LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài Chính, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em may mắn được các thầy giáo, cô giáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng em những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích làm hành trang vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau tốt nghiệp. Được sự dìu dắt, hướng dẫn của thầy cô trong từng bước đi, em thấy mình đang dần trưởng thành hơn. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các thầy các cô – những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em tới chân trời tri thức. Được sự phân công của quý thầy cô khoa Hệ thống Thông Tin Kinh Tế, Học viện Tài chính, sau ba tháng thực tập em đã hoàn thành Đồ án tốt nghiệp “Xây dựng phần mềm Kế Toán Vật Tư tại Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa”. Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều người. Trước hết, bằng lòng biết ơn sâu sắc em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS.Vũ Bá Anh đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập này, nếu không có sự giúp đỡ nhiệt tình của thầy em sẽ không thể hoàn thành được đồ án này. Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học Viện, và đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt thời gian em theo học tại học viện để em có thể vận dụng tốt kiền thức chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp và có một con đường nghề nghiệp vững chắc hơn trong tương lai. Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị trong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài Chính Kế Toán Công Ty Cổ Phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa đã tạo điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực tập tại công ty. Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp tục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè. Em xin chân thành cảm ơn Hà Nội, ngày 19 tháng 05 năm 2019 Sinh viên Phạm Thị Thảo
LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP
LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI DOANH NGHIỆP 45 1.Khái niệm và nhiệm vụ kế toán vật tư
Phân loại vật tư là quá trình sắp xếp các loại vật tư thành nhóm và loại theo tiêu chí nhất định nhằm phục vụ cho quản lý hiệu quả Doanh nghiệp cần thực hiện phân loại vật liệu để quản lý chặt chẽ và tổ chức hạch toán chi tiết từng loại vật liệu, từ đó đảm bảo hiệu quả sử dụng trong sản xuất Việc phân loại này phụ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp, nội dung kinh tế và công dụng của vật liệu trong sản xuất kinh doanh Hiện nay, các doanh nghiệp thường phân loại vật tư thành nguyên liệu, vật liệu và công cụ dụng cụ dựa trên nội dung và yêu cầu quản trị.
Nguyên liệu và vật liệu trong doanh nghiệp là các đối tượng lao động được mua từ bên ngoài hoặc tự sản xuất nhằm phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý , nguyên liệu vật liệu bao gồm:
Nguyên liệu và vật liệu chính là những thành phần thiết yếu trong quá trình sản xuất, đóng vai trò quyết định trong việc hình thành thực thể của sản phẩm Tất cả giá trị của nguyên vật liệu này sẽ được chuyển giao một lần vào giá trị của sản phẩm mới được tạo ra.
Vật liệu phụ là những thành phần quan trọng trong quy trình sản xuất, giúp nâng cao chất lượng sản phẩm và hoàn thiện sản phẩm cuối cùng Mặc dù không cấu thành nên sản phẩm chính, nhưng các loại vật liệu này đóng vai trò thiết yếu trong việc cải thiện hiệu suất và tính năng của sản phẩm.
- Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh, phục vụ cho quá trình sản xuất.
- Phụ tùng thay thế: Là các loại vật tư để thay thế, sửa chữa, máy móc thiết bị.
- Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là các loại nguyên vật liệu được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản.
Vật liệu khác là những nguyên vật liệu không thuộc các loại đã được phân loại trước đó Chúng thường được hình thành từ quá trình sản xuất, bao gồm phế liệu và vật liệu thu hồi từ việc thanh lý tài sản cố định.
Căn cứ nguồn gốc , nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu nhập từ bên ngoài.
- Nguyên liệu, vật liệu tự chế biến, gia công.
Căn cứ vào mục đích và nơi sử dụng , nguyên liệu, vật liệu được chia thành:
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho sản xuất kinh doanh.
- Nguyên vật liệu dùng cho công tác quản lý.
- Nguyên liệu, vật liệu dùng cho mục đích khác.
Phân loại nguyên vật liệu là một công việc thiết yếu giúp doanh nghiệp tổ chức bảo quản, dự trữ và sử dụng hiệu quả Do đó, trong quản lý nguyên vật liệu, các công ty đặc biệt chú trọng đến việc phân loại để nâng cao hiệu quả hoạt động.
Công cụ dụng cụ là tư liệu lao động không đạt tiêu chuẩn tài sản cố định về giá trị và thời gian sử dụng Theo quy định hiện hành, một số tư liệu lao động, bất kể giá trị và thời gian sử dụng, vẫn được hạch toán là công cụ, dụng cụ.
- Các đà giáo, ván khuôn, công cụ, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho công tác xây lắp.
- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hóa có tính giá riêng và có trừ dần giá trị trong quá trình dự trữ bảo quản:
Dụng cụ đồ nghề bằng thủy tinh, sành sứ.
Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng.
Quần áo, giày dép chuyên dùng để làm việc.
Công cụ, dụng cụ cũng có nhiều tiêu chuẩn phân loại Mỗi tiêu chuẩn phân loại có tác dụng riêng trong quản lý.
Căn cứ vào phương pháp phân bổ, công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Loại phân bổ 1 lần (100% giá trị).
- Loại phần bổ nhiều lần.
Phân bổ 1 lần bao gồm các công cụ và dụng cụ có giá trị nhỏ và thời gian sử dụng ngắn Trong khi đó, phân bổ từ 2 lần trở lên đề cập đến các công cụ, dụng cụ có giá trị lớn hơn, thời gian sử dụng dài hơn và các CCDC chuyên dụng.
Căn cứ vào nội dung công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Lán trại tạm thời, đà giáo, cốp pha dùng trong xây dựng cơ bản, dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất, vận chuyển hàng hóa.
- Dụng cụ, đồ dùng bằng thủy tinh, sành sứ.
- Quần áo bảo hộ lao động.
- Công cụ, dụng cụ khác.
Căn cứ vào yêu cầu quản lý công việc ghi chép kế toán, công cụ, dụng cụ được chia thành:
Căn cứ vào mục đích sử dụng, công cụ, dụng cụ được chia thành:
- Công cụ, dụng cụ dùng cho SXKD.
- Công cụ, dụng cụ dùng cho quản lý.
- Công cụ, dụng cụ dùng cho các mục đích khác.
1.2.2.2 Đánh giá vật tư Đánh giá NVL là xác định giá trị của chúng theo một nguyên tắc nhất định Theo quy định hiện hành, kế toán nhập xuất tồn kho NVL phải phản ánh theo giá thực tế, khi xuất kho cũng phải xác định theo giá thực tế xuất kho theo đúng phương pháp quy định Tuy nhiên trong không ít doanh nghiệp để đơn giản và giảm bớt khối lượng ghi chép, tính toán hàng ngày có thể sử dụng giá hạch toán để hạch toán tình hình nhập xuất vật liệu.
Các loại vật tư trong hàng tồn kho của doanh nghiệp cần được đánh giá theo nguyên tắc giá gốc, như quy định trong Chuẩn mực kế toán Việt Nam số 02 “Hàng tồn kho” Nếu giá trị thuần có thể thực hiện thấp hơn giá gốc, doanh nghiệp phải tính theo giá trị thuần có thể thực hiện được, phản ánh nguyên tắc thận trọng Để tuân thủ nguyên tắc này, doanh nghiệp cần lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.
Giá trị thuần có thể thực hiện được của vật tư được xác định bằng giá ước tính của vật tư trong quá trình sản xuất kinh doanh bình thường, sau khi trừ đi chi phí ước tính để hoàn thiện sản phẩm và chi phí ước tính cho việc tiêu thụ sản phẩm.
Giá gốc vật tư được xác định cho từng loại bao gồm chi phí mua, chi phí chế biến và các chi phí liên quan khác Để phản ánh chính xác giá trị nguyên vật liệu và so sánh giữa các kỳ hạch toán, việc đánh giá nguyên vật liệu cần tuân theo nguyên tắc nhất quán Doanh nghiệp phải áp dụng phương pháp kế toán đã chọn một cách liên tục trong suốt niên độ kế toán Nếu doanh nghiệp thay đổi phương pháp kế toán, cần đảm bảo rằng phương pháp mới cho phép trình bày thông tin một cách trung thực và hợp lý, đồng thời giải thích rõ ràng về sự thay đổi đó.
Vật tư trong các doanh nghiệp có thể được đánh giá theo trị giá gốc( hay còn gọi là giá vốn thực tế) và giá hạch toán.
Đánh giá theo trị giá vốn thực tế :
Trị giá vốn thực tế nhập kho được xác định theo từng nguồn nhập.
Nguyên vật liệu được nhập kho từ các nguồn khác nhau nên có những loại giá thực tế khác nhau.
+ Trường hợp 1:Nhập kho do mua ngoài:
Trị giá vốn thực tế nhập kho = Giá mua ghi trên hóa đơn +Chi phí mua + Thuế TTĐB, thuế NK(nếu có)
- Giá mua ghi trên hóa đơn được xác định tùy theo từng trường hợp:
1 Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thì giá mua ghi trên hóa đơn là giá chưa có thuếGTGT
2 Trường hợp vật tư mua vào được sử dụng cho các đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc sử dụng cho hoạt động sự nghiệp, phúc lợi, dự án thì giá mua ghi trên hóa đơn là tổng giá thanh toán( bao gồm cả thuế GTGT)
- Chi phí mua bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho, lưu bãi, chi phí kiểm nhận, hao hụt trong định mức cho phép….
+ Trường hợp 2:Nhập kho do tự gia công, chế biến
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá thành thực tế
+Trường hợp 3:Nhập kho do thuê ngoài gia công
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá vốn thực tế xuất thuê gia công + chi phí thuê gia công phải trả + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ…(nếu có)
+Trường hợp 4:Nhập kho do nhận vốn góp liên doanh
Giá vốn thực tế nhập kho = Trị giá vốn góp do hội đồng liên doanh xác định + các khoản chi phí khác phát sinh khi tiếp nhận vật tư
+ Trường hợp 5:Nhập kho được cấp
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá ghi trên biên bản giao nhận + các khoản chi phí phát sinh khi tiếp nhận vật tư
+ Trường hợp 6:Nhập kho do cho, biếu tặng
Giá vốn thực tế nhập kho = Giá trị hợp lý do các bên tự thỏa thuận + các khoản chi phí
Đối với doanh nghiệp thường xuyên mua sắm vật tư có sự biến động về giá cả, khối lượng và chủng loại, việc sử dụng giá hạch toán để đánh giá vật tư là cần thiết Giá hạch toán là mức giá ổn định do doanh nghiệp tự định ra nhằm phục vụ cho công tác hạch toán chi tiết Mặc dù giá này không có giá trị giao dịch bên ngoài, nhưng nó giúp việc xuất kho hàng ngày được thực hiện một cách nhất quán Cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp cần tính toán giá thực tế để ghi sổ kế toán tổng hợp, bắt đầu từ việc xác định hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ theo công thức đã được quy định.
Hệ số giá ( H) Tr ị giá thự c t ế của vậ t t ư c ònđầuk ỳ +Tr ị gi áthự c t ế của v ật t ư nhậ p trongk ỳ
Tr ị giá hạch ¿ á ncủa vật t ư c ònđầuk ỳ+ Tr ị giá hạch ¿ án c ủav ật t ư nhậ ptrong k ỳ ¿
Trị giá thực tế của vật tư xuất kho trong kỳ= Trị giá hạch toán của vật tư xuất của vật tư luân chuyển trong kỳ * Hệ số giá (H)
Theo Chuẩn mực kế toán số 02 –Hàng tồn kho, tính trị giá vật tư xuất kho được thực hiện theo các phương pháp sau đây:
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1 THANH HÓA
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY
Các đội Công trình: Trực tiếp tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.
2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG
2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Giới thiệu bộ máy kế toán của công ty
Hình 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán công ty
Chức năng từng kế toán
Là người có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc công ty về công tác kế toán tài chính
Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với mô hình kinh doanh của công ty là rất quan trọng Việc ghi chép, tính toán và phản ánh tài sản phải chính xác, trung thực và kịp thời để phân tích kết quả hoạt động kinh doanh hiệu quả Công ty cần lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán và quyết toán theo quy định pháp luật Đồng thời, tổ chức kiểm tra và hướng dẫn thực hiện các chế độ, thể lệ tài chính và kế toán nhà nước cho các bộ phận và cá nhân liên quan trong công ty là cần thiết để đảm bảo tuân thủ quy định.
Kế toán trưởng có trách nhiệm giám sát việc thực hiện các quy định về quản lý và kỷ luật lao động, đảm bảo tuân thủ các định mức lao động, tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp và các chính sách liên quan đến người lao động.
Giám sát toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty, đảm bảo báo cáo chính xác với tổng giám đốc và các cấp lãnh đạo về mọi giao dịch kinh tế phát sinh.
* Kế toán vốn bằng tiền:
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi dòng tiền thu vào và chi ra, bao gồm tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản vay, tiền tạm ứng và thanh toán công nợ với ngân hàng cũng như ngân sách.
Khi phát hiện sự chênh lệch giữa sổ kế toán tiền mặt và sổ của thủ quỹ, cũng như giữa sổ kế toán tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng, kế toán cần nhanh chóng xác định nguyên nhân và thực hiện điều chỉnh kịp thời Đồng thời, việc kiểm soát hóa đơn đầu vào và chứng từ đầu vào phải đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp và hợp lệ để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.
Kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc ghi chép đầy đủ và kịp thời số lượng cũng như tình hình biến động của các loại hàng hoá, bao gồm cả giá trị và hiện vật Điều này giúp xác định chính xác giá thực tế của từng loại hàng hoá, từ đó đảm bảo kế hoạch mua sắm, dự trữ và xuất bán đạt hiệu quả cao.
Kế toán vật tư theo dõi lượng và quản lý hàng tồn trong kho, yêu cầu nhập thêm hàng hoá khi có đơn đặt hàng.
Kế toán tính toán lương cho nhân viên cùng với các khoản trích theo lương như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và kinh phí công đoàn Đồng thời, kế toán cũng cần phân tích tình hình sử dụng và chi tiêu quỹ lương, cung cấp thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan.
* Kế toán tài sản cố định:
Kế toán phản ánh, theo dõi kịp thời số hiện có, tình hình biến động của
TS, đảm bảo an toàn về hiện vật, khai thác sử dụng đúng mục đích có hiệu quả
Phải lập hồ sơ cho mọi TS trong doanh nghiệp : biên bản giao nhận, hoá đơn mua TS, và các chứng từ khác có liên quan
Giá trị hao mòn của tài sản được phản ánh qua quá trình sử dụng, đồng thời tham gia vào việc lập kế hoạch sửa chữa, kiểm kê và đánh giá định kỳ tài sản khi cần thiết.
* Kế toán chi phí giá thành :
Kế toán chi phí giá thành có vai trò quan trọng trong việc hạch toán và tổng hợp chi phí, phân bổ chi phí và tính giá thành sản phẩm Công việc này bao gồm việc tập hợp chi phí theo từng đối tượng phù hợp để xác định giá thành sản phẩm chính xác Dựa vào số dư và số phát sinh của các tài khoản chi phí, kế toán sẽ lập bảng tính giá thành sản phẩm một cách hiệu quả.
* Kế toán doanh thu bán hàng và nợ phải thu :
Kiểm tra giám sát tình hình thực hiện chỉ tiêu kế hoạch bán hàng và doanh thu, theo dõi tình hình thanh toán và các khoản nợ phải thu từ khách hàng là rất quan trọng Cần phản ánh kịp thời doanh thu để xác định kết quả bán hàng, đồng thời đôn đốc và kiểm tra để đảm bảo thu đủ và kịp thời tiền bán hàng, tránh tình trạng chiếm dụng vốn không hợp lý Việc cung cấp thông tin chính xác và lập quyết toán đầy đủ kịp thời sẽ giúp đánh giá đúng hiệu quả kinh doanh và tình hình thực hiện nghĩa vụ với Nhà nước.
Cập nhật chứng từ kế toán thuế là việc quan trọng để phản ánh, hạch toán và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong sổ sách của công ty.
Để đảm bảo công việc hạch toán kế toán được thực hiện hiệu quả, cần hoàn thiện đầy đủ các loại giấy tờ và chứng từ cần thiết, bao gồm hợp đồng lao động và các hợp đồng khác nếu có phát sinh.
Đảm bảo lập và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán thuế và quyết toán theo quy định, bao gồm báo cáo tài chính Lưu trữ đầy đủ chứng từ, sổ sách thuế và báo cáo thuế Đại diện công ty giao dịch với cơ quan thuế và tham gia quyết toán thuế, đạt kết quả tốt sau các giao dịch và quyết toán.
Người giữ tiền mặt của công ty có trách nhiệm thực hiện các giao dịch dựa trên chứng từ Thu- Chi từ bộ phận Kế toán Họ cần kiểm tra kỹ lưỡng nội dung trên các phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng và phiếu hoàn tiền tạm ứng để đảm bảo thông tin chính xác Ngoài ra, việc định kỳ kiểm kê quỹ là cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm kê theo quy định.
Người trợ lý cho kế toán trưởng có trách nhiệm lập báo cáo tài chính và các văn bản liên quan trước khi trình lên kế toán trưởng và giám đốc Họ cũng hỗ trợ kế toán trưởng trong việc hướng dẫn và đôn đốc các kế toán viên trong phòng, đồng thời thực hiện nhiệm vụ tổng hợp giá thành sản phẩm.
Tính thưởng cho nhân viên, thưởng doanh thu va chiết khấu bán hàng của công ty cho khách hàng.
2.2.2 Hình thức tổ chức công tác kế toán
ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1
Hiện nay, công ty sử dụng EXCEL để quản lý kế toán, giúp tổ chức lưu trữ, liên kết và tính toán dữ liệu hiệu quả hơn so với ghi chép bằng tay Tuy nhiên, số lượng sổ sách và thao tác với dữ liệu vẫn còn tương đối nhiều.
2.3 ĐÁNH GIÁ PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN 1 THANH HÓA
Qua quá trình nghiên cứu về hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty Cổ phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa, tôi đã rút ra một số đánh giá quan trọng.
2.3.1 Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người
Tổ chức bộ máy kế toán của công ty được thiết lập một cách hợp lý, với đầy đủ các bộ phận kế toán chi tiết, nhằm đáp ứng hiệu quả các yêu cầu quản lý về tài chính và kế toán.
Cơ sở vật chất của công ty được thiết kế hiện đại và sạch sẽ, đáp ứng đầy đủ nhu cầu làm việc của nhân viên Mỗi phòng ban đều được trang bị máy điều hòa để tạo không gian làm việc thoải mái Bộ phận kế toán có máy tính chuyên dụng, và toàn bộ hệ thống máy tính của công ty đã được kết nối internet và mạng LAN, giúp nhân viên dễ dàng trao đổi dữ liệu nhanh chóng và cập nhật thông tin kịp thời.
Cơ sở vật chất hiện tại chỉ đáp ứng tiêu chuẩn về số lượng máy tính cho nhân viên kế toán, tuy nhiên, chất lượng máy tính với cấu hình thấp không còn phù hợp với các phần mềm mới hiện nay.
Con người: Việc ứng dụng tin học của bộ phận kế toán còn nhiều hạn chế, dẫn đến việc thực thi công tác kế toán còn trì trệ
Cần nâng cấp cơ sở vật chất bằng cách đầu tư vào các trang thiết bị hiện đại, đặc biệt là hệ thống máy tính với cấu hình mạnh mẽ và tốc độ xử lý nhanh Việc này không chỉ giúp cải thiện hiệu suất công việc mà còn tiết kiệm thời gian, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác, đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc.
Để nâng cao trình độ sử dụng các ứng dụng tin học trong kế toán, đặc biệt là kế toán vật tư, cần triển khai các chương trình đào tạo và bồi dưỡng phù hợp Những chương trình này sẽ giúp người lao động cải thiện kỹ năng và áp dụng hiệu quả công nghệ thông tin vào công việc kế toán hàng ngày.
2.3.2 Hình thức kế toán áp dụng
Công ty đang áp dụng hình thức nhật ký chung để tiến hành ghi sổ kế toán.
Các nghiệp vụ kế toán được ghi chép vào các loại sổ như sổ nhật ký chung, sổ nhật ký đặc biệt, sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Từ những sổ và thẻ này, kế toán có thể lập các báo cáo tổng hợp và báo cáo tài chính liên quan, đảm bảo việc ghi nhận nghiệp vụ diễn ra liên tục và chính xác Hệ thống sổ đơn giản giúp phân công lao động kế toán hiệu quả, đồng thời cho phép kiểm tra và đối chiếu số liệu kế toán bất cứ lúc nào, từ đó cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý.
- Lượng ghi chép tương đối nhiều.
- Hình thức ghi sổ thủ công gây khó khăn, mất nhiều thời gian cho công tác hạch toán kế toán.
- Việc ghi chép dễ bị trùng lặp.
- Cần có sự chuyên môn hóa việc nhập chứng từ và các bảng bằng các phần mềm kế toán chuyên dụng tránh được sự trùng lặp
- Áp dụng hình thức kế toán trên máy vi tính với trình tự ghi sổ kế toán
Công ty Cổ phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 tại Thanh Hóa sử dụng hệ thống tài khoản kế toán vật tư chủ yếu là tài khoản tổng hợp, dẫn đến cấu trúc tài khoản tương đối đơn giản Các tài khoản được xây dựng và quản lý theo đúng quy định của Bộ Tài chính.
TK 152 chỉ cho phép mở chi tiết đến cấp 2, do đó chỉ có thể theo dõi và tổng hợp chung các loại nguyên vật liệu (NVL) theo tiêu chí NVL chính và NVL phụ Điều này gây khó khăn trong việc theo dõi chi tiết từng loại NVL, trong khi khối lượng và chủng loại NVL lại rất lớn và đa dạng.
Công ty không sử dụng Tài khoản 2294 - Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Việc trích lập các khoản dự phòng là rất quan trọng để bù đắp thiệt hại do hàng tồn kho bị giảm giá, giúp đưa vào chi phí sản xuất và phản ánh giá trị thực của tài sản khi lập báo cáo tài chính Đặc biệt, đối với Công ty cổ phần Xây Dựng Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn 1 Thanh Hóa, với danh mục vật tư đa dạng, việc lập quỹ dự phòng là cần thiết để xử lý sự giảm giá của giá trị thuần có thể thực hiện được so với giá gốc của hàng tồn kho.
Công ty không sử dụng Tài khoản 151 - Hàng mua đang đi đường, điều này không hợp lý vì trong quá trình nhập mua nguyên vật liệu (NVL), có thể xảy ra tình huống hóa đơn đã về nhưng NVL chưa được nhập kho trong tháng Do đó, lượng vật tư này cần phải được hạch toán vào Tài khoản 151 theo đúng quy định.
- TK152 cần được mở chi tiết đến cấp 2 để theo dõi chi tiết các loại NVL Ví dụ:
TK 15223: Phụ gia bê tông
- Công ty bổ sung sử dụng TK2294-Dự phòng giảm giá hàng tồn kho vàTK151-Hàng mua đang đi đường.
2.3.4 Quy trình hạch toán kế toán vật tư
Quy trình hạch toán được tổ chức khoa học, giúp phản ánh chính xác và đầy đủ các nghiệp vụ kế toán tài chính phát sinh tại đơn vị.
Việc thực hiện quy trình hạch toán chủ yếu vẫn dựa vào phương pháp thủ công qua Excel, điều này dễ dẫn đến sai sót, đặc biệt khi số lượng nghiệp vụ kế toán tài chính tăng cao.
Cần áp dụng, cải thiện công nghệ thông tin trong công tác kế toán vật tư.
2.3.5 Các chứng từ sử dụng
Các chứng từ liên quan đến vật tư được lập và luân chuyển theo trình tự hợp lý, đảm bảo tính hợp pháp với đầy đủ chữ ký, họ tên người lập, số hiệu chứng từ và nội dung rõ ràng Chứng từ được đánh số liên tục, kiểm tra kỹ lưỡng trước khi ghi sổ để đảm bảo hiệu lực Quy trình lập chứng từ có sự độc lập và kiểm tra lẫn nhau, với các chứng từ nội bộ được thiết kế phù hợp, cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý vật tư của Công ty Sau khi ghi sổ, các chứng từ được lưu trữ và bảo quản cẩn thận.
