiDung NVARCHAR(200) Nội dung kiểm kê
MaCT NVARCHAR(10) Mã chứng từ Khóa ngoại
Tên trường Kiểu Ý Nghĩa Khóa
Id INT Tự tăng Khóa chính
SoCT NVARCHAR(10) Số chứng từ Khóa ngoại
MaTK NVARCHAR(10) Mã tài khoản Khóa ngoại
TienSoSach NUMERIC (18,0) Số tiền sổ sách
TienKiemKe NUMERIC (18,0) Số tiền kiểm kê
TienThua NUMERIC (18,0) Số tiền kiểm kê thừa TienThieu NUMERIC (18,0) Số tiền kiểm kê thiếu
Tên trường Kiểu Ý Nghĩa Khóa
MaNguoiKK VARCHAR(10) Mã người kiểm kê Khóa chính
TenNguoiKK NVARCHAR(100) Tên người kiểm kê
3.2.3 Xác định luồng hệ thống
Xác định luồng hệ thống giúp phân chia công việc giữa con người và máy móc, với các kho dữ liệu liên quan đến tiến trình máy được thay thế bằng các file tương ứng Biểu đồ của tiến trình được thể hiện qua bước "1.0 - Cập nhật thông tin tiền xử lý".
- Tiến trình “1.2 – Cập nhật danh mục tiền tệ”
- Tiến trình “1.3 – Cập nhật tỷ giá” b Biểu đồ của tiến trình: “2.0 - Thu, chi tiền mặt”
Hình 0.10 Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.2 Thu chi tiền mặt”
Trong tiến trình "2.4 Lập phiếu thu" và "2.5 Lập phiếu chi", người thực hiện sẽ nhập thông tin vào máy để in ra phiếu thu và phiếu chi Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 cho tiến trình "3.0 – Thu chi TGNH" sẽ mô tả quy trình này một cách rõ ràng.
Hình 0.11 Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.3 Thu chi TGNH”
Tiến trình "3.2 Lập ủy nhiệm chi" cho phép người dùng nhập thông tin vào máy tính và tạo ra giấy ủy nhiệm chi Đồng thời, biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 cho tiến trình "4.0 - Xử lý kiểm kê và tính tỷ giá" cung cấp cái nhìn tổng quan về quy trình kiểm kê và cách tính tỷ giá hiệu quả.
Hình 0.12 Luồng hệ thống cho biểu đồ “0.4 Xử lý kiểm kê và tính tỷ giá” e Luồng hệ thống cho biểu đồ “5.0 Lập sổ và báo cáo”