Tính cấp thiết của đề tài
Theo khoản 8 Điều 3 Luật Doanh nghiệp 2015 quy định: “Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động” Có thể thấy, trong mỗi doanh nghiệp thì kế toán là bộ phận quan trọng không thể thiếu, các thông tin do bộ phận kế toán cung cấp rất cần thiết cho các nhà quản trị, giúp họ đưa ra những chiến lược và quyết định kinh doanh đúng đắn, mang lại hiệu quả kinh doanh tối đa cho doanh nghiệp.
Kế toán vốn bằng tiền là một bộ phận rất quan trọng trong bộ máy kế toán tại doanh nghiệp, việc quản lý tốt vốn bằng tiền và các nghiệp vụ thanh toán góp phần phát triển và lưu thông hệ thống tiền tệ trong doanh nghiệp, đảm bảo tốt các mối quan hệ tác động qua lại giữa các thành phần kinh tế, góp phần giúp doanh nghiệp kinh doanh hiệu quả và có sức cạnh tranh, đứng vững trên thị trường.
Nhận thức được điều đó, kết hợp với những kiến thức về kế toán em được tiếp thu và tích lũy trong suốt 4 năm học tập và rèn luyện tại mái trường Học việnTài Chính và những kinh nghiệp thực tế trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Bắc Dược cùng với sự hướng dẫn tận tình của TS Nguyễn Thu Hoài, sự chỉ dạy của các anh chị trong Công ty, em quyết định lựa chọn đề tài “Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Bắc Dược”.
Mục đích nghiên cứu
- Nghiên cứu về tình hình sản xuất kinh doanh và công tác kế toán của Công ty Cổ phần Bắc Dược.
- Phân tích, đánh giá thực trạng kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Bắc Dược.
- Đề xuất các biện pháp nhằm hoàn thiện công tác kế toán vốn bằng tiền tạiCÔng ty Cổ phần Bắc Dược.
Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu, tham khảo tài liệu: Quan sát, thu thập tài liệu từ công ty cũng như tìm hiểu những vấn đề có liên quan đến công tác nghiên cứu từ những nhân viên kế toán tại đơn vị thực tập và theo vốn hiểu biết của bản thân.
Phương pháp thống kê số liệu: tập hợp các số liệu liên quan đến đề tài kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại công ty Sau đó xử, chọn lọc để đưa vào đề tài một cách chính xác, khoa học
Phương pháp phân tích - tổng hợp: Từ những số liệu đã thu thập và chọn lọc,tiến hành phân tích điểm mạnh yếu, các khía cạnh trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh của công ty Từ đó đưa ra kết luận phù hợp.
Kết cấu chính của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn chia làm 3 chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận cơ bản về đề tổ chức tình hình sản xuất kinh doanh và công tác kế toán vốn bằng tiền của Công ty Cổ phần Bắc
Chương 2: Thực trạng về kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Bắc
Chương 3: Một số ý kiến hoàn thiện về công tác kế toán vốn bằng tiền tại
Công ty Cổ phần Bắc Dược
Trong thời gian thực tập tại Công ty Cổ phần Bắc Dược, em đã được học hỏi và nhận được sự chỉ bảo tận tình của các anh chị trong Công ty để em có thể hoàn thành khóa luận trong thời gian quy định Song do kiến thức và kinh nghiệm làm việc của bản thân còn hạn chế nên bài luận của em không tránh khỏi có những thiếu sót nhất định Em rất hi vọng sẽ nhận được những nhận xét và đóng góp của thầy cô để bài làm của em được hoàn thiện, đầy đủ hơn ạ.
Em xin chân thành cảm ơn Cô!
Hà Nội ngày 20 tháng 3 năm 2023 Sinh viên thực hiện
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC DƯỢC
Khái quát chung về kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
1.1.1 Khái niệm về kế toán vốn bằng tiền
1.1.1.1 Khái niệm vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động trong doanh nghiệp, tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ, có tính thanh khoản cao nhất, bao gồm tiền mặt tại quỹ doanh nghiệp, tiền gửi tại ngân hang và các khoản tiền đang chuyển.
1.1.1.2 Đặc điểm của kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền có ba đặc điểm chính:
Là một phần trong vốn lưu động của doanh nghiệp, thể hiện được năng lực thanh khoản trực tiếp của doanh nghiệp nhằm tạo năng lực cạnh tranh tốt nhất.
Vốn bằng tiền yêu cầu một sự quản lý chặt chẽ và kỹ càng từ doanh nghiệp, nếu không sẽ rất dễ xảy ra tình trạng gian lận do tính chất luân chuyển cao.
Việc hạch toán vốn bằng tiền đòi hỏi phải tuân theo các nguyên tắc và chế độ quản lý tiền tệ mà nhà nước đã quy định sẵn một cách gắt gao, nhằm phòng tránh tối đa các tình huống bị mất cắp hay bị lạm dụng nguồn vốn bằng tiền.
1.1.1.3 Phân loại vốn bằng tiền
Có 2 hình thức phân loại vốn bằng tiền, cụ thể là:
Theo hình thức tồn tại:
Vốn bằng tiền được phân chia thành 3 loại:
- Tiền Việt Nam: Là loại tiền được sử dụng làm phương tiện giao dịch chính thức với toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Ngoại tệ: Là loại tiền được phép lưu hành trên thị trường Việt Nam như đồng Đô la Mỹ (USD), đồng tiền chung châu Âu (EURO), đồng yên Nhật (JPY),
- Vàng bạc, kim khí quý, đá quý: loại tiền này không có khả năng thanh khoản cao Nó được sử dụng chủ yếu về mục đích cất trữ Mục tiêu đảm bảo một lượng dự trữ an toàn trong nền kinh tế hơn là vì mục đích thanh toán trong kinh doanh.
Theo trạng thái tồn tại:
- Vốn bằng tiền được bảo quan tại quỹ của doanh nghiệp gọi là tiền mặt.
- Tiền gửi tại các ngân hàng, các tổ chức tài chính, kho bạc nhà nước gọi chung là tiền gửi ngân hàng.
- Tiền đang chuyển: Là tiền trong quá trình trao đổi mua bán với khách hàng hay nhà cung cấp Phần tiền đang trong quá trình giao dịch, chưa đi đến tài khoản của khách hàng, đối tác hay nhà cung cấp thì được gọi là tiền đang chuyển.
1.1.2 Vai trò của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
- Phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp.
- Tổ chức thực hiện đầu đủ, thống nhất các quy định về chứng từ, thủ tục hạch toán nhằm thực hiện chức năng kiểm soát, phát hiện kịp thời các chi tiêu lãng phí.
- So sánh đối chiếu kịp thời, thường xuyên số liệu giữ sổ quỹ tiền mặt, sổ kế toán tiền mặt với sổ kiểm kê thực tế nhằm kiểm tra, phát hiện kịp thời các sai lệch.
1.1.3 Nhiệm vụ của kế toán vốn bằng tiền trong doanh nghiệp
Kế toán vốn bằng tiền giúp phản ánh kịp thời các khoản thu, chi bằng tiền tại doanh nghiệp; khóa sổ kế toán tiền mặt mỗi ngày để có số liệu đối chiếu với thủ quỹ Tổ chức thực hiện đầy đủ, thống nhất các quy định về kế toán vốn bằng tiền nhằm thực hiện chức năng kiểm soát và phát hiện kịp thời các trường hợp chi tiêu lãng phí, so sánh đối chiếu kịp thời và thường xuyên số liệu giữa sổ quỹ tiền mặt.
Kế toán phải theo dõi sát sao lưu chuyển tiền tệ qua việc thu chi trong TK
111 (tiền mặt) và TK 112 (tiền gửi ngân hàng) nhằm tránh phát sinh sai sót và giữ cho số tiền luôn đồng nhất giữa sổ kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng với sổ của thủ quỹ và sổ phụ ngân hàng Khi số tiền ghi trong các sổ này có sự chênh lệch, kế toán phải tìm hiểu ngay nguyên nhân để có những điều chỉnh kịp thời.
Kế toán cần kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo các chứng từ đầu vào là hợp lệ, hợp pháp, hợp lý, để được tính vào chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
Kế toán cần chỉ dẫn các phòng ban trong công ty những quy định về hoá đơn, chứng từ, cũng như cách lập các biểu mẫu phù hợp.
Báo cáo cho ban giám đốc mỗi ngày về vấn đề thu chi và tiền gửi ngân hàng phát sinh trong ngày.
Làm việc với ngân hàng về những vấn đề: trả tiền, rút tiền, lấy sổ phụ ngân hàng cũng như các chứng từ khác liên quan đến ngân hàng.
Kế toán vốn bằng tiền chỉ tập trung duy nhất vào chuyên môn này, không kiêm nhiệm thêm bất cứ chất vụ nào khác, thậm chí là thủ quỹ.
Kế toán cần theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng tại từng ngân hàng có tài khoản của doanh nghiệp theo cả tiền Việt Nam và ngoại tệ.
Nội dung cơ bản của kế toán vốn bằng tiền
1.2.1 Nguyên tắc kế toán vốn bằng tiền
Theo Điều 11 Thông tư số 200/2014/TT-BTC quy định nguyên tắc kế toán tiền cụ thể như sau:
1 Kế toán phải mở sổ kế toán ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập tiền, ngoại tệ và tính ra số tồn tại quỹ và từng tài khoản ở ngân hàng tại mọi thời điểm để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu.
2 Các khoản tiền do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như tiền của doanh nghiệp.
3 Khi thu, chi phải có phiếu thu, phiếu chi có đủ chữ ký theo quy định của chế độ chứng từ kế toán.
4 Kế toán phải theo dõi chi tiết tiền theo ngoại tệ Khi phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nâm theo nguyên tắc:
Bên Nợ các khoản tiền áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế
Bên Có các tài khoản tiền áp dụng tỷ giá ghi sổ bình quân gia quyền
Tại thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật, doanh nghiệp phải đánh giá lại số dư ngoại tệ và vàng tiền tệ theo tỷ giá giao dịch thực tế.
1.2.2.1 Nội dung kế toán tiền mặt
Tiền mặt là số vốn bằng tiền được thủ quỹ bảo quản an toàn trong két sắt của công ty phục vụ cho việc chi tiêu hàng ngày cũng như thuận lợi cho việc thanh toán giao dịch của công ty.
Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lí và bảo quản tiền mặt tại công ty do thủ quỹ chịu trách nhiệm, thủ quỹ không được nhờ người làm thay mình, không được kiêm nhiệm công tác kế toán,mua bán vật tư hàng hóa để đảm bảo tính chính xác,trung thực và khách quan.
Thủ quỹ được phép xuất tiền ra khỏi quỹ khi có đầy đủ các chứng từ hợp lệ.Hiện tại trong những năm gần đây công ty không phát sinh hoạt động về ngoại tệ hay vàng bạc,kim loại quý,đá quý.
Hàng ngày căn cứ vào việc mua bán hàng,các khoản tạm ứng, phiếu thu,phiếu chi … kế toán tiền thành lập nên các chứng từ để làm căn cứ cho việc thu, mua, chi tiền trong công ty và để đối chiếu số tiền thật có trong công ty để tránh việc thất thoát tiền của công ty.
Khi có chứng từ gốc kế toán và thủ quỹ tiến hàng ghi dữ liệu vào sổ quỹ tiền mặt.
Sổ quỹ tiền mặt được đóng từng quyển vào cuối tháng,mở để theo dõi tồn quỹ đầu tháng, phát sinhtrong tháng và tồn quỹ cuối tháng.
Sau đó kế toán từ sổ quỹ tổng hợp dữ liệu ghi vào sổ nhật kí chung các nghiệp vụ tăng giảm tiền mặt theo trình tự kinh tế phát sinh và theo nội dung từng nghiệp vụ cho phù hợp.
Trên cơ sở nhật kí chung kế toán tiếp tục ghi vào sổ cái TK 111 lần lượt theo câc nghiệp vụ phát sinh trên sổ nhật kí chung.
1.2.2.2 Nguyên tắc kế toán tiền mặt
Tài khoản tiền mặt dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ và vàng tiền tệ Chỉ phản ánh vào
TK 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ, vàng tiền tệ thực tế nhập, xuất, tồn quỹ. Đối với khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào Ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của doanh nghiệp) thì không ghi vào bên Nợ TK 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên Nợ TK 113 “Tiền đang chuyển”.
Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người có thẩm quyền cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm.
Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm.
Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch.
1.2.2.3 Chứng từ kế toán sử dụng
Phiếu thu (Mẫu số 01-TT): nhằm xác định số tiền mặt thực tế nhập quỹ của công ty và từ đó làm căn cứ để thủ quỹ thu tiền, ghi sổ quỹ, kế toán các khoản thu có liên quan.
Phiếu chi (Mẫu số 02-TT): dùng để xác định các khoản tiền mặt hay ngoại tệ được xuất quỹ thực tế - làm chứng để thủ quỹ xuất tiền, ghi sổ quỹ và kế toán thì tiến hành ghi sổ kế toán.
Sổ sách kế toán
1.3.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung
Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại Sổ chủ yếu là:
- Sổ Nhật ký chung, Nhật ký thu tiền, Nhật ký chi tiền
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 111, 112, 113, …
Sơ đồ 2b: Trình tự kế toán vốn bằng tiền theo hình thức Nhật ký chung
1.3.2 Sổ Nhật kí sổ cái
Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Sổ Nhật ký – Sổ Cái.
Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
Hình thức kế toán Nhật ký chung – Sổ Cái bao gồm các loại sổ kế toán sau:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 111, 112, 113, …
Sơ đồ 2c: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái
Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
- Ghi theo trình tự thời gian trên Sổ đăng kí Chứng từ ghi sổ
- Ghi theo nội dung kinh tế trên Sổ Cái
Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ đăng kí chứng từ ghi sổ
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết TK 111, 112, 113, …
Sơ đồ 2d: Trình tự ghi sổ kế toán vốn bằng tiền theo hình thức kế toán Nhật ký –
Trình bày thông tin kế toán vốn bằng tiền trên BCTC
Nội dung và phương pháp lập các chỉ tiêu trong Bảng cân đối kế toán (Mẫu B01 – DN):
- Tài sản ngắn hạn (Mã số 100): Tài sản ngắn hạn phản ánh tổng giá trị tiền, các khoản tương đương tiền và các tài sản ngắn hạn khác có thể chuyển đổi thành tiền, có thể bán hay sử dụng trong vòng không quá 12 tháng hoặc một chu kỳ kinh doanh bình thường của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
- Tiền và các khoản tương đương tiền (Mã số 110): là chỉ tiêu tổng hợp phản ánh toàn bộ số tiền và các khoản tương đương tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo.
- Tiền (Mã số 111): là chỉ tiêu phản ánh toàn bộ số tiền hiện có của doanh nghiệp tại thời điểm báo cáo gồm: tiền mặt tại quỹ của doanh nghiệp, tiền gửi ngân hàng không kỳ hạn và tiền đang chuyển.
- Các khoản tương đương tiền (Mã số 112): Phản ánh các khoản đầu tư ngắn hạn có thời hạn thu hồi không quá 3 tháng kể từ ngày đầu tư có khả năng chuyển đổi dễ dàng thành một lượng tiền xác định và không có rủi ro trong việc chuyển đổi thành tiền tại thời điểm báo cáo
Tóm lại, kế toán là một bộ phận cấu thành vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp bởi kế toán cung cấp thông tin giúp các nhà quản trị theo dõi được thu nhập và chi tiêu, đảm bảo tuân thủ luật định; đồng thời cung cấp cho các nhà đầu tư, ban quản lý và chính phủ những thông tin tài chính định lượng có thể được sử dụng để đưa ra các quyết định trong kinh doanh giúp tối đa hiệu quả, lợi nhuận Kế toán cũng đem lại lợi ích trong việc tổ chức và điều hành, quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp trong tương lai.
Việc phân tích các vấn đề nêu trên đã phần nào cho thấy đặc điểm, bản chất,yêu cầu, nhiệm vụ của Kế toán vốn bằng tiền, đồng thời Kế toán vốn bằng tiền cần tuân thủ theo các quy định trong các thông tư, chuẩn mực kế toán liên quan, áp dụng linh hoạt để phù hợp với đặc trưng từng loại hình doanh nghiệp để thuận tiẹn cho yêu cầu quản lý, kinh doanh của từng đơn vị.
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BẮC DƯỢC
Tổng quan về Công ty Cổ phần Bắc Dược
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Công ty Cổ phần Bắc Dược được thành ỉập năm 2021 theo Giấy phép kinh doanh số 0109666479 - 10/06/2021 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Thành phố Hà Nội cấp ngày 10/06/202 với số vốn điều lệ ban đầu là 2 tỷ đồng và chính thức hoạt động theo hình thức CTCP từ ngày 10/06/2021 Công Ty Cổ Phần Bắc Dược là một trong những đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh thuốc, thực phẩm chức năng, dụng cụ y tế, mỹ phẩm Công ty cũng đang cố gắng mở rộng kinh doanh sang các lĩnh vực bán buôn, bán lẻ khác.
- Tên doanh nghiệp (bằng tiếng Việt): Công Ty Cổ Phần Bắc Dược
- Tên quốc tế: BAC DUOC JOINT STOCK COMPANY
- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần ngoài NN
- Người đại diện: HOÀNG THỊ BÍCH NGỌC
- Quản lí bởi: Chi cục thuế Quận Bắc Từ Liêm
- Địa chỉ: Biệt Thự 3.17 Khu Ngoại giao đoàn, Phường Xuân Tảo, Quận Bắc Từ Liêm, Thành phố Hà Nội, Việt Nam.
2.1.2 Đặc điểm tổ chức kinh doanh
Hiện nay Công ty đang hoạt động kinh doanh chủ yếu trên các lịnh vực sau:
- Bán buôn, bán lẻ các loại dược phẩm, thực phẩm chức năng, dụng cụ y tế, dược mỹ phẩm và chế phẩm vệ sinh.
- Kinh doanh các loại vacxin, sinh phẩm y tế: xà phòng, gel diệt khuẩn, nước súc miệng,…
Trong những năm qua, Công ty Cổ phần Bắc Dược đã nỗ lực phát triển mang đến những sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao với giá thành ưu đãi đến tay nhà bán lẻ và người tiêu dùng.
2.1.2.2 Mục tiêu của công ty
Mục tiêu hoạt động của Công ty là xây dựng và giữ vững thương hiệu, đồng thời mở rộng và phát triển đồng bộ các lĩnh vực hoạt động khác mà Công ty đang có ưu thế, tạo nền tảng phát triển một cách ổn định, lâu dài và vững chắc, tối đa hóa lợi nhuận, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho các cổ đông, làm tròn nghĩa vụ đối với Nhà nước.
2.1.2.3 Một số chỉ tiêu trong vài năm gần đây
2.1.3 Đặc điểm tổ chức quản lý
Công ty Cổ Phần Bắc Dược hoạt động theo mô hình công ty cổ phần với hệ thống như sau:
Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý Công ty có toàn quyền nhân danh Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích quyền lợi của Công ty, trừ những vấn đề thuộc đại hội đồng cổ đông quyết định Định hướng các chính sách tồn tại và phát triển để thực hiện các quyết định của Đại hội đồng cổ đông thông qua việc hoạch định chính sách, ra nghị quyết hành động cho từng thời điểm phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty.
Giám đốc là người điều hành công việc kinh doanh hằng ngày của công ty; chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình Tại Công ty Cổ Phần Bắc Dược, người đại diện pháp luật kiêm Giám đốc là Bà Hoàng Thị Bích Ngọc Giám đốc có quyền và nghĩa vụ sau đây:
HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ GIÁM ĐỐC
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN
+ Quyết định các vấn đề liên quan đến công việc kinh doanh hằng ngày của công ty mà không thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức thực hiện các nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị;
+ Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;
+ Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức, quy chế quản lý nội bộ của công ty;
+ Bổ nhiệm, miễn nhiệm, bãi nhiệm các chức danh quản lý trong công ty, trừ các chức danh thuộc thẩm quyền của Hội đồng quản trị;
+ Quyết định tiền lương và lợi ích khác đối với người lao động trong công ty, kể cả người quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Giám đốc hoặc Tổng giám đốc;
+ Kiến nghị phương án trả cổ tức hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;
+ Quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật, Điều lệ công ty và nghị quyết, quyết định của Hội đồng quản trị.
Lập kế hoạch thúc đẩy, quảng bá và phân phối các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến tay người tiêu dùng bằng cách áp dụng rất nhiều phương thức khác nhau Đồng thời giữ vai trò tham mưu cho Giám đốc và phối hợp với các bộ phận, phòng ban khác trong công ty để xây dựng các chiến lược kinh doanh nhằm gia tăng doanh số, lợi nhuận, giúp công ty tăng trưởng và phát triển ngày càng thêm vững mạnh.
2.1.3.4 Phòng tài chính kế toán
Phòng kế toán có chức năng tham mưu cho Giám đốc công ty về phương hướng, biện pháp, quy chế quản lý tài chính; thực hiện các kế hoạch tài chính của công ty và điều hành công tác kế toán sao cho hiệu quả, tiết kiệm, đúng quy định, chế độ kế toán hiện hành.
2.1.4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
2.1.4.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Công ty Cổ Phần Bắc Dược tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung:
* Chức năng của từng bộ phận trong bộ máy kế toán:
- Kế toán trưởng: Điều hành và quản lí phòng kế toán Quản lí phần mềm kế toán cũng như sổ sách chứng từ liên quan đến các phần hành kế toán tại công ty Hỗ trợ Giám đốc về tài chính, phân tích tình hình tài chính, kinh tế trong công ty một cách thường xuyên, đưa ra các kiến nghị, phương án cần thiết để hỗ trợ Giám đốc đưa ra các quyết định Chịu trách nhiệm trước Giám đốc, cấp trên và Nhà nước về các thông tin kế toán.
- Kế toán công nợ: Đảm nhận các công việc kế toán về quản lý các khoản nợ mà doanh nghiệp phải thu về hoặc chi trả.
- Kế toán bán hàng: Đảm nhận toàn bộ các nghiệp vụ liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng, hóa đơn giá trị gia tăng, quản lý và kê khai chính xác số lượng hàng hóa theo từng ngày của công ty.
HÀNG KẾ TOÁN THUẾ THỦ QUỸ
- Kế toán thuế: Thu thập, xử lí, lưu trữ hóa đơn đầu vào, đầu ra Chịu trách nhiệm kê khai và nộp các loại thuế Lập báo cáo tài chính và báo cáo thuế cuối năm Trực tiếp làm việc với cơ quan thuế khi có vấn đề phát sinh trong quá trình làm việc
- Thủ quỹ: Kiểm soát toàn bộ hoạt động thu chi phát sinh trong doanh nghiệp dựa trên các chứng từ phát sinh như: phiếu Thu, phiếu Chi, ký xác nhận, giao các liên, tạm ứng,…
2.1.4.2 Các chế độ và chính sách kế toán áp dụng
- Công ty Cổ Phần Bắc Dược áp dụng Chế độ kế toán Việt Nam theo Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ tài chính, hệ thống Chuẩn mực kế toán Việt Nam và các quy định về sửa đổi, bổ sung có liên quan của Bộ Tài chính.
- Niên độ kế toán: Tính theo năm dương lịch, bắt đầu từ 01/01 đến ngày 31/12.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Việt Nam Đồng (VND)
- Phương pháp tính thuế GTGT: phương pháp khấu trừ
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: kê khai thường xuyên
- Phương pháp trích khấu hao TSCĐ: đường thẳng
- Hệ thống chứng từ sử dụng: Tuân thủ các mẫu quy định tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Hệ thống tài khoản kế toán: Tuân thủ hệ thống tài khoản tại Thông tư 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính.
- Hệ thống Báo cáo kế toán: Kế toán tổng hợp của Công ty lập các Báo cáo tài chính theo từng quý và từng năm ( báo cáo kiểm toán và báo cáo thuế theo năm) dựa trên thông tư 200/2014/TT-BTC và Chuẩn mực kế toán số 21.
- Hình thức sổ kế toán: Công ty Cổ Phần Bắc Dược sử dụng hình thức
Sổ Nhật kí chung Việc hạch toán các nghiệp vụ vào sổ kế toán, lập các báo cáo kế toán đều được thực hiện trên phần mềm.
+) Sổ nhật kí chung: dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo trình tự thời gian.
+) Sổ cái: dùng để ghi các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán).
+) Sổ, thẻ kế toán chi tiết: dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt, cụ thể mà trên sổ cái chưa phản ánh được Một số sổ, thẻ kế toán chi tiết như sổ chi tiết người mua, nguyên vật liệu, thẻ kho,…
2.1.4.3 Phần mềm kế toán sử dụng
Thực trạng về công tác kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Bắc Dược
2.2.1 Đặc điểm vốn bằng tiền và quản lý vốn bằng tiền tại công ty Cổ phần Bắc Dược
Kế toán vốn bằng tiền là phần hành kế toán không thể thiếu được đối với tất cả các hoạt động kinh doanh của công ty Nó là công cụ điều chỉnh,quản lý, và sử dụng vật te tài sản; đảm bảo quyền tự chủ tài chính của công ty, kế toán vốn bằng tiền giúp công ty xác định mức vốn cần thiết quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn kinh doanh đồng thời đảm bảo cho các nhu cầu chi trả thanh toán thường xuyên, hàng ngày và đảm bảo cho quá trình hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra thường xuyên, liên tục.
Trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty phải thường xuyên sử dụng các loại vố bằng tiền đáp ứng các nhu cầu thanh toán giữa công ty với các đối tượng trong mối quan hệ mua bán vật tư, hàng hoá, cung cấp lao vụ, dịch vụ, các khoản thuế phải nộp, tiền lương, bảo hiểm xã hội, về thanh toán trong nội bộ công ty và các khoản chi phí khác bằng tiền.
Nhiệm vụ cơ bản của kế toán các nghiệp vụ vốn bằng tiền phải phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ sự vận động của vốn bằng tiền thực hiện kiểm tra đối chiếu thường xuyên số liệu hiẹn có, tình hình thu chi các khoản vốn bằng tiền ở quỹ công ty, các tài khoản tiền gửi tại các ngân hàng.
Hiện nay, vốn bằng tiền ở Công ty Cổ phần Bắc Dược bao gồm:
+ Tiền mặt tại quỹ công ty (TK111)
+ Các khoản tiền gửi ngân hang (112)
Công ty không sử dụng các loại tiền đang chuyển và không phát sinh các giao dịch bằng ngoại tệ.
Công ty sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam để ghi sổ kế toán
Nếu trong quá trình hoạt động kinh doanh công ty có sử dụng ngoại tệ thì dều được quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá tạm tính rồi điều chỉnh theo tỷ giá hiện hành.
Số chênh lệch giữa tỷ giá tạm tính và tỷ giá ghi sổ được phản ánh nhờ vào tài khoản 413 “ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ” kế toán phải theo dõi chi tiết từng loại ngoại tệ
Trong quá trình hạch toán hoạt động kinh doanh công ty chỉ dùng đồng Việt Nam.
Vốn bằng tiền là loại vốn được xác định có nhiều ưu điểm nhưng đây cũng là lĩnh vực mà kế toán thường mắc thiếu sót và để xảy ra tiêu cực cho nên cần phải tổ chức quản lý chặt chẽ và có hiệu quả loại vốn này Chính vì vậy mà lãnh đạo công ty đã đề ra các quy chế quy định công tác quản lý vốn bằng tiền cụ thể như sau:
+ Các khoản thu chi tiền mặt qua quỹ của công ty đều phải được chứng minh bằng các chứng từ phê duyệt Các chứng từ bao gồm: Phiếu thu, Phiếu chi Thủ qỹ có trách nhiệm lưu giữ một bản chính của các chứng từ nêu trên.
+ Sổ quỹ tiền mặt do thủ quỹ quản lý, phải cập nhật và tính số tồn quỹ hàng ngày Mọi khoản thu, chi tiền mặt đều phải được ghi trong sổ quỹ tiền mặt.
+ Phiếu chi tiền mặt phải được kế toán trưởng kiểm tra, ký xác nhận và được Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc được uỷ quyền ký duyệt.
+ Các chứng từ thanh toán đính kèm theo phiếu thu, phiếu chi phải hợp pháp, hợp lệ và được kế toán trưởng kiển tra trước khi lập phiếu.
2.2.2 Tổ chức khai báo, mã hóa ban đầu Để thực hiện việc khai báo trên phần mềm Misa, kế toán cần thực hiện mã hóa danh mục một cách một cách hợp lý và khoa học, thuận tiện cho việc khai báo và kiểm tra, tránh các thông tin bị trùng lặp trên phần mềm.
*Cách khai báo danh mục tài khoản:
Danh mục tài khoản được mã hóa theo phương pháp mã hóa trình tự và mã hóa phân cấp Mã một ký tự có mối quan hệ phụ thuộc chặt chẽ với nhau, nhóm ký tự bên phải phụ thuộc trực tiếp vào nhóm ký tự đứng bên trái Công ty thực hiện mã hóa, mở chi tiết các tài khoản theo đặc điểm kinh doanh của công ty
Ví dụ : Hệ thống tài khoản kế toán của doanh nghiệp
- Tài khoản 111 có các tài khoản cấp 2 là: 1111
- Tài khoản 112 có TK cấp 2 là TK 1121
- Tài khoản 113 có TK cấp 2 là 1131
Trên phần mềm Misa, danh mục khách hàng được khai báo theo trình tự như sau:
- Vào menu Danh mục\Đối tượng\Khách hàng.
- Khai báo thông tin khách hàng:
+) Tab Thông tin chung: khai báo các thông tin chi tiết về khách hàng.
+) Lựa chọn khách hàng cần khai báo là Tổ chức hoặc Cá nhân.
+) Tích chọn Nhà cung cấp, nếu đối tượng khai báo vừa là khách hàng, vừa là nhà cung cấp Khi đó, thông tin đối tượng sau khi cất giữ sẽ được chương trình tự động lưu trên cả danh sách khách hàng lẫn danh sách nhà cung cấp.
+) Nhập Mã số thuế của khách hàng sau đó nhấn Lấy thông tin, nếu có mạng internet, chương trình sẽ tự động lấy lên Tên khách hàng và Địa chỉ theo dữ liệu của cơ quan thuế (hoặc có thể tự khai báo các thông tin này nếu muốn).
+) Khai báo các thông tin chi tiết khác về khách hàng => Bắt buộc phải khai báo các thông tin có ký hiệu (*).
+) Tab Khác: Khai báo thông tin phục vụ cho việc liên hệ khách hàng.
- Nhấn Sửa nếu muốn thay đổi lại thông tin khách hàng đã khai báo.
- Với các khách hàng không có nhu cầu theo dõi nữa, sử dụng chức năng Sửa, sau đó tích chọn Ngừng theo dõi.
- Với đơn vị giao khách hàng cho 1 NVKD phụ trách quản lý, ghi nhận doanh số bán cho NVKD, đơn vị nên khai báo luôn thông tin Nhân viên bán hàng => Khi lập chứng từ bán hàng, PXK bán hàng, phần mềm sẽ tự động lấy thông tin NVBH theo khách hàng đó, giúp kế toán không mất công nhập lại.
* Tại Công ty Cổ phần Bắc Dược thực hiện mã hóa danh mục khách hàng theo phương thức sử dụng mã số thuế của khách hàng, cụ thể:
Danh mục khách hàng của Công ty Cổ phần Bắc Dược:
Tên Khách hàng Địa chỉ Mã số thuế
CN Đồng Văn 2, Phường Đồng Văn, Thị
Xã Duy Tiên, tỉnh Hà Nam, Việt Nam
Tầng M, Tòa nhà 278 Thụy Khuê, Phường Thụy Khuê, Tây Hồ, Thành phố Hà Nội
Công ty Cổ phần Công nghệ BIBITA
Thôn Nghĩa Hảo, Xã Phú Nghĩa, Huyện Chương Mỹ, Thành Phố Hà Nội, Việt Nam
Cách khai báo danh mục nhà cung cấp :
Cách mã hóa danh mục nhà cung cấp: Tại Công ty Cổ phần Bắc Dược thực hiện mã hóa danh mục nhà cung cấp theo phương thức mã hóa gợi nhớ: là phương thức sử dụng mã số thuế của nhà cung cấp.
Danh mục nhà cung cấp của Công ty Cổ phần Bắc Dược:
Tên Khách hàng Địa chỉ Mã số thuế
CN Đồng Văn 2, Phường Đồng Văn, Thị
Xã Duy Tiên, tỉnh Hà Nam, Việt Nam
Số nhà 119, phố Nguyễn Trãi I, phường Sao Đỏ, Thành phố Chí Linh, tỉnh Hải Dương
Tiền mặt là số vốn bằng tiền được thủ quỹ bảo quản an toàn trong két sắt của công ty phục vụ cho việc chi tiêu hàng ngày cũng như thuận lợi cho việc thanh toán giao dịch của công ty Mọi nghiệp vụ liên quan đến thu, chi tiền mặt, quản lý và bảo quản tiền mặt tại công ty do thủ quỹ chịu trách nhiệm, thủ quỹ không được nhờ người làm thay mình, không được kiêm nhiệm công tác kế toán, mua bán vật tư hàng hóa để đảm bảo tính chính xác,trung thực, khách quan.