Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về chứng thực. Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997 có một số định nghĩa có liên quan đến chứng thực bản sao: “Sao chép lại hoặc tạo ra bản khác theo đúng bản gốc (thường nói về giấy tờ hành chính). Sao đúng nguyên văn một tài liệu. Sao y bản chính. Bản sao”8, tr.817. Về chứng thực được định nghĩa “Nhận cho để làm bằng là đúng sự thật. Chứng thực lời khai. Xác nhận là đúng. Thực tiễn đã chứng thực điều đó”8, tr.186.
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA HÀNH CHÍNH & PHÁP LUẬT TÊN ĐỀ TÀI : THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC VÀ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN LIÊN CHIỂU BÀI TẬP CÁ NHÂN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Quản lý Nhà nước Hành Tư pháp Bổ trợ Tư pháp Giảng viên giảng dạy: Lê Thị Lý Mã phách:………………………………… Quảng Nam– 2021 DANH MỤC VIẾT TẮT QLNN UBND Quản lý Nhà nước Ủy ban Nhân dân DANH MỤC BẢNG BIỂU Sơ đồ 1.1 Mơ hình tổ chức quy trình giải chứng thực theo chế cửa UBND quận Liên Chiểu Bảng 2.1 Kết chứng thực tháng đầu năm 2021 UBND quận Liên Chiểu MỤC LỤC PHẦN 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC, QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND QUẬN LIÊN CHIỂU 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực 1.2 Thực trạng công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu .5 1.2.1 Khái quát chung công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu 1.2.2 Trình tự thủ tục giải chứng thực 1.2.3 Thực trạng công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu .9 1.3 Giải pháp nâng cao hiệu công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu 16 1.3.1 Bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết cho công tác chứng thực .16 1.3.2 Nâng cao hiệu tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật 16 1.3.3 Áp dụng cơng nghệ thơng tin q trình tiếp nhận xử lý hồ sơ 17 1.3.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức thực hoạt động chứng thực 18 PHẦN 2: XÂY DỰNG TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC – GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 19 2.1 Xây dựng tình 19 2.2 Giải tình 19 PHẦN 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC, QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND QUẬN LIÊN CHIỂU 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực - Khái niệm chứng thực Có nhiều định nghĩa khác chứng thực Theo Từ điển Tiếng Việt Viện Ngôn ngữ, Nxb Đà Nẵng năm 1997 có số định nghĩa có liên quan đến chứng thực sao: “Sao chép lại tạo khác theo gốc (thường nói giấy tờ hành chính) Sao nguyên văn tài liệu Sao y Bản sao”[8, tr.817] Về chứng thực định nghĩa “Nhận cho để làm thật Chứng thực lời khai Xác nhận Thực tiễn chứng thực điều đó”[8, tr.186] Như vậy, chứng thực bao hàm số khái niệm liên quan đến sao, xác nhận, chứng thực Theo quy định pháp luật định nghĩa: “chứng thực việc quan nhà nước có thẩm quyền vào để chứng thực với chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực.” - Hoạt động chứng thực Hiện nay, hoạt động chứng thực điều chỉnh Nghị định số 23/2015/NĐ-CP hoạt động chứng thực bao gồm hoạt động: - Chứng thực từ việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định vào để chứng thực với (khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) - Chứng thực chữ ký việc quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực chữ ký giấy tờ, văn chữ ký người yêu cầu chứng thực (khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) - Chứng thực hợp đồng, giao dịch” việc quan có thẩm quyền theo quy định Nghị định chứng thực thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký dấu điểm bên tham gia hợp đồng, giao dịch (khoản Điều Nghị định số 23/2015/NĐCP) - Khái niệm quản lý nhà nước chứng thực QLNN hiểu theo nghĩa rộng, hoạt động thực tất quan nhà nước: Đảng, Nhà nước, tổ chức trị - xã hội, đoàn thể nhân dân, hiệp hội Theo nghĩa hẹp, QLNN hoạt động chấp hành điều hành đặc trưng yếu tố có tính tổ chức; thực sở để thi hành pháp luật; bảo đảm thực chủ yếu hệ thống quan hành nhà nước (hoặc số tổ chức xã hội trường hợp giao nhiệm vụ quản lý nhà nước)[4] QLNN chứng thực thuộc loại quản lý hành nhà nước tức thực thi pháp luật (hành pháp) lĩnh vực tư pháp, quan hành nhà nước có thẩm quyền thực nhằm đáp ứng nhu cầu người dân, xã hội Như có khái niệm QLNN chứng thực sau: “Quản lý nhà nước chứng thực quản lý quan hành nhà nước, người có thẩm quyền quan hành nhà nước hoạt động cung ứng dịch vụ công, nhằm đưa hoạt động vào khuôn khổ pháp luật, góp phần đảm bảo an tồn pháp lý quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại quan hệ khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, củng cố tăng cường pháp chế.”[4] - Chủ thể QLNN chứng thực Theo quy định Nghị định 23/2015/NĐ-CP Luật tổ chức Chính phủ số 76/2015/QH13 Chủ thể QLNN chứng thực bao gồm: + Chính phủ (Luật tổ chức Chính phủ số 76/2015/QH13) Chính phủ thống QLNN cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký Chính phủ ban hành, tổ chức triển khai thi hành văn pháp luật chứng thực; đạo công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật tổng hợp đánh giá tình hình thi hành pháp luật chứng thực + Bộ Tư pháp quản lý nhà nước chứng thực (Điều 41 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thống QLNN chứng thực phạm vi nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Soạn thảo, trình quan nhà nước có thẩm quyền ban hành ban hành theo thẩm quyền văn quy phạm pháp luật chứng thực; Hướng dẫn, đạo chung việc thực văn quy phạm pháp luật chứng thực; Kiểm tra, tra hoạt động chứng thực; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm hành liên quan đến chứng thực theo thẩm quyền; Ứng dụng công nghệ thông tin thực chứng thực quản lý nhà nước chứng thực; Hợp tác quốc tế chứng thực; Hằng năm, tổng hợp tình hình thống kê số liệu việc chứng thực báo cáo Chính phủ + Bộ Ngoại giao QLNN chứng thực (Điều 42 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) Bộ Ngoại giao có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp việc hướng dẫn, kiểm tra, tra, tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký quan đại diện Việt Nam nước viên chức lãnh sự, viên chức ngoại giao giao thực nhiệm vụ Bộ, quan ngang bộ, quan thuộc Chính phủ phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp việc thực QLNN cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký + Ủy ban nhân dân cấp QLNN chứng thực (Điều 43 Nghị định 23/2015/NĐ-CP) UBND cấp thực việc QLNN cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký địa phương Ngoài quan có thẩm quyền QLNN chứng thực cịn có quan thực quyền giám sát hoạt động quản lý như: Quốc hội, đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân (viết tắc HĐND) cấp, Mặt trận Tổ quốc Việt Nam Nhân dân giám sát việc thi hành quy định pháp luật chứng thực theo quy định pháp luật hoạt động quan QLNN chứng thực 1.1.2.3 Nội dung quản lý nhà nước chứng thực Căn Nghị định số 23/2015/NĐ-CP văn điều chỉnh có liên quan, QLNN chứng thực gồm nội dung sau: Ban hành trình quan có thẩm quyền ban hành văn quy phạm pháp luật chứng thực; Xây dựng tổ chức thực sách, kế hoạch, định hướng hoạt động chứng thực; Phổ biến, giáo dục pháp luật chứng thực; Thực chứng thực; Quản lý hệ thống tổ chức hoạt động quan, tổ chức hoạt động chứng thực; Đào tạo bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ chứng thực; Kiểm tra, tra, khen thưởng, xử lý vi phạm, giải khiếu nại, tố cáo hoạt động chứng thực; Đảm bảo kinh phí, sở vật chất, phương tiện cho số hoạt động chứng thực; Hợp tác quốc tế chứng thực; Thống kê nhà nước chứng thực; Tổng kết hoạt động chứng thực, báo cáo quan nhà nước cấp hoạt động chứng thực 1.2 Thực trạng công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu 1.2.1 Khái quát chung công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu 1.2.1.1 Sơ lược công tác chứng thực UBND quận Liên Chiểu UBND quận Liên Chiểu quan hành Nhà nước địa phương Phịng Tư pháp quận Liên Chiểu thực hoạt động chứng thực theo thẩm quyền pháp luật quy định có đầy đủ đặc điểm sau đây: Thứ nhất, mang tính chất hành chính, tn thủ quy định pháp luật trình tự, thủ tục hành thực chứng thực từ chính, chứng thực chữ kí; Thứ hai, xác nhận giá trị pháp lý văn chứng thực, theo quy định pháp luật hành, cấp từ sổ gốc có giá trị sử dụng thay cho giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác Chứng thực chữ ký có giá trị chứng minh yêu cầu chứng thực ký chữ ký đó, để xác định trách nhiệm người ký nội dung giấy tờ, văn Thứ ba, theo Nghị định số 23/2015/NĐ-CP chịu trách nhiệm tính trung thực, tính xác tính khách quan giấy tờ, văn chứng thực Theo Điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Phòng Tư pháp quận Liên Chiểu có thẩm quyền trách nhiệm chứng thực sau: - Chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam; quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi; quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp chứng nhận; - Chứng thực chữ ký giấy tờ, văn bản; - Chứng thực chữ ký người dịch giấy tờ, văn từ tiếng nước sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài; - Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản động sản; - Chứng thực văn thỏa thuận phân chia di sản, văn khai nhận di sản mà di sản động sản Trưởng phịng, Phó Trưởng phịng Tư pháp thực chứng thực việc quy định Khoản này, ký chứng thực đóng dấu Phịng Tư pháp 1.2.1.2 Quy định chứng thực hoạt động cụ thể - Chứng thực từ chính: Người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm nội dung, tính hợp lệ, hợp pháp giấy tờ, văn dùng làm sở để chứng thực sao; không yêu cầu chứng thực từ giấy tờ, văn thuộc trường hợp quy định Điều 22 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Người thực chứng thực chịu trách nhiệm tính xác với (Điều 19 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) Theo đó, Trong trường hợp giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi cấp, cơng chứng chứng nhận phải hợp pháp hóa lãnh theo quy định pháp luật trước yêu cầu chứng thực sao; trừ trường hợp miễn hợp pháp hóa lãnh theo điều ước quốc tế mà Việt Nam thành viên theo nguyên tắc có đi, có lại (Khoản 1, Điều 14 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP) Bước 4: Công chức chuyên môn phận cửa tiến hành vào sổ, thu phí, lệ phí trả kết cho cơng dân Quy trình giải chứng thực theo chế cửa UBND quận Liên Chiểu mơ hình hóa qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.1 Mơ hình tổ chức quy trình giải chứng thực theo chế cửa UBND quận Liên Chiểu 1.2.3 Thực trạng công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu Với lượng dân số địa bàn đông, UBND phường địa bàn quận Liên Chiểu có chức chứng thực cơng dân thường xuyên đến để chứng thực giấy tờ riêng Do Bộ phận tiếp nhận chứng thực phòng Tư pháp quận Liên Chiểu tiếp nhận nhiều hồ sơ chứng thực bao gồm tất loại chứng thực thuộc thẩm quyền Phòng Tư pháp như: Chứng thực y chính, chứng thực chữ ký (bao gồm chứng thực chữ ký người phiên dịch, chứng thực chữ ký Giấy ủy quyền) 1.2.2.1 Những kết đạt Nhìn chung cơng tác chứng thực UBND quận Liên Chiểu tổ chức thực quy định pháp luật, tiếp nhận trả hồ sơ hạn, sớm hạn khơng có trường hợp kéo dài gây phiền hà cho nhân dân Việc ghi chép sổ sách, biểu mẫu thực theo hướng dẫn Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; Thông tư số 01/2020/TTBTP quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch Thực việc thu, trích nộp lệ phí theo quy định Công tác giải khiếu nại, tố cáo công tác chứng thực thời gian qua, phòng Tư pháp chưa nhận đơn khiếu nại, tố cáo lĩnh vực Kết thống kê cho thấy, việc tổ chức thực chứng thực taị UBND quận Liên Chiểu 06 tháng đầu năm 2021 sau: Bảng 2.1 Kết chứng thực tháng đầu năm 2021 UBNDD quận Liên Chiểu ( Nguồn: Phòng Tư pháp UBND quận Liên Chiểu) Chứng thực Chứng thực chữ Chứng thực chữ Chứng thực hợp ký giấy tờ, ký người dịch đồng, giao dịch (Bản) văn (Việc) (Việc) (Việc) 46,319 973 1,599 Có thể thấy, cơng tác chứng thực UBND quận Liên Chiểu đạt kết định như: tiếp nhận, giải 46.319 chứng thực từ giấy tờ, văn quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam, quan, tổ chức có thẩm quyền nước ngồi, quan, tổ chức có thẩm quyền Việt Nam liên kết với quan, tổ chức có thẩm quyền nước cấp, chứng nhận;Thực 1599 trường hợp chứng thực chữ ký người dịch, lý 10 cần tính chun mơn nghiệp vụ Ngoại ngữ, tính cẩn thận cao nên việc kiểm tra hồ sơ, tiến hành đóng dấu vào dịch từ tiếng nước sang tiếng Việt ngược lại Cộng tác viên dịch thuật thực để tránh sai sót; 973 trường hợp chứng thực chữ ký loại giấy ủy quyền, giấy xác nhận sơ yếu lý lịch Qua việc thực quy định Luật Công chứng 2014, Nghị định số 23/1015/NĐ-CP; Thông tư 20/2015/TT-BTP Bộ Tư pháp quy định chi tiết hướng dẫn thi hành số điều nghị đinh số 23/2015/ NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch; Quyết định số 1024/QĐ-BTP ngày 09/05/2018 việc cơng bố thủ tục hành sửa đổi lĩnh vực chứng thực thuộc phạm vi chức quản lý tư pháp,… hoạt động chứng thực UBND quận Liên Chiểu thực chức năng, nhiệm vụ theo pháp luật hành, có số thành tựu định, kết cụ thể sau: Một là, UBND quận Liên Chiểu quy định rõ ràng thẩm quyền trách nhiệm chứng thực Việc chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký không phụ thuộc vào nơi cư trú hay trụ sở tổ chức có yêu cầu chứng thực người yêu cầu chứng thực có quyền yêu cầu chứng thực quan, tổ chức có thẩm quyền thuận tiện với Hai là, UBND quận Liên Chiểu quy định rõ ràng trách nhiệm quan tiếp nhận chứng thực, khẳng định giá trị pháp lý giấy tờ, văn chứng thực 11 Ba là, quy định cụ thể thời hạn trả kết yêu cầu chứng thực Bộ phận tiếp nhận trả kết hồ sơ hành UBND quận Liên Chiểu, cửa thực theo chế đại diện Tại Bộ phận “một cửa” niêm yết công khai nội quy, quy chế hoạt động phận “một cửa” niêm yết mức thu phí; niêm yết danh sách công chức làm việc phận cửa; đường dây nóng tiếp nhận ý kiến, phản ảnh tổ chức, công dân UBND phường lãnh đạo phường; hịm thư góp ý để kip thời tiếp nhận xử lý thông tin hạn chế tối đa tiêu cực pháp sinh trình tiếp nhận giải thủ tục hành nói chung thủ tục chứng thực nói riêng Những thành tựu khẳng định cố gắng, nỗ lực công chức Tư pháp – Hộ tịch nói chung cơng chức chun mơn khác nói riêng UBND quận Liên Chiểu với tinh thần đoàn kết, sáng tạo, hoàn thành tốt nhiệm vụ, trách nhiệm giao có chuyển biến tích cực cơng tác chứng thực UBND quận Liên Chiểu 1.2.2.2 Những hạn chế tồn Bên cạnh thành tựu đạt nêu cịn tồn số hạn chế định sau: Một là, cịn tình trạng công dân gặp trực tiếp lãnh đạo ký chứng thực sau quay phận tiếp nhận trả kết để đóng dấu chứng thực lấy số chứng thực Tình trạng xảy không nhiều, nhiên cần phải nghiêm túc rút kinh nhiệm, lãnh đạo ký đóng dấu mà cơng chức tư pháp lại u cầu xuất trình để đối chiếu từ chối khơng đóng dấu chứng thực giấy tờ, văn không đủ điều kiện để chứng thực theo quy định gặp phải phản kháng liệt cơng dân có u cầu Đặc 12 biệt hồ sơ cơng dân có vấn đề, khơng đủ điều kiện để chứng thực, bị từ chối phận tiếp nhận hồ sơ hành gặp Chủ tịch Phó chủ tịch đồng chí lãnh đạo lại ký, điều dẫn đến hiểu nhầm công dân với cán chuyên môn, gây áp lực cho cán chuyên môn thực thi nhiệm vụ Hai là, nhiều trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị khơng chứng thực trang bìa văn bằng, hay đề nghị thu nhỏ phóng to sao, xuất trình khơng có chữ ký Thẻ đảng viên, có chữ ký phơ tơ, hợp đồng có nhiều trang đóng dấu giáp lai bên, hết hiệu lực giấy chứng minh nhân dân khơng cịn giá trị sử dụng Trong trường hợp có chứng thực hay khơng có nhiều ý kiến khác [7] Ba là, việc thu phí cịn nhiều bất hợp lý Khi quy trình thực khơng đúng, thiếu chế giám sát, dẫn đến nguy thất phí chứng thực Việc ghi biên lai thiếu chặt chẽ, biên lai không ban hành theo quy định dẫn đến nguồn thu phí, lệ phí chứng thực bị thất thoát; tồn phổ biến việc “miễn phí” chứng thực người quen Bốn là, cơng tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật chứng thực cịn tồn số yếu Hình thức tun truyền chưa đa dạng nên cịn tình trạng nhiều tổ chức công dân chưa phân biệt hoạt động công chứng hoạt động chứng thực Hoạt động phổ biến, giáo dục pháp luật chứng thực nhiều nơi mang tính hình thức, phong trào, chưa tuyên tryền theo chiều sâu, chưa có phối hợp nhịp nhàng quyền đồn thể nhân dân dẫn tới chất lượng tuyên truyền thấp 13 Năm là, chứng thực chữ ký: Trong thực tế có nhiều trường hợp tuổi cao, sức yếu, bệnh tật đến trụ sở UBND quận để ký được; công chức thực nhiệm vụ khơng có thời gian để đến từng trường hợp để thực chứng thực chữ ký, có khó khăn q trình thực nhiệm vụ 1.2.2.3 Nguyên nhân Có nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng trên: Thứ nhất, hạn chế xuất phát từ tính chất làng xã người Việt Nam Quận Liên Chiểu quận thành phố Đà Nẵng, đội ngũ cán bộ, công chức làm việc xã đa phần người thuộc địa phương Do vậy, ngồi quan hệ cơng việc cơng dân cán bộ, cơng chức cịn có quan hệ họ hàng, quen biết chủ quan, ý chí chủ thể giải hồ sơ chứng thực Vốn vấn đề thực thẩm quyền phục vụ nhân dân nhiên chủ thể giải hồ sơ chứng thực nói riêng thủ tục hành khác nói chung thường đem ý chí cá nhân quan hệ cá nhân vào nhiệm vụ, cơng vụ ảnh hưởng lớn tới hiệu giải hồ sơ chứng thực theo yêu cầu công dân, tổ chức Trong việc thực chứng thực nể nang, không quy định như: Khi chứng thực y lý người u cầu chứng thực khơng xuất trình cán chứng thực thực chứng thực; hay chứng thực từ sổ gốc theo giấy tờ tùy thân người yêu cầu chứng thực; miễn lệ phí cho người quen… Thứ hai, chưa có đạo luật chuyên ngành chứng thực 14 Pháp luật chứng thực pháp luật hình thức (pháp luật thủ tục) Vì vậy, việc áp dụng thực pháp luật chứng thực phải phụ thuộc nhiều vào hệ thống văn quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực, quy định nội dung thuộc chuyên ngành khác như: dân sự, đất đai, nhà ở…Thực tế, hệ thống văn quy phạm pháp luật liên quan đến hoạt động chứng thực không ngừng sửa đổi, bổ sung từng bước hoàn thiện, tạo thuận lợi cho người thực chứng thực Tuy nhiên, pháp luật chứng thực Việt Nam dừng lại nghị định, văn pháp luật chuyên ngành có liên quan đến lĩnh vực chứng thực hầu hết ban hành cấp độ Luật như: Luật Đất đai, Luật Nhà ở, Luật Hơn nhân gia đình…Do đó, tn thủ quan, tổ chức quy định pháp luật chứng thực không cao bị chi phối nhiều văn quy phạm pháp luật khác [7] Thứ ba, công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật chứng thực chưa coi trọng Hiện nay, chương trình tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật chứng thực nằm chương trình chung Bộ Tư pháp, Sở tư pháp thành phố Đà Nẵng hàng năm Song mảng tuyên truyền nhỏ, đề cập Đến cán công chức làm việc quan nhà nước chưa hiểu rõ thuật ngữ “công chứng” “chứng thực” Thứ tư, nhận thức phận không nhỏ đội ngũ cán bộ, công chức chưa coi trọng mức trình độ chun mơn, nghiệp vụ, am hiểu pháp luật chứng thực, kinh nghiệm thực tiễn trách nhiệm quan, đơn vị, tổ chức thực Trách nhiệm tính chuyên nghiệp thực thi cơng vụ chưa cao; cịn thiếu ý thức phục vụ nhân dân Do trình độ công chức 15 thực chứng thực: Một số cán làm công tác chứng thực hạn chế lực chuyên môn, kỹ giao tiếp đạo đức cơng vụ, đặc biệt trình độ ngoại ngữ cán làm công tác chứng thực 1.3 Giải pháp nâng cao hiệu công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu 1.3.1 Bảo đảm điều kiện vật chất cần thiết cho công tác chứng thực Cơ sở vật chất yếu tố quan trọng đảm bảo cho hoạt động chứng thực thực cách có hiệu Hoạt động chứng thực UBND quận Liên Chiểu thực Bộ phận tiếp nhận trả kết hồ sơ hành theo quy chế quy định Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25 tháng năm 2015 Thủ tướng Chính phủ việc ban hành Quy chế thực chế cửa, chế cửa liên thông quan hành nhà nước địa phương Theo đó, yêu cầu đảm bảo thực chế cửa, cửa liên thông yếu tố sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động hành nói chung hoạt động chứng thực nói riêng Trước nhu cầu chứng thực gia tăng số lượng phức tạp đối tượng chứng thực việc cần bảo đảm quản lý thực chứng thực tốt đòi hỏi thiết Điều phần đáp ứng công tác chứng thực trang bị phương tiện kỹ thuật hỗ trợ cần thiết máy photo, máy tính Ngồi ra, để nâng cao hiệu hoạt động chứng thực trang thiết bị bàn ghế, tủ đựng tài liệu, sổ sách theo dõi, kho lưu hồ sơ chứng thực cần thiết, giúp cho công tác quản lý chứng thực dễ dàng, hiệu quả, quy định Vấn đề đặt tìm kiếm giải pháp chế tài cho sở vật chất, trang thiết bị cần thiết 16 1.3.2 Nâng cao hiệu tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật chứng thực địa bàn Cần trọng xây dựng đội ngũ làm công tác tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật - vai trò định chất lượng tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật Cần đổi nội dung tuyền truyền theo hướng phải thiết thực, đáp ứng yêu cầu thực tiễn Cần đa dạng hóa hình thức, phương pháp tun truyền, phổ biến giáo dục pháp luật, không thông qua hội nghị, hệ thống truyền thanh, cơng tác hịa giải sở, hoạt động câu lạc pháp luật mà cách thức khác tọa đàm, buổi nói chuyện, cung cấp tin bài, cấp phát tài liệu hỏi đáp, tờ gấp, tờ rơi, panơ, áp phích, khai thác, tìm hiểu pháp luật qua tủ sách pháp luật, để người dân cập nhật thơng tin, trao đổi, bàn luận tìm hướng giải cho vấn đề xúc lĩnh vực chứng thực lĩnh vực khác 1.3.3 Áp dụng công nghệ thơng tin q trình tiếp nhận xử lý hồ sơ Khi giải thủ tục tư pháp – hộ tịch, công chức cần trang bị phương tiện cần thiết để việc thực thi công vụ hiệu tránh tùy tiện Do đó, cấp lãnh đạo cần có quan tâm mức kịp thời để trang bị phương tiện điều kiện làm việc cần thiết để giúp phận thực nhiệm vụ nhanh chóng thuận lợi; từng bước đại hóa trang thiết bị; phục vụ cơng tác đại hóa cơng sở nhằm đáo ứng yêu cầu ngày cao công tác cải cách hành Bên cạnh đó, cần đặc biệt trọng công tác ứng dụng công nghệ thông tin, coi đòi hỏi khách quan cơng tác cải cách hành giải pháp hữu hiệu đảm bảo cho hoạt động hiệu Công nghệ thông tin coi “cánh tay đắc lực” phục vụ cho cán bộ, công chức thực 17 nhiệm vụ, giúp công việc giải nhanh gọn, xác; giúp cơng tác kiểm tra, giám sát lãnh đạo thực thuận lợi Như vậy, đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thơng tin hướng tích cực, phù hợp với xu chuyển dần sang xã hội thông tin 1.3.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức thực hoạt động chứng thực Để đảm bảo đáp ứng tốt nhu cầu cơng dân đến chứng thực, Phịng Tư pháp quận Liên Chiểu cần thường xuyên cử chuyên viên tham gia đào tạo, bồi dưỡng, tham gia lớp tập huấn nhằm nâng cao kỹ nghiệp vụ giúp cho công chức chứng thực trang bị kiến thức nghiệp vụ, kỹ giải loại việc kiến thức lý luận trị, quản lý nhà nước để nâng cao trách nhiệm, đạo đức nghề nghiệp cho đội ngũ Không mở lớp bồi dưỡng kiến thức, chuyên môn mà cần có lớp bồi dưỡng kỹ thực thi công vụ, kỹ giao tiếp xử lý tình phát sinh thực hoạt động chứng thực Kỹ giao tiếp kỹ xử lý tình phát sinh kỹ quan trọng giúp cho việc hướng dẫn, trao đổi với khách hàng thuận lợi, nhận thông cảm từ người dân có chỗ khó khăn q trình thực loại thủ tục hành giúp người dân hiểu rõ từng bước, quy trình thực 18 PHẦN 2: XÂY DỰNG TÌNH HUỐNG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC – GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG 2.1 Xây dựng tình Vào 16 30 phút ngày 19/06/2021, bà Trần Thị Lành đến Bộ phận tiếp nhận trả kết UBND quận Liên Chiểu yêu cầu chứng thực hợp đồng giao dịch mua bán hàng hóa gạo Cơng ty TNHH MTV An Lạc (bên A) ông Phan Văn An người đại diện theo pháp luật Bà Trần Thị Lành (bên B) lập ký kết hợp đồng giao dịch Bà Trần Thị Lành xuất trình cho chuyên viên Tư pháp – Hộ tịch 01 hợp đồng mua bán hàng hóa gạo (bản chính) gồm 12 tờ, tờ có 01 mặt có nội dung 03 photo hợp đồng Công ty TNHH MTV An Lạc Bà Trần Thị Lành ký tên, đóng dấu trang thứ 10, trang 11 12 phụ lục, có dấu treo Hỏi: Nêu trình tự thủ tục chứng thực hợp đồng giao dịch bà Trần Thị Lành 2.2 Giải tình Trình tự thủ tục giải chứng thực Bước 1: Công chức chuyên môn lĩnh vực chứng thực tiếp nhận hồ sơ chứng thực Bước 2: Tiến hành kiểm tra, đối chiếu (1) Kiểm tra mặt sau từng tờ Hợp đồng để tránh trường hợp y nội dung không với chính, khơng với trả hồ sơ 19 (2) Kiểm tra dấu giáp lai Hợp dồng này, tờ hợp đồng thiếu dấu giáp lai trả hồ sơ Sau kiểm tra Hợp đồng có dấu trịn chữ ký Cơng ty TNHH MTV An Lạc (3) Kiểm tra đối chiếu nội dung chính, khơng có sai sót trả lại cho bà Trần Thị Lành tiến hành đóng dấu (4) Đóng dấu “BẢN SAO” vào trang đầu tiên, phía bên phải hợp đồng (5) Đóng dấu giáp lai Từ tờ thứ 01 đến tờ thứ 05, tiếp đến từ tờ thứ 05 đến tờ thứ 09, tiếp đến tờ thứ 09 đến tờ thứ 12 kết thúc Mỗi lần đóng 01 lần liên tiếp bên phải tờ (6) Đóng dấu “Chứng thực với chính” trang thứ 10, tránh chèn lên chữ ký dấu có trang đó, đóng dấu số chứng thực (7) Vào sổ ghi chép, tiếp nhận Bước 3: Trình Trưởng phịng Phó Trưởng phòng Tư pháp ký - Sau lãnh đạo ký xong, đóng dấu tên Lãnh đạo ký ngày chữ ký - Đóng dấu trịn Phòng Tư pháp chèn lên 1/3 chiều dài bên trái chữ ký Lãnh đạo Bước 4: Tính lệ phí, ghi biên lai, trả hồ sơ - Tính phí cách sau: 2.000 đồng/trang Từ trang thứ ba trở lên thu 1.000 đồng/trang (Theo Điều Thông tư 226/2016/TT-BTC Bộ Tài Chính) Do 01 hợp đồng có mức phí chứng thực y 14.000 đồng Vậy 03 chứng thực 42.000 đồng - Ghi biên lại thu lệ phí trả hồ sơ 20 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Tài Chính 2016 Thơng tư số 226/2016/TT-BTC Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý sử dụng phí chứng thực, ban hành ngày 11 tháng 11 năm 2016, Hà Nội Chính phủ 2012 Nghị định số 04/2012/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Điều Nghị định số 79/2007/NĐ-CP ngày 18/5/2007 Chính phủ cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký, ba hành ngày 20 tháng 11 năm 2012, Hà Nội Chính phủ 2015 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cấp từ sổ gốc, chứng thực từ chính, chứng thực chữ ký chứng thực hợp đồng, giao dịch, ban hành 16 tháng 02 năm 2015, Hà Nội Hà Thị Hồng 2016 Quản lý nhà nước chứng thực UBND phường – từ thực tiến quận Thanh Xuân, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Quản lý cơng, Học viện Hành Quốc gia Việt Nam Nguyễn Thị Thúy Vân 2017 Chứng thực UBND xã từ thực tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Luật học, Học viện Khoa học xã hội Việt Nam Quốc hội 2014 Luật số 76/2015/QH13, Luật tổ chức Chính phủ, ban hành ngày 19 tháng 06 năm 2015, Hà Nội Thủ tướng Chính phủ 2015 Quyết định số 09/2015/QĐ-TTg ngày 25/03/2015, ban hành quy chế thực chế cửa, chế cửa liên thông quan hành nhà nước địa phương, ban hành ngày 15 tháng 03 năm 2015, Hà Nội Nguyễn Thị Thúy Vân 2017 Chứng thực UBND xã từ thực tiễn huyện Mỹ Đức, thành phố Hà Nội, Luận văn Thạc sĩ Luật học, Học viện Khoa học xã hội Việt Nam Viện ngôn ngữ học 1997 Từ điển Tiếng Việt, Nhà xuất Đà Nẵng, Việt Nam PHIẾU CHẤM ĐIỂM HÌNH THỨC THI BÀI TẬP LỚN/TIỂU LUẬN Điểm, Chữ kí (Ghi rõ họ tên) cán chấm thi CB chấm thi số Điểm thống thi CB chấm thi số Bằng số Bằng chữ Chữ kí xác nhận cán nhận thi ... động chứng thực 1.2 Thực trạng công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu 1.2.1 Khái quát chung công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu. .. thực quản lý nhà nước chứng thực 1.2 Thực trạng công tác chứng thực quản lý nhà nước chứng thực UBND quận Liên Chiểu .5 1.2.1 Khái quát chung công tác chứng thực quản lý. .. quận Liên Chiểu MỤC LỤC PHẦN 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC CHỨNG THỰC, QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CHỨNG THỰC TẠI UBND QUẬN LIÊN CHIỂU 1.1 Một số vấn đề lý luận công tác chứng