CẨM NANG NGHIỆP VỤ Mã dự án MV-ERP Phân hệ FICO Phiên 0.5

CẨM NANG NGHIỆP VỤ Thông tin tài liệu Mã dự án MV-ERP Phân hệ FICO Phiên 0.5 Ngày cập nhật Mục lục I Mục đích tài liệu II Nội dung chi tiết Phân hệ kế tốn cơng nợ phải trả - AP 1.1 Tình nghiệp vụ 1.1.1 Muốn hạch toán chi phí liên quan đến PO bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuế, bảo hiểm…) thực nào? 1.1.2 Làm để ghi nhận công nợ toán hộ cho Nhà nhận ủy thác 1.1.3 Có cập nhật thơng tin trường thơng tin ký hiệu hóa đơn số hóa đơn đầu vào sau giao dịch hạch tốn khơng? 1.1.4 Muốn truy vấn lại danh sách hóa đơn đầu vào ghi nhận Tcode Miro hủy kỳ người sử dụng cần thực nào? 10 1.1.5 Reverse chứng từ clear công nợ cần phải làm gì? 11 1.1.6 Nhập thơng tin hóa đơn trường hợp giao dịch sử dụng mã nhà cung cấp vãng lai (one time vendor)? 13 1.1.7 Khi nhập hóa đơn vận chuyển nhà cung cấp khác với nhà cung cấp PO phải làm nào? 14 1.1.8 Chuyển công nợ 02 tài khoản hạch toán đối tượng 02 đối tượng công nợ nào? 15 1.2 Các lỗi trường gặp cách xử lý 23 1.2.2 Cần xử lý thực nhập số PO Tcode Miro, hệ thống đưa cảnh báo sau Messages: “Purchasing document XXX not yet release”? 24 1.2.3 Hạch tốn giao dịch ghi nhận cơng nợ hình Tcode Miro, F-02, FB60, FB65…hệ thống đưa cảnh báo dưới, cách sử lý nào? 25 1.2.4 Khi hạch toán Tcode F-02 người dùng gặp Message sau xử lý nào? 26 1.2.5 Xử lý trường hợp người dùng gặp lỗi sau hạch toán Tcode F-02 “Posting key 21 does not permit specification of a special G/L indicator”? 27 1.2.6 Khi thực hạch toán giao dịch liên quan đến mã Vendor/ Customer người dùng xử lý hệ thống có cảnh báo sau:“Acount XXX is blocked for posting” 28 1.2.7 Khi thực giao dịch ghi nhận công nợ Tcode Miro trước PO có hạch tốn giao dịch trả trước tiền ngoại tệ, thực Post hạch toán chứng từ hệ thống đưa hình sau, người dùng xử lý nào? 30 Phân hệ kế toán sổ – GL 32 2.1 Tình nghiệp vụ 32 2.1.1 Cách chạy báo cáo tài để xem số phát sinh kỳ? 32 2.1.2 Làm để nhập thông tin giao dịch chứng từ cách nhanh chóng? 33 2.1.3 Khi chạy tách đối ứng làm thể để để lọc giao dịch chưa tách đối ứng? 35 2.1.4 Tại chạy phân loại GRIR không thông tin tài khoản 3319999992 - TG Chi phí thu mua (GRIR landed cost)? Làm để thơng tin đó? 36 2.1.5 Liệt kê lưu ý cần có sử dụng chức upload ZFIC0078 lỗi thường gặp? 37 2.1.6 Chạy báo cáo công nợ ZFIR0033/34 - bảng kê chi tiết/tổng hợp chứng từ theo tài khoản lên không đúng? 39 2.1.7 Điều kiện để thực đánh giá chênh lệch tỷ giá cuối tháng, cuối năm? 39 2.1.8 Điều kiện để chứng từ bù trừ tự động F.13? 39 2.1.9 Khi chạy báo cáo sử dụng chức Total/ Subtotal làm để xuất file báo cáo với số tổng theo cột giá trị subtotal? 40 2.2 Các lỗi thường gặp cách xử lý 42 2.2.1 Update công thức phân bổ ACACTREE02 chạy lỗi? 42 2.2.2 Chạy chức kết chuyển số dư sang năm tài Tcode FAGLGVTR xong xem báo cáo tài sản bị lỗi năm tài sản chưa mở? 44 2.2.3 Khi thực hạch toán giao dịch FI hệ thống đưa cảnh báo người dùng xử lý “Correct the marked line items”? 44 Phân hệ kế toán kế toán phải thu – AR 46 3.1 Tình nghiệp vụ 46 3.1.1 Khi hạch toán tài khoản 521; 511; 711 632 cần lưu ý thơng tin gì? 46 3.1.2 Có thể thực chỉnh sửa hàng loạt thông tin Assigment nhà cung cấp khách hàng không? 47 3.1.4 Chọn tham số báo cáo J3RFDSLD - Customer Turnover Balance Sheet xem số dư đầu kỳ? 48 3.1.5 Cập nhật trạng thái cơng nợ hình BP trường hợp SO tạo không xuất hàng hệ thống báo có cơng nợ q hạn chưa tốn 49 3.1.6 Muốn phát hành hóa đơn điều chỉnh giảm cần thao tác nào? 51 3.1.7 đâu? Muốn xem danh sách hóa đơn có billing chưa có FI doc cần vào 52 3.1.8 Muốn kiểm tra danh sách đơn hàng trường hợp bán hàng bên vào đâu? 53 3.1.9 Làm check số tiền chi trả chiết khấu cho khách hàng? 54 3.1.10 Cách đối chiếu số tiền trích trước theo khách hàng? 56 3.1.11 Cách đối chiếu số trích trước chiết khấu cho khách hàng sau chạy chi trả chiết khấu ( settlement) 59 3.1.12 Làm để phát hành hóa đơn vào ngày hạch tốn chứng từ thay ngày hệ thống? 62 3.1.13 Muốn phê duyệt đơn hàng trả lại phải làm nào? 63 3.1.14 Khi thực cấn trừ công nợ Tcode J3RCALD chứng từ công nợ trạng thái Open item? 64 3.2 Các lỗi thường gặp cách xử lý 65 3.2.1 Khi in phiếu thu, chi, kế toán hay báo cáo theo định dạng PDF mở báo cáo hệ thống báo lỗi sau sử lý nào: “The frontend service was terminated with an error”? 65 3.2.2 Khi thực Cancel Billing, hệ thống thông báo dưới, người sử dụng cần thực bước “You need to cancel FI doc XXXXX”? 66 3.2.3 Các lỗi phát hành hóa đơn thường gặp? 67 3.2.4 Không in thư nhắc nợ lỗi thường gặp? 67 3.2.5 Không bù trừ công nợ hệ thống thơng báo item SO bị xóa phải làm gì? 68 3.2.6 Khi thực cấn trừ công nợ, hệ thống đưa cảnh báo “No open item were found” hình ý nghĩa nào? 69 Phân hệ kế toán tài sản 70 3.1 Tình nghiệp vụ 70 4.1.1 Tài sản chuyển từ phòng ban sang phịng ban khác phải làm nào? 70 4.1.2 Tài sản bị sai tài khoản hạch tốn cần phải làm nào? 72 4.1.3 Muốn theo dõi lịch sử luân chuyển phòng ban tài sản cần phải làm gì? 72 4.1.4 Đã chạy khấu hao, sau có bổ sung thêm giá trị nguyên giá tháng cần phải làm để cập nhật giá trị khấu hao đúng? 75 4.1.5 Trường hợp tài sản chạy khấu hao phát vừa hạch tốn sai phịng ban chịu chi phí người dùng xử lý nào? 76 3.2 Các lỗi thường gặp cách xử lý 76 4.2.1 Khi thực giao dịch điều chuyển tài sản, chọn tạo tài sản hình điều chuyển tài sản, hệ thống đưa cảnh báo sau người dùng xử lý nào? 76 Phân hệ kế tốn tính giá thành 79 5.1 Tình nghiệp vụ 79 5.1.1 Làm để đối chiếu lệnh sản xuất sang bao < 1000kg 79 5.1.2 Làm để check giá trị activity type lệnh sản xuất? 84 5.2 Các lỗi thường gặp cách xử lý 85 5.2.1 Chạy báo cáo KOB1 bị thiếu liệu 85 5.2.2 Khi chạy kết chuyển chi phí cho lệnh bảo trì Tcode KO88 người dùng gặp lỗi sau xử lý nào? 85 Hệ thống 86 6.1 Tìm kiếm hệ thống bị lỗi gõ tiếng Việt? 86 6.2 Hiển thị history trường nhập thông tin? 89 6.3 Khi gặp lỗi phân quyền cần phải làm gì? 90 Mục đích tài liệu Tài liệu được xây dựng nhằm mục đích hướng dẫn người sử dụng thực số nghiệp vụ xử lý lỗi thường gặp trình tác nghiệp hệ thống SAPERP Nội dung chi tiết Phân hệ kế toán cơng nợ phải trả - AP 1.1 Tình nghiệp vụ 1.1.1 Muốn hạch tốn chi phí liên quan đến PO bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuế, bảo hiểm…) thực nào? I II Trả lời: Các chi phí liên quan đến PO bao gồm: Chi phí vận chuyển, bốc xếp, thuế nhập khẩu, bảo biểm… được khai báo trực tiếp PO không khai báo PO - Trường hợp chi phí được khai báo trực tiếp PO: User thực sau Tcode: MIRO Các thông tin nhập cần lưu ý: Trường thông tin Diễn giải Giá trị Transaction Loại giao dịch Invoice – Tăng công nợ Credit Meno – Giảm công nợ Purchase Order/Scheduling agreement Số đơn mua hàng Nhập số PO Chọn Planned delivery costs Nhập số tiền, số lượng tương ứng theo dòng chi phí:  Nhập số lượng giá trị theo loại phí theo hóa đơn  Trường hợp nhập sai loại chi phí số lượng hàng được phân bổ chi phí PO dẫn đến việc phản ánh không vào tài khoản GRIR tài khoản tồn kho  Trường hợp chi phí cước vận chuyển, bảo hiểm được ghi nhận PO lên cơng nợ user chọn type = “Subsequent” thay “invoice” hệ thống phản ánh sai giá trị hàng tồn kho tài khoản GRIR  Trường hợp giá trị hóa đơn lớn nhỏ số lượng nhập kho hệ thống tự động hạch toán giá trị chênh lệch vào tài khoản hàng tồn kho 15* tương ứng số lượng nhập tồn kho tài khoản giá vốn hàng bán 632* tương ứng số lượng nhập khơng cịn tồn kho Kiểm tra hạch toán hạch toán chứng từ - Trường hợp chi phí không được khai báo PO Tcode MIRO Điều kiện để ghi nhận chi phí PO được hạch tốn hóa đơn Trường thơng tin Diễn giải Giá trị Transaction Loại giao dịch Subsequent Debit – Tăng công nợ Subsequent Credit – Giảm công nợ Purchase Order/Scheduling agreement Số đơn mua hàng Nhập số PO Goods/ service items  Nhập tổng tiền phí theo hóa đơn cho PO, chia tiền theo tỷ lệ đơn hàng có nhiều mặt hàng để chi phí được phân bổ theo tỷ trọng đóng góp mặt hàng có PO  Trường hợp chi phí cước vận chuyển, bảo hiểm không được ghi nhận PO lên công nợ user chọn type =“Invoice” thay “Subsequent” hệ thống phản ánh sai giá trị hàng tồn kho tài khoản GRIR  Hệ thống hạch toán thẳng vào tài khoản 15* mặt hàng PO tồn kho 632* mặt hàng PO khơng cịn tồn kho Kiểm tra hạch toán hạch toán chứng từ 1.1.2 Làm để ghi nhận cơng nợ tốn hộ cho Nhà nhận ủy thác Trả lời: Muốn ghi nhận công nợ toán cho nhà nhận ủy thác người dùng thực sau: - Bước 1: Thực ghi nhận công nợ qua PO tcode Miro Lưu ý:  Thay đổi thông tin vendor cho nhà cung cấp hóa đơn trường Inv Party tab Detail - -  Nhập thông tin trường Assignment bằng cách lấy key ghép : mã PO mã (hoặc tên) nhà ủy thác - mục đích phục vụ việc trích lọc chứng từ FAGLL03H  Nhà cung cấp được theo dõi SAP F4 để tìm kiếm, trường hợp khơng theo dõi SAP dùng mã nhà cung cấp vãng lai Bước 2: Lọc chứng từ, số liệu liên quan đến PO Tcode FAGLL03H tìm kiếm theo Assginment mục đích lọc Vendor Doc number liên quan khoản chi hộ Bước 3: Chuyển công nợ nhà cung cấp khác sang cho nhà cung cấp nhận ủy thác Tcode F-51 tham khảo mục 1.1.9 - Chuyển công nợ 02 tài khoản hạch toán đối tượng 02 đối tượng công nợ nào? Bước 4: Check lại báo cáo công nợ Vendor thông tin lên báo cáo thuế Lưu ý: Trong trường hợp đơn hàng phát sinh hóa đơn nhập với số lượng hóa đơn nhiều người dùng làm tương tự Mỗi giao dịch ghi nhận hóa đơn khơng cần lên bảng kê thuế chi tiết chứng từ gom chứng từ vào ghi nhận thành giao dịch hệ thống 1.1.3 Có cập nhật thơng tin trường thơng tin ký hiệu hóa đơn số hóa đơn đầu vào sau giao dịch hạch tốn khơng? Trả lời: Hiện sau giao dịch được hạch toán hệ thống, người dùng sửa được thông tin trường thông tin trường Reference Tuy nhiên với giao dịch lên quan thơng tin hóa đơn đầu vào hạch toán giao dịch với document type = KR, KG, RE cần cập nhật lại thơng tin hóa đơn Lúc người dùng cập nhật lại số hóa đơn sau: Tcode sử dụng FB02  Truy vấn lại giao dịch cần điều chỉnh thông tin hóa đơn đầu vào  Cập nhật ký hiệu hóa đơn + số hóa đơn vào trường ref key header hình hệ thống tự động update thông tin trường Reference 1.1.4 Muốn truy vấn lại danh sách hóa đơn đầu vào ghi nhận Tcode Miro hủy kỳ người sử dụng cần thực nào? Trả lời Người sử dụng truy vấn lại danh sách giao dịch ghi nhận hóa đơn hủy kỳ tcode MIR5 thực lọc theo hướng dẫn sau: 10