QUY TRÌNH CẤP BẢN SAO ĐIỆN TỬ ĐƯỢC CHỨNG THỰC TỪ BẢN CHÍNH

1 QUY TRÌNH CẤP BẢN SAO ĐIỆN TỬ ĐƯỢC CHỨNG THỰC TỪ BẢN CHÍNH Chứng thực điện tử từ việc quan, tổ chức có thẩm quyền vào dạng văn giấy để chứng thực hình thức điện tử với (1) Mơ tả quy trình: Bước Thao tác Đối tượng - Tổ chức, cá nhân đặt lịch hẹn với quan có thẩm quyền thực chứng thực cách: Đăng nhập vào cổng Dịch vụ công Quốc gia (DVCQG)/thủ tục hành chính: “ Chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam cấp chứng nhận’"/cơ quan có thẩm quyền thực chứng thực Người (điền đầy đủ thông tin tỉnh, huyện, xã) đặt lịch hẹn dân/Doanh - Khi thực chứng thực, tổ chức, cá nhân mang nghiệp giấy tờ cần chứng thực giấy tờ liên quan tới trực tiếp quan có thẩm quyền thực chứng thực để yêu cầu chứng thực điện tử từ Sau tiếp nhận để chứng thực, tổ chức, cá nhân nộp lệ phí chứng thực trực tiếp nơi thực chứng thực Công chức thực cơng tác chứng thực kiểm tra cần chứng thực, bảo đảm quy định chứng thực đăng nhập vào cổng DVCQG, thực tiếp nhận: Quyền tạo (1) Với trường hợp tổ chức, cá nhân đặt lịch hẹn: Công chức thực công tác chứng thực chọn lịch hẹn (Công chức tiếp nhận hồ sơ danh sách lịch hẹn (thông tin tổ chức, cá nhân chứng thực Cán tư tự động lấy từ thông tin tài khoản) pháp) (2) Với trường hợp tổ chức, cá nhân không đặt lịch hẹn, Công chức thực công tác chứng thực nhập thông tin tổ chức, cá nhân (nếu tổ chức, cá nhân có tài Khoản Điều Nghị định số 45/2020/NĐ-CP ngày 08/04/2020 Chính phủ thực thủ tục hành mơi trường điện tử (1) 2 khoản DVCQG nhập tài khoản DVCQG, thông tin tổ chức, cá nhân tự động điền theo thông tin tài khoản; tổ chức, cá nhân khơng có tài khoản DVCQG nhập thơng tin thư điện tử tổ chức, cá nhân cung cấp) Sau đó, Cơng chức thực cơng tác chứng thực tạo scan, đính kèm file scan lên hệ thống, nhập lời chứng thực chuyển hồ sơ trình lãnh đạo ký Lãnh đạo đăng nhập vào Cổng DVCQG, kiểm tra hồ sơ Quyền Ký chứng thực trình, ký số lên scan (Lãnh đạo Phòng Tư pháp UBND cấp xã) Cán quản lý dấu quan đăng nhập vào cổng DVCQG, cấp số chứng thực điện tử hệ thống cấp tự động theo Sổ chứng thực điện tử từ chính, ký số quan lên scan, hồn thiện quy trình chứng thực Quyền ký số quan điện tử từ (cán quản lý dấu Bản điện tử chứng thực từ đồng quanVăn thư) tài khoản cổng DVCQG (trong trường hợp thông tin đăng ký trùng với thông tin tài khoản DVCQG) gửi email cho người đăng ký theo email người đăng ký cung cấp Ghi chú: lệ phí thực hiện, thời gian thực bước phải bảo đảm quy định thời hạn giải theo quy định pháp luật chứng thực Yêu cầu: Đơn vị tiếp nhận hồ sơ phải có máy scan; người ký chứng thực đóng dấu cài đặt chữ ký số 3 QUY TRÌNH TIẾP NHẬN, KIỂM TRA TÍNH CHÍNH XÁC CỦA THÀNH PHẦN HỒ SƠ THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LÀ BẢN SAO ĐIỆN TỬ ĐƯỢC CHỨNG THỰC TỪ BẢN CHÍNH Bước Thao tác Đối tượng Người dân/Doanh nghiệp (tổ chức, cá nhân) nộp hồ sơ điện tử thực thủ tục hành chính, thành phần hồ sơ đầu vào thủ tục hành có điện tử chứng Người thực từ Việc nộp thông qua 02 cách: dân/Doanh - Dẫn nguồn từ Kho quản lý liệu điện tử tổ chức, cá nghiệp nhân Cổng dịch vụ công quốc gia - Đăng tải điện tử chứng thực từ lấy từ địa email cung cấp Cán giải thủ tục hành kiểm tra tính tồn vẹn liệu tính xác chữ ký số chứng thực mở chứng thực thông qua công cụ hỗ trợ cán bộ, cơng chức kiểm tra tính hợp lệ chữ ký số điện tử chứng thực, bao gồm chữ ký số chuyên dùng phủ chữ ký số cơng cộng tích hợp Cổng Cán tiếp dịch vụ công quốc gia Hệ thống thông tin cửa điện nhận, giải tử cấp bộ, cấp tỉnh TTHC Công cụ giúp cung cấp thơng tin về: tính tồn vẹn điện tử ký số, thông tin chứng thư số lãnh đạo quan có thẩm quyền chứng thực hiệu lực thời điểm ký, dấu thời gian tương ứng chữ ký số có hiệu lực, tính hợp pháp tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số 4 QUY TRÌNH XỬ LÝ HỒ SƠ CHỨNG THỰC ĐIỆN TỬ * Đăng nhập hệ thống: Cán phân quyền (lãnh đạo, cán tư pháp, văn thư) thực truy cập hệ thống địa https://quantri.dichvucong.gov.vn thực đăng nhập (Lưu ý: tài khoản phân quyền tương ứng với vai trò xử lý) I ĐỐI TƯỢNG “QUYỀN TẠO BẢN SAO” (cán tư pháp - cán tiếp nhận hồ sơ) Cán tư pháp sau truy cập hệ thống thành công (địa https://quantri.dichvucong.gov.vn), hiển thị sau: Căn vào cách thức người dân, doanh nghiệp thực đăng ký chứng thực điện tử hình thức đặt lịch hẹn hay đến trực tiếp mà cán tư pháp có 02 hình thức xử lý cho người dân, doanh nghiệp 5 2.1 Xử lý không qua lịch hẹn Cán tư pháp chọn menu [Thêm từ chính], hệ thống hiển thị sau: Lúc này, quan tư pháp, cán tư pháp hỏi người dân, doanh nghiệp có tài khoản cổng DVCQG hay khơng Nếu có tài khoản cổng DVCQG u cầu ND/DN cung cấp CMND/CCCD mã số thuế Cán tư pháp nhập CMND/CCCD mã số thuế để thực tìm kiếm tài khoản sau: Trường hợp người dân khơng có tài khoản DVCQG cán Tư pháp check radio box “Đối tượng khơng có tài khoản DVCQG”, sau nhập email ngời dân sau: Sau cán tư pháp đính kèm scan gốc, file đính kèm bắt buộc định dạng pdf dung lượng cán tư pháp chỉnh sửa thông tin file scan để trình ký lại lãnh đạo 10 II ĐỐI TƯỢNG “QUYỀN KÝ BẢN SAO” (Lãnh đạo Phòng Tư pháp UBND cấp xã) Lãnh đạo sau truy cập thành công hệ thống (địa https://quantri.dichvucong.gov.vn) hiển thị hình danh sách chờ ký sau: 11 Lãnh đạo bấm nút [Xử lý], hệ thống hiển thị sau: Chú ý: để ký số máy tính lãnh đạo phải cài cơng cụ plugin ký số ( Vào địa chỉ: https://dichvucong.gov.vn; - Vào mục [Hỗ trợ] -> [Hướng dẫn sử dụng]; - Tiếp tục vào mục [Bộ ngành, địa phương] -> [Phần mềm hỗ trợ] Nếu máy cài hệ điều hành window tải file ‘ Plugin chữ ký số cho Window’, máy cài hệ điều hành Mac tải file ‘2 Plugin chữ ký số cho Mac’ Tiến hành cài đặt file Plugin vừa tải - liên hệ với phận kỹ thuật để hướng dẫn cài đặt) 12 Lãnh đạo bấm nút [Ký số], hệ thống gọi đến plugin để ký số sau: Lãnh đạo bấm nút [Ok] plugin để thực ký, sau ký plugin hiển thị file có chữ ký lời chứng sau: Hệ thống mặc định thêm trang trắng để hiển thị chữ ký lời chứng, nhiên trường hợp lãnh đạo muốn chỉnh vị trí click vào hình ảnh chữ ký để kéo thả vị trí theo ý muốn Lãnh đạo bấm nút [Áp dụng] plugin để hoàn tất việc ký, hệ thống hiển thị file ký sau: 13 Lãnh đạo bấm nút [Chuyển cấp số đóng dấu] để chuyển tới văn thư đóng dấu 14 III ĐĨI TƯỢNG “QUYỀN ĐĨNG DẤU BẢN SAO” (văn thư) Quản lý sổ chứng thực Văn thư sau đăng nhập thành công, hiển thị sau: Văn thư chọn menu [Quản lý sổ chứng thực], hệ thống hiển thị sau: Tại hình quản lý sổ chứng thực, văn thư thực chức năng: - Thêm sổ - Chỉnh sửa sổ - Xóa sổ - Xem thông tin sổ - Xuất báo cáo liệu sổ 15 a) Thêm sổ chứng thực Văn thư bấm nút [Thêm mới], hệ thống hiển thị sau: Văn thư nhập thơng tin: Tên sổ chứng thực - Số bắt đầu sổ (chỉ nhập số) Ngày mở sổ - Ngày đóng sổ Bấm nút [Lưu] để hoàn tất việc thêm sổ b) Chỉnh sửa sổ Để chỉnh sửa sổ, văn thư bấm icon [chỉnh sửa] danh sách, hệ thống hiển thị hình sau: Văn thư chỉnh sửa thơng tin bấm nút [Lưu] để hoàn thành việc chỉnh sửa 16 c) Xóa sổ Sổ xóa sổ cịn trống, sổ cấp s thực xóa Để xóa sổ người dùng bấm nút [Xóa] để thực xóa sổ d) View thơng tin sổ Văn thư bấm nút view thông tin sổ danh sách sổ, hệ thống hiển thị sau: Hệ thống hiển thị thông tin sổ danh sách hồ sơ chứng thực cấp sổ đ) Xuất báo cáo Văn thư bấm nút xuất báo cáo liệu sổ, hệ thống xuất báo cáo file excel sau: Tên sổ chứng thư 598/ĐT Số bắt đầu 10/ĐT Ngày mở sổ 29/06/2020 Cơ thưcquan quản lý sô chứng Sổ Ngày đóng sơ PhịngTư pháp 10/ĐT 29/06/2020 Thông tin chứng thực sổ Tên đối tượng đăng ký chứng thực 1huentn@gmail.com Chứng minh nhân dân 10/ĐT 29/06/2020 17 Cấp số đóng dấu chứng thực điện tử Văn thư chọn menu [Bản chờ đóng dấu], hệ thống hiển thị danh sách chờ đóng dấu sau: © Chúng thực điện tử Bán chờ đóng dấu Theo dõi ho sơ chứng thực Quán lý sổ chúng thực Quán lỹ gửi lại email Quán lý dấu Với vai trò phụ trách Trang chủ Bản chờ đóng Thơng tin tìm kiếm dấuTìm kiếm theo đổi tượng (•) Tất cá Cơng dân Doanh nghtệp Đổi tượng khơng có tài khốn DVCQG Nhập mi chứng thực Tên đối tượng/ số CMT/CCCD/ MST Mã chứng Tên ngày đối tượng/ số ^gày nộp thực từ ngày Đến CMT/CCCD/ dd/MM/yyyyMST/ Email R dd/MM/yyyy R Sỗ lung mải trang 10 • T im thấy kết STT chứng thực G22.29250620- Tên đối tượng ký ,°n^ Nguyễn Thị Thu CỐNG TY CỒNG NGHÊ THÔNG Doanh TIN VNPT- CHI NHẢNH TẬP„ nghiệp ĐỒN BƯU CHÍNH -TESTVI EN THÔNG VIỆT NAM CÔNG TY CÔNG NGHỆ THÔNG Doanh TIN VNPT- CHI NHÁNH TẬP, nghiệp ĐỒN BƯU CHÍNH -TESTVIÊN THÔNG VIỆT NAM G22.99290620- Số hàng mồi trang 10 ' Nguyễn Thị Thu Trạng ký thãi 25/06/2020 16 02 28 ^ '"'ứ lý Ly Xem tiên trình 26/06/2020 vM rnv , 1512 07 Xử ^ ty Xem tiễn trình buonthiu@gmiail.com G22.29260620- J?n^ Nguyễn Thị Ngọc Huê Ngày dăng 26/06/2020 V V I 15'40'27 Xứ lý iy Xem tiên trình 26/06/2020 v V | rnv 16’15’12 Xử lý Ly Xem tien trình 29/06/2020 v v r n v 16 32 37 Xứ lý Ly Xem tiên trình 18 Văn thư bấm nút [Xử lý] 01 hồ sơ danh sách, hệ thống hiển thị sau: Văn thư chọn sổ chứng thực, hệ thống tự động sinh số theo sổ chứng thực Sau đó, văn thư bấm nút [Đóng dấu] để thực đóng dấu cho sao, hệ thống gọi tới plugin để đóng dấu Chú ý: Để đóng dấu máy tính văn thư phải cài công cụ plugin ký số hướng dẫn phần cài công cụ plugin ký số lãnh đạo 19 Văn thư chọn chứng thư số để đóng dấu, hệ thống hiển thị sau: Văn thư bấm nút [Áp dụng] plugin để hồn thành việc đóng dấu, hệ thống hiển thị đóng dấu sau: Văn thư bấm nút [Hoàn thành chuyển chứng thực điện tử tới người dân/doanh nghiệp], chứng thực điện tử chuyển tới tài khoản Dịch vụ công Quốc gia người dân/doanh nghiệp chuyển tới email trường hợp người dân/doanh nghiệp khơng có tài khoản dịch vụ công quốc gia./ 20 HƯỚNG DẪN NGƯỜI DÂN/DOANH NGHIỆP TRA CỨU KẾT QUẢ CHỨNG THỰC ĐIỆN TỬ - Cán hướng dẫn cho Người dân/doanh nghiệp đăng nhập vào tài khoản Cổng Dịch vụ cơng Quốc gia để tra cứu, tìm kiếm chứng thực CÔNG OẢN (p Cà nhỏ Hoe ÚP a Viée lâm DOANH NGHIỆP f Khởi sư kinh doanh Lao đóng vã bào xá hỏi (ĩ) Tài chểnh doanh nahièo điện tử - Bấm vào tên cá nhân mình, vào “Thơng tin cá nhân” 21 C*ỒNG DỊCH VỤ CƠNG QUỐC GIA o Lẻ Thị Đích Ngưt * Két HĨI cung cip thịng tin ỲÀ dịch vu cóng moI lúc mọt nơi X Ti iny imtinhén CỐNG DẢN - Vào “Thao tác xem giấy tờ” tải kết DOANH NGHIỆP 22 Bản điện tử chứng thực từ dạng văn giấy có giá trị sử dụng thay cho dùng để đối chiếu chứng thực giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Các đơn vị xem tài liệu hướng dẫn địa https://quantri.dichvucong.gov.vn vào [Hướng dẫn sử dụng]