QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI Management of change

QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI Management of change Capt Tiếu Văn Kinh 6.2010 YẾU TỐ - QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI BiẾN ĐỔI LÀ QUY LUẬT CỦA TƯ NHIÊN SỰ THAY ĐỔI (CHANGE) LÀ GÌ ?   Đó hành động (sự việc) dẫn tới cấu, cấu trúc mới; quy trình , cách làm Các loại thay đổi: - Thay đổi lớn; - Thay đổi vừa; - Thay đổi nhỏ; - Thay đổi khẩn cấp Người ta bàn cải không giới hạn thay đổi SỰ THAY ĐỔI LỚN TRONG DOANH NGHIỆP Sự thay đổi doanh nghiệp hiểu tất trình cải tổ cách chủ động nhằm mục đích tạo sức cạnh tranh lớn cho doanh nghiệp:    bước dịch chuyển có tính chất chiến lược, tổ chức lại hệ thống quản lý, tái cấu phận kinh doanh, phận quản lý an toàn, huấn luyện, nhân sự, kỹ thuật, tăng ngành nghề kinh doanh, nỗ lực tối ưu hóa phong cách văn hóa doanh nghiệp, văn hóa an tồn, đào tạo huấn luyện, chăm sóc nhân viên thuyền viên SỰ THAY ĐỔI LỚN TRONG DOANH NGHIỆP (tiếp)  Sẽ thật sai lầm trì tư tưởng bảo thủ, lợi ích riêng chống lại thay đổi, điều đồng nghĩa với việc bạn bước dấn sâu vào đường dẫn tới sụp đổ  Thay đổi thử thách thực doanh nghiệp Đây lúc nhà lãnh đạo cần phải hành động linh hoạt khéo léo để làm cho trình thay đổi diễn thuận lợi, hiệu không gây tác động tiêu cực làm ảnh hưởng hay gián đoạn hoạt động kinh doanh BƯỚC THỰC HiỆN SỰ THAY DỔI Tuân theo bước đây, bạn hạn chế biến động xấu nói chung thời gian diễn thay đổi cơng ty mình, đồng thời đảm bảo việc thay đổi đạt kết tốt nhất: Bước 1: Thiết lập mục tiêu cụ thể; Bước 2: Tổ chức lên kế hoạch; Bước 3: Tăng cường giao tiếp, tiếp nhận thông tin; Bước 4: Huấn luyện, truyền đạt, động viên hợp tác; Bước 5: Phát triển nhân viên, phục vụ giai đoạn đổi mới; Bước 6: Đánh giá Phân tích: - kỹ lãnh đạo người đứng đầu kỹ giao tiếp cá nhân, - xây dựng quan hệ làm việc bền vững tất cấp độ, - Một nhà lãnh đạo tầm cỡ cần có niềm đam mê thực trước thành cơng tồn cơng ty, thân thiện với nhân viên, cơng bằng, tạo dựng lịng tin có ln cảm thấy thoải mái, lạc quan trình thực thi thay đổi CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN CỦA “QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI” NHƯ SAU: Luôn đặt câu hỏi sau “Quản lý thay đổi”:      WHAT : WHY: HOW : WHEN: WHERE: CÁI GÌ ? TẠI SAO ? NHƯ THẾ NÀO ? KHI NÀO ? Ở ĐÂU ? CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN (tiếp): WHAT- CÁI GÌ ? Đó phương pháp, cơng cụ, kỹ quản lý thay đổi hệ thống vận hành Nó áp dụng để đạt kết mong muốn để thực cách có hiệu thay đổi tác nhân biến đổi riêng biệt CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN (tiếp): WHY – TẠI SAO ?  Nhằm đảm bảo đưa phương pháp tiêu chuẩn hóa quy trình áp dụng để xử lý nhanh chóng hiệu tất thay đổi nhằm giảm đến mức tối thiểu tác động lên chất lượng dịch vụ thay đổi có liên quan đến cố nhờ cải tiến hoạt động thường xuyên thiết yếu tổ chức CÁCH TiẾP CẬN CƠ BẢN (tiếp): HOW –NHƯ THẾ NÀO ?  Bằng đánh giá phân tích rủi ro;  Bằng KPI (chỉ tiêu đánh giá) liệu thống kê;  Bằng cải tiến cường độ chắn (một khái niệm QLAT);  Phân tích thay đổi;  Phân tích chắn; QUY TRÌNH TỔNG QUÁT “QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI” SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI NHU CẦU THAY ĐỔI PHÂN TÍCH YÊU CẦU HỖ TRỢ CẦN THIẾT H.LUYỆN, TH.BÁO & THỰC HiỆN YẾU CẦU THỰC HiỆN CHẤP NHẬN PHÊ CHUẨN HÀNH ĐỘNG ĐÁNH GIÁ RỦI RO KẾT QUẢ - (CÓ THỂ DẪN TỚI MỘT SỰ THAY ĐỔI TiẾP THEO) QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI (THEO SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI) tiếp       Nhu cầu thay đổi (Need): Có nhu cầu cải tiến hệ thống; quy trình, quy định, hướng dẫn bao gồm lý thay đổi, giải thích mối liên quan thay đổi đến an tồn mơi trường ( 2.1 7A) Yêu cầu cần thiết (Requirement): Nhân liệu cần thiết; Yêu cầu thực (Request): Bởi tàu hay văn phòng (người chịu trách nhiệm); Chấp nhận (Acceptance): SQM/Tech/ Ops Manager; Hành động (Action): Tiến hành hiệu chỉnh; Đánh gía rủi ro (Risk Assessment): tất thay đổi tạm thời lâu dài quy trình hay trang thiết bị tàu phải đánh giá rủi ro.(theo cấp độ 2.1, element 7, 1.1 7A ) QUY TRÌNH QUẢN LÝ SỰ THAY ĐỔI (THEO SƠ ĐỒ CHẢY Q.LÝ SỰ THAY ĐỔI) (tiếp)    Phê duyệt ( Approval): TGĐ/Ban Tư vấn; (theo cấp độ 1.2, element 7) Huấn luyện thông báo & Thực (implementation): Tại tàu văn phòng; (theo cấp độ 2.2, element 7, 3.1 7A) Phân tích thay đổi (Change Analysis): - Phân tích xê dịch điều mong muốn thực tế - Phải có văn sốt xét hàng năm tác động tất thay đổi nhằm bảo đảm đạt mục tiêu đề (theo cấp độ 4.1, element 7) - Đối với thay đổi lớn đối máy văn phịng, quy trình quản lý thay đổi địi hỏi sốt xét chi tiết tác động máy văn phòng hệ thống quản lý (theo cấp độ 4.2, element 7) - nhận diện hậu tiềm ẩn, có biện pháp giảm thiểu rủi ro (3.2 7A) CÁC DẠNG THAY ĐỔI Có hai dạng thay đổi: Thay đổi theo kế hoạch Thay đổi không theo kế hoạch  Thay đổi theo kế hoạch –có phê duyệt trước thay đổi mang tính tiêu chuẩn: Ví dụ - Thay đổi lớn: Thay đổi vị trí tập hợp khẩn cấp, thay đổi hệ thống quản lý - Thay đổi nhỏ:Thay đổi DMKT gia cơng nóng CÁC DẠNG THAY ĐỔI (tiếp) Thay đổi đột xuất Là loại thay đổi khẩn cấp –Địi hỏi bước thay đổi nhanh chóng - Thay đổi Tổ chức (thay đổi không mong muốn nhân chủ chốt tàu, nhân chủ chốt văn phòng từ chức) - Tác động xấu thay đổi (trên tàu văn phòng) - - NHân bị ảnh hưởng bới thay đổi (trực tiếp hay gián tiếp) CÁC DẠNG THAY ĐỔI KHÁC Thay đổi trực tiếp: - Thay đổi phương pháp Thay đổi không trực tiếp: - Thay đổi thiết bị, - Nhân sự, - Trách nhiệm, - Cơ quan quản lý, - Văn bản/PMS Thay đổi phương pháp (Trực tiếp) Các loại thay đổi phương pháp:  Phương pháp mới: Ví dụ, - Lắp ráp “Hải đồ điện tử ECDIS” tàu; - Lắp ráp hệ thống kiểm soát liệu điện tử tàu  Phương pháp sẵn có: ví dụ, - Sửa đổi mẫu “Kế hoạch hành trình” - Thay đổi tần suất xem xét QMS Thay đổi trang thiết bị (không trực tiếp) - Bổ sung thêm; Thay thế; Cho dừng hoạt động; Giảm tính hoạt động; Hoán cải Thay đổi nhân    Tổ chức tàu – ví dụ thay đổi Thuyền trưởng Tổ chức bờ - ví dụ thay đổi Trưởng phận, người quản lý; Tổ chức phụ trợ - thay đổi Đại lý Thay đổi trách nhiệm Thay đổi trách nhiệm dẫn tới thay đổi phương pháp, - Đánh giá; - Huấn luyện; - Kinh nghiệm tuổi tác; - Thay đổi quan quản lý    - Thay đổi đăng kiểm; -Thay đổi quốc gia cờ tàu; -Thay đổi quy định CLASS, FLAG, IMO, Tiến hành “Quản lý thay đổi” nào? Rút nhu cầu “Q.lý thay đổi” từ: - - Ban quản lý an toàn văn phòng (tập họp xem xét yêu cầu thay đổi từ tàu, phòng ban); Mục tiêu hàng năm theo KPIs; Xem xét hàng quý/tình hình thực mục tiêu; Phân tích thống kê; Các mục tiêu đạt được; Thay đổi phương pháp thấy cần; Phân tích thay đổi